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Zusammenfassung: Digitale Lohnabrechnung ist 2026 rechtssicher möglich – das BAG hat das 2025 bestätigt. Hier erfährst du, wie die Zustellung funktioniert, welche 8 Vorteile dich erwarten und welche Tools effiziente HR-Prozesse ermöglichen. |
Gehaltszettel noch per Brief? Das kostet HR Zeit, Geld und Nerven – und staut bei Mitarbeitenden Ordner voller Papier an. Mit der digitalen Lohnabrechnung stellst du Entgeltabrechnungen sicher in einem Mitarbeiterpostfach bereit.
Seit dem BAG-Urteil vom 28. Januar 2025 (9 AZR 48/24) ist klar: Die Textform nach § 108 GewO reicht – Papier ist nicht Pflicht. 2026 lohnt sich der Umstieg für fast jedes Unternehmen.
Es besteht kein Recht auf eine Gehaltsabrechnung in Papierform. Erforderlich ist die Ausstellung in Textform – das erfüllt auch die digitale Lohnabrechnung.
So funktioniert die digitale Lohnabrechnung
Im HR-Alltag läuft die elektronische Entgeltabrechnung bei den meisten Anbietern in drei Schritten ab:
- Abrechnungen erzeugen – wie gewohnt in Lohnsoftware oder Payroll-System (DATEV, SAP, PayFit u. a.).
- Dokumente übertragen – PDFs gehen per Schnittstelle, Upload oder API ins Mitarbeiterpostfach.
- Digital zustellen – Mitarbeitende rufen die Abrechnung per App oder Web ab; du erhältst Zustellnachweise.
Die Zustellung ist eine Holschuld: Der Arbeitgeber stellt bereit – der Abruf obliegt dem Mitarbeitenden.
Viele Tools bieten einen Hybrid-Modus: Wer keinen Online-Zugang hat, kann die Abrechnung im Betrieb einsehen und ausdrucken lassen – das verlangt das BAG ausdrücklich.
8 Vorteile der digitalen Lohnabrechnung
1. Zeitersparnis bei Erstellung und Versand
Kein Drucken, Kuvertieren und Verteilen – Abrechnungen landen automatisch im Postfach, sobald die Lohnsoftware fertig ist.
2. Effizienz durch automatisierte Prozesse
Papierlose Workflows entlasten HR und Lohnbuchhaltung. Schnittstellen zu Payroll-Systemen vermeiden Medienbrüche.
3. Weniger Platzbedarf
Keine Aktenschränke voller Gehaltszettel – weder im Unternehmen noch bei den Mitarbeitenden.
4. Besserer Überblick für alle
Mitarbeitende finden aktuelle und vergangene Abrechnungen per Suche – statt in Ordnern zu blättern.
5. Weniger Papier und Müll
Monat für Monat entfällt der Papierverbrauch – ein Schritt Richtung papierloses Büro.
6. Kostenersparnis
Druck, Kuvertierung und Porto pro Mitarbeiter und Monat entfallen – bei 50 Beschäftigten summiert sich das schnell auf vierstellige Beträge pro Jahr.
7. Datenschutzkonforme Umsetzung
Passwortgeschützte Portale mit rollenbasierten Rechten erfüllen DSGVO-Anforderungen besser als unverschlüsselte E-Mails.
8. Höhere Sicherheitsstandards
Verschlüsselte Übertragung, Zustellnachweise und revisionssichere Archivierung – je nach Software mit Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Hinweis: Software-Lizenzen und Implementierung verursachen Kosten – amortisieren sich aber meist schnell ab mittlerer Belegschaft.
Rechtliches & Umstieg: Damit es gelingt
Bevor du ein Tool einführst, lohnt sich eine kurze Bestandsaufnahme:
- Liegen Abrechnungen bereits digital vor und werden nur noch ausgedruckt?
- Welche Lohnsoftware nutzt du – und bietet sie Schnittstellen zum Mitarbeiterpostfach?
- Gibt es einen Betriebsrat? Dann ist die Einführung mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
- Können alle Mitarbeitenden digital zugreifen – oder brauchst du Ausdruckmöglichkeiten im Betrieb?
In den meisten Unternehmen liegen Lohnabrechnungen digital vor und werden unnötig gedruckt – hier ist der Umstieg besonders einfach.
Mehr zum digitalen Postweg: Digitale Poststelle · Posteingang digitalisieren · Digitaler Briefkasten
Tools für die digitale Lohnabrechnung
Je nach Bedarf brauchst du reine Zustell-Software, eine HR-Plattform oder ausgelagerte Lohnabrechnung – hier die wichtigsten Anbieter:
ePayslip
ePayslip ist eine Erweiterung für bestehende Lohnsysteme – spezialisiert auf digitale Gehaltszustellung.
- Kompatibel mit SAP, Paisy, DATEV, Lexware, Sage u. a.
- Sicheres Mitarbeiterpostfach mit Zustellnachweis
- Mobile App für Mitarbeitende
- Preis: ab 45 €/Monat
FTAPI
FTAPI automatisiert den Versand von Gehaltsabrechnungen und weiteren HR-Dokumenten.
- Ortsunabhängiger Zugriff für HR und Mitarbeitende
- Automatische Empfangsbestätigungen
- Revisionssichere Archivierung
- Preis: auf Anfrage
bitkasten
bitkasten – DSGVO-konforme digitale Zustellung über die Postadresse, inklusive Langzeitarchiv. bitkasten Erfahrungen
- Digitale Zustellung statt unsicherer E-Mail
- Rechtssichere Signatur und Archiv
- App und Web für Mitarbeitende
- Preis: auf Anfrage
PayFit
PayFit – cloudbasierte Lohnabrechnung mit digitalem Mitarbeiterzugang.
- Lohnabrechnung selbst verwalten oder mit Expert:innen
- Digitale Bereitstellung für Mitarbeitende
- Automatisierte HR-Prozesse
- Preis: Standard- und Plus-Plan auf Anfrage
Pleo
Pleo – Ausgabenmanagement mit Firmenkarten, Spesen und Buchhaltungsintegration.
- Spesen- und Reisekostenabrechnungen digital
- E-Mail-Belegfinder und Buchhaltungs-Sync
- Geeignet für Agenturen, Tech, Logistik, Einzelhandel
- Preis: ab 9,99 €/Monat
Paychex
Paychex – ausgelagerte Lohnabrechnung mit persönlicher Beratung.
- Über 35 Jahre Erfahrung, 100+ Lohnspezialisten
- Digitale Bereitstellung der Abrechnungen
- Transparenter Gesamtpreis
- Preis: auf Anfrage
DocuWare
DocuWare – DMS mit digitaler Personalakte und Lohnabrechnungs-Workflows.
- HR-Prozesse in wenigen Tagen automatisieren
- Digitale Personalakte und Workflow Management
- Geeignet für größere Unternehmen
- Preis: auf Anfrage
Hansalog
Hansalog – Entgeltabrechnung mit direktem Zugriff auf Personalstammdaten.
- Flexibel erweiterbar
- Vereinfachter Abrechnungsprozess
- Integration in HR-Systeme
- Preis: auf Anfrage
Vyble
Vyble – HR-Plattform für KMU mit Lohnabrechnung und digitaler Personalakte.
- Lohn- und Gehaltsabrechnung, Schichtplan, Vergütungsoptimierung
- Digitale Personalakte
- Geeignet für kleine bis mittlere Unternehmen
- Preis: ab 15 €/Monat
DATEV
DATEV – etablierte Lohnsoftware mit digitaler Bereitstellung über DATEV-Portale.
- Branchenlösungen und flexible Tarife
- Schnittstellen und Zeitwirtschaft
- Weit verbreitet bei Steuerberater:innen und KMU
- Preis: auf Anfrage
DATATRUSTEE
DATATRUSTEE – sichere digitale Gehaltsübermittlung in drei Schritten.
- Einmalige Registrierung für Mitarbeitende
- Sichere Zustellung sensibler HR-Daten
- Geeignet für IT-affine Unternehmen
- Preis: auf Anfrage
Weitere Anbieter
Digitale Postzustellung und Mitarbeiterpostfächer – Erfahrungsberichte im Software-Verzeichnis:
d.velop postbox
d.velop postbox – digitaler Briefkasten für Gehaltsabrechnungen und HR-Dokumente mit Zustellnachweis.
- Jeder Mitarbeitende erhält eine digitale Postbox
- Integration in Microsoft 365, SAP, Dynamics
- ROI-Rechner für Einsparpotenzial auf der Website
- Hybrid-Zustellung für nicht-digitale Empfänger möglich
- Preis: auf Anfrage
Fazit: Digitale Lohnabrechnung – effiziente Prozesse mit den richtigen Tools
Die digitale Lohnabrechnung spart 2026 Zeit, Kosten und Papier – rechtlich abgesichert durch das BAG-Urteil 2025. Mit passendem Tool, Betriebsvereinbarung und Hybrid-Option für alle Mitarbeitenden läuft der Umstieg reibungslos.
Teste Demo-Versionen und prüfe Schnittstellen zu deiner Lohnsoftware – dann findest du schnell den passenden Anbieter.
Was hältst du von der digitalen Lohnabrechnung? Nutzt du schon eines der Tools? Schreib gerne in die Kommentare!
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