Mieterselbstauskunft digitalisieren: So geht's!

Wohnraum ist knapp, der Ansturm auf begehrte Mietobjekte groß.

Gang und gäbe im Bewerbungsprozess: Das Ausfüllen der Mieterselbstauskunft.

Ausdrucken, ausfüllen, abgeben: Die Zettelwirtschaft können sich Mieter und Vermieter mittlerweile sparen - denn die Selbstauskunft gibt es schon längst auch digital.

Ich erkläre alles, was du über die digitale Mieterselbstauskunft wissen musst.

Was ist eine Mieterselbstauskunft und warum ist sie wichtig?

Die Selbstauskunft informiert den Vermieter über die private, familiäre und wirtschaftliche Situation des Interessenten.

Klassischerweise wird sie dem Vermieter nach einer ersten Besichtigung übergeben - bisher meistens noch in Papierform.

Verpflichtend ist die Mieterselbstauskunft für Mieter nicht. Die Praxis zeigt aber, dass Vermieter aufgrund der vielen Interessenten überhaupt nur diejenigen in Betracht ziehen, die eine Selbstauskunft abgegeben haben.

Welche Fragen darf der Vermieter in einer Mieterselbstauskunft stellen?

Der Vermieter darf nur Fragen stellen, die das potentielle Mietverhältnis betreffen. Laut DSGVO heißt das: Es dürfen nur Daten abgerufen werden, die "dem Zweck angemessen" und auf "das notwendige Maß" beschränkt sind.

Auch wichtig: Je nach Zeitpunkt sind unterschiedliche Fragen erlaubt. Bei der Wohnungsbesichtigung, bei der Entscheidung des Mieters und bei Vertragsabschluss.

Erlaubte Fragen

Vor der Besichtigung

• Name, Vorname
• Anschrift
• Telefonnummer
• Adresse
• Bei Wohnungen, die durch den sozialen Wohnungsbau gefördert werden: Wohnungsberechtigungsschein

Der Vermieter darf die Angaben anhand des Personalausweises überprüfen, aber keine Kopie dessen erstellen.

Nach der Besichtigung / bei Interesse des Mieters

• Anzahl und Alter der Personen, die in die Wohnung einziehen
• Familienstand
• Arbeitsverhältnis und Arbeitgeber
• Nettoeinkommen
• Haustiere (gilt aber nur bei großen Tieren, die unter Umständen Nachbarn stören könnten, nicht bei Kleintieren)
• Trägt das Sozialamt die Mietkosten?
• Gibt es ein laufendes Verbraucherinsolvenzverfahren?
• Liegen Mietschulden aus vorherigen Mietverhältnissen vor?
• Wurde eine eidesstattliche Versicherung abgegeben?

Bei der Entscheidung für einen Mieter

• Einkommensnachweis
• Bei Angestellten: Gehaltsabrechnungen der letzten drei Monate als Kopie
• Bei Selbstständigen: Formelle Bestätigung durch einen Steuerberater
• Bei Rentnern: Aktueller Rentenbescheid
• Bonitätsauskunft / Schufa

Nicht erlaubte Fragen

Grundsätzlich gilt: Alle Fragen, die nichts mit dem Mietverhältnis zu tun haben, sind nicht berechtigt und damit unzulässig.

Dazu zählen:

• Familienplanung
• Mitgliedschaften in Parteien, Vereinen oder Gewerkschaften
• Vorstrafen und laufende Ermittlungen
• Religionszugehörigkeit
• Nationalität oder ethnische Zugehörigkeit
• Angaben zum Vormieter
• Hobbies oder private Interessen
• Krankheiten oder Behinderungen
• Sexuelle Orientierung oder Geschlechtsidentität

Mieterselbstauskunft und DSGVO

Die gesetzliche Grundlage für die Mieterselbstauskunft wird in Artikel 6 der DSGVO geregelt.

Die eingeholten Daten darf der Vermieter aber nur so lange behalten, wie ein begründetes Interesse daran besteht.

Hat sich der Vermieter also beispielsweise gegen einen Mietinteressenten entschieden, muss er dessen Daten sofort vernichten.

Einzige Ausnahme: Der Mieter hat ausdrücklich zugestimmt, dass der Vermieter die Daten behält - beispielsweise für zukünftige Wohnungsangebote.

Digitale Tools und Vorlagen zur Selbstauskunft für Mieter

Mittlerweile finden sich viele kostenlose Vorlagen für die freiwillige Selbstauskunft im Internet, oftmals als PDF-Formular zum Download.

Zwar ist das Nutzen dieser Vordrucke schon effizienter, als die Auskunft selbst zu erstellen - trotzdem musst du die dort gestellten Fragen nochmal überprüfen und das Dokument oftmals auch noch ausdrucken.

Für Vermieter und Mietinteressent gibt es aber mittlerweile auch praktische Tools, die nicht nur das Erstellen, sondern auch das Übermitteln der Auskunft vereinfachen.

Nahaus - Software zur Immobilienverwaltung

Als Vermieter jede Immobilie im Blick behalten - mit der passenden Software wird das ganz einfach. Der Anbieter Nahaus vereint alle wichtigen Daten und Papiere zu allen Wohnungen und Häusern in einem Tool - und kümmert sich auch um die freiwillige Mieterselbstauskunft.

Der Prozess wird so deutlich einfacher:

1. Der Interessent erhält eine URL für den Zugang zur Mieterselbstauskunft.
2. Statt eines physischen Dokuments kann er die Mieterselbstauskunft online ausfüllen. Die klare Struktur und intuitive Bedienung macht das Erfassen aller wichtigen Informationen denkbar einfach.
3. Relevante Dokumente können direkt online hochgeladen und digital übermittelt werden.
4. Vermieter erhalten alle Informationen gesammelt in einem Tool. Lästiger E-Mail-Verkehr entfällt.

Mit Nahaus können Vermieter neue Mieter mit wenigen Klicks anlegen oder wieder entfernen.

Dank innovativer Automatisierungsprozesse können Kündigungen validiert und automatische Bestätigungs- oder Ablehnungsschreiben versendet werden.

fynk - Mieterselbstauskunft-Formularen in digitale Mietverträge integrieren

Eine weitere Möglichkeit: Die Mieterselbstauskunft in einen digitalen Mietvertrag integrieren. 

Mit fynk geht das ganz einfach.

Leistungsstarke, mobilfähige Webformulare sind nur eine der vielen Lösungen, die das Tool für digitale Verträge bietet.

Vermieter können ganz einfach per drag and drop eine eigene Selbstauskunft erstellen und elektronisch signieren lassen.

Auch für den Mieter wird die Auskunft - und das Unterzeichnen des Mietvertrages - so unkompliziert, sicher und planbar.

Digitale Bonitätschecks

Klassischerweise wird der Bonitätscheck von der Schufa angefordert und anschließend innerhalb von 1-3 Tagen per Post zugestellt.

Schneller und unkomplizierter geht das aber mittlerweile auch online.

Diese Varianten enthalten ausschließlich die für den Vermieter relevanten Informationen und sind schon nach wenigen Minuten abrufbar.

Die Echtheit des Dokuments kann durch den Vermieter mit einem Verifizierungscode online überprüft werden.

Du bekommst deinen Online-Bonitätscheck entweder bei SCHUFA direkt, oder bei den anerkannten Partnern:

• Bonify
• Berliner Volksbank
• Sparkassen-Finanzportal
• Immobilienscout24

Sicherheit und Datenschutz bei Mieterselbstauskunft-Tools

Bei der Nutzung von Tools für Mietobjekte und Selbstauskünfte solltest du immer prüfen, ob die jeweiligen Anbieter DSGVO-konform arbeiten.

Das ist insbesondere bei Anbieter aus Nicht-EU-Ländern nicht gesichert.

Auch deshalb lohnt es sich, hier auf lokale Software-Anbieter zu setzen.

Denn zusätzlich zur DSGVO gelten in Deutschland auch noch nationale Regelungen zum Datenschutz.

Rechtliche Aspekte und Aufklärungspflichten bei der Mieterselbstauskunft

Der Mieter hat gegenüber dem Vermieter eine Aufklärungspflicht.

Die Fragen des Vermieters müssen deshalb wahrheitsgemäß und vollständig beantwortet werden.

Aber auch die Angaben des Vermieters gegenüber dem Mieter müssen korrekt und zutreffend sein.

Ist der Mieter arbeitslos oder insolvent, muss er das dem Vermieter mitteilen - ebenfalls darf der Vermieter einem begründeten Verdacht auf Mietnomaden nachgehen.

Geht der Mieter dieser Aufklärungspflicht nicht nach, darf der Vermieter den Vertrag anfechten, eine fristlose Kündigung durchsetzen und gegebenenfalls Schadensersatz fordern.

Gleiches gilt aber auch, wenn der Vermieter seine Aufklärungspflichten verletzt.

Die ungefragte Aufklärungspflicht

Bestimmte Situationen muss der potenzielle Mieter seinem Vermieter mitteilen - auch ohne, dass er gefragt wird. Dazu gehören:

• Die Höhe des Mietzinses beträgt mehr als 75 % des Nettoeinkommens.
• Die Miete wird vom Sozialamt oder anderen Grundsicherungsträgern übernommen.
• Über das Vermögen des Mieters wurde ein Insolvenzverfahren eröffnet.

Fazit: Selbstauskunft, aber digital

Das Mieten und Vermieten von Wohnungen kann für beide Parteien stressig werden.

Warum also nicht die gängigen Prozesse vereinfachen - und digitalisieren?

Eine digitale Mieterselbstauskunft ist in wenigen Minuten erledigt, verbraucht kein Papier und ist für alle Beteiligten mit wenigen Klicks erreichbar.

Professionelle Tools ermöglichen das Verwalten aller wichtigen Daten - DSGVO- und Datenschutzkonform. Das papierlose Büro tritt seinen Siegeszug an - auch in der Vermietung.

Ich finde: zurecht.

Hast du schon Erfahrung mit der digitalen Mieterselbstauskunft? 

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