Tools und Taktiken für eine erfolgreiche Digitalisierung im Mittelstand!

Janina Horn
von Janina Horn
10. Juni 2022
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Tools und Taktiken für eine erfolgreiche Digitalisierung im Mittelstand!

Die Digitalisierung kommt auch im Mittelstand immer mehr an und erfordert dort ein Umdenken.

Die Digitalisierung geht nicht nur mit Herausforderungen für die Unternehmen einher, sondern bietet auch viele Chancen.

Sie macht die Arbeit nicht nur effizienter, schneller und genauer, sondern erhöht auch die Wettbewerbsfähigkeit der einzelnen Unternehmen.

Inzwischen gibt es genügend Tools auf dem Markt, die den Umstieg und die Implementierung neuer Prozesse unkompliziert machen und dem Unternehmen so unter die Arme greifen.

Willst du jetzt also wissen, wie du die Digitalisierung in deinem mittelständischen Unternehmen vorantreiben kannst und welche Tools dir dabei behilflich sind, findest du alles Wichtige in diesem Artikel.

Digitalisierung Mittelstand Zitat

Was bedeutet Digitalisierung des Mittelstandes?

Die Digitalisierung des Mittelstandes bedeutet, dass eine analoge Datenverarbeitung in eine digitale umgewandelt wird, z.B. Printmedien zu PDF-Dateien.

Die digitale Transformation bedeutet für die Unternehmen die zunehmende Verwendung digitaler Technologien in allen Bereichen und die damit einhergehenden Veränderungen.

In diesem Artikel geht es um den Mittelstand, deshalb hier noch eine kurze Erklärung:

Ein mittelständisches Unternehmen beschäftigt bis zu 249 Mitarbeiter und weist einen Jahresumsatz von bis zu 50 Millionen Euro auf.

Je nach Kriterium können aber noch weitere Unternehmen als mittelständisch klassifiziert werden. Zum Beispiel eigentümer- und familiengeführte Betriebe und Kleinstunternehmen. Die werden auch als kleine mittelständische Unternehmen (KMU) bezeichnet.

Digitalisierung Mittelstand Statistiken

So steht es um die Digitalisierung im Mittelstand

An der Digitalisierung kommt man heutzutage nicht mehr vorbei.

Im Mittelstand ist das Thema Digitalisierung über alle Branchen hinweg relevant. Jedoch läuft der Umstieg nicht überall gleich schnell oder flüssig. Vorreiter sind vor allem Banken und Versicherungen, gefolgt von der Informations- und Kommunikationsbranche.

Antreiber der Digitalisierung in Deutschland sind vor allem aufstrebende Start-ups und FinTechs, die einen hohen Digitalisierungsdruck ausüben.

Laut Digitalisierungsindex des Mittelstands 2021/2022 ist die Digitalisierung weiter im Trend - sie stieg auf 59 von 100 möglichen Punkten. (Quelle: DIGITAL X)

Im EU-Vergleich schneidet Deutschland nur mittelmäßig ab. Der DESI (Digital Economy and Society Index) ist ein Index, der auf einer Skala von 1-100 den Digitalisierungsgrad des Landes angibt.

Der durchschnittliche Digitalisierungsgrad der EU beträgt 50,7.

Deutschland liegt nur knapp darüber mit 53,7 und landet damit im EU-weiten Vergleich auf Platz 11.

Den höchsten Wert hat Dänemark mit 70,1 und den niedrigsten Rumänien mit 32,9 Punkten.

Die Digitalisierung des Mittelstandes in Deutschland liegt meist im EU-Schnitt. In einigen Bereichen, wie etwa dem Anteil der KMU mit eigener Website, Nutzung von Big–Data-Analysen und Internet of Things, zeigt sich sogar ein deutlicher Vorsprung. (Quelle: Eurostat)

Digitalisierung Mittelstand Chancen

Chancen bei der Digitalisierung mittelständischer Unternehmen

Eine Veränderung bringt immer Chancen und Risiken mit sich.

Digitale Technologien können zu folgenden Verbesserungen genutzt werden:

  • Effizienteres Gestalten der Prozesse
  • Stärken der Kundenbindung
  • Individuelleres Gestalten von Produkten und Dienstleistungen
  • Flexibles Reagieren auf Anfragen von Kunden und Geschäftspartnern
  • Erschließen neuer Geschäftsfelder
  • Entwerfen gänzlich neuer Geschäftsmodelle

Um die Vorteile der Digitalisierung im Mittelstand nutzen zu können, solltest du dir allerdings vorher folgende Fragen stellen:

  • Wo möchte ich mich mit meinem Unternehmen hin entwickeln?
  • Wo muss ich meinen Wettbewerbern hinterhereilen?
  • Wo kann ich eigene Wettbewerbsvorteile ausspielen?

So stellst du sicher, dass du dich nicht verrennst und die Veränderung bewusst und kontrolliert angehst, um am Ende auch die Vorteile davon zu genießen.

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Herausforderungen bei der Umsetzung der Digitalisierung

Zunächst hast du die Potenziale der Digitalisierung deines mittelständischen Unternehmens identifiziert. Danach gilt es, die Herausforderungen der Umsetzung und Implementierung zu kennen und zu umgehen.

Kritische Punkte und wie du sie meistern kannst, sind:

  • Strategische Planung: Übergreifende Digitalisierungsstrategie “Inwiefern soll sich das Geschäftsmodell durch die Digitalisierung ändern?”
  • Know-How aufbauen: Einstellung & Weiterbildung von Fachkräften und Belegschaft
  • Change-Management und Organisationsentwicklung: Umstellungsprozess bewusst gestalten, Experten an Bord holen
  • IT-Sicherheit: Plattform zur Unterstützung: Die Transferstelle IT-Sicherheit im Mittelstand bietet Unterstützung und Beratung für KMU, Handwerker und Selbstständige
  • Finanzierung: Förderungen wie „Digital Jetzt“ des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz, geförderte Kredite bei der KfW oder die Förderung „go Inno“ für externe Beratung
  • Neue Geschäftsmodelle: Überdenke Bewährtes und überlege, ob ein neues Geschäftsmodell dein Unternehmen mit seiner Veränderung und neuen Aufgabengebieten besser unterstützen kann
Jetzt weißt du, worauf du bei der Umsetzung der Digitalisierung deines Unternehmens achten musst und kannst dich an die Umsetzung machen!
Digitalisierung Mittelstand copy

5 Schritte zur Digitalisierung für mittelständische Unternehmen

Möchtest du jetzt planen, wie du dein Unternehmen digitalisierst, kannst du dich an den folgenden 5 Schritten orientieren:

  1. Bestandsaufnahme: Wie weit ist dein Unternehmen im Bezug auf die Digitalisierung? Ermittle den Status Quo.
  2. Ziele festlegen: Basierend auf dem Status Quo kannst du dir überlegen, welche Digitalisierungsprojekte du umsetzen möchtest. Welche größere Strategie liegt den einzelnen Projekten zugrunde?
  3. Bedarf ermitteln: Welche potenziellen Ressourcen sind notwendig? Braucht es spezielle Fachkräfte, externe Beratung oder Weiterbildung? Wie sieht der Bedarf an Technologie, Hard- und Software aus?
  4. Finanzierung klären: Ermittle anfallende Kosten und erstelle einen Finanzierungsplan. Recherchiere, welche Förderungen und Förderungskredite in Frage kommen und lasse dich beraten.
  5. Umsetzung planen: Plane die konkrete Implementierung. Kommuniziere die Veränderungen rechtzeitig an Mitarbeitende, Kunden und Geschäftspartner. Auch die HR-Abteilung oder eine externe Beratung kann den Prozess planen und dabei Unternehmenskultur und Teamdynamik im Blick behalten.

Digitalisierung im Mittelstand: Hier kannst du sie nutzen!

In der Praxis muss die Digitalisierung natürlich bei jedem mittelständischen Unternehmen individuell umgesetzt werden. Automatisierungen sind hier sehr hilfreich und können in vielen verschiedenen Kategorien deines Unternehmens eingesetzt werden. Grob gesagt, können folgende Bereiche von der Digitalisierung profitieren:

  • Kommunikation: Bestellungen, Liefer- und Preisverträge digital abwickeln
  • Logistik: Einkauf, Lagerung und Transport durch EDV steuern lassen
  • Interne Prozesse: Digitale Tools für Personalmanagement oder Controlling
  • Infrastruktur: ortsunabhängiger Datenzugriff für Mitarbeitende
  • Produktion: KI-Technologien, Prozessoptimierung durch Datenanalyse

Potenzial zur Digitalisierung findet sich in jedem Bereich der Wertschöpfungskette.

Damit du die Digitalisierung und ihre Vorteile direkt nutzen und dein Unternehmen nachhaltig digitalisieren kannst, findest du jetzt verschiedene Kategorien und die dazugehörigen Tools aufgelistet. So kannst du dir aussuchen, was zu dir und deinem Unternehmen passt!
Digitalisierung Mittelstand Komunikation

Kategorie Kommunikation

Im Bereich Kommunikation dreht sich alles um die digitale Abwicklung von Verträgen und Bestellungen.

Hilfreich dabei ist zum Beispiel die Umstellung auf den digitalen Vertrieb. Beim digitalen Vertrieb geht es darum, für die Vermarktung und den Verkauf deines Angebots digitale Vertriebswege und Tools zu nutzen. So kannst du deine Vertriebsprozesse automatisieren und insgesamt ein agileres Arbeiten ermöglichen. Dabei helfen dir Tools, die z.B. Chatbots, dynamische Landingpages oder ein virtueller Messestand.

Mehr findest du unter: Digitaler Vertrieb: Mit diesen Tipps wirst du effizienter verkaufen

Um deine Kunden noch besser an dich binden zu können, hilft es, sie am richtigen Punkt ihrer Customer Journey abzuholen. Dabei hilft dir die Funnel Software. Mit einer Funnel Software schaffst du es:

  • Leads automatisch zu generieren und auszubauen,
  • Potenzielle Kunden zu zahlenden Kunden zu machen,
  • ein größeres Geschäftspotenzial durch den Verkauf weiterer Produkte oder Dienstleistungen an bereits bestehende Kunden zu erschließen und
  • die Business-Leistung für mehr finanziellen Erfolg und Verbesserungen im Unternehmen zu analysieren.

Anbieter sind zum Beispiel funnelcockpit, Perspective oder GetResponse.

Alles zur Funnel Software findest du unter: Funnel Software: Im Handumdrehen zu kaufwilligen Kunden
Digitalisierung Mittelstand Interne Prozesse

Kategorie Interne Prozesse

Digitale Tools sind auch im Personalmanagement und Controlling von großem Vorteil. Sie helfen dabei, Prozesse einfach und effizient zu gestalten und dabei die Geschwindigkeit zu erhöhen und Fehlerquote zu senken.

Ein Tool, das deinen Mitarbeitern viel Arbeit abnehmen wird, ist der digitale Briefkasten. Im Prinzip wird dabei die Post nicht in den Briefkasten deines Unternehmens, sondern in den des Briefkasten-Dienstleisters geworfen. Dieser scannt dann die Briefe und stellt sie digital zur Verfügung. Anbieter sind zum Beispiel Caya oder DropScan. Möchtest du auch innerhalb deines Unternehmens die Briefe digital versenden, dann solltest du dir bitkasten näher ansehen.

Mehr zum digitalen Briefkasten findest du hier: Digitaler Briefkasten Vergleich – Caya, DropScan und Co Update 2022

Möchtest du den Briefverkehr weiter digitalisieren, passt die digitale Signatur perfekt dazu. Diese ist rechtssicher und macht es möglich, ohne Drucker und mit einem einfachen Klick Dokumente zu unterzeichnen. Dabei wird die Signatur des Unterzeichners sicher mit dem Dokument verbunden und wirkt dann wie eine normale Unterschrift in digitaler Form. Das sorgt für eine schnelle, unkomplizierte und eindeutige Kommunikation.

Mehr zur digitalen Signatur und den Anbietern hier: Digitale Signatur erstellen: Rechtssicher und schnell

Auch die Finanzabteilung profitiert von der Digitalisierung: mit einem Liquiditätsmanagement-Tool. Damit sparst du deinen Mitarbeitern viel Zeit durch eine automatisierte Liquiditätskontrolle und verschaffst ihnen allgemein einen besseren Überblick. Auch die Transparenz und die zeitnahen Informationen verhelfen zu besseren Überzeugungsmöglichkeiten für Verhandlungspartner.

Mehr zu den Tools, Vorteilen und der Anwendung unter: Liquiditätsmanagement Tools: Nie wieder chaotische Finanzen
Digitalisierung Mittelstand Infrastruktur

Kategorie Infrastruktur

Ein ortsunabhängiges Management beinhaltet, dass Mitarbeiter trotzdem miteinander kommunizieren und auf Daten zugreifen können.

Dabei hilfreich sind zum Beispiel:

  • Online Whiteboard Tools: Effektiv trotz Homeoffice - Teammeetings mit Grafiken und Charts ganz von zu Hause aus
  • Mitarbeiter-Apps: Mobiles Intranet, das den unternehmensinternen Austausch sicher und einfach gestaltet - inkl. zahlreicher Interaktionsmöglichkeiten
  • E-Mail-Verschlüsselung: Sichere E-Mail-Kommunikation leicht gemacht für Anwender und Empfänger
Digitalisierung Mittelstand Produktion

Kategorie Produktion

In der Produktion geht es um die Automatisierung und Prozessoptimierung durch digitale Technologien. Dabei helfen verschiedene Softwares:

  • ERP-Software: Automatisierung für viele Geschäftsprozesse deiner Unternehmensbereiche, z.B. Vertrieb, Team, Finanzen, Controlling etc.
  • Papierloses Büro: Alles digitalisiert in deinem Büro - adé Papierchaos und dunkles Archiv. Wie du das Vorgehen mühelos umsetzt, erfährst du unter Papierloses Büro starten: 100% Tool Einsatz
  • Neue Software einführen: Hier lernst du, wie du am besten vorgehst, um deine Mitarbeiter nicht zu überrumpeln und den Übergang so fließend wie möglich zu gestalten

Fazit: Die Digitalisierung ist ein Muss für erfolgreiche Unternehmen

Möchtest du mit deinem mittelständischen Unternehmen erfolgreich sein, dann wirst du um die Digitalisierung nicht herum kommen. Deshalb solltest du dich damit beschäftigen und herausfinden, wie du ihre Vorteile für deinen Erfolg nutzen kannst.

Dabei hilft dir nicht nur ein guter Plan und eine strategische Umsetzung, sondern auch die entsprechenden Tools.

Und ist dein Unternehmen erstmal auf Digitalisierung ausgerichtet, erschließen sich dir viele neue Möglichkeiten, Kunden zu gewinnen und den Service deines Businesses auszuweiten.

Also, worauf wartest du noch?

Was hältst du von den Möglichkeiten, die die Digitalisierung dem Mittelstand bietet? Hast du vielleicht noch Tipps? Schreib mir deine Meinung gerne in die Kommentare!

Wenn du mehr wissen willst, wie du die Digitalisierung als Geschäftsführer optimal nutzen kannst, dann schau mal in der entsprechenden Kategorie auf Digital Affin vorbei!

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