Telefonieren mit Microsoft Teams – so geht das!
Mit der Digitalisierung der Arbeitswelt verlagern sich immer mehr Jobs ins Home Office. Um im Team trotzdem effektiv zu kommunizieren, braucht es neue Lösungen.
Eine beliebte Lösung ist Microsoft Teams.
In Microsoft Teams lassen sich OneNote, GitHub, Flow, PowerBi, Bots, alle Office 365 Produkte und noch vieles mehr an einem Platz zusammenbringen. Das erleichtert die Arbeit in Remote Teams.
Doch Teams kann noch viel mehr.
Du kannst mit Microsoft Teams Telefonate ins Mobil- und Festnetz führen.
Da das Telefonsystem Bestandteil von Microsoft Teams ist, kannst du jeden PC, Mac oder mobiles Gerät in ein Telefon umwandeln.
Für die Telefonie brauchst du dann nur noch eine Internetverbindung.
Teams funktioniert dabei als Softphone.
Ein Softphone ist eine Software, die dein Telefon auf dem Computer abbildet. So kannst du direkt über Teams ausgehende Telefonnummern wählen.
Am Smartphone funktioniert das direkt über die App.
Dein gesamtes Telefonsystem über Microsoft Teams laufen zu lassen ist einfach und unkompliziert. Die Drittanbieter helfen dir auch beim erstmaligen Setup.
Welche Funktionen bietet die Microsoft Teams Telefonie?
In Teams stehen dir alle Funktionen zu Verfügung, die ein herkömmliches Telefon auch hat.
- Telefonie ins Amtsnetz
- organisieren und verwalten von Kontakten
- Anrufe halten, durchstellen und transferieren
- Anrufe dauerhaft und bedingt weiterleiten (z.B. in eine andere Abteilung)
- Stellvertreter ernennen bei Unerreichbarkeit
- Anrufhistorie und verpasste Anrufe nachvollziehen
- Anrufbeantworter/Voicemail
- Anrufe blockieren und nummern auf Blacklist setzen
- Telefonkonferenzen
- verschiedenste Routingoptionen
Welche Vorteile bietet die Telefonie über Microsoft Teams gegenüber einem herkömmlichen Telefon?
Mit einer virtuellen Festnetznummer ergeben sich viele Vorteile für dich, dein Business und auch deine Kunden.
- Ortsunabhängigkeit
- keine teuren Roaming Gebühren
- beliebig viele Nebenstellen
- Flexibilität bei Features und starke Individualisierungsmöglichkeiten
- beliebig mit Wachstum Ihres Unternehmens erweiterbar
- kostenlose interne Gespräche
- keine teuren Administration und Wartung
- einfache Verwaltung aller Nummern und Routingoptionen
- Festnetztelefonie mit allen Endgeräten (PC, Tablet, Smartphone)
- einbinden von externen Mitarbeitern
- Video & Screen Sharing
Der einzige quasi Nachteil der Telefonie über Teams ist, dass eine Internetverbindung von Nöten ist. Eine gute Sprachqualität lässt sich zwar schon über mobiles Internet aufbauen, aber bei vielen Telefonen an einem Standort, braucht man eine starke und stabile Verbindung.
Welche Lizenzen brauche ich für das Telefonieren mit Microsoft Teams?
Telefonieren mit Microsoft Teams ist für die Lizenzen Office 365 Enterprise E1,E3 und E5.
Für die E1 und E3 Lizenz wird zusätzlich noch das Add On Phone System benötigt. Das kostet 8$ pro Monat.
Welche Optionen gibt es ?
Du hast zwei Optionen die Telefonie mit Microsoft Teams zu realisieren. Erstens über Microsoft direkt und zweitens über einen Drittanbieter.
Option 1 - direkt über Microsoft buchen
Option 1 funktioniert exklusiv über Microsoft mit einem Festnetz-Anschluss von und bei Microsoft Cloud Rechenzentren.
Die Länder in denen du Anrufpläne buchen kannst sind:
- Deutschland
- Belgien
- Kanada
- Frankreich
- Irland
- Puerto Rico
- Niederlande
- Spanien
- Vereinigtes Königreich
- USA
Der Plan für inländische Anrufe kostet 12$/User pro Monat, der für internationale Anrufe 24$/User pro Monat.
Option 2 - Telefonie über einen Drittanbieter
Bei der zweiten Variante erfolgt der Festnetz-Anschluss über einen zertifizierten Session Border Controller.
Unternehmen die das anbieten stelle Ich später im Artikel vor.
Diese Lösung ermöglicht auch die Anbindung von weiteren Systemen, die sich von Anbieter zu Anbieter unterscheiden.
Muss ich dafür meine Infrastruktur komplett umbauen?
Nein, nicht unbedingt.
Das Ganze klingt zwar nach viel Aufwand und einem komplizierten Prozess, ist aber einfacher als man denkt.
Du brauchst keine neue Hardware, sondern kannst einfach mit deinem Computer oder Smartphone telefonieren.
Quelle Mockup in Grafik: Cisco Placetel
Das ist ganz einfach. Die Anbieter übernehmen das erstmalige Setup für dich und mit den im Service enthaltenen Administrationsprogrammen kannst du deine Rufnummern verwalten und Neue hinzufügen.
Nur wenn du eine bestehende, nicht VoIP-fähige Telefonanlage hast, ist ein Hardwarewechsel erforderlich.
Welcher Anbieter ist der richtige für mich und mein Unternehmen?
Um dir die Recherche zu erleichtern stelle Ich dir im Folgenden Anbieter vor, die die Telefonie mit Microsoft unterstützen.
Placetel
Die Teams Integration von Placetel ist für alle Kunden mit einer PROFI-Telefonanlage verfügbar. Mit der Integration lässt sich Microsoft Office zu einer vollwertigen Telefonanlage aufrüsten. Folgende Features bietet dir die Telefonanlage von Placetel dann:
- einfach neue Rufnummern ordern oder bestehende portieren
- File- und Screensharing
- Instant Messaging
- Konferenzen
- Beliebig erweiterbar
- Integration in CRM- und ERP Systeme
- BLF - Sehen wer gerade telefoniert
- Faxe per Mail senden und empfangen
- Neue Nebenstellen flexibel hinzubuchen oder abmelden
- Keine Vertragslaufzeit
Die Placetel Telefonanlagen werden redundant in mehreren deutschen Hochsicherheitsrechenzentren mit BSI-Zertifikat gehostet. Demnach wird sich hier an deutsches Recht gehalten und höchste Sicherheitsstandards eingehalten.
Die Kosten für die Teams-Collaboration-Suite betragen 3,50 € pro Nutzer.
inopla
Beim deutschen Unternehmen inopla kannst du aus sich ergänzenden Produkten auswählen und zahlst so nur für Funktionen und Features, die du auch wirklich brauchst.
Das Besondere an inopla ist, dass ein Mischbetrieb möglich ist. Das bedeutet die Lösung kann gleichzeitig in Teams und VoIP als auch nur über eines von beiden genutzt werden. Somit ist dein Tischtelefon bspw. mit der App synchronisiert und es klingeln beide Stationen.
inopla hat sich zudem auf die Telefonie mit Teams teilweise spezialisiert und durch eine eigene Programmierung ist es möglich, dass du keine extra virtuelle Nummer beantragen musst und dennoch Teams zum Telefonieren nutzen kannst.
Features:
- 0800-, 0180-, 0900-, 0700-, 0137-, Festnetz- und Internationale Rufnummern
- persönlicher Support von kompetenten Mitarbeitern
- Support, Programmierung, Produkte und Lösungen - alles In-House
- Module und PlugIns in Echtzeit individuell zuschaltbar
- Integration in CRM-Systeme
- detaillierte ACD-Echtzeitstatistiken
- Besetztlampe BLF-Unterstüzung - Status deiner Mitarbeiter in Echtzeit nachverfolgen
- TÜV-zertifizierte Sprachqualität
- Faxe per E-Mail senden und empfangen
- schnelle und unkomplizierte Einrichtung der virtuellen Nummer
- keine Vertragsbindung, monatlich kündbar
inopla ist eine echte All-in-One Lösung mit sehr vielen Funktionen und Features die du individuell freischalten kannst. Alle Verbindungen sind SSL-zertifiziert und geschützt und laufen über Server in Deutschland. Deine Daten unterliegen somit der Datenschutzgrundverordnung.
Mit seinen VirtuTel Tarifen ist inopla sehr günstig und startet ab 1,50 €. Zudem kann es als Standalone mit Teams genutzt werden.
Telekom
Auch der deutsche Marktführer in Sachen Telekommunikation Telekom bietet eine Integration der eigenen IP-Telefonielösungen in Microsoft Teams an.
Features:
- Instant Messaging
- Outlook-Integration
- Assistenzfunktion
- beliebig erweiterbar
- Konferenzräume
- Profile monatlich zu- oder abbuchen
Die Telekom bietet verschiedene Modelle für virtuelle Telefonanlagen mit vielen unterschiedlichen Funktionen für Unternehmen jeglicher Größe an.
Die Daten werden in Hochsicherheitszentren in Deutschland gespeichert.
Für das Telefonieren mit der Office 365 Enterprise E3 Lizenz verlangt die Telekom 19,95€/User pro Monat bei einem 12-monatigem Vertrag und 22,95€/User pro Monat bei einem 1-monatigem Vertrag.
byon
byon stellt über zwei Rechenzentren in Frankfurt ihre Lösung byon SIP for Teams bereit. In Verbindung mit einer Cloud-Telefonie Anlage von byon ist auch Fax2Mail & Mail2Fax zur Verfügung.
Features:
- Sprachverschlüsselung per SRTP/TLS möglich
- Volumenpakete & Flatrates buchbar
- Freie Skalierbarkeit
- in 13 europäischen Ländern verfügbar
- lokale Rufnummern und routingfähige Servicenummern
byon SIP for Teams kostet 4,50€/ Monat pro Sprachkanal. Für das Setup werden bei einem Team von bis zu 50 Mitarbeitern 400€ fällig. Eine Festnetzflat schlägt sich mit monatlich 4,90€ pro Sprachkanal zu Buche, eine Flat ins mobile Netz kostet monatlich 7,90€ pro Sprachkanal.
innovaphone
innovaphone bietet Software Lösungen für VoIP-Telefonie an, stellt aber auch moderne VoIP-Telefone her.
Die innovaphone PBX ist eine IP-Telefonanlage für jede Unternehmensgröße und -struktur. Mit dem integrierten Kommunikationsclient myApps hat die Lösung viele Features:
- einfache Darstellung der Rufliste
- Instant Messaging App
- jeder Benutzer kann sein Profil selbst verwalten
- App Store für innovaphone und Drittanbieter Apps
- eigene App entwickeln
Die innovaphone PBX hat das Qualitätszeichen “IT Security made in Germany” vom Bundesverband IT-Sicherheit e.V.. Es wird ausschließlich an deutsche IT-Unternehmen verliehen, die ihre Produkte in Deutschland entwickeln und strenge Kriterien an die IT-Sicherheit und den Datenschutz erfüllen.
Die Preise gibt bei innovaphone auf Anfrage.
NFON
NFON bietet mit Cloudya eine zuverlässige Cloud-Telefonanlage, die in Verbindung mit Microsoft Teams funktioniert.
Features:
- Integration in CRM und ERP Anwendungen
- Erweiterbar um Unified-Communications-Funktionen (Video, Chat, Screen-Sharing und vieles mehr)
- Informationen über Anrufer aus bestehenden Kundendatensätzen anzeigen
- eFax
- keine Vertragsbindung, monatlich kündbar
- monatlich skalierbar
Bei NFON sind alle Serviceleistungen TÜV-zertifiziert. Das garantiert abhörsichere Anrufverschlüsselung und garantierte Nutzungsmöglichkeit, auch bei Stromausfall.
Die Kosten für Cloudya sind nicht öffentlich. Bei NFON erhältst du ein persönliches Angebot basierend auf deinen Anforderungen und Bedürfnissen.
peoplefone
peoplefone ist ein Anbieter für VoIP-Lösungen. Das Unternehmen bietet zwei Modelle einer selbst entwickelten, virtuelle Telefonanlage mit Microsoft Teams Verbindung an.
Features:
- Chat (auch mit verbundenen externen Unternehmen)
- Übersetzungsfunktion
- Cloud-basierte Meeting-Aufzeichnung
Ursprünglich kommt peoplefone aus der Schweiz, hat aber mittlerweile Tochterfirmen in Deutschland, Frankreich, Österreich, Polen, Slowakei und Litauen. Das VoIP-Netzwerk wird von Ingenieuren in der Schweiz betreut und unterliegt der DSGVO und dem Schweizer Bundesgesetz über Datenschutz.
Die Anbindung an Teams kostet einmalig 50€ und 5€ monatlich für jeden Sprachkanal.
Unlimitierte Flats gibt es nicht. Die Tarifoptionen sind vielfältig und individuell buchbar.
yuutel
Der Schweizer Netzbetreiber yuutel spezialisiert sich seit 2001 auf Businesskommunikation. Die Cloud-Telefonanlage mit Microsoft Teams Integration bietet folgende Funktionen:
- Kostenfreie 0800-Nummer und virtuelle Geo-Nummern
- Intelligente Anrufverteilung
- Click-to-Call-Erweiterung
- monatlich kündbar, keine Vertragsbindung
- Persönlicher 24/7-Support
Die Telefonate sind voll verschlüsselt und kaufen über Rechenzentren in Österreich. So sind ihre Daten unter der europäischen General Data Protection Regulation (GDPR) geschützt.
yuu Connect für Microsot Teams kostet 39€ pro Monat für 10 Sprachkanäle, jeder weitere kostet 3,90€ pro Monat. Die einmalige Setupgebühr beträgt 149€.
Auf Anfrage erhältst du bei yuutel auch ein persönliches Angebot.
Fazit - Wandle dein MS Teams zum Telefon um
Mit der Integration deiner Telefonie wird Microsoft Teams zur Zentrale deiner Kommunikation und Kollaboration. Alle wichtigen Funktionen die du für das Arbeiten brauchst findest du an einem Ort.
Nicht nur Microsoft Tools, sondern auch Programme von Drittanbietern wie zum Beispiel Adobe Creative Cloud oder Trello lassen sich einbinden.
Gerade für Remote Teams ist ein solcher digitaler Workspace ideal. Es ist teil eine Herausforderung, trotz physischer Entfernung effektiv zu kommunizieren.
Mit der Integration in Teams kannst du kostenlos Telefonate oder Konferenzen im Team halten und bist dabei nicht an einen Ort gebunden. Selbst auf der Geschäftsreise bist du mit deiner normalen Festnetznummer erreichbar.
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ABER:
Wir nutzen Teams im Rahmen einer Office 365 Business-Lizenz und haben eine Cloud-pbx von NFON. Damit wir zusätzlich Teams in unsere Telefonie integrieren können, was in diesem Kontext eigentlich nur noch eine Art kosmetische Ergänzung wäre, müssten wir auf eine erheblich teurere Enterprise-Lizenz upgraden und dann nochmal zusätzlich das add-on für Telefonie buchen. Damit würden sich die Kommunikationskosten locker verdoppeln. Schade!
danke für deine Erfahrungen mit der Telefonie in Teams. Ich Frag mich, ob das immer so laufen muss? Bei der Recherche zu diesem Artikel hatten wir auch Gespräche mit Inopla zum Beispiel und ich meine mich zu erinnern, dass es da auch noch andere Möglichkeiten gab. Du kannst die ja mal kontaktieren und nachfragen, wie die das machen.
Hoffe es findet sich eine finanziell einvernehmliche Lösung.
Beste Grüße
Jan
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