Automatisierte Buchhaltung: 4 Vorteile und die besten Tools für ein digitales Rechnungswesen

Rechnungen lassen die Kasse in deinem Business klingeln. Allerdings kostet die Buchhaltung auch viel Zeit. Wie wäre es, wenn du dir weniger Gedanken um deine Abrechnung machen müsstest und deinen Fokus wieder auf das Wesentliche richten könntest?

Eine automatisierte Buchhaltung erreicht genau das. Warum du deine Buchhaltung automatisieren solltest und welche Tools dir dabei helfen, zeigt dir dieser Guide.

Was versteht man unter Automation im Rechnungswesen?

Automatisierte Buchhaltung ist nichts anderes als der Einsatz von Tools für die Automatisierung von Buchhaltungsaufgaben. Das können verschiedene Workflows sein, etwa

• die Erfassung und Verarbeitung von Finanztransaktionen,
• das Erstellen von Finanzberichten
• die Zusammenfassung von Informationen für die Steuererklärungen

Der Unterschied zur digitalen Buchhaltung: Belege werden nicht nur digital erfasst, sondern auch so weit wie möglich automatisiert weiterverarbeitet.

Die Arbeit deiner Buchhalter und Steuerberater soll damit nicht überflüssig werden. Vielmehr hat die smarte Buchhaltung das Ziel, den Menschen zu entlasten.

Voraussetzung ist eine Buchhaltungssoftware. Damit sparst du Zeit im Rechnungswesen und vermeidest Fehler. Warum das wichtig ist und weitere Vorteile erfährst du jetzt.

Darum lohnt es sich, deine Buchhaltung zu automatisieren

Für dein Business hat das Rechnungswesen eine wesentliche Bedeutung: Es hilft dir, deine Finanzen im Griff zu behalten und deinen Cashflow zu sichern.

Für einige Unternehmen ist die Buchhaltung sogar ein Muss, wenn sie der gesetzlichen Buchführungspflicht unterliegen. Dann müssen sie alle Geschäftsvorfälle verbuchen und dokumentieren.

Wenn du den Überblick über Zahlungseingänge und -ausgänge hast, kannst du besser planen. Außerdem sind der Durchblick bei den Finanzen und eine fehlerfreie Buchhaltung wichtige Voraussetzungen für das Steuern sparen und um in Sachen Compliance auf der sicheren Seite zu sein.

Deshalb müssen Unternehmen und Selbstständige ihre finanziellen Kennzahlen von Anfang an im Blick behalten. Das ist allerdings leichter gesagt als getan. Immer mehr Unternehmen setzen deshalb auf automatisierte Workflows in der Buchhaltung.

Rechnungsverarbeitung & Co.: Diese Buchhaltungsaufgaben kannst du digitalisieren

Früher war Papier das wichtigste Arbeitsmittel in der Buchhaltung. Heute hat die Zettelwirtschaft zum Glück ein Ende. Bei Rechnungen ist das aber nur ein halber Grund zum Jubeln.

Der Digitalverband Bitkom hat über 1.000 Unternehmen zu ihrer Buchhaltung befragt. 72 % von ihnen erstellen die Hälfte aller Rechnungen digital. Davon ist wiederum nur die Hälfte in einem strukturierten Format erstellt, das automatisch und elektronisch verarbeitet werden kann.

Außerdem sind noch immer 25 % aller Rechnungen papierbasiert. Das bedeutet: Ein Viertel aller Rechnungen wird noch manuell sortiert, händisch mit dem Konto abgeglichen und in Aktenordnern abgelegt.

Diese und weitere Aufgaben lassen sich mit den richtigen Tools digitalisieren und automatisieren. Die folgenden Workflows kannst du damit sofort vereinfachen:

• Rechnungseingang und Rechnungsverarbeitung
• rechtssicheres Archivieren von Dokumenten
• Übersicht über relevante Dokumente der Buchhaltung, wie Verträge, Rechnungen, Angebote, Lieferscheine, E-Mails usw.
• Überwachen von Kontobewegungen und Abgleich mit offenen Rechnungen
• Übersicht über Liquidität
• Auswertung von Analysen in übersichtlichen Dashboards
• Übermittlung von Unterlagen an deinen Steuerberater oder das Finanzamt
• automatisches Versenden von Mahnungen

Im Grunde lässt sich der gesamte Rechnungsworkflow mit Software automatisieren. Sie kümmert sich sowohl um das Erstellen und Versenden von Rechnungen als auch um das Mahnwesen.

4 Vorteile einer automatisierten Buchhaltung

Die Automatisierung der Buchhaltung bringt deinem Unternehmen zahlreiche Vorteile. Der wichtigste ist die Entlastung im Arbeitsalltag. Außerdem profitiert dein Team von den folgenden Verbesserungen.

1. Zeitersparnis

Routineaufgaben sind notwendig. Allerdings kosten sie oft viel Zeit, die du sinnvoller nutzen könntest. Die Buchhaltung muss zum Beispiel eine Vielzahl von Rechnungen und Dokumenten verarbeiten. Diesen Prozess kannst du einfach einer Buchhaltungssoftware überlassen.

Die Software erfasst und bearbeitet deine Rechnungen und Nachweise automatisch. Läuft deine Rechnungsverarbeitung erst einmal digital, gehört endlich auch das händische Vorkontieren der Vergangenheit an.

Buchhaltungssoftware beschleunigt auch viele weitere Geschäftsprozesse außerhalb der Finanzbuchhaltung (Fibu) – denn je weniger Zeit du in deine Fibu investieren musst, desto mehr Zeit bleibt dir für die Weiterentwicklung deines Unternehmens.

2. Kostenersparnis

Ein Zeitgewinn ist immer auch ein Effizienzgewinn und spart Kosten. Wenn du auf den Versand von digitalen Rechnungen umsteigst, sparst du zum Beispiel Porto, Papier und Personalkosten. Außerdem ist weniger Platz für dicke Rechnungsordner notwendig.

Je schneller deine Kunden ihre Rechnungen bekommen, desto schneller bekommst du dein Geld. Ist auch dein Mahnwesen automatisiert, entgeht dir außerdem nie wieder ein offener Rechnungsbetrag.

3. Rechtssicherheit

Nie mehr ein Detail übersehen ist ein gutes Stichwort: In der Buchhaltung sollten möglichst keine Fehler passieren. Doch mit manuellen Prozessen sind Fehlbuchungen oder Zahlendreher vorprogrammiert.

Jede falsche Buchung kostet Zeit und Geld. Die automatisierte Buchhaltung reduziert deshalb Fehlerquellen durch standardisierte Prozesse. So werden zum Beispiel Eingangsrechnungen mittels Belegerkennung korrekt erfasst und rechtssicher abgelegt. Umgekehrt lassen sich automatisiert korrekte Rechnungen erstellen und versenden.

Eine weitere Anwendung ist das Kontieren – auch dabei passieren dank Buchhaltungssoftware weniger Fehler.

4. Transparenz

Mit einer automatisierten Buchhaltung kannst du alle Fibu-Prozesse und Kontobewegungen bei deinen Banken zentral verwalten.

So behältst du den Überblick über Zahlungsvorgänge, auch mit der digitalen Firmenkreditkarte, und alle Rechnungseingänge. Das erhöht die Transparenz über deine Finanzen und deinen Cashflow.

Dank Schnittstellen zu deinem ERP oder deiner Warenwirtschaft lassen sich Rechnungen blitzschnell mit Aufträgen verbinden. So ist es ganz einfach, Rechnungen abzugleichen, zu archivieren und wiederzufinden.

Eine Anbindung an DATEV sorgt außerdem dafür, dass dein Steuerberater alle Informationen und Belege bekommt, die er für seine Arbeit benötigt.

Wichtige Features für die automatisierte Buchhaltung

Moderne Buchhaltungssoftware bietet umfangreiche Funktionen für die Automation deines Rechnungswesens. Der Umfang unterscheidet sich je nach Anbieter.

Welche Features für dich wichtig sind, hängt von deinen Ansprüchen und deiner Unternehmensgröße ab. Grundsätzlich sollte das Tool deiner Wahl aber die folgenden Funktionen an Bord haben.

• Anbindung an deine Bankkonten
• Assistent zum Erstellen, Archivieren und Versenden von Rechnungen
• digitale Erfassung von Eingangsrechnungen
• automatische Berechnungen von Steuern
• Überprüfungen von Angaben
• Schnittstellen zu ELSTER und DATEV
• Funktion für die Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
• Unterstützung bei der Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt
• einfache Bedienung für eine schnelle Implementierung der Software

Außerdem wichtig: Deine Buchhaltungssoftware muss dich unbedingt dabei unterstützen, die wichtigsten gesetzlichen und steuerlichen Anforderungen bei der Erstellung und Verwaltung von Belegen zu erfüllen. Rechnungsvorlagen müssen zum Beispiel bestimmte Pflichtangaben enthalten.

Digital, automatisch, effizient: Online-Buchhaltung am Beispiel von Caya

Genug Theorie – jetzt machen wir einen Abstecher in die Praxis. Ich zeige dir anhand eines Beispiels, wie die Automatisierung der Buchhaltung in Unternehmen konkret aussehen kann.

Ich stelle dir gleich die wichtigsten Anbieter für Buchhaltungssoftware vor. Dazu gehört auch Caya. Das Unternehmen ist auf das Organisieren von Dokumenten und die Postdigitalisierung spezialisiert und bietet auch einen Online-Buchhaltungsservice.

Wenn es dir vor allem darum geht, Papierrechnungen effizient zu bearbeiten, kann Caya wie folgt genutzt werden:

• Eingangsrechnungen: Wenn du eine Rechnung per Post erhältst, kannst du den Beleg mit der Software scannen und digitalisieren. Das Tool sortiert alle gescannten Rechnungen und sammelt sie in einem Cockpit.
• Rechnungsworkflow: Aus dem Cockpit heraus kannst du die Rechnung jetzt entweder direkt an die zuständie Kollegin schicken oder du überlässt Caya diesen Schritt, indem du einen automatischen Workflow nutzt. Du legst dabei genau fest, wer was sehen darf.
• Dokumentenverwaltung: Ist die Eingangsrechnung bearbeitet, lässt sie sich in Caya mit allen anderen Dokumenten digital verwalten und bearbeiten. Du kannst zum Beispiel Transaktionsdaten automatisch aus deiner Rechnung extrahieren lassen und vermeidest so Fehler beim Abtippen.

Die Software ist intuitiv und lässt sich dank Schnittstellen einfach in deine Systemlandschaft einbinden. Bereits die drei vorgestellten Funktionen bringen aus buchhalterischer Sicht viel Entlastung und mehr Flexibilität im Arbeitsalltag.

Du musst also nicht deine gesamte Buchhaltung umkrempeln, um von automatisierter Buchhaltung zu profitieren.

Die wichtigsten Anbieter digitaler Buchhaltungssoftware

Willst du jetzt direkt loslegen und auch deine Buchhaltung automatisieren? Dann sieh dir die folgenden Tools und ihre Features an.

finway

Das Tool finway ist auf die vorbereitende Buchhaltung spezialisiert. Mit Automatisierungen und Workflows wird dir einiges an Arbeit für den Monatsabschluss abgenommen. So lassen sich Belege im digitalen Rechnungseingang auf unterschiedliche Wege ablegen. Und falls doch ein Beleg fehlt, wird der Mitarbeiter direkt per E-Mail erinnert. 

Features: 

• Belege per Scan-App, E-Mail-Postfach oder Bulk-Upload erfassen
• Datenextraktion mittels OCR-Technologie
• Belegerinnerung für Transaktionen
• Bankkonto anbinden und direkt überweisen
• 1 Klick DATEV Anbindung
• virtuellen Kreditkarte für deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
  

Kosten: 

Es gibt zwei Tarife: Essential und Professional. Der Preis dafür richtet sich nach der Anzahl an monatlichen Eingangsrechnungen. Startpreis sind 199 € für 100 Rechnungen.  

Caya

In unserem Beispiel hast du Caya bereits kennengelernt. Dahinter steckt eine Software für das Dokumentenmanagement, mit der du auch deine physische Post digitalisierst. Daneben hält das Tool viele wichtige Funktionen für die Automatisierung der Buchhaltung bereit.

Features:

• OCR-Texterkennung
• automatische Kategorisierung von Dokumenten wie Rechnungen und Verträgen
• benutzerbasiertes Rollenmanagement
• automatisierte Workflows für die Rechnungsverteilung
• PDF-Editor

Kosten:

• Essentials Plan: 14,99 € pro Nutzer/Monat
• Standard Plan: 29,99 € pro Nutzer/Monat
• Professional Plan: 99,99 € pro Nutzer/Monat
• ca. 5 bis 20 € Rabatt bei jährlicher Zahlung

GetMyInvoices

Mit GetMyInvoices rufst du Rechnungen und andere Dokumente automatisch aus verschiedenen Rechnungsquellen ab und organisierst alle Belege zentral an einem Ort. Dort stehen sie zum Beispiel deinem Steuerberater oder deiner Buchhaltungssoftware zur Verfügung.

Features:

• Rechnungsimport aus über 10.000 Quellen
• OCR-Engine für umfangreiche Datenextrahierung
• sicheres Belegarchiv nach GoBD
• Synchronisierung mit gängigen Buchhaltungssystemen
• automatisierte Rechnungsworkflows

Kosten:

• Essential: 11 € pro Monat
• Small: 19 € pro Monat
• Standard: 25 € pro Monat
• Professional: 39 € pro Monat
• Enterprise: 59 € pro Monat
• alle Preise ohne Workflow-Management, Rabatt bei Jahreszahlung

Lexoffice

Mit der Software von Lexoffice erledigst du deine Buchhaltung online und erstellst Rechnungen, Steuererklärungen, Jahresabschlüsse und Bilanzen digital. Deine Geschäftskontakte pflegst du mit der Kundenverwaltung und übermittelst deine Umsatzsteuervoranmeldung direkt ans Finanzamt.

Features:

• DATEV-Schnittstelle
• digitale Belege
• umfangreiche Auswertungen und Berichte
• Integrationen für automatisierte Buchhaltung: DATEV und Elster
• Tool für die Angebotserstellung

Kosten:

• S: 5,90 €
• M: 9,90 €
• L: 16,90 €
• XL: 24,90 €

FastBill

Das Tool von FastBill unterstützt dich beim gesamten Abrechnungsprozess: Du kannst damit Rechnungen schreiben, versenden und sicherstellen, dass sie bezahlt werden. Außerdem automatisiert die Software das Sammeln von Belegen und den Kontenabgleich.

Features:

• automatisiertes Mahnwesen
• Hinterlegen von Produkt- und Leistungsverzeichnissen
• CRM-Funktionen
• Steuerberater-Zugriff auf Konto
• Zeiterfassung für Projekte und einfache Abrechnung

Kosten:

• Solo: 10 € pro Monat
• Plus: 15 € pro Monat
• Pro: 30 € pro Monat
• Premium: 59 € pro Monat
• 10 % Rabatt bei jährlicher Zahlung

Qonto

Mit Qonto bekommst du Geschäftskonto und automatisierte Buchhaltung in einem. Das Tool für KMU und Selbstständige erlaubt es dir, deine Buchhaltung digital aufzustellen und zu vereinfachen. Außerdem lassen sich damit Ausgaben in deinem Team verwalten.

Features:

• Geschäftskonto mit Buchhaltung
• vorbereitende Buchhaltung
• GoBD-konforme Belegverwaltung
• Lieferantenrechnungen bearbeiten
• Ausgaben automatisch kategorisieren

Kosten:

• Essential: 29 € pro Monat
• Business: 99 € pro Monat
• Enterprise: 249 € pro Monat
• für Unternehmen in Gründung gibt es Rabatt

SevDesk

Für Unternehmen, die einen großen Funktionsumfang suchen, gibt es SevDesk. Das Tool erleichtert die Rechnungserstellung, Belegverwaltung und Übertragung deiner Finanzdaten an den Steuerberater oder das Finanzamt und macht Schluss mit Papierchaos.

Features:

• Angebots- und Rechnungsmanagement
• Funktionen für CRM
• digitalisierte Erfassung von Belegen
• Automatisierung wiederkehrender Rechnungen
• Artikel und Währungen hinterlegen

Kosten:

• Rechnung: 11,90 € pro Monat
• Buchhaltung: 22,90 € pro Monat
• Warenwirtschaft: 54,90 € pro Monat
• Rabatt bei Jahres- oder Zweijahrestarif

Buchhaltungsbutler

Der Buchhaltungsbutler ist ein Tool für die Online-Buchhaltung, das auf Effizienz ausgerichtet ist. Die Fibu-Software erleichtert die Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater und nimmt dir Arbeit ab, indem sie dein Mahnwesen organisiert und Belege aus verschiedenen Datenquellen zusammenfasst.

Features:

• individuelle Automatisierung von Workflows
• Analytics und Dashboards
• Sammelfunktionen
• Kontierungs- und Workflow-Regeln
• automatische Plausibilitätsprüfungen

Kosten:

• Vorbereiter: 24,95 € im Monat
• Vorbucher: 44,95 € im Monat
• Selbstbucher: 49,95 € im Monat
• Premium nur als Jahrespaket ab 109,95 € im Monat

Fazit: Gute Gründe, warum du deine Buchhaltung automatisieren solltest

Die Automatisierung deiner Buchhaltung spart Zeit und Kosten. Die beschleunigten und effizienten Abläufe helfen deinem Team, wieder mehr Zeit in das Daily Business zu stecken. Wenn du für deine automatisierte Buchhaltung Software suchst, hilft dir unsere Übersicht als Orientierung.

Bei der Fülle der Anbieter und Tools mit unterschiedlichem Funktionsumfang ist für Unternehmen aller Größen etwas dabei. Eine gute Software entlastet deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und hilft dir, gesetzliche Vorgaben einzuhalten.

Wie sieht es bei dir aus: Ist deine Buchhaltung schon automatisiert? Wenn du bereits Tools getestet hast, teile deine Erfahrungen gerne mit anderen Usern in den Kommentaren. Wir sind gespannt!

Mehr Tipps und Tools für die Digitalisierung von Prozessen in deinem Unternehmen findest du auf Digital Affin in den Kategorien Digitalisierung für Geschäftsführer und Selbstständige.