Rechnungen und Papierkram sind ein zeitfressendes Thema, vor allem, wenn du sie als Selbständige/r selber ausstellen und den Überblick behalten musst. Dabei kann schnell mal was schief gehen.
Du musst dich zum Beispiel selber darum kümmern, was laut Gesetz auf der Rechnung stehen muss, damit du sie regelkonform verwenden kannst. Und dann ändert sich plötzlich etwas, du bekommst es nicht mit und hast dann quasi keine Sicherheit mehr auf deine Forderung - und musst deinen Kunden mit einer erneuten Rechnung belästigen.
Eine Horrorvorstellung, oder? Dieses Szenario oder ähnliche passieren heutzutage noch oft genug, wenn Selbständige ihre Rechnungen per Word oder Excel “händisch” ausstellen. Von dem ganzen Aufwand und dem Überblick, den du behalten musst mal ganz abgesehen.
Das geht nämlich auch ganz anders: Erinnerungen an ausstehende Zahlungen, regelmäßige Updates und professionelle Rechnungen schnell und einfach erstellen kannst du nämlich mit einem Rechnungsprogramm für Selbständige.
Wobei dir das Rechnungsprogramm für Selbständige helfen kann
Wenn du die Rechnungen händisch per Word oder Excel ausstellst, kann es schnell zu Fehlern kommen, die wiederum Aufwand für dich und deinen Arbeitgeber bedeutet. Dazu kommt, dass du den Eindruck der Unprofessionalität erweckst.
Außerdem hast du keine Kontrolle über die Einnahmen, Ausgaben oder ausstehende Zahlungen von dir und an dich. Da ist es schwer, den Überblick zu behalten.
Diese Probleme kannst du mit einem Rechnungsprogramm für Selbständige vermeiden bzw. reduzieren, da die Technik viele der Aufgaben übernimmt, die du sonst vergisst oder einfach nicht mehr auf dem Schirm hast.
Nie wieder ohne Rechnungsprogramm
Ich habe mich schon bevor ich in die Selbständigkeit gestartet bin, über die Möglichkeiten informiert, meine Rechnungen digital zu verwalten. Und ich könnte es mir nicht vorstellen, komplett oldschool auf Word zu setzen. Mit dem Programm geht es einfacher und ich kann meine Kapazitäten für Wichtigeres nutzen.
Was du bei der Anschaffung beachten solltest
Die Rechnungssoftware muss zu deinem Unternehmen passen. Ist das Programm auf größere Unternehmen als deins ausgerichtet, hast du einen großen Mehraufwand und musst dich gerade am Anfang durch viele für dich nutzlose Funktionen arbeiten. Ist die Software für dein Unternehmen zu klein, fehlen dir Features und Möglichkeiten, weshalb du auch keinen Nutzen aus dem Rechnungsprogramm ziehen kannst.
Dasselbe gilt auch für die Geschäftstätigkeit. Achte darauf, dass das Rechnungsprogramm für deine Art von Geschäft geeignet ist.
Gerade wenn du ein großes Unternehmen führst, sollte das Rechnungsprogramm Schnittstellen zu anderen verbundenen Systemen, wie z.B. der Buchhaltung haben. Das erleichtert ebenfalls die Arbeit.
Das Preis-Leistungs-Verhältnis muss stimmen. Dazu gehört auch, dass das Rechnungsprogramm für Selbständige intuitiv zu bedienen, erweiterbar und auf Datenschutz und -sicherung ausgerichtet sein muss. Und natürlich muss das Programm alle gesetzlichen Vorgaben berücksichtigen.
10 Rechnungsprogramme für Selbständige
Von einem Rechnungsprogramm für Selbständige kannst du nur profitieren. Für welches du dich entscheidest hängt natürlich von deinem Unternehmen, der Struktur und deinen persönlichen Anforderungen ab. Damit du schnell herausfindest, welches Programm für dich geeignet ist, habe ich sie dir hier einmal kurz zusammengefasst.
Lexoffice
Ein Leben ohne ständige Probleme mit der Buchhaltung verspricht dir das von Lexware angebotene Rechnungsprogramm Lexoffice. Mit diesem Programm kannst du viel Zeit sparen und mobil per App auf dem Smartphone, Tablet oder Notebook arbeiten.
Die volle Stärke zeigt das Rechnungs-Tool dann, wenn du zugleich Kunde bei Kontist dem Geschäftskonto für Selbstständige bist.
- Automatische Erledigung der Buchhaltung
- Digitales Office: Angebote erstellen, Rechnungen schreiben, Kunden verwalten, Steuererklärung vorbereiten
- Vorteile: Hohe Zeitersparnis und Mobilität durch Arbeit per App auf Smartphone, Tablet und Notebook (Windows/ iOS, Apple)
- Konform mit den Anforderungen des Finanzamts und des DSGVO Datenschutzes
- Integriertes Online-Banking und automatischer Zahlungsabgleich für eine problemlose Buchhaltung
- 5,90€ monatlich bis zu 24,90€ monatlich
- 30 Tage kostenlos testen
TIPP: Toll ist auch die Integration zu clockodo. Du erfasst mit dem Tool deine Arbeitszeit pro Projekt und kannst diese dann ganz entspannt und automatisiert in dein Rechnungsprogramm übernehmen und abrechnen.
sevDesk
SevDesk ist ein Rechnungsprogramm, das dir zugleich bei der Buchhaltung hilft. Auf deinem Dashboard behältst du den vollen Überblick über eingehende Zahlungen und Ausgaben. Belege lassen sich einscannen und du bekommst automatisch Vorschläge für die Kategorisierung und Ablage. Das erleichtert die Arbeit mit dem Papierkram enorm.
- Professionelle Rechnungen schreiben
- Fotografieren der Rechnung mit der passenden App oder Weiterleitung per Mail
- Automatische Einordnung der Rechnung in passende Kategorie
- Belege digitalisieren
- SevGoApp: Alle Funktionen in einer App
- Ab 7,50€ pro Monat
- Kostenlose 14-Tage-Testversion
Fastbill
Fastbill ist speziell auf kleine Unternehmen und Selbstständige ausgerichtet und konzentriert sich deshalb nur auf die für dich wichtigsten Tools.
- Rechnungen, Angebote und Mahnungen erstellen
- Belege erfassen
- Überblick über deine Finanzen inklusive Kunden und ausstehende Rechnungen
- Direkt online an Steuerberater versendbar
- Starter: 10€ monatlich; Pro: 30€ monatlich; Premium: 60€ monatlich
- 14 Tage lang kostenlos testen
SumUp
Das Zahlungstool SumUp hat mit SumUp Rechnungen ein eigenes Rechnungsprogramm inklusive. Dabei lassen sich Rechnungen ohne Limit verschicken. Auch kostet die Software monatlich nichts.
Das Tool wird über eine Transaktionsgebühr der Kartenzahlungen mit dem Kartenterminal am Point-of-Sale oder über den Bezahllink in der E-Mail verrechnet.
- Sehr einfache Rechnungsstellung
- Bezahl-Link für noch schnellere Transaktionen
- 0 € monatliche Kosten
- Abrechnung durch 2,5% Transaktionsgebühr
- Immer rechtskonforme Rechnungen
- Funktioniert am Desktop und Mobil am Smartphone
Billomat
Billomat ist eine Rechnungssoftware, die cloud-basiert funktioniert und dir somit Installation und Updates erspart.
- Rechnungserstellung innerhalb von einer Minute
- Ortsunabhängiger Zugriff auf die Software
- Steuerberater-freundlich dank integriertem Datev-Export
- Digitale Verwaltung von Rechnungen, Belegen, Kontakten, Preisen uvm.
- SOLO (6€ pro Monat), BUSINESS (16€ monatlich), ENTERPRISE (39€ pro Monat) und CUSTOMIZED (Preis auf Anfrage)
- 14 Tage gratis testen
Easybill
Bei Easybill ist der Name Programm, denn der Anbieter verspricht dir, dass du innerhalb von Sekunden eine Rechnung erstellen kannst.
- Rechnungen, Angebote und Lieferscheine schreiben
- Schnittstelle für Steuerberater für eine schnellere Buchhaltung
- Ortsunabhängige Nutzung
- Hohe Sicherheits- und Speicherstandards
- BASIC (15€ monatl.), PLUS (25€ monatl.), BUSINESS (45€ monatl.)
- 30-Tage-Geld-zurück-Garantie
Sage 50cloud
Sage
50cloud ist die “Komplettlösung für Auftragsbearbeitung, Buchhaltung und Warenwirtschaft für kleine Unternehmen mit Wachstumsambitionen.”
- Angebote, Rechnungen und Lieferscheine schreiben
- Zentrales Archiv zur Aufbewahrung von Rechnungen, Angeboten und Lieferscheinen
- Verwaltung von Artikel-, Kunden- und Lieferantenstammdaten
- Integriertes Online-Banking für schnelle Zahlungen
- Von Standard (30€ monatl.) bis Quantum (189€ monatl.)
- 30 Tage kostenlos testen
SalesKing
SalesKing ist ein flexibles Rechnungsprogramm und dadurch nicht nur für größere Unternehmen, sondern auch für Kleinunternehmen, Agenturen und Freelancer geeignet.
- Flexible PDF-Maschine zur Erstellung von Rechnungen, Gutscheinen, Urkunden etc.
- Kontaktverwaltung und CRM-Features
- Automatisiertes Abgleichen eingegangener und ausstehender Zahlungen
- Ab 12€ monatlich pro Nutzer bis zu 36€ monatl. pro Nutzer
- 30-Tage-Testversion verfügbar
Zistemo
Zistemo bezeichnet sich selbst als “das intelligenteste Rechnungsprogramm für Selbständige”. So kannst du zum Beispiel Spesen und Arbeitszeit auch von unterwegs per App erfassen. Generell bietet dir zistemo verschiedene Funktionen, die einfach und intuitiv bedienbar und damit sofort einsatzfähig sind.
- Online Rechnungsstellung
- Schnelle und intuitive Verwaltung der Dokumente
- Beschleunigte Rechnungsfreigabe
- Erfassung von Spesen und Arbeitszeit möglich
- Features zur Steigerung der Business Performance
- Ab 15€ monatlich
- Kostenlos testen
invoiz
Auch mit invoiz holst du dir ein Rechnungsprogramm, das dir als Selbständige/r unter die Arme greift. Es bietet dir unzählige Funktionen. Besonders im Berei Übersicht gibt es viele Statistiken, die dir dabei helfen, den Überblick zu behalten und zum Beispiel deine rentabelsten Kunden oder Artikel finden.
- Rechnungen erstellen
- Kundendaten verwalten
- Mahnungen erstellen, Online-Banking, Steuerberater Export uvm.
- Ab 0€ monatl. bis 17500 € Umsatz
- Ab 19€ monatl. regulär
Debitoor
Debitoor war ein tolles und ganz simples Rechnungsprogramm. Jetzt wurde es vom Anbieter SumUp aufgekauft. Die Einfachheit ist geblieben und kann dort zusätzlich mit einem Bezahllink und Kartenterminal verwendet werden.
Fazit: Das Rechnungsprogramm für Selbständige hat nur Vorteile für dich
Händisch Rechnungen schreiben und alle Dokumente und Belege zu verwalten ist einfach nur anstrengend und du verschwendest Kapazitäten, Energie und Ressourcen, die du intelligenter in dein Business investieren kannst.
Klar, ein Rechnungsprogramm kostet ein paar Euro, aber sein wir doch mal ehrlich, kostet deine eigene Zeit bei der Buchhaltung ansonsten nicht deutlich mehr?
Das sind nochmal kurz zusammengefasst die Vorteile eines Rechnungsprogrammes für Selbständige:
- Weniger Aufwand und mehr Zeit, die du in dein Unternehmen investieren kannst
- Weniger Eingabefehler und Sicherheit über Vorhandensein aller Pflichtangaben für eine ordnungsgemäße Rechnung
- Professionelles Auftreten deines Unternehmens durch personalisierte, geschäftliche Rechnungen
- Archivierung per Software möglich statt in Papierform
- Bessere Übersicht über gestellte und noch offene Rechnungen
- Einfaches Erstellen rechtssicherer Rechnungen
- Standard Prozesse für den Versand für weniger Fehler
- Umfangreiche Statistiken und Erinnerungen für einen optimalen Workflow
Natürlich muss das Programm deinen individuellen Anforderungen entsprechen. Das kannst du durch die kostenlosen Testversionen ganz einfach herausfinden und musst kein kostenpflichtiges Abo abschließen, bevor du dich entschieden hast. Ich empfehle das Tool tatsächlich unter live Bedingungen zu testen. Bei mir waren zum Beispiel zwei Rechnungsprogramme gleichzeitig im Einsatz, um die Prozesse besser vergleichen und gegeneinander abwägen zu können.
Überlegst du dir, dir das Rechnungsprogramm für Selbständige anzulegen? Oder nutzt du es schon? Schreib mir gerne deine Meinung, Erfahrungen und weitere Tools, die hier noch fehlen, in die Kommentare!
Wenn du deine Selbstständigkeit weiter digitalisieren möchtest, dann solltest du dir unbedingt den Artikel über Geschäftskonten für Selbstständige durchsehen. Das geht auch sehr digital mittlerweile.
danke für die Info. Das ist ja schade. Sag gern mal Bescheid, wenn du für dich eine gute neue Lösung gefunden hast.
Beste Grüße
Jan
wie kommt denn der genannte Preis für Invoiz zustande?
Laut Website kostet Stufe 1 0,- EUR und den Standardtarif 19,- EUR im Monat.
Für 4,99 EUR nehme ich das sofort!
Beste Grüße
danke für den Hinweis. Das war wohl ein alter Preis. Das neue Modell geht bei 0 € los und ist abhängig vom Unternehmensumsatz. Regulär ist dann der Preis von 19 €. Hab das eben mal ausgebessert.
Grüße
Jan
ich bin dieses Jahr von Fastbill zu Lexoffice gewechselt. Das gefällt mir aktuell auch sehr gut. Da ich mein Bankkonto auch bei Kontist habe, ist das mit der Integration ganz gut gelöst.
Das habe ich in diesem Beitrag auch nochmal klar zusammengefasst und ausgeführt: https://www.digital-affin.de/blog/finanzen-selbststaendigkeit/
Hoffe die Erfahrungen helfen dir weiter! :-)
Schöne Grüße und bis bald
Jan
vielen Dank für deinen Input. Das Tool kannte ich tatsächlich noch gar nicht.
LG
Jan
gerne! Freut mich, dass dir der Artikel weitergeholfen hat.
Viele Grüße,
Jan
danke für deinen Kommentar. Ja mit Word ist die komplette Verwaltung viel aufwendiger. Es kommt halt nicht nur darauf an, was alles auf einer Rechnung drauf steht, sondern wie die Verwaltung und Übersichtlichkeit drum herum gegeben ist.
Liebe Grüße,
Jan
Was denkst du?