Virtuelle Events Software: Remote, persönlich und individuell!

Virtuelle Events Software: Remote, persönlich und individuell!

Online Events in Form von Livestream, Webinar, Podcast oder als virtuelle Messe mit einem virtuellen Messestand sind längst zur Normalität geworden. Allerdings bist du bei diesen oft doch noch etwas in der Umsetzung deines Event eingeschränkt, musst auf verschiedene Kanäle zurückgreifen und diese möglichst nahtlos miteinander verknüpfen.

Wenn du also eine Tagung als virtuelles Event durchführen willst, dann stehst du vermutlich zuerst vor folgenden Fragen: 

  • Wie setze ich das Event am besten um?
  • Welche Kanäle eignen sich und wie kann ich dem Besucher, der für sein Ticket Geld zahlt , ein möglichst zufriedenstellendes Ergebnis bieten?
Natürlich kannst du selbst versuchen, dir mit verschiedenen Tools wie Twitch, YouTube oder Livestream-Anbietern eine Umsetzungsmöglichkeit zusammenzubasteln. Allerdings ist es fraglich, ob das Endergebnis deinen Ansprüchen gerecht wird.

Deshalb würde ich mich an deiner Stelle erstmal im Bereich virtuelle Event Software umschauen. 

Hier gibt es einige Anbieter, die sich genau mit diesem Problem der Umsetzung virtueller Events beschäftigt haben und inzwischen Tools zur Verfügung stellen, die den Prozess von Anfang bis Ende erleichtern.

Virtuelles Event Zitat

Was ist ein virtuelles Event?

Ein virtuelles Event findet ausschließlich im Internet statt, oft über unterschiedliche Kanäle wie Facebook, Twitch und YouTube oder über direkt auf virtuelle Events spezialisierte Anbieter.

Mehr zu den Anbietern konkret findest du weiter unten im Beitrag.

Zur Definition des virtuellen Events gehört auch die Abgrenzung zu hybriden Events

Denn im Gegensatz zu einem virtuellen Event, das rein online stattfindet, ist bei einem hybriden Event sowohl ein physisches als auch ein online Erlebnis möglich. 

Wichtig hierbei ist, dass sich der Teilnehmer die Art der Umsetzung aussuchen kann und dabei trotzdem dasselbe Ergebnis geboten bekommt, wie Teilnehmer der anderen Variante.

Die Vorteile des virtuellen Events

Der Umstieg auf ein virtuelles Event bietet einige Vorteile. 

Die Größten davon sind vermutlich die Kostenersparnis für Veranstalter und Besucher, da weder die Raumbuchung oder das Catering, noch die Reisekosten den Geldbeutel beanspruchen.

Außerdem ist die Reichweite von virtuellen Events deutlich höher als die von Physischen. Immerhin ist das Einzige, was der Teilnehmer benötigt, um am Event teilzunehmen, ein PC, Mikrofon, Kamera und Internet. Selbst wenn das Event vom anderen Ende der Welt aus gestreamt wird, ist das kein Problem mehr.

Gerade für den Veranstalter ergeben sich hier also geringere Kosten bei höheren Einnahmen durch die größere Reichweite und die Möglichkeit, mehr Besucher am virtuellen Event teilnehmen zu lassen, als es bei einem Physischen möglich wäre.

Virtuelles Event Moeglichkeiten

Welche Events können digitalisiert werden?

Prinzipiell kannst du alle Events virtuell umsetzen, das hängt allerdings auch davon ab, welche Anforderungen du hast und wie flexibel du in der Gestaltung bist, da sich dein Offline-Event sehr wahrscheinlich nicht 1:1 in ein Online-Event verwandeln kann.

Nichtsdestotrotz können konkret folgende Veranstaltungen als virtuelle Events umgesetzt werden:

  • Konzerte
  • Symposien
  • Kongresse
  • Messen
  • Konferenzen
  • Meetings
  • Tagungen
  • uvm.
Virtuelles Event Umsetzung

Das solltest du bei der Umsetzung eines virtuellen Events beachten

Zu Beginn der Umsetzung eines virtuellen Events solltest du dir Gedanken darüber machen, wie du deine Angebote an die neuen Gegebenheit anpassen kannst. Denn eine 1:1 Übernahme von physisch auf virtuell wird vermutlich nicht möglich sein.

Bei der Umsetzung eines virtuellen Events solltest du Folgendes beachten:

  • Die Situation ist neu für deine Mitarbeiter. Damit der Ablauf aber reibungslos gewährleistet werden kann, solltet ihr die Situation im Vorhinein bereits einmal durchzuspielen.
  • Macht euch mit der Technik vertraut und überprüft, ob alles reibungslos funktioniert.
  • Suche dir Ansprechpartner im Falle technischer Probleme jetzt schon raus. Das spart Zeit im Ernstfall.
Das Gute ist, dass viele der Anbieter für virtuelle Events dir bei der Umsetzung deiner Angebote helfen können. Sie wissen im Vorhinein bereits, was machbar ist und du profitierst von den Erfahrungen, die der Anbieter bereits mit vorherigen virtuellen Events gemacht hat.
Virtuelles Event Funktionen

Diese Funktionen lassen sich konkret umsetzen

Manchmal musst du etwas um die Ecke denken oder kreativ werden, um die Funktionen, die beim physischen Event einfach umsetzbar waren, auch im virtuellen Event implementieren zu können. Trotzdem ist das oft möglich.

Das funktioniert zum Beispiel für:

  • Digitale Goodiebag statt Goodiebag vor Ort
  • Live Q&A-Funktion für spontane Fragen
  • Interaktive Ausstellungskarten für ein Gefühl des “Mittendrin-Seins”
  • Erstellung individueller Webseiten für einen besseren Online-Auftritt

Natürlich geht da noch mehr. Das hängt aber vom Anbieter ab und sollte von dir zu Beginn genau geprüft werden, damit das virtuelle Event auch so abläuft, wie du dir das vorstellst.

Tools für die Umsetzung eines virtuellen Events

Im Folgenden findest du die aktuell besten Anbieter für die Umsetzung eines virtuellen Events.

Eventify

Virtuelles Event Eventify

Eventify ist ein Anbieter für virtuelle Events, der sich auf Live-Events und virtuelle B2B-Events und Konferenzen spezialisiert hat.

  • Features: Teilnehmer Check-In, Chat & Live Q&A, Interaktive Ausstellungs-Karten, Analyse-Tools uvm.
  • Integration möglich mit: Zoom, YouTube Live, LiveStream, Webinarjam etc.
  • App: Ja
  • Preis: Regular-Version kostenlos; Business-Version einmalig 249$

EventMobi

Virtuelles Event EventMobi

Bei EventMobi handelt es sich ebenfall um eine umfangreiche Anwendung zur Umsetzung virtueller Events. Dabei kannst du aber auch hybride oder klassische Live-Events mit dem Anbieter umsetzen.

  • Features: Virtuelles Event-Portal, Einzel- und Gruppenchat, Terminbuchung für 1:1 Videochat, Umfragen, Q&A, Gamification, Analyse-Tools
  • Integration möglich mit: Nicht angegeben
  • App: Ja
  • Preis: Auf Anfrage; kostenlose Demo-Version

Converve

Virtuelles Event Converve

Converve wirbt mit einer All-In-One-Plattform für erfolgreiche Networking-Events. Dabei kann es sich sowohl um virtuelle als auch um hybride oder physische Events handeln.

  • Features: Individuell anpassbar an Anforderungen, Verbindung mit über 1500 Apps möglich, Event-Webseite selber erstellen, Matchmaking für besseres Networking uvm.
  • Integration möglich mit: Über 1500 Apps
  • App: Ja
  • Preis: Auf Anfrage; kostenlose Demo-Version

Attendify

Virtuelles Event Attendify

Attendify ist nur geeignet für die Umsetzung von virtuellen und hybriden Events. Dabei liegt der Fokus klar darauf, den Teilnehmern mehr Möglichkeiten zu geben, zu lernen, sich zu vernetzen und sich an Vorträgen zu beteiligen.

  • Features: Interaktive Sessions via Umfragen und Q&A, Networking-Tools, integriertes Streaming-Tool
  • Integration möglich mit: Vimeo, YouTube, Wistia
  • App: Ja
  • Preis: All-In-One-Version: 1999$; kostenlose Demo-Version

Evenito

Virtuelles Event evenito

Mit Evenito hast du eine Software für virtuelle und hybride Events, die sich von der Planung am Anfang bis zur Analyse am Ende um Alles kümmert.

  • Features: Personalisierte Event-Webseite, Daten-Übersicht, Tool für E-Mail-Kommunikation, Kommunikations- und Engagement-Tools uvm.
  • Integration möglich mit: Weiteren Evenito Tools
  • App: Ja
  • Preis: Auf Anfrage; kostenlose Demo-Version

Hyperfair

Virtuelles Event Hyperfair

Hyperfair ist ein Tool, das sich darum bemüht, das Erlebnis deiner Teilnehmer trotz der Virtualität so persönlich und real wie möglich zu gestalten. Das funktioniert zum Beispiel über Avatare, mit denen du dich durch das 3D-Event bewegen und mit anderen Avataren sprechen kannst!

  • Features: Engagement-Tools, Analyse-Tools, persönlicher Avatar, 3D-Messe via Web oder VR
  • Integration möglich mit: Nur Tools von Hyperfair
  • App: Nein
  • Preis: Auf Anfrage; kostenlose Demo-Version

NTT

Virtuelles Event NTT

NTT ist besonders dann für dich geeignet, wenn du eine individuelle und für deine Branche angepasste Lösung benötigst. Der Anbieter kann sogar deine geplanten Live-Events nehmen und sie für dich in Virtuelle umwandeln.

  • Features: Individualisierte Einrichtung des Events, Managed Events Services für besseren Kontakt zu anderen Teilnehmern
  • Integration möglich mit: Nur mit NTT-Tools
  • App: Nein
  • Preis: Auf Anfrage

Whova

Virtuelles Event Whova

Whova wartet mit einer App auf, die dich bei deinem virtuellen Event unterstützen soll. Das Ziel hierbei ist vor allem, das Engagement der Teilnehmer trotz der Remote-Situation aufrecht zu erhalten.

  • Features: Ankündigungen per Mail/Push-Nachrichten, Live-Umfragen, Community Board, Einzel- und Gruppenchat uvm.
  • Integration möglich mit: Social Media Plattformen
  • App: Ja
  • Preis: Auf Anfrage; kostenlose Demo-Version
Virtuelles Event Fazit

Fazit: Virtuelle Events stehen den Physischen um nichts nach!

Virtuelle Events sind anders als physische Events, das ist keine Frage. 

Aber das heißt nicht, dass sie schlechter sind. Denn viele der Features und deiner Vorhaben kannst du auch bei einem virtuellen Event umsetzen.

Vermutlich wirst du etwas umdenken und neue Lösungen für den Umzug finden müssen, aber hier stehst du meistens nicht alleine da. 

Die Anbieter der Tools sind nämlich immer bereit, dir bei der Umsetzung mit Rat und Tat zur Seite zu stehen. Das nimmt auch die Angst davor, beim ersten virtuellen Event alles falsch zu machen.

In diesem Sinne liest du dich am besten in die hier vorgeschlagenen Tools ein, probierst die Demo-Version aus und entscheidest dann, welcher Anbieter dir am besten gefällt.

Viel Erfolg bei deinem ersten/ nächsten virtuellen Event!

Hast du schon mal ein virtuelles Event gehostet? Welchen Anbieter hast du dafür genutzt? Schreib mir deine Meinung zu dem Thema und Erfahrungen sowie weitere Anbieter Vorschläge gerne in die Kommentare!

Wenn du mehr wissen willst zum Thema Digitalisierung für Selbständige oder Geschäftsführer, dann schau mal in die entsprechende Kategorie auf Digital Affin für mehr Inspiration!

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