Digitale Poststelle: Tipps zur modernen Postbearbeitung

Janina Horn
von Janina Horn
09. August 2022
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Digitale Poststelle: Tipps zur modernen Postbearbeitung

Immer mehr Unternehmen befassen sich mit der Digitalisierung und wie sie ihr Unternehmen effizienter gestalten können.

Ein Meilenstein der eigenen Strategie zur digitalen Transformation im gesamten Unternehmen ist dabei oft die Einrichtung einer digitalen Poststelle (engl. Mailroom) zur Digitalisierung der Postverarbeitung.

Dabei muss von der analogen Postbearbeitung auf die digitale Poststelle umgestellt werden. Wie das funktioniert, wieso sich der Schritt lohnt und welche Anbieter dir hierbei helfen, erfährst du in diesem Artikel.

Digitale Poststelle Ist Zustand

Ist-Zustand: Viele Unternehmen verzweifeln an der manuellen Postbearbeitung

Unternehmen müssen ihre Post immer bearbeiten und auf dem neuesten Stand sein.

Denn oftmals werden wichtige Dokumente oder Informationen zu Vorgängen oder Abschlüssen verschickt. Werden diese nicht zeitnah kategorisiert und zugewiesen, können Missverständnisse und Leerlaufzeiten die Folge sein. So oder so geht dabei Geld in Form von missglückten Abschlüssen und Fehlern verloren.

Deshalb haben viele Unternehmen - vor allem die kleinen und mittelständischen - eine ganze Organisationseinheit, die sich mit der analogen Postbearbeitung beschäftigt.

Diese kümmert sich um die Papierpost: Den Posteingang, die Postverteilung und den Postausgang. Grundsätzlich umfasst die Postverarbeitung die Bearbeitung eingehender Dokumente, dazu gehören neben Briefen auch Pakete, Faxe und E-Mails.

Viele Unternehmen setzen nicht mehr auf die manuelle, sondern auf die digitale Poststelle, die die Post strukturiert digitalisiert. So sparen sie Ressourcen wie Mitarbeiter und Zeit und reduzieren nebenbei die Fehlerquote, während die Genauigkeit steigt.

Digitale Poststelle Was ist das

Was macht eine digitale Poststelle aus?

Die digitale Poststelle ist die intelligente, zentrale Einrichtung zur Sortierung und Verwaltung sämtlicher eingehender Dokumente und Daten im Unternehmen.

Analoge Eingangspost wird mithilfe kognitiver Erfassung und künstlicher Intelligenz (Stichwort Document Intelligence) zunächst gescannt und dann für die digitale Poststelle vorbereitet. E-Mails, Verträge, Bestellungen, Briefe, Rechnungen und andere Formate werden dann automatisiert klassifiziert, verarbeitet und ohne weitere Klicks direkt zum richtigen Empfänger weitergeleitet und dort bereitgestellt. Das Ganze funktioniert sowohl im Front- als auch im Backoffice und ist branchenunabhängig. Je nach Anbieter, kannst du sogar Briefe online versenden.

Besonders zwischen Posteingang und Postverteilung übernimmt die digitale Poststelle die zentrale Rolle für eine effiziente Verarbeitung.
Digitale Poststelle VS

Manuelle vs. digitale Postbearbeitung: Das sind die Unterschiede!

Damit du selbst siehst, welche zahlreichen Vorteile die digitale Poststellen ermöglichen, findest du hier den Vergleich in der Praxis.

Beachte jedoch, dass die digitale Postverarbeitung auch analoge Dokumente bearbeiten kann. In diesem Fall sind die ersten drei Schritte (aussortieren, öffnen, entnehmen) trotzdem einzeln durchzuführen. Um die Unterschiede gut erkennen zu können, werden diese bei der digitalen Poststelle nicht noch einmal aufgeführt.

So sehen die Abläufe für die manuelle und digitale Postbearbeitung aus:

Manuelle Postbearbeitung Digitale Poststelle

1. Schritt: Aussortieren

Die Eingangspost wird nach dem Prinzip der Adresskontrolle aussortiert.

1. Schritt: Digitalisieren

Eingangspost in nicht-elektronischer Form wird ausgelesen und eingescannt (beachte hier die Anforderungen für den ersetzenden Scanner-Vorgang!)

2. Schritt: Öffnen

Die Post wird nach dem Aussortieren vom Postbeauftragten geöffnet.

2. Schritt: Erfassen

Mithilfe einer Software mit SPS-Basis werden automatisch sämtliche Informationen erfasst, die für die interne Verteilung notwendig sind. Die Erfassung besteht aus der Klassifikation (inhaltliche Erfassung) und Indexierung (präzise Datenerfassung wie Kontodaten).

3. Schritt: Entnehmen

Bei der Entnahme müssen einige Kontrollen beachtet werden: Kuvertkontrolle, Leerkontrolle, Anlagenkontrolle, Datumskontrolle

3. Schritt: Prüfen

Vor der Weiterleitung müssen Dokumente wie Eingangsrechnungen geprüft werden (Validierung). Hier hilft eine Software, die z.B. die Stammdatenprüfung und Dublettenprüfung übernimmt.

4. Schritt: Poststempel setzen

Der Posteingangsstempel wird rechts neben den Empfänger gesetzt. Nicht gestempelt werden dürfen Urkunden, Zahlungsdokumente, Zeugnisse, Vertragsdokumente

4. Schritt: Verteilen

Zum Schluss wird die digitale Post automatisiert an die jeweiligen Fachbereiche verteilt - die diese dann wiederum digital und automatisiert an ihre Mitarbeiter weiterleiten können.

5. Schritt: Sortieren

Die Post wird nach den individuellen Vorgaben des Unternehmens sortiert, z.B. nach Abteilung


6. Schritt: Verteilen

Die Post kann nun im Unternehmen verteilt werden. Häufig holen die Mitarbeiter in ihrer Abteilung ihre Post ab.


Insgesamt ist erkennbar, dass die digitale Poststelle den gesamten Post-Prozess verschlankt, während die individuelle Post nach heutigen Standards eher ineffizient arbeitet.

Viele Vorgänge können dank der intelligenten Automatisierung abgeben werden und so deinen Mitarbeitern mehr Zeit ermöglichen, um sich auf die wichtigen Aufgaben zu konzentrieren und dort weniger Fehler zu machen.

In Kombination mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) stellt die digitale Poststelle eine wichtige Säule der Digitalisierungsstrategie von Unternehmen dar.
Digitale Poststelle Vorteile

Konkret: Diese Vorteile hat die digitale Poststelle für dich!

Die digitale Poststelle ist mehr als nur eine digitale Poststelle.

Folgende Vorteile bringt es mit sich, wenn du auf die Digitalisierung der Post setzt:

  • Kostensenkung: Geringere Material-, Miet-, Personal- und Betriebskosten
  • Entlastung der Mitarbeiter durch Outsourcing und die Anwendung einer digitalen Poststelle
  • Mehr Sicherheit und Datenschutz: Ein DMS bietet hohen Schutz bezüglich der Anforderungen der GoBD und DSGVO. Außerdem werden Flüchtigkeitsfehler durch die Automatisierungen eliminiert.
  • Mehr Flexibilität: Dokumente verschiedener Dokumentenklassen können jederzeit und überall aufgerufen werden, der Zugriff erfolgt schneller und dezentral - das verbessert die Reaktionszeit der Mitarbeiter und vermindert lange Wartezeiten
  • Verbesserte Reaktionszeiten: Auch Kunden und Lieferanten profitieren: Kürzere Wartezeiten und eine fachgerechte Bearbeitung der Korrespondenz sorgen für einen besseren Kundenservice und eine höhere Kundenzufriedenheit
  • Umweltfreundlicher: Es wird nicht nur generell weniger Papier benötigt - auch Lager- und Büroflächen für Archivierung und tägliche Geschäftsprozesse können vermindert werden
  • Übersichtlichere Prozesse dank RPA: Eine übersichtliche Prozessstruktur legt fest, welche Vorgänge wie ausgeführt werden sollen. Das führt langfristig nicht nur zu Ordnung in den Prozessstrukturen, sondern auch zur Effizienzsteigerung der Inhouse-Kommunikation
  • Effiziente Workflows: Ein schneller Datenzugriff und die digitale Weiterverarbeitung sorgen für nahtlose und effiziente Arbeitsabläufe - nicht nur bei den Mitarbeitern der Poststelle, sondern im ganzen Unternehmen!
Du siehst, der Umstieg auf die digitale Poststelle lohnt sich langfristig so richtig. Möchtest du dein Unternehmen skalieren und wachsen, ist die Implementierung einer Strategie zur Digitalisierung immens wichtig. Ein guter Anfang ist es auf jeden Fall, die Post des Unternehmens zu digitalisieren.

Anbieter für die digitale Poststelle

Der Umstieg auf die digitale Poststellenlösung muss nicht schwer sein. Die Anbieter der entsprechenden Softwarelösungen kennen sich hier gut aus und stehen dir mit wichtigen Informationen, Rat und Tat zur Seite. Welcher Anbieter zu dir passt, ist allerdings deine Entscheidung.

Möchtest du dich erst noch weiter informieren, dann lohnt sich ein Blick auf den Artikeln zum Digitalen Briefkasten. Hier erhältst du auch noch einmal Input dazu, wie der digitale Briefkasten und die Poststelle konkret funktionieren und was du noch beachten solltest.

CAYA

Digitale Poststelle CAYA 1

CAYA bietet Dokumentenmanagement und Postdigitalisierung aus einer Hand. Du kannst sowohl zentral alle Dokumente bearbeiten, als auch Arbeitsabläufe automatisieren und eine reibungslose ZUsammenarbeit organisieren.

  • Organisieren, unterschreiben und teilen aller Dokumente
  • Automatisieren der Prozesse wie z.B. das Bezahlen von Rechnungen
  • Sicherheit durch rollenbasierten Zugriff
  • ISO-zertifizierte Scanner in Deutschland
  • Tagesaktuelle Post in der CAYA Cloud
  • Benachrichtigung via E-Mail oder Push-Benachrichtigung
  • Personalisierte Automatisierungsmöglichkeiten
  • Preis: Ab 9,99€/Monat/Nutzer

d.velop

Digitale Poststelle d velop

Bei d.velop kannst du nicht nur Post digitalisieren lassen, sondern auch Briefe online versenden - verschlüsselt und mit Zustellnachweis!

  • digitale Zustellung aller geschäftlichen Dokumente
  • vollständig rechtssicher und digital
  • geeignet für das Versenden an Mitarbeiter, Partner und Kunden
  • rechtsgültige eSignatur integriert
  • Integrationen mit DATEV; Microsoft 365, Sage, SAP uvm.
  • kostenlose Demo-Version

Dropscan

Digitale Poststelle Dropscan

Dropscan hat für Geschäftskunden den Fokus nicht nur auf die Digitalisierung der Post, sondern auch auf verschiedene Integrationen, die die Workflows noch effizienter machen, gelegt.

  • Umschläge werden gescannt und erst bei Bedarf übermittelt
  • freie Entscheidung über Öffnung
  • Integrationen mit Dropbox, Evernote, Google Drive, Fastbill etc.
  • die ersten 5 Seiten sind kostenlos
  • Preis: ab 10€/Monat

Clevver.io

Digitale Poststelle CLEVVER

Cevver.io bietet den Service ClevverMail an, der die Postdigitalisierung möglich macht. Dabei kannst du sogar auch einen internationalen Standort für deine virtuelle Postbox auswählen.

  • Einrichten einer virtuellen Geschäftsadresse
  • Post steht digitalisiert und als OCR im PDF-Format zur Verfügung
  • DSGVO-konform
  • Mobile App für Benachrichtigungen
  • Preise unterscheiden sich je nach Stadt
  • Preis: 3 Tarif-Modelle, ab 5,45€/Monat

Dogado

Digitale Poststelle dogado

Dogado punktet mit einem tagesaktuellen Zugriff auf deine Post - von überall. Dabei ist es egal, ob du Apple, Android oder deinen Laptop nutzt. Damit eignen sie sich auch sehr gut für das papierlose Büro.

  • Textsuche in der Briefpost
  • Nachsendeauftrag wird durch Dogado eingerichtet
  • Scanner-Dienst übernimmt REISSWOLF: Höchste Datenschutzstandards garantiert
  • Zusendung der physischen Briefe auf Anforderung möglich
  • Tarife richten sich nach Umfang der Briefpost, nicht nach Seitenanzahl
  • Preise: Basis-Version ab 16,99€

bitkasten

Digitale Poststelle bitkasten

Bei bitkasten handelt es sich um eine ganze Plattform, die sich um die Digitalisierung analoger Briefversandprozesse kümmert. Das Ganze geschieht per digitaler Briefzustellung innerhalb des Unternehmens.

  • einfaches Einrichten der Mitarbeiterkonten
  • schnelles und einfaches Empfangen interner Post
  • umweltfreundlich
  • unkomplizierte Integration in bestehende IT-Prozesse und Infrastruktur
  • Nutzung via Web und App möglich
  • Preise: nutzerabhängig, ab 0,35€ pro Transaktion

Amagno

Digitale Poststelle Amagno

Amagno bietet einen digitalen Posteingang und ein Dokumentenmanagementsystem.

  • digitale Erfassung aller Poststücke
  • Optimierung und Automatisierung der gesamten Ablage
  • Import von Dokumenten aus 1000+ Onlineportalen
  • Preise: Basis-Version kostenlos, Erweiterungen kostenpflichtig

Docubyte

Digitale Poststelle Docubyte

Mit Docubyte kannst du deinen Posteingang, Rechnungseingang, die Gehaltsabrechnungen, Personalakten, Krankenakten und Signaturen digital verwalten.

  • Scanservice und professionelle Archivierung inklusive
  • mehrstufiges Genehmigungsverfahren kann angelegt werden
  • Preise auf Anfrage

fido

Digitale Poststelle fido

Mit fido lassen sich Papierpost sowie E-Mails zentral zusammenführen und automatisch verteilen. Auch eine automatische Archivierung ist möglich.

  • unternehmensweite Suche nach Informationen in Historie per Knopfdruck
  • OCR-Volltextindizierung
  • Geeignet für: Lieferscheine, Zollpapiere, Rechnungen, Personaldokumente uvm.
  • Weiteres: erkennt Anhänge, identifiziert Beschwerden, konvertiert Daten in alle gängigen Formate uvm.
  • Preis auf Anfrage

Shakespeare

Digitale Poststelle ShakeSpeare

Shakespeare ist eine Software zur Digitalisierung der unternehmensweiten Eingangspost. Damit kannst du die Bearbeitungszeit deutlich senken. Insgesamt gibt es für jeden Anwendungsbereich eine eigene Software von Shakespeare.

  • Geeignet für: Rechnungen, Verträge, Aufträge, interne Kommunikation
  • Textfelderkennung
  • Integration mit: MS Dynamics NAV, MS Actice Directory, SAP, Datev Unternehmen Online oder iManage
  • keine Installation notwendig
  • Online Schulungen zur besseren Nutzung
  • Preis: auf Anfrage

Fazit: Digitalisiere deine Post!

Die digitale Transformation sollte auf dem Zettel jedes Unternehmens stehen. Immerhin bietet sie nicht nur viele Vorteile, sondern wird so oder so zur neuen Norm.

Gerade die Post nimmt bei vielen Unternehmen jedes Jahr immens viel Zeit in Anspruch. Diese ist eigentlich verschwendet, denn die Poststelle kann ja automatisiert und digitalisiert werden.

Du sparst unterm Strich also nicht nur Geld und Zeit, sondern ermöglichst es deinen Mitarbeitern auch, ihre Fähigkeiten bei Aufgaben einzubringen, die sie wirklich fordern.

Je nachdem, welche Anforderungen du an deine digitale Poststelle hast, passt natürlich ein anderer Anbieter. Sie alle haben es jedoch gemeinsam, dass sie deine Workflows und Prozesse im Unternehmen optimieren.

Und, hast du die Möglichkeiten, die sich hieraus für dich ergeben, schon erkannt?

Schreib mir deine Meinung zum Thema gerne in die Kommentare. Wenn du noch weitere Anbieter kennst, die hier noch fehlen, dann gerne her damit.

Wenn du noch mehr wissen willst zu den Möglichkeiten der Digitalisierung als Geschäftsführer:in, dann schau gerne in die entsprechende Kategorie auf Digital Affin.

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