Die besten Scandienstleister - Diese Anbieter digitalisieren deine physischen Dokumente

Viele Unternehmen und Institutionen stehen vor der Herausforderung, ihre umfangreichen physischen Dokumentenarchive zu modernisieren.

Ein Krankenhaus etwa, das über Jahrzehnte hinweg Patientenakten gesammelt hat, kann sich plötzlich mit einem riesigen Berg an Papier konfrontiert sehen, der schwer zu verwalten und durchsuchen ist. Hier kommen Scandienstleister ins Spiel, die auf die Digitalisierung solcher umfangreichen und wertvollen Datenbestände spezialisiert sind. 

In diesem Blogbeitrag werden wir uns ansehen, wie Scandienstleister arbeiten und wie sie dabei helfen können, solche Mammutaufgaben zu bewältigen.

Was ist ein Scandienstleister?

Ein Scandienstleister ist ein Unternehmen, das Dienstleistungen im Bereich der Digitalisierung physischer Dokumente anbietet. Diese Dienste umfassen typischerweise das Einscannen von Dokumenten, deren Umwandlung in digitale Formate, wie PDF oder TIFF, möglicherweise auch OCR (Optical Character Recognition), um gescannte Dokumente durchsuchbar und bearbeitbar zu machen und eventuell das (digitale) Archivieren deiner Dokumente.

OCR ist eine Technologie zur automatischen Texterkennung, die Buchstaben, Wörter, Zahlen auf gescannten Dokumenten erfassbar macht und in bearbeitbare und durchsuchbare Texte umwandelt. So kannst du alle deine physischen Dokumente schnell digital nach Keywords durchsuchen.

Was kann man alles digitalisieren?

Im Grunde können alle physischen Dokumente digitalisiert werden. Einige Beispiel von den Webseiten der Anbieter umfassen:

Papierdokumente

Dies umfasst eine Vielzahl von Dokumenten, einschließlich Bücher, Zeitschriften, Zeitungen, Briefe, Verträge, Rechnungen, Berichte, Handbücher und mehr.

Fotos und Dias

Scandienstleister können physische Fotos und Dias in digitale Bilder umwandeln, oft mit der Fähigkeit, Farben zu verbessern und Schäden zu reparieren.

Posteingang

Einige Dienstleister bieten die Möglichkeit, deinen gesamten Posteingang zu digitalisieren, mit einem digitalen Briefkasten oder einer Poststelle.

Blaupausen und Karten

Viele Scandienstleister können auch großformatige Dokumente mit wichtigen Details wie Blaupausen, Karten und Pläne digitalisieren.

Medizinische und rechtliche Dokumente

Das kann Patientenakten, Röntgenbilder, Rechtsakten und andere sensible Dokumente umfassen.

Historische Dokumente und Manuskripte

Spezialisierte Scandienstleister können seltene und fragile Dokumente digitalisieren, oft unter Einhaltung strenger Konservierungsstandards.

Mikrofilm und Mikrofiche

Einige Scandienstleister haben die Fähigkeit, ältere, physische Formate in digitale Dateien umzuwandeln.

Dreidimensionale Objekte

Einige fortschrittliche Scandienstleister können sogar dreidimensionale Objekte scannen und in digitale Modelle umwandeln, oft unter Verwendung von 3D-Scantechnologie.

Was passiert nach dem Scannen?

Nach dem Scannen eines physischen Dokuments in ein digitales Format passieren normalerweise die folgenden Schritte:

1. Bildverbesserung und -bearbeitung:

 Bei Bedarf können die digitalen Bilder optimiert werden. Dazu kann das Entfernen von Störungen oder Flecken, die Verbesserung der Helligkeit und des Kontrasts, das Drehen und Zuschneiden des Bildes und das Anpassen der Farbbalance gehören.

2. Optical Character Recognition (OCR):

OCR-Software wird verwendet, um den Text auf den gescannten Bildern zu identifizieren und in bearbeitbaren, durchsuchbaren Text umzuwandeln. Dies ermöglicht es Benutzern, den Text in den Dokumenten zu durchsuchen, zu kopieren und zu bearbeiten, genau wie bei jedem anderen digitalen Dokument.

3. Indexierung: 

Die gescannten Dokumente werden indexiert, das heißt, sie werden mit relevanten Meta-Informationen oder Stichwörtern versehen, damit sie leicht in einer Datenbank oder einem digitalen Archivsystem gefunden werden können. Dies kann zum Beispiel den Titel des Dokuments, das Datum, den Autor, den Dokumenttyp und andere relevante Informationen umfassen.

4. Speicherung und Sicherung: 

Die gescannten und bearbeiteten Dokumente werden dann sicher gespeichert. Das kann auf einem lokalen Server, auf tragbaren Medien wie DVDs oder in der Cloud geschehen. In vielen Fällen werden die Daten gesichert und geschützt, um den Verlust oder die Beschädigung der Daten zu verhindern.

5. Zugriff und Verwaltung: 

Die gescannten Dokumente können dann über ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder ein elektronisches Archivsystem zugänglich gemacht, verwaltet und archiviert werden. Diese Systeme ermöglichen es den Benutzern effizient Dokumente zu suchen, anzusehen, zu bearbeiten und zu teilen, und bieten oft auch Funktionen wie Versionskontrolle, Workflow-Management und Zugriffssteuerung.

Jeder dieser Schritte kann, je nach Anbieter, angepasst werden, um deinen spezifischen Anforderungen und Präferenzen zu entsprechen. Hast du zum Beispiel schon ein eigenes DMS, kannst du die Dokumente zu dir übertragen, statt kontinuierliche Kosten für das Speichern beim Dienstleister zu verursachen.

Worin unterscheiden sich die Scandienstleister?

Scandienstleister können sich in mehreren Aspekten voneinander unterscheiden, die du bei der Auswahl berücksichtigt solltest:

Spezialisierung

Scandienstleister können sich auf bestimmte Arten von Dokumenten oder Branchen spezialisieren. Zum Beispiel spezialisieren sich einige auf medizinische oder rechtliche Dokumente, während andere auf das Konservieren historischer Dokumente oder Bücher unter Laborbedingungen spezialisiert sind.

Technologie und Ausrüstung

Die Qualität der verwendeten Scantechnologie und Ausrüstung kann sich erheblich auf die Qualität der digitalisierten Dokumente auswirken. Einige Scandienstleister könnten fortschrittlichere oder spezialisiertere Ausrüstung haben, wie z. B. hochauflösende Scanner oder 3D-Scanner, als andere Anbieter.

Dienstleistungen nach dem Scannen

Einige Scandienstleister bieten zusätzliche Dienstleistungen an, wie die Durchführung von OCR, die Indexierung von Dokumenten, die Bereitstellung von Cloud-Speicher oder die Integration in Dokumentenmanagementsystemen.

Datensicherheit und Datenschutz

Dies ist besonders wichtig, wenn sensible Dokumente gescannt werden. Einige Scandienstleister bieten höhere Sicherheitsstandards oder Zertifizierungen an und halten strengere Datenschutzrichtlinien ein, die den spezifischen Anforderungen einer Branche entsprechen.

Preis

Die Kosten für Scandienstleistungen können variieren, abhängig von Faktoren wie der Art und Menge der zu scannenden Dokumente, den gewünschten Zusatzdienstleistungen, und ob vor Ort gescannt oder die Dokumente an den Dienstleister geschickt werden.

Kundendienst und Support

Ein guter Kundendienst kann bei Fragen oder Problemen, die während des Scanprozesses auftreten können, sehr hilfreich sein. Einige Scandienstleister bieten auch Schulungen oder technischen Support für den Umgang mit den digitalisierten Dokumenten an.

Daten digitalisieren - Scan Services im Überblick

Transferdata

Transferdata scannt pro Jahr 50.000 Pläne bzw. 12.000.000 Seiten. Der Scanprozess ist erst dann abgeschlossen, wenn das Ergebnis von einem geschulten Mitarbeiter gesichtet und freigegeben wird.

Features:

• OCR-Volltextindexierung
• Klassifizierung und Metadaten (z. B. Vertragsdaten, Mieterdaten oder Rechnungsdaten)
• Datenmigration für jedes ECM/DMS-System
• Überprüfung auf Vollständigkeit
• Entfernen von Leerseiten
• Freigabe durch geschultes Personal
• sichere und datenschutzkonforme Scanprozesse
• Abholung der Unterlagen zum vereinbarten Termin
• kostenlos testen

Iron Mountain

Iron Mountain digitalisiert physische Unterlagen, historische Dokumente, Fotos, Dias, Mikrofilme und vieles mehr. 

Features:

• Dokumente aus Cloud-Archiven, ECMs und Dateifreigaben einpflegen
• Archivierung in einem sicheren Netzwerk oder auf einer passwortgeschützten Festplatte
• Rollen- & Rechtemanagement
• landesweite Abholung
• Vernichtung der Originale oder Aufbewahrung im Archivcenter

Lagergut Digital

Lagergut Digital ist ein Full-Service Scandienstleister, der nach ISO 9001 zertifiziert ist. 

Features:

• rechtskonforme Digitalisierung der Geschäftsdokumente
• Rechnungen, Lieferscheine, Spesenbelege, Projektdokumentation, Vorgangsakten, Verträge, Personalakten und mehr
• Vernichtung, Einlagerung oder digitalen Archivierung der Original-Unterlagen
• Vorbereitung fürs Scannen (Klammern entfernen, Papier glätten, Dekontamination von verschimmelten Akten und Dokumenten)

Documentus Bayern

Der Scandienstleister Documentus Bayern kümmert sich um Übernahme, Transport, Verwaltung, Auslieferung und Vernichtung deiner Archive von Datenträgern wie physische Akten, CDs, Disketten, Festplatten und Datenbändern.

Features:

• Übernahme und Verpackung bei dir vor Ort
• GPS-überwachter Transport
• zertifizierte Aktenvernichtung
• Einlagerung der Akten
• Zugriffsberechtigung durch mehrstufige Benutzerberechtigungsverwaltung

Dropscan

Dropscan ein ein webbasierter Scanservice. Du schickst deine Dokumente an deine persönliche Scanbox-Adresse, dort werden sie ausgelesen und dir digital zur Verfügung gestellt.

Features:

• vollautomatische Übermittlung an Steuerberater, in DATEV Online oder in ein eigenes DMS/ECM
• revisionssicheres Scannen im Format PDF/A
• automatisches Löschen von leeren Seiten
• intelligente Dokumententrennung
• Scannen von Registern
• weltweiter Versand deiner Originale
• zertifizierte Aktenvernichtung nach DIN 66399

Digitalisierung Service

Digitalisierung Service scannt deine Akten und Dokumente professionell und revisionssicher.

Features:

• berührungsfreie Scans von empfindlichen Vorlagen 
• Geheimhaltungsvereinbarung
• sichere Aktenvernichtung
• persönliche, fachmännische Beratung
• bundesweite Auftragsannahme
• Download mit verschlüsselter Datenübertragung

Scan Profi

Scan Profi digitalisiert deine Dokumente und stellt sie dir als PDF-A, JPEG, TIFF auf einer DVD oder einem USB-Stick und durchsuchbar zur Verfügung

Features:

• Belegaufbereitung
• Vernichtung / Rücktransport
• Abholung der Dokumente
• Barcode-Erkennung
• manuelle Indexierung

Archivwerk

Archivwerk digitalisiert alle deine Rechnungen, Belege, Akten und Dokumente, um sie dir auf einem Datenträger (CD/DVD oder USB-Stick), per FTP-Übertragung auf eigene Server oder über ein Online-Archiv zur Verfügung zu stellen.

Features:

• Projektgespräch über alle wichtigen Informationen zum Service 
• Abholung der Akten & Ordner
• Dokumente werden enttackert, entheftet und geglättet
• Lagerung im internen Aktenlager, Vernichtung der Dokumente oder Rücklieferung der Originaldokumente

Plotplus

Der Scandienstleister Plotplus hat eine Bestpreisgarantie. Findest du einen günstigeren Preis bei gleicher Qualität und Leistung bei einem anderen Anbieter, musst du nur eine E-Mail mit angehängtem Screenshot senden. Wenn das Angebot tatsächlich besser ist, steigt Plotplus auf diesen Preis ein.

Features:

• PDF-Dateien
• Download-Link per Mail
• SSL-verschlüsselte Datenübertragung
• Scan aller Formate bis DIN A3 innerhalb von 24 Stunden nach Eingang
• fachgerechte Vernichtung oder Rücksendung der Originale
• Geheimhaltungsvereinbarung

Smart Store

Smart Store ist ein revisionssicherer Scanservice für alle deine Belege, Akten und Papiere. 

Features:

• von A3 bis DIN A0
• kleine Stückzahlen und große Archive möglich
• normgerechte Vernichtung überflüssiger Papiere
• TIFF, PDF oder JPG
• Vorbereitung der Unterlagen für den Scanvorgang
• Abholung der Dokumente am Standort
• kostenlose Probearchivierung von ein bis zwei Ordnern

Paperscan24

Paperscan24 bietet Digitalisierung und Scanleistungen für Aktenordner, Belege, ganze Archive, Pläne von A3 bis größer als A0, Personalakten und mehr an.

Features:

• Geheimhaltungsvereinbarung
• DSGVO-konforme Verarbeitung mit einem Auftragsdatenverarbeitungsvertrag
• ohne Subunternehmer, ohne Leiharbeiter und ohne Weiterversand der Daten
• Texterkennung ohne Aufpreis
• Abholung mit Datenschutzcontainer
• flexible Datenlieferung als Datenträger oder Downloadlink

Overnight Scanning

Overnight Scanning digitalisiert deine Ordner, Dokumente und Dateien in den Formaten A3 bis A0, nachdem du sie per Post eingesendet hast.

Features:

• PDF, PDF OCR, DOC, XLS, TXT, CSV, PPT, SQL, ePub
• Auflösung von bis zu 600 DPI
• kostenlose Tests und Demos
• Mobilität und Vor-Ort-Scannen bei Großprojekten

Fazit - Sicherheit, Effizienz und Platzersparnis durch digitale Dokumente

Zusammenfassend kann man sagen, dass Scandienstleister eine entscheidende Rolle bei der Digitalisierung spielen, indem sie Unternehmen und Organisationen dabei helfen, den Übergang von physischen zu digitalen Dokumenten zu erleichtern. 

Durch ihre Dienstleistungen können Unternehmen nicht nur Speicherplatz sparen und die Effizienz steigern, sondern deine Daten auch sicherer und zugänglicher machen. 

Es ist wichtig, den passenden Scandienstleister sorgfältig auszuwählen, um sicherzustellen, dass deine spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen erfüllt werden. 

Hast du schon Erfahrungen mit Scandienstleistern gemacht? Schreibe gerne einen Kommentar und stoße mit deinen Erfahrungen eine interessante Unterhaltung an.

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