Die Digitalisierung ist voll und ganz in der Arbeitswelt angekommen. Doch während für Büro- und Homeoffice-Mitarbeiter Videokonferenzen, virtuelle Offices und Ähnliches an der Tagesordnung sind, haben Non-Desk Mitarbeiter oft noch mit veralteten Arbeitsprozessen zu kämpfen.
Diese Mitarbeiter sind in der Regel nicht an einem Schreibtisch tätig und haben keinen direkten Zugang zu digitalen Arbeitsmitteln.
Die Folge: ineffiziente Abläufe, lange Arbeitswege und ein geringeres Arbeitstempo.
Um diese Probleme zu lösen und Non-Desk Mitarbeitern den Zugang zur digitalen Welt zu ermöglichen, gibt es mittlerweile zahlreiche digitale Lösungen, die eine moderne Arbeitsweise auch für diese Mitarbeiter ermöglichen.
Was zeichnet Non-Desk Mitarbeiter aus?
Non-Desk Mitarbeiter sind alle Mitarbeiter, die ihre Tätigkeit nicht am Schreibtisch ausüben. Das umfasst Berufe in:
- Produktion
- Handwerk
- Logistik
- Einzelhandel
- Gastronomie
- Außendienst
- Gebäudereinigung
- Metallverarbeitung
- Landwirtschaft
sowie viele mehr.
Diese Mitarbeiter gilt es ebenfalls einzubinden und nicht abzuhängen. Das erhöht nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit, sondern steigert auch den Grad der Digitalisierung im Unternehmen und ist außerdem ein starkes HR Tool.
Was brauchen Non-Desk Mitarbeiter?
Non-Desk-Mitarbeiter haben grundsätzlich andere Bedürfnisse als die der Bürobelegschaft.
Der Arbeitsalltag in der Produktion ist oft festgelegt auf sich immer wiederholende Routinen und Abläufe.
Außendienstler und Handwerker benötigen mobile Lösungen, da sie selten am Firmenstandort oder im Büro, sondern oft beim Kunden oder auf der Baustelle sind.
Auch die Arbeitszeiten müssen beachtet werden. Egal ob Schichtarbeit, 9-to-5 oder flexible Arbeitszeiten, du musst jeden Mitarbeiter muss einbeziehen.
Daher ist es wichtig, bei der digitalen Transformation von Arbeitsprozessen auch die spezifischen Bedürfnisse von Non-Desk-Mitarbeitern zu berücksichtigen, um eine erfolgreiche Umstellung zu gewährleisten.
Non-Desk Mitarbeiter brauchen flexible, einfache, intuitive und zuverlässige Tools. Beachtest du diese Bedürfnisse, arbeiten Teams produktiver und effektiver.
Welche Lösungen eignen sich?
Es gibt viele Tools, mit denen du interne Unternehmenskommunikation und mehr auch für Non-Desk Worker digitalisieren kannst. Für eine erfolgreiche Digitalisierung von Non-Desk Workern ist es jedoch notwendig, dass die Kommunikation nicht mehr ausschließlich top-down, sondern auch bottom-up stattfinden kann.
Obwohl die Top-down-Kommunikation, insbesondere bei wichtigen Informationen wie Hygienevorschriften oder Unternehmensnews, unverzichtbar ist, sollten auch alle Mitarbeiter die Möglichkeit haben, auf diese Informationen zu reagieren. Denn ein Austausch und eine Vernetzung aller Mitarbeiter sind grundlegend für eine erfolgreiche Umsetzung.
Fünf Lösungen die wirklich Sinn machen sind:
1. Mitarbeiter-Apps
Mitarbeiter-Apps sind spezielle Anwendungen, die Unternehmen nutzen, um die interne Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern, Unternehmensnews zu verbreiten, sowie die Arbeitsprozesse zu digitalisieren.
Mitarbeiter-Apps bieten Funktionen wie Echtzeit-Kommunikation, Aufgabenmanagement, Dokumentenaustausch und Feedback-Möglichkeiten, aber auch mobil zugängliche Schicht- und Einsatzpläne sowie Arbeitszeiten- und Urlaubsplanung.
Mitarbeiter-Apps können auf verschiedenen Endgeräten wie Smartphones, Tablets oder Wearables genutzt werden und ermöglichen der Belegschaft, auch unterwegs z. B. auf Baustellen auf Informationen zuzugreifen und mit anderen Kollegen zu kommunizieren.
Das Tool ist hervorragend als App für Mitarbeiter im Außendienst geeignet, um trotz Abwesenheit vom Firmenstandort über aktuelle Geschehnisse informiert zu sein.
2. Social Intranet
Im Gegensatz zu einem herkömmlichen Intranet bietet ein Social Intranet Funktionen zur Kollaboration und Vernetzung der Mitarbeiter, ähnlich wie soziale Netzwerke im Internet.
Das bedeutet, dass Mitarbeiter Beiträge erstellen, kommentieren und teilen können, um Ideen auszutauschen und Projekte voranzutreiben.
Ein Social Intranet kann auch Funktionen wie Echtzeit-Kommunikation, Videokonferenzen, Dokumentenmanagement, Aufgabenmanagement und Schulungen umfassen.
3. Community Software
Eine Community Software ist eine spezielle Anwendung, die Unternehmen nutzen, um eine digitale Community zu schaffen und zu managen.
Community Software ermöglicht es den Nutzern, miteinander zu interagieren, Informationen auszutauschen, gemeinsam an Projekten zu arbeiten und sich zu vernetzen. Zu den Nutzern zählen dabei Kunden, als auch Mitarbeiter.
Die Software kann Funktionen wie Foren, Chats, Blogs, Umfragen und Veranstaltungskalender umfassen. Community Software kann auch für Marketingzwecke genutzt werden, um Kundenfeedback zu sammeln und die Kundenbindung zu stärken.
4. Asynchrone Mitarbeiterkommunikation
Non-Desk-Worker sind nicht immer sofort erreichbar. Ein Kundengespräch vor Ort oder die Installation einer neuen Heizungsanlage brauchen Zeit und Konzentration.
Mit asynchroner Kommunikation erreichst du deine Mitarbeiter im Außendienst, sobald sie Zeit haben.
Das bedeutet, dass die beteiligten Personen ihre Nachrichten oder Beiträge zu unterschiedlichen Zeiten verfassen und lesen können. Asynchrone Kommunikation kann in verschiedenen Formen auftreten, wie zum Beispiel bei E-Mails, Forenbeiträgen oder Nachrichten in Gruppenchats.
Die Vorteile von asynchroner Kommunikation sind, dass sie flexibler ist und den beteiligten Personen mehr Zeit gibt, ihre Gedanken zu formulieren und zu übermitteln.
Asynchrone Kommunikation kann insbesondere für Unternehmen mit Non-Desk-Mitarbeitern von Vorteil sein, da sie es den Mitarbeitern ermöglicht, unabhängig von Ort und Zeit zu kommunizieren und sich auszutauschen.
5. Digitales Wissensmanagement
Ein langjähriger Mitarbeiter in der Produktion geht bald in Rente. Er ist der Einzige, der alle auftretenden Probleme einer speziellen Maschine kennt und zu beheben weiß. Wie kann man dieses kritische Wissen bewahren?
Digitales Wissensmanagement umfasst verschiedene Aspekte wie Wissensgenerierung, Wissensspeicherung, Wissensverteilung und Wissensnutzung. Das Ziel des digitalen Wissensmanagements ist es, das Wissen und die Erfahrungen von Mitarbeitern und Teams in einer Organisation zu sammeln und für zukünftige Entscheidungen und Aufgaben nutzbar zu machen.
Digitales Wissensmanagement kann in verschiedenen Formen umgesetzt werden, wie zum Beispiel durch die Einführung einer Wissensdatenbank, eines Intranets, einer Projektmanagement-Software oder einer Social-Collaboration-Plattform.
6. Digitale Kompetenzen fördern - mit mobilen Endgeräten
Non-Desk-Mitarbeiter werden oft bei der Ausstattung mit Firmenhandys und Business-Tablets vernachlässigt, obwohl gerade hier die Möglichkeit besteht, den Digitalisierungsgrad nachhaltig zu steigern. Denn Firmenhandys und -Tablets bieten eine relativ kostengünstige und effektive Möglichkeit, auch Mitarbeitern ohne direkten Zugang zu digitalen Arbeitsmitteln eine moderne Arbeitsweise zu ermöglichen.
Durch die Einführung von Smartphones können nun auch Non-Desk-Mitarbeiter einfacher und effektiver am Geschehen im Unternehmen teilnehmen. Hier sind einige Beispiele:
- Echtzeitkommunikation über Gruppen- und Einzelchats
- kommunikative Silos werden aufgebrochen
- Non-Desk-Mitarbeiter werden aktiviert, um an der digitalen internen Kommunikation teilzunehmen
- digitale Feedbackrunden zur Teilhabe an der Unternehmenskultur
- mehr Transparenz und Informationen über die Unternehmensentscheidungen und -entwicklungen
Dass sich alle beteiligen können und durch mehr Transparenz besser informiert sind, stärkt das Gemeinschaftsgefühl und die Identifikation mit dem Unternehmen, was wiederum zu mehr Interaktion führt, eine positive, sich selbst verstärkende Spirale.
7. Digitale Kompetenzen fördern - mit internen Schulungen
Nicht alle Non-Desk Mitarbeiter sind mit digitalen Tools aufgewachsen und vertraut. Daher ist es wichtig, vor allem beim Einführen neuer Software, alle Mitarbeiter mit ins Boot zu holen.
Learning Management Softwares sind spezielle Anwendungen, die Unternehmen und Organisationen dabei unterstützen, die Schulung und Weiterbildung ihrer Mitarbeiter zu verwalten und zu optimieren.
Learning Management Software umfasst verschiedene Funktionen, darunter:
- die Erstellung von Schulungsprogrammen
- die Zuweisung von Schulungen an Mitarbeiter
- die Verwaltung von Schulungsmaterialien und die Verfolgung des Fortschritts der Mitarbeiter
- Prüfungen, Zertifizierungen, Feedback und Bewertungen
Die Software kann auf verschiedenen Endgeräten wie Computern, Tablets oder Smartphones genutzt werden und bietet oft eine benutzerfreundliche Oberfläche.
Durch die Einführung von Learning Management Software können Unternehmen die Effektivität und Effizienz ihrer Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen erhöhen, die Mitarbeiterkompetenzen verbessern und das Wissensmanagement in der Organisation optimieren.
Wichtige Software-Anbieter
humanstars
humanstars ist eine Mitarbeiter-App aus Deutschland, die sowohl für Desk, als auch Non-Desk Mitarbeiter geeignet ist. Die Lösung lässt sich sowohl von kleinen und mittleren Unternehmen, als auch großen Enterprises nutzen.
Features:
- Push-Nachrichten
- Umfragen
- Gruppen- & Einzelchat
- digitales schwarzes Brett
- Rollen- & Rechtemanagement
- Mitarbeiterverzeichnis für jeden Employee
- Anbindung an vorhandene Systeme
- DSGVO-konform
Kosten:
Die Preise für humanstars erfährst du auf Anfrage.
connecteam
Connecteam bietet Softwarelösungen für die gesamte Mitarbeiterverwaltung an. Du hast die Auswahl aus drei Modulen, Operations Hub, Communications Hub und HR&Skills Hub, die du einzeln oder zusammen buchen kannst.
Features:
- Mitarbeiterverzeichnis
- Chats
- anonyme Umfragen
- Events
- Wissensdatenbank
- Rollen- & Rechtemanagement
- Update & Announcement Feed
Kosten:
Für bis zu 10 Nutzer ist Connecteam kostenlos. Bei mehr Mitarbeitern starten die Preise bei 29 $ pro Hub. Eine Enterprise Version mit eigenem Branding, SSO API Zugang und mehr gibt es auch. Die Preise dafür erhältst du auf Anfrage.
IK-up!
Mit der Mitarbeiter-App IK-up! verbesserst du die interne Kommunikation innerhalb deines Unternehmens. Die Lösung “Made in Germany” ist einfach und intuitiv gehalten, um alle Mitarbeiter abzuholen.
Features:
- DSGVO-konform
- Chatfunktion
- Content-Management
- Push-Benachrichtigungen
- Kommentare & Mitarbeiterbeteiligung
- Analytics & Reporting
- Botschaften & Kampagnen
- Umfragen
- eigenes Branding
Kosten:
Die Kosten für IK-up! sind individuell je nach der Mitarbeiteranzahl und dem Funktionsumfang. Ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern im Büro und Außendienst, das die Standardkonfiguration nutzt, zahlt beispielsweise 150 € monatlich und eine einmalige Setup-Gebühr von 990 €.
d.velop
d.velop ist ein Tool, mit dem du deine eigene Mitarbeiter-App umsetzen kannst, um die interne Kommunikation und Kollaboration zu stärken.
Features:
- Chat (iOS, Android, Web)
- Intranet (-News)
- Schwarzes Brett
- Speiseplan
- Gelände-/Büroplan
- Urlaubsantrag
- Krankmeldung
- Zeiterfassung
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
Kosten:
Die Preise für die Lösung erhältst du auf Anfrage.
Flip
Mit Flip kannst du deine eigene Mitarbeiter-App entwickeln. Die Lösung ist besonders geeignet für Unternehmen mit vielen operativen Beschäftigten und lässt sich sowohl von mobilen Endgeräten als auch am PC nutzen.
Features:
Newsfeed
- Umfragen
- Einzel- & Gruppenchats
- Aufgabenmanagement
- Bilder und Dateien teilen
- Mitarbeiterverzeichnis
- Formulare wie Krankmeldungen, Urlaubsantrag und Ähnliches
- Workforce Management (Schichtpläne, Zeiterfassung und mehr)
Kosten:
Eine Demo, sowie die Preise für die Software erhältst du auf Anfrage.
Microsoft Teams
Teams kennst du bestimmt schon als Videokonferenzsoftware. Doch mit Teams kannst du dank VoIP auch über das Internet telefonieren. Jeder Mitarbeiter bekommt zum Beispiel eine virtuelle Telefonnummer und ist somit jederzeit über das Telefon am Schreibtisch oder unterwegs über das Smartphone erreichbar.
Features:
- Bildschirm teilen
- individuelle Hintergründe und Weichzeichnereffekt
- VoIP-Telefonie
- Gruppenanrufe
- Voicemail
- Anrufweiterleitung
- Einzel- & Gruppenchats
- Dateien gemeinsam in Echtzeit bearbeiten
Kosten:
Die Kosten von Teams starten bei 3,40€ pro Monat pro Nutzer. Eine kostenlose Version gibt es auch, allerdings mit Zeitbegrenzungen für Besprechungen und anderen Einschränkungen.
Wichtige Anbieter zum Beschaffen der Hardware
Besonders für kleinere Unternehmen können Anschaffungen wie VoIP-fähige Telefone oder Smartphone für die Mitarbeiter eine kostspielige Anschaffung sein.
Doch die benötigte Technik musst du nicht zwingend kaufen.
Es gibt Portale, bei denen du dir die gewünschte Technik mieten kannst.
Everphone
Everphone ist ein Rundum-Service für alle mobilen Endgeräte in deinem Unternehmen. Das Unternehmen macht sich zur Mission, dass durch ein Kreislaufkonzept Smartphones und Tablets länger genutzt werden und so die Umweltbelastung verringert wird.
Features:
- Geräteauswahl & Beschaffung
- MDM & Asset Management
- Vorinstallation von Apps & Diensten
- Ende-zu-Ende-Logistik
- 24 oder 36 Monate Mietlaufzeit
- Self-Service-Portal
- zertifizierte Datenlöschung
- Refurbishing
Kosten:
Die Preise für deine individuellen Bedürfnisse erhältst du auf Anfrage.
Grover
Bei Grover kannst du Technik aller Art mieten - sowohl als Privatperson als auch Unternehmen. Bei Schäden übernimmt Grover 90% der Reparaturkosten.
Lies hier unsere Grover Erfahrungen.
Das kannst du mieten:
- Laptops
- Monitore
- Kopfhörer
- Wearables
- Computer-Zubehör
- Lüftungsgeräte
- Projektoren
- Kameras
- Drohnen
- E-Mobility Lösungen
- Fernseher
- Smart Home Devices
- Gaming- & VR-Zubehör
Kosten:
Die Kosten sind ganz individuell und richten sich nach den benötigten Endgeräten und der gewünschten Menge.
Fazit - Zufriedenere Mitarbeiter, mehr Engagement und Produktivität durch die Digitalisierung von Non-Desk Mitarbeitern
Mitarbeiterzufriedenheit ist eine deiner wichtigsten Ressourcen im Unternehmen. Sind deine Mitarbeiter zufrieden, sind sie produktiver und engagierter.
Daher gilt es besonders, Non-Desk Mitarbeiter in den digitalisierten Unternehmensalltag zu integrieren, damit diese sich nicht außen vor gelassen fühlen.
Um dies zu erreichen stehen dir viele Möglichkeiten offen, von Softwarelösungen zu Betriebssmartphones und mehr.
Hast du dich in deinem Unternehmen bereits mit der Digitalisierung von Non-Desk Mitarbeitern beschäftigt? Welche Erfahrungen hast du dabei gemacht? Schreibe gerne einen Kommentar und stoße eine interessante Unterhaltung an, die auch anderen Lesern weiterhilft.
Möchtest du mehr zum richtigen Einsatz von digitalen Tools für Selbstständige, Geschäftsführer, Personaler und in Handwerkerksbetrieben wissen? Dann schau gerne bei unserem Blog Digital-Affin vorbei.
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