Enterprise Collaboration Software: Die besten Tools im Vergleich

Die Arbeitswelt hat sich verändert: Homeoffice, Remote Work und die Zusammenarbeit mit Freelancern oder weit entfernten Unternehmen machen ein effizientes Kommunikationsnetz unabdingbar. Enterprise Collaboration Softwares ermöglichen genau das: Einen nahtlosen Austausch zwischen allen Beteiligten. Ich erkläre dir, wie das funktioniert - und warum Enterprise Collaboration heutzutage unersetzbar ist.

Was ist eine Enterprise Collaboration Software?

Menschen von verschiedenen geografischen Standorten zusammenbringen - und das möglichst unkompliziert: Das kann die Enterprise Collaboration Software. Die Idee: Mitarbeitende eines Projektes nutzen ein Tool, über das sie jederzeit unkompliziert miteinander kommunizieren können, wichtige Informationen mit wenigen Klicks finden und den Projektfortschritt überwachen können. Dabei ist ganz egal, ob sich die beteiligten Personen im Unternehmen befinden, aus dem Homeoffice arbeiten oder als Freelancer angestellt sind.

Interne und Externe Collaboration Systeme

Grundsätzlich unterteilen sich Collaboration Tools in zwei verschiedene Systeme: Die internen und externen Bereiche. Eine professionelle Software kombiniert beide Bereiche.

1. Interne Enterprise Collaboration: Bei internen Systemen werden alle Abteilungen innerhalb des Unternehmens harmonisiert. Das optimiert die Produktivität innerhalb der entsprechenden Betriebe - schützt aber gleichzeitig Geschäftsgeheimnisse oder geistige Eigentumsrechte nach außen.
2. Externe Enterprise Collaboration: Arbeiten Unternehmen intensiv mit externen Mitarbeitern zusammen, wird hier eine Schnittstelle für die Kommunikation hergestellt. Das ermöglicht den Externen einen angepassten Zugriff auf alle wichtigen Informationen. Jeder Mitarbeiter erhält speziell auf seine Rolle angepasste Zugriffsrechte.

Funktionen von Collaboration-Softwares

• Workflow-Automatisierung: Unsere Arbeitswelt wird immer komplexer - menschliche Fehler sind quasi vorprogrammiert. Die Collaboration Software automatisiert Arbeitsabläufe und sorgt so für weniger Probleme, verringert Qualitätsrisiken und erhöht die Geschwindigkeit des Projektes.
• Datenaustausch: Jedes Mitglied eines Projektes ist auf verschiedene Daten in verschiedenen Formaten angewiesen. Das Collaboration System stellt all diese Daten durchgehend bereit - wann und wo auch immer sie benötigt werden. Auch vorgenommene Änderungen sind sofort für alle Teilnehmer verfügbar.
• Projektmanagement: Heutzutage arbeiten Unternehmen nicht selten an einer Vielzahl von Projekten gleichzeitig. Dabei nicht den Überblick zu verlieren ist schwierig. Das passende Collaboration Tool unterstützt dich dabei, all deine Projekte immer im Blick zu behalten.
• Virtuelle Konferenzen: Insbesondere während der Pandemie waren virtuelle Konferenzen beliebt. Doch auch jetzt gibt uns diese Funktion die Möglichkeit, mit Mitgliedern von überall auf der Welt virtuell zusammen zu sitzen.
• Instant Messaging: Alle Beteiligten eines Projektes mit nur wenigen Klicks erreichen - die Enterprise Collaboration Software macht es möglich. Offene Kommunikationskanäle machen den Austausch unkompliziert und schnell.

Collaboration Tools: Die Vorteile

Reduzierte Kosten

Langwierige, teure Business-Trips für ein kurzes Meeting: Mit Collaboration Softwares gehört das der Vergangenheit an. Das Ergebnis: Die Ausgaben für Reisen und andere Ressourcen sinken erheblich.

Mitarbeitergewinnung

Flexible Arbeitsplätze sind heutzutage eines der wichtigsten Kriterien für junge Talente. Was es dafür aber unbedingt braucht, ist eine optimale Infrastruktur. Das Collaboration System ermöglicht es deinen Mitarbeitern, flexibel zu arbeiten - und lockt gleichzeitig neue Interessenten an.

Bessere Kommunikation

Der wohl wichtigste Bestandteil eines erfolgreichen Unternehmens: Eine nahtlose, unkomplizierte und offene Kommunikation. Wenn Mitarbeiter aber über die ganze Welt verteilt sind, wird das zur Herausforderung. Das Collaboration Tool ermöglicht eine unkomplizierte Kommunikation in Echtzeit - und das von überall aus.

Qualitätsschutz

Die Qualität der Produkte und Dienstleistungen ist Verbrauchern so wichtig wie nie. Das Collaboration Tool ermöglicht eine nahtlose Überwachung des Projektablaufs - und hilft so dabei, mögliche Fehlerquellen sofort zu identifizieren.

Mehr Innovation

Je einfacher der Zugang zu wichtigen Informationen und Ressourcen, desto leichter fällt es Mitarbeitern, innovative Ideen und Produkte zu entwickeln. Die Einstiegshürde für mögliche Kollaborationen wird niedriger.

Produktivitätssteigerung

All die oben genannten Vorteile kommen im wohl relevantesten Pluspunkt zusammen: Eine professionelle Collaboration Software steigert die Produktivität deines gesamten Unternehmens. Das digitale Potenzial hilft dir dabei, deine Ergebnisse - und letztlich auch deine Umsätze- zu maximieren.

Best Practices für die Nutzung von Collaboration-Software

Klare Ziele festsetzen

Was möchtest du mit deiner Collaboration Software erreichen? Was möchtest du verbessern? Setze genau fest, in welchen Unternehmensbereichen die Software dich und dein Team unterstützen soll.

Herausforderungen identifizieren

Befrage dein Team, welche Herausforderungen sie in den bisherigen Kollaborationen erlebt haben. Gab es womöglich Unklarheiten bei der Zuständigkeit? Oder Probleme bei der Kommunikation? Berücksichtige diese Herausforderungen bei der Wahl deiner Software.

Software auswählen

Sind die Ziele und Herausforderungen deines Unternehmens klar, geht es an die Auswahl. Ein paar Dinge, die du beachten solltest, sind

• Features: Hat die Software alle Features, die dir wichtig sind?
• Integrationen: Kannst du die Software in deine bereits bestehenden Infrastruktur integrieren?
• Skalierbarkeit: Kann die Software auch zukünftig die Bedürfnisse deines Unternehmens abdecken?
• Sicherheit: Ist die Software DSGVO-konform und erfüllt auch sonst alle für deine Branche nötigen Sicherheitsstandards?
• Support: Bietet das Tool einen umfassenden Support, wenn du Fragen oder Probleme hast?

Mitarbeiter schulen

Erkläre deinen Mitarbeitern genau und umfassend alle Funktionen der Software, die für sie relevant sind. Viele Tools bieten dafür auch spezielle Schulungsvideos an. Ermutige deine Mitarbeiter, bei Fragen oder Problemen Hilfe zu suchen.

Analysen auswerten

Verfolge regelmäßig den Fortschritt deines Unternehmens. Überprüfe, welche Tools deinen Mitarbeitern wirklich die Arbeit erleichtern - und auf welche du in Zukunft womöglich verzichten möchtest.

Enterprise Collaboration Tools im Vergleich

Lass uns die besten Tools für Enterprise-Kunden einmal im Detail ansehen.

Stackfield

Stackfield ist vor allem für Unternehmen, die mit sensiblen Daten arbeiten, ideal. Denn der Anbieter erfüllt nicht nur die höchsten Anforderungen der DSGVO, er verarbeitet alle Daten ausschließlich auf europäischen Servern.

Wichtige Funktionen:

• ISO 27001 zertifiziert
• threadbasierte Diskussionen
• Workflows

Preis: ab 11 € monatlich

Awork

Projektorganisation einfach und effizient machen: Das will Awork. Ganz egal ob Zeiterfassung, Teamplanung über Projektverwaltung - Awork unterstützt dich dabei, jederzeit den Überblick zu behalten.

Wichtige Funktionen:

• Kapazitätsplanung
• viele Integrationen
• Live-Chat

Preis: ab 8 € monatlich

ClickUp

Mit ClickUp kannst du alle deine Projekte und Aufgaben an einem Ort sammeln und verwalten. Vom Datenaustausch, über Projektplanung bis hin zu Kommunikation: ClickUp vereint alle Features in einer App.

Wichtige Funktionen:

• Whiteboards
• Chats
• einfache Importe

Preis: kostenloses Basisabo

Slack

Slack ist wohl eines der bekanntesten Tools, wenn es um Enterprise Collaboration geht. Die Hauptfunktion des Anbieters sind die Chats zwischen Teammitglieder, aber auch Calls zwischen Mitarbeitern sind möglich.

Wichtige Funktionen:

• sichere Zusammenarbeit mit andere Teams
• Content Creation und Brainstorming
• Workflow Automatisierung

Preis: kostenloses Basisabo

Microsoft Teams

Auch MS Teams gehört zu den bekanntesten Systemen im Bereich Kollaborationen. Teams ermöglicht es Mitgliedern, nahezu alle Bereiche der Zusammenarbeit in einem Tool abzudecken. Ganz egal ob Projektüberwachung. Chats oder Calls.

Teams ist insbesondere auch spannend, wenn es für externe Telefonie genutzt wird.

Wichtige Funktionen:

• einfache Integration mit anderen Microsoft Tools
• Webinar Funktionen

Preis: kostenloses Basisabo

Atlassian

Mit Zusammenarbeit das Unmögliche möglich machen: Das will Anbieter Atlassian. Das Ziel: Reibungslose Arbeitsabläufe und die Unternehmensziele im Blick behalten. Ganz egal, in welchem Arbeitsbereich.

Wichtige Funktionen:

• Projektmanagement
• intelligente Automatisierung
• Wissensaustausch

Preis: kostenloses Basisabo

Wrike

Wrike ist vor allem dann besonders praktisch, wenn dein Unternehmen viele verschiedene Teams hat, die jeweils miteinander zusammenarbeiten. In eigenen Dashboards behält stets jeder den Überblick.

Wichtige Funktionen:

• Integration mit über 400 Tools
• Mobile App
• individuelle Gestaltung

Preis: kostenloses Basisabo

Monday

Ganz egal ob Softwareentwicklung, Marketing oder Vertrieb: Mit Monday kannst du jeden Bereich deines Unternehmens verwalten. Integrationen, individuelle Dashboards und das Kanban-Board helfen dir, deine Ziele zu erreichen.

Wichtige Funktionen:

• viele Integrationsmöglichkeiten
• automatisierte Workflows
• Kanban-Board

Preis: kostenloses Basisabo

Fazit: Zusammenarbeit einfach gemacht

Mit dem passenden Collaboration Tool kannst du die Zusammenarbeit mit Mitarbeitern, externen Kräften und anderen Unternehmen ganz unkompliziert gestalten. Ganz egal ob Datenaustausch, Kommunikation oder virtuelle Meetings - alle Projektteilnehmer bleiben miteinander verbunden. Jederzeit und überall - ganz flexibel.

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