Beachtest du diese 4 Aspekte für deine Finanzen in der Selbstständigkeit {inkl. Tools-Liste}

Als Selbstständiger musst du dich um alles selbst kümmern, oder besser gesagt du darfst. Denn der wichtige Punkt ist immer noch, dass die Selbstständigkeit sehr viel Freiheit mit sich bringen kann.

Das bedeutet allerdings auch, dass du um den Punkt Finanzen in der Selbstständigkeit nicht herum kommst.

Die einen mögen es, weil Geld verdienen ist ja was Schönes, die anderen sehen es als leidige Aufgabe an, weil sie mit Zahlen sonst nicht so viel am Hut haben.

Egal zu welcher Gruppe du gehörst, mit ein paar Tools wirst du dir definitiv leichter tun und alles im Blick behalten. Ich zeig dir im Folgenden, wie ich mein Finanz-Setup als Selbstständiger mit Tools und Services aufgebaut habe.

Private und geschäftliche Ausgaben trennen

Du bist als selbstständiger Einzelunternehmer oder Freiberufler gesetzlich nicht gezwungen ein Geschäftskonto zu haben, allerdings solltest du dir lieber eines einrichten. Denn die Vorteile, wenn du ein Konto für deine privaten Finanzen hast und ein Geschäftskonto für Selbstständige führst sind:

• Klare Trennung
• Besserer Überblick
• Weniger Zeitaufwand

Du siehst also auf einen Blick, wie sich deine unternehmerischen Finanzen verhalten bzw. was du dir privat alles leisten kannst.

Die Wahl meines Geschäftskontos

Beim Geschäftskonto habe ich mich an Kontist gewandt. Dabei handelt es sich um eine moderne Startup-Bank, die das Geschäftskonto speziell für Selbstständige entwickelt. Weshalb sich das Konto bei mir im Verwaltungsprozess auszahlt wirst du gleich nochmals deutlicher sehen.

Warum ich mich dafür entschieden habe?

• Spezialisiert auf Selbstständige und Freiberufler
• Schnelle Einrichtung und Verifizierung
• Günstiges Geschäftskonto
• FinTech Bank mit Zukunftsvision
• Integration zu Rechnungsprogramm

Mein Privatkonto ist bei der DKB

Mein Privatkonto habe ich bei meiner aktuellen Bank einfach belassen. Ich bin schon vor zig Jahren dorthin gewechselt und bin zufrieden. Zuvor war ich bei der Sparkasse und war nicht ganz einverstanden, dass ein Konto solche Gebühren kosten sollte.

Die Freiheit jeden Bankautomat zu benutzen und ein kostenloses Girokonto zu haben waren demnach die stärksten Treiber für mich zur DKB zu gehen.

Warum ich dort bin?

• Ich bin schon seit längerem dort
• Überall mit Kreditkarte bezahlen
• An jedem Automat Geld abheben
• Kostenloses Konto
• Übersichtliche App
• Gutes Depot inklusive

Ausblick: Mehrkontenmodell als sinnvolle Strategie

Wenn du dich schon einmal tiefergehend mit Finanzen auseinander gesetzt hast, dann wird dir sicherlich das Mehrkontenmodell über den Weg gelaufen sein. Falls nicht, lass es mich dir kurz erklären.

Das Prinzip beim Mehrkontenmodell hilft dir, deine Finanzen durch Aufteilung auf unterschiedliche Konten besser zu verwalten.

Oftmals werden dafür 3 bis 7 Kontent eingesetzt, die für unterschiedliche Zwecke dienen. Eine gängige Aufteilung der einzelnen Konten sind:

1. Basiskonto
2. Geschäftskonto (bei Selbstständigen)
3. Lebensunterhaltskonto
4. Spaßkonto / Urlaubskonto
5. Rücklagenkonto
6. Weiterbildungskonto
7. Spendenkonto

Du kannst die Arten der Konten ganz nach deinem Belieben und deinen Bedürfnissen bestimmen.

Regelmäßig Geld splitten

Bekommst du jetzt eine Einnahme auf dein Basiskonto, so wird von dieser jeweils ein von dir definierter Prozentsatz auf die Bedarfs-Konten überwiesen.

Das kannst du manuell machen oder dafür ein spezielles Konto nutzen, welches das Mehrkontenmodell bereits unterstützt.

Schau dir hierzu mal die N26 mit ihren Spaces an oder teste bunq mit seinen virtuellen Unterkonten für dich.

Einnahmen und Ausgaben verwalten

Nachdem deine Konten für die Verwaltung deines Geldes eingerichtet sind, werfen wir als Nächstes einen Blick auf die Buchhaltung. Als Selbstständiger verwaltest du in der Regel erstmal selbst deine Einnahmen und Ausgaben, bevor du dann dafür einen Steuerberater beauftragst.

Ich finde diesen Weg so auch sehr gut, weil man sich immer selbst erst ein Bild einer Aufgabe machen sollte, bevor man diese komplett aus der Hand gibt. So kannst du viel besser einschätzen, was für eine Tätigkeit überhaupt dahinter steckt.

Um die Buchhaltung als Selbstständiger so einfach wie möglich zu halten empfiehlt es sich auf ein Rechnungsprogramm zu setzen.

Word und Excel waren mal gut für sowas, sind aber mittlerweile echt nicht mehr State of the Art.

Rechnungsprogramm verwenden

Ich nutze das Rechnungsprogramm von Lexoffice. Ich erstelle darüber meine Rechnungen und sammle meine Belege für die Buchhaltung. Auf diese Weise habe ich alle wichtigen Finanzdokumente in einer Software zusammen.

Im Grunde gibt es hierbei noch zahlreiche weitere Features, die ich allerdings nur so nebenbei verwende. Hier mal ein offizielles Angebot erstellen und einmal im Monat die Belege abgleichen mit dem Geschäftskonto.

Belege vorbereiten in Lexoffice

Eine monatlich wiederkehrende Aufgabe ist es, die Belege vom Vormonat zu sammeln und für die Buchhaltung vorzubereiten. Dabei gleiche ich die Zahlungen auf meinem Geschäftskonto bei Kontist mit den vorhanden Belegen ab und gebe anschließend meinem Steuerberater Bescheid.

Alternativ stehen weitere Funktionen zum Abschluss der Buchhaltung, wie die Einnahme-Überschuss-Rechnung oder das ELSTER-Verfahren zum Übertragen der Daten an das Finanzamt bereit.

Warum ich bei Lexoffice bin?

• Integration zu Geschäftskonto Kontist
• Sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
• Modernes übersichtliches Tool
• Steuerberater-Zugang

Jetzt gerade gibt es zudem einen 50% Rabatt bei Lexoffice, wenn du über diesen Link hier buchst.

Automatisiert die Belege einsammeln

Um meine Buchhaltung ein Stück weiter zu automatisieren nutze ich zusätzlich das Tool GetMyInvoices, um nicht immer alle Belege selbst zusammenzutragen.

Oftmals ist es ja so, dass du von manchen Anbietern die Rechnung per Mail bekommst, dann lässt sich diese einfach weiterleiten.

Andere Anbieter hingegen bieten das nicht an und du musst dir die Rechnung manuell aus irgendeinem Verzeichnis in deinem Kundenaccount herunterladen.

Diese zeitraubende Arbeit erspare ich mir, in dem mir alle Belege automatisch gezogen und zusammengestellt werden. Von GetMyInvoices werden die Rechnungen und Belege dann mit Lexoffice synchronisiert, so dass ich alle Belege am Monatsanfang beisammen habe.

Der Einsatz der unterschiedlichen Tools spart mir Zeit, die ich in mein Business investieren kann. Je nach Aufwand wird eine Gegenrechnung der Stunden zeigen, dass sich der Preis für die Tools lohnen wird.

Liquidität im Auge behalten

Nachdem meine Buchhaltung somit abgeschlossen ist, ist es mir wichtig, eine finanzielle Einschätzung von meinem Unternehmen zu haben.

Mein Steuerberater erstellt mir hierzu monatlich die BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung). Wenn du eine solche BWA schon einmal angesehen hast, dann weißt du vielleicht, wie ich beim ersten Mal geschaut habe.

Wie liest man denn eine BWA?

Um das zu vereinfachen und dennoch einen guten Überblick über meine Zahlen und ein Gespür für die Zukunft zu haben nutze ich ein Tool namens Commitly.

Auch als Selbstständiger ist es wichtig, seine Liquidität immer im Auge zu behalten und sein Wachstum im Unternehmen zu kontrollieren.

Die erste Kennzahl dafür ist natürlich die Zahl auf deinem Geschäftskonto, aber möchtest du mit etwas mehr Planung für das Jahr arbeiten, so verschafft dir ein Controlling-Tool für deine BWA eine bessere Entscheidungskraft.

In Commitly wird mein Bankkonto ganz automatisch importiert und erhalte dafür eine visuelle Auswertung mit Vergleich zum Vormonat oder auch Vorjahr der eingegeben Werte.

Schau dir am besten auch mal meinen Erfahrungsbericht über Commitly an.

Commitly gibt mir zudem eine Einschätzung, wie mein Unternehmen finanziell aktuell steht.

Ich sammle mit Commitly jetzt seit einigen Monaten Erfahrungen mit meiner BWA und finde es für die Unternehmenssteuerung sehr hilfreich.

Warum ich ein BWA / Controlling-Tool habe?

• Besserer / visueller Überblick über meine Unternehmenszahlen
• Finanzplanung für das Jahr
• Vorjahresvergleich

Falls du jetzt sagst, ich mache meine Liquiditätsplanung mit einer Excel-Vorlage, dann informiere dich lieber mal, was es heutzutage schon alles gibt. 

Wir haben dazu auch einen Beitrag geschrieben zu Liquiditätsplanungs-Tools. 

Steuerrücklagen bilden

Mit dem Wissen, dass es meinem Unternehmen hoffentlich gut geht, kann ich mich im nächsten Schritt um die Steuer kümmern.

In Lexoffice bzw. in Kontist wird mir hierzu bereits zugearbeitet. Denn beide Tools zeigen mir, wie viel von meinen Einnahmen noch an das Finanzamt abgehen.

Spezialfunktion Kontist: Virtuelles Unterkonto für Steuerrücklagen

Besonders hilfreich ist hierbei das Geschäftskonto von Kontist. Mit der Funktion, in Echtzeit Steuer-Voraussagen zu treffen und dafür auch Rücklagen direkt zu bilden, ist das Tool ein riesen Mehrwert für mich als Selbstständiger.

Jede Einnahme und Ausgabe, die ich auf meinem Geschäftskonto habe, kann ich kategorisieren. Für die Ausgaben gibt es:

• Geschäftsausgabe 19% Ust.
• Geschäftsausgabe 7% Ust.
• Geschäftsausgabe 0% Ust.
• Private Auszahlung
• Steuerzahlung
• Umsatzsteuerzahlung

Für die Einnahmen sind es diese Kategorien:

• Einkommen 19%
• Einkommen 7%
• Einkommen 0%
• Privat
• Steuererstattung
• Umsatzsteuererstattung

Je nachdem, welche Kategorie ich vergebe wird im Hintergrund von dem Betrag eine Rücklage gebildet.

Dementsprechend weiß ich immer, was mir tatsächlich zur Verfügung steht und was für die Einkommenssteuer und die Umsatzsteuerzahlung schon zurückgelegt wurde.

Diese visuelle Aufteilung gibt mir als Selbstständigen eine Sicherheit meine Finanzen voll im Griff zu haben und auch wenn das Finanzamt spontan etwas abbucht, kann ich die Zahlung einfach der richtigen Kategorie zuweisen.

Steuererklärung online abgeben

Für die Steuererklärung zahle ich regelmäßig meine Vorauszahlungen, so dass der Betrag am Ende nicht zu hoch ausfallen sollte, beziehungsweise ich gegebenenfalls sogar eine Erstattung bekomme.

In meinem Fall kümmert sich um die Steuererklärung mein Steuerberater, aber falls du auch das mit Tools selbst lösen möchtest, ist das möglich.

Bevor ich den Jahresabschluss abgegeben habe, habe ich dafür das Tool smartsteuer genutzt. Das ist eine von der Usability besser aufbereitete Online-Vorlage für deine Steuererklärung, bei der dir gezeigt wird, was du wo einzutragen hast und welche Steuerersparnisse du noch rausholen kannst.

Schau dir in diesem Zusammenhang auch mal unseren Beitrag dazu an: Steuererklärung leicht gemacht mit der richtigen Software

Sicherheitspuffer und Altersvorsorge einplanen

Jetzt hast du mit deinem Finanz-Setup deine aktuellen Kosten im Griff, hast allerdings noch nichts für die Altersvorsorge oder deinen Sicherheitspuffer getan.

Beim Mehrkontenmodell haben wir dafür ein Konto abgestellt. Das eine Konto kann natürlich auch in unterschiedliche Finanzprodukte ausgeprägt sein.

Wichtig ist, dass dir bewusst ist, dass du für schlechte Zeiten und für das Alter etwas zur Seite legen solltest. Das lässt sich wesentlich ruhiger schlafen, das verspreche ich dir.

Dieses Thema habe ich nicht seit Beginn meiner Selbstständigkeit gepflegt. Es ging mir erstmal darum auf sicheren Füßen zu stehen, bevor ich Geld beiseite lege.

Nachdem das geklappt hat, ging es los die ersten Langzeit-Investments zu starten.

Passives Investment in ETFs

ETFs sind dabei mittlerweile ein Trend-Thema, welches recht gut von der Funktionalität ausgearbeitet ist. Das Finanzprodukt lässt sich wunderbar als Sparplan einrichten, so dass du mit minimalem Aufwand regelmäßig etwas für deine Absicherung tun kannst.

ETFs eignen sich für mich als gutes Einstiegsprodukt für eine langfristige Planung, da sie zum einen diversifiziert sind und dein Investment auf viele Akteure aufgeteilt wird, zum anderen weil es eine kostengünstige Lösung ist dein Geld anzulegen.

Je nach Depot fallen nur wenige Euro an, wenn es nicht sogar kostenlos ist.

Für meinen Start habe ich mich an meine Bank gehalten und direkt ein Depot bei der DKB eröffnet. Wenig später kam noch ein Broker-Konto bei Trade Republic hinzu.

Warum ich bei der DKB ein Depot habe?

• Ich bin bereits Kunde
• Mit ein paar Klicks eröffnet
• Fixe und geringe Gebühren pro Invest
• Monatlicher Sparplan möglich

Warum ich zusätzlich bei Trade Republic bin?

• Kostenloses Depot
• Keine Gebühren für Sparpläne, dank hoher Automatisierung

Da ich meine Sparrate künftig steigern möchte, werde ich auch hier einen Sparplan für mittel- bis langfristige Investments anlegen.

Robo Advisor optimiert deine Geldanlage

Eine zweite Möglichkeit die ich nutze und die sich sehr digital aufstellt ist, ist die Geldanlage mit einem Robo Advisor. Ich werde an einer anderen Stelle nochmals mehr zu meinen Erfahrungen mit Ginmon bzw. den Erfahrungen mit einem Robo Advisor berichten.

Das Prinzip ist einfach.

1. Du legst deine Risikobereitschaft durch die Wahl deiner Anlagestrategie fest
2. Du bestimmst wie hoch dein Investment und ggfs. die monatliche Sparrate sein soll
3. Ginmon stellt für dich ein Portfolio aus Aktien, Anleihen, Rohstoffen und Immobilien zusammen
4. Durch technologische Auswertungen wird antizyklisch gekauft und verkauft, so dass dein Portfolio gemäß deiner Anlagestrategie optimiert wird

Die digitale Vermögensverwaltung ist demzufolge eine moderne Investment-Alternative zum Tagesgeld, zu Mischfonds oder auch zu Aktienanlagen.

Was du dazu mitbringen musst, ist das Vertrauen in die Technik.

Warum ich es nutze?

• Digitale, moderne Anlageform ausprobieren
• Schlüssiges Konzept von Algorithmen
• Kein Aufwand
• Akzeptable Gebühren

Die Digitale Rente

Noch ein weiteres Modell ist die Rente. Dabei meine ich nicht die deutsche Rentenkasse, sondern eine digitale Rente. Hier kannst du dir bspw. einen Sparplan einrichten, mit dem du automatisiert Geld zurücklegst fürs Alter.

Ebenfalls bei Traderepublic oder bei der DKB wäre das zum Beispiel eine weitere digitale alternative Investmentmöglichkeit, bei der du einen Teil deines Geldes für später zurücklegst.

Warum ich hier investiere?

• Nachhaltige Investments
• Diversifikation meiner Anlagen

Fazit: Mit digitalen Tools deine Finanzverwaltung meistern

Die eigenen Finanzen als Selbstständiger im Auge zu behalten kann eine anspruchsvolle Aufgabe sein. Mit den richtigen Tools lässt sich jedoch einiges an Erleichterung schaffen.

Die 4 wichtigen Aspekte, die du für dich unbedingt abdecken solltest sind hier nochmal zusammengefasst:

1. Getrennte Konten und Mehrkontenmodell
2. Einnahmen und Ausgaben mit Buchhaltungs-Tool
3. Steuerrücklagen und Finanzamt
4. Altersvorsorge und finanzieller Sicherheitspuffer

Ich habe auch nicht alle Bereiche von Anfang an berücksichtigt. Also nimm dir deine Zeit und setze dich Stück für Stück mit den Themen auseinander.

Legst du noch zusätzlich auf weitere Aspekte Wert, die ich hier noch nicht aufgezählt habe? Und hast du ansonsten bereits alle 4 Bereiche für deine Selbstständigkeit und deine Finanzen abgedeckt? Schreib mir doch dazu bitte in den Kommentaren.

Mehr Digitalisierung für deine Selbstständigkeit findest du zudem in unserer großen Kategorie. Da dürfte sicherlich der ein oder andere Artikel auch noch interessant für dich sein.