7 Beispiele für erfolgreiche interne Kommunikation

Jan Siebert
von Jan Siebert
09. Januar 2024
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Redaktioneller Hinweis: Hier findest du das Autorenprofil von Jan Siebert. Als Autor hat sich Jan Siebert umfassend mit dem Thema auseinandergesetzt und teilt hier Erfahrungen und seine/ihre persönliche Expertenmeinung.
7 Beispiele für erfolgreiche interne Kommunikation

Eine erfolgreiche interne Kommunikation ist vor allem in Zeiten von Remote Work entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens.

Das Problem: Interne Kommunikation ist Unternehmenssache, vielen Führungskräften fehlen Fallbeispiele, an denen sie sich orientieren können. Wir haben 7 Beispiele für interne Unternehmenskommunikation gesammelt.

Warum ist interne Kommunikation so wichtig?

In unserer vernetzten Arbeitswelt ist interne Kommunikation so wichtig wie nie zuvor. Arbeitsplätze sind über die ganze Welt verstreut, Unternehmen tun sich schwer, ihre Mitarbeiter in allen Belangen abzuholen und ans Unternehmen zu binden.

Dabei ist eine erfolgreiche interne Kommunikation wichtig für viele Bereiche:

  1. Unternehmen müssen dem demografischen Wandel begegnen und neue Mitarbeiter finden
  2. Die Unternehmenskultur ist entscheidend für den Erfolg - und für die Bindung der Mitarbeiter an ein Unternehmen
  3. Veränderungsprozesse müssen offen kommuniziert werden, um Mitarbeiter nicht vor den Kopf zu stoßen
  4. Informelle Kommunikation hat Vor- und Nachteile. Unternehmen müssen darauf achten, dass die Nachteile nicht Überhand nehmen.
  5. Mitarbeiter, die remote arbeiten, fühlen sich schneller abgehängt, wenn die interne Kommunikation nicht gut funktioniert.
  6. Interne und externe Kommunikation zusammen sind entscheidend für die gesamte Unternehmenskommunikation.
  7. Die Arbeitswelt wird immer komplexer. Nur mit einer funktionierenden internen Kommunikation können Unternehmen dem begegnen.
  8. Krisen können nur dann überwunden werden, wenn Unternehmen die Maßnahmen, Probleme und Lösungen klar und offen kommunizieren.

Jetzt weißt du, warum interne Kommunikation so wichtig ist - Zeit, dir die verschiedenen Situationen und Beispiele vorzustellen.

Beispiele interne Kommunikation Wichtigkeit

Krisenkommunikation

Spätestens die Pandemie hat uns gezeigt, wie wichtig die interne Kommunikation in Krisenzeiten ist.

Änderungen, Updates und Regelungen mussten alle Mitarbeiter schnell und unkompliziert erreichen - nur so war sichergestellt, dass Unternehmen auch weiterhin existieren konnten.

Auch die Unterstützung der Mitarbeiter bei Fragen, Sorgen oder Ängsten ist in Krisenzeiten unverzichtbar.

Mitunter müssen deine Mitarbeiter Aufgaben übernehmen, die sie bisher noch nicht kannten.

So kannst du die Krisenkommunikation verbessern

  1. Stell einen Kommunikationsplan auf: Hau nicht einfach drauflos, wenn die Krise zuschlägt. Setz dich vorher hin und überleg dir einen Plan. Wer sind die Hauptansprechpartner? Welche Kanäle nutzt ihr? Je besser du vorbereitet bist, desto schneller könnt ihr reagieren.
  2. Nutze verschiedene Kommunikationskanäle: Nicht jeder Mitarbeiter konsumiert Informationen auf die gleiche Weise. Also nutze unterschiedliche Kanäle wie E-Mails, Intranet, Social Media oder sogar kurze Meetings, um sicherzustellen, dass deine Botschaft ankommt.
  3. Sei transparent: Transparenz ist das A und O in der Krisenkommunikation. Verheimliche nichts, rede offen über die Situation und erkläre, was unternommen wird, um das Problem zu lösen. Mitarbeiter schätzen Ehrlichkeit.
  4. Schulungen für Mitarbeiter: Bereite deine Mitarbeiter darauf vor, wie sie in Krisensituationen kommunizieren sollen. Gib ihnen das Werkzeug in die Hand, um effektiv zu agieren, sei es im Kundenservice oder im Umgang mit Medien.
  5. Nutze moderne Technologien: Moderne Kommunikationstools können den Informationsfluss erheblich verbessern. Denk an interaktive Plattformen, Chatbots oder Messenger-Apps. Hauptsache, du bist da, wo deine Mitarbeiter sind.
  6. Übe den Ernstfall: So wie bei einem Feueralarm sollte die Krisenkommunikation regelmäßig geübt werden. Das hilft nicht nur, Abläufe zu optimieren, sondern auch, dass jeder im Team weiß, was zu tun ist, wenn's brennt.
  7. Zeige Empathie: In Krisenzeiten ist Fingerspitzengefühl gefragt. Zeig Verständnis für die Sorgen und Ängste deiner Mitarbeiter. Eine empathische Kommunikation stärkt das Vertrauen und fördert den Zusammenhalt im Team.
  8. Feedback einholen: Vergiss nicht, Feedback von deinen Mitarbeitern einzuholen. Was hat funktioniert, was nicht? Was könnte man besser machen? Das gibt nicht nur Aufschluss darüber, wie gut deine Krisenkommunikation ist, sondern zeigt auch, dass du die Meinung deiner Mitarbeiter schätzt.

Führungskommunikation

Führungskommunikation umfasst alle Bereiche rund um Strategie-Updates, Fortschritte, Neuigkeiten oder standort- und abteilungsabhängige Kommunikation.

Der entscheidende Faktor ist hier nicht das "Was?" sondern vielmehr das "Wie?": Kommunizieren Führungskräfte authentisch, offen und persönlich, sorgt das bei den Mitarbeitern für neue Motivation und Vertrauen.

So kannst du deine Führungskommunikation verbessern

  1. Klare Botschaften: Vermeide Wirrwarr und sag, was Sache ist. Klare und prägnante Botschaften machen es deinen Mitarbeitern leichter, dich zu verstehen. Also kein Bullshit-Bingo, sondern straight to the point!
  2. Offene Ohren für Feedback: Kommunikation ist keine Einbahnstraße. Hör zu, was deine Leute zu sagen haben. Ehrliches Feedback ist Gold wert – es hilft dir nicht nur, dich zu verbessern, sondern zeigt auch, dass du deine Truppe schätzt.
  3. Setz auf Teamgespräche: Verschwende nicht deine gesamte Zeit hinter verschlossenen Bürotüren. Teamgespräche sind der Kitt, der ein Team zusammenhält. Hier können Ideen ausgetauscht und Probleme besprochen werden – inklusive deiner Meinung.
  4. Sei erreichbar: Keiner mag den unsichtbaren Chef. Sei für deine Leute da, sei es persönlich, per E-Mail oder auf digitalen Plattformen. Je leichter sie dich erreichen können, desto besser.
  5. Nutze positive Verstärkung: Lob ist kein Luxus, sondern ein effektives Führungsinstrument. Wenn jemand einen guten Job macht, sag es ihm. Positive Verstärkung motiviert und stärkt das Selbstbewusstsein.
  6. Vermeide Fachchinesisch: Nicht jeder spricht Business-Deutsch. Vermeide also Fachbegriffe und Jargon, wenn es nicht sein muss. Klare Sprache bringt deine Botschaft auf den Punkt.
  7. Teile die Vision: Lass deine Leute wissen, wohin die Reise geht. Teile deine Vision und zeig, wie jeder dazu beitragen kann. Das schafft nicht nur Klarheit, sondern macht dein Team zu echten Mitstreitern.
  8. Humorvolle Kommunikation: Ein Lächeln wirkt oft Wunder. Ein bisschen Humor lockert die Stimmung auf, selbst in stressigen Situationen. Aber natürlich, bitte mit Bedacht – wir wollen ja keine Stand-up-Comedy-Show im Büro.
  9. Individuelle Ansprache: Menschen sind unterschiedlich. Berücksichtige die Individualität deiner Mitarbeiter. Einige mögen es direkt, andere bevorzugen vielleicht eine sanftere Herangehensweise.
  10. Weiterbildung nicht vergessen: Auch du kannst noch was lernen. Investiere Zeit in deine eigene Weiterbildung, sei es durch Bücher, Seminare oder den Austausch mit anderen Führungskräften.
Beispiele interne Kommunikation Bereiche

Wissensmanagement

In der schnelllebigen Arbeitswelt ist die Weitergabe von Wissen deutlich schwieriger als noch vor einigen Jahren.

Mitarbeiter wechseln schneller den Arbeitsplatz, arbeiten remote und haben so wenig direkten Kontakt zu neuen Kollegen.

Das macht den Wissensaustausch von erfahrenen zu neuen Kollegen deutlich komplizierter.

Dazu kommt: Ständige technische Neuerungen sorgen dafür, dass sogar alteingesessene Mitarbeiter häufig neue Informationen brauchen.

Die optimale Lösung dafür sind Wissensdatenbanken, auf die alle Mitarbeiter zugreifen können.

So ist jeder Angestellte jederzeit auf dem neuesten Wissensstand. Eine weitere Lösung: Eine Employee Experience Plattform oder ein Social Intranet.

So kannst du dein Wissensmanagement verbessern

  1. Schaff klare Strukturen: Ordnung ist das A und O. Leg klare Strukturen fest, wo euer Wissen gespeichert wird. Ob Wiki, Cloud oder altehrwürdiger Aktenschrank – Hauptsache, jeder weiß, wo er nach Infos suchen kann.
  2. Digital, baby, digital: Bye-bye Papierchaos! Setze auf digitale Lösungen, um Wissen zu speichern und zu teilen. Das spart Platz, Zeit und Nerven. Clouds, Datenbanken und Wissensplattformen sind deine besten Freunde.
  3. Wissensaustausch fördern: Knowledge Sharing ist der Schlüssel. Ermutige deine Leute, ihr Wissen zu teilen. Ob in Meetings, virtuellen Plattformen oder im Flur – Austausch ist King!
  4. Dokumentiere Prozesse: Schreib auf, wie die Dinge laufen. Prozessdokumentation klingt langweilig, ist aber Gold wert. Wenn jemand ausfällt oder sich was ändert, weiß jeder, wo der Hase langläuft.
  5. Technologie nutzen: Künstliche Intelligenz und Automatisierung sind nicht nur Buzzwords. Nutze smarte Tools, um Informationen schneller zu finden und repetitive Aufgaben zu erleichtern.
  6. Lernkultur etablieren: Keine Angst vor Fehlern! Schaff eine Kultur, in der Lernen und Verbessern an der Tagesordnung stehen. Fehler sind schließlich nur Lernschritte in die richtige Richtung.
  7. Mentorship fördern: Erfahrene Mitarbeiter haben Schätze an Wissen. Initiiere ein Mentorship-Programm, bei dem erfahrene Hasen ihr Know-how an die jungen Wilden weitergeben.
  8. Zugänglichkeit gewährleisten: Bring das Wissen zu den Leuten. Mach es einfach zugänglich, damit auch die Busy-Bee im Meeting schnell mal nachschlagen kann.
  9. Regelmäßige Reviews: Schau regelmäßig über dein Wissensmanagement-System. Was funktioniert, was nicht? Passt es noch zu den aktuellen Bedürfnissen eurer Truppe?
  10. Belohnungssystem einführen: Lob, Anerkennung, vielleicht sogar ein kleines Extra für besonders engagierte Wissenssharer. Ein Belohnungssystem kann Wunder wirken.

Change-Kommunikation

Veränderungen in der Arbeitswelt stehen heute an der Tagesordnung. Fusionen, Übernahmen. Strategien - Dinge, die das Unternehmen tatsächlich verändern könnten, sorgen auch immer für Verunsicherung.

Für eine effektive interne Kommunikation im Bereich Change-Management solltest du alle wichtigen Informationen und Antworten für deine Mitarbeiter schon bereitstellen, bevor sie überhaupt aufkommen.

⚠️​​ Auch wichtig: Das richtige Framing. Jede Abteilung denkt anders über bestimmte Veränderungen nach. Formuliere deine Botschaften dementsprechend und überlege dir, was dein Team in dieser Situation auch wirklich motiviert.

So kannst du deine Change-Kommunikation verbessern

  1. Kommunikationsstrategie schmieden: Veränderung kommt nicht über Nacht. Plane deine Kommunikation im Voraus. Überleg dir, welche Informationen wann, wie und an wen gehen sollen.
  2. Storytelling for den Win: Vergiss trockene Fakten, erzähl 'ne Story! Verpack deine Botschaften in Geschichten, die Emotionen wecken. Menschen erinnern sich an Geschichten viel besser als an Bullet Points.
  3. Offen über Unsicherheiten sprechen: Veränderung bedeutet Unsicherheit. Sei kein Geheimniskrämer, sondern sprich offen über die Unsicherheiten. Mitarbeiter schätzen Ehrlichkeit und wissen, woran sie sind.
  4. Dialog statt Monolog: Kommunikation ist kein Monolog, sondern ein Dialog. Hol die Meinungen und Bedenken deiner Leute ein. Das schafft Vertrauen und macht den Change-Prozess menschlicher.
  5. Klare Vision vermitteln: Mach deutlich, wohin die Reise geht. Eine klare Vision gibt Orientierung und Motivation. Sorg dafür, dass jeder im Team das große Bild vor Augen hat.
  6. Kommunikation auf Augenhöhe: Vergiss den hohen Turm! Kommuniziere auf Augenhöhe mit deinen Mitarbeitern. Einfache Sprache und klare Aussagen machen den Change verständlich.
  7. Vielfältige Kommunikationskanäle nutzen: E-Mails allein reichen nicht. Nutze verschiedene Kanäle – von Meetings über interne Blogs bis hin zu Social Media. Je bunter, desto besser.
  8. Change-Agenten ins Boot holen: Identifiziere und involviere Mitarbeiter, die als Change-Agenten agieren können. Sie sind deine Verbündeten im Team und können den Change authentisch vertreten.
  9. Häufige Updates: Keiner mag im Dunkeln tappen. Gebe regelmäßig Updates, auch wenn es keine großen Neuigkeiten gibt. Das hält die Spannung und das Interesse am Laufen.
  10. Feedback willkommen heißen: Veränderung lebt von Feedback. Ermuntere deine Leute dazu, ihre Gedanken und Ideen mitzuteilen. Wer weiß, vielleicht gibt es den einen goldenen Vorschlag, der den Change noch smoother macht.

Onboarding

Neue Mitarbeitende zu finden und auch zu halten, ist in Zeiten des Fachkräftemangels eine echte Herausforderung geworden. Umso wichtiger ist es, die Einarbeitung neuer Kollegen so unkompliziert und attraktiv wie möglich zu gestalten.

Das jeweilige Preboarding und Onboarding unterscheidet sich von Mitarbeiter zu Mitarbeiter - ein Newbie in der Branche braucht mitunter mehr Unterstützung als ein Kollege mit langjähriger Erfahrung.

In jedem Fall musst du deinen neuen Mitarbeiter über alle Abläufe und Prozesse im Unternehmen informieren. Stelle deinem Angestellten alle Informationen zur Verfügung, die er für einen erfolgreichen Start braucht.

Die einfachste Lösung dafür: Spezielle Preboarding Softwares und Onboarding-Plattformen.

So kannst du dein Onboarding verbessern

  1. Herzlicher Empfang: Lass den roten Teppich ausrollen! Ein herzlicher Empfang am ersten Tag schafft eine positive Atmosphäre. Ein freundliches Lächeln und ein nettes "Willkommen im Team!" kosten nichts, bringen aber viel.
  2. Klare Struktur im Onboarding-Plan: Verwirrung ade! Erstell einen klaren Onboarding-Plan. Welche Schritte müssen durchlaufen werden? Wer sind die Ansprechpartner? Je strukturierter, desto reibungsloser der Start.
  3. Buddy-System einführen: Niemand mag sich allein fühlen. Schaff ein Buddy-System, bei dem erfahrene Kollegen den Neulingen unter die Arme greifen. Das erleichtert nicht nur den Einstieg, sondern fördert auch Team-Spirit.
  4. Hands-On-Training: Weg mit den langweiligen PowerPoint-Präsentationen! Praktisches Training bringt viel mehr. Lass die Neuen selbst aktiv werden, sei es im Umgang mit Tools oder im Kennenlernen der Prozesse.
  5. Willkommenspaket schnüren: Ein kleines Willkommenspaket mit Goodies wie Kaffeebecher, Stiften oder sogar Unternehmensmerchandise zaubert ein Lächeln auf jedes Gesicht. Kleine Aufmerksamkeiten gehen immer.
  6. Kulturelle Integration betonen: Die Unternehmenskultur ist wie die geheime Soße auf dem Burger. Betone sie im Onboarding. Zeige nicht nur, was die Firma macht, sondern auch, wie sie tickt. Das macht das "Wir-Gefühl" stark.
  7. Feedback von neuen Mitarbeitern einholen: Frag die neuen Kollegen nach ihrem Onboarding-Erlebnis. Ihr Feedback ist Gold wert und hilft, Schwachstellen zu identifizieren und Prozesse zu optimieren.
  8. Virtuelle Onboarding-Optionen bieten: In der heutigen Zeit muss Onboarding nicht immer vor Ort stattfinden. Biete auch virtuelle Optionen an, damit Remote-Mitarbeiter genauso gut integriert werden können.
  9. Individuelle Einarbeitungspläne: Einheitsbrei war gestern. Erstelle individuelle Einarbeitungspläne basierend auf den Fähigkeiten und Bedürfnissen des neuen Teammitglieds. Das zeigt Wertschätzung und steigert die Effektivität.
  10. Kontinuierliche Kommunikation: Das Onboarding hört nicht nach der ersten Woche auf. Halte die Kommunikation aufrecht und checke regelmäßig ein, wie es den neuen Kollegen geht. Das schafft Vertrauen und zeigt, dass du an ihrer Seite bist.

Peer-to-Peer-Kommunikation

Der persönliche Austausch zwischen Mitarbeitern ist vor allem in Zeiten von Remote Work ein unersetzbares Gut geworden.

Nicht jede Aufgabe lässt sich durch Wissensdatenbanken lösen, manchmal braucht es persönliche Unterstützung. Hier kannst du auf elektronische Systeme, eine Mitarbeiter-App oder andere Plattformen setzen, die deine Mitarbeiter miteinander verbinden.

So kannst du deine Peer-to-Peer-Kommunikation verbessern

  1. Lockerheit statt Steifheit: Das Ende der förmliche Kommunikation! Peer-to-Peer bedeutet auf Augenhöhe. Sei locker, sei du selbst. Ein bisschen Humor schadet nie – es ist schließlich Teamwork, keine Steuerprüfung.
  2. Aktiver Zuhörer sein: Hör nicht nur zu, um zu antworten. Hör zu, um zu verstehen. Zeig deinen Peers, dass du sie ernst nimmst und ihre Meinung schätzt. Aktive Zuhörer sind die Helden der Kommunikation.
  3. Klare Kommunikation fördern: Vermeide Buzzwords und Fachjargon. Klare Kommunikation ist das A und O. Wenn du etwas sagst, soll es auch verstanden werden. Keep it simple!
  4. Konstruktives Feedback geben: Feedback ist wie Dünger für die Kommunikation. Gib konstruktives Feedback, um deine Peers zu unterstützen und zu stärken. Sei dabei aber auch sensitiv – niemand mag den rauen Ton.
  5. Konflikte direkt ansprechen: Keiner mag Groll unter der Oberfläche. Sprich Konflikte direkt an, anstatt sie zu ignorieren. Offene Kommunikation hilft dabei, Missverständnisse aus dem Weg zu räumen.
  6. Informelle Treffen fördern: Kaffeepausen sind nicht nur für Kaffee da. Informelle Treffen fördern den ungezwungenen Austausch. Redet nicht nur über Arbeit, sondern auch über eure Interessen – Team-Building deluxe!
  7. Gemeinsame Projekte initiieren: Gemeinsame Projekte schweißen zusammen. Initiiere etwas, das die Zusammenarbeit fördert. Je mehr ihr zusammen schafft, desto besser wird eure Kommunikation.
  8. Digitale Tools effektiv nutzen: Nutze digitale Tools, um die Kommunikation zu erleichtern. Ob Chat, Video-Meetings oder gemeinsame Dokumente – moderne Technologien können Wunder wirken.
  9. Gruppenchats sinnvoll einsetzen: Gruppenchats sind wie der Stammtisch der digitalen Welt. Nutze sie sinnvoll für kurze Absprachen, Informationsaustausch und spontane Ideen.
  10. Team-Erfolge feiern: Erfolge sind zum Teilen da. Feiert gemeinsam, wenn etwas gelungen ist. Das stärkt das Wir-Gefühl und motiviert für kommende Herausforderungen.

Personalbindung

Passendes Personal zu finden und auch zu halten ist eine der großen Herausforderungen der Arbeitswelt. Gehalt, Wertschätzung und Arbeitsbedingungen sind einige wichtige Faktoren, die die Personalbindung beeinflussen.

Achte darauf, deiner Belegschaft regelmäßig deine Wertschätzung zu zeigen. Dafür kannst du spezielle Kommunikationskanäle nutzen oder Plattformen einrichten.

So kannst du deine Personalbindung verbessern

  1. Mitarbeiter als Individuen sehen: Schluss mit One-Size-Fits-All! Sieh deine Mitarbeiter als Individuen mit eigenen Bedürfnissen und Zielen. Individualisierte Ansätze zeigen, dass du sie wertschätzt.
  2. Entwicklungsmöglichkeiten bieten: Niemand bleibt gerne auf der Stelle stehen. Biete Entwicklungsmöglichkeiten an – sei es durch Weiterbildungen, Mentoring oder Karrierepfade. Zeig, dass du in ihre Zukunft investierst.
  3. Flexible Arbeitsmodelle ermöglichen: Die Zeiten ändern sich, und damit auch die Arbeitsmodelle. Ermögliche flexible Arbeitszeiten, Remote-Arbeit oder Teilzeitmöglichkeiten. Ein bisschen Flexibilität zeigt, dass du ihre Work-Life-Balance im Blick hast.
  4. Wertschätzung zeigen: Kleine Gesten, große Wirkung. Zeig regelmäßig Wertschätzung, sei es durch Lob, Anerkennung oder einfach mal ein "Danke". Es sind die kleinen Dinge, die den Unterschied machen.
  5. Mitarbeiterbeteiligung fördern: Gib deinen Mitarbeitern eine Stimme. Beteilige sie an Entscheidungen und Projekten. Das schafft nicht nur Engagement, sondern zeigt auch, dass du ihre Meinung schätzt.
  6. Teamevents organisieren: Teamevents sind wie Vitamin B für die Zusammenarbeit. Organisiere regelmäßige Aktivitäten, sei es ein gemeinsames Mittagessen, Teambuilding-Events oder sogar virtuelle Spieleabende.
  7. Gesundheitsförderung nicht vergessen: Gesunde Mitarbeiter sind glückliche Mitarbeiter. Biete Gesundheitsprogramme an, sei es durch Sportaktivitäten, Gesundheitstage oder ergonomische Arbeitsplätze.
  8. Transparente Kommunikation: Vermeide Geheimniskrämerei. Kommuniziere transparent über Unternehmensziele, Entwicklungen und Herausforderungen. Mitarbeiter schätzen es, auf dem Laufenden zu sein.
  9. Work-Life-Balance respektieren: Achte darauf, dass die Work-Life-Balance gewahrt bleibt. Überstunden sollten die Ausnahme sein, nicht die Regel. Ein ausgeruhtes Team ist ein produktives Team.
  10. Personalisierte Benefits anbieten: Standard-Benefits sind von gestern. Biete personalisierte Benefits an, sei es durch flexible Arbeitszeiten, Kinderbetreuung oder individuelle Vergünstigungen. Jeder hat andere Bedürfnisse.

Fazit: Interne Kommunikation verbessern mit Digital Affin

Eine gute interne Kommunikation im Unternehmen ist entscheidend, wenn es um den Erfolg deiner Firma geht. Nur, wer seine Prozesse ständig weiterentwickelt, hinterfragt und Änderungen der Arbeitswelt verfolgt, kann langfristig erfolgreich sein.

Bei digitalaffin findest du nicht nur Tipp, wie du deine interne Kommunikation verbessern kannst - du bekommst auch gleich die richtigen Tools an die Hand.

Was unternimmst du, um die interne Kommunikation in deinem Unternehmen zu stärken?

Du möchtest mehr Inspiration im Bereich Digitalisierung für Selbstständige und Geschäftsführer? Dann schau gerne in die passende Kategorie auf Digital Affin!

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