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Digitalisierung der Hausverwaltung – 7 digitale Prozesse einführen

Jan Siebert
von Jan Siebert
07. September 2023
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Redaktioneller Hinweis: Hier findest du das Autorenprofil von Jan Siebert. Als Autor hat sich Jan Siebert umfassend mit dem Thema auseinandergesetzt und teilt hier Erfahrungen und seine/ihre persönliche Expertenmeinung.
Digitalisierung der Hausverwaltung – 7 digitale Prozesse einführen

Eine Immobilie ist eine ideale Kapitalanlage – doch damit sie sich auszahlt, musst du nicht nur Geld, sondern auch Zeit in ihre Verwaltung investieren.

Wenn du deine Verwaltungskosten senken und mehr Zeit gewinnen willst, hilft dir dieser Leitfaden für die Digitalisierung von Hausverwaltungen: Ich zeige dir, was die ersten Schritte sind und mit welchen Tools du deine Arbeitsprozesse digitalisieren kannst, damit du schon bald von den Vorteilen digitaler Prozesse profitierst.

Schluss mit aufwendig: Gründe für die Digitalisierung in der Hausverwaltung

Gehören handgeschriebene Notizen, stapelweise Papierkram und ständige Telefonanrufe von Mietern zu deinem Alltag? Dann bist du reif für eine Veränderung.

Die Digitalisierung in der Hausverwaltung führt zu mehr Effizienz und weniger Aufwand.

Mit der richtigen Strategie und einem passenden Tool steigt deine Produktivität schon in wenigen Schritten und nach kurzer Zeit.

Stell dir vor,

  • du könntest nervige Buchhaltungsaufgaben viel effizienter erledigen,
  • hättest mehr Überblick über deine vermieteten Objekte und
  • könntest dabei sogar noch Kosten sparen.

Das ist ganz einfach: Such dir einen Prozess, der dich im Alltag immer wieder aufhält und nutze ihn als Pilotprojekt für deine Digitalisierung. Welche Abläufe dafür optimal geeignet sind, erfährst du jetzt.

7 Prozesse, die Eigentümer und Hausverwalter digitalisieren können

Digitalisierung Hausverwaltung Prozesse 1

Die gute Nachricht für Immobilienverwalter: Es gibt für nahezu jede Hausverwaltungsaufgabe eine digitale Entlastung in Form von Software und Automatisierungen.

Die nicht so gute Nachricht: Bei den Tools am Markt hast du die Qual der Wahl. Denn das Angebot ist groß.

Doch sehen wir uns als erstes an, welche Bereiche sich für ein digitales Upgrade der Hausverwaltung eignen und welche Prozesse du in Zukunft schneller erledigen kannst.

Außerdem gibt es für dich jede Menge Leseempfehlungen mit noch mehr Effizienz- und Tool-Tipps.

1. Statt Brief und Aushang: Kommunikation per Portal oder App

Für deine Mieter bist du der erste Ansprechpartner, wenn in der Wohnung ein Problem auftaucht oder es Rückfragen zur Nebenkostenabrechnung gibt. Umgekehrt erwarten die Mieter, von dir über Probleme oder wichtige Änderungen informiert zu werden.

Aushänge am schwarzen Brett, das Drucken und der Versand von Informationen per Post oder das Koordinieren von Ableseterminen sind echte Zeitfresser.

Mit digitalen Tools wie Allthings oder Hausify sparst du dir viele Telefonate, Briefmarken und Fahrten zu einzelnen Objekten. Stattdessen profitierst du von digitalen Aushängen, einem Ticketsystem oder der Mieterkommunikation per App oder Kundenportal.

Hier geht’s zum Tool-Vergleich für die digitale Mieterkommunikation.

2. Dokumente digital verwalten und versenden

Papierkram verbraucht nicht nur Platz und Ressourcen, sondern bedeutet auch Aufwand.

Wenn du deine Hausverwaltung digitalisierst, baust du Papierberge ab und findest künftig schneller die Dokumente, die du suchst.

Tausche Zettelwirtschaft und ewiges Suchen gegen digitale Archive, um Unterlagen wie Mietverträge, Übergabeprotokolle oder Selbstauskünfte einfacher zu finden und zu teilen.

Mietvertrag digital unterschreiben: Das ist rechtlich zu beachten.

3. Finanzmanagement und Buchhaltung digitalisieren

Buchhaltungsprozesse gehören in der Wohnungswirtschaft zu den größten Zeitfressern im Tagesgeschäft. Ihre Automatisierung entlastet dich und reduziert gleichzeitig Fehlerquellen.

Eine digitale Lösung

  • unterstützt dich bei der Verwaltung deiner Zahlungsflüsse,
  • liefert Kennzahlen für einzelne oder alle Objekte,
  • vereinfacht die Meldung von Daten an das Finanzamt,
  • hilft dir bei Bedarf bei der Darlehensverwaltung,
  • vereinfacht die Erfassung von Rechnungen,
  • stellt deine Umsätze übersichtlich dar und
  • automatisiert die Mieteingangskontrolle.

Automatisierte Workflows rund um deine Abrechnung und deine Mieteinnahmen verbessern deinen Cashflow und sorgen dafür, dass sich deine Mieter nie mehr über fehlerhafte Abrechnungen ärgern müssen.

Digitale Abrechnung: So erstellst du die Nebenkostenabrechnung online.

4. Daten für Objekte und Mieter zentral verwalten

Je mehr Wohnungen du verwaltest, desto wichtiger wird das Thema Transparenz. Die Verwaltung von Informationen zu Mietern und Wohnobjekten ist mit einer Software zum Glück ganz einfach und übersichtlich.

Tools für Hausverwalter wie Nahaus erlauben es dir, pro Einheit alle Details und Dokumente wie den Vertrag, Kontaktdaten der Mieter und die Miethöhe zu verwalten. Es gibt auch Anbieter, die mit ihrer Software Verwaltungsarten wie die WEG-Verwaltung oder die Sondereigentumsverwaltung abdecken.

Weitere Tools und Tipps für die Online Hausverwaltung findest du bei uns im Blog.

5. Services rund um deine Einheiten transparent managen

Damit der Wert deiner Immobilien über die Zeit erhalten bleibt, sind früher oder später Instandhaltungen und Modernisierungen notwendig. Viele Prozesse rund um Reparaturen und Wartungen kannst du mithilfe von Software effizient gestalten.

Du kannst zum Beispiel Kontaktdaten für Handwerker hinterlegen und Abstimmungen mit ihnen, den Mietern und Eigentümern digitalisieren.

Auch die Mitteilung über Schäden lassen sich über Systeme wie Hausify einfacher managen. Ein Ticketsystem bündelt die Kommunikation rund um Reparaturen an einem Ort und sorgt dafür, dass alle Beteiligten stets über den Status informiert bleiben.

6. Eigentümerversammlungen digitalisieren

Die Einbindung von Eigentümern in verschiedene Entscheidungen und die Organisation der Eigentümerversammlung sind wichtige Aufgaben der Immobilienverwaltung. Doch beides nimmt viel Zeit in Anspruch.

Die Tools von Anbietern wie Matera nehmen dir Arbeit ab und erleichtern zum Beispiel den Einladungsprozess, damit du die Einladungsfrist sicher einhältst.

Es ist auch möglich, die Versammlung der Eigentümer digital durchzuführen – das gilt zum Beispiel auch für die Abstimmung über die Wahl des Beirats.

Digitale Eigentümerversammlung: Alles zu Vorteilen, Tools und der rechtlichen Lage.

7. Aufgaben rund um die Vermietung digital erledigen

Es gibt noch zahlreiche weitere Aufgaben, die Hausverwalter regelmäßig erledigen müssen. Die Suche nach Mietern, die Abwicklung von Kündigungen, das Erfassen von Leerständen und Übergabeprotokolle gehören zum Standard – und sind deshalb auch bei den Tools vieler Software-Anbieter standardmäßig digitalisierbar.

Vermietung digitalisieren: So gehst du vor.

Digitalisierung Hausverwaltung Prozesse Zusammenfassung 1

Welche Vorteile bringt die Digitalisierung in der Hausverwaltung?

Du fragst dich, ob sich die Digitalisierung deiner Hausverwaltung überhaupt lohnt? Hier sind die wichtigen Vorteile, die dir ohne digitale Workflows entgehen würden:

  • Egal ob du ein bestimmtes Dokument suchst oder es um die Beantwortung einer Mieterfrage geht: Mit digitalisierten Prozessen sparst du bei jedem Vorgang wertvolle Zeit.
  • Wenn deine Prozesse und Dokumente in Tools wie denen von Nahaus, Objego oder Impower zusammenlaufen, behältst du den Überblick über Daten zu Mietern und Wohneinheiten und musst nicht lange nach Informationen suchen.
  • Vor allem in der Buchhaltung reduzieren automatisierte Prozesse die Gefahr von Fehlern und du musst nicht mehr jeden Zahlungseingang einzeln den Wohneinheiten zuordnen.
  • Stehen Reparaturen an, helfen dir digitale Tools, sie schneller zu organisieren. So beugst du Mietminderungen vor.
  • Durch einfache Online-Kommunikation mit deinen Mietern und schnelle Bearbeitung ihrer Anliegen steigerst du die Zufriedenheit deiner Mieter und hältst die Fluktuationsrate in deinen Wohneinheiten gering.

Je nachdem, welche Aufgaben bei dir besonders viel Zeit in Anspruch nehmen, gibt es selbstverständlich viele weitere Vorteile.

Gibt es in deiner Hausverwaltung mehrere Kollegen, könnt ihr euch einfacher abstimmen und Aufgaben besser verteilen, wenn eure wichtigen Informationen digitalisiert und zentral gespeichert vorliegen.

Außerdem ist es mit digitalen Lösungen problemlos möglich, vom Homeoffice aus zu arbeiten und trotzdem produktiv zu sein.

3 Schritte, um effizient in die digitalisierte Hausverwaltung zu starten

Digitalisierung Hausverwaltung Schritte 1

Bist du motiviert, jetzt auch deine Hausverwaltung zu digitalisieren? Diese drei Schritte helfen dir, erfolgreich digitale Prozesse zu etablieren:

  1. Führe eine Bedarfsanalyse durch. Wenn du an deinen Alltag denkst: Welche Aufgabe fällt dir ein, die dir am meisten Zeit raubt und deine Nerven strapaziert? Das ist genau der Prozess, bei dem dein Digitalisierungsprojekt ansetzen sollte.
  2. Recherchiere mögliche Tools. Nachdem du weißt, welche Funktion dein neues Hausverwaltungs-Tool auf jeden Fall haben muss, kannst du verschiedene Software-Tools vergleichen. Nutze die kostenlosen Testversionen der Lösungen, die für dich infrage kommen. So findest du unverbindlich heraus, ob das Tool dir wirklich Zeit spart und zu deinen Anforderungen passt.
  3. Implementiere das Tool und digitalisiere immer weiter. Ist die Entscheidung für eine Software gefallen, kannst du direkt loslegen. In der Regel genügen dafür die Registrierung im Tool und das Hinterlegen von relevanten Daten und schon kannst du mit wenigen Klicks deine Buchhaltung, die Mieterkommunikation und die Koordination von Handwerkern digitalisieren.
Fakt ist: Du musst nicht jeden deiner Prozesse digitalisieren – und vor allem nicht alle auf einmal. Nimm dir als erstes den Ablauf vor, der dich im Alltag am meisten Zeit kostet, um die größte Hebelwirkung zu erzielen.

Wenn du Mitarbeiter hast, solltest du natürlich mit ihnen zusammen überlegen, welche Anforderungen ihr an eine Software habt und wo das größte Potenzial für Optimierungen in euren Prozessen liegen.

Welche Features eine gute Lösung für Vermieter und Verwalter bieten sollte, erfährst du in unserem großen Vergleich der besten Hausverwalter Software

Fazit: Aufwand, Zeit und Nerven sparen mit der Digitalisierung der Hausverwaltung

Digitale Tools für die Verwaltung von Immobilien entlasten Eigentümer und Hausverwalter. Sobald du eine Lösung gefunden hast, ist die Einrichtung in der Regel schnell erledigt und du profitierst vom ersten Tag an von den Vorteilen.

Damit hast du mehr Zeit für deine Mieter oder um neue Auftraggeber und Objekte zu akquirieren.

Deine Meinung interessiert mich: Wie weit bist du bei der Digitalisierung der Hausverwaltung? Was hält dich noch davon ab, zu starten? Welche Anbieter kennst du schon?

Hinterlasse mir gern einen Kommentar mit deinen Gedanken.

Wenn du für deine Selbstständigkeit oder für deine Tätigkeit als Geschäftsführer noch mehr digitale Tools und Tipps suchst, dann schau in der entsprechenden Kategorie bei Digital Affin vorbei!

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