Digitale Ablage: Dokumente schneller finden und produktiver arbeiten

Jan Siebert
von Jan Siebert
17. November 2021
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Digitale Ablage: Dokumente schneller finden und produktiver arbeiten

Die Digitalisierung ist in vollem Gange. Du bist hier genau richtig, um dich über die Digitale Ablage zu informieren. Es gibt genügend Unternehmen, die hier bereits einiges aufholen müssen.

Lass uns also direkt loslegen und ich zeige dir in diesem Artikel, was die Digitale Ablage ist und wie du die Prozesse dafür bei dir im Unternehmen mit der geeigneten Software umsetzen kannst.


Wusstest du schon?

Präsentationen, Excel-Sheets, Rechnungen, Verträge, Textentwürfe – wo gearbeitet wird, entstehen Dokumente. Sie sollen die Arbeit vereinfachen, tatsächlich ist aber das Gegenteil oft der Fall.

Weißt du zum Beispiel auf Anhieb, wo die Rechnung für das letzte Software-Tool liegt, das du gekauft hast?

Eine statista-Studie im Auftrag von Kyocera Document Solutions fand heraus, dass Angestellte im Schnitt ein bis zwei Stunden am Tag mit der Suche und Ablage von Dokumenten verbringen. Wertvolle Zeit, die du dir mit einer digitalen Ablage sparen kannst.

Digitale Ablage Zeitfresser

Bist du der Geschäftsführer in deinem Unternehmen?

Dann könntest du deinen Mitarbeitern einiges an Zeit sparen und diese damit effizienter einsetzen. Also informier dich einmal ganz genau über die Digitale Ablage und passende Digitale Ablage Software.

Definition: Was ist eine digitale Ablage?

Die digitale Ablage ist ein neues, digitales Zuhause für alle Dokumente. Alles, was sich bis jetzt auf deinem Schreibtisch gestapelt oder Speicherplatz auf dem Laptop gekostet hat, wird digitalisiert.

Das digitale Ablagesystem hilft dir, sofort Ordnung zu schaffen und produktiver zu arbeiten.

Vor allem, wenn du einen Virtual Workplace oder sogar das papierlose Büro schaffen willst, ist die Digitalisierung deiner Ablage ein unverzichtbarer Schritt. Damit kannst du dich besser organisieren, effizienter im Team arbeiten und schneller die Informationen finden, die du brauchst.

Die digitale Ablage schafft Platz auf dem Schreibtisch, auf der Festplatte und im Kopf.

Die wichtigsten Fakten zur digitalen Ablage:

  • Dokumente und Daten werden systematisiert
  • Informationen sind digital gespeichert und von überall erreichbar
  • platz- und papiersparende Aufbewahrung von Dokumenten
  • Dokumente können schneller gefunden und einfach geteilt werden
  • Teamwork wird wesentlich erleichtert

Vorher: Prozesse ohne digitale Ablage reduzieren deine Produktivität

Lass uns zunächst einmal über die Situationen sprechen, die in den meisten deutschen Unternehmen aktuell herrschen.

Wenn du dich dabei wieder erkennst – keine Sorge! Es geht vielen so und es ist noch nicht zu spät anzufangen, einzelne Prozesse und Dokumente digital umzustellen.

Wenn du deine Dokumente digital aufbewahrst und optimierst, gehören die folgenden Probleme der Vergangenheit an:

  • Zu wenig Überblick: Ein Kunde hat eine Nachfrage zu einem abgeschlossenen Projekt oder du brauchst alte Dokumente für ein neues Angebot – die Unterlagen müssen aus dem Schrank oder von der alten Festplatte geholt und mühsam durchsucht werden. Besonders schwierig wird es, wenn Dokumente auf dem Desktop eines Kollegen liegen, der gerade im Urlaub oder krank ist.
  • Zu viele Versionen: Ein wichtiger Pitch steht an und die PowerPoint-Präsentation muss von mehreren Kollegen gleichzeitig bearbeitet werden – wenn jetzt jeder in einer anderen Version auf seinem Rechner arbeitet, ist das Chaos vorprogrammiert. Am Ende hast du eine Version die heißt dann Pitch_final_final_8.pptx und sie wird per Mail hin und her geschickt.
  • Keine Synchronisierung: Du bist auf dem Weg zu einem Kundentermin und hast deine Notizen auf dem Schreibtisch oder dem Desktop vergessen – deine Rettung wäre jetzt entweder ein außerordentlich gutes Gedächtnis oder eine digitale Ablage.
Digitale Ablage Produktivitaetskiller

Nachher: So sieht ein digitaler Workflow aus

Richtig umgesetzt kann die digitale Ablage dir in deinem Unternehmen oder bei deiner Selbstständigkeit viel Zeit sparen.

Wenn du alle Dokumente, die du aus E-Mails, von Websites oder dem Briefkasten holst, digital ablegst, genießt du viele Vorteile:

  • Deine Dokumente sind von überall aus abrufbar.
  • Alle Nutzer der digitalen Ablage sind auf dem gleichen Informationsstand.
  • Deine Unterlagen sind immer auf dem neuesten Stand.
  • Die digitale Ablage vereinfacht das Teamwork.
  • Du sparst Platz und Papier und kannst wichtige Unterlagen sicher digital aufbewahren.
  • Bei der Suche nach Dokumenten helfen dir die meisten Tools mit einer praktischen Suchfunktion.

Bist du überzeugt davon, dass eine digitale Dokumentenablage dir und deinen Mitarbeitern das Leben leichter macht? Dann schnapp dir deine Kollegen und plane mit ihnen die Umsetzung.

Es ist wichtig, dass jeder aktiv eingebunden ist, der die digitale Ablage später nutzen soll und dass sich alle an den neuen digitalen Workflow halten.

Bei der konkreten Planung der Schritte kannst du dich ganz einfach an unserer Checkliste für das papierlose Büro orientieren.

Dos und Don‘ts für eine effiziente digitale Ablage

Mit den folgenden Tipps baust du mühelos deine digitale Ablage auf und vermeidest von Anfang an Fehler. So stellst du sicher, dass deine neue Dokumentenstruktur dir wirklich Arbeit abnimmt, anstatt neue Probleme zu verursachen.

Planung

Bevor du deine digitale Ablage aufbaust, überlege dir:

  • wie du bisher mit Dokumenten gearbeitet hast,
  • was dir die Arbeit erleichtern würde,
  • welche Dokumente du ablegen musst,
  • welche Kategorien wichtig sind,
  • wer mit der Ablage arbeiten muss und
  • welche Digitale-Ablage-Software die richtige für dich ist.

Mit der Beantwortung dieser Fragen ist ein großer Teil der Arbeit schon erledigt.

Struktur

Lege für dich oder im Team fest, nach welchem System Dokumente abgelegt werden. Damit findest du schneller, was du suchst und weißt ohne nachzudenken, welches neue Dokument wohin gehört. Arbeite wenn möglich mit Farb-Codes und Stichwörtern oder Tags und eindeutigen Dokumenten-Bezeichnungen für noch mehr Überblick.

Ein guter Dateiname sollte das Datum und eine kurze Information zum Inhalt enthalten. Steht das Datum am Anfang, sind deine Dokumente mit einem Klick chronologisch sortiert.

Konsequenz

Lege ausnahmslos alle Dokumente und Dateien digital ab – egal, ob sie dich per E-Mail, per Post oder Download-Link erreichen. Im besten Fall landet nichts auf dem Desktop oder in deinem Download-Ordner.

Falls das am Anfang noch nicht ganz konsequent klappt, blocke dir am besten einmal in der Woche eine halbe Stunde und nutze diese Zeit, um lokale Daten zentral abzulegen.

Das gleiche gilt auch für analoge Dokumente, die dich per Post erreichen. Mit einer Scan-App digitalisierst du deinen Papierkram ganz einfach. Außerdem kannst du bei Briefpost auch mal über einen Digitalen Briefkasten nachdenken.

Sicherheit

Dokumente digital abzulegen hat viele Vorteile. Da es sich dabei oft um vertrauliche Unterlagen handelt, unterliegen diese zum Teil strengen Datenschutzrichtlinien. Achte deshalb darauf, dass deine Dokumente an ihrem Ablageort bestmöglich geschützt sind.

Wichtig: Gerade bei Cloud-Anbietern ist gründliche Recherche über die Standorte der Rechenzentren angesagt.

Ordnung

Deine digitale Ablage bietet anders als eine physische Ablage nahezu unendlich viel Platz. Die Versuchung ist groß, jede Datei abzulegen und nicht mehr darüber nachzudenken. Besser ist es aber, auch digital Ordnung zu halten.

Nach dem Abschluss eines Projekts oder während der ruhigen Sommermonate ist die perfekte Zeit, um auszumisten. Das schafft nicht nur Speicherplatz, sondern fühlt sich auch noch befreiend an. Dokumente, die du aufbewahren musst, aber vorerst nicht brauchst, wandern in einen Archivordner.

Diese Fehler solltest du unbedingt vermeiden

  • Speichere so wenig Dateien und Dokumente wie möglich auf dem Desktop oder in deinem Download-Ordner. Außerdem sollte keine Datei doppelt in verschiedenen Ordnern abgelegt sein.
  • Lege nicht zu viele Unterordner in deiner digitalen Ablage an. Verwende nachvollziehbare Bezeichnungen für deine Ordner sowie für deine Dateien, damit Chaos gar nicht erst entstehen kann.
  • Vermeide Dokumenten-Friedhöfe. Sie entstehen zum Beispiel, wenn du Dateien in Ordner wie „Sonstiges“ verschiebst. Jedes Dokument, das du öffnest, kannst du beim Speichern sofort an den richtigen Ort in deiner digitalen Ablage befördern.

Voraussetzungen für die digitale Ablage: Ordnerstruktur mit System

Je besser deine Ablage strukturiert ist, desto einfacher fällt es dir, Dokumente konsequent abzulegen. Wenn du eine Digitale-Ablage-Software mit Suchfunktion nutzt, ist es theoretisch möglich, allein darüber alle gesuchten Dokumente zu finden – vorausgesetzt die Dateinamen sind sauber und eindeutig vergeben.

Effizienter ist es allerdings, nachvollziehbare Dateinamen und eine möglichst einfache Ordnerstruktur zu nutzen.

Ordnungsprofis schwören dabei auf die Millersche Zahl 7: Da das Gehirn nicht mehr als sieben Informationseinheiten gleichzeitig verarbeiten kann, sollte ein Ordnerverzeichnis nicht mehr als sieben Hierarchieebenen haben. Je weniger Unterordner, desto besser.

Auf der obersten Hierarchieebene kannst du in unterschiedliche Abteilungen, Kunden oder Themen unterteilen, zum Beispiel Marketing und Finanzen. Eine Nummerierung der Ordner hilft, die wichtigsten Ordner für schnelleren Zugriff weit oben zu halten.

Digitale Ablage organisieren: Mit diesen Tools gelingt es dir

Du weißt jetzt, welche Vorteile die digitale Ablage dir bietet und wie du sie organisierst. Fehlt nur noch das passende Tool, um loszulegen. Du kannst selbstverständlich Netzwerklaufwerke, Sharepoint, OneDrive oder den Google Workspace nutzen.

Wenn du mehr Funktionen suchst und deine Daten auf Servern in Deutschland ablegen willst, haben vielleicht diese Anbieter genau die Lösung, die du suchst:

Digitale Ablage DocBox

Docbox

Die Docbox ist eine leistungsfähige Software, mit der du physische und digitale Dokumente in einem digitalen Archiv ablegen und dabei alle rechtlichen Vorgaben in Deutschland erfüllen kannst.

  • Geeignet für: alle, die neben digitaler Ablage auch Dokumentenmanagement nutzen wollen
  • Funktionen: u. a. revisionssichere Dokumentenablage, elektronische Archivierung, Dokumenten-Management
  • Preis: auf Anfrage
  • Demo-Version: ja
Digitale Ablage d velop AG

d.velop

Das digitale Aktenarchiv von d.velop bietet dir die Möglichkeit, Dokumente sicher und übersichtlich abzulegen, von überall aus zu bearbeiten und zu durchsuchen.

  • Geeignet für: unterschiedliche Branchen und Bedürfnisse
  • Funktionen: automatisiertes Auslesen von Dokumenten, zentrale Ablage im digitalen Archiv, granulares Rechtekonzept uvm.
  • Preis: auf Anfrage
  • Demo-Version: ja
Digitale Ablage Fluix

Fluix

Die Digital-Ablage von Fluix legt den Fokus auf Remote-Work und vereinfacht den Zugriff auf Dokumente von überall aus. Die Lösung lässt sich per Drag-and-Drop personalisieren.

  • Geeignet für: Unternehmen ab 10 Mitarbeiter und mit Außendienst
  • Funktionen: z. B. automatisierte Workflows, mobile Datenerfassung, Zuweisen von Aufgaben
  • Preis: Starter-Version 17,50 €/Monat und Nutzer (mind. 10), Core-Version 26,50 €/Monat und Nutzer (mind. 10), Advanced auf Anfrage
  • Demo-Version: ja
Digitale Ablage owncloud

owncloud

Du schätzt die Funktionen von Dropbox und Co., aber legst größten Wert auf Datensicherheit und Individualität? Die Open-Source-Software owncloud bietet genau das.

  • Geeignet für: unterschiedliche Branchen und Bedürfnisse
  • Funktionen: u. a. regelmäßige Backups, Verschlüsselung, Nutzerverwaltung
  • Preis: für Alleinnutzer kostenlos, Enterprise-Version 15 €/Monat und Nutzer
  • Demo-Version: ja
Digitale Ablage Strato

Strato

Der Cloud-Speicher von Strato sichert deine Dokumente in Rechenzentren in Deutschland, die noch dazu mit 100 % Ökostrom versorgt werden.

  • Geeignet für: Selbstständige und kleinere Teams
  • Funktionen: regelmäßige Backups, Verschlüsselung, Nutzerverwaltung uvm.
  • Preis: Starter-Version 15 €/Monat, Pro-Version 100 €/Monat
  • Demo-Version: ja

Fazit: Die digitale Ablage gibt dir mehr Zeit und Überblick

Hast du ein Tool entdeckt, das du ausprobieren möchtest? Wie auch immer du dich entscheidest, wichtig ist, lieber zu viel als zu wenig Zeit in die Vorbereitung zu stecken, dann macht es am Ende noch mehr Spaß, Dokumente abzulegen und auf Anhieb wiederzufinden.

Fassen wir noch einmal die 5 wichtigsten Aspekte zusammen:

Die digitale Ablage

  1. schafft sofort mehr Ordnung in deinem Arbeitsalltag,
  2. hilft dir, produktiver zu arbeiten,
  3. muss gut vorbereitet sein, damit sie dir wirklich Arbeit abnimmt,
  4. braucht Disziplin und Struktur, und
  5. kann mit den richtigen Tools einfach organisiert werden.

Wie digital organisierst du deine Ablage schon und welche Tools nutzt du, um Ordnung auf deinem Rechner zu schaffen? Und nutzt du lieber intelligente Features, die dir beim Organisieren deiner Ablage helfen oder sortierst du Dokumente lieber selbst? Schreib mir deine Gedanken dazu in die Kommentare.

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