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Zusammenfassung: Digitale Lohnabrechnung kann für dein Unternehmen sowohl Kosten einsparen, als auch die Umwelt schonen. In meinem Artikel stelle ich dir 8 Vorteile vor, warum du die Lohnabrechnung zukünftig digitalisieren solltest. Lass uns loslegen. |
Wenn du über die Digitalisierung des Personalwesens nachdenkst, solltest du mal an Gehaltszettel denken. Wenn diese bei dir noch per Brief versendet werden, ist das nicht nur für Arbeitgeber und Personaler ein immenser Arbeitsaufwand.
Auch für Arbeitnehmer ist es häufig ein notwendiges Übel, denn die Papiere nehmen über die Jahre viel Platz ein.
Hier kann die digitale Lohnabrechnung Erleichterung bringen.
Nicht nur ist sie generell leichter zustellbar, sie nimmt auch weniger Platz beim Arbeitnehmer und Arbeitgeber ein, spart dem Personaler viel Arbeit und macht den Bereich “Gehaltsabrechnung” übersichtlicher.
Übrigens: Es besteht kein Recht auf eine Gehaltsabrechnung in Papierform. Erforderlich ist lediglich die Ausstellung in Textform, was auch mit einer digitalen Gehaltsabrechnung erfüllt wird.
Es steht der Einführung einer digitalen Lohnabrechnung in deinem Unternehmen also nichts mehr im Wege.
Die Vorteile der digitalen Lohnabrechnung
Bevor es an’s Eingemachte und die Umsetzung der digitalen Lohnabrechnung geht, solltest du noch wissen, was du von der Veränderung erwarten kannst.
Denn eine digitale Gehaltsabrechnung hat für eigentlich alle - nach der Umstellung - nur Vorteile:
- Zeitersparnis bei Erstellung und Versand durch den digitalen Ablauf
- Effizienzsteigerung durch automatisierte, papierlose Prozesse
- Geringer Platzaufwand
- Besserer Überblick und Zugriff auf alle Abrechnungen
- Müllreduzierung durch Verzicht auf Papier
- Kostenersparnis bei Papier, Druck und Porto (ca. 3,10€ monatlich pro Gehaltsabrechnung)
- Geringe Umstellung, auch im Bereich datenschutzrechtlicher Vorgaben
- Sicherstellung höherer Sicherheitsstandards je nach Software
Summa summarum entsteht für Unternehmen eine zeitliche, technische und die Kosten betreffende Entlastung, die einfach und schnell in die unternehmerischen Arbeitsprozesse integriert werden kann.
Was dir allerdings bewusst sein muss: Es kommen durch den Umstieg auch Kosten auf dich zu.
Diese betreffen aber hauptsächlich die Software und eventuell neue Personalkosten.
So einfach funktioniert die Zustellung der digitalen Gehaltsabrechnung
Im Personaleralltag gestaltet sich die Erstellung und Zustellung der elektronischen Lohnabrechnung schnell und unkompliziert.
So lässt sie sich gut in bereits bestehende Workflows einfügen.
Je nach Anbieter unterscheidet sich der Vorgang, im Allgemeinen läuft er aber so ab:
- Erzeuge die Dokumente: Erstelle wie gewohnt die Lohnabrechnungen in deinem HR-System. Die Dokumente werden dann an die Postbox der Software für die digitale Gehaltsabrechnung übertragen.
- Dokumente werden verarbeitet: Anhand von eindeutigen Erkennungsmerkmalen, wie bspw. Personalnummer, werden die Abrechnungen verarbeitet und automatisch zugestellt.
- Zustellung der Dokumente: Die digitale Zustellung erfolgt sofort. Außerdem erhältst du einen Nachweis über die erfolgreiche Zustellung. Die Empfänger können das Dokument unmittelbar per App oder Web abrufen, herunterladen und selbst verwalten.
Je nach Anbieter kannst du einstellen, dass die digitale Lohnabrechnung trotzdem noch postalisch an den Empfänger zugestellt werden soll.
Das eignet sich vor allem für Empfänger, die nicht-digital unterwegs sind, also zum Beispiel ältere Arbeitnehmer, die ihre Umgehensweise mit der Abrechnung nicht mehr verändern wollen oder können.
Damit gelingt Unternehmen der Umstieg zur digitalen Lohnabrechnung!
Damit der Umstieg auf die neue Software reibungslos gelingt, muss zuerst eine Status-Quo-Analyse durchgeführt werden.
Dabei ist es das Ziel, zu ermitteln, welche bereits bestehenden Vorgänge die Digitalisierung im Unternehmen unterstützen.
Oftmals ist der Umstieg auf die digitale Lohnabrechnung gar nicht so groß, da viele Dokumente sowieso bereits digital vorliegen. Dazu gehören oft auch die Gehaltsdokumente.
Ist das auch bei dir der Fall, ist der Umstieg kaum mit Aufwand sondern viel mehr mit Erleichterung verbunden.
Je nach Kenntnisstand des Unternehmens in puncto Digitalisierung kann die digitale Gehaltsabrechnung selbst übernommen werden.
Vom geringeren Aufwand und einem effizienteren Prozess profitierst du aber vor allem dann, wenn du dich auf einen Anbieter verlässt.
Egal ob mit oder ohne Anbieter - eine Status-Quo-Analyse solltest du in jedem Fall vorher durchführen. Dabei helfen folgende Fragen:
- Werden Dokumente bereits aufbewahrt und wenn ja, wie groß ist ihr Anteil an der Gesamtheit der aufbewahrten Dokumente?
- Aus welchen Gründen werden Dokumente noch ausgedruckt - und kann das durch die digitale Version ersetzt werden?
- Gibt es Listen, in die noch händisch Daten eingetragen werden müssen? Können diese z.B. durch Excel-Dateien ersetzt werden?
- Welche technischen Kenntnisse liegen innerhalb des Unternehmens vor, die z.B. den Datenschutz bei digitalen Prozessen absichern könnten?
- Welche finanziellen Mittel bestehen und reichen sie aus, um einen der Anbieter für die digitale Lohnabrechnung nutzen zu können?
- Wie werden Lohnabrechnungen getätigt und wäre eine Digitalisierung dieses Prozesses im Rahmen der oben genannten Fragen realisierbar?
In den meisten Fällen liegen die Lohnabrechnungen digital vor, werden dann ausgedruckt und verschickt. Besonders in diesem Fall macht es also Sinn, den passenden Anbieter für eine digitale Gehaltsabrechnung inkl. elektronischem Versand zu nutzen.
Die Anbieter der digitalen Lohnabrechnung
Jedes Unternehmen hat andere Anforderungen, demnach passen auch nicht alle Anbieter dazu.
Damit du den Besten für dein Unternehmen nutzen kannst, findest du im Folgenden die aktuell führenden Softwares der digitalen Lohnabrechnung.
d.velop
Die digitale Gehaltsabrechnung von d.velop kannst du ganz einfach in drei Schritten zustellen. Jeder deiner Mitarbeiter bekommt dabei eine d.velop postbox, quasi seinen eigenen digitalen Briefkasten. Und genau an diese digitale Adresse wird die Lohnabrechnungen dann versendet.
Diese neue Art der Zustellung hat für dich als Unternehmen und auch für die Mitarbeiter einige Vorteile. Mit Zeit- und Kosten-Ersparnis nenne ich davon nur mal zwei.
Die Website erklärt das Konzept ganz gut. Solltest du dennoch weitere Fragen haben, kannst du eine individuelle Live-Demo vereinbaren und 1:1 Fragen stellen.
- Geeignet für: Startups, KMU, Mittelstand und Großunternehmen
- Kompatibel mit: Microsoft 365, Microsoft Dynamics 365, SAP
- Weitere Produkte: Dokumentenmanagement, Rechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement, Digitale Unterschrift, Digitale Postzustellung, Mitarbeiter-App
- Preis: auf Anfrage
Als Besonderheit kannst du bei d.velop mit einem Rechner sogar den ROI berechnen. So siehst du genau, was du dir mit digitaler Post sparen kannst. Hier geht es zum ROI-Rechner.
Pleo
Pleo vereinfacht Unternehmensausgaben, Spesen- und Reisekostenabrechnungen, Rückerstattungen und vieles mehr. Du kannst nicht nur das Angebot der Firmenkreditkarten nutzen, sondern auch den E-Mail-Belegfinder, die Privatauslagen und die Buchhaltungsintegration. Dazu gehört auch die digitale Lohnabrechnung.
- Geeignet für: Unternehmen der Bereiche Gesundheit, Agenturen, Technologie, Logistik und Einzelhandel
- Kompatibel mit: weiteren Tools
- Preis: ab 9,99€/Monat bis 1999€ monatlich
FTAPI
Auch bei FTAPI kannst du die Gehaltsabrechnungen und weitere HR-Dokumente automatisieren lassen. Dabei hast du von überall Zugriff auf die Daten und außerdem eine volle Revisionssicherheit durch automatische Empfangsbestätigungen.
- Geeignet für: alle Unternehmen
- Kompatibel mit: FTAPI-Lösungen
- Preis: auf Anfrage
Paychex
Du kannst deine digitale Gehaltsabrechnung an Paychex auslagern. Dabei profitierst du von über 35 Jahren Erfahrung, über 100 Lohnspezialisten und einem transparenten Gesamtpreis. Vor allem der persönliche Service hebt den Anbieter von den Anderen ab.
- Geeignet für: Unternehmen, die vor allem Wert auf eine persönliche Beratung legen
- Kompatibel mit: weiteren Tools
- Preis: auf Anfrage
bitkasten
Mit dem bitkasten kannst du rechtssicher und DSGVO-konform elektronisch kommunizieren. Dabei kannst du nicht nur die digitale Zustellung deiner Briefpost, den digitalen Empfang von Informationen und einen rechtssicher-digitalen Vertragsabschluss garantieren, sondern auch ein Langzeitarchiv für deine Dateien erhalten.
- Geeignet für: alle Unternehmen, die mit der Software von bitkasten arbeiten
- Kompatibel mit: den bitkasten-Features
- Preis: auf Anfrage
PayFit
PayFit automatisiert manuelle Prozesse und macht es so möglich, die Lohnabrechnung ganz einfach selbst zu erledigen. Du kannst so die Lohnabrechnungen selbständig verwalten, die Daten einfach ändern und bei Bedarf auch Unterstützung von Expert:innen erhalten.
- Geeignet für: kleine und große Unternehmen
- Kompatibel mit: anderen Softwares
- Preis: Standard- und Plus-Plan, Preis auf Anfrage
DocuWare
Auch mit DocuWare kannst du deine HR-Prozesse innerhalb weniger Tage automatisieren. Dabei können nicht nur digitale Lohnabrechnungen erstellt, sondern auch das Dokumentenmanagement, Workflow Management, den Digital Workplace uvm. genutzt werden.
- Geeignet für: größere Unternehmen, die mehrere Tools nutzen wollen
- Kompatibel mit: der DocuWare-Software
- Preis: auf Anfrage
Hansalog
Auch Hansalog bietet eine Software für die Entgeltabrechnung an. Dabei kannst du die Anwendung nach Bedarf auch flexibel erweitern.
Der Prozess wird vereinfacht und du greifst direkt auf die Personalstammdaten zu.
- Geeignet für: alle Unternehmen
- Kompatibel mit: anderen Systemen
- Preis: auf Anfrage
Vyble
Vyble bietet eine Plattform, die nicht nur die Lohn- und Gehaltsabrechnung anbietet, sondern auch die digitale Personalakte, Bewegungsdaten, Schichtplan und Vergütungsoptimierung.
- Geeignet für: kleine bis mittlere Unternehmen
- Kompatibel mit: weiteren Softwares
- Preis: ab 15/Monat
Datev
Datev ermöglicht es dir, deine Payroll zu automatisieren. Dabei gibt es sowohl verschiedene Branchenlösungen, als auch eine flexible Tarifunterstützung, Schnittstellen und eine Zeitwirtschaftssoftware.
- Geeignet für: Unternehmen verschiedenster Branchen
- Kompatibel mit: Datev und weiteren Softwares
- Preis: auf Anfrage
DATATRUSTEE
DATATRUSTEE ist ein sicherer Weg, um Gehaltsabrechnungen digital zu übermitteln. Dabei benötigt es nur eine einmalige Registrierung. Die Zustellung passiert innerhalb von 3 Schritten.
- Geeignet für: viele Unternehmen, besonders mit IT-Bezug
- Kompatibel mit: anderen Softwares
- Preis: auf Anfrage
ePayslip
ePayslip ist eine Erweiterung, die du für verschiedene Lohnsysteme anwenden kannst.
- Geeignet für: verschiedene Unternehmen
- Kompatibel mit: SAP, Paisy, Datev, Lexware, Sage usw.
- Preis: ab 45€/Monat
Fazit: Die Umstellung auf die digitale Lohnabrechnung hat nur Vorteile! Links Anbieter entfernen!
Vorausgesetzt, dein Unternehmen soll immer weiter digitalisiert werden, hat der Wechsel zur digitalen Gehaltsabrechnung viele Vorteile für dich.
Du sparst nicht nur mit der digitalen Lohnabrechnung viel Zeit und Geld, sondern auch Kapazitäten deiner Mitarbeiter. Die Arbeit wird nicht nur genauer und fehlerfreier, sondern auch nahtlos und effizient!
Möchtest du diese Vorteile nutzen, musst du nur noch den richtigen Anbieter für dich finden. Anhand der kostenlosen Demo-Versionen kannst du herausfinden, welcher am besten zu dir passt.
Du möchtest noch mehr Tipps? Dann schau vorbei auf unserer Tools-Liste für Personaler!
Was hältst du von der digitalen Lohnabrechnung? Nutzt du einen dieser Anbieter vielleicht schon oder fehlt hier noch einer? Schreib mir deine Meinung und Erfahrungen gerne in die Kommentare!
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