In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit virtuellen Firmenkreditkarten.
Immer mehr Unternehmen profitieren von der steigenden Anzahl an FinTech Lösungen und nutze diese im Arbeitsalltag.
Was es mit digitalen Firmenkreditkarten auf sich hat und welche Vorteile sie für dich bieten können, erfährst du jetzt.
Legen wir los!
Was ist eine digitale Firmenkreditkarte?
Eine digitale Firmenkreditkarte ist eine Kreditkarte, die nicht physisch aus Plastik besteht, sondern nur virtuell existiert.
Sie kann für Onlinekäufe genutzt werden und ist ideal für die Zahlung von Abonnements.
Wie bei physischen Kreditkarten gibt es auch hier verschiedene Varianten wie z.B. die Creditcard, wo alle Bezahlvorgänge gesammelt und in einem Rhythmus abgebucht werden oder die Debitcard, wo alle getätigten Zahlungen direkt vom Verrechnungskonto abgebucht werden. Die meisten Anbieter bieten Debitkarten an.
Die Karten laufen - wie Standard Kreditkarten - über die Zahlungsdienstleister Visa oder Mastercard und du kannst deinen Mitarbeitern je nach Bedarf virtuelle Karten ausstellen sowie individuelle Budgets und Regeln festlegen.
Die Karten werden in den Apps der Anbieter erstellt und verwaltet. Dort erhältst du dann ein umfassendes Reporting aller Zahlungen in einem Dashboard.
Bei welchen Herausforderungen hilft eine digitale Firmenkreditkarte?
Eine virtuelle Kreditkarte lässt sich online und schnell bestellen und schnell liefern lassen. Sie muss nicht erst produziert und per Post versandt werden, wodurch du sie sogleich nutzen kannst.
Die meisten digitalen Kreditkarten kannst du sofort nach der Bestellung nutzen.
Digitale Karten können nicht verloren gehen, gestohlen werden und auch Kreditkartenbetrug ist quasi nicht möglich, wodurch sie sicherer sind, als herkömmliche Kreditkarten.
Sie sind außerdem für die Reisekosten- und Spesenabrechnung äußerst hilfreich, da Belege direkt per App eingescannt werden können und auch hier das Verlustrisiko und ein mögliches Zettelchaos von analogen Rechnungen etc. reduziert wird.
Da die digitalen Karten ja selbst per App verwaltet werden, hast du stets einen Überblick über die ausgegeben Karten und festgelegten Budgets.
Die Vorteile von digitalen Karten
Die Alleinstellungsmerkmale von virtuellen Firmenkreditkarten sind wie bereits erwähnt die schnelle Verfügbarkeit, die höhere Sicherheit und die Vereinfachung der Reisekostenabrechnungen.
Der Verzicht auf eine händische und aufwendige Abrechnung von Spesen bzw. Reisekosten stellt eine enorme Zeitersparnis für deine Mitarbeiter dar. Die eingereichten Belege kannst du in Echtzeit freigeben oder kontrollieren.
Mit digitalen Firmenkarten erhalten deine Mitarbeiter mehr Freiheit und du gleichzeitig mehr Kontrolle.
Du kannst für jeden Mitarbeiter, jedes Team oder jede Abteilung einen individuellen Zahlungsrahmen festlegen und diesen jederzeit ändern oder die Karten auf andere Mitarbeiter übertragen.
Auch finanziell bieten die digitalen Firmenkarten Chancen: sie sind meistens günstiger oder sogar kostenlos. Dazu sind auch die Cashback Systeme lukrativ, die du mit vielen der Karten nutzen kannst, sogar mit den kostenlosen Angeboten.
Virtuelle Karten als sinnvolle Ergänzung
Der Nachteil von virtuellen Karten ist - offensichtlich - dass sie eben nur virtuell existieren und (noch) nicht für Käufe in Offline Geschäften genutzt werden können. Es wäre ein Mehraufwand, wenn du verschiedene Anbieter für unterschiedliche Arten von Karten nutzen müsstest.
Das ist den Anbietern dieser digitalen Karten jedoch bewusst, weshalb du bei allen Anbietern von digitalen Firmenkreditkarten auch physische Karten erwerben kannst.
Dieses Angebot ermöglicht dir, je nach Bedarf virtuelle oder physische Karten an dein Team auszugeben.
Dazu kommen dann Integrationsmöglichkeiten von Buchhaltungsprogrammen, die wieder Prozesse automatisieren und so für noch mehr Entlastung sorgen können.
Virtuelle Karten sind ein Teil von All-in-one Lösungen.
Wenn du an noch mehr FinTech Lösungen interessiert bist, dann ist dieser Artikel der Richtige für dich: FinTech Banken – moderne Alternativen fürs Banking - 29 Anbieter
Die Anbieter im Überblick
Kommen wir nun zu den Anbietern dieser virtuellen Firmenkarten, auf die ich während meiner Recherche gestoßen bin. Die Funktionsweisen dieser Anbieter sind sich sehr ähnlich.
finway
finway ist ein Finanzbetriebssystem für kleine und mittlere Unternehmen und sorgt für einfache, digitalisierte und automatisierte Finanzprozesse. Auf einer einzigen Plattform deckt finway Budgetplanung und Cashflow-Management, alle Einkaufs- und Rechnungsfreigaben, Zahlungen via Bankanbindung oder virtuelle und physische Debitkarten und die dazugehörige vorbereitende Buchhaltung mit Schnittstelle zu DATEV ab.
So sparen du und deine Mitarbeiter viel Zeit und ihr könnt euch auf Strategie und Wachstum fokussieren.
Folgende Funktionsbereiche werden dabei abgedeckt:
- Einkaufs- und Rechnungsverarbeitung
- Zahlungen (Business Debitkarten von Mastercard und Bankanbindung)
- Google Pay
- Auslagenerstattung
- Vorbereitende Buchhaltung
- Echtzeit-Reporting und Budgetkontrolle
- Liquiditätsplanung und Cashflow-Management
- Kommunikation, Sicherheit und Compliance
- Schnittstelle zu DATEV und Addison sowie csv-Exporte für weitere
- gängige Buchhaltungssysteme
- Begleitetes Onboarding und persönlicher Customer Success Manager
Der Preis wird dabei an der Anzahl der zu verarbeitenden Rechnungen im Unternehmen festgelegt. Der Funktionsumfang von finway ist in allen Paketen identisch. Der günstigste Tarif startet bei 149 € pro Monat für 100 Rechnungen.
Kostenlos testen kannst du finway übrigens 14 Tage.
Pliant
Der Anbieter Pliant bietet ein vollständig digitales Kartenmanagement mit virtuellen, aber auch physischen Karten. Der Anbieter umfasst Cashback-Möglichkeiten, hohe Limits, Wechselkurse unter Marktniveau, einem modernen Echtzeit-Reporting und zuverlässige Notfalldienste.
Zum Schutz der Umwelt bietet pilant auch die Kalkulation von CO²-Emissionen für Geschäftsreisen und automatische CO²-Kompensation ohne Zusatzkosten an.
Du kannst zwischen 3 Paketen auswählen, wovon eines eine kostenlose Grundversion ist.
Starter:
- Preis: 0€
- Benutzer: 10
- Virtuelle Karten: 25
- Virtuelle Einmal-Karten: Bis zu 5 pro Monat
- Blaue Karten: 1 pro Benutzer
- Schwarze Karten: 480€ pro Jahr und Karte
- Software- und Buchhaltungsintegrationen: 1 Standard Integration
- unbegrenztes Cashback
Premium:
- Preis: 5€ pro Benutzer und Monat
- Benutzer: unbegrenzt
- Virtuelle Karten: unbegrenzt
- Virtuelle Einmal-Karten: unbegrenzt
- Blaue Karten: 1 pro Benutzer
- Schwarze Karten: 360 € pro Jahr und Karte
- Software- und Buchhaltungsintegrationen: Unbegrenzte Standard und Premium Integrationen
- unbegrenztes Cashback
Enterprise:
- Preis: auf Anfrage
- Benutzer: unbegrenzt
- Virtuelle Karten: unbegrenzt
- Virtuelle Einmal-Karten: unbegrenzt
- Blaue Karten: auf Anfrage
- Schwarze Karten: auf Anfrage
- Software- und Buchhaltungsintegrationen: unbegrenzt bestehende & benutzerdefinierte Integrationen
- unbegrenztes Cashback
moss
Mit moss kannst du deine Effizienz durch Firmenkarten, Rechnungsverwaltung und digitale Finanzprozesse steigern.
Du kannst deiner Belegschaft digitale oder physische Firmenkarten von Mastercard aushändigen. Die Limits werden zuvor von dir festgelegt und du kannst die Zahlungen in Echtzeit verfolgen.
Essential:
- Preis: 12€ pro Monat und (aktivem) Nutzer
- Debit Karten
- Virtuelle Karten: unbegrenzt
- Physische Karten: unbegrenzt
- Unbegrenzt 0,4 % Cashback auf alle Ausgaben
- Kundenservice
- Kontrolle aller Karten und Ausgaben in Echtzeit
- Team-, Nutzer- und Rollenverwaltung
- Einfache Freigaberichtlinien
- Digitaler Belegupload und Erinnerungen
- Abo-Management für wiederkehrende Zahlungen
- Export und DATEV-Schnittstelle
Professional:
- Preis: auf Anfrage
- Alle Funktionen vom Essentials Plan plus
- Kreditkarten
Pleo
Pleo ist eine smarte Firmenkarte, mit der deine Mitarbeiter die Belege ihrer Ausgaben direkt in der Pleo-App fotografieren können und sich so eine manuelle Spesen- oder Reisekostenabrechnung sparen können.
Dabei kannst du zwischen physischen oder virtuellen Firmenkarten wählen.
Durch Integrationen zu den gängigen Buchhaltungsprogrammen kannst du auch hier durch Automatisierung profitieren, indem du Zeit und Kosten einspart.
Der Anbieter stellt 3 verschiedene pläne zur Verfügung.
Free:
- Preis: 0€
- bis zu 5 Nutzer
- Automatisierte Ausgabeberichte
- Digitale Belegerfassung
- Einfache Integration mit Buchhaltungssoftware
- Automatisierter E-Mail-Belegfinder
- Auslagenverwaltung
- Zugang für externe Buchhalter
Pro:
- Preis: 10€ pro Monat und Nutzer
- Alle Funktionen vom Free Plan plus
- Individuelle Ausgabenlimits
- Überprüfung von Ausgaben, die über einem fixen Betrag liegen
- Echtzeit-Datenansicht & Analyse
- Übersicht über wiederkehrende Abo-Zahlungen
Premium:
- Personalisiertes Angebot
- Alle Funktionen vom Pro Plan plus
- Persönliche Kundenbetreuung
- Persönliches Onboarding
- Dedizierte Schulungen
- Reiseversicherungsschutz (Zusatzkosten)
Metro
Metro bietet eine flexible Firmenkreditkarte mit finanziellen Spielraum und Cashback bei jedem Einkauf. Du kannst selbst entscheiden, wann Einkäufe abgebucht werden und bei Bedarf in Raten zahlen.
Die Karte eignet sich besonder gut für Gatronomen und Caterer, die bei Veranstaltungen oft in Vorleistung gehen. Die Metro Firmenkreditkarte bietet hierfür den nötigen finanziellen Spielraum.
Metro bietet zwei Preismodelle an:
Free:
- Debit Mastercard Business
- kontaktloses Bezahlen
- weltweit Zahlen
- Apple & Google Pay
- 0,5% Cashback bei jedem Einkauf
- Bargeld abheben
Flex:
- alle Free-Features
- Zahlungsziel bis 30 Tage kostenlos
- Zahlungsziel 31-60 Tage ab 6%
- Ratenkauf 2-48 Monate ab 6%
SPENDESK
Mit SPENDESK erhältst du eine 7-in-1-Lösung für Firmenkarten, Rechnungen, Spesen, Freigaben, Budgets, automatisierte Buchhaltung und Reporting.
Du meldest dich beim Anbieter an, lädst die Karten auf, legst das Budget fest und kannst dann dein Team einladen.
Bei SPENDESK kannst du dir ein Angebot für 3 verschiedene Pakete einholen.
Starter:
- Unbegrenzte virtuelle Einmal-Karten
- Unbegrenzte virtuelle Karten für Mehrfachzahlungen
- Vorab-Freigaben für Zahlungen
- Zertifizierung von Belegen
- Regeln zur Blockierung ungerechtfertigter Ausgaben
- Alle Transaktionen vor der Zahlung freigeben
- Volle Transparenz über alle Ausgaben
- Zertifizierte Belege
- Kundensupport für das gesamte Unternehmen
- Mobile App für die Freigabe von Anfragen und das Einreichen von Belegen
- Plattform auf Deutsch, Englisch und Französisch verfügbar
Essentials:
- Alle Funktionen vom Starter Plan plus
- Physische Karten
- Individuelle Settings für physische Karten
- Karte aufladen und Beleg erfassen über mobile App
- Spesenerstattung direkt in SPENDESK
- Erfassung Kilometergeld
- Verpflegungspauschalen
Scale:
- Alle Funktionen vom Starter Plan plus
- Rechnungserfassung & -verarbeitung
soldo
Bei soldo erhältst du Firmenkarten, mit denen du alle deine Ausgaben vernetzten, verfolgen und analysieren kannst. Der Anbieter vereint also Ausgabenmanagement, Verwaltung und Buchhaltung.
Mithilfe von Prepaid Kreditkarten hast du stets die volle Kontrolle über das Budget aller Mitarbeiter.
Der Service funktioniert mit jedem beliebigen Geschäftskonto und lässt dich per App Belege, Mehrwertsteuer und Ausgabekategorien erfassen.
soldo bietet diese drei verschiedene Preismodelle an:
Pro:
- 1 kostenlose Karte
- jede weitere Karte: 6€ pro Monat
- Bis zu 20 Karten
- physische und virtuelle Zahlungskarten
- Einwegkarten
- Integration mit QuickBooks, Xero oder Sage
- Genehmigung von Ausgaben
- Niedrige Fremdwährungsgebühren für Transaktionen in anderen Währungen
Premium:
- 1 kostenlose Karte
- jede weitere Karte: 10€ pro Monat
- unbegrenzte Karten
- physische und virtuelle Zahlungskarten
- Einwegkarten
- verschiedene Währungen
- Integration mit QuickBooks, Xero oder Sage
- Genehmigung von Ausgaben
- Berichterstattung in Echtzeit
Unternehmen:
- personalisiertes Angebot
- physische und virtuelle Zahlungskarten
- Einwegkarten
- verschiedene Währungen
- Integration mit QuickBooks, Xero oder Sage
- Genehmigung von Ausgaben
- Berichterstattung in Echtzeit
- Umfangreiche Ausgabenverwaltung mit Unterstützung für eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern und Karten
- Zugriff auf die API zur Integration in Geschäftssysteme
- maßgeschneiderter Support
- kundenspezifisches Onboarding und Produkttraining
Wallester
Mit Wallester behältst du die Finanzen für dein Team und dein Unternehmen im Blick. Jeder Mitarbeiter kann eine eigene physische oder virtuelle Firmenkarte bekommen. Mit dieser werden alle Zahlungen in Echtzeit erfasst. Du kannst hierfür auch Benachrichtigungen einstellen. Belege lassen sich anschließend direkt per App scannen.
Ein besonderer Ansatz ist auch die Ausgabenkontrolle für Media Buying. So gestaltest du effizient deine Budgets für Google Ads, Facebook Ads, Instagram Ads, PayPal, Alibaba, Software-Tools und vieles mehr.
Die Hauptmerkmale auf einen Blick:
- Spesenkarten für Unternehmen – Ausgabe von physischen und virtuellen Karten mit einem IBAN-Konto
- Limits und Regeln festlegen für Ausgaben
- Detaillierte Reports sofort zur Verfügung
- Bestätigung von Bezahlungen der Mitarbeiter möglich
- Beleg-Upload direkt per App
- FREE startet mit bis zu 300 virtuellen Karten bei 0 €
- PREMIUM startet ab 199 € pro Monat mit bis zu 3000 virtuellen Firmenkarten
Jenji
Der Anbieter Jenji bietet mit Jenji Pay eine voll-automatische Lösung für Firmenkreditkarten, um die Geschäftsausgaben zentral zu erfassen und zu verwalten. Die Unternehmensgröße spielt hier keine Rolle. Die Lösung passt sich an die Bedürfnisse deiner Firma an.
Zur Verfügung stehen virtuelle Karten, virtuelle Einmal-Karten und physische Firmenkarten. Alle tracken in Echtzeit für das Ausgabenmanagement.
Besonderheiten von Jenji Pay sind:
- Live-Aufzeichnung der Ausgaben per App und Web
- Automatisierte Währungsumrechnung für internationale Nutzung
- Spesenpolitik über individuelle Regeln definieren
- Detaillierte Finanzberichte auf Knopfdruck
- 30 Tage kostenlos Testen
- Ab 5 € pro Nutzer pro Monat
Fazit über die digitale Firmenkreditkarte: Definitiv einen Versuch wert
Digitale Firmenkreditkarten bieten Unternehmen einige Chancen. Sie stehen sehr schnell zur Verfügung und haben weniger Risiken als herkömmliche Kreditkarten.
Per App lassen sich virtuelle Karten erstellen, verteilen und ändern. Du kannst für unterschiedliche Mitarbeiter, Teams oder Abteilungen individuelle Limits und Bezahlreglen einstellen.
Die Ausgaben werden übersichtlich gespeichert und können in Echtzeit verfolgt werden.
Reisekosten und auch deren Überprüfungen können digital vorgenommen werden und sparen so Zeit und Kosten ein. (Mehr Infos dazu im Artikel Digitale Reisekostenabrechnung)
Durch Integrationen mit den gängigen Buchhaltungsanwendungen kannst du auch hier Prozesse automatisieren und digitalisieren.
Die virtuellen Karten sind preiswert und teilweise sogar kostenlos, sodass für dich beim Ausprobieren quasi kein Risiko besteht.
Schau dir auch unseren Artikel über FinTech Banken an.
Nutzt bereits digitale Firmenkreditkarten? Wie sehen deine Erfahrungen und deine Meinung zu ihnen aus? Schreib sie uns gerne in die Kommentare!
super!
Bei Fragen gern melden.
Grüße
Jan
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