Online Events in Form von Livestream, Webinar, Podcast oder als virtuelle Messe mit einem virtuellen Messestand sind längst zur Normalität geworden. Allerdings bist du bei diesen oft doch noch etwas in der Umsetzung deines Event eingeschränkt, musst auf verschiedene Kanäle zurückgreifen und diese möglichst nahtlos miteinander verknüpfen.
Wenn du also eine Tagung als virtuelles Event durchführen willst, dann stehst du vermutlich zuerst vor folgenden Fragen:
- Wie setze ich das Event am besten um?
- Welche Kanäle eignen sich und wie kann ich dem Besucher, der für sein Ticket Geld zahlt, eine möglichst zufriedenstellende Erfahrung bieten?
Natürlich kannst du selbst versuchen, dir mit verschiedenen Tools wie Twitch, YouTube oder Livestream-Anbietern eine Umsetzungsmöglichkeit zusammenzubasteln. Allerdings ist es fraglich, ob das Endergebnis deinen Ansprüchen gerecht wird.
Deshalb würde ich mich an deiner Stelle erstmal im Bereich virtuelle Event Software umschauen.
Hier finden sich einige Anbieter, die sich genau mit diesem Problem, nämlich der Umsetzung virtueller Events beschäftigt haben und inzwischen Tools zur Verfügung stellen, die den Prozess von Anfang bis Ende erleichtern.
Was ist ein virtuelles Event?
Ein virtuelles Event findet ausschließlich im Internet statt, oft über unterschiedliche Kanäle wie Facebook, Twitch und YouTube oder über direkt auf virtuelle Events spezialisierte Anbieter.
Mehr zu den Anbietern konkret findest du weiter unten im Beitrag.
Zur Definition des virtuellen Events gehört auch die Abgrenzung zu hybriden Events.
Denn im Gegensatz zu einem virtuellen Event, das rein online stattfindet, ist bei einem hybriden Event sowohl ein physisches als auch ein online Erlebnis möglich.
Wichtig hierbei ist, dass sich der Teilnehmer die Art der Umsetzung aussuchen kann und dabei trotzdem dasselbe Ergebnis geboten bekommt, wie Teilnehmer der anderen Variante.
Die Vorteile des virtuellen Events
Der Umstieg auf ein virtuelles Event bietet einige Vorteile.
Die Größten davon sind vermutlich die Kostenersparnis für Veranstalter und Besucher, da weder die Raumbuchung oder das Catering, noch die Reisekosten den Geldbeutel beanspruchen.
Außerdem ist die Reichweite von virtuellen Events deutlich höher als die von physischen. Immerhin ist das Einzige, was der Teilnehmer benötigt, um am Event teilzunehmen, ein PC, Mikrofon, Kamera und Internet. Selbst wenn das Event vom anderen Ende der Erde aus gestreamt wird, ist das kein Problem mehr.
Gerade für den Veranstalter ergeben sich hier also geringere Kosten bei höheren Einnahmen durch die größere Reichweite und die Möglichkeit, mehr Besucher am virtuellen Event teilnehmen zu lassen, als es bei einem Physischen möglich wäre.
Welche Events können digitalisiert werden?
Prinzipiell kannst du alle Events virtuell umsetzen, das hängt allerdings auch von deinen Anforderungen ab und davon, wie flexibel du in der Gestaltung bist, da sich dein Offline-Event sehr wahrscheinlich nicht 1:1 in ein Online-Event verwandeln kann.
Nichtsdestotrotz können konkret folgende Veranstaltungen als virtuelle Events umgesetzt werden:
- Konzerte
- Symposien
- Kongresse
- Messen
- Konferenzen
- Meetings
- Tagungen
- uvm.
Das solltest du bei der Umsetzung eines virtuellen Events beachten
Zu Beginn der Umsetzung eines virtuellen Events solltest du dir über die Anpassung deiner Angebote an die neuen Gegebenheiten Gedanken machen. Denn eine 1:1 Übernahme von physisch auf virtuell wird vermutlich nicht möglich sein.
Bei der Umsetzung eines virtuellen Events solltest du Folgendes beachten:
- Die Situation ist neu für deine Mitarbeiter. Damit der Ablauf aber reibungslos gewährleistet werden kann, solltet ihr die Situation im Vorhinein bereits einmal durchzuspielen.
- Macht euch mit der Technik vertraut und überprüft, ob alles reibungslos funktioniert.
- Suche dir Ansprechpartner im Falle technischer Probleme jetzt schon raus. Das spart Zeit im Ernstfall.
Das Gute ist, dass viele der Anbieter für virtuelle Events dir bei der Umsetzung deiner Angebote helfen können. Sie wissen im Vorhinein bereits, was machbar ist und du profitierst von den Erfahrungen, die der Anbieter bereits mit vorherigen virtuellen Events gemacht hat.
Diese Funktionen lassen sich konkret umsetzen
Manchmal musst du etwas um die Ecke denken oder kreativ werden, um die Funktionen, die beim physischen Event einfach umsetzbar waren, auch im virtuellen Event implementieren zu können. Trotzdem ist das oft möglich.
Das funktioniert zum Beispiel für:
- Digitale Goodiebag statt Goodiebag vor Ort
- Live Q&A-Funktion für spontane Fragen
- Interaktive Ausstellungskarten für ein Gefühl des “Mittendrin-Seins”
- Erstellung individueller Webseiten für einen besseren Online-Auftritt
Natürlich geht da noch mehr. Das hängt aber vom Anbieter ab und sollte von dir zu Beginn genau geprüft werden, damit das virtuelle Event auch so abläuft, wie du dir das vorstellst.
Im Folgenden findest du die aktuell besten Anbieter für die Umsetzung eines virtuellen Events.
movingimage
Mit dem deutschen Anbieter movingimage kannst du virtuelle Events und hybride Veranstaltungen durchführen. Als ein All-in-One Tool sind dabei sämtliche Funktionen vor, während und nach einem Event enthalten.
Nach einem schnellen Setup kann über die Plattform speziell die persönliche Interaktion gefördert und so der Erfolg des virtuellen Events gesteigert werden. Workshops, Schulungen aber auch Konferenzen, Messen und Mitarbeiterversammlungen sind die gängigen Use-Cases für movingimage.
Die Durchführung bietet verlässliches und vorallem DSGVO-konformes Video Hosting aus Deutschland.
- Integrationen: viele Drittanbieter-Tools lassen sich anbinden, wie Slido, Mentimeter, uvm.
- App: nein
- Datenschutz: 100% DSGVO-konform, deutscher Anbieter
- Preis: Kostenloses Demo-Event, anschließend 1950 € pro Monat bei unendlich vielen Events und inklusive 500 Tickets für Teilnehmer
Eventify
Eventify ist ein Anbieter für virtuelle Events, der sich auf Live-Events und virtuelle B2B-Events und Konferenzen spezialisiert hat.
- Features: Teilnehmer Check-In, Chat & Live Q&A, Interaktive Ausstellungs-Karten, Analyse-Tools uvm.
- Integration möglich mit: Zoom, YouTube Live, LiveStream, Webinarjam etc.
- App: Ja
- Preis: Regular-Version kostenlos; Business-Version einmalig 249$
SpatialChat
Mit SpatialChat kannst du als remote Team zusammenarbeiten oder auch virtuelle Events veranstalten.
- Features: unbegrenzte Teilnehmeranzahl, Breakout-Rooms, Fluid Chat System, Bilder-, Video- und Screen-Sharing
- Integration möglich mit: Google Docs, Miro (mehr zu Miro Erfahrungen) mehr Integrationsmöglichkeiten geplant
- App: Nein
- Preis: Free-Version verfügbar, Day Pass ab 12$ pro Tag, Monthly ab 36$
EventMobi
Bei EventMobi handelt es sich ebenfall um eine umfangreiche Anwendung zur Umsetzung virtueller Events. Dabei kannst du aber auch hybride oder klassische Live-Events mit dem Anbieter umsetzen.
- Features: Virtuelles Event-Portal, Einzel- und Gruppenchat, Terminbuchung für 1:1 Videochat, Umfragen, Q&A, Gamification, Analyse-Tools
- Integration möglich mit: Nicht angegeben
- App: Ja
- Preis: Auf Anfrage; kostenlose Demo-Version
Converve
Converve wirbt mit einer All-In-One-Plattform für erfolgreiche Networking-Events. Dabei kann es sich sowohl um virtuelle als auch um hybride oder physische Events handeln.
- Features: Individuell anpassbar an Anforderungen, Verbindung mit über 1500 Apps möglich, Event-Webseite selber erstellen, Matchmaking für besseres Networking uvm.
- Integration möglich mit: Über 1500 Apps
- App: Ja
- Preis: Auf Anfrage; kostenlose Demo-Version
balloon
balloon kümmert sich um dein digitales Event. Dabei kannst du Live Stages, Networking-Events oder Expos hosten.
- Features: Unbegrenzt viele Stages, One-on-one-Networking oder in kleinen Gruppen, Tickets verkaufen, Analyse-Tools, Weitere Settings für erfahrene Hoster uvm.
- Integration möglich mit: Slack, Intercom uvm.
- App: Nein
- Preis: Von 0$ bis 1000$
Attendify
Attendify ist nur geeignet für die Umsetzung von virtuellen und hybriden Events. Dabei liegt der Fokus klar darauf, den Teilnehmern mehr Möglichkeiten zu geben, zu lernen, sich zu vernetzen und sich an Vorträgen zu beteiligen.
- Features: Interaktive Sessions via Umfragen und Q&A, Networking-Tools, integriertes Streaming-Tool
- Integration möglich mit: Vimeo, YouTube, Wistia
- App: Ja
- Preis: All-In-One-Version: 1999$; kostenlose Demo-Version
Veertly
Der Anbieter Veertly bietet eine Software, mit der du strukturierte und übersichtliche Online-Events als auch hybride Veranstaltungen abbilden kannst. Dafür kannst du sämtliche Interaktions-Features, die eine virtuelle Veranstaltung benötigt, durch externe Tools integrieren.
Es lassen sich mit Veertly Online-Konferenzen, Workshops, Networking-Events oder auch Messen und Ausstellungen durchführen.
Die Daten liegen zu jederzeit auf sicheren Servern in der EU.
Besonderheiten:
- Integrationen von zahlreichen Tools über den Marktplatz
- Lösungen für Booking, Chat, Games & Fun, Networking, Photos, Umfragen, Sharing, Social Media, Team Building, Video, Visualization, Workspace
- Unlimitierte Anzahl an Events
- Preis: Ab 100 € pro Monat für den Basic-Tarif
Evenito
Mit Evenito hast du eine Software für virtuelle und hybride Events, die sich von der Planung am Anfang bis zur Analyse am Ende um Alles kümmert.
- Features: Personalisierte Event-Webseite, Daten-Übersicht, Tool für E-Mail-Kommunikation, Kommunikations- und Engagement-Tools uvm.
- Integration möglich mit: Weiteren Evenito Tools
- App: Ja
- Preis: Auf Anfrage; kostenlose Demo-Version
Hyperfair
Hyperfair ist ein Tool, das sich darum bemüht, das Erlebnis deiner Teilnehmer trotz der Virtualität so persönlich und real wie möglich zu gestalten. Das funktioniert zum Beispiel über Avatare, mit denen du dich durch das 3D-Event bewegen und mit anderen Avataren sprechen kannst!
- Features: Engagement-Tools, Analyse-Tools, persönlicher Avatar, 3D-Messe via Web oder VR
- Integration möglich mit: Nur Tools von Hyperfair
- App: Nein
- Preis: Auf Anfrage; kostenlose Demo-Version
GRAYCON
GRAYCON ist eine All-In-One-Plattform für digitale Events. Dabei kannst du diese komplett digital oder hybrid abhalten.
- Features: Veranstaltungen selbst erstellen und verwalten, Beratung bei Umsetzung, 1 zu 1 oder Gruppen für bis zu 8 Personen inkl. Bildschirmpräsentation, private und öffentliche Chats, Live Streams in HD-Qualität uvm.
- Integration möglich mit: Nur mir GRAYCON
- App: Nein
- Preis: Auf Anfrage; kostenlose Demo-Version
NTT
NTT ist besonders dann für dich geeignet, wenn du eine individuelle und für deine Branche angepasste Lösung benötigst. Der Anbieter kann sogar deine geplanten Live-Events nehmen und sie für dich in Virtuelle umwandeln.
- Features: Individualisierte Einrichtung des Events, Managed Events Services für besseren Kontakt zu anderen Teilnehmern
- Integration möglich mit: Nur mit NTT-Tools
- App: Nein
- Preis: Auf Anfrage
HelloSpaces
Mit HelloSpaces kannst du sowohl virtuelle als auch hybride Events umsetzen. Dabei eignet es sich für Konferenzen, Tagungen, Messen, Produktvorstellungen oder Freizeitanwendungen.
- Features: Agenda anzeigen, Chat- und Videofunktion, vorgefertigtes oder eigenes Design, Tools zur Administration
- Integration möglich mit: Nur mit HelloSpaces-Tools
- App: Nein
- Preis: Auf Anfrage; kostenlose Demo-Version
proske
Proske ist 100% darauf ausgerichtet, ein virtuelles Event so realistisch wie möglich zu machen.
- Features: Live-Chat, Live Webinar, Website Integration, Workshop Tools, Download Funktion uvm.
- Integration möglich mit: Nur mit proske-Tools
- App: Nein
- Preis: Auf Anfrage
Whova
Whova wartet mit einer App auf, die dich bei deinem virtuellen Event unterstützen soll. Das Ziel hierbei ist vor allem, das Engagement der Teilnehmer trotz der Remote-Situation aufrecht zu erhalten.
- Features: Ankündigungen per Mail/Push-Nachrichten, Live-Umfragen, Community Board, Einzel- und Gruppenchat uvm.
- Integration möglich mit: Social Media Plattformen
- App: Ja
- Preis: Auf Anfrage; kostenlose Demo-Version
Zuddl
Zuddl ist eine zu 100% auf deine Brand individualisierbare und einfach zu nutzende Plattform für Online Events. Die Plattform ist auch für hybride Events geeignet.
- Features: vorgefertigte Templates, Widgets zum Einbinden von Content jeder Webseite, schnelle und einfache Networkingfunktionen,Echtzeit Dashboard und Post-Event-Analytics, hybride Events, DSGVO konform
- Integration: Stripe, MailCXhimp, YouTube, Salesforce, Teams, HubSpot und viele mehr
- App: Nein
- Preis: ab 2000€ pro Event
flat.social
Mit flat.social können Remote-Teams Kontakte knüpfen, zusammenarbeiten und virtuelle Treffen veranstalten. Du kannst in wenigen Minuten Deinen eigenen Meetingraum erstellen und Gäste einladen.
- Features: interaktive individuelle gestaltbare Räume, kreative Whiteboards, Spiele und Aktivitäten, Präsentationen, Bildschirmfreigaben
- Integration: Slack
- App: Nein, optimiert für Desktop
- Preise: Free-Version, Happy Remote (29,99$ pro Monat), Virtual Delight (89,99$ pro Monat)
AltspaceVR
AltspaceVR ist eine Plattform für virtuelle Live-Events. Sie ermöglicht es Künstlern, Marken und Unternehmen, auf einfache Weise beeindruckende Erlebnisse zu gestalten, die die Community stärken und verbinden.
- Features: virtuelle Events und Welten erstellen und beitreten, einen Avatar erstellen, Freunde hinzufügen / blockieren / stummschalten, Communities beitreten uvm.
- Integration: Slack
- App: Nein, Installation auf Desktop notwendig
- Preise: Free
Zuddl
Zuddl ist die vereinte Plattform für Webinare und Events. Dabei sind virtuelle, hybrid und in-Person-Events möglich.
- Event Landing Page Builder
- Kommunikations- und Engagement-Tools
- Insights
- Mobile App
- Preis: Ab 500$/Monat
- Demo verfügbar
Fazit: Virtuelle Events stehen den Physischen um nichts nach!
Virtuelle Events sind anders als physische Events, das ist keine Frage.
Aber das heißt nicht, dass sie schlechter sind. Denn viele der Features und deiner Vorhaben kannst du auch bei einem virtuellen Event umsetzen.
Vermutlich wirst du etwas umdenken und neue Lösungen für den Umzug finden müssen, aber hier stehst du meistens nicht alleine da.
Die Anbieter der Tools sind nämlich immer bereit, dir bei der Umsetzung mit Rat und Tat zur Seite zu stehen. Das nimmt auch die Angst davor, beim ersten virtuellen Event alles falsch zu machen.
In diesem Sinne liest du dich am besten in die hier vorgeschlagenen Tools ein, probierst die Demo-Version aus und entscheidest dann, welcher Anbieter dir am besten gefällt.
Viel Erfolg bei deinem ersten/ nächsten virtuellen Event!
Hast du schon mal ein virtuelles Event gehostet? Welchen Anbieter hast du dafür genutzt? Schreib mir deine Meinung zu dem Thema und Erfahrungen sowie weitere Anbieter Vorschläge gerne in die Kommentare!
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