Digitalisierung im Mittelstand: 4 konkrete Ansätze

Die Digitalisierung erfordert im Mittelstand ein Umdenken.

Die Digitalisierung geht nicht nur mit Herausforderungen für die Unternehmen einher, sondern bietet auch viele Chancen.

Sie macht die Arbeit nicht nur effizienter, schneller und genauer, sondern erhöht auch die Wettbewerbsfähigkeit der einzelnen Unternehmen und schafft ganz neue Geschäftsmodelle.

Inzwischen gibt es genügend Tools auf dem Markt, die den Umstieg und die Implementierung neuer Prozesse unkompliziert machen und dem Unternehmen so unter die Arme greifen.

Willst du also wissen, wie du die Digitalisierung in deinem mittelständischen Unternehmen vorantreiben kannst und welche Tools dir dabei behilflich sind?

Dann lies jetzt weiter.

Was bedeutet Digitalisierung des Mittelstandes?

Die Digitalisierung des Mittelstandes bedeutet, dass eine analoge Datenverarbeitung in eine digitale umgewandelt wird, z.B. Printmedien zu PDF-Dateien.

Die digitale Transformation bedeutet für die Unternehmen die zunehmende Verwendung digitaler Technologien in allen Bereichen und die damit einhergehenden Veränderungen.

In diesem Artikel geht es konkret um den Mittelstand, deshalb hier noch eine kurze Erklärung:

Ein mittelständisches Unternehmen beschäftigt bis zu 249 Mitarbeiter und weist einen Jahresumsatz von bis zu 50 Millionen Euro auf.

Je nach Kriterium können aber noch weitere Unternehmen als mittelständisch klassifiziert werden. Zum Beispiel eigentümer- und familiengeführte Betriebe und Kleinstunternehmen. Die werden auch als kleine mittelständische Unternehmen (KMU) bezeichnet.

So steht es um die Digitalisierung im Mittelstand

An der Digitalisierung kommt man heutzutage nicht mehr vorbei. Wir haben alle Statistiken zur Digitalisierung recherchiert.

Im Mittelstand ist das Thema Digitalisierung über alle Branchen hinweg relevant. Jedoch läuft der Umstieg nicht überall gleich schnell oder flüssig. Vorreiter sind vor allem Banken und Versicherungen, gefolgt von der Informations- und Kommunikationsbranche.

Antreiber der Digitalisierung in Deutschland sind vor allem aufstrebende Start-ups und FinTechs, die einen hohen Digitalisierungsdruck ausüben.

Laut Digitalisierungsindex des Mittelstands 2021/2022 ist die Digitalisierung weiter im Trend - sie stieg auf 59 von 100 möglichen Punkten. (Quelle: DIGITAL X)

Im EU-Vergleich schneidet Deutschland nur mittelmäßig ab. Der DESI (Digital Economy and Society Index) ist ein Index, der auf einer Skala von 1-100 den Digitalisierungsgrad des Landes angibt.

Der durchschnittliche Digitalisierungsgrad der EU beträgt 50,7.

Deutschland liegt nur knapp darüber mit 53,7 und landet damit im EU-weiten Vergleich auf Platz 11.

Den höchsten Wert hat Dänemark mit 70,1 und den niedrigsten Rumänien mit 32,9 Punkten.

Die Digitalisierung des Mittelstandes in Deutschland liegt meist im EU-Schnitt. In einigen Bereichen, wie etwa dem Anteil der KMU mit eigener Website, Nutzung von Big–Data-Analysen und Internet of Things, zeigt sich sogar ein deutlicher Vorsprung. (Quelle: Eurostat)

Chancen bei der Digitalisierung mittelständischer Unternehmen

Eine Veränderung bringt immer Chancen und Risiken mit sich.

Digitale Technologien können zu folgenden Verbesserungen genutzt werden:

• Effizienteres Gestalten der Prozesse
• Stärken der Kundenbindung
• Individuelleres Gestalten von Produkten und Dienstleistungen
• Flexibles Reagieren auf Anfragen von Kunden und Geschäftspartnern
• Erschließen neuer Geschäftsfelder
• Entwerfen gänzlich neuer Geschäftsmodelle

Um die Vorteile der Digitalisierung im Mittelstand nutzen zu können, solltest du dir allerdings vorher folgende Fragen stellen:

• Wo möchte ich mich mit meinem Unternehmen hin entwickeln?
• Wo muss ich meinen Wettbewerbern hinterhereilen?
• Wo kann ich eigene Wettbewerbsvorteile ausspielen?

So stellst du sicher, dass du dich nicht verrennst und die Veränderung bewusst und kontrolliert angehst, um am Ende auch die Vorteile davon zu genießen.

Herausforderungen bei der Umsetzung der Digitalisierung

Zunächst hast du die Potenziale der Digitalisierung deines mittelständischen Unternehmens identifiziert. Danach gilt es, die Herausforderungen der Umsetzung und Implementierung zu kennen und zu umgehen.

Kritische Punkte und wie du sie meistern kannst, sind:

• Strategische Planung: Übergreifende Digitalisierungsstrategie “Inwiefern soll sich das Geschäftsmodell durch die Digitalisierung ändern?”
• Know-How aufbauen: Einstellung & Weiterbildung von Fachkräften und Belegschaft
• Change-Management und Organisationsentwicklung: Umstellungsprozess bewusst gestalten, Experten an Bord holen
• IT-Sicherheit: Plattform zur Unterstützung: Die Transferstelle IT-Sicherheit im Mittelstand bietet Unterstützung und Beratung für KMU, Handwerker und Selbstständige
• Finanzierung: Förderungen wie „Digital Jetzt“ des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz, geförderte Kredite bei der KfW oder die Förderung „go Inno“ für externe Beratung
• Neue Geschäftsmodelle: Überdenke Bewährtes und überlege, ob ein neues Geschäftsmodell dein Unternehmen mit seiner Veränderung und neuen Aufgabengebieten besser unterstützen kann. 

Beispiel

Jetzt weißt du, worauf du bei der Umsetzung der Digitalisierung deines Unternehmens achten musst und kannst dich an die Umsetzung machen!

So kann die Digitalisierung im Mittelstand aussehen

Die Digitalisierung im Mittelstand umfasst eine Vielzahl von Themen, die darauf abzielen, Geschäftsprozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und Wettbewerbsvorteile zu erlangen. Hier sind einige Hauptthemen:

Digitale Geschäftsmodelle

Die Entwicklung neuer Geschäftsmodelle, die auf digitalen Technologien basieren, kann den Mittelstand dabei unterstützen, neue Einnahmequellen zu erschließen. Dazu gehören E-Commerce, digitale Plattformen, Abonnementdienste und mehr.

• E-Commerce-Plattform: Ein stationäres Geschäft erweitert sein Angebot um einen Online-Shop, um Produkte weltweit zu verkaufen.
• Abonnementdienste: Ein Softwareunternehmen bietet Software-as-a-Service (SaaS)-Lösungen an, bei denen Kunden monatliche Abonnements nutzen können.
• Digitale Marktplätze: Ein Unternehmen schafft eine Plattform, auf der verschiedene Anbieter ihre Produkte oder Dienstleistungen anbieten können.

E-Commerce und Online-Vertrieb

Die Schaffung eines starken Online-Vertriebskanals ermöglicht es mittelständischen Unternehmen, ihre Produkte und Dienstleistungen einem breiteren Publikum zugänglich zu machen und potenziell internationale Märkte zu erschließen.

• Mobile App: Ein Bekleidungsgeschäft entwickelt eine mobile App, über die Kunden Produkte direkt von ihren Smartphones aus kaufen können.
• Internationale Lieferung: Ein Hersteller von handgefertigten Möbeln ermöglicht den internationalen Versand seiner Produkte durch die Integration von Logistikpartnern.
• Personalisierte Angebote: Ein Online-Händler nutzt Datenanalyse, um personalisierte Produktvorschläge basierend auf früheren Käufen zu erstellen.

Digitales Marketing und Social Media

Die Nutzung von sozialen Medien, Suchmaschinenmarketing und anderen digitalen Marketingstrategien kann die Sichtbarkeit steigern und die Kundenbindung verbessern.

• Social Media Werbung: Ein Restaurant bewirbt seine Angebote gezielt auf Plattformen wie Facebook und Instagram, um eine größere lokale Kundenbasis anzusprechen.
• Suchmaschinenoptimierung (SEO): Ein Online-Shop optimiert seine Website-Inhalte, um in den Suchergebnissen höher zu ranken und mehr organischen Traffic zu erhalten.
• Influencer Marketing: Ein Kosmetikunternehmen arbeitet mit Influencern zusammen, um Produkte in deren Social-Media-Beiträgen zu bewerben.

Automatisierung von Geschäftsprozessen

Die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und Prozesse mithilfe von Softwarelösungen kann die Effizienz steigern und menschliche Fehler reduzieren.

• Automatisierte Rechnungsverarbeitung: Ein Unternehmen verwendet Software zur automatischen Erfassung und Genehmigung von Rechnungen.
• Chatbots im Kundenservice: Ein Versicherungsunternehmen implementiert Chatbots, um häufig gestellte Fragen von Kunden zu beantworten.
• Automatische Datensynchronisierung: Ein E-Commerce-Unternehmen synchronisiert automatisch Lagerbestände zwischen Online-Shop und Lagerverwaltungssystem.

Datenanalyse und Business Intelligence

Die Sammlung, Analyse und Interpretation von Unternehmensdaten kann wertvolle Einblicke liefern, die bei der Entscheidungsfindung und der Identifizierung von Trends helfen.

• Verkaufsanalysen: Ein Einzelhändler nutzt Datenanalyse, um Verkaufstrends zu erkennen und seine Lagerbestände besser zu verwalten.
• Kundenverhalten-Analyse: Ein Online-Dienst analysiert das Nutzerverhalten auf seiner Plattform, um die Benutzererfahrung zu verbessern.
• Marktforschung: Ein Unternehmen verwendet Datenanalyse, um Markttrends zu identifizieren und seine Marketingstrategie anzupassen.

Cloud-Computing und IT-Infrastruktur

Die Migration von Geschäftsanwendungen und -daten in die Cloud kann die Skalierbarkeit erhöhen, die Flexibilität verbessern und die Kosten senken.

• Cloud-basierte Buchhaltungssoftware: Ein Unternehmen migriert seine Buchhaltungssoftware in die Cloud, um von überall aus darauf zugreifen zu können.
• Kollaborationstools: Ein Team verwendet cloudbasierte Tools wie Google Workspace oder Microsoft 365, um Dokumente in Echtzeit gemeinsam zu bearbeiten.
• Skalierbare Serverinfrastruktur: Ein E-Commerce-Unternehmen nutzt Cloud-Server, um bei hohem Trafficbedarf automatisch skalieren zu können.

Cybersicherheit

Angesichts der zunehmenden digitalen Bedrohungen ist es wichtig, angemessene Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, um Unternehmensdaten und -systeme zu schützen.

• Zwei-Faktor-Authentifizierung: Unternehmen führen eine Zwei-Faktor-Authentifizierung ein, um den Zugriff auf sensible Daten zu schützen.
• Regelmäßige Sicherheitsaudits: Ein Unternehmen führt regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen seiner IT-Infrastruktur durch, um Schwachstellen zu identifizieren.
• Verschlüsselte Kommunikation: Ein Unternehmen verwendet Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für E-Mails und Kommunikation, um Datenschutz zu gewährleisten.

Innovationsmanagement

Die Förderung einer Kultur der Innovation und die Integration neuer Technologien können dazu beitragen, wettbewerbsfähig zu bleiben und kontinuierlich neue Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln.

• Hackathons: Unternehmen veranstalten interne Hackathons, um innovative Ideen von Mitarbeitern zu fördern.
• Innovationslabore: Ein Unternehmen richtet physische oder virtuelle Labore ein, in denen Mitarbeiter neue Technologien experimentieren können.
• Open Innovation: Unternehmen suchen externe Partnerschaften und Zusammenarbeit mit Startups, um neue Ideen und Technologien einzubringen.

Digitale Zusammenarbeit und Kommunikation

Tools für virtuelle Zusammenarbeit, Videokonferenzen und Instant Messaging können die Kommunikation sowohl intern als auch extern verbessern.

• Virtuelle Meeting-Plattformen: Unternehmen verwenden Tools wie Zoom oder Microsoft Teams für virtuelle Besprechungen und Zusammenarbeit.
• Projektmanagement-Software: Ein Team nutzt Plattformen wie Asana oder Trello zur gemeinsamen Verwaltung von Projekten und Aufgaben.
• Instant Messaging für Teams: Unternehmen verwenden Slack oder ähnliche Tools für schnelle Kommunikation und Informationsaustausch.

Fachkräfteentwicklung und Schulung

Die Weiterbildung der Mitarbeiter, um sie im Umgang mit neuen digitalen Werkzeugen und Technologien zu schulen, ist entscheidend, um die volle Bandbreite der Digitalisierung auszuschöpfen.

• Online-Weiterbildungsplattformen: Unternehmen abonnieren Plattformen wie Udemy oder Coursera, um Mitarbeitern Zugang zu Online-Kursen zu ermöglichen.
• Interne Schulungen: Ein Unternehmen bietet regelmäßige Schulungen an, um Mitarbeiter im Umgang mit neuen digitalen Werkzeugen zu schulen.
• Mentorenprogramme: Erfahrene Mitarbeiter bieten individuelle Schulungen und Unterstützung für Kollegen bei der Nutzung neuer Technologien.

Diese Themen verdeutlichen, wie vielschichtig die Digitalisierung im Mittelstand sein kann. Es ist wichtig, dass Unternehmen eine individuelle Strategie entwickeln, die zu ihren Zielen, Ressourcen und Marktgegebenheiten passt.

5 Schritte zur Digitalisierung für mittelständische Unternehmen

Möchtest du jetzt planen, wie du dein Unternehmen digitalisierst, kannst du dich an den folgenden 5 Schritten orientieren:

1. Bestandsaufnahme: Wie weit ist dein Unternehmen im Bezug auf die Digitalisierung? Ermittle den Status Quo.
2. Ziele festlegen: Basierend auf dem Status Quo kannst du dir überlegen, welche Digitalisierungsprojekte du umsetzen möchtest. Welche größere Strategie liegt den einzelnen Projekten zugrunde?
3. Bedarf ermitteln: Welche potenziellen Ressourcen sind notwendig? Braucht es spezielle Fachkräfte, externe Beratung oder Weiterbildung? Wie sieht der Bedarf an Technologie, Hard- und Software aus?
4. Finanzierung klären: Ermittle anfallende Kosten und erstelle einen Finanzierungsplan. Recherchiere, welche Förderungen und Förderungskredite in Frage kommen und lasse dich beraten.
5. Umsetzung planen: Plane die konkrete Implementierung. Kommuniziere die Veränderungen rechtzeitig an Mitarbeitende, Kunden und Geschäftspartner. Auch die HR-Abteilung oder eine externe Beratung kann den Prozess planen und dabei Unternehmenskultur und Teamdynamik im Blick behalten.

Digitalisierung im Mittelstand: Hier kannst du sie nutzen!

In der Praxis muss die Digitalisierung natürlich bei jedem mittelständischen Unternehmen individuell umgesetzt werden. Automatisierungen sind hier sehr hilfreich und können in vielen verschiedenen Kategorien deines Unternehmens eingesetzt werden. Grob gesagt, können folgende Bereiche von der Digitalisierung profitieren:

• Kommunikation: Bestellungen, Liefer- und Preisverträge digital abwickeln
• Logistik: Einkauf, Lagerung und Transport durch EDV steuern lassen
• Interne Prozesse: Digitale Tools für Personalmanagement oder Controlling
• Infrastruktur: ortsunabhängiger Datenzugriff für Mitarbeitende
• Produktion: KI-Technologien, Prozessoptimierung durch Datenanalyse

Potenzial zur Digitalisierung findet sich in jedem Bereich der Wertschöpfungskette.

Damit du die Digitalisierung und ihre Vorteile direkt nutzen und dein Unternehmen nachhaltig digitalisieren kannst, findest du jetzt verschiedene Kategorien und die dazugehörigen Tools aufgelistet. So kannst du dir aussuchen, was zu dir und deinem Unternehmen passt!

Kategorie Kommunikation

Im Bereich Kommunikation dreht sich alles um die digitale Abwicklung von Verträgen und Bestellungen.

Hilfreich dabei ist zum Beispiel die Umstellung auf den digitalen Vertrieb. Beim digitalen Vertrieb geht es darum, für die Vermarktung und den Verkauf deines Angebots digitale Vertriebswege und Tools zu nutzen. So kannst du deine Vertriebsprozesse automatisieren und insgesamt ein agileres Arbeiten ermöglichen. Dabei helfen dir Tools, die z.B. Chatbots, dynamische Landingpages oder ein virtueller Messestand.

Mehr findest du unter: Digitaler Vertrieb: Mit diesen Tipps wirst du effizienter verkaufen

Um deine Kunden noch besser an dich binden zu können, hilft es, sie am richtigen Punkt ihrer Customer Journey abzuholen. Dabei hilft dir die Funnel Software. Mit einer Funnel Software schaffst du es:

• Leads automatisch zu generieren und auszubauen,
• Potenzielle Kunden zu zahlenden Kunden zu machen,
• ein größeres Geschäftspotenzial durch den Verkauf weiterer Produkte oder Dienstleistungen an bereits bestehende Kunden zu erschließen und
• die Business-Leistung für mehr finanziellen Erfolg und Verbesserungen im Unternehmen zu analysieren.

Anbieter sind zum Beispiel funnelcockpit, Perspective oder GetResponse.

Alles zur Funnel Software findest du unter: Funnel Software: Im Handumdrehen zu kaufwilligen Kunden

Kategorie Interne Prozesse

Digitale Tools sind auch im Personalmanagement und Controlling von großem Vorteil. Sie helfen dabei, Prozesse einfach und effizient zu gestalten und dabei die Geschwindigkeit zu erhöhen und Fehlerquote zu senken.

Ein Tool, das deinen Mitarbeitern viel Arbeit abnehmen wird, ist der digitale Briefkasten. Im Prinzip wird dabei die Post nicht in den Briefkasten deines Unternehmens, sondern in den des Briefkasten-Dienstleisters geworfen. Dieser scannt dann die Briefe und stellt sie digital zur Verfügung. Anbieter sind zum Beispiel Caya oder DropScan. Möchtest du auch innerhalb deines Unternehmens die Briefe digital versenden, dann solltest du dir bitkasten näher ansehen.

Mehr zum digitalen Briefkasten findest du hier: Digitaler Briefkasten Vergleich – Caya, DropScan und Co Update 2022

Möchtest du den Briefverkehr weiter digitalisieren, passt die digitale Signatur perfekt dazu. Diese ist rechtssicher und macht es möglich, ohne Drucker und mit einem einfachen Klick Dokumente zu unterzeichnen. Dabei wird die Signatur des Unterzeichners sicher mit dem Dokument verbunden und wirkt dann wie eine normale Unterschrift in digitaler Form. Das sorgt für eine schnelle, unkomplizierte und eindeutige Kommunikation.

Mehr zur digitalen Signatur und den Anbietern hier: Digitale Signatur erstellen: Rechtssicher und schnell

Auch die Finanzabteilung profitiert von der Digitalisierung: mit einem Liquiditätsmanagement-Tool. Damit sparst du deinen Mitarbeitern viel Zeit durch eine automatisierte Liquiditätskontrolle und verschaffst ihnen allgemein einen besseren Überblick. Auch die Transparenz und die zeitnahen Informationen verhelfen zu besseren Überzeugungsmöglichkeiten für Verhandlungspartner.

Mehr zu den Tools, Vorteilen und der Anwendung unter: Liquiditätsmanagement Tools: Nie wieder chaotische Finanzen

Kategorie Infrastruktur

Ein ortsunabhängiges Management beinhaltet, dass Mitarbeiter trotzdem miteinander kommunizieren und auf Daten zugreifen können.

Dabei hilfreich sind zum Beispiel:

• Online Whiteboard Tools: Effektiv trotz Homeoffice - Teammeetings mit Grafiken und Charts ganz von zu Hause aus
• Mitarbeiter-Apps: Mobiles Intranet, das den unternehmensinternen Austausch sicher und einfach gestaltet - inkl. zahlreicher Interaktionsmöglichkeiten
• E-Mail-Verschlüsselung: Sichere E-Mail-Kommunikation leicht gemacht für Anwender und Empfänger

Kategorie Produktion

In der Produktion geht es um die Automatisierung und Prozessoptimierung durch digitale Technologien. Dabei helfen verschiedene Softwares:

• ERP-Software: Automatisierung für viele Geschäftsprozesse deiner Unternehmensbereiche, z.B. Vertrieb, Team, Finanzen, Controlling etc.
• Papierloses Büro: Alles digitalisiert in deinem Büro - adé Papierchaos und dunkles Archiv. Wie du das Vorgehen mühelos umsetzt, erfährst du unter Papierloses Büro starten: 100% Tool Einsatz
• Neue Software einführen: Hier lernst du, wie du am besten vorgehst, um deine Mitarbeiter nicht zu überrumpeln und den Übergang so fließend wie möglich zu gestalten

Fazit: Die Digitalisierung ist ein Muss für erfolgreiche Unternehmen

Möchtest du mit deinem mittelständischen Unternehmen erfolgreich sein, dann wirst du um die Digitalisierung nicht herum kommen. Deshalb solltest du dich damit beschäftigen und herausfinden, wie du ihre Vorteile für deinen Erfolg nutzen kannst.

Dabei hilft dir nicht nur ein guter Plan und eine strategische Umsetzung, sondern auch die entsprechenden Tools.

Und ist dein Unternehmen erstmal auf Digitalisierung ausgerichtet, erschließen sich dir viele neue Möglichkeiten, Kunden zu gewinnen und den Service deines Businesses auszuweiten.

Also, worauf wartest du noch?

Was hältst du von den Möglichkeiten, die die Digitalisierung dem Mittelstand bietet? Hast du vielleicht noch Tipps? Schreib mir deine Meinung gerne in die Kommentare!

Wenn du mehr wissen willst, wie du die Digitalisierung als Geschäftsführer optimal nutzen kannst, dann schau mal in der entsprechenden Kategorie auf Digital Affin vorbei!