Mietvertrag digital unterschreiben: Ist das heute schon rechtsgültig möglich?

Verträge wie den Mietvertrag digital zu versenden und zu speichern ist in der Regel problemlos möglich und spart viel Zeit. Doch wie sieht es aus mit der Unterschrift?? 

Kann man einen Mietvertrag digital unterschreiben und hat die E-Signatur auch vor Gericht Beweiskraft, falls es zu Streitigkeiten kommt?

Wie der Stand der Dinge ist, welche Vorteile eine digitale Signatur für Vermieter, Hausverwalter und Mieter bringt und was du beachten musst, wenn du deinen Mietern diesen Service bieten willst, zeige ich dir in diesem Artikel.

Was ist eine elektronische Signatur?

Die elektronische Unterschrift ist die digitale Variante der Unterschrift per Hand. Damit lassen sich digitale Dokumente rechtssicher unterzeichnen. Ein elektronisches Verfahren knüpft bestimmte Informationen an die Signatur, mit denen sich die Identität der Vertragspartner sicher belegen lässt. 

Hierbei gibt es unterschiedliche Sicherheitsstufen, die wir hier erklärt haben: Signaturtypen: EES, FES und QES

Wo wird die E-Signatur genutzt?

Die digitale Signatur hat sich bereits in vielen Lebensbereichen erfolgreich gegen die handschriftliche Unterschrift durchgesetzt.

• AGB im Internet nimmst du mit einem Klick an.
• Deine Bankgeschäfte erledigst du per App und benötigst dafür oft nur noch deinen Fingerabdruck.
• Arbeitsverträge lassen sich heute digital unterzeichnen.
• Bei der Annahme von Paketen hält dir der Paketbote in der Regel ein elektronisches Gerät zum Signieren hin.

Wann ist eine digitale Unterschrift gültig?

Ob eine elektronische Unterschrift verbindlich ist und in einem Rechtsstreit Relevanz hat, hängt von der Art der Unterschrift ab. Denn beim digitalen Signieren gibt es verschiedene Stufen.

Eine eingescannte Unterschrift hat vor Gericht eine andere Beweiskraft als eine qualifizierte elektronische Signatur, die mit kryptografischen Verfahren gesichert ist und bei besonders kritischen Workflows zum Einsatz kommt.

Kann man einen Mietvertrag digital unterschreiben?

Bei einem Mietvertrag ist die Rechtssicherheit für die unterzeichnenden Parteien besonders wichtig. Schließlich stellt der Gegenstand des Mietvertrags für die Mieter den Lebensmittelpunkt und für Vermieter eine kostspielige Kapitalanlage dar.

Mietvertrag digital unterschreiben: Gültig oder nicht?

Wollen Mieter und Vermieter den Mietvertrag digital unterschreiben, ist es mit einer eingescannten Unterschrift nicht getan. Stattdessen ist für die digitale Unterschrift im Mietvertrag eine fortgeschrittene elektronische Signatur erforderlich. Sie bietet für das Unterzeichnen von Verträgen ein hohes Sicherheitsniveau.

Im Vergleich zu einer Empfangsbestätigung bei E-Mails oder einer einfachen elektronischen Signatur hat die qualifizierte digitale Signatur die höchste Beweiskraft vor Gericht.

Wie ist die Rechtslage?

Die gute Nachricht: Seit 2016 ist es möglich, einen Mietvertrag elektronisch zu unterschreiben. Die Grundlage dafür bildet die europaweit gültige eIDAS-Verordnung (electronic Identification, Authentication and trust Services).

Grundsätzlich könnten Mietverträge formlos geschlossen werden. In diesem Fall würde in der Regel sogar eine einfache elektronische Signatur ausreichen. Wenn ein Mietvertrag befristet abgeschlossen wird und länger als ein Jahr laufen soll, ist dafür im BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) die Schriftform vorgeschrieben, die durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden kann.

Mietvertrag digital unterschreiben: Das sind die Vorteile für dich und für Mieter

Du bist Vermieter oder Hausverwalter und willst deinen Mietern das elektronische Signieren von Mietverträgen ermöglichen? Vielleicht wohnst du selbst in einer Mietwohnung und würdest bei einem Umzug gern Zeit und Papierkram sparen?

Ein vollständig digitaler Mietvertrag bietet für alle Beteiligten viele Vorteile:

• Wenn der Mietvertrag vor der Unterschrift angepasst werden muss, geht das elektronisch viel schneller und spart Druckerpapier.
• Ist der Vertrag bereit zur Unterschrift, können beide Seiten ihn in Ruhe lesen und den Mietvertrag digital unterschreiben – an Ort und Stelle und ohne erst einen passenden Termin und Treffpunkt suchen zu müssen.
• Ein elektronisch unterzeichneter Mietvertrag lässt sich schwerer fälschen oder manipulieren als ein Vertrag auf Papier. Denn die Informationen darüber, wann das Dokument geöffnet und bearbeitet wurde, fehlen bei der analogen Unterschrift.
• Mit der E-Unterschrift unter deinen Mietverträgen digitalisierst du als Vermieter oder Hausverwalter deine internen Prozesse. Mit einem papierlosen Büro sparst du letztendlich viel Zeit und Aufwand im Arbeitsalltag.
• Ein digitaler Signaturprozess für Mietverträge erhöht die Zufriedenheit deiner Mieter und sichert dir damit einen Vorsprung vor deinen Mitbewerbern am Wohnungsmarkt.

Wie wird die digitale Unterschrift im Mietvertrag rechtsgültig?

Um deinen Mietern die Möglichkeit zu bieten, ihren Mietvertrag digital zu unterschreiben, musst du die folgenden drei Voraussetzungen erfüllen:

• Die Unterzeichnenden müssen sich eindeutig zuordnen lassen, in diesem Fall muss klar sein, wer genau die Mieter- und die Vermieterpartei ist.
• Um eine sichere digitale Signatur zu erstellen, wird ein einmaliger Signaturschlüssel benötigt.
• Um Manipulationen auszuschließen, muss in den Zertifikaten oder der Verschlüsselung des Dokuments erkennbar sein, ob es nach der Unterzeichnung verändert wurde.

Am einfachsten setzt du die diese Voraussetzung mit einer passenden Software um. Es gibt verschiedene Anbieter, die sich auf rechtssichere Unterschriften im digitalen Zeitalter spezialisiert haben.

Tipp: Falls du schon eine Software für die digitale Mieterkommunikation im Einsatz hast, ist die elektronische Unterschrift vielleicht schon im Funktionsumfang enthalten. Ansonsten gibt es zahlreiche Lösungen, mit denen du zunächst deine Mietverträge und in weiteren Schritten auch andere Prozesse digitalisieren kannst.

Anbieter für die digitale Unterschrift im Mietvertrag

Du möchtest die digitale Signatur für deine Mietverträge nutzen? Dann schau dir die Lösungen folgender Anbieter in Ruhe an:

Signhost (ehemals Evidos)

Signhost ist eine Signatur- und Identifikations-Lösung unter anderem für die Immobilienbranche. Schnell und einfach lassen sich damit bspw. Wertgutachten, Mietverträge, Kaufurkunden oder Auftragnehmerverträge unterzeichnen. Mit FES und QES setzt du hier zudem auf sehr hohe Sicherheit. 

• Elektronische Unterschrift für die Immobilienbranche 
• Dokumente: Verwaltungsvertag, Maklervertrag, Mietvertrag, Mietgarantievertrag, Wertgutachtenvertrag, Pachtvertrag, Kündigung eines Mietvertrags, etc. 
• Direkt im Browser oder per App unterschreiben
• API-Integration in eigene Geschäftsprozesse
• Eigenes Corporate Branding 
• Kostenlose Signatur bis 10 Credits
• Preise ab 90 € pro Jahr inklusive 100 Credits

Skribble

Skribble macht es dir besonders einfach, deine Mietverträge digital unterschreiben zu lassen: Das Tool ist übersichtlich und benutzerfreundlich. Es erlaubt es deinen Mietern, ohne Umwege und mit wenigen Klicks ihre Signatur unter deine Dokumente zu setzen.

• digitale und rechtsgültige Unterschrift für Mietverträge, Kautionen und Kündigungen
• mehrere Dokumente auf einmal mit der Stapelsignatur bearbeiten
• einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen
• per E-Mail zum Unterzeichnen einladen
• Mieter benötigen kein eigenes Konto bei Skribble
• Übersicht über erledigte und ausstehende Signaturen
• Integration in bestehende Software, z.B. ERP oder Hausverwalter-Tools
• Preis: ab 9€ monatlich (Individual) oder ab 23€ pro Teammitglied im Team-Tarif
• 14 Tage kostenlos testen

InSign

Mit InSign entscheidest du dich für eine Lösung, die nicht nur sicher, sondern auch in Deutschland entwickelt und gehostet ist. Außerdem setzt das Unternehmen auf eine starke Verschlüsselung der Daten und ist TÜV-zertifiziert.

• digitale und rechtsgültige Unterschrift für Mietverträge, Makleraufträge und Übergabeprotokolle
• eIDAS- und DSGVO-konforme Signatur, fortgeschritten und qualifiziert
• Unterschrift per Browser oder App
• Vorlagen und Exportmöglichkeiten
• Dokumentenverwaltung und automatische Benachrichtigungen sorgen für Übersicht
• unterschiedliche Signaturmethoden in einem Dokument möglich
• E-Signatur für PDF- oder Word-Dokumente
• Preis: ab 24,90€ pro Monat
• kostenlose Demo verfügbar

d.velop sign

Mit d.velop sign stellst du deine Immobilienverwaltung so auf, dass Mietverhältnisse komplett digital geschlossen werden können. Verträge lassen sich per elektronischer Unterschrift ortsungebunden unterzeichnen. 

• Geeignet für Mietverträge, Mieterselbstauskunft, Bauverträge, Mietanpassungen, uvm.
• rechtssicher und digital unterschreiben
  
• Alle Signaturlevel möglich
• Für Immobilienmanager, Immobilienmakler, Immobiliengutachter, Immobilienkaufleute oder Immobilieninvestoren
• Zahlreiche Integrationsmöglichkeiten
• Ab 38,90 € pro Monat 

fynk

Du kannst deine Mietverträge direkt in fynk online erstellen und editieren. Das funktioniert mit dynamischen Platzhaltern automatisch. So hast du eine Mietvertragsvorlage und kannst diese nach Bedingungen und den aktuellen Mieterdaten schnell anpassen. Die Unterschrift erfolgt dann digital und in jeder Signatur-Stufe. 

• Vertragserstellung und -verwaltung direkt online
• Digitale Unterschrift komplett ortsungebunden
• Wiederkehrende Vorlagen für Verträge
• Dynamische Platzhalter und smarte Bedingungen für Formulierungen und Paragraphen
• Automatische Paragraphen-Nummerierung
• Fristenmanagement über auslaufende Verträge
• Ab 19€ pro Monat, 14 Tage kostenlos testen

tegolySIGN

Wenn bei euch in der Firma Microsoft Teams eingesetzt wird, dann ist tegolySIGN eine tolle Ergänzung. Die Software ist voll in Teams integriert und lässt sich Mietverträge direkt darüber signieren. Mit Power Automate Connector lassen sich auf diese Weise auch ganze Prozesse automatisieren. 

• Digitale Unterschrift direkt in Microsoft Teams
• Der Mieter benötigt zum Unterschreiben kein MS Teams
• Voll digitaler Prozess
• Nachhaltigkeit 
• Speicherung der Daten in Deutschland
• Unterzeichne Dokumente von überall
• Preis ab 120 € pro Jahr und Nutzer

Nahaus

Mit der Software Nahaus haben Hausverwaltungen und professionelle Vermieter nicht nur die Möglichkeit, digitale Signaturen anzubieten, sondern die gesamte Hausverwaltung zu digitalisieren.

Es beginnt bei der Verwaltung von Einheiten, der Pflege von Mieterdaten, der Automatisierung von Standardprozessen rund um die Immobilien und reicht bis zur digitalen Unterschrift. Dabei kannst du selbst entscheiden, wie deine Mieter unterschreiben sollen können. 

Ganz klassisch manuell, per einfache E-Signatur oder per Qualifizierte E-Signatur. 

Ein Vertrag ist so in Sekunden geschlossen. 

• Digitale Immobilienverwaltung
• Digitale Signaturen in EES und QES 
• Mietverwaltung digitalisieren
• Bankkonten automatisiert abgleichen
• Mahnwesen zentral steuern
• Und vieles mehr
• Preis ab 24,90 € pro Monat im Starter-Tarif

Connective

Connective ist eine sichere und benutzerfreundliche Lösung für die digitale Unterschrift im Mietvertrag. Du kannst aus verschiedenen Unterschriftsmethoden auswählen und verlierst im gesamten Prozess nie die persönliche Verbindung zu deinen Mietern.

• digitale und rechtsgültige Unterschrift für Mietverträge, Verkaufsverträge, Kaufangebote
• einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen (eIDAS-konform)
• nutzbar auf Desktop, Laptop und Smartphone
• übersichtlicher Signaturprozess
• Unterschriften im Tool nachverfolgen und nachfassen
• Integrationen in gängige Tools
• Preise auf Anfrage
• kostenlose Demo verfügbar

DocuSign

Bei DocuSign kannst du nicht nur die Signatur von Mietverträgen digitalisieren, sondern auch weitere Prozesse rund um die Immobilienverwaltung, zum Beispiel die Erfassung monatlicher Mieteinnahmen. Das spart Zeit, Papier und Kosten.

• digitale und rechtsgültige Unterschrift für Mietverträge
• eIDAS-konforme Signatur
• senden, verfolgen und signieren von Verträgen auf elektronischem Weg
• Signaturfunktionen für mobile Geräte
• Überprüfen der Identität der Unterzeichner für vertrauliche Verträge
• Aufsetzen von Vertragsworkflows mit vordefinierten Vorlagen möglich
• über 350 Integrationen für verschiedene Software-Systeme
• Preis: ab 9€ pro Monat
• kostenlose Demo verfügbar

Inhubber

Mit der Plattform von Inhubber verschickst du Mietverträge verschlüsselt an deine Mieter. Besonders praktisch: Damit behältst du Fristen im Auge, zum Beispiel für die Staffelmiete, und kannst dich elektronisch daran erinnern lassen.

• digitale und rechtsgültige Unterschrift für Mietverträge
• übersichtliche Vertragsablage
• ISO-zertifizierte Server in Deutschland
• Blockchain-basiert und KI-unterstützt
• intelligente Dokumenten-Analyse
• Preise und Demo auf Anfrage

Yousign

Yousign ist in wenigen Minuten startklar und vereinfacht dir und deinen Mietern die digitale Unterschrift. Alle Daten sind in der EU gehostet.

• digitale und rechtsgültige Unterschrift für Mietverträge, Übergabeprotokolle und Verkaufsmandate
• eIDAS-konforme Signatur
• Unterschrift für verschiedene Dokumentformate möglich
• flexible Einrichtung von Genehmigungs-Workflows
• automatisierte Nachverfolgung von Verträgen
• Integration in bestehende Software
• Preis: ab 9€ im Monat
• kostenlose Demo verfügbar

Fazit: Mietvertrag digital unterschreiben ist rechtssicher möglich und vorteilhaft

Sicher geht es dir wie deinen Mietern: Du bist es gewohnt, immer mehr Aufgaben im Alltag digital zu erledigen und dabei viel Zeit zu sparen. Das ist auch beim Handling von Mietverträgen möglich.

Wie hilfreich digitalisierte Prozesse sind, hat die Corona-Pandemie gezeigt. Wenn die nächste Lockdown-Situation kommt, sind digitale Wohnungsbesichtigungen, Software-Tools für Hausverwalter und elektronische Unterschriften die Lösung, um Geschäfte nicht nur rechtssicher abzuwickeln, sondern mit der nötigen Distanz.

Mit den vorgestellten Tools setzt du die E-Signatur bei deinen Mietverträgen rechtssicher um und ersparst dir und deinen Mietern eine Menge Zeit.

Hast du zudem viele digitale Verträge, dann lohnt sich auch ein digitales Vertragsmanagement.

Wie sieht es bei dir aus: Würdest du die Möglichkeit nutzen, einen Mietvertrag digital unterschreiben zu lassen? Schreib mir gern deine Meinung zum Thema und deine Fragen in die Kommentare!

Und wenn du mehr darüber wissen willst, wie du als Immobilienbesitzer oder Hausverwalter die Digitalisierung für dich nutzen kannst, findest du auf Digital Affin die passende Inspiration dafür.