Sag dem Papierkram in der Personalabteilung den Kampf an! Dazu musst du nur deine Personalakten digitalisieren.
Doch das ist leichter gesagt als getan.
Du hast die Wahl, ob du selbst Personalakte für Personalakte scannen oder mit externer Unterstützung alle Personalakten scannen lassen und Zeit und Kosten sparen willst.
Warum du dich für den effizienten Weg über einen Dienstleister entscheiden solltest und welche Anbieter dich beim Scannen und Digitalisieren von Personalunterlagen unterstützen, erfährst du in diesem Artikel.
Definition: Was ist eine digitale Personalakte?
Eine Personalakte
- ist eine Sammlung von arbeitsrelevanten Informationen über Mitarbeitende.
- wird von der Personalabteilung eines Unternehmens geführt.
- enthält wichtige Dokumente wie Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Zeugnisse und Beurteilungen.
- dient dazu, die berufliche Entwicklung und Leistung von Beschäftigten zu dokumentieren und sichert Unternehmen rechtlich ab.
Die digitale Variante enthält alle arbeitsbezogenen Unterlagen von Angestellten, die auch in der Papiervariante zu finden sind.
Neben Personendaten wie Name und Anschrift des Beschäftigten sind unter anderem folgende Informationen und Dokumente in der digitalen Personalakte gespeichert:
- Anstellungsvertrag
- Bewerbungsunterlagen und Lebenslauf
- Zeugnisse
- Gehaltsentwicklung
- Sozialversicherungsunterlagen
- Steuerunterlagen wie Gehalts- und Lohnbescheinigungen
- Aufzeichnungen zu Feedbackgesprächen
- Abmahnungen
- Urlaubs- und Fehlzeiten
- Vereinbarungen zur Elternzeit
- Fortbildungsnachweise
5 Vorteile von digitalen Personalakten für HR
Im Gegensatz zu einer physischen Akte ist die digitale Personalakte in ein elektronisches System eingebettet. Das kann zum Beispiel ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder eine HR-Software sein. Dadurch bietet sie verschiedene Vorteile gegenüber Papierakten.
Die digitale Personalakte
- hat eine benutzerfreundliche Oberfläche, die zum Beispiel die Suche nach Informationen beschleunigt.
- bietet die Möglichkeit, Mitarbeiterdokumente effizient und von überall aus zu verwalten.
- spart Platz und Papier im Büro, denn die Unterlagen sind digital und nicht mehr in Aktenordnern abgelegt.
- schützt sensible Mitarbeiterdaten mit modernen Verschlüsselungsmechanismen.
- entspricht stets den aktuellen gesetzlichen Anforderungen.
Damit du die Vorteile der digitalen HR-Akte nutzen kannst, brauchst du eine passende Software. Am besten wählst du ein Tool, mit dem dein Team seine Arbeitszeit digital erfassen und das dein HR-Team für digitale Lohnabrechnungen nutzen kann.
Außerdem musst du vorhandene Papierakten zunächst digitalisieren. Dabei kann dir ein Scandienstleister helfen.
Personalakten scannen oder scannen lassen?
Trotz der Vorteile digitaler Personalakten liegen Personaldokumente in vielen HR-Abteilungen oder bei Personalverantwortlichen noch in Papierform vor. Effizienter und platzsparender ist es, wenn die Akten gescannt und digitalisiert werden.
Allerdings müssen Unternehmen bei der elektronischen Archivierung ihrer Personaldokumente die Einhaltung der Vorschriften der DSGVO sicherstellen. Außerdem gelten für HR-Unterlagen spezielle Aufbewahrungsfristen und gesetzliche Vorgaben.
Die entscheidende Frage lautet: Traust du dir zu, das alles richtig umzusetzen und den Scan deiner Personalakten selbst zu übernehmen? Oder überlässt du die Digitalisierung lieber gleich einem Scandienstleister, der sich auskennt?
Das sind die Unterschiede:
- Selbst scannen: Willst du deine Personalakten selbst digitalisieren, brauchst du dafür die passenden Tools – und die sind in der Regel teuer. Außerdem musst du sicherstellen, dass dein Team die strengen Datenschutzbestimmungen für Personaldaten einhält. Der Prozess kostet dadurch viel Zeit und Ressourcen.
- Scannen lassen: Mit einem externen Dienstleister bist du (datenschutz-)rechtlich auf der sicheren Seite. Scandienstleister wissen, worauf es beim Archivieren ankommt. Sie kümmern sich für dich um den gesamten Prozess – von der Abholung der Dokumente im Original über die Digitalisierung von jedem einzelnen Dokument bis hin zur Speicherung in einem sicheren Archiv.
Du willst neben deinen HR-Unterlagen auch andere Dokumente effizient ablegen? Dann speichere dir schon mal unseren Artikel zur digitalen Ablage für später.
Personalakten digitalisieren: Wie funktioniert das schnell und sicher?
Die Digitalisierung von Personalakten ist ein mehrstufiger Prozess. Egal ob die Menge deiner Personaldokumente noch überschaubar ist oder ganze Räume füllt: Mit dem richtigen Partner an deiner Seite ist die Digitalisierung ohne Aufwand möglich.
Deine physischen Dokumente werden sicher zum Scandienstleister transportiert, digitalisiert und im Format deiner Wahl in deiner HR-Software gespeichert. Moderne Verschlüsselungstechnologien sorgen dafür, dass die Daten dabei vor unerwünschten Zugriffen geschützt sind.
Mit externer Unterstützung zu digitalisierten Personalakten in 5 Schritten
Entscheidest du dich beim Scannen deiner Personalakten für einen Dienstleister, läuft der Prozess typischerweise in fünf Schritten ab:
- Schritt 1 – Transport: Der Dienstleister organisiert den sicheren Transport deiner vorbereiteten und gesammelten Personalakten.
- Schritt 2 – Vorbereitung: Der Dienstleister bereitet die Dokumente für das Scannen vor. Das bedeutet zum Beispiel, dass Büroklammern und Heftklammern entfernt werden.
- Schritt 3 – Scannen: Das Team des Scandienstleisters scannt die HR-Dokumente unter Einhaltung strenger Sicherheitsvorgaben. Dabei kommen in der Regel Hochvolumen-Scanner zum Einsatz, die das Scannen beschleunigen.
- Schritt 4 – Bearbeitung: Viele Dienstleister übernehmen die Indexierung der Dokumente nach deinen Vorgaben. Dabei kommen zum Beispiel Metadaten zum Einsatz.
- Schritt 5 – Export: Sind alle Dokumente eingescannt und geordnet, erhältst du deine digitalen Personalakten auf einem sicheren Datenträger oder direkt in deine HR-Software.
Streng vertraulich: Rechtestruktur für den Zugriff auf die digitalen Personalakten definieren
Nachdem dir alle digitalisierten Personaldokumente übermittelt wurden, bist du an der Reihe: Als nächstes ist es wichtig, klare Zugriffsrechte zu definieren. Denn die meisten Daten in einer Personalakte sind sensibel und vertraulich.
Du musst festlegen, wer im Unternehmen auf die digitalen Personalakten zugreifen darf und welche Aktionen autorisierte Personen vornehmen dürfen. Wer darf zum Beispiel Daten bearbeiten oder weiterleiten? Wer hat nur eine Leseberechtigung?
All diese Informationen hältst du am besten schriftlich fest. Damit alle Zugriffsberechtigten wissen, wie sie richtig mit den Personalakten umgehen, solltest du dein Team im Umgang damit schulen.
Zusätzlich solltest du sicherstellen, dass die Daten zum Beispiel durch mehrstufige Authentifizierungsverfahren geschützt und revisionssicher gespeichert sind. Das bedeutet, dass Änderungen nachvollziehbar protokolliert werden.
In Zukunft komplett elektronisch? Warum 100 % papierlos (leider) unmöglich ist
Personalakten scannen zu lassen ist ein wichtiger Schritt in Richtung papierloses Büro. Wenn du davon träumst, endlich alle Aktenordner abzuschaffen, muss ich dich allerdings enttäuschen: Es gibt gesetzliche Vorschriften, die dir leider einen Strich durch die Rechnung machen.
Du kannst zwar all deine Personaldokumente digitalisieren lassen. In Deutschland müssen jedoch einige Dokumente zusätzlich im Original vorliegen.
Das betrifft Unterlagen, für die das Gesetz die Schriftform vorsieht, weil sie ansonsten im Falle eines Gerichtsverfahrens nicht als Beweis verwendet werden können.
Dazu gehören:
- befristete Arbeitsverträge
- Aufhebungsverträge
- Kündigungsschreiben
- Arbeitsverträge mit nachträglichen Wettbewerbsverboten
Datenschutz, Aufbewahrungsfristen und Co. sicher einhalten
Um sicherzugehen, dass du keine wichtigen Dokumente nach der Digitalisierung vernichtest und die Aufbewahrungsfristen bei deinen Personaldokumenten auf jeden Fall einhältst, solltest du einen Juristen oder HR-Experten um Rat fragen.
Scandienstleister für die Digitalisierung von Personalakten
Wenn du Lust auf ein (fast) papierloses Büro hast und jetzt deine Personalakten scannen lassen möchtest, sind folgende Anbieter eine gute Anlaufstelle.
Transferdata
Bei Transferdata bekommst du umfangreiche Lösungen für die Digitalisierung deiner Personalakten. Neben dem Scannen der Dokumente kümmert sich der Anbieter auch um die sichere Migration der Daten in deine Systeme.
Features:
- schnelles Scannen auch großer Mengen an Dokumenten
- gescannte Dokumente mit OCR-Volltextindexierung
- Anreicherung der Dokumente mit Metadaten
- Auslieferung erst nach Freigabe durch geschultes Personal
- Datenmigration für ECM/DMS-Systeme
- Revisionssicherheit
- kostenlos testen
Smart-Store
Auch Smart-Store bietet einen Rundum-Service für die Digitalisierung deiner Personalakten. Das Unternehmen setzt bei der Dokumentenauswertung auf Künstliche Intelligenz, damit deine Dokumente noch schneller gescannt und sortiert werden.
Features:
- schnelles Scannen möglich – Tagesleistung von 200.000 Blatt
- zertifizierter Scandienstleister
- deutschlandweite Abholung von Originaldokumenten
- Software unabhängige Digitalisierung – Import in dein Wunschsystem
- auf Wunsch Anlage eines Fileservers, falls noch kein DMS vorhanden
- Preis: individuell, laut Anbieter im Schnitt ca. 7 bis 28 €
digitalisierung-service.de
Bei digitalisierung-service.de stehen dir flexible Möglichkeiten für die Digitalisierung deiner Personaldokumente zur Verfügung. Du kannst zum Beispiel entscheiden, ob du deine Dokumente zum Anbieter transportieren oder in-house scannen lässt.
Features:
- Scannen vor Ort möglich
- Teilabholung möglich – erst aktive Akten scannen, später den Rest
- Scan on Demand – kurzfristige Verfügbarkeit von Akten während des Digitalisierungsprozesses
- eine gescannte Personalakte als Testexemplar
- Angebot auf Anfrage
MFM
MFM ist Spezialist, wenn es um die Digitalisierung von Unternehmensdaten geht. Das Unternehmen setzt auf einen Datenbankansatz und sorgt so dafür, dass Daten strukturiert und sicher zur Verfügung stehen und schnell auffindbar sind.
Features:
- Abholung und Rücklieferung mit Exklusivtransport
- Zugriff auf die Daten über browserbasierte Software mit sicherer Verbindung
- sichere Entsorgung nicht mehr benötigter Dokumente
- auf Wunsch laufende Archivierung des Posteingangs
- zertifizierter Dienstleister
- Preis auf Anfrage
Rosenberger | Data
Auch Rosenberger | Data unterstützt deine HR-Digitalisierungsreise mit zahlreichen Dienstleistungen. Das Unternehmen blickt auf langjährige Erfahrung im Bereich Archivierung zurück und legt größten Wert auf Datenschutz.
Features:
- Mehrfachaufbewahrung von Dokumenten zum Schutz vor Verlust
- Zugriff auf Akten von jedem Ort und Gerät aus
- separater Sicherheitsprozess für besonders sensible Personaldaten
- professionelles Scan-Center für die Digitalisierung verschiedenster Medientypen
- Full-Service inklusive Sichtung, Beratung und Abholung
- kostenlos testen möglich
Fazit: Personalakten scannen und digitalisieren
Die Digitalisierung von Personalakten bietet eine effiziente und sichere Möglichkeit, um Mitarbeiterdokumente zu verwalten. Du bekommst schnelleren Zugriff auf wichtige Informationen, profitierst von einfach durchsuchbaren Daten und sparst Platz im Büro.
Besonders groß sind die Vorteile digitaler HR-Dokumente, wenn du deine Personalakten scannen lässt. Das Thema Datenschutz muss dir dann keine Kopfschmerzen bereiten und du hast einen Partner an deiner Seite, der sich auskennt.
Wähle den Anbieter sorgfältig aus. Wichtig ist zum Beispiel, dass das Unternehmen beim Import der Daten und der Verschlagwortung auf deine Bedürfnisse eingeht.
Hast du bereits Erfahrungen mit Scanservices gemacht und Personalakten scannen lassen? Dann freue ich mich, wenn du deine Erfahrungen in den Kommentaren teilst. Vielleicht hast du einen brandheißen Tipp, der anderen weiterhilft!
Mehr Tipps und Anbieter für die Digitalisierung deiner Unternehmensprozesse findest du auf Digital Affin in den Kategorien Digitalisierung für Geschäftsführer und Personaler.
das Thema Datenschutz von Personalakten hat in den vergangen Jahren an noch größerer Bedeutung gewonnen. Dein Artikel beruhigt einen, dass man sich darum keine großen Gedanken machen muss, wenn man digitale HR-Donkumente scannt.
Liebe Grüße
Jakob A.
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