Posteingang digitalisieren - warum du das tun solltest und welche Tools es für Unternehmen gibt

Sabrina Schneider
von Sabrina Schneider
25. August 2022
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Posteingang digitalisieren - warum du das tun solltest und welche Tools es für Unternehmen gibt

Unser Arbeitsalltag wird immer digitaler und auch unser Büro immer papierloser.

Doch funktioniert das auch mit der klassischen Briefpost? Ja!

Wie du deinen manuellen Posteingang digitalisieren und automatisieren kannst, zeige ich dir in diesem Artikel.

Steigen wir direkt ein!

Klassischer vs. digitaler Posteingang

Um zu entscheiden, ob ein digitaler Posteingang eine passende Lösung für dich und dein Unternehmen ist, vergleichen wir zunächst die beiden Alternativen miteinander.

Dafür schauen wir uns nun eine typische physische Posteingangsverarbeitung mit ihren Hauptaufgaben an und überlegen zugleich, wie wir diese Vorgehensweisen digitalisieren könnten.

1. Empfangen

Als Erstes muss deine Post empfangen werden. Für manche Unternehmen reicht hierfür ein Briefkasten aus, bei anderen übernimmt dies ein Empfang oder eine Rezeption. Die zweite Option ist an Geschäftszeiten gebunden.

→ Dokumente lassen sich leicht digital empfangen: per Mail, App oder in spezieller Software - und das rund um die Uhr.

2. Sortieren und Klassifizieren

Deine Post wird von einem deiner Mitarbeiter durchgeschaut, sortiert und nach Kategorien sortiert. Häufig sind es immer wieder die gleichen Arten von Unterlagen, die in deinem Unternehmen eintreffen.

→ Wiederkehrende Dokumente können leicht erkannt werden und von Software sekundenschnell zugeordnet werden.

3. Weiterleiten

Die physische Eingangspost muss nun zu den zuständigen Mitarbeitern im Unternehmen gelangen. Diese können in anderen Standorten sitzen, im Homeoffice arbeiten oder im Außendienst unterwegs sein.

→ Digitale Post als PDF kann von einer Software automatisiert an zugeordnete Abteilungen oder Mitarbeiter weitergeleitet werden, die sie wiederum zeit- und ortsunabhängig empfangen können.

4. Bearbeiten

Deine Eingangspost erhältst du aus verschiedenen Gründen und in den meisten Fällen gibt es was zu tun. Aus klassischen Briefen müssen hierfür viele Informationen wie Adressen, IBANs oder Referenznummern abgetippt werden.

→ Digitale PDFs sind deutlich besser zu bearbeiten als Texte auf Papier durch Funktionen wie z.B. eine Volltextsuche oder Copy & Paste.

5. Archivieren bzw. vernichten

Wenn der Brief seinen Zweck erfüllt und Informationen bzw. Dokumente überbracht hat, muss er entweder archiviert oder vernichtet werden.

→ Mit einer digitalen Posteingangsverarbeitung werden die Unterlagen digital archiviert und können bei Bedarf einfach abgerufen werden - auch zu einem späteren Zeitpunkt und von überall.

→ Um eine datenschutzkonforme Vernichtung der Unterlagen brauchen sich deine Mitarbeiter nicht kümmern und können sich so stärker auf ihre Kernaufgaben fokussieren.

Aufgaben Poststelle

Wenn du dich neben dem digitalen Posteingang auch für das digitale Verschicken von Post interessierst, solltest du auf jeden Fall bei unserem Artikel Briefe online versenden - So geht’s geschäftlich & privat vorbeischauen!

Die Vorteile digitalisierter Posteingänge

Die Digitalisierung des Posteingangs bietet dir einige Chancen, die sich beim Vergleich zum klassischen Posteingang bereits erahnen lassen. Diese Vorteile sind:

  • Eine deutlich schnellere Verteilung - egal wohin (z.B. im Homeoffice)
  • Zugänglichkeit rund um die Uhr, egal ob nachts, am Wochenende oder feiertags
  • PDFs mit Texterkennung und Möglichkeit zum Kopieren
  • Mehrere Mitarbeiter, Abteilungen und Standorte können die Post gleichzeitig erhalten
  • Automatisierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen (z.B. Rechnungen)
  • nachvollziehbare Wege
  • Kostenersparnis für die Eingangspostverarbeitung und Archivierung
  • digitales Archiv mit Suchfunktion
  • Fokus auf Kernkompetenzen durch Outsourcing (z.B. von Dokumentenvernichtung)
  • Durch Wegfall einiger interner Postwege wird die Umwelt weniger stark belastet

Noch detaillierter auf die Vorteile und die Unterschiede zur manuellen Bearbeitungen gehen wir in unserem Artikel Digitale Poststelle: Tipps zur modernen Postbearbeitung ein.

Wie kannst du den Posteingang digitalisieren?

Die Vorteile haben dich überzeugt und du möchtest am liebsten gleich mit dem Projekt "Digitalisierung Posteingang” loslegen?

Hierfür hast du nun zwei Möglichkeiten:

So kannst du deinen Posteingang digitalisieren

Eine eigene digitale Post-Scan-Stelle

Du kannst deinen bisherigen Postempfang selbst digitalisieren und deine Dokumente eigenständig einscannen. Da du hierfür das Equipment und die Manpower benötigst, eignet sich diese Variante eher für größere Unternehmen mit hohem Postvolumen.

Der Vorteil ist, dass du so deinen Datenschutz voll unter Kontrolle hast. Der Nachteil ist eine hohe Anfangsinvestition und das nötige Know-how, was du dir erst ins Unternehmen holen musst.

Mit externen Tools deinen Posteingang digitalisieren

Es gibt verschiedene Anbieter, die dir helfen, deinen Posteingang zu digitalisieren, z.B. Scan Services oder digitale Briefkästen. Zum Einstieg und für kleine und mittelständische Unternehmen oder solche mit einem geringeren Volumen, ist dies eine kostengünstigere Alternative.

Du kannst von den Erfahrungen und der Expertise dieser Anbieter profitieren. Allerdings variiert das Angebot von Anbieter zu Anbieter, weshalb du dir deinen Dienstleister mit Bedacht aussuchen solltest.

Diese Services kannst du nutzen

Nun kommen wir zu den Anbietern, die deinen Posteingang digitalisieren können. Einige Firmen haben sich verschiedene Lösungen einfallen lassen, wie du digitale Eingangspost empfangen kannst.

e-Post

E POST Solutions

Bei der e-Post handelt es sich um die digitale Posteingangslösung der Deutschen Post. Der E-POSTSCAN ist spezialisiert auf mittelständische Unternehmen und ermöglicht einen Scan der täglichen Eingsangspost.

Per PDF werden die Dokumente direkt an zugeordnete Abteilungen oder Mitarbeiter gesendet.

Das Wichtigste im Überblick:

  • taggleiches Scannen der Posteingänge
  • ungeöffnete Aussortierung und Rückführung nicht scanbarer, persönlicher und vertraulicher Sendungen
  • Erstellung einer Blacklist
  • Klassifizierung und Vorgangstrennung der Dokumente
  • Suchfunktion mit Volltextsuche
  • DSGVO konform
  • Mindestlaufzeit von 6 Monaten, danach alle zwei Monate kündbar
  • Preis: 15- 340€ monatlich oder individuelles Angebot

Caya

Caya

Caya empfängt deine Post und verwandelt sie in hochwertige PDF Dokumente. Über eine Postweiterleitung oder eine Caya Postbox Adresse landen deine Briefe bei dem Anbieter und werden iso-zertifiziert eingescannt.

Via Mail oder Push-Benachrichtigung wirst du über neue Dokumente in Echtzeit informiert.

Das Wichtigste im Überblick:

  • tagesaktuelles Scannen deiner Post
  • PDFs mit automatischer Texterkennung
  • Bereitstellung über die Caya Cloud
  • automatisierte Weiterleitungen
  • Suchfunktion mit Volltextsuche
  • digitale Signaturen
  • Integrationen mit z.B. OneDrive, Dropbox, Google und mehr
  • rollenbasierte Zugriffsrechte
  • sicheres Vernichten nach 90 Tagen
  • DSGVO und GoBD konform
  • monatlich kündbar
  • Preis: ab 10-100€ monatlich (+ Scanvolumen)

dogado

dogado

Auch dogado ermöglicht dir eine digitale Eingangspostbearbeitung. Der Anbieter richtet nach deiner Bestellung einen Nachsendeauftrag ein, sodass deine Post bei ihm landet. Hier werden deine Dokumente gescannt und online als PDF zur Verfügung gestellt.

Um den höchstmöglichen Datenschutz gewährleisten zu können, arbeitet dogado mit der Firma Reisswolf zusammen.

Das Wichtigste im Überblick:

  • Originale werden kostenlos für 90 Tage archiviert und können angefordert werden
  • Als persönlich oder vertraulich gekennzeichnete Briefe werden nicht geöffnet und können angefordert werden
  • Poststücke bis 12 Uhr werden am gleichen Tag zugestellt
  • Suchfunktion mit Volltextsuche
  • geheftete Unterlagen werden gescannt
  • Für getackerte oder gebundene Unterlagen erhältst du einen Hinweis
  • Dokumente von einer Größe bis DIN A3 können eingescannt werden
  • monatlich kündbar
  • Preis: 17-200€ monatlich (+ Nachsendeauftrag)

Data Safe

DataSafe Service GmbH

Data Safe scannt deine Eingangspost und lässt sie dir als PDF über sichere Verbindungen via VPN zukommen.

Der Anbieter richtet entweder ein Postfach für dich ein, holt deine Post ab oder lässt sie direkt an sich umleiten.

Das Wichtigste im Überblick:

  • tagesaktuelles Scannen deiner Post
  • sicheres Vernichten nach 8 Wochen
  • geheftete und geklammerte Unterlagen werden gescannt
  • Integrationen mit DMS, SAP oder ERP
  • Indexierung und Klassifizierung
  • Originale können wöchentlich oder monatlich versandt werden
  • automatisierte Weiterleitungen
  • Preis: auf Anfrage

clevver

Clevver

Mit clevver kannst du deinen gesamten Posteingang aus der Ferne steuern. Zum einen kannst du - wie bei den anderen Anbietern - deine Post einscannen und digitalisieren lassen.

Zusätzlich nimmt clevver ebenfalls deine Pakete entgegen und leitet sie, wie auch deine Briefe, wunschgemäß weltweit an deine Standorte weiter.

Das Wichtigste im Überblick:

  • PDFs mit automatischer Texterkennung
  • automatisierte Weiterleitungen
  • Suchfunktion mit Volltextsuche
  • Integration mit deiner Dropbox
  • kostenloses Vernichten
  • Ladungsfähige Adresse möglich
  • monatlich kündbar
  • Preis: ab 6- 20€ monatlich

d.velop

d.velop AG

Die Mission von d.velop ist ein papierloses Büro mithilfe eines digitalen Posteingangs. Dafür kannst du auch ältere Dokumente und Akten beim Anbieter digitalisieren lassen oder auch bereits digitale Dokumente einheitlich digital erfassen, klassifizieren, verteilen oder archivieren lassen.

So kannst du mithilfe von Künstlicher Intelligenz einige deiner Geschäftsprozesse automatisieren.

Das Wichtigste im Überblick:

  • Bereitstellung über die Caya Cloud
  • automatisierte Weiterleitungen
  • digitale Signaturen
  • Integrationen mit ERP-, HR- oder SAP-Systemen
  • Corporate Design möglich
  • DSGVO konform
  • Preis: ab 10€ monatlich

bitkasten

bitkasten

Mit bitkasten erhältst du einen vollständig digitalen Briefkasten für digitale Post. Der Anbieter stellt dir somit eine Alternative zur klassischen Post zur Verfügung.

Absolut sicher und verschlüsselt kannst du so z.B. mit Geschäftspartnern, Lieferanten oder Kunden kommunizieren. Für den Empfänger ist das Erhalten deiner digitalen Briefe kostenlos.

So können deine Kommunikationspartner auch dir digitale Post senden. Übrigens: Dokumente, die online nicht “abgeholt” werden, werden ausgedruckt und physisch zugestellt.

Das Wichtigste im Überblick:

  • Zuordnung über die postalische Adresse
  • elektronische Signatur
  • "Einwurf-Einschreiben" und “Einschreiben mit Rückschein” möglich
  • Corporate Design möglich
  • DSGVO konform
  • Preis: auf Anfrage

docufly

docufly

Wenn du keinen Nachsendeauftrag bei der Post erteilen willst, ist docufly der richtige Anbieter für dich. Der Scandienstleister holt deine Unterlagen in der Regel bei dir ab.

Dazu kannst du auch ein Archiv an Akten digitalisieren und, wie deine Briefe, in PDFs umwandeln lassen.

Das Wichtigste im Überblick:

  • PDFs mit automatischer Texterkennung
  • automatisierte Datenerkennung, -extraktion und Datenerfassung
  • Vernichtung möglich
  • GoBD konform
  • Preis: individuelles Angebot

Hierauf solltest du bei der Digitalisierung achten

Mit Sicherheit ist das Einhalten der Datenschutzbestimmungen sowie die Klärung der Kosten-Nutzen-Frage für dein Unternehmen selbstverständlich.

Darüber hinaus gibt es noch ein paar weitere Punkte, über die du dir vorher Gedanken machen solltest und die du mit dem Anbieter deiner Wahl klären solltest:

Vertrauliche Dokumente

Briefe, die als vertraulich oder persönlich gekennzeichnet sind, sollten natürlich nicht digitalisiert werden, um Datenschutz und Diskretion zu erfüllen. Dies solltest du mit deinen zuständigen Mitarbeitern bzw. mit den Anbietern besprechen.

Blacklist

Auch solltest du dir überlegen, ob es z.B. bestimmte Geschäftspartner oder Kunden gibt, deren Briefe ebenfalls besonders diskret behandelt werden und nicht geöffnet und eingescannt werden sollten, auch wenn dies nicht auf den Briefen vermerkt ist.

Getackerte, geklammerte oder geheftete Dokumente

Nicht alle Unterlagen lassen sich einfach scannen, einige wurden auf verschiedene Art und Weise aneinander gebunden - selbst, wenn du deine Absender bittest, dies nicht zu tun. Dadurch entsteht zum einen mehr Arbeit für das Einscannen und die entstehenden Dateien können unsauber aussehen.

Originale

Einige Dokumente solltest du unbedingt im Original vorliegen haben, wie beispielsweise Verträge, Urkunden oder Kündigungen. Überlege dir also, wie häufig solche Unterlagen bei dir eintreffen und wie die Prozesse hier sein sollen.

Zugriffsrechte

Ein großer Vorteil eines digitalen Posteingangs ist das digitale Archiv. Doch sollte unbedingt geklärt werden, wer Zugriff auf welche Briefe haben soll und ob diese Zugriffsrechte mit dem jeweiligen Anbieter möglich sind.

Behördliche Briefe

Wenn du einen Anbieter nutzt, funktioniert das Empfangen von behördlichen Briefen in der Regel ebenfalls, doch eben ein wenig schlechter als beim normalen Postempfang. Wenn dies für dich von großer Bedeutung ist, frage deinen jeweiligen Anbieter am besten nach seinen Erfahrungen diesbezüglich.

Fazit: Briefpost geht jetzt auch digital!

Ein digitaler Posteingang ist eine super Lösung für dein Unternehmen, wenn deine Eingangspost an viele verschiedene oder auch wechselnde Standorte weitergeleitet werden soll.

Dazu können mehrere Mitarbeiter oder Abteilungen den gleichen Brief erhalten und so ihre jeweilige Aufgabe erledigen.

Viele Prozesse können automatisiert werden, was Zeit und Ressourcen und somit Kosten einsparen kann. Darüber hinaus können deine Mitarbeiter sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.

Um diese Vorteile nutzen zu können, brauchst du kein aufwändiges IT Projekt, oder eine neue Abteilung mit teurem Equipment ausstatten. Stattdessen kannst du das Einscannen, Kategorisieren, Weiterleiten, Archivieren und Vernichten an einen Anbieter outsourcen.

Ein digitales Archiv der eingescannten Post inklusive Suchfunktion sorgt dafür, dass diese Vorteile auch zu späteren Zeitpunkten erhalten bleiben.

Wenn dir dieser Artikel gefallen hat, dann empfehle ich dir unbedingt unseren Artikel Digitaler Briefkasten Vergleich – Caya, DropScan und Co Update 2022!

Was sagst du zu einem digitalen Posteingang?

Planst du eine Digitalisierung deiner Eingangspost?

Konntest du bereits Erfahrungen in diesem Bereich sammeln?

Wir sind gespannt auf deinen Kommentar!

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