Digitaler Briefkasten Vergleich – Caya, DropScan und Co Update 2019

Digitaler Briefkasten Vergleich – Caya, DropScan und Co Update 2019

Hast du nicht auch schon mindestens einmal davon geträumt, deine Briefe am Smartphone empfangen zu können? Einfach, um nicht so viel Papiermüll im Briefkasten durchwühlen zu müssen? Oder um das Schreiben nicht zu verlegen?

Bist du vielleicht häufig auf Reisen und hast es leid, ständig jemanden bitten zu müssen, den Briefkasten regelmäßig zu leeren und wichtige Korrespondenz für dich zu öffnen oder nachzusenden, damit du keine Fristen versäumst?

Die Lösung ist ein digitaler Briefkasten

Zum Glück haben findige Köpfe den Bedarf an digitalisierter Postzustellung erkannt und so gibt es auch in Deutschland bereits einige Unternehmen, die diesen Service anbieten.

Im Grunde genommen geschieht Folgendes: 

Die Post wird nicht in deinen Briefkasten geworfen, sondern in den des Dienstleisters deines Vertrauens. Dieser scannt die Briefe und stellt sie dir digital zur Verfügung.

Damit das so funktioniert sind einige Schritte als Vorbereitung zu erledigen:

  1. Du meldest dich bei dem für dich passenden Digitalen Briefkasten an
  2. Du erstellst einen Nachsendeauftrag bzw. lässt diesen vom Anbieter einrichten
  3. Briefe werden jetzt umgeleitet und an das Scan-Zentrum geschickt. Dort wird deine tägliche Briefpost geöffnet und gescannt
  4. Du bekommst per E-mail oder Push-Beanchrichtigun auf der App Bescheid, dass du Post bekommen hast

Funktioniert ein Digitaler Briefkasten mit jeder Post? 

Bei Briefen von Behörden gibt es oftmals Bedenken, ob der Scanservice der Anbieter auch einwandfrei funktioniert. Das hat den Hintergrund, dass Gerichte, Rentenversicherung, Ämter und oft auch Banken gesetzlich dazu verpflichtet sind, die Post an die Meldeadresse zuzustellen. 

Dazu wird in der Regel eine Vorabverfügung auf das Kuvert gedruckt, dass wenn der Adressat verzogen ist (bzw. ein Nachsendeauftrag eingerichtet ist), der Brief an den Absender zurückgeschickt werden solle.

Soviel zur Theorie. Für die Praxis habe ich mich direkt beim Geschäftsführer von Caya einmal erkundigt, wie Behörden damit umgehen. 

Kommunikation mit Behörden klappt nach unserer Erfahrung aus hunderttausenden Briefen problemlos. Die Briefe werden i.d.R. problemlos weitergeleitet. Behörden arbeiten i.d.R. nicht mit Vorausverfügungen (nur weil jemand das auf einen Brief schreibt hält sich die Post nicht daran. Eine Vorausverfügung kann nur noch kostenpflichtig als Teil von PremiumAddress gebucht werden). 

Das bedeutet, dass bei Caya beispielsweise Wahlunterlagen, Steuerbescheide oder Bescheide vom Jobcenter als zu digitalisierende Post ankommen. 

Zudem gilt zu beachten: Der Nachsendeauftrag sollte auf "Vorübergehende Abwesenheit", und nicht auf "Umzug" lauten. Dann tritt das beschriebene Szenario der Benachrichtigung "Empfänger verzogen" nicht ein. 

Die allermeisten Behörden akzeptieren übrigens auch eine alternative Korrespondenzadresse. Dies ist zum Beispiel beim Finanzamt der Standard, so wie man ja auch hinterlegen kann, dass die Kommunikation über den Steuerberater erfolgen soll. Es geht also nicht darum die Meldeadresse zu ändern, sonder eine Korrespondenzadresse zu hinterlegen.

Schauen wir uns daher die wichtigsten Anbieter für digitale Briefkästen in Deutschland einmal an. Das sind e-Post, Caya und DropScan. Seit Kurzem gibt es noch clevver.io und dogado die nun alle kurz vorgestellt werden.

E-Postscan, die digitale Ergänzung zum Briefkasten

epost scan digitaler briefkasten 1

Wie der Name schon sagt, ist der Service der Deutschen Post eher eine Ergänzung als ein tatsächlicher Ersatz. Die physische Post wird auch weiterhin zugestellt, allerdings gesammelt am Ende der Vertragslaufzeit bzw. eines jeden Monats.

Der E-Postscan kann online beauftragt werden, allerdings ist zur Verifizierung von Identität und Adresse das Post-Ident-Verfahren unumgänglich. So ist der Service frühestens nach einer Woche genutzt werden kann. 

Erst ab der (bereits digitalen) Zustellung der Auftragsbestätigung wird die Post an ein Digitalisierungszentrum weitergeleitet und alles Scannbare digitalisiert und als E-Post zur Verfügung gestellt.

Der Service steht auf 7 Tage bis einen Monat befristet oder unbefristet zur Verfügung und kostet monatlich 24,99 €. Die digitalisierten Briefe werden an jedem Werktag an die E-Postadresse zugesendet.

Fakten im Überblick: 

  • Anmeldung mit Post-Ident-Verfahren
  • Scannt Post und stell diese Online zur Verfügung
  • Kostet monatlich 24,99 €

Digitalkasten ist nun teil von Caya

Privatkunden Digitalkasten digitaler Briefkasten 1

Das erst 2017 gegründete Startup gibt es bereits nicht mehr. Das Geschäft lief gut und als aufstrebender Anbieter wurde Digitalkasten somit von Konkurrent Caya übernommen. Seit Februar 2019 wurde der Service bei Digitalkasten komplett eingestellt und alle Postadresse vom neuen Anbieter übernommen. 

Mit Caya die Post online empfangen

CAYA Digitaler Briefkasten   Digital Affin 1

Bei Caya (*Gutschein-Code: 20% für 3 Monate sichern mit "DIGITALAFFIN20") kannst du dich bereits nach erfolgter Anmeldung zurücklehnen, denn dieser Dienstleister übernimmt sogar das Erstellen eines Nachsendeauftrages für dich. Außerdem ist das Archivieren der Originalpost kostenlos, zumindest für einen gewissen Zeitraum.

Bei den Tarifen wird zwischen Privatkunden und Geschäftskunden unterschieden.  

Privatkunden bei Caya

CAYA bietet für Privatkunden 3 Tarife an: Jeder findet hier das Richtige, vom digitalen Minimalisten bis zur Familie mit 5 Empfängern. Der Preis für das Jahresabo beginnt dabei schon ab 3,99 € pro Monat für den Minimalist-Tarif und steigert sich auf 9,99 € beim Single- und 24,99 € Family-Tarif, in denen eine quartalsweise Sammelsendung enthalten ist. Alle Tarife enthalten eine Scan-Flatrate, du brauchst dir also keine Sorgen machen, dass deine Post nicht bei dir ankommt.

Mit Abschluss einer der Tarife kommt für den Nachsendeauftrag ein einmaliger Selbstkostenanteil hinzu.

Geschäftskunden bei Caya

Unternehmen können ihren Tarif nach Mege an Scans auswählen. Zur Auswahl gibt es Business, Business+ und Enterprise. Beim geringsten sind 25 Briefe inklusive, beim mittleren 100 Briefe und darüber hinaus kann die Zahl individuell festgelegt werden. Caya gibt auch einen Richtwert für die Größe der Unternehmen nach Mitarbeitern an, um die Auswahl des Tarifs einfacher zu gestalten.  

Der Preis beginnt bei 9,99 € und richtet sich beim Enterprise-Tarif nach den individuellen Vereinbarungen.

Egal für welchen Tarif du dich entscheidest, bei Caya können Dokumente mit Tags klassifiziert werden und die smarte Volltextsuche erleichtert das Auffinden von bestimmten Inhalten. Per Smarphone oder Desktop hast du Zugriff im Browser und als App. 

Fakten im Überblick: 

  • Nachsendeauftrag wird von Caya eingerichet
  • Flatrate mit Kosten ab 3,99 € bzw 9,99 € für Privat oder Geschäftlich
  • Dokumente können per Tag und Volltextsuche gefunden werden, in Ordner organisiert und jeder Zeit als PDF heruntergeladen werden

Hinweis zur Caya & N26 Aktion

caya n26 aktion voucher code

Seit kurzem gibt es eine exklusive Aktion für alle N26-Kunden, die sich für einen Digitalen Briefkasten interessieren. Gemeinsam mit Caya kann der Prozess die Briefe scannen und digital zustellen zu lassen komplett kostenlos getestet werden. 

Mit der Aktion entfallen dann die Kosten für den Nachsendeauftrag für 1 Jahr und die ersten drei Monate im Tarif Minimalist sind ebenfalls gratis. 

Hier geht es zur Caya-Anmeldung für N26 Kunden. Der passende N26 Voucher Code wurde allen Kunden in der App zugesandt.  

Solltest du noch kein N26 Kunde sein, dann kannst du dir das Konto hier zunächst einrichten bzw. über meine Erfahrungen mit dem N26 Konto mehr lesen. 

Dropscan macht Schluss mit Papierkram

Scanservice in der Cloud Briefpost Dokumente Belege und Papierunterlagen digitalisieren Dropscan 1

Gleich nach dem Registrieren kann es losgehen: Dropscan schickt dir umgehend einen Scan vom Umschlag eines jeden eingehenden Briefes per E-Mail – und du entscheidest, was damit passiert: 

  • Öffnen und scannen
  • Nach Hause schicken lassen
  • Archivieren 
  • Gleich vernichten

Dropscan digitalisiert nicht nur die Post, die an die eigens erstellte Adresse geschickt oder per Nachsendeauftrag weitergeleitet wird, sondern bei Bedarf auch alle anderen Dokumente, die du hinschickst. Das ist ein toller Service, falls sich im Büro mal wieder zu hohe Papierstapel türmen. Die ersten 5 Seiten sind gratis, für jede weitere wird abhängig von der Größe 0,10-0,20 € abgerechnet.

Im Fokus stehen aufgrund der Integrationen und Workflows die Geschäftskunden, aber auch für Privat hat Dropscan was zu bieten. 

Pay-as-you-go für daheim

Briefe empfangen ist bei Dropscan unbegrenzt. Für Privatkunden gibt es den günstigen Pay-as-you-go-Tarif für 12,90 € im Monat. Daneben stehen zwei Flatrate-Modelle zur Auswahl, die zwar etwas mehr kosten, bei denen dafür aber auch einige Scans und Sammelsendungen inklusive sind, die beim ersten Tarif individuell abgerechnet werden. 

Die Auswahl des Tarifs richtet sich hierbei danach, wie viel Post du normalerweise empfängst und wie lange diese archiviert werden soll. 

Optimiere deine Workflows im Unternehmen

Bei den Tarifen für Geschäftskunden ist das Schema ähnlich. Der günstigste als Pay-as-you-go ab 10 €/Monat, alle weiteren als Flatrate. Briefumschläge werden zunächst gescannt, um flexibel zu entscheiden, was benötigt wird. 

Unterstützend für Unternehmen sind die Integrationen. Auf diese Weise lassen sich Dropbox, Evernote, Google Drive, Fastbill und Co anschließend und Briefe sich automatisiert ablegen. Diese Automatisierungen verschaffen Zeitersparnis und Gewissheit. 

Fakten im Überblick:

  • Scannen und Übermitteln der Umschläge
  • Freie Entscheidung über Öffnung
  • Integrationen für automatisierte Workflows
  • Kostet 12,90 € im Pay-as-you-go-Tarif
  • Geschäftskunden zahlen ab 10 €/Monat

Mit Clevver.io internationalisieren

Digitaler Briefkasten clevver io 1

Ein weiterer Player auf dem Markt der Digitalen Briefkästen ist clevver.io. Der Service kommt aus Deutschland und hat sich zunächst auf Virtuelle Büros spezialisiert. Diese werden rund um die Welt angeboten. Clevver.io richtet sich demnach mehr an die Geschäftskunden am Markt. 

ClevverMail nennt sich der Service, mit welchem Postdigitalisierung möglich wird. Eingerichtet ist die virtuelle Postbox ganz schnell. Dabei kann als Besonderheit ein internationaler Standort als Adresse ausgewählt werden. 

Die Post wird daraufhin digitalisiert und als mit OCR im PDF-Format zur Verfügung gestellt. Damit lässt sich auch im Dokument suchen. Alle Schritte werden nach datenschutzkonformen Richtlinien durchgeführt. 

Clevver hat für Unternehmen günstige Starttarife

Die Preise für das Empfangen digitaler Post sind bei Clevver.io je nach Stadt unterschiedlich. Du kannst demnach wählen, wo dein virtuelles Büro eingerichtet werden soll. Zudem gibt es drei unterschiedliche Tarif-Modelle (Lite, Standart, Professional). Bei 5,45 €/Monat geht es beispielsweise in Frankfurt, München oder Berlin los. Vorsicht allerdings vor versteckten Kosten.

Fakten im Überblick:

  • Einrichten einer virtuellen Geschäftsadresse
  • Mobile App für Benachrichtigungen
  • Sehr günstige Starttarife

BULLET hat den Dienst eingestellt

BULLET Ihr papierloses Buero Digitaler Briefkasten 1

Geschäftspost muss ab sofort mit BULLET nicht mehr aus dem Briefkasten geholt werden... Das war zumindest für eine kurze Zeit so. 

Der Anbieter BULLET hat zum 4.4.2019 seinen Dienst eingestellt. Die Digitalisierung des deutschen Mittelstand ist doch ein größeres Projekt, dem sie sich derzeit nicht gewachsen sehen. 

Als BULLET Alternative empfiehlt der Anbieter selbst Dropscan, da sie einen Deal für aktive Mitglieder geschlossen haben. In dem Fall, dass du deinen Digitalen Briefkasten von BULLET zu Dropscan wechseln möchtest, werden die Kosten für die Einrichtung eines erneuten Nachsendeauftrags durch Dropscan erstattet. 

Weitere Alternativen für das digitale Empfangen von Briefpost sind hier im Blog-Artikel aufgelistet.  

REISSWOLF & dogado digitalisiert deine Tagespost

Digitaler Posteingang von REISSWOLF und dogado Ihr online Briefkasten 1

REISSWOLF & dogado hat sich auf die Digitalisierung deiner Tagespost spezialisiert und setzt sich damit für das papierlose Büro ein. Die Post wird jeden Tag zur Scan-Zentrale umgeleitet, eingescannt und dir auf der Web-App angezeigt. 

Insgesamt werden drei Tarife angeboten. Die günstigste Variante ist EASYPOST 15 mit 9,99€ monatlich pro 15 Sendungen und geht bis EASYPOST 100 hoch bis zu 59,99€ monatlich inklusive 100 Sendungen. 

Du merkst, die Tarife sind abgestimmt nach der Anzahl der empfangenen Briefe. Wenn du jedoch mal zu viele Sendungen bekommst, werden diese einfach mit einem einzel Betrag zusätzlich berechnet.

Ein Vorteil der digitalisierten Tagespost ist nicht nur, dass du sie von unterwegs digital ansehen kannst, sondern auch, dass du im Web-Viewer immer Zugriff auf alle Briefe, die schon eingescannt wurden, hast. Das spart nicht nur Ressourcen Platz, sonder auch viel Zeit, da du die Briefe jederzeit per Suche gezielt aufrufen kannst. 

Falls du deine Post aber auch noch in physischer Form haben möchtest, kannst du die Zusendung extra anfordern. Ebenso werden die Originaldokumente 10 Jahre lang archiviert und danach vernichtet. 

Alle Fakten auf einen Blick:

  • Tagespost jeden Tag verfügbar in der Web-App
  • 10 Jahre lange Archivierung der Sendungen
  • Basis-Version für 9,99€ monatlich

Fazit: Welcher Anbieter ist für dich der richtige?

Ein digitaler Briefkasten bzw. digitale Postkästen sind ideal für Leute, die viel reisen und den Papierwust ein wenig eindämmen wollen. Digitale Nomaden oder Unternehmer, die vom papierlosen Büro träumen sind die passende Zielgruppe. Welcher Anbieter der richtige ist, muss wohl jeder für sich entscheiden. 

Während der E-Postscan wohl eher von Urlaubern in Anspruch genommen wird, hat jeder der anderen Anbieter seinen Vorteil. 

  • Digitalkasten wurde von Caya übernommen und eingestellt
  • Caya überzeugt durch eine Flatrate und die App, in der die Post so aufbereitet wird, als ob es E-Mails wären (*Gutschein-Code: 20% sichern mit "DIGITALAFFIN20")
  • Dropscan durch Flexibilität dem Vorabscannen der Umschläge und durch Integrationen zur Automatisierung von Workflows
  • clevver.io steht für Internationalisierung
  • Bullet hat seinen Dienst eingestellt
  • REISSWOLF & dogado durch die tägliche Digitalisierung deiner Post, damit du im papierlosen Büro immer auf dem neuesten Stand bist

Welche Funktion ist dir besonders wichtig? Welche Erfahrungen hast du bereits gemacht? Und auf was achtest du besonders? Schreib es mir in die Kommentare! 

60 Kommentare

  • Hallo Jan,
    leider habe ich da mit Caya ganz andere Erfahrung gemacht. Die Post kommt leider nur teilweise und sehr unzuverlässig an.
    Briefe landen entweder nach wie vor im Briefkasten oder verschwinden komplett! Woran das liegt kann ich nicht nachvollziehen – entweder funktioniert der Nachsendeauftrag der DHL nicht oder Caya kriegt das nicht auf Reihe!
    Es geht um Briefe die durch DHL zugestellt werden. Auch mehrfache Beschwerden helfen nicht weiter.
  • Hey Thomas,

    danke für das Teilen deiner Erfahrungen zu Caya. Das ist mega ärgerlich, wenn etwas nicht funktioniert. Was stand denn auf den Briefen drauf? Gab es einen Zusatz? Wenn es Abweichungen vom Namen und dem Nachsendeauftrag gibt, kann es vorkommen, dass der Brief nicht umgeleitet wird.
    Ich würde mal beim Caya Support nachfragen, die müssten das doch irgendwie nachvollziehen können.

    Viele Grüße und alles Gute
    Jan
  • Hallo Jan,
    habe mich dank deines Artikels und der N26 Aktion bei CAYA zum Test angemeldet.

    Mein Coupon Code hat schon 2-mal funktioniert ggf. kann Ihn hier noch jemand gebrauchen n26j8gsf0c29k.

    Viel Spaß mit dem Code.
    Gruß Joachim
  • Hey Joachim,

    danke für dein Feedback. Freut mich, dass der Artikel dir alle Fragen zum Digitalen Briefkasten beantworten konnte und du das Konzept jetzt nutzt.

    Viel Erfolg
    Grüße
    Jan
  • Habe mich dank diesem tollen Blog für caya entschieden. Hatte zuerst Probleme bei der Anmeldung, welche ich via huawei Handy versuchte. Die Emailadresse wurde als ungültig gemeldet, nach freundlicher Rückmeldung von caya habe ich es vom Laptop versucht und es ging alles problemlos. Die erste Post ist mittlerweile da und ich bin echt begeistert, mein Auslandsaufenthalt kann nun beginnen. Danke
  • Hey Tamara,

    vielen lieben Dank für dein Teilen deiner positiven und negativen Erfahrungen mit Caya. Freut mich, dass es jetzt alles klappt und du deine Reise beginnen kannst.

    Hab eine schöne Zeit und viele Grüße
    Jan
  • Ich bin jetzt bei getcaya = an sich sehr zufrieden. Aber hin und wieder landen Briefe nicht bei Getcaya sondern immer noch im meinem Briefkasten.
  • Hey Arkadius,

    danke für deinen Kommentar. Ich habe für dich ein paar Recherchen angestellt und einmal nachgefragt bei Caya. Mir wurde dabei gesagt, die fehlerhafte Zustellung eines Briefes kann folgende Ursachen haben:

    a) der Name weicht von dem im Nachsendeauftrag ab (Zweitname, Schreibweisen etc)
    b) die Post wird von einem anderen Zusteller als der Deutschen Post oder Pin Mail zugestellt
    c) es gibt einen Fehler bei der Deutschen Post, in dem Fall
    c.1) bitte den Info Aufkleber bzgl. Nachsendeauftrag am Briefkasten anbringen (den kriegt jeder Kunde bei Buchung zugeschickt)
    c.2) Caya Bescheid sagen oder einfach direkt bei der Deutschen Post anrufen und reklamieren (https://www.dhl.de/content/dpks/de/themenauswahl/kundenservice-formulare/f13.html oder 0228 4333112)

    Bezüglich der anderen Post-Zusteller, kannst du dir auch mal das hier anschauen: https://faq.getcaya.com/hc/de/articles/115000998131

    Hoffe das hilft dir weiter.

    Viele Grüße
    Jan
  • Sehr guter Artikel zu einem wichtigen Thema, danke. Ich bin seit etwa einem Jahr Kunde bei Dropscan und finde den Service bislang ziemlich klasse. Der Vorschau-Scan des Umschlags ist Gold wert, dann kann ich entscheiden, ob geöffnet (gescannt), zum Zeitpunkt X weitergeleitet (an Adresse nach Wunsch, in Sammelsendung, gegen Postgebühr) oder gleich vernichtet werden soll. Läuft alles schnell und zuverlässig.
  • Hey Heinz-Günter,

    vielen lieben Dank für deine dropscan Erfahrung! Kannst du in etwa sagen, wie lang es dauert, bis dir ein Brief digital zugestellt wird? Die Frage hatten wir nämlich hier letztens.

    Gruß
    Jan
  • Hallo Jan, das dauert bei Dropscan nicht lange, ich würde sagen sofort nach Eingang über die Postweiterleitung an Dropscan, also 2 Tage insgesamt.
  • Hey Heinz-Günter,

    klasse, danke für deine Erfahrungen zu Dropscan.
    Das geht ja echt fix mit der digitalen Post. :-)

    Liebe Grüße
    Jan
  • Hallo Jan,
    vielen Dank für Deine Recherche und fürs teilen!
    Wir sind eine 3 köpfige Familie und wollen für 2 Jahre ins Ausland.
    wir bekommen nicht wahnsinnig viel Post - Bank, Finanzamt und privates. Alles unnötige ist abbestellt. Was empfiehlst Du denn spontan?
    Herzlichen Dank für Deine Arbeit und eine Antwort
    Alles Gute
  • Hey Udo,

    danke für deinen Kommentar.

    Spontan würde ich da zum Family Tarif von Caya raten. Da habt ihr alle Personen in einem Briefpaket drin. Außerdem bekommt ihr die Post dann auch als Sammel-Sendung zugeschickt. Wenn das nicht gewünscht bzw. notwendig ist, wäre auch 3 mal der Tarif Minimalist eine Option. :-)

    Hoffe das hilft euch weiter.

    Grüße
    Jan
  • Hallo Jan, vielen Dank für deinen hilfreichen Überblicksartikel zu den digitalen Briefkästen! Kennst du irgendwelche Erfahrungswerte zur Geschwindigkeit der Zustellung (Anbieter im Vergleich), also die Zeitspanne zwischen dem Versand des Briefes und der Bereitstellung des Scan? Insbesondere frage ich mich, ob e-post schneller ist, da DHL sozusagen „an der Quelle“ sitzt oder ob eben die Weiterleitung zum Scanzentrum bei allen gleich lang dauert? Vielen herzlichen Dank im Voraus für Deine Antwort! Herzliche Grüße Chris
  • Hey Chris,

    danke für deinen Kommentar. Spannende Frage, leider habe ich hier keine Werte zum Vergleich. Ich könnte mir allerdings vorstellen, dass die Zeiten gleich sind, da die Briefe alle zu einem Scan-Zentrum gebracht werden müssen. Ich schätze mal, auch bei der Post selbst.

    Liebe Grüße
    Jan
  • Hi Jan, sehr gute Übersicht. Das Thema finde ich extrem spannend, weil es mich total nervt den Mist selbst zu machen und nach einer Lösung gesucht habe. Bin direkt auf Caya gestoßen und dachte mir, recherchier nochmal und dann bin auf Deinen Artikel gestoßen. ich möchte privat u. geschäftlich verbinden, da es bei mir unter einer Adresse läuft und habe bei caya bereits eine Anfrage gestellt, was die beste Möglichkeit in dem Fall ist. Firmen und Privatname ähneln sich bzw. sind identisch. Wahrscheinlich muss man trotzdem zwei Accounts anlegen. Was meinst Du? Danke Heinz Bosbach
  • Hey Heinz,

    vielen Dank für das Kompliment. Freut mich echt, dass mein Blog dir bei deiner Recherche nach einem neuen digitalen Postservice weitergeholfen hat.
    Der Punkt mit zwei Accounts ist nicht ganz einfach. Wenn du Einzelunternehmer bist und dein Name auch dein Unternehmensname ist, dann bräuchte man ja fast nur einen. Ich weiß nur leider nicht, wie es mit nem Zusatz an deinen Namen ist.

    Ich hab mich aus diesem Grund mal bei Caya schlau gemacht, wie die das sehen.
    Als Antwort gab es folgendes:

    "Als Einzelunternehmer, welcher seine Geschäfte auch unter seinem eigenen Namen führt, empfiehlt es sich glatt einen Privaten Account zu buchen und dort auch einen privaten Nachsendeauftrag bei der Deutschen Post zu stellen. Auch wenn es von der Post explizit geschäftliche Nachsendeaufträge gibt, haben wir die Erfahrung gemacht, dass die "korrekte" Einrichtung hier zu erheblichen Problemen führen kann, weswegen wir die private Variante empfehlen.

    Etwas anders sieht es aus, wenn zu dem eigenen Namen noch ein Brand-Name dazu kommt. In diesem Fall ist es am schlausten sowohl einen privaten Nachsendeauftrag auf den eigenen Namen und einen geschäftlichen Auftrag auf den Brand-Namen zu stellen, auch wenn beides an die gleiche Adresse geht. Hierfür eignen sich unsere Geschäftskundentarife, in welchen man in einem Account sowohl seine geschäftliche als auch private Post verwalten kann."

    Ich hoffe das hilft dir weiter!
    Viele Grüße
    Jan
  • Hi Chris, seit ca. 2 Monaten bin ich Nutzer von Caya. Und von dieser Firma kann ich absolut nichts Negatives behaupten. Die Scans werden offensichtlich am Tag des Posteinganges in Berlin eingescannt und ich bekomme i. d. R. nachmittags eine Nachricht über neu eingegangene digitalisierte Post (meistens Rechnungen). Ich bin mit Caya in höchstem Maße zufrieden!!!
  • Hey Peter,

    danke für deine Erfahrungen zu Caya. Das hilft an dieser Stelle auf jeden Fall weiter!

    Liebe Grüße
    Jan
  • Schöner Beitrag, hilft weiter!
    Ich persönlich habe gute Erfahrungen mit dem digitalen Posteingang von dogado gemacht. www.dogado.de/reisswolf-digitaler-posteingang/

    Das Produkt selbst ist von REISSWOLF und dogado ist der Vertriebspartner. Vermutlich aber eher geeignet für Unternehmen. Zertifizierte, rechts-und datenschutzkonforme Prozesse , bin sehr zufrieden!

    Gruß
    Peter
  • Hey Peter,

    danke für deine Erfahrung zu dogado. Hatte von dem Anbieter bisher nichts gehört. Werden wir uns genauer ansehen und mit in unseren Artikel über die Briefkästen aufnehmen.

    Besten Dank also fürs Bescheid geben!

    Viele Grüße
    Jan
  • Thanks for a great article Jan! Very helpful to understand the options of digital mailbox providers in Germany!
  • Hey Linus,

    thanks for your feedback!

    All the best
    Jan
  • Hallo Jan,
    nachdem ich jetzt erste Erfahrungern mit Caya machen konnte, stelle ich jedoch einen gravierenden Nachteil fest: Durch die eingerichte Postnachsendung nach Berlin werden auch sämtliche Warensendungen dorthin "umgeleitet". Eine bestellte BluRay bringt dort aber nichts. Ebenso wie andere Warensendungen, die braucht man schon rein phsikalisch in den Händen. Hast Du dafür auch eine Lösung zu bieten?
  • Hey Peter,

    danke für deine Erfahrung mit Caya. Das ist echt ärgerlich mit der BluRay und tatsächlich ein Nachteil am digitalen Briefkasten. Damit du an die BluRay kommst kannst du Sie als Sofortanforderung zum Preis von 2,50 Euro zzgl. Porto anfordern. Diese wird dann von Caya innerhalb eines Tages versendet, so viel ich weiß.

    Ein Lösungsansatz, um sowas zukünftig zu verhindern wäre folgender:
    Du könntest eine abweichende Adresse für den Empfang nutzen, zum Beispiel die Adresse deiner Arbeit oder einen Kunstnamen z.B. Peter Hubert + deine normale Adresse. Dafür müsste dann nur auch der Name "Peter Hubert" an deinem Briefkasten ergänzt werden.

    Hoffe das hilft dir weiter.

    Grüße
    Jan
  • Hi Jan,
    deiner Aufforderung folgend hier noch meine Fragen als ehemaliger Digitalkasten User:
    Ich betreue ein Portfolio von sechs Immobilien-Gesellschaften. Die Post wird an mein
    Postfach gesendet. Adressiert wird wie folgt:
    Gesellschaft XY
    c/o A. Engbrocks
    Postfach
    Stadt

    Die Post soll an den Digitalen Briefkasten weitergeleitet werden, sodass ich die Post von unterwegs (Wohnmobil mit Router u. MAC) bearbeiten kann.

    Welchen Provider würdest du mir empfehlen?

    Beste Grüße,
    Art
  • Hallo Artur,

    danke für deine Anfrage. Auf der Suche nach einem neuen digitalen Service für deinen Briefkasten helfe ich dir gern weiter.
    Mit Caya und Dropscan hab ich so jetzt die besten Erfahrungen gehört. Daher sind das meine Empfehlungen. Kommt am Ende auf deine individuelle Präferenz an. Beide haben so ihre Spezialisierung.

    Dropscan hat hierbei die Integrationen für Geschäftskunden aufm Schirm, damit die Prozesse möglichst einfach sind.

    Caya hat würde ich sagen das bessere Gesamtangebot.

    Hoffe das hilft dir weiter!
    Viel Erfolg weiterhin und beste Grüße
    Jan
  • Hallo zusammen! Netter Artikel aber ein Fehler hat sich eingeschlichen: Du schreibst: Im Familientarif sind bis zu 5 Empfänger enthalten. Der Preis dafür liegt bei 19 € pro Jahr.

    Korrekt: 19,- Euro pro Monat bei Jahreszahlung.

    Gruß

    W. Wolff
  • Hey W. Wolff,

    vielen Dank für den Hinweis. Es ist richtig, es ist der monatliche Beitrag, der durch eine Jahreszahlung entsteht. Habe die Information angepasst.

    Schöne Grüße
    Jan
  • Hallo Jan,

    ich wuerde gerne espost scan nutzen. Ich bin auch bereits bei epost registriert. Wir sind zu zweit im Haushalt. Gilt der Preis von 24,99 pro Person oder fuer den gesamten Haushalt und muss sich auch noch meine Frau zusaetzlich identifizieren lassen damit die Post fuer uns beide gescannt wird
  • Hey Georg,

    danke für deine Frage. Ich habe nochmals recherchiert und würde sagen, dass es beim Epost Scan für jede Person eine Anmeldung benötigt.

    Das ist anders bei Caya zum Beispiel, wo du im Familien-Tarif dann bis zu 5 Empfänger angeben kannst. Dabei sind die kosten sogar nochmals niedriger.

    Ich habe allerdings sicherheitshalber nochmal bei EPost Scan angefragt, ob ein 2 Personen Haushalt für das digitale Briefkasten Angebot in Frage kommt oder wie das behandelt wird.

    Werde die Antwort hier posten.

    Grüße
    Jan
  • Hey Georg,

    ich habe nun endlich eine Antwort von epost bekommen. Leider braucht ihr tatsächlich zwei Anmeldungen, für jeden Bewohner im Haus. Hier die Nachricht:

    "Sehr geehrter Herr Schulze-Siebert,

    vielen Dank für Ihre Nachricht und Ihr Interesse an E-POSTSCAN.

    Das Produkt E-POSTSCAN gilt immer nur für den jeweiligen Auftraggeber, der sich bei uns registriert und seine Adressdaten mit einer von uns zugesendeten AdressTAN verifiziert hat. Nur die Sendungen, die mit Ihren Auftragsdaten übereinstimmen, dürfen wir verarbeiten und Ihnen digital zustellen.

    Sendungen an Bewohner Ihres Haushaltes, die keinen separaten E-POSTSCAN Auftrag haben, werden weiterhin unter der jeweiligen Hausanschrift zugestellt.

    Wir freuen uns, wenn wir Ihnen mit diesen Informationen helfen konnten. Haben Sie noch weitere Fragen? Dann besuchen Sie uns auch online.

    Beste Grüße
    Ihr Kundenservice E-POST"

    Hoffe das hilft dir bei deiner Entscheidung für einen digitalen Briefkasten nochmal weiter.
    Viele Grüße
    Jan
  • Hallo Jan,
    wir (meine Ehefrau und ich) beabsichtigen unsere Wohnung in Wuppertal komplett aufzugeben und in Zukunft als digitaler Nomade nur noch mobil im Wohnmobil zu leben. Ist dazu Caya geeignet?
    Wir müssen dazu den Empfang von Rentenbescheiden und Post von Behörden, Versicherungen usw. sicherstellen!
  • Hey Peter,

    wow, tolle Entscheidung und ich wünsche euch eine super Zeit im Wohnmobil.
    Ich würde sagen, Caya kann euch hierbei als Postadresse behilflich sein. Du bekommst bei einem solchen Digitalen Briefkasten ja eine eigene Adresse, quasi ein Postfach, an die du deine Post dann schicken lassen kannst.

    Grüße
    Jan
  • Hey Marc,

    das ist ein guter Hinweis.
    Sofern diese Möglichkeit bei Anbietern zur Verfügung steht, würde ich das auch auswählen. Geht ja zudem auch schneller und erspart den Schritt mit dem digitalen Briefkasten.

    LG
    Jan
  • Hey Jan,
    mittlerweile habe ich meine Frau und mich bei Caya angemeldet und die ersten Briefe sind dort mittlerweile eingescannt und mir elektronisch zugestellt worden. Deshalb vielen Dank für Deine Tipps und die Antwort vom 24.03.2019.
    Caya ist für unsere Zwecke in der Minimalist-Version bereits hervorragend geeignet und mit 2,99 €/ Monat (=5,98/ Monat für meine Ehefrau und mich) bereits bestens geeignet. Selbst die Postnachsendung (über Caya beauftragt) läuft bereits. Perfekter geht es für unsere Zwecke nicht!!!
  • Hey Peter,

    ja klasse! Es freut mich wirklich, dass es bei euch so gut klappt und ihr durch meinen Artikel den richtigen Briefkasten für eure digitale Post gefunden habt.

    Viele Grüße
    Jan
  • Wir haben 2 Wohnsitze und wollen vermeiden, Post zu verpassen oder überquellende Briefkästen und unnütze Beschäftigung von hilfreichen Nachbarn zu verursachen. Dafür war Dein Artikel sehr hilfreich.
  • Hey Cornelia,

    das freut mich sehr zu hören!

    Liebe Grüße
    Jan
  • Ich bekomme hauptsächlich Post von Behörden, Banken, Versicherungen. Dort steht meist "Nicht nachsenden" drauf. Heißt das, dass die Briefe auch nicht bei CAYA und Co ankommen würde, weil dort ein Nachsendeauftrag genutzt wird? Dann bringen mir die Dienst ja nichts oder?
  • Hey Chris,

    habe mich für dich einmal schlau gemacht. Dieses "Nicht nachsenden" auf Briefen ist etwas veraltet. Zum Teil kennen das einige Postzusteller gar nicht, bei der deutschen Post muss das extra noch aktiviert werden. Deine Post sollte also auch bei Einschreiben, Banken, Gerichten, Versicherungen und Co bei dir ankommen.

    Alternativ hast du die Möglichkeit, dass du bei Behörden, Banken und Co deine neue Postbox-Adresse angibst. Mit dieser wird die Post dann direkt zu beispielsweise Caya geschickt.

    Hier packe ich dir nochmal die original Antwort von Caya drunter:
    "...nach unserer Erfahrung stimmt dies nur beschränkt. Die Deutsche Post hat die Vorausverfügungen (z.B. "nicht nachsenden") in das Produkt Premiumaddress integriert. Die meisten Behörden nutzen dieses Produkt nicht oder haben gänzlich auf alternative Postzusteller umgestellt (beispielsweise PIN Mail). Diese kennen das Prinzip der Vorausverfügung oftmals gar nicht. Zwar schreiben nach wie vor viele Versender diese Vorausverfügung auf den Brief, dies hat aber keinen Einfluss auf die Zustellung. Soweit wir das auf Basis von hunderttausenden Briefen beurteilen können erhalten wir Post von Behörden, Gerichten, Versicherungen oder Banken auch in Form von Einschreiben inklusive Empfangsbestätigung etc. ohne Probleme bei uns an. Wer auf Nummer sicher gehen möchte kann seine persönliche CAYA-Postbox-Adresse auch direkt an Banken und Co als Korrespondenzadresse geben, so dass diese Post direkt an uns schicken."

    Hoffe das hilft dir weiter.
    Beste Grüße
    Jan

  • Danke! Ich teste mal CAYA für 3 Monate :-)
  • Hey Chris,

    klasse, ich hoffe du hast dir den Caya Gutschein direkt gesichert! ;-)
    Wenn du mit deinem Testzeitraum durch bist, würde ich mich freuen, wenn du hier ein kurzes Statement schreibst. Wäre toll auch andere Meinungen hier zu hören.

    Viele Grüße
    Jan
  • Ich habe Digitalkasten über ein Jahr privat und für die Firma genutzt. Privat bekomme ich ca. 10 Briefe im Monat, jedoch geschäftlich bis zu 1.000 Stück im Monat. Nach der Einstellung des Services bin ich privat zu Caya gewechselt. Der Service des Wechseln lieg reibungslos, Kompliment. Die neue Optik des Portals bei Caya ist gewöhnungsbedürftig. Hier wird in einer großen Dokumenten Ablage nur mit der Vergabe von Tags sortiert. Es kommt also darauf an, das jeder Tag gleich formuliert wird, damit eine sinnvolle Suche nach Gruppen hinterher möglich ist. Ich hatte bei Digitalkasten Ordnerstrukturen nach Absendern angelegt, das empfand ich als übersichtlicher. Die Voransicht der Dokumente auf dem iPhone geht jetzt auch nur, wenn der Brief heruntergeladen wurde und das störende Menü eingeklappt ist.
    Meine geschäftliche Post lasse ich jetzt direkt im Scanncenter verarbeiten und rufe diese über eine API Schnittstelle auf meinen Server ab. Bei mir wird dann über das Tool „DigiX“ der OCR Text ausgelesen und in die Datenbank geschrieben mit den entsprechenden Verknüpfungen zu allen an dem Brief Beteiligten. Das ist eine super Entlastung der Mitarbeiter, wenn diese die Post nicht mehr anfassen müssen und der Brief als PDF im CRM System hinterlegt ist mit Link zum Absender, Empfänger, Projekt und bei Rechnungen auch mit Auswertung der Rechnungsdaten. Mein Ziel 2019 - Postlauf vollautomatisch!
    Fehlt nur noch jemand der die Antworten schreibt.
  • Hey Marco,

    wow, danke für die ausführliche Beschreibung. Tolles Ziel mit der Voll-Automatisierung.
    Was ist das denn für ein Scanncenter, den du für deine geschäftliche Post verwendest? 1.000 Briefe im Monat ist natürlich eine große Anzahl. Klasse, dass der Prozess für dich dann so bereits gut läuft.

    Bzgl. Caya und Digitalkasten.. vielleicht nehmen sie ja durch die Übernahme die wichtigen und guten Design-Elemente und Funktionen auch in Caya auf. :-)

    Grüße
    Jan
  • Hallo Jan,

    klasse Dein Artikel! Aber funktioniert der digitale Briefkasten bei Einschreiben? Da braucht es doch eine Unterschrift zur Empfangsbestätigung.

    Ciao

    Horst
  • Hallo Horst,

    bei Einschreiben ist es so, dass auch diese von einem Digitalen Briefkasten Anbieter geöffnet und digitalisiert werden können. Der Empfang wird also vom digitalen Briefkasten bestätigt. Einzige Ausnahme davon sind Dokumente, die per PostIdent Verfahren verschickt werden.

    Solche Briefe werden dann direkt an dich bzw. deine angegebene Adresse weitergeleitet.

    Hoffe das hilft dir weiter.
    Schöne Grüße
    Jan
  • Hallo Jan

    bin in Santa Monica USA an der Westküste von Los Angeles .
    Digitale Briefkasten und Dropscan stellen Ihren Service ein.
    Meine Frage:
    Wieviele Auftrager kann man bei E-Post beantragen zu einem Preis ?
    Habe auf der Website der Post keinen genauen Details gefunden.

    Gibt eine neue vergleichbare Lösung für 2 Personen für rund 10€ pro Monat bei wenig Post ?

    oder mit variablen Preisen bei höheren Volumen.

    Es wäre schon von Dir zu hören.

    Mit Besten Dank und freundlichen Grüssen

    aus Kalifornien

    Wilm
  • gibt es eine quelle für die Einstellung des Services bzw. bis wann?
  • Hey Wilm,

    danke für deine Nachricht. Das mit der Einstellung der Services ist mir neu. Ich habe eben recherchiert und konnte dazu nichts finden. Werde bei den Anbietern einmal direkt nachfragen. :-)
    Hast du eine Quelle dazu?

    Außerdem bin ich mir nicht sicher, wie du den Service in den USA nutzt. Meinst du für deine deutsche Adresse?

    Um bei E-Post Scan deine Post online empfangen zu können, benötigst du einen Hauptwohnsitz in Deutschland. Außerdem muss dein Wohnort im Portal angegeben und verifiziert worden sein mit einer AdressTAN. Anschließend kostet der Anbieter aktuell 24,99 pro Monat. Eine Einschränkung der Anzahl der Briefe gibt es glaube ich nicht.

    Ein Anbieter, der zu deinen Konditionen passen könnte wäre dann Caya. Die digitalisieren deine Post je nach Empfänger für 9 oder 19 Euro. Für deinen Nachsendeauftrag brauchst du allerdings trotzdem einen Wohnsitz in Deutschland.

    Hoffe ich hab deine Frage richtig verstanden und das hilft dir weiter.
    Grüße
    Jan
  • Hey Marc,

    gute Nachfrage. Mir ist das auch neu, daher recherchiere ich und frage direkt bei den Anbietern einmal nach.

    Viele Grüße
    Jan
  • Hey Wilm,

    ich habe nun herausgefunden, dass es sich bei der Einstellung nur um den Service von Digitalkasten handelt. Digitalkasten gehört jetzt zum Anbieter CAYA. Außerdem wird der Anbieter den Service noch bis zum 31. Januar 2019 betreiben.

    Der Support hat mir folgendes geschrieben: "Leider musste der Service des Digitalkastens aufgrund von mangelnden Investoren eingestellt werden, Herr Wenninger wird Ihnen aber bestimmt gerne weitere Details geben."

    DropScan hat mir dagegen bestätigt, dass sie quick lebendig sind. "Wir sind der einzige Anbieter, der bereits seit Jahren profitabel ist und komplett ohne Gelder von Investoren oder Großkonzernen in der Lage ist nachhaltig und langfristig am Markt zu bestehen."

    Das könnte bei deiner Entscheidung für einen neuen Digitalen Briefkasten wichtig sein.
  • Digital Briefkasten endet am 11.01.2019 seinen Service. Wilm Thustwilm
  • Hey Wilm,

    danke für die Info. Auf der Website hab ich gesehen steht 31.01.2019.

    Grüße Jan
  • Hallöchen, Anna hier. Das ist ein sehr cooler Beitrag, vielen Dank. Ich bin durch Zufall auf deinen Seiten gelandet und träume ja schon lange von einem papierlosen Büro, da es mir Denkressourcen verspricht... Darüber, dass ich auch meinen Briefkasten digitalisieren kann, hab ich ja noch nie nachgedacht! Das is ja mal ne richtig geile Nummer (sry.) Ich weiss nun nur noch nicht, ob Caya oder Dropscan die richtige Wahl für mich ist... wie kann ich das herausfinden? Hast du da noch eine Idee für mich? LG. Anna
  • Hey Anna,

    super cool. Freut mich sehr, dass es dir weiterhilft und danke für dein Feedback.
    Caya und Dropscan haben teils einen anderen Schwerpunkt von den Funktionen. Vllt kannst du daran bereits einen Anbieter für dich bevorzugen.
    Du kannst dich kostenlos anmelden und es testen. Bei Dropscan gibt es dafür eine Demo-Scanbox, mit der du es unverbindlich ausprobieren kannst. Bei Caya hast du 10 Testscans einmalig und kostenlos.

    Du kannst also nichts falsch machen. Einfach ausprobieren :-)

    Liebe Grüße

    Jan
  • Hey Marc,

    klasse! Danke für den Tipp und die Ergänzung.

    Liebe Grüße,
    Jan

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