Wie interne Kommunikations Tools die Unternehmensproduktivität und das Teamgefühl steigern können

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist eine effektive Tools der Schlüssel zum Erfolg eines jeden Unternehmens. 

Mit einer Vielzahl von Tools und Plattformen, die speziell für die Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit im Arbeitsumfeld entwickelt wurden, stehen Unternehmen vor der Herausforderung, die passende Lösung für ihre spezifischen Bedürfnisse zu finden. 

In diesem Blogartikel werfen wir einen Blick auf verschiedene interne Kommunikations Tools, die Unternehmen dabei helfen können, ihre Kommunikationsflüsse zu optimieren und ein produktiveres Arbeitsumfeld zu schaffen.

Digitale und analoge, interne Kommunikations Tools

Tools, mit denen interne Kommunikation verbessern kannst, gibt es einige, sowohl analoge als auch digitale Tools.

Digitale Kommunikationstools bieten die Möglichkeit zur asynchronen Kommunikation, der Erreichbarkeit auch außerhalb der Arbeit(-szeiten) und teilweise auch für Mitarbeiter ohne Zugang zu Arbeitsrechnern. Zu vielen digitalen Tools haben wir schon tiefer gehende Artikel gerschrieben, die, falls genaueres Interesse an einer Art der Tools besteht verlinkt sind.

Analoge Tools

Whiteboards: Ideal für das Sammeln von Ideen und zur Veranschaulichung. In analoger Form nicht optimal für die interne Kommunikation geeignet. Auch in digitaler Form nur eingeschränkt für Kommunikation nutzbar.

Schwarzes Brett: Eine Informationswand an zentralen Stellen innerhalb des Unternehmens, bestückt mit aktuellen Mitteilungen. Der Grundgedanke ist vielversprechend. Jedoch hapert es häufig an der Ausführung: Überholte Dokumente, keine Möglichkeit zur Rückmeldung, mangelnder Datenschutz.

Persönliche Meetings: Unabhängig davon, ob es sich um Einzelgespräche oder Gruppensitzungen handelt. Diese Art der Kommunikation bietet den persönlichsten Austausch – sie kann jedoch für Gruppen besonders herausfordernd sein, da sie eine umfangreiche Organisation benötigt.

Telefongespräche: Sie bieten eine flexible Möglichkeit für den direkten Austausch, sei es zwischen Einzelpersonen oder in Konferenzschaltungen. Diese Form der Kommunikation ermöglicht schnelle Reaktionen und Entscheidungsfindungen, kann jedoch bei größeren Gruppen an Effizienz verlieren und führt manchmal zu Missverständnissen, da nonverbale Signale fehlen.

Digitale Tools

Videokonferenz-Tools: Das digitale Pendant zu Telefongesprächen. Sie sind zur neuen Standardlösung für Teammeetings geworden, und das nicht nur im Homeoffice. Zu den geschätzten Features gehören unter anderem die Möglichkeit zur Bildschirmteilung, das Aufzeichnen von Meetings sowie die Option, individuelle Hintergründe zu verwenden.

Messaging Apps: Werden häufig für einen unkomplizierten und zügigen Austausch genutzt. Durch die Einrichtung verschiedener Chatgruppen lassen sich rasche Abstimmungen treffen, was die interne Kommunikation effektiver gestaltet.

Projektmanagement Software: Zunächst scheint Projektmanagement-Software kein direktes Mittel der internen Kommunikation zu sein. Bei näherer Betrachtung jedoch vereinfacht diese Art von Software die Koordination und Abstimmung bezüglich verschiedener Aufgaben.

Cloud-Dienste: Ermöglichen die kollaborative Arbeit an Dokumenten und Präsentationen sowie den Austausch von Feedback – und das alles in Echtzeit. Sie sind nicht nur für Teams im Homeoffice, sondern für alle Arbeitsgruppen eine wertvolle Ressource.

Collaboration App: Ein Multitalent. Diese Apps vereinen die Eigenschaften von Nachrichten-Apps mit zusätzlichen Funktionen wie Videoanrufen, Dateifreigabe und weiteren Integrationen.

Digital Signage: Die digitale Form von schwarzen Brettern. Präsentiert Unternehmensnachrichten im Großformat, speziell auf Bildschirmen in Bereichen wie der Kantine, auf offenen Flächen oder im Produktionsbereich.

Social Intranet: Ein bewährtes Tool. Im sozialen Intranet lassen sich Nachrichten, Chats, Gruppen und Dokumente organisieren. Allerdings ist Vorsicht geboten: Eine Überfülle an Funktionen kann die Übersichtlichkeit beeinträchtigen.

Mitarbeiter-App: Eine mobile Version des sozialen Intranets, ideal für die Nutzung unterwegs. Besonders wegen der vielen Kommunikationskanäle und angepasst für Mitarbeiter, die außerhalb des Büros tätig sind oder Produktionsmitarbeiter ohne Zugang zu eigenen PCs.

Plattform für operative Beschäftigte: Die Evolution der Mitarbeiter-App. Durch Integrationen verwandelt sich diese App in ein Betriebssystem für Beschäftigte ohne festen Arbeitsplatz oder Zugang zu PCs.

Auswahlkriterien für das richtige Tool

Bei der Auswahl des richtigen Tools zur internen Kommunikation in einem Unternehmen solltest du folgende Kriterien berücksichtigen.

• Benutzerfreundlichkeit: Das Tool sollte einfach zu bedienen sein, damit alle Mitarbeiter, unabhängig von ihrem technischen Wissen, es effektiv nutzen können.
• Integration mit anderen Tools: Es ist wichtig, dass das Kommunikationstool sich nahtlos in andere im Unternehmen verwendete Software-Systeme integrieren lässt.
• Skalierbarkeit: Das Tool sollte in der Lage sein, mit dem Wachstum des Unternehmens zu skalieren, sowohl in Bezug auf die Anzahl der Nutzer als auch auf die Funktionalität.
• Sicherheit und Datenschutz: Besonders in der internen Kommunikation ist es wichtig, dass das Tool sichere Datenübertragung und -speicherung bietet, um vertrauliche Informationen zu schützen.
• Kommunikationsfunktionen: Überlege genau, welche spezifischen Kommunikationsbedürfnisse dein Unternehmen hat (z. B. Chat, Videoanrufe, Dateiaustausch) und stelle sicher, dass das Tool diese Funktionen unterstützt.
• Kosten: Beurteile das Preis-Leistungs-Verhältnis des Tools. Dabei solltest du nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch langfristige Kosten wie Abonnements oder Support in Betracht ziehen.
• Anpassungsfähigkeit: Die Möglichkeit, das Tool an die spezifischen Bedürfnisse und die Unternehmenskultur anzupassen, kann sehr wertvoll sein.
• Zuverlässigkeit und Support: Ein zuverlässiges Tool mit gutem technischen Support ist entscheidend, um Ausfallzeiten und Störungen in der Kommunikation zu minimieren.
• Feedback und Nutzererfahrungen: Berücksichtige Feedback und Bewertungen von aktuellen Nutzern, um ein realistisches Bild von der Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Tools zu erhalten.
• Compliance und Rechtskonformität: Stelle sicher, dass das Tool den lokalen und internationalen Gesetzen und Vorschriften, zum Beispiel in Sachen Datenschutz, entspricht.

Metriken zum Messen des Erfolgs interner Kommunikations Tools

Nachdem du dich für ein internes Kommunikationstool entschieden hast, ist der nächste Schritt dessen Implementierung in deinem Unternehmen. Es ist entscheidend zu verstehen, dass selbst das ausgezeichnetste Tool wirkungslos bleibt, wenn es von den Mitarbeitenden nicht angenommen wird. 

Nach der Einführung des Tools ist es wichtig, Erfolge und Effektivität zu bewerten. Folgende Metriken können dir dabei helfen, zu bewerten wie das Tool bei der Mitarbeiterschaft ankommt und genutzt wird:

• Engagement: Wird das Tool von den Teammitgliedern regelmäßig genutzt? Beteiligen sie sich aktiv an Kommunikationen und Diskussionen?
• Kollaboration: Fördert das Tool die Zusammenarbeit im Team? Hilft es dabei, die Effizienz und Effektivität der Teamarbeit zu steigern?
• Produktivität: Können die Teammitglieder ihre Aufgaben und Projekte durch das Tool schneller und leichter bewältigen?
• Feedback: Wie wird das Tool von der Belegschaft angenommen? Gibt es relevante Probleme oder Bedenken, die adressiert werden müssen?

Fallstudien & Erfolgsgeschichten

REWE x Flip

Bevor die Mitarbeiter-App bei REWE eingeführt wurde, war es für die Marktmanagerinnen und Vertriebler üblich, E-Mails und wichtige Mitteilungen auszudrucken und am Schwarzen Brett im Markt aufzuhängen. Eine direkte Kommunikation mit allen Beschäftigten war so nicht möglich.

Besonders im Schichtbetrieb führte dies oft zu Missverständnissen und Gerüchten. Jetzt können Marktmanagerinnen direkt mit ihrem Team kommunizieren und erhalten schneller Rückmeldungen von den Mitarbeitenden.

In der neuen Mitarbeiter-App können die Angestellten der Märkte nicht nur wichtige Informationen einsehen, sondern auch mit Kollegen, anderen Filialen und der Zentrale in Kontakt treten. Nach und nach will REWE alle Märkte in das digitale Informations- und Kommunikationssystem von REWE integrieren.

Bosch x SpeakApp

Bosch Aftermarket stellt seinen Kunden weltweit ein umfangreiches Angebot an Diagnosegeräten, Werkstattausrüstungen und Ersatzteilen zur Verfügung. Dies umfasst sowohl neue als auch aufbereitete Teile sowie Reparaturlösungen für Personen- und Nutzfahrzeuge.

Die direkte Kommunikation mit Franchisepartnern und dem Händlernetzwerk war bisher nicht möglich. Besonders schwierig war es, jene zu erreichen, die keinen Zugang zu Computern oder Bildschirmen haben.

In Boschs schnelllebigem Geschäftsumfeld ist es entscheidend, dass alle Beteiligten zeitnah über neue Produkte und Dienstleistungen informiert werden.

Lösung:

Bosch Talks, eine maßgeschneiderte mobile Kommunikationsplattform, wurde für Web, iPhone und Android entwickelt und den Mitarbeitern und Partnern zur Verfügung gestellt.

Diese Mitarbeiter-App ermöglicht es, Kollegen einfacher zu erreichen und effizienter zu arbeiten, was wiederum das Kundenerlebnis verbessert.

Auf diese Weise bleibt jeder direkt mit Bosch und untereinander in Verbindung. 

Ergebnisse:

• Kommunikation möglich, unabhängig vom Standort
• Zugriff auf Informationen, Dokumente und Wissen jederzeit und überall
• Austausch und Diskussion von Ideen
• Nutzung des vorhandenen Wissens und der Erfahrung innerhalb der Organisation
• Zeitersparnis durch weniger E-Mail-Verkehr und schnelle Suchfunktionen
• sicheres Teilen privater Nachrichten
• kein Verpassen wichtiger Neuigkeiten
• Einhaltung der DSGVO-Vorschriften

Anbieter von Tools für die internen Kommunikation

Um dir die Recherche zu erleichtern, habe ich im Folgenden einige Kommunikationstools und ihre speziellen Funktionen zusammengefasst.

Slack

Slack ist eine cloudbasierte Messaging-App, die Chatrooms, private Nachrichten und Integrationen mit verschiedenen Diensten bietet. Sie wird häufig von Unternehmen und Organisationen verwendet, um die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zwischen Teams zu erleichtern.

Features:

• Teilen von Dokumenten und Dateien
• Messaging
• Audio- und Videoübertragung
• Audio- und Videonachrichten senden
• Workflow Builder
• Integrationen mit bestehenden Tools
• Slack Connect für die Arbeit mit externen Partnern
• Enterprise Key Management
• Profile und Organigramme

Kosten:

Slack kannst du mit begrenztem Funktionsumfang kostenlos nutzen. Die Preise beginnen bei 6,75 € pro Monat, für eine Enterprise Lösung musst du den Vertrieb kontaktieren.

Zoom

Zoom ist eine Videokonferenz Software, die es Benutzern ermöglicht, virtuelle Meetings, Webinare und Live-Videochats durchzuführen. Es bietet Funktionen wie Bildschirmfreigabe, Gruppenchat und die Möglichkeit, große Online-Veranstaltungen zu hosten, was die Software besonders beliebt für Arbeit im Homeoffice und Online-Bildung macht.

Features:

• bis zu 300 Teilnehmer pro Meeting
• bis zu 30 Stunden pro Meeting
• Whiteboard
• Team-Chat
• Mail & Kalender
• AI Companion
• bis zu 10 GB Cloud-Speicher
• SSO

Kosten:

Zoom Basic kannst du kostenlos nutzen. Für längere Meetings mit mehr Teilnehmern beginnen die Preise bei 14,99 € pro Monat. Eine Enterprise Version ist auf Anfrage erhältlich. Zahlst du jährlich, sparst du 22 %.

Asana

Asana ist ein webbasiertes Projektmanagement-Tool, das Teams dabei unterstützt, ihre Arbeit zu organisieren, zu verfolgen und zu verwalten. Mit Funktionen wie Aufgabenverteilung, Fristsetzung, Fortschrittsverfolgung und Integrationen mit anderen Tools kann die Software Produktivität und Zusammenarbeit steigern.

Features:

• Zusammenarbeit mit bis zu 500 Teammitgliedern
• unbegrenzter Speicherplatz
• Kalenderansicht
• einfache Suchfilter
• iOS- und Android-App
• Zeiterfassung mit Integrationen
• 100+ Integrationen 
• Gantt-Ansicht
• Genehmigungen
• Workflow Builder
• Projekt-Dashboards

Kosten:

Einzelpersonen und kleine Teams können Asana kostenlos nutzen. Die Preise für Modelle mit mehr Mitarbeitern und Funktionen beginnen bei 10,99 €.

Google Drive

Google Drive ist ein Cloud-Speicherdienst von Google, der es Benutzern ermöglicht, Dateien zu speichern, darauf zuzugreifen und sie zu teilen. Das Tool integriert sich nahtlos in andere Google-Dienste wie Docs, Sheets und Slides, was die Online-Zusammenarbeit und das Dokumentenmanagement erleichtert.

Features:

• bis zu 2 TB Speicher pro Nutzungskonto
• Inhalte für Zielgruppen freigeben
• geteilte Ablagen für Teams
• Docs, Tabellen, Präsentationen, Formularinhalte erstellen
• benutzerdefinierte geschäftliche E-Mail-Adressen
• Video- und Telefonkonferenzen
• Videokonferenzen aufzeichnen und in Drive speichern
• Verwaltungskonsole
• Einstellungen für gruppenbasierte Sicherheitsrichtlinien

Kosten:

Drive kannst du kostenlos nutzen. Für mehr Speicher und mehr Teilnehmende an Video- und Telefonkonferenzen zahlst du 11,50 € pro Nutzungskonto und Monat. 

Microsoft Teams

Microsoft Teams ist eine Plattform für Teamkollaboration, die Teil von Microsofts Office 365 Suite ist und Funktionen für Chat, Videokonferenzen, Dateifreigabe und Integration mit anderen Microsoft-Anwendungen bietet. Es wird häufig in Unternehmen eingesetzt, um die interne Kommunikation zu verbessern und die Zusammenarbeit in Projekten zu erleichtern.

Features:

• unbegrenzte Gruppenbesprechungen bis zu 30 Stunden
• bis zu 300 Teilnehmende pro Besprechung
• bis zu 1 TB Cloudspeicher pro Benutzer
• Messaging
• Dateifreigabe, Aufgaben und Abstimmungen
• Datenverschlüsselung für Besprechungen, Chats, Anrufe und Dateien
• Liveuntertitel in Besprechungen (über 30 Sprachen)
• Microsoft Whiteboard
• hunderte kollaborativer Apps
• kollaborative Anmerkungen in Teams-Besprechungen, über die Teilnehmende gemeinsame Inhalte ergänzen können
• Teambesprechungen aufzeichnen und transkribieren
• Microsoft Team Essential und Microsoft 365 Business Basic

Kosten:

Private Nutzer können Microsoft Teams mit begrenztem Funktionsumfang kostenlos nutzen. Für 10 € pro Monat gibt es den Family Plan. Die Preise für Unternehmen beginnen bei 3,70 € pro Nutzer und Monat.

Jive

Jive ist eine Plattform für Unternehmenskommunikation und Zusammenarbeit, die ein soziales Intranet für Unternehmen bietet, um die interne Kommunikation und das Engagement der Mitarbeiter zu verbessern. Funktionen wie Diskussionsforen, Blogs, Dokumentenmanagement und Integration mit anderen Geschäftsanwendungen fördern den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit innerhalb von Organisationen.

Features:

• Suchanfragen und Belohnungen
• detaillierte Profile
• Analysen
• fließende Kollaboration über Systeme, Anwendungen und Geräte hinweg
• mobile App
• Mitarbeiterverzeichnis
• Dokumente, Blog-Beiträge und Videos teilen

Kosten:

Die Kosten für Jive erhältst du auf Anfrage. 

SpeakAp

SpeakAp ist eine mobile Mitarbeiter-App, die darauf abzielt, Frontline- und Büroangestellte zu verbinden, indem sie eine zentrale Anlaufstelle für Unternehmensinformationen bietet. Die Plattform ähnelt sozialen Netzwerken und bietet eine klare Zeitleiste für Beiträge mit Fotos oder Dokumenten, Gruppenbildung, private Nachrichten und Benutzerprofile. 

Features:

• Verwaltung von Teams
• Aufgaben mit Teammitgliedern teilen
• Überblick über abgeschlossene Aufgaben
• Task Management
• Analytics im Dashboard
• API-Marktplatz
• SSO
• Integration von HR-Tools
• Gehaltsabrechnungen, Terminplanung, Onboarding Dokumente zuordnen

Kosten:

Die Preise für SpeakAp erhältst du auf Anfrage.

Flip

Flip ist eine Mitarbeiter-App für Unternehmen, die besonders für operative Beschäftigte konzipiert ist. Sie vereint Funktionen wie Chat, Newsfeed, Dienstpläne, Zeiterfassung und weitere in einem digitalen Arbeitsplatz, der sowohl auf privaten Smartphones als auch auf Firmen-PCs genutzt werden kann, wobei sie interaktive und einfache Kommunikation wie in einem Social Intranet ermöglicht.

Features:

• Parallelbetrieb von (Social) Intranet und Mitarbeiter-App
• Integrationen mit Intranet-, Support-, Digital Signage-, Personalplanungstools und mehr
• Live-Übersetzung mit DeepL
• Firmen-Kommunikation wie im privaten Messenger
• Aufgaben erstellen und zuweisen
• Bilder teilen
• Dateien integrieren
• Arbeitsfortschritte dokumentieren
• FlipAI zum Zusammenfassen von komplexe Texten und Themen

Kosten:

Die Preise für Flip erhältst du auf Anfrage.

Fazit - Das bringen Tools für die interne Kommunikation

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Auswahl und Implementierung des richtigen internen Kommunikationstools eine entscheidende Rolle für die Effizienz und Zufriedenheit im Unternehmen spielt. 

Durch die Verbesserung des Informationsflusses und der Zusammenarbeit können Unternehmen ihre Produktivität steigern und ein stärkeres Gemeinschaftsgefühl unter den Mitarbeitenden fördern. 

Letztendlich trägt ein gut gewähltes Kommunikationstool nicht nur zur Optimierung der Arbeitsabläufe bei, sondern stärkt auch die Unternehmenskultur und unterstützt das Wachstum des Unternehmens, vorausgesetzt du befolgst unsere Tipps zur Implementierung und Erfolgsmessung des Tools.

Welche Tools nutzt du für die interne Unternehmenskommunikation und welche sind am hilfreichsten? Schreibe gerne einen Kommentar mit Erfahrungen oder Fragen und starte eine interessante Unterhaltung.

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