Bei einer Liquiditätsplanung kannst du Excel benutzen, um den voraussichtlichen Liquiditätsbestand zu ermitteln. Dabei werden der Liquiditätsplan und die dazugehörige Liquiditätsberechnung verwendet, um eine Risikoeinschätzung zu ermöglichen.
Viele Unternehmen nutzen Excel als bevorzugtes Mittel zur Liquiditätsplanung. Diese Methode hat sich oft eingebürgert, auch wenn es inzwischen Möglichkeiten gibt, die Liquiditätsplanung schneller und genauer zu erledigen.
Denn eins ist klar: Die Liquiditätsplanung über Excel zu machen kann ein großes Risiko für dein Unternehmen sein.
Vielleicht hast du dies auch schon erlebt und möchtest deshalb eine Alternative finden?
Wie die Liquiditätsplanung in Excel funktioniert, welche Nachteile sie mit sich bringt und wieso du über den Wechsel zu einer Liquiditätsplanungs-Software nachdenken solltest, erfährst du in diesem Artikel.
So funktioniert die Liquiditätsplanung in Excel
Falls du dir überlegst, ob du deine Liquidität mithilfe von Excel im Blick behalten sollst, kann dir eine Vorlage nicht nur viel Zeit und Geld ersparen, sondern die Bearbeitung auch einfacher machen. Damit alles reibungslos läuft, solltest du allerdings ein paar Dinge beachten.
Wenn du die Anleitung direkt ausprobieren möchtest, findest du hier eine beispielhafte, kostenlose Excel-Vorlage.
Im Prinzip gehst du auch bei der Nutzung und Erstellung einer Excel-Vorlage folgendermaßen vor:
- Ermittle wichtige Ein- und Auszahlungspositionen. Dabei solltest du auch festlegen, welche Buchhaltungskonten die Grundlagen für die einzelnen Positionen darstellen. So stellst du sicher, dass Geld nicht doppelt einfließt oder vergessen wird.
- Lege sinnvolle Perioden fest.
- Übernimm die Summe aus Kassen- und Bankbestand als Ausgangswert.
- Trage die zukünftigen Ein- und Auszahlungen so exakt wie möglich ein - auch Prognosen sind in Ordnung.
- Berichtige die prognostizierten Werte, sobald der Ist-Wert da ist oder ungeplante Entwicklungen bekannt sind.
- Beobachte die Entwicklungen und leite falls nötig Gegenmaßnahmen ein.
Du siehst, bei einer Excel-Vorlage wird alles händisch gemacht. Oftmals ist dafür ein bestimmter Mitarbeiter zuständig, der sein eigenes System hat und die Finanzen im Blick behält. Das funktioniert gut, solange dieser Mitarbeiter sich seiner Verantwortung bewusst ist und nicht plant, das Unternehmen zu verlassen.
Das sind die Nachteile, wenn du deine Liquiditätsplanung mit Excel machst
Im Prinzip ist die Liquiditätsplanung mit Excel durchaus möglich und kann auch gut funktionieren. Dafür musst du dir aber der Nachteile und Probleme bewusst sein, die diese Art der Planung mit sich bringen kann.
Diese Nachteile hat es, wenn du deine Liquiditätsplanung mit Excel machst:
- Abhängigkeit von dem Mitarbeiter, der die Liquiditätsplanung mit Excel macht
- Unnötiger Aufwand, wenn neue Mitarbeiter in die komplizierte Excel-Planung eingeführt werden und sich einarbeiten müssen
- Hoher Zeitaufwand und Fehlerquote durch händische Bearbeitung
- Tippfehler passieren leicht
- Gemeinsames Arbeiten nur schwer oder gar nicht möglich
- Wenig Überblick und unübersichtliches Arbeiten vor allem bei langfristiger Liquiditätsplanung mit vielen und breiten Tabellen
- Ungenaues Arbeiten durch nur monatliche Bearbeitung der Liquidität
Das wohl größte Problem an der Nutzung einer Excel-Vorlage für die Liquiditätsplanung ist, dass das Programm nicht auf diese Art der Planung ausgerichtet ist und ihm deshalb nicht nur wichtige Funktionen fehlen, sondern Excel auch schnell an seine Grenzen gelangt.
Vorhandene Planungsdaten müssen immer wieder durch die tatsächlichen Informationen ersetzt werden, ohne dabei die Informationen der bisherigen Planungsqualität zu verwerfen.
Der Aufwand dafür ist sehr hoch und wenn du die Liquiditätsplanung nur Excel und dem einen Mitarbeiter überlässt, werden sich über kurz oder lang Fehler einschleichen.
Diese Fehleranfälligkeit ebenso wie die Abhängigkeit von diesem einen Mitarbeiter machen Excel zur Liquiditätsplanung eigentlich untauglich.
Die Alternative? Ein Tool für das Liquiditätsmanagement!
Die Alternative sieht da deutlich besser aus. Denn mit einem Liquiditätsmanagement Tool machst du diese Planung nicht nur einfach und intuitiv, sondern auch übersichtlich und mitarbeiterunabhängig.
Mit einem Tool zum Liquiditätsmanagement kannst du die Entwicklung des Cash Flows im Blick behalten, um flexible, individuelle und dabei sichere Entscheidungen treffen zu können.
Dabei spielt vor allem die Automatisierung eine große Rolle.
Denn ein solches Tool kannst du mit deinem Bankkonto verknüpfen und so die automatische Synchronisierung bei Transaktionen sicherstellen. Ein Dashboard sorgt außerdem dafür, dass du jederzeit den Überblick und die Kontrolle über alle vorgehenden und ausstehenden Vorgänge behältst.
Je nach Anbieter kommen noch weitere spezifische Funktionen dazu.
So zum Beispiel bei dem Anbieter COMMITLY. Mit ihm kannst du ganz einfach mit mühsamen Excel-Files Schluss machen.
Folgende Funktionen kannst du von COMMITLY und anderen Liquiditätsmanagement Tools erwarten:
- Mit Vorsystemen und als Add-On verknüpfbar
- Automatische Synchronisierung von Transaktionen
- Individuelle Anpassungen der COMMITLY-eigenen Kategorien möglich
- Unterstützung durch AI-Finanzassistenten
- Einfaches Erstellen und Vergleichen von Plänen
Durch die kostenlose Demo-Version kannst du den Service testen, bevor du dich entscheidest, ob du das kostenpflichtige Abo, das bei 55€ losgeht, abschließen möchtest.
Einen ausführliche Erfahrungsbericht, wie du mit Commitly deine Finanzen im Blick behältst habe ich hier erstellt: Commitly Erfahrungen – top visualisierte Unternehmensfinanzen!
Vorteile eines Liquiditätsmanagement-Tools
Mit einem Liquiditätsmanagement Tool stichst du die Excel-Vorlage aus. Das Tool kostet dich zwar etwas Geld, macht dafür aber keine Fehler und ist weniger aufwendig. So kannst du deine Mitarbeiter effizienter einsetzen und sparst am Ende sogar noch Geld.
Weitere Vorteile sind:
- Geringer Zeitaufwand durch automatisierte Liquiditätskontrolle und Synchronisierung von Konten und Tool
- Generell geringerer Aufwand im Bereich “Finanzen und Liquidität”
- Kontrolle und Überblick auch im stressigen Unternehmensalltag
- Transparenz und tagesaktuelle Informationen (gut z.B. bei Verhandlungen mit Partnern)
- Bessere Vorausplanung und Management der Finanzen
- Integration mit Banken-, Buchhaltungs- und Fakturierungstools
- Einfacher Export der Daten zur Vorlage z.B. bei Banken
Ein Tool zum Liquiditätsmanagement macht dir nicht nur das Planen und Erfassen deiner Finanzen leichter, sondern wartet auch noch mit weiteren Features auf, die sämtliche Vorgänge rund um die Finanzplanung einfacher und effizienter machen.
Fazit: Liquiditätsplanung mit Excel: Möglich aber nicht nötig!
Natürlich kannst du deine Liquiditätsplanung weiterhin mit Excel machen. Genügend kostenlose Vorlagen gibt es im Internet und für kleinere Unternehmen ist das durchaus möglich.
Du wirst allerdings schnell merken, dass die Planung mit Excel aufwendig ist. Ein Mitarbeiter muss sich in den Vorgang hineinfuchsen und du bist von ihm abhängig - immerhin ist er derjenige, der über sämtliche Finanzvorgänge und ausstehende Werte Bescheid weiß. Die händische Eintragung ist außerdem sehr fehleranfällig, was schnell dafür sorgen kann, dass die Liquiditätsplanung nicht bei den Finanzen hilft sondern diese noch schwieriger macht.
Die Alternative ist ein passendes Tool zum Liquiditätsmanagement. Dieses automatisiert nicht nur viele Vorgänge, sondern hilft dir auch mit zusätzlichen Features weiter.
So hast du ohne viel Aufwand immer einen aktuellen Überblick über deine Finanzen und kannst basierend auf korrekten Daten die richtigen Entscheidungen treffen.
Und, wann legst du los?
Nutzt du Excel zur Liquiditätsplanung? Wie sind deine Erfahrungen? Schreib mir deine Meinung zu dem Thema gerne in die Kommentare!
Wenn du mehr wissen willst zu den Digitalisierungsmöglichkeiten für Selbständige und Geschäftsführer, dann schau mal in der entsprechenden Kategorie auf Digital-Affin vorbei!
Was denkst du?