Rechnungen und Papierkram sind ein zeitfressendes Thema, vor allem, wenn du sie als Selbständige/r selber ausstellen und den Überblick behalten musst. Dabei kann schnell mal was schief gehen.
Du musst dich zum Beispiel selber darum kümmern, was laut Gesetz auf der Rechnung stehen muss, damit du sie regelkonform verwenden kannst. Und plötzlich ändert sich was, du bekommst es nicht mit und hast dann quasi keine Sicherheit auf deine Forderung - und musst deinen Kunden mit einer erneuten Rechnung belästigen.
Eine Horrorvorstellung, oder? Dieses Szenario oder ähnliche passieren heutzutage noch oft genug, wenn Selbständige ihre Rechnungen per Word oder Excel “händisch” ausstellen. Von dem ganzen Aufwand und dem Überblick, den du behalten musst mal abgesehen.
Das geht nämlich auch ganz anders: Erinnerungen an ausstehende Zahlungen, regelmäßige Updates und professionelle Rechnungen schnell und einfach erstellen kannst du nämlich mit einem Rechnungsprogramm für Selbständige.
Wenn du die Rechnungen händisch per Word oder Excel ausstellst, kann es schnell zu Fehlern kommen, die wiederum Aufwand für dich und deinen Arbeitgeber bedeutet. Dazu kommt, dass du den Eindruck der Unprofessionalität erweckst.
Außerdem hast du keine Kontrolle über die Einnahmen, Ausgaben oder ausstehende Zahlungen von dir und an dich. Da ist es schwer, den Überblick zu behalten.
Diese Probleme entstehen mit einem Rechnungsprogramm für Selbständige nicht bzw. weniger, da die Technik viele der Aufgaben übernimmt, die du sonst vergisst oder einfach nicht auf dem Schirm hast.
Ich habe mich schon bevor ich in die Selbständigkeit gestartet bin, über die Möglichkeiten, meine Rechnung zu verwalten informiert. Und ich könnte es mir nicht vorstellen, komplett oldschool auf Word zu setzen. Mit dem Programm geht es einfacher und ich kann meine Kapazitäten für Wichtigeres nutzen.
Die Rechnungssoftware muss zu deinem Unternehmen passen. Ist das Programm auf größere Unternehmen als deins ausgerichtet, hast du einen großen Mehraufwand und musst dich gerade am Anfang durch viele für dich nutzlose Funktionen arbeiten. Ist die Software für dein Unternehmen zu klein, fehlen dir Features und Möglichkeiten, weshalb du auch keinen Nutzen aus dem Rechnungsprogramm ziehen kannst.
Dasselbe gilt auch für die Geschäftstätigkeit. Achte darauf, dass das Rechnungsprogramm für deine Art von Geschäft geeignet ist.
Gerade wenn du ein großes Unternehmen führst, sollte das Rechnungsprogramm Schnittstellen zu anderen verbundenen Systemen, wie z.B. der Buchhaltung haben. Das erleichtert ebenfalls die Arbeit.
Das Preis-Leistungs-Verhältnis muss stimmen. Dazu gehört auch, dass das Rechnungsprogramm für Selbständige intuitiv zu bedienen, erweiterbar und auf Datenschutz und -sicherung ausgerichtet sein muss. Und natürlich muss das Programm alle gesetzlichen Vorgaben berücksichtigen.
Von einem Rechnungsprogramm für Selbständige kannst du nur profitieren. Für welches du dich entscheidest hängt natürlich von deinem Unternehmen, der Struktur und deinen persönlichen Anforderungen ab. Damit du schnell herausfindest, welches Programm für dich geeignet ist, habe ich sie dir hier einmal kurz zusammengefasst.
Ein Leben ohne ständige Probleme mit der Buchhaltung verspricht dir das von Lexware angebotene Rechnungsprogramm Lexoffice. Mit dem Programm kannst du viel Zeit sparen, mobil per App auf dem Smartphone, Tablet oder Notebook arbeiten.
Die volle Stärke zeigt das Rechnungs-Tool dann, wenn du zugleich Kunde bei Kontist dem Geschäftskonto für Selbstständige bist.
TIPP: Toll ist auch die Integration zu clockodo. Du erfasst mit dem Tool deine Arbeitszeit pro Projekt und kannst diese dann ganz entspannt und automatisiert in dein Rechnungsprogramm übernehmen und abrechnen.
Fastbill richtet sich speziell an kleine Unternehmen und Selbständige und konzentriert sich deshalb nur auf die für dich wichtigsten Tools.
Debitoor ist ebenfalls auf Freelancer, Gründer und Kleinunternehmer ausgerichtet. Du kannst mit dem Programm professionelle Rechnungen ausstellen, deine Buchhaltung erledigen und den Überblick über die finanzielle Situation behalten.
Billomat ist eine Rechnungssoftware, die cloud-basiert funktioniert und dir somit Installation und Updates erspart.
Bei Easybill ist der Name Programm, denn der Anbieter verspricht dir, dass du innerhalb von Sekunden eine Rechnung erstellen kannst.
Sage 50cloud ist die “Komplettlösung für Auftragsbearbeitung, Buchhaltung und Warenwirtschaft für kleine Unternehmen mit Wachstumsambitionen.”
SalesKing ist ein flexibles Rechnungsprogramm und dadurch nicht nur für größere Unternehmen, sondern auch für Kleinunternehmen, Agenturen und Freelancer geeignet.
SevDesk ist ein Rechnungsprogramm, das dir zugleich bei der Buchhaltung hilft. Auf deinem Dashboard behältst du den vollen Überblick über eingehende Zahlungen und Ausgaben. Belege lassen sich einscannen und du bekommst automatisch Vorschläge für die Kategorisierung und Ablage. Das erleichtert die Arbeit mit dem Papierkram enorm.
Zistemo bezeichnet sich selbst als “das intelligenteste Rechnungsprogramm für Selbständige”. So kannst du zum Beispiel Spesen und Arbeitszeit auch von unterwegs per App erfassen. Generell bietet dir zistemo verschiedene Funktionen, die einfach und intuitiv bedienbar und damit sofort einsatzfähig sind.
Auch mit invoiz holst du dir ein Rechnungsprogramm, das dir als Selbständige/r unter die Arme greift. Es bietet dir unzählige Funktionen. Besonders im Berei Übersicht gibt es viele Statistiken, die dir dabei helfen, den Überblick zu behalten und zum Beispiel deine rentabelsten Kunden oder Artikel finden.
Händisch Rechnungen schreiben und alle Dokumente und Belege zu verwalten ist einfach nur anstrengend und du verschwendest Kapazitäten, Energie und Ressourcen, die du intelligenter in dein Business investieren kannst.
Klar, ein Rechnungsprogramm kostet ein paar Euro, aber sein wir doch mal ehrlich, kostet deine eigene Zeit bei der Buchhaltung ansonsten nicht deutlich mehr?
Das sind nochmal kurz zusammengefasst die Vorteile eines Rechnungsprogrammes für Selbständige:
Natürlich muss das Programm deinen individuellen Anforderungen entsprechen. Das kannst du durch die kostenlosen Testversionen ganz leicht herausfinden und musst kein kostenpflichtiges Abo abschließen, bevor du dich entschieden hast. Ich empfehle das Tool tatsächlich unter live Bedingungen zu testen. Bei mir waren zum Beispiel zwei Rechnungsprogramme gleichzeitig im Einsatz, um die Prozesse gegeneinander abzuwägen.
Überlegst du dir, dir das Rechnungsprogramm für Selbständige anzulegen? Oder nutzt du es schon? Schreib mir gerne deine Meinung, Erfahrungen und weitere Tools, die hier noch fehlen, in die Kommentare!
Wenn du deine Selbstständigkeit weiter digitalisieren möchtest, dann solltest du dir unbedingt den Artikel über Geschäftskonten für Selbstständige durchsehen. Das geht auch sehr digital mittlerweile.
Hi, hier blogge ich mit meinem Team. Mein Name ist Jan, Digital Native und fasziniert von Apps und Tools der Digitalisierung.
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ich bin dieses Jahr von Fastbill zu Lexoffice gewechselt. Das gefällt mir aktuell auch sehr gut. Da ich mein Bankkonto auch bei Kontist habe, ist das mit der Integration ganz gut gelöst.
Das habe ich in diesem Beitrag auch nochmal klar zusammengefasst und ausgeführt: https://www.digital-affin.de/blog/finanzen-selbststaendigkeit/
Hoffe die Erfahrungen helfen dir weiter! :-)
Schöne Grüße und bis bald
Jan
vielen Dank für deinen Input. Das Tool kannte ich tatsächlich noch gar nicht.
LG
Jan
gerne! Freut mich, dass dir der Artikel weitergeholfen hat.
Viele Grüße,
Jan
danke für deinen Kommentar. Ja mit Word ist die komplette Verwaltung viel aufwendiger. Es kommt halt nicht nur darauf an, was alles auf einer Rechnung drauf steht, sondern wie die Verwaltung und Übersichtlichkeit drum herum gegeben ist.
Liebe Grüße,
Jan
Was denkst du?