Was bedeutet Prozessautomatisierung in der Mietverwaltung?

Prozessautomatisierung in der Mietverwaltung bedeutet, wiederkehrende Abläufe digital zu steuern. Einmal festgelegt, laufen sie automatisch ab – ganz ohne, dass du jeden Schritt manuell anstoßen musst. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für mehr Transparenz.

Beispiele sind automatische Zahlungseingänge prüfen, Mahnungen verschicken oder Dokumente richtig ablegen. Mit einer Online Hausverwaltung Software werden Daten aus verschiedenen Quellen zusammengeführt und intelligent weiterverarbeitet.

Im Kern geht es darum, deine Workflows in der Mietverwaltung zu optimieren. Statt Aufgaben immer wieder manuell abzuarbeiten, richtest du klare Prozesse ein, die einmal definiert und dann automatisch ausgeführt werden.

Typische Probleme ohne automatisierte Prozesse

Ohne Automatisierung bleiben viele Mietverwaltungen in einem reaktiven Modus: Sie handeln erst, wenn etwas passiert. Das führt schnell zu Problemen wie:

• Doppelarbeit: Daten werden mehrfach erfasst – in Excel, E-Mail und System.
• Fehleranfälligkeit: Zahlendreher, veraltete Informationen oder vergessene Fristen.
• Langsame Reaktionen: Mietanfragen bleiben liegen, Mahnungen verzögern sich.
• Mangelnde Übersicht: Aufgaben sind verstreut, es gibt keinen klaren Status.

Ein Beispiel: Der Mieteingang wird täglich manuell geprüft. Fällt etwas auf, geht eine Mahnung raus – manchmal zu spät. Mit einer zentralen digitalen Hausverwaltung läuft das automatisch und zuverlässig, ohne dass du ständig eingreifen musst.

So unterstützt Nahaus dich bei der Prozessautomatisierung

Nahaus ist eine Plattform, die speziell fürs Mietverwaltung automatisieren entwickelt wurde. Der Fokus liegt auf Effizienz und einfacher Bedienung. Damit kannst du alltägliche Verwaltungsaufgaben zentral steuern und optimieren.

1. Automatische Mieteingangskontrolle und Mahnwesen

Mit der automatischen Mieteingangskontrolle prüft Nahaus eingehende Zahlungen automatisch. Fehlende Mieten werden erkannt und nach einer definierten Zeit werden Mahnungen selbstständig verschickt – natürlich rechtssicher und dokumentiert.

2. Digitale Dokumentenverwaltung

Belege, Verträge und Abrechnungen landen automatisch an der richtigen Stelle. Die digitale Objektakte spart Suchzeit und sorgt dafür, dass du auf Knopfdruck alles findest – perfekt für die digitale Hausverwaltung.

3. Schnittstellen zu externen Tools

Über Schnittstellen zu Zapier, Make oder n8n kannst du eigene Workflows einrichten. So verknüpfst du Nahaus mit deinem E-Mail-System, CRMs oder Buchhaltungstools. Wenn ein Ereignis eintritt – z. B. eine neue Mieteranfrage – startet automatisch der passende Prozess.

4. Automatische Kommunikation

Nahaus generiert automatisch E-Mails, PDFs und Dokumente für deine Mieter. Standardtexte musst du nur einmal anlegen. Danach sorgt das System für reibungslose Kommunikation im Hintergrund.

5. Intelligente Aufgabenplanung

Statt To-do-Listen in Excel verwaltet Nahaus Aufgaben im System. Du siehst sofort, was ansteht, wer was erledigt und wie weit der Prozess ist. Damit sparst du enorm viel Zeit – besonders bei mehreren Objekten.

Praxisbeispiele: Automatisierung im Alltag

Wie sieht das Ganze in der Praxis aus? Hier sind drei typische Szenarien aus der Immobilienverwaltung:

1. Mieterselbstauskunft digital prüfen

Mit Tools mit denen du die Mieterselbstauskunft digitalisieren kannst, kannst du Anträge online abfragen und automatisch auswerten. Nahaus fügt passende Bewerber direkt einem Objekt zu – ohne manuelle Eingabe.

2. Mietvertrag digital unterschreiben

Ein neuer Mieter ist gefunden? Mit der digitalen Signatur sendest du den Vertrag automatisiert, der Mieter unterschreibt online – und das Dokument wird automatisch archiviert.

3. Automatisierte Mieteingangskontrolle

Wie schon erwähnt, erkennt Nahaus Zahlungseingänge automatisch und startet je nach Status den passenden Workflow. Du siehst im Dashboard alle offenen Posten auf einen Blick.

Fazit: So startest du mit der Automatisierung

Die Prozessautomatisierung in der Mietverwaltung ist kein Luxus, sondern eine echte Arbeitserleichterung. Wer heute noch alles manuell macht, verliert wertvolle Zeit und riskiert Fehler. Mit einer modernen Lösung wie Nahaus kannst du Prozesse in der Mietverwaltung optimieren und dein Unternehmen zukunftssicher aufstellen.

Starte klein: Definiere deine wichtigsten Abläufe, automatisiere erste Aufgaben und erweitere Schritt für Schritt. Schon kleine Veränderungen bringen spürbare Entlastung. Wenn du dein Büro wirklich digitalisieren willst, schau dir auch die Artikel zu Anbieter von Hausverwaltungssoftware und Online Hausverwaltung an. So bist du bestens gerüstet für die nächste Stufe der digitalen Hausverwaltung.

Inhaltsverzeichnis

• Warum du dich jetzt mit KI beschäftigen solltest
• Wo KI in der Immobilienverwaltung wirklich hilft
• Wo KI in der Immobilienverwaltung klare Grenzen hat
• Wie KI im Alltag funktionieren kann – ein nahaus-Beispiel
• Was KI kann – und wo der Mensch bleibt
• FAQ: KI Immobilienverwaltung – die häufigsten Fragen
• Fazit: KI Immobilienverwaltung – so machst du echten Mehrwert daraus

Warum du dich jetzt mit KI beschäftigen solltest

In vielen Verwaltungen stapeln sich E-Mails, Anrufe und To-dos. Die Suche nach Dokumenten und das Nachfassen bei Dienstleistern kosten jeden Tag Zeit. Gleichzeitig hörst du überall: KI soll alles einfacher machen.

Genau hier lohnt sich ein realistischer Blick. Nicht jede neue Funktion bringt dir sofort einen Vorteil. Aber es gibt Bereiche, in denen KI Immobilienverwaltung heute schon spürbar entlasten kann.

Wichtig ist nur: Du erwartest nicht zu viel. KI ersetzt keine Hausverwaltung. Sie hilft dir vor allem dort, wo Routine, Wiederholungen und klare Abläufe den Alltag bestimmen.

Wenn du dich generell mit moderner Hausverwalter Software beschäftigst, lohnt sich auch der Blick auf passende Systeme und deren Funktionen.

Wo KI in der Immobilienverwaltung wirklich hilft

Mieteranfragen vorsortieren und schneller beantworten

Viele Anfragen sind ähnlich. Es geht um Nebenkosten, Hausordnung, Schäden, Termine oder Unterlagen. Genau bei solchen Standardthemen kann KI in der Immobilienverwaltung viel Arbeit abfangen.

Das System liest eingehende Nachrichten, erkennt das Thema und schlägt eine passende Antwort vor. Du prüfst kurz und gibst die Nachricht frei. So sparst du Zeit, ohne die Kontrolle zu verlieren.

Besonders hilfreich ist das, wenn dein Team jeden Tag dieselben Fragen beantwortet. Dann wird aus einem vollen Postfach ein klarer Prozess.

Tickets und Schadensmeldungen strukturieren

Schäden kommen oft über verschiedene Kanäle rein. Mal per Mail, mal telefonisch, mal über ein Portal. Das kostet Zeit, weil Informationen erst gesammelt und sauber einsortiert werden müssen.

Mit KI und einer digitalen Immobilienverwaltung lassen sich solche Meldungen automatisch einem Objekt, einer Einheit oder einer Kategorie zuordnen. Aus einer freien Nachricht wird ein sauberer Vorgang. Das hilft dir vor allem bei Heizung, Wasser, Strom oder allgemeinen Reparaturen.

Zusätzlich können Erinnerungen, Statuswechsel oder Weiterleitungen direkt mitlaufen. Das ist keine Magie. Es ist saubere Automatisierung einer Hausverwaltung.

Dokumente und Verträge schneller finden

Ein häufiger Zeitfresser ist die Dokumentensuche. Du brauchst einen Mietvertrag, eine Abrechnung oder einen Nachtrag. Aber du suchst erst in Ordnern, E-Mails oder verschiedenen Systemen.

KI kann Dokumente lesen, Schlagworte erkennen und wichtige Inhalte herausziehen. Das betrifft zum Beispiel Namen, Adressen, Zeiträume oder Vertragsarten. So findest du schneller, was du wirklich brauchst.

Gerade bei vielen Objekten ist das ein echter Vorteil. Du musst nicht alles selbst durchsuchen. Du gibst nur die Suche ein und kommst schneller ans Ziel.

Wiederkehrende Abläufe automatisieren

Viele Aufgaben in der Verwaltung wiederholen sich. Fristen prüfen, Rückmeldungen anfordern, Informationen weiterleiten oder offene Vorgänge nachhalten. Genau dort bringt Automatisierung oft den größten Nutzen.

KI hilft, wenn sie mit klaren Workflows kombiniert wird. Dann erkennt das System zum Beispiel, welcher Schritt als Nächstes kommt oder wo etwas fehlt. So bleibt weniger liegen.

Das ist besonders interessant für Verwaltungen, die wachsen wollen, ohne sofort mehr Personal aufzubauen. Automatisierung in der Hausverwaltung heißt in diesem Fall nicht: Menschen raus. Es heißt: weniger Leerlauf, weniger Sucherei, weniger doppelte Arbeit.

Wenn du das Thema breiter angehen willst, findest du hier auch einen passenden Artikel zur Digitalisierung der Hausverwaltung.

Wo KI in der Immobilienverwaltung klare Grenzen hat

Verantwortung bleibt immer bei dir

KI kann Texte vorschlagen. Sie kann Daten sortieren. Sie kann Zusammenhänge erkennen. Aber sie trägt keine Verantwortung. Diese Aufgabe bleibt bei dir und deinem Team.

Das ist vor allem bei rechtlich sensiblen Themen wichtig. Kündigungen, Mieterhöhungen, Mahnungen oder heikle Beschwerden brauchen menschliche Prüfung. Hier darfst du dich nicht blind auf Vorschläge verlassen.

Datenschutz ist kein Nebenthema

In der Immobilienverwaltung arbeitest du mit sensiblen Daten. Namen, Kontodaten, Verträge, Abrechnungen und interne Vorgänge müssen geschützt sein. Deshalb musst du genau prüfen, welches Tool du einsetzt und wie Daten verarbeitet werden.

Gerade bei externer KI ist Vorsicht wichtig. Nicht jede Lösung ist für echte Mieterdaten geeignet. Eine gute digitale Immobilienverwaltung braucht deshalb klare Regeln, Zugriffsrechte und einen datenschutzsauberen Aufbau.

KI macht Fehler

Auch gute Systeme liegen manchmal daneben. Eine Anfrage wird falsch einsortiert. Ein Dokument wird nicht sauber erkannt. Oder eine Antwort klingt gut, ist aber inhaltlich nicht passend.

Deshalb solltest du KI nie als Autopilot sehen. Besser ist ein Co-Pilot-Modell: Das System arbeitet vor, der Mensch prüft nach. Genau so entsteht echter Mehrwert statt neuer Fehler.

Wie KI im Alltag funktionieren kann – ein nahaus-Beispiel

Am besten wird das Thema im Alltag greifbar. Stell dir vor, eine Mieterin meldet per E-Mail einen Heizungsausfall. Ohne gute Struktur startet jetzt oft das übliche Hin und Her: Nachricht lesen, Objekt prüfen, Einheit suchen, Vorgang anlegen, Handwerker informieren, Rückmeldung schreiben.

In Tools wie nahaus kannst du KI so einsetzen, dass genau dieser Ablauf sauber vorbereitet wird. Die Nachricht wird erkannt, einem Objekt zugeordnet und als Ticket angelegt. Danach bekommst du einen Antwortvorschlag und kannst den Vorgang direkt weiterleiten.

Auch bei Dokumenten ist das hilfreich. In Tools wie nahaus kannst du KI so einsetzen, dass Verträge, Abrechnungen oder Stammdaten schneller gefunden und eingeordnet werden. Das spart Klicks und reduziert Rückfragen im Team.

Wichtig: In Tools wie nahaus kannst du KI so einsetzen, dass Routinearbeit kleiner wird. Die Entscheidung bleibt aber bei dir.

Wichtig dabei: Das Ganze muss nicht nach Hightech aussehen. Der größte Nutzen entsteht oft dort, wo einfache Prozesse sauber ablaufen. Genau deshalb ist KI in der Immobilienverwaltung dann stark, wenn sie in normale Verwaltungsarbeit eingebaut wird.

Ein gutes Beispiel für einen eng verwandten Prozess ist auch die automatische Mieteingangskontrolle, bei der wiederkehrende Prüfungen digital unterstützt werden.

Was KI kann – und wo der Mensch bleibt

FAQ: KI Immobilienverwaltung – die häufigsten Fragen

Brauche ich technisches Wissen, um KI zu nutzen?

Nein. Die meisten Lösungen sind so gebaut, dass du keine technische Ausbildung brauchst. Wichtig ist eher, dass du deine Prozesse kennst und weißt, wo du heute Zeit verlierst.

Ist KI in der Immobilienverwaltung sicher?

Sie kann sicher sein. Aber nur, wenn das Tool sauber mit Datenschutz umgeht. Achte auf Anbieter, die für professionelle Verwaltungsprozesse gebaut sind und nicht einfach nur irgendeine KI-Funktion anbieten.

Spart KI wirklich Zeit?

Ja, vor allem bei wiederkehrenden Aufgaben. Wenn viele ähnliche Anfragen reinkommen oder Vorgänge oft gleich ablaufen, ist der Zeitgewinn schnell spürbar. Der größte Hebel liegt fast immer in Routine und Struktur.

Ersetzt KI Mitarbeitende in der Hausverwaltung?

Nein. KI entlastet, aber sie ersetzt niemanden. Kommunikation, Verantwortung, Einschätzung und Fingerspitzengefühl bleiben menschlich.

Fazit: KI Immobilienverwaltung – so machst du echten Mehrwert daraus

KI Immobilienverwaltung ist weder Wundermittel noch leere Mode. Sie bringt echten Nutzen, wenn du sie an den richtigen Stellen einsetzt. Also dort, wo Standardanfragen, Dokumente, Tickets und wiederkehrende Abläufe heute zu viel Zeit fressen.

Der wichtigste Punkt ist dabei einfach: realistisch bleiben. KI in der Immobilienverwaltung kann entlasten. Sie kann vorbereiten. Sie kann sortieren. Aber sie ersetzt keine Verantwortung und keine gute Verwaltung.

Wenn du starten willst, fang klein an. Nimm einen Bereich mit hohem Routineanteil. Prüfe die Ergebnisse. Und baue dann Schritt für Schritt aus. So wird aus Hype ein echter Mehrwert.

Eine wertvolle Entlastung: KI Telefonassistenten, die Anrufe übernehmen, zuordnen und im Zweifelsfall an Mitarbeiter weitergeben.

Das Ziel: Kundenservice automatisieren und Teammitglieder entlasten.

Was ist ein Telefonassistent mit künstlicher Intelligenz?

Ein KI-Telefonassistent, auch bekannt als virtueller Assistent oder Sprachassistent, ist ein Softwaretool, das auf künstlicher Intelligenz basiert und Interaktionen zwischen Benutzern und Computern über Sprache ermöglicht. Er ist in der Lage, natürliche Sprache zu verstehen und darauf zu reagieren.

Im Wesentlichen fungiert ein KI-Telefonassistent als persönlicher Assistent, der über das Telefon oder das Contact Center erreichbar ist.

Der entscheidende Vorteil: Im Gegensatz zu digitalen Assistenten, die meist nur mit vorprogrammierten Antworten arbeiten, kann der KI-Assistent auch komplexe Anfragen selbstständig beantworten.

Im Grunde ist ein KI Telefonassistent also ein smarter Anrufbeantworter für deine Telefonanlage oder deine Call Center Software.

Er wird vor allem für Aufgaben im Kundenservice eingesetzt:

• Informationsaustausch
• Terminplanung (Beispielsweise in der Arztpraxis)
• Navigation und Wegbeschreibung
• Planen von Rückrufen

Wie funktioniert der virtuelle Assistent in der Praxis?

In der Praxis funktioniert ein KI-Telefonassistent vor allem durch eine Kombination aus Spracherkennung, natürlicher Sprachverarbeitung und maschinellem Lernen.

1. Spracherkennung: Wenn ein Benutzer den KI-Telefonassistenten anruft und sein Anliegen ausspricht, nimmt das System die Audiosignale auf und wandelt sie in Text um. Dieser Prozess wird als Spracherkennung bezeichnet und verwendet fortgeschrittene Spracherkennungsalgorithmen.
2. Natürliche Sprachverarbeitung (Natural Language Processing, NLP): Nachdem der Text erfasst wurde, wendet das System verschiedene Sprachverarbeitungstechniken an, um den Sinn hinter den gesprochenen Worten zu verstehen. Das NLP-System analysiert den Text, um die Absicht des Benutzers zu erkennen und die entsprechenden Aktionen zu bestimmen.
3. Wissensdatenbanken und Algorithmen: Der KI-Telefonassistent greift auf verschiedene Wissensdatenbanken und Algorithmen zu, um die Anfragen des Anrufers zu beantworten. Welche Datenbanken dem Tool zur Verfügung stehen, hängt von der jeweiligen Branche und dem Unternehmen ab.
4. Interaktion und Antwort: Basierend auf den Ergebnissen der natürlichen Sprachverarbeitung und der Analyse gibt der KI-Telefonassistent eine Antwort aus, entweder in gesprochener Form oder durch die Ausführung einer Aktion.
5. Lernprozess: KI-Telefonassistenten sind in der Lage, aus ihren Interaktionen mit Benutzern zu lernen. Durch maschinelles Lernen verbessern sie kontinuierlich ihre Fähigkeit, Sprache zu verstehen und genauere Antworten bereitzustellen. Dieser Lernprozess kann durch Feedback von Anrufern, Überprüfen von Transkriptionen und kontinuierliche Aktualisierungen der Algorithmen unterstützt werden.

Welche Vorteile hat der KI-Assistent für deinen Kundenservice?

1. Kundenservice rund um die Uhr: Ein KI-Telefonassistent ist durchgehend verfügbar. Kunden erhalten so jederzeit Unterstützung, unabhängig von Geschäftszeiten oder Standorten. Unternehmen können dadurch einen verbesserten Kundenservice anbieten und Kundenbedürfnisse auch außerhalb der üblichen Arbeitszeiten erfüllen.
2. Schnelle Reaktionszeit: Der Assistent bearbeitet Anfragen sofort und liefert Kunden schnell die relevanten Informationen. Das reduziert Wartezeiten und verbessert die Gesamterfahrung.
3. Skalierbarkeit: Dank ihrer Skalierbarkeit können KI-Telefonassistenten eine große Anzahl von Kunden gleichzeitig bedienen, ohne zusätzliche personelle Ressourcen zu benötigen. Dadurch können Unternehmen mit einem hohen Anrufvolumen umgehen, ohne die Qualität des Kundenservice zu beeinträchtigen.
4. Konsistente Servicequalität: KI-Telefonassistenten gewährleisten eine konsistente Servicequalität, weil sie nach festgelegten Standards arbeiten. Menschliche Fehler bleiben aus.
5. Mitarbeiterentlastung: KI-Telefonassistenten können vor allem einfache und repetitive Aufgaben übernehmen. Ein gutes Beispiel sind stetig wiederkehrende Kundenanfragen. So können deine Mitarbeiter sich auf komplexere Anfragen konzentrieren, die eine persönliche Interaktion erfordern.
6. Effizienz steigern: Indem sie häufig gestellte Fragen automatisch beantworten und standardisierte Prozesse durchführen, verbessern KI-Telefonassistenten die Effizienz im Kundenservice und verringern die Gesamtarbeitsbelastung.
7. Kosteneffizienz: Dadurch, dass weniger komplexe Anfragen vom Telefonassistent bearbeitet werden, fallen Kosten für zusätzliches Personal weg. Das steigert die Kosteneffizienz.

So kannst den Telefon-Assistent optimal und effizient einsetzen

1. Grundlegende Analyse durchführen: Nimm dir Zeit, um deine Geschäftsprozesse und Kundeninteraktionen zu analysieren. Identifiziere Bereiche, in denen ein KI-Telefonassistent den größten Nutzen bringen könnte.
2. Sorgfältige Auswahl der Technologie: Mach dich mit verschiedenen KI-Telefonassistenten vertraut und wähle den aus, der am besten zu deinen Anforderungen und Zielen passt. Achte auf Funktionalität, Integrationsmöglichkeiten und Kosten.
3. Anpassung an deine Bedürfnisse: Konfiguriere den KI-Telefonassistenten entsprechend den spezifischen Anforderungen deines Unternehmens. Achte darauf, dass er deine Unternehmenssprache versteht und angemessen darauf reagiert.
4. Transparente Kommunikation mit Kunden: Informiere deine Kunden darüber, dass du einen KI-Telefonassistenten einsetzt und erkläre, wie er funktioniert. Stelle sicher, dass die telefonische Kommunikation intuitiv und benutzerfreundlich ist.
5. Regelmäßiges Monitoring und Optimierung: Überwache die Leistung des KI-Telefonassistenten regelmäßig und sammle Feedback von Kunden und Mitarbeitern. Nutze diese Erkenntnisse, um den Assistenten kontinuierlich zu verbessern.
6. Integration mit anderen Systemen: Integriere den KI-Telefonassistenten nahtlos mit anderen internen Systemen und Plattformen, um einen reibungslosen Informationsaustausch zu gewährleisten.
7. Schulung und Unterstützung der Mitarbeiter: Stelle sicher, dass deine Mitarbeitenden über den Einsatz des KI-Telefonassistenten informiert sind und wissen, wie sie ihn effektiv nutzen können.

Anbieter von KI-Telefonassistenten im Vergleich

Leaping AI

Leaping AI stellt dir einen leistungsfähigen KI-Telefonassistenten zur Seite, der Gespräche menschenähnlich führt und deine Kund:innen effizient betreut – rund um die Uhr.

Die Plattform ist speziell so gestaltet, dass du auch ohne Technikkenntnisse sofort starten kannst. Egal ob einfache Anfragen oder komplexe Abläufe: Du kannst vielseitige Anwendungsfälle umsetzen. Natürlich datenschutzkonform (GDPR / DSGVO) und mit automatischer Selbstoptimierung über integrierte KI-Evals.

Überblick:

• KI-Telefonassistent für authentische Gespräche
• Einfacher Einstieg ohne Programmierung
• Umfassende Use Case-Tiefe und -Breite realisierbar
• DSGVO-konform mit Serverstandort in der EU
• Selbstlernende KI durch integrierte Evals

Preis: kostenlose Demo, individuelle Angebote

FlowLyne

FlowLyne bietet innovative KI-Telefonassistenten, die Anrufe rund um die Uhr automatisiert entgegennehmen und menschlich wirkende Gespräche führen.

Mit dem intuitiven FlowLyne Baukasten erstellen Unternehmen in wenigen Minuten ihren individuellen KI-Telefonassistenten, ganz ohne technisches Vorwissen.

Die Lösung eignet sich ideal für Unternehmen, die ohne Aufwand ihre Erreichbarkeit verbessern und interne Ressourcen entlasten möchten.

Besonderheiten:

• Baukasten für unkomplizierte Konfiguration des Assistenten
• Natürliche Sprachverarbeitung (inkl. Dialekte)
• Intelligente Gesprächsführung
• Anbindung an Kalender & CRM
• 24/7 Erreichbarkeit
• Skalierbar für alle Unternehmensgrößen
• Deutsche Anbieter, DSGVO-konform & sicher

Preis:

FlowLyne bietet individuelle Preisgestaltung basierend auf dem Anrufvolumen und gewünschten Funktionen. Du bezahlst also nur für die telefonierte Zeit und das ohne Abo und ohne Einrichtungsgebühr.

Der Minutenpreis liegt bei 0,50 €, wobei sekundengenau abgerechnet wird. 

TARIS – der AI-Agent von DUSOFFICE KI-Telefonservice

Der KI-Telefonservice von DUSOFFICE namens TARIS spezialisiert sich auf die Nutzung künstlicher Intelligenz zur Automatisierung von telefonischen Kundeninteraktionen, um eine effiziente und professionelle Kommunikation rund um die Uhr zu gewährleisten. Zusätzlich ist es eine Hybrid-Lösung, so dass die KI Routineantworten gibt und jederzeit auch ein Mensch eingreifen oder angefordert werden kann. 

Die wichtigsten Features im Blick: 

• Spracherkennung durch KI
• Hybrid-Einsatz mit menschlicher Aktion
• 24/7 Erreichbarkeit
• Effiziente Kundenkommunikation

Preis: ab 0,55 € pro Minute 

Placetel AI

Placetel AI fungiert als KI-Telefonassistent, der den Kundenservice spürbar entlastet. Eingehende Anrufe werden automatisch angenommen, Anliegen erkannt und direkt bearbeitet. So lassen sich Serviceprozesse effizient automatisieren und die Kundenzufriedenheit steigern.

Das wichtigste im Fokus: 

• Automatische Anrufannahme
• Natürliche Sprachdialoge
• Kundenfragen sofort beantworten
• Intelligente Weiterleitung
• 24/7 Erreichbarkeit

Preis: ab 0,13 €/Minute 

VITAS

VITAS kommt ohne Hardware oder andere technische Voraussetzungen aus. Alles, was du brauchst, ist deine interne Infrastruktur. Dann kannst du die VITAS Plattform für virtuelle Telefonassistenten auch individuell konfigurieren - ganz nach deinen Bedürfnissen.

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:

• Personalisierung des Telefonassistenten
• vollautomatisierte Terminvereinbarung oder Ticketerstellung
• Integrationen
• intuitive Nutzeroberfläche
• Chatbot
• Messenger

Preis: kostenfreie Demo, ab 35 Euro monatlich

BOTfriends Phonebot

BOTfriends bietet dir einen KI-Telefonassistent für authentische Gespräche, um deinen Kundenservice zu entlasten. Dazu gibt es bei BOTfriends auch Chatbots auf der Plattform, die du mit einem Drag-and-Drop Builder erstellen kannst.

Überblick: 

• KI-Telefonassistent für authentische Gespräche
• intuitiver Drag-and-Drop Bot-Builder
• Generative AI Technologie
• Eigene Stimmen möglich

Preis: kostenfreie Demo, auf Anfrage

PraxisConcierge

Wer schon einmal im hektischen Alltag einer Arztpraxis mitbekommen hat, wie viele Anrufe nebenbei zu bewältigen sind, weiß: Eine smarte Entlastung kann hier den entscheidenden Unterschied machen. 

Genau an diesem Punkt setzt PraxisConcierge an – ein KI-gestützter Telefonassistent, der den Praxisalltag deutlich effizienter gestaltet. Die Lösung übernimmt eingehende Anrufe, strukturiert Patientenanliegen und ermöglicht es dem Praxisteam, flexibel und im eigenen Takt zu reagieren.

Überblick:

• Automatisierte Annahme und intelligente Erfassung von Telefonanfragen
• Verschriftlichung und Kategorisierung aller Anliegen in Echtzeit
• Direkte Integration in gängige Praxissoftwaresysteme
• Rückmeldung an Patient:innen per Klick – via Telefon, E-Mail oder SMS
• Erweiterbar durch das WebConcierge-Addon für 24/7 Anfragen über die Praxis-Website
• Rechenzentren in Deutschland, datenschutzkonform und DSGVO-sicher

Preis:

PraxisConcierge wird im Abo-Modell angeboten, wobei sich die Kosten nach Anrufvolumen und Praxisgröße richten. Der Preis startet bei 149 € pro Monat.

parloa

Das Ziel von parloa: Den Kundenservice mit künstlicher Intelligenz nicht nur nachhaltig verändern - sondern vor allem verbessern. Nutzer können alle Bereiche vom Chat bis zum Telefonat mit der Plattform abdecken.

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:

• innovative AI Technologie
• Integrationen
• Contact Center Automation
• intuitive Nutzeroberfläche

Preis: kostenlose Demo, Preis auf Anfrage

comdesk (ehemals CallOne)

comdesk liefert den ersten virtuellen Telefonassistenten, der auf Chat GPT basiert. Die Basisversion ist bereits in 30 Minuten startklar - und kann durch verschiedene buchbare Extras weiter ausgebaut und individualisiert werden.

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:

• einfaches Anlernen
• vorgefertigte Templates
• KI-Auswertungen
• flexible Nutzeroberfläche

Preis: ab 89 Euro monatlich

centrals.ai

centrals.ai ist der erste KI-Telefonassistent, der in Deutschland entwickelt wurde und Anrufe für Unternehmen automatisiert.

Die Plattform bietet eine flexible Lösung für Inbound- und Outbound-Anrufe und ermöglicht es, Termine zu vereinbaren, Reklamationen zu bearbeiten und sogar Leads zu qualifizieren.

Die Technologie hinter "Centry", der KI von centrals.ai, wurde speziell entwickelt, um Unternehmen dabei zu helfen, ihre Telefonkommunikation effizienter zu gestalten.

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:

• vollautomatisierte Terminvereinbarung und Lead-Qualifizierung
• 24/7 Erreichbarkeit für Kundenservice
• Mehrsprachigkeit und Anpassungsfähigkeit
• nahtlose Integration in bestehende Systeme

Preis: Kostenlose Demo, Preis auf Anfrage

fonio AI

fonio AI ist der führende KI-Telefonassistent für den deutschen Markt, der 100% Erreichbarkeit garantiert. Die Plattform ist flexibel einsetzbar und bietet Funktionen wie automatisierte Terminvereinbarung, Lead-Qualifizierung und Kundenservice.

Mit einer einfachen Integration in bestehende CRM- und Kalendersysteme unterstützt fonio AI Unternehmen bei der Optimierung ihres telefonischen Kundenservices.

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:

• flexible Stimmenauswahl (freundlich oder professionell)
• Lead-Qualifizierung und Kundenservice
• 24/7 Erreichbarkeit und Bestellannahme
• DSGVO-konform mit Daten in der EU

Preis: 0,30€ - 0,50€ pro Minute (abhängig vom Volumen)

Fazit: Erreichbarkeit, Entlastung, zufriedene Kunden

Der Einsatz eines KI-basierten Telefonassistenten bietet also viele Vorteile für dein Unternehmen, insbesondere im Kundenservice.

Durch eine sorgfältige Planung und Umsetzung kannst du deinen virtuellen Telefonassistent erfolgreich in dein Unternehmen integrieren und so deine Servicequalität verbessern, die Kundenzufriedenheit und die Effizienz steigern.

Nutzt du schon einen KI Telefonassistent? Dann schreibe uns gerne deine Erfahrung in die Kommentare.

Du möchtest mehr Inspiration im Bereich Digitalisierung für Selbstständige und Geschäftsführer? Dann schau gleich in die passende Kategorie auf Digital Affin!

Eine automatisierte Buchhaltung erreicht genau das. Warum du deine Buchhaltung automatisieren solltest und welche Tools dir dabei helfen, zeigt dir dieser Guide.

Was versteht man unter Automation im Rechnungswesen?

Automatisierte Buchhaltung ist nichts anderes als der Einsatz von Tools für die Automatisierung von Buchhaltungsaufgaben. Das können verschiedene Workflows sein, etwa

• die Erfassung und Verarbeitung von Finanztransaktionen,
• das Erstellen von Finanzberichten
• die Zusammenfassung von Informationen für die Steuererklärungen

Der Unterschied zur digitalen Buchhaltung: Belege werden nicht nur digital erfasst, sondern auch so weit wie möglich automatisiert weiterverarbeitet.

Die Arbeit deiner Buchhalter und Steuerberater soll damit nicht überflüssig werden. Vielmehr hat die smarte Buchhaltung das Ziel, den Menschen zu entlasten.

Voraussetzung ist eine Buchhaltungssoftware. Damit sparst du Zeit im Rechnungswesen und vermeidest Fehler. Warum das wichtig ist und weitere Vorteile erfährst du jetzt.

Darum lohnt es sich, deine Buchhaltung zu automatisieren

Für dein Business hat das Rechnungswesen eine wesentliche Bedeutung: Es hilft dir, deine Finanzen im Griff zu behalten und deinen Cashflow zu sichern.

Für einige Unternehmen ist die Buchhaltung sogar ein Muss, wenn sie der gesetzlichen Buchführungspflicht unterliegen. Dann müssen sie alle Geschäftsvorfälle verbuchen und dokumentieren.

Wenn du den Überblick über Zahlungseingänge und -ausgänge hast, kannst du besser planen. Außerdem sind der Durchblick bei den Finanzen und eine fehlerfreie Buchhaltung wichtige Voraussetzungen für das Steuern sparen und um in Sachen Compliance auf der sicheren Seite zu sein.

Deshalb müssen Unternehmen und Selbstständige ihre finanziellen Kennzahlen von Anfang an im Blick behalten. Das ist allerdings leichter gesagt als getan. Immer mehr Unternehmen setzen deshalb auf automatisierte Workflows in der Buchhaltung.

Rechnungsverarbeitung & Co.: Diese Buchhaltungsaufgaben kannst du digitalisieren

Früher war Papier das wichtigste Arbeitsmittel in der Buchhaltung. Heute hat die Zettelwirtschaft zum Glück ein Ende. Bei Rechnungen ist das aber nur ein halber Grund zum Jubeln.

Der Digitalverband Bitkom hat über 1.000 Unternehmen zu ihrer Buchhaltung befragt. 72 % von ihnen erstellen die Hälfte aller Rechnungen digital. Davon ist wiederum nur die Hälfte in einem strukturierten Format erstellt, das automatisch und elektronisch verarbeitet werden kann.

Außerdem sind noch immer 25 % aller Rechnungen papierbasiert. Das bedeutet: Ein Viertel aller Rechnungen wird noch manuell sortiert, händisch mit dem Konto abgeglichen und in Aktenordnern abgelegt.

Diese und weitere Aufgaben lassen sich mit den richtigen Tools digitalisieren und automatisieren. Die folgenden Workflows kannst du damit sofort vereinfachen:

• Rechnungseingang und Rechnungsverarbeitung
• rechtssicheres Archivieren von Dokumenten
• Übersicht über relevante Dokumente der Buchhaltung, wie Verträge, Rechnungen, Angebote, Lieferscheine, E-Mails usw.
• Überwachen von Kontobewegungen und Abgleich mit offenen Rechnungen
• Übersicht über Liquidität
• Auswertung von Analysen in übersichtlichen Dashboards
• Übermittlung von Unterlagen an deinen Steuerberater oder das Finanzamt
• automatisches Versenden von Mahnungen

Im Grunde lässt sich der gesamte Rechnungsworkflow mit Software automatisieren. Sie kümmert sich sowohl um das Erstellen und Versenden von Rechnungen als auch um das Mahnwesen.

4 Vorteile einer automatisierten Buchhaltung

Die Automatisierung der Buchhaltung bringt deinem Unternehmen zahlreiche Vorteile. Der wichtigste ist die Entlastung im Arbeitsalltag. Außerdem profitiert dein Team von den folgenden Verbesserungen.

1. Zeitersparnis

Routineaufgaben sind notwendig. Allerdings kosten sie oft viel Zeit, die du sinnvoller nutzen könntest. Die Buchhaltung muss zum Beispiel eine Vielzahl von Rechnungen und Dokumenten verarbeiten. Diesen Prozess kannst du einfach einer Buchhaltungssoftware überlassen.

Die Software erfasst und bearbeitet deine Rechnungen und Nachweise automatisch. Läuft deine Rechnungsverarbeitung erst einmal digital, gehört endlich auch das händische Vorkontieren der Vergangenheit an.

Buchhaltungssoftware beschleunigt auch viele weitere Geschäftsprozesse außerhalb der Finanzbuchhaltung (Fibu) – denn je weniger Zeit du in deine Fibu investieren musst, desto mehr Zeit bleibt dir für die Weiterentwicklung deines Unternehmens.

2. Kostenersparnis

Ein Zeitgewinn ist immer auch ein Effizienzgewinn und spart Kosten. Wenn du auf den Versand von digitalen Rechnungen umsteigst, sparst du zum Beispiel Porto, Papier und Personalkosten. Außerdem ist weniger Platz für dicke Rechnungsordner notwendig.

Je schneller deine Kunden ihre Rechnungen bekommen, desto schneller bekommst du dein Geld. Ist auch dein Mahnwesen automatisiert, entgeht dir außerdem nie wieder ein offener Rechnungsbetrag.

3. Rechtssicherheit

Nie mehr ein Detail übersehen ist ein gutes Stichwort: In der Buchhaltung sollten möglichst keine Fehler passieren. Doch mit manuellen Prozessen sind Fehlbuchungen oder Zahlendreher vorprogrammiert.

Jede falsche Buchung kostet Zeit und Geld. Die automatisierte Buchhaltung reduziert deshalb Fehlerquellen durch standardisierte Prozesse. So werden zum Beispiel Eingangsrechnungen mittels Belegerkennung korrekt erfasst und rechtssicher abgelegt. Umgekehrt lassen sich automatisiert korrekte Rechnungen erstellen und versenden.

Eine weitere Anwendung ist das Kontieren – auch dabei passieren dank Buchhaltungssoftware weniger Fehler.

4. Transparenz

Mit einer automatisierten Buchhaltung kannst du alle Fibu-Prozesse und Kontobewegungen bei deinen Banken zentral verwalten.

So behältst du den Überblick über Zahlungsvorgänge, auch mit der digitalen Firmenkreditkarte, und alle Rechnungseingänge. Das erhöht die Transparenz über deine Finanzen und deinen Cashflow.

Dank Schnittstellen zu deinem ERP oder deiner Warenwirtschaft lassen sich Rechnungen blitzschnell mit Aufträgen verbinden. So ist es ganz einfach, Rechnungen abzugleichen, zu archivieren und wiederzufinden.

Eine Anbindung an DATEV sorgt außerdem dafür, dass dein Steuerberater alle Informationen und Belege bekommt, die er für seine Arbeit benötigt.

Wichtige Features für die automatisierte Buchhaltung

Moderne Buchhaltungssoftware bietet umfangreiche Funktionen für die Automation deines Rechnungswesens. Der Umfang unterscheidet sich je nach Anbieter.

Welche Features für dich wichtig sind, hängt von deinen Ansprüchen und deiner Unternehmensgröße ab. Grundsätzlich sollte das Tool deiner Wahl aber die folgenden Funktionen an Bord haben.

• Anbindung an deine Bankkonten
• Assistent zum Erstellen, Archivieren und Versenden von Rechnungen
• digitale Erfassung von Eingangsrechnungen
• automatische Berechnungen von Steuern
• Überprüfungen von Angaben
• Schnittstellen zu ELSTER und DATEV
• Funktion für die Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
• Unterstützung bei der Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt
• einfache Bedienung für eine schnelle Implementierung der Software

Außerdem wichtig: Deine Buchhaltungssoftware muss dich unbedingt dabei unterstützen, die wichtigsten gesetzlichen und steuerlichen Anforderungen bei der Erstellung und Verwaltung von Belegen zu erfüllen. Rechnungsvorlagen müssen zum Beispiel bestimmte Pflichtangaben enthalten.

Digital, automatisch, effizient: Online-Buchhaltung am Beispiel von Caya

Genug Theorie – jetzt machen wir einen Abstecher in die Praxis. Ich zeige dir anhand eines Beispiels, wie die Automatisierung der Buchhaltung in Unternehmen konkret aussehen kann.

Ich stelle dir gleich die wichtigsten Anbieter für Buchhaltungssoftware vor. Dazu gehört auch Caya. Das Unternehmen ist auf das Organisieren von Dokumenten und die Postdigitalisierung spezialisiert und bietet auch einen Online-Buchhaltungsservice.

Wenn es dir vor allem darum geht, Papierrechnungen effizient zu bearbeiten, kann Caya wie folgt genutzt werden:

• Eingangsrechnungen: Wenn du eine Rechnung per Post erhältst, kannst du den Beleg mit der Software scannen und digitalisieren. Das Tool sortiert alle gescannten Rechnungen und sammelt sie in einem Cockpit.
• Rechnungsworkflow: Aus dem Cockpit heraus kannst du die Rechnung jetzt entweder direkt an die zuständie Kollegin schicken oder du überlässt Caya diesen Schritt, indem du einen automatischen Workflow nutzt. Du legst dabei genau fest, wer was sehen darf.
• Dokumentenverwaltung: Ist die Eingangsrechnung bearbeitet, lässt sie sich in Caya mit allen anderen Dokumenten digital verwalten und bearbeiten. Du kannst zum Beispiel Transaktionsdaten automatisch aus deiner Rechnung extrahieren lassen und vermeidest so Fehler beim Abtippen.

Die Software ist intuitiv und lässt sich dank Schnittstellen einfach in deine Systemlandschaft einbinden. Bereits die drei vorgestellten Funktionen bringen aus buchhalterischer Sicht viel Entlastung und mehr Flexibilität im Arbeitsalltag.

Du musst also nicht deine gesamte Buchhaltung umkrempeln, um von automatisierter Buchhaltung zu profitieren.

Die wichtigsten Anbieter digitaler Buchhaltungssoftware

Willst du jetzt direkt loslegen und auch deine Buchhaltung automatisieren? Dann sieh dir die folgenden Tools und ihre Features an.

BuchhaltungsButler

Die Software BuchhaltungsButler ist ein Tool für die Online-Buchhaltung, das auf Effizienz ausgerichtet ist. Es eignet sich besonders, wenn du eine Kapitalgesellschaft, wie eine GmbH oder eine UG verwalten möchtest, aber bietet auch individuelle Lösungen in vielen Branchen.

Die Buchhaltung kann so für dich als Selbstbucher eigentlich recht einfach werden.

Die Fibu-Software bietet Automatisierungen, intelligente Regeln und Workflows, um dir die Arbeit zu erleichtern und verbessert die Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater. Darüber hinaus werden Belege aus verschiedenen Datenquellen zusammengefasst.

Features:

• individuelle Automatisierung von Workflows
• Analytics und Dashboards
• Sammelfunktionen
• Kontierungs- und Workflow-Regeln
• automatische Plausibilitätsprüfungen

Kosten:

• Light: 29,90 € im Monat
  
• Smart: 34,90 € im Monat
• Premium: 59,90 € im Monat
• Branchenpakete für Vereine und E-Commerce: 39,90 € bzw. ab 54,90 €
  

Alle Tarife lassen sich für 14 Tage kostenlos testen. 

Caya

In unserem Beispiel hast du Caya bereits kennengelernt. Dahinter steckt eine Software für das Dokumentenmanagement, mit der du auch deine physische Post digitalisierst. Daneben hält das Tool viele wichtige Funktionen für die Automatisierung der Buchhaltung bereit.

Features:

• OCR-Texterkennung
• automatische Kategorisierung von Dokumenten wie Rechnungen und Verträgen
• benutzerbasiertes Rollenmanagement
• automatisierte Workflows für die Rechnungsverteilung
• PDF-Editor

Kosten:

• Essentials Plan: 14,99 € pro Nutzer/Monat
• Standard Plan: 29,99 € pro Nutzer/Monat
• Professional Plan: 99,99 € pro Nutzer/Monat
• ca. 5 bis 20 € Rabatt bei jährlicher Zahlung

GetMyInvoices

Mit GetMyInvoices rufst du Rechnungen und andere Dokumente automatisch aus verschiedenen Rechnungsquellen ab und organisierst alle Belege zentral an einem Ort. Dort stehen sie zum Beispiel deinem Steuerberater oder deiner Buchhaltungssoftware zur Verfügung.

Features:

• Rechnungsimport aus über 10.000 Quellen
• OCR-Engine für umfangreiche Datenextrahierung
• sicheres Belegarchiv nach GoBD
• Synchronisierung mit gängigen Buchhaltungssystemen
• automatisierte Rechnungsworkflows

Kosten:

• Essential: 11 € pro Monat
• Small: 19 € pro Monat
• Standard: 25 € pro Monat
• Professional: 39 € pro Monat
• Enterprise: 59 € pro Monat
• alle Preise ohne Workflow-Management, Rabatt bei Jahreszahlung

Lexware Office

Mit der Software von Lexware Office erledigst du deine Buchhaltung online und erstellst Rechnungen, Steuererklärungen, Jahresabschlüsse und Bilanzen digital. Deine Geschäftskontakte pflegst du mit der Kundenverwaltung und übermittelst deine Umsatzsteuervoranmeldung direkt ans Finanzamt.

Features:

• DATEV-Schnittstelle
• digitale Belege
• umfangreiche Auswertungen und Berichte
• Integrationen für automatisierte Buchhaltung: DATEV und Elster
• Tool für die Angebotserstellung

Kosten:

• S: 5,90 €
• M: 9,90 €
• L: 16,90 €
• XL: 24,90 €

FastBill

Das Tool von FastBill unterstützt dich beim gesamten Abrechnungsprozess: Du kannst damit Rechnungen schreiben, versenden und sicherstellen, dass sie bezahlt werden. Außerdem automatisiert die Software das Sammeln von Belegen und den Kontenabgleich.

Features:

• automatisiertes Mahnwesen
• Hinterlegen von Produkt- und Leistungsverzeichnissen
• CRM-Funktionen
• Steuerberater-Zugriff auf Konto
• Zeiterfassung für Projekte und einfache Abrechnung

Kosten:

• Solo: 10 € pro Monat
• Plus: 15 € pro Monat
• Pro: 30 € pro Monat
• Premium: 59 € pro Monat
• 10 % Rabatt bei jährlicher Zahlung

Qonto

Mit Qonto bekommst du Geschäftskonto und automatisierte Buchhaltung in einem. Das Tool für KMU und Selbstständige erlaubt es dir, deine Buchhaltung digital aufzustellen und zu vereinfachen. Außerdem lassen sich damit Ausgaben in deinem Team verwalten.

Features:

• Geschäftskonto mit Buchhaltung
• vorbereitende Buchhaltung
• GoBD-konforme Belegverwaltung
• Lieferantenrechnungen bearbeiten
• Ausgaben automatisch kategorisieren

Kosten:

• Essential: 29 € pro Monat
• Business: 99 € pro Monat
• Enterprise: 249 € pro Monat
• für Unternehmen in Gründung gibt es Rabatt

SevDesk

Für Unternehmen, die einen großen Funktionsumfang suchen, gibt es SevDesk. Das Tool erleichtert die Rechnungserstellung, Belegverwaltung und Übertragung deiner Finanzdaten an den Steuerberater oder das Finanzamt und macht Schluss mit Papierchaos.

Features:

• Angebots- und Rechnungsmanagement
• Funktionen für CRM
• digitalisierte Erfassung von Belegen
• Automatisierung wiederkehrender Rechnungen
• Artikel und Währungen hinterlegen

Kosten:

• Rechnung: 11,90 € pro Monat
• Buchhaltung: 22,90 € pro Monat
• Warenwirtschaft: 54,90 € pro Monat
• Rabatt bei Jahres- oder Zweijahrestarif

finway

Das Tool finway ist auf die vorbereitende Buchhaltung spezialisiert. Mit Automatisierungen und Workflows wird dir einiges an Arbeit für den Monatsabschluss abgenommen. So lassen sich Belege im digitalen Rechnungseingang auf unterschiedliche Wege ablegen. Und falls doch ein Beleg fehlt, wird der Mitarbeiter direkt per E-Mail erinnert. 

Features: 

• Belege per Scan-App, E-Mail-Postfach oder Bulk-Upload erfassen
• Datenextraktion mittels OCR-Technologie
• Belegerinnerung für Transaktionen
• Bankkonto anbinden und direkt überweisen
• 1 Klick DATEV Anbindung
• virtuellen Kreditkarte für deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
  

Kosten: 

Es gibt zwei Tarife: Essential und Professional. Der Preis dafür richtet sich nach der Anzahl an monatlichen Eingangsrechnungen. Startpreis sind 199 € für 100 Rechnungen.  

Fazit: Gute Gründe, warum du deine Buchhaltung automatisieren solltest

Die Automatisierung deiner Buchhaltung spart Zeit und Kosten. Die beschleunigten und effizienten Abläufe helfen deinem Team, wieder mehr Zeit in das Daily Business zu stecken. Wenn du für deine automatisierte Buchhaltung Software suchst, hilft dir unsere Übersicht als Orientierung.

Bei der Fülle der Anbieter und Tools mit unterschiedlichem Funktionsumfang ist für Unternehmen aller Größen etwas dabei. Eine gute Software entlastet deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und hilft dir, gesetzliche Vorgaben einzuhalten.

Wie sieht es bei dir aus: Ist deine Buchhaltung schon automatisiert? Wenn du bereits Tools getestet hast, teile deine Erfahrungen gerne mit anderen Usern in den Kommentaren. Wir sind gespannt!

Mehr Tipps und Tools für die Digitalisierung von Prozessen in deinem Unternehmen findest du auf Digital Affin in den Kategorien Digitalisierung für Geschäftsführer und Selbstständige.

Inhaltsverzeichnis

• Warum ein klarer Workflow in der Mietverwaltung so wichtig ist
• Die wichtigsten Prozessbausteine in der Mietverwaltung
• So sieht ein moderner, digitaler End-to-End-Workflow aus
• Prozesse in der Mietverwaltung optimieren
• Welche Software-Bausteine du brauchst
• Praxisbeispiele: Bearbeitungszeiten und Fehler reduzieren
• FAQ zum Workflow in der Mietverwaltung
• Wie ein Tool wie nahaus deinen Workflow abbildet

In vielen Mietverwaltungen läuft der Alltag im Dauer-Stress: Anfragen kommen per Telefon, E-Mail und Portal, Infos stehen in Excel, Papierakten und im Kopf einzelner Mitarbeiter. Die Folge: Medienbrüche, doppelte Arbeit, lange Bearbeitungszeiten und unzufriedene Mieter und Eigentümer.

In diesem Artikel schauen wir uns an, wie ein idealer Workflow in der Mietverwaltung aussieht – von der ersten Anfrage bis zur Abrechnung. Du bekommst ein klares Zielbild für einen modernen, digitalen Workflow Hausverwaltung und konkrete Schritte, wie du deine Prozesse strukturieren und optimieren kannst. Dazu zeige ich dir, welche Schritte, Software-Bausteine und Tools sinnvoll sind und wie moderne Lösungen wie nahaus diesen Workflow end-to-end abbilden. Wenn du noch tiefer in das Thema Digitalisierung der Hausverwaltung einsteigen willst, findest du auf digital-affin.de weitere praxisnahe Guides.

Warum ein klarer Workflow in der Mietverwaltung so wichtig ist

Ein klarer Workflow in der Mietverwaltung reduziert Fehler, spart Zeit und sorgt für mehr Transparenz für dein Team, deine Mieter und deine Eigentümer. Statt ständig im Feuerwehrmodus zu arbeiten, kannst du Aufgaben geordnet abarbeiten und besser planen.

Die oft chaotische Realität

• Anfragen landen in verschiedenen Postfächern, persönlichen E-Mail-Adressen und auf Telefonnotizen.
• Excel-Listen, Papierakten und einzelne Dateien auf Netzlaufwerken oder Desktops.
• Infos zu Mietern, Verträgen, Objekten und Zahlungen sind verteilt, niemand hat den kompletten Überblick.
• Jeder arbeitet ein wenig anders, Vertretung ist schwierig, Übergaben kosten Zeit.

Das führt zu langen Antwortzeiten, verpassten Fristen, Rückfragen und einem insgesamt unprofessionellen Eindruck nach außen.

Das Zielbild: Moderne, digitale Mietverwaltung

• Ein zentrales System, in dem alle Daten und Vorgänge rund um deine Objekte liegen.
• Standardisierte Abläufe, definierte Zuständigkeiten, klare Status je Vorgang.
• Digitale Mietverwaltung statt Papier: Vorgänge sind nachvollziehbar, Änderungen werden protokolliert.
• Eigentümer und Mieter erleben dich als strukturierten, gut organisierten Partner.

Moderne Tools wie nahaus sind genau mit diesem Ziel entwickelt worden: eine geordnete Struktur, klare Prozesse und eine intuitive, digitale Arbeitsweise.

Die wichtigsten Prozessbausteine – woraus besteht dein Workflow Mietverwaltung?

Bevor du Prozesse in der Mietverwaltung optimierst, musst du wissen, aus welchen Bausteinen dein Alltag besteht. Diese Bausteine bilden deinen End-to-End-Workflow von der Anfrage bis zur Abrechnung.

1. Lead & Anfrage: Vom Interessenten zur Bewerbung

Hier startet der Workflow Mietverwaltung:

• Anfragen kommen über Immobilienportale, deine Website, per Telefon oder E-Mail.
• Alle Anfragen sollten in einem zentralen System erfasst werden – mit Objekt, Einheit und Kontaktdaten.
• Automatische Eingangsbestätigungen und Vorlagen für Terminvorschläge sparen Zeit.

Wenn du den Schritt von Papierformularen zu digitalen Prozessen gehen willst, hilft dir der ausführliche Guide zur Mieterselbstauskunft digitalisieren. Mit einer Lösung wie nahaus kannst du Interessenten strukturiert erfassen, Bewerber verwalten und standardisierte Anschreiben direkt aus dem System erstellen.

2. Vermietung & Vertragsabschluss

In diesem Schritt wird aus einem Interessenten ein Mieter:

• Prüfung der Unterlagen (Selbstauskunft, Bonität, Gehaltsnachweise).
• Erstellung des Mietvertrags mit Vorlagen, die automatisch mit Stammdaten befüllt werden.
• Digitale Ablage von Mietvertrag, Anhängen und Übergabeprotokoll in der Objektakte.

Wenn deine Software für Mietverwaltung Vorlagen und automatisierte Dokumentenerstellung bietet, musst du wichtige Daten nur einmal erfassen. Wie du den Schritt zum digitalen Vertrag machst, erfährst du im Artikel Mietvertrag digital unterschreiben. Moderne Tools liefern genau dafür vorgefertigte Vorlagen.

3. Bestandsverwaltung & laufende Stammdaten

Das ist das Fundament einer digitalen Mietverwaltung:

• Objektstammdaten: Adresse, Flächen, Einheiten, Ausstattung, Zähler.
• Mieterstammdaten: Kontaktdaten, Verträge, Mieten, Kautionen.
• Eigentümerdaten mit Bankverbindungen und individuellen Vereinbarungen.

Ziel ist eine zentrale, digitale Objektakte: Alles an einem Ort, statt verstreut in Ordnern und Dateien. Spezifische Immobilien-Tools wurden genau aus dieser Praxis heraus entwickelt – weg von Papier und Excel. Wenn du generell auf der Suche nach einer passenden Lösung bist, hilft dir der Vergleich im Beitrag Hausverwalter-Software.

4. Tickets, Schäden und laufende Vorgänge

Schadenmeldungen und allgemeine Anfragen sind ein großer Zeitblock in der Mietverwaltung:

• Eingang von Schäden über Telefon, E-Mail oder idealerweise ein Online-Formular.
• Aus jedem Anliegen wird ein Ticket mit Kategorie, Priorität, zuständigem Bearbeiter und Fälligkeit.
• Kommunikation mit Mietern und Dienstleistern wird direkt am Ticket dokumentiert.

Moderne Software für Mietverwaltung bildet das als Ticket- oder Vorgangsmanagement ab. In Tools wie nahaus kannst du Schäden als Vorgänge anlegen, den Status sehen und automatische Protokolle erstellen.

5. Abrechnung, Zahlungen und Mahnwesen

Hier entscheidet sich, wie wirtschaftlich und fehlerarm du arbeitest:

• Mieteingänge per Online-Banking abrufen und automatisiert zuordnen.
• Offene Posten und Mahnläufe strukturiert abarbeiten.
• Betriebskostenabrechnungen mit hinterlegten Stammdaten (Zählerstände, Flächen, Kostenarten) erstellen.

Wie du den Prozess dafür sauber aufsetzt, zeigt dir der Artikel zur automatischen Mieteingangskontrolle. Mit einem automatisierten Zahlungsabgleich musst du Zahlungseingänge nicht manuell prüfen – das senkt Fehler und spart viel Zeit.

6. Kommunikation mit Mietern und Eigentümern

Ohne strukturierte Kommunikation kippt jeder Workflow:

• Standardisierte Textvorlagen für wiederkehrende Themen: Mieterhöhung, Hausordnung, Infos zu Wartungen, Ableseterminen, Störungen.
• Versand möglichst direkt aus deinem System per E-Mail oder Portal.
• Eigentümerberichte und Auswertungen digital bereitstellen, statt lose PDF-Serien per Mail.

In einer Software wie nahaus kannst du Anschreiben aus Vorlagen generieren, mit deinem Logo versehen und direkt versenden – inklusive Ablage in der Objektakte.

So sieht ein moderner, digitaler End-to-End-Workflow in der Mietverwaltung aus

Ein moderner Workflow Mietverwaltung ist eine durchgängige Prozesskette in einem System. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf, Daten müssen nicht mehrfach erfasst werden.

Beispiel: Ein End-to-End-Prozess in der Praxis

Stell dir folgenden Ablauf vor:

1. Ein Interessent fragt eine Wohnung über ein Portal an – die Anfrage wird automatisch in deinem System angelegt.
2. Der Interessent erhält automatisch eine freundliche Eingangsbestätigung mit Terminvorschlag und Link zur digitalen Selbstauskunft.
3. Du prüfst die Selbstauskunft, führst Bonitätscheck durch und entscheidest dich für den passenden Mieter.
4. Der Mietvertrag wird als Vorlage im System erstellt, Vertragsdaten werden aus den Stammdaten übernommen.
5. Bei Vertragsfreigabe legt die Software automatisch die Sollstellung an, verknüpft Kaution und erzeugt die Mieteingänge.
6. Später meldet der Mieter einen Schaden über das Portal oder per E-Mail – automatisch entsteht ein Ticket mit allen Details.
7. Du weist das Ticket einem Dienstleister oder Mitarbeiter zu, alle Nachrichten und Dokumente landen am Vorgang.
8. In der Betriebskostenabrechnung nutzt du alle hinterlegten Daten (Zähler, Kosten, Flächen) und erstellst die Abrechnung weitgehend automatisiert.

Genau diesen End-to-End-Gedanken verfolgen moderne Tools wie nahaus: Die Software ist darauf ausgelegt, deine Prozesskette in der Mietverwaltung durchgängig digital abzubilden. Wenn du das Gesamtthema „online verwalten“ noch breiter verstehen willst, lohnt sich auch ein Blick auf den Beitrag zur Online-Hausverwaltung.

Alte vs. neue Arbeitsweise im Überblick

Moderne Software wie nahaus adressiert genau diese Bereiche mit Funktionen wie digitaler Mietverwaltung, Bankkonto-Verknüpfung, Nebenkostenabrechnung und automatisierten Vorlagen.

Prozesse in der Mietverwaltung optimieren – wo du konkret ansetzt

Starte nicht mit „wir digitalisieren alles“, sondern mit den größten Zeitfressern und Medienbrüchen. So erreichst du schnell spürbare Ergebnisse.

Schritt 1: Ist-Zustand aufnehmen

• Liste alle wiederkehrenden Aufgaben: Mieterwechsel, Schadenmeldungen, Abrechnungen, Mahnwesen.
• Notiere: Wer macht was, mit welchen Tools, wie viele Medienbrüche gibt es (Papier, Excel, E-Mail, Telefon).
• Schreibe typische Probleme auf: doppelte Dateneingabe, Wartezeiten, fehlende Infos, Fehlerquellen.

Schon diese einfache Bestandsaufnahme zeigt dir, wo du deine Prozesse in der Mietverwaltung optimieren solltest.

Schritt 2: Abläufe in der Hausverwaltung strukturieren

• Definiere pro Prozess klare Schritte: Eingang, Prüfung, Bearbeitung, Freigabe, Abschluss.
• Lege Rollen fest: Wer ist verantwortlich, wer vertritt, wer gibt frei.
• Halte die Abläufe in einfachen Checklisten fest – gerne direkt in deiner Software für Mietverwaltung.

Mit moderner Software kannst du Aufgaben entlang dieser Abläufe anlegen und sie strukturierter abarbeiten.

Schritt 3: Standardisieren und Vorlagen nutzen

• Erstelle Textvorlagen für wiederkehrende Schreiben (Mieterhöhung, Zahlungserinnerungen, Störungsmeldungen, Ablesetermine).
• Erstelle Checklisten für Wohnungsübergaben, Objektbegehungen und Jahresabrechnungen.
• Hinterlege diese Vorlagen direkt in deinem System, damit sie automatisch mit Stammdaten befüllt werden können.

Mit einer modernen Lösung musst du dann nur noch den Vorgang auswählen – die Software zieht sich die richtigen Daten in deine Vorlage.

Schritt 4: Automatisierung nutzen, wo sie sich lohnt

Besonders wirksam sind Automatisierungen dort, wo sich Aufgaben ständig wiederholen:

• Automatische Eingangsbestätigung bei neuen Anfragen.
• Wiederkehrende Aufgaben, etwa Wartungen oder Zählerablesungen, als wiederkehrende Tickets.
• Mahnläufe und Zahlungserinnerungen automatisch starten, wenn eine Miete nach einer bestimmten Frist nicht eingegangen ist.
• Automatisierte Protokollerstellung, zum Beispiel bei Ein- und Auszügen.

Moderne digitale Mietverwaltung nutzt hier Schnittstellen, zum Beispiel zum Online-Banking oder für ein digitales Dokumentenmanagement.

Schritt 5: KPIs und Kennzahlen einführen

Ohne Messung bleibt „Optimierung“ Gefühlssache. Sinnvolle Kennzahlen sind zum Beispiel:

• Durchschnittliche Antwortzeit auf Mieteranfragen.
• Durchschnittliche Bearbeitungszeit von Tickets von Meldung bis Lösung.
• Anzahl offener Tickets je Objekt oder je Mitarbeiter.
• Quote pünktlicher Mietzahlungen, Summe und Anzahl offener Posten.

Solche Kennzahlen bekommst du über integrierte Auswertungen und Berichte sichtbar und damit kannst du deine Workflows in der Mietverwaltung laufend verbessern.

Welche Software-Bausteine brauchst du für eine digitale Mietverwaltung?

Du brauchst nicht zehn unterschiedliche Tools, sondern wenige gut verzahnte Bausteine.

Zentrales Verwaltungssystem: Kern-Software für Mietverwaltung

Das ist dein Herzstück:

• Objekt- und Einheitenverwaltung, inklusive Zähler, Ausstattung und Leerständen.
• Mietverträge, Mieten, Kautionen und Staffelmieten.
• Miet- und Eigentümerverwaltung, inklusive Kontakt- und Bankdaten.
• Dokumentenverwaltung für Verträge, Protokolle, Schreiben und Abrechnungen.

nahaus ist ein Beispiel für so eine cloudbasierte Software für Miet- und Hausverwaltungen: klar strukturierte Workflows, Automatisierungen und einfache Bedienung – auch ohne tiefes IT-Wissen. Wenn du mehrere Tools vergleichen willst, hilft dir der große Überblick zur Hausverwalter-Software.

Digitale Kommunikation & Portale

• Idealerweise kommunizierst du direkt aus deinem System per E-Mail, ergänzt um ein Mieter- oder Eigentümerportal.
• Nachrichten werden am Vorgang oder am Kontakt gespeichert, du siehst den Verlauf auf einen Blick.
• Vorlagen sorgen für konsistente und rechtssichere Kommunikation.

Tools bieten eine Verwaltung von Anschreiben und integrierte Vorlagen, sodass du Schreiben direkt in der Software erzeugst und verwaltest.

Ticket- und Vorgangsmanagement

• Alle Schäden, Anfragen und internen Aufgaben werden als Vorgänge erfasst.
• Jeder Vorgang hat Status, Priorität, Fälligkeit und einen Verantwortlichen.
• Du vermeidest, dass Infos in E-Mails oder Zetteln verschwinden.

Nutze dafür Funktionen wie Ticket- bzw. Vorgangsverwaltung, Protokollerstellung und Aufgabenmanagement.

Schnittstellen und Automatisierung

• Online-Banking-Verknüpfung für automatisierten Zahlungsabgleich.
• Automatisierte Nebenkostenabrechnung auf Basis der hinterlegten Stammdaten.
• Exportfunktionen und Berichte für Steuerberater und Eigentümer.

Eine gut integrierte, digitale Hausverwaltung reduziert damit viele manuelle Zwischenschritte und macht deinen Workflow nachhaltig effizienter.

Praxisbeispiele: Wie du Bearbeitungszeiten und Fehlerquoten reduzierst

Kleine Prozessänderungen bringen schnell messbare Effekte.

Beispiel 1: Mieteranfragen bündeln und standardisieren

Vorher:

• Anfragen kommen wild verteilt über verschiedene Postfächer und Telefon.
• Jeder Mitarbeiter antwortet anders, Infos werden mehrfach abgefragt.

Nachher:

• Alle Anfragen landen in einem System, werden automatisch dem Objekt zugeordnet.
• Eine automatische Eingangsbestätigung mit den wichtigsten Infos geht raus.
• Vorlagen für Rückfragen und Terminvereinbarungen sorgen für einheitliche Kommunikation.

Ergebnis: Du senkst die Antwortzeiten, vermeidest Rückfragen und bekommst eine klare Übersicht über alle offenen Anfragen.

Beispiel 2: Schadenmeldungen über ein Ticket-System

Vorher:

• Mieter ruft an, der Schaden wird mündlich beschrieben.
• Infos werden notiert, gehen bei Übergaben leicht verloren.

Nachher:

• Der Mieter meldet Schäden über ein Formular oder per E-Mail, die direkt im System landen.
• Es entsteht automatisch ein Ticket mit Kategorie, Objekt und Mieterzuordnung.
• Du weist das Ticket einem Dienstleister oder Mitarbeiter zu, alle Nachrichten, Bilder und Dokumente hängen am Vorgang.

KPIs wie „durchschnittliche Bearbeitungszeit je Schaden“ oder „Anzahl offener Tickets pro Objekt“ zeigen dir, wie gut dein Workflow funktioniert.

Beispiel 3: Betriebskostenabrechnung mit digitaler Objektakte

Vorher:

• Belege aus verschiedenen Ordnern zusammensuchen.
• Zahlen aus PDF oder Papier in Excel oder eine Abrechnungssoftware abtippen.

Nachher:

• Kostenarten, Zählerstände und Flächen sind im System hinterlegt.
• Du übernimmst die relevanten Daten automatisch in die Abrechnung.
• Abrechnungen werden zentral verwaltet und können digital an die Mieter verschickt werden.

Ergebnis: Weniger Fehler, schnellere Abrechnung, weniger Rückfragen – und mehr Professionalität gegenüber Eigentümern.

FAQ: Häufige Fragen zum Workflow in der Mietverwaltung

Zum Schluss beantworte ich typische Fragen, die in Gesprächen mit Hausverwaltungen immer wieder auftauchen.

Wie fange ich mit der Digitalisierung meiner Mietverwaltung an?

Starte klein. Wähle ein bis zwei Kernprozesse, zum Beispiel Schadenmeldungen und Mieterwechsel. Strukturiere diese Abläufe, definiere Zuständigkeiten und setze dann eine Software ein, die diese Prozesse sauber abbilden kann – etwa eine cloudbasierte Lösung wie nahaus.

Welche Daten sollten in einem zentralen System gepflegt werden?

Mindestens solltest du folgende Daten pflegen:

• Objekte und Einheiten (Adresse, Flächen, Ausstattung, Zähler).
• Mieter, Mietverträge, Mieten, Kautionen.
• Eigentümer mit Bankverbindungen und Vereinbarungen.
• Relevante Dokumente (Verträge, Protokolle, Abrechnungen).

Damit baust du eine vollständige digitale Objektakte auf.

Wie kann ich Mieterkommunikation standardisieren, ohne unpersönlich zu wirken?

Nutze Vorlagen mit persönlicher Anrede und Bezug auf Objekt oder Vorgang, aber schreibe in klarer, verständlicher Sprache. Kombiniere Standardbausteine (zum Beispiel rechtliche Hinweise) mit kurzen individuellen Ergänzungen. Moderne Tools wie nahaus erlauben dir, solche Vorlagen direkt im System zu pflegen und automatisch mit den richtigen Daten zu füllen.

Welche KPIs helfen mir, meinen Workflow Mietverwaltung zu messen?

Hilfreiche Kennzahlen sind:

• Durchschnittliche Antwortzeit auf Anfragen.
• Bearbeitungszeit je Ticket oder Schaden.
• Anzahl überfälliger Aufgaben oder Tickets je Objekt.
• Mietzahlungsquote und Summe offener Posten.

Du kannst solche Kennzahlen über integrierte Auswertungen und Berichte sichtbar machen.

Wie nehme ich mein Team bei der Umstellung mit?

Binde dein Team früh ein: besprecht gemeinsam, wo heute Zeit verloren geht und wie ein moderner Workflow aussehen soll. Starte mit Pilotprozessen, biete kurze Schulungen zur neuen Software und hole nach einigen Wochen Feedback ein, um Abläufe noch besser auf eure Praxis anzupassen.

Wie ein Tool wie nahaus deinen Workflow abbildet

Mit einer Lösung wie nahaus kannst du deinen kompletten Workflow Mietverwaltung zentral und digital abbilden – ohne große IT-Projekte und mit kurzer Einarbeitungszeit.

Kernnutzen von nahaus im Überblick

• Zentrale Verwaltung von Immobilien, Eigentümern, Mietern, Leerständen und Mietverträgen.
• Automatisierte Mietverwaltung mit Bankkonto-Verknüpfung und automatischem Zahlungsabgleich.
• Nebenkostenabrechnung auf Basis hinterlegter Stammdaten, schnell und fehlerarm.
• Ticket- und Vorgangsmanagement inklusive automatisierter Protokollerstellung.
• Verwaltung von Anschreiben und Vorlagen direkt in der Software.
• Berichte und Auswertungen, mit denen du deine KPIs im Blick hast.

Du arbeitest vollständig cloudbasiert, kannst von überall aus auf deine Daten zugreifen und sparst durch Automatisierungen einen großen Teil deiner Verwaltungsarbeit.

Wenn du deine Abläufe in der Hausverwaltung strukturieren und digitalisieren willst, ist es sinnvoll, eine moderne Software für Mietverwaltung zu testen und an deinem realen Bestand auszuprobieren.

Nun liegen die falschen Daten beim Finanzamt, deine Liquiditätsplanung ist falsch oder du hast den Cashflow falsch berechnet und übersiehst eine drohende Zahlungsunfähigkeit. 

Jetzt geht es um Kopf und Kragen.

Als Geschäftsführer bist du für die wirtschaftliche Situation und das Wohl deiner Mitarbeiter verantwortlich.

Kurz vorweg gegriffen: Mit Commitly habe ich eine Software gefunden, mit der solche Fehler der Vergangenheit angehören.

In diesem Artikel habe ich meine persönlichen Erfahrungen mit Commitly dokumentiert und zeige dir warum du mit den tollen Features von Commitly Planungssicherheit für die Zukunft gewinnst. 

Ich nutze im übrigen Commitly bereits seit 2020 für mein kleines Online-Unternehmen.

Ich habe mich zudem mit einem Unternehmer aus meinem Netzwerk ausgetauscht und deren Anwendungsfälle ebenfalls beleuchtet. Das sollte dir bei deiner Entscheidung für eine Liquiditätsplanungs-Software helfen.

Was ist Commitly eigentlich?

Einfach besseres Cashflow Management – so beschreibt sich das Tool selbst und trifft dabei den Nagel schon sehr gut auf den Kopf. 

Der Hauptschwerpunkt ist bei Commitly das Management der Finanzen und der Zahlen, vor allem des Cashflows. Commitly sieht Unternehmen als lebende, Geld atmende Organismen. Der Cashflow ist dabei das Herz, das alles am Leben hält.

Denn wer wirklich weiß, wie die Finanzen aussehen, kann nachts ruhig schlafen. Selbst die innovativsten und kreativsten Ideen lassen sich ohne Liquidität nicht umsetzen. Die Finanzen des eigenen Unternehmens im Griff zu haben ist daher essentiell.

Commitly lebt die Digitalisierung. Mit neuesten Technologien wie zum Beispiel künstlicher Intelligenz wird kleinen und mittleren Unternehmen ermöglicht Liquiditätsplanung online umzusetzen.

Beim Thema Finanzen steht Sicherheit der Daten an oberster Stelle. Dass Commitly Sicherheit nicht nur verspricht, sondern strukturell verankert, zeigt die ISO 27001:2022-Zertifizierung. Sie bestätigt, dass alle Prozesse und Sicherheitsmaßnahmen einem international anerkannten Standard für Informationssicherheit entsprechen und regelmäßig geprüft werden.

Zusätzlich verwendet Commitly zur Verschlüsselung eine hochsichere SSL 256-Bit RSA Verschlüsselung. Gehostet werden die Daten auf hochsicheren AWS-Servern in der EU, auf denen auch Unternehmen wie N26 oder Siemens vertrauen.

Meine Anforderungen an ein Liquiditätsplanung Tool

Kurz zu meiner Situation:

Ich bin bin seit einigen Jahren selbstständig und befinde mich im Aufbau eines digitalen Unternehmens. Dabei ist für mich der Einsatz von Software essentiell.

Mein innerer Antrieb war, meine Unternehmenszahlen visuell und gut aufbereitet überblicken zu können.

Ein Tool für Liquiditätsmanagement muss einige wichtige Anforderungen erfüllen, um als eine sinnvolle Alternative zum Liquiditätsmanagement in Excel zu gelten. Für mich habe ich diese Anforderungen so definiert:

Ich möchte..

• .. weniger Zeitaufwand durch automatisierte Liquiditätskontrolle und Synchronisierung mit Bankkonten
• .. einen besseren und schnelleren Überblick über meine Finanzen
• .. Transparenz und zeitnahe Information zur besseren Überzeugung der Verhandlungspartner
• .. einen Forecast-Bericht zur Planung der nächsten Monate
• .. eine Integration mit meiner Bank, Buchhaltungs- und Fakturierungstools
• .. ein professionelles Finanzmanagement
• .. einfache Datenexporte zur Vorlage bei z.B. Banken oder beim Steuerberater

Mit diesen Erwartungen habe ich mir dann Commitly angesehen. Das sind meine Erfahrungen mit Commitly.

Features und Vorteile von Commitly

Commitly ist ein umfangreiches, aber dennoch sehr übersichtliches und einfach zu verstehendes Tool. Das moderne und schlanke Design macht es sehr einfach alles im Blick zu behalten und Funktionen und Einstellungen zu finden.

Neu in 2026: COMMITLY AI Insights

Ein echtes Highlight des neuesten Updates sind die COMMITLY AI Insights. Damit bekommt man quasi die Perspektive eines externen CFOs direkt in den Account geliefert.

Die KI analysiert Cashflow-, Budget- und Forecast-Daten kontextbasiert. Das bedeutet: Du erhältst keine stumpfen Kennzahlen, sondern eine unabhängige Einschätzung zu Liquiditätsrisiken, potenziellen Planungsfehlern und kritischen Entwicklungen. Besonders wertvoll sind die klaren Handlungsempfehlungen, die auf deinen echten Daten basieren.

Wichtig für alle, die beim Thema KI vorsichtig sind: Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in der EU-Region. Es gibt ein aktives Opt-In-Verfahren und eine rollenbasierte Zugriffskontrolle, sodass du die volle Kontrolle über deine Daten behältst. Jede Aussage der KI ist zudem transparent belegbar.

Liquiditätsplanung Tool mit Best-Practice-Vorlagen

“Ein Cashflow Plan beginnt mit dem aktuellen Kontostand und der Darstellung der vergangenen Ein- und Ausgänge.”

Für deinen ersten Liquiditätsplan gibt Commitly dir Vorlagen, die aus Best-Practice-Erfahrungen erstellt worden. Diese Vorlagen kannst du natürlich vollständig individualisieren, eigene Kategorien und Subkategorien erstellen und vieles mehr.

Commitly berechnet deinen Cashflow dabei mit der direkten Methode.

Mit der Verknüpfung zum Bankkonto ist Schluss mit der fehleranfälligen Excel Liquiditätsplanung.

Keine manuelle Bearbeitung von Worksheets mehr! Keine zeitintensive Suche nach eventuellen Fehlern.

Die Planung ist auf den Tag aktuell und du hast deine Finanzen immer genau im Blick.

Das automatisierte Controlling hilft dir am Monatsende keine Budgets zu übersehen und deinen Plan aktuell zu halten.

Außerdem musst du nicht mehr lange auf die Berichte deines Steuerberaters warten. Mit Commitly und der Verknüpfung mit dem Bankkonto weißt du stündlich wo du stehst und kannst Berichte erstellen.

Crash Kurs: Liquiditätsmanagement und Liquiditätsplanung für Unternehmer

Für Unternehmer*innen die sich noch nicht ganz so gut auskennen, gibt es einen Crash Kurs, der dir das Thema Liquiditätsplanung online an Beispielen in Commitly näher bringt. So lernst du gleichzeitig den Umgang mit dem Tool und den Umgang mit deinen Finanzen.

Integrationen mit Banken und Finanz Tools

Commitly lässt sich einfach mit deinem Bankkonto verbinden. Um alle Zahlungskonten deines Unternehmens, egal bei wieviel Banken, zu verbinden nutzt das Tool die EU-weiten Regelungen der PSD2. Commitly verbindet derzeit über 4.000 Banken in Deutschland und Österreich.

Zusätzlich zu Bankkonten verbindet sich Commitly auch mit deinem PayPal-Konto, damit du auch alle Kundenzahlungen im Blick hast.

Für diese Verbindungen nutzt Commitly den von der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht regulierten Dienstleister finAPI GmBH aus München.

Außerdem lässt sich Commitly nahtlos und einfach mit den Online Buchhaltung & Rechnungs-Programmen Lexware Office, sevDesk und Billomat, so wie dem Finanzreporting Tool Adam verbinden.

Eigene Erfahrungen beim Setup von Commitly

Bei meiner Einrichtung von Commitly bin ich so vorgegangen:

• Mit Kontaktdaten für die kostenlose Testphase anmelden
• Bankkonto von Kontist verbinden
• Buchhaltungsintegration mit Lexware Office verknüpfen
• Fertig sind die Reports

Tipps zum Einrichten des Bankkontos

Als Selbstständiger nutze ich als mein Bankkonto Kontist. Die Vorteile mit diesem Geschäftskonto für Selbstständige habe ich in einem anderen Artikel bereits zusammengefasst.

Die Bank dahinter ist die SolarisBank, welche in Commitly bei den Einstellungen ausgewählt werden kann.

Anschließend musst du dich bei der SolarisBank mit deinem Konto noch registrieren.

Erst dann funktioniert der Login über die finAPI Schnittstelle, so dass Commitly auf dein Bankkonto zugreifen darf.

Mein wichtigster Report in Commitly

In Commitly arbeite ich wöchentlich im Forecast Report, um zu sehen, wie sich mein Cashflow verhält und entwickeln wird. Auch das Dashboard ist für diese Arbeit hilfreich, auf welchem die einzelnen Kennzahlen übersichtlich dargestellt werden.

Neue Zahlungen werden dabei kategorisiert und für zukünftige Buchungen über das Sidepanel als wiederkehrendes Budget eingestellt. So ist der Forecast perfekt auf kommende Ausgaben vorbereitet.

Commitly Erfahrungen von Quadrex Handwerk

Um weitere Meinungen zu Commitly zu bekommen habe ich aus meinem Netzwerk mit Marco Konzelmann, Geschäftsführer der QuadreX Handwerk GmbH & Co. KG, zu seinen Erfahrungen gesprochen. Er hat das Tool seit 2018 bereits im Einsatz.

Warum Commitly?

Damals war er verzweifelt auf der Suche nach einem Tool, das die Liquidität seines Unternehmens übersichtlich darstellt, was für ihn als Geschäftsführer von größter Wichtigkeit ist.

Das Schlimmste was einem Unternehmer passieren kann ist, dass die JavaScript-Zahlungsunfähigkeit nicht erkannt wird.

Die Besonderheit bei seinem Unternehmen ist, das Quadrex ein Handwerkskonzern mit einer Holding als Mutter, die 100% der Anteile besitzt. Insgesamt sind es sieben Firmen für die er getrennt Liquiditätsplanung betreiben muss.

Macht er hier bei der Liquiditätsplanung in Excel einen Formfehler, kann das ungeahnte Konsequenzen mit sich ziehen und auf einmal geht es um Kopf und Kragen.

Commitly verhindert solche Fehler. Marco Konzelmann muss nur einen Blick auf die verfügbare Liquidität werfen. Das gibt ein gutes Gefühl und beruhigt.

Mittlerweile beschäftigt er sich jeden Tag mit Commitly.

• Zu welchem Zeitpunkt im Monat muss man was machen? Wann und wo entstehen Fixkosten?
• Können wir ein Projekt vorfinanzieren?
• Wann werden Kredite abgebucht?
• Wie sieht der Cash-Flow Korridor aus?

Antworten auf diese Fragen und viele mehr helfen ihm jeden Tag dabei Entscheidungen zu treffen.

Welche Features von Commitly sind besonders hilfreich?

Auch er bestätigt die Benutzerfreundlichkeit des schlanken, modernen Designs der Software und den tollen Support, der bei Problemen mit einer sehr kurzen Reaktionszeit weiterhilft.

Die Benutzerfreundlichkeit überträgt sich auf die Smartphone App, mit der er von überall aus die aktuellsten Daten und den Status der Unternehmen abfragen kann.

Da die Quadrex Gruppe aus mehreren Unternehmen besteht braucht Marco Konzelmann den Überblick über alle Unternehmen einzeln, als auch zusammen.

Mit der Synchronisierung der Kontostände hat er alle Geschäftsvorfälle im Blick. Neue Bankkonten können einfach mit TAN-Verfahren hinzugefügt werden.

So sieht er immer den Cashflow einzelner Unternehmen getrennt, sowie den der gesamten Holding.

Diese Darstellung in Commitly ist viel übersichtlicher und nachvollziehbarer visualisiert als Kontoauszüge und Liquiditätsmanagement Excel Tabellen.

Ein weiteres tolles Feature ist laut Marco Konzelmann das Planungs Feature. Aus dem Ist-Stand wird in Commitly ein Forecast erstellt der Planungssicherheit für die Zukunft bringt. So sieht er direkt was für Auswirkungen eine Änderung von Positionen haben kann.

Preise von Commitly

Für 14 Tage ist die Liquiditätsplanung Software kostenlos. In diesem Zeitraum hast du Zugriff auf alle Funktionen die Commitly zu bieten hat. So kannst du dir einen guten Eindruck machen.

Für die Basisversion werden nach der Testphase 55€ pro Monat oder 550€ pro Jahr fällig.

Auf folgende Features hast du Zugriff:

• 1 Nutzer
• 1 Bankkonto
• Forecast
• Pläne/Szenarien
• Berichte
• Online Support

Die Business Version kostet 85€ pro Monat oder 850€ pro Jahr. Zusätzlich zu den Funktionen der Basisversion hast du folgende Features:

• 3 Bankkonten
• 5 Nutzer
• Email Support

Die Professional Version kostet 145€ pro Monat oder 1450€ jährlich.

• Das bringt dir zusätzlich folgende Vorteile:
• Ab 2 Unternehmen
• Unlimitierte Nutzer
• Priorisierter Email Support

Fazit - Commitly vereinfacht Liquiditätsmanagement und hilft dir beim Vorausplanen

Commitly hilft dir ungemein bei der Entscheidungsfindung, da du immer alle Cashflows deiner Unternehmung visualisiert und zusammengefasst im Blick hast.

So weißt du immer ob du dir neue Projekte, neue Mitarbeiter oder andere Anschaffungen leisten kannst.

Auch das Forecast Feature bringt dir Planungssicherheit. Durch die neuen AI Insights (Stand 2026) erhältst du zudem eine automatisierte CFO-Perspektive, die Risiken frühzeitig aufdeckt.

Commitly verhindert außerdem Formfehler, die bei der Liquiditätsplanung in Excel gerne mal passieren. Die Software verbindet sich mit deinen Bankkonten, wodurch menschliche Fehler der Vergangenheit angehören und du jederzeit auf Daten in Echtzeit zugreifen kannst.

Hier kannst du dich zum Testen bei Commitly kostenlos anmelden.

Was sind deine Anforderungen an ein Liquiditätsmanagement Tool? Schreib gerne einen Kommentar und starte eine interessante Diskussion!

Möchtest du noch mehr Finanzmanagement Tools oder ähnliche Themen lesen, findest du bei unseren Artikeln für Geschäftsführer und Selbstständige mehr Lesestoff.

Diese intelligenten Sprachassistenten verbessern mit Conversational AI die telefonische Interaktion mit deinen Kunden.

Wie funktioniert ein Voicebot, welche Voicebot Anbieter gibt es und wie macht die Weiterentwicklung eines Chatbots deine Kunden zufriedener? 

All das zeige ich dir in diesem Artikel.

Was ist ein Voicebot?

Ein Voicebot ist eine Softwareanwendung, die auf Künstlicher Intelligenz (KI) basiert. Sie nutzt unter anderem Natural Language Understanding (NLU), um menschenähnliche Interaktionen über Sprache zu ermöglichen. Man spricht deshalb auch von Sprachassistenten oder Sprachbots.

Voicebots können in verschiedenen Geräten wie Smartphones und Lautsprechern oder in Online-Plattformen integriert sein. Bekannte Beispiele sind Alexa oder Siri. Sie erkennen gesprochene Worte und reagieren auf Befehle, Fragen oder Anweisungen der Benutzer.

Sprachassistenten sind in der Lage, natürliche und dialogbasierte Gespräche in Echtzeit zu führen. So können sie verschiedene Aufgaben erfüllen, zum Beispiel das

• Bereitstellen von Informationen
• Automatisieren von Aufgaben
• Vereinbaren von Terminen
• Unterstützen des Kundensupports

Unterschied zwischen Voicebots und Chatbots

Chatbots übernehmen ähnliche Aufgaben wie Voicebots. Der Unterschied: Während ein Voicebot zuhört, um Kundenanfragen zu verstehen, liest der Chatbot mit.

Ob getippt oder gesprochen: Das Ergebnis ist in der Regel ähnlich. Allerdings können deine Kunden mit einem Voicebot oft schneller ein Ergebnis erzielen. Denn je komplexer die Anfrage, desto länger sind Kunden mit Tippen beschäftigt.

Mehr zu Chatbots und wie du sie mit persönlichen Videos kombinierst, liest du in unserem Artikel zu Video-Chatbots.

Wenn die Künstliche Intelligenz anruft: So funktioniert ein Voicebot

Voicebots nutzen Spracherkennung und KI-Algorithmen, um die Eingabe des Anrufers zu analysieren und die Absicht hinter der Anfrage zu erkennen.

So funktioniert das Ganze:

• Der Voicebot nimmt die gesprochene Anfrage des Anrufers auf und digitalisiert sie.
• Mit NLU versucht der Bot, die Bedeutung der gesprochenen Worte und Sätze zu verstehen und die Absicht des Anrufers zu erkennen.
• Basierend auf den Ergebnissen der Analyse generiert der Voicebot eine für die Anfrage des Anrufers passende Antwort.

Der Voicebot lernt kontinuierlich und verbessert sich immer weiter. Er kann mit der Zeit Muster besser erkennen, Anfragen schneller analysieren und noch passendere und personalisierte Antworten bereitstellen.

Um einen Voicebot einzurichten, benötigst du eine Voicebot-Software. Es gibt dafür verschiedene Voicebot-Anbieter wie Leadping AI, Vitas, comdesk oder Placetel AI.

Mit comdesk erstellst du ganz einfach deinen eigenen Voicebot und passt ihn schnell und intuitiv an die individuellen Bedürfnisse deiner Kunden an. Die Software bietet Features wie Spracherkennung, eine intelligente Verarbeitung natürlicher Sprache, die Integration von KI-Algorithmen und vieles mehr.

Komplexe Prozesse mit IVR – gehören bald der Vergangenheit an

Du kennst es sicher aus dem Privatleben: Du hängst in einer endlosen Warteschleife und musst immer wieder die gleichen Computeransagen und die gleichen 30-Sekunden-Musikschnipsel über dich ergehen lassen. Vor allem Datenabfragen über das Nummernfeld sind kompliziert und zeitraubend.

Auch auf Unternehmensseite waren automatische Telefonanfragen in der Vergangenheit eher mit Frust als mit Freude verbunden. Um Computer-Ansagen und automatisierte Datenabfragen per Telefon einzurichten, kamen bisher komplexe IVR-Systeme (Interactive Voice Response) zum Einsatz.

Anrufer können sich damit durch verschiedene Menüoptionen bis zur gewünschten Information navigieren.

Allerdings ist die Programmierung von IVR-Systemen aufwendig. Außerdem müssen die richtigen Fragen gestellt und die Antworten deutlich formuliert werden, damit die Daten sauber verarbeitet werden können.

Meist endet der Prozess damit, dass der Kunde mit einem echten Menschen sprechen muss, damit die Anfrage korrekt bearbeitet werden kann.

Der Prozess ohne Voicebot kostet dein Unternehmen Zeit und Ressourcen. Mit einem Voicebot wird die telefonische Interaktion mit Kunden dagegen einfacher und effizienter.

Wie kann ein Voicebot deinen Kundenservice automatisieren und verbessern?

Der Einsatz eines Voicebots im Kundenservice oder im Callcenter nimmt deinem Support-Team viel Arbeit ab. Deine Kunden erhalten viel schneller eine Antwort auf ihre Fragen und müssen dafür nicht den Weg durch lange Warteschleifen und ein komplexes Menü gehen.

Routinemäßige Anfragen können durch Voicebots automatisiert werden, damit dein Team mehr Zeit für die komplexen Fälle hat.

Eine weitere Verbesserung ist mehr Konsistenz: Voicebots liefern konsistente Antworten und Informationen, da sie auf vordefinierte Daten und Skripte zurückgreifen und immer gleich motiviert und konzentriert bei der Arbeit sind. Darüber hinaus sinkt die Zahl menschlicher Fehler.

Und noch etwas bieten Voicebots deinem Kundenservice: wertvolle Einblicke in Kundenbedürfnisse, Trends und Verbesserungspotenziale in Form von aufbereiteten Daten.

Was sind die Vorteile des Voicebots für deinen Vertrieb?

Dank Spracherkennung und KI sind die Bots in der Lage, das Anliegen der Anrufer besser zu verstehen und in Echtzeit mit den richtigen Antworten zu reagieren. Telefonate wirken dadurch viel natürlicher und intuitiver.

Darüber hinaus erfordert die Einrichtung und Aktualisierung eines Voicebots weniger technisches Know-how als ein IVR.

Der Einsatz eines Voicebots ermöglicht insgesamt eine schnellere und effizientere Interaktion, die deinen Kunden schneller die passenden Antworten liefert. Dadurch wird dein Support-Team entlastet und die Qualität deines Kundenservices verbessert sich – und das, obwohl du gleichzeitig Zeit und Geld sparst.

Die wichtigsten Vorteile von Voicebots sind:

• Automatisierung: Mit Voicebots lässt sich die Bearbeitung verschiedener Kundenanfragen automatisieren.
• 24/7-Verfügbarkeit: Während dein Kundenservice schläft oder sich im Urlaub erholt, arbeiten Voicebots unermüdlich weiter. Deine Kunden können zu jeder Tages- und Nachtzeit Anfragen stellen und erhalten sofort Unterstützung.
• Echtzeitinteraktion: Ein Voicebot analysiert die Anfragen deiner Kunden in Echtzeit und liefert präzise Antworten. Durch den NLU-Ansatz verstehen sie die Absicht des Kunden und können ihnen maßgeschneiderte Lösungen bieten.
• Skalierbarkeit: Mithilfe von Voicebots lassen sich mehrere Anrufe gleichzeitig bearbeiten, ohne dass es zu personellen Engpässen kommt. So kannst du auch dann einen exzellenten Kundenservice gewährleisten, wenn dein Unternehmen wächst.
• Personalisierung: Voicebots können Kundeninformationen speichern und die Interaktion personalisieren. Dadurch fühlen sich deine Kunden besser betreut und erhalten individuelle Lösungen für ihre Anliegen.
• Kostenersparnis: Durch die Automatisierung von Kundenanfragen müssen deine Mitarbeiter weniger telefonieren und können sich ihren Kernaufgaben widmen. Das spart Kosten.

Du brauchst nicht nur im Callcenter Unterstützung, sondern auch bei der Texterstellung? Lies in unserem Blog, wie KI dir dabei hilft.

Gibt es auch Nachteile bei Conversational AI?

Auch wenn Voicebots viele Vorteile bieten, sind sie genauso wie ihre menschlichen Kollegen nicht perfekt. So passiert es auch KI-Gesprächspartnern, dass sie etwas falsch verstehen oder bei komplexen Fragen nicht weiterwissen. Außerdem kann es sein, dass Anrufer die Interaktion mit Voicebots als unpersönlich empfinden.

Doch KI-Systeme entwickeln sich ständig weiter und sind lernfreudig. Mit der Zeit verbessert sich die Kommunikation. Außerdem sind immer mehr Menschen es gewohnt, mit Sprachassistenten zu sprechen und werden sicher auch KI-gestützte Telefonate bald als immer normaler empfinden.

So kommuniziert ein Voicebot

Angenommen, du möchtest die Anfragen deiner Kunden zu den Rechnungen deines Unternehmens automatisieren. Ein Voicebot könnte in diesem Szenario wie folgt mit einem Anrufer interagieren:

Voicebot: Hallo! Willkommen bei E-Commerce-Champions. Wie kann ich Ihnen helfen?

Kunde: Ich habe eine Frage zu meiner letzten Rechnung.

Voicebot: Natürlich. Bitte nennen Sie mir Ihre Kundennummer, und ich helfe Ihnen gern weiter.

Kunde: Meine Kundennummer ist 123456789.

Voicebot: Vielen Dank. Ich habe Ihre letzte Rechnung gefunden. Sie beträgt 50 Euro und ist am 15. Juni fällig. Gibt es noch weitere Fragen?

Kunde: Nein, das war alles. Danke!

Voicebot: Gern geschehen! Falls Sie weitere Fragen haben, stehe ich Ihnen jederzeit zur Verfügung. Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag, bis bald!

Anwendungsszenarien für die Technologie des Voicebots im Kundenservice

Voicebots lassen sich in verschiedenen Bereichen des Kundenservice einsetzen. Das sind typische Aufgaben, die ein Voicebot deinem Team abnimmt:

• Self-Service-Funktionen
• Terminvereinbarungen
• Abfragen zum Bestellstatus
• Informationen zu bestimmten Produkten
• Beschwerden
• FAQs

Für KI-basierte Hotlines: Die wichtigsten Voicebot Anbieter im Überblick

Wenn du jetzt einen Voicebot in deinem Kundenservice einsetzen möchtest, stehen dir eine Reihe von Möglichkeiten zur Verfügung. Einige der wichtigsten Voicebot Anbieter und spannende Features der verschiedenen Tools habe ich im Folgenden für dich zusammengefasst.

Leaping AI

Leaping AI ist eine führende Plattform für Voicebots, die natürliche Telefongespräche eigenständig abbilden – ideal für Support, Vertrieb oder Outbound-Kampagnen.

Der Voicebot lässt sich intuitiv per Drag-and-Drop erstellen, ganz ohne Programmierkenntnisse. Die Plattform unterstützt eine große Bandbreite an Use Cases, ist vollständig DSGVO-konform und verbessert sich kontinuierlich durch integrierte KI-Evaluierungen.

Überblick:

• Einfach aufsetzbarer Voicebot per Drag-and-Drop
• Menschenähnliche KI-Stimmen & <2s Antwortzeit
• Breite und tiefe Use Cases abbildbar
• Datenschutzkonform gemäß DSGVO
• KI-gestütztes Selbstlernen durch integrierte Evals

Preis: kostenlose Demo, auf Anfrage

FlowLyne

FlowLyne bietet leistungsstarke Voice Bots, die eingehende Anrufe in Echtzeit verstehen und beantworten – ganz ohne menschliches Zutun. Mit natürlicher Sprachverarbeitung sorgt FlowLyne für flüssige, dialogbasierte Telefonate und entlastet so Service-Teams spürbar. Der Assistenten kann mittels eines Baukastens ganz unkompliziert und ohne technisches Wissen personalisiert werden.

Besonderheiten:

• Echtzeit-Spracherkennung
• Natürliche Gesprächsführung
• Einfach personalisierbar über intuitiven Baukasten
• 24/7 Verfügbarkeit
• Dialektverständnis & Kontextbezug
• Integration in CRM, Kalender & mehr
• Deutscher Anbieter, DSGVO-konform & sicher

Preis: FlowLyne rechnen nach Minutenpreisen ab – je nach Gesprächsvolumen und benötigten Funktionen startet der Preis bei 0,50 € pro Minute.

TARIS - AI-Agent von DUSOFFICE - KI-Telefonservice.de

Es geht um Spitzentechnologie. Es ist die Rede vom Telefonservice 6.0. TARIS von DUSOFFICE ist hierbei eine Hybrid-Lösung. Wenn die KI nicht weiterkommt setzt sofort ein Mensch ein.  

Wichtige Fakten zu KI-Telefonservice.de von DUSOFFICE: 

• 24/7 erreichbar für Anrufer
• Einsatzzwecke von Kundenservice bis Lead-Gen sind möglich
• Einsatzorte wie Autohäuser, Immobilienmakler oder Praxen sind machbar
• Personalisierte Antworten durch Sprachverarbeitungstechnologie
• Preis wird auf Anfrage im Beratungsgespräch kommuniziert

Placetel AI

Placetel AI bringt mit einem leistungsstarken Voicebot künstliche Intelligenz in die Telefonie. Anrufer können in natürlicher Sprache ihre Anliegen schildern und erhalten sofort passende Antworten oder werden gezielt weitergeleitet. So entsteht ein professioneller, rund um die Uhr erreichbarer Empfang – ohne zusätzliche Mitarbeiter.

Features: 

• Automatische Anrufannahme & individuelle Begrüßung
• Freies Sprachverständnis dank KI (kein Tastendrücken nötig)
• Beantwortung häufiger Fragen (z. B. Öffnungszeiten, Adresse)
• Weiterleitung & intelligentes Routing an zuständige Stellen
• Terminvereinbarung direkt im Kalender
• Lead-Qualifizierung & Kontaktdatenerfassung
• 24/7 Verfügbarkeit für Anrufer
• Gesprächsprotokoll & Transkription
• Anpassbare Stimme, Tonalität & Persönlichkeit
• Integration mit über 2.500 Tools (CRM, Kalender, Helpdesk, Automatisierungen)
• DSGVO-konforme Datenverarbeitung in EU-Rechenzentren

Die Grundgebühr liegt bei Placetel AI bei 0 € und bezahlt wird pro Minute. Hier geht es ab 0,13 € pro Minute los. 

VITAS

Der deutsche Anbieter VITAS bietet einen virtuellen Telefonassistent, der mittels KI auf die Anfragen deiner Kunden oder Interessenten antwortet. Es lassen sich unterschiedliche Stimmen wählen, die schon sehr menschlich klingen und zahlreiche Anwendungsfälle abdecken. 

So kann der digitale Telefonassistent bspw. Termine vereinbaren oder Tickets erstellen. 

Funktionen im Fokus: 

• Schnelle Einrichtung möglich
• Vollautomatisierte Terminvereinbarung am Telefon
  
• Geeignet für Branchen wie Gesundheitsindustrie, Kommunen, Gastronomie, und weitere
• Anwendungsfälle: Reservierungen, Termine, Rezeptbestellungen, Arbeitszeiterfassung, Krankmeldungen, etc.
• Chatbot & Messenger
• 30 Tage lang kostenlos
  
• ab 35 € pro Monat

💡​	Partneraktion: Über diesen Link zu Vitas.ai ist der Code DIGITALAFFIN automatisch hinterlegt und du bekommst 5% auf deinen Paketpreis.

BOTfriends Phonebot

Der Anbieter BOTfriends bietet sowohl Voicebots als auch Chatbots auf seiner Plattform an. Diese sind individuell auf dich und deine Bedürfnisse zugeschnitten, um authentische Gesprächen zu automatisieren. Dazu stehen generative AI und weitere State of the Art Technologien zur Verfügung. 

Überblick: 

• intuitiver Drag-and-Drop Bot-Builder
• Eigene Stimmen möglich
  
• Generative AI Technologie
• Systemintegrationen & Automatisierungen
  
• Phone- & Chatbot auf einer Plattform
  

Preis: kostenfreie Demo, auf Anfrage

PraxisConcierge

Wenn das Telefon in der Arztpraxis nicht mehr stillsteht, wird aus Kommunikation schnell Überlastung. 

Genau hier zeigt PraxisConcierge, was moderne Voicebot-Technologie heute leisten kann. Die KI-basierte Lösung nimmt eingehende Anrufe automatisiert entgegen, führt strukturierte Gespräche mit den Anrufer:innen und übergibt alle relevanten Informationen klar aufbereitet an das Praxisteam. So bleibt kein Anliegen unbeachtet – und das ganz ohne Warteschleife.

Überblick:

• Intelligenter Voicebot für die telefonische Patientenkommunikation
• Führt strukturierte Dialoge, erkennt Anliegen und verschriftlicht sie automatisch
• Direkte Anbindung an Praxissoftware für reibungslose Übergabe
• Flexible Reaktion auf Anfragen per Rückruf, E-Mail oder SMS
• WebConcierge-Modul für digitale Anfrageannahme über die Praxis-Website
• DSGVO-konforme Datenverarbeitung auf Servern in Deutschland

Preis:

PraxisConcierge bietet ein flexibles Abo-Modell, das sich an der Größe der Praxis und dem Anrufaufkommen orientiert. Die Tarifwahl startet bei 149 €.

comdesk (ehemals CallOne)

Die Voicebot-Software von comdesk basiert auf leistungsstarker Spracherkennung und der ChatGPT-KI. Die No-Code-Lösung ermöglicht eine nahtlose Integration in bestehende CRM- und Kundenservice-Systeme, für die keine Programmierkenntnisse notwendig sind. Deshalb ist die Lösung nicht nur einfach zu implementieren, sondern lässt sich problemlos weiter skalieren.

Wichtige Fakten zum Voicebot Anbieter:

• Unterstützung der Kunden bei der Verwaltung ihres Kundenkontos
• Integration in bestehende Kundenservice-Systeme
• Analyse von Kundeninteraktionen und Stimmungen
• Personalisierung auf Basis von Kundenpräferenzen
• für verschiedene Branchen von Gesundheit über Versicherungen bis hin zu IT-Services
• Preiskonfigurator und 14-tägige Testversion
• DSGVO-konform

Parloa

Der Voicebot-Anbieter Parloa wirbt damit, dass sein Voicebot menschlicher klingt als jeder andere. Der Bot basiert ebenfalls auf intelligenten Spracherkennungs- und NLU-Funktionen. Die Plattform bietet flexible Anpassungsmöglichkeiten per Drag and Drop und fügt sich per API nahtlos in deine Softwarelandschaft ein.

Wichtige Fakten zum Voicebot Anbieter:

• automatisches Rückrufmanagement
• flexible Anpassungsmöglichkeiten
• Echtzeit-Überwachung und Optimierung der Voicebot-Performance
• kostenlose Demo verfügbar
• DSGVO-konform

Vonage Business

Mit der Voice API von Vonage Business entwickelst du im Handumdrehen maßgeschneiderte Voicebots. Programmierbare Sprachbausteine bieten dir dabei umfangreiche Möglichkeiten. Außerdem stehen dir umfassende Analyse- und Berichtsfunktionen zur kontinuierlichen Verbesserung deines Kundenservices zur Verfügung.

Wichtige Fakten zum Voicebot Anbieter:

• große Auswahl an Voice-APIs und -Tools
• Telefonate in der eigenen App anbieten
• einfache Kombination mit IVR-Skripts
• Identität des Kunden verbergen für besseren Datenschutz
• Echtzeit-Sentimentanalyse
• kostenlose Demo verfügbar

SignalWire

Bei SignalWire steht dir eine programmierbare SIP-Infrastruktur zur Verfügung, die dich bei der Entwicklung von Voicebots unterstützt. Die Lösungen des Anbieters ermöglichen Echtzeitkommunikation über Sprache, Video oder per Messenger und haben praktische Analyse- und Diagnosetools zur Überwachung und Optimierung der Anrufqualität an Bord.

Wichtige Fakten zum Voicebot Anbieter:

• umfangreiche APIs für eine nahtlose Integration
• globale Verfügbarkeit und zuverlässige Leistung
• Integration in die eigene Telefonanlage
• hohe Sprachqualität
• Speech-to-text-Funktion

Inteliwise

Der Voicebot Anbieter Inteliwise bietet modulare Funktionen zum Einrichten eines AI-Telefonassistenten und bietet ein übersichtliches Dashboard für Anpassungen und Integrationen. Selbstverständlich stehen dir auch bei dieser Lösung umfangreiche Features zur Verfügung, um alles aus dem Voicebot herauszuholen.

Wichtige Fakten zum Voicebot Anbieter:

• hochentwickelte Spracherkennungstechnologie
• Unterstützung bei der Leadgenerierung
• konfigurierbare Dialogflüsse für individuelle Kundeninteraktionen
• Soft-Inkasso
• programmierbarer Flow-Dialog
• 14 Tage kostenlos testen

meiti.ai

meiti ist ein KI-gestützter Kommunikationsassistent, der speziell für kleine Unternehmen, Handwerksbetriebe und Dienstleister entwickelt wurde. Die App kombiniert Telefonassistent, WhatsApp-Chatbot und smartes Aufgabenmanagement in einer benutzerfreundlichen Lösung.

Egal ob Anruf, Website-Anfrage oder WhatsApp-Nachricht – meiti nimmt automatisch Anfragen entgegen, qualifiziert sie per KI und unterstützt bei der schnellen Bearbeitung. So kannst du dich ungestört auf deine Arbeit konzentrieren und gleichzeitig erreichbar bleiben.

Überblick:

• KI-Anrufbeantworter & WhatsApp-Integration
• Ideal für Handwerk, Versicherungen & lokale Dienstleister
• Automatische Anfragequalifizierung mit individuellen Prozessen
• Aufgaben-, Termin- und Kontaktmanagement in einer App
• Teamfunktionen mit Rollen- und Rechtevergabe

Preis: 14 Tage kostenlos testen, danach flexible Preispläne ab ca. 20 €/Monat

Hallo Petra

Petra ist ein spezialisierter Voicebot für Handwerker und Dienstleister rund ums Haus. Die KI-basierte Telefonassistentin nimmt eingehende Anrufe automatisch entgegen, führt professionelle Gespräche basierend auf deinen Vorgaben und fasst alle relevanten Informationen in einer strukturierten E-Mail zusammen.

Egal ob Neukundenanfrage, Störungsfall oder Terminwunsch – Petra sorgt dafür, dass keine Anfrage verloren geht und dein Team entlastet wird. Die Einrichtung funktioniert einfach per Rufweiterleitung, ohne technischen Aufwand.

Überblick:

• KI-Telefonassistentin speziell für Handwerksbetriebe
• 24/7 erreichbar – auch außerhalb der Öffnungszeiten
• Individuell konfigurierbar & lernfähig durch Feedback
• Gesprächstranskripte & Anrufzusammenfassungen per E-Mail
• Kein technisches Setup – sofort einsatzbereit via Anrufweiterleitung

Preis: ab 99 €/Monat, monatlich kündbar, kostenlose Testversion verfügbar

Fazit: Mit Voicebot den Kundenservice verbessern

Die Integration von Voicebots in deinen Kundenservice bietet zahlreiche Vorteile, darunter

• effiziente Automatisierung,
• 24/7-Verfügbarkeit und
• signifikante Kosteneinsparungen.

Mit fortschrittlicher Spracherkennung und KI-Technologie können Voicebots komplexe Anrufe analysieren und Kundenanfragen auf natürliche Weise beantworten. Damit sind sie eine spannende Alternative zu einem virtuellen Sekretariat.

Welcher Voicebot Anbieter am besten für deine Zwecke geeignet ist, hängt von deinen Anforderungen und Zielen ab. Am besten probierst du einige Anbieter aus dieser Übersicht selbst aus und findest heraus, was gut für dein Unternehmen funktioniert.

Ein Assistent für die Bearbeitung von telefonischen Kundenanfragen ist nicht nur fortschrittlich, sondern nimmt dir jede Menge Arbeit ab. Das bedeutet, dass du damit auch signifikant Kosten sparst.

Gleichzeitig steigt die Zufriedenheit deiner Kunden durch eine bessere Customer Experience. Wenn sie wissen, dass sie bei dir nicht in der Warteschleifenhölle landen, rufen sie gern bei deinem Voicebot an.

Hast du schon Erfahrungen mit Voicebots gemacht? Welchen Voicebot Anbieter sollten wir noch in unserer Übersicht ergänzen? Schreib mir in die Kommentare – ich bin gespannt auf deine Erfahrungen!

Wenn du wissen willst, wie du als Geschäftsführer neben dem Kundenservice weitere Bereiche deines Unternehmens digitalisierst, dann schau dir auch die anderen Blogartikel dazu bei Digital Affin an!

Das Stichwort lautet: Cloud-Telefonie. Alles, was du dafür brauchst, ist eine virtuelle Telefonanlage und die passende Software. Für eine erste Orientierung stelle ich für dich die wichtigsten Cloud-Telefonie Anbieter im Vergleich gegenüber.

Von ISDN zu IP Telefonie über virtuelle Telefonanlagen

Fast 30 Jahre lang haben Privatpersonen und Unternehmen über ISDN Integrated Services Digital Network) telefoniert. Mittlerweile ist das ISDN-Netz der Internettelefonie gewichen. Man spricht auch von VoIP-Telefonie (Voice over IP), was nichts anderes als Telefonieren über das Internet-Protokoll (IP) bedeutet.

Nachdem das ISDN-Netz in Deutschland 2022 abgeschaltet wurde, ist VoIP aktuell der Status quo für das Festnetz. Natürlich ist es auch möglich, mit Microsoft Teams zu telefonieren oder komplett auf Video-Calls umzusteigen. In vielen Bereichen ist das Telefon allerdings unverzichtbar. Hier lohnt sich die Überlegung, auf eine virtuelle Telefonanlage umzusteigen.

Was ist eine virtuelle Telefonanlage?

Früher gab es physische Telefonanlagen, über die Telefone mit einer bestimmten Rufnummer oder einer Nebenstelle verbunden wurden. Solche Anlagen waren teuer in der Anschaffung und Wartung.

Heute ist das nicht mehr notwendig: Moderne Unternehmen nutzen zum Telefonieren das Internet und virtuelle Telefonanlagen. Um virtuell telefonieren zu können, braucht dein Unternehmen

• internetfähige Endgeräte
• eine passende Software und
• virtuelle Telefonnummern.

Während Telefonnummern früher an physische Telefonleitungen und Standorte gebunden waren, werden virtuelle Telefonnummern über das Internet verwaltet. Das macht sie standortunabhängig und flexibel skalierbar.

Was sind internetfähige Endgeräte?

Für die Nutzung von VoIP kommen verschiedene Endgeräte infrage, zum Beispiel:

• IP-Telefone
• Softphones
• herkömmliche ISDN-Telefone mit Adapter

Zur Erklärung: Unter Softphones versteht man Software, die Telefonfunktionen auf Computern oder mobilen Geräten bereitstellt. Ein bekannter Anbieter in diesem Bereich ist Zoiper.

Um analoge Telefonanlagen auf VoIP umzurüsten, sind sogenannte SIP-Trunks notwendig. SIP steht für Session Initiation Protocol. Dabei handelt es sich um ein Netzprotokoll, das VoIP in Echtzeit ermöglicht.

Was ist eine Cloud-Telefonanlage?

Du kennst das Prinzip sicher von Softwarelösungen: Früher war es üblich, Programme lokal auf dem Rechner oder auf unternehmenseigenen Servern zu installieren. Heute stehen dagegen viele Softwaretools als Cloud-Lösung im Browser bereit.

Genauso ist es bei Telefonanlagen: Sie werden heute entweder lokal in den Räumlichkeiten von Unternehmen betrieben oder in Form von Cloud Telefonanlagen in einem externen Rechenzentrum.

Eine Cloud-Telefonanlage bietet meist ähnliche Funktionen wie eine lokale Lösung, zum Beispiel

• Weiterleitungen von Anrufen,
• Aufzeichnen von Anrufen,
• interne Durchwahlnummern,
• Voicemail-Funktionen oder
• Konferenzschaltungen.

Diese und weitere Funktionen einer Cloud-Telefonanlage lassen sich bequem über den Browser konfigurieren.

Wie funktioniert eine Cloud-Telefonanlage?

Bei einer Telefonanlage aus der Cloud telefonieren die Mitarbeiter deines Unternehmens nicht über eine Festnetzleitung, sondern über das Internet. Das Prinzip ist schnell erklärt: Sprachsignale werden digitalisiert und als Datenpakete via IP-Protokoll an das andere Ende der virtuellen Leitung übertragen.

Die Verarbeitung und Übertragung der Sprachdaten erfolgt entweder innerhalb der lokalen Telefonanlage deines Unternehmens oder über die Cloud-Telefonanlage im Rechenzentrum des Anbieters deiner Wahl.

Virtuell telefonieren: Über Cloud-Telefonanlagen oder lokale Lösungen?

Ein wichtiger Unterschied zwischen einer Cloud-Telefonanlage und einer lokalen Lösung ist der Ort, an dem Sprachdaten verarbeitet werden. Mit einer Cloud-Lösung verwaltet dein Unternehmen die Telefonkommunikation über das Internet. Bei einer lokalen Lösung betreibst du eine physische Telefonanlage vor Ort.

Bei den Funktionen beider Varianten gibt es keine großen Unterschiede. Allerdings bietet die Cloud-Telefonie einige Vorteile gegenüber herkömmlichen Telefonanlagen. Eine in der Cloud gehostete Anlage ist

• skalierbar
• flexibel
• wartungsarm
• günstiger in der Anschaffung
• funktionaler
• einfacher zu bedienen und einzurichten

Im Gegensatz zu einer lokalen Hardware-Telefonanlage ist die Cloud-Version außerdem standortunabhängig nutzbar.

Natürlich ist auch eine Cloud-Telefonanlage nicht perfekt: Um sie zu nutzen, ist ein Internetanschluss erforderlich. Darüber hinaus funktioniert das Telefonieren nicht, wenn der Strom ausfällt.

Wie kann ich die Kosten einer Cloud-Telefonanlage kalkulieren?

Du überlegst, deine Telefonanlage zu modernisieren? Welche Kosten dabei auf dich zukommen, hängt von verschiedenen Faktoren ab:

• Zunächst kommt es darauf an, ob du schon eine Telefonanlage in Betrieb hast oder bei null anfängst.
• Außerdem spielt die Anzahl der Nebenstellen eine Rolle: Wie viele Nutzer sollen am Ende über die Anlage telefonieren können?
• Darüber hinaus spielt der Funktionsumfang eine Rolle, die deine Cloud-Anlage bieten soll.
• Um über das Internet telefonieren zu können, ist ein Internetanschluss mit genügend Bandbreite für eine hohe Sprachqualität verfügbar.
• Zum Telefonieren benötigen deine Mitarbeiter entsprechende Hardware, zum Beispiel Mobiltelefone oder Headsets zum Anschluss an den Arbeits-Laptop.
• Natürlich kommt es auch auf den Tarif an, den du wählst – bei Cloud-Anlagen ist es üblich, pro Monat und Nutzer oder für das ganze Jahr zu zahlen.

Für wen lohnt sich eine Cloud-Telefonanlage?

Du fragst dich, ob Cloud-Telefonie für dein Unternehmen eine geeignete Lösung ist? Grundsätzlich bietet eine Cloud-Telefonanlage sowohl für kleine als auch große Unternehmen Vorteile. Besonders spannend ist die Lösung allerdings für Start-ups und kleine und mittelständische Unternehmen.

Um eine Cloud-Telefonanlage einzurichten, brauchst du keine große IT-Abteilung und du musst dich nicht von Anfang an auf einen Funktionsumfang und die Zahl der Nutzer festlegen. Stattdessen erhältst du eine flexible Telefonie-Lösung, die mit deinem Unternehmen und seinen Anforderungen wächst.

Vorteile bietet eine Cloud-Anlage auch für Unternehmen, die auf Remote-Work im Homeoffice setzen oder deren Mitarbeiter im Außendienst tätig sind. Denn Cloud-Telefonie ermöglicht deinem Team ortsunabhängige Kommunikation und Flexibilität bei der Geräteauswahl.

Das Gute ist: Bei der Cloud-Telefonie gehst du kein Risiko ein. Du kannst die Lösung erst einmal ausprobieren und bei Bedarf auf eine lokale Lösung umsteigen. Allerdings sind viele User so sehr von ihrer Cloud-Telefonanlage überzeugt, dass sie ihre Vorteile nicht mehr missen wollen.

Telefonanlagen im Vergleich: Das sind die 9 wichtigsten Cloud-Telefonanlagen Anbieter

Es gibt zahlreiche Cloud-Telefonanlagen Anbieter in Deutschland, die ihr Angebot auf die Bedürfnisse verschiedener Kunden zuschneiden. Damit du dich orientieren und deine eigene Recherche informiert starten kannst, findest du im Folgenden wichtige Anbieter im Vergleich.

comdesk (ehemals CallOne)

Mit comdesk erhält dein Unternehmen eine modulare Cloud-Telefonanlage, die sich flexibel an deine Bedürfnisse anpassen lässt. Egal ob Start-up oder etabliertes Unternehmen – die Lösung bietet dir ortsunabhängige Kommunikation, umfangreiche Funktionen und nahtlose Integrationen. Besonders hervorzuheben ist die KI-gestützte Callcenter-Software, die durch intelligente Anrufverteilung und Echtzeit-Analysen überzeugt.

Vorteile von comdesk:

• Softphone für PC, Smartphone und Browser inklusive
• Kompatibel mit bestehenden Endgeräten und Microsoft Teams
• Intelligente Anrufverteilung (ACD) und IVR-Systeme
• Echtzeit-Statistiken und Live-Monitoring
• Nahtlose Integration in CRM-, ERP- und Ticketing-Systeme
• DSGVO-konformes Hosting in deutschen Rechenzentren
• 99,99 % garantierte Erreichbarkeit
• Persönlicher Ansprechpartner und 24/7-Support

Kosten:

Cloud-Telefonanlage ab 4,95 € pro Nutzer/Monat (mind. 10 Nutzer)

Callcenter-Software mit sekundengenauer Abrechnung ab 0,039 € pro Minute

Placetel

Bei Placetel erhält dein Unternehmen eine Cloud-Telefonanlage mit vielen Integrationen, die sich flexibel anpassen lässt. Damit ist Business-Kommunikation für Teams jeder Größe und unabhängig von ihrem Standort möglich. Ein besonderes Feature des Anbieters ist die Möglichkeit, das Tool als Call-Center-Software zu nutzen und Anrufe besser zu verteilen.

Vorteile von Placetel:

• vorhandene Geräte zum Telefonieren nutzen
• Einrichtung, Verwaltung und Bestellungen per Webportal
• alle Telefonanlage-Features auf dem Smartphone nutzbar
• Rufnummernmitnahme möglich
• individueller Funktionsumfang pro Mitarbeiter
• Instant Messaging über IP-Endgeräte möglich
• für Vieltelefonierer lassen sich Flatrates ins deutsche Festnetz oder ins Mobilfunknetz hinzubuchen
• ab 4,90 € im Monat je Teilnehmer
• 30 Tage kostenlos testen

yuutel

yuuutel betreibt nicht nur Cloud-Telefonanlagen, sondern auch ein eigenes Telefonnetz. Deshalb sind die Services des Anbieters optimal an die eigene Netzinfrastruktur angepasst. Das Versprechen von yuutel: Mit den Lösungen des Anbieters sparst du 50 % der Kosten deines alten Systems.

Insgesamt liegt der Fokus bei yuutel auf sehr gutem Kundenservice und spricht somit mittelgroße und große Unternehmen an, die eine Telefonanlage ab 10 Teilnehmer bzw. Kanälen suchen. 

Vorteile von yuutel:

• über 150 Funktionen verfügbar
• persönlicher 24/7-Support
• monatlich kündbar
• 30 Tage lang kostenlos testen
• verschlüsselt telefonieren über Rechenzentren in Österreich
• ab 6,90 € im Monat je Teilnehmer
• yuutel bietet einen Selbsttest an, mit dem du mit wenigen Klicks die geeignete Kommunikationslösung für dein Unternehmen findest.

Sipgate

Sipgate war laut eigenen Angaben der erste VoIP-Anbieter in Deutschland. Die Cloud-Telefonanlage des Anbieters wird direkt am Firmensitz in Düsseldorf entwickelt. Deshalb stehen den Kunden Weiterentwicklungen schnell und ohne Umwege zur Verfügung. Die Cloud-Anlage ist nutzerfreundlich und lässt sich flexibel anpassen.

Vorteile von Sipgate:

• Handy als vollwertige Nebenstelle nutzen
• nahtlose CRM-Integration
• Datenverarbeitung am Serverstandort in Deutschland
• BLF (Busy Lamp Field), um zu sehen, wer im Team gerade telefoniert
• Apps und Softphones flexibel wählbar
• Fax2Mail, um Faxe per E-Mail zu empfangen
• ab 12,95 € im Monat, mindestens zwei User erforderlich
• 30 Tage kostenlos testen

Nfon

Die Telefonanlage von Nfon heißt Cloudya und richtet sich unter anderem an Teams aus dem Kundensupport, dem Einzelhandel und dem Finanz- und Versicherungswesen. Das Unternehmen arbeitet mit rund 3.000 Partnern zusammen, um Unternehmen eine bedarfsgerechte und skalierbare Kommunikationslösung zu ermöglichen.

Vorteile von Nfon:

• 99,9 % Verfügbarkeit
• Screensharing-Funktion für Videokonferenzen
• CRM-Integration für bis zu 60 Plattformen
• einfache Einrichtung mit 2-Faktor Authentifizierungs-App
• Einhaltung der DSGVO dank deutscher Serverstandorte
• kein fester Vertrag
• 30 Tage kostenlos testen
• Preise gibt es auf Anfrage

Fonial

Der Anbieter Fonial gehört zur EnBW und stellt eine Cloud-Telefonanlage bereit, die nach Angaben des Unternehmens ausfallsicher ist. Mit der Anlage von Fonial kannst du weltweit zum Festnetztarif telefonieren. Spannend für Start-ups: In der Version Fonial free für kleine Teams ist die Anlage kostenlos verfügbar.

Vorteile von Fonial:

• Dashboard mit allen wichtigen Informationen
• einfache Nutzung von Telefonkonferenzen
• automatische Menüführung für Anrufer nutzbar
• mit Einrichtungsassistent
• wichtige Funktionen wie Web2Fax, Fax2Mail und BLF enthalten
• Flatrate für das deutsche Festnetz verfügbar
• ab 0 € pro Monat und User
• 30 Tage kostenlos testen

Vio:Networks

Vio:Networks betreibt eine Cloud-Telefonanlage direkt in Deutschland und ermöglicht so sicheres Telefonieren über das Internet. Kleine Unternehmen mit drei Mitarbeitern können die Anlage genauso nutzen wie große Unternehmen mit bis zu 5.000 Angestellten. Bei dem Anbieter kannst du deinen Vertrag monatlich kündigen.

Vorteile von Vio:Networks

• einfache Umstellung auf die Cloud-Lösung
• intuitives Web-Interface
• Instant Messaging
• ohne zusätzliche Hardware nutzbar
• Server in Deutschland
• 99,9 % Verfügbarkeit
• Grundgebühr ab 5 € pro Monat und Nutzer
• 14 Tage kostenlos testen

Easybell

Bei Easybell bekommt dein Unternehmen eine Telefonie-Komplettlösung aus der Cloud. Das Angebot ist ausgerichtet auf User, die zwischen zwei und 100 Nebenstellen benötigen und die besonders flexibel bleiben möchten. Das Unternehmen gehört zur Dstny-Gruppe aus Belgien, einem Anbieter aus dem Hosting-Bereich.

Vorteile von Easybell:

• bis zu 50 externe Gespräche gleichzeitig führen
• SIP-Trunk inklusive
• keine Mindestvertragslaufzeit und monatlich kündbar
• Rufnummernblöcke ohne monatliche Mehrkosten
• Serverstandort in Deutschland
• ab 9,95 € pro Monat
• 30 Tage kostenlos testen

Starface

Mit seiner Cloud-Telefonanlage richtet sich das Unternehmen Starface an kleine und mittlere Unternehmen. Der Anbieter betreibt neben Cloud-Telefonanlagen unter anderem auch eine VM-Lösung zum Hosting im Unternehmen. Dadurch bist du flexibel, wenn du doch auf eigene Server wechseln willst, statt über die Cloud zu telefonieren.

Vorteile von Starface:

• App für Desktop und Mobile
• Vorwärts- und Rückwärtsmigration zwischen Cloud und eigenen Servern
• hohe Sicherheits- und Redundanzstandards
• White-Label-Lösung verfügbar
• 24/7 Störungshotline
• ab 2,90 € pro Nutzer und Monat
• 14 Tage kostenlos testen

Fazit zu Cloud-Telefonanlagen: Vergleichen lohnt sich

Es gibt unzählige Anbieter von Cloud-Telefonanlagen bzw. VoIP Software-Tools – das liegt nicht nur an der wachsenden Bedeutung von Homeoffice seit der Pandemie, sondern auch an der Abschaltung von ISDN.

An virtueller Telefonie kommt heute besonders in puncto Digitalisierung im Mittelstand kaum noch ein Unternehmen vorbei. Die Frage ist nur: Soll die Telekommunikationslösung selbst gehostet sein oder in der Cloud?

Gerade für junge Unternehmen oder für alle, die ihre Telefonanlage ohnehin modernisieren möchten, sind Cloud-Telefonanlagen eine gute Wahl. Damit gehst du kein Risiko ein, musst keine Serverinfrastruktur aufbauen oder umrüsten und kannst die Anlage flexibel skalieren.

Welchen Anbieter du am Ende wählst, hängt von den Bedürfnissen deines Unternehmens, von der Zahl der Nebenstellen und deinem Geschmack ab. Denn der Funktionsumfang ist bei den meisten Anbietern ähnlich gut. Allerdings gibt es Unterschiede bei der Bedienbarkeit und der Bedienoberfläche.

Hast du schon Erfahrungen mit einer Cloud-Telefonanlage gesammelt? Welches Tool hast du dafür verwendet? Teile deine Eindrücke gerne in einem Kommentar und hilf anderen weiter.

Ich hoffe, mit der Übersicht über die verschiedenen Anbieter von Cloud-Telefonanlagen konnte ich auch dir weiterhelfen. Mehr hilfreiche Tipps für Geschäftsführer, die moderne Kommunikation im Unternehmen umsetzen wollen, findest du im Blog Digital Affin.

Immerhin läuft sie über das Internet, was dir zwar mehr Spielraum und geringere Kosten ermöglicht, aber auch Raum für Fehler, mangelnden Datenschutz und Probleme mit dem Internet schafft.

Nichtsdestotrotz ist die VoIP Telefonie eine gute Möglichkeit, Geld zu sparen, effektiver zu arbeiten und auch Auslandskontakte ohne großen Aufwand zu pflegen.

Welche Vor- und Nachteile die VoIP Telefonie hat, warum du dir überlegen solltest, sie zu nutzen und für wen sich die Technik überhaupt eignet, erfährst du hier!

Was ist die VoIP Telefonie überhaupt?

Die Voice over IP Telefonie wird auch als IP-Telefonie oder Internettelefonie bezeichnet.

Dieser Begriff wird verwendet, wenn du nicht über einen anlogen Telefonanschluss telefonierst, sondern über das Breitband-Internet.

Rund 49 % der deutschen Unternehmen nutzen bereits VoIP. Da du diesen Artikel hier liest, gehörst du eventuell noch nicht dazu. Ist aber kein Problem, kann sich ja noch ändern.

Bei der VoIP-Telefonie ergeben sich dir verschiedene neue Möglichkeiten, wie zum Beispiel das flexible Hinzufügen oder Entfernen von Anschlüssen und Nummern in deine VoIP-Telefonanlage. Das ist praktisch, wenn sich die Mitarbeiterzahl in deinem Unternehmen immer mal wieder ändert.

Mit der passenden VoIP Software gelingt das alles reibungslos und mit geringem Aufwand.

Mehr zur VoIP Telefonie, der Suche nach einer Software und den besten Anbietern findest du im Artikel Schnell, flexibel und ohne Störung: So geht VoIP Telefonie!.

Vorteile der VoIP Telefonie: Das kannst du erwarten!

Der Umstieg auf die VoIP Telefonie hat viele verschiedene Vorteile, die dein Unternehmen weiterbringen können. Damit du alle Möglichkeiten ausschöpfen kannst, findest du im Folgenden die Vorteile der VoIP Telefonie.

Einfache Einrichtung und Konfiguration

Auch für Leute, die nicht technikversiert sind, eignet sich die VoIP Telefonie. Denn die Einrichtung und Konfiguration ist intuitiv und auch dann machbar, wenn du dich mit der Technik nicht zu 100% auskennst.

Praktisch ist außerdem, dass du bei der VoIP Telefonie nur den Router brauchst - und nicht, wie bei analogen Telefonanschlüssen DSL-Splitter oder NTBAs.

Einstellungen an der Telefonanlage selbst kannst du bei der VoIP Telefonie außerdem über die Web-Benutzeroberfläche vornehmen. Das geht von überall auf der Welt.

Geringere Kosten

Geld sparst du dadurch, dass du Telefonie, Internet und Mobilfunk in Einem hast. Dieses Komplettangebot bedeutet für dich geringere Kosten und dabei auch noch weniger Aufwand. Auch die Verbindungsentgelte sind günstiger. Betriebsinterne Telefonate sind auch häufig komplett kostenfrei.

Ein weiterer Kostenpunkt ist außerdem das Wegfallen von Wartung, Instandhaltung und anfallenden Updates. Mit einer Cloud-Telefonanlage sind auch diese Geschichte.

Keine oder kurze Mindestvertragslaufzeit bzw. Kündigungsfrist

Die meisten VoIP Anbieter punkten mit geringen Mindestlaufzeiten sowie einer kurzen Kündigungsfrist. Normalerweise handelt es sich hierbei um einen Monat.

Ortsunabhängigkeit

Bei der VoIP Telefonie ist es egal, wo du dich gerade befindest. Nur der Zugang zum Internet ist wichtig. Damit eignet sie sich auch für Homeoffice-Mitarbeiter und das Ausland. Und bei Problemen oder spontanen Telefonaten musst du nicht erst ins Büro fahren, sondern kannst direkt loslegen.

Extrem hohe Sprachqualität

Die Sprachqualität ist bei VoIP dank der High-Definition-Voice-Technologie sehr gut.

Davon kannst du aber nur profitieren, wenn du die VoIP-Hardware/ Software und den Router hast sowie der Gesprächsteilnehmer die HD-Voice unterstützt.

Höhere Geschwindigkeit

Durch die höhere Internetgeschwindigkeit wird der Datentransport verbessert. Beim Upload ist die Geschwindigkeit doppelt so hoch, wie bei einem ISDN-Anschluss. Außerdem sorgen höhere Bandbreiten von bis zu 100 Mbit/s für einen schnelleren Informationsaustausch zwischen Kunden, Partnern und z.B. Lieferanten.

Mehr parallele Gespräche möglich

Bei einem ISDN-Anschluss bist du auf maximal 2 parallele Gespräche beschränkt. Bei der VoIP Telefonie ist das nicht der Fall. Stattdessen richtet sich die Anzahl der gleichzeitigen Gespräche nach der Datenübertragungsrate und der Anzahl der gebuchten Telefonnummern.

Effektivere Kommunikation sowie Zusammenarbeit

Mit der VoIP Telefonie kannst du deine Mitarbeiter optimal miteinander vernetzen. Dabei spielt die ortsunabhängige Kommunikation eine große Rolle. So können deine Mitarbeiter nicht nur von überall aus problemlos miteinander kommunizieren, sondern zum Beispiel auch an Telefon- oder Videokonferenzen teilnehmen oder durch Screen- und File-Sharing ihre Daten und Bildschirme teilen.

Auch die Kundenkommunikation profitiert davon. Eine E-Mail-Benachrichtigung über einen verpassten Anruf samt Mailbox-Nachricht als Audiodatei machen Rückrufe und damit zufriedene Kunden besonders einfach.

Neue Features für zukunftsfähige Unternehmen

Ein weiterer Punkt, in dem die VoIP Telefonie der analogen voraus ist. Denn bei Ersterem ist die Technik deutlich weiter. So kannst du zum Beispiel deine Telefonanlage direkt in dein CRM-System einbinden. Anrufe aus dem CRM sind somit per Mausklick möglich. Auch alle wichtigen Kundeninformationen sind dann direkt vorhanden.

Die meisten Anbieter warten außerdem mit bis zu 150 Telefonfunktionen auf, aus denen du die für dich passenden auswählen kannst.

Nachteile der VoIP Telefonie

Wie bei jeder Entscheidung für oder gegen eine Veränderung, solltest du dir die Vor- und Nachteile bewusst machen. Denn nicht für Jeden ist die VoIP Telefonie auch geeignet.

Bist du dir über die Nachteile aber bewusst, kannst du gezielt vorsorgen und so trotzdem auf die VoIP Telefonie umsteigen, um die Vorteile nutzen zu können.

Abhängigkeit von der Internetverbindung

Die Vorteile der VoIP Telefonie kannst du nur nutzen, wenn die Internetverbindung gut ist.

Deshalb ist es wichtig, dass du in eine gute und schnelle Internetverbindung mit genügend Bandbreite investierst. Denn versagt das Internet, kannst du die VoIP Telefonie mit seinen Features nicht nutzen.

ISDN-Anlage muss ersetzt werden

Wenn du dir eine ISDN-Anlage angeschafft hast, musst du diese unter Umständen ersetzen. Das ist vor allem bei Anlagen der Fall, die über 5 Jahre alt sind.

Ist deine Telefonanlage jünger als 5 Jahre, kann es auch sein, dass sie neben ISDN- auch VoIP-fähig ist. Dann musst du sie natürlich nicht ersetzen.

Funktionsunfähigkeit bei Stromausfall

Fällt der Strom aus, hast du kein Internet mehr und kannst nicht telefonieren. Ein analoges Telefon bietet hier natürlich einen Vorteil.

Falls aber mal ein Stromausfall deine VoIP Telefonanlage lahm legt, kannst du auch einfach über das mobile Netz deines Smartphones weiter telefonieren, bis der Strom wieder da ist.

Probleme mit am Telefonnetz angeschlossenen Geräten möglich

Gesprächsdaten bei der VoIP Telefonie werden komprimiert und im Bezug auf die Sprachqualität optimiert. Das kann bei folgenden Geräten zu Problemen führen:

• Hausnotruf-Geräte
• EC/Kreditkarten-Automaten
• Faxgeräte

Um Probleme zu vermeiden, solltest du dich vor der Umstellung auf VoIP vom VoIP-Anbieter und dem Gerätehersteller beraten lassen. Diese können dir dabei helfen, den Umstieg möglichst reibungslos durchzuführen.

Sichere Passwörter sind ein Muss

Die VoIP Telefonie findet über das Internet inkl. Benutzerkonten statt. Diese müssen unbedingt mit einem sicheren Passwort geschützt werden.

Auch empfehlenswert ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung, die von vielen VoIP-Anbietern zur Verfügung gestellt wird.

Du siehst, die Nutzung der VoIP Telefonie hat viele Vorteile und ein paar Nachteile. Letztere kannst du aber gut umgehen, wenn du im Vorhinein bereits darüber Bescheid weißt.

Kurz zusammengefasst - das sind die Vorteile und Nachteile der VoIP Telefonie:

Du willst dich jetzt sofort mit den VoIP Anbietern beschäftigen? Die Besten befinden sich im Verzeichnis mit Erfahrungsberichten unter dem Stichwort VoIP Software und eine Auswahl jetzt hier.

Der Marktüberblick von VoIP-Anbietern

Der Markt ist groß und undurchsichtig. Daher haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, Licht ins Dunkel zu bringen und stellen dir hier die VoIP-Anbieter kurz und knapp einmal vor. 

comdesk (ehemals CallOne)

comdesk bietet dir eine leistungsstarke Cloud-Telefonanlage, die mit deinem Unternehmen mitwächst. Egal ob Einzelbüro oder Callcenter – du bekommst eine flexible Lösung mit vielen praktischen Features.

• Cloudbasierte Telefonanlage – kein Installationsaufwand, keine Hardware nötig
• Nahtlose Integration in Microsoft Teams
• Kompatibel mit Softphones, Browsern und klassischen Endgeräten
• KI-gestützte Anrufverteilung (ACD) für bessere Erreichbarkeit
• Intelligente Sprachmenüs (IVR) und Warteschleifen
• Echtzeit-Monitoring und umfangreiche Statistiken
• DSGVO-konformes Hosting in deutschen Rechenzentren
• Persönlicher Support und direkter Ansprechpartner
• 99,99 % garantierte Verfügbarkeit
• Skalierbar ab 10 Nutzer
• Cloud-Telefonanlage ab 4,95 € pro Nutzer/Monat
• Callcenter-Software als Pay-per-Use ab 0,039 €/Min.

Placetel

Als All-in-one Plattform rund ums Messaging wird Placetel in Unternehmen eingesetzt. VoIP-Telefonie ist dabei als Cloud Telefonanlage nur ein Teil der mächtigen Business-Software. 

• Professionelle Business-Kommunikation
• Cloud-Telefonanlage mit über 150 Funktionen.
• Integrationen mit CRM, ERP, Buchhaltungssoftware und Collaboration-Tools.
• Nahtlose Mobilfunkintegration und Premium-Funktionen wie Call-Center-Lösung
• Cloud-Telefonanlage ab 4,90 € pro Monat pro Nebenstelle zzgl. Verbindungsentgelte
• Flatrate für das deutsche Festnetz ab 4,00 € pro Monat bei drei oder mehr Nebenstellen
• Webex für Placetel: All-in-One-Kommunikationslösung mit Telefonie, Messaging und Meetings
• Videokonferenzen, 1:1-Chats, Gruppenchats, Whiteboarding und Breakout-Sessions
• Webex für Placetel für 16,90 € pro Monat pro Lizenz erhältlich

yuutel

yuutel bietet ein Cloud-basiertes Telefonsystem für Unternehmen. So kannst du auf jedem Endgerät wie Tischtelefon, Smartphone oder Desktop mit der Büronummer telefonieren. Besonders ist, dass yuutel nicht nur eine Software bietet, sondern auch Netzbetreiber ist. Damit ist die Netz-Infrastruktur und Dienste-Infrastruktur perfekt aufeinander abgestimmt. 

Ein großes Augenmerk hat yuutel zudem auf den Kundenservice. Du sollst bei all deinen Fragen rund um bestens betreut sein. Zielgruppe von yuutel sind daher mittelgroße und große Unternehmen.

• Unterschiedliche Produkte wie yuuphone, yuuconnect und yuuline
• Ohne Vertragsbindung
  
• Passgenaue und flexible Lösung 
• Voice-to-Mail & Fax-to-Mail
  
• Instant Messaging
  
• 30 Tage kostenlos testen
• Ab 69 € pro Monat für 10 Kanäle/Teilnehmer

Sipgate

sipgate ist ein Anbieter von Cloud-Telefonanlagen und Telefonie-Lösungen für Unternehmen. Die Lösung ist benutzerfreundlich und bietet über 150 Funktionen. 

• Telefonanlage mit sehr vielen Features
• sipgate Softphone  
• MS Teams Telefonie
• Ab 12,95 € pro Benutzer / Monat

toplink

Mit toplink hast du einen Spezialist für digitale All-in-One-Business-Communications und Telefonie aus der Cloud. Das bedeutet, das neben einer Cloud Telefonanlage auch yourix, ein Business Communications Management System und SIP Trunks enthalten sind. 

• Mehrere Kommunikationskanäle, wie Telefone, Mails, Chatbot, etc.
• Verschlüsselte Übertragung in hoher Sprachqualität 
  
• Rufweiterschaltung, Rufnummernverwaltung, Abhören von Nachrichten, Voice Mail inkl. Benachrichtigung, uvm.
  
• Preise nur auf Anfrage

Fonial

Telefonanlage, Trunking, DSL und mehr gibt es bspw. auch bei fonial. Damit ist deine ISDN-Telefonanlagen definitiv abgelöst. Die Registrierung und der Erhalt einer Rufnummer ist ganz einfach. 

• Online Einrichtungsassistent
  
• Funktionen wie Fax2Mail/Web2Fax, Besetztlampenfelder, Konferenzen, Sprachmenü, mobile Integration, Mailbox
• Insgesamt rund 100 Funktionen
• Flatrates optional buchbar 
• Preise ab 2,90 € pro aktivierter Rufnummer / Monat

easybell

Mit easybell hast du einen Anbieter für Geschäftskunden und Privatkunden. Dabei wird sowohl Telefonie, als auch Internet zur Verfügung gestellt. Für Unternehmen gibt es vom Teams Connector bis zur Cloud Telefonanlage inkl. SIP Trunks ein breites Angebot. 

• Telefonie-Komplettlösungen für Unternehmen
• Cloud PBX mit allen Funktionen
  
• 50 externe Gespräche gleichzeitig führen
  
• Server in deutschen Rechenzentren
• ab 9,95 € pro Monat

Voys

Geschäftliche Telefonie steht bei Voys im Mittelpunkt. Sowohl für Selbstständige und Freelancer, als auch für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ist eine passende Lösung dabei. Über intelligente Routing-Funktionen bist du oder dein Team jederzeit optimal erreichbar. 

• Virtuelle Telefonnummer / Telefonzentrale
• VoIP App vorhanden
• CRM-Kopplung möglich
• ab 17,00 € pro Monat und Nutzer

sipload

Bei sipload bekommst du eine Cloud Telefonanlage, Telefonanschlüsse, SIP-Trunkanschlüsse oder einen Fax-Anschluss. Dabei werden sowohl Privat-und Geschäftskunden betreut. 

• Rufnummern aus allen Ortsnetzen
• Online bestellen
• Flexible Vertragslaufzeiten
• ab 6 € netto pro Monat / Nebenstelle

NFON

Beim Anbieter NFON bekommst du virtuelle Telefonanlagen und Unified Communications in der Cloud. Auf diese Weise kannst du von überall aus per Telefon, Video- und Bildschirmfreigabe oder Konferenzen kommunizieren. 

• Voicemail, Warteschleifen, Bildschirmfreigabe und CRM-Plattformen
  
• Operator Connect for Microsoft Teams
  
• Kostenlose Testversion
• Preise nur auf Anfrage

Wirecloud

Moderne B2B-Telefonie wird bei WIRECLOUD angeboten. Das beinhaltet die Cloud Telefonanlage mit flexibel buchbaren Nebenstellen, sowie auf Wunsch eine Integration zu MS Teams. 

• Funktionen wie Fax2Mail, Wartemusik und Besetztlampenfelder
• MS Teams Integration
• CRM System andocken bspw. Salesforce
• Rufnummernportierung
  
• Kostenlose Festnetznummer
• ab 2,50 € pro Monat / pro Endgerät

pascom ONE

pascom ONE ist ein auf Geschäftskunden spezialisierter VoIP-Anbieter. Neben der Cloud-Telefonanlage stehen auch Team-Messaging und Video-Web-Meetings im Fokus. Damit kannst du mobiles Arbeiten auch deinen Mitarbeitern im Home Office anbieten. 

• Mobile First Ansatz mit iOS und Android App
• Telefonanlage mit mehr als 150 Funktionen
• Unified Communications
  
• MS Teams-Integration
  
• 8,90 € pro Concurrent User und Monat, wobei 4 User Mindestabnahme sind

vio:networks

Der Anbieter vio:networks bietet Business-Telefonie für moderne Unternehmen. Du bekommst also eine Telefonanlage in der Cloud und kannst somit flexibel Nummern einrichten und von überall aus telefonieren. Deine Mitarbeiter sind also nicht auf Home Office oder Büro eingeschränkt. 

• Telefonanlage, Team-Chat, Video-Konferenzen
• Konfiguration der  virtuellen Telefonanlage im Browser
• Berliner Unternehmen mit Server in Deutschland
  
• 5 € je Nutzer und Monat

dus.net

Bei dus.net wirst du als Privatkunde und auch als Business-Kunde betreut. Eine Flatrate ins deutsche Festnetz steht dir zur Verfügung und du kannst mit der virtuellen Telefonanlage zahlreiche Features nutzen. 

• Endgeräte flexibel: IP-Telefone oder TK-Anlage wie eine FritzBox
• HD Qualität
• SRTP-Verschlüsselung
  
• Kostenloser Tarif
• Ab 7,20 € pro Monat

equada

Bei der equada steht neben der VoIP-Telefonie das gesamte Spektrum an Cloud-Lösungen für die Bereiche Infrastructure as a Service (IaaS), Voice-over-IP-Telefonie/SIP (Hosted-PBX, VoIP-Trunk) und Cloud-Diensten zur Auswahl. 

• SIP-Telefon oder Softclient-App
• Einbindung in CRM
  
• Operator Connect für MS Teams
• ab 4,55 € / Monat für 2 Sprachkanäle
  

byon

Bei byon bekomst du vieles rund um professionelle und zukunftsfähige Kommunikationslösungen aus der Cloud. Sei es für die Cloud-Telefonie oder eine Software ein Call- und Contact Center. Auch das Telefonieren mit Teams ist dabei abgedeckt. 

• Telefonie und Multichannel Contact
• Internationale SIP Trunks
  
• Telefon- und Videokonferenzen
  
• Preislisten auf der Website

Fazit: VoIP Telefonie eignet sich für Selbständige, Unternehmer und Privatnutzer!

Die VoIP Telefonie eignet sich eigentlich für jeden, egal ob Geschäftsführer, großes Unternehmen, Selbständige oder Privatnutzer. Je nach Anbieter kann Jeder von den Vorteilen der VoIP Telefonie profitieren.

Du bist dir unsicher, ob du die Einrichtung der VoIP Telefonie hin bekommst? Meine Anleitung zur Einrichtung der virtuellen Telefonnummer hilft dir dabei!

Und hast du erst einmal den richtigen Anbieter gefunden und den Umstieg hinter dir, willst du die VoIP Telefonie mit all ihren Funktionen und Vorteilen und nicht mehr missen.

Was hältst du von der VoIP Telefonie? Schreib mir deine Erfahrungen zur Nutzung und weitere Fragen, die noch offen geblieben sind, gerne in die Kommentare!

Wenn du wissen willst, welche Möglichkeiten die Digitalisierung für Geschäftsführer, Selbständige und Otto-Normal-Verbraucher noch so in petto hat, dann schau dich gerne auf Digital-Affin in der jeweiligen Kategorie um!

Wenn du dich bisher nicht oder nur wenig mit dem Thema beschäftigt hast oder einfach noch mehr wissen willst, dann ist dieser Artikel genau richtig für dich!

Im Folgenden erfährst du nicht nur, was VoIP Telefonie eigentlich ist und welche Voraussetzungen du dafür erfüllen musst, sondern auch, wie sie genau funktioniert und welche Anbieter du dir definitiv einmal ansehen solltest.

Los geht’s!

Was ist VoIP Telefonie?

Die VoIP Telefonie wird auch als Internet Telefonie oder IP-Telefonie bezeichnet.

Kurz gesagt telefonierst du bei der VoIP Telefonie nicht über einen analogen Telefonanschluss, sondern über einen Breitband-Internetanschluss.

Das hat zum Beispiel den Vorteil, dass du je nach Wachstum flexibel neue Anschlüsse und Nummern der IP-Telefonanlage hinzufügen oder entfernen kannst.

Außerdem wird nicht mehr als ein Internetanschluss benötigt - das macht das Telefonieren auch dann einfach, wenn du mal nicht im Büro, sondern im Homeoffice oder im Ausland bist.

So funktioniert die Internet Telefonie via VoIP

Der Vorgang der VoIP Telefonie unterscheidet sich in einigen Punkten von bei der analogen Telefonate.

Die Telefone werden nicht mehr in TAE-Buchsen, Telefondosen, eine ISDN-Box oder in einen Splitter eingestöpselt, sondern in einen DSL-Router oder ein VoIP-fähiges Kabelmodem.

Außerdem gibt es keine festen Telefonleitungen mehr. 

Stattdessen wird die Sprache in Form von Datenpaketen über das Internet versendet. Auch dabei findet - wie beim “normalen” Telefongespräch zuerst ein Verbindungsaufbau, dann eine Gesprächsübertragung und zum Schluss der Verbindungsabbau statt.

Damit das Ganze funktioniert, kommt das Session-Initiation-Protocol (SIP) zum Einsatz. 

Bei SIP-basierten Systemen verfügt jeder Teilnehmer über eine eigene SIP-Adresse. Diese ist mit einer Mail-Adresse vergleichbar.

Wenn du jetzt mit einem anderen Teilnehmer via VoIP telefonieren möchtest, musst du seine IP-Adresse kennen. Beide Teilnehmer müssen sich mit ihrem Endgerät mit ihrer IP-Adresse, ihrem Benutzernamen und Passwort beim Registrar-Server anmelden.

Durch diese Anmeldung hat der Nutzer folgende Möglichkeiten:

• Ortsunabhängiges Telefonieren
• Weltweite Anmeldung an jedem SIP-Endgerät
• Auf alle Telefondienste zugreifen
• Eigene Rufnummer behalten

Wurde die Verbindung zwischen den beiden Endgeräten erfolgreich aufgebaut, läuft die Kommunikation auch über diese Geräte und nicht mehr über den SIP-Server.

Soll das Gespräch nun beendet werden, sendet ein Endgerät das entsprechende SIP-Paket an seinen Server. 

Der Server schickt dann eine Nachricht an das andere Endgerät über den Verbindungsabbau und das Gespräch wird beendet.

Das Ganze sieht - natürlich vereinfacht dargestellt - dann so aus:

VoIP nutzen: Das brauchst du dafür!

Es gibt nicht viele Bedingungen für eine problemlose Nutzung der VoIP Telefonie.

Die Voraussetzungen sehen so aus:

• Schnelle, stabile Internetverbindung (100 kbit/s pro Sprachkanal in Sende- und Empfangsrichtung)
• VoIP-fähige Hardware (Computer, Laptop, Smartphone, IP-Telefon, analoges Telefon mit ATA- oder ITA-Adapter)
• Der passende VoIP-Telefon-Anbieter

Du hast alles Nötige und willst die VoIP Telefonie jetzt direkt nutzen? Dann schau dir doch gleich meine Anleitung an, wie du deine virtuelle Telefonnummer einrichten kannst!

Kriterien, die du bei der Auswahl deines VoIP-Anbieter beachten solltest

Bevor du dich jetzt direkt auf die Suche machst, solltest du noch festlegen, was der VoIP-Telefon-Anbieter für dich mitbringen soll.

Wichtige Punkte, auf die du achten solltest, sind:

• Datenschutz: Der Anbieter sollte sich an die europäischen Datenschutzrichtlinien halten und Daten innerhalb des Systems verschlüsseln.
• Hohe Ausfallsicherheit: Die Cloud Telefonanlage sollte redundant gehostet und eine Verfügbarkeit von über 99% mitbringen. So stellst du eine leistungsfähige, sinnvolle und verlässliche Telefonielösung sicher.
• Preis-Leistungs-Verhältnis: Wichtig ist zum Beispiel eine geringe Mindestlaufzeit, um die Kosten niedrig zu halten. Eine minutengenaue Abrechnung der ausgehenden Verbindungen ermöglicht dir, die Bedürfnisse deiner Kunden individuell abzudecken.
• Skalierbarkeit: Die Funktionen und Angebote sollten individuell an das Unternehmen angepasst werden können. Von Vorteil ist es auch, wenn die VoIP-Telefonie mit dem Unternehmen mitwachsen kann.
• Funktionsumfang: Je nachdem, wofür du die VoIP Telefonie nutzen willst, benötigst du unterschiedliche Funktionen. Schau dich bei den Anbietern um und entscheide, welche Funktionen wichtig sind.

Bist du dir über alles im Klaren, kannst du dich nach einem passenden VoIP Telefonie-Anbieter umsehen!

Das sind die besten VoIP Anbieter!

Wenn du dich mit den Vorteilen und Nachteilen von VoIP auseinander gesetzt hast und dir die Voraussetzungen und dir die Kriterien bekannt sind, die ein guter VoIP-Anbieter mitbringen muss, dann kannst du mit der Suche loslegen! 

Folgende Auflistung der besten VoIP-Telefon-Anbieter hilft dir dabei.

comdesk (ehemals CallOne)

Die intuitiv zu bedienende Plattform comdesk bietet dir eine Cloud-Telefonanlage mit 99,999 % Erreichbarkeit. Zur Nutzergruppe gehören dabei sowohl Unternehmen aus dem Enterprise-Sektor und dem Mittelstand, wie auch Fast-Growing Startups. 

• Diverse Einsatzmöglichkeiten, wie Teams Telefonie, Tischtelefon, Softphone, Browsertelefon und Mobilfunk
• Integrationen zu zahlreichen CRMs, wie Hubspot, Salesforce, Pipedrive und mehr
• Visuelle Aufbereitung der Nutzungsdaten 
• Persönlicher Support 
• Telefonie mit deutschem Datenschutz
• Preise ab 10 Usern für 4,95 € pro User / Monat

Placetel

Placetel eignet sich vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen. Außerdem kannst du deine traditionelle Telefonanlage ganz einfach via SIP-Trunk an das Internet anbinden.

• Cloud-Telefonie: Telefonanlagen, Anrufsteuerung & Routing, Sprachwahlmenü, Voicemail
• Mehr als 150 Funktionen
• Mitarbeiter flexibel hinzufügen
• Endgeräte automatisiert anbinden
• Einrichtung, Verwaltung, Bestellungen online im Webportal managen
• Preis: Ab 2,90€ pro Monat pro Nebenstelle
• Monatlich kündbar

yuutel

Bei yuutel bekommst du eine VoIP-Telefonnummer für dein Unternehmen. Der Anbieter ist auf Business-Telefonie spezialisiert und stellt eine flexible Telefonanlage für mittelgroße und große Unternehmen zur Verfügung. Du kannst internationale Rufnummern wählen und hast dazu intelligente Anruffunktionen. 

• Flexible und skalierbare Telefonie-Lösung
• Integrierbar in Microsoft Teams
• Telefonieren in weltweite Fest- & Mobilnetze
• Ausgezeichneter Support
• Preis: ab 6,90 € pro Monat

CLINQ

CLINQ bietet dir die Business-Telefonie für dein Team. Das Ganze läuft ohne Hardware oder Telefonanlage. Du kannst dich einfach einloggen und lostelefonieren.

• Mitarbeiter in Channels sortieren
• Festnetznummern für jeden Zweck festlegen
• Anzeige aller Live-Anrufe in den Channels inkl. der Kontaktinformationen
• Kontakte aus dem CRM in CLINQ importieren
• Import von: salesforce, Google, HubSpot, ActiveCampaign, pipedrive, Podio uvm.
• Eigene iPhone App
• Preis: Kostenlose Version; Premium Version für 29,95€/Monat pro Benutzer

Satellite

Satellite ist eine Mobilfunk-App, die sich vor allem an Einzelverbraucher richtet, sich aber auch zu Unternehmen passen kann. Das heißt, du telefonierst ohne Minuten-Tarife, SIM-Karte oder anderen Mobilfunk-Probleme.

• Kostenlos nutzbar
• Handynummer inklusive
• Parallel auf mehreren Geräten
• Telefonie in alle Netze (63 Länder weltweit)
• Rufnummermitnahme
• Voicemail
• Preis: Kostenlos oder Satellite Plus für 4,99€/Monat

sipgate

sipgate wartet mit über 150 Funktionen für die VoIP Telefonie auf. Mit dabei enthalten sind Festnetz, Mobilfunk, Fax und mehr.

• Visual Routing: Alle Rufnummern, Geräte und Weiterleitungen in einer Übersicht
• Keine externen Techniker:innen nötig
• Personalisierte Accounts für alle Mitarbeiter:innen
• Ereignisliste mit In- und Outbox
• Präsenz-Anzeige (Besetztlampenfeld)
• uvm.
• Preis: Ab 9,95€/Monat pro Nutzer
• 30 Tage kostenlos testen

Skype Connect

Mit Skype Connect kannst du die Vorteile der VoIP Telefonie auch über Skype nutzen. Du kannst Skype in dein SIP- oder VoIP-Telefonsystem integrieren, um Skype-Anrufe auf deinem Bürotelefon entgegennehmen zu können.

• Audio- und HD-Anrufe
• Anrufaufzeichnung und Liveuntertitel
• Intelligentes Messaging
• Telefonieren
• Bildschirmübertragung
• Private Unterhaltungen
• Preis: Kostenlos

Amazon Chime

Amazon Chime ist eine Erweiterung von Amazon. Damit kannst du in einem Tool innerhalb und außerhalb deiner Organisation Online-Meetings durchführen, chatten und Anrufe tätigen.

• Sprachanrufe
• Videoanrufe
• Bildschirmfreigaben
• APN-Partner: nextiva, LUMEN, T2M Works
• Nutzungsbasierte Preise, unterschiedlich je nach gewählten Funktionen
• Preis: Individuell, kann auf der Webseite erfragt werden

Aircall.io

Aircall.io ist ebenfalls für Unternehmen geeignet. Dabei ist die VoIP Telefonie einfach einzurichten, fördert flexibles Arbeiten und bietet eine einwandfreie Sprachqualität.

• Setup in wenigen Sekunden
• Integrierbar mit den wichtigsten Tools, z.B. einem CRM oder Helpdesk
• Echtzeitauswertung der Produktivität des Teams
• Telefonnummern und Teamstrukturen generieren
• Workflows optimieren
• Preis: Ab 30€/Nutzer im Monat

IT Boosting

IT Boosting bietet verschiedene Möglichkeiten, die Digitalisierung im eigenen Unternehmen umzusetzen. Dazu gehört auch die Teams Telefonie, die über Microsoft Office 365 nutzbar ist.

• VoIP Telefonie über Teams
• Individueller Support
• Buchung je nach Anzahl benötigter SIP-Kanäle
• Preis: Je nach Abo; startend bei 180€/Monat

Toplink

Toplink bietet Telefone für Unternehmen an. Dabei kannst du den IP-Telefonanschluss als SIP Business, SIP Business International, SIP Business for Skype oder SIP Business für Teams nutzen.

• Eigenes Paket je nach Anforderungen
• International: In über 60 Ländern verfügbar
• Internationale Rufnummermitnahme möglich
• Einen Zugangsaccount für alle Rufnummern
• Preis: Auf Anfrage

Easybell

Easybell wartet mit verschiedenen Vorteilen auf: Bandbreitengarantie, günstige Preise, keine Mindestlaufzeit und viele Telefonfunktionen.

• DSL-Anschlüsse mit bis zu 250 Mbit/s
• Durchwahlfähig, Nutzung von Rufnummernblöcke, weitere Telefonfunktionen
• Einfach bedienbare Cloud-Telefonanlage
• Minutenpakete
• Preis: Ab 39,95€/Monat
• Je nach Abo-Modell 30 Tage bis 1 Jahr kostenlos testen

TeamFON

TeamFON hat mit TeamSIP eine innovative Cloud-Telefonanlage. Dabei ist der Anbieter auf die Unternehmenskommunikation ausgerichtet.

• 100% aus der Cloud
• Beliebig skalier- und erweiterbar
• Mit einem Klick eingerichtet
• Bis zu 500 Funktions-Highlights
• Bessere Sprachqualität
• Abhörsichere Verschlüsselung
• Ausfallsicher
• Preis: Auf Anfrage

Telegra

Telegra richtet sich speziell an Callcenter-Unternehmen. Mit der VoIP Telefonie des Anbieters kannst du deinen Kundenservice auf das nächste Level bringen.

• Intelligente Rufnummer
• Integration von MS Teams
• Multichannel-Callcenter-Software
• Nahtlose Integration per Plugin in vorhandenes Salesforce, Freshdesk oder Zendesk
• Einsatz von künstlicher Intelligenz in Form eine VoiceBots möglich
• Preis: Auf Anfrage

fonial

fonial ist eine professionelle Telefonanlage aus der Cloud. Die einfache Preisgestaltung ermöglicht es dem Anbieter, die Funktionen sowohl für kleine als auch für große Unternehmen individuell anzupassen.

• Routing-Funktionen
• Paralleles Klingeln
• Besetztlampenfelder
• Mailbox
• Konferenzrufnummern
• Fax2Mail
• Web2Fax uvm.
• Preis: 3 Rufnummern kostenlos; danach 3,45€ pro Rufnummer/Monat + Mobilfunkgebühren

NFON

NFON ist mit seiner VoIP Telefonie namens Cloudya speziell auf die Businesskommunikation ausgerichtet. Dabei punktet der Anbieter mit der einfachen Einrichtung, dem flexiblen Vertrag und einer ISO-Zertifizierung für eine sichere Kommunikation.

• Geschäfte auf jedem Gerät tätigen
• Einfaches Interface, Drag & Drop Funktion
• Geo-redundante und ausfallsichere Infrastruktur
• Eine Telefonnummer und Voicemail für alle Mitarbeiter
• Video- und Screen-Sharing
• Einrichtung erfolgt durch den Anbieter
• Preis: Individuell je nach Funktionen, daher auf Anfrage
• Kostenlos testen

Fazit: Mit VoIP erfolgreich telefonieren!

Die Suche nach dem passenden Anbieter sollte sich mit den richtigen Informationen als nicht allzu schwer herausstellen. Wichtig ist, dass du die nötigen Voraussetzungen erfüllst und weißt, wofür du die VoIP Telefonie nutzen willst.

Du willst dir die Anbieter noch genauer ansehen? Dann findest du im Verzeichnis unter dem Stichwort VoIP Software direkt die Anbieter, die zu dir passen könnten. Schau vorbei und sieh dir an, was mit VoIP alles möglich ist!

Die Internettelefonie bietet viele Vorteile, die du nutzen kannst, wenn du dich darauf einlässt und den richtigen Service gefunden hast.

Also, worauf wartest du noch?

Was hältst du von den Anbietern der VoIP Telefonie? Nutzt du sie bereits oder fehlt hier sogar noch einer? Schreib mir deine Vorschläge sowie deine Meinung zum Thema VoIP Telefonie gerne in die Kommentare!

Wenn du mehr dazu wissen willst, wie du die Digitalisierung für Selbständige und Geschäftsführer umsetzen kannst, dann schau gerne in die entsprechende Kategorie auf Digital-Affin!

Überlegst du dir auch, ob du deinen Telefonanschluss zur Internettelefonie umstellen solltest?

Wenn du ein paar Dinge beachtest und dir der Veränderungen, die getroffen werden müssen, um den Umstieg erfolgreich zu bewältigen bewusst bist, kannst du die Vorteile der Internettelefonie voll ausschöpfen.

Dieser Artikel hilft dir dabei!

Was ist Internettelefonie überhaupt?

Oft werden die Begriffe Internettelefonie und VoIP Telefonie synonym verwendet. Das stimmt so aber eigentlich nicht! Denn die VoIP Telefonie ist nur eine Unterkategorie der Internettelefonie!

Dabei bezieht sich die VoIP Telefonie nur auf den reinen Sprachverkehr. Die Internettelefonie bezeichnet dagegen die IP-Paketvermittlungstechnologie, die von Internet-Telefonanlagen bzw. Cloud-Telefonanlagen zum Austausch von Informationen jeglicher Art verwendet wird.

Mehr dazu, was speziell die VoIP Telefonie ausmacht, erfährst du im Artikel Schnell, flexibel und ohne Störung: So geht VoIP Telefonie.

Die Internettelefonie umfasst neben der VoIP-Funktionen auch noch weitere Features, wie zum Beispiel zur Kommunikation oder für Faxlösungen.

Die 11 Argumente für einen Umstieg zur Internettelefonie!

Du überlegst jetzt, ob du auf die Internettelefonie umsteigen und deine analoge Telefonanlage austauschen sollst?

Hier sind 11 Argumente, die dich davon überzeugen, dass sich der Umstieg hin zur Internettelefonie und weg von der analogen Telefonanlage lohnt:

• Günstiger als analoge Telefonanlagen und das Festnetz
• Schnelle und einfache Einrichtung, Verwaltung und Erweiterung der digitalen Telefonanlage
• Ortsunabhängiger Zugriff auf die Telefonanlage, die sich in der Cloud befindet und webgehosted wird
• Bessere Sprachqualität durch Digitalisierung, Daten-Pakete und schnellere Übertragung dieser
• Mehr Flexibilität z.B. hinsichtlich Weiterleitungen, Anrufbeantwortern und Konferenzschaltungen
• Gesteigerte Mobilität und dadurch z.B. flexibel erreichbare Mitarbeiter aus dem Homeoffice, im Außendienst oder im Ausland
• Engere Kundenbindung durch jederzeit mögliche Telefonate oder Videokonferenzen
• Mehr Kontrolle beispielsweise durch das Sperren von Rufnummern
• Keine Einschränkungen durch weltweite Nutzbarkeit
• Kostenlose Nutzung verschiedener Internettelefonie-Anbieter, z.B. Skype

Auch eine Internettelefonie App kann ein großer Vorteil sein. So ist der Dienst auch nutzbar, wenn du nur Smartphone oder Tablet dabei hast. Viele Internettelefonie Anbieter haben auch eine App inklusive. Das sind zum Beispiel:

• Placetel
• Satellite
• Skype
• WhatsApp
• Viber
• Line
• KakaoTalk

Wenn du noch mehr Anbieter für die Internettelefonie kennenlernen willst, dann schau dir doch mal die Anbieter im VoIP Software Verzeichnis an!

Nachteile: Das erwartet dich bei der Internettelefonie

So ein Umstieg kann natürlich auch Nachteile haben. Viele lassen sich aber durch eine gute Vorbereitung verhindern.

Folgende Punkte solltest du im Hinterkopf behalten und dir Lösungen für den Fall der Fälle überlegen:

• Strom- oder Internetausfall: Ohne Internet funktioniert auch die Internettelefonie nicht. Alternativ nutzen kannst du zum Beispiel das Mobilfunknetz oder einen WLAN-Stick
• Ohne gleichmäßige und starke Internetverbindung mit hoher Bandbreite nutzt dir die Internettelefonie nichts. Damit Einhergehend kann hier der Wechsel des Anbieters hilfreich sein.
• Ohne eine gute Verschlüsselung drohen Probleme mit der Sicherheit und dem Datenschutz. Achte deshalb darauf, dass die Dienste des Anbieters gut verschlüsselt sind.
• Manche Geräte wie Hausnotruf- oder Faxgeräte können nicht mit der Internettelefonie gekoppelt werden. Das kannst du aber häufig beheben, indem du mit dem jeweiligen Gerätehersteller sprichst und dir beim Umzug helfen lässt.

Du siehst, Vorbereitung ist in diesem Fall alles, denn die Nachteile der Internettelefonie lassen sich mit den entsprechenden Maßnahmen verhindern.

Dich hält also eigentlich nichts mehr davon ab, auf die Internettelefonie umzusteigen!

So gelingt dir der Umstieg im Handumdrehen!

Der Umzug zur Internettelefonie ist einfach und schnell getan.

Voraussetzungen für die Funktionstüchtigkeit der Internettelefonie sind folgende Punkte:

• Schnelle und stabile Internetverbindung: 100 kbit/s pro Sprachkanal in Sende- und Empfangsrichtung
• VoIP-fähige Geräte: Laptop, Tablet, Smartphone, IP-Telefon, analoges Telefon mit ATA- oder ITA-Adapter
• Passender Internettelefonie-Anbieter (Liste verfügbar im VoIP Software Verzeichnis!)

Der Umstieg an sich ist nicht kompliziert, unterscheidet sich aber natürlich von Anbieter zu Anbieter.

Im Prinzip musst du bei der Einrichtung aber folgende Schritte beachten:

1. Anmeldung beim Anbieter für Zugriff auf Account und Rufnummern
2. Einstellungen für die Mitarbeiter-Accounts festlegen
3. VoIP Ziel verwenden und Rufnummer weiterleiten
4. Optional: App oder Softphone einrichten

Detaillierte Informationen zu diesem Prozess und alle weiteren wichtigen Punkte findest du in der Anleitung zum Einrichten der Virtuellen Telefonnummer.

VoIP Anbieter

Lass uns einmal einen Blick auf aktuell angesagte VoIP Anbieter werfen. 

comdesk (ehemals CallOne)

comdesk bietet dir eine leistungsstarke Cloud-Telefonanlage, die sich flexibel an dein Unternehmen anpasst – ganz ohne zusätzliche Hardware oder Installationsaufwand. Egal ob du mit Softphones, klassischen Endgeräten oder direkt im Browser arbeitest, die Lösung passt sich deinem Setup an und lässt sich auch nahtlos in Microsoft Teams integrieren.

Besonders praktisch ist die KI-gestützte Anrufverteilung, mit der du deine Erreichbarkeit gezielt verbessern kannst – unterstützt durch intelligente Sprachmenüs, Warteschleifen und Echtzeit-Statistiken. Alles wird DSGVO-konform in deutschen Rechenzentren gehostet, inklusive 99,99 % garantierter Verfügbarkeit und direktem Ansprechpartner. Der Einstieg ist ab 10 Nutzer:innen möglich, bei Preisen ab 4,95 € pro Nutzer und Monat für die Telefonanlage. Die Callcenter-Software wird flexibel im Pay-per-Use-Modell abgerechnet – ab 0,039 € pro Minute.

Placetel

PlaceTel ist ein führender Anbieter von cloudbasierten Telefonsystemen für Unternehmen in Deutschland.

Das Unternehmen bietet eine Vielzahl von Kommunikationslösungen, darunter Telefonanlagen, Videokonferenzsysteme und mobile Apps. Die cloudbasierten Telefonsysteme von PlaceTel ermöglichen es Unternehmen, ihre Kommunikation effizienter zu gestalten und Kosten zu sparen.

PlaceTel bietet auch eine Vielzahl von Funktionen wie Anrufaufzeichnung, Anrufweiterleitung und virtuelle Telefonnummern. Der Kundensupport von PlaceTel ist rund um die Uhr verfügbar und bietet Unterstützung bei der Einrichtung und Verwaltung der Telefonsysteme.

yuutel

Yuutel ist ein Telekommunikationsanbieter in Österreich, der verschiedene Dienstleistungen anbietet, darunter VoIP Festnetztelefonie und Teams Telefonie. Das Unternehmen bietet Geschäftskunden maßgeschneiderte Kommunikationslösungen.

Yuutel zeichnet sich durch zuverlässige und qualitativ hochwertige Dienstleistungen aus. Das Unternehmen legt Wert auf Kundenzufriedenheit und bietet einen umfassenden Kundenservice für mittelgroße und große Unternehmen, die eine VoIP-Anlage ab 10 Teilnehmern bzw. Kanälen suchen.

Fazit: Nutze die Internettelefonie ohne Einschränkungen durch die Nachteile!

In diesem Artikel findest du 11 Gründe, die für einen Umstieg auf die Internettelefonie sprechen.

Am Ende ist es natürlich deine Entscheidung, ob sich der Wechsel für dich lohnt. Hast du allerdings erstmal die Internettelefonie in dein Leben integriert, wirst du schnell merken, wie viel müheloser dir und deinen Mitarbeitern die Arbeit von der Hand geht.

Besonders, wenn du ein flexibleres Arbeiten möglich machen und gleichzeitig die Verwaltung von Rufnummern und Mitarbeitern einfacher machen möchtest, ist die Internettelefonie die empfehlenswerteste Lösung.

Schau dir doch einfach mal die Anbieter und deren Softwares an. Vielleicht findest du direkt einen Passenden und nutzt bald selbst schon die Internettelefonie mit allen ihren Vorteilen!

Was hältst du von der Internettelefonie? Gibt es Vorteile oder Nachteile von VoIP, die hier noch fehlen oder die dir besonders aufgefallen sind? Schreib mir deine Meinung und Erfahrungen gerne in die Kommentare!

Wenn du mehr Informationen zu den Möglichkeiten der Digitalisierung für Selbständige, Geschäftsführer oder Otto-Normal-Verbraucher haben willst, dann schau doch direkt mal in die entsprechende Kategorie auf Digital Affin!

Laut der aktuellen Daten des Zentralen Immobilien Ausschusses (ZIA) ist die Digitalisierung in der Immobilienbranche kein Trend mehr, sondern Überlebensstrategie: Rund 90 Prozent der Unternehmen wissen, dass automatisierte Prozesse ihren Fortbestand im Jahr 2026 sichern. 

Eine Hausverwalter Software ist also das Tool der Wahl, wenn es darum geht, die Flut an regulatorischen Anforderungen – von der E-Rechnung bis zum ESG-Reporting – rechtssicher und effizient zu bewältigen.

Denkst du gerade darüber nach, deinen Prozessen ein digitales Upgrade zu verpassen? Oder fragst du dich, welches Tool die neuen Standards für 2026 am besten abbildet? 

Dann findest du in diesem Artikel die passenden Antworten – und unsere Auswahl der besten Anbieter von Software speziell für Hausverwalter.

Wir schauen uns unter anderem folgende Tools an: 

• Nahaus
• SMARTBRIX
• objego
• Impower
• immocloud
• VermietenPlus
• Casavi
• etg24
• Facilioo
• Karthago
• Hausify
• Immoware24
• iDWell
• Matera

Die besten Anbieter von Hausverwalter Software

Wir starten direkt konkret: Im Markt der Hausverwaltungssoftware und Immobilienverwaltungssoftware gibt es viele Tools – aber nur wenige, die wirklich Mietverwaltung, Buchhaltung, Dokumente und Prozesse in einer Plattform sauber zusammenbringen.

Hier findest du eine Auswahl spannender Anbieter samt Fokus-Funktionen, damit du schneller die richtige Lösung für dein Portfolio triffst – egal ob du privater Vermieter, Immobilieninvestor oder Hausverwaltung bist.

Nahaus

Mit Nahaus nutzt du eine moderne, cloudbasierte Software für Immobilienverwaltung, die den gesamten Alltag rund um deine Objekte digital abbildet – von der Vermietung bis zur laufenden Verwaltung. Der Fokus liegt auf klaren Prozessen, hoher Automatisierung und einer Oberfläche, mit der du auch bei wachsenden Beständen schnell arbeiten kannst.

Besonders stark ist Nahaus, wenn du Zeitfresser reduzieren willst: weniger manuelle Schritte, weniger Tool-Wechsel, mehr Übersicht – ideal, wenn du Mieteingänge, Buchhaltung, Dokumente und Abrechnungen zentral steuern möchtest. Für größere Portfolios (z. B. ab ~50 Einheiten) wird das Thema Automatisierung zum echten Hebel.

Wichtige Features:

• Digitale Mieterselbstauskunft (z. B. per Link/QR-Code) inkl. strukturierter Daten
• Mietvertragserstellung mit Vorlagen & sauberen Workflows
• Ticketing / Vorgangsmanagement für Mängel, Schäden & Aufgaben (Status, Verantwortliche, Historie)
• Mahnwesen & Forderungsmanagement (Zahlungserinnerungen, Mahnstufen, bessere Übersicht über Rückstände)
• Modernes Dashboard für Objekte, Einheiten und Performance-Überblick
• Online-Banking & automatischer Zahlungsabgleich (Mieteingänge schneller zuordnen, weniger Nacharbeit)
• Nebenkostenabrechnung in Minuten statt Stunden (standardisiert, nachvollziehbar, wiederholbar)
• Zählerverwaltung (Übersicht & strukturierte Erfassung je Immobilie)
• Dokumentenmanagement (zentrale Objektakte, schnelle Suche, klare Struktur)
• Optional je nach Tarif/Setup: Rechnungseingang / E-Rechnung-ready & weitere Automationen

Kosten: 

Nahaus bietet transparente Pakete (z. B. Pro / Enterprise / Custom) – du kannst klein starten und später upgraden, wenn dein Bestand wächst.

Pro: bis maximal 50 Einheiten – ab 100 € zzgl. MwSt. pro Monat

Enterprise: ab 50+ Einheiten – skalierbares Preismodell, bei dem du pro weiterer Einheit und pro zusätzlichem Benutzer zahlst (ideal für wachsende Hausverwaltungen und größere Bestände)

In der Praxis ist Pro für wachsende Portfolios oft der Einstieg – und Enterprise lohnt sich, wenn du noch mehr Automatisierung, Skalierung und Prozess-Tiefe brauchst. Ein kostenloser Test ist möglich.

SMARTBRIX

SMARTBRIX ist die "All-in-One"-Lösung für Verwalter, die keine Lust auf Insellösungen haben. Durch den modularen Aufbau wächst die Software mit deinem Unternehmen mit – vom kleinen Bestand bis zur großen Hausverwaltung.

Features:

• Modulares System (nur zahlen, was man braucht)
• Integriertes Kunden- und Mieterportal
• Mehrmandantenfähigkeit für komplexe Strukturen
• Starke Automatisierung im Bereich Buchhaltung

Kosten: Das Pro-Paket startet bei 500 € inkl. 5 Benutzern, kleinere Teams können mit dem Light-Paket ab 350 € einsteigen.

objego

objego bleibt der Favorit für private Vermieter. Die browserbasierte Software ist extrem intuitiv und perfekt für Portfolios bis ca. 50 Einheiten geeignet. Besonders stark: Die Vorbereitung der Anlage V für die Steuererklärung.

Kosten: Starter-Paket kostenlos, Basic ab 7,95 € pro Monat.

Impower

Impower fokussiert sich auf professionelle Verwalter, die eine vollwertige doppelte Buchführung in der Cloud suchen. Die Software ist extrem performant und bietet offene Schnittstellen (APIs) zu Drittsystemen.

immocloud

immocloud besticht durch ein modernes Dashboard, das alle Kennzahlen wie Leerstand und Rendite in Echtzeit liefert. Ideal für Eigentümer, die ihre Verwaltung mobil via App im Griff haben wollen.

VermietenPlus (ImmoScout24)

Der Klassiker für alle, die eng mit ImmoScout24 zusammenarbeiten. Besonders praktisch: Der automatische Mieteingangs-Check und die rechtssicheren Vorlagen.

Casavi

Casavi ist der Spezialist für Kommunikation. Wer Mieter-Apps und digitales Dienstleistermanagement sucht, kommt an dieser Plattform kaum vorbei. Besonders stark für die Organisation hybrider Eigentümerversammlungen.

etg24 / Facilioo / iDWELL

Diese Anbieter sind die Profis für Vorgangsmanagement und Kommunikation im großen Stil. Während etg24 stark in der digitalen Ablage ist, bietet iDWELL einen KI-gestützten Workflow-Bot für den First-Level-Support.

Warum brauchen Hausverwalter 2026 digitale Prozesse?

Wer heute noch mit Excel-Listen und Papier-Aushängen arbeitet, verliert im Jahr 2026 nicht nur Zeit, sondern riskiert die Compliance. Die gesetzliche E-Rechnungspflicht und die Pflicht zum detaillierten CO2-Kosten-Reporting sind manuell kaum noch fehlerfrei abzubilden.

PropTech steht für Property Technology – digitale Lösungen, die den gesamten Lebenszyklus einer Immobilie optimieren.

Für wen ist Hausverwalter Software geeignet?

Die Branche hat das Automatisierungspotenzial erkannt. Besonders profitierst du von Software in diesen Bereichen:

• KI-Rechnungsverarbeitung (E-Rechnung): Automatisches Auslesen und Verbuchen von Rechnungen.
• Digitales Controlling: Echtzeit-Renditeberechnung statt Quartalsberichten.
• Rechtssichere Mieterkommunikation: Dokumentation aller Vorgänge im Ticketsystem.

Was bringt mir der Einsatz von Hausverwalter Software?

Neben dem massiven Zeitgewinn (bis zu 10 Stunden pro Einheit/Jahr) steht 2026 der **Self-Service** im Fokus. Mieter wollen Schäden per App melden und Dokumente selbst herunterladen, statt im Büro anzurufen. Das entlastet dein Team und steigert die Kundenzufriedenheit.

Vorteile von Hausverwalter Software im Schnellüberblick

• Effizienz: Automatisierte Buchhaltung und Mieteingangskontrolle.
• Transparenz: Alle Daten für Mieter, Eigentümer und Steuerberater an einem Ort.
• Rechtssicherheit: Immer aktuelle Vorlagen und gesetzeskonforme Abrechnungen (E-Rechnung/ESG).
• Attraktivität: Moderne Arbeitsplätze locken qualifizierte Nachwuchskräfte an.

Welche Features muss eine gute Hausverwaltungssoftware haben?

Achte bei der Auswahl für 2026 besonders auf diese drei Säulen:

1. E-Rechnung & DATEV-Schnittstelle

Ohne nahtlosen Datenfluss zum Steuerberater und die Verarbeitung von XML-Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung) ist eine Software nicht mehr zeitgemäß.

2. Mieter-Portal / App

Die Kommunikation muss zentral über ein Ticketsystem laufen, um DSGVO-konform und nachvollziehbar zu bleiben.

3. Flexibilität und Cloud

Deine Software sollte ortsunabhängig funktionieren (Homeoffice-fähig) und modular erweiterbar sein, wenn dein Bestand wächst.

Fazit: Hausverwaltung jetzt digitalisieren und Zeit für das Wesentliche gewinnen

Die Digitalisierung der Hausverwaltung ist 2026 keine Frage des "Ob", sondern des "Wie". Mit dem richtigen Tool automatisierst du lästige Routineaufgaben und schaffst Raum für strategisches Immobilienmanagement.

Mein Tipp: Wähle deine Top 3 Anbieter aus dieser Liste und nutze die Demo-Termine. Nur so siehst du, ob der Workflow der Software wirklich zu deiner täglichen Arbeitsweise passt.

Hast du deine Software schon gefunden? Welches Feature ist für dich 2026 unverzichtbar? Schreibe es uns in die Kommentare!

Suchst du noch mehr Tools für Immobilienprofis? Schau dir auch unsere Übersichten zu Immobilienmakler Software und zur digitalen Vermietung an.

Erkennst du dich wieder? 

Überall liegen Dokumente rum, der Schrank ist voller Ordner, aber es lässt sich diese eine Abrechnung einfach nicht finden. 

Jetzt musst du stundenlang die Aktenordner durchforsten. 

Anstrengend, nicht wahr?

Vermutlich geht es fast jedem Vermieter so wie dir. Einer Statistik von ImmobilienScout24 zufolge, verwalten nämlich die meisten Vermieter ihre Immobilien auf die klassische Art und Weise.

63% der Vermieter in Deutschland verwalten ihre Immobilien alleine und ohne zusätzliche Hilfe. 37% nutzen bereits eine Software zur Hausverwaltung.

Der Trend geht eindeutig in Richtung Online Hausverwaltungssoftware.

Deshalb findest du in diesem Blogbeitrag alles über das Thema digitale Hausverwaltung, wie das genau funktioniert und welche Möglichkeiten dir verschiedene Apps bieten. Damit kannst auch du dir den Umgang mit deinen Immobilien erleichtern.

Digitale Hausverwaltung als Hilfe bei der Vermietung

Ähnlich wie beim papierlosen Büro, werden Dokumente und Prozesse bei der Vermietung digital abgebildet. 

Die Online Hausverwaltung gibt es in verschiedenen Varianten: als Software, App oder als ein webbasiertes Tool. 

Das Ziel ist es dich bei der Verwaltung deiner Immobilie(n) zu unterstützt.

Warum du darüber nachdenken solltest, die Verwaltung deiner Immobilien zu digitalisieren:

• effektive, zeitsparende und trotzdem noch persönliche Verwaltung
  
• sammeln aller Daten an einem Ort für übersichtliche Verwaltung und ständigen Zugriff
  
• Unterstützung bei steuerlichen, rechtlichen und weiteren Fragen
  

Wie das funktioniert zeige ich dir jetzt anhand des Beispiels von Nahaus.

Nahaus als Beispiel

Nahaus ist eine cloudbasierte Hausverwaltungssoftware, die Vermieter, Hausverwaltungen und vor allem Immobilieninvestoren dabei unterstützt, ihre Immobilienverwaltung vollständig zu digitalisieren – von der Mietverwaltung bis zur Buchhaltung. Ziel ist es, typische Verwaltungsaufgaben einfacher, schneller und deutlich übersichtlicher zu machen – ohne Excel-Chaos und ohne Medienbrüche.

Ein großer Vorteil: Du verwaltest deine Objekte zentral an einem Ort – inklusive Verträgen, Dokumenten, Zahlungen und Abrechnungen. Mit der Enterprise Edition bekommst du zusätzliche Funktionen, die dir helfen, noch stärker zu automatisieren und deinen Bestand sauber zu skalieren.

Das bietet dir die Software:

• Miet- & Vertragsverwaltung (Mietverhältnisse, Konditionen, Fristen, Historie)
• Professionelles Dokumentenmanagement (Vorlagen, Ablage, schnelle Suche, zentrale Objekt-Akten)
• Ticketing / Vorgänge & Facility Management (Mängel, Schäden, Aufgaben, Status & Nachverfolgung)
• Automatische Buchung von Mieten, Kosten, Kautionen & Abrechnungen (strukturierte Finanzübersicht)
• Automatischer Kontoabgleich mit der Miete (Zahlungseingänge schneller zuordnen)
• Nebenkostenabrechnung in Minuten statt Stunden erstellen (effizient, nachvollziehbar, wiederholbar)
• Einfache Übernahme vorhandener Daten & Dokumente (schneller Start ohne Neuaufbau)

Nahaus wächst mit deinem Portfolio – und ab ca. 50 Einheiten ist es ein echter Game Changer, weil Automatisierung und klare Prozesse plötzlich richtig Zeit sparen. Du kannst z. B. mit Pro ab ca. 100 € starten und später jederzeit auf Enterprise wechseln, wenn du noch mehr Automatisierung und Skalierung willst.

Tipp zur Kalkulation, ob es sich lohnt:

Wenn die Softwarekosten pro Monat geringer sind als die Zeitkosten, die du durch manuelle Arbeit verlierst (z. B. X Stunden weniger Buchhaltung/Abrechnung/Kommunikation), dann rechnet es sich fast immer. Rechne dir einfach deinen Stundensatz aus und vergleiche ihn mit der monatlichen Lizenz.

So klappt es mit der Hausverwaltung

Damit du siehst, wie digitale Immobilienverwaltung in der Praxis funktioniert, zeige ich dir Nahaus anhand einer schlanken Version (ideal zum Einstieg).

Diese Variante ist perfekt, um dir in kürzester Zeit einen klaren Überblick zu verschaffen über:

• deine Immobilien & Einheiten
• Mieteinnahmen, Ausgaben & Rentabilität
• den Status deiner Mieteingänge und offene Posten

Sobald du dich in Nahaus einloggst, hast du alles zentral an einem Ort: Mietverwaltung, Buchhaltung und Dokumente – übersichtlich strukturiert und jederzeit abrufbar (ohne Installation, ohne Papierordner).

Wie du im Screenshot siehst, ist die Verwaltung in logische Bereiche aufgeteilt. Das spart dir Zeit, weil du nicht suchen musst, sondern Prozesse sofort findest – vom Zahlungseingang bis zur Buchung.

Das moderne, intuitive Design sorgt dafür, dass du schneller arbeitest und weniger Fehler machst – besonders dann, wenn dein Bestand wächst.

Zum Vergleich siehst du darunter eine ältere Software-Oberfläche: viele Fenster, unübersichtliche Menüs und mehr Klicks für dieselbe Aufgabe. Genau hier ist eine moderne Hausverwaltungssoftware wie Nahaus ein echter Vorteil.

Auch beim Thema Mieteingänge spielt Nahaus seine Stärke aus: Du siehst auf einen Blick, welche Zahlungen eingegangen sind, welche noch offen sind – und kannst Mietrückstände frühzeitig erkennen, statt sie Wochen später mühsam zu suchen.

Wenn du dein Bankkonto mit Nahaus verknüpfst, läuft der Abgleich weitgehend automatisch: Transaktionen werden übersichtlich dargestellt und Zahlungseingänge lassen sich schneller zuordnen. Das spart Zeit, reduziert Fehler und bringt Struktur in deine Buchhaltung.

Natürlich ist das nur ein Ausschnitt – am besten machst du dir selbst ein Bild: Mit der Demo-Version kannst du die Hausverwaltungssoftware in Ruhe testen, Funktionen ausprobieren und prüfen, ob sie zu deinem Bestand passt – ohne Risiko und ohne blind zu kaufen.

Jetzt Nahaus testen

Hausverwaltung Software im Vergleich

Je nach Anbieter sieht die digitale Hausverwaltung natürlich anders aus. 

Trotzdem haben sie alle einiges gemeinsam, quasi die “Grundlagen der Verwaltung”:

• übersichtliche Verwaltung von Daten (Miete, Kontaktdaten, Einnahmen & Ausgaben)
  
• Digitalisierung von Dokumenten, Rechnungen, Verträgen etc.
  
• Automatisierung vieler Prozesse wie z.B. Mieteingänge, Zahlungsverzug, Erstellung von Abrechnungen und Zahlungserinnerungen
  

Natürlich ist aber nicht jede Online Hausverwaltung für jeden Vermieter gleich gut geeignet. Deshalb habe ich die wichtigsten Vorteile jeder Variante für dich recherchiert. By the way, die beste Hausverwalter Software ist im übrigen diese hier..

💡​	Interessieren dich Immobiliensoftware im allgemeinen? Dann solltest du auch mal bei uns im Verzeichnis einen Blick reinwerfen

Nahaus

Bei der Software Nahaus sind deine Verwaltungsprozesse rund um Einheiten, Mieter und Eigentümer komplett digitalisiert und automatisiert. Es ist demzufolge eine umfassende Software für deine Hausverwaltung. 

Aus eigener Erfahrung ihres Family Office mit über 1000 Einheiten im eigenen Bestand, hat Nahaus die wirklich zeitaufwendigen manuellen Prozesse in der Verwaltung analysiert und digitalisiert. Sie haben selbst erlebt, wo es Probleme bei der Verwaltung gibt. 

So tragen Miet-Interessenten ihre Daten bereits digital ins System ein und werden dort über den Status informiert. 

Für bestehende Einheiten, deren Eigentümer und die Mietverhältnisse werden alle detailliert importiert und stehen sofort übersichtlich zur Verfügung. So können automatisch erstellte Anschreiben zur Mülltrennung, Hauslärm oder anderen Infos rund ums Haus schnell verschickt werden.

Die Besonderheiten bei Nahaus sind: 

• Durchdachte digitalisierte Prozesse für Hausverwaltungen
• Moderne und übersichtliche Darstellung
• Nebenkostenabrechnungen mit wenigen Klicks erstellt
• Komplette Zählerverwaltung
• Leerstand überwachen und inserieren
• Digitale Mieterselbstauskunft
• Mietbewerber automatisch erfassen und über Status informieren

Es gibt bei Nahaus drei Tarife, wobei für Hausverwaltungen speziell der Enterprise-Tarif angeboten wird. Darin gibt es keine Begrenzung an Immobilien und unbegrenzte Einheiten. 

SMARTBRIX

SMARTBRIX ist eine leistungsstarke Softwarelösung, die für Verwaltungsunternehmen jeder Größe in der Immobilienbranche entwickelt wurde. 

Sie bietet eine zentrale Plattform zur effizienten Verwaltung aller relevanten Geschäftsbereiche und unterstützt Hausverwaltungen bei der Digitalisierung und Optimierung ihrer Prozesse.

Besonderheiten:

• Alle Daten in einer Software: Vermeidung von Medienbrüchen und gepflegter Datenbestand
• Modularer Aufbau mit umfassenden Funktionen wie CRM, Ticketsystem, Wartungsmodul und mehr
• Vollständige Unternehmensbuchhaltung, GoBD-zertifiziert
• Integrierte Website mit Kunden- und Mieterportal
• Mehrmandantenfähigkeit für eigenständige Objektgesellschaften und verschiedene Geschäftszweige
• 100% DSGVO-konform, mit Hosting in Deutschland und automatischer Datensicherung

Kosten:

Das SMARTBRIX Pro Paket kostet 500 € monatlich und beinhaltet fünf Benutzer. Für jeden weiteren Benutzer fallen 50 € pro Monat an. Alternativ stehen das kleinere Light Paket für 350 € (inkl. 2 Benutzer) und das individuell konfigurierbare Business Paket auf Anfrage zur Verfügung. Zusätzliche Leistungen wie Onboarding und Support sind in Stundenpaketen buchbar:

• 10 Stunden für 1.300€
• 20 Stunden für 2.500€
• 50 Stunden für 6.000€

Individuelle Programmierungen und Erweiterungen sind auf Anfrage möglich.

objego

Als Hausverwaltung kann das für private Vermieter ausgelegte Tool von objego spannend sein. Dabei geht es rund um die digitale Verwaltung einer oder mehrerer Immobilien. 

Das Tool bietet ein digitales Dokumentenmanagement, eine intelligente Finanzverwaltung und hilft auch bei der jährlichen Steuererklärung. 

Eine weitere Funktion, die auch auf die Hausverwaltung zutrifft ist die Betriebskostenabrechnung, die du mit objego mit wenigen Klicks erstellen kannst. 

Weitere Besonderheiten sind:

• Möglichkeit zum Anbinden deiner Mietkonten
• Telefonischer Kundenservice
• Viele kostenlose, nützliche Tipps und Ratgeber rund um die Themen Verwaltung und Vermietung von Immobilien
• objego ist browserbasiert – damit ist eine Softwareinstallation nicht notwendig
  
• Regelmäßige Updates sind inklusive
  
• Mietpreisrechner

Das Tool steht dir in der Starter-Version kostenlos zur Verfügung. Zusätzliche Funktionen erhältst du in den objego-Paketen Basic (ab 7,95€/Monat) und Premium (ab 12,95€/Monat). 

Impower

Die Mission von Impower ist es, den Alltag von Hausverwaltern zu vereinfachen. Die cloud-basierte Software-Lösung bietet dafür effiziente Möglichkeiten im Bereich der Buchhaltung und der Kommunikation mit Mietern. So lassen sich über automatisierte Workflows Zahlungseingänge oder zum Beispiel die Wärmekostenabrechnung schnell und einfach verwalten. 

Ein ganz besonderes Augenmerk ist bei dieser Online Hausverwaltungssoftware auf dem Design und der Anwenderfreundlichkeit. Modernes Design und eine selbsterklärende Bedienung machen es dem Team einfach damit zu arbeiten. 

Die Besonderheiten zusammengefasst sind: 

• Modernes und optimiertes Design
• Buchhaltung aller Objekte, wie Rechnungen, Lastschriften, Sonderumlagen, Hausgeldabrechnung oder Wirtschaftspläne in einem Tool 
• Stammdaten von Eigentümern pflegen
  
• Einladungen zur Eigentümerversammlungen versenden
  
• Cloud basierte Hausverwalter-Software
  
• Schnittstellen zu Casavi Eigentümerportal und ePost, weitere sind möglich

Die Software kann in einem Webinar kennengelernt und anschließend für für 30 Tage unverbindlich getestet werden. 

immocloud

Bei immocloud handelt es sich um eine Plattform zur digitalen Immobilienverwaltung für private Vermieter. Von Prozessen rund um Mieten und Zahlungseingänge über die digitale Dokumentenablage bis zur Kommunikation ist die Software breit aufgestellt. Bei letzterem haben auch die Mieter über ein eigenes integriertes Mieterportal Zugriff auf Infos und Dokumente. 

Die wichtigen Funktionen im Überblick: 

• Automatische Zuordnung der Mieteingänge
• Digitale Dokumentenablage, Rechnungen, Verträge, Briefe, etc.
  
• Integriertes Mieterportal
  
• Objektverwaltung mit Mietverhältnissen
  
• Digitaler Nachrichtenversand per E-Mail, SMS, Brief oder Einschreiben
  
• Rechenzentrum in Deutschland und DSGVO-konform

Die Hausverwaltungs-Software von immocloud ist für 45 Tage zu testen. Anschließend kostet sie 9,99 € netto pro Monat bei bis zu 5 Einheiten. Je mehr Einheiten du hast, desto höher steigt der Preis. 

VermietenPlus

Bei VermietenPlus handelt es sich ebenfalls um eine webbasierte, digitale Hausverwaltung. Es geht primär darum, alle deine Daten gut sortiert verfügbar zu haben. 

Dazu werden zahlreiche Informationen automatisch erhoben, wie bspw. die Kostenerfassung und Mieteingänge. 

Mit rechtssicheren Vorlagen bist du bei der Mieterkommunikation immer auf der sicheren Seite. 

Besonderheiten: 

• unbegrenzte Einheiten-Anzahl
  
• Importieren von bereits bestehenden Bankverbindungen für eine automatisierte Überprüfung der Mieteingänge
  
• Automatische Kostenerfassung für die NK-Abrechnung
• Übersicht über Mietpreise vergleichbarer Immobilien, aktuelle Objektbewertungen und mögliche Mietpreiserhöhungen
  
• Vorlagen und Expertenwissen in der Mediathek

Das Anlegen der ersten 1 Einheit kostet 9,90 € pro Monat. Jede weitere kostet dann 0,99 € pro Monat. 

Du kannst Vermietet.de erstmal ausgiebig für 30 Tage testen und selbst sehen, ob es deinen Anforderungen entspricht. 

Hinweis: VermietenPlus war ehemals Vermietet.de

Matera

Das junge Team von Matera wirbt damit, die WEG-Verwaltung (Wohnungseigentümergemeinschaft) neu gedacht und ein effizientes und intuitives Tool entwickelt zu haben.

Matera stellt dir ein Portal für die tägliche Verwaltung zur Verfügung und hat außerdem Experten für komplexe Themenbereiche engagiert, die dir zur Seite stehen. 

Zu den Funktionen des Portals gehören z. B.:

• Dashboard mit WEG-Überblick
• Übersicht über Budget, Einnahmen und Ausgaben
• Eigentümerversammlungen (mit Tagesordnungen und Beschlüssen)
• Ausgabenanalyse in Echtzeit
• automatisch Briefe versenden
  
• mobile App für unterwegs
  
• sichere Dokumentenablage

Das Expertenteam von Matera hilft dir unter anderem bei:

• Buchhaltung, Zuschüssen, Rückständen, Mahnungen
• aktueller Gesetzgebung und juristischem Korrekturlesen
• Planung von Sanierungs- und Baumaßnahmen

Kosten:

Die Kosten sind bei Matera nicht frei einsehbar, du musst ein kostenloses Angebot anfordern.

Immoware24

Immoware24 ist schon ewig am Markt. Dieses Programm kannst du unabhängig von Betrieb, Plattform oder Gerät benutzen. Immoware24 eignet sich für dich, wenn:

• du Unterstützung beim Auftragsmanagement wie z.B. der Erstellung von Schadensmeldungen brauchst
  
• deine Mietanzeigen ohne viel Aufwand auf mehreren Portalen aufgegeben werden sollen
  
• Webinare und Schulungen zur Funktionsweise der Software für dich mehr als hilfreich sind
  

Die ersten 30 Tage sind kostenlos, danach ist die digitale Hausverwaltung mit Immoware24 kostenpflichtig.

Viele User suchen allerdings nach Immoware24 Alternativen, zumindest kriegen wir das oft per Nachricht von unseren Lesern mit.

iDWELL

iDWELL ist eine Immobilien-CRM-Software, die dir dabei hilft, Routineabläufe zu automatisieren und den Kommunikationsaufwand zwischen allen Beteiligten im Immobilienmanagement zu reduzieren. Durch die mobile App erreichst du deine Kundinnen und Kunden viel schneller als durch die herkömmliche Briefpost.

Besonders hervorzuheben bei diesem Anbieter sind diese Features:

• Workflow-Bot für den First Level Support
• Feedback und Bewertungssystem für deinen Service
• Reporting über alle deine Kundenanfragen
• Marktplatz für das Einholen von Dienstleisterangeboten
  
• Schnittstellen zu ERP- und Buchhaltungssystemen
  

• Task-Management für Termin- und Raumbuchungen mit Kundinnen und Kunden

Du kannst bei diesem Anbieter eine kostenlose Demoversion anfragen, um dich zu vergewissern, dass die Software zu dir passt.

Fazit: Sag ja zur Online Hausverwaltung Software

Denn du hast nicht nur die Möglichkeit, die Verwaltung deiner Immobilien effizienter zu gestalten, sondern kannst dich außerdem für die am besten zu dir passende digitale Hausverwaltung entscheiden.

Worauf wartest du also noch?

Du suchst nach noch mehr Möglichkeiten, wie du Vermietung und Hausverwaltung digitalisieren kannst? Dann schau mal auf 3 Apps, die dir als Immobilienbesitzer helfen.

Denkst du auch darüber nach, deine Immobilien digital zu verwalten? Oder nutzt du vielleicht schon eine Online Hausverwaltung? Schreib mir gerne deine Meinung dazu oder Fragen zum Thema in die Kommentare! 

Du suchst eine Webinar Software, um künftig viele Interessenten zu erreichen und zu Kunden zu machen? 

Richtig?

Falls ja, dann habe ich in meinem Artikel genau die passenden Infos und Tools für dich.

Webinare können live stattfinden oder on-demand also als ein automatisiertes Webinar angeboten werden.

Online findest du viele verschiedene Webinar Software Produkte. 

Den Überblick zu behalten ist dabei gar nicht so einfach.

Hier geht es um die Live-Webinare und meine Erfahrungen damit. 

Mit den richten Engagement Tools machst du deine Präsentation zum Erlebnis und keiner schläft ein oder schaltet ab. Mehr dazu in unserem Artikel über interaktive Tools.

Wie gehst du also vor bei der Auswahl der richtigen Webinar Software? 

Welche ist für dein Unternehmen und dein Online-Seminar am besten geeignet?

Alles zur Auswahl der richtigen Webinar Software inklusive der Vorstellung von 27 Anbietern findest du in diesem Blogartikel.

Definition: Webinar

Damit wir alle hier vom gleichen reden, lass uns kurz das Thema Webinar definieren: 

Ein Webinar setzt sich aus den Begriffen “Web” und “Seminar” zusammen. Ein Webinar ist also ein Seminar, das du online mit den Teilnehmern abhalten kannst.

Webinare sind heutzutage keine Seltenheit mehr. 

Egal welchen Service du anbietest - persönliche Weiterentwicklung, Marketingstrategien oder Online-Kurse - wenn du willst, dass deine Webinare Erfolg haben, brauchst du mehr als überzeugenden Inhalt und eine durchdachte Präsentation. 

Der Faktor, der mindestens genauso entscheidend ist, ist die Wahl der richtigen Webinar Software.

Welche Webinar Software passt zu dir?

Es gibt verschiedene Webinar Softwares für verschiedene Bedürfnisse. Bevor du dich also auf die Suche nach einem passenden Anbieter machst, kannst du die Auswahl mit diesen 5 Fragen bereits einschränken:

1. Was ist das Ziel deines Webinars: Probleme von Kunden lösen oder eine enge Bindung zum Kunden aufbauen?
2. Willst du einer Person als Experte helfen oder Trainings und Online-Kurse für Gruppen anbieten?
3. Welche Funktionen muss die Webinar Software auf jeden Fall haben?
4. Wie groß soll die Teilnehmerzahl des Webinars/ der Webinare sein?
5. Wie viel darf die Webinar Software kosten?

Kriterien für die Auswahl der passenden Webinar Software

Nach welchen Kriterien du eine Webinar Software auswählen solltest, hängt eng mit deinen Antworten auf die gerade gestellten Fragen zusammen. Folgende Kriterien kommen für die Auswahl des richtigen Tools für dein Webinar in Frage:

Willst du ein Live-Webinar abhalten, soll es aufgezeichnet werden oder beides?

Gibt es spezielle Funktionen, die auf keinen Fall fehlen dürfen, wie zum Beispiel Screen-Sharing, Live-Streams oder Facebook?

Welche technischen Voraussetzungen müssen gegeben sein, wie z.B. eine Anbindung an Zapier oder eine API?

Wie wichtig ist dir die Individualisierung deines Webinars - durch Branding mit deinem eigenen Logo?

In welchem Umfang sollen Feedback- und Analyse-Funktionen integriert sein?

Wie groß wird deine Teilnehmerzahl sein? Vor allem wenn du schon einen Kundenstamm oder eine Zielgruppe hast, die gut auf dein Angebot anspricht, kann sich eine Software für eine größere Zahl an Teilnehmern lohnen.

Wenn du dir dessen bewusst bist, welche Anforderungen du an deine zukünftige Webinar Software hast, kannst du mit der Suche starten. Ich habe dir hier 21 Anbieter aufgelistet.

Anbieter für eine Webinar Software

Ich habe mal eine Umfrage bei Instagram gesehen. 

Die meisten Webinare werden mit circa 10 - 100 Teilnehmern gemacht. 

Ist das bei dir auch so? 

Prinzipiell richtet sich der Preis der Anbieter nach der Kapazität. 

Manche Anbieter bieten dir dabei auch eine Auslastung bis zu 50.000 Teilnehmer und mehr. 

Aber sieh selbst: 

ecosero

Die Software von ecosero lässt sich für Live-Webinare und aufgenomme On-Demand Webinare verwenden. Das bietet sich besonders dann an, wenn ein Live-Webinar später auch als Dauerbrenner als Aufnahme zur Verfügung stehen soll. 

Die Einrichtung ist einfach und alles findet direkt im Browser statt. Als deutsches Unternehmen wird besonders auf Datenschutz geachtet.  

• Teilnehmerzahl: bis zu 500 (Preis: ab 31,19 €/Monat)
• Unbegrenzte Dauer der Besprechungen: ja
• Unbegrenzte Anzahl an Terminen: ja
• Aufgezeichnetes Webinar und Live möglich
• Chat-Funktion: ja
• Extras: Unbegrenzt viele Moderatoren, DSGVO konform & Server in DE

Hier findest du Erfahrungen über ecosero.

Webinargeek

Webinargeek deckt mit seinen Features sowohl die Bedürfnisse von kleinen als auch von großen Unternehmen ab. Beginnend beim Registrierungsprozess für dein Webinar, bis zur Optimierung der Teilnehmer-Quote über gezielte Mailflows ist einiges geboten. 

• Teilnehmerzahl: 25 bis zu 4000 (Preis: ab 19€/Monat)
• Veröffentliche Live-Webinare, On-Demand und hybride Varianten
• Statistiken: Nutze die KPIs, um deine Webinare zu optimieren
• Features: Screen und Video Sharing, Live Chat, Umfragen, und vieles mehr
• Unbegrenzte Dauer der Webinare: nein, maximal 12 Stunden
• Unbegrenzte Anzahl an Webinaren: ja
• Live- Webinar und aufgezeichnetes Webinar möglich
• Chat-Funktion: ja
• Integrationen: Mit 5000+ Tools lässt sich WebinarGeek verbinden
• 14 Tage kostenlos testen 

Zu meinen WebinarGeek Erfahrungen

edudip

edudip ist ein browser-basiertes Webinar Programm, welches von einem deutschen Anbieter kommt und zu 100% DSGVO-konform ist. Dabei werden ausschließlich deutsche Server verwendet, was edudip sehr interessant für Unternehmenszwecke macht.  

Dank WebRTC und HTML5 wird für eine qualitativ hochwertige Audio- und Videoübertragung gesorgt. Die Webinare können mit zahlreichen Funktionen vor- und nachbereitet werden. Dazu zählt ein organisiertes Einladungsmanagement oder das Versenden von E-Mails mit der Aufzeichnung danach. 

Damit während eines Webinars die Teilnehmer bei Laune bleiben und optimal mit eingebunden sind gibt es Handzeichen-Interaktion, einen Chat, Umfragen oder ein Zeichentool.

Die Features passen sowohl zu kleinen und großen Unternehmen als auch zu Bildungseinrichtungen und SaaS-Unternehmen.

• Teilnehmerzahl: 1 bis zu 500 (Preis: 0€/Monat - 139€/Monat)
• mehr als 500 Teilnehmer mit dem Enterprise-Paket
• Unbegrenzte Dauer der Besprechungen: ja
• Unbegrenzte Anzahl an Besprechungen: nein
• Live- Webinar und aufgezeichnetes Webinar möglich
• Chat-Funktion: ja
• Datenschutz: 100% DSGVO-konform und deutsche Server
• Extras: Kompatibel mit allen Endgeräten, automatisierte E-Mails, individuelle Landingpage, englische Webinare, YouTube-Videos uvm.

Erfahrungen über edudip

MyOwnConference

Auch ein spannendes Tool ist MyOwnConference, mit welchem du dein Webinar direkt im Browser planen und durchführen kannst. Die Zuschauer müssen nichts installieren und können daher sehr einfach beitreten. Alle Gäste werden automatisert über das Webinar und den Start informiert, so dass du eine möglichst hohe Teilnahmerate erzielst. 

• Teilnehmerzahl: 20 kostenlos, bis zu 10.000 Teilnehmer
• Automatisierte Webinare oder Live Webinare veranstalten
  
• Ein Webinar im eigenen Look
• Ohne Installation, direkt im Browser verwenden
• Automatische E-Mail Sequenzen für Erinnerungen
  
• Aufnahme in SD, HD oder Full HD möglich
• Umfragen und Tests direkt im Webinar
• Chat-Funktion: Ja
  
• Unbegrenzte Anzahl und Dauer der Webinare
• Abrechnung pro Tag, pro Monat oder pro Jahr
• Preise ab 8 € / Tag

Hier gibt`s MyOwnConference im Test

demio

demio hat sich darauf spezialisiert, dir effektivere Webinare bei weniger Arbeit zu ermöglichen. Wie sie das umsetzen? Webinare finden direkt im Browser statt. Du und deine Co-Speaker benötigen also keine Installation einer Software. 

Dazu kommt, dass im gesamtem Webinar dein Branding präsentieren kannst. Diese kleinen und unterschwelligen Details geben dem Zuseher nochmal ein Stückchen mehr Trust und Vertrauen dir gegenüber mit.

Die Fakten bei demio sehen so aus: 

• Teilnehmerzahl: 1 bis zu 1000 (Preis: 34$/Monat - 163$/Monat)
• Unbegrenzte Dauer der Besprechungen: nein, maximal 8 Stunden möglich
• Unbegrenzte Anzahl an Besprechungen: nein, maximal 4 
• Live- Webinar und aufgezeichnetes Webinar möglich
• Chat-Funktion: ja
• Extras: 14-Tage-Demo-Version, kein Download notwendig, Marketing-Tools uvm.

Hier im Software-Verzeichnis gibt es mehr über demio zu lesen.

Webinaris

Für den geringsten Aufwand auf deiner Seite eignet sich Webinaris. Hier werden so viele Prozesse wie möglich automatisiert, was deine Arbeit schneller und leichter von der Hand gehen lässt.

• Teilnehmerzahl: unbegrenzt (Preis: 41,30€/Monat - 104,30€/Monat)
• Unbegrenzte Dauer der Besprechungen: ja
• Unbegrenzte Anzahl an Besprechungen: ja
• Live- Webinar und aufgezeichnetes Webinar möglich
• Chat-Funktion: ja
• Extras: Webinar bezogenes E-Mail-Marketing, Vertrieb- und Marketing-Tools, individuelles Design möglich, Umfragefunktion uvm.

Meine Webinaris Erfahrungen findest du hier.

Livestorm

Mit Livestorm haben besonders Lehrer und Universitätsprofessoren ein gutes E-Teaching-Tool an der Hand. Der Anbieter ist darauf ausgelegt, dass Lehrer live ihre Schüler von zu Hause aus unterrichten können und das sofort - webbasiert und ohne Downloads.

• Teilnehmerzahl: 4 bis zu 1000 (Preis: kostenlos - 99$€/Host/Monat)
• Unbegrenzte Dauer der Besprechungen: nein, maximal 4 Stunden möglich
• Unbegrenzte Anzahl an Besprechungen: ja
• Live- Webinar und aufgezeichnetes Webinar möglich
• Chat-Funktion: ja
• Extras: Verbindung mit über 1500 Apps, z.B. Slack, automatische Webinare möglich

Mehr zu meinen persönlichen Erfahrungen mit livestorm.

LiveWebinar

Bei LiveWebinar handelt es sich um einen Anbieter für professionelle Webinare, die du individuell an dein Business anpassen kannst.

• Teilnehmerzahl: 1 bis zu 1.000 (Preis: 14€/Monat - 105€/Monat)
• Unbegrenzte Dauer der Besprechungen: Nein
• Unbegrenzte Anzahl an Besprechungen: keine Angabe
• Live- Webinar und aufgezeichnetes Webinar möglich
• Chat-Funktion: ja
• Extras: HD-Recorder, Marketing Automation, Whiteboard, Live Streaming auf Social Media, Integration mit z.B. zapier oder HubSpot uvm.

Mein Test von LiveWebinar ist hier im Verzeichnis.

Skype

Skype ist schon seit Jahren einer der bekanntesten Anbieter, wenn es um Videokonferenzen geht. Allerdings ist der Service nicht nur für das Quatschen mit Freunden oder Face-To-Face Interviews geeignet, sondern auch zum Halten von Webinaren. Sie nennen es dabei Skype-Livekonferenz.

Das funktioniert quasi wie ein normales Skype-Gespräch, nur kannst du den Inhalt hier aufzeichnen und danach online bereitstellen. Alles in allem ist diese Webinar Software allerdings sehr basic.

• Teilnehmerzahl: 0 bis zu 50 (Preis: kostenlos)
• Unbegrenzte Dauer der Besprechungen: ja
• Unbegrenzte Anzahl an Besprechungen: ja
• Live- Webinar und aufgezeichnetes Webinar möglich
• Chat-Funktion: ja
• Extras: Bildschirmübertragung, Liveuntertitel, auf allen Geräten (auch Alexa und Xbox) verfügbar

Remo Conference

Mit Remo machst du aus deinem Webinar ein virtuelles Event. Es ist ein Tool, das sich flexibel an deine Bedürfnisse anpassen lässt. Es hat sowohl die passenden Features für einzelne Selbständige, die ein Webinar halten wollen, als auch für große Unternehmen, die ihren Kunden einen höheren Grad der Professionalität bieten müssen.

• Teilnehmerzahl: mind. 200 (Preis: ab 380$/Monat)
• Unbegrenzte Dauer der Besprechungen: ja, bei entsprechendem Abo
• Unbegrenzte Anzahl an Besprechungen: ja, bei entsprechendem Abo
• Live- Webinar und aufgezeichnetes Webinar möglich
• Chat-Funktion: ja
• Extras: 24/5 Chat Support, Whiteboard, personalisiertes Branding, Q&A-Funktion uvm.

Click Meeting

Click Meeting ist ein echter Allrounder. Die Webinar Software ist speziell für Produktdemos, Schulungen, Online-Kurse, Business-Meetings und Videokonferenzen geeignet und hat viele Features, die dir deine Arbeit deutlich erleichtern. Es gibt auch eine Version für kostenlose Webinare.

• Teilnehmerzahl: 25 bis zu 1.000 (Preis: 23€/Monat - 37€/Monat)
• Unbegrenzte Dauer der Besprechungen: ja
• Unbegrenzte Anzahl an Besprechungen: ja
• Live- Webinar und aufgezeichnetes Webinar möglich
• Chat-Funktion: ja
• Extras: Automatisierte Webinare, Custom Branding, Adressbuch, Warteraum mit Webinar-Plan, Streaming auf Facebook und YouTube uvm.

Zoom Webinar

Zoom Webinars ist einer der beliebtesten Anbieter für Webinare und Videokonferenzen - und ist weiterhin auf dem Vormarsch. Inzwischen hat Zoom eine breite Range für virtuelle Events, wie auch hybride Events. 

• Teilnehmerzahl: 500 zu 10.000 (Preis: ab 74€/Monat/Host)
• Unbegrenzte Dauer der Besprechungen: nein, bis zu 24 Stunden
• Unbegrenzte Anzahl an Besprechungen: ja
• Live- Webinar und aufgezeichnetes Webinar (gegen Aufpreis) möglich
• Chat-Funktion: ja
• Extras: Übertragung des Webinars über Facebook und Instagram, Q&A-Funktion, Analyse-Tools

GoTo Webinar

Mit GoTo Webinar kannst du schnell und einfach Webinare erstellen. Extra Funktionen für die Analyse helfen dir dabei, den Erfolg deiner Webinare effizienter zu machen.

• Teilnehmerzahl: 1 bis zu 1.000 (Preis: 109€/Monat - 499€/Monat)
• Unbegrenzte Dauer der Besprechungen: keine Angabe
• Unbegrenzte Anzahl an Besprechungen: keine Angabe
• Live- Webinar und aufgezeichnetes Webinar möglich
• Chat-Funktion: ja
• Extras: Kurzumfragen- und Q&A-Funktion, Zahlungsannahme, benutzerdefinierte URL uvm.

EasyWebinar

EasyWebinar zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass hier verschiedene Kurse zur Weiterentwicklung deiner Fähigkeiten verfügbar sind.

• Teilnehmerzahl: 1 bis zu 2.000 (Preis:80 $/Monat - 197$/Monat)
• Unbegrenzte Dauer der Besprechungen: ja
• Unbegrenzte Anzahl an Besprechungen: ja
• Live- Webinar und aufgezeichnetes Webinar möglich
• Chat-Funktion: ja
• Extras: Übergabe der Host-Position an Teilnehmer, automatisierte Webinare, Concierge-Support-Service, Livestreaming auf Facebook und YouTube

WebinarJam

Bei WebinarJam können bis zu 6 Hosts gleichzeitig am gleichen Webinar teilnehmen - Diskussionen unter Experten sind also so einfach wie noch nie.

• Teilnehmerzahl: 1 bis zu 5.000 (Preis: 49$/Monat - 499$/Monat)
• Unbegrenzte Dauer der Besprechungen: nein, maximal 4 Stunden
• Unbegrenzte Anzahl an Besprechungen: ja
• Live- Webinar und aufgezeichnetes Webinar möglich
• Chat-Funktion: ja
• Extras: Q&A-Funktion, privater Chat, individueller Page-Builder, E-Mail und SMS-System uvm.

StealthSeminar

StealthSeminar hat sich darauf spezialisiert, dir möglichst viel Arbeit abzunehmen. Das geht vor allem durch Automatisierung der Prozesse, so können zum Beispiel vorher aufgenommene Webinare automatisch zum festgelegten Zeitpunkt veröffentlicht werden.

• Teilnehmerzahl: bis zu 50.000 (Preis: 69,95€/Monat - 175€/Monat)
• Unbegrenzte Dauer der Besprechungen: ja
• Unbegrenzte Anzahl an Besprechungen: ja
• Live- Webinar und aufgezeichnetes Webinar möglich
• Chat-Funktion: ja
• Extras: automatisierte Webinare, Analyse-Tools, SMS-Erinnerungen, Tools zur Generierung von Leads uvm.

WebinarIgnition

WebinarIgnition ist ein spezielles Wordpress-Webinar-Plugin. Es bietet besonders viele Features zur Promotion und Verbreitung deines Webinars. So kannst du dein Webinar zum Beispiel unabhängig vom E-Mail-Provider in deine E-Mail integrieren oder auf deiner WordPress-Seite einbetten.

• Teilnehmerzahl: unbegrenzt (Preis: 8,25€ - 9,99€)
• Unbegrenzte Dauer der Besprechungen: ja
• Unbegrenzte Anzahl an Besprechungen: ja
• Live- Webinar und aufgezeichnetes Webinar möglich
• Chat-Funktion: nur im Live-Fragen-Format
• Extras: Integration in jeden E-Mail-Provider, kompatibel mit Facebook und YouTube, individuelles Branding der Webseite möglich, einfaches virales Teilen des Webinars

eWebinar

Bei eWebinar zahlst du nicht für die Teilnehmer, sondern für die Anzahl der Webinare, die du monatlich veröffentlichen willst. Dabei geht es um Pre-recorded Webinare, also aufgezeichnete Webinare. 

Der Anbieter lohnt sich vor allem, wenn du deine Webinare lange online lassen möchtest.

• Teilnehmerzahl: Unbegrenzt (Preis: 49$/Monat - 250$/Monat)
• Unbegrenzte Dauer der Besprechungen: Nicht angegeben
• Unbegrenzte Anzahl an Besprechungen: Nein, vom Abo abhängig
• Nur aufgezeichnetes Webinar möglich
• Chat-Funktion: ja
• Extras: 30 Tage kostenlos testen, Registrierungs- und Interaktionsfeatures, Screen und Video Sharing, Live Chat, Umfragen

BigMarker

BigMarker ist eine Plattform, die sich auf Webinare sowie virtuelle und hybride Events spezialisiert hat. Sie wird von führenden Unternehmen weltweit genutzt, um ihre Zielgruppen zu erreichen, zu interagieren und Nachfrage zu generieren. Die Software ist besonders auf die Interaktivität und das Sammeln von Daten ausgelegt und ermöglicht, Webinare und Events sowohl live als auch on-demand zu veranstalten.

Besonders überzeugend ist die breite Palette an Funktionen, die von der Produktion hochqualitativer Videoinhalte bis hin zu individuellen Event- und Teilnehmeranalysen reicht. BigMarker bietet auch eine Integration mit CRMs und anderen Tools zur optimalen Datenverwaltung.

• Teilnehmerzahl: 1 bis zu 500.000 (Preis: auf Anfrage, individuelle Pakete)
• Unbegrenzte Dauer der Besprechungen: ja
• Unbegrenzte Anzahl an Besprechungen: ja
• Live-Webinar und aufgezeichnetes Webinar möglich
• Chat-Funktion: ja
• Extras: Integriertes Ticketing, Webinare in 360-Grad-Streaming, mehrsprachige Unterstützung, White Label, Simulive- und Evergreen-Webinare, API-Zugriff

Weitere Webinar-Anbieter:

Darüber hinaus gibt es noch mehr Anbieter, wie bspw.: 

• Sessions
• EverWebinar
• Airmeet
• GetResponse
• FunnelCockpit
• Zoho Webinar

Fazit: Individuell bestes Tool durch große Auswahl möglich

Egal welche Reichweite dein Webinar hat und wie viel Geld du auszugeben bereit bist: 

Du wirst die perfekt passende Webinar Software finden. 

Das Angebot ist so groß und deckt von den Basis-Notwendigkeiten bis hin zu Extra-Features en masse alles ab.

Unabhängig von Zweck, Teilnehmergröße, dem preislichen Rahmen und anderen Besonderheiten musst du bei deinem Webinar keine Abstriche machen - denn eine perfekt passende Lösung wartet auf dich.

Welche Webinar Software nutzt du? Oder überlegst du noch, welche am besten zu dir passt? Schreib mir deine Meinung zur Webinar Software und weitere Anbieter, die hier noch fehlen gerne in die Kommentare!

Innovation steht im Vordergrund. Die klassischen Prozesse der Banken werden neu gedacht und durch zusätzliche Features erweitert.

Das Smartphone ist bei den meisten FinTech Banken im Mittelpunkt, so dass man diese quasi auch Smartphone Banken nennen kann. Insgesamt gibt es mehr als ein Dutzend, daher lohnt sich ein FinTech Banken Vergleich alle male. Denn nicht jede Bank ist auch für jeden geeignet!

Was sind FinTech Banken?

Definition: Als FinTech Bank werden Startups und Unternehmen im Finanz-Technologie-Sektor bezeichnet. Der Begriff ist quasi ein Sammelbegriff für alle Unternehmen, die sich mit Innovation und Weiterentwicklung der Finanz-Branche durch den Einsatz von Technologie beschäftigen. 

FinTech Banken sind allerdings mehr als eine digitale Bank. Sie revolutionieren gezielt Prozesse, um als Anwender sich neue Features und Produkte nutzen zu können.

Online-Banking als zentrale Ansatzpunkt

Immer mehr Bankkunden setzen auf Online-Banking. Bereits 59 Prozent deutscher Bankkunden legen Wert auf die digitale Finanzverwaltung, weshalb dieser Bereich des Bankings immer wichtiger wird.

Klassische Banken müssen mit eigenen Apps und Konzepten nachziehen. Teils gelingt das, doch FinTech Banken bieten darüber mit ihren innovativen Konzepten nochmals mehr.

Mit ausschlaggebend bei der Entscheidung sind oft die niedrigeren Gebühren und die höhere Benutzerfreundlichkeit, die die FinTech Banken den klassischen Banken voraus haben. Außerdem werden oftmals Zusatzleistungen wie z.B. Geldanlage, Versicherungen oder Social Trading angeboten, was die Banken gerade für digital affine Menschen besonders attraktiv macht.

Die enormen Vorteile für ein FinTech Konto

FinTech Banken schaffen kundenzentrierte Ansätze, um den Aufwand rund um die eigenen Finanzdienstleistungen zu verringern und mit neuer Technologien bestmöglich zu fördern. 

Überall Zugriff auf die eigenen Finanzen

Einer der größten Vorteile ist die Flexibilität, die mit einem FinTech Konto einhergeht. So können die Kunden über jedes Gerät auf den Kontostand zurückgreifen, Transaktionen tätigen und die aktuellen Entwicklungen optimal überblicken.

Je nach Anwendung bieten sich zahlreiche Smartphone Banken an, die auf Grundlage der Finanztechnologie für ein breites Leistungsspektrum sorgen. So sind die FinTech Anbieter teils spezialisiert auf: 

• Selbstständige, Freiberufler und Unternehmer
• Kleine und Mittelständische Unternehmen
• Reisende Geschäftspersonen
• Reisende Privatpersonen
• Sparende Privatpersonen
• Digital affine Privatpersonen

Hinweis für Selbstständige: Schau dir auch den Beitrag Geschäftskonto für Selbstständige genauer an.

Kostenlos überall Geld abheben

Die Anbieter haben kein Netzwerk aus Filialen, dafür nutzen sie einfach die bestehenden Automaten und Möglichkeiten. Das lässt sie günstiger von den Kosten agieren und als gute Konkurrenz zur Bank dastehen. Zusätzlich werden innovative Systeme und Lösungen wie beispielsweise einfach bedienbare Apps oder das kostenlose Versenden von Geld ermöglicht.

Konto digital eröffnen

Auch die Kontoeröffnung geschieht bei der Smartphone Bank vollständig online. Die Verifizierung des Kunden findet dann beispielsweise über einen Check von ID Now per Webcam statt.

Voraussetzungen für ein Konto bei einer FinTech Bank

Bevor es jetzt an die Anbieter geht, solltest du noch wissen, was du alles benötigst, um ein Konto bei einer FinTech Bank eröffnen zu dürfen.

Folgende Voraussetzungen musst du erfüllen:

• Aktueller Personalausweis oder Reisepass
• Nachweis deines Wohnsitzes, auch in Form einer aktuellen Strom-, Telefon- oder Internetrechnung oder eines Kontoauszuges mit Name und Adresse möglich
• Identitätsprüfung, oft per Video-Ident muss möglich sein

Das ist alles kein Problem für dich? Dann kannst du direkt loslegen und dir deine passende FinTech Bank heraus suchen!

Die verschiedenen FinTech Banken

Mit den Jahren haben sich viele verschiedene Anbieter entwickelt, die sowohl für Privatpersonen als auch für geschäftliche Nutzer und Freelancer innovative Systeme bieten. Die folgenden Anbieter stechen auf dieser Grundlage hervor und überzeugen mit modernen Leistungen.

Vivid

Der Fintech-Anbieter vivid bietet ein kostenloses Firmenkonto an. Du kannst dich in kürzester Zeit, wie man es von einem Fintech gewohnt ist anmelden. Alle Prozesse funktionieren digital und per Smartphone.

• Nur für Geschäftskunden 
• 5 % Zinen auf deinen Kontostand 
• Kostenlose Visa Karte für deine Mitarbeiter
• Rollen und Teamzugriff mit unterschiedlicher Berechtigung
• Geschäftskonto mit DE IBAN 
• Preis ab 7 € starten die Paid-Tarife

Qonto

Mit einem Geschäftskonto für Selbstständige sowie KMUs präsentiert sich die Qonto Bank. Damit lassen sich auf professionelle Art und Weise die Buchhaltung und die Finanzen in den Griff bekommen. Das Smartphone Konto soll sowohl als Ersatz als auch als Ergänzung zum bestehenden Konto genutzt werden können. Als Neo Bank setzen bereits mehr als 200.000 Unternehmen auf die vielen Anwendungen.

• Einfaches Finanzierungsmanagement
• Alle Features für effizientes und schnelles Arbeiten
• Auf die Unternehmensgröße zugeschnittenes Konto
• Für Selbstständige, Startups und KMU
  
• MasterCard Debitkarte
• Deutsche IBAN: Ja 
  

Wallester

Das Fintech Unternehmen Wallester ist auf das Ausgabenmanagement spezialisiert und bietet dafür virtuelle und physische Karten für Unternehmen an. Die Besonderheit liegt darin, dass du als Unternehmen die volle Kostenkontrolle in Echtzeit hast. 

Ob es um Zahlungen tätigen geht, oder das ausgeben von Spesen. Du hast den Überblick. Häufiger Einsatzzweck ist beispielsweise auch das Angeben von virtuellen Kreditkarten als Media Buyer bei Facebook Ads. 

• Finanzmanagement im Unternehmen
• Visa-Zahlungskarten
• Virtuelle und Physische Karten
• Online Medieneinkauf über separate Karten
• Mehrstufige Sicherheitsmaßnahmen
• Europäische IBAN

bunq

Die Bunq Bank wirbt mit Freiheit. So soll es möglich werden, Banking nach den eigenen Wünschen und Bedürfnissen zu erleben und von neusten Features zu profitieren. Mit einer schnellen Abwicklung und einer enormen Privatsphäre wird eine gute Grundlage für das Banking geschaffen. Mobiles Banking ist mit bunq von überall aus möglich. Auf Reisen bekommst du den aktuellen Wechselkurs und kannst die Kreditkarte für einzelne Länder blockieren. Mit der Budgetierung lassen sich sehr einfach Unterkonten erstellen, auf welche du nach dem Konten-Modell dein Geld ablegen und sparen kannst. 

• Vollständige Verwaltung  mit dem Smartphone
• 100.000 € Versicherung des eigenen Kapitals
• Services für andere Währungen und transparente Information
• Budgetierung durch Unterkonten
• Echtzeit-Benachrichtigungen
• Für Privat- und Geschäftskunden & für besonders für Reisende
• Eine echte MasterCard Kreditkarte 
• Deutsche IBAN: Ja 

Tomorrow

Als nachhaltige Bank versucht Tommorow auf vielen Ebenen, einen Imagewechsel herbeizuführen. Hierbei handelt es sich um eine Smartphone Bank, die nach moralischen und fairen Maßstäben arbeitet. So sollen neue Ansätze für alle Kunden im gesamten Finanzspektrum entstehen.

• Stets transparent und nachhaltig
• Abbuchungen mit der Tomorrow Debitcard
• Kostenfreie Nutzung von App und Girokonto
• Mobiles Banking für Echtzeit-Finanzüberblick 
• Förderung von erneuerbarer Energie, ökologischer Landwirtschaft, Mikrokrediten und vielem mehr
  
• Deutsche IBAN: Ja 
  

FINOM

Das Geschäftskonto von FINOM ist sowohl für Selbstständige und Freiberufler, wie auch für Unternehmen geeignet. Auch Unternehmen in Gründung können bereits ein Konto registrieren und einrichten. Das macht den Einrichtungs- bzw. Gründungsprozess extrem schnell. 

• Geschäftskonto für GmbH, UG, AG, GbR, eK, eG, KG, KGaA, OHG, PartG, GmbH & Co KG
• Start ab 0 € Tarif
• Physische Kreditkarte und Virtuelle Kreditkarte von VISA
• Cashback bei allen Ausgaben
• Erreichbar über Web und App
• Rechnungen stellen und verwalten
• Deutsche IBAN: ja
  

Kontist

Kontist ist ein FinTech Anbieter für Selbstständige, der sich auf Echtzeit-Steuer-Überprüfung und dem Entfall des lästigen Papierkrams konzentriert. Mit einer App auf dem Smartphone bleiben alle Transaktionen möglichst übersichtlich. Für Steuern werden automatisiert Rücklagen gebildet, so dass du als Selbstständiger genau weißt, was darfst du ausgeben und was bekommt noch das Finanzamt für Einkommenssteuer und Umsatzsteuer. Das ermöglicht dir eine ganz neue Sichtweise auf deine Buchhaltung und das Thema Steuern.

• Das perfekte Konto für Selbstständige 
• Echtzeit-Steuereinschätzung
• Kontist + Lexware Office für die ideale Buchhaltung
• Ausgaben und Einnahmen in der Übersicht
• Kostenlose Serviceleistungen rund um die Finanzen
• MasterCard inklusive 
• Deutsche IBAN: Ja 
  

Holvi

Selbstständige können bei Holvi ohne viel Aufwand ein neues Konto einrichten. Ein GmbH oder UG-Konto kann innerhalb von 1 Woche digital eröffnet werden. Die Bank überzeugt mit einer sofortigen Abwicklung der Transaktionen sowie mit einer stetigen Aufgabenverwaltung. Rechnungen lassen sich direkt im Programm erstellen und verschicken. So behalten geschäftliche Kunden zu jedem Zeitpunkt den gesamten Überblick.

• Eröffnung in nur drei Schritten
• DE-IBAN verfügbar
• Kostenlose SEPA-Überweisungen
• MasterCard inklusive
• Online Shop optional enthalten
• Gebühren für Bargeld-Abhebungen
• Deutsche IBAN: Ja 
  

Fyrst

Für das unkomplizierte Einrichten eines eigenen Geschäftskontos ist mit Fyrst gesorgt. Als digitale Bank sind zahlreiche Leistungen für eine kostenfreie Kontoführung und eine risikofreie Verwaltung für Unternehmer und Freiberufler geboten. Bereits nach 7 Minuten soll es möglich sein, die gesamte Kontoeröffnung durchgeführt zu haben. Dann steht dir neben dem Banking auch die Buchhaltung und Rechnungsmanagement zur Verfügung. Zum digitalen Girokonto zählt anschließend auch eine Fyrst Debitkarte, mit welcher sich kostenlos an zahlreichen Bankautomaten Geld abheben lässt. 

• Digitale Einsicht über jedes Gerät
• Günstige Kreditangebote zur Finanzierung
• Überblick über alle geschäftlichen Transaktionen
• Kostenlose Debitkarte
• Digitales Geschäftskonto
• Deutsche IBAN: Ja 
  

Pleo

Ganz ohne Papierbelege wird es bei Pleo möglich, die Unternehmensausgaben digital zu kontrollieren. Abrechnungen werden automatisiert erstellt und auch die Buchhaltung profitiert. Mit einer smarten Firmenkreditkarte steht ein attraktives Komplettpaket für die maximale Übersicht zu den Finanzen zur Verfügung.

• Vollständig digitales Smartphone Konto
• Integration der modernen Pleo-App
• Eigene Firmenkarten für Mitarbeiter
• Digitale Spesenabrechnungen 
• Für jeden Mitarbeiter eine Kreditkarte
• Echtzeit-Informationen
• Deutsche IBAN: Nein 
  

Revolut

Ganz ohne versteckte Gebühren wird es mit Revolut möglich, auf Wechselkurse im Ausland zu reagieren. Durch die Verknüpfungen mit deiner Mobilnummer wird es innerhalb wenigen Minuten möglich, ein eigenes Konto zu eröffnen. Anschließend lassen sich alle Transaktionen übersichtlich einsehen. Mit der integrierten Budgetplanung weißt du, wohin dein Geld fließt. Besonders für Reisende bietet Revolut interessante Möglichkeiten für kostenfreie Überweisungen und Geld-Abhebungen. 

• Für Privat- und Geschäftskunden
• An jedem Standort kostenlos Geld abheben
• Schnelles Senden und Verschicken von Geld
• Unterstützung der Bezahlmethode Apple Pay
• Funktioniert auch mit Kryptowährungen
• Integrierte Budgetplanung
• EUR-IBAN Konto
• Reise-Versicherungen für Gepäck und gegen Krankheit 
• LoungeKey-Pass 
• Deutsche IBAN: Nein 
  

N26

Als einer der bekanntesten Anbieter für das kostenlose Girokonto überzeugt die N26 Bank mit einer vollständigen Kontrolle der eigenen Finanzen. Die mobile Bank bietet neben dem Girokonto auch eine MasterCard. Mit sogenannten Spaces lassen sich diverse Unterkonten führen, um dein Einkommen zu gruppieren und zu sparen. Auch im Bereich der Sicherheit gibt es keine Einschränkungen. Neuste Informationen zur eigenen Aktivität gibt es per Push-Nachricht auf jedem Gerät.

• Für Privat- und Geschäftskunden
• Login mit Gesichts- oder Fingererkennung
• Individuell einstellbares Konto
• Transaktionen in wenigen Sekunden
• Cashback-Funktion für Ausgaben 
• Apple Pay ist möglich
• Versicherungen sind inklusive 
• Deutsche IBAN: Ja, für Unterkonten

Monese

Monese ermöglicht es über das Handy die Kontoeröffnung durchzuführen. So kann die gesamte Kontoaktivität in Echtzeit verfolgt und überblickt werden. Zudem lassen sich feste Budgets erstellen, um selbst zu sparen und eine gewisse finanzielle Sicherheit zu erreichen. Monese ist eine UK Bank, du kannst dein Konto allerdings auch in Euro eröffnen. 

• Direkte Benachrichtigungen auf dem Smartphone
• Kostenlose Eröffnung des Kontos
• Sofortige Weiterleitung aller Transaktionen
• Weltweit kostenlos Geld abheben und bezahlen
• Apple Pay möglich
• Deutsche IBAN: Nein 
  

Fidor

Hinweis: Es gibt Berichte, dass die Direktbank Fidor bis Mitte 2024 aufgelöst bzw. liquidiert werden soll. Hier solltest du also aufpassen und ggfs. eine Fidor Alternative wählen.

Die Fidor Bank hat zahlreiche kostengünstige Lösungen für das Banking. So steht dir ein digitaler und jederzeit erreichbarer Service zur Verfügung. Mit fast einer Millionen Mitglieder ist die Bank ein großer Anbieter für das flexible und digitale Verwalten der eigenen Finanzen. Neben dem klassischen Konto für Privatkunden hast du auch die Wahl eines Geschäftskontos. Mit dem smarten Geschäftskonto bringst du dein Banking auf das nächste Level. 

• Zugriff über das Smartphone Konto
• Einfacher Wechsel des Kontos
• Business Debit MasterCard 
• Apple Pay möglich
• Keine Kontoführungsgebühren
• Umfassende Bonus- und Gewinn-Programme
• Deutsche IBAN: Ja 
  

Cler

Als Schweizer Bank setzt sich Cler für die Vereinfachung des Bankings ein. Mit der eigenen App Zak ist für das Banking nur noch ein Smartphone notwendig. In der App lassen sich Budgets verteilen und somit behältst du deine Ausgaben zu jeder Zeit im Blick. Gleichzeitig wird es möglich, Geld anzulegen oder in Hypotheken und Kredite zu investieren. Das Konto kann jedoch nur mit einem Wohnsitz in der Schweiz eröffnet werden.

• Bezahlung überall mit dem Smartphone
• Kostenlose Maestro- und Kreditkarte
• Unterstützung in jeder Währung
• Budgetierung von deinen Finanzen für besseres Sparen 
• Zusatz-App Zak 
• Deutsche IBAN: Nein 
  

Yuropay

Eine Alternative stellt die Online Bank Yuropay dar, bei der dir als Kunde sofort eine "maltesische" IBAN zugewiesen wird. Das Versenden und Empfangen von Geld wird auf diese Weise so einfach wie nie zuvor. Dein Online Konto kannst du sowohl als Privat- wie auch als Geschäftskonto nutzen. Eine Schufa-Prüfung findet nicht statt. Deine Hausbank wird dabei ersetzt durch eine moderne FinTech Bank.

• Zahlreiche Möglichkeiten zur Kartenaufladung
• Bezahlung in allen Ländern weltweit
• Keine lästigen Schufa- und Bonitätsprüfungen
• Prepaid MasterCard Gold 
• Maltesische IBAN
• Kostenloses Bankkonto
• Deutsche IBAN: Nein 
  

Monzo

Als FinTech Bank hat sich Monzo darauf spezialisiert das Banking zu verbessern. Durch verschiedene Rechnungstöpfe und das Aufteilen deines Gehalts wird die Verwaltung deutlich einfacher. So steht dir als Kunden ein einfaches und komfortables Banking bereit. Die Bank ist in Großbritannien ansässig. Für Reisende ist die MasterCard allerdings geeignet, um überall auf der Welt ohne Gebühren an Geld zu kommen. 

• Direkte Einsicht über das Smartphone
• Maximale Sicherheit für alle Transaktionen
• Sichere Kredite ohne Auswirkung auf die Kreditwürdigkeit
• Weltweit einsetzbar 
• Deutsche IBAN: Nein 
  

Money you

Die ABN AMRO Bank N.V. hat das Fintech Startup Moneyou geschlossen. Dementsprechend such dir lieber eine der Moneyou Alternativen hier im Artikel aus. 

Ein digitales Bankkonto bei der Money you Bank überzeugt mit 0,2 % Zinsen und einer mobilen Eröffnung. Deine Bankkarte und das Konto an sich sind hierbei vollkommen kostenlos. Auf diese Weise werden viele Möglichkeiten zum sicheren und aktiven Sparen geboten. In der App kannst du deine Sparziele durch Unterkonten darstellen und hast somit immer im Blick, wie viel du bereits gespart hast. Mit der kostenlosen Debit MasterCard kannst du zu dem innerhalb Europas kostenlos Geld abheben und bezahlen.

• Einlagensicherung in jeder Höhe
• Schnelles Anlegen in Fonds
• Flexibles Banking durch das Tagesgeld-Konto
• Mobiles Banking mit der iOS- und Android App 
• Sparziele durch Unterkonten erstellen 
• Deutsche IBAN: Ja 
  

VIMpay

Für das globale Bezahlen ist die VIMpay Bank eine gute Grundlage. Du kannst jedes deiner Bankkonten mit dem mobilen Banking von VIMpay verbinden. Die Standard-Version ist vollkommen kostenlos und ermöglicht das digitale Bezahlen an jedem Standort. Damit wird das mobile Bezahlen auf dem Smartphone oder anderen Wearables ganz einfach möglich.

• App für iOS und Android
• Exakte Steuerung über das Smartphone
• Echtzeit-Transfers für einfache Übermittlungen
• Keine lästigen Vertragslaufzeiten
• Push-Benachrichtigungen
• Digitale Mastercard 
• Deutsche IBAN: Ja 
  

Nuri (ehemals Bitwala)

UPDATE: Nuri ist leider in die Insolvenz gerutscht. Es gibt aber spannende Nuri Alternativen hier im Artikel, oder auch im Artikel für Krypto Kreditkarten oder bei den virtuellen Kreditkarten.

Fintech Startups und Kryptowährungen sind weiterhin am Kommen. Bitcoin ist dabei die bekannteste digitale Währung und kann bei einigen Akzeptanzstellen auch als Zahlungsmittel eingesetzt werden. Viel spannender ist der Bitcoin allerdings zum Spekulieren und Investieren. 

Das Unternehmen Nuri ehemals Bitwala ist als Fintech Unternehmen darauf spezialisiert die Kryptowährung mit einem Bankkonto zu verbinden. Das vereinfacht das Trading und macht die digitale Währung zum Bezahlen komfortabel. 

Ganz bequem kann so auch Geld für den Vermögensaufbau mit 5% pro Jahr auf ein Bitcoin Ertragskonto angelegt und vermehrt werden. 

• Trading inklusive, kaufen und verkaufen von Bitcoins und Ether
• Wallet für Kryptowährungen
• Bitcoin Ertragskonto mit 5% p.a.
• Echtzeit-Benachrichtigungen 
• Mastercard inklusive 
• Konto digital eröffnen 
• Deutsche IBAN: Ja 
  

Spendesk

Der Anbieter Spendesk hat es sich zur Aufgabe gemacht, die Geschäftsausgaben von Unternehmen zu sortieren und damit mehr Ordnung für die Buchhaltung zu schaffen. Als FinTech Bank kombiniert Spendesk somit Software und Banking und bietet virtuelle Kreditkarten, echte Mitarbeiterkreditkarten, Abo-Management für SaaS-Tools, Spesenabrechnungen und One-Klick-Payment. Spendesk ist damit mehr als eine gewöhnliche Firmenkreditkarte.

• Finanzkontrolle für Unternehmen
• Simple Online Einrichtung 
• Eine Banking-Software für alle Mitarbeiter 
• Höchste Sicherheit 
• Digitale Spesenabrechnung
• Mitarbeiterkreditkarten
• Deutsche IBAN: Nein 
  

Wise (vorher TransferWise)

Mit Wise kannst du bis zu 5x günstiger Geld ins Ausland überweisen und Zahlungen in allen Währungen tätigen. Ebenfalls können Zahlungen kostenlos und währungsunabhängig empfangen werden.

• Für Privat- und Geschäftskunden
• Keine Abogebühren
• In bis zu 200 Länder ohne Gebühren zahlen
• Einzahlungen in 10 Währungen empfangen
• Bis zu 56 Währungen in einem Konto
• Einfacher Tausch der Währungen
• Deutsche IBAN: Nicht angegeben

Paysera

Paysera ist ein internationaler Anbieter, der sich vor allem für Business-Kunden mit z.B. einem Online Shop eignet.

• Privat- und Geschäftskonto
• Verschiedene Bezahlmöglichkeiten für Kunden deines E-Shops
• Mobile App
• Währungsumtausch
• Kompatibel mit Apple Pay, Google Pay und Samsung Pay
• Spezielles Ticket-System für Events
• Deutsche IBAN: Nicht angegeben

Sogexia

Das Konto von Sogexia passt zu allen möglichen Formen: Studenten, Angestellte, Selbständige etc.

• Geeignet für Einzelpersonen und Unternehmen
• Keine Bedingungen oder versteckte Gebühren
• Online und mobil nutzbar
• Mehrere MasterCard Karten
• Sogexia-Club inkl. Cashback bei Partnerunternehmen
• Finanzverwaltungs-Tools
• Deutsche IBAN: Nicht angeben

Viabuy

Bei Viabuy bekommst du eine Prepaid MasterCard ohne SCHUFA oder PostIdent.

• Für Privatpersonen und Unternehmen
• Für verschiedene Fälle anwendbar: Gehalt, Einkünfte, Shopping, Reisen, Internet und Unterhaltung
• Farbe wählbar (schwarz oder gold)
• Deutsche IBAN: Ja

DiPocket

Bei DiPocket handelt es sich um ein FinTech-Unternehmen, das sich komplett über eine App abspielt.

• Vor allem für Privatpersonen
• Kompatibel mit Apple Pay und Google Pay
• Mobile App
• Gute Exchange Rates
• Kostenloses Senden von Geld zwische DiPocket-Nutzern
• Deutsche IBAN: Nein

Prospero

Prospero hieß früher Paymix. Das Konto ist kostenfrei, nur für die Kreditkarte musst du im Jahr 12€ bezahlen.

• Für Privat- und Geschäftskonten
• Eigene IBAN aus Malta
• Kreditkarte und MasterCard möglich
• Mobile App
• Deutsche IBAN: Nein

iCard

Bei iCard kannst du innerhalb von Minuten kostenlos ein Konto eröffnen.

• Business- und Privatkunden
• Eigene IBAN
• Kreditkarte und VISA möglich
• Mobile App

fire

Fire ist ein FinTech-Unternehmen, das sich mit seinen Features speziell an Unternehmen richtet.

• Für Unternehmen geeignet
• Eigene IBAN aus Irland
• Kreditkarte und MasterCard
• Mobile App
• Zusätzliche Konten einfach eröffnen
• Fire API für automatisierte Zahlungsprozesse
• Deutsche IBAN: Nein, EU IBAN

GLOBCOIN

GLOBCOIN eignet sich vor allem dann für dich, wenn du beim Reisen Geld sparen oder günstig Geld ins Ausland senden willst

• Vor allem für Privatpersonen geeignet
• Kreditkarte und Mastercard
• Konto/ Karte nur nach Online Bewerbung
• Mobile App
• Währungsumtausch zu bestmöglichen Raten
• Deutsche IBAN: Nein, EU IBAN

Penta

Das deutsche Startup Penta wurde vom französischen Anbieter Qonto übernommen. Die die Preisstruktur bei Penta für GmbHs deutlich günstiger war als nun für Penta (19 € statt 99 € pro Monat) suchen nun viele nach Penta Alternativen. 

Welcher der Anbieter passt zu dir? Schreib gern deinen neuen Favoriten in die Kommentare, damit sich andere daran orientieren können.

Die Zukunft liegt bei digitalen Banken

Die Vorteile von Fintechs liegen klar auf der Hand: 

1. Innovative Technologie: Fintech-Banken nutzen modernste Technologien für eine fortschrittliche und benutzerfreundliche Banking-Erfahrung.
2. Schnelle Prozesse: Transaktionen, Kontoeröffnungen und Überweisungen werden im Vergleich zu herkömmlichen Banken deutlich schneller abgewickelt.
3. Niedrigere Gebühren: Fintech-Banken erheben oft geringere Gebühren und eliminieren viele traditionelle Bankgebühren.
4. Zugänglichkeit: Kunden können dank Online- und Mobilanwendungen jederzeit und von überall aus auf ihre Konten zugreifen.
5. Personalisierte Angebote: Durch Datenanalyse bieten Fintech-Banken maßgeschneiderte Finanzlösungen und Empfehlungen für individuelle Kundenbedürfnisse.

Bankgeschäfte können also ganz einfach sein. Mit den modernen FinTech Konten besteht die Möglichkeit, vollkommen ohne unnötigen Datenaustausch oder Schufa-Abfragen für finanzielle Transaktionen zu sorgen und in Echtzeit von innovativen Leistungen zu profitieren. 

Mit modernen Ansätzen für die Betreuung der eigenen Kunden sind die Smartphone Banken sowohl für Privatpersonen als auch für geschäftliche Nutzer immer eine gute Wahl. So lassen sich mithilfe der richtigen FinTech Bank lästige Formalitäten vermeiden und die Sicherheit aller Transaktionen verbessern.

Zudem lassen sich mit den Geschäftskonten oder Privatkonten der einzelnen Anbieter weitere innovative Features nutzen, die den Alltag und das Arbeitsleben effizienter gestalten.

Der FinTech-Bereich erstreckt sich unter Anderem auch auf über Kreditunternehmen. Suchst du nach einem online Kleinkredit, dann schau mal beim Artikel vorbei, um den passenden Kleinkredit für dich zu finden! 

Welche Funktion ist für dich bei einem Smartphone Konto am wichtigsten? Schreib uns deine Meinung zur Entwicklung der digitalen Banken direkt hier in die Kommentare und beginne gemeinsam mit uns eine interessante Diskussion.

Hybrides Arbeiten, Remote-Teams und der Einsatz von Künstlicher Intelligenz verändern aktuell die Art und Weise, wie Unternehmen miteinander kommunizieren. Gerade in Zeiten, in denen Informationen in Echtzeit fließen und Mitarbeitende an verschiedenen Standorten arbeiten, wird die Wahl der richtigen internen Kommunikations Tools zum entscheidenden Erfolgsfaktor. Wer hier auf die passenden Lösungen setzt, sorgt nicht nur für reibungslose Abläufe, sondern auch für mehr Transparenz, Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit.

In diesem Artikel stellen wir dir die wichtigsten internen Kommunikations Tools vor, die Unternehmen heute einsetzen, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden – von modernen Chat-Apps bis hin zu ganzheitlichen Plattformen für Zusammenarbeit und Wissenstransfer.

Digitale und analoge, interne Kommunikations Tools

Tools, mit denen interne Kommunikation verbessern kannst, gibt es einige, sowohl analoge als auch digitale Tools.

Digitale Kommunikationstools bieten die Möglichkeit zur asynchronen Kommunikation, der Erreichbarkeit auch außerhalb der Arbeit(-szeiten) und teilweise auch für Mitarbeiter ohne Zugang zu Arbeitsrechnern. Zu vielen digitalen Tools haben wir schon tiefer gehende Artikel gerschrieben, die, falls genaueres Interesse an einer Art der Tools besteht verlinkt sind.

Analoge Tools

Whiteboards: Ideal für das Sammeln von Ideen und zur Veranschaulichung. In analoger Form nicht optimal für die interne Kommunikation geeignet. Auch in digitaler Form nur eingeschränkt für Kommunikation nutzbar.

Schwarzes Brett: Eine Informationswand an zentralen Stellen innerhalb des Unternehmens, bestückt mit aktuellen Mitteilungen. Der Grundgedanke ist vielversprechend. Jedoch hapert es häufig an der Ausführung: Überholte Dokumente, keine Möglichkeit zur Rückmeldung, mangelnder Datenschutz.

Persönliche Meetings: Unabhängig davon, ob es sich um Einzelgespräche oder Gruppensitzungen handelt. Diese Art der Kommunikation bietet den persönlichsten Austausch – sie kann jedoch für Gruppen besonders herausfordernd sein, da sie eine umfangreiche Organisation benötigt.

Telefongespräche: Sie bieten eine flexible Möglichkeit für den direkten Austausch, sei es zwischen Einzelpersonen oder in Konferenzschaltungen. Diese Form der Kommunikation ermöglicht schnelle Reaktionen und Entscheidungsfindungen, kann jedoch bei größeren Gruppen an Effizienz verlieren und führt manchmal zu Missverständnissen, da nonverbale Signale fehlen.

Digitale Tools

Videokonferenz-Tools: Das digitale Pendant zu Telefongesprächen. Sie sind zur neuen Standardlösung für Teammeetings geworden, und das nicht nur im Homeoffice. Zu den geschätzten Features gehören unter anderem die Möglichkeit zur Bildschirmteilung, das Aufzeichnen von Meetings sowie die Option, individuelle Hintergründe zu verwenden.

Messaging Apps: Werden häufig für einen unkomplizierten und zügigen Austausch genutzt. Durch die Einrichtung verschiedener Chatgruppen lassen sich rasche Abstimmungen treffen, was die interne Kommunikation effektiver gestaltet.

Projektmanagement Software: Zunächst scheint Projektmanagement-Software kein direktes Mittel der internen Kommunikation zu sein. Bei näherer Betrachtung jedoch vereinfacht diese Art von Software die Koordination und Abstimmung bezüglich verschiedener Aufgaben.

Cloud-Dienste: Ermöglichen die kollaborative Arbeit an Dokumenten und Präsentationen sowie den Austausch von Feedback – und das alles in Echtzeit. Sie sind nicht nur für Teams im Homeoffice, sondern für alle Arbeitsgruppen eine wertvolle Ressource.

Collaboration App: Ein Multitalent. Diese Apps vereinen die Eigenschaften von Nachrichten-Apps mit zusätzlichen Funktionen wie Videoanrufen, Dateifreigabe und weiteren Integrationen.

Digital Signage: Die digitale Form von schwarzen Brettern. Präsentiert Unternehmensnachrichten im Großformat, speziell auf Bildschirmen in Bereichen wie der Kantine, auf offenen Flächen oder im Produktionsbereich.

Social Intranet: Ein bewährtes Tool. Im sozialen Intranet lassen sich Nachrichten, Chats, Gruppen und Dokumente organisieren. Allerdings ist Vorsicht geboten: Eine Überfülle an Funktionen kann die Übersichtlichkeit beeinträchtigen.

Mitarbeiter-App: Eine mobile Version des sozialen Intranets, ideal für die Nutzung unterwegs. Besonders wegen der vielen Kommunikationskanäle und angepasst für Mitarbeiter, die außerhalb des Büros tätig sind oder Produktionsmitarbeiter ohne Zugang zu eigenen PCs.

Plattform für operative Beschäftigte: Die Evolution der Mitarbeiter-App. Durch Integrationen verwandelt sich diese App in ein Betriebssystem für Beschäftigte ohne festen Arbeitsplatz oder Zugang zu PCs.

Auswahlkriterien für das richtige Tool

Bei der Auswahl des richtigen Tools zur internen Kommunikation in einem Unternehmen solltest du folgende Kriterien berücksichtigen.

• Benutzerfreundlichkeit: Das Tool sollte einfach zu bedienen sein, damit alle Mitarbeiter, unabhängig von ihrem technischen Wissen, es effektiv nutzen können.
• Integration mit anderen Tools: Es ist wichtig, dass das Kommunikationstool sich nahtlos in andere im Unternehmen verwendete Software-Systeme integrieren lässt.
• Skalierbarkeit: Das Tool sollte in der Lage sein, mit dem Wachstum des Unternehmens zu skalieren, sowohl in Bezug auf die Anzahl der Nutzer als auch auf die Funktionalität.
• Sicherheit und Datenschutz: Besonders in der internen Kommunikation ist es wichtig, dass das Tool sichere Datenübertragung und -speicherung bietet, um vertrauliche Informationen zu schützen.
• Kommunikationsfunktionen: Überlege genau, welche spezifischen Kommunikationsbedürfnisse dein Unternehmen hat (z. B. Chat, Videoanrufe, Dateiaustausch) und stelle sicher, dass das Tool diese Funktionen unterstützt.
• Kosten: Beurteile das Preis-Leistungs-Verhältnis des Tools. Dabei solltest du nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch langfristige Kosten wie Abonnements oder Support in Betracht ziehen.
• Anpassungsfähigkeit: Die Möglichkeit, das Tool an die spezifischen Bedürfnisse und die Unternehmenskultur anzupassen, kann sehr wertvoll sein.
• Zuverlässigkeit und Support: Ein zuverlässiges Tool mit gutem technischen Support ist entscheidend, um Ausfallzeiten und Störungen in der Kommunikation zu minimieren.
• Feedback und Nutzererfahrungen: Berücksichtige Feedback und Bewertungen von aktuellen Nutzern, um ein realistisches Bild von der Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Tools zu erhalten.
• Compliance und Rechtskonformität: Stelle sicher, dass das Tool den lokalen und internationalen Gesetzen und Vorschriften, zum Beispiel in Sachen Datenschutz, entspricht.

Metriken zum Messen des Erfolgs interner Kommunikations Tools

Nachdem du dich für ein internes Kommunikationstool entschieden hast, ist der nächste Schritt dessen Implementierung in deinem Unternehmen. Es ist entscheidend zu verstehen, dass selbst das ausgezeichnetste Tool wirkungslos bleibt, wenn es von den Mitarbeitenden nicht angenommen wird. 

Nach der Einführung des Tools ist es wichtig, Erfolge und Effektivität zu bewerten. Folgende Metriken können dir dabei helfen, zu bewerten wie das Tool bei der Mitarbeiterschaft ankommt und genutzt wird:

• Engagement: Wird das Tool von den Teammitgliedern regelmäßig genutzt? Beteiligen sie sich aktiv an Kommunikationen und Diskussionen?
• Kollaboration: Fördert das Tool die Zusammenarbeit im Team? Hilft es dabei, die Effizienz und Effektivität der Teamarbeit zu steigern?
• Produktivität: Können die Teammitglieder ihre Aufgaben und Projekte durch das Tool schneller und leichter bewältigen?
• Feedback: Wie wird das Tool von der Belegschaft angenommen? Gibt es relevante Probleme oder Bedenken, die adressiert werden müssen?

Fallstudien & Erfolgsgeschichten

REWE x Flip

Bevor die Mitarbeiter-App Flip bei REWE eingeführt wurde, war es für die Marktmanagerinnen und Vertriebler üblich, E-Mails und wichtige Mitteilungen auszudrucken und am Schwarzen Brett im Markt aufzuhängen. Eine direkte Kommunikation mit allen Beschäftigten war so nicht möglich.

Besonders im Schichtbetrieb führte dies oft zu Missverständnissen und Gerüchten. Jetzt können Marktmanagerinnen direkt mit ihrem Team kommunizieren und erhalten schneller Rückmeldungen von den Mitarbeitenden.

In der neuen Mitarbeiter-App können die Angestellten der Märkte nicht nur wichtige Informationen einsehen, sondern auch mit Kollegen, anderen Filialen und der Zentrale in Kontakt treten. Nach und nach will REWE alle Märkte in das digitale Informations- und Kommunikationssystem von REWE integrieren.

Bosch x SpeakApp

Bosch Aftermarket stellt seinen Kunden weltweit ein umfangreiches Angebot an Diagnosegeräten, Werkstattausrüstungen und Ersatzteilen zur Verfügung. Dies umfasst sowohl neue als auch aufbereitete Teile sowie Reparaturlösungen für Personen- und Nutzfahrzeuge.

Die direkte Kommunikation mit Franchisepartnern und dem Händlernetzwerk war bisher nicht möglich. Besonders schwierig war es, jene zu erreichen, die keinen Zugang zu Computern oder Bildschirmen haben.

In Boschs schnelllebigem Geschäftsumfeld ist es entscheidend, dass alle Beteiligten zeitnah über neue Produkte und Dienstleistungen informiert werden.

Lösung:

Bosch Talks, eine maßgeschneiderte mobile Kommunikationsplattform, wurde für Web, iPhone und Android entwickelt und den Mitarbeitern und Partnern zur Verfügung gestellt.

Diese Mitarbeiter-App ermöglicht es, Kollegen einfacher zu erreichen und effizienter zu arbeiten, was wiederum das Kundenerlebnis verbessert.

Auf diese Weise bleibt jeder direkt mit Bosch und untereinander in Verbindung. 

Ergebnisse:

• Kommunikation möglich, unabhängig vom Standort
• Zugriff auf Informationen, Dokumente und Wissen jederzeit und überall
• Austausch und Diskussion von Ideen
• Nutzung des vorhandenen Wissens und der Erfahrung innerhalb der Organisation
• Zeitersparnis durch weniger E-Mail-Verkehr und schnelle Suchfunktionen
• sicheres Teilen privater Nachrichten
• kein Verpassen wichtiger Neuigkeiten
• Einhaltung der DSGVO-Vorschriften

Anbieter von Tools für die internen Kommunikation

Um dir die Recherche zu erleichtern, habe ich im Folgenden einige Kommunikationstools und ihre speziellen Funktionen zusammengefasst.

Humanstars App

HUMANSTARSapp ist eine Mitarbeiter-App und Social Intranet Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, alle Mitarbeitenden sicher und effizient zu vernetzen. Mit Anbindung bestehender Systeme ermöglicht die Plattform DSGVO-konforme Kommunikation und Kollaboration, speziell für Frontline- und Blue-Collar-Worker. 

Feautres:

• Social Intranet – ermöglicht eine zentrale Plattform für Austausch und Zusammenarbeit im Unternehmen.
• Sichere, DSGVO-konforme Kommunikation – gewährleistet Datenschutz und Datensicherheit.
• Integration bestehender Systeme – ermöglicht nahtlose Anbindung an bereits genutzte Tools.
• Frontline- und Blue-Collar-Worker Fokus – speziell für Mitarbeitende ohne festen Büroarbeitsplatz.
• Mobile-first Design – optimiert für die Nutzung auf mobilen Endgeräten.

Kosten

Die Preise für HUMANSTARSapp richten sich nach den individuellen Bedürfnissen und der Unternehmensgröße. Eine maßgeschneiderte Preisgestaltung wird angeboten, abhängig von der Anzahl der Nutzer und den gewünschten Funktionen. 

Quiply

Quiply ist eine Mitarbeiter-App, die eine effiziente, sichere und DSGVO-konforme Kommunikation ermöglicht, um Teams unabhängig von Standort oder Abteilung zu vernetzen. Sie bietet eine Kombination aus Kommunikationsplattform und HR-Tool, das Unternehmen bei der Digitalisierung interner Prozesse unterstützt.

Features:

• Echtzeitkommunikation mit Chats und Push-Nachrichten.
• Integration von Workflows und Formularen (z.B. Urlaubsanträge).
• Mitarbeiterverzeichnis und Event-Kalender.
• Modular anpassbar mit eigenem Branding.
• Hohe Sicherheit mit vollständiger Verschlüsselung.

Kosten: 

Die Preisgestaltung erfolgt individuell nach den Anforderungen des Unternehmens. 

KenCube

KenCube schafft eine zentrale Plattform für transparente interne Kommunikation und verbindet Mitarbeitende standort- und geräteübergreifend. Informationen, Austausch und Zusammenarbeit werden so einfacher, schneller und für alle zugänglich.

Features: 

• News & Ankündigungen für zentrale interne Kommunikation
• Mitarbeiter-Chat für schnellen, direkten Austausch
• Dokumenten- & Wissensmanagement mit intelligenter Suche
• Personen- & Expertenverzeichnis zur besseren Vernetzung
• Termine & Events mit Anmeldungen und Erinnerungen
• Formulare, Umfragen & Feedback-Tools
• Tickets & Serviceanfragen für interne Prozesse
• Mobile Mitarbeiter-App für iOS & Android
• Rollen- & Rechtemanagement für sichere Inhalte
• DSGVO-konformes EU-Hosting mit hoher Datensicherheit

Kosten: 

Die Preise von KenCube sind auf Anfrage, inklusive einer Demo.

Flip

Flip ist eine KI-unterstützende Mitarbeiter-App für Unternehmen, die besonders für operative Beschäftigte konzipiert ist. Sie vereint Funktionen wie Chat, Newsfeed, Dienstpläne, Zeiterfassung und weitere in einem digitalen Arbeitsplatz, der sowohl auf privaten Smartphones als auch auf Firmen-PCs genutzt werden kann, wobei sie interaktive und einfache Kommunikation wie in einem Social Intranet ermöglicht.

Features:

• Parallelbetrieb von (Social) Intranet und Mitarbeiter-App
• Integrationen mit Intranet-, Support-, Digital Signage-, Personalplanungstools und mehr
• Live-Übersetzung mit DeepL
• Firmen-Kommunikation wie im privaten Messenger
• Aufgaben erstellen und zuweisen
• Bilder teilen
• Dateien integrieren
• Arbeitsfortschritte dokumentieren
• FlipAI zum Zusammenfassen von komplexe Texten und Themen

Kosten:

Die Preise für Flip erhältst du auf Anfrage.

Bitrix24

Bitrix24 ist ein vielseitiges Tool für interne Kommunikation, das weit über klassische Chat-Lösungen hinausgeht. Es verbindet Teamkommunikation direkt mit Aufgaben, Projekten und dem CRM und eignet sich besonders für Unternehmen, die Zusammenarbeit strukturiert und nachvollziehbar organisieren wollen.

Features: 

• Team-Chat und Gruppenchats mit Dateifreigabe
• Videokonferenzen und Audio-Calls
• Activity-Feed als internes Social Network
• Aufgaben- und Projektkommunikation direkt im Kontext
• Gemeinsame Dokumente und Kommentare in Echtzeit

Kosten: 

Bitrix24 ist in einer kostenlosen Basisversion nutzbar; kostenpflichtige Pläne starten je nach Funktionsumfang und Nutzeranzahl und skalieren bis hin zu Enterprise-Lösungen.

Slack

Slack ist eine cloudbasierte Messaging-App, die Chatrooms, private Nachrichten und Integrationen mit verschiedenen Diensten bietet. Sie wird häufig von Unternehmen und Organisationen verwendet, um die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zwischen Teams zu erleichtern.

Features:

• Teilen von Dokumenten und Dateien
• Messaging
• Audio- und Videoübertragung
• Audio- und Videonachrichten senden
• Workflow Builder
• Integrationen mit bestehenden Tools
• Slack Connect für die Arbeit mit externen Partnern
• Enterprise Key Management
• Profile und Organigramme

Kosten:

Slack kannst du mit begrenztem Funktionsumfang kostenlos nutzen. Die Preise beginnen bei 6,75 € pro Monat, für eine Enterprise Lösung musst du den Vertrieb kontaktieren.

Zoom

Zoom ist eine Videokonferenz Software, die es Benutzern ermöglicht, virtuelle Meetings, Webinare und Live-Videochats durchzuführen. Es bietet Funktionen wie Bildschirmfreigabe, Gruppenchat und die Möglichkeit, große Online-Veranstaltungen zu hosten, was die Software besonders beliebt für Arbeit im Homeoffice und Online-Bildung macht.

Features:

• bis zu 300 Teilnehmer pro Meeting
• bis zu 30 Stunden pro Meeting
• Whiteboard
• Team-Chat
• Mail & Kalender
• AI Companion
• bis zu 10 GB Cloud-Speicher
• SSO

Kosten:

Zoom Basic kannst du kostenlos nutzen. Für längere Meetings mit mehr Teilnehmern beginnen die Preise bei 14,99 € pro Monat. Eine Enterprise Version ist auf Anfrage erhältlich. Zahlst du jährlich, sparst du 22 %.

Asana

Asana ist ein webbasiertes Projektmanagement-Tool, das Teams dabei unterstützt, ihre Arbeit zu organisieren, zu verfolgen und zu verwalten. Mit Funktionen wie Aufgabenverteilung, Fristsetzung, Fortschrittsverfolgung und Integrationen mit anderen Tools kann die Software Produktivität und Zusammenarbeit steigern.

Features:

• Zusammenarbeit mit bis zu 500 Teammitgliedern
• unbegrenzter Speicherplatz
• Kalenderansicht
• einfache Suchfilter
• iOS- und Android-App
• Zeiterfassung mit Integrationen
• 100+ Integrationen 
• Gantt-Ansicht
• Genehmigungen
• Workflow Builder
• Projekt-Dashboards

Kosten:

Einzelpersonen und kleine Teams können Asana kostenlos nutzen. Die Preise für Modelle mit mehr Mitarbeitern und Funktionen beginnen bei 10,99 €.

Google Drive

Google Drive ist ein Cloud-Speicherdienst von Google, der es Benutzern ermöglicht, Dateien zu speichern, darauf zuzugreifen und sie zu teilen. Das Tool integriert sich nahtlos in andere Google-Dienste wie Docs, Sheets und Slides, was die Online-Zusammenarbeit und das Dokumentenmanagement erleichtert.

Features:

• bis zu 2 TB Speicher pro Nutzungskonto
• Inhalte für Zielgruppen freigeben
• geteilte Ablagen für Teams
• Docs, Tabellen, Präsentationen, Formularinhalte erstellen
• benutzerdefinierte geschäftliche E-Mail-Adressen
• Video- und Telefonkonferenzen
• Videokonferenzen aufzeichnen und in Drive speichern
• Verwaltungskonsole
• Einstellungen für gruppenbasierte Sicherheitsrichtlinien

Kosten:

Drive kannst du kostenlos nutzen. Für mehr Speicher und mehr Teilnehmende an Video- und Telefonkonferenzen zahlst du 11,50 € pro Nutzungskonto und Monat. 

Microsoft Teams

Microsoft Teams ist eine Plattform für Teamkollaboration, die Teil von Microsofts Office 365 Suite ist und Funktionen für Chat, Videokonferenzen, Dateifreigabe und Integration mit anderen Microsoft-Anwendungen bietet. Es wird häufig in Unternehmen eingesetzt, um die interne Kommunikation zu verbessern und die Zusammenarbeit in Projekten zu erleichtern.

Features:

• unbegrenzte Gruppenbesprechungen bis zu 30 Stunden
• bis zu 300 Teilnehmende pro Besprechung
• bis zu 1 TB Cloudspeicher pro Benutzer
• Messaging
• Dateifreigabe, Aufgaben und Abstimmungen
• Datenverschlüsselung für Besprechungen, Chats, Anrufe und Dateien
• Liveuntertitel in Besprechungen (über 30 Sprachen)
• Microsoft Whiteboard
• hunderte kollaborativer Apps
• kollaborative Anmerkungen in Teams-Besprechungen, über die Teilnehmende gemeinsame Inhalte ergänzen können
• Teambesprechungen aufzeichnen und transkribieren
• Microsoft Team Essential und Microsoft 365 Business Basic

Kosten:

Private Nutzer können Microsoft Teams mit begrenztem Funktionsumfang kostenlos nutzen. Für 10 € pro Monat gibt es den Family Plan. Die Preise für Unternehmen beginnen bei 3,70 € pro Nutzer und Monat.

Jive

Jive ist eine Plattform für Unternehmenskommunikation und Zusammenarbeit, die ein soziales Intranet für Unternehmen bietet, um die interne Kommunikation und das Engagement der Mitarbeiter zu verbessern. Funktionen wie Diskussionsforen, Blogs, Dokumentenmanagement und Integration mit anderen Geschäftsanwendungen fördern den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit innerhalb von Organisationen.

Features:

• Suchanfragen und Belohnungen
• detaillierte Profile
• Analysen
• fließende Kollaboration über Systeme, Anwendungen und Geräte hinweg
• mobile App
• Mitarbeiterverzeichnis
• Dokumente, Blog-Beiträge und Videos teilen

Kosten:

Die Kosten für Jive erhältst du auf Anfrage. 

SpeakAp

SpeakAp ist eine mobile Mitarbeiter-App, die darauf abzielt, Frontline- und Büroangestellte zu verbinden, indem sie eine zentrale Anlaufstelle für Unternehmensinformationen bietet. Die Plattform ähnelt sozialen Netzwerken und bietet eine klare Zeitleiste für Beiträge mit Fotos oder Dokumenten, Gruppenbildung, private Nachrichten und Benutzerprofile. 

Features:

• Verwaltung von Teams
• Aufgaben mit Teammitgliedern teilen
• Überblick über abgeschlossene Aufgaben
• Task Management
• Analytics im Dashboard
• API-Marktplatz
• SSO
• Integration von HR-Tools
• Gehaltsabrechnungen, Terminplanung, Onboarding Dokumente zuordnen

Kosten:

Die Preise für SpeakAp erhältst du auf Anfrage.

Fazit - Das bringen Tools für die interne Kommunikation

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Auswahl und Implementierung des richtigen internen Kommunikationstools eine entscheidende Rolle für die Effizienz und Zufriedenheit im Unternehmen spielt. 

Durch die Verbesserung des Informationsflusses und der Zusammenarbeit können Unternehmen ihre Produktivität steigern und ein stärkeres Gemeinschaftsgefühl unter den Mitarbeitenden fördern. 

Letztendlich trägt ein gut gewähltes Kommunikationstool nicht nur zur Optimierung der Arbeitsabläufe bei, sondern stärkt auch die Unternehmenskultur und unterstützt das Wachstum des Unternehmens, vorausgesetzt du befolgst unsere Tipps zur Implementierung und Erfolgsmessung des Tools.

Welche Tools nutzt du für die interne Unternehmenskommunikation und welche sind am hilfreichsten? Schreibe gerne einen Kommentar mit Erfahrungen oder Fragen und starte eine interessante Unterhaltung.

Du möchtest noch mehr zur Digitalisierung in Unternehmen und dafür benötigte Tools lesen? Besuche unseren Blog Digital Affin und finde in den verschiedenen Kategorien Tools und Tipps, die für Geschäftsführer:innen, Handwerker:innen, Personaler:innen und Vertriebler:innen und mehr Digitalisierungspotentiale in deinem Unternehmen aufzeigen.

Was es dafür braucht? 

Eine passende Webinar Software, einen guten Aufhänger für ein Webinar und natürlich ein richtig gutes und passendes Angebot oder Produkt, welches du verkaufen möchtest. 

In diesem Artikel geht es jetzt um alles was du zu automatisch-ablaufenden Webinaren wissen musst.

Was sind automatisierte Webinare?

Ein automatisiertes Webinar ist im Grunde genommen ein Online-Seminar, das ohne menschliches Eingreifen abläuft.

Sobald du ein automatisiertes Webinar erstellt und veröffentlicht hast, können potenzielle Kunden sich jederzeit online dafür anmelden und es abspielen.

Diese merken dabei nicht, dass es sich um eine Aufzeichnung handelt, sondern werden in dem Glauben gelassen, dass das Webinar live abläuft.

Automatisierte Webinare sind eine großartige Möglichkeit, um zu jeder Zeit mit deiner Zielgruppe in Kontakt zu treten und dein Produkt oder deine Dienstleistung vorzustellen.

Auch dann, wenn du gerade keine Zeit für Webinare hast und unabhängig von der Teilnehmerzahl.

Vorteile eines automatisierten Webinars

Ein Webinar automatisiert durchzuführen, verschafft dir eine Reihe von Vorteilen.

Automatisierte Webinare kosten dich weniger Zeit

Sobald du ein automatisiertes Webinar einmalig erstellt hast, läuft dieses von ganz alleine unbegrenzt online ab.

Du musst also keine Zeit mehr investieren, das Webinar regelmäßig zu organisieren, planen und durchzuführen.

Das alles übernimmt ein Tool für dich.

Automatisierte Webinare kannst du häufiger anbieten

Ein automatisches Webinar kann so oft wiederholt werden, wie du willst, und bietet deinen potenziellen Teilnehmern dadurch mehr Termin-Optionen.

Sogar während du schläfst können deine Webinare stattfinden - praktischer geht es nicht!

Automatisierte Webinare verkaufen deine Produkte

Wenn du dein automatisiertes Webinar richtig eingestellt hast, kann es im Wesentlichen deine Verkäufe für dich erledigen und dir mehr Zeit geben, dich auf die Generierung von Interessenten und Teilnehmern zu konzentrieren, die sich für dein Webinar anmelden.

Automatisierte Webinare ersparen dir Aufregung

Du bist immer aufgeregt, wenn du vor einer großen Teilnehmerzahl sprechen musst?

Automatisierte Webinare ersparen dir das!

Dadurch, dass du die Webinare alleine aufnimmst und sie später nur abgespielt werden, brauchst du nicht live zu sprechen und musst keine Angst vor Versprechern o. ä. haben.

Automatisierte Webinare laufen in Perfektion

Bei einem automatisierten Webinar bist du vor Versprechern und anderen Pannen wie technischen Problemen geschützt.

Sobald du dein Webinar einmal in Perfektion aufgenommen hast, wird es immer wieder so gut ablaufen.

Automatisierte Webinare simulieren Interaktion

Ja, du hast richtig gelesen. Bei einigen Anbietern wird dem Teilnehmer sogar eine Interaktion vorgespielt.

Das kann beispielsweise so ablaufen: Du stellst im Webinar die Eröffnungsfrage “Von wo aus nehmt ihr heute am Webinar teil?”.

Anschließend werden einige von dir gewählte Antworten als Kommentare von der Software eingespielt und du kannst dann im Webinar auf eine oder zwei der genannten Städte eingehen.

Dieses Szenario kannst du jederzeit im Verlauf deines Webinars wieder einbauen.

Beachte aber: Dabei wird nie speziell auf die Frage oder Antwort des Teilnehmers eingegangen, sollte dieser sich in den Kommentaren beteiligen.

Live Webinar oder automatisiertes Webinar?

Ob sich für dein Webinar eher eine Live-Durchführung oder eine Automatisierung anbietet, hängt von einigen Faktoren ab.

Live Webinare für echte Interaktion

Legst du Wert darauf, dass deine Interessenten alle ihre Fragen stellen können und diese auch beantwortet werden? In diesem Fall musst du ein Live-Webinar durchführen.

Ein Live-Webinar eignet sich auch dann besser, wenn der Launch eines neuen Produktes ansteht und du dieses präsentieren möchtest.

Für solche Events solltest du immer live im Webinar sein, um auf Fragen reagieren zu können. Sonst fühlen sich deine potenziellen Kunden evtl. vernachlässigt oder gar betrogen und entscheiden sich gegen einen Kauf.

Automatisierte Webinare für wiederholbare Präsentationen

Wenn du ein Webinar regelmäßig wiederholen möchtest, bietet sich die Automatisierung an.

Beispiele für Anwendungsfälle können z. B. Themen sein wie “Best Practices beim Schreiben von Blogbeiträgen” oder “Wie baue ich eine gelungene Landingpage auf?".

Außerdem kannst du auch Produkte, die du bereits seit längerer Zeit verkaufst, in einem Webinar genauer vorstellen und diese im Anschluss verkaufen.

Durch ein Webinar können deine Interessenten mehr Bezug zu dir aufbauen und sind eher kaufbereit.

Was gibt es bei der Erstellung eines automatisierten Webinars zu beachten?

Bei der Erstellung eines automatisierten Webinars musst du stets im Hinterkopf behalten, dass es immer und immer wieder abgespielt wird und dass keine echte Interaktion mit dir möglich ist.

Das heißt, du darfst keinen Raum für richtige eigene Fragen der Teilnehmer lassen. Den Schlussteil “Gern beantworte ich jetzt alle eure offenen Fragen”, musst du bei einem automatisierten Webinar weglassen.

Du solltest auch keine Bezüge zu aktuellen Ereignissen herstellen, denn diese sind nach kurzer Zeit bereits nicht mehr so aktuell, wie sie zum Zeitpunkt der Aufnahme waren.

Wie erstelle ich ein automatisiertes Webinar?

Um ein automatisiertes Webinar zu erstellen, musst du deinen Vortrag vorbereiten und diesen dann aufnehmen. Hier sind die Schritte, die dich zu einem ersten automatisierten Webinar bringen:

1 Erstelle einen Leitfaden für dein Webinar

Bevor du mit der Erstellung des eigentlichen Inhalts deines Webinars beginnst, ist es wichtig, ein Skript zu erstellen.

Dieses dient als Leitfaden für das, was du sagen und zeigen möchtest.

Mache dir Gedanken darüber, welches Ziel du mit deinem Webinar verfolgen möchtest.

Entweder möchtest du nur dein Wissen weitergeben oder aber bereits ein Produkt verkaufen.

2 Wähle einen Anbieter aus

Dir stehen eine große Anzahl an Tools zur Verfügung, aus denen du einen auswählen kannst. Wir stellen dir weiter unten die besten Anbieter für automatisierte Webinare vor.

Schaue dir am besten einige Anbieter an und wähle dann denjenigen aus, der aus deiner Sicht die besten Funktionen bietet und gut für dein Webinar geeignet ist.

3 Erstelle deine Inhalte

Jetzt ist es an der Zeit, den tatsächlichen Inhalt für dein Webinar zu erstellen.

Beginne damit, dir klar zu machen, welche Inhalte du erläutern möchtest.

Nachdem du deine Texte aufgeschrieben hast, denke darüber nach, welche Methoden zur Visualisierung du nutzen möchtest. Das können beispielsweise Folien, Abbildungen oder Videos sein.

Schau dazu auch bei dem von dir ausgewählten Anbieter nach - dir stehen je nach Anbieter eine Reihe cooler Funktionen zur Verfügung.

Wenn du nicht selbst sprechen möchtest, kannst du auch mithilfe von künstlicher Intelligenz automatisiert Videos erstellen - dafür brauchst du nur den Text, der gesprochen werden soll!

Achte auf jeden Fall darauf, dass alles, was du präsentierst, leicht verständlich ist. Denn deine Zuschauer haben während deines Webinars keine Möglichkeit, Verständnisfragen zu stellen.

4 Teste und optimiere dein Webinar

Übe deinen Vortrag und nimm dein Webinar mehrfach auf. Zeige es evtl. auch Freunden, um es weiter optimieren zu können. Achte dabei auch auf die Dauer des Webinars.

5 Erstelle eine Anmeldeseite

Erstelle bei dem von dir gewählten Anbieter eine Seite, über die sich Interessenten für dein Webinar anmelden können.

6 Veröffentliche dein Webinar

Wenn du dein Webinar perfekt aufgenommen hast, kannst du es veröffentlichen und die Anmeldeseite an Interessenten verteilen.

Wie kann ich auf mein Webinar aufmerksam machen?

Super, du hast jetzt dein automatisiertes Webinar veröffentlicht, doch was nun? Wie werden Interessenten darauf aufmerksam?

Um im digitalen Vertrieb erfolgreich sein zu können, benötigst du eine digitale Vertriebsstrategie.

Möglichkeiten für den digitalen Vertrieb können beispielsweise eine Landingpage oder bezahlte Anzeigen sein.

Webinar Funnel einrichten

Wenn du ein automatisiertes Webinar online stellst, bietet es sich auch an, einen Webinar Funnel einzurichten.

Ein Webinar Funnel bedeutet, dass du Leads auf dem Weg zum Webinar sowie auf dem Weg danach zum Kauf deines Produktes führst.

Zur Abbildung eines solchen Funnels eignet sich eine Funnel Software.

Welche Anbieter gibt es für automatisierte Webinare?

Ich stelle dir nun einige Tools vor, die für die Erstellung von automatisierten Webinaren geeignet sind. Sie unterscheiden sich sowohl im Preis als auch in den Funktionen.

Webinaris

Webinaris ist eine sehr gute Wahl, wenn du möglichst wenig Aufwand betreiben willst. Viele Prozesse werden bei Webinaris automatisiert, was dir deine Arbeit erheblich erleichtert und beschleunigt.

Funktionen für automatisierte Webinare:

• Video lässt sich nicht herunterladen
• Video lässt sich nicht pausieren oder spulen
• Chat- & Supportmoderator
• unbegrenzte Webinartermine
• Live-Charakter durch Umfragen, erfundene Teilnehmer im Webinar, vorgefertigter Chat zwischen Bots
• unbegrenzte Dauer des Webinars

Kosten:

• ab 69€ pro Monat / 588€ pro Jahr

ecosero

ecosero ist ein deutsches Webinar-Tool, mit dem du neben Live-Webinaren auch Auto-Webinare anbieten kannst. Du kannst dabei das Live-Webinar aufzeichnen und anschließend zum automatischen Abrufen einstellen. Die aufgezeichneten Webinare kannst du entweder kostenlos als Leadmagnet anbieten oder den Zugang kostenpflichtig verkaufen.

Funktionen im Überblick bei ecosero:

• Webinar-Zugang für Teilnehmer verkaufen
• Webinare aufzeichen 
• Aufzeichnung verwenden oder neues Video hochladen
• Interaktive Features für dein Webinar
• unbegrenzte Länge
• DSGVO-konform & Server in DE
• eigene Verkaufsseite
• Umfragen, Tests & Zertifikate
• unbegrenzte Anzahl an Moderatoren & Referenten

Kosten: 

• ab 31,19 € pro Monat
• 14 Tage kostenlos testen

WebinarGeek

WebinarGeek ist eine Plattform, die speziell für Webinare entwickelt wurde und sowohl für kleine als auch große Unternehmen geeignet ist. Die Funktionen umfassen den Registrierungsprozess für dein Webinar, die Optimierung der Teilnehmer-Quote über gezielte Mailflows usw.

Funktionen für automatisierte Webinare:

• Datum planen oder On Demand
• Statistiken
• echte Interaktionen sowie simulierte Interaktionen möglich
• unbegrenzte Dauer des Webinars
  

Kosten:

• ab 19€ pro Monat
• 14 Tage kostenlos testen

Livestorm

Livestorm ist ein E-Teaching-Tool, das besonders für Lehrer und Universitätsprofessoren entwickelt wurde. Mit diesem Tool können Lehrer live ihre Schüler von zu Hause aus unterrichten - webbasiert und ohne Download einer Software.

Funktionen für automatisierte Webinare:

• Start- und Endzeiten planbar
• Umfragen simulieren
• Call To Actions oder Verkaufspräsentationen einbauen

Kosten:

• ab 0€ pro Monat (Free mit Einschränkungen)
• ab 79€ pro Monat für Pro (unbegrenzte Nutzung)
• kostenlose Demo

demio

demio ermöglicht es dir, effektivere Webinare mit weniger Aufwand durchzuführen. Dies geschieht, indem das Webinar direkt im Browser stattfindet und du sowie deine Co-Speaker keine Software installieren müsst.

Des Weiteren kannst du dich im gesamten Webinar branding-technisch präsentieren. Diese kleinen Details sorgen unbewusst dafür, dass der Zuseher dir mehr Vertrauen entgegenbringt.

Funktionen für automatisierte Webinare:

• Video jederzeit austauschbar
• On Demand oder vorgeplante Termine
• simulierter Chat
• simulierte Umfragen
• Call To Actions
• vorgefertigte Handouts

Kosten:

• ab 69$ pro Monat (Tarif Growth für automatisierte Webinare)
• 14 Tage kostenlos testen

easywebinar

Der amerikanische Anbieter easywebinar bietet dir die Möglichkeit, Live-Webinare oder automatisierte Webinare durchzuführen.

Funktionen für automatisierte Webinare:

• Datum planen oder On Demand
• Einbettbare Registrierung
• E-Mail Benachrichtigungen
• Drittanbieter-Tracking-Pixel nutzbar
• 1-Klick-Registrierung
• SMS- & Skype-Integration

Kosten:

• ab 99$ pro Monat
• 14 Tage kostenlos testen

EverWebinar

Mit EverWebinar hast du ein starkes Tool an der Hand, um hybride oder automatisierte Webinare online zu erstellen. Der Anbieter stellt dir viele professionelle Templates bereit, du kannst Angebote und Call To Actions in deine Webinare einbauen und Umfragen bzw. Abstimmungen durchführen. Außerdem steht dir ein E-Mail und SMS-System für Benachrichtigungen an deine Teilnehmer zur Verfügung.

Funktionen für automatisierte Webinare:

• WebinarJam Import: Konvertierung eines Live-Webinars in ein automatisiertes Webinar
• Terminplanung
• Live Chat Simulation
• Analytics-Bereich

Kosten:

• Preis: ab 400$ pro Jahr
• 30 Tage Geld-Zurück-Garantie

imparare

imparare ist ein Learning Management System und macht mit deinen personalisierten oder automatisierten Webinaren aus deinen Besuchern echte Leads. Du kannst mit diesem deutschen Anbieter nicht nur Webinare erstellen, sondern z. B. auch Landingpages generieren und eine große Anzahl an Vorlagen nutzen.

Funktionen für automatisierte Webinare:

• passende Konvertierung für alle Endgeräte
• jederzeit abspielbar
• kein Spulen oder Download möglich
• simulierter Chat
• simulierte Teilnehmerliste
• simuliertes E-Mail Feedback

Kosten:

• ab 19€ pro Monat
• 14 Tage kostenlos testen

WebinarNinja

WebinarNinja ist ein amerikanischer Anbieter für alle Arten von Webinaren, egal ob live, automatisiert, hybride oder Serien-Webinare.

Funktionen für automatisierte Webinare:

• kostenlos oder kostenpflichtiges Webinar möglich
• Daten planen, On Demand oder beides
• Import des Videos vom Computer, YouTube oder der WebinarNinja Bibliothek
• simulierte Umfragen
• vorgefertigte Handouts
• Fragen der Teilnehmer möglich

Kosten:

• ab 99$ pro Monat (Pro für automatisierte Webinare)
• 14 Tage kostenlos testen

GetResponse

Auch GetResponse bietet dir die Möglichkeit, On Demand Webinare anzubieten. GetResponse hat aber nicht nur Webinare im Angebot, sondern auch E-Mail Marketing, einen Website-Builder, Landingpages und vieles mehr.

Funktionen für automatisierte Webinare:

• Webinare im Voraus aufnehmen
• gegen Eingabe der E-Mail Adresse abspielbar
• Zugriff zu beliebigem Zeitpunkt

Kosten:

• ab 37,80€ pro Monat (Paket Marketing-Automation für Webinar-Funktionen)
• Free-Tarif zum Testen des Tools

Zuddl

Zuddl ist die vereinte Plattform für Webinare und Events. Dabei sind virtuelle, hybrid und in-Person-Events möglich.

• Event Landing Page Builder
• Kommunikations- und Engagement-Tools
• Insights
• Mobile App
• Preis: Ab 500$/Monat
• Demo verfügbar

Fazit: Mit automatisierten Webinaren Kunden im Schlaf gewinnen!

Es ist unglaublich, wie viel du mit automatisierten Webinaren gewinnen kannst! Diese tolle Möglichkeit kannst du nutzen, um zum Beispiel jederzeit unbegrenzte Produktpräsentationen zu halten und dadurch Kunden oder Leads zu gewinnen.

Dadurch, dass sie aufgezeichnet sind, können Interessenten sie zu jeder Zeit ansehen.

Auf diese Weise kannst du auch neue Kunden gewinnen, während du schläfst.

Nachdem du dein Webinar einmal in Perfektion aufgezeichnet hast, läuft es auch jederzeit in Perfektion ab.

Wie sieht es bei dir aus? Nutzt du bereits automatisierte Webinare? Hast du damit bereits Erfolge erzielen können? Schreib es mir hier in die Kommentare!

Wenn du noch mehr wissen willst zu den Möglichkeiten der Digitalisierung als Geschäftsführer:in, Selbständige:r oder Privatnutzer:in, dann schau gerne in die entsprechende Kategorie auf Digital Affin.

Eine eigene Community hilft dir nicht nur dabei, potenzielle Kunden leichter zu erreichen, sondern sorgt auch für ein professionelles Auftreten und eine prominente Markenwahrnehmung.

Bei manchen Community Software Anbietern kannst du sogar verschiedene Membership-Angebote integrieren, als Coach eine eigene Fanbase aufbauen oder das Kundenengagement verbessern.

Interessiert? Erfahre alles Wichtige zum Thema Community Software in diesem Artikel!

Was ist eine Community Software?

Du kannst eine Community Software an 6 Hauptmerkmalen erkennen:

1. Mitglieder einer Community sind eine Interessengemeinschaft.
2. Die Treffen finden im Internet, also virtuell, statt.
3. Die Mitglieder haben dieselben Interessen und/oder dieselben Ziele.
4. Das Teilen von Inhalten in Form von Informationen, Wissen und Medien stellt den Mittelpunkt der Community dar.
5. Die Kommunikation erfolgt via Chat, E-Mail oder Ähnlichem.
6. Communities haben Regeln und Strukturen z.B. in Form von Hierarchien.

Eine eigene Community macht auch für Unternehmen Sinn.

So minimierst du zum Beispiel den Support-Aufwand und ermöglichst es deinen Kunden, über eine Plattform miteinander zu kommunizieren und sich über deine Produkte auszutauschen.

Du möchtest nur ein reines Forum zum Informationsaustausch aufbauen und benötigst dafür eigentlich keine Community Software? Dann solltest du einen Blick auf die Möglichkeiten der modernen Forum Software werfen!

Ein weiterer Ansatz wäre es einen Mitgliederbereich erstellen zu wollen. Dafür gibt es auch nochmal eigen spezialisierte Tools.

Warum eine Community Software?

Eine Community Software stärkt vor allen Dingen die Kundenbindung.

Es kann sich ausgetauscht werden, Produkte können untereinander bewertet und Neue empfohlen werden. Außerdem sorgt es für einen leichteren Informationszugang für neue und alte Kunden.

Und eine stärkere Kundenbindung hat folgende Vorteile:

• Mehr Verkäufe, auch durch Cross-Selling
• Mehr neue Kunden durch z.B. Mundpropaganda
• Auch bei Preiserhöhungen gute Chancen auf Loyalität der Kunden
• Bestandskunden sparen dir Zeit und Geld verglichen mit Neukundenakquise
• Mehr Planungssicherheit durch Stammkunden
• Differenziertes Feedback durch treue Kunden

Nicht nur treue Kunden kannst du durch den Aufbau einer Community finden, sondern auch diese zusätzlichen Vorteile nutzen:

• Bereitstellung von Informationen ohne extra Aufwand
• Immer zugängliche Beantwortung von Kundenfragen
• Bessere Außenwahrnehmung des Unternehmens
• Erhöhte Kundenfreundlichkeit
• Etablierung des Unternehmens als Brand
• Direkter Austausch mit Kunden möglich
• Einblick in Realitäten der Kunden, dadurch Entwicklung und Verbesserung der Produkte

Im Endeffekt spart dir der Aufbau einer Community durch eine Community Software viel Geld und Aufwand. Du kannst nicht nur Kundenfragen gesammelt und nur einmal für alle beantworten, sondern auch neue Kunden gewinnen, Feedback einholen und die Kundenbindung stärken.

So baust du deine Community auf!

Drei Punkte solltest du beim Aufbau deiner Community beachten:

• Passende Inhalte
• Experten
• Zukunftsplanung

In deiner Community sollte es natürlich um zu deinem Unternehmen passende Inhalte gehen. Das kannst du zum Beispiel regulieren, indem du Regeln auf- und Admins abstellst, die sich darum kümmern, dass dein Forum nicht für andere Konversationen genutzt und am Ende überfüllt wird.

Nutze einen Experten, um deine Community aufzubauen. Hier kommt dir die Community Software zugute, denn sie macht dir den Community-Aufbau einfach. Außerdem kannst du dich bei Fragen auch immer an den Support wenden.

Bereits zu Beginn deiner Community solltest du an die Zukunft denken. Früher oder später wirst du - wenn du es richtig anstellst - viele User auf einmal betreuen bzw. überprüfen müssen. Dein Forum wird wachsen und so auch die Anforderungen an dieses. Sorge also dafür, dass von Anfang an genügend Mitarbeiter eingelernt werden und es Möglichkeiten gibt, das Forum zu allen Zeiten qualitativ hochwertig zu betreuen.

Bereite dich auf die Schwierigkeiten beim Aufbau vor!

Auch solltest du Faktoren beachten, die beim Aufbau einer Community Schwierigkeiten bringen können.

Dazu gehört zum Beispiel der erhöhte Ressourcenaufwand. Dieser hält sich zwar mit einer professionellen Community Software noch in Grenzen, trotzdem wirst du Mitarbeiter abstellen, Prozesse umstellen und Arbeit investieren müssen. Trotz Automatisierung.

Außerdem ergibt sich durch das Management einer Community für deine Mitarbeiter ein zusätzlicher Lernaufwand. Sie müssen nicht nur lernen, wie man eine Community leitet, sondern sich auch in den Bereichen SEO, Neue Medien und dem Umgang mit der Software generell auskennen. Das wird zu Beginn einen zusätzlichen Lernaufwand bedeuten. Ist der aber geschafft, lohnt es sich, eine eigene Community zu haben.

Funktionen, die eine Community Software unbedingt haben sollte!

Um dir den Aufbau einer Community und deren Management so einfach wie möglich zu machen, gibt es Community Softwares. Diese haben je nach Anbieter unterschiedliche Funktionen, jedoch gibt es ein paar, die dir deine Arbeit definitiv erleichtern.

Moderationstools

Die Moderation ist mit der wichtigste Punkt, der erfüllt sein muss, damit das Forum läuft. Die Nutzer dürfen selbst entscheiden, was sie in einem Feed, in Gruppen oder in Foren posten. Damit das nicht ausartet oder in eine falsche Richtung geht, gibt es Tools, die die Moderation und das Gruppenmanagement erleichtern.

Du kannst zum Beispiel Rechte vergeben, was die User tun und welche Inhalte sie hochladen dürfen. Außerdem kannst du verschiedene Moderatoren dafür einstellen, sich um unangebrachte Beiträge oder Spam zu kümmern. Damit kannst du selbst entscheiden, welcher Content für deine Community förderlich ist und welcher nicht.

Triggers und Recipes

Recipes sind Möglichkeiten, die Moderation zu automatisieren. Das können zum Beispiel Willkommensgrüße für neue User sein.

Mit einem Trigger kannst du verschiedene Aktionen bei einer bestimmten Handlung eines Nutzers einstellen. Zum Beispiel kannst du eine Drip-Kampagne starten, wenn ein Kunde sich für ein bestimmtes Produkt interessiert. Auch kannst du automatisch E-Mails an Nutzer schicken lassen, die sich länger nicht mehr an der Community beteiligt haben.

Analyse-Tools

Die Analyse-Tools halten dich immer auf dem Laufenden, was gerade in deiner Community passiert. Diese Tools können zum Beispiel erfassen:

• Anzahl der registrierten Nutzer
• Hochgeladener Content
• Für User besonders interessante Beiträge

Anhand der Analyse- und Reporting-Tools bist du immer auf dem neuesten Stand und siehst sofort, wenn ein Bereich deiner Community gut läuft und welcher eventuell angepasst werden muss.

Community Software konkret: Das sind die Anbieter

Die meisten Community Softwares haben einen eigenen Fokus. Dieser kann auf Mitgliedschaften, Fanbases für Coaches oder einem Forum zum Informationsaustausch liegen. Im Folgenden findest du Anbieter verschiedener Bereiche, die es dir ermöglichen, dein Unternehmen mit einer Community Software weiter zu bringen.

coapp

coapp bietet eine umfassende Lösung zur Verwaltung von Communitys, einschließlich Kommunikation, Buchungen und Zahlungsabwicklung, alles unter einer benutzerdefinierten, markenkonformen Oberfläche.

Als Admin hast du mit der Community Software zudem stets den Überblick. Sei es durch das Statistik Dashboard oder einen Blick auf die Inhalte als Moderator – dir entgeht nichts.

Das Design ist übersichtlich und sehr modern.

Ein spezieller Anwendungsfall wäre der Einsatz für Coworking Spaces. Bei einem Coworking Space ergibt sich auch immer eine Community. Und mit der coapp bringst du deine Mitglieder auch virtuell in Kontakt. 

Hauptfunktionen von coapp

Community-Management:

• Feed & Posts: Mitglieder können Beiträge posten, kommentieren und auf Inhalte reagieren.
• Profile & Messenger: Mitgliederprofile mit persönlichen Informationen und direkter Chat für die Kommunikation.
• Events & Kanäle: Erstellung und Verwaltung von Veranstaltungen sowie die Bereitstellung von Kanälen für verschiedene Themen.

Buchungen:

• Ressourcenverwaltung: Konfiguration und Buchung von Ressourcen wie Räumen oder Maschinen, einschließlich automatisierter Abrechnung.
• Buchungskalender & Synchronisation: Übersichtliche Buchungsoptionen und Kalenderintegration.

Zahlungen:

• Automatisierte Zahlungen & Rechnungen: Vollautomatisierte Einnahmegenerierung und Rechnungsstellung.
• Rabattcodes & Währungen: Erstellung von Rabattaktionen und Unterstützung für verschiedene Währungen.

Anpassbares Design: Möglichkeit zur individuellen Gestaltung der Plattform mit eigener Domain, Farben und Logos.

Integrationen: Unterstützung von Tools wie Google Calendar, Zapier und DSGVO-konforme Datenspeicherung.

Circles: Verbindung mehrerer coapp-Communities für ein erweitertes Netzwerk.

Außerdem gibt es bei coapp eine mobile App, sodass du die Software auch von unterwegs nutzen kannst.

• Preis: ab 99 € pro Monat zzgl. 5% Plattformgebühren
• Demo-Version: ja, 14 Tage kostenlos

Memberspot

Die Software von Memberspot hat zwei große Schwerpunkte. Zum einen das E-Learning für Onlinekurse, aber auch das Erstellen von Mitgliederbereichen inklusive Community Funktion. 

Letzteres ist durch Spaces so ausgeprägt, dass du Memberspot wie ein ein Forum, mit mehreren Gruppen nutzen kannst. Du könntest es auch als ein Intranet für deine Kunden, Mitarbeiter oder deine Follower sehen.

• Geeignet für: Coaches, Berater und Unternehmen
• Features: thematische Spaces einrichten, Beiträge posten, FAQ-Sektionen und Fragen beantworten, Termine koordinieren, Member untereinander vorstellen, Emoji Reactions
• Mitgliederzahl: Nicht angegeben
• Preis: ab 39 € pro Monat
• Demo-Version: ja, 14 Tage kostenlos

Mighty Networks - Brands stehen hier im Fokus!

Mighty Networks ist eine Plattform für Marken und Kreative. Mit dabei sind ein eigener Website Builder, Online-Kurse und eine eigene Membership Seite.

• Geeignet für: Marken und Kreative uvm.
• Features: Personalisierter Feed für Mitglieder, Themen, Artikel und Direct Messages, öffentliche, private oder bezahlpflichtige Mitgliedschaft, Analyse-Tools uvm.
• Mitgliederzahl: Nicht angegeben
• Preis: Zwischen kostenlos und 23$/Monat
• Demo-Version: ja

Skool

Das Tool Skool ist eine Community Plattform und speziell für die Bedürfnisse von Creatorn ausgelegt. Das bedeutet es eignet sich besonders, wenn du bereits Content über Instagram, YouTube, Facebook, TikTok und andere Kanäle erstellst und dort eine große und treue Follower-schaft besitzt und diese nun mit einem Membership-Modell monetarisieren möchtest. 

Du kannst mit Skool Online Kurse, Gruppen-Funnel, Coaching-Programme, Mastermind Runden oder auch einfache Support- und Fan-Foren erstellen. 

• Geeignet für: YouTube-Creator, Instagram-Influencer, und Social Media Persönlichkeiten
• Features: Feed, Events, Leaderboard, Gruppen, Streams, etc.
• Mitgliederzahl: unbegrenzt viele Mitglieder
• Preis: Zwischen 99$/Monat
• Demo-Version: kostenloser Test für 14 Tage

Heartbeat.chat

Bei Heartbeat.chat bekommst du ein Communify-Tool für deine Membership, deinen Onlinekurs, deine Events und für viele weitere Anwendungsfälle. In einem sehr modernen Design schaffst du den Ort, an dem deine Follower, Kunden oder Teilnehmer sich vernetzen und mit deinen Inhalten interagieren können. Hauptbestandteile sind Threads, Chat, Docs, Events, Kurse oder das Matchup-Feature. 

• Geeignet für: Memberships, Kurse, exklusiver Content, uvm.
• Features: eigene App für iOS und Android, Events, Match-ups, Voice-Rooms und Audio-Rooms, durchsuchbares Verzeichnis für Mitglieder, Integrationen für Zapier, Zoom, etc., uvm.
• Mitgliederzahl: bis 1.000 bzw. unbegrenzt viele Mitglieder
• Preis: startet ab 40$
• Demo-Version: ja, 14 Tage lang

Circle.so - All-In-One Plattform

Mit Circle kannst du quasi alles machen. Zum Beispiel eignet sich der Anbieter für mehrere Hundert verschiedene Community-Arten. Besonders gut passt sie zu Creators, die Diskussionen, Mitgliedschaften und Content zusammenbringen und eine eigene Community erschaffen wollen.

• Geeignet für: Unterrichtskurse, Coaching, Produkte, Brands & Startups, Newsletter, Podcast uvm.
• Features: Eigene Domain, Zapier & Integrately Integration, Widgets, Direct Messaging, Moderationstools, iOS App uvm.
• Mitgliederzahl: 1.000 bis 100.000 Mitglieder
• Preis: Zwischen 39$ und 199$/Monat
• Demo-Version: ja

Hivebrite

Eine umfassende All-in-One Community Plattform ist Hivebrite. Die Software lässt sich sowohl für Corporate Anwendungsfälle, wie auch Non-Profits und Universitäten nutzen. Du kannst alle Kontaktdaten deiner Community-Member in der Anwendung verwalten und den Austausch sehr schön moderieren. 

• Geeignet für: Klassen und Kurse, Professionelle Netzwerke, Follower und die dazu gehörenden Unternehmen
• Features: Import, Anlegen und Pflegen von Membern, Content pflegen und veröffentlichen, Events planen und verwalten, zentrale Kommunikationsschnittstelle, kostenpflichtige Memberships verwalten, Mobile App, CRM Integrationen und mehr
• Mitgliederanzahl: Keine Angabe
• Preis: auf Anfrage
• Demo-Version: ja

Bettermode

Aus der Plattform Tribe ist durch ein Rebranding die Community-Software Bettermode entstanden. Der Fokus liegt hier darauf, Verbindungen zwischen Nutzern zu schaffen. Das kann sowohl für Disskusionen, für Support, für Events und andere Anwendungsfälle sein. 

Starte deine Community mit einem passenden Community Template, um die Einrichtung zu beschleunigen. 

• Echtzeit Änderungen durchführen
• Visuell komplett auf dich und dein Brand anpassbar 

• Geeignet für: Alle Branchen und Unternehmen

• Spaces, Collections und Tags verwenden

• Preis: ab 599 $ geht´s los

Fanbase - Monetarisiere dein Netzwerk

Fanbase richtet sich an an Business Coaches. Damit kannst du zum Beispiel Online-Kurse, eBooks oder Live-Sessions an deine Follower verkaufen. Aktuell brauchst du eine Einladung des Anbieters, um Fanbase nutzen zu können. Bald soll der Service aber für alle zugänglich sein.

• Geeignet für: Business Coaches, Travel Blogger, Yogalehrer, Musiker, Fotografen, DJs, Podcaster etc.
• Features: Verschiedene Inhalte & Formate z.B. Song, Tutorial, Kurse etc., Analyse- und Marketing-Tools, Automatisierte Zahlungsabwicklung uvm.
• Mitgliederzahl: Nicht angegeben
• Preis: Nicht angegeben
• Demo-Version: Nicht angegeben

Memberful - Alles für die Mitgliedschaft

Memberful konzentriert sich auf das Management von Mitgliedschaften. Dabei richtet sich der Anbieter vor allem an Kreative, Podcaster, Publisher, Lehrer uvm. Und das Beste: Du brauchst nicht mal eine eigene Webseite, um Mitgliedschaften anzubieten!

• Geeignet für: Kreative, Podcaster, Lehrer, Publisher, Online-Kurse uvm.
• Features: Verschiedene Abo-Pläne, optimierter Checkout, Analyse-Tools, Dashboard, einfaches Mitglieder-Management, Stripe-Integration uvm.
• Mitgliederzahl: Nicht angegeben
• Preis: Zwischen 0$ und 100$/Monat
• Demo-Version: ja

Congreet

Mit der Software von Congreet schaffst du einen interaktiven Raum für deine Online Community. Dieser bietet sich für Austausch und zum Netzwerken ideal an. Der deutsche Anbieter stellt die Community Software im eigenen Branding und mit zahlreichen Funktionen zur Verfügung. 

• Geeignet für: Kunden, Vereinsmitglieder und Verbände, Mitarbeiter
• Features: Persönliche Profile, Matchmaking, Marktplatz, Suche, Video-Chat, Newsfeed und mehr
• Mitgliederzahl: Keine Angabe
• Preis: Auf Anfrage
• Demo-Version: ja

inSided - Die All-In-One Customer Success Engagement Plattform

Bei inSided dreht sich alles um die Kundenbindung. Dabei kannst du Produkte an die Kunden bringen, dir Feedback holen und sogar eine Knowledge Base anlegen, die es dem Kunden erleichtert, Informationen und Tipps zu Produkten zu finden.

• Geeignet für: Alle Unternehmen, die Produkte an Kunden verkaufen wollen
• Features: Integration mit z.B. Slack, Salesforce oder Zendesk; Knowledge Base, Produkt-Updates einfach kommunizieren, öffentliche Events und Gruppen uvm.
• Mitgliederzahl: Nicht angegeben
• Preis: 3 verschiedene Pläne, aber Preis auf Anfrage
• Demo-Version: ja

Palapa - Online-Community leicht gemacht

Mit Palapa kannst du eine lebendige Online-Community erschaffen. Dabei punktet der Anbieter mit innovativen Diskussionsmöglichkeiten statt stumpfen Chats.

• Geeignet für: Alle, die eine Online-Community führen wollen
• Features: Chats und Foren in Einem, Teilnehmerbeteiligung belohnen, Mitgliederprofile, schnelle und intuitive Suchleiste, Analyse-Tools uvm.
• Mitgliederzahl: 100 bis unbegrenzt viele Mitglieder
• Preis: Zwischen 29 $ und 399$/Monat
• Demo-Version: ja

Patreon - Kreativität im Fokus

Mit Patreon kannst du deine größten Fans zu den Unterstützern deiner kreativen Arbeit machen. Das Ganze läuft über eine monatlich bezahlte Mitgliedschaft.

• Geeignet für: Alle Kreativen, wie Podcaster, Video Creator, Musiker, Visual Artists, Autoren, Journalisten uvm.
• Features: Tools für die Kommunikation, Workshops, Analyse und Insights, Promo-Tool für Special Offers uvm.
• Mitgliederzahl: Nicht angegeben
• Preis: Zwischen 5% bis 12% des monatlichen auf Patreon verdienten Einkommens
• Demo-Version: nein

Community Cloud von Salesforce - Mehr Kontakt zu Kunden und Partner geht nicht

Mit der Community Cloud von Salesforce kannst du den Kontakt zu Kunden und Partnern halten. Das geht über Portale, Websites und Onlineforen. Dabei kannst du dir Unterstützung von Partnern unterschiedlichster Branchen holen, darunter z.B. Versicherung, Patienten, Einzelhandels- und Franchisepartner etc.

• Geeignet für: Unternehmen aller Branchen
• Features: Individuelles Branding, Mobile App, Knowledge Base, Interaktionsmöglichkeiten, Tools zum Community Management uvm.
• Mitgliederzahl: Nicht angegeben
• Preis: Von der Branche abhängig
• Demo-Version: ja

Vanilla - Mehr Kunden bei weniger Kosten

Vanilla ist eine Cloud basierte Community Software, die drei primäre Ziele verfolgt: Stärkere Loyalität, mehr Sales und verringerte Servicekosten. Das wird dadurch erreicht, dass die Kunden immer Priorität Nummer eins sind.

• Geeignet für: Alle Unternehmen, die einen loyalen Kundenstamm aufbauen und den Supportaufwand verringern wollen
• Features: Knowledge Base, Q&A, Moderationstools, Integrationen uvm.
• Anzahl der Seitenaufrufe: 250.000 bis 50.000.000 Seitenaufrufe
• Preis: Auf Anfrage
• Demo-Version: ja

Swat.io - Für die unterschiedlichsten Bereiche geeignet

Swat.io unterstützt dich dabei deine Community auf Social Media Plattformen aufzubauen und diese dabei zu verwalten und zu analysieren. So hast du als Community Manager immer alles im Blick und kannst egal über welche Plattform auf Nachrichten reagieren. Die Software richtet sich an Unternehmen unterschiedlichster Branchen.

• Geeignet für: Agenturen & Berater, Tourismus, Öffentliche Verwaltung, Handel & eCommerce uvm., die über diverse Social Media Plattformen ihre Community aufbauen wollen
• Features: Management, Content Planung, Publishing, Community Management, Customer Service, Automatisierungen, Analyse, Audience CRM, Monitoring & Listening uvm.
• Mitgliederzahl: Nicht angegeben
• Preis: Ab 35€/Monat bei jährlicher Zahlweise
• Demo-Version: ja

TokyWoky - Mache Kunden zu Brand Amabassadors!

TokyWoky ist vor allem darauf fokussiert, loyale Kunden zu regelrechten Markenbotschaftern deines Unternehmens zu machen. Das geht mit einer Plattform.

• Geeignet für: Alle Unternehmen, die ihre Kunden an sich binden wollen
• Features: Vielfältige User-Profile, CRM Integration, Admin- & Moderations-Tools, Produkttest-Reviews, Community Wiki uvm.
• Mitgliederzahl: Nicht angegeben
• Preis: Nicht angegeben
• Demo-Version: ja

Disciple - Mitgliedschaften und Content in Einem

Disciple sorgt dafür, dass du Mitgliedschaften und Content in einer einzigen, individualisierten Plattform zusammenbringen kannst. Dort kannst du dann Kurse verkaufen, kostenpflichtige Mitgliedschaften anbieten oder Live Streams halten.

• Geeignet für: Alle Unternehmen jeglicher Branchen
• Features: Individuelles Branding, Einteilung in private und öffentliche Gruppen möglich, Activity Feed, Direct Messaging, Mitgliederprofile, Umfragen, Live Streams, Analyse-Tools uvm.
• Mitgliederzahl: Nicht angegeben
• Preis: Zwischen 55$ und 549$/Monat
• Demo-Version: ja

Workplace from Meta

Du kannst deine Community quasi auch in einem eigenen Facebook aufbauen. Mit Workplace gibt es von Meta eine Software, die sieht genau wie Facebook aus, ist aber für den internen Gebrauch in Unternehmen gedacht. So kannst du deine Mitarbeiter und Kunden in einer geschützten Umgebung betreuen und netzwerken lassen. 

• Geeignet für: Unternehmen jeglicher Branchen
• Features: Newsfeed, Gruppen, Profile, Chat, Kommentare, (Live)-Videos, Umfragen, Integrationen und mehr
• Mitgliederzahl: Unbeschränkt
• Preis: ab 4 $ pro User
• Demo-Version: ja (30 Tage Testphase)

Thinkific

Thinkific ist eine Plattform mit der du Online Kurse anbieten und halten kannst. Aus Templates erstellst du deine persönliche Lernplattform, managest den Content per Drag & Drop und veröffentlichst deine Inhalte.

• Geeignet für: Selbstständige Berater
  
• Features: Live Sessions, Videos, Communityfunktionen, Quizze, Umfragen, Pfüfungen und Zertifikate
  
• Mitgliederzahl: Unbegrenzt
  
• Preis: Ab 39$
  
• Demo-Version: Ja
  

Superpeer

Superpeer ist ein Tool für deine Livestreams, Online-Kurse, 1:1-Gespräche und Community. Der Anbieter gibt dir Werkzeuge an die Hand, um dein Geschäft zu betreiben und deine Community auf authentische Weise zu vergrößern. Bei diesem Anbieter gibt es keine monatlichen Gebühren.

• Features der Community Software: Automatische Ereignisbenachrichtigungen, Verwaltung der Abonnentenliste
• Integrationen: Zapier, Zoom, Discord, Google Calendar
• Preis: keine monatlichen Gebühren, du zahlst eine prozentuale Abgabe an die Plattform für jede Zahlung, die du erhältst.

INVISION COMMUNITY

Mit INVISION COMMUNITY baust du deine Community mit der skalierbaren und anpassbaren Community-Plattform auf und aus.

• Features: Mentions, Leaderboard, Social Media Integration uvm.
• Integrationen: Social Media
• Preis: Auf Anfrage

Fazit: Was macht deine Online Community aus?

Welcher Anbieter am Ende zu dir passt, musst du selbst entscheiden. Das hängt auch stark davon ab, wofür du überhaupt eine Community aufbauen möchtest.

Dadurch, dass du die meisten Anbieter kostenlos testen kannst, ist es einfach, den Passenden nach ein paar Versuchen zu finden.

Also leg los und probier dich aus!

Was hältst du von den Community Softwares? Fehlt in dieser Auflistung vielleicht noch Eine, die wichtig ist? Schreib mir deine Vorschläge und Meinung zu diesem Thema gerne in die Kommentare!

Wenn du mehr Inspiration im Bereich Digitalisierung für Selbständige oder Geschäftsführer möchtest, dann schau gerne direkt in der Kategorie auf Digital-Affin vorbei!

Wer im Jahr 2026 noch auf manuelle Prozesse setzt, verliert den Anschluss: Mit der vollständigen Integration der digitalen E-Rechnung und den neuen, automatisierten Reporting-Standards für die CO2-Bilanz ist die Digitalisierung der Hausverwaltung längst kein „Nice-to-have“ mehr, sondern der entscheidende Hebel für Ihre Rentabilität.

Wenn du deine Verwaltungskosten nachhaltig senken und wertvolle Lebenszeit zurückgewinnen willst, ist dieser Leitfaden dein Fahrplan. Ich zeige dir, wie du den Sprung in die papierlose Verwaltung meisterst, welche Tools den Markt aktuell dominieren und wie du durch smarte Digitalisierung der Hausverwaltung Prozesse automatisierst, die früher Tage gedauert haben.

Schluss mit aufwendig: Gründe für die Digitalisierung in der Hausverwaltung

Gehören handgeschriebene Notizen, stapelweise Papierkram und ständige Telefonanrufe von Mietern zu deinem Alltag? Dann bist du reif für eine Veränderung.

Die Digitalisierung in der Hausverwaltung führt 2026 zu mehr Effizienz und Rechtssicherheit. Wer die neuen Pflichten zur E-Rechnung und die Anforderungen an das energetische Monitoring (ESG) ohne digitale Hilfe bewältigen will, riskiert hohe Opportunitätskosten.

Mit der richtigen Strategie und einem passenden Tool steigt deine Produktivität schon in wenigen Schritten und nach kurzer Zeit.

Stell dir vor,

• du könntest die Buchhaltung durch automatisierte Bank-Schnittstellen fast von selbst erledigen lassen,
• hättest jederzeit per Knopfdruck Überblick über die Rendite deiner Objekte und
• könntest dabei durch effizientere Prozesse massiv Kosten sparen.

Das ist ganz einfach: Such dir einen Prozess, der dich im Alltag immer wieder aufhält und nutze ihn als Pilotprojekt für deine Digitalisierung. Welche Abläufe dafür optimal geeignet sind, erfährst du jetzt.

7 Prozesse, die Eigentümer und Hausverwalter digitalisieren können

Die gute Nachricht für Immobilienverwalter: Im Jahr 2026 gibt es für nahezu jede Hausverwaltungsaufgabe eine digitale Entlastung. Besonders KI-gestützte Dokumentenerfassung hat die Arbeit massiv erleichtert.

Doch sehen wir uns als erstes an, welche Bereiche sich für ein digitales Upgrade der Hausverwaltung eignen und welche Prozesse du in Zukunft schneller erledigen kannst.

Außerdem gibt es für dich jede Menge Leseempfehlungen mit noch mehr Effizienz- und Tool-Tipps.

1. Statt Brief und Aushang: Kommunikation per Portal oder App

Aushänge am schwarzen Brett sind 2026 ein Relikt der Vergangenheit. Mieter erwarten heute eine zentrale Anlaufstelle für ihre Anliegen.

Mit digitalen Tools wie Allthings oder Hausify sparst du dir viele Telefonate und unnötige Fahrten. Stattdessen profitierst du von digitalen Aushängen, einem Ticketsystem oder der Mieterkommunikation per App, die Anfragen automatisch kategorisiert.

Hier geht’s zum Tool-Vergleich für die digitale Mieterkommunikation.

2. Dokumente digital verwalten und versenden

Papierkram verbraucht nicht nur Platz, sondern erschwert die Einhaltung der GoBD-Richtlinien. Wer seine Hausverwaltung digitalisiert, nutzt Cloud-Archivierung für maximale Revisionssicherheit.

Tausche Zettelwirtschaft gegen digitale Archive, um Unterlagen wie Mietverträge oder Übergabeprotokolle mit einer rechtssicheren digitalen Signatur direkt abzuschließen.

Mietvertrag digital unterschreiben: Das ist rechtlich zu beachten.

3. Finanzmanagement und Buchhaltung digitalisieren

Buchhaltungsprozesse profitieren 2026 am stärksten von der Digitalisierung. Die verpflichtende E-Rechnung erlaubt es Softwares, Rechnungen automatisch auszulesen und zuzuordnen.

Eine digitale Lösung

• unterstützt dich bei der vollautomatischen Mieteingangskontrolle,
• erstellt das notwendige Reporting für die CO2-Kostenaufteilung,
• vereinfacht die Meldung von Daten an das Finanzamt via DATEV-Schnittstelle,
• hilft dir bei der smarten Erfassung von Instandhaltungsrücklagen und
• reduziert Fehlerquellen in der Nebenkostenabrechnung auf ein Minimum.

Digitale Abrechnung: So erstellst du die Nebenkostenabrechnung online.

4. Daten für Objekte und Mieter zentral verwalten

Transparenz ist das A und O. Eine moderne Software zum Glück ganz einfach und übersichtlich.

Tools für Hausverwalter wie Nahaus erlauben es dir, pro Einheit alle Details und Dokumente wie den Vertrag, Kontaktdaten der Mieter und die Miethöhe zentral zu verwalten. Das System dient als "Single Source of Truth" für dein gesamtes Portfolio.

Weitere Tools und Tipps für die Online Hausverwaltung findest du bei uns im Blog.

5. Services rund um deine Einheiten transparent managen

Um den Wert deiner Immobilien 2026 zu erhalten, ist ein proaktives Erhaltungsmanagement nötig. Ein digitales Ticketsystem bündelt die Kommunikation rund um Reparaturen an einem Ort und sorgt dafür, dass alle Beteiligten über den Status informiert bleiben, was die Mieterzufriedenheit massiv steigert.

6. Eigentümerversammlungen digitalisieren

Die Organisation der Eigentümerversammlung ist 2026 durch hybride Modelle deutlich flexibler geworden. Tools von Anbietern wie Matera nehmen dir Arbeit ab und erleichtern die rechtssichere digitale Abstimmung.

Digitale Eigentümerversammlung: Alles zu Vorteilen, Tools und der rechtlichen Lage.

7. Aufgaben rund um die Vermietung digital erledigen

Vom KI-gestützten Bewerber-Matching bis zum digitalen Übergabeprotokoll auf dem Tablet: Die Vermietung lässt sich heute nahezu papierlos abwickeln, was Leerstände durch schnellere Prozesse minimiert.

Vermietung digitalisieren: So gehst du vor.

Welche Vorteile bringt die Digitalisierung in der Hausverwaltung?

Hier sind die wichtigen Vorteile, die im aktuellen Marktumfeld entscheidend sind:

• Enorme Zeitersparnis: Durch KI-Automatisierung in der Buchhaltung und Kommunikation.
• Gesetzeskonformität: Einfache Umsetzung der E-Rechnungs- und CO2-Reporting-Pflichten.
• Besserer Cashflow: Automatisierte Mahnwesen-Prozesse sichern deine Liquidität.
• Ortsunabhängigkeit: Nahtloses Arbeiten im Homeoffice oder von unterwegs.

3 Schritte, um effizient in die digitalisierte Hausverwaltung zu starten

1. Bedarfsanalyse durchführen: Identifiziere den Prozess, der 2026 am meisten manuelle Arbeit verursacht.
2. Recherchiere moderne Tools: Achte besonders auf Cloud-Anbindung und offene Schnittstellen für deinen Steuerberater.
3. Schrittweise Implementierung: Digitalisiere erst ein Pilotobjekt, bevor du das gesamte Portfolio umstellst.

Fazit: Aufwand, Zeit und Nerven sparen mit der Digitalisierung der Hausverwaltung

Im Jahr 2026 ist die Digitalisierung der Hausverwaltung kein optionaler Trend mehr, sondern das Fundament für eine professionelle Immobilienverwaltung. Du sparst nicht nur Zeit, sondern sicherst langfristig die Rentabilität deiner Anlagen.

Deine Meinung interessiert mich: Wie weit bist du 2026 bei der Digitalisierung? Nutzt du bereits KI-Tools für deine Abrechnungen?

Hinterlasse mir gern einen Kommentar mit deinen Gedanken.

Wenn du für deine Selbstständigkeit oder für deine Tätigkeit als Geschäftsführer noch mehr digitale Tools und Tipps suchst, dann schau in der entsprechenden Kategorie bei Digital Affin vorbei!

Doch funktioniert das auch mit der klassischen Briefpost? Ja!

Wie du deinen manuellen Posteingang digitalisieren und automatisieren kannst, zeige ich dir in diesem Artikel.

Steigen wir direkt ein!

Schau dir auch das Video zum digitalen Posteingang an: 

Klassischer vs. digitaler Posteingang

Um zu entscheiden, ob ein digitaler Posteingang eine passende Lösung für dich und dein Unternehmen ist, vergleichen wir zunächst die beiden Alternativen miteinander.

Dafür schauen wir uns nun eine typische physische Posteingangsverarbeitung mit ihren Hauptaufgaben an und überlegen zugleich, wie wir diese Vorgehensweisen digitalisieren könnten.

1. Empfangen

Als Erstes muss deine Post empfangen werden. Für manche Unternehmen reicht hierfür ein Briefkasten aus, bei anderen übernimmt dies ein Empfang oder eine Rezeption. Die zweite Option ist an Geschäftszeiten gebunden.

→ Dokumente lassen sich leicht digital empfangen: per Mail, App oder in spezieller Software - und das rund um die Uhr.

2. Sortieren und Klassifizieren

Deine Post wird von einem deiner Mitarbeiter durchgeschaut, sortiert und nach Kategorien sortiert. Häufig sind es immer wieder die gleichen Arten von Unterlagen, die in deinem Unternehmen eintreffen.

→ Wiederkehrende Dokumente können leicht erkannt werden und von Software sekundenschnell zugeordnet werden.

3. Weiterleiten

Die physische Eingangspost muss nun zu den zuständigen Mitarbeitern im Unternehmen gelangen. Diese können in anderen Standorten sitzen, im Homeoffice arbeiten oder im Außendienst unterwegs sein.

→ Digitale Post als PDF kann von einer Software automatisiert an zugeordnete Abteilungen oder Mitarbeiter weitergeleitet werden, die sie wiederum zeit- und ortsunabhängig empfangen können.

4. Bearbeiten

Deine Eingangspost erhältst du aus verschiedenen Gründen und in den meisten Fällen gibt es was zu tun. Aus klassischen Briefen müssen hierfür viele Informationen wie Adressen, IBANs oder Referenznummern abgetippt werden.

→ Digitale PDFs sind deutlich besser zu bearbeiten als Texte auf Papier durch Funktionen wie z.B. eine Volltextsuche oder Copy & Paste.

5. Archivieren bzw. vernichten

Wenn der Brief seinen Zweck erfüllt und Informationen bzw. Dokumente überbracht hat, muss er entweder archiviert oder vernichtet werden.

→ Mit einer digitalen Posteingangsverarbeitung werden die Unterlagen digital archiviert und können bei Bedarf einfach abgerufen werden - auch zu einem späteren Zeitpunkt und von überall.

→ Um eine datenschutzkonforme Vernichtung der Unterlagen brauchen sich deine Mitarbeiter nicht kümmern und können sich so stärker auf ihre Kernaufgaben fokussieren.

Wenn du dich neben dem digitalen Posteingang auch für das digitale Verschicken von Post interessierst, solltest du auf jeden Fall bei unserem Artikel Briefe online versenden - So geht’s geschäftlich & privat vorbeischauen!

Die Vorteile digitalisierter Posteingänge

Die Digitalisierung des Posteingangs bietet dir einige Chancen, die sich beim Vergleich zum klassischen Posteingang bereits erahnen lassen. Diese Vorteile sind:

• Eine deutlich schnellere Verteilung - egal wohin (z.B. im Homeoffice)
• Zugänglichkeit rund um die Uhr, egal ob nachts, am Wochenende oder feiertags
• PDFs mit Texterkennung und Möglichkeit zum Kopieren
• Mehrere Mitarbeiter, Abteilungen und Standorte können die Post gleichzeitig erhalten
• Automatisierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen (z.B. Rechnungen)
• nachvollziehbare Wege
• Kostenersparnis für die Eingangspostverarbeitung und Archivierung
• digitales Archiv mit Suchfunktion
• Fokus auf Kernkompetenzen durch Outsourcing (z.B. von Dokumentenvernichtung)
• Durch Wegfall einiger interner Postwege wird die Umwelt weniger stark belastet

Noch detaillierter auf die Vorteile und die Unterschiede zur manuellen Bearbeitungen gehen wir in unserem Artikel Digitale Poststelle: Tipps zur modernen Postbearbeitung ein.

Wie kannst du den Posteingang digitalisieren?

Die Vorteile haben dich überzeugt und du möchtest am liebsten gleich mit dem Projekt "Digitalisierung Posteingang” loslegen?

Hierfür hast du nun zwei Möglichkeiten:

Eine eigene digitale Post-Scan-Stelle

Du kannst deinen bisherigen Postempfang selbst digitalisieren und deine Dokumente eigenständig einscannen. Da du hierfür das Equipment und die Manpower benötigst, eignet sich diese Variante eher für größere Unternehmen mit hohem Postvolumen.

Der Vorteil ist, dass du so deinen Datenschutz voll unter Kontrolle hast. Der Nachteil ist eine hohe Anfangsinvestition und das nötige Know-how, was du dir erst ins Unternehmen holen musst.

Mit externen Tools deinen Posteingang digitalisieren

Es gibt verschiedene Anbieter, die dir helfen, deinen Posteingang zu digitalisieren, z.B. Scan Services oder digitale Briefkästen. Zum Einstieg und für kleine und mittelständische Unternehmen oder solche mit einem geringeren Volumen, ist dies eine kostengünstigere Alternative.

Du kannst von den Erfahrungen und der Expertise dieser Anbieter profitieren. Allerdings variiert das Angebot von Anbieter zu Anbieter, weshalb du dir deinen Dienstleister mit Bedacht aussuchen solltest.

Diese Services kannst du nutzen

Nun kommen wir zu den Anbietern, die deinen Posteingang digitalisieren können. Einige Firmen haben sich verschiedene Lösungen einfallen lassen, wie du digitale Eingangspost empfangen kannst.

Dropscan

Dropscan digitalisiert deinen Posteingang und macht eingehende Briefe sofort online verfügbar. Statt Papier zu sortieren, siehst du zuerst den Umschlag digital und entscheidest mit einem Klick, was passieren soll. So wird Postbearbeitung transparent, ortsunabhängig und deutlich effizienter.

Das Wichtigste im Überblick:

• Scannen eingehender Briefumschläge
• Digitale Vorschau vor Öffnung
• Öffnen, archivieren oder vernichten
• Suchbare PDF-Dokumente
• Ortsunabhängiger Zugriff auf Post
• Zentrale digitale Postadresse
• Automatisierte Ablage von Dokumenten
• Integrationen in Cloud-Dienste
• Teamzugriff für Unternehmen
• Tarife für Teams (ab 9,90 €) und für Privatkunden (ab 24,90 €)

dogado

Der Anbieter dogado ermöglicht dir eine digitale Eingangspostbearbeitung. Dazu wird nach deiner Bestellung ein Nachsendeauftrag eingerichtet, sodass deine Post bei ihm landet. Hier werden deine Dokumente gescannt und online als PDF zur Verfügung gestellt.

Um den höchstmöglichen Datenschutz gewährleisten zu können, arbeitet dogado mit der Firma Reisswolf zusammen.

Das Wichtigste im Überblick:

• Originale werden kostenlos für 90 Tage archiviert und können angefordert werden
• Als persönlich oder vertraulich gekennzeichnete Briefe werden nicht geöffnet und können angefordert werden
• Poststücke bis 12 Uhr werden am gleichen Tag zugestellt
• Suchfunktion mit Volltextsuche
• geheftete Unterlagen werden gescannt
• Für getackerte oder gebundene Unterlagen erhältst du einen Hinweis
• Dokumente von einer Größe bis DIN A3 können eingescannt werden
• monatlich kündbar
• Preis: 17-200€ monatlich (+ Nachsendeauftrag)

Caya

Caya empfängt deine Post und verwandelt sie in hochwertige PDF Dokumente. Über eine Postweiterleitung oder eine Caya Postbox Adresse landen deine Briefe bei dem Anbieter und werden iso-zertifiziert eingescannt.

Via Mail oder Push-Benachrichtigung wirst du über neue Dokumente in Echtzeit informiert.

Das Wichtigste im Überblick:

• tagesaktuelles Scannen deiner Post
• PDFs mit automatischer Texterkennung
• Bereitstellung über die Caya Cloud
• automatisierte Weiterleitungen
• Suchfunktion mit Volltextsuche
• digitale Signaturen
• Integrationen mit z.B. OneDrive, Dropbox, Google und mehr
• rollenbasierte Zugriffsrechte
• sicheres Vernichten nach 90 Tagen
• DSGVO und GoBD konform
• monatlich kündbar
• Preis: ab 10-100€ monatlich (+ Scanvolumen)

d.velop

Die Mission von d.velop ist ein papierloses Büro mithilfe eines digitalen Posteingangs. Dafür kannst du auch ältere Dokumente und Akten beim Anbieter digitalisieren lassen oder auch bereits digitale Dokumente einheitlich digital importieren, klassifizieren, verteilen oder archivieren.

So kannst du mithilfe von künstlicher Intelligenz einige deiner Geschäftsprozesse automatisieren.

Besonders ist dabei auch die d.velop postbox hervorzuheben. Das ist deren Service, um wiederkehrende Standard-Dokumente, wie die Lohnabrechnung, komplett digital zu versenden bzw. von den Mitarbeitern zu empfangen.

Das Wichtigste im Überblick:

• Bereitstellung über die Caya Cloud
• automatisierte Weiterleitungen
• digitale Signaturen
• Integrationen mit ERP-, HR- oder SAP-Systemen
• Corporate Design möglich
• DSGVO konform
• Preis: ab 10€ monatlich

e-Post POSTSCAN

Bei der e-Post handelt es sich um die digitale Posteingangslösung der Deutschen Post. Der POSTSCAN ist spezialisiert auf mittelständische Unternehmen und ermöglicht einen Scan der täglichen Eingangspost.

Per PDF werden die Dokumente direkt an zugeordnete Abteilungen oder Mitarbeiter gesendet.

Das Wichtigste im Überblick:

• taggleiches Scannen der Posteingänge
• ungeöffnete Aussortierung und Rückführung nicht scanbarer, persönlicher und vertraulicher Sendungen
• Erstellung einer Blacklist
• Klassifizierung und Vorgangstrennung der Dokumente
• Suchfunktion mit Volltextsuche
• DSGVO konform
• Mindestlaufzeit von 6 Monaten, danach alle zwei Monate kündbar
• Preis: 15- 340€ monatlich oder individuelles Angebot

Data Safe

Data Safe scannt deine Eingangspost und lässt sie dir als PDF über sichere Verbindungen via VPN zukommen.

Der Anbieter richtet entweder ein Postfach für dich ein, holt deine Post ab oder lässt sie direkt an sich umleiten.

Das Wichtigste im Überblick:

• tagesaktuelles Scannen deiner Post
• sicheres Vernichten nach 8 Wochen
• geheftete und geklammerte Unterlagen werden gescannt
• Integrationen mit DMS, SAP oder ERP
• Indexierung und Klassifizierung
• Originale können wöchentlich oder monatlich versandt werden
• automatisierte Weiterleitungen
• Preis: auf Anfrage

GAA

Das Eingangssystem für Briefpost zu digitalisieren ist ein zentraler Schritt für die Digitalisierung des gesamten Unternehmens. GAA deckt das durch eine automatische Datenerfassung mittels künstlicher Intelligenz ab. Auf diese Weise kann die Post schnellstmöglich an die richtigen Ansprechpartner verteilt werden. 

Besonders hervorzuheben sind: 

• Freigabe für Dokumente intern und extern
• Integration von Behördenpostfächern
  
• Automa­tische Klassifi­zierung
  
• Dokumente zentral verwalten (E-Mail, Fax oder Briefpost)
• Preise auf Anfrage

clevver

Mit clevver kannst du deinen gesamten Posteingang aus der Ferne steuern. Zum einen kannst du - wie bei den anderen Anbietern - deine Post einscannen und digitalisieren lassen.

Zusätzlich nimmt clevver ebenfalls deine Pakete entgegen und leitet sie, wie auch deine Briefe, wunschgemäß weltweit an deine Standorte weiter.

Das Wichtigste im Überblick:

• PDFs mit automatischer Texterkennung
• automatisierte Weiterleitungen
• Suchfunktion mit Volltextsuche
• Integration mit deiner Dropbox
• kostenloses Vernichten
• Ladungsfähige Adresse möglich
• monatlich kündbar
• Preis: ab 6- 20€ monatlich

bitkasten

Mit bitkasten erhältst du einen vollständig digitalen Briefkasten für digitale Post. Der Anbieter stellt dir somit eine Alternative zur klassischen Post zur Verfügung.

Absolut sicher und verschlüsselt kannst du so z.B. mit Geschäftspartnern, Lieferanten oder Kunden kommunizieren. Für den Empfänger ist das Erhalten deiner digitalen Briefe kostenlos.

So können deine Kommunikationspartner auch dir digitale Post senden. Übrigens: Dokumente, die online nicht “abgeholt” werden, werden ausgedruckt und physisch zugestellt.

Das Wichtigste im Überblick:

• Zuordnung über die postalische Adresse
• elektronische Signatur
• "Einwurf-Einschreiben" und “Einschreiben mit Rückschein” möglich
• Corporate Design möglich
• DSGVO konform
• Preis: auf Anfrage

docufly

Wenn du keinen Nachsendeauftrag bei der Post erteilen willst, ist docufly der richtige Anbieter für dich. Der Scandienstleister holt deine Unterlagen in der Regel bei dir ab.

Dazu kannst du auch ein Archiv an Akten digitalisieren und, wie deine Briefe, in PDFs umwandeln lassen.

Das Wichtigste im Überblick:

• PDFs mit automatischer Texterkennung
• automatisierte Datenerkennung, -extraktion und Datenerfassung
• Vernichtung möglich
• GoBD konform
• Preis: individuelles Angebot

ELO ECM Suite

Eingehende Dokumente, wie Rechnungen, Bestellungen, Krankmeldungen oder Verträge lassen sich mit ELO direkt digitalisieren und so in einen digitalen Prozess überführen. 

So wird die Verteilung im Unternehmen verbessert und wesentlich beschleunigt. 

Wichtiges auf einen Blick:

• Einheitliche Verarbeitung der Dokumente
• ECM-System als zentraler Posteingang
• intelligente Klassifizierung
  
• Preis auf Anfrage

Hierauf solltest du bei der Digitalisierung achten

Mit Sicherheit ist das Einhalten der Datenschutzbestimmungen sowie die Klärung der Kosten-Nutzen-Frage für dein Unternehmen selbstverständlich.

Darüber hinaus gibt es noch ein paar weitere Punkte, über die du dir vorher Gedanken machen solltest und die du mit dem Anbieter deiner Wahl klären solltest:

Vertrauliche Dokumente

Briefe, die als vertraulich oder persönlich gekennzeichnet sind, sollten natürlich nicht digitalisiert werden, um Datenschutz und Diskretion zu erfüllen. Dies solltest du mit deinen zuständigen Mitarbeitern bzw. mit den Anbietern besprechen.

Blacklist

Auch solltest du dir überlegen, ob es z.B. bestimmte Geschäftspartner oder Kunden gibt, deren Briefe ebenfalls besonders diskret behandelt werden und nicht geöffnet und eingescannt werden sollten, auch wenn dies nicht auf den Briefen vermerkt ist.

Getackerte, geklammerte oder geheftete Dokumente

Nicht alle Unterlagen lassen sich einfach scannen, einige wurden auf verschiedene Art und Weise aneinander gebunden - selbst, wenn du deine Absender bittest, dies nicht zu tun. Dadurch entsteht zum einen mehr Arbeit für das Einscannen und die entstehenden Dateien können unsauber aussehen.

Originale

Einige Dokumente solltest du unbedingt im Original vorliegen haben, wie beispielsweise Verträge, Urkunden oder Kündigungen. Überlege dir also, wie häufig solche Unterlagen bei dir eintreffen und wie die Prozesse hier sein sollen.

Zugriffsrechte

Ein großer Vorteil eines digitalen Posteingangs ist das digitale Archiv. Doch sollte unbedingt geklärt werden, wer Zugriff auf welche Briefe haben soll und ob diese Zugriffsrechte mit dem jeweiligen Anbieter möglich sind.

Behördliche Briefe

Wenn du einen Anbieter nutzt, funktioniert das Empfangen von behördlichen Briefen in der Regel ebenfalls, doch eben ein wenig schlechter als beim normalen Postempfang. Wenn dies für dich von großer Bedeutung ist, frage deinen jeweiligen Anbieter am besten nach seinen Erfahrungen diesbezüglich.

Fazit: Briefpost geht jetzt auch digital!

Ein digitaler Posteingang ist eine super Lösung für dein Unternehmen, wenn deine Eingangspost an viele verschiedene oder auch wechselnde Standorte weitergeleitet werden soll.

Dazu können mehrere Mitarbeiter oder Abteilungen den gleichen Brief erhalten und so ihre jeweilige Aufgabe erledigen.

Viele Prozesse können automatisiert werden, was Zeit und Ressourcen und somit Kosten einsparen kann. Darüber hinaus können deine Mitarbeiter sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.

Um diese Vorteile nutzen zu können, brauchst du kein aufwändiges IT Projekt, oder eine neue Abteilung mit teurem Equipment ausstatten. Stattdessen kannst du das Einscannen, Kategorisieren, Weiterleiten, Archivieren und Vernichten an einen Anbieter outsourcen.

Ein digitales Archiv der eingescannten Post inklusive Suchfunktion sorgt dafür, dass diese Vorteile auch zu späteren Zeitpunkten erhalten bleiben.

Wenn dir dieser Artikel gefallen hat, dann empfehle ich dir unbedingt unseren Artikel Digitaler Briefkasten Vergleich – Caya, POSTSCAN, DropScan und Co!

Was sagst du zu einem digitalen Posteingang?

Planst du eine Digitalisierung deiner Eingangspost?

Konntest du bereits Erfahrungen in diesem Bereich sammeln?

Wir sind gespannt auf deinen Kommentar!

Hast du nicht auch schon mindestens einmal davon geträumt, deine Briefe am Smartphone empfangen zu können? Einfach, um nicht so viel Papiermüll im Briefkasten durchwühlen zu müssen? Oder um das Schreiben nicht zu verlegen?

Bist du vielleicht häufig auf Reisen und hast es leid, ständig jemanden bitten zu müssen, den Briefkasten regelmäßig zu leeren und wichtige Korrespondenz für dich zu öffnen oder nachzusenden, damit du keine Fristen versäumst?

Es gibt eine Lösung, sich nicht mehr mit dem Papierkram beschäftigen zu müssen.

Und das sowohl für Privatpersonen, als auch für Selbstständige und Unternehmen. 

Lass uns jetzt tief eintauchen in den Artikel.

Die Lösung ist ein digitaler Briefkasten

Zum Glück haben findige Köpfe den Bedarf an digitalisierter Postzustellung erkannt und so gibt es auch in Deutschland bereits einige Unternehmen, die diesen Service anbieten. Damit sparst du dir manuelle Arbeit beim Öffnen von Briefen und verteilen der Post.

Im Grunde genommen geschieht Folgendes mit deiner Briefpost: 

Die Post wird nicht in deinen Briefkasten geworfen, sondern in den des Dienstleisters deines Vertrauens. Dieser scannt die Briefe und stellt sie dir digital zur Verfügung.

Damit das so funktioniert sind einige Schritte als Vorbereitung zu erledigen:

1. Du meldest dich bei dem für dich passenden Digitalen Briefkasten an
2. Du erstellst einen Nachsendeauftrag bzw. lässt diesen vom Anbieter einrichten. Alternativ erhältst du ein Postfach beim Scanservice, wohin du deine Post schicken lassen kannst
3. Briefe werden an das Scan Zentrum umgeleitet. Dort wird deine tägliche Briefpost geöffnet und als Sammelsendungen automatisiert gescannt
4. Du bekommst per E-mail oder Push-Beanchrichtigun auf der App Bescheid, dass du Post bekommen hast
5. Die Archivierung deiner Post ist je nach Digitalem Briefkasten Anbieter teils- oder voll enthalten

Funktioniert ein Digitaler Briefkasten mit jeder Post? 

Pakete werden selbstverständlich vom Scanservice ausgeschlossen. Es wird beim Nachsendeservice nur die Briefpost berücksichtig. 

Bei Briefen von Behörden gibt es oftmals Bedenken, ob der Scanservice der Anbieter auch einwandfrei funktioniert. Das hat den Hintergrund, dass Gerichte, Rentenversicherung, Ämter und oft auch Banken gesetzlich dazu verpflichtet sind, die Post an die Meldeadresse zuzustellen. 

Dazu wird in der Regel eine Vorabverfügung auf das Kuvert gedruckt, dass wenn der Adressat verzogen ist (bzw. ein Nachsendeauftrag über einen Nachsendeservice eingerichtet ist), der Brief an den Absender zurückgeschickt werden solle.

Soviel zur Theorie. Für die Praxis habe ich mich direkt beim Geschäftsführer von Caya einmal erkundigt, wie Behörden damit umgehen. 

Kommunikation mit Behörden klappt nach unserer Erfahrung aus hunderttausenden Briefen problemlos. Die Briefe werden i.d.R. problemlos weitergeleitet. Behörden arbeiten i.d.R. nicht mit Vorausverfügungen (nur weil jemand das auf einen Brief schreibt hält sich die Post nicht daran. Eine Vorausverfügung kann nur noch kostenpflichtig als Teil von PremiumAddress gebucht werden). 

Das bedeutet, dass bei Caya beispielsweise Wahlunterlagen, Steuerbescheide oder Bescheide vom Jobcenter als zu digitalisierende Post ankommen. 

Zudem gilt zu beachten: Der Nachsendeauftrag sollte auf "Vorübergehende Abwesenheit", und nicht auf "Umzug" lauten. Dann tritt das beschriebene Szenario der Benachrichtigung "Empfänger verzogen" nicht ein. 

Die allermeisten Behörden akzeptieren übrigens auch eine alternative Korrespondenzadresse. Dies ist zum Beispiel beim Finanzamt der Standard, so wie man ja auch hinterlegen kann, dass die Kommunikation über den Steuerberater erfolgen soll. Es geht also nicht darum die Meldeadresse zu ändern, sonder eine Korrespondenzadresse zu hinterlegen.

Schauen wir uns daher die wichtigsten Anbieter für digitale Briefkästen in Deutschland einmal an. Das sind diese Lösungen: POSTSCAN, Caya, DropScan, clevver.io, und dogado.

Im weitern Artikel folgt eine Vorstellung der Anbieter. 

Archivierung deiner digitalen Post

Die Besonderheit bei Nutzung eines Digitalen Briefkastens ist es auch, dass deine Post archiviert wird. Die Scan-Services unterscheiden hierbei zwischen Kurzzeitarchiv und Langzeitarchiv. 

Wie lange deine physische Dokumente dort archiviert werden? 

In der Regel lagern die Briefdokumente zunächst für 3 Monate bei den Anbietern. In dieser Zeit kannst du die Originale anfordern. Je nach Anbieter werden werden die physischen Dokumente nach dieser Zeit vernichtet oder im Langzeitarchiv für bis zu 10 Jahre aufbewahrt, bevor sie in den Schredder kommen.

Digital stehen dir die Dokumente in der digitalen Dokumentenablage immer zur Verfügung.

Kurzer Hinweis: Für Unternehmen ist Thema Posteingang digitalisieren definitiv auch durch die Digitale Transformation ein sehr wichtiger Ansatz geworden, um die Effizienz zu steigern, mit dem Unternehmen grüner zu werden und auch Kosten einzusparen. 

POSTSCAN, die digitale Ergänzung zum Briefkasten

POSTSCAN ist der offizielle Service der Deutschen Post zum digitalisieren deiner täglichen Briefpost. Es lohnt sich besonders, wenn du länger in den Urlaub fährst, oder auf Geschäftsreise bist. Macht aber auch deinen Alltag digitaler. 

Die physische Post wird auch weiterhin zugestellt, allerdings gesammelt am Ende der Vertragslaufzeit bzw. eines jeden Monats.

Einen extra Nachsendeauftrag braucht es keinen, da die Briefe bereits bei der Deutschen Post sind.

POSTSCAN kann online beauftragt werden. Nach der Registrierung musst du noch die Bestätigung der AdressTAN eingeben.

Erst ab der (bereits digitalen) Zustellung der Auftragsbestätigung wird die Post an ein Digitalisierungszentrum automatisch weitergeleitet und alles Scannbare digitalisiert und als E-Post zur Verfügung gestellt.

Seit dem 29. Oktober 2024 gibt es die Option der kostenlosen E-Mail-Weiterleitung von Postscans an das eigene E-Mail-Postfach für WEB.DE und GMX Nutzer:innen an. Postscans werden weiterhin parallel sowohl im Shop als auch per E-Mail zugestellt.

Der Service steht auf 7 Tage bis einen Monat befristet oder unbefristet zur Verfügung und kostet monatlich 14,99 €. Die digitalisierten Briefe werden an jedem Werktag an die E-Postadresse zugesendet.

Fakten im Überblick: 

• Anmeldung mit AdressTAN
  
• Automatische Weiterleitung ohne Nachsendeauftrag
• Scannt Post und stell diese Online zur Verfügung
  
• Datenschutzkonforme Lagerung inklusive
  
• Kostet monatlich 14,99 €

Mit Caya die Post online empfangen

Das Dokumentenmanagement-Tool bietet auch einen digitalen Post-Scan-Service. So ist Caya sowohl für Unternehmen und auch Privatnutzer geeignet.

Bei Caya (*Gutschein-Code: 20% für 3 Monate sichern mit "DIGITALAFFIN20") kannst du dich bereits nach erfolgter Anmeldung zurücklehnen, denn dieser Dienstleister übernimmt sogar das Erstellen eines Nachsendeauftrages für dich. Außerdem ist das Archivieren der Originalpost kostenlos, zumindest für einen gewissen Zeitraum.

Caya ist als Dokumentenmanagement-Software insbesondere auf Geschäftskunden spezialisiert, bietet aber auch für Privatkunden tollen Komfort für das Digitalisieren von Briefen.  

Privatkunden bei Caya

CAYA bietet für Privatkunden 3 Tarife an: Jeder findet hier das Richtige, vom Single-Haushalt bis zur Familie mit 5 Empfängern. Der Preis für das Jahresabo beginnt dabei schon ab 12,99 € pro Monat für den Single-Tarif und steigert sich auf 19,99 € beim Couple- und 29,99 € Family-Tarif, in denen eine quartalsweise Sammelsendung enthalten ist. 

Die Tarife enthalten eine unterschiedliche Anzahl an Scans pro Monat. So sind im Single-Tarif 10 Scans enthalten und für Familien gibt es 30 Scans. Sollte die Zahl einmal überstiegen werden, werden weitere Scans mit 1,19 € pro Scan berechnet. 

Mit Abschluss einer der Tarife kommt für den Nachsendeauftrag ein einmaliger Selbstkostenanteil hinzu.

Mehr Infos für Privatnutzer

Geschäftskunden bei Caya

Unternehmen können ihren Tarif nach Menge an Scans und Nutzern auswählen. 

Zur Auswahl gibt es Essentials (9,99€ / Monat und Nutzer), Standard (24,99€ / Monat und Nutzer) und Professional (79,99€ / Monat und Nutzer). Mit jedem Paket gibt es mehr Integrationsmöglichkeiten, höhere Sicherheit sowie einen verbesserten Support. 

Hinzu kommt das Volumen an zu scannenden Briefen pro Monat. Du kannst auswählen zwischen 5 bis 75 Briefe pro Monat oder Caya auch ohne Postdigitalisierung nutzen.

Eine detaillierte Auflistung der Preis- und Leistungsbestandteile findest du für Geschäftskunden hier. 

Egal für welchen Tarif du dich entscheidest, das Document Cockpit steht im Mittelpunkt. 

Damit lassen sich Dokumente mit Tags klassifizieren und die smarte Volltextsuche erleichtert das Auffinden von bestimmten Inhalten. Zudem kannst du Workflows einsetzen, um Prozesse zu automatisieren. So wird Post weitergeleitet oder Rechnungen freigegeben oder Dokumente direkt unterzeichnet. 

Per Smartphone oder Desktop hast du Zugriff im Browser und als App. 

Fakten im Überblick: 

• Nachsendeauftrag wird von Caya eingerichet
  
• Kosten ab 12,99 € für Privat
• Dokumenten-Software für Unternehmenskunden zzgl. digitalem Posteingang und automatisierten Workflows
  
• Dokumente können per Tag und Volltextsuche gefunden werden, in Ordner organisiert und jeder Zeit als PDF heruntergeladen werden
  
• Schneller start und flexible Laufzeit

Hier gibt es noch mehr zu meinen Caya Erfahrungen. 

REISSWOLF & dogado digitalisiert deine Tagespost

Update: REISSWOLF & dogado haben ihren Service neu gestartet. Zu den Neuerungen zählt unter anderem auch eine Android und iOS App.

REISSWOLF & dogado hat sich auf die Digitalisierung deiner Tagespost spezialisiert und setzt sich damit für das papierlose Büro ein. Die Post wird jeden Tag zur Scan-Zentrale umgeleitet, eingescannt und dir auf der Web-App oder mobil in der Android und iOS App angezeigt. Als Kunde profitierst du hier vom Same-Day Premium Service. 

Der Nachsendeauftrag wird dabei direkt von REISSWOLF eingerichtet. 

Insgesamt werden vier Tarife angeboten. Die günstigste Variante ist easyPost M mit 16,99€ monatlich pro 15 Sendungen und geht bis easyPost XXL hoch bis zu 199,99€ monatlich inklusive 250 Sendungen. 

Du merkst, die Tarife sind abgestimmt nach der Anzahl der empfangenen Briefe. Wenn du jedoch mal zu viele Sendungen bekommst, werden diese einfach mit einem einzel Betrag zusätzlich berechnet. Wie viele Seiten ein Brief hat ist unbegrenzt. 

Ein Vorteil der digitalisierten Tagespost ist nicht nur, dass du sie von unterwegs digital ansehen kannst, sondern auch, dass du im Web-Viewer immer Zugriff auf alle Briefe, die schon eingescannt wurden, hast. Das spart nicht nur Ressourcen Platz, sonder auch viel Zeit, da du die Briefe jederzeit per Suche gezielt aufrufen kannst. 

Falls du deine Post aber auch noch in physischer Form haben möchtest, kannst du die Zusendung extra anfordern. Ebenso werden die Originaldokumente 90 Tage lang archiviert und danach vernichtet. 

Fakten im Überblick:

• Tagespost jeden Tag verfügbar in der Web-App
• Schneller Zugriff per Android und iOS App
• 90 Tage lange Archivierung der Sendungen
• Basis-Version für 16,99€ monatlich

Dropscan digitalisiert die Briefpost

Gleich nach der Registrierung ist Dropscan einsatzbereit: Du erhältst eine persönliche Scan-Adresse, an die du deine Post weiterleitest oder die du Absendern nennst. Dropscan scannt automatisch den Umschlag jedes eingehenden Briefs und benachrichtigt dich per E-Mail. Du entscheidest dann, ob der Brief geöffnet und eingescannt, archiviert, weitergeleitet oder vernichtet werden soll.

Es gibt einen Flatrate-Tarife für unbegrenzte Briefpost: Für Privatkunden startet der Einstieg bei etwa 24,90 € pro Monat (eine Person inklusive); zusätzliche Personen kannst du für 12,90 € pro Monat hinzufügen. Dokumente werden zusätzlich pro Seite abgerechnet (zum Beispiel ca. 0,12 € pro Seite beim automatisierten Scan).

Für Unternehmen gibt es ebenfalls verschiedene Tarifmodelle, die – je nach Bedarf und Umfang – bei etwa 9,90 € pro Monat starten können. Die Scans stellt Dropscan als durchsuchbare PDF-Dateien bereit. Über Integrationen lassen sich Dokumente anschließend automatisiert in Tools wie Dropbox oder Google Drive ablegen, damit deine Ablage und Workflows ohne Extra-Aufwand laufen.

Fakten über Dropscan im Überblick

• Persönliche Scan-Adresse für Briefpost und Dokumente
• Umschläge werden zuerst gescannt, Entscheidung erfolgt digital
• Öffnen, Scannen, Archivieren, Weiterleiten oder Vernichten möglich
• Flatrate für unbegrenzte Briefpost (Privat & Business)
• Dokumentenscans werden pro Seite abgerechnet
• Scans als durchsuchbare PDF-Dateien
• Integrationen für automatisierte Ablage (z. B. Cloud-Dienste)
• Tarife für Privatkunden ab ca. 24,90 € / Monat
• Geschäftskunden-Tarife starten ab ca. 9,90 € / Monat
• Kostenloser Testaccount verfügbar

Mit Clevver.io internationalisieren

Ein weiterer Player auf dem Markt der Digitalen Briefkästen ist clevver.io. Der Service kommt aus Deutschland und hat sich zunächst auf Virtuelle Büros spezialisiert. Diese werden rund um die Welt angeboten. Clevver.io richtet sich demnach mehr an die Geschäftskunden am Markt. 

ClevverMail nennt sich der Service, mit welchem Postdigitalisierung möglich wird. Eingerichtet ist die virtuelle Postbox ganz schnell. Dabei kann als Besonderheit ein internationaler Standort als Adresse ausgewählt werden. 

Die Post wird daraufhin digitalisiert und als mit OCR im PDF-Format zur Verfügung gestellt. Damit lässt sich auch im Dokument suchen. Alle Schritte werden nach datenschutzkonformen Richtlinien durchgeführt. 

Clevver hat für Unternehmen günstige Starttarife

Die Preise für das Empfangen digitaler Post sind bei Clevver.io je nach Stadt unterschiedlich. Du kannst demnach wählen, wo dein virtuelles Büro eingerichtet werden soll. Zudem gibt es drei unterschiedliche Tarif-Modelle (Lite, Standart, Professional). Bei 5,45 €/Monat geht es beispielsweise in Frankfurt, München oder Berlin los. Vorsicht allerdings vor versteckten Kosten.

Fakten im Überblick:

• Einrichten einer virtuellen Geschäftsadresse
  
• Mobile App für Benachrichtigungen
• Sehr günstige Starttarife 

Der digitale Posteingang mit GAA 

Eine digitale Poststelle ist das Zentrum für die Kommunikation im Unternehmen. Mit dem Anbieter GAA wird diese durch künstliche Intelligenz optimiert und sorgt für Effizienz im Unternehmen. 

Beim Empfang lassen sich neben den klassischen eingehenden Dokumenten auch Behördenpost durch spezialisierte Postfächer empfangen.

Auf diese Weise landen die Briefe und Dokumente in kürzester Zeit direkt bei den richtigen Ansprechpartnern im Betrieb.

100% Sicherheit beim Datenschutz mit Data Safe Service

Data Safe Service wirbt besonders mit der Sicherheit der eingescannten und digitalen Dokumente. Mit diesem Anbieter stehen dir Unterlagen aus folgenden Bereichen digitalisiert zur Verfügung:

• Akten-Archiv
• Eingangspost
• Rechnungswesen
• Gehaltsabrechnungen
• Konzeptpapiere

Außerdem kannst du bei Data Safe Service noch weitere Leistungen in Anspruch nehmen. Dazu gehören zum Beispiel die digitale Rechnungsprüfung, die dir die Bearbeitung von Eingangsrechnungen erleichtert oder die digitale Gehaltsabrechnung, bei der bestehende Prozesse vereinfacht werden und dir somit wieder Zeit sparen.

Große Akten-Archive kannst du sogar komplett vom Anbieter einscannen lassen. Damit fällt der extra Aufwand für dich weg und du hast die Dokumente digital verfügbar.

Fakten im Überblick:

• Digitalisierung von Post, Gehaltsabrechnung und ganzen Akten-Archiven
• Vereinfachung und Automatisierung bestehende Prozesse
• Preis auf Anfrage

Der digitale Briefversand 

Ein durchaus spannendes Thema, welches direkt an den Digitalen Briefkasten andockt ist der digitale Briefversand. 

Dabei geht es weniger um den Empfang und die Digitalisierung von Briefpost, sondern um das Vermeiden von Druckkosten und Papier im Allgemeinen. Dieser Ansatz ist eine Form vom papierlosen Büro, über das wir auch schon geschrieben haben. 

d.velop postbox 

Auf Unternehmenskunden ist der Anbieter d.velop spezialisiert. Neben der digitalen Unterschrift gibt es auch ein Produkt namens d.velop postbox für digitale Postzustellung. Mit diesem Service lässt sich Zeit und Geld sparen, denn die internen Prozesse werden digitalisiert und optimiert. 

Im Fokus steht hier das Versenden von Briefen. Mitarbeiterbriefe und andere geschäftliche Dokumente, die immer wieder gedruckt und versendet werden, können mit dieser digitalen Variante auf dem Computer, Tablet oder Smartphone zugestellt werden. 

Eines der bekanntesten Beispiele für diesen Service ist die digitale Lohnabrechnung.

Die d.velop postbox agiert dabei als virtueller Drucker. Somit wird Papier gespart und der Empfänger muss seine Post nicht in Ordnern archivieren. 

💡​	Empfehlung für Unternehmen: Du kannst dich aktuell mit diesem Whitepaper intensiv über nachhaltige Alternativen für den klassischen Geschäftsbriefversand informieren.

bitkasten

Mit bitkasten gibt es eine Plattform für die Digitalisierung der analogen Briefversandprozesse. Dabei werden Briefe nicht etwa online verschickt, ausgedruckt und zugestellt. Es handelt sich hierbei um eine digitale Briefzustellung. 

Der Einsatz ist für Unternehmen gedacht, bei dem jeder Mitarbeiter sich einen bitkasten sicher einrichten kann. Damit lässt sich dann interne Post schnell und einfach empfangen. 

Mit diesem Ansatz wird eine sichere Erreichbarkeit gewährt und ein positiver Beitrag zum Klima geleistet. 

So hat sich der Markt der Digitalen Briefkästen verändert

Einige neue Anbieter sind immer mal wieder über die Jahre auf den Markt gekommen, konnten sich allerdings dann doch nicht halten. 

Beispielsweise wurde der Anbieter Digitalkasten, welches 2017 gegründet wurde, dann in 2019 vom Marktführer Caya aufgekauft und übernommen. 

Etwas ähnliches passierte mit dem Anbieter BULLET. Dieser hatte zum 4.4.2019 seinen Dienst eingestellt. Die Digitalisierung des deutschen Mittelstand ist doch ein größeres Projekt, dem sie sich derzeit nicht gewachsen sehen. Der Anbieter Dropscan übernahm hier Kunden durch eine spezielle Kooperation. 

Mit fileee Briefpost selbst digitalisieren

Eine weitere Variante, die allerdings nicht als direkte Alternative den Postscanservices wie  DropScan und Caya zu sehen ist, ist fileee. Dabei übernimmst du selbst die Digitalisierung deiner Briefpost. Zur Hilfe steht dir ein Gerät beziehungsweise ein Kasten, mit welchem du deine Post, ob privat oder Geschäftspost, schnell und einfach scannen kannst. 

Das Ablagesystem kann hierbei digital durchsucht werden und Dokumente finden sich auch nach langer Zeit schnell wieder. 

Einziges Manko, du musst deine Briefsendungen selbst scannen. Wenn du also auf einen Digitalen Briefkasten setzt, sparst du dir einiges an Arbeitszeit und gegebenenfalls Ressourcen deiner Mitarbeiter.

Ähnlich würde der Prozess auch mit einer Scan App laufen. Schau dir dazu mal unseren Blog-Artikel an.

Fazit: Welcher Anbieter ist für dich der richtige?

Ein digitaler Briefkasten bzw. digitale Postkästen sind ideal für Leute, die viel reisen und den Papierwust ein wenig eindämmen wollen. Digitale Nomaden oder Unternehmer, die vom papierlosen Büro träumen sind die passende Zielgruppe. Welcher Anbieter der richtige ist, muss wohl jeder für sich entscheiden. 

Während der E-Postscan wohl eher von Urlaubern in Anspruch genommen wird, hat jeder der anderen Anbieter seinen Vorteil.

• Caya für Privat und Caya für Business bieten einen tollen Service. Mit der digitalen Ablage und Workflows hast du per App und im Browser stets Zugriff auf deine Post und Dokumente (*Gutschein-Code: 20% sichern mit "DIGITALAFFIN20")
• REISSWOLF & dogado fördert das papierlose Büro mit einem Same-Day Premium Service

• Dropscan durch Flexibilität dem Vorabscannen der Umschläge und durch Integrationen zur Automatisierung von Workflows

• clevver.io steht für Internationalisierung
• Data Safe Service durch seine individuelle Unterstützung bei der Digitalisierung deiner Unterlagen und Prozesse im Unternehmen
• POSTSCAN: Der Service der deutschen Post lässt sich online auf deine digitalisierten Briefe zugreifen.

Welche Funktion ist dir besonders wichtig? Welche Erfahrungen hast du bereits gemacht? Und auf was achtest du besonders? Schreib es mir in die Kommentare! 

Solche Fragen (und viele mehr) beantwortest du mit einem gepflegten Mitarbeiterverzeichnis in wenigen Sekunden. 

Ein Mitarbeiterverzeichnis gehört in jedes Unternehmen, weil es interne Kommunikation beschleunigt, Zuständigkeiten klärt und die Zusammenarbeit zwischen Teams deutlich einfacher macht.

In diesem Artikel schauen wir uns genauer an, was ein Mitarbeiterverzeichnis ist, warum eine digitale Variante heute so sinnvoll ist, welche Umsetzungsarten es gibt und welche Tools sich dafür eignen – inklusive der wichtigsten Vor- und Nachteile.

Was ist ein Mitarbeiterverzeichnis?

Ein Mitarbeiterverzeichnis ist eine Liste bzw. Datenbank, in der die wichtigsten Informationen über Mitarbeitende eines Unternehmens gesammelt werden. Es liefert einen schnellen Überblick über die Belegschaft und macht es leicht, die richtigen Personen zu finden.

Typische Inhalte sind Name, Kontaktinfos (E-Mail, Telefon, Bürostandort), Rolle/Jobtitel sowie Abteilung. Je nach Unternehmenskultur können auch freiwillige Angaben wie Interessen, Hobbys oder „Fun Facts“ ergänzt werden.

Umsetzen lässt sich das Ganze auf unterschiedliche Weise – von einer einfachen Liste bis zur digitalen Lösung, die in ein Intranet oder in Unternehmenssoftware wie eine Mitarbeiter-App oder Employee Experience Plattform eingebunden ist. Welche Variante welche Stärken und Schwächen hat, schauen wir uns gleich an.

Warum ist ein digitales Mitarbeiterverzeichnis sinnvoll?

Ein Mitarbeiterverzeichnis ist aus mehreren Gründen hilfreich – besonders dann, wenn es digital gepflegt wird. 

“Ein Mitarbeiterverzeichnis vereinfacht die Personalverwaltung vor allem in Unternehmen ohne zentrale Mitarbeiterdatenbank. Durch eine ausführliche Mitarbeiterliste sieht HR jederzeit, wer wo arbeitet – das unterstützt die Verwaltung enorm."

Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

1. Bessere Zusammenarbeit: Mitarbeitende finden schnell die passenden Ansprechpartner – inklusive Kontaktdaten, Rolle und (wenn gepflegt) Kompetenzen. Das reduziert Reibung und lässt Projekte effizienter laufen.

2. Schnelleres Onboarding: Neue Kolleginnen und Kollegen orientieren sich leichter, lernen Zuständigkeiten schneller kennen und bauen zügiger ein internes Netzwerk auf.

3. Klarere Kommunikation: Wer die richtigen Kontakte sofort findet, fragt seltener „in die Runde“ und erreicht schneller die Person, die wirklich weiterhelfen kann.

4. Datenschutz & Sicherheit: Über Rollen- und Rechtemanagement lässt sich steuern, wer welche Infos sehen darf. So bleiben sensible Kontaktdaten geschützt und dennoch intern verfügbar.

5. Leichte Pflege: Änderungen (neue Mitarbeitende, Abteilungswechsel, neue Nummern) lassen sich ohne Chaos und ohne Versionskonflikte einpflegen.

6. Suche & Filter: Digitale Verzeichnisse bieten Suchfelder und Filter (z. B. Name, Standort, Abteilung, Skills), damit du schneller zum Ziel kommst.

7. Zugriff von überall: Per Browser oder App ist das Verzeichnis auch standortübergreifend nutzbar – ideal für Homeoffice, Außendienst oder mehrere Niederlassungen.

8. Integration in andere Systeme: Viele Lösungen lassen sich in Intranet, HR-Tools oder Kommunikationsplattformen integrieren – das erhöht Akzeptanz und spart doppelte Pflege.

Auf diese Arten kannst du ein digitales Mitarbeiterverzeichnis umsetzen

Ein digitales Mitarbeiterverzeichnis kannst du auf mehrere Arten realisieren. Es gibt dedizierte Tools, die genau dafür gebaut sind, aber auch Systeme, bei denen das Verzeichnis eher als praktisches Nebenprodukt entsteht.

Weil digitale Varianten generell die oben genannten Vorteile mitbringen, konzentriere ich mich in den folgenden Abschnitten vor allem auf die typischen Nachteile bzw. Stolpersteine der jeweiligen Umsetzung.

Dedizierte Software

Der Hauptnachteil: Manche Alternativen liefern neben dem Verzeichnis zusätzlich HR-Management, Kollaboration und mehr. Das kann sinnvoll sein – kann aber auch bedeuten, dass du für Funktionen zahlst, die du gar nicht brauchst, obwohl eine schlanke, dedizierte Lösung günstiger und passender wäre. 

Auf der Plus-Seite sind Anbieter dedizierter Software häufig stark spezialisiert und stellen Funktionen bereit, die in All-in-one-Lösungen fehlen oder weniger gut gelöst sind.

Community Software

Eine Community Software ist im Kern ein Forum bzw. eine Community-Plattform, in der Mitglieder sich austauschen und sich gegenseitig helfen. Übertragen auf Unternehmen kann das intern spannend sein – allerdings braucht es aktive Moderation und klare Regeln, damit es nicht chaotisch wird. 

Wichtig: Viele Community-Lösungen sind eigentlich „öffentlich gedacht“. Deshalb muss es unbedingt Möglichkeiten geben, Mitarbeiterprofile und Kontaktdaten (z. B. E-Mail) nur intern sichtbar zu machen.  

Social Intranet

Ein Social Intranet ergänzt ein klassisches Intranet um „soziale“ Funktionen wie Gruppen, Feeds, Foren oder Messenger.

Der Haken: Die Einführung ist oft zeit- und kostenintensiv. Du brauchst eine sinnvolle Struktur, regelmäßige Pflege – und in der Praxis auch Schulungen, damit Mitarbeitende die Plattform wirklich nutzen. Die Implementierung kann deshalb anspruchsvoll werden.

Mitarbeiter-App

Eine Mitarbeiter-App ist extrem praktisch – gerade für Teams ohne PC-Arbeitsplatz. Trotzdem gibt es zwei typische Herausforderungen.

Erstens: Viele Mitarbeitende installieren die App auf dem privaten Smartphone, weil es keine Dienstgeräte gibt. Das kann zu einer Vermischung von Arbeit und Privatleben führen, wenn Benachrichtigungen auch nach Feierabend reinkommen. 

Zweitens (aus Unternehmenssicht oft noch relevanter): Sobald private Geräte für die Arbeit genutzt werden, werden sie faktisch zum Arbeitsmittel – und es entstehen Fragen zu Haftung und Regeln. Häufig brauchst du dafür eine passende Haftungsausschlusserklärung oder du stellst Dienstgeräte bereit.

Excel

Microsoft Excel ist ohne Zweifel mächtig – aber für ein Mitarbeiterverzeichnis aus meiner Sicht meist nicht die beste Wahl. 

Oft hängt das gesamte Wissen an einer Person, die eine lokale Datei pflegt. Wenn diese Person ausfällt oder das Unternehmen verlässt, wird es schnell schwierig. Außerdem werden umfangreiche Excel-Dateien rasch komplex, was Einarbeitung und Pflege unnötig aufwendig macht. 

Und: Bei manuellen Übertragungen oder beim „Nachschauen & Copy-Paste“ passieren in großen Tabellen leicht Form- und Tippfehler. 

Anbieter von Mitarbeiterverzeichnissen

Hier findest du eine Mischung aus spezialisierten Lösungen und Tools, bei denen ein Mitarbeiterverzeichnis eher „nebenbei“ mit abfällt. 

Humanstars

Mit Humanstars kannst du eine eigene Mitarbeiter-App oder ein Social Intranet aufbauen. Der Anbieter aus Deutschland arbeitet modular: Es gibt vier Module, die einzeln buchbar sind oder zusammen eine umfassende Plattform für Kommunikation, Zusammenarbeit und Employee Experience ergeben.

Features:

• am PC im Browser, auf TV/Infoscreens sowie per nativer App nutzbar
• Schnittstellen/Anbindung an bestehende Systeme
• Messenger
• Schwarzes Brett, Blog, Newsfeed und personalisierte News
• Push-Nachrichten & Notification-Center
• offene Foren
• Benutzerverwaltung
• Mitarbeiterverzeichnis & Profile
• Onboarding
• E-Learning
• Feedback & Umfragen
• betriebliches Vorschlagswesen
• Mitarbeiter-Selbstreflexion
• 360-Grad-Feedback
• App-Icon im eigenen Branding
• DSGVO-konform

Kosten:

Der Preis hängt von Mitarbeiterzahl und den gewählten Modulen ab. Über den Konfigurator lässt sich ein individueller Preis berechnen – anschließend kannst du direkt Kontakt aufnehmen. 

KenCube

KenCube macht Mitarbeiterverzeichnisse lebendig und schafft Transparenz darüber, wer im Unternehmen wofür zuständig ist. Durch strukturierte Profile, Rollen und Suchfunktionen finden Mitarbeitende schnell die richtigen Ansprechpartner – standort- und abteilungsübergreifend.

Features: 

• Zentrales Mitarbeiterverzeichnis mit allen Mitarbeitenden
• Detaillierte Profile mit Rolle, Abteilung & Zuständigkeiten
• Schnelle Suche & Filter nach Namen, Skills oder Bereichen
• Standort- & Teamzuordnung für bessere Orientierung
• Direkte Kontaktmöglichkeiten per Chat oder Nachricht
• Sichtbarkeit von Expertisen & Know-how im Unternehmen
• Rollen- & Rechtegesteuerte Profilansichten
• Mobil verfügbar über die KenCube Mitarbeiter-App
• Aktuelle Daten durch zentrale Pflege & Freigaben
• DSGVO-konforme Darstellung ohne Leistungsüberwachung

Kosten: 

Preise bekommst du auf Anfrage. Es gibt auch eine Demo.

Connecteam

Connecteam bietet Lösungen für die Mitarbeiterverwaltung in mehreren Bereichen. Es gibt drei Module (Operations Hub, Communications Hub, HR&Skills Hub), die einzeln oder im Paket genutzt werden können.

Features (des Communications Hub):

• Mitarbeiterverzeichnis
• Chats
• anonyme Umfragen
• Events
• Wissensdatenbank
• Rollen- & Rechtemanagement
• Update- & Announcement-Feed

Kosten:

Bis zu 10 Nutzer ist Connecteam kostenlos. Ab darüber starten die Preise bei 29 $ pro Hub. Eine Enterprise-Version (u. a. eigenes Branding, SSO, API-Zugang) gibt es auf Anfrage.

IK-up!

IK-up! ist eine Lösung für eine eigene Mitarbeiter-App mit Fokus auf interne Kommunikation. Der Anbieter setzt auf eine bewusst einfache, aufgeräumte Oberfläche, damit auch weniger technikaffine Mitarbeitende gut zurechtkommen.

Features:

• DSGVO-konform
• Chatfunktion
• Content-Management
• Push-Benachrichtigungen
• Kommentare & Mitarbeiterbeteiligung
• Analytics & Reporting
• Botschaften & Kampagnen
• Umfragen
• Branding-Optionen

Kosten:

Die Preise sind individuell und hängen von Mitarbeiteranzahl sowie Funktionsumfang ab. Als Beispiel: Ein Unternehmen mit ca. 50 Mitarbeitenden (Büro & Außendienst) in der Standardkonfiguration zahlt 150 € pro Monat plus eine einmalige Setup-Gebühr von 990 €.

LeaveBoard

LeaveBoard ist eine HR- und Leave-Management-Software. Neben Urlaubs- und Abwesenheitsfunktionen bietet sie auch ein integriertes Mitarbeiterverzeichnis, das sich wie eine moderne, dynamische Excel-Liste anfühlt – nur komfortabler.

Features:

• Listenansicht der Unternehmensstruktur (dynamisch)
• Mitarbeiterprofile mit Jobtitel, Abteilung, Standort, Kontaktdaten u. v. m. 
• Suchfunktion
• Erinnerungen an Geburtstage, Jubiläen und Jahrestage
• Analytics
• Abwesenheitshistorie
• Import von Mitarbeitenden aus Slack

Kosten:

Bis zu 9 Mitarbeitende ist LeaveBoard kostenlos. Ab 10 Personen kostet es 1,25 € pro Mitarbeiter/Monat. Für Unternehmen ab 81 Mitarbeitenden gibt es Enterprise-Modelle. Bei jährlicher Zahlung sparst du 17 %. 

Staffbase

Staffbase ist eine Plattform für interne Kommunikation. Verschiedene Kanäle – von News bis App – lassen sich zentral steuern. Ein Baustein ist das integrierte Mitarbeiterverzeichnis.

Features (des Mitarbeiterverzeichnisses):

• mobile App inkl. internem Messenger 
• Profile mit Name, Position, Abteilung und Standort
• optional erweiterbar um zusätzliche Infos (Hobbys, Fun Facts etc.)
• Suchfunktion
• Filter nach Abteilung, Standort, Expertise u. a.
• Rollen- & Rechtemanagement (Sicht- und Bearbeitungsrechte)
• Benutzerverwaltung per CSV, USER APIU, LDAP und SCIM

Kosten:

Die Preise gibt es bei Staffbase auf Anfrage.

SeaTable

SeaTable ist ein flexibel konfigurierbarer Baukasten für Tabellen- und Datenbanksysteme. Auf den ersten Blick erinnert es an Excel/Sheets – durch Verknüpfungen wird es aber zu einer echten Datenbank. Damit kannst du dir auch ein eigenes Mitarbeiterverzeichnis bauen. 

Features:

• eigene Prozesse und interne „Mini-Tools“ zusammenbauen
• Verbindungen zu anderen Software-Lösungen möglich
• Ansichten wie Galerie, Kalender, Kanban, Zeitleisten, Statistiken u. a.
• Mitarbeiterprofile mit Jobtitel, Status, Abteilung und frei definierbaren Feldern
• Cloud- oder On-Premise-Hosting
• Rollen- & Rechtemanagement
• Benachrichtigungen
• API
• Integrationen z. B. mit Zapier, Integromat und n8n

Kosten:

Bis 10.000 Zeilen ist SeaTable kostenlos. Danach gibt es u. a. Plus (9 €/Monat/Nutzer, 7 € bei jährlicher Zahlung) und Enterprise (18 €/Monat/Nutzer, 14 € bei jährlicher Zahlung). Dedizierte Cloud und On-Premise sind auf Anfrage. Gemeinnützige Organisationen erhalten Rabatte.

Selltec

Selltec entwickelt Software für Online-Business-Strukturen wie Portale, Datenbanken und Web-Office-Lösungen – dazu gehört auch eine Lösung für Mitarbeiterverzeichnisse.

Features:

• keine Installation, Nutzung im Browser
• WYSIWYG-Editor
• Kategorien & Unterkategorien frei anlegen
• Volltextsuche sowie kombinierte Suchlogik
• Import/Export per CVS

Kosten:

Ein einfaches Mitarbeiterverzeichnis startet bei 150 € (in Verbindung mit dem CMS- und Shopsystem). Umfangreichere Systeme bietet Selltec bis ca. 2.500 € an. Individuelle Preise gibt es auf Anfrage. 

OutSystems

OutSystems ist eine Low-Code-Plattform, mit der sich eigene Anwendungen relativ schnell erstellen lassen. Es gibt Vorlagen für viele Use Cases – darunter auch ein Mitarbeiterverzeichnis.

Features:

• kostenloses Training
• Cloud-Hosting
• visuelles Entwicklungstool zum Bauen und Ausrollen von Apps (Service Studio)
• zentrale Admin-Konsole für Infrastruktur, Umgebungen, Apps, Nutzer und Sicherheit (LifeTime)
• Tools zum Erstellen von Konnektoren zu Enterprise-Systemen

Kosten:

In der kostenlosen Variante kannst du eine App für bis zu 100 Endnutzer bauen. Für mehr Endnutzer starten die Preise bei 1.250 € pro Monat. 

Excel

Zu Excel muss man nicht viel sagen: Das Tabellenprogramm von Microsoft gehört zu den bekanntesten Tools überhaupt – und wird in vielen Unternehmen ohnehin schon genutzt.

Features:

• Diagramme, Grafiken, Formatierungen, Sparklines und Tabellen für Visualisierungen
• gemeinsam in Echtzeit arbeiten
• auf Smartphone, Desktop und in der Web-App nutzbar
• analoge Tabellen per Foto digitalisieren
• DSGVO-konform

Kosten:

Excel ist in der Regel Teil von Microsoft 365. Du kannst das Paket 30 Tage testen; danach starten die Preise bei 5,10 € pro Nutzer/Monat (bei jährlicher Zahlung).

Fazit - Zusammenarbeit verbessern, Kommunikation vereinfachen

Unterm Strich ist ein digitales Mitarbeiterverzeichnis ein echter Basis-Baustein in jedem Unternehmen. Es hilft Teams, schneller zusammenzuarbeiten, unterstützt den Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter und sorgt dafür, dass interne Kommunikation nicht an fehlenden Kontaktdaten oder unklaren Zuständigkeiten scheitert. Je nach Setup kann es sogar schon im Preboarding sinnvoll sein, neue Mitarbeitende früh einzubinden.

Wichtig ist vor allem, dass das Verzeichnis aktuell bleibt und sauber geregelt ist, wer welche Informationen sehen darf – dann profitierst du maximal von Transparenz, Geschwindigkeit und Datenschutz.

Hast du schon in einem Unternehmen mit digitalem Mitarbeiterverzeichnis gearbeitet – oder selbst eines aufgebaut? Teile deine Erfahrungen gern in den Kommentaren, damit auch andere Leser davon profitieren.

Wenn du mehr über den sinnvollen Einsatz digitaler Tools für Selbstständige, Geschäftsführer, Personaler oder Handwerkerksbetrieben wissen willst, schau gern im Blog von Digital-Affin vorbei.

Viele Teams arbeiten heute remote und werden immer agiler. Die Digitalisierung und die Pandemie haben diese Trends befeuert.

Umso wichtiger ist eine reibungslose interne Unternehmenskommunikation. Sonst kommt es schnell zu Missverständnissen, Unsicherheit und Ineffizienz.

Interne Kommunikation verbessert die Zusammenarbeit und stärkt das Gemeinschaftsgefühl im Unternehmen. Sie zu organisieren ist allerdings eine Herausforderung.

Zum Glück gibt es Strategien und Tools, die den Kommunikationsprozess in deinem Unternehmen vereinfachen. Du fragst dich, welche das sind? Dann liefert dir dieser Artikel die Antwort.

Was ist interne Unternehmenskommunikation: Definition und Abgrenzung

Grundsätzlich geht es bei der Kommunikation um das Senden und Empfangen von Botschaften. Diese Botschaften können auf verschiedenen Wegen zwischen den Beteiligten übermittelt werden.

Unter interner Unternehmenskommunikation versteht man die Kommunikation zwischen Unternehmensvertretern. Das sind neben Geschäftsführern, Personalern und Teamleitern auch alle anderen Mitarbeiter. Für die Kommunikation werden festgelegte Kommunikationswege genutzt, etwa das Intranet.

Kommuniziert wird nicht nur von oben nach unten, sondern in alle Richtungen. Überall, wo Mitarbeiter Informationen austauschen – sei es verbal oder digital – findet interne Unternehmenskommunikation statt.

Zu unterscheiden ist dabei zwischen formeller und informeller Kommunikation.

• Formelle Kommunikation: Informationsaustausch auf offiziellen Kanälen eines Unternehmens. Man spricht auch von Mitarbeiterkommunikation oder von Internal Relations.
• Informelle Kommunikation: Austausch von Informationen außerhalb der offiziellen Kanäle. Oft ist dann von Flurfunk die Rede.

Formelle Kommunikation verläuft in der Regel asynchron. Das heißt, Informationen stehen auch über den Kommunikationszeitpunkt hinaus zur Verfügung. So verpasst kein Mitarbeiter wichtige Infos.

Mehr zur asynchronen Kommunikation erfährst du im Artikel Tools und Tipps für effektive asynchrone Kommunikation.

Unterschied interne & externe Unternehmenskommunikation

Die interne Kommunikation ist nur für Unternehmensvertreter gedacht. Alle Informationen, die mit Kunden, Partnern, Lieferanten oder der Öffentlichkeit geteilt werden, gehören zur externen Kommunikation.

Externe und interne Kommunikation sind gleichermaßen wichtig. Keine der beiden Seiten sollte vernachlässigt werden. Schließlich beeinflusst du mit beiden Instrumenten aktiv, wie Mitarbeiter und externe Partner dein Unternehmen wahrnehmen.

Interne Unternehmenskommunikation Kommunikationsformen.jpg

Was leistet interne Unternehmenskommunikation? Ziele und Aufgaben

Mit der internen Unternehmenskommunikation erreichst du einen fließenden Austausch zwischen Teams und Mitarbeitern. Richtig umgesetzt zahlt sie außerdem auf den langfristigen Erfolg deines Unternehmens ein.

Grundsätzlich verfolgt der interne Dialog die folgenden 5 Ziele:

1. Deine Mitarbeiter identifizieren sich stärker mit deinem Unternehmen.
2. Du beugst Missverständnissen vor.
3. Du förderst den Dialog zwischen Unternehmensvertretern.
4. Du schaffst mehr Effizienz in internen Arbeitsabläufen.
5. Du erhöhst das Vertrauen deiner Mitarbeiter.

Aufgaben interne Unternehmenskommunikation

Um diese Ziele zu erreichen, muss deine interne Kommunikation einige Aufgaben erfüllen. Die wichtigste ist die Weitergabe von Informationen und Wissen. Wenn ein Team weiß, was das andere tut, entstehen Synergien viel einfacher. Damit steigt die Effizienz.

Die interne Unternehmenskommunikation soll darüber hinaus

• die Belegschaft up to date halten
• über wichtige Entscheidungen aufklären
• Werte und Identität vermitteln
• Wissen im Unternehmen weitergeben
• die Zusammenarbeit vereinfachen
• Transparenz über Ziele schaffen
• die Mitarbeiter motivieren und binden
• authentisch und emotional kommunizieren
• die Teamkultur fördern

Warum ist interne Unternehmenskommunikation wichtig?

Effizienz, Unternehmenserfolg und zufriedene Mitarbeiter – die Vorteile interner Kommunikation liegen auf der Hand. Was bedeutet das nun konkret für dein Unternehmen? Die folgenden 3 Beispiele unterstreichen die Vorteile interner Kommunikation.

1. HR-Vorteile

Macht der Fachkräftemangel deinem Unternehmen zu schaffen? Potenzielle Mitarbeiter suchen sich heutzutage ihre Arbeitgeber aus, nicht umgekehrt. Bei ihrer Entscheidung lesen sie Bewertungen auf Plattformen wie Kununu oder Glassdoor.

Dort üben Mitarbeiter oft Kritik an der mangelnden Kommunikation im Unternehmen. Wenn deine Belegschaft allerdings zufrieden mit der Kommunikation ist und darüber spricht, sicherst du dir auch gleich noch einen Vorsprung vor deinen Mitbewerbern und gewinnst den War for Talents.

2. New-Work-Vorteile

Am Anfang des Artikels habe ich es bereits angesprochen: Homeoffice, Remote-Teams und agile Workflows sind immer weiter verbreitet und erfordern mehr Kommunikation als je zuvor.

Wenn du New Work in deinem Unternehmen etablieren willst, brauchst du Kommunikationswege, die über den Flurfunk hinausgehen. Egal, ob ihr Videocalls, Chats oder ein Projektmanagement-Tool zur internen Kommunikation nutzt: Wichtig ist, dass die Mittel einen Mehrwert bringen und deinem Team nicht zusätzlich Arbeit verursachen.

3. Onboarding-Vorteile

Interne Unternehmenskommunikation ist keine einmalige Sache, sondern ein Prozess. Das führt zwangsläufig dazu, dass Informationen nicht nur weitergegeben, sondern auch dokumentiert werden und alle Mitarbeiter Zugriff auf Informationen und wichtige Arbeitsdokumente haben.

Das hat den Vorteil, dass neue Mitarbeiter bisherige Meilensteine nachverfolgen können und vom ersten Tag an in die interne Kommunikation eingebunden sind. So sparst du Zeit beim Onboarding neuer Kollegen.

Auf der anderen Seite erleichtert die Dokumentation unternehmensrelevanter Informationen das Wissensmanagement im Unternehmen. Das führt dazu, dass Wissen nicht so schnell verloren geht. Das ist vor allem dann wichtig, wenn Mitarbeiter in den Ruhestand gehen oder das Unternehmen aus anderen Gründen verlassen.

Wie funktioniert interne Kommunikation bei erfolgreichen Unternehmen?

Möchtest du von den Vorteilen der internen Unternehmenskommunikation profitieren? Dann solltest du nichts überstürzen und deine Maßnahmen gründlich planen.

Gute Unternehmenskommunikation lebt von klaren Zielen, einer durchdachten Strategie und den richtigen Tools.

Allerdings hat laut Trendmonitor 2022 von Staffbase fast die Hälfte der Unternehmen kein Kommunikationskonzept. Mehr als die Hälfte hat außerdem keine klaren Ziele festgelegt. Das liegt oft an fehlenden Ressourcen. Allerdings sparst du dir später viel Zeit, wenn du deine interne Kommunikation von Anfang an gut planst.

Welche Faktoren über den Erfolg der Mitarbeiterkommunikation entscheiden, hat Staffbase im Rahmen einer weiteren Studie mit der Universität Leipzig untersucht: Besonders erfolgreich sind Arbeitgeber, die nicht nur Kommunikationsprofis zu Wort kommen lassen, sondern Vertreter verschiedener Teams. Das erhöht die Authentizität.

Hier sind 7 Tipps, mit denen du deine interne Unternehmenskommunikation auf Erfolgskurs bringst:

1. Ziele festlegen und entsprechende Maßnahmen planen
2. relevante Inhalte kommunizieren – hier bist du auf Input deiner Mitarbeiter angewiesen
3. Erfolg messen und Feedback einfordern, um Maßnahmen zu verbessern
4. Datenschutzfragen klären
5. die richtigen Tools nutzen
6. Kommunikation organisch wachsen lassen
7. auf zu viele Regeln verzichten – sonst wird die Kommunikation unattraktiv

Ob die Aufgabe eine eigene Abteilung übernimmt oder sie im Marketing oder bei Personalverantwortlichen angesiedelt ist, hängt von der Unternehmensgröße ab. Natürlich bedeutet die Pflege interner Kommunikationskanäle einen Zusatzaufwand für dein Unternehmen. Doch der lohnt sich.

Ein Bereich, der besonders von interner Unternehmenskommunikation profitiert, ist die Teamkultur. Welche Tools dir neben der Kommunikation dabei helfen, erfährst du in unserer Übersicht Teamkultur Tools.

Was fällt unter interne Unternehmenskommunikation? Beispiele im Überblick

Die Auswahl an Instrumenten für die interne Unternehmenskommunikation ist riesig. Und jedes Tool hat eigene Benefits. Damit du dir einen Überblick verschaffen kannst, stelle ich dir die wichtigsten Tools und Trends der internen Kommunikation vor.

Social Networking mit Kollegen

Beim Thema Mitarbeiterkommunikation kommt dir sicher als erstes das Intranet in den Sinn. Das Problem: Das klassische Intranet ist von einer hierarchischen Top-Down-Struktur beherrscht.

Um diese Struktur aufzubrechen, nutzen heute immer mehr Organisationen als Vorbild für die interne Unternehmenskommunikation Social Media. Das bedeutet nicht, dass sie Facebook oder LinkedIn nachbauen. Die Rede ist vielmehr von einem Social Intranet.

Mit dem Social Intranet erweitern Unternehmen ihr Intranet um einen sozialen Aspekt und stärken so das Wir-Gefühl unter der Belegschaft. So sind die Mitarbeiter viel motivierter, zur Kommunikation beizutragen und sich aktiv zu informieren.

Angelehnt an die Kommunikation in sozialen Netzwerken sind auch Messaging-Apps. Darüber können sich Mitarbeiter ähnlich locker und bequem wie in WhatsApp oder im Facebook Messenger austauschen.

Jobinformationen an einem zentralen Ort

Der Trend in vielen Unternehmen geht dazu, Workflows zu vernetzen. Warum bündelst du nicht auch alle für deine Mitarbeiter relevanten Informationen zentral? Mitarbeiter-Apps ermöglichen genau das und bieten gleichzeitig eine Plattform für die interne Kommunikation.

In einer Mitarbeiter App findet dein Team wichtige Unternehmensinfos, Unterlagen für das Onboarding und Gehaltsabrechnungen. Du kannst Umfragen starten und die Stimmung im Team einfangen. Oder du bietest einen Chatbot an, der häufige Fragen beantwortet.

Mit Mitarbeiter-Apps sparst du Zeit in der Kommunikation, Papier- und Portokosten.

Weitere Vorteile haben wir in unserem Ratgeber zu Mitarbeiter-Apps für dich zusammengefasst.

Ähnliche Vorteile bietet eine Employee Experience Plattform. Der Unterschied: Eine solche Plattform bringt vor allem für dein HR-Team zahlreiche Benefits. Damit lässt sich sozusagen die gesamte Reise deiner Mitarbeiter vom Einstieg bis zum Ausscheiden abbilden.

Informiere dich über die wichtigsten Fakten in unserem Artikel Eine Employee Experience Plattform bietet mehr als ein HR-Tool.

Virtuelle Arbeitsräume

Virtuelle Verabredungen auf einen Kaffee gehören heute zum Arbeitsalltag vieler Menschen. Auch sie sind ein spannender Kommunikationskanal. Damit das Ganze nicht krampfhaft wirkt, gibt es mittlerweile viele kreative Ideen für gelungene digitale Kaffeekränzchen.

Die besten Ideen und Tools stellen wir dir im Artikel Virtuelle Kaffeepause mit Kollegen – diese 8+ Tools solltest du testen vor.

Generell sollten virtuelle Meetings fester Bestandteil deiner internen Kommunikationsstrategie werden. Denn immer mehr Arbeitnehmer wollen hin und wieder im Homeoffice arbeiten. Virtuelle Meetings sorgen dafür, dass sie keine wichtigen Teambesprechungen verpassen.

Wie du sie effektiv nutzt und spannend gestaltest, erfährst du im Artikel Virtuelle Meetings effektiv & effizient gestalten – Tipps für deine Meetingkultur.

Wenn bei euch im Unternehmen viel über virtuelle Meetings abläuft, kannst du sie mit einem Virtual Workplace abwechslungsreicher gestalten. Im Grunde richtest du damit ein Virtuelles Office ein, mit dem du deine Mitarbeiterkommunikation auf das nächste Level hebst.

Du möchtest wissen, wie ein Virtual Office aussieht? In unserem Virtual Workplace-Ratgeber findest du anschauliche Beispiele.

Klassische Instrumente digitalisiert

Schon Ende des 19. Jahrhunderts gab es die ersten Mitarbeiterzeitungen. Seitdem hat sich einiges verändert. Zeitungen für die Belegschaft gibt es heute zwar immer noch, allerdings erscheinen viele davon im Digitalformat.

Eine digitale Mitarbeiterzeitung ist ihrem Print-Vorbild nicht nur in Sachen Aktualität überlegen. Damit lässt sich auch messen, wie gut die Artikel und Inhalte bei deinen Mitarbeitern ankommen.

Wo wir gerade bei der Aktualität sind: In einigen Unternehmen gibt es noch ausgedruckte Telefonlisten. Je nach Branche ist die Fluktuation hoch. Deshalb lohnt es sich, auch ein Kommunikationsmittel wie das Mitarbeiterverzeichnis zu digitalisieren.

Interessant für Ausbildungsbetriebe ist das digitale Berichtsheft. Auch dieses Mittel der Kommunikation hat ein Print-Vorbild. Heute sind Auszubildende aber in der Regel sehr digital affin und erledigen vieles lieber auf dem Smartphone als auf dem Papier.

Was du rechtlich beachten musst, wenn ein digitales Berichtsheft für deine Azubis von Interesse ist, erfährst du in unserem Artikel dazu.

So findest du die richtigen Tools für dein Unternehmen

Eine der größten Herausforderungen der internen Kommunikation besteht darin, wirklich alle Mitarbeiter zu erreichen. Deshalb solltest du Kommunikationswege und Tools wählen, die dein Team gern nutzt.

Wenn dein Unternehmen noch im Wachstum ist, setzt du am besten auf digitale Tools, die flexibel mitwachsen.

Was sind die beliebtesten Kommunikationswege im Unternehmen? Eine Studie der School for Communication and Management und MPM Corporate Communication Solutions hat dazu Folgendes herausgefunden:

• 60 % der Befragten bevorzugen digitale interne Unternehmenskommunikation.
• Foto- und Videoformate funktionieren für über 60 % der Befragten am besten.
• Den geringsten Mehrwert bieten Livestreams oder Podcasts.
• Nur knapp ein Viertel der Unternehmen nutzt Mitarbeiter-Apps.
• Mit rund 57 % ist das Intranet noch immer das Mittel, über das Unternehmen die meisten Mitarbeiter erreichen.

Fazit: Interne Unternehmenskommunikation nutzen und Wir-Gefühl stärken

Du kennst jetzt die wichtigsten Instrumente der internen Unternehmenskommunikation und ihre Vorteile. Mit der richtigen Software lassen sich viele dieser Instrumente ohne viel Aufwand einsetzen und bringen deine interne Unternehmenskommunikation auf ein ganz neues Level.

Möchtest du in deinem Unternehmen den Teamzusammenhalt stärken und dafür sorgen, dass alle an einem Strang ziehen, führt kein Weg an interner Kommunikation vorbei.

Setze dich am besten mit den Vorteilen der Tools und Trends auseinander und überlege mit deinen Mitarbeitern, welche Funktionen euch im Alltag weiterbringen. So stellst du sicher, dass am Ende alle die schönen neuen Tools gern nutzen.

Eine Strategie und klare Ziele sind die besten Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung und sparen dir später viel Zeit.

Was hältst du von den Trends in der internen Kommunikation? Und was sind für dich die größten Hürden bei der Umsetzung? Schreib mir deine Meinung in die Kommentare!

Wenn du nicht nur die Kommunikation, sondern auch andere Prozesse in deinem Unternehmen digitalisieren willst, dann bieten dir die entsprechenden Kategorien für Geschäftsführer auf Digital Affin umfangreiche Inspiration und Tipps!

Hast du schon mal etwas über Mitarbeiter-Apps gehört und möchtest mehr darüber erfahren? 

Spätestens seit Homeoffice gang und gäbe ist, wurde Remote Communication und Verwaltung im Unternehmen ein großes Thema. 

Mitarbeiter-Apps sind dafür eine Lösung, um sowohl Frontworker, als auch die Office-Mitarbeiter zu erreichen.

Du lernst in diesem Artikel, was eine Mitarbeiter-App eigentlich ist, welche Funktionen sie haben soll und welche die besten Anbieter am Markt sind.

Lass uns direkt loslegen!

Intranet 2.0? Eine Mitarbeiter-App!

Die Erwartungen an eine Mitarbeiter App können ganz weitreichend sein. 

Wir haben mit einigen Lesern hier gesprochen und im Großen und Ganzen kamen folgende Punkte immer wieder vor.

Die Frage war: Was sind deine Erwartungen an eine Mitarbeiter-App?

• Mitarbeiterverzeichnis
• Formularplattform
• Intranet
• Unterweisungen
• Umfragen
• Chat/Mitteilungsfunktion
• Onboarding
• Zugang ohne Mailadresse
• Per App oder Web
• Unterschiedliche Sprachen

Diese Vorstellung der Features trifft es dabei schon sehr gut. Eine Mitarbeiter-App ist schließlich eine neue Art mobilen Intranets für Mitarbeiter. 

Du kannst damit den unternehmensinternen Informationsaustausch einfach und sicher gestalten. 

Deine Mitarbeiter brauchen nur ein Smartphone - gegebenenfalls ein Diensthandy - und die entsprechende App. 

Sie können darüber einfach und in Echtzeit kontaktiert oder informiert werden.

Keine tausende E-Mails, Newsletters und Updates zu jeder Kleinigkeit sind mehr nötig, nun übernimmt es alles eine einzige App - direkt, schnell und sicher.

Einmal installiert liefert die Mitarbeiter-App die wichtigsten unternehmensbezogenen Informationen und Ankündigungen. 

Zudem bietet sie zahlreiche Interaktionsmöglichkeiten.

Dies macht nicht nur die interne Kommunikation effektiver, sondern ermöglicht auch eine bessere soziale Vernetzung unter den Mitarbeitern - vor allem im Homeoffice oder bei der No-Desk-Arbeit.

Wie funktioniert eine Mitarbeiter-App?

Die Mitarbeiter-App ist eine Anwendung, die je nach Art und Umfang das Intranet deines Unternehmens ergänzen bzw. ersetzen soll.

Was Intranet ist und wie sich ein klassisches von einem Social Intranet unterscheidet erfährst du übrigens in diesem Beitrag.

In erster Linie soll die Mitarbeiter-App die Kommunikation im Unternehmen optimieren, sie kann allerdings viel mehr: 

Gehaltsabrechnungen, Krankmeldungen, Verwaltungsvorgänge werden digitalisiert und an einem Ort erledigt. 

Am Ende können bei der Individualisierung der App viele weitere Features addiert werden.

Ein großer Vorteil der Mitarbeiter-App ist, dass sie sehr bequem und leicht zugänglich ist. 

In der Regel können deine Mitarbeiter die App nicht nur im Handy abrufen, sondern auch vom Browser/der Computer-App aus. 

Damit ist das Personal leicht zu erreichen.

Die Schwelle zur Nutzung ist damit viel niedriger als sonst, denn die App kann einfach und sicher im privaten Handy verwendet werden. 

Mit einem Newsfeed bekommen deine Mitarbeiter dann passiv die wichtigsten Infos über Push-Benachrichtigungen. 

Es braucht also auch keinen Aushang mehr – das spart Papier und schont die Umwelt. 

Die konkrete Gestaltung deiner eigenen Mitarbeiter-App kann noch viel vielfältiger ausfallen als oben beschrieben. 

Eine individualisierte und auf die Bedürfnisse deines Unternehmens zugeschnittene App baust du am besten direkt mit einem Mitarbeiter-App Tool aus. 

Am Ende dieses Artikels findest du eine Liste mit den besten Anbietern!

Was muss eine Mitarbeiter-App können?

Im Grunde genommen hängen die nötigen Features einer Mitarbeiter-App von den konkreten Anforderungen deines Unternehmens ab. 

Welche Features wir allerdings für sehr nützlich halten, findest du hier aufgelistet:

• Messenger-Dienst für einen schnellen Austausch
• Push-Benachrichtigungen für eine direkte Erreichbarkeit
• Umfragen / Onboarding / Rückmeldung für ein gutes Feedback-Verhältnis
• Newsfeed für einen guten Überblick der Neuigkeiten
• Schwarzen Brett mit relevanten Informationen
• Integrationsfähigkeit für eine bessere Gesamtnutzung

Je mehr Funktionen und Anpassungsflexibilität, desto besser!

Unabdingbar ist allerdings ein gewährleisteter Datenschutz. 

Insbesondere wenn die App auch im privaten Mobilgerät installiert werden soll, ist mit sensiblen Daten und deren mögliche Erhebung besonders sorgsam umzugehen.

So profitiert dein Unternehmen von einer Mitarbeiter-App:

Zunächst und am wichtigsten ist die effizientere Kommunikation innerhalb des Unternehmens der größte Vorteil einer Mitarbeiter-App. 

Insgesamt spart dein Unternehmen eine Menge Zeit. 

Diese geht schnell bei einem unübersichtlichen E-Mail-Verkehr und der Nutzung von mehreren Business-Tools verloren. 

Und das führt letztendlich nicht nur zu mangelnder Kommunikation und Mitarbeiterbindung, sondern auch zu einem monetären Verlust, was auf ein ganzes Jahr gerechnet schon beachtlich sein kann.

Diese Nachteile können sehr leicht mit einer gut organisierten Mitarbeiter-App vermieden werden.

Davon abgesehen ist die App an sich auch ein gewisses Werbeobjekt. 

Damit kann sich dein Unternehmen als zukunftsorientiert und im digitalen Zeitalter angekommen profilieren. 

Ein solches Image kann dir beim Kampf um qualifiziertes Personal einen Vorteil verschaffen.

Falls das ein Argument für dich ist, dann solltest du dir auch mal das Thema Karriereseite gestalten oder Karriereportal-Software anschauen. 

Nicht zu unterschätzen sind ebenfalls die gesparten Druck- und Papierkosten, die sonst bei erheblichem Dokumentenverkehr anfallen. 

Aber auch dein digitaler Arbeitsplatz wird deutlich aufgeräumter: vergiss die tausend geöffneten Browser Tabs und überflüssigen Desktop-Apps.

Und der Punkt Sicherheit sollte auch nicht vergessen werden. 

Setzt du keinen eigenen Messenger für dein Unternehmen ein, so nutzen deine Mitarbeiter unter Umständen WhatsApp-Gruppen oder andere Dienste, bei denen Firmendaten doch mal schnell dein internes Netzwerk verlassen und ggfs auf US-Servern gespeichert werden.

Insgesamt zeigt sich so deutlich, dass dein Unternehmen mit der richtigen Mitarbeiter-App große Vorteile genießen kann.

Für wen eignet sich eine Mitarbeiter-App?

• Große Unternehmen mit vielen Mitarbeitern, die eine offene und wertschätzende Unternehmenskultur, sowie kurze Kommunikationswege quer durch unterschiedliche Abteilungen und Unternehmensebenen schaffen möchten.
• Remote-Teams bzw. Unternehmen mit flexiblen Arbeitsoptionen, die mehr Verbindung und starkes Teamgefühl schaffen möchten.
• Auf Geschäftsreisen, bei Non-Desk-Arbeit und jeglichen Einsätzen außerhalb des Arbeitsplatzes
• Als soziales Netzwerk für Mitarbeiter eines Multi-Location-Franchise oder eines Großkonzerns, um die soziale Interaktion und das Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen zu fördern.
• Für Restaurants oder Unternehmen im Einzelhandel, um die Planung effizienter zu gestalten.

Welche Anbieter gibt es?

Heutzutage gibt es zu fast jeder Anwendung zahlreiche Anbieter. 

Bei einer Mitarbeiter-App werden in der Regel sensible personenbezogene Daten erfasst. 

Daher ist es ratsam, bei der Anbieterwahl sehr genau auf den Datenschutz zu achten. 

Ebenfalls von großer Bedeutung sind die Use Cases und der Support-Service des Anbieters. 

Denn häufig bist du anfänglich auf die Anweisungen und die Unterstützung angewiesen, um das Bestmögliche aus der App herauszuholen.

Nun aber zu den konkreten Softwares. Ich bin tief in die Recherche eingestiegen und habe zahlreiche Apps und Anbieter getestet, mit Demos angeschaut und mich über Details informiert. 

Hier findest du die Auslese der allerbesten!

HUMANSTARSapp

Die Mitarbeiter-App von HUMANSTARSapp ist ein All-Rounder im HR-Bereich. 

Die Plattform bietet deinen Mitarbeitern nämlich eine komplette Employee Experience auf ganzer Breite. 

Die Mitarbeiter App ist in all dem die zentrale Lösung, an dem deine Mitarbeiter digital in Verbindung stehen und auf dem Laufenden bleiben. 

Die Anwendung ist über die App-Stores und als Browser-Version verfügbar. 

So kann sie wirklich jeder nutzen. Die Palette an Funktionen ist riesig und kann zudem durch Plugins individuell erweitert werden. 

Für Verbände und Mittelstand und Großunternehmen gibt es zudem schlüsselfertige Enterprise-Pakete, mit denen du schnell im eigenen Design starten kannst. 

Features: 

• Blog und Newsfeed
• Benachrichtigungen 
• Messenger für Einzelgespräche
• Verzeichnis aller Mitarbeiter
• Plugins für Tippspiele, Adventskalender, Covid-Tests, uvm. 
• Geeignet für Unternehmen, B2B Kunden, Partner, Verbände und Interessengemeinschaften als Informationsnetzwerk

Kosten: 

Die Kosten sind der Preisliste der Website zu entnehmen. Diese setzen sich aus einem Einmalbetrag und monatlichen Kosten zusammen.

Datenschutz: 

Ein familiengeführtes Unternehmen aus Nürnberg, welches bereits seit 2002 besteht. Hier spielt Datenschutz eine sehr große und zuverlässige Rolle.

Weitere Erfahrungen zu HUMANSTARSapp. 

Quiply

Quiply fokussiert sich auf die interne Mitarbeiterkommunikation für KMU’s und große Unternehmen und bietet dafür ein modulares System. 

Damit kannst du die App genau an die Anforderungen deines Unternehmens anpassen. 

Zusätzlich zu den Basisfunktionen wie Einbringung ins eigene Branding gibt es viel mehr! 

Du kannst beispielsweise mit der Quiply-Mitarbeiterapp Inhalte für den Newsfeed erstellen und diese zeitgesteuert automatisch veröffentlichen. 

Außerdem gibt es viele Social-Funktionen für einen besseren Austausch der Mitarbeiter und der Aufrechterhaltung der Unternehmenskultur, wie beispielsweise Social Streams oder Terminabstimmungen per Gruppenchat.

Hervorzuheben ist der engagierte Customer-Support mit einem 24-Stunden-Helpcenter. 

Features:

• Push- & E-Mail-Benachrichtigungen
• Einfügen von Bildern, Videos, Anhängen möglich
• Messenger mit Sprachnachrichtenfunktion
• Mitarbeiterverzeichnis
• Auf Wunsch eigenes Branding inkl. App-Icon
• iOS, Android und Web-App 
• Admin-Dashboard mit Statistiken
• Kalender mit Terminbuchung & Veranstaltungen
  
• Standorte & Karten

• Weitere Features wie Formulare, Echtzeitübersetzung, Kampagnen und Umfragen individuell zubuchbar

Kosten:

Individuelle Preisangebote auf Anfrage. Der Einrichtungsservice ist kostenlos. 

Datenschutz:

Quiply Technologies GmbH hat ihren Sitz in Köln, wird in Deutschland gehostet und unterliegt somit der DSGVO.

Weitere Erfahrungen zu Quiply.

KenCube

KenCube ist eine leistungsstarke Plattform für die Mitarbeiterkommunikation, die Unternehmen unterstützt, den Informationsaustausch zu verbessern.

Besonders geeignet für Unternehmen, die ihre internen Prozesse effizienter gestalten möchten, bietet KenCube eine benutzerfreundliche Plattform, die ohne technische Vorkenntnisse sofort einsatzbereit ist.

Features:

• News & Kommunikation
• Wissensmanagement
• Mitarbeiterverzeichnis
• Internes Ticketsystem
• Termine & Anmeldungen
• Weitere Features wie: Interner Shop, Chat, Info-Screens, Umfragen
• Digest-Mails & Newsletter
• Mehrsprachigkeit
• App für iOS & Android
• KI-Werkzeuge

Kosten: 

Die Preisgestaltung von KenCube ist flexibel und richtet sich nach dem gewünschten Funktionsumfang sowie der Unternehmensgröße. Auf der Website kannst du den Preis für deine Unternehmensgröße unverbindlich anfragen.

Datenschutz: 

KenCube legt großen Wert auf Datenschutz und Sicherheit. Die Lösung ist DSGVO-konform und wird in ISO-zertifizierten Rechenzentren innerhalb der EU gehostet.

Flip

Heutzutage gibt es immer mehr hybride Arbeitskonstellationen. 

Alle Mitarbeiter - im Büro und im Homeoffice - zu informieren, kann eine echte Herausforderung sein. Genau da setzt Flip an. 

Die Flip-App kann dank ihrem breiten Spektrum branchenübergreifend eingesetzt werden. 

Mit ihr können deine Mitarbeiter ihren Arbeitstag und die unterschiedlichen Aufgaben genau planen und effizient erledigen.

Features:

• Newsfeed
• Business Chat mit allen Dateiformaten
• Aufgabenzettel
• Mitarbeiterverzeichnis
• Integrationen & Add-ons wie Microsoft 365, SharePoint, HR-Suite
• Einbindung vom eigenen Intranet
• Umfragetools
• KI-Feature

Kosten:

Kostenlose Demoversion, anschließend individuelles Preisangebot.

Datenschutz:

DSGVO-konformes Hosting in Deutschland.

connecteam

Mit connecteam gibt es ein Tool, welches sich auf Mitarbeiter ohne Schreibtisch-Arbeitsplatz spezialisiert hat. 

Dabei machen drei Bereiche den Kern der Mitarbeiter App aus. 

Das sind Aufgaben im täglichen Geschäft, die Kommunikation und Aufgaben in HR und Personalplanung. 

All diese Funktionen werden bei connecteam in eine All-in-one Lösung angeboten. 

Die Besonderheiten sind: 

• Wichtige Funktionen für Zeitpläne, Zeiterfassung und Aufgabenlisten
• Chat und Mitarbeiterverzeichnis für schnellen Austausch
• HR-Aufgaben: Mitarbeiter Trainings, Dokumentenverwaltung, etc. 

Kosten

Bis 10 Mitarbeiter kostenfrei zu nutzen. Tarife starten ab 29 $ für 30 Nutzer. 

Datenschutz

Es wird streng auf die Verwendung von Personaldaten geachtet. Dazu gibt connecteam an DSGVO-konform zu sein. Server werden in der Niederlande und in Deutschland verwendet. 

Weitere Erfahrungen zu connecteam.

Xelos

Dank Employer Branding und automatischem Onboarding ist Xelos eine attraktive App. 

Mit ihr kannst du punktgenau aufteilen, wer, wann, welche Informationen erhält. 

Die Software zeichnet sich durch ihre Multifunktionalität und Flexibilität aus. 

Für jeden Nutzungszweck, ob Mitarbeiter-Onboarding, Projekt-Management oder Aufgabenverteilung in Teams findest du eine passende Anwendung.

Features:

• Employer Branding mit eigenen Logos und Farben
• integriertes News-Modul
• XELOS Messenger
• anpassbare Nutzergruppen und Rollensystem
• automatisches Onboarding
• Mitarbeiter-Foren & Social Features

Kosten:

Werden nach Nutzerzahl kalkuliert. Z.B. € 500/Monat bei 10 Usern, € 840/Monat bei 100 Usern.

Datenschutz:

XELOS gehört zu BLUEEND AG und unterliegt dessen Datenschutzbestimmungen. Die Daten werden unter anderem durch externe Services wie Google Analytics mit Servern in den USA erhoben. Im Allgemeinen gilt DSGVO als Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung.

Mehr Erfahrungen zu Xelos.

Beekeeper

Soll es in Echtzeit sein? Dann ist Beekeeper genau das Richtige für dich. 

Alle wichtigen Infos können du und deine Mitarbeiter sofort weiterleiten. 

Ihr bleibt also stets auf dem Laufenden. 

Dazu ist die App mit ihrer intuitiven Gestaltung leicht zu handhaben. 

Mit ihrem Sitz in der Schweiz bietet das Unternehmen zudem einen besonderen Schutz für sensible Daten.

Features:

• 1:1 und Gruppenchats
• News-Kanal
• Übersetzungsfunktion
• offene API & Chatbot-Anwendungen
• Integrationen mit über 2000 Tools via Zapier
• automatische Reminder an die Mitarbeiter
• Formulare und Vorlagen für unterschiedliche Arbeitsabläufe
• Umfragen & Analytics

Kosten:

Drei Pakete (Standard, Professional und Enterprise) mit unterschiedlichen Funktionen verfügbar. Genauer Preis jeweils auf Anfrage.

Datenschutz:

Der Anbieter hat seinen Sitz und Servern in der Schweiz und erfüllt die Anforderungen der DSGVO.

Staffbase

Mit Staffbase bekommst du eine App mit den gängigen Features. 

Deine Mitarbeiter haben vom Handy aus Zugriff auf die wichtigsten Infos und können schnell erreicht werden. 

Die App hat einen typischen Social-Media-Look und bietet dir viele Tools zur Content-Erstellung an. 

So kannst du Ankündigungen und Artikel übersichtlich in Kanälen organisieren sowie Bilder, Videos oder Dokumente hochladen.

Features:

• individuelles Corporate Design inklusive App-Icon
• News, Updates, Schwarzes Brett
• Eventplanung
• Multi-Channel-Funktionalität
• Content-Erstellung-Tool
• Echtzeit-Analytics auf einem visuellen Dashboard
• Vorlagen für HR-Formulare, Richtlinien und Services

Kosten:

Pläne und Pakete werden individuell nach Kundenbedürfnisse zugeschnitten.

Datenschutz:

staffbase verfügt ab 2018 über ISO 27001 Zertifizierung, nutzt Layer-4 Firewalls-Schutz und ist ein korporatives Mitglied in der International Association of Privacy Professionals (IAPP).

appdialog

Das ganze Projektmanagement ist mit appdialog dank den vielen Anpassungsmöglichkeiten leicht gemacht. Das Layout der App kannst du dabei komplett individuell im dem eigenen Logo gestalten.

Die App eignet sich daher für Bereiche wie Gastronomie, Handwerk, Pflegedienste oder Einzelhandel. 

Zusätzlich zu den “Standardfunktionen” für die interne Kommunikation und Management kannst du mit appdialog externe Teilnehmer wie Kunden oder Partner in die Besprechung einladen. 

Dies erlaubt den Mitarbeitern, alle Arbeitsprozesse an einem Ort zu erledigen.

Features:

• über 20 individualisierbare Module
• Zeiterfassung, Arbeitsplanung & Projektmanagement
• Gruppenchats, Projektchats, 1:1 Chats
• Materialverwaltung, Reisekosten, Dokumenten-Upload, Bericht- und Rechnungserstellung
• Individuelle Formulare für Checklisten und Anleitungen
• Externe Kommunikation mit direkter Einbindung von Kunden oder Steuerbüros
• Umfangreicher und persönlicher Support

Kosten:

Ab 149€ jährlich für bis zu 10 Mitarbeiter.

Datenschutz:

appdialog unterliegt der Datenschutz-Grundverordnung: die Daten werden auf deutschen Servern gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben.

Schau mal hier findest du Erfahrungen zu appdialog.

Crewpilot

Crewpilot ist eine smarte Team-Management-Software. Sie hilft Unternehmen, ihre Prozesse effizienter zu gestalten. 

Mit einem zentralen Dashboard behalten Führungskräfte und Mitarbeiter den Überblick. Die Software deckt Urlaubsplanung und Fehlzeitenmanagement ab. 

Auch Reisekostenabrechnungen lassen sich einfach organisieren. 

Automatisierte Benachrichtigungen sorgen für aktuelle Informationen. Die Plattform ist intuitiv und benutzerfreundlich. 

Sie eignet sich für kleine und große Teams.

Features: 

• Zentrales Dashboard
• Urlaubsplanung
• Fehlzeitenmanagement
• Reisekostenabrechnung
• Automatisierte Benachrichtigungen

Datenschutz: 

Crewpilot legt großen Wert auf den Schutz der Nutzerdaten. Alle Daten werden nach den Vorgaben der DSGVO verarbeitet. Verschlüsselte Verbindungen sorgen für eine sichere Übertragung. Zudem werden alle Informationen nur auf europäischen Servern gespeichert. Die Software bietet rollenbasierte Zugriffskontrollen, um den Zugang zu sensiblen Daten zu regeln.

Kosten: 

Die Preisgestaltung von Crewpilot ist flexibel und richtet sich nach der Anzahl der Nutzer. Je mehr Nutzer du hast, desto günstiger ist der Preis. So startet der Preis pro Mitarbeiter bei 1,50 € und sinkt je Anzahl.

Mit dem Preiskalulator kannst du genau berechnen, was auf dich monatlich zukommt. Eine kostenlose Demo-Version steht zur Verfügung, um die Software vorab zu testen.

Mehr zu Crewpilot gibt es auch im Verzeichnis.

IK-up!

Eine Mitarbeiter-App mit Schwerpunkt auf intuitive Benutzerfreundlichkeit und maximale Partizipation der User. 

Einen besonderen Mehrwert bietet die Funktionalität von IK-up! für Erstellung und Veröffentlichung interner Werbekampagnen. 

Außerdem bietet IK-up! umfangreiche redaktionelle Instrumente, um die gedruckte Mitarbeiterzeitungen oder Mail-Newsletter komplett zu ersetzen. 

Eine weitere hilfreiche Möglichkeit ist auch, verschiedene digitale Räume für unterschiedliche Standorte und Bereiche in der App anzulegen. 

Dadurch eignet sich dieser App-Anbieter besonders für Remote- bzw. globale Unternehmen gut.

Features:

• Vielzahl an Content-Management-Funktionen
• individuelle Anpassbarkeit an das Corporate Design
• partizipative Funktionen (Kommentare, Themenvorschläge, Gruppenchat, Diskussionen)
• eigenes Datenanalyse-Tool zur Erfolgsauswertung
• Kampagnen-Management-Lösung inkl. Erfolgsstatistiken

Kosten:

Individuelle Preisgestaltung je nach Unternehmensgröße und Funktionsumfang schon ab 150,- € pro Monat.

Datenschutz:

IK-up! ist ein deutsches Unternehmen mit Sitz in Mainz und arbeitet lückenlos DSGVO-konform. 

Hier gibt's weitere Erfahrungen zu IK-up!

Hogado

Die Software Hogado ist eine deutsche Mitarbeiter-App und legt seinen Fokus auf Aufgabenverwaltung, Suche und News. 

So wird das Wissen im Unternehmen für alle Mitarbeiter jederzeit digital aufbereitet. 

Features: 

• Onboarding per App
• KI - Chat
  
• Aufgabenmanagement 
• Interne Kommunikation
  
• Mobile Wissensdatenbank mit Suchfunktion
• Direkte Kommunikation per Chat
• News & Event-Funktion
  

Kosten: 

Die Preise werden auf Anfrage mitgeteilt. Los gehts bei 4,50 € pro Nutzer und Monat. Mit der kostenlosen Demo kannst du dir einen ersten Überblick verschaffen.

Datenschutz: 

Die App von Hogado ist auf den DACH-Raum ausgelegt und somit auch DSGVO-konform. Das Unternehmen dahinter hat seinen Sitz in Deutschland. 

Weitere Erfahrungen zu Hogado.

Moin!

Die Mitarbeiter-App moin! bietet eine Made in Germany-Lösung. 

In Zusammenarbeit mit Datenschützern wurde besonderen Wert auf eine sichere und simple Lösung gelegt. 

Die Hauptzielgruppe sind Unternehmen aus der Sozialwirtschaft. 

Die App kann jedermann ohne besondere Vorkenntnisse nutzen. 

Diese kann sowohl mobil als auch auf dem Desktop verwendet werden. 

Der Aufbau folgt dem Stil der sozialen Netzwerke. 

Die Nutzung der App ist intuitiv, einfach und erfordert keine lange Einarbeitung.

Features:

• Anpassbarkeit an das Corporate Design
• Als IOS und Android-App sowie in Web-Version verfügbar
• Newsfeed-Funktion
• individuelle Ausführung möglich
• interner Messenger
• zentrale Ablage für Dokumente
• Umfrage-Funktion
• Planungstools z.B. für Events, Schichten, Krankmeldung

Kosten:

Ab 25 € Grundgebühr/Monat.

Datenschutz:

Die personenbezogenen Daten werden auf den Servern des Hosters in Deutschland, Frankfurt am Main gespeichert. Datenerhebung und Verarbeitung erfolgt gemäß DSGVO.

Meine moin! App Erfahrungen im Software-Verzeichnis. 

PIIPE

Mit PIIPE von NEOCOSMO ist alles vom Handy aus möglich. 

Mobil und unterwegs, so sieht es bei vielen heute aus. 

Alle Einzelheiten und Details der Arbeitsabläufe im Unternehmen sind in der App leicht nachvollziehbar. 

Die Mitarbeiter brauchen damit weniger direkten Input zur Aufgabenerledigung. 

Mit Push-Benachrichtigungen bleiben deine Mitarbeiter zudem stets gut informiert und können schnell erreicht werden.

Features:

• Personalisierte Newspage
• Events
• Mitarbeiterverzeichnis
• Mobile Anträge und Formulare
• Einfache Bedienbarkeit
• Lokale Datenspeicherung
• Soziale Kommunikation

Kosten:

Kostenlose Demoversion, nähere Preise auf Anfrage.

Datenschutz:

Datenschutzerklärung ist vorhanden.

LOLYO

LOLYO positioniert sich als Mobiles Social Intranet & Business Messenger in einer App. 

Deren Auftreten ähnelt ebenfalls einer Social-Media-App. 

Die Nutzung gestaltet sich daher einfach und selbsterklärend für deine Mitarbeiter. 

Ein langes Onboarding sollte also nicht vonnöten sein.

Features:

• Umfragen
• Statistiken
• Zugang über Webbrowser
• Motivations- und Empfehlungssystem
• Termine & Events
• Unbegrenzter Speicherplatz
• Individuelle Designanpassung
• Allgemeine Lolyo-App (Android, iOS)
• Mehrsprachig

Kosten:

Kostenlose Demoversion; fertige 2go-Version: 79€ Grundgebühr + 1,50€ pro Mitarbeiter; individuelle Enterprise-Version: einmalige 4.990€ für die Einrichtung + ab 0,84€ pro Mitarbeiter.

Datenschutz:

Laut eigenen Aussagen DSGVO-konform mit Hosting in Deutschland.

mobio

mobio ist sowohl für die Verwaltung des Unternehmens als auch für die Kommunikation im Unternehmen eine Lösung. 

Sei es eine Krankmeldung, ein Urlaubsantrag oder ähnliches, das geht alles über mobio. 

Alle wichtigen Unterlagen bleiben in der App und können problemlos aufgerufen werden.

Features:

• Onboarding
• Intranet-als-App
• Unternehmensnews
• E-Learning
• Berichte
• Digital Storytelling
• Standortbestimmung
• Unterweisung

Kosten:

Auf Anfrage.

Datenschutz:

Wird auf deutschen Servern gehostet, verfügt über Verschlüsselung sowie Monitoring des Traffics und der Server-Standorte.

Just Social

Just Social ist ein Social Intranet und eine Mitarbeiter-App, die darauf abzielt, Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern. Sie bietet ein anpassbares Design und kann schnell implementiert werden, um alle Mitarbeiter über verschiedene Geräte zu erreichen.

Features: 

• News
• Umfragen
• Wiki
• Mobile Apps für Android und iOS
• Zahlreiche Schnittstellen
• Hosting in der Cloud und On Premise

Kosten: 

Die Kosten starten bei 90 € pro Monat für 10 Mitarbeiter. Auf der Website gibt es einen Schieberegler, mit dem du deine Kosten bereits visuell prüfen kannst. 

Datenschutz: 

Hinter der Mitarbeiter App steht dir Firma Just Software AG, die ihre Server in DSGVO-konform in Deutschland hosten. Dabei ist das Rechenzentrum zudem ISO 27001-zertifiert.

komati

Die Mitarbeiter-App komati bietet eine umfassende Lösung zur digitalen Vernetzung der gesamten Belegschaft. Mit einem besonderen Fokus auf Kommunikation und Arbeitsprozesse ermöglicht komati ein modernes, effizientes Arbeitsumfeld.

Die App stellt sowohl ein Social Intranet als auch Tools zur Digitalisierung von internen Prozessen bereit. Dadurch werden langsame Abläufe reduziert und die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert.

Features:

• Social Intranet mit Newsfeed, Chats und digitalem schwarzen Brett
• Digitalisierung von Meldeprozessen und Bereitstellung von Dokumenten
• Individualisierbare Funktionen, z.B. Anpassung des Newsfeeds an das Corporate Design
• Tools für New Work und Employer Branding
• Ticketsystem und Wissensmanagement
• Umfragen und Mitarbeiterprofile
• Einfaches Onboarding und anpassbare Strukturen

Kosten:

Die Preise werden auf Anfrage mitgeteilt. Eine kostenlose Demo steht auf der Website zur Verfügung.

Datenschutz:

komati ist vollständig DSGVO-konform, mit Hosting in der EU und ISO 27001-zertifizierten Servern.

Workvivo

Die Workvivo-Plattform ist eine umfassende Employee Experience Platform (EXP), die sich auf interne Kommunikation, Mitarbeiterengagement und digitale Arbeitsprozesse fokussiert.

Besonders für Unternehmen mit einer verteilten Belegschaft bietet Workvivo eine moderne, intuitive Lösung, die die Unternehmenskultur digital erlebbar macht.

Features:

• Kommunikation: Chat, Push-Benachrichtigungen, News-Feeds, Live-Streaming und Auto-Übersetzung für mehrsprachige Belegschaften.
• Engagement: Badges, Awards, Umfragen, Gemeinschaftsräume und Peer-Recognition.
• Digital Workplace: Dokumentenverwaltung, Wissensdatenbank, HR- und Produktivitätsintegrationen, Org-Charts und People Directory.
• Analytics & Insights: Engagement-Analysen, fortgeschrittene Berichterstellung und Echtzeit-Einblicke in die Mitarbeiterinteraktionen.

Kosten:

Die Preise sind individuell. Das Business-Plan-Paket beginnt typischerweise ab 20.000 $ jährlich. Weitere Funktionen und Add-ons sind auf Anfrage erhältlich.

Datenschutz:

Workvivo ist nach ISO 27001 und SOC 2 zertifiziert und bietet eine sichere, DSGVO-konforme Datenverarbeitung.

Weitere Anbieter für Mitarbeiter-Apps

Es gibt noch mehr Lösungen für Mitarbeiter-Apps und Social Intranets, um deine interne Kommunikation im Unternehmen zu verbessern. 

Da ich noch nicht alle ausführlich angeschaut habe, hier die Ergänzung meiner Recherche: 

• Speakap
• Staffice
• conia
• falconDev
  
• Unily
  
• Staffapp
• tixxt
• Sawayo

Mitarbeiter App – Beispiele aus der Praxis

Nachdem du jetzt zahlreiche Anbieter kennengelernt hast, mit denen du bei dir im Unternehmen eine App einführen kannst und somit die interne Kommunikation optimierst, schauen wir uns hier einmal ein paar Beispiele aus der Praxis an. 

Beispiel aus der Industrie

Die Mitarbeiter-App von Quiply wird beispielsweise von Industriekunden wie Drews Marine GmbH, einem deutschen Schiffbauer eingesetzt. 

So können die Distanzen zwischen den unterschiedlichen Standorten gekonnt überbrückt werden. 

Beispiele aus dem Finanz-Sektor

Die PSD Bank oder die VR Bank setzen zum Beispiel auf die HUMANSTARSapp. 

Ein wichtiger Punkt, an den hier gedacht werden musste war, dass die App auch außerhalb des Banknetzwerkes auf den eigenen Geräten der Mitarbeiter funktionieren sollte. 

Private Chats über WhatsApp konnten damit vermieden werden, was mehr Sicherheit für Firmenwissen bedeutet. 

Fazit: Mitarbeiter-Apps sind die Zukunft für moderne Unternehmenskommunikation

Mitarbeiter-Apps haben das Potenzial die Abläufe in der Arbeitswelt zu revolutionieren. Vieles, was mal nötig war, fällt weg und vieles ist jetzt erst möglich geworden. 

Die Gesellschaft ist im ständigen Wandeln; heute stehen Digitalisierung und Mobilität im Fokus. 

Heute ist also ein guter Tag, um auf eine Mitarbeiter-App zu setzen. 

Denn Mitarbeiter-Apps sind nicht mehr so neu, dass du dich gleich ins Unbekannte begeben müsstest. 

Aber auch nicht so alt, dass sie schon nicht mehr dem Zeitgeist entsprechen. 

Also worauf wartest du? 

Optimiere die Kommunikation in deinem Unternehmen und bringt sie auf das “Next Level”!

Habt ihr schon eigene Erfahrungen gemacht bei euch?

Hast du Fragen? 

Schreib gern unten in die Kommentare und wir helfen dir weiter.