Erfasse deine Arbeitszeit digital und auf jedes Projekt zugeordnet

Das Abstempeln per Hand oder die Arbeitszeiterfassung mit Excel gehören der Vergangenheit an. Immer mehr Jobs finden im Homeoffice statt. Dafür braucht man neue und moderne Lösungen wie eine digitale Stempeluhr.

Doch Zeiterfassungstools bieten sich nicht nur beim Remote Arbeiten an, sondern auch bei hybriden Arbeitsstellen oder beim Arbeiten vor Ort an.

Tools zum Arbeitszeit digital erfassen, gibt es glücklicherweise eine ganze Menge.

Mit einer solchen Lösung, wird die Arbeitszeiterfassung deutlich schneller, einfacher und ressourcensparender.

Außerdem bieten viele Zeiterfassungstools automatische Integrationen mit Rechnungsprogrammen, sodass du nicht mehr mühsam alle Arbeitszeiten von Hand übertragen musst.

Du sparst also nicht nur Zeit beim Erfassen, sondern auch beim Auswerten der Arbeitszeiten.

Sollten irgendwann auch Urlaubsanträge von deinen Mitarbeitern hinzukommen, dann lohnt sich mal vorsorglich ein Blick auf die digitale Urlaubsverwaltung. Dort steckt oftmals Arbeitszeit und Urlaubstage in einer Lösung.

Diese Liste an Zeiterfassungsprogrammen solltest du einmal auschecken

Die Auswahl an Tools ist groß und die Tools haben verschiedene Funktionsumfänge. Daher möchte ich dir im Folgenden einige Tools und ihre Funktionen vorstellen, die ich bei meiner Recherche gefunden habe.

Hast du noch Fragen oder fällt dir auf, dass wir Tools vergessen haben, schreibe gerne einen Kommentar.

Clockodo

Das Zeiterfassungstool Clockodo benutzen wir bei Digital Affin selbst. Die App zur digitalen Zeiterfassung ist Made in Germany und daher an die DSGVO und das BDSG gebunden.

Features:

• digitale Stempeluhr als App für Windows, Mac und Mobil oder als Web App
• Individuelle Berichte sortiert nach Kund*innen, Projekten, Mitarbeitende oder Zeiträumen
• Überstunden, Urlaubszeiten, Krankheitstage, Stundenkonten, Pausen erfassen
• Mindestlohngesetz-konform
• Urlaubsplaner
• Abwesenheiten beantragen und genehmigen
• Projektzeiterfassung und Stundenzettel
• Nachträgliche Zeiterfassung
• Berichte digital signieren
• individuelle Benutzerrechte einstellen
• Schnittstellen für Rechnungsprogramme (lexoffice, FastBill, easybill uvm.)
• Schnittstellen für Lohnabrechnungsprogramme (sage, bexio, uvm.)
• In und Export der Daten per CSV
• API-Schnittstelle für weitere Integrationen und Anpassungen

Kosten:

Clockodo kannst du 14 Tage lang kostenlos testen. Danach kostet das Tool im Starter-Tarif 4€/Monat pro Nutzer. Zusätzlich gibt es weitere Tarife mit mehr Funktionen im Umfang.

Toggl Track

Mit Toggl Track kannst du nicht nur Arbeitszeit digital erfassen, sondern hast auch viele weitere Funktionen.

Features:

• Background Tracking (wird eine Seite mehr als 10 Sekunden angeschaut, wird sie automatisch in einer Timeline getrackt)
• One-Click-Timer (Web App, Desktop App und Mobile App übergreifendes Tracking)
• Kalender Integration
• Autotracker basierend auf der Software die du öffnest
• Integrationen mit über 100 Apps per Browser Extension (Asana, Todoist, Trello, uvm.)
• Wöchentliche oder detaillierte Reports für Kunden
• Berichte per E-Mail einplanen
• Zeit auf- oder abrunden, je nach individueller Einstellung
• Projekt- & Umsatzverfolgung
• Teamplanung & Management

Kosten:

Für bis zu 5 User in einem Team ist Toggl Track kostenlos, allerdings ohne viele Features. Der Starter Plan kostet 10$/Monat pro User (9$ bei jährlicher Zahlung). Der Premium Plan kostet 20$/Monat pro User und ist am besten geeignet für mehrere Teams in einem Unternehmen. Für die eine Enterprise Lösung musst du Toggl direkt kontaktieren.

askDante

askDante ist nicht nur ein Arbeitszeiterfassungstool, sondern digitalisiert auch deine Personalarbeit. Die Vollversion lässt sich sogar auf eigenen Servern hosten.

Features:

• Arbeitszeiterfassung auf allen Endgeräten
• Stundenzettel und Lohnabrechnung
• Arbeitszeitkonten
• Schichtplaner
• Abwesenheitskalender und -Anträge
• Projektzeiterfassung
• Timesheets und Reports
• Kundenverwaltung
• Teamverwaltung
• Personalstrukturen und Workflows
• Terminals für “analoge” Lösung im Büro

Kosten:

Die TA/TA+ Version von askDante ist bis 15 User, die Cloud Service Version bis 5 User kostenfrei. Danach skalieren die Preise mit der Anzahl der User hoch. Die volle Lizenzversion ist ab 50 Usern verfügbar. Den Preis dafür gibt es auf Anfrage.

Chrometa

Chrometa ist besonders, weil es im Hintergrund die Aktivitäten am Computer erfasst. Dadurch wird dein Time Tracking für das Schreiben eines Textes beispielsweise automatisiert. Keine Zeiteinträge manuell machen zu können ist jedoch auch ungewöhnlich.

Features:

• Automatische Zeiterfassung auf jedem Gerät
• Automatisches Zuweisen von Zeit an Kunden und Projekte
• Projektzeit und Budgets überwachen
• 50+ Integrationen für Accounting, Projektmanagement und Productivity Tools
• Performance Metriken anlegen
• Notifikationen, wenn ein Projekt länger braucht oder das Budget überschreitet

Kosten:

Die ersten 30 Tage kannst du Chrometa kostenfrei testen. Danach gibt es den Standard Plan (19$/Monat pro User), den Plus Plan (29$pro User pro Monat) und den Premium Plan (49$/Monat pro User). Bei einer jährlichen Abrechnung sparst du jeweils 40%.

ZEP – Zeiterfassung für Projekte

ZEP steht für “Zeiterfassung für Projekte”. Seit dem Jahr 2000 sorgt das Tool für digitale Zeiterfassung für projektorientiertes Arbeiten. ZEP besteht aus vielen verschiedenen Modulen, die du selbst so zusammensetzen kannst, wie du es brauchst. Es kann dabei viel mehr als nur einfache Zeiterfassung.

Features des Mobile Moduls:

• Offlinefähig
• Erkennung von Reisen mittels GPS
• Mobile Zeiterfassung
• Erfassung von Belegen mit der Kamera
• Kalendereinträge

Features der Dokumentenverwaltung:

• ZEP als Onlinearchiv
• Ablage von Dokumenten bei Kund*innen, Projekten oder Mitarbeitenden
• Schlagworte, Kategorien, Dokumentenstatus
• Berechtigungssteuerung
• Versionierung

Features des Moduls Ressourcen- und Einsatzplanung:

• Tag- und stundengenaue Planung von Mitarbeitenden auf Projekte
• Arbeitspakete mit Planaufwand und Zeitraum
• Restaufwandsschätzung jederzeit möglich
• Dynamische Auslastungsgrafik, Berücksichtigung von IST-Zeiten, Fehlzeiten und Urlauben

Weitere Module:

• optimierte Zeiterfassung
• Preise & Belege
• Abteilungen, Standorte und Niederlassungen
• Reisekostenabrechnung
• Urlaub- und Fehlzeitenverwaltung
• Ticketsystem
• Angebote
• Rechnungsstellung
• Anwesenheit
• Kalender und Termine
• Freie Mitarbeiter
• Schnittstellen
• TaskScheduler

Kosten:

Die Kosten von ZEP hängen ganz von den Modulen ab, die du wählst. So zahlst du nur für die Funktionen, die du auch tatsächlich nutzt. Testen kannst du es für 30 Tage kostenfrei.

Arbeitszeiterfassung.com

Arbeitszeiterfassung.com ist ein deutsches Tool zur digitalen Arbeitszeiterfassung. Es ist komplett SSL-verschlüsselt und DSGVO konform. Alle Server stehen in deutschen Rechenzentren.

Features:

• Arbeitszeiten online über den Desktop PC oder Smartphone erfassen
• Bereitstellung von Zeitnachweisen im PDF-Format
• Betriebstage, Pausenregeln und vieles mehr einstellen
• Urlaubstage, Abwesenheiten etc. verwalten
• Übersicht über alle Einträge
• Hinweis auf nicht erfasste Arbeitszeiten
• Auswahl verschiedener Arbeitszeitmodelle
• Einsicht in die Mitarbeiter-Stundenkonten
• Übersicht über alle Urlaubstage

Kosten:

Arbeitszeiterfassung.de hat eine 30-tägige Testversion mit der du alle Funktionen ausprobieren kannst. Danach schlägt das Tool mit 10€ Grundgebühr und 2€/Mitarbeiter pro Monat zu buche.

Harvest

Mit Harvest kannst du nicht nur die Arbeitszeit online erfassen, sondern hast auch weitere coole Funktionen.

Features:

• Arbeitszeit digital erfassen per Desktop oder Smartphone App
• Automatisierte Reminder
• Integrationen mit Trello, Chrome, Slack, Google Calendar, Outlook, uvm.
• Projekt- und Teamreporting
• automatisierte Rechnungsverwaltung
• Stripe und PayPal Integration für (wiederkehrende) Rechnungen von Kunden
• Individuelle Integrationen mit der Harvest API

Kosten:

Harvest hat eine 30-tägige Testversion. Danach kannst du entweder auf den kostenlosen Plan (1 Benutzer, 2 Projekte) oder den Pro Plan (Unbegrenzt Benutzer und Projekte) für 12$/Nutzer pro Monat umsteigen.

Teamleader

Teamleader ist ein Tool für Kundenverwaltung, Projektmanagement und Rechnungsstellung.

Features:

• Kunden hinzufügen und deren Daten verwalten
• Angebote erstellen und Verkaufsprozess streamlinen
• Projektverwaltung und Überwachung
• Budgets setzen
• Zeiterfassung mobil, im Homeoffice und im Büro
• (wiederkehrende) Rechnungen erstellen
• Geld erhalten
• Integrationen mit über 200 Tools (FastBill, DATEV, Lexoffice, Gmail, Outlook, uvm.)

Kosten:

Teamleader gibt es in zwei Ausführungen.

Einmal die Focus Variante, die für Unternehmen mit bis zu 20 Mitarbeitenden geeignet ist. Die Preise beginnen bei 60€ pro Monat ohne Mehrwertsteuer. Zahlst du jährlich, bekommst du 15% Rabatt.

Teamleader Orbit ist die Lösung für Unternehmen mit bis zu 1000 Mitarbeitenden. Die Ausführung kostet für 10 Mitarbeitende 500€ pro Monat. Einem optionalens Setup & Training gibt es für 1.250€. Entscheidest du dich direkt dafür, die Software für 3 Jahre zu kaufen, bekommst du 15% Rabatt auf alle Kosten.

Kimai

Kimai ist eine kostenlose Open Source Lösung zur Arbeitszeiterfassung zum selbst hosten.

Features:

• Layout für Nutzung am Desktop und Smartphone angepasst
• mit Plugins erweiterbar
• unbegrenzt viele Nutzer mit verschiedenen Rollen
• Lokalisierung in 25+ Sprachen, darunter Deutsch, Englisch und Französisch
• Kundenmanagement
• Projektmanagement
• Rechnungsstellung
• Datenexport als Excel, PDF CSV und HTML Datei
• Benutzerprofile
• Dashboard mit Statistiken

Kosten:

Kimai ist komplett kostenlos. Zum selbst hosten brauchst du lediglich einen Webserver mit PHP.

Qlaqs

Qlaqs ist ein Tool zur digitalen Arbeitszeiterfassung und Buchhaltung.

Features:

• Arbeitszeiterfassung mobil oder am Desktop
• SSL-verschlüsselte Datenübertragung
• tabellarische und grafische Auswertungsmöglichkeiten für Kosten und Umsätze
• Dokumentationspflicht nach Mindestlohngesetz
• digitaler Posteingang
• Urlaubsverwaltung
• Lohnabrechnung
• Mitarbeiterverwaltung
• Rechnungsstellung
• Erfolgs- und Budgetkontrolle

Kosten:

Die Lite Version von Qlaqs ist für einen Benutzer kostenlos. Auch die Enterprise Version kannst du 30 Tage kostenlos testen.

Hast du mehrere Mitarbeitende gibt es die Pro Variante für 2-50 Personen und 5€ pro User pro Monat, die Enterprise Version für unbegrenzt viele Mitarbeitende und 7€ pro User pro Monat, Außerdem bietet Qlaqs die Möglichkeit für eine individuelle Lösung.

GreyStore

GreyStore ist ein Zeiterfassungssystem für Freiberufler und Unternehmen.

Features:

• Auswahl eines Kunden
• Auswahl eines Projekts
• Auswahl einer Tätigkeit
• Beschreibung der Tätigkeit
• Aufwand erfassen oder mit Stoppuhr starten
• Export als Excel oder PDF
• Zusatzmodule Urlaubsverwaltung und Projektcontrolling

Kosten:

Nach einer kostenlosen Testphase von 14 Tagen kostet GreyStore 5€ monatlich pro 5 Nutzer. Das Modul Urlaubsverwaltung ist erst ab 10 Mitarbeitenden kostenpflichtig. Erreichst du diese Schwelle kannst du es optional für 10€ monatlich hinzubuchen.

Zusätzlich kannst du für 20€ monatlich das Modul Projektcontrolling hinzubuchen.

Joli

Neben der Arbeitszeiterfassung kannst du mit Joli Kunden, Projekte und Mitarbeitende verwalten.

Features:

• Zeiterfassung auf Desktop und Smartphone
• Datenarchiv
• sortieren, filtern und kommentieren
• Autocompletion
• Zeiteinträge bearbeiten
• SSL-Verschlüsselung
• Kalenderfunktion
• Teammanagement
• Avatare & Logos
• Urlaubsverwaltung
• Mediathek
• Personalisierung
• Dynamische Rechteverwaltung

Kosten:

Joli kannst du für einen Monat kostenlos testen. Danach kostet das Tool 10€ pro User pro Monat.

prima:Time

prima:Time ist ein Tool zur digitalen Arbeitszeiterfassung.

Features:

• Arbeitszeiterfassung an mobilen Endgeräten sowie am Desktop PC
• Agenda-Ansicht und ToDo-Liste
• In 7 Sprachen verfügbar
• Kalenderansicht
• Stundenzettel
• persönliche und vollständige Berichte
• Integrationen mit Basecamp, Google Calendar, Zapier und mehr
• API Zugang

Kosten:

prima:Time kannst du 30 Tage lang kostenlos testen. Danach kostet das Tool im Attendance Paket 1,99€ pro Monat (optional 19,90€ jährlich) und im TimeTracking+Billing Paket 7,99€ pro Monat (optional 79,90€ jährlich). Brauchst du mehr als 100 Lizenzen gibts es spezifische, individuelle Lösungen. Kontaktiere dafür prima direkt.

TimiCX

TimiCX ist eine schlankes und einfaches Tool zur Arbeitszeiterfassung online. Das Tool hostet alle Cloud-Daten auf deutschen Servern und ist somit an die DSGVO und das BDSG gebunden.

Features:

• Arbeitszeiterfassung per Smartphone oder am Desktop
• Live-Erfassung
• nachträgliche Erfassung
• Arbeitszeit in Projekten erfassen
• Projekte in Teilprojekte aufteilen
• Projektabrechnung
• Auswertung zur Entwicklung von Projekten über Diagramme
• Export der Tabellendaten zu Excel

Kosten:

TimiCX kannst du 30 Tage lang kostenlos ausprobieren. Danach kostet das Tool 8,50€/Mitarbeiter pro Monat und 6,50€ wenn du dich für eine jährliche Zahlung entschließt.

Timelog

Timelog ist ein Tool zur Online Arbeitszeiterfassung mit vielen weiteren Funktionen.

Features:

• Projektmanagement
• automatisierte Rechnungsstellung für Projekte
• Ressourcenmanagement
• Kundenmanagement
• Reporting
• bestehende Integrationen
• API Zugang
• HR und Mitarbeiterverwaltung

Kosten:

Möchtest du nur die Zeiterfassungsfunktionen nutzen, ist TimeLog kostenlos. Brauchst du mehr, hast du nach einer 30-tägigen Testphase die Option dich entweder für TimeLog Projects (ab 5€ pro Monat) oder TimeLog Invoicing (ab 8€ pro Monat) zu entscheiden.

Timenotes

Timenotes ist ein Tool für die Online-Zeiterfassung mit weiteren nützlichen Funktionen.

Features:

• Zeiterfassung per Smartphone oder am Desktop
• Integrationen mit Trello, Basecamp, Asana und GitHub
• Projektmanagement
• Teammanagement
• Tracking der Abwesenheiten (Urlaube, Krankheitstage, uvm.)
• Reporting über Projektfortschritte, Budgets, uvm.

Kosten:

Nach einer Testphase von 30 Tagen kannst du dich für das Small Team Paket mit bis zu 10 Teammitgliedern oder dem Unlimited Paket mit unbegrenzt vielen Mitgliedern entscheiden. Ersteres kostet 6,99$ pro Monat, letzteres 69$ pro Monat.

TimeTac

TimeTac ist ein Tool zur Online-Zeiterfassung mit weiteren hilfreichen Features. TimeTac wird auf Servern in Europa betrieben und untersteht somit de Vorgaben der DSGVO.

Features:

• Zeiterfassung per Smartphone und Tablet oder am Desktop
• Onboarding Service
• Projektzeiterfassung
• Urlaubsverwaltung
• Zugriffsrechte regeln
• elektronische Zeiterfassung am Terminal im Büro via PIN-Code, RFID/NFC-Chip oder Fingerabdruck
• inklusive Betrieb und Wartung

Kosten:

Bei TimeTac kannst du den Funktionsumfang aus Modulen individualisieren. Es gibt eine Basisgebühr von 15€ pro Monat für die Wartung, den Support, Betrieb und laufende Updates. Hinzu kommen optional 3,50€/Monat pro Mitarbeiter für die Zeiterfassung, 8,00€/Monat pro Mitarbeiter für die Projektzeiterfassung und 1,50€/Monat pro Mitarbeiter für die Urlaubsverwaltung.

Timr

Timr ist ein Tool für die digitale Arbeitszeiterfassung.

Features:

• Zeiterfassung per Smartphone, Tablet oder am Desktop
• Projektzeiterfassung
• digitale Kilometerstanderfassung per GPS
• zentralisierte Administration und Management von Projekten, Kunden, Abteilungen und Teams
• detaillierte Reports und Analysen für Kunden, zu Projekten, über Teams uvm.
• automatische Backups und Synchronisation für Datensicherheit

Kosten:

Timr hat eine 14-tägige Testphase. Danach kannst du aus dem Regular Plan (8€/User pro Monat), dem Plus Plan (8€/User pro Monat + 29€/Account pro Monat) und dem Enterprise Plan (8€/User pro Monat + 79€/Account pro Monat) auswählen.

QTime

QTime ist ein einfaches, aber kostenloses Arbeitszeiterfassungstool für Remote Teams oder im Büro.

Features:

• Zeiterfassung über ein Webinterface, angepasst für Desktop PCs und mobile Endgeräte
• kein Download oder Installation nötig
• Mitarbeitende in Teams und Gruppen einteilen
• Admin Dashboard mit Rollenverteilung
• Team und Anwesenheitslogs
• einfache Einladung per Mail

Kosten:

QTime ist komplett kostenlos.

TimeTrack

TimeTrack ist ein Time Tracking Tool für kleine und mittlere Unternehmen.

Features:

• Arbeitszeiterfassung am Desktop PC oder per Smartphone
• Urlaubsverwaltung
• Projektzeiterfassung und -Management
• Projektabrechnung
• Ausgabenerfassung
• Offline Zeiterfassung
• Rechnungsstellung
• verschiedenen Arbeitszeitmodelle definieren

Kosten:

Nach einer kostenlosen 14-tägigen Testphase schlägt TimeTrack im Standard Paket mit 4€/Nutzer pro Monat zu buche. Das Premium Paket kostet (8€/Nutzer pro Monat) und das Gold Paket 10€/ Nutzer pro Monat.

Hast du die Möglichkeit TimeTrack auf eigenen Servern zu hosten, gibt es das On Premise Paket. Preise hierfür erfährst du bei TimeTrack direkt.

Für Freelancer, Freiberufler, Einzelpersonen und Selbstständige gibt es TimeTrack Lite und TimeTrack Pro kostenlos, allerdings begrenzt auf 60 Zeiteinträge. Für einen einmaligen Betrag von 4,49€ bekommst du unlimitierte Zeiteinträge.

TimeTrackCloud gibt es für Freelancer, Freiberufler, Einzelpersonen und Selbstständige für 4,99€ monatlich oder 34,99€ jährlich.

TimeandBill

TimeandBill ist ein einfaches Tool zur digitalen Arbeitszeiterfassung.

Features:

• Arbeitszeiterfassung per Mobile App oder am Desktop PC
• Ausgaben verwalten
• Projekte und Aufgaben festlegen
• Stundensatz pro Projekt festlegen
• Teams definieren
• (Team-) Berichte einsehen und als Excel exportieren

Kosten:

In der Basisversion ist TimeandBill kostenlos. Diese reicht zum reinen Erfassen von Arbeitszeiten aus. Erst für Teams zahlst du 6,75€ pro Monat. Für das erweiterte Business Paket steht derzeit noch kein Preis fest, es kann aktuell noch kostenfrei für Nutzer von Teams aktiviert werden.

TimeCamp

TimeCamp ist ein Time Tracking Tool mit kostenloser Zeiterfassung.

Features:

• 30+ Integrationen mit Tools wie Trello, Jira, Notion, uvm.
• Team Performance tracken
• Projektrentabilität tracken
• Automatische Zeiterfassung bei vordefinierten Apps und Domains
• Reports und Insights
• Rechnungsstellung

Kosten:

Für die einfache Zeiterfassung gibt es eine kostenlose Version. Brauchst du mehr als das, kannst du nach einer 14-tägigen Testphase aus dem Basic Modell für 7$/User pro Monat (5,25$ bei jährlicher Zahlung), dem Pro Modell für 10$/User pro Monat (7,50$ bei jährlicher Zahlung) und dem Enterprise Modell (Preis auf Anfrage) auswählen.

Weitere Zeiterfassungstools

• Log My Time
• Timecockpit
• GoodTime
• Mite
• TSheets
• Xopido
• RunATT von runIT
• Xpert Timer

Fazit - Die digitale Stempeluhr spart Zeit, Geld und Arbeit

Von der einfacher Erfassung der Arbeitszeit bis hin zu Zeiterfassungs Apps mit integriertem Kunden- und Projektmanagement - für jeden Geldbeutel und Bedarf gibt es das richtige Tool.

Selbst für das Arbeiten im Büro ist eine digitale Stempeluhr sinnvoll. Eine solche Lösung spart nicht nur Zeit, sondern auch Wartungs- und Materialkosten im Gegensatz zu einer herkömmlichen Stempeluhr.

Des Weiteren kannst du dir viel händische Arbeit sparen, da du die erfassten Arbeitszeiten leicht in Excel-Tabellen oder bei vielen Tools direkt in Buchhaltungssoftware exportieren oder integrieren kannst.

Welcher Anbieter gefällt dir am Besten? Hast du Fragen zu den Tools? Schreibe gerne einen Kommentar und stoße eine Unterhaltung an.

Möchtest du mehr zum richtigen Einsatz von Digitalisierungstools wissen? Dann schau doch bei Digital-Affin in den Kategorien für Selbständige, Geschäftsführer oder Otto-Normal-Verbraucher vorbei!