Was zunächst aufwändig klingt, wird mit der passenden Software ganz einfach. Ich erkläre dir alles, was du über digitales Vertragsmanagement wissen musst.

Was ist Vertragsmanagement?

Das Vertragsmanagement, im englischen Contract Management, beschreibt die Verwaltung von Verträgen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.

Dazu gehören: Vertragliche Verhandlungen, Implementierung von Verträgen und Änderungen aus technischen, terminlichen, personellen oder finanziellen Gründen.

Vertragsmanagement beinhaltet den systematischen Prozess der Erstellung, Überprüfung, Unterzeichnung, Nachverfolgung und Verwaltung von Verträgen während ihres gesamten Lebenszyklus.

Das Ziel: sicherzustellen, dass Verträge ordnungsgemäß erstellt werden, die Bedingungen und Konditionen klar definiert sind und alle Parteien ihre Verpflichtungen erfüllen.

Nicht zuletzt sind auch Fristen und Termine ein wichtiger Teil des Vertragsmanagements - Kündigungen oder Verlängerungen sind insbesondere bei Lieferanten entscheidend.

Warum ist Vertragsmanagement so wichtig?

Ein nachlässiges Vertragsmanagement kann schnell hohe Kosten verursachen. Aber nicht nur deshalb ist die professionelle Vertragsverwaltung so wichtig.

Effiziente Organisation und Verwaltung

Von der Vertragserstellung über den gesamten Vertragslebenszyklus bis hin zur Archivierung - hast du jederzeit den Überblick über deine Verträge, führt das zu einer besseren Transparenz und Kontrolle über deine gesamte Vertragslandschaft.

Minimierung von Risiken

Durch die klare Definition von Bedingungen und Konditionen in Verträgen und die Überwachung von Fristen und Verpflichtungen kann dein Unternehmen potenzielle rechtliche Fallstricke und finanzielle Verluste vermeiden.

Einhaltung von Verträgen

Durch die Überwachung von Vertragsbedingungen und -fristen kannst du sicherstellen, dass alle Parteien ihre Verpflichtungen erfüllen und mögliche Vertragsstrafen oder Streitigkeiten vermeiden.

Verbesserte Zusammenarbeit mit Partnern und Lieferanten

Klare und einheitliche Verträge stärken das Vertrauen und die Beziehung zwischen den Parteien.

So funktioniert Vertragsmanagement - ohne digitale Systeme

Das Vertragsmanagement ist Teilbereich des Projektmanagements und kann im Grunde in zwei Teilbereiche unterteilt werden:

Vertragsverwaltung

Die Vertragsverwaltung besteht aus der Vertragsausführung und dem Vertragsbestand. Sie stellt sicher, dass immer die aktuellsten Versionen der Verträge in der Vertragsdatenbank zur Verfügung stehen und sollte strukturiert und übersichtlich sein.

Alle berechtigten Mitarbeiter sollten jederzeit Zugang zu allen notwendigen Unterlagen haben. Auch Aufgabe der Vertragsverwaltung ist die Kontrolle der Vertragsinformationen und die Prüfung auf Vollständigkeit, ebenso die Archivierung.

Damit neue Verträge geschlossen werden können, sind meist auch noch andere Unterlagen nötig: Das Einscannen und Digitalisieren von für Verträge relevanten Unterlagen ist auch Teil der Vertragsverwaltung.

Vertragscontrolling

Beim Vertragscontrolling geht es hauptsächlich um die Risikobewertung der entstehenden / bestehenden Verträge. Dazu gehört vor allem die Evaluation der potentiellen Vertragspartner.

Die Verantwortlichen können mögliche Risiken schnell identifizieren und wissen, welche neuen Verträge abgeschlossen werden sollten.

Außerdem überwachen sie, welche Vertragsform in der individuellen Situation ideal ist und mit welchen Vertragspartnern neue Verträge geschlossen werden können.

Klar ist: Vertragsmanagement ist ebenso wichtig wie aufwändig - wenn es ohne digitale Systeme manuell gemacht wird. Damit du dein Vertragsmanagement nicht nur effizienter, sondern auch sicherer gestalten kannst, stellen wir dir jetzt die passende Software dazu vor.

Was ist eine Vertragsmanagement-Software?

Eine Vertragsmanagement-Software hilft dir bei der digitalen Verwaltung und Optimierung deiner Verträge mit anderen Unternehmen oder Dienstleistern. Die Software ermöglicht allen beteiligten Abteilungen jederzeit den Zugriff auf alle relevanten Daten und erspart so mühevolle Handarbeit. Grundsätzlich gibt es drei Arten der Contract Management Software.

1. Eine Software zur Dokumentenablage konzentriert sich hauptsächlich darauf, Verträge an einem zentralen Ort zu speichern und zu organisieren. Du kannst Dokumente hochladen, nach ihnen suchen und relevante Informationen extrahieren. Diese Art von Software bietet grundlegende Funktionen wie Versionierung, Metadaten-Verwaltung und möglicherweise eine einfache Zusammenarbeit mit anderen Benutzern.
2. Signatur-Lösungen hingegen ermöglichen es dir, Verträge elektronisch zu unterzeichnen und rechtsgültige Signaturen zu erhalten. Sie bieten Funktionen wie elektronische Signaturen, Verifizierungsmethoden und Sicherheitsoptionen, um die Integrität der unterschriebenen Dokumente zu gewährleisten. Diese Lösungen erleichtern den Unterschriftenprozess, sparen Zeit und reduzieren den Papierverbrauch.
3. CLM (Contract Lifecycle Management) ist ein umfassenderes Tool für Vertragsmanagement. Es deckt den gesamten Lebenszyklus von Verträgen mit ihrem Funktionsumfang ab, von der Erstellung über die Verhandlung und Unterzeichnung bis hin zur Nachverfolgung und Verwaltung. Eine CLM-Software bietet Funktionen wie Vertragsvorlagen, Workflows zur Genehmigung und Unterzeichnung, Fristen- und Erinnerungsmanagement, Compliance-Überwachung, Dokumentenmanagement und Berichterstattung. Sie ermöglicht eine umfassende Vertragskontrolle und -verwaltung, verbessert die Zusammenarbeit zwischen den Parteien und minimiert das Risiko von Vertragsverletzungen.

Was kann eine Vertragsmanagement-Software?

Nicht jede Vertragsmanager-Software bietet die exakt selben Funktionen. Für welchen Anbieter du dich letztlich entscheidest, hängt auch von deinen Anforderungen ab. Im Grunde deckt aber fast jedes Vertragsmanagement-System folgende Funktionen ab.

• Zentrale Vertragsverwaltung: Du kannst all deine Verträge an einem zentralen Ort speichern, organisieren und verwalten. Die Software ermöglicht es dir, Verträge schnell zu finden, Informationen zu durchsuchen und relevante Dokumente abzurufen.
• Vertragserstellung und -vorlagen: Du kannst Verträge mithilfe von vorgefertigten Vorlagen erstellen oder eigene Vorlagen bauen. Das erleichtert den Prozess der Vertragserstellung und stellt sicher, dass wichtige Bestimmungen und Klauseln enthalten sind.
• Workflow-Management: Die Software unterstützt dich bei der Einrichtung und Automatisierung von Workflows für die Überprüfung, Genehmigung und Unterzeichnung von Verträgen. Dadurch kannst du den Prozess beschleunigen und die Zusammenarbeit mit verschiedenen Parteien effizienter gestalten.
• Fristen- und Erinnerungsmanagement: Die Vertragsmanagement-Software hilft dir dabei, wichtige Fristen und Termine im Auge zu behalten. Du kannst automatische Erinnerungen einrichten, um sicherzustellen, dass du keine wichtigen Fristen verpasst oder Verträge rechtzeitig erneuerst oder kündigst.
• Vertragsüberwachung und Compliance: Du kannst Verträge überwachen, um sicherzustellen, dass alle Parteien ihre vertraglichen Verpflichtungen erfüllen. Die Software ermöglicht es dir, Compliance-Regeln festzulegen und automatische Überprüfungen durchzuführen, um mögliche Verstöße zu identifizieren.
• Dokumentenmanagement: Du kannst alle relevanten Dokumente und Anhänge zu Verträgen in der Software speichern. Dies erleichtert die Nachverfolgung von Vertragsänderungen, ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Dokumenten mit anderen Parteien und reduziert das Risiko von Datenverlust oder -beschädigung.
• Berichterstattung und Analyse: Die Vertragsmanagement-Software bietet dir umfassende Berichterstattungsfunktionen, um Einblicke in die Vertragsleistung, -compliance und -kosten zu gewinnen. Du kannst benutzerdefinierte Berichte erstellen und Daten analysieren, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.
• Integration und Zusammenarbeit: Die Software kann nahtlos mit anderen Tools und Systemen in deinem Unternehmen integriert werden, wie z. B. CRM- oder ERP-Systemen. Dadurch wird die Zusammenarbeit und der Informationsaustausch zwischen verschiedenen Abteilungen und Systemen erleichtert.

Die Vorteile einer Management Software für deine Verträge

Mit einer Vertragsmanagement-Software lassen sich deine Unternehmensprozesse nicht nur vereinfachen - gutes Vertragsmanagement generiert Mehrwert.

Die folgenden Vorteile zeigen dir, warum du eine solche Software nutzen solltest.

• Zentrale Speicherung: Durch die zentrale Speicherung aller Daten an einem Ort kannst du schnell auf alle relevanten Dokumente zugreifen und sie nach Bedarf durchsuchen.
• Automatisierte Prozesse: Deine Vertragsmanagement-Software automatisiert zeitraubende Aufgaben. Du kannst Verträge effizient erstellen, überprüfen, unterzeichnen und verwalten. Die Software überwacht Fristen und Erinnerungen automatisch, sodass du keine wichtigen Termine mehr verpasst.
• Bessere Zusammenarbeit: Mit einem professionellen Vertragsmanagement Tool kannst du Dokumente elektronisch freigeben, Feedback einholen und Änderungen verfolgen. Dadurch wird die Kommunikation reibungsloser und Missverständnisse werden minimiert.
• Risikominderung: Du kannst Vertragsbedingungen klar definieren, Verpflichtungen überwachen und sicherstellen, dass alle Parteien diesen auch nachkommen. Durch automatisierte Checks wirst du auf mögliche Risiken oder Verstöße aufmerksam gemacht.
• Berichterstattung und Analyse: Die Vertragsmanagement-Software ermöglicht es dir, umfassende Berichte zu erstellen und Vertragsdaten zu analysieren. Du erhältst Einblicke in die Vertragsleistung, -compliance und -kosten. Diese Informationen unterstützen dich bei fundierten Entscheidungen und helfen dir, das Beste aus deinen Verträgen herauszuholen.
• Einhaltung von Vorschriften: Mit der Software kannst du rechtliche und regulatorische Anforderungen effektiv erfüllen. Du kannst Compliance-Kontrollen einrichten und sicherstellen, dass alle Verträge den geltenden Gesetzen und Richtlinien entsprechen.

LegalTech und Künstliche Intelligenz für deinen Vertrag einsetzen

Vertragsmanagement-Softwares nutzen zunehmend LegalTech und Künstliche Intelligenz (KI), um den Nutzern innovative Lösungen zu bieten und das Vertragsmanagement zu optimieren.

Durch den Einsatz von KI-Algorithmen können diese Softwares Vertragsdokumente automatisch analysieren, um relevante Informationen wie Klauseln, Bedingungen und Fristen herauszulesen.

Das beschleunigt den Prozess der Vertragsüberprüfung und minimiert das Risiko von Fehlern oder Verstößen.

Nutzer können von automatisierten Vertragsvorlagen profitieren, die auf spezifische Anforderungen und Branchenstandards zugeschnitten sind.

Das erleichtert die Erstellung von Verträgen und spart wertvolle Zeit.

Außerdem können KI-gesteuerte Verhandlungstools helfen, den Verhandlungsprozess zu optimieren, indem sie Vorschläge für Änderungen oder alternative Formulierungen unterbreiten.

Diese Tools unterstützen auch bei der Risikobewertung und erleichtern fundierte Entscheidungen.

Darüber hinaus bieten Vertragsmanagement-Softwares fortschrittliche Such- und Analysefunktionen, um Vertragsdaten effizient zu durchsuchen, Leistungskennzahlen zu überwachen und Compliance-Aspekte zu kontrollieren.

Durch den Einsatz von LegalTech und KI können Nutzer ihre Effizienz steigern, die Genauigkeit erhöhen, die Vertragsqualität verbessern und rechtliche Risiken minimieren.

Überblick über die 10 besten Vertragsmanagement Tools

fynk

Mit fynk Verträge für sich arbeiten lassen - und gleichzeitig den Erfolg maximieren. Das gelingt mit einem umfangreichen Layout-Editor, dynamischen Inhalten und Bedingungen, E-Signing, Zusammenarbeit in Echtzeit und zahlreichen Schnittstellen. Dank künstlicher Intelligenz kannst du deinen Contract Lifecycle unterstützen - und so wertvolle Zeit sparen.

Wichtige Funktionen:

• Lebenszyklus von Verträgen automatisieren
• elektronische Signatur
• Vertragsvorlagen
• mit KI Verträge automatisiert prüfen
• DSGVO-konform
• zahlreiche Schnittstellen

Preis: ab 19 € monatlich (14 Tage kostenlos testen). Auch eine kostenfreie Variante ist verfügbar.

Fabasoft Contracts

Einfach schnell Verträge managen - das verspricht Anbieter Fabasoft. Nutzer können aus Datenlocations in Deutschland, Österreich oder der Schweiz wählen und auch mit externen Usern unkompliziert zusammenarbeiten. Der Arbeitsort ist dabei ganz egal - dank mobiler App funktioniert Vertragsmanagement bei Fabasoft von überall aus.

Wichtige Funktionen:

• Verträge erstellen mit Textbausteinen und Klauselbibliothek
• Verträge erfassen per drag-and-drop
• elektronische Signatur
• DSGVO-konform

Preis: kostenlose Testversion, dann 750 Euro pro Monat

Juro

Vertragsmanagement von Anfang bis Ende - mit Anbieter Juro wird das ganz einfach. Nutzer können hier nicht nur Verträge mit wenigen Klicks erstellen, sondern auch überprüfen, verhandeln, unterschreiben, archivieren und kündigen oder verlängern. Alles an einem Ort, alles jederzeit erreichbar.

Wichtige Funktionen:

• automatisierte Vorlagen
• zahlreiche Schnittstellen
• elektronische Signatur

Preis: kostenlose Demoversion

ContractHero

Volle Kontrolle über alle Verträge: ContractHero macht es möglich. Mit der intuitiven Vertragsmanagement-Software kannst du alle Verträge übersichtlich und automatisiert verwalten. Die COR-Funktion ermöglicht es dir, Dokumente schnell und einfach zu scannen und Texte und Daten herauszulesen.

Wichtige Funktionen:

• Fristverwaltung auf Autopilot
• Zugriffsrechte unkompliziert steuern
• elektronische Signatur
• DSGVO-konform

Preis: kostenlose Demoversion, Preise individuell auf Anfrage

Trackado

Vertragsmanagement leicht gemacht - das verspricht Trackado. Der Anbieter ermöglicht nicht nur Vertragsverwaltung jederzeit und von überall aus, Nutzer haben immer den Überblick über Deadlines und finanzielle Bewegungen. Dank der Cloud-Lösung müssen Anwender keine aufwändigen Apps installieren.

Wichtige Funktionen:

• Cloud-Lösung
• Workflows erstellen
• elektronische Signatur
• hoher Sicherheitsstandard

Preis: Kostenlos bei einem User, dann ab 39$ monatlich

INHUBBER

Besonderes Augenmerk auf Sicherheit legt INHUBBER: Eine zuverlässige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, einen Zugang per Zwei-Faktor-Authentifizierung und Hosting auf deutschen Servern. Dazu kommt der Einsatz von künstlicher Intelligenz, automatische Dokumentenanalysen und Terminüberwachungen.

Wichtige Funktionen:

• Cloud-Lösung mit Blockchain-Technologie
• DSGVO-konform
• elektronische Signatur
• hoher Sicherheitsstandard

Preis: kostenlose Demoversion

ContractSafe

Simples und erschwingliches Vertragsmanagement - damit wirbt Anbieter ContractSafe. Ein einfaches Onboarding und die intuitive Bedienung machen Arbeiten mit ContractSafe besonders unkompliziert. Außerdem können Nutzer ihr Abomodell an ihre Unternehmensgröße anpassen - niemand soll etwas bezahlen, das er nicht nutzt.

Wichtige Funktionen:

• intuitive Suchfunktion
• Künstliche Intelligenz
• viele Integrationsmöglichkeiten
• hoher Sicherheitsstandard

Preis: kostenlose Demoversion, dann ab 329 Euro monatlich

DocuSign

Mit DocuSign nicht nur Verträge verwalten, sondern auch nach höchsten Standards unterschreiben - dank cloudbasierten, eIDAS-konformen E-Signaturen. Darüber hinaus arbeitet auch DocuSign mit künstlicher Intelligenz und macht so die Vertragsverwaltung nicht nur schneller, sondern auch weniger riskant.

Wichtige Funktionen:

• DSGVO-konform
• Künstliche Intelligenz
• hoher Sicherheitsstandard
• Vertragsvorlagen

Preis: kostenlose Demoversion, Preis auf Anfrage

otris contract

Risiken minimieren und Prozesse beschleunigen - mit otris contract geht das ganz einfach. Durch individuelle Workflows, einfache Recherche, kontrollierte Fristen und zentrale Vertragsablage haben Nutzer jederzeit den Überblick. Ganz egal, ob "on-premises" oder in der Cloud.

Wichtige Funktionen:

• DSGVO-konform
• intuitive Bedienung
• viele Integrationsmöglichkeiten
• Vertragsvorlagen

Preis: kostenlose Demoversion, Preis auf Anfrage

d.velop

Intelligentes Vertragsmanagement mit d.velop - skalierbar, integrierbar, rechtskonform. Die Cloud-Lösung bietet Nutzern alle Vorteile des digitalen Vertragsmanagements und hilft sogar bei der Anwendung - denn Interessierte können das dazugehörige Webinar besuchen und alles lernen, was sie wissen müssen.

Wichtige Funktionen:

• DSGVO-konform
• schnelle Suchfunktion
• Verträge vergleichen und auswerten
• Fristmanager

Preis: kostenlose Demoversion, Preis auf Anfrage

Fazit: Mit der Vertragsmanagement-Software alle Verträge im Blick

Vertragsmanagement will gewissenhaft erledigt werden - denn Fehler werden schnell teuer. Eine lästige, aber notwendige Aufgabe, die du dir mit der passenden Anwendung erleichtern kannst.

Alle Daten und Dokumente an einem Ort, Verträge zentral gespeichert und Suchfunktionen, die alles Wichtige mit nur wenigen Klicks finden - die passenden Contract Management Tools machen dein Vertragsmanagement nicht nur einfacher, sondern auch sicherer.

Du möchtest mehr Inspiration im Bereich Digitalisierung für Selbstständige und Geschäftsführer? Dann schau gerne in die passende Kategorie auf Digital Affin!

Was darf ein Prokurist unterschreiben?

Was bedeutet ppa? 

Wenn es darum geht, im Unternehmen eine Unterschrift zu leisten, tauchen schnell Fragen zu Vertretungs- und Vollmachtsregelungen im Geschäftsverkehr auf.

Mit einer Unterschriftenregelung sind diese Fragen schnell geklärt. 

Eine solche Regelung lässt sich auch nutzen, wenn du dein Vertragsmanagement digitalisieren willst.

Welche digitalen Tools du brauchst, um Verträge im Unternehmen mit oder ohne Vollmacht rechtswirksam elektronisch zu unterschreiben, erfährst du in diesem Artikel. 

Ich stelle dir außerdem die wichtigsten Fakten zum Thema Unterschriftenregelung vor.

Wer darf Geschäfte für Unternehmen führen und unterschreiben?

Du führst ein Unternehmen oder ein Team? Dann hast du wahrscheinlich alle Hände voll zu tun und trägst große Verantwortung. Du musst Entscheidungen treffen, Geschäfte führen und Verträge unterschreiben.

Je erfolgreicher dein Unternehmen läuft, desto mehr Zeit musst du dafür aufwenden. Damit das Steuern von Geschäften nicht zum Vollzeitjob für dich wird, brauchst du Unterstützung.

Grundsätzlich haben nur gesetzliche Vertreter die Befugnis, wirksame Verträge für ihr Unternehmen abzuschließen. Per Gesetz ist bei einer GmbH der Geschäftsführer gesetzlicher Vertreter, bei der AG ist es der Vorstand. Diese Geschäftsinhaber können aber auch andere gesetzliche Vertreter bestimmen.

Damit klar ist, wer in einem Unternehmen welche Dokumente unterschreiben darf, um rechtsverbindliche Erklärungen abzugeben, nutzt man in der modernen Geschäftswelt die Unterschriftenregelung.

Warum eine Regelung für Unterschriften im Geschäftsverkehr wichtig ist

Grundsätzlich dient eine Unterschrift auf wichtigen Dokumenten dazu, die Identität des Unterzeichnenden zu klären. Damit ist gewährleistet, dass Vereinbarungen wie ein Vertrag rechtswirksam sind.

Mit einer Unterschriftenregelung in deinem Unternehmen verhinderst du, dass Mitarbeitende unbefugt als Unternehmensvertreter handeln.

Vorteile einer Unterschriftenregelung

Eine Unterschriftenregelung erfüllt mehrere Aufgaben. Sie

• legt fest, welche Mitarbeitenden bevollmächtigt sind, rechtsverbindliche Erklärungen im Namen des Unternehmens abzugeben.
• schafft Klarheit über die Vertretungsbefugnisse in Unternehmen.
• gewährleistet einen reibungslosen Geschäftsbetrieb.
• sorgt für Sicherheit bei Geschäften.
• minimiert Haftungsrisiken.

Wer hat Befugnis zur Vertretung? Vollmachtsregelungen im Geschäftsverkehr

Wichtige gesetzliche Grundlagen rund um Vertretungsberechtigungen und Vollmachten finden sich im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und im Handelsgesetzbuch (HGB).

Laut BGB darf eine Vollmacht formlos und mündlich erteilt und flexibel gestaltet werden – besser ist allerdings, die Bevollmächtigung schriftlich festzuhalten. Im HGB finden sich zusätzliche Regelungen für Geschäfte zwischen Kaufleuten.

Die wichtigsten Arten der Vertretung sind die Prokura und die Handlungsvollmacht.

Prokura – gibt Vertretern umfangreiche Befugnisse

Die Prokura ist eine umfangreiche Vertretungsvollmacht. Die bevollmächtigte Person nennt man Prokurist. Sie darf das Unternehmen gegenüber Dritten bei allen Arten von gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen vertreten, die in einem Handelsgewerbe üblich sind.

Je nachdem, ob der Prokurist alleine vertretungsberechtigt ist oder nicht, unterscheidet man zwischen Einzel- und Gesamtprokura:

• Einzelprokura: Jeder Prokurist hat eine alleinige Vertretungsbefugnis.
• Gesamtprokura: Die Vertretungsmacht muss durch mehrere Prokuristen ausgeübt werden.

Du möchtest jemandem in deinem Unternehmen eine Prokura erteilen? Dann gibt es dafür einige Regeln:

• Die Prokura muss ausdrücklich erteilt werden.
• Sie muss im Handelsregister eingetragen werden.
• Die Erteilung der Prokura darf nur durch Geschäftsinhaber erfolgen.

Handlungsvollmacht – Vertretungsbefugnis light

Handlungsbevollmächtigte dürfen alle im Handelsgewerbe üblichen Geschäfte und Rechtshandlungen vornehmen. Einige Handlungen, wie etwa die Aufnahme eines Darlehens, sind mit der Handlungsvollmacht allerdings nicht möglich.

Die Handlungsvollmacht muss nicht in das Handelsregister eingetragen werden. Sie kann mündlich erteilt werden. Es ist jedoch ratsam, sie schriftlich festzuhalten.

Es gibt zwei Fälle, in denen eine Person auch ohne Erteilung der Vollmacht vertretungsberechtigt ist:

1. Duldungsvollmacht: Ein Unternehmen duldet es, dass ein Mitarbeiter ohne Vertretungsbefugnis Dritten gegenüber mehrfach als Bevollmächtigter auftritt. Es handelt sich um eine echte Vollmacht.
2. Anscheinsvollmacht: Ein Mitarbeiter tritt ohne Vollmacht als Vertreter seines Vorgesetzten auf, der dieses Auftreten hätte erkennen und verhindern können. Wenn Dritte davon ausgehen, dass eine Vollmacht vorhanden ist, handelt es sich um eine Anscheinsvollmacht, die nur scheinbar vorliegt und die anders als die Duldungsvollmacht keine echte Vollmacht ist.

Übersicht über wichtige Unterschriftenzusätze und Vollmachten im Geschäftsbrief

Die gesetzlichen Bestimmungen sehen unter anderem vor, dass Vertragspartner, die Dokumente in Vollmacht, in Vertretung oder im Auftrag unterzeichnen, dies mit einem Unterschriftenzusatz kennzeichnen.

Zusatz zur Unterschrift: ppa.

• Bedeutung: per procura
• Erklärung: ppa. stellt einen die Prokura andeutenden Zusatz bei Unterschriften von Prokuristen mit Vertretungsvollmacht dar, die im Handelsregister eingetragen sind.

Zusatz zur Unterschrift: i. V.

• Bedeutung: in Vollmacht, in Vertretung
• Erklärung: Dieser Zusatz zeigt an, dass eine Person mit Handlungsvollmacht unterschreibt.

Zusatz zur Unterschrift: i. A.

• Bedeutung: im Auftrag
• Erklärung: Eine Unterschrift „im Auftrag“ einer anderen Person ist möglich, wenn diese eine Vollmacht erteilt hat. Diese Art der Vollmacht kann für einzelne Unterschriften oder für alle Rechtsgeschäfte gelten.

Tipp: Damit jederzeit klar ist, welche Unterschriftenregelung gilt, solltest du die Eckdaten schriftlich festhalten. Dazu gehören Informationen, wer befugt ist, Unterschriften im Namen des Unternehmens zu leisten und welche Dokumente oder Geschäftsvorfälle die Befugnis betrifft.

Signaturmethoden im Wandel: Von handschriftlich zu digital

Vor der Digitalisierung mussten wichtige Dokumente in zweifacher Ausführung vorliegen und von Hand unterschrieben werden.

Eine Unterschrift muss heute nicht mehr zwingend auf physischen Dokumenten geleistet werden. Elektronische Signaturen bieten eine papier- und zeitsparende Alternative zur handschriftlichen Signatur.

Es gibt je nach Sicherheitsniveau drei verschiedene Signaturtypen: die einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur. Die sicherste Form ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES).

In unserem Blog findest du vertiefende Artikel rund um die Digitalisierung deiner Verträge und Tipps für ein effizientes digitales Vertragsmanagement.

Digital unterschreiben: Wann ist eine Unterschrift in elektronischer Form möglich?

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen regelt die Verordnung für electronic IDentification, Authentication and trust Services (eIDAS) der EU.

Die eIDAS-Regelungen legen die Voraussetzungen fest, unter denen elektronische Signaturen anerkannt und rechtssicher sind. Grundsätzlich kann jede elektronische Signatur rechtsgültig und bindend sein. Allerdings kommt es dabei auf die Art des Dokuments und den Signaturtyp an.

• Bei formfreien Verträgen, wie Kaufverträgen oder einfachen Arbeitsverträgen sind alle drei Signaturtypen rechtsgültig.
• Bei Verträgen mit Schriftformerfordernis, wie einem befristeten Arbeitsvertrag, gewährleistet nur die QES Rechtsgültigkeit. Sie ist der handschriftlichen Signatur gleichgestellt.

Für elektronische Unterschriften gelten die gleichen Vertretungs- und Vollmachtregelungen wie für händische Unterschriften. Entsprechend kann die betriebliche Unterschriftenregelung deines Unternehmens problemlos auf elektronische Unterschriften übertragen werden.

Was du beachten musst, wenn Verträge in deinem Unternehmen digital unterschrieben werden sollen, erklären wir dir in unserem Ratgeber zu digitalen Unterschriften.

Anbieter von digitalen Signatur-Tools – für eine sichere, papierlose Unterschrift

Damit du und deine Vertreter Verträge elektronisch unterschreiben können, ist neben einer klaren Unterschriftenregelung auch ein Signatur-Tool notwendig.

Um eine digitale Signatur erstellen zu können, ist je nach Sicherheitstyp ein elektronisches Zertifikat notwendig. Mit dem richtigen Anbieter lassen sich Zertifikate und Verträge sicher verwalten.

Die folgenden Experten unterstützen dich mit ihren Tools, wenn du dein Vertragsmanagement digitalisieren und elektronische Signaturen sicher einsetzen willst.

Skribble

Jegliche Art von Vertrag lässt sich mit Skribble digital signieren. Dabei bist du rechtssicher und DSGVO-konform unterwegs. Es lässt sich auch die Reihenfolge der zu unterschreibenden Personen festlegen, was die Unterschriftenregelung einfach umzusetzen macht. 

Besondere Features: 

• AES-256-Encryption und ISO 27001 zertifiziert
  
• persönliche Nachrichten hinzufügen
• externe Unterzeichner brauchen kein extra Konto

• QES, FES und EES

Der Preis beginnt bei 9 € pro Monat. Weitere Infos zu den unterschiedlichen Tarifen entnimmst du am besten der Website. 

fynk

Mit fynk sind eIDAS-konforme Unterschriften wie die QES im Unternehmen mühelos und von jedem beliebigen Gerät aus möglich. Du kannst Vertragspartner zum Signieren einladen, bequem nachverfolgen, wo noch eine Unterschrift fehlt und kannst sowohl deine eigenen als auch externe Verträge in einem Tool verwalten.

Wichtige Features:

• digitale Unterschrift möglich – auch mit Sicherheitsniveau QES
• Vertrags-Editor mit dynamischen Platzhaltern
• Workflows für Verträge erstellen
• KI-Analyse von Verträgen
• Vertragsmanagement

fynk bietet einen kostenlosen Einstieg und drei kostenpflichtige Tarife ab 19 € pro Nutzer und Monat – mit Funktionen wie KI-gestütztem Vertragsmanagement, Automatisierungen und Branding – sowie einer 14-tägigen Testphase und individuellen Enterprise-Konditionen.

d.velop

Das Signatur-Tool von d.velop ermöglicht es dir, deinen Unterschriftsprozess vollständig zu digitalisieren und dich von Papierkram zu verabschieden. Das Unterschreiben ist am PC oder per App am Smartphone möglich, damit Verträge schneller abgewickelt werden und du Zeit sparst.

Wichtige Features:

• Signaturumlauf verfolgen
• Integration digitaler Signaturen in Systeme wie Sharepoint oder Salesforce
• Einhaltung von Compliance mit europäischen Rechenzentren
• eIDAS- und DSGVO-konformes Unterzeichnen
• umfangreiches E-Learning-Angebot

Die ersten sieben Tage sind kostenlos. Danach kannst du zwischen dem Basic- (39,90 € im Monat) und dem Business-Paket (59,90 € im Monat) wählen, die sich in der Zahl der Unterschriften pro Jahr unterscheiden.

Signhost (ehemals evidos)

Die Software von Signhost unterstützt fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen. Alle notwendigen Schritte wie die digitale Identifikation der Unterzeichnenden sind übersichtlich dargestellt und erlauben schnelles und sicheres Unterschreiben im Geschäftsalltag.

Wichtige Features:

• für verschiedene Branchen nutzbar – auch Finanz- und Gesundheitswesen
• mobile App verfügbar
• verschiedene Verifizierungsmethoden nutzbar
• viele Integrationsmöglichkeiten
• individuell gestaltbares Signaturverfahren

Du kannst mit der Software bis zu 10 Dokumente im Jahr kostenfrei unterschreiben. Das Tool funktioniert mit einem Credit-System. Eine Unterzeichnungsanfrage mit zwei E-Signaturen benötigt zum Beispiel einen Credit. In der kostenlosen Variante stehen jedem Nutzer zehn Credits pro Jahr zur Verfügung. Die kostenpflichtigen Pakete starten mit dem günstigsten Paket bei 90 € pro Jahr oder 9 € im Monat.

inSign

Bei inSign stehen alle Signaturtypen zur Verfügung, die du sogar gemischt in einem Dokument nutzen kannst. Da der Anbieter aus Deutschland kommt und die Software hier hostet und weiterentwickelt, bist du damit auf der datenschutzrechtlich sicheren Seite.

Wichtige Features:

• Vorlagen und Serienvorgänge
• Echtheitsprüfung​ von Dokumenten und Signaturen
• Verlaufsprotokoll für Unterschriftsvorgänge
• Festlegen von Prüfer- und Beobachterrollen
• DSGVO-konform und rechtsverbindlich

inSign kannst du einen Monat lang kostenlos testen und danach ab 24,90 € pro Monat nutzen. Weitere Preise auf Anfrage. Es gibt eine Rabattstaffel für mehrere Nutzer.

Fazit: Eindeutige Unterschriftenregelung für sichere Rechtsgeschäfte

Unmissverständliche Unterschriftenregelungen ersparen dir im Alltag viel Ärger und sorgen für mehr Effizienz im Geschäftsverkehr.

In der Regelung lässt sich eindeutig festhalten, wer welche Befugnisse beim Unterschreiben von wichtigen Dokumenten hat. Damit kannst du Rechtssicherheit für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schaffen.

Da elektronische Signaturen heute unter bestimmten Voraussetzungen genauso wirksam sind wie handschriftliche Unterschriften, lässt sich deine Unterschriftenregelung ganz einfach auch auf das digitale Vertragsmanagement übertragen.

Damit du von den Vorteilen der elektronischen Signatur profitierst, helfen die vorgestellten Anbieter dir dabei, Verträge rechtssicher und ohne Papierkram zu unterschreiben.

Die Tools funktionieren so einfach, dass oft gar keine Vertretung bei Unterschriften notwendig ist. Vorgesetzte können Dokumente von unterwegs oder mit wenigen Klicks am PC unterzeichnen und müssen dafür keine Kollegen bevollmächtigen.

Hast du schon einmal ein Dokument elektronisch signiert? Welches Tool nutzt du dafür? Und Hand aufs Herz: Gibt es in deinem Unternehmen eine klare Unterschriftenregelung? Ich bin gespannt auf deine Erfahrungen – schreibe sie mir gerne direkt in die Kommentare.

Wenn du nicht nur Verträge und Signaturen digitalisieren willst, findest du im Blog von Digital Affin ausreichend Inspiration für alle wichtigen Workflows im Unternehmen. Vieles davon ist nicht nur für Geschäftsführer, sondern auch für Selbstständige oder Immobilienbesitzer interessant. Schau dich in Ruhe um.

Lass uns also direkt loslegen und ich zeige dir in diesem Artikel, was die Digitale Ablage ist und wie du die Prozesse dafür bei dir im Unternehmen mit der geeigneten Software umsetzen kannst.

Wusstest du schon?

Präsentationen, Excel-Sheets, Rechnungen, Verträge, Textentwürfe – wo gearbeitet wird, entstehen Dokumente. Sie sollen die Arbeit vereinfachen, tatsächlich ist aber das Gegenteil oft der Fall.

Weißt du zum Beispiel auf Anhieb, wo die Rechnung für das letzte Software-Tool liegt, das du gekauft hast?

Eine statista-Studie im Auftrag von Kyocera Document Solutions fand heraus, dass Angestellte im Schnitt ein bis zwei Stunden am Tag mit der Suche und Ablage von Dokumenten verbringen. Wertvolle Zeit, die du dir mit einer digitalen Ablage sparen kannst.

Bist du der Geschäftsführer in deinem Unternehmen?

Dann könntest du deinen Mitarbeitern einiges an Zeit sparen und diese damit effizienter einsetzen. Also informier dich einmal ganz genau über die Digitale Ablage und passende Digitale Ablage Software.

Definition: Was ist eine digitale Ablage?

Die digitale Ablage ist ein neues, digitales Zuhause für alle Dokumente. Alles, was sich bis jetzt auf deinem Schreibtisch gestapelt oder Speicherplatz auf dem Laptop gekostet hat, wird digitalisiert.

Das digitale Ablagesystem hilft dir, sofort Ordnung zu schaffen und produktiver zu arbeiten.

Vor allem, wenn du einen Virtual Workplace oder sogar das papierlose Büro schaffen willst, ist die Digitalisierung deiner Ablage ein unverzichtbarer Schritt. Damit kannst du dich besser organisieren, effizienter im Team arbeiten und schneller die Informationen finden, die du brauchst.

Die digitale Ablage schafft Platz auf dem Schreibtisch, auf der Festplatte und im Kopf.

Schau dir dazu auch mal das Thema digitales Vertragsmanagement an.

Die wichtigsten Fakten zur digitalen Ablage:

• Dokumente und Daten werden systematisiert
• Informationen sind digital gespeichert und von überall erreichbar
• platz- und papiersparende Aufbewahrung von Dokumenten
• Dokumente können schneller gefunden und einfach geteilt werden
• Teamwork wird wesentlich erleichtert

Vorher: Prozesse ohne digitale Ablage reduzieren deine Produktivität

Lass uns zunächst einmal über die Situationen sprechen, die in den meisten deutschen Unternehmen aktuell herrschen.

Wenn du dich dabei wieder erkennst – keine Sorge! Es geht vielen so und es ist noch nicht zu spät anzufangen, einzelne Prozesse und Dokumente digital umzustellen.

Wenn du deine Dokumente digital aufbewahrst und optimierst, gehören die folgenden Probleme der Vergangenheit an:

• Zu wenig Überblick: Ein Kunde hat eine Nachfrage zu einem abgeschlossenen Projekt oder du brauchst alte Dokumente für ein neues Angebot – die Unterlagen müssen aus dem Schrank oder von der alten Festplatte geholt und mühsam durchsucht werden. Besonders schwierig wird es, wenn Dokumente auf dem Desktop eines Kollegen liegen, der gerade im Urlaub oder krank ist.
• Zu viele Versionen: Ein wichtiger Pitch steht an und die PowerPoint-Präsentation muss von mehreren Kollegen gleichzeitig bearbeitet werden – wenn jetzt jeder in einer anderen Version auf seinem Rechner arbeitet, ist das Chaos vorprogrammiert. Am Ende hast du eine Version die heißt dann Pitch_final_final_8.pptx und sie wird per Mail hin und her geschickt.
• Keine Synchronisierung: Du bist auf dem Weg zu einem Kundentermin und hast deine Notizen auf dem Schreibtisch oder dem Desktop vergessen – deine Rettung wäre jetzt entweder ein außerordentlich gutes Gedächtnis oder eine digitale Ablage.

Nachher: So sieht ein digitaler Workflow aus

Richtig umgesetzt kann die digitale Ablage dir in deinem Unternehmen oder bei deiner Selbstständigkeit viel Zeit sparen.

Wenn du alle Dokumente, die du aus E-Mails, von Websites oder dem Briefkasten holst, digital ablegst, genießt du viele Vorteile:

• Deine Dokumente sind von überall aus abrufbar.
• Alle Nutzer der digitalen Ablage sind auf dem gleichen Informationsstand.
• Deine Unterlagen sind immer auf dem neuesten Stand.
• Die digitale Ablage vereinfacht das Teamwork.
• Du sparst Platz und Papier und kannst wichtige Unterlagen sicher digital aufbewahren.
• Bei der Suche nach Dokumenten helfen dir die meisten Tools mit einer praktischen Suchfunktion.

Bist du überzeugt davon, dass eine digitale Dokumentenablage dir und deinen Mitarbeitern das Leben leichter macht? Dann schnapp dir deine Kollegen und plane mit ihnen die Umsetzung.

Es ist wichtig, dass jeder aktiv eingebunden ist, der die digitale Ablage später nutzen soll und dass sich alle an den neuen digitalen Workflow halten.

Bei der konkreten Planung der Schritte kannst du dich ganz einfach an unserer Checkliste für das papierlose Büro orientieren.

Dos und Don‘ts für eine effiziente digitale Ablage

Mit den folgenden Tipps baust du mühelos deine digitale Ablage auf und vermeidest von Anfang an Fehler. So stellst du sicher, dass deine neue Dokumentenstruktur dir wirklich Arbeit abnimmt, anstatt neue Probleme zu verursachen.

Planung

Bevor du deine digitale Ablage aufbaust, überlege dir:

• wie du bisher mit Dokumenten gearbeitet hast,
• was dir die Arbeit erleichtern würde,
• welche Dokumente du ablegen musst,
• welche Kategorien wichtig sind,
• wer mit der Ablage arbeiten muss und
• welche Digitale-Ablage-Software die richtige für dich ist.

Mit der Beantwortung dieser Fragen ist ein großer Teil der Arbeit schon erledigt.

Struktur

Lege für dich oder im Team fest, nach welchem System Dokumente abgelegt werden. Damit findest du schneller, was du suchst und weißt ohne nachzudenken, welches neue Dokument wohin gehört. Arbeite wenn möglich mit Farb-Codes und Stichwörtern oder Tags und eindeutigen Dokumenten-Bezeichnungen für noch mehr Überblick.

Ein guter Dateiname sollte das Datum und eine kurze Information zum Inhalt enthalten. Steht das Datum am Anfang, sind deine Dokumente mit einem Klick chronologisch sortiert.

Konsequenz

Lege ausnahmslos alle Dokumente und Dateien digital ab – egal, ob sie dich per E-Mail, per Post oder Download-Link erreichen. Im besten Fall landet nichts auf dem Desktop oder in deinem Download-Ordner.

Falls das am Anfang noch nicht ganz konsequent klappt, blocke dir am besten einmal in der Woche eine halbe Stunde und nutze diese Zeit, um lokale Daten zentral abzulegen.

Das gleiche gilt auch für analoge Dokumente, die dich per Post erreichen. Mit einer Scan-App digitalisierst du deinen Papierkram ganz einfach. Außerdem kannst du bei Briefpost auch mal über einen Digitalen Briefkasten nachdenken.

Sicherheit

Dokumente digital abzulegen hat viele Vorteile. Da es sich dabei oft um vertrauliche Unterlagen handelt, unterliegen diese zum Teil strengen Datenschutzrichtlinien. Achte deshalb darauf, dass deine Dokumente an ihrem Ablageort bestmöglich geschützt sind.

Wichtig: Gerade bei Cloud-Anbietern ist gründliche Recherche über die Standorte der Rechenzentren angesagt.

Ordnung

Deine digitale Ablage bietet anders als eine physische Ablage nahezu unendlich viel Platz. Die Versuchung ist groß, jede Datei abzulegen und nicht mehr darüber nachzudenken. Besser ist es aber, auch digital Ordnung zu halten.

Nach dem Abschluss eines Projekts oder während der ruhigen Sommermonate ist die perfekte Zeit, um auszumisten. Das schafft nicht nur Speicherplatz, sondern fühlt sich auch noch befreiend an. Dokumente, die du aufbewahren musst, aber vorerst nicht brauchst, wandern in einen Archivordner.

Diese Fehler solltest du unbedingt vermeiden

• Speichere so wenig Dateien und Dokumente wie möglich auf dem Desktop oder in deinem Download-Ordner. Außerdem sollte keine Datei doppelt in verschiedenen Ordnern abgelegt sein.
• Lege nicht zu viele Unterordner in deiner digitalen Ablage an. Verwende nachvollziehbare Bezeichnungen für deine Ordner sowie für deine Dateien, damit Chaos gar nicht erst entstehen kann.
• Vermeide Dokumenten-Friedhöfe. Sie entstehen zum Beispiel, wenn du Dateien in Ordner wie „Sonstiges“ verschiebst. Jedes Dokument, das du öffnest, kannst du beim Speichern sofort an den richtigen Ort in deiner digitalen Ablage befördern.

Voraussetzungen für die digitale Ablage: Ordnerstruktur mit System

Je besser deine Ablage strukturiert ist, desto einfacher fällt es dir, Dokumente konsequent abzulegen. Wenn du eine Digitale-Ablage-Software mit Suchfunktion nutzt, ist es theoretisch möglich, allein darüber alle gesuchten Dokumente zu finden – vorausgesetzt die Dateinamen sind sauber und eindeutig vergeben.

Effizienter ist es allerdings, nachvollziehbare Dateinamen und eine möglichst einfache Ordnerstruktur zu nutzen.

Ordnungsprofis schwören dabei auf die Millersche Zahl 7: Da das Gehirn nicht mehr als sieben Informationseinheiten gleichzeitig verarbeiten kann, sollte ein Ordnerverzeichnis nicht mehr als sieben Hierarchieebenen haben. Je weniger Unterordner, desto besser.

Auf der obersten Hierarchieebene kannst du in unterschiedliche Abteilungen, Kunden oder Themen unterteilen, zum Beispiel Marketing und Finanzen. Eine Nummerierung der Ordner hilft, die wichtigsten Ordner für schnelleren Zugriff weit oben zu halten.

Digitale Ablage organisieren: Mit diesen Tools gelingt es dir

Du weißt jetzt, welche Vorteile die digitale Ablage dir bietet und wie du sie organisierst. Fehlt nur noch das passende Tool, um loszulegen. Du kannst selbstverständlich Netzwerklaufwerke, Sharepoint, OneDrive oder den Google Workspace nutzen.

Wenn du mehr Funktionen suchst und deine Daten auf Servern in Deutschland ablegen willst, haben vielleicht diese Anbieter genau die Lösung, die du suchst:

fynk

Der Anbieter fynk ist auf die digitale Verwaltung und Ablage von Verträgen spezialisiert. Dokumente können direkt online im Editor erstellt und mit der elektronischen Signatur verschickt werden. Die KI prüft zudem Vertragsdokumente und fasst diese zusammen. 

• Geeignet für: Legal-Abteilung oder HR, wenn es um Verträge geht
• Funktionen: Online-Editor für Verträge, digitale Signatur, KI-Vertragsprüfung, dynamische Elemente für Vertrags-Vorlagen
• Preis: ab 19€ pro Monat, 14 Tage kostenlos testen
• Demo-Version: dauerhaft kostenlose Version verfügbar

d.velop

Das digitale Aktenarchiv von d.velop bietet dir die Möglichkeit, Dokumente sicher und übersichtlich abzulegen, von überall aus zu bearbeiten und zu durchsuchen.

• Geeignet für: unterschiedliche Branchen und Bedürfnisse
• Funktionen: automatisiertes Auslesen von Dokumenten, zentrale Ablage im digitalen Archiv, granulares Rechtekonzept uvm.
• Preis: auf Anfrage
• Demo-Version: ja

Fluix

Die Digital-Ablage von Fluix legt den Fokus auf Remote-Work und vereinfacht den Zugriff auf Dokumente von überall aus. Die Lösung lässt sich per Drag-and-Drop personalisieren.

• Geeignet für: Unternehmen ab 10 Mitarbeiter und mit Außendienst
• Funktionen: z. B. automatisierte Workflows, mobile Datenerfassung, Zuweisen von Aufgaben
• Preis: Starter-Version 17,50 €/Monat und Nutzer (mind. 10), Core-Version 26,50 €/Monat und Nutzer (mind. 10), Advanced auf Anfrage
• Demo-Version: ja

Docbox

Die Docbox ist eine leistungsfähige Software, mit der du physische und digitale Dokumente in einem digitalen Archiv ablegen und dabei alle rechtlichen Vorgaben in Deutschland erfüllen kannst.

• Geeignet für: alle, die neben digitaler Ablage auch Dokumentenmanagement nutzen wollen
• Funktionen: u. a. revisionssichere Dokumentenablage, elektronische Archivierung, Dokumenten-Management
• Preis: auf Anfrage
• Demo-Version: ja

owncloud

Du schätzt die Funktionen von Dropbox und Co., aber legst größten Wert auf Datensicherheit und Individualität? Die Open-Source-Software owncloud bietet genau das.

• Geeignet für: unterschiedliche Branchen und Bedürfnisse
• Funktionen: u. a. regelmäßige Backups, Verschlüsselung, Nutzerverwaltung
• Preis: für Alleinnutzer kostenlos, Enterprise-Version 15 €/Monat und Nutzer
• Demo-Version: ja

Strato

Der Cloud-Speicher von Strato sichert deine Dokumente in Rechenzentren in Deutschland, die noch dazu mit 100 % Ökostrom versorgt werden.

• Geeignet für: Selbstständige und kleinere Teams
• Funktionen: regelmäßige Backups, Verschlüsselung, Nutzerverwaltung uvm.
• Preis: Starter-Version 15 €/Monat, Pro-Version 100 €/Monat
• Demo-Version: ja

Fazit: Die digitale Ablage gibt dir mehr Zeit und Überblick

Hast du ein Tool entdeckt, das du ausprobieren möchtest? Wie auch immer du dich entscheidest, wichtig ist, lieber zu viel als zu wenig Zeit in die Vorbereitung zu stecken, dann macht es am Ende noch mehr Spaß, Dokumente abzulegen und auf Anhieb wiederzufinden.

Fassen wir noch einmal die 5 wichtigsten Aspekte zusammen:

Die digitale Ablage

1. schafft sofort mehr Ordnung in deinem Arbeitsalltag,
2. hilft dir, produktiver zu arbeiten,
3. muss gut vorbereitet sein, damit sie dir wirklich Arbeit abnimmt,
4. braucht Disziplin und Struktur, und
5. kann mit den richtigen Tools einfach organisiert werden.

Wie digital organisierst du deine Ablage schon und welche Tools nutzt du, um Ordnung auf deinem Rechner zu schaffen? Und nutzt du lieber intelligente Features, die dir beim Organisieren deiner Ablage helfen oder sortierst du Dokumente lieber selbst? Schreib mir deine Gedanken dazu in die Kommentare.

Nächste Lese-Empfehlung: 

Digitalisierung von Verträgen: So kannst du Verträge künftig digital verwalten

Wenn du häufig Vertraulichkeitsvereinbarungen mit Geschäftspartnern, freien Mitarbeitern oder Lieferanten abschließt, sparst du mit elektronischen Signaturen viel Zeit.

Ich zeige dir, wie du einen NDA Vertrag digital unterschreiben lassen und zusammen mit anderen Vertragsdokumenten effizient organisieren kannst.

Kurzer Recap: Wann ist ein NDA gültig?

Ein NDA ist ein Vertrag zwischen zwei Parteien. Dafür gibt es keine speziellen Formvorschriften. Der Vertrag entfaltet allerdings erst dann rechtliche Wirkung, wenn beide Parteien mit dem Inhalt einverstanden sind.

Das bedeutet: Geheimhaltungsvereinbarungen zum Schutz vertraulicher Informationen sind erst mit einer Unterschrift gültig.

Wenn es für dein Unternehmen besonders riskant ist, internes Wissen preiszugeben, sind rechtsgültig unterschriebene NDAs entscheidend für deinen Geschäftserfolg und deine Wettbewerbsfähigkeit.

Kann man einen NDA Vertrag digital unterschreiben?

Ja, es ist möglich (und sogar von Vorteil), einen NDA Vertrag von der anderen Vertragspartei digital unterzeichnen zu lassen.

Da es wie bereits erwähnt für einen NDA Vertrag keine Formvorschrift gibt, reicht theoretisch eine einfache elektronische Signatur (EES). Externe Partner könnten dein NDA also einfach mit einer eingescannten Unterschrift unterzeichnen.

Sicherer ist es aber, wenn du NDAs mit der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) signieren lässt. Diese Form der elektronischen Signatur bietet dir noch größere Rechtssicherheit als die EES. Die größte Sicherheit bietet die qualifizierte elektronische Signatur (QES).

Warum das so ist und welche Unterschiede es zwischen den verschiedenen Signaturtypen gibt, damit haben wir uns in einem anderen Blogartikel ausführlich beschäftigt.

Welche Vorteile hat es, wenn du den NDA Vertrag digital unterschreiben lässt?

Es gibt immer mehr Unternehmen, die den Stift liegen lassen und bei Verträgen lieber auf elektronische Signaturen setzen.

Eine Studie von Skribble, einem Anbieter von E-Signatur-Software, den ich dir gleich noch näher vorstelle, hat sich in einer Studie mit möglichen Gründen dafür beschäftigt.

Das sind die drei wichtigsten Vorteile, die Unternehmen in E-Signaturen sehen:

1. Digitalisierung: Bei 78 % der Befragten hat die Digitalisierung von Verträgen und Signaturen die digitale Transformation im gesamten Unternehmen vorangetrieben.
2. Zeit- und Kostenersparnis: Mehr als die Hälfte der Unternehmen gibt an, Verträge auf elektronischem Weg fünf- bis zehnmal schneller abzuschließen als per Hand, und 65 % berichten von finanziellen Einsparungen – daneben sparen die Unternehmen natürlich viel Papier.
3. Flexibilität: Für 85 % der Befragten ist es von Vorteil, dass elektronische Signaturen ortsunabhängig geleistet werden können.

Gerade bei NDAs ist es oft wichtig, dass der Vertrag schnell rechtsgültig wird, damit Projekte starten können.

Da NDA Verträge keiner bestimmten Form unterliegen, bist du in der Ausgestaltung flexibel. Das bedeutet allerdings auch, dass es viele Entwürfe geben kann, bevor die finale Version steht.

Auf digitalem Weg lassen sich Anpassungen viel schneller erledigen, so dass du also auch schon vor der Unterzeichnung Zeit sparst. Sollten nach der Unterzeichnung Änderungen notwendig sein, lassen sich diese digital genau dokumentieren.

Wenn das NDA für alle Seiten passt und digital signiert ist, lässt es sich mit einem Tool für digitales Vertragsmanagement zusammen mit anderen Vertragsdokumenten zentral aufbewahren – sicher und übersichtlich.

Prozess der digitalen Unterschrift beim NDA

Du willst von den Vorteilen von digital unterzeichneten NDAs profitieren? Dann brauchst du nur eine passende Software und gehst damit wie folgt vor.

1. Zunächst stimmst du den Inhalt des NDAs mit deinem Vertragspartner ab und ihr einigt euch auf eine unterschriftsreife Fassung. Wichtig ist, dass genau festgelegt ist, welche Informationen geschützt werden sollen und was passiert, wenn eine Partei gegen den Vertrag verstößt.
2. Sind beide Seiten mit dem NDA einverstanden, geht es ans Unterzeichnen. Mit einem Tool zum digitalen Signieren von NDAs sparst du dir jetzt den Postweg und löst den Signaturprozess stattdessen direkt in der Software aus.
3. Willst du ein NDA unterzeichnen lassen, brauchst du einen Account bei einem Anbieter von Signatursoftware. Dann erstellst du in der Regel das Vertragsdokument im Signaturtool oder lädst es in die Software.
4. Die andere Vertragspartei bekommt dann eine E-Mail und kann nach Registrierung das NDA direkt im Tool digital unterzeichnen.

Das leisten Tools für digitale Signaturen

Um einen NDA Vertrag mit einer FES unterzeichnen zu können, sind digitale Sicherheitsschlüssel und -zertifikate notwendig. Sie sorgen dafür, dass die Unterschrift fälschungssicher ist und du die Herkunft und die Echtheit der Signatur prüfen kannst.

Moderne Signaturtools haben alle notwendigen Technologien dafür schon an Bord. Damit deine NDA Verträge sicher digital unterzeichnet werden, erfassen sie verschiedene Daten, um die Signatur eindeutig der unterzeichnenden Person zuzuordnen.

Manche Anbieter ermöglichen es dir auch, die Signaturfunktion in andere Programme zu integrieren, zum Beispiel in Microsoft-Programme.

‍Wer in deinem Unternehmen ein NDA unterschreiben darf, hältst du am besten in einer Unterschriftenregelung fest. In unserem Blog erfährst du außerdem, wie du selbst eine digitale Signatur erstellst, um Verträge zu unterzeichnen.

5 Tools, um einen NDA Vertrag digital unterschreiben zu lassen

Du weißt jetzt, wie das digitale Signieren eines NDAs funktioniert und dass dafür Software notwendig ist.

Da geschäftliche Verträge und insbesondere NDAs vertraulich sind, solltest du auf einen sicheren Anbieter setzen.

Folgende Tools haben sich beim digitalen Unterzeichnen von Vertragsdokumenten bewährt.

Signhost (ehemals Evidos)

Der Anbieter Signhost, unterstützt dich, wenn du für NDA Verträge digitale Signaturen anfordern möchtest.

Mit der Software lassen sich Verträge sicher signieren. Dafür stehen verschiedene Verifizierungsmethoden bereit, damit alles sicher und rechtswirksam ist.

Bei den Integrationen ist die Lösung sehr flexibel und erlaubt dir zum Beispiel, den Signaturprozess per API nahtlos in deine IT-Umgebung einzubetten.

Wichtige Fakten zum Anbieter:

• höchste Nachweisform
• unterstützt FES und QES
• API-Integration
• auch für Branchen mit besonders sensiblen Daten geeignet, wie Banken, Versicherung oder das Gesundheitswesen
• Signhost wird in den Niederlanden gehostet und ist ISO 27001-zertifiziert
• kostenlose Testversion mit 10 Credits verfügbar

Bei Signhost gibt es Jahrespakete, die bei 90 € starten. Außerdem funktioniert die Software Credit-basiert. Für eine Unterzeichnungsanfrage mit zwei E-Signaturen wird zum Beispiel 1 Credit fällig.

Skribble

Mit Skribble ist es ganz einfach, NDAs, Kaufverträge und andere wichtige Geschäftsdokumente digital zu unterschreiben.

Die Software lässt sich in deine bestehende IT-Landschaft integrieren, damit das Signieren schnell und ohne Medienbrüche funktioniert.

Das Unternehmen sitzt in der Schweiz und verarbeitet und speichert deine Daten nach den Vorgaben der DSGVO und in Rechenzentren in der Schweiz.

Wichtige Fakten zu Skribble:

• mobil und im Browser nutzbar
• hohe Usability und ansprechendes Design
• Rechtsgültigkeit für verschiedenste Vertragsarten
• zahlreiche Integrationen
• verschiedene Pakete mit monatlicher oder jährlicher Zahlweise
• Preis: ab 9 € im Monat nutzbar
• kostenlose Testversion verfügbar

inSign

Für papierloses Unterschreiben bietet inSign alle Funktionen, die du brauchst. Es ist mit dem Tool sogar möglich, verschiedene Signaturarten in einem Dokument zu nutzen.

Die Software ist übersichtlich, einfach zu bedienen und bietet unter anderem einen praktischen Formular-Editor. Damit lassen sich Signaturfelder per Drag & Drop in deine NDA Dokumente einfügen.

Wichtige Fakten zu inSign:

• Hosting in Deutschland
• DSGVO-konformes Unterzeichnen
• rechtssichere Unterschrift nach eIDAS
• Signieren am PC, per Smartphone oder auf dem Tablet
• Transparenz über den Signaturstatus
• Preis: ab 24,90 € pro Monat und Nutzer erhältlich
• kostenlose Testversion verfügbar

d.velop sign

Bei d.velop sign steht die QES im Fokus. Du kannst mit der Software des Anbieters aber auch alle anderen Signaturarten einholen.

Das Tool ist auf Geschwindigkeit und Effizienz ausgelegt und bietet einen umfangreichen Support, damit du schnell starten kannst.

Wichtige Fakten zu d.velop sign:

• umfangreiches Onboarding für alle Bedürfnisse
• intuitiv und auf Wunsch mobil unterzeichnen
• flexible Integrationsmöglichkeiten, zum Beispiel in Microsoft oder Salesforce
• im internationalen Geschäftsverkehr nutzbar
• Tool Made in Germany für DSGVO-konforme Prozesse
• Preis: ab 3,75 € pro Monat kannst du das Tool nutzen und vorher kostenlos testen

fynk

fynk ist eine Vertragssoftware, mit der auch das Signieren von NDAs zum Kinderspiel wird. Du kannst damit aber auch alle anderen Prozesse rund um das Vertragsmanagement abbilden.

Der Fokus liegt ganz klar auf Effizienz. So lassen sich Genehmigungsprozesse automatisieren. Außerdem stehen verschiedene Kollaborations-Tools zur Verfügung, die Abstimmungen von Dokumenten beschleunigen.

Wichtige Fakten zu fynk:

• alle gängigen Arten digitaler Signaturen verfügbar
• Online-Editor für Verträge mit smarten Platzhaltern
• Status-Updates halten dich über den Fortschritt bei Verträgen auf dem Laufenden
• eIDAS-konforme elektronische Signaturen
• KI-Analyse für Verträge verfügbar
• Preis: ab 19€ pro Monat, 14 Tage kostenlos testen
• Dauerhaft kostenlose Version verfügbar

Fazit: NDA Vertrag digital unterschreiben – mit modernen Tools kein Problem

Viele Unternehmen digitalisieren ihre Verträge, um Zeit, Papier und Kosten zu sparen. Ein wichtiger Schritt dabei ist die digitale Signatur.

Zu den besonders kritischen Vertragsdokumenten in Unternehmen gehören NDAs. Um Geheimhaltungsvereinbarungen möglichst effizient abstimmen und ohne Verzögerungen unterschreiben zu können, sind die vorgestellten Tools unverzichtbar.

Wenn du auch noch die passende Software suchst, mit der du unterschriebene NDAs organisieren kannst, schau mal in unserem großen Vergleich der besten Vertragsmanagement-Software vorbei.

Das wichtigste Argument für die Implementierung einer Signatursoftware für NDAs ist, dass du Projekte schneller starten kannst, bei denen vertrauliche Informationen eine Rolle spielen.

Worauf wartest du noch? Teste dich durch die Anbieter und finde die Software, die am besten zu deinen Bedürfnissen passt.

Für welchen Anbieter hast du dich entschieden? Oder hast du schon ein Tool im Einsatz und möchtest deine Erfahrungen teilen? Ich bin gespannt auf deine Meinung und Erfahrungen dazu – schreib sie mir gerne in die Kommentare!

Wenn du mehr über digitale Verträge und Signaturen wissen willst und passende Tools für Selbstständige oder Geschäftsführer suchst, dann schau gerne in die entsprechende Kategorie auf Digital Affin!

Dabei handelt es sich um eine Vielzahl verschiedener Verträge, die sich zum Beispiel unterscheiden in Art, Laufzeit, Aktualisierungen oder unterschiedlichen Versionen, die laufend diskutiert werden.

Das kann für das Vertragsmanagement eine komplizierte Aufgabe sein - immer auf dem neuesten Stand zu bleiben, alle rechtlichen Vorgaben einzuhalten und dabei nutzerfreundlich und schnell zu handeln, um den Workflow nicht zu stören.

Klingt nach ganz schön viel Arbeit? Ist es auch, wenn du das alles manuell handhaben willst.

Möchtest du Unterstützung, bietet sich das digitale Vertragsmanagement an. 

Wie du mit einer solchen Software die Probleme des herkömmlichen Vertragsmanagements einfach und unkompliziert löst, und dir dabei noch weitere Vorteile zunutze machst, erfährst du in diesem Artikel.

Lass uns mal anschauen, was für Probleme es immer wieder gibt.

Die Probleme beim herkömmlichen Vertragsmanagement

Das herkömmliche Vertragsmanagement hat durchaus seine Tücken. Dabei geht es nicht nur um die kontinuierlich angepassten und aktualisierten Versionen, die beiden Vertragsparteien zugesendet werden müssen.

Oft befinden sich auch die Dokumente sowie andere rechtlich bindende Dokumente bei unterschiedlichen Mitarbeitern. Muss dann noch etwas geändert werden, kann es mitunter länger dauern, bis das richtige Dokument beim verantwortlichen Vertragspartner auftaucht.

Die Folgen eines solchen “On-The-Go”-Vertragsmanagements sind:

• Wenig Transparenz, dadurch mehr Fehler
• Verpasste Fristen
• Lange Suchzeiten

Digitales Vertragsmanagement - Was ist das?

Gerade diese Probleme gehst du mit dem digitalen Vertragsmanagement an.

Mit dem digitalen Vertragsmanagement digitalisierst und automatisierst du den gesamten Vertragsprozess. Das geht ortsunabhängig, zu jeder Zeit und papierlos.

Dabei umfasst der Einsatz einer Software zum digitalen Vertragsmanagement mehr als nur das Erstellen einer digitalen Signatur. Es werden außerdem auch alle Schritte und Vorgänge davor und danach mit einbezogen.

Diese Art des digitalen Managements ist für alle Branchen geeignet, darunter Immobilien oder Bank- und Versicherungswesen. 

Primäres Ziel ist auch hier, Vorgänge schneller und flexibler zu machen. Damit steigerst du nicht nur die unternehmensinterne Effektivität, sondern auch die Kundenzufriedenheit.

Sobald dein Unternehmen regelmäßig mit Verträgen zu tun hat, lohnt sich der Einsatz einer Software zum digitalen Vertragsmanagement - egal welche Branche. Es gibt auch für dich den passenden Software-Anbieter!

Kurz gesagt ermöglicht dir das digitale Vertragsmanagement vor allem Folgendes:

• Alle Vertragspartner auf einen Blick
• Fristgerechte Überprüfung, Kündigung oder Neuverhandlung der Konditionen

Zufriedene Kunden und bessere Arbeit bei mehr Umsatz: Die Vorteile des digitalen Vertragsmanagements

Die ungefähren Vorteile sind dir wahrscheinlich schon bewusst. Damit du aber die Software auch voll ausnutzen kannst, findest du hier noch einmal alle Vorteile zusammengefasst, die das digitale Vertragsmanagement mit sich bringt.

Eine solche Software sorgt vor allem für:

• Zeitersparnis durch leichtere Bearbeitung im Programm
• Kostenersparnis durch rechtzeitige Kündigung oder Neuverhandlung von Verträgen
• Vertraulichkeit durch Vergabe von Zugriffsberechtigungen
• Nachvollziehbarkeit & Transparenz z.B. beim Bearbeitungsstatus des Dokuments durch ein zentrales Ablagearchiv
• Rechtssicherheit z.B. bei Rechtsstreitigkeiten
• Einbindung in automatisierte Workflows möglich z.B. zum schnelleren Unterzeichnen durch alle Parteien

Konkret sehen die Verbesserungen zum Beispiel folgendermaßen aus:

• Alle Vertragspartner auf einen Blick
• Optimales Fristenmanagement durch Erinnerungs-E-Mails für Bearbeitungs- oder Ablauf-Fristen
• Fristgerechte Überprüfung, Kündigung oder Neuverhandlung der Konditionen
• Verkürzte Suchzeiten durch zentrale Vertragsverwaltung
• Transparenz durch zentrale Ablage
• Effektive Auskunfts- und Handlungsfähigkeit durch Übersicht über laufende, abgeschlossene und ablaufende Verträge

Du bist überzeugt und möchtest am liebsten direkt selbst mit dem digitalen Vertragsmanagement starten? Dann besorg dir in diesem Zuge am besten auch direkt eine passende Software. Die macht dir nicht nur den Übergang leichter, sondern behält sämtliche Eventualitäten des Vertragsmanagements für dich im Auge!

Diese 5 Gründe sprechen für eine Software im digitalen Vertragsmanagement

Oft kannst du von erfahrenen Anbietern einer bestimmten Software profitieren. So musst du nicht erst selbst ausprobieren, wie du die Verträge digital managst, sondern nutzt gleich eine Software, die alles für dich macht.

Es gibt 5 Gründe, die für den Einsatz einer Vertragsmanagement-Software sprechen.

1. Vorgangsmanagement und Vertragslebenszyklus

Mit der Software kannst du den Vertrag über den gesamten Lebenszyklus im Blick behalten.

Das geht von der Anbahnung über die Prüfung & Freigabe und der Unterzeichnung bis zur Archivierung. So kannst du alle wichtigen Aspekte eines gültigen Vertrags und die damit einhergehenden Aufgaben wie Zahlungen, Kündigungen oder Fristen im Blick behalten.

2. Individuelle Konfiguration der Benutzeroberflächen

Die Software lässt sich auch individuell an die Anforderungen deiner Branche anpassen. Auch innerhalb deines Unternehmens kannst du die Benutzeroberfläche an die verschiedenen Abteilungen anpassen.

Denn die IT-Abteilung hat zum Beispiel andere Anforderungen an das digitale Vertragsmanagement als die Rechtsabteilung. All das kannst du mit der Software abdecken.

3. Wichtige Unterlagen stets verfügbar

Wichtige Unterlagen, die du zur Vertragserstellung oder Definition der Frist benötigst, kannst du im digitalen Vertragsmanagement hinterlegen.

Das können sowohl Korrespondenzen via E-Mail als auch Anhänge für den eigentlichen Vertrag sein.

4. Anbindung vertragstypischer Funktionen

Auch wenn Excel mehr und mehr von anderen Softwares abgelöst wird, nutzen es doch immer noch einige Unternehmen. Deshalb ist es wichtig, dass du Daten auch als Excel-Datei exportieren kannst.

Eine weitere wichtige Funktion ist der E-Mail-Client, der es dir ermöglicht, direkt über das digitale Vertragsmanagement mit deinem Kunden zu korrespondieren.

5. Fristen immer im Blick

Fristen sind mit das Wichtigste bei einem Vertrag. Besonders wenn es viele verschiedene Verträge zu verwalten gilt, ist Unterstützung gefragt.

Mit einer Software zum digitalen Vertragsmanagement und dem dazugehörigen Fristenkalender inklusive Benachrichtigungen verpasst du keine Frist mehr!

Funktionen einer Vertragsmanagement Software

Die Funktionen sind natürlich von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich. Trotzdem gibt es überschneidende, elementare Funktionen. Manche davon ergeben sich bereits aus den Vorteilen im vorherigen Kapitel.

Konkret kannst du mit diesen Funktionen bei deiner Software zum digitalen Vertragsmanagement auf jeden Fall rechnen:

• Alle zu einem Vertrag gehörenden Dokumente in einer Akte
• Elektronische Unterstützung bei der Erstellung neuer Verträge durch Vertragsvorlagen und Textbausteine
• Fristenkalender
• Erinnerungsfunktion bei ablaufenden Fristen
• Mobile Devices Kompatibilität z.B. mit dem Smartphone oder Tablet für ortsunabhängigen flexiblen Zugriff auf benötigte Dokumente

Es ist aber noch viel mehr möglich! Was genau, erfährst du hier direkt bei unserer Anbieterübersicht!

Softwareanbieter für das digitale Vertragsmanagement

Die besten Anbieter für das digitale Vertragsmanagement zu finden, kann schwierig sein. 

Damit du dir die Energie der Suche sparst und sie lieber in die Auswahl des passenden Anbieters stecken kannst, findest du im Folgenden eine Auflistung der möglichen Softwares für das digitale Vertragsmanagement.

fynk

Das Tool von fynk deckt den gesamten Prozess zum Verwalten und Signieren von Verträgen ab. Dabei unterstützt eine KI, um Vertragsinhalte kurz und knapp zusammenzufassen und zu analysieren. 

Bestehende Verträge lassen sich über den Massenimport easy und schnell importieren, so dass du dein komplettes Vertragsmanagement mit einer einzigen Software im Blick hast. 

Bei neuen Verträgen stehen dir Vorlagen zur Verfügung und du kannst dynamische Platzhalter setzen, um die Inhalte bei wiederkehrenden Verträgen direkt zu erfassen. 

• Geeignet für: Kleine Unternehmen und Mittelstand, aber teilweise auch Konzern-Kunden
• Funktionen: smarter Vertrags-Editor mit dynamischen Platzhaltern, KI zur Analyse und Auswertung von Verträgen, Überblick über Unternehmensverträge, Massenimport alter Verträge, PDF-Signieren, alle Signatur-Arten inklusive.
• Preis: ab 19€ pro Monat
• Demo-Version: kostenlose Version verfügbar, kostenpflichtige Versionen 14 Tage kostenlos testen.

Hier findest du unsere eigenen fynk Erfahrungen im Software-Verzeichnis.

Fabasoft Contracts

Mit der Software von Fabasoft Contracts behältst du den Überblick über deine Verträge. Die Software wird für mittlere und große Unternehmen angeboten. Sicherheit steht hier ganz weit vorne. Daher werden die Daten in der DACH-Region gespeichert. 

Die Arbeit mit Verträgen wird besonders durch das intelligente Auslesen von Daten aus Verträgen in Kombination mit einer schnellen Stichwortsuche erleichtert. 

Neue Verträge kannst du per Drag-and-Drop direkt hochladen. Für wiederkehrende Verträge gibt es Vorlagen, die automatisiert erstellt werden können. 

• Geeignet für: Mittelstand und Konzerne
• Funktionen: Smarte Vertragsdatenextraktion, intelligente Suche, automatisierte Vertragserstellung mit Vorlagen, Workflows, digitale Signatur, Fristenmanagement und Benachrichtigungen
• Preis: ab 750 € pro Monat für 10 Mitarbeiter
  
• Demo-Version: ja

ContractHero

Mit ContractHero kannst du Verträge effizient und übersichtlich anhand eines Dashboards verwalten und sogar direkt digital unterschreiben. Schnelligkeit und intuitives Handling stehen dabei an erster Stelle!

Du legst dazu deinen neuen Vertrag in ContractHero an bzw. importierst ihn als Datei, als CSV-File oder per E-Mail. Anschließend kannst du die Funktionen für automatische Erinnerung für Fristen nutzen und hast alle Verträge übersichtlich zusammen. 

Deine Daten werden komplett sicher in einem Rechenzentrum in Deutschland abgelegt. Es wrid dabei die ISO 27001 Zertifizierung erfüllt.

• Geeignet für: KMU, Startups, Dienstleister, Gewerbetreibende, Abonnements, Internet, Versicherungen uvm.
• Mehrmandantenfähigkeit für Unternehmensstrukturen mit Tochtergesellschaften
  
• Funktionen: Vertragsdetails analysieren lassen, E-Signatur integriert, Berechtigungen vergeben, Aufgabenverwaltung, Volltextsuche durch OCR, Automatische Vertragserkennung, Excel-Export möglich, auf deutsch und englisch nutzbar uvm.
• Preis: aus Anfrage
• Demo-Version: ja

Trackado

Trackado ermöglicht es dir, die Kontrolle über deine Verträge zu übernehmen. Das geht von überall aus, denn der Anbieter nutzt eine Cloud.

• Geeignet für: Große und kleine Unternehmen  uvm.
• Funktionen: Vergabe von Berechtigungen, Klassifikation von Verträgen z.B. Business Partner, Reports und Dashboard, Export zu Excel und PDF  uvm.
• Preis: Ab 0$ bis zu 199$
• Demo-Version: ja

INHUBBER

INHUBBER bietet ebenfalls einen cloudbasierten Service an. Mit dabei sind viele verschiedene Funktionen, die sich für Unternehmen eignen, die viele Prozesse digitalisiert und automatisiert ablaufen lassen wollen.

• Geeignet für:  Immobilien, Einkauf, Vertrieb, Personal uvm.
• Funktionen: Vertragsablage, kostenlos rechtssichere digitale Signatur, automatische Dokumentenanalyse und Terminüberwachung, Verträge erstellen, unterschreiben und speichern  uvm.
• Preis: Auf Anfrage
• Demo-Version: ja

ContractSafe

ContractSafe ist ein intuitiver Anbieter des digitalen Vertragsmanagements, der viele verschiedene Funktionen anbietet.

• Geeignet für: Unternehmen mit vielen Kunden  uvm.
• Funktionen: Zentrale Verwaltung der Verträge, Speed Search für Vrerträge und Scans, E-Mail-Erinnerungen, unbegrenzte User-Anzahl uvm.
• Preis: Ab 299$ bis zu 899$ pro Monat
• Demo-Version: ja

DocuSign

Einer der führenden Anbieter im Bereich digitales Vertragsmanagement ist DocuSign. Vor allem die KPI, die dich beim Vertragsmanagement unterstützt, ist eine große Hilfe.

• Geeignet für: Finanzen, Versicherungen, Immobilien, Regierung, Bildungswesen, Gesundheitswesen uvm.
• Funktionen: Elektronische Signatur, Vertragsanalyse anhand einer KPI, organisierte automatische Workflows für Dokumente uvm.
• Preis: Ab 40€ bis zu 480€, abhängig von Dokumentenmenge
• Demo-Version: ja

d.velop

d.velop bietet dir ein effizientes Dokumentenmanagement mit Microsoft 365 und SharePoint. Dabei kannst du es in Outlook & Office, Dynamics 365, SAP ERP und Salesforce integrieren.

• Geeignet für: Verschiedenste Branchen und Unternehmen jeder Größe
• Funktionen: Intuitive Navigation, Quick Search, User Votes, Metadaten uvm.
• Preis: Auf Anfrage
• Demo-Version: ja

Juro

Der US-Anbieter Juro bietet eine All-in-one Vertragsmanagement-Lösung an. Damit ist der gesamte Prozess von Erstellung über die elektronische Signatur bis zur digitalen Ablage und Tracking enthalten. Das eignet sich für den Vertrieb, für HR oder auch für Legal im Unternehmen. 

• Geeignet für: Verschiedenste Branchen und Unternehmen jeder Größe
• Funktionen: Vertrags-Templates, Workflows und Integrationen, Drag-and-Drop dynamische Platzhalter, uvm.
• Preis: Auf Anfrage
• Demo-Version: ja

Easy Software

Mit Easy Software erhältst du eine webbasierte moderne Software zum digitalen Vertragsmanagement. Dabei erfolgt die gesamte Verarbeitung in einem System ganz ohne Medienbrüche.

• Geeignet für: Alle Unternehmen, die nach einer Allround-Software suchen
• Funktionen: E-Akte mit allen zum Vertrag zugehörigen Dokumenten, Vertragsvorlagen, Textbausteine, Fristenkalender, Smartphone und Tablet kompatibel uvm.
• Preis: Auf Anfrage
• Demo-Version: Auf Anfrage

otris contract

otris contract ist eine vielseitige Software für das digitale Vertragsmanagement. Dabei liegt der Fokus auf der Verbesserung von Sicherheit und Effizienz des gesamten Vertragslebenszyklus.

• Geeignet für: Unternehmen mit verschiedenen Verträgen und hohen Anforderungen
• Funktionen: Fristenüberwachung, Recherche, Liquiditätsplanung, Vertragserfassung, revisionssichere Archivierung, Prozesse & Workflows, Reporting etc.
• Preis: Auf Anfrage
• Demo-Version: ja

Nintex

Nintex eignet sich zum automatisieren der Unternehmensprozesse. Darunter fällt auch das digitale Vertragsmanagement.

• Geeignet für: Unternehmen, die ganzheitlich digitalisieren wollen
• Funktionen: Digitale Formulare, Mobile Apps, Robotic Process Automation, eSignature uvm.
• Preis: Auf Anfrage
• Demo-Version: ja

ContractBook

Mit ContractBook kannst du Verträge über den gesamten Lebenszyklus hinweg begleiten und überprüfen. Dabei kannst du jeden Teil durch datengestützte Dokumentautomatisierung digitalisieren.

• Geeignet für: Businesses, Anwälte
• Funktionen: Unendlich viele Verträge generieren, unterschreiben und aufbewahren, Task Management-Features, Verhandlungs-Features, Zusammenarbeit im Team, mit Gästen etc.
• Preis: Ab 97€ bis 1200€/Monat
• Demo-Version: ja 

Ironclad

Der Anbieter Ironclad bringt das Digital Contract Management in den USA auf ein neues Level. Die AI ist auf das Erstellen von Verträgen spezialisiert und auch die weiteren Features rund um den Vertrags-Cycle unterstützen dich bei der Verwaltung. 

• Geeignet für: Alle Unternehmen
• Funktionen: AI-Power zum Erstellen von Verträgen, Workflow Designer, Editor in der Ironclad CLM Software enthalten, Embedded Contracts und Reportings
• Preis: Nur auf Anfrage
• Demo-Version: ja

ContractZen

ContractZen bezeichnet sich als deine All-In-One digitale Gouvernante. Mit dabei ist nicht nur das digitale Vertragsmanagement, sondern auch ein 100% papierloses Board-Portal, professionelles VDR und die digitale Unterschrift.

• Geeignet für: Alle Unternehmen, auch remote arbeitend
• Funktionen: Mobile Verfügbarkeit der Verträge, Volltext-Suche mit OCR, automatische Erinnerungen, Verträge per Mail hinzufügen etc.
• Preis: Ab 9,50$ bis 1800$/Monat
• Demo-Version: ja

ContractWorks

Mit ContractWorks kannst du die Vertragssichtbarkeit erhöhen, Risiken minimieren und dafür sorgen, dass Vertragserneuerungen immer pünktlich ablaufen.

• Geeignet für: Alle Unternehmen
• Funktionen: Reports einstellen, Erinnerungen und Benachrichtigungen, OCR und Advanced Search-Tools, elektronische Signatur, AI-Unterstützung uvm.
• Preis: Ab 600$ bis 1000$/Monat
• Demo-Version: ja

PandaDoc

Bei PandaDoc kannst du deinen Dokumenten-Workflow verbessern und für höhere Produktivität und eine tolle Erfahrung für deine Kunden sorgen.

• Geeignet für: Teams mit schnellen Workflows
• Funktionen: Schnell Dokumente bearbeiten und versenden, von Erfahrungen des Anbieters profitieren, Insights für bessere Übersicht, integrierter Workflow zur Unterstützung uvm.
• Preis: Ab 19$ bis 49$
• Demo-Version: ja

edoc

edoc macht dir die Aufgaben und Herausforderungen im Bereich Vertragsmanagement einfach. Dabei besteht die Basis aus d.3ecm oder SharePoint/SharePoint Online aus Microsoft 365.

• Geeignet für: Unternehmen, die viel mit Verträgen, Archivierung und Akten zu tun haben
• Funktionen: Zugriff jederzeit, Bündelung aller Aktivitäten im Vertragsvorgang, aktive Unterstützung in allen Vertragsphasen, Fristenverwaltung uvm.
• Preis: Auf Anfrage
• Demo-Version: ja

Gatekeeper

Gatekeeper ist eine AI-basierte Plattform für das Vertragsmanagement. Der Großteil des Managements läuft über ein Dashboard.

• Geeignet für: Verkaufsteams, Sales-Teams, Finanzunternehmen, Anwälte, IT-Teams etc.
• Funktionen: Dashboard mit allen wichtigen Daten und Verträgen, automatisiertes Management von Verträgen, unbegrenzt viele digitale Unterschriften uvm.
• Preis: Ab 775$ bis 3325$/Monat
• Demo-Version: ja

Conga Contracts

Conga Contracts macht dein digitales Vertragsmanagement schnell und effektiv. Dabei sorgst du auch für positive Nutzer- und Kundenerfahrungen.

• Geeignet für: Jedes Unternehmen
• Funktionen: Vertragsrisiken implementieren, Anbieter-Support, Vertragsmanagement-ools für alle Stadien uvm.
• Preis: Auf Anfrage
• Demo-Version: ja

KDS Vertragsmanagement

Das KDS Vertragsmanagement vereinfacht die Prozessverantwortung und minimiert Risiken.

• Geeignet für: Selbständige, Startups, Mittelstandsunternehmen, Behörden und Ämter
• Funktionen: Vertragscontrolling, Fristenverwaltung, Finanzanalyse, Dokumentenmanagement
• Preis: Ab 990€ bis 3.990€, einmaliger Kaufpreis, von Nutzeranzahl abhängig
• Demo-Version: ja 

LECARE

LECARE ermöglicht dir mit wenigen Klicks den vollen Überblick über alle Vertragsdaten, Laufzeiten und Kündigungsfristen.

• Geeignet für: Unternehmen, die alle Informationen schnell und einfach zugänglich haben wollen
• Funktionen: Mobile App, automatische Benachrichtigungen, Erstellen, Managen und Aufrufen von Vertragsvorlagen, Dokumentenmanagementsystem uvm.
• Preis: Auf Anfrage
• Demo-Version: Auf Anfrage

BCIS

BCIS lässt sich leicht in jedes Unternehmensbüro integrieren.

• Geeignet für: Die Zusammenarbeit mit Lieferanten, Versorgern und Kunden
• Funktionen: Digitale Vertragsakte, Berechtigungen vergeben, Vertragslebenszyklus, Fristenkontrolle, Vorlagen uvm.
• Preis: Auf Anfrage
• Demo-Version: Auf Anfrage

KONICA MINOLTA

KONICA MINOLTA bietet eine professionelle Vertragsverwaltung mit mehr Transparenz und weniger Kosten.

• Geeignet für: Unternehmen, die mit dem Vertragsmanagement überfordert sind und eine einfache Lösung suchen
• Funktionen: Mehr Übersicht, reduzierte Papiernutzung, Fristeinhaltung, revisionssichere Archivierung uvm.
• Preis: Auf Anfrage
• Demo-Version: Auf Anfrage

ELO

ELO konzentriert sich auf Vertragsverwaltung, Vertragsprozesse, Auswertung und Controlling.

• Geeignet für: Alle Unternehmen
• Funktionen: Vertragsmanagement-Cockpit, Kalenderansicht, Vertragsverwaltung, Vertragscontrolling uvm.
• Preis: Auf Anfrage
• Demo-Version: Auf Anfrage

Fazit: Verträge digital verwalten

Du siehst, die Auswahl an Anbietern ist groß.

Bevor du eine Entscheidung triffst, kannst du die Meisten vorher kostenlos testen.

Je nachdem ob, du nur eine Software zum digitalen Vertragsmanagement oder direkt einen Anbieter für die komplette Digitalisierung deines Unternehmens suchst, kannst du deine Suche einschränken.

Hast du aber erstmal den richtigen Anbieter gefunden, wirst du das digitale Vertragsmanagement nicht mehr missen wollen!

Was hältst du von den Anbietern? Fehlt hier vielleicht noch einer? Schreib mir deine Meinung zu dem Thema gerne in die Kommentare!

Wenn du mehr wissen dazu wissen willst, wie du die Digitalisierung als Selbständige/r oder Geschäftsführer/in nutzen kannst, dann schau direkt mal bei Digital-Affin vorbei!

Stell dir vor, ein Umlaufbeschluss liegt an und alle sind sich auch recht schnell einig. Bis aber jeder unterschrieben hat, vergehen Wochen, während denen das Dokument zig Mal auf dem Postweg verschickt wird und Mails und Telefonate als Erinnerung notwendig sind.

Wenn du eine Digitale Signatur erstellen kannst, passiert dir sowas nicht mehr. Was sie kann und welche Anbieter sich lohnen, erfährst du in diesem Artikel.

Was ist eine digitale Signatur?

Eine digitale Signatur ist wie ein elektronischer Fingerabdruck.

Im Endeffekt wird die Signatur des Unterzeichners sicher mit dem Dokument verbunden und wirkt dann wie eine normale Unterschrift - nur eben digital, ohne Papierkram.

Damit die digitale Signatur wirklich sicher ist, wird eine spezielle Technologie verwendet, die sogenannte Public Key Infrastructure (PKI). Diese wurde extra für diese Art des digitalen Unterschreibens kreiert und garantiert nicht nur Sicherheit, sondern auch universelle Akzeptanz. Die Unterschrift gilt also länder- und kontinentübergreifend.

Digitale oder elektronische Signatur - was ist der Unterschied?

Beim Unterschied zwischen digitaler und elektronischer Signatur geht es um die Anwendungsmöglichkeiten.

Eine elektronische Unterschrift ist ein “elektronischer Sound, Symbol oder Prozess, der an einen Vertrag oder eine andere Aufzeichnung angehängt oder logisch damit verbunden ist, die auf elektronischem Wege erstellt, gesendet, kommuniziert, empfangen oder gespeichert wird.” (Quelle: SSL.com)

Eine elektronische Signatur ist also eher für die Identifizierung eines Vertrages oder einer Aufzeichnung geeignet.

Eine digitale Signatur dagegen wird dafür genutzt, die Identität des Unterzeichners und die Integrität und Korrektheit des Dokuments zu gewährleisten.

Wofür kannst du eine digitale Signatur verwenden?

Eine digitale Signatur verwendest du, wenn du ein Dokument rechtssicher und -verbindlich unterschreiben und es versenden willst.

Folgende Dokumente kommen für eine digitale Signatur in Frage:

• Briefe
• Kaufverträge
• Genehmigungen
• Miet- oder Leasingverträge
• Haftungs- oder Verzichtserklärungen
• Finanzdokumente
• uvm.

Im Prinzip ist eine digitale Signatur überall möglich, wo zwar auch eine physische Unterschrift in Ordnung ist, eine Digitale aber weniger umständlich z.B. aufgrund großer räumlicher Entfernungen zwischen den Unterschreibenden.

Wie du digital unterschreibst

Um dir den Ablauf einmal verständlicher zu machen, findest du hier ein Beispiel, wie das Unterschreiben mit einer digitalen Signatur funktioniert.

Wenn du ein Dokument erhältst, das du digital unterschreiben sollst, nutzt du am besten einen der unten aufgeführten Anbieter. Diese bieten eine Plattform, auf der du Dokumente digital unterzeichnen und versenden kannst.

Digitale Signatur am Beispiel von DocuSign

Wenn du DocuSign nutzt und ein Dokument von Anderen unterschreiben lassen möchtest, dann gehst du folgendermaßen vor.

1. Melde dich bei DocuSign an.
2. Wähle das Dokument/ die Dokumente aus, die unterschrieben werden sollen.
3. Füge die Unterzeichner hinzu.
4. Definiere das Signatur-Feld und andere Felder wie z.B. Datum.
5. Sende das Dokument ab.

Hast du ein Dokument per DocuSign erhalten, das du unterzeichnen sollst, dann ist der Ablauf so:

1. Du erhältst das Dokument per E-Mail.
2. Bist du neuer Nutzer, wählst du zunächst eine der vordefinierten Signaturen aus. Hast du DocuSign schon einmal genutzt, kannst du einfach dieselbe Signatur wie davor benutzen. Alternativ kannst du auch deine eigene Signatur auf dem Mobilgerät zeichnen.
3. Fülle alle Felder aus und signiere das Dokument.
4. Klicke auf “Finish”.
5. Alle Beteiligten werden jetzt informiert und können sicher auf die Unterlagen zugreifen.
6. Über DocuSign können sie dann heruntergeladen werden.

Bei den anderen Anbietern läuft die Nutzung ähnlich ab. Auch hier wird direkt über den Anbieter unterschrieben, was die Nutzung der digitalen Signatur auch im rechtlichen Sinne sicher macht.

Digitale Signatur - rechtsverbindlich und sicher

Wenn du dir Sorgen machst, ob eine digitale Signatur genauso sicher und rechtsverbindlich ist, wie eine physische Unterschrift, dann bringt folgender Absatz Licht ins Dunkel.

Wenn ein Anbieter die Nutzung einer digitale Signatur ermöglicht, dann muss diese dem US-amerikanische ESIGN Act und der UETA sowie der Verordnung der Europäischen Union über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS) entsprechen.

Darin sind folgende Inhalte festgelegt:

• Rechtmäßigkeit elektronischer Signaturen (inkl. digitaler Signatur) in der EU
• Notwendigkeit mehrerer Typen elektronischer Signaturen für den Geschäftsverkehr in der EU
• Einhaltung gewisser Technologiestandards für maximale Konformität elektronischer Signaturen und Verringerung rechtlicher Risiken
• Legitimation cloudbasierter und mobiler Signatur in der EU

Alles in allem sind die eSignatures, besonders die PKI-basierten digitalen Signaturen, genauso rechtssicher und binden wie eine physische Unterschrift auf einem Dokument.

Digital unterschreiben mit diesen Anbietern

Für eine eSignature gibt es mehr und mehr Anbieter. Jedoch musst du auch darauf achten, dass alles rechtskonform abläuft und die digitalen Unterschriften dann auch rechtlich bindend sind. Die hier aufgelisteten Anbieter erfüllen diesen Standard.

Skribble

Skribble ist ein europäische Anbieter für elektronische Signatur und für jede Art von Vertrag einsetzbar.

Das können beispielsweise Kaufverträge, NDAs oder Jahresabschlüsse sein. Unternehmen können Skribble nahtlos in bestehende Softwares integrieren oder über den Browser signieren. 

Der Prozess ist ganz einfach: PDF-Dokument wählen, Signierende einladen, Signatur-Reihenfolge festlegen und auf Knopfdruck ist das Dokument rechtsgültig elektronisch signiert.

Besondere Punkte sind: 

• Direkt einsetzbar über Browser oder via API
• Maximaler Datenschutz (DSGVO konform)
• Ansprechend, modernes Design und gute Usability
• Universelle Rechtsgültigkeit für jede Art von Vertrag  
• Zahlreiche Integrationen
• Auf Smartphone und Desktop
• Zentrale Mitgliederverwaltung für Teams
• Ab 9€ monatlich (Individual) oder 23€ monatlich pro Teammitglied im Team-Tarif

Mehr Erfahrungen über Skribble gibt es im Verzeichnis. 

Signhost (ehemalig Evidos)

Bei der Signatur-Lösung von Signhost stehen die fortgeschrittene elektronische Signatur und die qualifizierte elektronische Signatur im Mittelpunkt. Du kannst wählen aus einem breiten Spektrum, welche Verifizierungsmethode am besten geeignet ist. 

Zudem ist der Prozess smart und du kannst ganz schnell eine digitale Unterschrift einholen. Über die API-Integration lässt sich der Prozess sogar in deine eigene Software-Umgebung einbinden. 

Besonderheiten sind hier: 

• Höchste Nachweisform über Passport, DigiD, SMS, iDEAL, ZealiD, itsme, NFC
• Transaktionsbestätigung mit einem Prüfpfad
  
• Rechtskonform digital untershreiben
• API-Integration über Website, E-Mail oder SMS
• Für zahlreiche Branchen geeignet: Immobilien, Finanzen, Versicherung, Personalwesen, Gesundheitswesen, etc.
• Kostenlose Variante mit max. 10 Credits
• Preise starten ab 90 € pro Jahr für 100 Credits

Evidos im Software-Verzeichnis

inSign

Mit inSign wird das Einholen von Unterschriften zum Kinderspiel – kein langes Warten auf Unterschriften, keine Portokosten und keine Rückläufer. Dafür steht dir ein übersichtliches Tools zur Verfügung, mit dem du Dokumente einstellst und für den Unterschriften-Prozess freigibst. Die Unterschriftenlösung macht deine Prozesse smart und ist für jede Branche einsetzbar. 

Zu den Besonderheiten zählen: 

• Hosting und Entwicklung in Deutschland
• Beweisbare und rechtssichere Unterschrift nach eIDAS
  
• Ohne Spezialhardware auf Computer, Smartphone oder Tablet unterschreiben
  
• Auf Tablet unterschreiben oder Dokument per Klick auf Smartphone umleiten
• Pflichtfelder einstellen und Rückläufer minimieren
  
• Überblick über Status der Vorgänge
• Browser und App
• Viele verschiedene Sprachen
• Preis: Ab 24,90€/Monat/Nutzer Einzellizenz (attraktive Rabatte ab 2 Lizenzen)
• Kostenlose Testversion

Meine Erfahrungen zu inSign.

d.velop sign

d.velop sign ist einer der Anbieter, die du ohne Installation oder Hardware nutzen kannst.  Das macht die Implementierung in deinen Workflow schnell und unkompliziert. Der Fokus liegt dabei darin, eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) im Standard anzubieten. 

Das bedeutet es sind alle drei Signaturlevel integriert, so dass dieses pro Dokument individuell gewählt werden kann. 

Hervorzuheben sind: 

• Einsetzbar in den Bereichen Vertrieb, Einkauf, Finanzen, HR, Steuerkanzleien, Immobilien uvm.
  
• Kundenzentriertes Onboarding
  
• Integration in Microsoft, SAP, salesforce uvm.
• Durch Microsoft-SharePoint-Integration Medienbrüche weiter minimieren
• Made in Germany
  
• Preis: Ab 3,75€/Monat
• Kostenlos testen

Mehr zu d.velop Sign im Digital Affin Verzeichnis.

fynk

Bei der Vertragsmanagement-Software fynk wird neben der digitalen Erstellung von Verträgen auch das Signieren angeboten. Dabei legst du mit Platzhaltern fest, welche Infos in einem Vertrag dynamisch eingefügt werden sollen, wer unterschreiben soll und in welcher Reihenfolge. Nach einer Prüfung wird das Dokument dann verschickt und kann digital signiert werden.

Es stehen alle gängigen Arten der digitalen Signatur wie, SES, AES und QES zur Verfügung. 

Besonderheiten: 

• Komplettes Vertragsmanagement in einer Software
• Schnell und digital signieren
• PDF hochladen oder Vertrag im Online-Editor mit smarten Platzhaltern erstellen
• Signatur-Arten: SES, AES und QES 
• eIDAS-konforme elektronische Signaturen
• KI-Analyse von Verträgen
• Ab 19€ monatlich, dauerhaft kostenlose Version verfügbar
• Demo anfragen

fynk Bewertungen und Erfahrungen lesen.

tegolySIGN

tegoly ist die voll digitale Unterschrift in Microsoft Teams. Die Software ist daher besonders interessant für Unternehmen, die sowieso schon in der Arbeitsumgebung in Microsoft Teams arbeiten. Zudem liegt ein besonderes Augenmerk auf der digitalen Signatur für Steuerberater. 

Folgende Punkte sind hervorzuheben:

• voll integrierte Anwendung mit dem Look&Feel von Teams
• versende Dokumente direkt aus Microsoft Teams zur Unterschrift
• unterzeichne Dokumente von überall
• Anzahl der Signaturen unlimitiert
• eIDAS und DSGVO konform
• Sicherer Cloudspeicher aus Deutschland
• Preis: Ab 120€/Nutzer/Jahr
• Demo möglich

Erfahrungen über tegoly.

MOXIS

Zu einem schnellen Vertragsabschluss kommst du auch mit MOXIS. Die Software von XiTrust hat hohe Sicherheitsstandards und erfüllt die Anforderungen der eIDAS, der DSGVO als auch der Schweizer Gesetzgebung zu Datenschutz und elektronischen Signaturen (E-DSG, ZertES). 

Als B2B-Enterprise-Software ist MOXIS in zahlreichen Systemen (z.B. SAP, Salesforce, DOXIS4 ECM, MS SharePoint, OpenText, Egnyte uvm.) integriert. Die Signatur-Software kann durch seine Integrationsfähigkeit in bestehende Prozesse besonders schnell in Unternehmen eingegliedert werden.

Besonders hervorzuheben sind: 

• Transparenz bei allen Signaturprozessen und den beteiligten Personen
• Intelligente Features für Signatur-Workflows wie z.B. Platzhalter, Stapelfunktion,
• Formfields, Biometrie, u.v.m.
• Nahtlose Integration in die bestehende IT-Landschaft
• Enterprise-Features bereits ab der ProCloud-Variante
• Verschiedene Hosting-Varianten: On Premises oder in der Cloud (Rechenzentrum in Österreich)
• Ab 22 €/User/Monat in der MOXIS Professional Cloud
• Verfügbar in mehreren Sprachen (Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch,
• Tschechisch, Polnisch)
• Alle Signaturqualitäten möglich
• Kostenlose Testversion 

MOXIS im Digital Affin Software-Verzeichnis.

Quadient RSign

Mit Quadient RSign lassen sich Unterschriftsprozesse systematisch digitalisieren. Du lädst dein Dokument hoch, legst die Reihenfolge fest, wer alles unterschreiben soll und kannst zusätzlich weitere auszufüllende Felder setzen. Letzteres ist zum Beispiel bei digitalen SEPA Lastschriftmandaten ein wichtiger Punkt. 

Der Prozess ist sehr einfach und ich hab ihn in einer Demo direkt mal selbst ausprobiert. 

• Amerikanische Technik in deutschem Rechenzentrum gehostet
• Dokumente digital verwalten 
• Unterzeichner-Reihenfolge festlegen 
• Flexible Zusatzangaben auf Dokument 
• Freemium Modell für bis zu 3 digitale Unterschriften im Monat 
• Preis auf Anfrage

Mehr zu Quadient RSign lesen.

DocuSign

DocuSign bietet verschiedene Tools für ein digitalisiertes Unternehmen an. Neben einer Agreement Cloud und dem Contract Lifecycle Management gehört auch die Möglichkeit der digitalen Signatur dazu.

• Plattformverfügbarkeit von über 99,99%
• Über 350 Integrationen und führende APIs
• Standardfelder und benutzerdefinierte Felder
• Erhältlich in 43 Sprachen
• Preis: Ab 9€/Nutzer/Monat
• Kostenlos testen

Hier gibt es mehr über DocuSign.

Adobe Sign

Mit Adobe Sign kannst du das Feature der digitalen Signatur mit den PDF-Tools von Adobe direkt und unkompliziert verbinden.

• Alle Tools in Einem: PDF-Dateien erstellen, im Team bearbeiten, unterschreiben
• Kompatibel mit Microsoft 365, Google Drive oder Box
• Preis: Ab 17,84€/Nutzer/Monat
• Kostenlos testen

Erfahrungen über Adobe Sign.

FP Sign

FP Sign kannst du nicht nur für Verträge benutzen, sondern auch für Belege, Protokolle uvm.

• Geeignet für Personaldienstleister, Steuerberatung, Logistik, Geschäftsführung, Vorstand
• Preis: Ab 19,95€/Nutzer/Monat
• Kostenlos testen

Mehr zu FP Sign. 

SignRequest

Mit SignRequest sparst du nicht nur Papier, sondern setzt auch noch auf einen anderen nachhaltigen Aspekt: Für jede kostenpflichtige Lizenz pflanzt SignRequest einen Baum.

• Verschiedene simple Verwaltungsfeatures
• Reihenfolge der Unterschriften einstellen
• API in Webseite, CRM-System, Google Apps, Zapier integrierbar
• Preis: Auf Anfrage
• Kostenlos testen

SignRequest im Digital Affin Verzeichnis.

Yousign

Yousign richtet sich nicht nur an Arbeitsverträge, sondern auch an weitere Vertragsarten. Demnach sind die Features universeller

• Geeignet für Kauf-, Miet- und Arbeitsverträge
• Genehmigungsablauf festlegen
• App und API
• Preis: Ab 25€/Monat/Nutzer
• Kostenlos testen

Mehr zu YouSign

IDnow eSign

IDnow eSign ist besonders auf die Kundenkorrespondenz ausgerichtet. Dabei kannst du neben dem eSign Verfahren auch auf AutoIdent, VideoIdent, BankIdent und eID zurückgreifen.

• Der Kunde benötigt nur Internetzugang, Computer mit Webcam oder Smartphone/Tablet
• VideoIdent und eSigning nahtlos im selben Prozess
• Speziell geeignet für Finanzwesen, Versicherungen, Telekommunikation, Automotive und eCommerce
• Web und App
• Preis: Auf Anfrage
• Kostenlos testen

Paperless

Beim Anbieter Paperless wird der gesamte Workflow rund um das Vertragsmanagement begutachtet. Du erstellst mit dem Builder deinen Vertrag, kannst darin Variable und Platzhalter verwenden und abschließend unten drunter eine E-Signatur einfügen. 

• Intelligente Dokumente und Vorlagen erstellen
• NoCode-Builder für Dokumente
• eSignatur einfügen und Freigabe-Prozess kontrollieren
• Sicheres Hosting in Deutschland 

Erfahrungen zu Paperless

eversign

Bei eversign handelt es sich um einen englischen Anbieter. Neben Features wie Dokuemtenautomation oder Integration in verschiedene Apps bietet eversign auch die eSignature an.

• Self Signing, In-Person Signing, Remote Signing
• Paralleles oder sequenzielles Signieren möglich
• App Integrationen
• Preis: Ab 9,99$/Monat für die Basis-Version
• Kostenlos testen

Erfahrungen zu eversign lesen.

Intarsys

Intarsys gibt dir mit seinem Tool die Möglichkeit, Dokumente signieren, validieren und aufbewahren zu lassen.

• Individuelle Anpassungen an dein Unternehmen
• Einzel-, Stapel- und Komfortsignatur
• Programme für Windows und MacOS
• Preis: 6,55€/Monat inkl. Support- und Softwarepflege
• Kostenlos testen

Erfahrungen über Intarsys.

EasySend

EasySend ist eine No-Code-Plattform, mit der du deine Formulare und Verträge weiterentwickeln kannst. 

Dazu schickst du deinen Kunden einfach einen Link, z. B. per Mail oder einem Messengerdienst. Deine Kunden tragen ihre Namen und Details ein und unterschreiben mit ihrem Gerät per Touch oder mit der Maus. 

Anschließend erhältst du den Vertrag zurück und kannst ebenfalls unterschreiben. Mithilfe von zahlreichen Integrationen kannst du den unterschriebenen Vertrag dann in andere Systeme übertragen.

Du kannst dir einen Termin für eine Live-Demo buchen. Preise sind leider nicht öffentlich sichtbar.

Signaturely

Signaturely will den Unterschriften Prozess so schnell und einfach wie möglich machen. Wähle dein Dokument aus oder nimm eine Vorlage und sende es per E-Mail an alle Unterzeichner. Signaturely leitet alle Unterzeichner an, die richtigen Felder auszufüllen.

• vorgefertigte Templates
• automatische Reminder
• mehrere Unterschriften auf einem Dokument
• Integration mit Google Dirve, Dropbox, OneDrive und box
• gültig und rechtswirksam in über 60 Ländern
  

Google E-Signatur

Google Workspace bietet auch eine eigene E-Signatur-Lösung. Diese Funktion ermöglicht es Benutzern, elektronische Signaturen direkt in Google Workspace zu verwalten, ohne die Plattform verlassen zu müssen. Mit der E-Signatur-Funktion können Benutzer Dokumente wie Lieferantenvereinbarungen und Kundenverträge direkt in Google Docs und Google Drive signieren und verwalten.

Die E-Signatur-Funktion ist in verschiedenen Editionen von Google Workspace verfügbar, darunter Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus, Enterprise Essentials und Enterprise Essentials Plus. Administratoren können die Nutzung dieser Funktion über die Google Admin-Konsole steuern.

Die E-Signatur-Lösung von Google Workspace bietet eine nahtlose Integration in bestehende Workflows und ermöglicht es Benutzern, Signaturen schnell anzufordern und den Status von Dokumenten zu verfolgen. Diese Funktion ist besonders nützlich für Unternehmen, die ihre Dokumentenprozesse digitalisieren und beschleunigen möchten

Fazit: Digitale Signatur erstellen – Digitale Dateien statt Papierberg

Digitalisierung von Verträgen ist ein riesiges Thema. Es gibt viele Anbieter auf dem Markt, aus denen du auswählen kannst. Manche davon sind Allround-Talente, Andere kannst du speziell an dich, dein Unternehmen und deine Bedürfnisse anpassen.

Durch die Kostenlos-testen-Funktion musst du auch kein unbekanntes Programm kaufen und hoffen, dass es passt, sondern probierst vorher das Handling und die Funktionen aus.

So kannst du sicherstellen, dass die Funktion digitale Signatur dir nicht nur viel Zeit und Aufwand spart, sondern auch Papierberge und damit verbundene Daten-Management-Probleme und verlorene Dateien umgehen.

Alles in allem kannst du mit einer eSignatur eigentlich nur gewinnen.

Also, worauf wartest du noch? Probiere die Anbieter aus und mache das Einholen von Unterschriften leicht, unkompliziert, effizient und schnell!

Was hältst du von den Anbietern der digitalen Signatur? Nutzt du Einen davon bereits oder kennst du Einen, der hier definitiv noch fehlt? Schreib mir deine Meinung zu dem Thema und Erfahrungen gerne in die Kommentare!

Wenn du mehr wissen willst in puncto Digitalisierung für Selbständige oder Geschäftsführer, dann schau gerne in die entsprechende Kategorie auf Digital-Affin für mehr Inspiration!

Denn wenn persönliche Treffen zum Abzeichnen eines Vertrages nicht möglich sind, bleibt nur noch der postalische Weg. 

Vor einiger Zeit war es noch gang und gäbe, für ein paar Tausend Euro, einen Vertrag per Express von A nach B zu schicken und wieder zurück. 

Zum Glück gibt es mittlerweile Möglichkeiten, Verträge digital abzuzeichnen und aufzubewahren. 

Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen. 

Ich erkläre dir in diesem Artikel, wie das funktioniert und welche Signatur-Anbieter dafür geeignet sind.

Bestehende Verträge scannen: Darauf musst du achten

Möchtest du bereits in Papierform bestehende Verträge digitalisieren, musst du auf ein paar Dinge achten. 

Alle gescannten Verträge müssen gemäß der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) rechtssicher und nachvollziehbar archiviert werden. 

Dafür müssen alle Daten und Informationen gut lesbar sein. 

Möchtest du das nicht selbst übernehmen, kannst du auf einen Scandienstleister setzen.

Entscheidend ist auch die digitale Ordnung: Deine Ablage muss logisch, systematisch und nachvollziehbar organisiert sein. 

Betriebsprüfer müssen einzelne Dokumente im System schnell und einfach finden können. 

Besonders wichtig: Deine digitalisierten Verträge müssen auf einer Plattform abgespeichert werden, die die Datenschutzbestimmungen der DSGVO erfüllt. 

Im besten Fall nutzt du dafür einfach eine Vertragsmanagement-Software.

Mit künstlicher Intelligenz das Vertragsmanagement optimieren

Verträge und das damit verbundene Verwalten bereiten dir Kopfzerbrechen? 

Künstliche Intelligenz kann dir bei der Digitalisierung des Vertragsmanagements helfen. 

Denn je nach Größe des Unternehmens befinden sich die Vertragsunterlagen auf unterschiedlichen Plattformen - das manuelle Durchsuchen und Sortieren der Dokumente ist zeitaufwändig und fehleranfällig. 

Dazu kommt: 

Laut einer DocuSign-Studie brauchen viele Unternehmen rund 20 Stunden, bis ein Vertrag fertig verhandelt ist. 

Grund dafür ist die benötigte Genehmigung der Rechtsabteilung - und die sieht sich dann häufig mit Fehlern in Vertragsklauseln konfrontiert, die durch manuelle Arbeit entstanden sind. 

Hier kommt die künstliche Intelligenz ins Spiel.

Die KI:

• identifiziert Compliance-Risiken
• spürt unseriöse Klauseln auf
• stellt sicher, dass die besten Gesamtbedingungen auf alle Verträge angewendet werden
• warnt vor Vertragsproblemen
• spart so Kosten und Zeit und macht den gesamten Prozess effizienter

Ein hervorragendes Beispiel dafür ist der Anbieter fynk. 

Mit KI-gestützten Analyseprozessen werden nicht nur potentielle Vertragsrisiken frühzeitig identifiziert, du bekommst auch einen detaillierten Bericht über Vertragsleistungen und Teamaktivität. 

Dank semantischer KI-Technologie werden alle kritischen Vertragspunkte schnell zusammengefasst. 

Du erhältst eine To-Do-Liste für Verhandlungen - und spart so wertvolle Zeit.

Elektronische Signatur: Dokumente digital unterschreiben

Spätestens, als während der Corona-Krise die meisten Mitarbeiter im Homeoffice arbeiteten, war klar:

Die digitale Signatur ist nicht nur immer und von überall durchführbar, sie spart auch noch Zeit und Ressourcen. 

Die sogenannte eIDAS-Verordnung (electronic IDentification, Authentication and trust Services) (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 definiert, was genau eine elektronische Signatur ist:

• sie liegt in elektronischer Form vor
• sie wird von einer natürlichen Person geleistet
• sie ist in dem signierten Inhalt enthalten oder damit verknüpft
• der Signierende hat die Unterschrift wissentlich verwendet

Grundsätzlich sind elektronische Signaturen genauso rechtsgültig wie die handschriftliche Unterschrift. 

Fast alle Dokumente können digital unterschrieben werden.

Nicht möglich ist das allerdings bei:

• Kündigungen (§ 623 BGB)
• Niederschrift der wesentlichen Arbeitsbedingungen (§2 NachwG)
• Dienstzeugnissen (§ 630 BGB, §109 GewO)
• Bürgschaftserklärung (§ 766 BGB)

Bei den Dokumenten, die elektronisch unterzeichnet werden dürfen, können bestimmte Anforderungen an die Signatur bestehen. 

Hier spricht man dann von den E-Signatur-Standards.

Unterschieden wird zwischen der einfachen elektronischen Signatur, der fortgeschrittenen elektronischen Signatur und der qualifizierten elektronischen Signatur.

Die einfache elektronische Signatur

Die einfache elektronische Signatur ist die grundlegendste Form der elektronischen Signatur. 

Sie basiert auf elektronischen Daten wie einer eingescannten Unterschrift oder einer digitalen Bestätigung. 

Obwohl sie leicht zu erstellen und zu verwenden ist, bietet sie nur begrenzten Schutz gegen Manipulation oder Fälschung, da sie nicht eindeutig einer Person zugeordnet werden kann.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur

Die fortgeschrittene elektronische Signatur geht einen Schritt weiter und bietet ein höheres Maß an Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit. 

Sie verwendet kryptografische Methoden, um die Identität des Unterzeichners zu verifizieren und sicherzustellen, dass die signierten Daten nachträglich nicht geändert werden können.

Die qualifizierte elektronische Signatur

Die qualifizierte elektronische Signatur ist die höchste Stufe der elektronischen Signatur. 

Sie basiert auf einem zertifizierten Signaturerstellungsgerät und wird von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt. 

Die qualifizierte elektronische Signatur bietet den höchsten Grad an Sicherheit und rechtlicher Gültigkeit. 

Sie erfordert eine persönliche Identifikation des Unterzeichners und gewährleistet die Integrität und Authentizität der signierten Daten.

Alles an einem Ort: Die digitale Vertragsakte

Die digitale Vertragsakte ist das zentrale Element des digitalen Vertragsmanagements: 

Hier werden Verträge und alle mit dem Vertrag zusammenhängenden Informationen und Dokumente gesammelt und strukturiert.

Dazu zählen:

• Stammdaten
• Dokumentversionen
• Aktenvermerke
• Unterlagen (z. B. Ausschreibungsunterlagen)
• Vorgänge (z. B. Freigaben, Fristen, Verlängerungen, Kündigungen)

Die digitale Vertragsakte hat zahlreiche Vorteile:

• Effiziente und zeitsparende Vertragsverwaltung: Innerhalb von Sekunden gelingt es dir, Vertragsdokumente elektronisch zu durchsuchen.
• Bessere Zusammenarbeit und Effizienz: Mehrere Benutzer können gleichzeitig auf die Verträge zugreifen, sie bearbeiten und kommentieren. Du kannst beispielsweise Feedback einholen, Änderungen vornehmen und den Status der Verträge in Echtzeit verfolgen.
• Hohe Datensicherheit: Digitalisierte Vertragsakten bieten fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen wie Zugriffsbeschränkungen für digitale Dokumente, Verschlüsselung und Protokollierung von Aktivitäten.
• Nachverfolgbarkeit und Compliance: Du kannst Vertragslaufzeiten, wichtige Ereignisse und Erinnerungen automatisch einstellen. Dies hilft, Fristen einzuhalten, Vertragsverlängerungen zu planen und rechtliche Risiken zu minimieren.

Von überall erreichbar: Die digitale Personalakte

Alle wichtigen Personaldaten und Unterlagen an einem Ort - und das jederzeit und von überall aus. 

Mit der digitalen Personalakte wird das möglich. 

Sie ersetzt die traditionellen Papierakten und bietet eine Vielzahl von Vorteilen.

• Verbesserte Zugänglichkeit: Mit der digitalen Personalakte kannst du alle Mitarbeiterdaten elektronisch speichern und mit wenigen Klicks darauf zugreifen. Das spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht auch ein schnelleres und effizienteres Arbeiten.
• Platzersparnis: Papierakten nehmen oft viel Raum in Anspruch und erfordern umständliche Archivierungssysteme. Mit der digitalen Personalakte hast du Platz für das, was wirklich wichtig ist.
• Höherer Sicherheitsstandard: Mit Zugriffsbeschränkungen und verschlüsselten Daten kannst du sicherstellen, dass nur autorisierte Personen auf die Mitarbeiterinformationen zugreifen können. Außerdem werden Änderungen und Aktivitäten protokolliert.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Mehrere Personen können gleichzeitig auf die digitale Personalakte zugreifen, so werden Kommunikation und Informationsaustausch erleichtert.
• Leichtere Verwaltung und Verarbeitung von Dokumenten: Du kannst Verträge, Zeugnisse, Gehaltsabrechnungen, Änderungen oder Kündigungen und andere relevante Dokumente digital ablegen und organisieren. Die Suche nach bestimmten Informationen wird durch Stichwörter und Filteroptionen vereinfacht.

Fristenmanagement: Bedeutung und digitale Lösungen

Die Fristen und Termine aller laufenden Verträge im Blick zu behalten: 

Darum geht es beim Fristenmanagement. 

Außerdem gehören dazu:

• Dokumentation der Fristen, Kündigungstermine und Aufgaben, die sich aus laufenden Verträgen ergeben
• rechtliche Vorgaben
• Benachrichtigung der Personen, die für die einzelnen Fristen, Aufgaben und Termine zuständig sind

Wird das Fristmanagement vernachlässigt oder schleichen sich Fehler ein, kann das hohe Kosten zur Folge haben. 

Die Lösung: 

Digitales Fristenmanagement, dass dich automatisch an alle wichtigen Termine erinnert. 

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Alle Termine mit mobilem Zugang: Alle berechtigten Mitarbeiter können jederzeit darauf zugreifen.
• Angaben aus Verträgen werden automatisiert und in den Fristenkalender übernommen.
• Bei Deadlines, Laufzeiten und Vertragsfristen werden alle Mitarbeiter rechtzeitig informiert.
• Dank elektronischer Suchfunktion findest du alles mit nur wenigen Klicks.

Ablage und Archivieren gemäß DSGVO

Wenn es um die digitale Ablage und Archivierung von Verträgen gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geht, gibt es einiges zu beachten:

1. Digitale Verträge müssen sicher und geschützt gespeichert werden. Verwende eine zuverlässige und sichere Dokumentenmanagement-Software oder eine cloudbasierte Plattform, die eine verschlüsselte Datenübertragung und Speicherung bietet.
2. Zugriffsbeschränkung nur für autorisierte Personen inklusive Zugriffsprotokollierung.
3. Aufbewahrung gemäß der Aufbewahrungsfristen der DSGVO: Die DSGVO enthält bestimmte Anforderungen, wie lange personenbezogene Daten im Archiv aufbewahrt werden dürfen. Stelle sicher, dass du diese Fristen einhältst und Verträge nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sicher und endgültig löscht.
4. Datenschutz und die Datensicherheit: Beachte, dass personenbezogene Daten in den Verträgen sensibel sind und angemessene Schutzmaßnahmen erfordern, um unbefugten Zugriff oder Verlust zu verhindern.

Vertragsmanagement-Software: Funktionen und Vorteile

Eine Vertragsmanagement Software, oder auch Contract Lifecycle Management (CLM) System ist eine Softwareplattform, die dein Unternehmen dabei unterstützt, den gesamten Lebenszyklus von Verträgen zu verwalten.

Der Lebenszyklus eines Vertrags umfasst typischerweise mehrere Phasen, von der Verhandlung und Erstellung über die Unterzeichnung und Ausführung bis hin zur Überwachung, Verlängerung oder Kündigung des Vertrags.

Ein CLM-System automatisiert und zentralisiert den Vertragsprozess, indem es verschiedene Funktionen und Tools bereitstellt. 

So hast du alle deine Verträge immer im Blick - Geschäftsprozesse werden beschleunigt und du kannst dein Vertragsmanagement nachhaltig optimieren.

Das sind die wichtigsten Funktionen, die eine Vertragsmanagement-Software bietet:

• zentrale Speicherung und Organisation von Verträgen
• elektronische Vertragserstellung, Bearbeitung und Unterzeichnung
• Verträge automatisiert digital verwalten mit Benachrichtigungen für wichtige Termine
• Zusammenarbeit und Kommunikation durch Mehrbenutzerzugriff und Kommentarfunktionen
• Sicherheitsmaßnahmen wie Zugriffsbeschränkungen und Verschlüsselung
• Integration von elektronischen Signaturen für rechtsgültige Unterzeichnung
• Such- und Filterfunktionen für schnellen Zugriff auf bestimmte Verträge
• Verfolgung von Änderungen und Aktivitäten für bessere Transparenz
• anpassbare Vorlagen für die schnelle Erstellung von Verträgen
• Compliance-Funktionen zur Einhaltung rechtlicher Anforderungen

Das sind die wichtigsten Vorteile, die eine Vertragsmanagement-Software bietet:

• effiziente Vertragsverwaltung an einem zentralen Ort
• schneller Zugriff und Suche nach Verträgen und Informationen
• automatisierte Benachrichtigungen für wichtige Termine und Fristen
• elektronische Erstellung, Bearbeitung und Unterzeichnung von Verträgen
• verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Teammitgliedern
• höhere Sicherheit durch Zugriffsbeschränkungen und Verschlüsselung
• Einhaltung von rechtlichen Anforderungen und Fristen
• bessere Transparenz durch Verfolgung von Änderungen und Aktivitäten
• reduzierter Papierverbrauch und physischer Speicherbedarf
• Zeitersparnis und erhöhte Produktivität bei der Vertragsverwaltung

Die Anbieter im Vergleich

Es gibt zahlreiche Anbieter für das digitale Verwalten und die Digitalisierung von Verträgen und auch für das Erstellen einer Digitalen Signatur. 

Diese Anbieter sind mir bei meiner Recherche besonders aufgefallen: 

fynk

Mit fynk Verträge für sich arbeiten lassen - und gleichzeitig den Erfolg maximieren. Das gelingt mit einem umfangreichen Layout-Editor, dynamischen Inhalten und Bedingungen, E-Signing, Zusammenarbeit in Echtzeit und zahlreichen Schnittstellen. Dank künstlicher Intelligenz kannst du deinen Contract Lifecycle unterstützen - und so wertvolle Zeit sparen.

Wichtige Funktionen:

• Lebenszyklus von Verträgen automatisieren
• elektronische Signatur
• Vertragsvorlagen
• mit KI Verträge automatisiert prüfen
• DSGVO-konform
• zahlreiche Schnittstellen

Preis:

fynk bietet einen kostenlosen Einstieg und drei kostenpflichtige Tarife ab 19€ pro Nutzer und Monat – mit Funktionen wie KI-gestütztem Vertragsmanagement, Automatisierungen und Branding – sowie einer 14-tägigen Testphase und individuellen Enterprise-Konditionen.

Fabasoft

Einfach schnell Verträge managen - das verspricht Anbieter Fabasoft. Nutzer können aus Datenlocations in Deutschland, Österreich oder der Schweiz wählen und auch mit externen Usern unkompliziert zusammenarbeiten. Der Arbeitsort ist dabei ganz egal - dank mobiler App funktioniert Vertragsmanagement bei Fabasoft von überall aus.

Wichtige Funktionen:

• Verträge erstellen mit Textbausteinen und Klauselbibliothek
• Verträge erfassen per drag-and-drop
• elektronische Signatur
• DSGVO-konform

Preis: kostenlose Testversion, dann 750 Euro pro Monat

Skribble

Mit einer Signatur-Software, wie der von Skribble, verwaltest du und signierst du deine Verträge in kürzester Zeit. 

Der Prozess ist simpel: Arbeitsvertrag, Kaufvertrag oder anderes Dokument als PDF hochladen, Signierende einladen und digital per EES, FES oder QES unterschreiben. 

Wichtige Funktionen: 

• alle gängigen Signaturtypen (EES, FES, QES)
• Auf Smartphone, Tablet oder Computer signieren
  
• reibungsloser digitaler Unterschriften-Prozess

Preis: 14 Tage lang kostenlos testen, anschließend Tarife ab 9 € pro Monat

ContractHero

Volle Kontrolle über alle Verträge: ContractHero macht es möglich. Mit der intuitiven Vertragsmanagement-Software kannst du alle Verträge übersichtlich und automatisiert verwalten. Die COR-Funktion ermöglicht es dir, Dokumente schnell und einfach zu scannen und Texte und Daten herauszulesen.

Wichtige Funktionen:

• Fristverwaltung auf Autopilot
• Zugriffsrechte unkompliziert steuern
• elektronische Signatur
• DSGVO-konform

Preis: kostenlose Demoversion, Preise individuell auf Anfrage

Trackado

Vertragsmanagement leicht gemacht - das verspricht Trackado. Der Anbieter ermöglicht nicht nur Vertragsverwaltung jederzeit und von überall aus, Nutzer haben immer den Überblick über Deadlines und finanzielle Bewegungen. Dank der Cloud-Lösung müssen Anwender keine aufwändigen Apps installieren.

Wichtige Funktionen:

• Cloud-Lösung
• Workflows erstellen
• elektronische Signatur
• hoher Sicherheitsstandard

Preis: Kostenlos bei einem User, dann ab 39 $ monatlich

INHUBBER

Besonderes Augenmerk auf Sicherheit legt INHUBBER: Eine zuverlässige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, einen Zugang per Zwei-Faktor-Authentifizierung und Hosting auf deutschen Servern. Dazu kommt der Einsatz von künstlicher Intelligenz, automatische Dokumentenanalysen und Terminüberwachungen.

Wichtige Funktionen:

• Cloud-Lösung mit Blockchain-Technologie
• DSGVO-konform
• elektronische Signatur
• hoher Sicherheitsstandard

Preis: kostenlose Demoversion

Juro

Vertragsmanagement von Anfang bis Ende - mit Anbieter Juro wird das ganz einfach. Nutzer können hier nicht nur Verträge mit wenigen Klicks erstellen, sondern auch überprüfen, verhandeln, unterschreiben, archivieren und kündigen oder verlängern. Alles an einem Ort, alles jederzeit erreichbar.

Wichtige Funktionen:

• automatisierte Vorlagen
• zahlreiche Schnittstellen
• elektronische Signatur

Preis:

kostenlose Demoversion verfügbar

Ironclad.ai

Die weltweit fortgeschrittenste CLM-Software - damit wirbt Anbieter Ironclad. Dank künstlicher Intelligenz analysiert Ironclad alle deine Verträge, du kannst neue Verträge erstellen und verhandeln. Du hast jederzeit den Überblick über alle Verträge deines Unternehmen - effizient von Anfang bis Ende.

Wichtige Funktionen:

• automatisierte Vorlagen
• zahlreiche Schnittstellen
• künstliche Intelligenz
• elektronische Signatur
• hoher Sicherheitsstandard

Preis: kostenlose Demoversion

Fazit: Verträge effizient verwalten mit der passenden Software

Je nach Unternehmensgröße fallen hunderte bis tausende Verträge an - und alle wollen verwaltet, aufbewahrt und überprüft werden. Eine Aufgabe, die manuell viel Zeit in Anspruch nimmt und vor allem fehleranfällig ist. Eine professionelle Software schafft da Abhilfe. Du kannst Verträge erstellen, verhandeln, anpassen und kündigen, du hast alle Fristen im Blick und kannst zusammen mit deinen Mitarbeitern jederzeit Veränderungen vornehmen. Effizient, schnell, unkompliziert.

Du möchtest mehr Inspiration im Bereich Digitalisierung für Selbstständige und Geschäftsführer? Dann schau gerne in die passende Kategorie auf Digital Affin!

Vor allem im beruflichen Bereich stellen Verträge uns aber schnell vor größere Herausforderungen, vor allem, wenn die Dokumente von uns selbst aufgesetzt werden müssen.

Ich zeige dir, wie das funktioniert - und wie dir die richtige Software dabei hilft.

Was ist eigentlich ein Vertrag?

Laut dem Bürgergesetzbuch ist ein Vertrag ein "Rechtsgeschäft mit mindestens zwei übereinstimmenden Willenserklärungen zwischen natürlichen oder juristischen Personen."

Was erstmal kompliziert klingt, bedeutet in der Regel nichts anderes als: Es gibt ein Angebot und eine Angebotsannahme.

In der Praxis heißt das meistens: Das Angebot (zum Beispiel ein Verkaufsangebot) legt alle Einzelheiten zum Verkauf genau fest.

Dazu gehören unter anderem Liefer- und Zahlungsbedingungen.

Die zweite Partei stimmt nun diesen Einzelheiten im Angebot zu - nimmt es also an. Sobald diese Annahme stattgefunden hat, ist der Vertrag wirksam.

Welche Vertragsarten gibt es?

Die Vielfalt an möglichen Verträgen ist riesengroß. Im Unternehmensumfeld unterscheiden wir meistens zwischen zwei verschiedenen Arten:

1. Interne Verträge: Gemeint sind alle Verträge, die mit internen Vertragspartnern abgeschlossen werden. Dazu gehören zum Beispiel der Gesellschaftsvertrag oder Arbeitsverträge.
2. Externe Verträge: Verträge mit Kunden oder Lieferanten gehören zu den externen Verträgen. Hier musst du als Unternehmer stets den Überblick behalten, sonst besteht die Gefahr, dass du (unbeabsichtigt) Vertragsbruch begehst.

Zu den häufigsten Verträgen aus beiden Bereichen gehören:

• Kaufverträge
• Arbeitsverträge
• Mietverträge
• Gesellschafterverträge
• Lieferantenverträge
• Leasingverträge
• Mobilfunkverträge
• Wartungsverträge
• Softwareverträge
• AGBs
• NDAs

Was ist Vertragsmanagement?

Wenn dein Unternehmen schnell wächst, kommen in kürzester Zeit jede Menge Verträge zusammen. Hier den Überblick zu behalten, ist gar nicht so einfach.

Das ist die Aufgabe des Vertragsmanagements. Zu seinen wichtigsten Aufgaben gehören:

• Vertragsentwürfe erstellen
• Entwürfe kontrollieren
• Vertragsverhandlungen durchführen
• Vertragsdokumente archivieren
• Berichterstattung
• Überwachung laufender Verträge

Wer sein Vertragsmanagement optimieren möchte, setzt auf spezielle Softwarelösungen - aber dazu später mehr.

Vertragserstellung: So setzt du einen Vertrag auf

Ist das Aufsetzen eines Vertrages nicht meistens Anwaltssache? Ja, oftmals schon. Trotzdem kannst du viele Verträge auch selbst erstellen - wenn du weißt, worauf du achten musst.

Aufbau und Formatierung

• Baue deinen Vertrag so einfach wie möglich auf. Verzichte auf Textwüste und komplizierte Klauseln.
• Strukturiere deinen Vertrag mit passenden Überschriften, damit sich alle Parteien schnell zurechtfinden.
• Wähle eine unkomplizierte Schriftart und passende Absätze. Achte außerdem darauf, dass das Design möglichst simpel ist - Lesbarkeit ist das Wichtigste.
• Erkläre komplexe Klauseln so einfach wie möglich.

Inhalt

• Pflicht- und Kann-Bestandteile: Je nach Vertrag gibt es Informationen, die enthalten sein müssen - oder auch nicht. In Kaufverträgen sind z. B. Kaufgegenstand, Preis, Käufer und Verkäufer Pflicht.
• Internationale Verträge: Sogenannte Incoterms (Internationale Handelsklauseln) sind vor allem für internationale Verträge praktisch. Es handelt sich dabei um eine Reihe von Regeln, die für beide Parteien klar definiert sind. Je nach Vertrag kannst du verschiedene Incoterms mit deinem Vertragspartner vereinbaren. Das Ziel: Den Handel so sicher und einfach wie möglich zu gestalten.
• Dokumente: Je nach Vertrag brauchst du vermutlich noch weitere Dokumente, die du rechtskonform verarbeiten musst. Auch hier lohnt sich das Investment in ein Vertragsmanagement-Tool.
• Datenschutz: Sensible Daten und Aufbewahrungspflichten - mit dem Abschluss eines Vertrags gehen eine Menge Datenschutzregeln einher. Die einfachste Lösung: Ein nach ISO 27001 zertifiziertes Vertragsmanagement-System, das sich automatisch um alle Bestimmungen kümmert.

Vertrag aufsetzen

• Vertragsparteien exakt benennen: Achte auf die genaue Unternehmensform und -bezeichnung. Übersetze außerdem keine Rechtsformen einfach ins Deutsche oder Englische. Die jeweiligen Rechtsformen aus verschiedenen Ländern sind nämlich oftmals sehr unterschiedlich geregelt.
• Präambel verfassen: Diese Einleitung erklärt die Vorgeschichte des Vertrags, die Beziehungen zwischen den Parteien und die jeweiligen Absichten. Vor allem im Streitfall ist die Präambel wichtig.
• Verständlich formulieren: Versuche, Fachbegriffe zu vermeiden oder zumindest genau und ausführlich zu definieren. Das verhindert Fehlinterpretationen oder Missverständnisse bei der Vereinbarung.
• Leistung und Gegenleistung definieren: Lege ganz exakt fest, welche Leistung die jeweilige Partei erbringen muss - und welche Konsequenzen es hat, wenn eine Partei ihrer Pflicht oder einer Frist nicht nachkommt.
• Schlussbestimmungen anfügen: Hier ergänzt du Klauseln zum Gerichtsstand und Vertragsänderungen. Bei internationalen Verträgen fällt am Ende noch der Ort eines Schiedsverfahrens an.
• Datum und Unterschrift: Damit du rechtlich abgesichert bist, sind Datum und Unterschrift beider Parteien unverzichtbar. Nur, wenn beide Partner unterschreiben, kannst du später im Falle einer Streitigkeit auch Ansprüche geltend machen.

Was ist eine Vertragsmanagement-Software?

Eine Vertragsmanagement-Software soll den gesamten Lebenszyklus von Verträgen in Unternehmen verwalten.

Sie automatisiert und optimiert verschiedene Aspekte des Vertragsmanagements, einschließlich Vertragserstellung, Überwachung von Fristen, Compliance-Überprüfungen, Dokumentenmanagement, Benachrichtigungen und die Digitalisierung von Verträgen.

Das Ziel: Den Verwaltungsaufwand reduzieren, die Transparenz erhöhen, Risiken minimieren und mehr Effizienz im Umgang mit Verträgen.

Zu den gängigsten Funktionen gehören:

1. Vertragsdatenbank
2. Vertragsüberwachung
3. Vertragsanalyse mit KI (Zum Beispiel bei fynk)
4. Dokumentenmanagement
5. Vertragslebenszyklusmanagement
6. Such- und Filterfunktionen
7. Compliance-Überwachung
8. Automatisierte Workflows
9. Berichterstattung
10. Benutzerrechte und Zugriffskontrolle
11. Integration mit anderen Systemen
12. Risikomanagement
13. Mobile Zugriffsmöglichkeiten
14. Vertragsvorlagen und -standardisierung
15. Digitale Signatur

Mach's dir leicht: Vertragsmanagement-Software im Vergleich

fynk

Mit fynk kannst du deine Verträge für dich arbeiten lassen - und gleichzeitig deinen Erfolg maximieren.

Das gelingt mit einem umfangreichen Layout-Editor, dynamischen Inhalten und Bedingungen, E-Signing, Zusammenarbeit in Echtzeit und zahlreichen Schnittstellen.

Dank künstlicher Intelligenz kannst du außerdem deinen Contract Lifecycle unterstützen.

Wichtige Funktionen:

• Lebenszyklus von Verträgen automatisieren
• elektronische Signatur
• Vertragsvorlagen
• mit KI Verträge automatisiert prüfen
• DSGVO-konform

Preis:

fynk bietet einen kostenlosen Einstieg und drei kostenpflichtige Tarife ab 19€ pro Nutzer und Monat – mit Funktionen wie KI-gestütztem Vertragsmanagement, Automatisierungen und Branding – sowie einer 14-tägigen Testphase und individuellen Enterprise-Konditionen.

Icertis

Icertis ist eine leistungsstarke Business- und KI-Anwendung und deckt den gesamten Lebenszyklus des Vertragsmanagements ab.

Vertragsgestaltung, Genehmigungen und Verhandlungen, bis hin zum Unterzeichnen - all das kannst du mit dem intelligenten Tool abdecken.

Die Copilots der Plattform basieren auf generativer KI - und machen deinen Alltag einfacher.

Wichtige Funktionen:

• KI-Apps
• viele Integrationen
• Collaboration Portal
• Angebots- und Risikomanagement
• DSGVO-konform

Preis: kostenlose Demoversion, danach Preis auf Anfrage

cortical.io

Geschäftsprozesse mit KI automatisieren: das möchte cortical.io.

Fehler bei der Vertragsprüfung gehören mit der Plattform der Vergangenheit an - und dabei sparen Unternehmen noch 80 % der Prüfungszeit.

Das Ergebnis: Eine bessere Reaktionszeit, weniger Risiken und völlig neue Chancen für dein Unternehmen.

Wichtige Funktionen:

• Cloud oder On-Premise
• NLP-Ansatz
• individuelle Modelle
• DSGVO-Konform
• schnelle Responses

Preis: kostenlose Demoversion, danach Preis auf Anfrage

Fazit: Vertragsprozesse vereinfachen - mit den richtigen Tools

Mit den richtigen Tools kannst du den Prozess der Vertragserstellung vereinfachen: Vorlagen helfen dir beim Aufsetzen, den erstellen Vertrag checkt die Plattform schnell und einfach auf Fehler und potentielle Stolperfallen.

Doch nicht nur das: Ein Vertragsmanagement-System überprüft auch bestehende Verträge und Vertragsbedingungen, erinnert dich an deine Rechte und Pflichten und stellt vor der Vertragsunterzeichnung sicher, dass auch wirklich alles passt.

Schluss mit der Zettelwirtschaft - damit du Zeit für die wirklich wichtigen Dinge hast.

Nutzt du schon ein Tool zur Erstellung von Verträgen?

Dann schreibe uns gerne deine Erfahrung in die Kommentare.

Du möchtest mehr Inspiration im Bereich Digitalisierung für Selbstständige und Geschäftsführer? Dann schau gleich in die passende Kategorie auf Digital Affin!

Du möchtest einen Vertrag online unterschreiben? Bevor du starten kannst, gibt es einiges zu beachten. Sowohl rechtliche, als auch technische Hintergründe des Ablaufs sind wichtig zu verstehen, um eine qualifizierte Auswahl über Anbieter und Software treffen zu können. 

In diesem Artikel erkläre ich dir, wie eine elektronische Unterschrift so sicher wie eine handschriftliche auf Papier erzeugt wird, welche Verträge und mit welchen Anbietern du digitale Verträge unterschreiben kannst.

Falls du mit digitale Verträge bei dir im Unternehmen zu tun hast, solltest du dir auch das Thema digitales Vertragsmanagement ansehen. Dabei geht es um den gesamten Contract Lifecylce, von Erstellung bist Signatur.

3 Arten der E-Signatur - Aber welche Signatur ist für welchen Vertrag gültig?

Seit dem 01.07.2016 gilt in Europa und Deutschland die EU-Verordnung Nr. 910/2014, auch bekannt als eIDAS-VO. Sie regelt elektronische Signaturen, Siegel, Zeitstempel, Zertifikate und Zustellung elektronischer Einschreiben.

Die Verordnung sieht folgende drei Arten der elektronischen Signatur vor, mit denen du online Verträge unterschreiben kannst:

1. Die einfache elektronische Signatur (EES)

Die EES ist, wie der Name schon sagt, die einfachste Form der elektronischen Signatur. Sie ist unsicher, manipulierbar, von Dritten verwendbar, kopierbar und bietet keine Möglichkeit zur Identifizierung, reicht aber für Protokolle, Bestellungen, Anträge oder Ähnliches völlig aus. Die Lösung ist schnell und einfach, lässt sich aber nicht eindeutig einer Person zuordnen. Du kannst zum Beispiel einfach eine eingescannte Kopie deiner Unterschrift in ein PDF einfügen.

Grundsätzlich gilt für viele Verträge die Formfreiheit, d.h. es steht dir und deinem Gegenüber frei, welche Art der Signatur ihr bei Vertragsabschluss oder Willenserklärung verwendet. Bei einigen Vertragsarten schreibt das Gesetz jedoch eine Schriftform vor, die sogenannte Schriftformerfordernis.

In der Praxis ist die EES zum Beispiel eine eingescannte Unterschrift und für Arbeitsverträge, Abmahnungen, Bewerbungen gültig.

2. Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)

Die "nächste strengere" Art ist die FES. Datenmanipulation muss hier zweifelsfrei erkennbar sein. Außerdem muss die unterzeichnende Person belegen, dass die Unterschrift auch tatsächlich von ihr kommt und mit allen Sicherheitsmaßnahmen erzeugt wurde.

Beim Signieren errechnet ein Algorithmus aus dem Inhalt des Dokuments einen sogenannten Hash-Wert, eine einzigartige Buchstaben- und Zahlenreihenfolge. Der Algorithmus ist deterministisch, das bedeutet, aus gleichem Input erfolgt gleicher Output. Das wird genutzt, um zu überprüfen, ob die Datei integer, also nicht manipuliert ist.

Aus Hash-Wert und privatem Schlüssel wird eine einmalige Signatur erzeugt. Die Datei besteht nun aus Dokument und Signatur und ist bereit zum Versenden.

Der Empfänger kann das Dokument mit Hilfe des öffentlichen Schlüssels einsehen.

Möchte er die Authentizität prüfen, erstellt er zuerst aus dem Dokument wieder den Hash-Wert. Nun nimmt er den öffentlichen Schlüssel und entschlüsselt die Signatur.

Sind die Hash-Werte von Signatur und Dokument identisch, ist das Dokument integer.

3. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Die QES funktioniert im Großen und Ganzen gleich, wie die FES, allerdings mit einem kleinen, aber entscheidenden Unterschied: Ein vertrauenswürdiger Zertifizierungsanbieter erzeugt das Schlüsselpaar, wobei der private Schüssel nach Einlesen in die Signaturkarte sofort wieder gelöscht wird. Jedes Schlüsselpaar ist einmalig.

Die Trustcenter unterliegen in Deutschland der Kontrolle der Bundesnetzagentur, die diese akkreditiert. Eine von akkreditierten Trustcentern erzeugte Signatur ist rechtlich mit einer Unterschrift auf Papier gleichgestellt.

Diese Verträge darfst du NICHT elektronisch unterschreiben

Wie schon erwähnt, gilt in Deutschland für viele Verträge die Formfreiheit.

Für

• Rechnungen,
• Einzugsermächtigung,
• Kaufverträge,
• Bestellungen,
• Verbraucherdarlehen,
• Willenserklärungen,
• Gerichtsdokumente,
• Stornierungen,
• Aufträge und
• Geschäftsbriefe

sieht der Gesetzgeber keine Form vor.

Diese können also auch digital und ohne gesetzliche Vorgaben unterschrieben werden. Die Vertragspartner einigen sich auf eine Form.

Bei bestimmten Vertragsformen steht der Schutz einer der beiden Vertragsparteien im Vordergrund, weshalb eine Schriftform gesetzlich vorgegeben ist.

Darunter fallen:

• Mietverträge über ein Jahr gemäß §§ 550, 578 Abs. 2 BGB,
• Bürgschaften einer natürlichen Person gemäß § 766 BGB,
• Schuldversprechen und Schuldanerkenntnisse gemäß § 780 und 781 BGB.

Lies auch den Artikel zu Mietvertrag digital unterschreiben bzw. auch ob du einen Arbeitsvertrag digital unterschreiben kannst?

Diese Verträge dürfen nur mit einer QES digital unterschrieben werden.

Solange also beide Parteien mit einer QES einverstanden sind, darfst du JEDEN Vertrag digital unterschreiben.

Doch was ist, wenn dein Gegenüber nicht elektronisch unterschreiben möchte?

Einseitige digitale Unterschrift

Nicht jedes Unternehmen und jeder Vertragspartner möchte digitale Lösungen nutzen. Ob aus Vertrauensgründen, wobei es die QES so sicher ist wie eine handschriftliche auf Papier, aus generellem Technikunverständnis oder aus anderen Gründen.

Das bedeutet nicht, dass du auch handschriftlich auf Papier schreiben musst.

Der Ablauf ist folgendermaßen:

• Du unterschreibst mit einer digitalen Signatur und verschickst den Vertrag in ebenfalls digitaler Form an deinen Vertragspartner. Hältst du die Schriftformerfordernis ein oder es gilt keine, ist dies ein rechtskräftiges Angebot.

• Dein Vertragspartner erhält das Angebot auf digitalem Wege. Nun hat er die Wahl zwischen zwei Möglichkeiten:

1. Er unterschreibt digital und sendet den Vertrag zurück.
2. Er unterschreibt handschriftlich und sendet den Vertrag per Post zurück.

• Der Vertrag ist abgeschlossen, wirksam und rechtsverbindlich.

1. Da der Vertrag digital unterschrieben wurde, kannst du ihn digital speichern (oder zur Sicherheit noch ausdrucken).
2. Behalte das Original und hefte es ab. Zusätzlich kannst du den Vertrag digitalisieren.

• Bewahre das Angebot, sowie den beidseitig unterschriebenen Vertrag mindestens noch bis ein Jahr nach Ende der Vertragslaufzeit auf.

Anbieter

Bei meiner Recherche habe ich sehr viele Anbeiter finden können. Einige stelle ich im Folgenden genauer vor, weitere findest du im Digital-Affin Verzeichnis.

Skribble

Skribble ermöglicht es dir, Verträge digital zu signieren. Das in der Schweiz gehostete Tool ist weltweit einsetzbar und wird häufig für Arbeitsverträge, Kaufverträge und Jahresabschlüsse eingesetzt.

Features:

• Zusammenarbeit mit Vertrauensdienstleistern Swisscom und A-Trust (nach eIDAS und Schweizer Recht)
• DSGVO-konform
• AES-256-Encryption
• ISO 27001 zertifiziertes Rechenzentrum
• Signatur-Reihenfolge festlegen
• persönliche Nachrichten hinzufügen
• externe Unterzeichner brauchen kein extra Konto
• via API an eigene Systeme anbinden
• SSO
• QES, FES und EES

Kosten:

Skribble bietet diese vier Preismodelle an:

1. Individual: 9 € pro Monat für ein Mitglied. Beliebig viele einfache elektronische Signaturen (EES). Fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES) und qualifizierte elektronische Signaturen (QES) gegen Aufpreis.
2. Team: ab 23 € pro Monat pro Mitglieder-Zugang. Beliebig viele EES, und 72 FES oder QES. Des Weiteren kannst du Mitglieder verwalten und hast die Möglichkeit zur Anbindung via API.
3. Pro: ab 36 € pro Monat pro Mitglieder-Zugang. Beliebig viele EES, und 120 FES oder QES. Zusätzlich zu den Leistungen des Team-Plans erhältst du im Pro-Plan weitere Integrationsmöglichkeiten, Single-Sign-On oder die Option Skribble’s Plattform mit eurem Logo zu versehen (Company Branding).
4. Scale: Preis auf Anfrage. Für Teams, die eine personalisierte Lösung brauchen. 

Signhost (ehemals Evidos)

Die elektronische Signatur gibt es bei Signhost als fortgeschrittene und qualifizierte Variante. Damit hast du höchste Sicherheit bei deinen Unterschriften. 

Features: 

• Elektronische Signatur per FES und QES
• Digitale Identifikation per ID-Lösung
• Online-Verifizierung von Namen und Adresse, Altersüberprüfung, etc.
  
• API-Integration möglich
• Mehrere Unterzeichner und Dokumente
• Mehrsprachige Einstellung

Kosten:

Die Kosten werden bei Evidos über Credits berechnet. Mit dem Pay-as-you-go Modell behältst du stehts den Überblick. Es gibt eine kostenlose Variante mit 10 Credits. Darüber hinaus gibt es mehr Features und mehr Credits ab ab 90 € pro Jahr. 

inSign

inSign ist eine E-Signatur-Lösung made & hosted in Deutschland. Das Tool ist DSGVO-konform und rechtssicher.

Features:

• QES und FES
• AES-256 und RSA-2048 Verschlüsselung
• Beweisbarkeit der Unterschrift
• eIDAS-konform und TÜV-zertifiziert
• cloudbasiert, aber auch mit App nutzbar
• Dokumentenvorlagen
• Status-Benachrichtigungen
• Auditberichte
• Exportmöglichkeiten
• 11 Sprachen
• REST API-Schnittstelle

Kosten:

Für Einzelpersonen und Selbstständige gibt es das inSign 365 Paket für 24,90€ monatlich. Für Unternehmen und Teams gibt es inSign connect und inSign Enterprise. Die Preise für die beiden Pakete sind individuell und auf Anfrage zu erhalten.

d.velop.sign

d.velop.sign ist ein DSGVO-konformes, deutsches Tool, mit dem du online Verträge unterschreiben kannst. Die Lösung ist cloudbasiert, weshalb keine extra Soft- oder Hardware nötig ist. d.velop.sign ist mehrfach zertifiziert. Bei jedem neuen Release wird die Zertifizierung erneut durchgeführt.

Features:

• PDF und XML signieren
• externe Unterschriften einholen
• Prüf- und Verwaltungsfunktion
• einfache Administration
• physische Signatur vor Ort möglich
• Integrationen mit: Asseco, DATEV, Salesforce, SAP, DIAMANT, GWS, Infor, Sage, Microsoft 365 und Dynamics 365

Kosten:

7 Tage lang kannst du d.velop.sign kostenlos testen. Danach hast du die Auswahl aus dem Basic (38,90€/Monat) oder Business Paket (59,90€/Monat).

fynk

Verträge werden mit fynk direkt im Online-Editor per WYSIWYG erstellt und können anschließend digital unterschrieben werden. Smarte Platzhalter machen es dabei sehr einfach, immer wiederkehrende Verträge zu erstellen und die Personen zum Signieren dazu einzuladen. 

Features: 

• Digitale Unterschrift – SES, AES und QES möglich
• Vertrags-Editor mit dynamischen Platzhaltern
• Verträge automatisch erstellen und signieren lassen
• KI-Analyse von Verträgen

Kosten: 

fynk bietet einen kostenlosen Einstieg und drei kostenpflichtige Tarife ab 19 € pro Nutzer und Monat – mit Funktionen wie KI-gestütztem Vertragsmanagement, Automatisierungen und Branding – sowie einer 14-tägigen Testphase und individuellen Enterprise-Konditionen.

tegolySIGN

Besonders für Unternehmen, die mit Microsoft Teams arbeiten, ist tegolySIGN eine tolle Lösung, um Verträge digital zu unterschreiben. Das deutsche Tool ist so in MS Teams integriert, dass du direkt darüber Verträge zum Signieren verschicken kannst. Dein Gegenüber braucht nicht zwingend Teams, um den Vertrag gegenzuzeichnen. 

Features: 

• DSGVO & eIDAS konform
• MS Teams Integration
  
• Speicher nach ISO 27001 in Deutschland
  
• Signatur Vorlagen
  
• unlimitiert rechtsgültige Signaturen
  

Kosten: 

Der Tarif SIGN Basic liegt bei 120 € pro Jahr pro Nutzer. Darüber hinaus gibt es auch einen umfangreicheren SIGN Enterprise Tarif für 360 € pro Jahr und Nutzer. 

MOXIS

Die Software MOXIS von XiTrust ermöglicht es dir, digitale Verträge zu unterzeichnen. Das Unternehmen ist Miteigentümer der staatlich anerkannten Zertifizierungsanbieter A-Trust und hat insgesamt 4 Standorte, alle in der DACH-Region.

Features:

• mehrere Dokumente in einem Vorgang signieren
• Formularfelder und individuelle Workflows
• Zwei-Faktor-Authentisierung
• eIDAS-, DSGVO-, E-DSG- und ZertES-konform
• APi für unkomplizierte Integration
• cloudbasiert oder On-Premise

Kosten:

Für Einzelpersonen ist MOXIS nicht geeignet. Ab 5 Personen gibt es das Professional Cloud Paket für 22€ pro Nutzer. Die Preise für Enterprise Cloud und Enterprise On-Premise erhältst du auf Anfrage.

Quadient RSign

Quadient RSign ist ein E-Signatur Service aus der Schweiz, mit dem du Vereinbarungen, Laufzettel und Verträge digital, sicher und nachweisbar managen kannst.

Features:

• DSGVO- und eIDAS konform
• FES
• Berechtigungskonzept & Zugriffsverwaltung
• Dokumentenerstellung per Drag-and-Drop
• Dokumentenvorlagen
• individuelle Workflows und Regeln
• API REST Integration
• Massenversand

Kosten:

Für bis zu 3 Unterschriftsvorgänge pro Monat ist RSign kostenlos. Rechnest du mit mehr Unterschriften hast du die Auswahl zwischen dem RSign 365 Paket (1 Nutzer), dem RSign Standard Paket (max. 25 Nutzer) und dem Enterprise Paket mit unbegrenzten Nutzern. Die Preise erfährst du auf Anfrage.

DocuSign

DocuSign ist eine deutsche Software, mit der du Verträge elektronisch unterschreiben kannst. Das 2003 gegründete Unternehmen hat es sich zum Ziel gesetzt, Geschäftsprozesse zu beschleunigen.

Features:

• Integration mit Dropbox, Google Drive und mehr
• wiederverwendbare Vorlagen
• automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen
• Teamberichte
• Echtzeit-Prüfpfad
• individuelles Branding
• Massensendungen
• Anhänge, Kommentare und Felder zum Zusammenarbeiten
• cloudbasiert

Kosten:

DocuSign kannst du 30 Tage kostenlos testen. Entscheidest du dich nach der Testphase für die Lösung, hast du die Auswahl aus den Paketen “Persönlich” für 14€ pro Monat (9€ bei jährlicher Zahlung), “Standard” für 39€ pro Monat (23€ pro Jahr), "Business Pro” für 62€ pro Monat (38€ pro Jahr) und erweiterten Lösungen für Enterprises.

Yousign

Mit Yousign unterschreibst du Dokumente online in nur wenigen Minuten. Die französische Lösung ist 100% DSGVO- und eIDAS-konform.

Features:

• EES, FES und QES
• in Europa gehostet
• automatisierte Erinnerungen
• Integration in bestehende Systeme mit API
• automatisierte Workflows
• Echtzeitverfolgung
• sicher und rückverfolgbar
• Kollaborationsfunktionen
• Rollen und Berechtigungen
• Yousign-App

Kosten:

Yousign bietet die Cloud Lösung bzw. App und die API separat an. Die Preise für die Cloud Lösung reichen von 9€ pro Monat bis zu 40€. Eine Enterprise Version mit individuellem Preis und Angebot existiert. Die Integration und das Testen der API ist kostenlos, möchtest du sie im Betrieb verwenden, skalieren die Preise mit der Anzahl an monatlich benötigten Unterschriften.

Weitere Anbieter zum Thema Digitale Signatur erstellen

Es gibt echt viele Anbieter, mit denen du eine Signatur erstellen kannst. Eine Auswahl habe ich in diesem Artikel beschrieben. Tiefer ins Thema bin ich auch im Artikel allgemein zu eine digitale Signatur erstellen eingestiegen. 

Fazit - Verträge digital signieren ist genauso sicher wie handschriftlich

Dank dem QES-Verfahren mit zwischengeschaltetem Vertrauensdienstleister sind digitale Unterschriften genauso sicher, wie handschriftliche.

Selbst in Deutschland, wo das Wort “Digitalisierung” in Behörden und Unternehmen Angstschweiß hervorruft, sind digital unterschriebene Verträge rechtsgültig.

Glücklicherweise gibt es viele deutsche, schweizer und europäische Anbieter, die sich per Default an die Vorgaben der DSGVO und eIDAS bzw. der strengen Schweizer Datenschutz- und Vertragsgesetze halten müssen.

Hast du schon einmal digital Verträge unterzeichnet? Welche Erfahrungen hast du dabei gemacht? Schreibe gerne einen Kommentar und stoße eine interessante Unterhaltung an, die auch anderen Lesern weiterhilft.

Möchtest du mehr zum richtigen Einsatz von digitalen Tools für Selbstständige, Handwerker, Privatnutzer, Immobilienkundige und Geschäftsführer wissen? Dann schau bei unserem Blog Digital-Affin vorbei.

Denn dann kannst du verschiedene Prozesse vereinfachen:

• Freigeben interner Urlaubsanträge
• Abstimmen mit externen Partnern
• digitales Unterschreiben von Arbeitsverträgen uvm.

Wie sich elektronische Signaturprozesse auch im Personalwesen umsetzen lassen, was dabei zu beachten ist, welche Vorteile die digitale Signatur bietet und welche Anbieter sich speziell für das digitale Unterschreiben eines Arbeitsvertrages eignen, erfährst du hier.

Kurze Einführung: 3 Arten der digitalen Unterschrift

Es gibt bei digitalen Unterschriften gravierende Unterschiede, die mitbestimmen, welche digitale Signatur für welches Vorhaben zugelassen ist.

3 E-Signatur-Standards sind aus rechtlicher Sicht relevant:

• Einfache elektronische Signatur (EES): Niedrigster Signatur-Standard, kaum Anforderungen, geringe Beweiskraft vor Gericht, Beispiel: Einscannen einer handschriftlichen Unterschrift
• Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Mittlerer Signatur-Standard, wird mittels elektronischem Verschlüsselungsstandard erstellt, hohe Beweiskraft vor Gericht
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Höchster Signatur-Standard, hohe Anforderungen, Verschlüsselungsverfahren, Identitätsprüfung von zertifizierten Stellen), maximale Beweiskraft vor Gericht, rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt

Der Gesetzgeber kann eine bestimmte Form für einen Vertrag (=Schriftform) oder keine Form (=Formfreiheit) vorgeben. Bei formfreien Verträgen sind alle elektronischen Signaturen gültig, sofern das Gesetz diese nicht explizit ausschließt.

Soll jedoch ein Vertrag digital unterschrieben werden, bei dem die Schriftform verlangt wird, muss dafür die qualifizierte elektronische Signatur genutzt werden.

Generell gilt: Elektronische Unterschrift ist beim Arbeitsvertrag möglich

Für einen Arbeitsvertrag gilt laut Gesetz die Formfreiheit. Das bedeutet, dass die beiden Vertragsparteien selbst entscheiden können, wie sie ihr Einverständnis kund tun wollen. Dazu gehören die mündliche Zusage, die handschriftliche Unterschrift und auch die digitale Signatur.

Beim Arbeitsvertrag sind also grundsätzlich erstmal alle Arten der digitalen Unterschrift erlaubt.

Aber Achtung:

Willst du zum Beispiel im Falle eines Rechtsstreits beweisen, was vereinbart wurde, dann sind nicht alle elektronischen Signaturen gleich aussagekräftig. Möchtest du also auf Nummer sicher gehen, solltest du auch für den Arbeitsvertrag die qualifizierte elektronische Signatur verwenden, da diese die höchste Beweiskraft hat und sich kaum abstreiten lässt.

Beachte die Nachweispflicht

Auch wenn ein Arbeitsvertrag digital unterschrieben wird, haben Arbeitgeber eine Nachweispflicht. Das heißt, dass dem Mitarbeiter nach einem Monat die wesentlichen Vertragsbedingungen (Arbeitsort, Tätigkeit, Kündigungsfrist etc.) schriftlich ausgehändigt werden müssen. Dies darf nicht in elektronischer Form passieren!

Zur Nachweispflicht solltest du folgendes wissen:

• Sie entfällt, wenn es bereits vorher einen schriftlichen Arbeitsvertrag mit allen wesentlichen Vertragsbedingungen gab.
• Ein Arbeitsvertrag mit einfacher und fortgeschrittener elektronischer Signatur gilt nicht als “schriftlich”.
• Es ist juristisch nicht zweifelsfrei geklärt, ob ein Arbeitsvertrag mit qualifizierter elektronischer Signatur als “schriftlicher Arbeitsvertrag” gilt. Aktuell ist nicht davon auszugehen, dass dieser die Nachweispflicht aufhebt.

Bei einem Verstoß gegen die Nachweispflicht bleibt der Arbeitsvertrag weiterhin gültig, für den Arbeitnehmer kann jedoch ein Anspruch auf Schadensersatz entstehen.

Spezialfälle: Hier ist die digitale Signatur nicht oder nur bedingt zulässig

Es gibt 3 Fälle, in denen die digitale Signatur nicht gültig ist und stattdessen auf einen Vertrag in Schriftform zu bestehen ist.

• Der befristete Arbeitsvertrag: Schriftform ist vorgeschrieben, elektronische Signatur aber nicht eindeutig untersagt. Eine QES kann also möglich sein, ein richterlicher Beschluss zur Orientierung steht aber noch aus. Folgen: Befristung des Arbeitsvertrages wird ungültig - der nun unbefristete Arbeitsvertrag bleibt bestehen, es gelten die entsprechenden Kündigungsregeln.
• Nachträgliches Wettbewerbsverbot: Schriftform ist vorgeschrieben, es kommt maximal die QES in Frage, richterlicher Beschluss steht aber noch aus.
• Leiharbeitsverträge: Bedarf der Schriftform, betrifft alle Verträge zwischen Entleiher und Verleiher - nicht nur den Arbeitsvertrag.

Einsatzmöglichkeiten im HR-Bereich

Neben dem Arbeitsvertrag gibt es noch weitere Dokumente, die digital unterzeichnet werden können und so der HR-Abteilung viel Arbeit abnehmen:

• Urlaubsanträge
• Bonusvereinbarungen
• Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs)
• Versetzungsschreiben

Beachte: Die digital unterschriebenen Dokumente müssen immer so aufbewahrt werden, wie sie unterzeichnet wurden! Der digitale Vertrag gilt also nur in digitaler Form - ausgedruckt gilt das digitale Zertifikat im Hintergrund, das die E-Signatur enthält, nicht mehr.

Dokumente, die immer handschriftlich unterzeichnet werden müssen, sind:

• Aufhebungsverträge (§ 623 BGB)
• Arbeitszeugnisse (§ 630 BGB, §109 GewO)
• Nachweis wesentlicher Vertragsbedingungen (§2 NachwG)

Praxisbeispiel: Digitale Signatur im effizienten Onboarding

Unterschriften digital abzuwickeln ermöglicht es der HR-Abteilung, effizienter zu arbeiten und Mitarbeiter schneller in das Unternehmen einzuführen.

In der Praxis kann die digitale Signatur zum Beispiel folgendermaßen eingesetzt werden:

Der Wunschkandidat erhält vom HR-Mitarbeiter den Arbeitsvertrag per E-Mail, bevor sich die Konkurrenz bei ihm meldet. Aufgrund der digitalen Signatur kann er den Vertrag schnell und einfach daheim am PC unterschreiben.

Ist das geschehen, erhält der neue Mitarbeiter alle wichtigen Dokumente auf digitalem Weg. Damit ist das Onboarding schnell und effizient abgewickelt.

Durch das Unterzeichnen von zu Hause werden sämtliche Transportwege umgangen, Kosten und Zeit gespart und der HR-Abteilung eine einfachere Verwaltung durch digitale Dokumente ermöglicht.

Arbeitsvertrag digital unterschreiben: Vorteile

Arbeitsverträge digital unterschreiben zu lassen hat viele Vorteile:

• Schneller Vertragsabschluss: Wegfallen von Durchlaufzeiten durch Ausdrucken und Einscannen, zügige Rückmeldung von der Vertragsparteien
• Rasche Ausführung durch Vermeiden von Postweg und Dienstreise
• Keine Medienbrüche und dadurch enorm schnelle Abwicklung des Prozesses
• Umfassender Überblick: Echtzeit-Benachrichtigung bei Unterzeichnung eines digitalen Vertrages
• Unkompliziert: Unterzeichnen vieler Verträge mit nur einem Klick
• Home-Office-Freundlichkeit
• Ein Schritt in Richtung papierloses Büro

Den Arbeitsvertrag digital unterschreiben zu lassen, sorgt vor allem für schlanke Prozesse, schnelle Ergebnisse und zufriedene Mitarbeiter/Kunden.

Anbieter der digitalen Unterschrift für den Arbeitsvertrag

Du möchtest die digitale Signatur für deine Arbeitsverträge nutzen? Dann solltest du folgende Anbieter auf dem Schirm haben:

Skribble

Auch Skribble kann für die digitale Unterzeichnung rechtsgültig für jede Art des Arbeitsvertrages eingesetzt werden. Dabei ist keine neue Software nötig, denn du kannst über den Browser oder aus der bereits bestehenden Software heraus unterzeichnen.

• Anwendung: Arbeitsvertrag, Urlaubsanträge, Bonusvereinbarungen, Onboarding-Dokumente uvm.
• Stapelsignatur für beliebige Anzahl an Arbeitsverträgen
• per E-Mail automatisierte Einladungen zum Unterzeichnen versenden
• Übersicht über alle eingegangenen und ausstehenden Signaturen
• Verträge archivierbereit downloaden im anerkannten PDF X/A-Format
• Preis: Ab 9€ monatlich (Individual) oder ab 23€ monatlich pro Mitglied im Team-Tarif
• 14 Tage kostenlos testen

Signhost (früher Evidos)

Du kannst in deiner Personalabteilung mit Signhost die digitale Signatur einführen und somit Arbeitsverträge rechtskonform digital unterschreiben lassen. Schnelligkeit ist hier entscheiden und zusätzlich ist es bequemer für deine Angestellten. 

• Anwendung: Arbeitsverträge, Zeiterfassung mit Stundenzettel, Lohnsteuerformulare
• geeignet für zahlreiche Branchen
• Höchste Sicherheit durch Bereitstellung von QES und FES 
• Online verwenden, per App oder Integration per API-Schnittstelle
• Live-Dashboard über offene Transaktionen und signierte Dokumente
  
• Kostenlose Version mit 10 Credits
• Preis ab 90 € pro Jahr für 100 Credits

inSign

Mit inSign kannst du alle Unterschriftsprozesse digitalisieren. Dazu gehören sowohl interne Prozesse zwischen Abteilungen und Kollegen, als auch externe zu Kunden und Geschäftspartnern.

• Anwendungen: Anstellungsverträge, Spesenberichte, Genehmigungen, Kündigungen uvm.
• geeignet für verschiedenste Branchen, z.B. Versicherung, Immobilien, Finanzen, Tourismus etc.
• beweisbare und rechtssichere Unterschrift nach eIDAS
• nutzbar in Browser und App
• viele verschiedene Sprachen
• Preis: Ab 24,90€/Monat/Nutzer Einzellizenz (attraktive Rabatte ab 2 Lizenzen)
• kostenlose Testversion

d.velop.sign

d.velop sign hat sich unter anderem auf Arbeitsverträge und die Anforderungen der HR-Abteilung spezialisiert. Die digitale Unterschrift unterstützt alle nach eIDAS gültigen Signaturlevel im Standard, so kannst du wie auf Knopfdruck deine gewünschte Sicherheitsstufe auswählen.

• Signatur QES, damit absolut rechtssicher
• Anwendung: Arbeitsvertrag, Arbeitszeugnis, Personalakte, Arbeitnehmerüberlassungsvertrag, Wiedereingliederungsvertrag uvm.
• geeignet für: Startups bis Konzerne
• Made in Germany
• Integration in Microsoft, SAP, Salesforce etc.
• Preis: Ab 3,75€/Monat
• kostenlos testen

fynk

Das Legal-Team bzw. die Personal-Abteilung erstellt den Arbeitsvertrag bei fynk online und kann ihn dann direkt zum Unterschreiben an die richtigen Personen schicken. Das spart Zeit und geht super einfach. 

• Anwendungen: Verträge und Vereinbarungen online erstellen und digital unterzeichnen lassen
• wiederkehrende Vertragsvorlagen
• digitale Verwaltung von Dokumenten, inkl. Fristenmanagement
• Unterzeichner-Reihenfolge festlegen
• flexible Zusatzangaben auf Dokument mit KI auslesen und analysieren
• Tracking- und Reporting-Funktionen für mehr Überblick
• Preis ab 19€ pro Monat, kostenlos 14 Tage testen
  

tegolySIGN

Arbeitet dein Unternehmen mit Microsoft Teams, dann ist die digitale Unterschrift mit tegolySIGN naheliegend. Die Anwendung ist vollständig in MS Teams integrierbar. 

• Anwendungen: Verträge direkt in MS Teams elektronisch unterzeichnen
• Papierkram wird abgelöst und schafft mehr Überblick
  
• eIDAS und DSGVO konform, sowie Speicherung der Daten in Deutschland
• Vorlagen erstellen
• Anbindung an DATEV
• Preis ab 120 € pro Jahr und Nutzer
  

Quadient RSign

Quadient RSign bietet alle möglichen Funktionen rund um den Vertrag an. So kannst du den Arbeitsvertrag nicht nur erstellen, sondern auch verschicken, signieren und archivieren.

• Anwendungen: Verträge und Vereinbarungen
• Vertragsvorlagen
• digitale Verwaltung von Dokumenten
• Unterzeichner-Reihenfolge festlegen
• flexible Zusatzangaben auf Dokument
• Tracking- und Reporting-Funktionen für mehr Überblick
• Freemium Modell für bis zu 3 digitale Unterschriften im Monat
• Preis auf Anfrage

Yousign

Bei Yousign handelt es sich um eine e-Signatur-Software speziell für KMUs. Der Anbieter ist dabei europäisch, benutzerfreundlich und rechtsverbindlich.

• Anwendungen: Vertrieb, Personalwesen, IT-Abteilung, Beschaffung
• 3 Minuten zum Erstellen und Versenden einer Unterschriftsanfrage
• eIDAS-zertifiziert und DSGVO-konform
• Vorlagen, Echtzeitverfolgung und automatische Erinnerungen
• einfache Integration in deine Software oder IT-Landschaft
• benutzerfreundliche App
• Branchen: Versicherungen, Immobilien, Bildungswesen, Softwarehersteller
• Preis: Ab 25€ pro Nutzer und Monat
• 14 Tage lang kostenlos testen

DocuSign

DocuSign bietet die Agreement Cloud, mit der sämtliche Aufgaben der Personalabteilung verwaltet werden können.

• Anwendungen: Arbeitsverträge, Geheimhaltungsverträge, Verträge zur internen Personalbeschaffung, Aktualisierungen der Personalrichtlinien, Abfindungsverträge uvm.
• kompatibel mit: Workday, SAP, Bewerber Tracking Systemen, Oracle HCM
• Plattformverfügbarkeit von über 99,99%
• über 350 Integrationen und führende APIs
• erhältlich in 43 Sprachen
• Preis: Ab 9€/Nutzer/Monat
• kostenlos testen

FP Sign

FP Sign hat sich auf Arbeitsverträge und weitere für Unternehmen wichtige Verträge spezialisiert. Der Anbieter kommt dabei aus Deutschland und eignet sich sowohl für kleinere als auch große Unternehmen.

• Anwendungen: Verträge, Belege, Protokolle, Partnerverträge, Jahresabschlüsse, Kooperationsvereinbarungen etc.
• Branchen: Personalwesen, Banken, Versicherungen, Steuerberatung, Logistik uvm.
• Bearbeitungsstände sämtlicher Dokumente jederzeit transparent im Blick
• rechtsgültig und sicher signieren dank eIDAS-Konformität
• Preis: Ab 19,95€/Nutzer/Monat
• kostenlos testen

Fazit: Nutze die e-Signatur zu deinem Vorteil!

Der Umstieg auf den digitalen Workflow lohnt sich, denn du sparst nicht nur Zeit und Energie, sondern machst die Prozesse auch schlanker, effizienter und deine Mitarbeiter oder Kunden glücklich.

Ein Großteil der HR-Prozesse kann rein elektronisch stattfinden. Es gibt allerdings auch Ausnahmen, die die HR-Abteilung bei der Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements unbedingt beachten muss.

Weißt du aber darüber Bescheid, kannst du die e-Signatur zu deinem Vorteil und dem deines Unternehmens nutzen.

Was hältst du von der Möglichkeit, den Arbeitsvertrag digital zu unterschreiben? Schreib mir deine Meinung zum Thema und weitere Fragen gerne in die Kommentare!

Möchtest du mehr darüber wissen, wie du als Geschäftsführer:in die Digitalisierung für dich nutzen kannst, findest du auf Digital Affin mehr Inspiration.

Kann man einen Mietvertrag digital unterschreiben und hat die E-Signatur auch vor Gericht Beweiskraft, falls es zu Streitigkeiten kommt?

Wie der Stand der Dinge ist, welche Vorteile eine digitale Signatur für Vermieter, Hausverwalter und Mieter bringt und was du beachten musst, wenn du deinen Mietern diesen Service bieten willst, zeige ich dir in diesem Artikel.

Was ist eine elektronische Signatur?

Die elektronische Unterschrift ist die digitale Variante der Unterschrift per Hand. Damit lassen sich digitale Dokumente rechtssicher unterzeichnen. Ein elektronisches Verfahren knüpft bestimmte Informationen an die Signatur, mit denen sich die Identität der Vertragspartner sicher belegen lässt. 

Hierbei gibt es unterschiedliche Sicherheitsstufen, die wir hier erklärt haben: Signaturtypen: EES, FES und QES

Wo wird die E-Signatur genutzt?

Die digitale Signatur hat sich bereits in vielen Lebensbereichen erfolgreich gegen die handschriftliche Unterschrift durchgesetzt.

• AGB im Internet nimmst du mit einem Klick an.
• Deine Bankgeschäfte erledigst du per App und benötigst dafür oft nur noch deinen Fingerabdruck.
• Arbeitsverträge lassen sich heute digital unterzeichnen.
• Bei der Annahme von Paketen hält dir der Paketbote in der Regel ein elektronisches Gerät zum Signieren hin.

Wann ist eine digitale Unterschrift gültig?

Ob eine elektronische Unterschrift verbindlich ist und in einem Rechtsstreit Relevanz hat, hängt von der Art der Unterschrift ab. Denn beim digitalen Signieren gibt es verschiedene Stufen.

Eine eingescannte Unterschrift hat vor Gericht eine andere Beweiskraft als eine qualifizierte elektronische Signatur, die mit kryptografischen Verfahren gesichert ist und bei besonders kritischen Workflows zum Einsatz kommt.

Kann man einen Mietvertrag digital unterschreiben?

Bei einem Mietvertrag ist die Rechtssicherheit für die unterzeichnenden Parteien besonders wichtig. Schließlich stellt der Gegenstand des Mietvertrags für die Mieter den Lebensmittelpunkt und für Vermieter eine kostspielige Kapitalanlage dar.

Mietvertrag digital unterschreiben: Gültig oder nicht?

Wollen Mieter und Vermieter den Mietvertrag digital unterschreiben, ist es mit einer eingescannten Unterschrift nicht getan. Stattdessen ist für die digitale Unterschrift im Mietvertrag eine fortgeschrittene elektronische Signatur erforderlich. Sie bietet für das Unterzeichnen von Verträgen ein hohes Sicherheitsniveau.

Im Vergleich zu einer Empfangsbestätigung bei E-Mails oder einer einfachen elektronischen Signatur hat die qualifizierte digitale Signatur die höchste Beweiskraft vor Gericht.

Wie ist die Rechtslage?

Die gute Nachricht: Seit 2016 ist es möglich, einen Mietvertrag elektronisch zu unterschreiben. Die Grundlage dafür bildet die europaweit gültige eIDAS-Verordnung (electronic Identification, Authentication and trust Services).

Grundsätzlich könnten Mietverträge formlos geschlossen werden. In diesem Fall würde in der Regel sogar eine einfache elektronische Signatur ausreichen. Wenn ein Mietvertrag befristet abgeschlossen wird und länger als ein Jahr laufen soll, ist dafür im BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) die Schriftform vorgeschrieben, die durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden kann.

Mietvertrag digital unterschreiben: Das sind die Vorteile für dich und für Mieter

Du bist Vermieter oder Hausverwalter und willst deinen Mietern das elektronische Signieren von Mietverträgen ermöglichen? Vielleicht wohnst du selbst in einer Mietwohnung und würdest bei einem Umzug gern Zeit und Papierkram sparen?

Ein vollständig digitaler Mietvertrag bietet für alle Beteiligten viele Vorteile:

• Wenn der Mietvertrag vor der Unterschrift angepasst werden muss, geht das elektronisch viel schneller und spart Druckerpapier.
• Ist der Vertrag bereit zur Unterschrift, können beide Seiten ihn in Ruhe lesen und den Mietvertrag digital unterschreiben – an Ort und Stelle und ohne erst einen passenden Termin und Treffpunkt suchen zu müssen.
• Ein elektronisch unterzeichneter Mietvertrag lässt sich schwerer fälschen oder manipulieren als ein Vertrag auf Papier. Denn die Informationen darüber, wann das Dokument geöffnet und bearbeitet wurde, fehlen bei der analogen Unterschrift.
• Mit der E-Unterschrift unter deinen Mietverträgen digitalisierst du als Vermieter oder Hausverwalter deine internen Prozesse. Mit einem papierlosen Büro sparst du letztendlich viel Zeit und Aufwand im Arbeitsalltag.
• Ein digitaler Signaturprozess für Mietverträge erhöht die Zufriedenheit deiner Mieter und sichert dir damit einen Vorsprung vor deinen Mitbewerbern am Wohnungsmarkt.

Wie wird die digitale Unterschrift im Mietvertrag rechtsgültig?

Um deinen Mietern die Möglichkeit zu bieten, ihren Mietvertrag digital zu unterschreiben, musst du die folgenden drei Voraussetzungen erfüllen:

• Die Unterzeichnenden müssen sich eindeutig zuordnen lassen, in diesem Fall muss klar sein, wer genau die Mieter- und die Vermieterpartei ist.
• Um eine sichere digitale Signatur zu erstellen, wird ein einmaliger Signaturschlüssel benötigt.
• Um Manipulationen auszuschließen, muss in den Zertifikaten oder der Verschlüsselung des Dokuments erkennbar sein, ob es nach der Unterzeichnung verändert wurde.

Am einfachsten setzt du die diese Voraussetzung mit einer passenden Software um. Es gibt verschiedene Anbieter, die sich auf rechtssichere Unterschriften im digitalen Zeitalter spezialisiert haben.

Tipp: Falls du schon eine Software für die digitale Mieterkommunikation im Einsatz hast, ist die elektronische Unterschrift vielleicht schon im Funktionsumfang enthalten. Ansonsten gibt es zahlreiche Lösungen, mit denen du zunächst deine Mietverträge und in weiteren Schritten auch andere Prozesse digitalisieren kannst.

Anbieter für die digitale Unterschrift im Mietvertrag

Du möchtest die digitale Signatur für deine Mietverträge nutzen? Dann schau dir die Lösungen folgender Anbieter in Ruhe an:

Signhost (ehemals Evidos)

Signhost ist eine Signatur- und Identifikations-Lösung unter anderem für die Immobilienbranche. Schnell und einfach lassen sich damit bspw. Wertgutachten, Mietverträge, Kaufurkunden oder Auftragnehmerverträge unterzeichnen. Mit FES und QES setzt du hier zudem auf sehr hohe Sicherheit. 

• Elektronische Unterschrift für die Immobilienbranche 
• Dokumente: Verwaltungsvertag, Maklervertrag, Mietvertrag, Mietgarantievertrag, Wertgutachtenvertrag, Pachtvertrag, Kündigung eines Mietvertrags, etc. 
• Direkt im Browser oder per App unterschreiben
• API-Integration in eigene Geschäftsprozesse
• Eigenes Corporate Branding 
• Kostenlose Signatur bis 10 Credits
• Preise ab 90 € pro Jahr inklusive 100 Credits

Skribble

Skribble macht es dir besonders einfach, deine Mietverträge digital unterschreiben zu lassen: Das Tool ist übersichtlich und benutzerfreundlich. Es erlaubt es deinen Mietern, ohne Umwege und mit wenigen Klicks ihre Signatur unter deine Dokumente zu setzen.

• digitale und rechtsgültige Unterschrift für Mietverträge, Kautionen und Kündigungen
• mehrere Dokumente auf einmal mit der Stapelsignatur bearbeiten
• einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen
• per E-Mail zum Unterzeichnen einladen
• Mieter benötigen kein eigenes Konto bei Skribble
• Übersicht über erledigte und ausstehende Signaturen
• Integration in bestehende Software, z.B. ERP oder Hausverwalter-Tools
• Preis: ab 9€ monatlich (Individual) oder ab 23€ pro Teammitglied im Team-Tarif
• 14 Tage kostenlos testen

InSign

Mit InSign entscheidest du dich für eine Lösung, die nicht nur sicher, sondern auch in Deutschland entwickelt und gehostet ist. Außerdem setzt das Unternehmen auf eine starke Verschlüsselung der Daten und ist TÜV-zertifiziert.

• digitale und rechtsgültige Unterschrift für Mietverträge, Makleraufträge und Übergabeprotokolle
• eIDAS- und DSGVO-konforme Signatur, fortgeschritten und qualifiziert
• Unterschrift per Browser oder App
• Vorlagen und Exportmöglichkeiten
• Dokumentenverwaltung und automatische Benachrichtigungen sorgen für Übersicht
• unterschiedliche Signaturmethoden in einem Dokument möglich
• E-Signatur für PDF- oder Word-Dokumente
• Preis: ab 24,90€ pro Monat
• kostenlose Demo verfügbar

d.velop sign

Mit d.velop sign stellst du deine Immobilienverwaltung so auf, dass Mietverhältnisse komplett digital geschlossen werden können. Verträge lassen sich per elektronischer Unterschrift ortsungebunden unterzeichnen. 

• Geeignet für Mietverträge, Mieterselbstauskunft, Bauverträge, Mietanpassungen, uvm.
• rechtssicher und digital unterschreiben
  
• Alle Signaturlevel möglich
• Für Immobilienmanager, Immobilienmakler, Immobiliengutachter, Immobilienkaufleute oder Immobilieninvestoren
• Zahlreiche Integrationsmöglichkeiten
• Ab 38,90 € pro Monat 

fynk

Du kannst deine Mietverträge direkt in fynk online erstellen und editieren. Das funktioniert mit dynamischen Platzhaltern automatisch. So hast du eine Mietvertragsvorlage und kannst diese nach Bedingungen und den aktuellen Mieterdaten schnell anpassen. Die Unterschrift erfolgt dann digital und in jeder Signatur-Stufe. 

• Vertragserstellung und -verwaltung direkt online
• Digitale Unterschrift komplett ortsungebunden
• Wiederkehrende Vorlagen für Verträge
• Dynamische Platzhalter und smarte Bedingungen für Formulierungen und Paragraphen
• Automatische Paragraphen-Nummerierung
• Fristenmanagement über auslaufende Verträge
• Ab 19€ pro Monat, 14 Tage kostenlos testen

tegolySIGN

Wenn bei euch in der Firma Microsoft Teams eingesetzt wird, dann ist tegolySIGN eine tolle Ergänzung. Die Software ist voll in Teams integriert und lässt sich Mietverträge direkt darüber signieren. Mit Power Automate Connector lassen sich auf diese Weise auch ganze Prozesse automatisieren. 

• Digitale Unterschrift direkt in Microsoft Teams
• Der Mieter benötigt zum Unterschreiben kein MS Teams
• Voll digitaler Prozess
• Nachhaltigkeit 
• Speicherung der Daten in Deutschland
• Unterzeichne Dokumente von überall
• Preis ab 120 € pro Jahr und Nutzer

Nahaus

Mit der Software Nahaus haben Hausverwaltungen und professionelle Vermieter nicht nur die Möglichkeit, digitale Signaturen anzubieten, sondern die gesamte Hausverwaltung zu digitalisieren.

Es beginnt bei der Verwaltung von Einheiten, der Pflege von Mieterdaten, der Automatisierung von Standardprozessen rund um die Immobilien und reicht bis zur digitalen Unterschrift. Dabei kannst du selbst entscheiden, wie deine Mieter unterschreiben sollen können. 

Ganz klassisch manuell, per einfache E-Signatur oder per Qualifizierte E-Signatur. 

Ein Vertrag ist so in Sekunden geschlossen. 

• Digitale Immobilienverwaltung
• Digitale Signaturen in EES und QES 
• Mietverwaltung digitalisieren
• Bankkonten automatisiert abgleichen
• Mahnwesen zentral steuern
• Und vieles mehr
• Preis ab 24,90 € pro Monat im Starter-Tarif

Connective

Connective ist eine sichere und benutzerfreundliche Lösung für die digitale Unterschrift im Mietvertrag. Du kannst aus verschiedenen Unterschriftsmethoden auswählen und verlierst im gesamten Prozess nie die persönliche Verbindung zu deinen Mietern.

• digitale und rechtsgültige Unterschrift für Mietverträge, Verkaufsverträge, Kaufangebote
• einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen (eIDAS-konform)
• nutzbar auf Desktop, Laptop und Smartphone
• übersichtlicher Signaturprozess
• Unterschriften im Tool nachverfolgen und nachfassen
• Integrationen in gängige Tools
• Preise auf Anfrage
• kostenlose Demo verfügbar

DocuSign

Bei DocuSign kannst du nicht nur die Signatur von Mietverträgen digitalisieren, sondern auch weitere Prozesse rund um die Immobilienverwaltung, zum Beispiel die Erfassung monatlicher Mieteinnahmen. Das spart Zeit, Papier und Kosten.

• digitale und rechtsgültige Unterschrift für Mietverträge
• eIDAS-konforme Signatur
• senden, verfolgen und signieren von Verträgen auf elektronischem Weg
• Signaturfunktionen für mobile Geräte
• Überprüfen der Identität der Unterzeichner für vertrauliche Verträge
• Aufsetzen von Vertragsworkflows mit vordefinierten Vorlagen möglich
• über 350 Integrationen für verschiedene Software-Systeme
• Preis: ab 9€ pro Monat
• kostenlose Demo verfügbar

Inhubber

Mit der Plattform von Inhubber verschickst du Mietverträge verschlüsselt an deine Mieter. Besonders praktisch: Damit behältst du Fristen im Auge, zum Beispiel für die Staffelmiete, und kannst dich elektronisch daran erinnern lassen.

• digitale und rechtsgültige Unterschrift für Mietverträge
• übersichtliche Vertragsablage
• ISO-zertifizierte Server in Deutschland
• Blockchain-basiert und KI-unterstützt
• intelligente Dokumenten-Analyse
• Preise und Demo auf Anfrage

Yousign

Yousign ist in wenigen Minuten startklar und vereinfacht dir und deinen Mietern die digitale Unterschrift. Alle Daten sind in der EU gehostet.

• digitale und rechtsgültige Unterschrift für Mietverträge, Übergabeprotokolle und Verkaufsmandate
• eIDAS-konforme Signatur
• Unterschrift für verschiedene Dokumentformate möglich
• flexible Einrichtung von Genehmigungs-Workflows
• automatisierte Nachverfolgung von Verträgen
• Integration in bestehende Software
• Preis: ab 9€ im Monat
• kostenlose Demo verfügbar

Fazit: Mietvertrag digital unterschreiben ist rechtssicher möglich und vorteilhaft

Sicher geht es dir wie deinen Mietern: Du bist es gewohnt, immer mehr Aufgaben im Alltag digital zu erledigen und dabei viel Zeit zu sparen. Das ist auch beim Handling von Mietverträgen möglich.

Wie hilfreich digitalisierte Prozesse sind, hat die Corona-Pandemie gezeigt. Wenn die nächste Lockdown-Situation kommt, sind digitale Wohnungsbesichtigungen, Software-Tools für Hausverwalter und elektronische Unterschriften die Lösung, um Geschäfte nicht nur rechtssicher abzuwickeln, sondern mit der nötigen Distanz.

Mit den vorgestellten Tools setzt du die E-Signatur bei deinen Mietverträgen rechtssicher um und ersparst dir und deinen Mietern eine Menge Zeit.

Hast du zudem viele digitale Verträge, dann lohnt sich auch ein digitales Vertragsmanagement.

Wie sieht es bei dir aus: Würdest du die Möglichkeit nutzen, einen Mietvertrag digital unterschreiben zu lassen? Schreib mir gern deine Meinung zum Thema und deine Fragen in die Kommentare!

Und wenn du mehr darüber wissen willst, wie du als Immobilienbesitzer oder Hausverwalter die Digitalisierung für dich nutzen kannst, findest du auf Digital Affin die passende Inspiration dafür.

Genau hier kommen digitale Zertifikate ins Spiel.

Ich erkläre dir, wie du ganz einfach digitale Zertifikate für deinen Online-Kurs erstellen kannst.

Was sind digitale Zertifikate und warum sind sie wichtig?

Ein digitales Zertifikat ist ein offizielles Dokument, das bestätigt, dass eine Person eine Schulung, ein Training oder einen Onlinekurs erfolgreich abgeschlossen hat.

Im Gegensatz zu klassischen Papier-Zertifikaten werden sie elektronisch ausgestellt, verwaltet und geteilt.

Diese Zertifikate enthalten oft wichtige Informationen wie:

• Name des Teilnehmenden
• Name des Kurses oder der Schulung
• Ausstellungsdatum
• Unterschrift oder Siegel des Anbieters
• einzigartige Zertifikats-ID zur Verifizierung

Digitale Zertifikate ersetzen das klassische Papierformat – und bieten einige entscheidende Vorteile.

Warum sind digitale Zertifikate so wichtig?

Die Nachfrage nach Online-Weiterbildungen steigt stetig, und mit ihr auch die Notwendigkeit, absolvierte Kurse glaubwürdig nachzuweisen.

Digitale Zertifikate bringen dabei mehrere Vorteile mit sich:

Anerkennung & Vertrauen

Ein offizielles Zertifikat steigert die Glaubwürdigkeit einer Weiterbildung.

Arbeitgeber, HR-Manager oder Kunden sehen auf einen Blick, dass eine Person eine bestimmte Qualifikation erworben hat.

Einfache Integration in Bewerbungen & LinkedIn

Ein großer Vorteil digitaler Zertifikate: Sie lassen sich problemlos in Online-Profile oder Bewerbungen einfügen.

Besonders LinkedIn bietet dafür eine eigene Zertifikats-Funktion, mit der sich Abschlüsse direkt im Profil anzeigen lassen – ein wertvoller Pluspunkt bei der Jobsuche.

Motivation für Teilnehmende

Digitale Zertifikate schaffen einen zusätzlichen Anreiz für Lernende, einen Kurs erfolgreich abzuschließen.

Wer ein Zertifikat erhält, hat nicht nur Wissen erworben, sondern auch einen konkreten Nachweis für die eigene Weiterbildung.

Zeitsparend & effizient für Anbieter

Für Unternehmen, Coaches und Kursanbieter bedeutet eine automatisierte Zertifikatserstellung weniger Aufwand.

Manuelle Prozesse entfallen, und die Teilnehmer erhalten ihr Zertifikat sofort nach Abschluss eines Kurses.

Praxisbeispiel: OMR Academy – Digitale Zertifikate für Onlinekurse

Ein Beispiel für den erfolgreichen Einsatz digitaler Zertifikate ist die OMR Academy.

Die Plattform bietet verschiedene Onlinekurse zu Themen wie Digital Marketing, Performance Advertising oder E-Commerce.

Nach erfolgreichem Abschluss erhalten die Teilnehmer ein offizielles digitales Zertifikat, das sie in ihren Bewerbungen oder LinkedIn-Profilen teilen können.

Warum setzt OMR Academy auf digitale Zertifikate?

• schnelle & automatische Ausstellung für alle Absolvent:innen
• höhere Motivation durch eine offizielle Auszeichnung
• professioneller Nachweis für Weiterbildungen im digitalen Bereich

Durch den Einsatz digitaler Zertifikate bietet OMR Academy nicht nur einen Mehrwert für die Teilnehmenden, sondern steigert auch die Attraktivität ihrer Kurse.

Onlinekurs-Plattformen & die Herausforderung der Zertifikatserstellung

Onlinekurse und digitale Weiterbildungen erfreuen sich großer Beliebtheit – doch nicht jede Plattform bietet eine automatische Möglichkeit zur Zertifikatserstellung.

Während große Anbieter wie Coursera oder Udemy oft eigene Zertifikate ausstellen, fehlt diese Funktion bei vielen anderen E-Learning- und Onlinekurs-Plattformen.

Für Kursanbieter stellt sich deshalb eine zentrale Frage:

Wie können sie Teilnehmern nach erfolgreichem Abschluss ein digitales Zertifikat ausstellen – ohne manuell PDFs zu erstellen oder teure Sonderlösungen zu programmieren?

Welche Onlinekurs-Plattformen bieten (k)eine Zertifikats-Funktion?

Wer einen Onlinekurs erstellt, nutzt in der Regel eine E-Learning-Plattform oder ein Learning Management System (LMS).

Viele dieser Systeme verfügen über starke Tools für Kursverwaltung, Lektionen und Interaktion – doch eine integrierte Zertifikatserstellung fehlt oft.

Welche Plattformen haben Zertifikate integriert?

• Coursera & Udemy – bieten standardisierte digitale Zertifikate für bezahlte Kurse
• Teachable & Thinkific – ermöglichen Zertifikate, jedoch mit eingeschränkten Design-Optionen
• Kajabi & Coachy – nur mit Drittanbieter-Tools oder manuell erstellten Zertifikaten möglich

Welche Plattformen bieten keine native Zertifikatserstellung?

Hier sind externe Tools wie Certifier.io oder Virtualbadge.io erforderlich:

• Elopage
• LearnDash
• Podia
• WordPress-basierte LMS-Systeme

Warum ist die Zertifikatserstellung für Kursanbieter ein Problem?

Viele Onlinekurs-Plattformen sind nicht darauf ausgelegt, automatisch digitale Zertifikate zu generieren.

Das stellt Kursanbieter vor mehrere Herausforderungen:

Manuelle Erstellung kostet Zeit & Nerven

Viele Coaches und Unternehmen greifen auf Canva oder PDF-Vorlagen zurück, um nach Abschluss eines Kurses ein Zertifikat manuell zu erstellen.

Das ist aufwendig, fehleranfällig und nicht skalierbar – vor allem, wenn hunderte oder tausende Teilnehmende ein Zertifikat erhalten sollen.

Fehlende Automatisierung bremst den Prozess

Wenn kein automatisiertes System vorhanden ist, müssen Teilnehmende nach Kursabschluss ihr Zertifikat anfordern.

Das führt zu zusätzlichen E-Mails, Verzögerungen und oft auch zu unzufriedenen Kunden.

Kein einheitlicher Standard für digitale Zertifikate

Viele manuell erstellte Zertifikate sind nicht verifizierbar, haben keine eindeutige ID und lassen sich nicht direkt auf LinkedIn oder anderen Plattformen teilen.

Digitale Zertifikate erstellen: Welche Möglichkeiten gibt es?

Digitale Zertifikate sind eine großartige Möglichkeit, den Teilnehmenden eines Onlinekurses eine offizielle Bestätigung ihrer Leistungen zu geben.

Doch wie lassen sie sich effizient erstellen?

Viele Kursanbieter stehen vor der Herausforderung, Zertifikate professionell, automatisiert und skalierbar auszustellen.

Grundsätzlich gibt es drei Methoden, um digitale Zertifikate zu erstellen – von der manuellen Gestaltung bis hin zur vollautomatisierten Generierung mit spezialisierten Tools.

Doch nicht jede Lösung ist für jedes Unternehmen geeignet.

1. Manuelle Erstellung (PDFs, Canva & Co.)

Die einfachste Möglichkeit ist, Zertifikate händisch mit Design-Tools wie Canva, Word oder InDesign zu erstellen.

Anschließend können diese als PDF exportiert und per E-Mail an die Teilnehmenden versendet werden.

Vorteile:

• Ideal für kleine Gruppen oder Einzelcoachings
• individuelles Design nach eigenen Vorstellungen

Nachteile:

• hoher manueller Aufwand, besonders bei vielen Teilnehmenden
• kein automatisierter Versand oder Zertifikatsverifizierung
• fehleranfällig, da Namen und Daten manuell eingetragen werden müssen

Für wen geeignet?

Kleine Unternehmen, Coaches oder Einzelanbieter mit wenigen Teilnehmenden pro Kurs.

2. Automatisierte Erstellung mit Kursplattformen (eingeschränkte Möglichkeiten)

Einige E-Learning-Plattformen wie Teachable oder Thinkific bieten eine integrierte Zertifikatserstellung an.

Hier können vordefinierte Vorlagen genutzt und an das Branding des Unternehmens angepasst werden.

Vorteile:

• kein manuelles Erstellen nötig
• automatische Vergabe an Teilnehmende nach Kursabschluss

Nachteile:

• eingeschränkte Gestaltungsmöglichkeiten
• keine universelle Lösung für alle Kursplattformen
• Zertifikate oft nicht als offizieller Nachweis anerkannt

Für wen geeignet?

Kursanbieter, die bereits auf Plattformen wie Teachable oder Thinkific arbeiten und eine einfache Lösung bevorzugen.

3. Vollautomatische Erstellung mit Zertifikat-Tools

Die professionellste und effizienteste Lösung ist der Einsatz von spezialisierten Zertifikat-Tools wie Certifier.io oder Virtualbadge.io.

Diese ermöglichen eine automatische Erstellung, Verwaltung und den Versand von Zertifikaten – und lassen sich direkt in bestehende Kursplattformen oder CRM-Systeme integrieren.

Vorteile:

• automatische Erstellung & Versand – keine manuelle Arbeit nötig
• Design nach Wunsch anpassbar
• verifizierbare Zertifikate mit eindeutiger ID
• Integration in bestehende Plattformen möglich (z. B. LMS, E-Mail-Tools, LinkedIn)
• Kunden können Zertifikate direkt auf LinkedIn oder in Bewerbungen einbinden

Nachteile:

• erfordert eine einmalige Einrichtung
• in manchen Fällen monatliche Kosten

Für wen geeignet?

• Unternehmen mit vielen Kursabsolventen
• E-Learning-Plattformen & Trainer, die professionell auftreten wollen
• Anbieter, die ihren Teilnehmenden echte, verifizierbare Zertifikate bieten möchten

Welche Methode ist die beste?

Die Entscheidung hängt davon ab, wie viele Teilnehmende regelmäßig ein Zertifikat erhalten sollen und wie professionell der Prozess ablaufen soll:

Während kleinere Anbieter mit manuellen Methoden starten können, lohnt sich für größere Kursanbieter, Unternehmen und E-Learning-Plattformen die Investition in ein Zertifikat-Tool.

Welche Tools sich besonders gut für die automatische Zertifikatserstellung eignen und wie sie funktionieren, erkläre ich dir jetzt.

Die besten Tools für digitale Zertifikate

Wer regelmäßig digitale Zertifikate ausstellen möchte, braucht eine professionelle und automatisierte Lösung.

Spezialisierte Zertifikatstools ermöglichen es, Nachweise effizient zu generieren, individuell anzupassen und direkt an die Teilnehmenden zu versenden.

In diesem Abschnitt stelle ich dir zwei führende Anbieter vor: Certifier.io und Virtualbadge.io.

Beide bieten leistungsstarke Funktionen für die automatische Zertifikatserstellung – aber mit unterschiedlichen Schwerpunkten.

Certifier.io: Automatisierte Zertifikatserstellung für Onlinekurse

Certifier.io ist eines der führenden Tools für die automatische Erstellung und Verwaltung digitaler Zertifikate.

Es eignet sich besonders für Unternehmen, Kursanbieter und Bildungsplattformen, die große Mengen an Zertifikaten effizient ausstellen möchten.

Funktionen & Vorteile von Certifier.io

• automatische Erstellung & Versand – keine manuelle Arbeit mehr nötig
• professionelle Vorlagen für einheitliche und anpassbare Designs
• verifizierbare Zertifikate mit einzigartiger ID & QR-Code
• einfache Integration mit bestehenden Plattformen (z. B. LMS, E-Mail-Tools, CRM-Systeme)
• Tracking & Analyse – wer hat das Zertifikat erhalten und genutzt?

Für wen ist Certifier.io geeignet?

• Unternehmen & Bildungsanbieter, die viele Zertifikate automatisiert ausstellen möchten
• Onlinekurs-Plattformen & LMS, die eine nahtlose Integration benötigen
• Event- & Workshop-Veranstalter, die Teilnahmebestätigungen ausstellen

So funktioniert Certifier.io:

1. Zertifikatsvorlage erstellen oder aus Vorlagen wählen
2. Teilnehmerdaten importieren
3. automatischen Versand aktivieren
4. Zertifikate per E-Mail verschicken oder als Download bereitstellen

Virtualbadge.io: Zertifikate mit Social-Media-Fokus

Virtualbadge.io geht einen Schritt weiter und kombiniert digitale Zertifikate mit Social-Media-Integration.

Das Tool wurde speziell dafür entwickelt, Zertifikate sichtbar und teilbar zu machen – perfekt für Onlinekurse, die auf LinkedIn-Branding und virale Reichweite setzen.

Funktionen & Vorteile von Virtualbadge.io

• automatische Zertifikatserstellung für Onlinekurse & Trainings
• optimiert für LinkedIn – Teilnehmer können ihr Zertifikat mit einem Klick teilen
• individuelle Branding-Möglichkeiten für ein professionelles Design
• E-Mail- & CRM-Integration für automatisierten Versand
• Verifizierung & Tracking – jedes Zertifikat ist eindeutig und überprüfbar

Für wen ist Virtualbadge.io geeignet?

• Coaches & Trainer, die ihre Teilnehmer aktiv zum Teilen der Zertifikate motivieren möchten
• Unternehmen & Weiterbildungseinrichtungen, die Markenbekanntheit steigern wollen
• E-Learning-Anbieter, die zertifizierte Schulungen anbieten

So funktioniert Virtualbadge.io:

• Zertifikat-Design anpassen & Branding hinzufügen
• Teilnehmer erhalten nach Kursabschluss ihr digitales Abzeichen
• Zertifikat kann direkt auf LinkedIn & in Bewerbungen eingebunden

So erstellst du digitale Zertifikate – Schritt für Schritt

Digitale Zertifikate sorgen für mehr Professionalität in Onlinekursen und Weiterbildungen – doch wie genau läuft die Erstellung ab?

Mit den richtigen Tools lässt sich der Prozess vollständig automatisieren, sodass Zertifikate nach dem Kursabschluss automatisch an die Teilnehmenden versendet werden.

Hier zeige ich dir, wie du in sechs einfachen Schritten ein digitales Zertifikat erstellst – von der Gestaltung bis zur Ausgabe.

1. Zertifikat-Tool auswählen

Bevor du loslegst, solltest du das passende Tool für deine Anforderungen wählen. Je nachdem, ob du viele Teilnehmende hast oder Wert auf LinkedIn-Sichtbarkeit legst, eignen sich unterschiedliche Lösungen.

Mein Tipp: Probiere einfach verschiedene Tools mit ihren Testversionen aus - und entscheide dann, was am besten zu dir und deinen Ansprüchen passt.

2. Design & Branding anpassen

Ein digitales Zertifikat sollte professionell aussehen und deine Marke widerspiegeln. In den meisten Zertifikat-Tools kannst du das Design anpassen:

• Logo & Unternehmensfarben integrieren
• Schriftarten & Layout personalisieren
• Unterschrift oder Siegel hinzufügen

Tipp: Nutze Vorlagen aus Certifier.io oder Virtualbadge.io, um ein ansprechendes Design zu erstellen – ohne Grafikdesign-Kenntnisse.

3. Teilnehmerdaten einfügen oder automatisch synchronisieren

Damit die Zertifikate personalisiert sind, müssen Namen, Kursinformationen und Abschlussdaten integriert werden. Dafür gibt es zwei Wege:

1. manuelle Eingabe: Für kleine Gruppen kannst du Namen & Daten händisch eingeben.
2. automatische Synchronisation: Integriere das Tool in dein LMS oder CRM (z. B. Teachable, LearnDash, Zapier), damit Teilnehmende direkt nach Kursabschluss ihr Zertifikat erhalten.

Tipp: Falls du viele Zertifikate auf einmal ausstellen möchtest, lade einfach eine CSV-Datei mit allen Teilnehmern hoch – die meisten Tools verarbeiten diese automatisch.

4. Automatische Erstellung & Versand einrichten

Jetzt kommt der wichtigste Schritt: Sobald ein Kurs erfolgreich abgeschlossen wurde, soll das Zertifikat automatisch generiert und verschickt werden.

So funktioniert das:

1. Nach Abschluss des Onlinekurses wird das Zertifikat im Hintergrund erstellt
2. Die Teilnehmer erhalten eine E-Mail mit ihrem Zertifikat als PDF oder Download-Link
3. Falls gewünscht, kann das Zertifikat auf LinkedIn, in Bewerbungen oder auf Social Media geteilt werden

Tipp: In Certifier.io und Virtualbadge.io kannst du eine automatische E-Mail-Vorlage einrichten – inklusive personalisierter Nachricht und Unternehmensbranding.

5. Zertifikate einfach teilen & auf LinkedIn einbinden

Einer der größten Vorteile digitaler Zertifikate ist die einfache Teilintegration in LinkedIn und Bewerbungen. Besonders für Teilnehmende ist es ein großer Mehrwert, wenn sie ihre Qualifikationen öffentlich präsentieren können.

So fügen Teilnehmer ihr Zertifikat zu LinkedIn hinzu:

1. Auf LinkedIn ins Profil gehen → Bereich „Lizenzen & Zertifikate“ auswählen
2. Zertifikats-ID & URL einfügen
3. Zertifikat speichern & sichtbar im Profil anzeigen lassen

Tipp: Falls du Virtualbadge.io nutzt, erhalten Teilnehmende automatisch eine LinkedIn-fähige Zertifikatsversion – ohne manuelle Eingabe.

6. Verifizierung & Tracking nutzen

Damit die ausgestellten Zertifikate fälschungssicher und überprüfbar sind, bieten Tools wie Certifier.io eine eindeutige Zertifikats-ID & Verifizierungslinks. Das sorgt für mehr Sicherheit und Vertrauen:

• Jedes Zertifikat hat eine eindeutige ID
• Dritte (z. B. Arbeitgeber) können die Echtheit des Zertifikats überprüfen
• Du kannst nachverfolgen, wer sein Zertifikat genutzt oder geteilt hat

Tipp: Falls du viele Zertifikate ausstellst, nutze die Analytics-Funktion von Certifier.io, um zu sehen, wie oft Zertifikate angesehen oder in Bewerbungen verwendet wurden.

Fazit: Warum digitale Zertifikate die Zukunft der Weiterbildung sind

Digitale Zertifikate sind heute ein zentrales Element moderner Onlinekurse und Weiterbildungen.

Sie bieten Teilnehmenden nicht nur eine offizielle Bestätigung ihrer erworbenen Fähigkeiten, sondern steigern auch die Attraktivität und Glaubwürdigkeit von Kursanbietern.

Während viele Onlinekurs-Plattformen keine integrierte Lösung für Zertifikate bieten, ermöglichen spezialisierte Tools wie Certifier.io und Virtualbadge.io eine automatische, professionelle und skalierbare Zertifikatserstellung.

Mit der richtigen Strategie lassen sich digitale Zertifikate effizient in bestehende Onlinekurse integrieren – für einen professionellen Auftritt, motivierte Teilnehmende und eine bessere Sichtbarkeit in Bewerbungen und auf Social Media.

Nutzt du bereits eine Software für die Ausstellung digitaler Zertifikate und hast damit Erfahrungen gesammelt? Schreib uns in die Kommentare!

Du möchtest mehr Inspiration im Bereich Digitalisierung für Selbstständige, Geschäftsführer oder Personaler? Dann schau gerne in die passende Kategorie auf Digital Affin!

In diesem Artikel zeige ich dir die Zusammenhänge und stelle dir die Tools vor, mit denen du demnächst schon deinen 1. Euro verdient haben wirst. 

Du musst sie nur noch einrichten und los gehts!

Dank Crowdfunding-Plattformen wie Kickstarter oder Webseiten wie Etsy ist es seit Jahren möglich und sehr einfach eigene Produkte zu finanzieren und online zu verkaufen.

Doch meistens sind es physische Produkte die dort verkauft werden.

Ich möchte dir daher näher bringen warum es sich lohnt digitale Produkte online zu verkaufen und wie du am besten damit anfängst.

Was sind Digitale Produkte?

Generell sind digitale Produkte, Produkte die sich digital verbreiten und unendlich oft reproduzieren lassen. Im Gegensatz zu physischen Produkte sind digitale Produkte immateriell.

Dazu zählen 

• Bilder
• Videos
• eBooks
• Videokurse
• Grafiken
• Tools
• Musik
• Plugins
• Webinare
• Live-Coachings
• Podcasts
• Hörbücher
• Online Kongresse
• Software jeglicher Art
• Stock Footage
• Apps 
• Leads
• und vieles mehr.

Konkrete Beispiele für digitale Produkte findest du ganz unten nochmal. Direkt zu den Beispielen.

Wie du siehst, ist das Feld riesig. Um wirklich erfolgreich zu sein, musst du daher eine geeignete Nische für dich finden.

7 Vorteile digitaler Produkte

1. Als Experte positionieren

Mit deinem digitalen Produkt positioniert du dich als Experte in deinem Feld. Aus deinem Wissen erschaffst du Mehrwert für andere, die bereit sind dafür zu bezahlen.

Ein netter Nebeneffekt ist, dass jede E-Mail, die dich über einen Kauf informiert ein wenig mehr Selbstvertrauen aufbaut.

2. Unendlich vervielfältigen

Die erstmalige Investition in ein digitales Produkt ist hoch. Damit meine ich nicht zwingend, eine finanzielle Investition. Diese ist je nach produziertem Produkt sehr unterschiedlich.Ich spreche von der Zeit die du investieren musst.

Ein eBook wird zum Beispiel nur dann gekauft, wenn es dem Leser auch wirklich Mehrwert bringt und ihn unterhält oder informiert. Daher solltest du so viel Zeit wie du kannst in dein Produkt stecken um höchste Qualität sicherzustellen.

Ist das Produkt aber einmal fertig, musst du kaum noch Zeit investieren. Die Kaufprozesse passieren automatisch und kein Versand ist nötig.

Die einzige wirkliche Zeitinvestition nach der Veröffentlichung ist das Marketing.

3. Unabhängigkeit

Als Selbstständiger kannst du ganz alleine über dein Produkt und dessen Zukunft entscheiden. Du bist nur dir und deinen Kunden gegenüber verantwortlich.

Du hast viele Freiheiten, die dir als Angestellter verwehrt bleiben.

Zudem hast du keine Öffnungszeiten, wie in einem normalen Laden. Egal zu welcher Tages- und Jahreszeit, ob Wochenende oder Feiertag, du und deine Kunden seid an keinerlei Öffnungszeiten gebunden.

4. Weniger Kosten als bei physischen Produkten

Bei digitalen Produkten treten keine Lagerkosten auf. Ok, so ganz stimmt das nicht, eine Festplatte kostet ja immerhin auch etwas, aber das ist eine einmalige Investition und sowieso schon in deinem PC oder Mac verbaut. Im Vergleich mit Lagerkosten für physische Produkte über Jahre hinweg sind diese Kosten zu vernachlässigen.

Die größte Investition ist in den meisten Fällen die Zeit, die du mit der Erstellung des digitalen Produkts verbringst.

Auch die Lieferkosten fallen bei der Verteilung digitaler Produkte komplett weg.

Die potentielle Gewinnmarge ist so deutlich höher als bei physischen Produkten, wobei das Risiko gleichzeitig niedriger ist.

5. Sehr gut analysier- und optimierbar

Fast jeder Schritt des Kaufprozesses (Buyers Journey) lässt sich messen und analysieren.

Analytic Tools und Heatmaps, können dir beim SEO helfen, die Statistiken deiner Verkaufsplattform können zur Verbesserung der Conversionrate genutzt werden etc..

Da es zu jeder Phase ausreichend Zahlen und Daten gibt, ist es einfacher nachzuvollziehen in welchem Schritt, welche Änderungen am Produkt oder der Marketingstrategie notwendig sind um den gesamten Kaufprozess zu optimieren.

Eine solche Übersicht für physische Produkte zu erlangen ist nahezu unmöglich.

6. Leicht anpassbar

Dein Produkt muss nicht gedruckt oder auf andere physische Medienträger gebracht werden. Das bringt dir den Vorteil, dass du fast absolute Kontrolle über die Inhalte hast und diese schnell und kostengünstig verändern kannst.

Fehler passieren immer, egal wie gründlich und intensiv du suchst. Digitale Produkte kannst du aber auch im Nachhinein schnell anpassen.

7. Automatisierung

Die Arbeit als Selbstständiger ist wie man so oft sagt “selbst” und “ständig”. Deine normale Arbeit verschlingt schon viel Zeit, da ist es unmöglich sich noch um die ganzen Verkäufe zu kümmern.

Zum Glück passiert das nach einmaligem Aufsetzen alles automatisch.

Du musst dich weder um Versand, noch um Überweisungen oder ähnliches kümmern. Bezahlt ein Kunde, kann er das Produkt direkt anschauen oder herunterladen.

Wie verdiene ich Geld mit digitalen Produkten?

Das Feld ”digitale Produkte” ist riesig.

Um erfolgreich zu sein, musst du daher eine Nische finden die du bedienen kannst.

Außerdem brauchst du natürlich eine Zielgruppe, die bereit ist digitale Produkte zu kaufen.

Ein gut recherchiertes und hochwertiges eBook über das Wohnen im Alter ist sicherlich hilfreich für einige, aber der Großteil der Zielgruppe hat keinen Internetzugang oder kennt sich im Internet nicht wirklich gut aus. Im folgenden Video findest du einige Anregungen für dein eigenes digitales Produkt:

Desweiteren musst du dir, wenn nicht schon vorhanden, eine Reichweite und ein Netzwerk aufbauen.

Für digitale Produkte bietet sich hier Inbound Marketing an. Mit einem Blog, einem Youtube Kanal, E-Mail Newsletter oder auf was auch immer du Lust hast, baust du dir mit regelmäßigen Veröffentlichungen von kostenlosen, hochwertigen Inhalten eine Followerschaft aus qualifizierten Interessenten auf.

Diese Interessenten durchlaufen einen Filter, den sogenannten Sales Funnel, wo oben die Interessenten angelockt werden und weiter unten der Kauf deines digitalen Produktes möglich ist.

Die meisten Interessenten werden dabei nur die kostenlosen Inhalte konsumieren, während aber einige auch dein Produkt kaufen.

Die Conversion-Rate kommt dabei ganz auf Branche und Zielgruppe an.

Welche Modelle gibt es ?

Grundsätzlich gibt es drei verschiedenen Möglichkeiten für den Verkauf digitaler Produkte: Eine dedizierte Shop-Webseite, einen in deine bestehende Webseite integrierten Shop / Zahlungsanbieter-Link oder der Verkauf über Reseller-Plattformen.

Die Anbieter bzw. die Plattformen automatisieren bei allen dreien oftmals viele Aufgaben für dich, darunter z.B. 

die Integration der Paymentanbieter

• Kaufabwicklung
• Produktauslieferung
• Rechnungsstellung
• Steuermanagement
• Partnermanagement- und Abwicklung.

Natürlich unterscheiden sich die Funktionen und Features je nach Plattform.

Um dir die Entscheidung zu vereinfachen, welches Modell für dich das Richtige ist, will ich diese einmal kurz beschreiben.

Schau dir auch mal das Video von ablefy dazu an: 

Dedizierte Shop-Webseite

Die erste Möglichkeit ist der Betrieb einer extra eingerichteten Shop-Webseite. 

Hierfür brauchst du nicht zwingend Programmierkenntnisse.

Die meisten Anbieter haben extra Webseiten-Designer in denen du dir per Drag & Drop die verschiedenen Elemente der Webseite zusammenstellen kannst, wie es dir gefällt.

Größter und bekanntester Anbieter ist hier Shopify, aber dazu weiter unten mehr. 

Zahlungsanbieter-Link über die Website

Eine weitere Möglichkeit ist das Integrieren des Shops bzw. Zahlungsanbieters in deine schon vorhandene Website, bspw. als Embed-Code oder einfach mit einem Zahlungs-Link zur Checkout-Seite. 

So müssen deine Kunden nicht auf eine neue Seite wechseln oder nur auf die Checkout-Seite wechseln.

Mit dieser Möglichkeit wirst du, wenn du schon vorher eine Reichweite hast, mehr Leute erreichen. 

Die Leute vertrauen deiner Webseite bereits und die Schwelle zum Kauf ist niedriger.

Du hast hierbei also den direkten Draht zu deinen Käufern. 

Ein Beispiel hierfür ist HalloPodcaster, die ein Memberbereich als Digitales Produkt verkaufen.

Verkauf über Drittanbieter-Plattform (Reseller-Modell)

Resellermodell bedeutet, dass du eine digitale Verkaufsplattform in deinen Online-Verkaufsprozess einbindest und diese als Wiederverkäufer auftritt.

Der Endkunde landet durch Promotion-Links, das Suchen auf dem Marktplatz oder über Calls-to-Actions in deinem Content auf deiner Verkaufsseite, geht von dort aus zum Bestellformular und bekommt nach dem Kauf sein Produkt ausgehändigt.

Dabei wird das Produkt nicht in deinem Namen verkauft, sondern im Namen des Resellers. 

Das erspart dir steuerliche To-Dos, da du nur den Gewinn überwiesen bekommst und dich sonst nicht mit der Zahlung beschäftigen musst. 

Dafür kostet dies Modell etwas mehr Transaktionsgebühren. 

Beispiel Sandra Holze – als Business Coach verkauft sie ihre Kurse über den Zahlungsanbieter digistore24.

Widerrufsrecht bei digitalen Produkten

Bevor ich etwas zum Widerrufsrecht für digitale Produkte schreibe, möchte ich klarstellen, dass ich weder Jurist bin, noch der folgende Abschnitt eine Rechtsberatung ist.

Vor Abschluss der Bestellung musst du deine Kunden deutlich auf das Widerrufsrecht und die AGB hingewiesen werden. Du bist verpflichtet, entweder off- oder online, ein Widerrufsformular zur Verfügung zu stellen.

Da es nicht ausreicht den Text auf der Webseite zu haben, musst du die Widerrufserklärung deinem Kunden zusätzlich noch schriftlich zukommen lassen.

Am einfachsten ist es, diese in der E-Mail zur Bestellbestätigung anzuhängen.

Auch dieser Vorgang lässt sich mit den meisten Anbietern automatisieren.

Das Widerrufsrecht ist allerdings nur eine Sache, die du bei einem eigenen Online-Shop beachten musst.

Alle rechtlichen Vorgaben hier auszuführen würde den Rahmen dieses Artikels sprengen. Wenn du Interesse an mehr hast kannst du dich bei WebsiteToolTester informieren.

Leads als digitales Produkt verkaufen

Digitale Produkte müssen nicht immer von dir selbst erstellt werden. Im weitesten Sinne zählen auch Leads dazu und mit einer passenden Lead Selling Software lassen sich diese auch sehr gut verkaufen. 

Lass mir dir kurz das Geschäftsmodell dabei skizzieren. 

Ein Lead ist ein Kontakt, der sich für ein Thema interessiert. Diesen kannst du über unterschiedliche Funnel-Software-Tools gewinnen. Solch ein Datensatz kann für Unternehmen, die diesem etwas verkaufen wollen, einiges wert sein. 

Du kannst daher digital Kontaktdaten auf ganz legaler Art und Weise als Leads an Unternehmen verkaufen. Falls das für dich interessant klingt, dann schau dir mal das Tool Lead Hero genauer an.

Plattformen und Anbieter für das Verkaufen digitaler Produkte

Wie schon erwähnt, gibt es verschiedene Modelle, wie du deine digitale Produkte verkaufen kannst. 

Im Folgenden stelle ich dir einige Anbieter und Plattformen vor, mit denen du digitale Produkte verkaufen kannst.

Chimpify

Typ: Verkauf im eigenen Namen

Chimpify ermöglicht es dir deinen eigenen Checkout inklusive eigener Webseite so zu gestalten, wie du es dir wünschst. Dazu brauchst du keine Programmierkenntnisse. Per Drag & Drop kannst du alle Elemente pixelgenau anordnen.

Die Lösung eignet sich vor allem perfekt für Coaches und Berater, die digitale Produkte verkaufen möchten. 

Das Payment wird dabei von Stripe und PayPal übernommen. So kannst du die gängigen Zahlungsmethoden anbieten. Chimpify ist hier einer der günstigeren Anbieter. Die Kosten liegen hier bei 2 % zzgl. der Gebühren von Stripe oder PayPal. 

Als All-in-one sind zudem Tools für E-Mail Marketing, Keyword Recherche, SEO-Hilfen, Social Media Planer und vieles mehr in Chimpify integriert.

Da der Code nicht manuell geschrieben, sondern automatisch erstellt wird ist er sehr clean, was beim SEO-Ranking hilft.

Wir selber benutzen die Lösung zum Beispiel für die Digital Affin Website.

Möchtest du deine aktuelle Webseite migrieren und oder eine neue erstellen, aber die Arbeit nicht selber machen, übernehmen Dienstleister wie z.B. Inboundly die Arbeit für dich.

Digistore24

Typ: Reseller-Modell

Digistore24 ist ein deutsches Reseller-Unternehmen. Dort kannst du aber nicht nur deine digitale Produkte verkaufen, sondern auch Coachings, Events, physische Produkte und vieles mehr.

Features:

• Eigenen Sales Funnel aufsetzen
• Verschiedenste Conversion-Tools und Split Tests
• Automatisierung von Rechnungsstellung, Kunden-Support, Mitgliedschaften, Steuermanagement, uvm.
• Großer, internationaler Affiliate Marktplatz
• Integrationen mit beleibten Autorespondern, Membership Systemen und Versandsystemen

Zahlungsoptionen:

• PayPal
• Kreditkarte
• SEPA Lastschrift
• Sofort

Digistore24 setzt außerdem stark auf den Datenschutz. Die Lösung ist zu 100% DSGVO-konform und TÜV-geprüft.

Kosten entstehen erst sobald du Profit machst, davor ist die Benutzung kostenlos.

ablefy

Typ: Reseller-Modell oder verkauf im eigenen Namen

Bei ablefy ist es dir möglich selber zwischen einem Reseller Modell oder einem direkten Partnerschaftsmodell zu wählen. Das Partnerschaftsmodell ermöglicht dir die Erstellung und Automatisierung deiner eigenen Rechnungen und Geschäftsbedingungen. Du verwaltest alle Zahlungen selber und kannst dir Profite nach Belieben auszahlen lassen. Beim Reseller Modell passiert das Ganze automatisch und du bekommt einmal im Monat deine Verdienste ausgezahlt.

Im Essential Plan sind enthalten:

• Eigene Shop- und Produktseiten
• Einmalzahlung, Ratenzahlung und Subscription-Modell möglich
• Automatische Steuerberechnung und Export detaillierter Steuerberichte
• Multi-Level Affiliate Programme
• Statistiken, CRM
• 30 Tage kostenlose Testversion

Zahlungsoptionen

• PayPal
• Kreditkarte
• SEPA Lastschrift
• Sofort

Die Lösung ist sehr stark individualisierbar. Zusätzlich zu deinem ausgewählten Plan kannst du Funktionen separat aus- und abwählen. So zahlst du nur für Features, die du auch wirklich brauchst und benutzt.

Copecart

Typ: Reseller-Modell

Copecart ist eine deutsche Verkaufsplattform auf der du sowohl digitale, als auch physische Produkte und Dienstleistungen verkaufen kannst.

Features:

• Einmalzahlung, Ratenzahlung und Abonnements
• Conversion-optimierte Bestellformulare
• One-click Upsell
• Automatisierte Verkaufsabwicklung, Buchhaltung
• Affiliate Marktplatz
• Detaillierte Statistiken zu Verkäufen, Conversions, uvm.
• Integrationen mit den bekanntesten Tools

Zahlungsoptionen:

• PayPal
• Kreditkarte
• SEPA Lastschrift
• Sofort
• Apple Pay
• Google Pay
• Microsoft Pay

Ein Vendor Account dient gleichzeitig als Affiliate Account, so kannst du deine eigenen Produkte promoten ohne einen zweiten Account erstellen zu müssen. Die Kosten belaufen sich auf 4,9% + 1€.

Tentary

Typ: Verkauf im eigenen Namen

Die deutsche E-Commerce Plattform Tentary macht es dir möglich, digitale Produkte und Dienstleistungen online zu verkaufen. 

Dabei stehen dir alle gängigen Bezahlmethoden, wie Kreditkarte, PayPal, Apple Pay oder Klarna zur Verfügung. 

Funktionen im Fokus: 

• individuelle Verkaufsseite gestalten
• Videos, Online-Kurse, PDFs und vieles mehr verkaufen
• Zahlungsseite per Link teilen
• unkomplizierte Zahlungsabwicklung
• schnelle Auszahlung
• Keine Grundgebühr

Die Transaktionsgebühr liegt je nach deinem Umsatz zwischen 0,9 % und 2,9 % – zusätzlich zur Zahlungsabwicklungsgebühr.

Stripe

Typ: Verkauf im eigenen Namen

Stripe ist die mit Abstand größte Zahlungsplattform derzeit. Unternehmen wie Google, Amazon, Uber und Twitch, aber auch Charity Organisationen wie Oxfam oder UNICEF benutzen diese Lösung.

Features:

• Skalierbar vom kleinen Einzelunternehmen bis hin zum globalen Enterprise
• Individuell anpassbare Abläufe
• Integrationen für beliebte Plattformen und Plugins
• Einmalzahlungen, Abonnements,
• Schutz vor Betrugsversuchen mit Stripe Radar
• API Access

Zahlungsoptionen:

• Kreditkarte (VISA, Mastercard, Maestro, American Express, CB
• Geldbörsen (Apple Pay, Ali Pay, Google Pay, Microsoft Pay, Click to Pay, WeChat Pay)
• Lokale Zahlungsmethoden (ACH-Überweisung, ACH-Lastschrift, BACS-Lastschrift, BECS-Lastschrift, Schecks, Multibanco, SEPA-Lastschriftverfahren, Überweisungen)
• Lastschriften mit Authentifizierung (Bancontact, EPS, FPX, Giropay, iDEAL, Przelewy24, SOFORT)
• Jetzt kaufen, später zahlen (Klarna)
• In 135+ Währungen

Viele der Anbieter in diesem Artikel nutzen aufgrund der vielen Zahlungsoptionen selber Stripe.

Die Kosten liegen bei 1,4%+0.25€ pro Transaktion bei innereuropäischen Karten und 2,9%+0,25€ pro Transaktion bei außereuropäischen Karten. Auf Anfrage gibt es aber auch individuelle Lösungen.

Shopify

Typ: Verkauf im eigenen Shop

Das ist quasi der bekannteste Online-Shop-Anbieter, den es so gibt. 

Du kannst mit Shopify ohne viel Aufwand einen professionellen Shop erstellen und dein Produkte, sei es physisch oder eben auch digital, direkt online verkaufen. 

Fokus: 

• Viele Shop-Templates
• Zahlreiche Add-ons
• Erprobte Checkout-Pages
• Support rund um die Uhr 

Bei den Kosten hast du monatliche Gebühren, die ab 36 € pro Monat starten. 

Zusätzlich nimmt Shopify bis zu 2,1 % + 0,30 € pro Verkauf. 

Chargify

Typ: Verkauf im eigenen Namen

Chargify ist speziell auf B2B SaaS Unternehmen ausgelegt.

Von einfachen Abonnements bis hin zu komplexen nutzungs- und ereignisbasierten Modellen kannst du nach deinen Wünschen abrechnen, bewerten und in Rechnung stellen.

Features:

• Accounting
• Analytics
• Abonnement Management
• Integrationen mit unzähligen Tools für Analytics, CRM, Marketing, uvm.

Zahlungsoptionen:

• Stripe
• Square+chargify
• Braintree
• Forte
• Authorize.Net
• GoCardless

Da sich Chargify auf B2B SaaS spezialisiert hat, bietet der Service die beste Erfahrung in diesem Feld, ist aber wenn du einen normalen Online-Shop suchst, nicht die optimale Lösung.

Die Kosten beginnen bei 299$ pro Monat.

Gumroad

Typ: Verkauf im eigenen Namen

Gumroad ist ein Anbieter, der sich besonders für kleinere Unternehmen und Selbständige eignet, die sich aber mit den Großen messen wollen.

Das Gute an Gumroad ist, dass du erst dann für den Dienst bezahlst, wenn du auch etwas verkaufst. Während des Setup deiner Webseite musst du keine monatliche Gebühr abgeben. Danach läuft die Bezahlung über eine Beteiligung am Umsatz in Höhe von 5% + einer Gebühr von 3,5% + 30 Cent.

Features:

• Einfaches Setup der Webseite innerhalb von Sekunden
• Individuelles Branding der Webseite
• Unterstützende Features von Gumroad für besseren Verkauf
• Analyse-Tools
• Features für besseres Kundenmanagement und -kommunikation

Zahlungsoptionen:

• Visa
• MasterCard
• American Express
• Discover
• Diners Club
• JCB

Subscribify.io

Typ: Verkauf im eigenen Namen

Subscribify.io ist eine All-in-One Verkaufssoftware für Produkte jeglicher Art.

Features:

• Einmalzahlung und Abonnements möglich
• Eigene Funnels erstellen
• Automatisierung von Bestellbestätigung, Produktversand, Willkommens-Mails, Geburtstagswünschen, Produkt Up-Sells, uvm.
• Membership Portale
• Newsletter und E-Mail-Marketing
• Integriertes CRM
• Selbst gestaltbare Produkt- und Verkaufsseiten

Die Kosten für Einzelpersonen und kleine Unternehmen bei Subscribify belaufen sich auf 1,4% + 0,25€ pro Transaktion. Bei speziellen Ansprüchen und Bedürfnissen gibt auf Anfrage individuelle Angebote.

Memberstack

Typ: Verkauf im eigenen Namen

Mit Memberstack kannst du ein Payment System in deine eigene Webseite einbinden. Du musst lediglich eine Codezeile bei den gewünschten Seiten, Inhalten oder Elementen auf deiner Website hinzufügen.

Sowohl Einmalzahlungen, als auch Abonnements sind so möglich. Außerdem kannst du kostenlose Probeversionen anbieten.

Memberstack ist dabei selbst kostenlos, bis deine Seite fertig und bereit ist live zu gehen.

Ist die Webseite live, gehen die Preise bei 25$ pro Monat und 3% Transaktionskosten bei jährlicher Zahlung los.

Zahlungsoptionen:

• Stripe

SendOwl

Typ: Verkauf im eigenen Namen

SendOwl ist eine mächtige Lösung mit vielen Features und Funktionen. On-Site Checkout überlagert die SendOwl-Kasse in einer Lightbox auf deiner Website, so dass es so aussieht, als ob sie von dir bereitgestellt ist. Das hält den Checkout-Prozess einfach und stärkt deine Marke, was zu einer besseren Konversionsrate führt.

Features:

• Einmalzahlungen, Subscriptions und Memberships möglich
• Affiliates
• Upsells
• Discounts
• Mailinglisten
• Ausführliche Analytics und Reports
• Kopierschutz für deine Dateien
• Generierung, Speicherung und Ausgabe von Product Keys
• Video Streaming
• API Access
• Regionale Filterung

Zahlungsoptionen:

• PayPal
• Lastschrift
• Kreditkarte
• Stripe
• Bancontact
• iDeal
• Sofort
• Giropay
• Apple Pay
• Bitcoin
• BitPay

Bei SendOwl ist es außerdem möglich Produkte selber zu hosten. Du gibst einfach eine URL an unter der die Produkte gespeichert sind. SendOwl kümmert sich dann um die Zahlungsvorgänge und verweist den Kunden auf die Datei. Das ist günstiger, aber der standardmäßige SendOwl-Dateischutz fällt weg.

Die Preise starten bei 15$ pro Monat.

Mollie

Typ: Verkauf im eigenen Namen

Mit Mollie kannst auf deiner Webseite sowohl Einmalzahlungen, als auch Membership Modelle oder Zahlung auf Raten anbieten. Mit der API ist es auch möglich komplett eigene Payment Methoden zu erstellen.

Features:

• Smart Suche nach Bestellnummer, Kundenname, usw.
• Integrationen mit einer ganzen Menge an beliebten Tools
• Ausführliche Analytics
• Accounting in Echtzeit
• Checkout Formulare in deinem Branding

Zahlungsoptionen:

• PayPal
• Klarna
• Kreditkarte
• Apple Pay
• iDeal
• SEPA Lastschrift
• Sofort
• EPS
• Paysafecard

Mollie legt außerdem großen Wert auf Sicherheit. Die gespeicherten Daten werden auf niederländischen Servern gelagert, die regelmäßig auf ihre Sicherheit überprüft werden. Desweiteren steht Mollie unter der Aufsicht der niederländischen Zentralbank und stellt immer wieder unabhängige Compliance- und Audit-Officer ein, die die Sicherheit und Effizienz der internen Strukturen gewährleisten.

Bei Mollie zahlst du nur per abgeschlossener Transaktion. Die Kosten beginnen hier bei 0,25€ + 1,8% pro Transaktion und unterscheiden sich je nach Zahlungsmethode.

Memberful

Typ: Verkauf im eigenen Namen

Die Zahlungsoptionen der Memberful Software lassen sich in jede Webseite mit einem einfachen Link einfügen. Einmal angeklickt, öffnet sich ein Zahlungsformular, das wie eine natürliche Erweiterung deiner Website aussieht.

Features:

• Integrationen mit WordPress, Mailchimp, Discord, Discourse, uvm.
• E-Mail Newsletter
• Members-Only Content
• Rabatt- und Couponcodes
• Automatische Lokalisierung für Steuern beim Checkout
• Eigenes Branding
• Pay-What-You-Want-Modell für Charities oder Ähnliches

Zahlungsoptionen:

• Stripe

Memberful ist eine Tochterfirma von Patreon und profitiert von der langjährigen Erfahrung und Infrastruktur der Mutterfirma.

Die Kosten für das Starter Pack liegen bei 10% pro Transaktion. Für das Pro Modell fallen 25$ pro Monat und 4,9% Transaktionskosten an.

E-Junkie

Typ: Reseller-Modell oder eigener Verkauf

E-Junkie bietet gleich eine Reihe an Möglichkeiten deine digitalen Produkte online zu verkaufen.

Du kannst eine eigene Shop Webseite erstellen, über deine bestehende Webseite, Social Media Kanäle und Messenger mit dem Einbinden eines einfachen Buttons verkaufen, oder die Auslieferung der gekauften Produkte über eBay arrangieren.

Features:

• Automatisch erstellte, SEO-freundliche Landing Pages
• Rabatte und Coupons
• Inventarmanagement
• Affiliate Programme
• Digitaler Marktplatz
• Ausführliche Analytics
• Pay-what-you-want-Modell für zum Beispiel Charity Auktionen

Zahlungsoptionen:

• PayPal
• Authorize.Net
• 2Checkout
• Braintree

Auf jedes digitale Produkt wird zudem Name, E-Mail und Transaktions-ID “gestempelt” um eine unerwünschte Weiterverteilung zu vermeiden.

Die Preise beginnen bei 5$ pro Monat, allerdings mit sehr begrenzten Funktionen.

Wix.com

Typ: Verkauf im eigenen Shop

Mit Wix erstellst du dir eine eigene Shop-Webseite ohne Programmierkenntnisse zu benötigen.

Du kannst sogar nach Beantwortung einiger Fragen, die Wix ADI (Artificial Intelligence Design) eine komplette Webseite für dich erstellen lassen, komplett mit Text und Bildern.

Elemente und Seiten die dir nicht gefallen kannst du natürlich selber verbessern und ein Online-Shop für digitale Produkte oder ein Membership System hinzufügen.

Die Preise starten bei 5,22€ pro Monat.

Zahlungsoptionen:

• Kreditkarte
• Wix Payments
• Stripe
• PayPal
• lokale Zahlungsoptionen (2Checkout, Iyzico, uvm.)

Squarespace

Typ: Verkauf im eigenen Shop

Squarespace ist der aktuelle Branchenführer im Bereich “eigene Webseite ohne Programmieren erstellen”. Nachdem du ein Template ausgewählt hast, kannst du per Drag & Drop Elemente einfügen, entfernen und verschieben.

Features:

• Templates für jede Art von Webseite
• Abonnements und Einmalzahlungen möglich
• Integrierte Steuer-Tools
• Rabattcodes und Geschenkgutscheine
• E-Mail Marketing
• SEO-Tools
• Website-Analytics

Zahlungsoptionen:

• Stripe
• PayPal

Die Preise für Squarespace beginnen bei 11€ pro Monat.

Wazala

Typ: Verkauf im eigenen Shop

Wazala erlaubt es dir einen eigenen Online Shop für deine digitalen, als auch physischen Produkte zu erstellen. Und das ganz ohne Programmierkenntnisse.

Features:

• CRM
• Inventar Manager
• Rabattcodes
• SEO optimierte Shop Seiten

Zahlungsoptionen:

• Stripe
• Authorize.net
• PayPal

Da Wazala automatisch Steuer- und Versandkosten für jede Bestellung individuell berechnet, kannst du deine Produkte international verkaufen ohne das bei dir Mehraufwand entsteht.

Die Preise beginnen bei 16$ pro Monat.

Patreon

Typ: Verkauf im eigenen Namen

Patreon ist eine Plattform für Kreative aller Art. Im Fokus liegt hier nicht der Shop, auf dem man die Produkte kauft. Viel mehr will Patreon Kreativen eine verlässliche Einnahmequelle bieten, in dem deine Follower oder Fans Memberships abschließen können.

Du kannst verschiedene Memberships-Tiers anbieten, die jeweils unterschiedliche Benefits haben. Die vielen Community Tools wie Umfragen, Members-only Livestreams, Events, Loyalty Geschenke, und vieles mehr, helfen dir dich mit deiner Community zu connecten.

Der Shop in dem du z.B. Merch oder digitale Produkte online verkaufen kannst, steht hier eher an zweiter Stelle.

Zahlungsoptionen:

• PayPal
• Kreditkarte

Beim Lite-Plan behält Patreon 5% deiner monatlichen Einnahmen, beim Pro-Plan 8% und beim Premium-Plan 12%.

podia

Typ: Verkauf im eigenen Namen

Mit podia kannst du Online Kurse, digitale Downloads, Webinare und vieles Mehr online verkaufen.

Features:

• kostenlose Migration zu podia
• 11 Sprachen und 22 Währungen werden unterstützt
• eigene, individuelle URL und Webseite
• Integrationen mit Google Analytics, Facebook Pixel und mehr
• Flexibles und ans Branding anpassbares Layout mit Bildern, Videos, Text und Erfahrungsberichten
• Newsletter-Listen
• Produkt-Bundles erstellen
• Memberships, Zahlungspläne, Vorbestellungen und Einmalzahlungen möglich

Zahlungsoptionen:

• Stripe
• PayPal

podia kostet, nach einer 14-tägigen Testphase, 39$ pro Monat für das”Mover”-Paket oder 79$ pro Monat fpr das “Shaker”-Paket. Bei jährlicher Zahlung sparst du 78$ beim “Mover”-Paket bzw. 158$ beim “Shaker”-Paket.

Beispiele für digitale Produkte – zum NACHMACHEN

Nachdem du jetzt weißt, über welche Tools und Plattformen du digitale Produkte verkaufen kannst, lass uns nochmal genauer auf die Frage eingehen: was sind digitale Produkte? 

Diese Beispiele sollen dir Inspiration und Motivation bieten, um selbst in die Umsetzung zu kommen und digitale Produkte zu entwickeln. 

Teilweise brauchst du gar kein Experte zu sein, um digitale Produkte erstellen zu können. 

Viele Leute zerbrechen sich zu lange den Kopf über die Planung und Umsetzung und kommen daher gar nicht ins Tun. 

Das wichtigste ist, dass du dich auf die Lösung von Problemen konzentrierst, du wählst dafür den passenden Rahmen und dann klappt das schon mit deinem digitalen Produkt.

Hier sind Beispiele, die ich selbst schon erstellt habe und bei anderen gesehen habe: 

Beispiel-Liste Digitale Produkte 

1. E-Book 
2. Videokurs / Onlinekurs
3. Templates bzw. Vorlagen für 
• Social Media Posts mit Canva
• Websites und Landingpages bspw. mit einem Landingpage Builder
• After Effects Templates
• Copywriting Vorlagen für E-Mails, Posts, Angebote, etc.
• Excel-Vorlagen für Planung, Buchhaltung, Liquiditätsplanung (wobei das ohne Excel besser geht)
• Vertragsvorlagen, ähnlich wie easyContract (wenn du mit Verträgen arbeitest, schau auch mal bei der digitalen Vertragsverwaltung)
• Präsentationsvorlagen mit Powerpoint oder Google Slides
• Logo-Templates
• Notion-Templates, wie es bspw. bei Strukturhelden angeboten wird
• Webflow Templates, kannst du dann über den offiziellen Marktplatz von Webflow verkaufen
• Presets für Lightroom
4. Checkliste für unterschiedliche Objekte und ToDos
5. Software
• SaaS-Produkte
• Desktop-Software
• Plugins für Wordpress
• Browser-Plugins für Chrome
• Bots, wie Chatbots oder LinkedIn Bots
6. Apps jeglicher Art
7. E-Mail-Kurs, also automatisierte Sequenz mittels einer E-Mail Marketing Software
8. Design-Elemente
• Fonts
• Icons
• Logos
9. Mitgliederbereich für Inhalte oder Membership bzw. Community
   
10. Paid Content
1. Paid Newsletter
2. Paid Podcast, wie bspw. The Pioneer
3. Paid Blog, wie LSWW von Christian Häfner
11. NFTs 
12. Mockups, wobei einfache schon mit Mockup Softwares gehen
13. Recherche-Listen
14. Planner, die du dann über etsy verkaufen kannst
15. Reise-Routen
16. Printables fürs Drucken, bspw. auf T-Shirts (geht On-Demand auf Spreadshirt)
17. Sales Funnel, quasi einen Marketing-Plan, lässt sich mit einer Funnel-Mapping-Software oder Funnel Software erstellen
18. Stock Bilder und Videos, diese kannst du ja inzwischen sogar mit KI erstellen
19. Videospiele
20. Webinare, Konzepte für den Aufbau und den Ablauf, die dann auch als automatisierte Webinare umgesetzt werden können
21. Workbooks
22. Arbeitsblätter
• Arbeitsblätter für Lehrer
• Arbeitsblätter für Senioren
  
• Arbeitsblätter für Kindergartenkinder
  
• Arbeitsblätter für Vorschulkinder
  
• etc.
23. Digitale Musik
24. Digitale Kunst, wie Bilder zum Druck

Du siehst, die Liste beinhaltet Ideen für jede Branche für ein Online-Business. Da ist etwas dabei für Designer, für Marketer, für Entwickler, für Texter und viele andere.

Fazit - Digitale Produkte verkaufen ist einfach

Beim online Verkaufen digitaler Produkte wird dir von den Plattformen und Anbietern der größte Teil der Arbeit abgenommen. Um Verkaufsabwicklung, Berechnung der Steuern auch bei internationalen Bestellungen und Bereitstellung der Downloads musst du dir so keine Gedanken mehr machen.

Ist das Produkt einmal fertig gestellt, hochgeladen und der Shop aufgesetzt ist nur noch Marketing nötig, damit Leute auch auf dein Produkt aufmerksam werden.

Was ist dir wichtig beim Verkauf deiner digitaler Produkte ? Schreib uns gerne deine Erfahrungen und Anregungen in die Kommentare.

Diese umfangreichen Datensammlungen, die Informationen über andere Unternehmen enthalten, ermöglichen es, potenzielle Kunden zu identifizieren, Leads zu generieren und Geschäftspartnerschaften aufzubauen.

Konkret erhältst du dadurch folgende Vorteile:

• Du kannst die Neukundenakquise beschleunigen
• Erweitere deinen Kundenstamm & das Vertriebsgebiet
• Erhalte übersichtliche Markteinblicke
• Konkretisiere deine Marketingmaßnahmen mit Trigger Events
• Minimiere Streuverluste bei Kampagnen
• Definiere dein Ideal Customer Profile (ICP)

Doch wie funktioniert eine B2B Datenbank, und warum sind sie so wichtig?

In diesem Blogartikel erfährst du, wie B2B Datenbanken Unternehmen dabei helfen können, erfolgreich zu wachsen und zu florieren.

Das kannst du bei einer B2B Datenbank kaufen

In einer B2B Datenbank kannst du auf verschiedene Arten von Informationen und Daten zu anderen Unternehmen und Geschäftskontakten zugreifen.

Hier sind einige der Hauptkategorien von Daten und Informationen, die du in einer B2B Datenbank finden kannst:

Firmeninformationen

Das beinhaltet grundlegende Daten wie den Firmennamen, die Adresse, die Branche, die Unternehmensgröße, die Mitarbeiteranzahl und die Kontaktinformationen.

Kunden- und Lieferanteninformationen

Informationen über deine bestehenden und potenziellen Kunden sowie Lieferanten. Das kann den Geschäftsverlauf, das Kaufverhalten und die Kontaktdaten umfassen.

Kontaktinformationen

Hierbei handelt es sich um Daten zu wichtigen Ansprechpartnern in Unternehmen, wie CEOs, Geschäftsführern, Einkäufern und Vertriebsleitern.

Branchen- und Marktdaten

Daten zu Branchentrends, Marktforschungsergebnissen, Wettbewerbern und Marktsegmenten.

Finanzdaten

Informationen zu Finanzkennzahlen, Umsatz, Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen und zur Kreditwürdigkeit von Unternehmen.

E-Mail-Listen

DSGVO-konform geführte Listen mit geschäftlichen E-Mail-Adressen, die für Marketingzwecke genutzt werden können.

Lead-Generierung

Daten zur Generierung qualifizierter Verkaufsleads, einschließlich potenzieller Kunden, die Interesse an bestimmten Produkten oder Dienstleistungen zeigen.

Demografische Daten

Informationen über Zielgruppen und Kundenprofile, die für zielgerichtete Marketingkampagnen verwendet werden können.

Vertriebs- und Marketingtools

Tools und Softwarelösungen zur Verwaltung von B2B-Kontakten und zur Unterstützung von Vertriebs- und Marketingaktivitäten.

Mehr zum Thema digitaler Vertrieb erfährst du im verlinkten Blogartikel.

Compliance-Daten

Informationen zur Einhaltung von Datenschutz- und Compliance-Anforderungen, insbesondere im Hinblick auf die DSGVO und andere Datenschutzgesetze.

Denk daran, dass die Verfügbarkeit und Qualität dieser Datenquellen variieren können. 

Stelle sicher, dass du hochwertige und relevante Daten erwirbst, die deinen spezifischen Geschäftsanforderungen entsprechen. 

Beim Datenerwerb in B2B-Datenbanken solltest du immer die geltenden Datenschutzbestimmungen und -richtlinien beachten.

Spezialisierungen bei B2B Datenbanken

Bei B2B Datenbanken gibt es verschiedene Spezialisierungen und Nischen, die sich auf die Bedürfnisse spezifischer Branchen, Geschäftsbereiche oder Anwendungen konzentrieren.

Das können zum Beispiel sein:

• Branchenspezifische Datenbanken: Einige Datenbanken sind auf bestimmte Branchen ausgerichtet, wie Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen, Einzelhandel oder Fertigung. Sie enthalten spezielle Informationen und Kontakte, die für Unternehmen in diesen Branchen relevant sind.
• Regionale Datenbanken: Diese Datenbanken konzentrieren sich auf eine bestimmte geografische Region oder einen Markt. Sie bieten Informationen über Unternehmen in einem bestimmten Land, Bundesland oder einer Stadt.
• Technologie- und IT-Datenbanken: Diese Spezialisierung enthält Informationen über IT-Unternehmen, Technologieprodukte und Dienstleistungen. Sie sind wertvoll für Unternehmen, die in der Technologiebranche tätig sind oder IT-Produkte und -Dienstleistungen anbieten.
• Start-up-Datenbanken: Diese Datenbanken sind auf Start-up-Unternehmen ausgerichtet und bieten Informationen über neue und aufstrebende Unternehmen. Sie sind nützlich für Investoren, Inkubatoren und Unternehmen, die mit Start-ups zusammenarbeiten möchten.
• B2B-Marketingdatenbanken: Diese Datenbanken sind auf Marketing- und Vertriebsprofis ausgerichtet und enthalten Informationen über potenzielle Kunden, Leads und Entscheidungsträger.

Die Wahl der richtigen Spezialisierung hängt von den individuellen Geschäftsanforderungen und Zielen ab. 

Unternehmen sollten die Datenbank auswählen, die am besten zu ihrer Branche und ihren strategischen Prioritäten passt.

Wissenswertes zu B2B Datenbanken

Im Folgenden findest du nützliches Wissen zu B2B Datenbanken.

Woher bekommen Unternehmensdatenbanken ihre B2B Daten?

Unternehmensdatenbanken erhalten ihre B2B Daten aus verschiedenen Quellen.

Dazu gehören öffentliche Unternehmensregister, Daten von Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, Daten von Handelskammern, Marktforschungsberichte, Online-Umfragen und andere öffentlich zugängliche Informationsquellen.

Einige Anbieter von Datenbanken sammeln auch Informationen durch Web-Scraping und Datenaggregation aus dem Internet.

Sind B2B Datenbanken DSGVO-konform?

Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) stellt strenge Anforderungen an die Verarbeitung personenbezogener Daten, einschließlich B2B Daten.

Seriöse B2B Datenbankanbieter halten sich an die DSGVO-Richtlinien, indem sie sicherstellen, dass die Daten rechtmäßig gesammelt und verarbeitet werden.

Benutzer sollten jedoch immer sicherstellen, dass sie mit DSGVO-konformen Anbietern arbeiten und die Nutzung der Daten entsprechend den Datenschutzbestimmungen handhaben.

Ist es teuer, Adressen zu kaufen?

Die Kosten für den Kauf von Adressen variieren je nach Anbieter, der Art der Daten, der Datenqualität und der Menge der gewünschten Informationen.

In der Regel sind hochwertige, aktuelle und spezialisierte B2B-Adressen teurer als allgemeine Listen. Die Preise können von einigen Hundert Euro bis zu Tausenden Euro oder mehr reichen.

Sollte man Adressen kaufen oder mieten?

Die Entscheidung, Adressen zu kaufen oder zu mieten, hängt von den individuellen Marketingzielen ab.

Der Kauf von Adressen bietet langfristige Nutzungsmöglichkeiten, während das Mieten von Adressen für eine einmalige Kampagne geeignet sein kann.

Es ist wichtig, die Vor- und Nachteile sowie die Kosten abzuwägen, bevor du dich hierzu entscheidest.

Wie aktuell sind die Adresslisten in B2B Datenbanken?

Die Aktualität von Adresslisten in B2B Datenbanken variiert je nach Anbieter.

Seriöse Anbieter aktualisieren ihre Daten regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie aktuell und relevant sind. 

Es ist ratsam, die Aktualität der Datenbank und den Zeitpunkt der letzten Aktualisierung zu überprüfen, bevor du Adressen erwirbst, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Anforderungen entsprechen.

So unterscheidest du seriöse von unseriösen B2B Datenbanken

Sichere dich ab, bevor du in eine B2B Datenbank investierst. Anhand folgender Tipps kannst du gute von schlechten Anbietern unterscheiden:

1. Reputation und Erfahrung: Schau dir an, wie lange der Anbieter bereits im Geschäft ist und was andere Kunden über ihn sagen. Eine lange Erfolgsgeschichte und positive Kundenbewertungen sind gute Zeichen.
2. Datensicherheit und DSGVO-Konformität: Überprüfe, ob der Anbieter strenge Datenschutzstandards einhält und ob seine Datenbank DSGVO-konform ist. Das ist besonders wichtig, um rechtliche Probleme zu vermeiden.
3. Datenqualität: Seriöse Anbieter investieren in die Qualität ihrer Daten. Sie sollten aktuelle und genaue Informationen bieten. Frage nach, wie sie ihre Daten aktualisieren und validieren.
4. Kundensupport: Guter Kundensupport ist entscheidend. Teste den Anbieter, indem du Fragen zu ihren Daten und Dienstleistungen stellst. Die Reaktionszeit und die Qualität der Antworten sagen viel aus.
5. Transparenz: Seriöse Anbieter sollten transparent über die Herkunft ihrer Daten, die Aktualisierungsfrequenz und die Kosten sein. Achte auf versteckte Gebühren.
6. Beispiele und Demos: Frage nach Beispielen oder Demos ihrer Datenbank. So kannst du sehen, ob die Daten deinen Anforderungen entsprechen.
7. Kosten-Nutzen-Analyse: Vergleiche die Preise mit dem Wert, den du aus den Daten ziehen kannst. Günstigere Anbieter sind nicht immer die besten, wenn die Daten minderwertig sind.
8. Vertragliche Vereinbarungen: Lies Verträge und Vereinbarungen sorgfältig durch. Achte auf Klauseln zur Datenqualität, zur Nutzung und zur Beendigung des Vertrags.
9. Referenzen: Frage nach Referenzen von Kunden, die ähnliche Bedürfnisse haben wie du. Kontaktiere sie, um herauszufinden, wie zufrieden sie mit dem Anbieter sind.
10. Vorsicht vor zu vielen Versprechungen: Sei skeptisch, wenn ein Anbieter unrealistische Versprechungen macht. Wenn es zu gut klingt, um wahr zu sein, ist es möglicherweise nicht seriös.

Denke daran, dass die Wahl eines vertrauenswürdigen B2B Datenbankanbieters dazu beitragen kann, Zeit und Geld zu sparen und dein Marketing effektiver zu gestalten. Recherchiere gründlich und treffe eine informierte Entscheidung.

Anbieter von B2B Datenbanken im Vergleich

Folgende Anbieter von B2B Datenbanken lohnen einen Blick:

B2B-Datenbank.de

B2B-Datenbank.de bietet eine Plattform zum Kauf von über 5 Millionen tagesaktuellen und verifizierten B2B-Firmenadressen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz. Der Fokus liegt auf maximaler Transparenz, Kontrolle und Aktualität für Käufer – mit flexiblen Lizenzierungsmodellen für individuelle Anforderungen.

Das Besondere: Schon vor dem Kauf erhalten Nutzer umfassenden Einblick in die Daten – inklusive E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Ansprechpartnern mit Position, verwendeten Web-Technologien, Social Media Kanälen, Bewertungen, Umsatz- und Mitarbeiterklassen, Rechtsform und weiteren Details. So lassen sich Risiken minimieren und Zielgruppen besonders präzise nach Branchen, Regionen und Preis filtern.

Wichtige Funktionen im Überblick:

• Echtzeit-Zielgruppensuche mit über 27 Filteroptionen: z. B. Branchencodes, Unternehmensgröße, Berufsbezeichnungen, Web-Technologien oder Website-Keywords.
• KI-gestützte Crawler-Technologie durchsucht täglich öffentliche Quellen wie Firmenwebsites, Handelsregister, Jobportale, Social Media und Suchmaschinen.
• Live-Erreichbarkeits-Check: Unternehmen per Klick auf aktuelle Erreichbarkeit prüfen.
• DSGVO-konforme, transparente Datenquellen – alle Adressdaten stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen.
• Kostenloser Testzugang: Zielgruppen lassen sich vorab kostenlos definieren und filtern.
• Individuelle Adresspakete für Marketing, Vertrieb und gezielte Neukundengewinnung – sofort einsatzbereit und rechtssicher.

Mit B2B-Datenbank.de setzen Unternehmen auf eine schnelle, transparente und datengestützte Leadgenerierung – für maximale Effizienz und besseren ROI.

Preise:

• Einmalig ab 0,15 €/Datensatz (netto, keine Mindestabnahme)
• Monatlich ab 197 € zzgl. 19 % USt. für 1.500 Datensätze pro Monat

Apollo.io

Apollo.io bietet starke Funktionen für die gesamte Sales-Pipeline. 

Du kannst zunächst die über 275 Millionen große Kontaktdatenbank mit entsprechenden Filtern segmentieren und so auf deine passenden Leads kommen. 

Diese kannst du dann mit Outreach-Funktionen angehen und bis zum Close führen. 

• Kostenloser Tarif für beschränkte Features
• Mobilnummern und E-Mail-Adressen von B2B-Entscheidern 
• Unternehmen jeglicher Größe: von Startups bis Enterprise
• CRM, Videocalls, Funnel-Analytics und mehr 

Digital Affin Firmenkontaktdaten

Wir von Digital Affin führen einen eigenen Datenbank-Service, mittels dem wir dir speziell für den Bereich B2B Software-Unternehmen Firmenkontaktdaten zur Verfügung stellen können. Dabei reichern wir unsere Daten mit dem Such-Intent an, sodass du weißt, dass sich diese Unternehmen ganz aktuell mit deinem Thema beschäftigen.

• Spezifische Auswahl: Digital Affin Firmenkontaktdaten sind für Software-Unternehmen und B2B Unternehmen ausgelegt.
• Lieferung: Tägliche, wöchentliche, zwei-wöchentliche oder monatliche Lieferung von thematisch interessierten Firmen.
• Kostenlos testen: Bei Kontaktaufnahme erhältst du einige kostenfreie Datensätze, um zu sehen, welche Infos dir zur Verfügung stehen.
• Preise: Abrechnung pro Datensatz auf monatlicher Basis.

Address-Base

Beim Anbieter Address-Base gibt es Firmenadressen dsgvo-konform aus einer Datenbank von 4,5 Millionen Adressen. Dabei kannst du nach Branche entscheiden, welche Daten für dich relevant sind. 

Du legst dir deine gewünschten Daten nach Bundesland in den Warenkorb und kannst sicher bezahlen. Die Daten stehen dir dann als CSV-Datei zur Verfügung. 

• Du bekommst B2B Firmenadressen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz
• Segmentiert nach Branchen, bspw. Apotheken, Einzelhandel, Auto-Werkstätten, Steuerberatende Berufe, etc. 
• Paketpreise ab 2,00 €

AdressMonster

AdressMonster zeichnet sich durch seine umfangreiche, hochaktuelle und qualitativ hochwertige B2B Datenbank aus, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten ist. Das Unternehmen bietet zudem exzellenten Kundenservice und maßgeschneiderte Lösungen, um sicherzustellen, dass du die besten Ergebnisse für dein Geschäft erzielst.

• Breite Auswahl: AdressMonster.de bietet eine breite Palette von B2B-Firmenadressen in verschiedenen Branchen, von Abbrucharbeiten bis Zoos, zur Auswahl an.
• Sofortiger Zugriff: Du kannst die gewünschten Adressen sofort herunterladen und dauerhaft nutzen, ohne Miete oder Leasing.
• Qualitätssicherung: Das Unternehmen aktualisiert kontinuierlich seine Datenbank, um sicherzustellen, dass die Adressen aktuell sind.
• Kostenlose Optionen: AdressMonster.de bietet auch kostenlose Firmenadressen für bestimmte Branchen an, die monatlich wechseln.
• Geld-zurück-Garantie: Das Unternehmen bietet eine 100% Geld-zurück-Garantie, falls die gekauften Adressen nicht mehr aktuell sein sollten.
• Preis: je nach Umfang, z. B. 500 Adressen für 149,89 €

Echobot

Echobot by Dealfront zeichnet sich durch seine fortschrittliche KI-Technologie aus, die es Unternehmen ermöglicht, Echtzeit-Unternehmensdaten zu nutzen und fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.

• Schneller Zugang zu B2B-Leads: Mit der Sales Intelligence Plattform von Echobot kannst du in Sekundenschnelle deine Wunschkunden finden und so mehr Abschlüsse erzielen.
• Künstliche Intelligenz (KI): Die Plattform nutzt KI, um dir die präzisesten B2B Daten für europäische Märkte zur Verfügung zu stellen, was deinem Vertriebs- und Marketingteam zugute kommt.
• Vielfältige Anwendungsmöglichkeiten: Echobot kann dir bei der B2B-Leadgenerierung helfen, zielgenaue Zielgruppen auszuwählen und deine Vertriebsvorbereitung zu beschleunigen.
• Trigger Events: Du kannst über 30 Trigger Events nutzen, um Verkaufschancen bei Unternehmen zu erkennen und keine wichtigen Möglichkeiten zu verpassen.
• Datenqualität und DSGVO-Konformität: Echobot bietet hochwertige B2B Daten, die DSGVO-konform sind, und hilft dir dabei, die richtigen Ansprechpartner zu finden.
• Preis: auf Anfrage

SYNTINELS

SYNTINELS Datenbank bietet umfangreiche Unternehmensinformationen und zeichnet sich durch ihre Anpassungsfähigkeit an individuelle Geschäftsbedürfnisse aus.

• Vertriebsauslöser: Das Tool bietet relevante Trigger, um eine hyperpersonalisierte Kontaktaufnahme zu ermöglichen. Dies beinhaltet Informationen zu offenen Stellenangeboten, interessanten Nachrichten und verwendeten Technologien bei aktuellen potenziellen Kunden.
• Integration in den Workflow: SYNTINELS ist nahtlos in den Outreach-Workflow via LinkedIn integriert, um relevante Verkaufsauslöser effizient bereitzustellen.
• Automatisierung von Aufgaben: Die KI von SYNTINELS unterstützt dabei, perfekte Outreach-Nachrichten zu verfassen, was eine kundenzentrierte Personalisierung im großen Maßstab ermöglicht.
• Nutzungsbereich: SYNTINELS wird in Vertriebsteams von SDRs/BDRs, Account Managern und Business Developern genutzt, die direkte Kundenbeziehungen pflegen.
• Preis: ab 49 €/Monat
• kostenlose Demo möglich

neugeschaeft GmbH

neugeschaeft GmbH hebt sich durch seine innovative Datenverarbeitungstechnologie hervor und ermöglicht es Unternehmen, Echtzeit-B2B-Informationen effizient zu nutzen.

• Aktuelle Firmenadressen kaufen: Die neugeschaeft GmbH bietet dir die Möglichkeit, aktuelle Firmenadressen zu kaufen, die alle wichtigen Firmeninformationen auf einen Blick liefern. Dies spart dir wertvolle Zeit bei der Recherche.
• Biz Engine® für Lead-Identifikation: Mit der Biz Engine® kannst du potenzielle Kunden identifizieren und relevante Leads mit über 350 Selektionsmöglichkeiten (Umsatz, Mitarbeiter, Region usw.) gewinnen.
• Tagesaktuelle Informationen: Die einzigartige Bot-Technologie von neugeschaeft liefert tagesaktuelle Firmeninformationen, die dein Akquise-Potenzial steigern.
• DSGVO-konform und made in Germany: Alle Daten sind DSGVO-konform und die cloudbasierte Software wird in Deutschland gehostet.
• Preis: auf Anfrage

Firmenadressen Direkt

Firmenadressen Direkt bietet hochwertige Unternehmensdaten mit verschiedenen Auswahlkriterien und personalisierten Listen.

• Vertriebslösung für B2B Leads: Mit Firmenadressen Direkt kannst du Wunschkunden leicht identifizieren, exportieren und ansprechen, um deine Umsätze zu steigern.
• Umfangreiche Datenbank: Die Plattform bietet Zugriff auf 1,8 Millionen Adressen aus dem Handelsregister und über 20 Millionen Keywords in mehr als 350 verschiedenen Branchen.
• DSGVO-Konformität: Alle Datensätze sind zu 100 % DSGVO-konform, was die Sicherheit deiner Daten gewährleistet.
• Einfache Nutzung in 4 Schritten: Wähle deine Branche oder definiere Keywords, grenze regionale Präferenzen ein, nutze Filteroptionen und exportiere die Daten, um direkt loszulegen.
• Business Account: Für vollen Zugriff und zusätzliche Features gibt es einen Business Account ab 199 € pro Monat. Dieser enthält auch eine Zwillingsanalyse und weitreichende Filtermöglichkeiten.
• Preis: ab 199 €/Monat
• kostenlos testen möglich

Cognism

Cognism überzeugt durch seine KI-gestützte Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, qualifizierte Leads zu generieren und Vertriebsprozesse zu optimieren.

• Internationale Datenabdeckung: Die Plattform bietet DSGVO-konforme Datenabdeckung für regionale und globale Märkte, einschließlich DACH, Europa, UK und Nordamerika.
• Genauigkeit und Zugriff: Cognism bietet eine Genauigkeit von 98 % für Mobiltelefonnummern und uneingeschränkten Datenzugriff auf Kontakt- und Unternehmensebene.
• Einfaches Setup und Integration: Die Plattform ermöglicht ein einfaches Setup und Integrationen, um die Daten nach Bedarf abzurufen und in andere Systeme zu integrieren.
• Effizienzsteigerung im Vertrieb: Cognism hilft Vertriebsteams, mehr Gespräche zu führen, indem es genaue Kontaktinformationen, Telefonverifizierung und Sales liefert.
• Preis: auf Anfrage
• Demo verfügbar

Schober

Schober ist ein etablierter Anbieter von B2B Daten und bietet eine breite Palette von Datendiensten und Lösungen.

• Kostenloser Zugang: Du kannst die Datenqualität und Funktionen kostenlos testen, Adresslisten erstellen und zahlst erst beim Download. Faire Preise sind garantiert.
• Selektion deiner Zielgruppe: Du kannst deine Zielgruppe anhand von Branchen, Betriebsgröße, Umsatz, Region und Funktion des Ansprechpartners auswählen. Zusätzlich kannst du Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail hinzufügen.
• Integration mit deinem Workflow: Schober bietet eine nahtlose Integration in deinen Outreach-Workflow via LinkedIn, um relevante Verkaufsauslöser effizient zu nutzen.
• Kundenerfahrungen: Erfolgreiche Kundenberichte und langjährige Erfahrung
• Preis: ab 0,39 €, von der Branche abhängig

Europages

Europages ist eine europaweite B2B-Plattform, die Unternehmen dabei hilft, ihre Sichtbarkeit in internationalen Märkten zu erhöhen.

• Breite Branchenabdeckung: Die Liste umfasst 26 verschiedene B2B-Sektoren, die von Landwirtschaft bis hin zu Gesundheit und Marketing reichen.
• Landwirtschaft und Lebensmittel: Dieser Sektor beinhaltet Landwirtschaft, Gartenbau, Getreide, Nahrungs- und Genussmittel sowie viele andere lebensmittelbezogene Aktivitäten.
• Energie und Rohstoffe: Hier geht es um Energiequellen, Rohstoffe, Metallverarbeitung und mehr.
• Maschinenbau und Elektronik: Dieser Sektor deckt Maschinenbau, Elektronikprodukte, Präzisionsgeräte und mehr ab.
• Preis: auf Anfrage

wlw

Wer Liefert Was (wlw) ist eine bekannte B2B-Plattform, die Unternehmen bei der Suche nach Geschäftspartnern und Lieferanten unterstützt.

• Anmeldung und Suche: Du kannst dich anmelden und auf dieser B2B-Plattform nach Unternehmen, Produkten und Dienstleistungen suchen.
• Angebotsanfragen: Hier kannst du Angebotsanfragen stellen, um passende Anbieter zu finden. Dieser Service ist kostenfrei und datenschutzkonform.
• Vielfältige Auswahl: Die Plattform bietet Zugang zu über 640.000 B2B-Anbietern in 111 Branchen mit 350.000 Produkten und einer Million Bildern und Videos.
• Trend-Produkte: Es werden Trend-Produkte präsentiert, die von Elektro-Transportern bis zu Baumaschinen reichen.
• Weitere Funktionen: Die Plattform bietet auch ein B2B-Magazin, einen Newsletter und eine App für Einkäufer, um aktuelle Informationen und Anbieterbenachrichtigungen zu erhalten.
• Preis: auf Anfrage

UpLead

UpLead bietet qualitativ hochwertige Lead-Daten und hilft Unternehmen, effektive Marketing- und Vertriebskampagnen durchzuführen.

• B2B-Prospecting mit hoher Datenpräzision: UpLead bietet B2B-Prospecting-Dienste mit einer Datenpräzision von 95 %. Du kannst Listen von potenziellen Kunden erstellen, die frei von fehlerhaften Daten, ungeeigneten Käufern und schlecht qualifizierten Leads sind.
• Suche nach Top-Aussichten: Du kannst aus über 50 Suchfiltern auswählen, um Kontakte und Unternehmen zu finden, die zu deinem Käuferprofil passen.
• Wichtige Kontaktinformationen: UpLead ermöglicht es, E-Mail-Adressen und Telefonnummern deiner Kontakte zu erhalten und Informationen über die von ihnen genutzte Technologie zu sehen.
• Echtzeit-Datenüberprüfung: UpLead stellt sicher, dass du immer mit echten, qualifizierten Leads in Echtzeit in Verbindung stehst, indem die E-Mail-Daten überprüft werden.
• Integrierte Tools: UpLead bietet verschiedene Tools, darunter Bulk-Lookup, Datenanreicherung, Intent Data und mehr, um den Lead-Generierungsprozess zu optimieren.
• Preis: ab 74 $/Monat
• kostenlose Version verfügbar

databyte

databyte ist auf die Bereitstellung von B2B-Unternehmensdaten spezialisiert und bietet maßgeschneiderte Datensätze für verschiedene Branchen und Märkte.

• B2B-Leads mit hoher Kaufwahrscheinlichkeit: Mit der Sales Intelligence Software von databyte kannst du B2B-Leads identifizieren, die wahrscheinlich zu Kunden werden. Dies hilft, die Vertriebszeit effizienter zu nutzen.
• Datenreichtum und -qualität: databyte bietet Zugriff auf 7 Millionen DSGVO-konforme Firmenprofile und über 100 Millionen tagesaktuelle Hintergrundinformationen. Du kannst Informationen über Akquise-Potenziale, Bedarfe, den besten Zeitpunkt für Kontakte und relevante Hintergrundinformationen erhalten.
• Automatisiertes Monitoring: databyte informiert automatisch über relevante Veränderungen in deiner Zielgruppe, wie Insolvenzen, Umzüge oder Geschäftsführerwechsel.
• Datenanreicherung und Integration: Die Software kann deine bestehenden Datensätze mit zusätzlichen Informationen wie Telefonnummern und Entscheiderkontakten anreichern. Sie kann auch nahtlos in dein CRM integriert werden.
• Kundensupport und Expertise: databyte bietet persönlichen Support und Begleitung durch ein Team von Sales Intelligence Experten, die dir dabei helfen, deine Vertriebsziele zu erreichen. Dies beinhaltet individuelle Datenvisualisierung und Schulungen für dein Team.
• Preis: auf Anfrage

Dun & Bradstreet

Dun & Bradstreet ist ein weltweit anerkannter Anbieter von Unternehmensdaten und bietet umfassende Einblicke in Unternehmen weltweit.

• Aktuelle internationale Firmenadressen: Die angebotenen internationalen Firmenadressen sind aktuell und bonitäts-geprüft. Du kannst sie individuell anpassen und selektieren, um genau die Daten zu erhalten, die du benötigst.
• Qualifizierte Leads, nicht nur Adressen: Dun & Bradstreet liefert qualifizierte Leads anstelle von bloßen Adressen. Das bedeutet, dass du nicht nur Kontaktinformationen erhältst, sondern auch detaillierte Hintergrundinformationen über diese Unternehmen.
• Effizienzsteigerung im Marketing: Die Nutzung von Dun & Bradstreet-Firmenadressen spart dir Zeit bei der Suche nach potenziellen Kunden und ermöglicht gezielte Marketingkampagnen. Du kannst auch deinen Außendienst bei der Routenplanung unterstützen.
• Großer Datenpool: Dun & Bradstreet bietet Zugriff auf den weltweit größten Datenpool mit über 7,3 Millionen Firmenadressen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz sowie über 8 Millionen Kontaktdaten von Ansprechpartnern.
• Preis: auf Anfrage

AdresseDirekt

AdresseDirekt ist ein Anbieter von tagesaktuellen, branchenspezifischen Adresslisten für Unternehmen in Deutschland.

• Eigenes Crawler-System
• Daten aus öffentlichen Quellen
• Deutschlandweite Abdeckung
• Branchenspezifische Einteilung
• Verifizierte und geprüfte Daten
• Sofortiger Download
• Formate: CSV und Excel
• Ab 49 € pro Adressliste im Basic-Tarif

Fazit: B2B Datenbanken als Schlüssel zum Erfolg in der Geschäftswelt

In einer zunehmend vernetzten und wettbewerbsorientierten Geschäftswelt sind B2B Datenbanken unverzichtbare Werkzeuge für Unternehmen.

Sie bieten Zugang zu wertvollen Informationen über potenzielle Kunden, ermöglichen gezieltes Marketing und effektiven Vertrieb. Dennoch ist es entscheidend, seriöse Anbieter zu wählen und Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO einzuhalten.

Mit einer klugen Strategie und dem richtigen Datenbankpartner kannst du deine Reichweite erhöhen, Umsätze steigern und langfristige Geschäftsbeziehungen aufbauen.

B2B Datenbanken sind somit nicht nur Datenquellen, sondern Schlüssel zum Erfolg in der heutigen Geschäftswelt.

Wusstest du, dass du mit Identifizierungs-Tools auch Firmen direkt auf deiner Website erfassen und aus einer Datenbank anzeigen lassen kannst? Interessant? Dann lies den Artikel, wie du Website-Besucher identifizierst. 

Ständige Erreichbarkeit kann den Arbeitsfluss stören, während verpasste Anrufe potenzielle Kunden kosten.

Smart Voicemail bietet die ideale Lösung. Ich erkläre dir, was dahinter steckt.

Was ist Smart Voicemail?

Smart Voicemail ist mehr als nur ein herkömmlicher Anrufbeantworter.

Es handelt sich um eine intelligente Lösung, die eingehende Anrufe analysiert, transkribiert und automatisierte Antworten ermöglicht.

Während klassische Voicemails lediglich Sprachnachrichten speichern, nutzt Smart Voicemail künstliche Intelligenz (KI), um Anrufe effizient zu verwalten und die Kundenkommunikation zu optimieren.

Ich habe lange nach einer Lösung gesucht, um nicht ständig ans Telefon gehen zu müssen – besonders während konzentrierter Arbeitsphasen.

Seit ich Smart Voicemail nutze, verpasse ich keine wichtigen Anrufe mehr, bekomme aber auch keine störenden Unterbrechungen mehr.

Deshalb stelle ich dir heute die Technologie vor, die meinen Arbeitsalltag massiv entlastet.

Wie funktioniert Smart Voicemail?

Jedes Unternehmen kennt das Problem: Kunden rufen außerhalb der Geschäftszeiten an oder die Kapazitäten reichen nicht aus, um alle Anrufe in Echtzeit zu beantworten.

Hier setzt Smart Voicemail an. Die Technologie funktioniert in mehreren Schritten:

1. Automatische Anrufannahme – Sobald ein Anruf eingeht, nimmt das System diesen entgegen und analysiert den Inhalt.
2. Spracherkennung & Transkription – Die Nachricht wird in Text umgewandelt, sodass sie leichter verarbeitet und weitergeleitet werden kann.
3. Priorisierung & Weiterleitung – Je nach Inhalt kann die Nachricht direkt per E-Mail, Messenger oder an die zuständige Person weitergeleitet werden.
4. Automatische Antworten – In bestimmten Fällen kann das System selbstständig eine passende Antwort generieren oder dem Anrufer verschiedene Optionen anbieten.
5. Integration mit anderen Tools – Smart Voicemail kann mit CRM-Systemen oder Helpdesk-Software verknüpft werden, um Kundenanfragen nahtlos weiterzuverarbeiten.

Durch diese Prozesse sorgt Smart Voicemail für eine verbesserte Erreichbarkeit, ohne dass Mitarbeitende ständig ans Telefon gehen müssen.

Besonders für kleine Unternehmen ist das eine effektive Möglichkeit, Zeit zu sparen und dennoch einen professionellen Kundenservice zu gewährleisten.

Besonders die automatische Transkription ist für mich ein Gamechanger.

Es macht einen riesigen Unterschied, ob man eine Nachricht nur abhören oder direkt als Text durchlesen und schneller beantworten kann.

Die Vorteile von Smart Voicemail

1. Verbesserte Erreichbarkeit

Kunden erwarten eine schnelle und professionelle Kommunikation – auch außerhalb der Geschäftszeiten.

Mit Smart Voicemail können Unternehmen rund um die Uhr erreichbar sein, ohne tatsächlich immer ans Telefon gehen zu müssen.

Anrufe werden zuverlässig erfasst, und wichtige Informationen gehen nicht verloren.

2. Effiziente Bearbeitung von Anfragen

Dank der automatischen Transkription und Weiterleitung können Nachrichten direkt an die richtigen Ansprechpartner gesendet werden.

Das spart Zeit und sorgt für eine strukturierte Bearbeitung von Kundenanfragen.

Mitarbeitende müssen keine langen Sprachnachrichten abhören, sondern können die wichtigsten Inhalte sofort erfassen.

3. Mehr Zeit für das Kerngeschäft

Telefonanrufe können den Arbeitsfluss erheblich stören – besonders in kleinen Unternehmen, in denen Mitarbeitende mehrere Aufgaben gleichzeitig übernehmen.

Smart Voicemail reduziert Unterbrechungen, sodass sich Teams auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können, während Anfragen im Hintergrund verarbeitet werden.

4. Professioneller Kundenservice mit personalisierten Antworten

Eine intelligente Voicemail kann nicht nur Nachrichten aufnehmen, sondern auch personalisierte Antworten bieten.

Kunden erhalten dadurch eine schnelle Rückmeldung, beispielsweise mit weiterführenden Informationen oder alternativen Kontaktmöglichkeiten.

Das hinterlässt einen professionellen Eindruck und verbessert die Kundenbindung.

Gerade als kleines Unternehmen ist es nicht immer leicht, professionell aufzutreten. Automatisierte, aber dennoch personalisierte Antworten sind für mich ein echter Pluspunkt für einen hochwertigen Kundenservice.

5. Integration in bestehende Systeme

Viele Smart-Voicemail-Lösungen lassen sich problemlos in bestehende Geschäftsanwendungen wie E-Mail-Clients, Messenger-Dienste oder CRM-Systeme integrieren.

So können Unternehmen Anfragen nahtlos weiterbearbeiten, ohne dass Informationen verloren gehen oder doppelt verarbeitet werden müssen.

6. Kosteneffizienz

Statt ein teures Callcenter oder zusätzliche Mitarbeiter für den Kundenservice einzusetzen, können kleine Unternehmen mit einer Smart-Voicemail-Lösung viel Geld sparen.

Automatisierte Prozesse übernehmen einen Großteil der Anrufbearbeitung, sodass weniger Personalaufwand erforderlich ist.

Für welche Unternehmen ist der smarte Anrufbeantworter geeignet?

Smart Voicemail ist besonders für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet, die ihren Kundenservice optimieren möchten, ohne ständig telefonisch erreichbar sein zu müssen.

Branchen, in denen eine hohe Anzahl an Anrufen eingeht, profitieren besonders von dieser Lösung.

Dazu gehören unter anderem:

Handwerksbetriebe: Elektriker, Installateure oder Tischler sind oft auf Baustellen oder im Kundeneinsatz. Smart Voicemail sorgt dafür, dass kein Anruf unbeantwortet bleibt und Kundenanfragen schnell weitergeleitet werden.

• Dienstleistungsunternehmen: Ob Friseursalons, Rechtsanwaltskanzleien oder Beratungsfirmen – Unternehmen, die viele Anfragen erhalten, aber nicht immer direkt ans Telefon gehen können, profitieren von automatisierten Anrufannahmen.
• E-Commerce & Online-Shops: Kunden erwarten schnelle Antworten auf ihre Fragen. Smart Voicemail hilft dabei, häufig gestellte Fragen direkt zu beantworten oder Anfragen gezielt weiterzuleiten.
• Startups & kleine Büros: Gerade junge Unternehmen müssen effizient arbeiten. Eine intelligente Voicemail spart Zeit und sorgt dafür, dass sich das Team auf das Wesentliche konzentrieren kann.
• Gesundheitsbranche: Arztpraxen, Physiotherapeuten oder Heilpraktiker können mit Smart Voicemail Patientenanfragen strukturieren und Notfälle priorisieren.

Dank der vielseitigen Einsatzmöglichkeiten eignet sich Smart Voicemail für jedes Unternehmen, das seine Erreichbarkeit verbessern und gleichzeitig effizienter arbeiten möchte.

Vergleich: Smart Voicemail vs. KI-Telefonservice

Sowohl Smart Voicemail als auch KI-Telefonservices setzen auf künstliche Intelligenz, um die Kundenkommunikation zu optimieren.

Doch die beiden Lösungen unterscheiden sich in ihrer Funktionsweise und ihrem Einsatzzweck.

Smart Voicemail: Der intelligente Anrufbeantworter

Smart Voicemail nimmt eingehende Anrufe entgegen, transkribiert Nachrichten und ermöglicht eine strukturierte Weiterverarbeitung.

Der Fokus liegt auf der effizienten Bearbeitung von Anfragen, indem diese als Text verfügbar gemacht, kategorisiert und automatisch weitergeleitet werden.

Zusätzlich können personalisierte Antworten generiert werden, um Kunden sofort eine Rückmeldung zu geben.

Diese Lösung eignet sich ideal für Unternehmen, die keine permanente telefonische Erreichbarkeit benötigen, aber dennoch professionell mit Anfragen umgehen möchten.

KI-Telefonservice: Der virtuelle Assistent für Telefongespräche

Ein KI-Telefonassistent geht über die reine Sprachnachrichtenerfassung hinaus.

Hierbei handelt es sich um eine interaktive Lösung, die in Echtzeit Gespräche führt, Fragen beantwortet und Kunden durch Menüoptionen oder individuelle Dialoge navigiert.

Diese Technologie eignet sich besonders für Unternehmen mit hohem Anrufaufkommen, da sie Routinefragen automatisch beantworten und Anrufer an die richtigen Stellen weiterleiten kann.

Wann eignet sich welche Lösung?

• Smart Voicemail ist ideal für Unternehmen, die Anrufe erfassen und effizient bearbeiten möchten, ohne aktiv Telefongespräche zu führen. Besonders kleine Unternehmen und Selbstständige profitieren von dieser Technologie.
• KI-Telefonservices sind besser geeignet für Unternehmen, die ein hohes Anrufaufkommen haben und häufige Kundenanfragen automatisiert beantworten wollen. Callcenter, größere Dienstleister oder Unternehmen mit komplexeren Support-Prozessen können durch KI-gestützte Telefongespräche ihre Effizienz steigern.

Beide Systeme können kombiniert werden, um eine umfassende Kundenkommunikation zu gewährleisten: Während Smart Voicemail strukturierte Nachrichten bereitstellt, kann ein KI-Telefonservice aktiv mit Kunden interagieren und komplexere Anfragen direkt beantworten.

Tool: meiti

Meiti.ai ist eine innovative Anwendung, die speziell entwickelt wurde, um die Kundenkommunikation für Handwerksbetriebe und kleine Unternehmen zu optimieren.

Durch den Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) übernimmt Meiti.ai die automatische Beantwortung von Anrufen und Anfragen, sodass Sie sich voll und ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren können.

Hauptfunktionen von Meiti.ai:

• Smart Voicemail: Meiti.ai fungiert als intelligenter Anrufbeantworter, der Kundenanfragen entgegennimmt und qualifiziert, während Sie beschäftigt sind. ​
• Integrierter WhatsApp-Chat: Die App ermöglicht die direkte Kommunikation mit Kunden über WhatsApp, ohne dass diese zusätzliche Software benötigen.
• Digitale Terminbuchung: Kunden können über die App direkt Termine buchen, die automatisch mit ihrem Kalender synchronisiert werden.
• Aufgabenverwaltung: Meiti.ai hilft bei der Organisation und Priorisierung von Aufgaben, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten. ​

Preisgestaltung:

Meiti.ai bietet verschiedene Preismodelle an, die sich an den Bedürfnissen deines Unternehmens orientieren:​

• Basic: Für 19 € pro Monat erhältst du grundlegende Funktionen wie den konfigurierbaren Anrufbeantworter und den integrierten WhatsApp-Chat. ​
• Pro: Zum Preis von 49 € pro Monat beinhaltet dieses Paket zusätzliche Features wie die digitale Terminbuchung und erweiterte Aufgabenverwaltung.

Fazit: Kundenkommunikation, aber modern

Smart Voicemail ist eine zeitsparende und effiziente Lösung für kleine Unternehmen, die ihre Erreichbarkeit verbessern möchten, ohne ständig am Telefon sein zu müssen.

Durch intelligente Anrufbearbeitung, automatische Transkriptionen und Integrationen in bestehende Systeme wird der Kundenservice optimiert. Wer viele Anrufe erhält, aber nicht immer direkt antworten kann, profitiert von dieser Technologie.

Gerade in Kombination mit einem KI-Telefonservice kann Smart Voicemail so eine leistungsstarke Ergänzung für die moderne Geschäftskommunikation sein.

Nach der Einführung von Smart Voicemail in meinem Unternehmen habe ich festgestellt, wie viel entspannter der Arbeitsalltag sein kann.

Ich kann mich auf meine Aufgaben fokussieren, ohne befürchten zu müssen, wichtige Kundenanfragen zu übersehen.

Nutzt du bereits Smart Voicemail und hast Erfahrungen gesammelt? Schreib uns in die Kommentare!

Du möchtest mehr Inspiration im Bereich Digitalisierung für Selbstständige, Geschäftsführer, Personaler, Marketer oder Vertriebler? Dann schau gerne in die passende Kategorie auf Digital Affin!

In diesem Beitrag zeige ich dir nicht nur, warum interaktive Anleitungen so effektiv sind, sondern gebe dir auch einen Leitfaden an die Hand, mit dem du selbst in wenigen Minuten professionelle Schritt-für-Schritt-Anleitungen erstellen kannst.

Was ist eine interaktive Anleitung?

Eine interaktive Anleitung ist eine digitale Schritt-für-Schritt-Anweisung, die Nutzer durch bestimmte Prozesse oder Software-Anwendungen führt.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Anleitungen, die meist als PDFs oder Textdokumente vorliegen, bieten interaktive Anleitungen eine dynamische und visuelle Unterstützung.

Sie bestehen oft aus Screenshots, Markierungen, Erklärungen und interaktiven Elementen wie Buttons oder Highlighting-Funktionen.

Dadurch wird das Lernen intuitiver und effektiver – vor allem bei der Einführung neuer Software oder komplexer Arbeitsprozesse.

Ich selbst habe früher oft versucht, Prozesse mit Screenshots und langen Texten zu dokumentieren.

Aber ich habe schnell gemerkt, dass sich kaum jemand die Zeit nimmt, eine solche Anleitung wirklich zu lesen.

Mit interaktiven Anleitungen wird das Ganze viel intuitiver – man klickt sich einfach durch und lernt beim Tun.

Unterschiede zu klassischen Anleitungen

Während traditionelle Anleitungen oft lang und unübersichtlich sind, führen interaktive Anleitungen den Nutzer direkt durch die notwendigen Schritte.

Statt theoretischer Beschreibungen können Anwender die Anweisungen aktiv nachverfolgen, was Missverständnisse minimiert und den Lernprozess beschleunigt.

Die Vorteile interaktiver Anleitungen

1. Schnellere Einarbeitung

Interaktive Anleitungen reduzieren die Zeit, die ein Nutzer benötigt, um eine neue Software oder einen neuen Prozess zu verstehen.

Durch klare visuelle Hinweise und direkte Anweisungen können sich Anwender schneller orientieren und produktiv arbeiten.

Ich habe das selbst erlebt: Bei einer neuen Projektmanagement-Software habe ich erst stundenlang nach Funktionen gesucht.

Mit einer interaktiven Anleitung hätte ich mir das alles sparen können – einfach Schritt für Schritt durchklicken und sofort loslegen.

2. Geringerer Schulungsaufwand

Unternehmen sparen wertvolle Ressourcen für Schulungen und Support.

Statt teure Trainings durchzuführen oder wiederholt dieselben Fragen zu beantworten, können Mitarbeiter und Kunden die Anleitungen eigenständig nutzen.

3. Bessere Verständlichkeit

Anstatt sich durch seitenlange PDF-Dokumente zu kämpfen, folgen Nutzer einfachen Klick-für-Klick-Anweisungen.

Das reduziert Missverständnisse und Fehler, insbesondere bei komplexen Arbeitsprozessen.

4. Erhöhte Nutzerfreundlichkeit

Interaktive Anleitungen sind intuitiver, da sie Nutzer gezielt durch einen Prozess leiten.

Viele Tools ermöglichen es sogar, die Anleitung direkt in der jeweiligen Software oder Anwendung einzubinden, sodass der Nutzer die Schritte nicht einmal in einem separaten Fenster nachlesen muss.

Als ich zum ersten Mal mit einer interaktiven Anleitung gearbeitet habe, war ich überrascht, wie einfach das Ganze funktioniert.

Kein Wechsel zwischen verschiedenen Fenstern, kein mühsames Nachlesen – einfach direkt in der Software klicken und lernen.

So sollte das eigentlich immer sein, finde ich.

5. Reduzierte Support-Anfragen

Kunden und Mitarbeiter können sich selbst helfen, was den Bedarf an Support-Tickets deutlich senkt. 

Dies spart nicht nur Zeit, sondern entlastet auch IT- und Support-Teams, sodass sie sich auf komplexere Anliegen konzentrieren können.

6. Flexibilität & einfache Aktualisierung

Digitale interaktive Anleitungen lassen sich jederzeit aktualisieren und an neue Anforderungen anpassen.

Das ist ein großer Vorteil gegenüber gedruckten Handbüchern oder statischen PDF-Dateien, die nach einer Änderung oft komplett neu erstellt werden müssen.

7. Einsatzmöglichkeiten für verschiedene Zielgruppen

Ob Mitarbeiter-Onboarding, Prozessdokumentation oder Kundenschulung – interaktive Anleitungen sind vielseitig einsetzbar.

Unternehmen können sie für interne Schulungen, externe Kunden-Tutorials oder als Onboarding-Hilfe für neue Software-Nutzer nutzen.

Einsatzbereiche interaktiver Anleitungen

Interaktive Anleitungen erleichtern nicht nur das Lernen neuer Software, sondern helfen auch dabei, Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten.

Statt langwieriger Schulungen oder unübersichtlicher Handbücher erhalten Nutzer eine klare, visuelle Schritt-für-Schritt-Anleitung – genau dann, wenn sie sie brauchen.

Aber in welchen Bereichen sind interaktive Anleitungen besonders sinnvoll?

Software-Onboarding

Neue Software wird eingeführt – und das ganze Team muss sie schnell beherrschen?

Interaktive Anleitungen sind hier der Schlüssel.

Sie führen neue Mitarbeiter oder bestehende Teams durch die wichtigsten Funktionen einer Anwendung.

Statt theoretischer Schulungen, bei denen sich vieles nicht direkt einprägt, lernen die Nutzer aktiv im Programm.

Die Vorteile:

• Schnellere Einarbeitung – Nutzer können direkt mit der Software arbeiten.
• Weniger Support-Anfragen – Unnötige Rückfragen bei IT oder Vorgesetzten werden reduziert.
• Bessere Akzeptanz – Die Hürde, neue Programme zu nutzen, wird gesenkt.

Prozessdokumentation

In Unternehmen gibt es oft standardisierte Arbeitsabläufe, die immer wieder durchlaufen werden.

Ob Genehmigungsprozesse, Dateneingaben oder Berichtserstellung – interaktive Anleitungen helfen, diese Workflows zu dokumentieren und zu optimieren.

• Weniger Fehler – Jeder Schritt ist klar nachvollziehbar.
• Neue Mitarbeiter schneller einarbeiten – Kein langes Suchen nach Prozessen.
• Bessere Konsistenz – Alle Teammitglieder arbeiten nach den gleichen Vorgaben.

Ich habe es selbst erlebt: Wenn Arbeitsprozesse nicht dokumentiert sind, läuft jeder nach seinem eigenen System – und es kommt schnell zu Fehlern.

Eine interaktive Anleitung sorgt dafür, dass jeder genau weiß, was zu tun ist.

Kundensupport & Helpdesk

Viele Support-Anfragen drehen sich um wiederkehrende Probleme:

• „Wie ändere ich mein Passwort?“
• „Wo finde ich die Einstellungen?“
• „Wie setze ich eine neue Funktion ein?“

Statt lange E-Mails zu schreiben oder Kunden durch komplizierte FAQs zu schicken, können Unternehmen interaktive Anleitungen bereitstellen.

• Schnellere Problemlösung – Kunden finden die Antwort sofort.
• Entlastung für den Support – Weniger Tickets und Telefonanfragen.
• Besseres Nutzererlebnis – Kunden können sich selbst helfen und sind zufriedener.

Mitarbeiterschulungen & Weiterbildung

Nicht nur neue Software muss gelernt werden – auch interne Schulungen und Weiterbildungen profitieren von interaktiven Anleitungen.

Ob neue Compliance-Richtlinien oder die Nutzung spezieller Tools: Durch interaktive Leitfäden bleiben Informationen besser im Gedächtnis.

• Interaktives Lernen statt trockener Theorie
• Jeder Benutzer kann im eigenen Tempo lernen
• Nachhaltige Wissensvermittlung durch aktive Anwendung

Auch in meinem Unternehmen hat sich gezeigt, dass klassische Schulungen oft ineffektiv sind.

Man bekommt viel Input in kurzer Zeit, aber kaum die Möglichkeit, das Gelernte sofort anzuwenden.

Mit einer interaktiven Anleitung kann jeder direkt im eigenen Tempo lernen und bleibt motivierter.

Interaktive Anleitungen erstellen: Leitfaden

Eine interaktive Anleitung sollte nicht nur gut strukturiert sein, sondern auch leicht verständlich und ansprechend gestaltet werden.

Damit Nutzer möglichst intuitiv durch den Prozess geführt werden, sind einige wichtige Schritte zu beachten.

Hier erfährst du, wie du in wenigen Schritten eine effektive interaktive Anleitung erstellst – und welche Tipps dir helfen, den größtmöglichen Mehrwert zu bieten.

1. Ziel definieren – Wer braucht die Anleitung und warum?

Bevor du mit der Erstellung beginnst, solltest du dir eine zentrale Frage stellen:

Für wen ist diese Anleitung gedacht – und welches Problem soll sie lösen?

Eine Anleitung für neue Mitarbeiter sieht anders aus als eine für erfahrene Nutzer.

Auch die Zielsetzung variiert: Geht es darum, eine bestimmte Funktion zu erklären? Oder einen gesamten Prozess abzubilden?

Tipp: Schreibe dir vorab auf, welche Fragen oder Unsicherheiten deine Zielgruppe wahrscheinlich hat. So kannst du die Anleitung genau darauf ausrichten.

2. Schritte festlegen – Der rote Faden für die Nutzer

Jede interaktive Anleitung besteht aus einzelnen Schritten.

Diese sollten so präzise und verständlich wie möglich sein.

• Halte die Schritte kurz und klar – Jeder Schritt sollte eine einzige Aktion umfassen.
• Benutze klare Anweisungen – Statt „Öffnen Sie das Menü“ besser „Klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol“.
• Strukturieren statt überladen – Lieber mehrere kleine Anleitungen als eine einzige, überlange Anleitung.

Tipp: Stelle dir vor, du erklärst den Prozess einem Kollegen, der das Programm noch nie benutzt hat. Welche Informationen braucht er wirklich?

3. Screenshots & Markierungen einfügen – Visuelle Unterstützung nutzen

Menschen lernen besser, wenn sie eine Kombination aus Text und Bild bekommen.

Deshalb sind Screenshots, Markierungen oder sogar kleine Animationen wichtig für interaktive Anleitungen.

• Screenshots direkt aus der Anwendung erstellen – Viele Tools wie Tango oder Scribe nehmen sie automatisch auf.
• Wichtige Elemente markieren – Pfeile, Rahmen oder Hervorhebungen lenken den Blick auf das Wesentliche.
• Kurze Beschriftungen verwenden – Ergänze Screenshots mit klaren Erklärungen, z. B. „Hier klicken, um die Einstellungen zu öffnen“.

Tipp: Teste deine Anleitung aus der Perspektive eines unerfahrenen Nutzers. Sind alle wichtigen Elemente sichtbar?

4. Interaktive Elemente nutzen – Nutzer aktiv einbinden

Interaktive Anleitungen sollten mehr sein als nur eine Abfolge von Bildern und Text.

Durch interaktive Elemente wird das Verständnis verbessert und die Anleitung fühlt sich natürlicher an.

Mögliche interaktive Elemente:

• Tooltips: Kleine Pop-up-Hinweise, die zusätzliche Erklärungen geben.
• Click-through-Führung: Nutzer klicken sich aktiv durch die Anleitung und folgen den Anweisungen Schritt für Schritt.
• Videos oder GIFs: Bewegte Bilder zeigen Abläufe oft noch besser als statische Screenshots.

Tipp: Verwende Interaktivität gezielt, aber nicht übertrieben – zu viele Elemente können den Nutzer überfordern.

5. Testen & Feedback einholen – Ist die Anleitung verständlich?

Auch die beste Anleitung bringt wenig, wenn sie nicht verständlich ist.

Deshalb solltest du sie unbedingt testen, bevor sie veröffentlicht wird.

• Lass eine unbeteiligte Person testen – Am besten jemanden, der den Prozess noch nicht kennt.
• Prüfe die Nutzerfreundlichkeit – Sind die Schritte logisch aufgebaut? Gibt es unklare Formulierungen?
• Passe die Anleitung basierend auf Feedback an – Manchmal hilft es, eine Erklärung zu vereinfachen oder einen zusätzlichen Schritt hinzuzufügen.

Tipp: Nutze die Analytics-Funktion vieler Tools (z. B. Guidejar oder Supademo), um zu sehen, an welchen Stellen Nutzer hängen bleiben – und optimiere die Anleitung entsprechend.

Die besten Tools für interaktive Anleitungen im Vergleich

1. Guidejar

Guidejar ist ein KI-gestütztes Tool, das die Erstellung interaktiver Produktdemos und Schritt-für-Schritt-Anleitungen erleichtert.​

Hauptfunktionen:

• Verschiedene Guide-Formate: Erstellung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen, interaktiven Demos oder Videodemos.​
• KI-Übersetzungen: Automatische Übersetzung von Anleitungen in mehrere Sprachen.​
• KI-Voiceover: Schnelle Erstellung professioneller Sprachaufnahmen für Demos.​
• Kapitel & Bedingte Verzweigungen: Strukturierung von Demos in logische Abschnitte mit der Möglichkeit, verschiedene Pfade basierend auf Nutzerentscheidungen anzubieten.​
• Dynamische Variablen: Personalisierung von Anleitungen mit variablen Inhalten.​
• Zugriffskontrolle: Einschränkung des Zugriffs auf bestimmte Nutzer oder Teams.​
• Help Center Widget: Einbettung des Help Centers als Widget auf der eigenen Website.​
• Analytics: Einblicke in die Nutzerinteraktion mit den Anleitungen.​

Preis:

• Für 5 Nutzer: $75/Monat.​
• Einzelner Nutzer: Ab $19/Monat.

Hinweis: Guidejar bietet sowohl eine Browser-Erweiterung als auch eine Desktop-App an.

2. Tango

Tango ermöglicht die schnelle Erstellung von Software-Trainingsanleitungen durch einfaches Durchführen des Prozesses.​

Hauptfunktionen:

• Automatische Erstellung: Anleitungen werden während der Durchführung eines Prozesses automatisch erstellt.​
• In-App-Pinning: Anheften von Anleitungen direkt in Anwendungen, ähnlich wie Haftnotizen.​
• Analyse: Messung von Nutzung, Prozessakzeptanz und Identifizierung von Schwachstellen.​
• Integration: Einbettung von Anleitungen in Wissensdatenbanken, Lernmanagementsysteme und Ticketsysteme.​

Preis:

Für 5 Nutzer: $120/Monat.​

Hinweis: Tango bietet eine Browser-Erweiterung zur Erstellung von Anleitungen an.

3. Supademo

Supademo ist ein KI-gestütztes Tool zur Erstellung interaktiver Produktdemos, das darauf abzielt, den Verkaufsprozess zu beschleunigen, Schulungen zu erleichtern und das Produkt-Onboarding zu skalieren.​

Hauptfunktionen:

• Schnelle Erstellung: Erstellung interaktiver Demos in wenigen Minuten.​
• KI-Integration: Nutzung von KI für Voiceovers, automatische Textanmerkungen und Übersetzungen in über 15 Sprachen.​
• Personalisierung: Anpassung der Demos mit Kapiteln, bedingten Verzweigungen und Call-to-Actions.​
• Teamintegration: Zusammenarbeit im Team mit gemeinsamen Arbeitsbereichen.​
• Analyse: Detaillierte Einblicke in Engagement-Raten, Konversionen und Nutzerinteraktionen.​

Preis:

• Kostenlose Basisversion: Beinhaltet grundlegende Funktionen.​
• Premium-Versionen: Mit erweiterten Funktionen, Preise variieren je nach Funktionsumfang.​

Supademo bietet eine Chrome-Erweiterung für die Aufnahme und Bearbeitung von Demos.

4. Scribe

Scribe ermöglicht die schnelle Erstellung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen durch einfaches Ausführen des Prozesses, wobei das Tool automatisch Screenshots und Beschreibungen generiert.​

Hauptfunktionen:

• Automatische Dokumentation: Erstellung von Anleitungen während der Durchführung eines Prozesses.​
• Anpassung: Bearbeitung von Screenshots, Hinzufügen von Anmerkungen und Anpassung des Layouts.​
• Integration: Einbettung der Anleitungen in Wissensdatenbanken, Lernmanagementsysteme und andere Plattformen.​
• Galerie: Zugriff auf eine Sammlung von Beispielanleitungen für verschiedene Anwendungsfälle.​

Preis:

• Kostenlose Version: Beinhaltet grundlegende Funktionen.​
• Pro-Version: Ab $29/Monat mit erweiterten Funktionen.​

Hinweis: Scribe bietet eine Browser-Erweiterung zur Erstellung von Anleitungen an.

Fazit: Schritt-für-Schritt-Anleitungen sind die Zukunft

Interaktive Anleitungen sind die Zukunft der Wissensvermittlung.

Sie sparen Zeit, reduzieren Fehler und sorgen dafür, dass Nutzer schneller produktiv werden.

Ich selbst habe oft erlebt, wie kompliziert es sein kann, neue Software zu erklären – und wie viel einfacher es mit einer interaktiven Anleitung geht.

Statt wieder und wieder dieselben Fragen zu beantworten, können Mitarbeiter oder Kunden einfach einer visuellen Schritt-für-Schritt-Anweisung folgen.

Je nach Anwendungsfall lohnt sich ein anderes Tool:

• Guidejar ist perfekt für Unternehmen, die strukturierte, interaktive Demos für Onboarding oder Schulungen benötigen.
• Tango eignet sich super für Teams, die Prozesse automatisch dokumentieren und optimieren wollen.
• Supademo ist ein spannendes Tool für Produkt-Tutorials und Marketing-Demos.
• Scribe ist mein persönlicher Favorit, wenn es darum geht, Anleitungen im Arbeitsalltag schnell zu erstellen und direkt ins Unternehmen zu integrieren.

Mein Tipp: Teste die Tools selbst! Die meisten bieten kostenlose Versionen oder Testphasen, sodass du herausfinden kannst, was für dich und dein Team am besten funktioniert.

Und wenn du einmal eine gute interaktive Anleitung erstellt hast, wirst du schnell merken, wie viel einfacher und effizienter deine Arbeitsabläufe werden.

Nutzt du bereits eine Software für die Erstellung interaktiver Anleitungen? Schreib uns in die Kommentare!

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Viele Unternehmen arbeiten hier noch analog - und lassen so wertvolles Optimierungspotential "auf der Straße" liegen.

Die Lösung: Die digitale Rechnungsfreigabe.

Inhaltsverzeichnis:

Was ist die Rechnungsfreigabe?

Die Rechnungsfreigabe ist ein zentraler Prozess im Rechnungswesen, bei dem geprüft wird, ob eine Rechnung korrekt und berechtigt ist, bevor sie endgültig genehmigt oder bezahlt wird.

Sie stellt sicher, dass nur gültige, rechtlich einwandfreie und mit den entsprechenden Vereinbarungen übereinstimmende Rechnungen verarbeitet werden.

Die Freigabe ist sowohl für eingehende als auch ausgehende Rechnungen relevant.

Eingehende Rechnungen

Definition: Eingehende Rechnungen sind Forderungen, die von Lieferanten oder Dienstleistern an ein Unternehmen gestellt werden.

Freigabeprozess

• Formale Prüfung:
• Stimmen die rechtlichen Angaben auf der Rechnung? (z. B. Steuernummer, Rechnungsdatum)
• Sind Rechnungsbetrag und Mehrwertsteuer korrekt berechnet?
• Inhaltliche Prüfung:
• Entspricht die Rechnung den vereinbarten Konditionen, z. B. Preise und Lieferzeiten?
• Wurde die bestellte Ware oder Leistung tatsächlich vollständig und einwandfrei geliefert?
• Genehmigung durch Verantwortliche:
• Abteilungen wie Einkauf, Projektleitung oder Buchhaltung prüfen und geben die Rechnung frei.
• Erst nach Freigabe erfolgt die Zahlung.

Ziel: Die Freigabe eingehender Rechnungen schützt ein Unternehmen vor fehlerhaften oder unberechtigten Zahlungen und stellt sicher, dass vertragliche Verpflichtungen korrekt erfüllt wurden.

Ausgehende Rechnungen

Definition: Ausgehende Rechnungen sind Rechnungen, die ein Unternehmen an seine Kunden stellt, um für gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen bezahlt zu werden.

Freigabeprozess

• Interne Prüfung:
• Wurden alle vertraglichen Leistungen erbracht?
• Stimmen die angegebenen Preise mit dem Angebot oder Vertrag überein?
• Kontrolle der Angaben:
• Sind alle notwendigen Pflichtangaben enthalten (z. B. Steuerinformationen)?
• Wurden eventuelle Rabatte oder Abzüge korrekt berücksichtigt?
• Freigabe durch Abteilung oder System:
• Häufig übernehmen ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) die Rechnungsprüfung automatisiert.
• Nach Freigabe wird die Rechnung an den Kunden versandt.

Ziel: Die Freigabe ausgehender Rechnungen stellt sicher, dass der Kunde eine fehlerfreie und nachvollziehbare Rechnung erhält. So können Zahlungsprozesse beschleunigt und spätere Korrekturen vermieden werden.

Wer darf Rechnungen freigeben?

Die Berechtigung zur Freigabe von Rechnungen hängt von den internen Regelungen eines Unternehmens ab.

Dabei spielen die Hierarchie, die Funktion der Mitarbeiter und der Wert der Rechnung eine zentrale Rolle.

Im Allgemeinen gilt: Nur autorisierte Personen dürfen Rechnungen freigeben, um die finanzielle Sicherheit und rechtliche Konformität des Unternehmens zu gewährleisten.

Fachabteilungen

Mitarbeiter oder Führungskräfte der Abteilungen, die für den jeweiligen Einkauf oder die beauftragte Leistung verantwortlich sind, prüfen die Rechnung zunächst inhaltlich.

Beispiel: Der Projektleiter bestätigt, dass eine Dienstleistung korrekt erbracht wurde.

Warum? Diese Personen haben die beste Kenntnis der vereinbarten Konditionen und können beurteilen, ob alles ordnungsgemäß erfüllt wurde.

Buchhaltung

Die Buchhaltungsabteilung ist in den meisten Fällen für die finale Prüfung und Freigabe von Rechnungen zuständig. Sie kontrolliert die formalen und steuerrechtlichen Anforderungen, z. B.:

• Sind alle Pflichtangaben korrekt?
• Entsprechen die Beträge den vereinbarten Zahlungsbedingungen?

Warum? Die Buchhaltung sorgt dafür, dass die Rechnung den rechtlichen Vorgaben entspricht und korrekt verbucht wird.

Geschäftsführung oder Management

Bei höheren Beträgen oder strategisch wichtigen Zahlungen liegt die Freigabe oft bei der Geschäftsführung oder dem Management.

Warum? Entscheidungen mit größerem finanziellen Risiko erfordern eine höhere Autorität.

Unternehmen legen oft Freigabestufen basierend auf den Rechnungsbeträgen fest:

• Kleinbeträge: Können von Abteilungsleitern oder direkt betroffenen Mitarbeitern freigegeben werden.
• Mittlere Beträge: Werden häufig von Bereichsleitern oder einer übergeordneten Instanz geprüft.
• Höhere Beträge: Verlangen die Genehmigung durch das Management oder die Geschäftsführung.

Warum ist die Rechnungsfreigabe so wichtig?

Die Rechnungsfreigabe ist ein unverzichtbarer Prozess in jedem Unternehmen, weil sie sowohl die finanzielle Stabilität als auch die rechtliche Konformität sicherstellt.

Ohne klare und strukturierte Freigabeverfahren könnten Fehler, finanzielle Verluste oder rechtliche Konsequenzen die Folge sein.

Fehler vermeiden

Fehlerhafte oder unberechtigte Rechnungen können erhebliche finanzielle Schäden verursachen.

• Überzahlungen verhindern: Rechnungsbeträge, die höher als vereinbart sind, können ohne Prüfung unbemerkt bezahlt werden.
• Doppelte Zahlungen vermeiden: Durch die Freigabe wird sichergestellt, dass jede Rechnung nur einmal bezahlt wird.
• Auf Vollständigkeit prüfen: Es wird kontrolliert, ob alle notwendigen Angaben wie Steuernummern, Rechnungsdatum und Lieferdetails korrekt sind.

Gesetzliche Vorschriften einhalten

Unternehmen unterliegen strengen gesetzlichen Vorgaben, insbesondere im Bereich Steuerrecht und Buchhaltung.

• Rechtskonformität sicherstellen: Nur Rechnungen, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen, dürfen verarbeitet werden.
• Strafen vermeiden: Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen können bei Prüfungen durch Steuerbehörden zu Bußgeldern führen.

Schutz vor Betrug

Die Rechnungsfreigabe dient als Schutzmechanismus gegen Betrug - beispielsweise durch gefälschte Rechnungen oder unberechtigte Forderungen.

• Verdächtige Rechnungen identifizieren: Ungewöhnliche Forderungen oder Absender werden durch die Freigabeprozesse erkannt.
• Schutz vor Insider-Betrug: Klare Freigaberegelungen verhindern, dass unberechtigte Zahlungen von internen Mitarbeitern genehmigt werden können.

Budgetkontrolle

Die Rechnungsfreigabe hilft, die finanzielle Kontrolle im Unternehmen zu wahren.

• Abgleich mit dem Budget: Nur Rechnungen, die mit den geplanten Ausgaben übereinstimmen, werden genehmigt.
• Überziehung vermeiden: Ungeplante oder unnötige Ausgaben können durch die Freigabe blockiert werden.

Interne Transparenz

Durch die Rechnungsfreigabe wird sichergestellt, dass alle relevanten Parteien in die Prüfung eingebunden sind.

• Klare Zuständigkeiten: Es wird dokumentiert, wer welche Rechnung geprüft und freigegeben hat.
• Nachvollziehbarkeit: Im Falle von Unstimmigkeiten kann genau zurückverfolgt werden, wann und von wem eine Rechnung genehmigt wurde.

Zahlungsfristen einhalten

Die Rechnungsfreigabe hilft, Rechnungen rechtzeitig zu prüfen und Zahlungen pünktlich auszuführen.

• Mahngebühren vermeiden: Durch rechtzeitige Freigabe werden verspätete Zahlungen und zusätzliche Kosten vermieden.
• Skonti erhalten: Schnell freigegebene Rechnungen ermöglichen es, Rabatte für frühzeitige Zahlungen zu nutzen.

Wie läuft die Rechnungsfreigabe ab?

Je nach Größe und Organisation eines Unternehmens kann der Ablauf variieren - in der Regel folgt die Rechnungsfreigabe aber einer klaren Abfolge von Schritten.

Rechnungseingang und Erfassung

Was passiert?

Zunächst wird die Rechnung im Unternehmen erfasst. Dies kann in Papierform oder digital erfolgen.

Digitale Systeme wie ERP- oder Buchhaltungssoftware helfen dabei, den Prozess der Rechnungsverarbeitung zu automatisieren.

Wichtige Schritte

• Prüfung auf Vollständigkeit: Ist die Rechnung vollständig und korrekt adressiert?
• Erfassung der Rechnung: Die Daten werden manuell oder automatisch in ein System übertragen.

Formale Prüfung

Was wird geprüft?

Die Rechnung wird auf rechtliche und formale Korrektheit überprüft.

Prüfungsaspekte

• Sind alle Pflichtangaben wie Steuernummer, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer enthalten?
• Stimmen die Mehrwertsteuerbeträge und andere Angaben mit den gesetzlichen Vorgaben überein?
• Liegt ein passender Auftrag oder Vertrag vor?

Inhaltliche Prüfung

Worum geht es?

Im nächsten Schritt wird geprüft, ob die Rechnung den vereinbarten Konditionen entspricht. Dieser Teil der Freigabe wird oft von der zuständigen Fachabteilung durchgeführt.

Prüfungsaspekte

• Wurden die bestellten Waren oder Dienstleistungen in der vereinbarten Qualität und Menge geliefert?
• Stimmen die Preise und Rabatte mit den vorher getroffenen Vereinbarungen überein?
• Gibt es Unstimmigkeiten oder Klärungsbedarf?

Genehmigung durch Verantwortliche

Wer genehmigt?

Je nach Rechnungsbetrag und Bedeutung des Vorgangs gibt es unterschiedliche Verantwortliche:

• Kleinbeträge: Abteilungsleiter oder Projektverantwortliche.
• Höhere Beträge: Bereichsleiter oder die Geschäftsführung.

Was passiert danach?

Die Genehmigung wird in der Regel dokumentiert, entweder schriftlich oder elektronisch, z. B. durch eine digitale Signatur im System.

Weiterleitung zur Buchhaltung

Was macht die Buchhaltung?

Nachdem die Rechnung inhaltlich geprüft und genehmigt wurde, übernimmt die Buchhaltung die weitere Verarbeitung.

Aufgaben der Buchhaltung

• Finaler Abgleich mit dem Auftrag oder Vertrag.
• Vorbereitung der Zahlung unter Berücksichtigung von Zahlungsfristen und möglichen Skonti.

Freigabe zur Zahlung

Wann wird bezahlt?

Erst nach der finalen Prüfung durch die Buchhaltung wird die Zahlung freigegeben. Dabei erfolgt oft eine automatisierte Übertragung der Zahlungsdaten an die Bank.

Die Herausforderungen der analogen Freigabeprozesse

Hoher Zeitaufwand

Die analoge Rechnungsfreigabe ist mit einem erheblichen Zeitaufwand verbunden. Jede Rechnung muss manuell geprüft und häufig physisch von einer Abteilung zur nächsten weitergeleitet werden.

Das ist besonders dann langwierig, wenn verschiedene Standorte oder Abteilungen involviert sind.

Die manuelle Überprüfung von Details wie Rechnungsnummern, Beträgen und Vertragskonditionen erfordert außerdem viel Aufmerksamkeit und Sorgfalt - und nimmt so noch mehr Zeit in Anspruch.

Dieser hohe Zeitaufwand führt dazu, dass Durchlaufzeiten sich verlängern und Zahlungsfristen nicht eingehalten werden können.

Hohe Fehleranfälligkeit

Ein weiteres Problem der analogen Freigabe ist die hohe Fehleranfälligkeit.

Bei der manuellen Dateneingabe sind Zahlendreher, falsche Übertragungen oder fehlende Angaben schnell passiert.

Besonders kritisch wird das, wenn diese Fehler erst viel später bemerkt werden und die Rechnung bereits weitergeleitet oder gar bezahlt wurde.

In der oftmals entstandenen Zettelwirtschaft gehen nicht selten auch Rechnungen verloren oder werden erst viel zu spät beglichen.

Diese Fehler führen nicht nur zu finanziellen Risiken, sondern erhöhen auch den Aufwand für Nachkorrekturen.

Langwierige Prozesse

Die analoge Rechnungsfreigabe ist aufgrund ihrer Abläufe häufig sehr langwierig.

Jede Rechnung muss von einer verantwortlichen Person zur nächsten weitergereicht werden - was nicht selten mehrere Tage in Anspruch nimmt.

Bei Unklarheiten verlängert sich der Prozess dann noch zusätzlich.

Schlimmstenfalls führt diese “Trägheit” dann zu unzufriedenen Lieferanten oder Kunden - und verursacht langfristig Mehrkosten.

Örtliche Gebundenheit

Weil die analoge Rechnungsfreigabe an einen Ort gebunden ist, schränkt sie Unternehmen extrem ein - vor allem in Zeiten von Remote Work und Homeoffice.

Werden Rechnungen per Post von einem Standort zum nächsten geschickt, nimmt das nicht nur viel Zeit in Anspruch - es entstehen auch weitere Kosten.

Die Rechnungsfreigabe-Software

Eine Software für Rechnungsfreigabe ist eine digitale Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, den Freigabeprozess von Rechnungen zu automatisieren, zu vereinfachen und sicherer zu gestalten.

Sie dient als zentrales Tool, um Rechnungen elektronisch zu erfassen, zu prüfen, zu genehmigen und schließlich zur Zahlung freizugeben.

Hauptfunktionen einer Rechnungsfreigabe-Software

1. Automatisierte Rechnungserfassung

Eine Rechnungsfreigabe-Software kann Rechnungen automatisch erkennen und erfassen, sei es in Form von PDF-Dateien, E-Mails oder gescannten Papierdokumenten.

Durch Technologien wie OCR (Optical Character Recognition) werden die relevanten Daten wie Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeit automatisch ausgelesen und ins System übertragen.

2. Workflow-basierte Prüfung und Freigabe

Die Software leitet jede Rechnung an die zuständigen Personen weiter, basierend auf vordefinierten Regeln wie Abteilungszugehörigkeit, Kostenstelle oder Rechnungsbetrag.

Der gesamte Freigabeprozess folgt einem strukturierten Workflow, der sicherstellt, dass keine Rechnung vergessen oder übersehen wird.

3. Transparente Nachverfolgung

Ein zentrales Merkmal solcher Lösungen ist die vollständige Transparenz.

Jede Aktion – sei es eine Prüfung, eine Freigabe oder eine Änderung – wird dokumentiert und ist für autorisierte Personen jederzeit nachvollziehbar.

4. Automatische Erinnerungen und Fristenmanagement

Die Software erinnert automatisch an bevorstehende Zahlungsfristen, damit Rechnungen rechtzeitig bearbeitet werden.

Dies hilft, Mahngebühren zu vermeiden und Skonti für frühzeitige Zahlungen zu nutzen.

5. Integration mit Buchhaltungs- und ERP-Systemen

Viele Rechnungsfreigabe-Tools lassen sich nahtlos in bestehende Buchhaltungs- und ERP-Systeme integrieren.

Dadurch können Daten automatisch übernommen und Zahlungen effizient vorbereitet werden.

So funktioniert der Workflow

1. Eingang der Rechnung per Mail

Der Prozess beginnt mit dem Eingang der Rechnung, beispielsweise als PDF-Anhang in einer E-Mail.

Die Software erkennt die eingehende Rechnung automatisch und erfasst sie im System.

Alternativ können auch andere Eingangskanäle genutzt werden, wie gescannte Papierdokumente oder Uploads über ein Portal.

Was passiert hier?

Die Rechnung wird ins System importiert und digital gespeichert.

Relevante Basisdaten wie Absender, Rechnungsdatum und Rechnungsbetrag werden erfasst.

2. Automatisierte Prüfung

Nach dem Eingang der Rechnung prüft die Software diese automatisch auf formale und inhaltliche Korrektheit. Dabei werden festgelegte Kriterien überprüft, wie z. B.:

• Sind alle Pflichtangaben vorhanden (Rechnungsnummer, Steuernummer, Beträge etc.)?
• Entsprechen die Angaben den vereinbarten Konditionen, z. B. Preis oder Menge?
• Stimmen Lieferdatum und Leistungserbringung mit dem Auftrag überein?

3. Start der Vorkontierung

Im nächsten Schritt erfolgt die Vorkontierung der Rechnung.

Die Software ordnet die Rechnung automatisch einer Kostenstelle, einem Projekt oder einer Abteilung zu.

Das geschieht auf Basis vordefinierter Regeln, wie z. B. Rechnungsinhalt, Absender oder vorherige Buchungsmuster.

Warum ist das wichtig?

Die Vorkontierung spart Zeit, da der Buchhaltungsprozess vorbereitet wird.

Sie schafft Transparenz, indem die Rechnung direkt den richtigen Verantwortlichen oder Bereichen zugeordnet wird.

4. Übermittlung der Daten an den Mitarbeiter

Nach der automatischen Prüfung und Vorkontierung wird die Rechnung zur Freigabe an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet.

Dieser erhält eine Benachrichtigung, z. B. per E-Mail oder innerhalb der Software, mit den relevanten Daten.

Was macht der Mitarbeiter?

• Prüfen der Rechnung: Der Mitarbeiter kontrolliert die Angaben und vergleicht sie ggf. mit Bestellungen oder Verträgen.
• Freigabe oder Rückmeldung: Bei Zustimmung gibt er die Rechnung frei. Falls Unstimmigkeiten vorliegen, meldet er das zurück.

5. Weiterleitung der Buchung

Nach der Freigabe wird die Rechnung automatisch an die Buchhaltungsabteilung weitergeleitet.

Sie überprüft die Vorkontierung, ergänzt eventuell weitere Angaben und bereitet die Buchung vor.

6. Verbuchen der Rechnung

Im letzten Schritt erfolgt die finale Buchung der Rechnung im Buchhaltungssystem.

Das kann entweder direkt in der Rechnungsfreigabesoftware oder in einem angebundenen ERP-System wie SAP oder DATEV erfolgen.

• Die Rechnung ist vollständig verbucht und bereit zur Zahlung.
• Alle relevanten Daten sind dokumentiert und können für Berichte oder Audits genutzt werden.

Die Vorteile der digitalen Rechnungsfreigabe

Effizienz steigern

Durch die Automatisierung vieler manueller Schritte reduziert die Software den Zeitaufwand erheblich.

Prozesse, die früher Tage dauerten, können innerhalb weniger Stunden abgeschlossen werden.

Fehler reduzieren

Die automatisierte Erfassung und Prüfung minimiert Eingabefehler und sorgt dafür, dass alle Pflichtangaben auf der Rechnung korrekt sind.

Flexibel bleiben

Mitarbeiter können Rechnungen unabhängig von ihrem Standort prüfen und freigeben.

Besonders in Zeiten von Remote Work und verteilten Teams ist das ein großer Vorteil.

Transparenz und Kontrolle

Da alle Schritte im Freigabeprozess digital dokumentiert werden, behalten Unternehmen jederzeit den Überblick.

Es bleibt nachvollziehbar, wer welche Rechnung geprüft oder freigegeben hat.

Kosten sparen

Durch das Vermeiden von Mahngebühren und die Nutzung von Skonti trägt die Software direkt zur Kostensenkung bei.

So stellst du auf digitale Rechnungsfreigaben um

Du möchtest jetzt auch auf die digitale Rechnungsfreigabe umsteigen - vielleicht sogar auf dem Weg zum papierlosen Büro?

Mit unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung klappt das ganz bestimmt.

Analysiere deinen aktuellen Prozess

Bevor du mit der Umstellung beginnst, solltest du dir einen Überblick über deinen bisherigen Freigabeprozess verschaffen:

• Wo gibt es Schwachstellen? Gibt es Verzögerungen oder häufige Fehler? Welche Schritte dauern besonders lange?
• Welche Anforderungen hast du an die Software? Möchtest du automatisierte Prüfungen, transparente Rechnungsworkflows oder eine einfache Integration mit deinem Buchhaltungssystem?
• Binde deine Kolleg*innen ein: Hole dir Feedback von allen, die in den Prozess involviert sind, wie z. B. aus der Buchhaltung, dem Einkauf oder der IT-Abteilung.

Wähle die richtige Software aus

Nachdem du deinen Bedarf analysiert hast, kannst du nach einer passenden Rechnungsfreigabe-Software suchen. Achte dabei auf folgende Punkte:

• Funktionalität: Kann die Software alle notwendigen Aufgaben übernehmen, wie z. B. die automatische Prüfung und Vorkontierung von Eingangsrechnungen?
• Benutzerfreundlichkeit: Ist die Software einfach zu bedienen und erfordert keine lange Einarbeitung?
• Flexibilität: Lässt sie sich an deine spezifischen Arbeitsabläufe anpassen?
• Support: Bietet der Anbieter Hilfe bei der Einrichtung und Schulungen für dein Team an?

Tipp: Teste die Software in einer kostenlosen Demo-Version, bevor du dich entscheidest.

Digitalisiere deine Prozesse

Parallel zur Auswahl der Software solltest du deinen Rechnungsprozess an die digitale Arbeitsweise anpassen:

• Reduziere papierbasierte Abläufe: Stelle sicher, dass Rechnungen bevorzugt digital eingehen, z. B. per E-Mail oder über ein Upload-Portal. (Lese-Tipp: Posteingang digitalisieren)
• Definiere neue Workflows: Überlege dir, wie Rechnungen künftig geprüft und freigegeben werden sollen, und lege klare Zuständigkeiten fest.
• Sorge für Transparenz: Dokumentiere die neuen Abläufe, damit alle im Team Bescheid wissen.

Binde dein Team ein und schule es

Die Umstellung auf digitale Rechnungsfreigabe funktioniert nur, wenn dein Team mitzieht:

• Kommuniziere die Vorteile: Erkläre, warum die Umstellung wichtig ist und wie sie den Arbeitsalltag erleichtert.
• Biete Schulungen an: Zeige deinem Team, wie die Software funktioniert, und ermögliche praktische Übungen.
• Hole Feedback ein: Frage deine Kolleg*innen nach ihrer Meinung und lass Verbesserungsvorschläge in den Prozess einfließen.

Starte mit einer Pilotphase

Führe die neue Software zunächst in einem kleinen Bereich oder für bestimmte Rechnungsarten ein:

• Teste die Workflows: Prüfe, ob alles wie geplant funktioniert und die Abläufe reibungslos laufen.
• Identifiziere Probleme: Nutze die Pilotphase, um mögliche Hürden oder technische Schwierigkeiten zu klären.
• Passe den Prozess an: Optimiere die Abläufe basierend auf den Erfahrungen aus der Testphase.

Rolle die Software aus

Nach einer erfolgreichen Pilotphase kannst du die Software schrittweise in deinem gesamten Unternehmen einführen:

• Beginne mit den wichtigsten Abteilungen: Zum Beispiel in der Buchhaltung oder im Einkauf, die direkt von der Umstellung profitieren.
• Integriere andere Systeme: Verbinde die Software mit deinem Buchhaltungsprogramm oder ERP-System, damit die Daten automatisch übertragen werden.

Überwache und optimiere den Prozess

Auch nach der Einführung ist es wichtig, den neuen digitalen Workflow regelmäßig zu überprüfen:

• Messe die Effizienz: Erhebe Kennzahlen wie die Bearbeitungszeit pro Rechnung oder die Fehlerrate, um Verbesserungen zu erkennen.
• Hole regelmäßig Feedback ein: Frage dein Team, ob die Software den Arbeitsalltag erleichtert oder ob es noch Optimierungsbedarf gibt.
• Halte die Software aktuell: Stelle sicher, dass regelmäßig Updates installiert werden, um neue Funktionen und Sicherheitsverbesserungen zu nutzen.

Noch mehr Tipps dazu findest du in unserem Artikel: Digitale Rechnungsverwaltung einführen und Stolperfallen umgehen.

Fazit: Mit digitalen Freigabeprozessen das Rechnungsmanagement optimieren

Mit einer gut geplanten Umstellung auf digitale Rechnungsfreigabe kannst du deinen Arbeitsalltag deutlich erleichtern.

Automatisierte Prozesse sparen dir Zeit, reduzieren Fehler und sorgen für mehr Transparenz.

Wenn du Schritt für Schritt vorgehst und dein Team einbindest, wird der Wechsel nicht nur reibungslos verlaufen, sondern deinem Unternehmen langfristig großen Nutzen bringen.

Nutzt du bereits eine Software für die digitale Rechnungsfreigabe? Schreib uns in die Kommentare!

Du möchtest mehr Inspiration im Bereich Digitalisierung für Selbstständige und Geschäftsführer? Dann schau gerne in die passende Kategorie auf Digital Affin!

Inhaltsverzeichnis

Die Evolution der Callcenter: Vom analogen Callcenter zur KI

Kundenservice hat sich in den letzten Jahrzehnten stark verändert.

Früher waren Callcenter reine Telefonzentralen, in denen Kunden stundenlang in Warteschleifen hingen.

Heute sind sie ein Mix aus Mensch und Maschine – und in Zukunft könnten viele Prozesse sogar komplett von Künstlicher Intelligenz (KI) übernommen werden.

Doch wie genau hat sich der Kundenservice entwickelt?

Ich zeige dir, wie klassische Callcenter entstanden sind, welche Technologien sie verändert haben und warum KI-gesteuerte Alternativen immer beliebter werden.

Die Anfänge: Klassische Callcenter mit menschlichen Agenten

Noch vor wenigen Jahrzehnten waren Callcenter vor allem eines: große Räume mit endlosen Reihen von Telefonarbeitsplätzen.

Mitarbeitende beantworteten Anrufe manuell, suchten Kundeninformationen in dicken Aktenordnern und arbeiteten oft unter starkem Zeitdruck.

Ein paar zentrale Merkmale klassischer Callcenter:

• Hoher Personalaufwand: Jede Anfrage musste von einem Menschen bearbeitet werden.
• Lange Wartezeiten: Je nach Anrufaufkommen konnten Kunden Minuten bis Stunden in der Warteschleife verbringen.
• Hohe Kosten: Ein Callcenter benötigte eine große Belegschaft, Schulungen und technische Infrastruktur.

Trotz dieser Herausforderungen blieben klassische Callcenter über Jahrzehnte der Standard – bis digitale Technologien den Kundenservice revolutionierten.

Die erste Welle der Automatisierung: IVR-Systeme und Chatbots

Mit dem technologischen Fortschritt wurden Callcenter zunehmend automatisiert. Besonders prägend war die Einführung von IVR-Systemen (Interactive Voice Response). Diese Spracherkennungstechnologien ermöglichten es, dass Kunden über Tasten- oder Sprachbefehle durch Menüs navigieren konnten – ohne direkt mit einem Mitarbeitenden zu sprechen.

Wie funktionierte IVR?

Kunden hörten eine automatische Ansage und konnten per Tastendruck bestimmte Optionen wählen. Zum Beispiel: „Drücken Sie 1 für den Kundenservice, 2 für Rechnungsfragen oder 3 für technische Unterstützung.“

Zwar reduzierte IVR den Bedarf an menschlichen Agenten, doch oft frustrierte es Kunden durch starre Menüführungen. Ein echtes Gespräch konnte es nicht ersetzen.

Parallel dazu etablierten sich erste Chatbots in Kundenservice-Chatfenstern. Diese frühen KI-Systeme konnten einfache Anfragen beantworten – wie Bestellstatus oder Öffnungszeiten – aber oft nur mit vordefinierten Antworten arbeiten.

Der Sprung ins digitale Zeitalter: KI-gestützte Callcenter

Heute stehen Callcenter an einem Wendepunkt. Künstliche Intelligenz verändert den Kundenservice radikal – von verbesserten Spracherkennungssystemen bis hin zu vollständig KI-gesteuerten Telefonassistenten.

Moderne KI-Technologien für Callcenter:

• Sprach-KI: Systeme wie Kollie.ai können natürliche Sprache verstehen, komplexe Anfragen verarbeiten und in Echtzeit antworten.
• Sentiment-Analyse: KI erkennt Emotionen in der Stimme von Anrufenden und passt die Kommunikation an.
• Predictive Analytics: KI sagt voraus, welche Probleme häufig auftreten, und optimiert die Bearbeitung.

Das Ergebnis? Kundenanfragen werden schneller, effizienter und kostengünstiger bearbeitet – oft ohne dass ein Mensch eingreifen muss.

Die Zukunft: Vollautomatische KI-Telefonservices?

Ich glaube: Während hybride Callcenter mit KI-Unterstützung bereits Realität sind, könnte die nächste Stufe ein vollständig KI-gesteuertes Callcenter sein. Hier übernehmen smarte Telefonassistenten alle Aufgaben – von der ersten Begrüßung bis zur vollständigen Lösung eines Problems. Was denkst du?

Diese Entwicklung bringt meiner Meinung nach zahlreiche Vorteile:

• Keine Wartezeiten – KI antwortet sofort, rund um die Uhr.
• Personalkosten sinken – Unternehmen benötigen weniger menschliche Agenten.
• Konsistente Servicequalität – KI macht keine Fehler durch Müdigkeit oder Stress.

Gleichzeitig gibt es aber auch Herausforderungen: Datenschutz, Akzeptanz durch Kunden und komplexe Anfragen, die nach wie vor Menschen erfordern.

Trotzdem ist klar: Die Evolution der Callcenter ist noch lange nicht abgeschlossen – KI wird den Kundenservice in den nächsten Jahren weiter revolutionieren.

Wie künstliche Intelligenz heute in Callcentern eingesetzt wird

Lange Warteschleifen, unzufriedene Kunden und überlastete Mitarbeitende – viele Callcenter kämpfen mit den gleichen Herausforderungen.

Doch Künstliche Intelligenz verändert den Kundenservice grundlegend. Immer mehr Unternehmen setzen auf KI, um Anfragen schneller zu bearbeiten, Kosten zu senken und die Kundenzufriedenheit zu steigern.

Doch wie genau wird KI bereits heute in Callcenter eingesetzt?

Sprachgesteuerte KI-Agenten: Telefonassistenten auf dem Vormarsch

Früher mussten Callcenter Mitarbeitende jede Anfrage persönlich entgegennehmen – selbst einfache Fragen wie „Wann haben Sie geöffnet?“ oder „Wie kann ich meine Rechnung einsehen?“.

Heute übernehmen KI-Agenten diese Aufgaben.

Wie funktioniert ein KI-Agent?

Ein KI-gestützter Telefonassistent kann mit Anrufenden in natürlicher Sprache kommunizieren, einfache Fragen beantworten und – falls nötig – an den richtigen menschlichen Mitarbeitenden weiterleiten.

Praxisbeispiel: Deutsche Telekom

Die Deutsche Telekom setzt eine KI namens „Frag Magenta“ ein, die sowohl per Telefon als auch über Chat interagieren kann.

Magenta beantwortet Fragen zu Rechnungen, Vertragsdetails oder Störungen – und das rund um die Uhr.

Das spart jährlich Tausende Arbeitsstunden und entlastet den Kundenservice erheblich.

Automatische Spracherkennung & Sentiment-Analyse: KI versteht Emotionen

Ein entscheidender Vorteil von KI im Kundenservice: Sie kann nicht nur Worte verstehen, sondern auch Emotionen analysieren.

Wie funktioniert das?

KI-gestützte Systeme analysieren Tonfall, Lautstärke und Sprechgeschwindigkeit von Anrufenden.

Dadurch können sie erkennen, ob jemand gestresst, verärgert oder zufrieden ist – und die Kommunikation entsprechend anpassen.

Praxisbeispiel: Amazon

Amazon nutzt KI-gestützte Spracherkennung, um Kundenprobleme schnell zu identifizieren.

Anhand der Sprache und Wortwahl erkennt das System, ob jemand frustriert ist – und leitet solche Anrufe sofort an einen menschlichen Service-Mitarbeitenden weiter.

Das verbessert die Kundenerfahrung und verkürzt Lösungszeiten.

Self-Service-Lösungen: KI reduziert Wartezeiten

Nicht jede Anfrage muss von einem Menschen bearbeitet werden – viele Probleme können Kunden auch selbst lösen. Self-Service-Portale mit KI-Technologie ermöglichen es, Fragen sofort und ohne Wartezeit zu klären.

Welche Lösungen gibt es?

• Interaktive Chatbots – beantworten Fragen zu Bestellungen, Lieferstatus oder Verträgen.
• Voicebots – übernehmen einfache Telefonanfragen, z. B. „Wann kommt mein Paket?“.
• KI-gestützte FAQ-Systeme – analysieren häufige Fragen und liefern sofort die passende Antwort.

Praxisbeispiel: Lufthansa

Lufthansa nutzt einen KI-Chatbot namens „Elisa“, der Reisenden in Echtzeit hilft – von der Flugbuchung bis zur Gepäckverfolgung.

Besonders in Stoßzeiten reduziert Elisa die Wartezeiten erheblich und entlastet das Service-Team.

Predictive Analytics: KI sagt Kundenbedürfnisse voraus

Ein großer Vorteil von KI im Callcenter: Sie kann nicht nur auf Anfragen reagieren, sondern auch vorausschauend handeln.

Predictive Analytics analysiert frühere Kundeninteraktionen und erkennt Muster – so können Unternehmen Probleme lösen, bevor sie entstehen.

Wie funktioniert das?

KI wertet Daten aus, um vorherzusagen, warum ein Kunde wahrscheinlich anrufen wird.

So kann der Kundenservice proaktiv handeln und Anrufe sogar vermeiden.

Praxisbeispiel: Vodafone

Vodafone setzt KI-gestützte Datenanalyse ein, um Netzprobleme zu erkennen, noch bevor Kunden sie bemerken.

Wenn eine Störung auftritt, erhalten betroffene Kunden automatisch eine SMS mit Infos zur Behebung – oft noch bevor sie selbst anrufen.

Wie KI den Callcenter-Alltag verändert

Callcenter sind längst nicht mehr das, was sie einmal waren.

Künstliche Intelligenz hat die Branche der Kundenkommunikation revolutioniert – von intelligenten Sprachassistenten bis hin zur vorausschauenden Fehlererkennung.

Die Vorteile für Unternehmen liegen auf der Hand:

• Kürzere Wartezeiten – KI antwortet sofort und filtert Anfragen effizient.
• Geringere Kosten – Automatisierte Systeme entlasten den Service.
• Bessere Kundenerfahrung – KI erkennt Emotionen und passt Antworten an.

Trotzdem bleibt eine Herausforderung: Nicht jede Anfrage kann durch KI gelöst werden.

Besonders bei komplexen oder emotionalen Themen braucht es weiterhin menschliche Service-Mitarbeitende.

Die Zukunft liegt also in einem Mix aus menschlichem Know-how und KI-Unterstützung – für einen besseren, effizienteren Kundenservice.

KI-Telefonservices als Alternative zu Callcenter

Nicht jedes Unternehmen benötigt ein großes Callcenter mit dutzenden Mitarbeitenden.

Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) suchen nach effizienteren Lösungen – und genau hier kommen KI-Telefonservices ins Spiel.

Sie bieten eine flexible, kostengünstige Alternative zu klassischen Callcentern, übernehmen Anrufe automatisch und sorgen dafür, dass Kunden schnell und professionell betreut werden.

Doch welche Lösungen gibt es konkret? Und für wen eignen sie sich besonders?

Was ist ein KI-Telefonservice?

Ein KI-Telefonservice ist eine digitale Lösung, die eingehende Anrufe automatisiert bearbeitet.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Callcentern, bei denen Mitarbeitende telefonische Anfragen beantworten, übernimmt hier eine KI-gestützte Sprachsoftware diese Aufgabe.

So funktioniert ein KI-Telefonservice:

• Ein Anruf kommt rein → Die KI nimmt das Gespräch entgegen.
• Der Anrufende stellt eine Frage → Die KI erkennt das Anliegen.
• Falls nötig, wird das Gespräch an den richtigen Mitarbeitenden weitergeleitet.

Die KI kann einfache Anfragen eigenständig beantworten – zum Beispiel zu Öffnungszeiten, Lieferstatus oder Terminvereinbarungen.

Komplexere Themen werden an eine menschliche Servicekraft weitergeleitet.

Vollautomatische KI-Telefonassistenten

KI-Telefonassistenten funktionieren ähnlich wie ein menschlicher Telefonassistent – nur dass die KI alle Anrufe übernimmt.

Sie kann Kunden begrüßen, Fragen beantworten und bei Bedarf Informationen weiterleiten.

Für wen geeignet?

• Kleine und mittelständische Unternehmen, die keinen eigenen Kundenservice haben.
• Dienstleister (z. B. Arztpraxen, Handwerksbetriebe), die viele telefonische Anfragen erhalten.
• E-Commerce-Unternehmen, die Bestell- oder Lieferstatus-Abfragen automatisieren möchten.

Hybridlösungen: Mensch + KI in Kombination

Viele Unternehmen setzen auf eine Mischform: KI übernimmt einfache Anfragen, während komplexe Anliegen von menschlichen Mitarbeitenden bearbeitet werden.

So funktioniert es:

• Die KI filtert Anrufe und erkennt häufige Anfragen.
• Standardfragen (z. B. „Wie kann ich mein Passwort zurücksetzen?“) beantwortet die KI selbst.
• Falls nötig, wird ein Callcenter-Agent hinzugezogen.

Praxisbeispiel: Otto Group

Der deutsche Handelsriese Otto nutzt eine hybride Lösung: Eine KI beantwortet über 80 % der Kundenanfragen automatisch.

Nur bei komplizierteren Problemen werden Mitarbeitende eingeschaltet – das spart Zeit und Kosten.

Für wen geeignet?

• Unternehmen mit hohem Anrufvolumen, die den Kundenservice entlasten möchten.
• Firmen, die eine persönliche Beratung bieten, aber Standardfragen automatisieren wollen.
• Unternehmen, die eine KI-Lösung testen möchten, bevor sie vollständig umsteigen.

KI-gestützte Chat- und Voicebots als Ergänzung

Nicht jede Anfrage muss per Telefon gelöst werden – oft reicht ein KI Chatbot oder Voicebot auf der Website oder in der App.

Wie funktionieren KI-gestützte Bots?

• Kunden tippen oder sprechen ihre Frage ein.
• Die KI analysiert das Anliegen und gibt eine Antwort.
• Falls nötig, kann das Gespräch an einen Menschen übergeben werden.

Praxisbeispiel: Zalando

Der Online-Modehändler Zalando nutzt Chatbots, um Fragen zu Retouren, Bestellungen und Zahlungsproblemen zu beantworten. Dadurch werden die Wartezeiten für Kunden minimiert.

Für wen geeignet?

• E-Commerce-Unternehmen mit vielen Kundenanfragen.
• Service-orientierte Branchen (z. B. Banken, Versicherungen).
• Unternehmen, die ihren Support digitalisieren wollen.

Innovative KI-Tools: Kollie.ai

Die Automatisierung im Kundenservice nimmt rasant zu – und Kollie.ai gehört zu den spannendsten KI-Telefonservices auf dem Markt.

Unternehmen jeder Größe können mit Kollie.ai ihre telefonischen Anfragen effizienter bearbeiten, ohne auf teure Callcenter oder lange Wartezeiten angewiesen zu sein.

Was ist Kollie.ai?

Kollie.ai ist ein KI-gestützter Telefonassistent, der Kundenanrufe automatisiert beantwortet.

Anstatt dass Mitarbeitende jeden Anruf entgegennehmen, übernimmt eine intelligente Sprach-KI diese Aufgabe.

Das Besondere: Kollie.ai versteht natürliche Sprache, analysiert Anliegen in Echtzeit und kann selbstständig Antworten geben oder Anrufe weiterleiten – ähnlich wie ein menschlicher Telefonassistent.

Das Ziel: Telefonanfragen effizienter abwickeln, Wartezeiten eliminieren und den Kundenservice rund um die Uhr sicherstellen.

Wie funktioniert Kollie.ai?

Ein Anruf kommt rein – was passiert dann?

Begrüßung & Spracherkennung:

Der Anruf wird von Kollie.ai entgegengenommen, die KI analysiert Sprache, Tonfall und Intention des Anrufenden.

Analyse der Anfrage:

Kollie.ai erkennt, worum es geht (z. B. „Ich möchte einen Termin vereinbaren“ oder „Wann ist meine Bestellung da?“).

Je nach Anliegen gibt die KI dann eine passende Antwort oder leitet das Gespräch weiter.

Automatische Lösung oder Weiterleitung:

• Einfache Fragen (z. B. Öffnungszeiten, Bestellstatus) werden direkt beantwortet.
• Komplexere Anliegen werden an den passenden Mitarbeitenden weitergeleitet.

Das Ergebnis? Schnellere Bearbeitung, weniger Wartezeit, höhere Kundenzufriedenheit.

Welche Funktionen bietet Kollie.ai?

• Automatische Anrufbearbeitung – Kollie.ai nimmt Anrufe entgegen und verarbeitet sie eigenständig.
• Natürliche Spracherkennung – Die KI versteht gesprochene Sprache und kann interaktiv reagieren.
• Intelligente Weiterleitung – Falls nötig, verbindet Kollie.ai Anrufende direkt mit der richtigen Abteilung.
• 24/7-Verfügbarkeit – Auch außerhalb der Geschäftszeiten kann Kollie.ai Anfragen entgegennehmen.
• Einfache Integration – Kollie.ai lässt sich in bestehende Telefon- und CRM-Systeme integrieren.
• Mehrsprachigkeit – Kundenservice in verschiedenen Sprachen ist problemlos möglich.

Fazit: KI Call Center - Die Revolution im Kundenservice

Callcenter stehen vor einer Zeitenwende.

Wo früher Dutzende Mitarbeitende in Großraumbüros telefonierten, übernehmen heute smarte KI-Telefonservices einen Großteil der Kundenkommunikation.

KI-gestützte Callcenter, intelligente Telefonassistenten und hybride Lösungen sorgen für mehr Effizienz, schnellere Antworten und geringere Kosten – und das rund um die Uhr.

Doch bedeutet das das Ende menschlicher Kundenbetreuung? Nein.

Während KI-Technologien repetitive Anfragen und einfache Servicefälle übernehmen, bleibt der menschliche Faktor wichtig – vor allem bei komplexen oder sensiblen Anliegen.

Die Zukunft des Kundenservice liegt deshalb in einer intelligenten Kombination aus Mensch und KI.

Ich glaube: Die Entwicklung ist noch lange nicht abgeschlossen. In den nächsten Jahren wird Künstliche Intelligenz noch präzisere, individuellere und menschenähnlichere Kundeninteraktionen ermöglichen.

Unternehmen, die sich frühzeitig darauf einstellen, sind für die Zukunft bestens gerüstet.

Diese intelligenten Sprachassistenten verbessern mit Conversational AI die telefonische Interaktion mit deinen Kunden.

Wie funktioniert ein Voicebot, welche Voicebot Anbieter gibt es und wie macht die Weiterentwicklung eines Chatbots deine Kunden zufriedener? 

All das zeige ich dir in diesem Artikel.

Was ist ein Voicebot?

Ein Voicebot ist eine Softwareanwendung, die auf Künstlicher Intelligenz (KI) basiert. Sie nutzt unter anderem Natural Language Understanding (NLU), um menschenähnliche Interaktionen über Sprache zu ermöglichen. Man spricht deshalb auch von Sprachassistenten oder Sprachbots.

Voicebots können in verschiedenen Geräten wie Smartphones und Lautsprechern oder in Online-Plattformen integriert sein. Bekannte Beispiele sind Alexa oder Siri. Sie erkennen gesprochene Worte und reagieren auf Befehle, Fragen oder Anweisungen der Benutzer.

Sprachassistenten sind in der Lage, natürliche und dialogbasierte Gespräche in Echtzeit zu führen. So können sie verschiedene Aufgaben erfüllen, zum Beispiel das

• Bereitstellen von Informationen
• Automatisieren von Aufgaben
• Vereinbaren von Terminen
• Unterstützen des Kundensupports

Unterschied zwischen Voicebots und Chatbots

Chatbots übernehmen ähnliche Aufgaben wie Voicebots. Der Unterschied: Während ein Voicebot zuhört, um Kundenanfragen zu verstehen, liest der Chatbot mit.

Ob getippt oder gesprochen: Das Ergebnis ist in der Regel ähnlich. Allerdings können deine Kunden mit einem Voicebot oft schneller ein Ergebnis erzielen. Denn je komplexer die Anfrage, desto länger sind Kunden mit Tippen beschäftigt.

Mehr zu Chatbots und wie du sie mit persönlichen Videos kombinierst, liest du in unserem Artikel zu Video-Chatbots.

Wenn die Künstliche Intelligenz anruft: So funktioniert ein Voicebot

Voicebots nutzen Spracherkennung und KI-Algorithmen, um die Eingabe des Anrufers zu analysieren und die Absicht hinter der Anfrage zu erkennen.

So funktioniert das Ganze:

• Der Voicebot nimmt die gesprochene Anfrage des Anrufers auf und digitalisiert sie.
• Mit NLU versucht der Bot, die Bedeutung der gesprochenen Worte und Sätze zu verstehen und die Absicht des Anrufers zu erkennen.
• Basierend auf den Ergebnissen der Analyse generiert der Voicebot eine für die Anfrage des Anrufers passende Antwort.

Der Voicebot lernt kontinuierlich und verbessert sich immer weiter. Er kann mit der Zeit Muster besser erkennen, Anfragen schneller analysieren und noch passendere und personalisierte Antworten bereitstellen.

Um einen Voicebot einzurichten, benötigst du eine Voicebot-Software. Es gibt dafür verschiedene Voicebot-Anbieter wie CallOne.

Mit CallOne erstellst du ganz einfach deinen eigenen Voicebot und passt ihn schnell und intuitiv an die individuellen Bedürfnisse deiner Kunden an. Die Software bietet Features wie Spracherkennung, eine intelligente Verarbeitung natürlicher Sprache, die Integration von KI-Algorithmen und vieles mehr.

Komplexe Prozesse mit IVR – gehören bald der Vergangenheit an

Du kennst es sicher aus dem Privatleben: Du hängst in einer endlosen Warteschleife und musst immer wieder die gleichen Computeransagen und die gleichen 30-Sekunden-Musikschnipsel über dich ergehen lassen. Vor allem Datenabfragen über das Nummernfeld sind kompliziert und zeitraubend.

Auch auf Unternehmensseite waren automatische Telefonanfragen in der Vergangenheit eher mit Frust als mit Freude verbunden. Um Computer-Ansagen und automatisierte Datenabfragen per Telefon einzurichten, kamen bisher komplexe IVR-Systeme (Interactive Voice Response) zum Einsatz.

Anrufer können sich damit durch verschiedene Menüoptionen bis zur gewünschten Information navigieren.

Allerdings ist die Programmierung von IVR-Systemen aufwendig. Außerdem müssen die richtigen Fragen gestellt und die Antworten deutlich formuliert werden, damit die Daten sauber verarbeitet werden können.

Meist endet der Prozess damit, dass der Kunde mit einem echten Menschen sprechen muss, damit die Anfrage korrekt bearbeitet werden kann.

Der Prozess ohne Voicebot kostet dein Unternehmen Zeit und Ressourcen. Mit einem Voicebot wird die telefonische Interaktion mit Kunden dagegen einfacher und effizienter.

Wie kann ein Voicebot deinen Kundenservice automatisieren und verbessern?

Der Einsatz eines Voicebots im Kundenservice oder im Callcenter nimmt deinem Support-Team viel Arbeit ab. Deine Kunden erhalten viel schneller eine Antwort auf ihre Fragen und müssen dafür nicht den Weg durch lange Warteschleifen und ein komplexes Menü gehen.

Routinemäßige Anfragen können durch Voicebots automatisiert werden, damit dein Team mehr Zeit für die komplexen Fälle hat.

Eine weitere Verbesserung ist mehr Konsistenz: Voicebots liefern konsistente Antworten und Informationen, da sie auf vordefinierte Daten und Skripte zurückgreifen und immer gleich motiviert und konzentriert bei der Arbeit sind. Darüber hinaus sinkt die Zahl menschlicher Fehler.

Und noch etwas bieten Voicebots deinem Kundenservice: wertvolle Einblicke in Kundenbedürfnisse, Trends und Verbesserungspotenziale in Form von aufbereiteten Daten.

Was sind die Vorteile des Voicebots für deinen Vertrieb?

Dank Spracherkennung und KI sind die Bots in der Lage, das Anliegen der Anrufer besser zu verstehen und in Echtzeit mit den richtigen Antworten zu reagieren. Telefonate wirken dadurch viel natürlicher und intuitiver.

Darüber hinaus erfordert die Einrichtung und Aktualisierung eines Voicebots weniger technisches Know-how als ein IVR.

Der Einsatz eines Voicebots ermöglicht insgesamt eine schnellere und effizientere Interaktion, die deinen Kunden schneller die passenden Antworten liefert. Dadurch wird dein Support-Team entlastet und die Qualität deines Kundenservices verbessert sich – und das, obwohl du gleichzeitig Zeit und Geld sparst.

Die wichtigsten Vorteile von Voicebots sind:

• Automatisierung: Mit Voicebots lässt sich die Bearbeitung verschiedener Kundenanfragen automatisieren.
• 24/7-Verfügbarkeit: Während dein Kundenservice schläft oder sich im Urlaub erholt, arbeiten Voicebots unermüdlich weiter. Deine Kunden können zu jeder Tages- und Nachtzeit Anfragen stellen und erhalten sofort Unterstützung.
• Echtzeitinteraktion: Ein Voicebot analysiert die Anfragen deiner Kunden in Echtzeit und liefert präzise Antworten. Durch den NLU-Ansatz verstehen sie die Absicht des Kunden und können ihnen maßgeschneiderte Lösungen bieten.
• Skalierbarkeit: Mithilfe von Voicebots lassen sich mehrere Anrufe gleichzeitig bearbeiten, ohne dass es zu personellen Engpässen kommt. So kannst du auch dann einen exzellenten Kundenservice gewährleisten, wenn dein Unternehmen wächst.
• Personalisierung: Voicebots können Kundeninformationen speichern und die Interaktion personalisieren. Dadurch fühlen sich deine Kunden besser betreut und erhalten individuelle Lösungen für ihre Anliegen.
• Kostenersparnis: Durch die Automatisierung von Kundenanfragen müssen deine Mitarbeiter weniger telefonieren und können sich ihren Kernaufgaben widmen. Das spart Kosten.

Du brauchst nicht nur im Callcenter Unterstützung, sondern auch bei der Texterstellung? Lies in unserem Blog, wie KI dir dabei hilft.

Gibt es auch Nachteile bei Conversational AI?

Auch wenn Voicebots viele Vorteile bieten, sind sie genauso wie ihre menschlichen Kollegen nicht perfekt. So passiert es auch KI-Gesprächspartnern, dass sie etwas falsch verstehen oder bei komplexen Fragen nicht weiterwissen. Außerdem kann es sein, dass Anrufer die Interaktion mit Voicebots als unpersönlich empfinden.

Doch KI-Systeme entwickeln sich ständig weiter und sind lernfreudig. Mit der Zeit verbessert sich die Kommunikation. Außerdem sind immer mehr Menschen es gewohnt, mit Sprachassistenten zu sprechen und werden sicher auch KI-gestützte Telefonate bald als immer normaler empfinden.

So kommuniziert ein Voicebot

Angenommen, du möchtest die Anfragen deiner Kunden zu den Rechnungen deines Unternehmens automatisieren. Ein Voicebot könnte in diesem Szenario wie folgt mit einem Anrufer interagieren:

Voicebot: Hallo! Willkommen bei E-Commerce-Champions. Wie kann ich Ihnen helfen?

Kunde: Ich habe eine Frage zu meiner letzten Rechnung.

Voicebot: Natürlich. Bitte nennen Sie mir Ihre Kundennummer, und ich helfe Ihnen gern weiter.

Kunde: Meine Kundennummer ist 123456789.

Voicebot: Vielen Dank. Ich habe Ihre letzte Rechnung gefunden. Sie beträgt 50 Euro und ist am 15. Juni fällig. Gibt es noch weitere Fragen?

Kunde: Nein, das war alles. Danke!

Voicebot: Gern geschehen! Falls Sie weitere Fragen haben, stehe ich Ihnen jederzeit zur Verfügung. Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag, bis bald!

Anwendungsszenarien für die Technologie des Voicebots im Kundenservice

Voicebots lassen sich in verschiedenen Bereichen des Kundenservice einsetzen. Das sind typische Aufgaben, die ein Voicebot deinem Team abnimmt:

• Self-Service-Funktionen
• Terminvereinbarungen
• Abfragen zum Bestellstatus
• Informationen zu bestimmten Produkten
• Beschwerden
• FAQs

Für KI-basierte Hotlines: Die wichtigsten Voicebot Anbieter im Überblick

Wenn du jetzt einen Voicebot in deinem Kundenservice einsetzen möchtest, stehen dir eine Reihe von Möglichkeiten zur Verfügung. Einige der wichtigsten Voicebot Anbieter und spannende Features der verschiedenen Tools habe ich im Folgenden für dich zusammengefasst.

FlowLyne

FlowLyne bietet leistungsstarke Voice Bots, die eingehende Anrufe in Echtzeit verstehen und beantworten – ganz ohne menschliches Zutun. Mit natürlicher Sprachverarbeitung sorgt FlowLyne für flüssige, dialogbasierte Telefonate und entlastet so Service-Teams spürbar. Der Assistenten kann mittels eines Baukastens ganz unkompliziert und ohne technisches Wissen personalisiert werden.

Besonderheiten:

• Echtzeit-Spracherkennung
• Natürliche Gesprächsführung
• Einfach personalisierbar über intuitiven Baukasten
• 24/7 Verfügbarkeit
• Dialektverständnis & Kontextbezug
• Integration in CRM, Kalender & mehr
• Deutscher Anbieter, DSGVO-konform & sicher

Preis: FlowLyne rechnen nach Minutenpreisen ab – je nach Gesprächsvolumen und benötigten Funktionen startet der Preis bei 0,50 € pro Minute.

VITAS

Der deutsche Anbieter VITAS bietet einen virtuellen Telefonassistent, der mittels KI auf die Anfragen deiner Kunden oder Interessenten antwortet. Es lassen sich unterschiedliche Stimmen wählen, die schon sehr menschlich klingen und zahlreiche Anwendungsfälle abdecken. 

So kann der digitale Telefonassistent bspw. Termine vereinbaren oder Tickets erstellen. 

Funktionen im Fokus: 

• Schnelle Einrichtung möglich
• Vollautomatisierte Terminvereinbarung am Telefon
  
• Geeignet für Branchen wie Gesundheitsindustrie, Kommunen, Gastronomie, und weitere
• Anwendungsfälle: Reservierungen, Termine, Rezeptbestellungen, Arbeitszeiterfassung, Krankmeldungen, etc.
• Chatbot & Messenger
• 30 Tage lang kostenlos
  
• ab 35 € pro Monat

BOTfriends Phonebot

Der Anbieter BOTfriends bietet sowohl Voicebots als auch Chatbots auf seiner Plattform an. Diese sind individuell auf dich und deine Bedürfnisse zugeschnitten, um authentische Gesprächen zu automatisieren. Dazu stehen generative AI und weitere State of the Art Technologien zur Verfügung. 

Überblick: 

• intuitiver Drag-and-Drop Bot-Builder
• Eigene Stimmen möglich
  
• Generative AI Technologie
• Systemintegrationen & Automatisierungen
  
• Phone- & Chatbot auf einer Plattform
  

Preis: kostenfreie Demo, auf Anfrage

DUSOFFICE - KI-Telefonservice.de

Es geht um Spitzentechnologie. Es ist die Rede vom Telefonservice 6.0. DUSOFFICE analysiert mit ihrer KI die Spracheingabe des Anrufers und reagiert personalisiert mit Antworten. Das macht den Kundenservice fast menschlich. 

Wichtige Fakten zu KI-Telefonservice.de von DUSOFFICE: 

• 24/7 erreichbar für Anrufer
• Einsatzzwecke von Kundenservice bis Lead-Gen sind möglich
• Einsatzorte wie Autohäuser, Immobilienmakler oder Praxen sind machbar
• Personalisierte Antworten durch Sprachverarbeitungstechnologie
• Preis wird auf Anfrage im Beratungsgespräch kommuniziert

CallOne

Die Voicebot-Software von CallOne basiert auf leistungsstarker Spracherkennung und der ChatGPT-KI. Die No-Code-Lösung ermöglicht eine nahtlose Integration in bestehende CRM- und Kundenservice-Systeme, für die keine Programmierkenntnisse notwendig sind. Deshalb ist die Lösung nicht nur einfach zu implementieren, sondern lässt sich problemlos weiter skalieren.

Wichtige Fakten zum Voicebot Anbieter:

• Unterstützung der Kunden bei der Verwaltung ihres Kundenkontos
• Integration in bestehende Kundenservice-Systeme
• Analyse von Kundeninteraktionen und Stimmungen
• Personalisierung auf Basis von Kundenpräferenzen
• für verschiedene Branchen von Gesundheit über Versicherungen bis hin zu IT-Services
• Preiskonfigurator und 14-tägige Testversion
• DSGVO-konform

Parloa

Der Voicebot-Anbieter Parloa wirbt damit, dass sein Voicebot menschlicher klingt als jeder andere. Der Bot basiert ebenfalls auf intelligenten Spracherkennungs- und NLU-Funktionen. Die Plattform bietet flexible Anpassungsmöglichkeiten per Drag and Drop und fügt sich per API nahtlos in deine Softwarelandschaft ein.

Wichtige Fakten zum Voicebot Anbieter:

• automatisches Rückrufmanagement
• flexible Anpassungsmöglichkeiten
• Echtzeit-Überwachung und Optimierung der Voicebot-Performance
• kostenlose Demo verfügbar
• DSGVO-konform

Vonage Business

Mit der Voice API von Vonage Business entwickelst du im Handumdrehen maßgeschneiderte Voicebots. Programmierbare Sprachbausteine bieten dir dabei umfangreiche Möglichkeiten. Außerdem stehen dir umfassende Analyse- und Berichtsfunktionen zur kontinuierlichen Verbesserung deines Kundenservices zur Verfügung.

Wichtige Fakten zum Voicebot Anbieter:

• große Auswahl an Voice-APIs und -Tools
• Telefonate in der eigenen App anbieten
• einfache Kombination mit IVR-Skripts
• Identität des Kunden verbergen für besseren Datenschutz
• Echtzeit-Sentimentanalyse
• kostenlose Demo verfügbar

SignalWire

Bei SignalWire steht dir eine programmierbare SIP-Infrastruktur zur Verfügung, die dich bei der Entwicklung von Voicebots unterstützt. Die Lösungen des Anbieters ermöglichen Echtzeitkommunikation über Sprache, Video oder per Messenger und haben praktische Analyse- und Diagnosetools zur Überwachung und Optimierung der Anrufqualität an Bord.

Wichtige Fakten zum Voicebot Anbieter:

• umfangreiche APIs für eine nahtlose Integration
• globale Verfügbarkeit und zuverlässige Leistung
• Integration in die eigene Telefonanlage
• hohe Sprachqualität
• Speech-to-text-Funktion

Inteliwise

Der Voicebot Anbieter Inteliwise bietet modulare Funktionen zum Einrichten eines AI-Telefonassistenten und bietet ein übersichtliches Dashboard für Anpassungen und Integrationen. Selbstverständlich stehen dir auch bei dieser Lösung umfangreiche Features zur Verfügung, um alles aus dem Voicebot herauszuholen.

Wichtige Fakten zum Voicebot Anbieter:

• hochentwickelte Spracherkennungstechnologie
• Unterstützung bei der Leadgenerierung
• konfigurierbare Dialogflüsse für individuelle Kundeninteraktionen
• Soft-Inkasso
• programmierbarer Flow-Dialog
• 14 Tage kostenlos testen

Fazit: Mit Voicebot den Kundenservice verbessern

Die Integration von Voicebots in deinen Kundenservice bietet zahlreiche Vorteile, darunter

• effiziente Automatisierung,
• 24/7-Verfügbarkeit und
• signifikante Kosteneinsparungen.

Mit fortschrittlicher Spracherkennung und KI-Technologie können Voicebots komplexe Anrufe analysieren und Kundenanfragen auf natürliche Weise beantworten. Damit sind sie eine spannende Alternative zu einem virtuellen Sekretariat.

Welcher Voicebot Anbieter am besten für deine Zwecke geeignet ist, hängt von deinen Anforderungen und Zielen ab. Am besten probierst du einige Anbieter aus dieser Übersicht selbst aus und findest heraus, was gut für dein Unternehmen funktioniert.

Ein Assistent für die Bearbeitung von telefonischen Kundenanfragen ist nicht nur fortschrittlich, sondern nimmt dir jede Menge Arbeit ab. Das bedeutet, dass du damit auch signifikant Kosten sparst.

Gleichzeitig steigt die Zufriedenheit deiner Kunden durch eine bessere Customer Experience. Wenn sie wissen, dass sie bei dir nicht in der Warteschleifenhölle landen, rufen sie gern bei deinem Voicebot an.

Hast du schon Erfahrungen mit Voicebots gemacht? Welchen Voicebot Anbieter sollten wir noch in unserer Übersicht ergänzen? Schreib mir in die Kommentare – ich bin gespannt auf deine Erfahrungen!

Wenn du wissen willst, wie du als Geschäftsführer neben dem Kundenservice weitere Bereiche deines Unternehmens digitalisierst, dann schau dir auch die anderen Blogartikel dazu bei Digital Affin an!

Was genau ist ein Phonebot und wie funktioniert er?

Was wir von den kleinen Chatbot-Fenstern auf Websites längst kennen, erhält jetzt auch Einzug in die Telefonie: Der Phonebot ist die Weiterentwicklung des textbasierten Assistenten.

Er kann nicht mehr nur Geschriebenes allein, sondern auch Text-to-Speech und Speech-to-Text verarbeiten - und so auch in sprachgesteuerten Systemen eingesetzt werden.

Wie sieht das aus?

Der Kunde ruft im Callcenter an und anstelle eines echten Mitarbeiters nimmt der Voicebot das Gespräch entgegen. Nachdem der Bot seinen Begrüßungstext angesagt hat, gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Der Bot arbeitet mit Spracheingabe, der Kunde kann sein Anliegen also ganz normal aussprechen.
2. Der Bot arbeitet mit einem IVR-System (Interactive Voice Response) und gibt dem Nutzer verschiedene Auswahlmöglichkeiten vor. Auch hier kann die Antwort vom Kunden einfach gesprochen werden.

In beiden Fällen wandelt der Telefonbot die Antwort des Kunden anschließend in Text um. Um die Absicht des Anrufers zu verstehen, arbeitet der Bot mit sogenannten Erkennungsregeln. Sie enthalten entsprechende Schlüsselwörter zu bestimmten Themen, die dem Bot dabei helfen, die Anfrage einzuordnen.

Anhand der hinterlegten Datenbank findet der Telefonbot dann in Millisekunden die passende Antwort. Wie detailreich die Gespräche mit einem Phonebot sein können, hängt davon ab, wie umfangreich das Tool vorab trainiert wurde.

Die Vorteile von Phonebots für dein Unternehmen

1. Kundenbindung und -zufriedenheit: Durch schnelle Lösungen und rund um die Uhr verfügbare Unterstützung stärken Phonebots die Kundenbindung und erhöhen die Kundenzufriedenheit.
2. Serviceautomatisierung und Kundenservice-Erweiterung: Voicebots liefern nicht nur einen weiteren Kommunikationskanal, sondern ermöglichen auch die weitgehende Automatisierung. Eine Win-Win-Situation für beide Parteien.
3. Multi-Channel-Strategie: Durch Sprachassistenten können Firmen ihren Kunden die Wahl des Kontaktkanals überlassen. So kann der Kundenservice besser auf die Präferenzen der Anrufer eingehen - und die Kundenzufriedenheit steigern.
4. Altersgruppenansprache: Vor allem ältere Menschen bevorzugen das Telefon, wenn es um Fragen oder Probleme geht. Mit Voicebots holen sie auch diesen Kundenstamm ab - und müssen gleichzeitig keine Kompromisse in Sachen Effizienz und Kosten eingehen.
5. Reduktion des Cost2Serve: Conversational AI trägt dazu bei, die Kosten im Customer Service zu senken, indem wiederkehrende Anliegen automatisiert werden. Mitarbeiter können sich wieder auf komplexere Aufgaben konzentrieren.
6. Personalentlastung und Effizienzsteigerung: Conversational AI erhöht nicht nur die Zufriedenheit deiner Anrufer, sondern entlastet auch deine Mitarbeiter. Vor allem sich stetig wiederholende Anfragen werden so bereits vom Bot geklärt und sparen wertvolle Zeit.
7. Qualitätsmanagement-Unterstützung: Sprachassistenten im Customer Service sammeln Daten, führen Analysen durch und liefern dem Qualitätsmanagement so wertvolle Einblicke, um Produkte und Dienstleistungen zu verbessern.

Einsatzmöglichkeiten von Phonebots im Kundenservice

Guter Customer Service ist heutzutage für jede Firma unverzichtbar - ganz egal, in welcher Branche du aktiv bist. Deshalb ist auch ein Sprachassistent grundsätzlich für jede Branche geeignet.

Weil die Datenbasis eines Voicebots sich mit der eines Chatbot deckt, können sie überall dort eingesetzt werden, wo auch Chatbots erfolgreich sind.

In folgenden Fällen ist ein Phonebot besonders interessant:

• Wenn deine Kunden lieber telefonieren als schreiben.
• Wenn die Anfragen der Anrufer nicht über ein IVR-System allein abgedeckt werden können.
• Wenn viele wiederkehrende Fragen anfallen, die Mitarbeiter unnötig aufhalten.

Weiß der Phonebot irgendwann nicht mehr weiter, wird das Gespräch an einen Mitarbeiter deiner Firma weitergeleitet. Eine weitere Möglichkeit: Den Telefonbot nur für die Zuordnung zum passenden Mitarbeiter nutzen - indem er das Kundenanliegen selbstständig und automatisch kategorisiert.

Tipps zur effektiven Nutzung von Phonebots in deinem Unternehmen

1. Verstehe Kundenbedürfnisse: Bevor du Sprachassistenten implementierst, ist es wichtig, die Bedürfnisse deiner Anrufer zu verstehen. Identifiziere häufig gestellte Fragen und Probleme, die durch Automatisierung gelöst werden können.
2. Entwirf eine intuitive Benutzererfahrung: Gestalte die Interaktion mit dem Sprachassistenten so einfach und intuitiv wie möglich. Vermeide komplexe Menüstrukturen und verwirrende Ansagen.
3. Personalisiere die Interaktion: Nutze die Daten, die du über deine Anrufer hast, um personalisierte Interaktionen zu ermöglichen. Ein gutes Beispiel: Kunden mit Namen ansprechen lassen - oder bereits getätigte Käufe in Datenbanken einpflegen.
4. Biete mehrsprachige Unterstützung an: Wenn dein Kundenstamm international ist, stelle sicher, dass dein Tool mehrsprachige Unterstützung bietet. Das verbessert die Benutzererfahrung und hilft dir eine breitere Zielgruppe anzusprechen.
5. KI und maschinelles Lernen: Integriere künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, um die Fähigkeiten deines Tools kontinuierlich zu verbessern. Je mehr Daten der Sprachassistent verarbeitet, desto präziser werden seine Antworten und Empfehlungen.
6. Biete einen nahtlosen Übergang zu Live-Agenten: Obwohl Phonebots viele Aufgaben automatisieren können, gibt es Situationen, in denen menschliche Unterstützung unersetzbar ist. Stelle sicher, dass Benutzer jederzeit die Möglichkeit haben, zu einem Live-Agenten zu wechseln, wenn sie komplexe Probleme haben oder persönliche Hilfe benötigen.
7. Analysiere die Leistung und optimiere kontinuierlich: Überwache die Leistung deines Voicebots anhand von Metriken wie Anrufvolumen, Abbruchraten und Kundenzufriedenheit. Nutze diese Erkenntnisse, um das Tool kontinuierlich zu optimieren und anzupassen.
8. Schule deine Mitarbeiter: Stelle sicher, dass deine Mitarbeiter über die Funktionsweise des neuen Phonebots informiert sind und Nutzern bei Bedarf im Dialog weiterhelfen können.
9. Bleib datenschutzkonform: Achte darauf, dass dein Phonebot den geltenden Datenschutzbestimmungen entspricht, insbesondere wenn persönliche Daten deiner Kunden erfasst und verarbeitet werden.
10. Sammle Feedback: Fordere regelmäßig Feedback von deinen Anrufern zur Nutzung des Phonebots an. Das ermöglicht es dir, Schwachstellen zu identifizieren und den Service entsprechend zu verbessern.

Quick-Tipp: Für kleinere Unternehmen lohnt sich oftmals eine Cloud-Telefonanlage.

Plattformen für digitale Phonebots im Vergleich

Wir haben uns den Markt einmal angesehen und hier die aus unserer Sicht besten Angebote zusammengetragen. 

FlowLyne

FlowLyne ist ein spezialisierter Anbieter für Phonebots, der eingehende Anrufe automatisiert und in natürlicher Sprache bearbeitet. Du profitierst von einer sofort einsatzbereiten Lösung, die menschliche Dialoge simuliert und Prozesse am Telefon effizient automatisiert.

Besonderheiten:

• Telefonbot mit natürlicher Sprache
• Unkomplizierte Konfiguration des Telefonbots via Baukasten
• 24/7 Anrufannahme
• Verständnis von Dialekten & Umgangssprache
• Anbindung an bestehende Systeme (z. B. CRM, Kalender)
• Anpassbar an individuelle Gesprächsverläufe
• Deutscher Anbieter, DSGVO-konform & sicher

Preis: Die Kosten richten sich nach Nutzungsumfang und gewünschtem Funktionspaket. Der Minutenpreis beginnt bei 0,50 € und kann je Volumen geringer sein.

VITAS

VITAS ist ein digitaler Telefonassistent, mit dem du deine Anrufe automatisieren kannst. Die Plattform kannst du komplett individuell konfigurieren - ohne Hardware oder andere technische Voraussetzungen.

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:

• Personalisierung des Telefonassistenten
• vollautomatisierte Terminvereinbarung oder Ticketerstellung
• Integrationen
• intuitive Nutzeroberfläche
• Chatbot
• Messenger

Preis: kostenlose Demo, ab 35 Euro monatlich

BOTfriends Phonebot

Bei BOTfriends bekommst du sowohl Phonebots als auch Chatbots auf einer Plattform. Mit authentische Gesprächen automatisierst du deine Kommunikation im Kundenservice. 

Überblick: 

• intuitiver Drag-and-Drop Bot-Builder
• Generative AI Technologie
• Eigene Stimmen möglich

Preis: kostenfreie Demo, auf Anfrage

DUSOFFICE KI-Telefonservice

Durch fortschrittliche Algorithmen erkennt die Sprach-KI von DUSOFFICE die Anfrage des Anrufers und führt durch die Datenerhebung. Abschließend kann ein Anrufer an die richtige Stelle auch weitergeleitet werden. 

Überblick: 

• Personalisierte Erfahrung durch maßgeschneiderte Antworten
• Kostenersparnis durch effiziente Prozesse
• KI-Telefonservice bietet rund um die Uhr Verfügbarkeit
  

Preis: Preise werden auf Anfrage kommuniziert.

parloa

Anbieter parloa will mit AI den Customer Service revolutionieren. Dafür vereint die Plattform das Beste aus Mensch und Technologie. Unternehmen können so alle Bereiche rund um Telefonate und Chats abdecken.

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:

• innovative AI Technologie
• Integrationen
• Contact Center Automation
• intuitive Nutzeroberfläche

Preis: kostenlose Demo, Preis auf Anfrage

CallOne

Anbieter CallOne hat den ersten ChatGPT-basierten VoiceBot im Gepäck - der in nur 30 Minuten startbereit sein soll. Neben einem Basisabo können Nutzer auch eine Reihe von Extras dazu buchen - für ein Ergebnis, das genau zu deinem Unternehmen passt.

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:

• einfaches Anlernen
• vorgefertigte Templates
• KI-Auswertungen
• flexible Nutzeroberflläche

Preis: ab 89 Euro monatlich

Fazit: Nutze die Macht der Phonebots für eine effiziente und kundenorientierte Kommunikation!

Mit Telefonbots kannst du deinen Customer Service nicht nur besser, sondern auch effizienter machen.

Du holst auch die Menschen ab, die lieber zum Telefon greifen, anstatt zur Tastatur - und entlastest gleichzeitig deine Mitarbeiter.

So bleiben genug Kapazitäten für die offenen Fragen, die telefonisch nicht vom Voicebot geklärt werden können.

Die Wartezeit für deine Anrufer verkürzt sich außerdem stark - dem digitalen Assistenten sei Dank.

Nutzt du schon einen Phonebot? Dann schreibe uns gerne deine Erfahrung in die Kommentare.

Du möchtest mehr Inspiration im Bereich Digitalisierung für Selbstständige und Geschäftsführer? Dann schau gleich in die passende Kategorie auf Digital Affin!

Eine wertvolle Entlastung: KI Telefonassistenten, die Anrufe übernehmen, zuordnen und im Zweifelsfall an Mitarbeiter weitergeben.

Das Ziel: Kundenservice automatisieren und Teammitglieder entlasten.

Was ist ein Telefonassistent mit künstlicher Intelligenz?

Ein KI-Telefonassistent, auch bekannt als virtueller Assistent oder Sprachassistent, ist ein Softwaretool, das auf künstlicher Intelligenz basiert und Interaktionen zwischen Benutzern und Computern über Sprache ermöglicht. Er ist in der Lage, natürliche Sprache zu verstehen und darauf zu reagieren.

Im Wesentlichen fungiert ein KI-Telefonassistent als persönlicher Assistent, der über das Telefon oder das Contact Center erreichbar ist.

Der entscheidende Vorteil: Im Gegensatz zu digitalen Assistenten, die meist nur mit vorprogrammierten Antworten arbeiten, kann der KI-Assistent auch komplexe Anfragen selbstständig beantworten.

Im Grunde ist ein KI Telefonassistent also ein smarter Anrufbeantworter für deine Telefonanlage oder deine Call Center Software.

Er wird vor allem für Aufgaben im Kundenservice eingesetzt:

• Informationsaustausch
• Terminplanung (Beispielsweise in der Arztpraxis)
• Navigation und Wegbeschreibung
• Planen von Rückrufen

Wie funktioniert der virtuelle Assistent in der Praxis?

In der Praxis funktioniert ein KI-Telefonassistent vor allem durch eine Kombination aus Spracherkennung, natürlicher Sprachverarbeitung und maschinellem Lernen.

1. Spracherkennung: Wenn ein Benutzer den KI-Telefonassistenten anruft und sein Anliegen ausspricht, nimmt das System die Audiosignale auf und wandelt sie in Text um. Dieser Prozess wird als Spracherkennung bezeichnet und verwendet fortgeschrittene Spracherkennungsalgorithmen.
2. Natürliche Sprachverarbeitung (Natural Language Processing, NLP): Nachdem der Text erfasst wurde, wendet das System verschiedene Sprachverarbeitungstechniken an, um den Sinn hinter den gesprochenen Worten zu verstehen. Das NLP-System analysiert den Text, um die Absicht des Benutzers zu erkennen und die entsprechenden Aktionen zu bestimmen.
3. Wissensdatenbanken und Algorithmen: Der KI-Telefonassistent greift auf verschiedene Wissensdatenbanken und Algorithmen zu, um die Anfragen des Anrufers zu beantworten. Welche Datenbanken dem Tool zur Verfügung stehen, hängt von der jeweiligen Branche und dem Unternehmen ab.
4. Interaktion und Antwort: Basierend auf den Ergebnissen der natürlichen Sprachverarbeitung und der Analyse gibt der KI-Telefonassistent eine Antwort aus, entweder in gesprochener Form oder durch die Ausführung einer Aktion.
5. Lernprozess: KI-Telefonassistenten sind in der Lage, aus ihren Interaktionen mit Benutzern zu lernen. Durch maschinelles Lernen verbessern sie kontinuierlich ihre Fähigkeit, Sprache zu verstehen und genauere Antworten bereitzustellen. Dieser Lernprozess kann durch Feedback von Anrufern, Überprüfen von Transkriptionen und kontinuierliche Aktualisierungen der Algorithmen unterstützt werden.

Welche Vorteile hat der KI-Assistent für deinen Kundenservice?

1. Kundenservice rund um die Uhr: Ein KI-Telefonassistent ist durchgehend verfügbar. Kunden erhalten so jederzeit Unterstützung, unabhängig von Geschäftszeiten oder Standorten. Unternehmen können dadurch einen verbesserten Kundenservice anbieten und Kundenbedürfnisse auch außerhalb der üblichen Arbeitszeiten erfüllen.
2. Schnelle Reaktionszeit: Der Assistent bearbeitet Anfragen sofort und liefert Kunden schnell die relevanten Informationen. Das reduziert Wartezeiten und verbessert die Gesamterfahrung.
3. Skalierbarkeit: Dank ihrer Skalierbarkeit können KI-Telefonassistenten eine große Anzahl von Kunden gleichzeitig bedienen, ohne zusätzliche personelle Ressourcen zu benötigen. Dadurch können Unternehmen mit einem hohen Anrufvolumen umgehen, ohne die Qualität des Kundenservice zu beeinträchtigen.
4. Konsistente Servicequalität: KI-Telefonassistenten gewährleisten eine konsistente Servicequalität, weil sie nach festgelegten Standards arbeiten. Menschliche Fehler bleiben aus.
5. Mitarbeiterentlastung: KI-Telefonassistenten können vor allem einfache und repetitive Aufgaben übernehmen. Ein gutes Beispiel sind stetig wiederkehrende Kundenanfragen. So können deine Mitarbeiter sich auf komplexere Anfragen konzentrieren, die eine persönliche Interaktion erfordern.
6. Effizienz steigern: Indem sie häufig gestellte Fragen automatisch beantworten und standardisierte Prozesse durchführen, verbessern KI-Telefonassistenten die Effizienz im Kundenservice und verringern die Gesamtarbeitsbelastung.
7. Kosteneffizienz: Dadurch, dass weniger komplexe Anfragen vom Telefonassistent bearbeitet werden, fallen Kosten für zusätzliches Personal weg. Das steigert die Kosteneffizienz.

So kannst den Telefon-Assistent optimal und effizient einsetzen

1. Grundlegende Analyse durchführen: Nimm dir Zeit, um deine Geschäftsprozesse und Kundeninteraktionen zu analysieren. Identifiziere Bereiche, in denen ein KI-Telefonassistent den größten Nutzen bringen könnte.
2. Sorgfältige Auswahl der Technologie: Mach dich mit verschiedenen KI-Telefonassistenten vertraut und wähle den aus, der am besten zu deinen Anforderungen und Zielen passt. Achte auf Funktionalität, Integrationsmöglichkeiten und Kosten.
3. Anpassung an deine Bedürfnisse: Konfiguriere den KI-Telefonassistenten entsprechend den spezifischen Anforderungen deines Unternehmens. Achte darauf, dass er deine Unternehmenssprache versteht und angemessen darauf reagiert.
4. Transparente Kommunikation mit Kunden: Informiere deine Kunden darüber, dass du einen KI-Telefonassistenten einsetzt und erkläre, wie er funktioniert. Stelle sicher, dass die telefonische Kommunikation intuitiv und benutzerfreundlich ist.
5. Regelmäßiges Monitoring und Optimierung: Überwache die Leistung des KI-Telefonassistenten regelmäßig und sammle Feedback von Kunden und Mitarbeitern. Nutze diese Erkenntnisse, um den Assistenten kontinuierlich zu verbessern.
6. Integration mit anderen Systemen: Integriere den KI-Telefonassistenten nahtlos mit anderen internen Systemen und Plattformen, um einen reibungslosen Informationsaustausch zu gewährleisten.
7. Schulung und Unterstützung der Mitarbeiter: Stelle sicher, dass deine Mitarbeitenden über den Einsatz des KI-Telefonassistenten informiert sind und wissen, wie sie ihn effektiv nutzen können.

Anbieter von KI-Telefonassistenten im Vergleich

FlowLyne

FlowLyne bietet innovative KI-Telefonassistenten, die Anrufe rund um die Uhr automatisiert entgegennehmen und menschlich wirkende Gespräche führen.

Mit dem intuitiven FlowLyne Baukasten erstellen Unternehmen in wenigen Minuten ihren individuellen KI-Telefonassistenten, ganz ohne technisches Vorwissen.

Die Lösung eignet sich ideal für Unternehmen, die ohne Aufwand ihre Erreichbarkeit verbessern und interne Ressourcen entlasten möchten.

Besonderheiten:

• Baukasten für unkomplizierte Konfiguration des Assistenten
• Natürliche Sprachverarbeitung (inkl. Dialekte)
• Intelligente Gesprächsführung
• Anbindung an Kalender & CRM
• 24/7 Erreichbarkeit
• Skalierbar für alle Unternehmensgrößen
• Deutsche Anbieter, DSGVO-konform & sicher

Preis:

FlowLyne bietet individuelle Preisgestaltung basierend auf dem Anrufvolumen und gewünschten Funktionen. Du bezahlst also nur für die telefonierte Zeit und das ohne Abo und ohne Einrichtungsgebühr.

Der Minutenpreis liegt bei 0,50 €, wobei sekundengenau abgerechnet wird. 

VITAS

VITAS kommt ohne Hardware oder andere technische Voraussetzungen aus. Alles, was du brauchst, ist deine interne Infrastruktur. Dann kannst du die VITAS Plattform für virtuelle Telefonassistenten auch individuell konfigurieren - ganz nach deinen Bedürfnissen.

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:

• Personalisierung des Telefonassistenten
• vollautomatisierte Terminvereinbarung oder Ticketerstellung
• Integrationen
• intuitive Nutzeroberfläche
• Chatbot
• Messenger

Preis: kostenfreie Demo, ab 35 Euro monatlich

BOTfriends Phonebot

BOTfriends bietet dir einen KI-Telefonassistent für authentische Gespräche, um deinen Kundenservice zu entlasten. Dazu gibt es bei BOTfriends auch Chatbots auf der Plattform, die du mit einem Drag-and-Drop Builder erstellen kannst.

Überblick: 

• KI-Telefonassistent für authentische Gespräche
• intuitiver Drag-and-Drop Bot-Builder
• Generative AI Technologie
• Eigene Stimmen möglich

Preis: kostenfreie Demo, auf Anfrage

DUSOFFICE KI-Telefonservice

Der KI-Telefonservice von DUSOFFICE spezialisiert sich auf die Nutzung künstlicher Intelligenz zur Automatisierung von telefonischen Kundeninteraktionen, um eine effiziente und professionelle Kommunikation rund um die Uhr zu gewährleisten. Ziel ist die Optimierung der Kundenkommunikation durch innovative Technologien.

Die wichtigsten Features im Blick: 

• Spracherkennung durch KI
• 24/7 Erreichbarkeit
• Effiziente Kundenkommunikation

Preis: Auf Anfrage nach individueller Beratung

parloa

Das Ziel von parloa: Den Kundenservice mit künstlicher Intelligenz nicht nur nachhaltig verändern - sondern vor allem verbessern. Nutzer können alle Bereiche vom Chat bis zum Telefonat mit der Plattform abdecken.

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:

• innovative AI Technologie
• Integrationen
• Contact Center Automation
• intuitive Nutzeroberfläche

Preis: kostenlose Demo, Preis auf Anfrage

CallOne

CallOne liefert den ersten virtuellen Telefonassistenten, der auf Chat GPT basiert. Die Basisversion ist bereits in 30 Minuten startklar - und kann durch verschiedene buchbare Extras weiter ausgebaut und individualisiert werden.

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:

• einfaches Anlernen
• vorgefertigte Templates
• KI-Auswertungen
• flexible Nutzeroberfläche

Preis: ab 89 Euro monatlich

centrals.ai

centrals.ai ist der erste KI-Telefonassistent, der in Deutschland entwickelt wurde und Anrufe für Unternehmen automatisiert.

Die Plattform bietet eine flexible Lösung für Inbound- und Outbound-Anrufe und ermöglicht es, Termine zu vereinbaren, Reklamationen zu bearbeiten und sogar Leads zu qualifizieren.

Die Technologie hinter "Centry", der KI von centrals.ai, wurde speziell entwickelt, um Unternehmen dabei zu helfen, ihre Telefonkommunikation effizienter zu gestalten.

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:

• vollautomatisierte Terminvereinbarung und Lead-Qualifizierung
• 24/7 Erreichbarkeit für Kundenservice
• Mehrsprachigkeit und Anpassungsfähigkeit
• nahtlose Integration in bestehende Systeme

Preis: Kostenlose Demo, Preis auf Anfrage

fonio AI

fonio AI ist der führende KI-Telefonassistent für den deutschen Markt, der 100% Erreichbarkeit garantiert. Die Plattform ist flexibel einsetzbar und bietet Funktionen wie automatisierte Terminvereinbarung, Lead-Qualifizierung und Kundenservice.

Mit einer einfachen Integration in bestehende CRM- und Kalendersysteme unterstützt fonio AI Unternehmen bei der Optimierung ihres telefonischen Kundenservices.

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:

• flexible Stimmenauswahl (freundlich oder professionell)
• Lead-Qualifizierung und Kundenservice
• 24/7 Erreichbarkeit und Bestellannahme
• DSGVO-konform mit Daten in der EU

Preis: 0,30€ - 0,50€ pro Minute (abhängig vom Volumen)

Fazit: Erreichbarkeit, Entlastung, zufriedene Kunden

Der Einsatz eines KI-basierten Telefonassistenten bietet also viele Vorteile für dein Unternehmen, insbesondere im Kundenservice.

Durch eine sorgfältige Planung und Umsetzung kannst du deinen virtuellen Telefonassistent erfolgreich in dein Unternehmen integrieren und so deine Servicequalität verbessern, die Kundenzufriedenheit und die Effizienz steigern.

Nutzt du schon einen KI Telefonassistent? Dann schreibe uns gerne deine Erfahrung in die Kommentare.

Du möchtest mehr Inspiration im Bereich Digitalisierung für Selbstständige und Geschäftsführer? Dann schau gleich in die passende Kategorie auf Digital Affin!

Damit deine Belegschaft motiviert bei der Sache ist und du Aufwand sparst, kannst du für die interne Mitarbeiterschulung Software nutzen.

Welche Vorteile Schulungssoftware hat, welche Funktionen Schulungsplattformen für Unternehmen bieten sollten und wie du die beste Software für Mitarbeiterschulungen findest, zeige ich dir in diesem Artikel.

Was sind Mitarbeiterschulungen?

Mitarbeiterschulungen sind Bestandteil der Personalentwicklung in Unternehmen. In Zeiten der Digitalisierung und der zunehmenden Automatisierung von Prozessen wird Weiterbildung immer wichtiger.

Die Schulung von Mitarbeitern dient der Vermittlung fachlicher oder sozialer Kompetenzen und bereitet dein Team auf neue

• Aufgaben,
• Verantwortlichkeiten und
• Arbeitsprozesse vor.

Die wichtigsten Ziele von Mitarbeiterschulungen

Positive Lernerfahrungen führen in der Regel dazu, dass Angestellte ihre Aufgaben engagierter erledigen und produktiver arbeiten.

Das Angebot von Weiterbildung in deinem Unternehmen steigert die Motivation deiner Mitarbeiter. Außerdem lieferst du ihnen und neuen Bewerbern mit Entwicklungsmöglichkeiten gute Gründe, deiner Organisation für viele Jahre treu zu bleiben.

Das reduziert die Fluktuation und verbessert dein Image als Arbeitgeber.

Eine Weiterbildungsstudie der bitkom Akademie hat gezeigt:

• 89 % der Angestellten empfinden Weiterbildungen als unverzichtbar für die persönliche Entwicklung.
• Für 84 % sind Mitarbeiterschulungen ein wichtiges Kriterium bei der Wahl des Arbeitgebers.

Eine Investition in die Mitarbeiterschulung ist eine Investition in die Zukunft deines Unternehmens.

Ist die Schulung von Mitarbeitern Pflicht?

Eine generelle Pflicht zur Mitarbeiterschulung besteht nicht. Viele Unternehmen müssen allerdings eine Unterweisung in Themen wie Arbeitssicherheit, Brand- und Explosionsschutz oder Hygiene und Infektionsschutz vornehmen.

Gerade im Bereich Compliance ist es ebenfalls ratsam, Schulungen anzubieten. Datenschutz ist das beste Beispiel dafür, denn im Umgang mit Mitarbeiter- und Kundendaten gibt es etliche Dinge zu beachten.

Passiert aufgrund fehlender Schulungen eine Datenpanne, werden teure Bußgelder fällig. Das kannst du mit der Bereitstellung von Informationen zur Datensicherheit vermeiden.

Schulungsplattform für die Weiterbildung: Das steckt hinter E-Learning

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, deinem Team neues Wissen zu vermitteln. Neben Seminaren oder interaktiven Workshops gibt es auch Online-Schulungen – das sogenannte E-Learning.

In der Regel findet E-Learning auf einer Schulungsplattform statt. Es handelt sich dabei um ein virtuelles Klassenzimmer, in dem Wissen interaktiv vermittelt wird.

Der Vorteil: Da jeder Kurs virtuell stattfindet, können die Benutzer flexibel von überall aus teilnehmen, zum Beispiel mobil per Tablet.

Neben Onlinekursen, in denen Lernende miteinander und mit den Lehrenden interagieren, stehen auf E-Learning-Plattformen in der Regel auch andere Lerninhalte bereit. Dazu gehören

• erklärende Videos,
• Präsentationen oder
• Übungen.

Viele Plattformen setzen auf Gamification – wenn die Benutzer ihr Wissen in einem Quiz testen können, lernen sie noch motivierter.

Die Vorteile von E-Learning entdecken auch immer mehr Unternehmen für sich. Mithilfe eines Learning Management Systems (LMS) können sie eigene Schulungssoftware entwickeln.

Mehr dazu erfährst du in unserem Artikel zum Thema LMS-Software.

Vorteile einer Software für Mitarbeiterschulungen

Wenn du in deinem Unternehmen für die Mitarbeiterschulung Software verwendest, profitierst du von verschiedenen Vorteilen:

• Kosteneffizienz: Eine Mitarbeiterschulung Software spart effektiv Kosten. Denn Reise- oder Übernachtungskosten entfallen.
• Zeitersparnis: Deine Angestellten können jederzeit und überall lernen. Sie müssen dafür keine wichtigen Termine verschieben oder extra Zeit im Unternehmen verbringen. Eine Schulungsplattform eignet sich auch für das digitale Onboarding neuer Mitarbeiter und spart Zeit bei der Einarbeitung.
• Motivation: Jeder Mitarbeiter lernt in seinem Tempo und ist dadurch motivierter.
• Aktualität: Jeder Lerninhalt auf der Plattform lässt sich aktualisieren. Damit sind deine Mitarbeiter immer auf dem neuesten Stand.
• Messbarkeit: Mithilfe von Tests lassen sich die Fortschritte und Erfolge der Lernenden tracken.
• Skalierbarkeit: Mehr Mitarbeiter und mehr Themen? Eine Schulungssoftware lässt sich flexibel anpassen, wenn sich die Bedürfnisse in deinem Unternehmen ändern.

Diese Funktionen dürfen bei Schulungsplattformen für Unternehmen nicht fehlen

Jedes Unternehmen ist einzigartig – das gilt auch für den Schulungsbedarf der Mitarbeiter. Es gibt deshalb Tools, bei denen du individuelles Kursmaterial hochladen kannst. Für Themen, die alle Unternehmen betreffen, sind Inhalte in der Regel bereits vorgefertigt.

Ideal ist eine Mischung aus individuellen und vorgefertigten Inhalten – mit einem Tool, das beides bietet, kannst du nichts falsch machen.

Darüber hinaus sollte eine Software für Mitarbeiterschulungen den Prozess der Schulungsverwaltung so weit wie möglich automatisieren und dir die Schulungsplanung vereinfachen.

Weitere wichtige Funktionen:

• Analyse der Fähigkeiten und Kenntnisse, die deine Mitarbeiter benötigen
• Funktionen zur Schulungsplanung, wie Schulungskalender und Übersicht über Kursmaterialien und Trainer
• einfache Registrierung für deine Mitarbeiter
• Übersicht über Fortschritte der Mitarbeiter
• Möglichkeit für Mitarbeiter, Feedback zu geben
• Integration in vorhandene HR-Systeme

Nicht zu vergessen: Eine gute Schulungssoftware sollte möglichst einfach zu bedienen und flexibel anpassbar sein. Damit bist du in der Lage, deine Mitarbeiterschulungen anzupassen, wenn sich die Bedürfnisse in deinem Unternehmen einmal ändern sollten.

5 Tipps für erfolgreiche Mitarbeiterschulungen per Software

Wenn du eine Software zur Mitarbeiterschulung einsetzen möchtest, helfen dir die folgenden Tipps bei der Einführung des Tools:

1. Führe eine Zielgruppenanalyse durch und frage aktiv nach, was sich deine Mitarbeiter wünschen. So stellst du sicher, dass dein Schulungsangebot zu ihren Bedürfnissen passt.
2. Gestalte wichtige Schulungen möglichst interaktiv. Das erhöht die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter und sorgt dafür, dass sie das Gelernte schneller verinnerlichen. Baue zum Beispiel Sessions für Teamübungen ein.
3. Um größtmögliche Lernerfolge zu erzielen und deine Angestellten stets auf dem aktuellen Stand zu halten, sind kontinuierliche Schulungen notwendig.
4. Umfragen helfen dir, Feedback einzuholen und dein Schulungsangebot weiter zu verbessern.
5. Motiviere deine Mitarbeiter dazu, Mitarbeiterschulungen wahrzunehmen. Biete dafür zum Beispiel Anreize wie Zertifikate.

Schulungen für Mitarbeiter richtig planen: So gehst du vor

Ein wichtiger Punkt für den Erfolg der Schulungen ist gute Planung. Denn nur so zeigt die Weiterbildung deiner Mitarbeiter Erfolg. Wird zum Beispiel ein neues Tool für den Vertrieb eingeführt, sollte die Schulung dafür frühzeitig vorbereitet werden.

Ganz wichtig ist die bereits angesprochene Zielgruppenanalyse. Denn vom Schulungsbedarf hängen alle weiteren Planungen ab.

Bestehen zu einem Thema bereits Vorkenntnisse, gelingt erfolgreiches Lernen auch in einer größeren Gruppe und mit einer Kursaufzeichnung. Bei besonders speziellen oder komplexen Themen sind kleinere Lerngruppen mit Interaktionsmöglichkeiten während einer Live-Session besser geeignet.

Folgende Fragen dienen als Inspiration für deine Planung:

• Welchen Bedarf gibt es unter den Mitarbeitern?
• Wer ist die Zielgruppe?
• Auf welchen Vorkenntnissen bauen die Schulungen auf?
• In welcher Konstellation und in welchem zeitlichen Rahmen sollen die Schulungen stattfinden?
• Welche Inhalte sollen vermittelt werden?
• Wie lassen sich Lerninhalte spannend und praxisnah vermitteln?
• Welches Ziel soll am Ende erreicht werden und wie lässt sich der Erfolg messen?

Eine der wichtigsten Fragen lautet: Welches Tool eignet sich am besten als Mitarbeiterschulungs-Software?

Tools für die Mitarbeiterschulung: Software wichtiger Anbieter im Vergleich

Dank der Digitalisierung ist der Markt für E-Learning-Plattformen für Unternehmen groß.

Du hast die Wahl: Willst du für die Mitarbeiterschulung Software wie eine Employee Experience Plattform nutzen und deinem Team neben Schulungsinhalten weitere HR-Funktionen bereitstellen? Oder suchst du flexible Software, in der du mit wenigen Klicks eine eigene E-Learning-Umgebung erstellst?

Beides ist möglich. Alternativ gibt es viele Anbieter, die bereits Kurse für allgemeine Themen an Bord haben. Ich stelle dir eine Bandbreite an Möglichkeiten für dein Unternehmen vor.

reteach

Die Plattform von reteach wurde entwickelt, um digitales Lernen für den Mittelstand zu ermöglichen. Sie lässt sich als Managementsystem für Live-Sessions, E-Learning und Präsenz-Schulungen nutzen. reteach zeichnet sich vor allem durch Flexibilität aus. So gibt es etwa ein Add-on für Compliance oder den E-Commerce.

Weitere Fakten zu reteach:

• Benutzeroberfläche im Corporate Design
• übersichtliches Verwalten von Teilnehmern und Kursen
• Erstellung eigener Lerninhalte möglich
• sichere und DSGVO-konforme Datenverarbeitung
• Du kannst reteach kostenlos testen und danach ab 199 € pro Monat nutzen.

Außerdem hat reteach 2025 ein Komfortpaket sowie ein Pflege-Komfortpaket eingeführt.

keelearning

Ob Fachkräfte-Weiterbildung oder Pflichtschulung, die Software keelearning bietet E-Learning spezialisiert für mobile Bedürfnisse. Die App ist für iOS und Android erhältlich. Damit werden besonders auch Mitarbeiter ohne Desktop-Arbeitsplatz abgeholt und berücksichtigt. 

Ein besonderes Highlight ist die Quiz-Battle-Funktion, die deinen Mitarbeitern die Motivation für Weiterbildung etwas versüßt. Gegenseitige Motivation kann hierbei ein sehr großer Antreiber sein. 

Zu beachten sind folgende Punkte: 

• Spezialisiert auf mobiles Lernen
• Eigene Wissens-Mediathek erstellen, inkl. Vorlagen
• Webinare und Videokonferenzen integriert
• Autotranslate-Funktion für Multi-Sprachen Unternehmen
• Bis 50 User liegt der Preis bei 190 € pro Monat 
• Kostenlose Demo-Möglichkeit vorhanden 

Memberspot

Mit Memberspot hast du eine Mitarbeiter E-Learning Plattform mit allen wichtigen Funktionen. So kannst du beispielsweise eine eigene Online-Akademie für Mitarbeiterschulungen aufbauen. Deine Mitarbeiter können sich ort- und zeitunabhängig darin informieren. So bleibt dein Unternehmen auf einem Wissensstand. 

Digitale Mitarbeiterschulungen sind schnell eingerichtet und können am Desktop oder Browser abgerufen werden. 

Besondere Merkmale: 

• Geeignet für Online Unterweisungen, Onboarding, Schulungen, Trainings
• Per App oder am Desktop
• Zertifikate für Mitarbeiter 
• Eigenes Branding 
• Zeitgesteuerte Freischaltung von Inhalten
• Ab 39 € pro Monat

Ilias

Die Open-Source-Lernplattform Ilias gibt es schon seit 1998. Sie ist entsprechend besonders leistungsstark und umfassend. Dazu trägt auch bei, dass die Software von einer internationalen Community und einem eigenen Verein ständig weiterentwickelt wird.

Vorteile von Ilias für Unternehmen:

• flexibles Kurs-Management
• einfache Erstellung von Kursen und Lernmaterialien mit Autorenwerkzeugen
• Rechtesystem für die Steuerung von Zugangs- und Nutzungsmöglichkeiten
• alle Daten lassen sich im XML-Format exportieren
• Du kannst Ilias kostenfrei nutzen. Um das Tool mitzugestalten, ist eine kostenpflichtige Mitgliedschaft im Verein notwendig.

edapp

Das E-Learning-Tool von edapp setzt auf Einfachheit und Gamification. Den Lernenden steht eine benutzerfreundliche Oberfläche zur Verfügung. Und Unternehmen finden auf der Plattform alles, was sie für die Verwaltung und Erstellung ihrer Lerninhalte benötigen.

Was du noch über edapp wissen musst:

• Mobile-First-Ansatz
• Micro-Learning für häppchenweises Lernen und höhere Lernerfolge
• Leaderboards, Zertifikate und Gamification für mehr Motivation
• Möglichkeiten für Mitarbeiter, zu diskutieren und Wissen zu teilen
• Du kannst das Tool kostenlos testen und ab umgerechnet rund 2,80 € pro Monat und User nutzen.

LMS365

LMS365 bezeichnet sich selbst als eine Plattform, die speziell für Microsoft entwickelt wurde. Das bedeutet, alle Funktionen lassen sich in Microsoft Teams nutzen. Wenn dein Unternehmen Teams nutzt, ist die Einstiegshürde damit besonders niedrig.

Wichtige Funktionen von LMS365 im Überblick:

• Kurs- und Contentmanagement für die Erstellung eigener Inhalte
• personalisiertes Dashboard für Lernende
• Bestenlisten und Zertifikate zur Motivation
• intelligente Tracking- und Reportingfunktionen
• Freemium- und Demo-Versionen kostenlos verfügbar, weitere Preise auf Anfrage

LawPilots

Die Plattform von LawPilots bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihrem Team Sicherheit in einer von Veränderung geprägten Zeit zu geben. Bei den Inhalten stehen Sicherheit und verantwortungsvolles Handeln im Fokus. Vor allem für Unternehmen, die gerade digitalisieren und Bedenken rund um IT-Sicherheit, Ergonomie im Homeoffice oder Compliance nehmen wollen, ist die Plattform geeignet

Fakten zu LawPilots:

• Fokus auf rechtliche E-Learnings
• komplexe Themen werden verständlich vermittelt
• Mix aus Praxisbeispielen, Erklärvideos, Gamification, Experteninterviews und Storytelling
• lässt sich in andere Lernplattformen integrieren
• Beratung und Preise auf Anfrage

eloomi

Die LMS-Plattform eloomi unterstützt Mitarbeiter vom Onboarding bis zum Erreichen persönlicher Leistungsziele und der Optimierung ihrer Fähigkeiten. Führungskräfte können das Tool für Mitarbeiter-Coaching-Gespräche nutzen. Das Erstellen und Verwalten von Lerninhalten ist mit eloomi ganz einfach.

Weitere Funktionen von eloomi:

• verschiedene Lernmanagement-Funktionen
• integrierte Kursplaner mit Online-Anmeldungen, Wartelisten und Kurskalender
• Social-Learning-Funktionen mit Chat
• Performance-Funktionen für die Bewertung von Mitarbeiterleistungen
• Du kannst das Tool kostenlos testen. Weitere Preise auf Anfrage.

CoachHub

Die Talententwicklungsplattform CoachHub stattet Mitarbeiter mit allen Skills für die persönliche und berufliche Weiterentwicklung aus. Unternehmen schaffen damit ein personalisiertes, messbares und skalierbares Coaching-Programm für ihre Belegschaft. Unternehmen können dabei auf zertifizierte Business-Coaches zurückgreifen.

Die wichtigsten Fakten zu CoachHub:

• Coaching-Programme werden gemeinsam mit CoachHub erarbeitet
• Mitarbeitende wählen ihre Entwicklungsschwerpunkte
• HR-Dashboard zeigt Personalverantwortlichen, an welchen Schwerpunkten das Team arbeitet
• wenig Aufwand für Unternehmen
• Du kannst das Tool kostenlos testen

Fazit zur Mitarbeiterschulung: Software und Motivation sind beste Voraussetzungen

Mit den vorgestellten Tools lassen sich viele Prozesse rund um Mitarbeiterschulungen vereinfachen und automatisieren. Unternehmen jeder Größe können entweder mit bestehenden Inhalten starten oder eigene Lernwelten schaffen.

Achte bei deiner Auswahl darauf, ein ansprechendes und benutzerfreundliches Tool zu finden. Das motiviert deine Mitarbeiter, das Schulungsangebot auch wahrzunehmen. Mit unseren Tipps und den Tools unterstützt du deine Mitarbeiter beim Erreichen ihres vollen Potenzials.

Hast du schon Erfahrungen mit Online-Mitarbeiterschulungen gemacht? Welche Tools hast du dafür genutzt? Schreibe deine Erfahrungen gerne in die Kommentare.

Wenn du noch mehr HR-Prozesse digitalisieren möchtest, etwa die Schulung neuer Mitarbeiter, findest du in den Kategorien Digitalisierung für Geschäftsführer, auf Digital Affin Inspiration dafür.

In diesem umfassenden Leitfaden wirst du nicht nur lernen, welche Online-Kurs-Plattformen dir zur Verfügung stehen, sondern auch, wie du die für dich perfekte Lösung findest, um deine Inhalte professionell, wirkungsvoll und mitreißend zu präsentieren. Egal ob du als Coach, Lehrer, Unternehmer oder einfach Wissensvermittler auf den Markt trittst – hier findest du alle Tools, um deine Vision in die digitale Welt zu transportieren und erfolgreich zu vermarkten.

Du erfährst, wie du Schritt für Schritt eine dynamische und interaktive Lernumgebung gestaltest, die nicht nur Lernende begeistert, sondern auch dir selbst neue Horizonte eröffnet. Jetzt ist der Moment, das volle Potenzial des E-Learnings zu entdecken und dein Wissen zu einer kraftvollen Marke zu machen.

Mach dich bereit, die spannendsten und effektivsten Plattformen zu erkunden – und lerne, wie du deine Botschaft auf das nächste Level bringst!

Welchen Online-Kurs möchtest du erstellen?

Es gibt viele verschiedene Arten von Online-Kursen, die sich im Aufbau und Zielsetzung unterscheiden. Die wichtigsten Kursarten sind:

• Strukturierte Online-Kurse: Hier wird der Teilnehmer Schritt für Schritt durch die einzelnen Lektionen geführt, zum Beispiel auf einer E-Learning-Plattform.
• Mitgliederbereiche: Der Fokus liegt auf dem Aufbau eines exklusiven Mitgliederbereichs, den du für deine Community erstellst. Erfahre mehr dazu hier: Mitgliederbereich erstellen.
• Community-basierte Kurse: Dein Ziel ist es, nicht nur Wissen zu vermitteln, sondern auch Interaktion und Austausch zu fördern. Hier kann eine Community Software besonders nützlich sein.

Je nach deinen Zielen und Zielgruppen kannst du Kurse für unterschiedlichste Anwendungsbereiche erstellen. Hier sind einige Beispiele:

• Akademische Kurse: Ideal für formale Bildung in Bereichen wie Mathematik, Naturwissenschaften, Geisteswissenschaften, Wirtschaft und vielen weiteren.
• Berufliche Weiterbildung: Vermittelt praxisnahe Fähigkeiten in Bereichen wie Technologie, Management, Marketing, Finanzen oder Gesundheitswesen.
• Kreativkurse: Diese Kurse sind perfekt, um kreative Fertigkeiten wie Kunst, Design, Fotografie, Schreiben, Musikproduktion oder Videobearbeitung zu fördern.
• Sprachkurse: Unterstützen Lernende dabei, neue Sprachen zu erlernen oder ihre Sprachkenntnisse in Englisch, Spanisch, Französisch oder anderen Sprachen zu vertiefen.
• Fitness und Wellness: Vermittelt Inhalte zu Themen wie Fitness, Yoga, Meditation, Ernährung und allgemeinem Wohlbefinden.
• Persönliche Entwicklung: Fördert persönliches Wachstum in Bereichen wie Zeitmanagement, Stressbewältigung und der Entwicklung von Lebenskompetenzen.
• Technische Fähigkeiten: Beinhaltet Kurse in Bereichen wie Programmierung, Datenanalyse, Webentwicklung oder App-Entwicklung.
• Zertifizierungskurse: Bereitet Teilnehmer auf Zertifizierungsprüfungen in Bereichen wie IT, Projektmanagement oder anderen Fachgebieten vor.

Die Vielfalt der Kursarten spiegelt die unterschiedlichen Bedürfnisse und Interessen der Lernenden wider. Online-Kurs-Plattformen bieten dir die Möglichkeit, flexible und zugängliche Lerninhalte zu schaffen, die deinen Schülern helfen, ihre Ziele zu erreichen.

Bevor du mit der Kurserstellung beginnst, solltest du deine Zielgruppe genau definieren. Eine hilfreiche Methode hierfür ist die Durchführung einer Online-Umfrage, um mehr über ihre Bedürfnisse zu erfahren.

Auswahlkriterien: Deutscher oder internationaler Anbieter?

Die Entscheidung für oder gegen einen deutschen oder internationalen Anbieter muss gut überlegt sein. Damit du die für dich passende Entscheidung treffen kannst, findest du im Folgenden die Vor- und Nachteile sowohl von deutschen als auch von internationalen Anbietern.

Vor- und Nachteile deutscher Anbieter

Deine Entscheidung sollte auf deinen Zielen, Präferenzen und den Bedürfnissen deiner Zielgruppe basieren.

Wenn du Wert auf Qualität, kulturelle Anpassung und Vertrautheit mit der Sprache legst, könnte ein deutscher Anbieter die richtige Wahl sein.

Wenn du jedoch eine breitere Auswahl, internationale Reichweite und möglicherweise niedrigere Kosten bevorzugst, solltest du auch internationale Plattformen in Betracht ziehen.

Vor- und Nachteile internationaler Anbieter

Wenn du eine breite Auswahl, internationale Reichweite und technologische Innovation bevorzugst, könnte ein internationaler Anbieter die richtige Wahl sein.

Wenn dir Vertrautheit mit der Sprache, kulturelle Anpassung und lokale Standards wichtiger sind, könnte ein regionaler Anbieter besser geeignet sein.

All-in-one-Lösung oder einzelne Tools?

Wenn du nach einer Online Kursplattform für deinen Kurs suchst, stehst du vor der Entscheidung, ob du eine All-in-One-Lösung oder einzelne Tools verwenden möchtest. Hier sind einige Überlegungen, die dir bei deiner Entscheidung helfen können:

Vorteile einer All-in-One-Lösung:

• Einfache Verwaltung: Eine All-in-One-Lösung bietet alle erforderlichen Funktionen unter einem Dach, was die Verwaltung deines Kurses erleichtern kann.
• Nahtlose Integration: Die verschiedenen Funktionen sind in einer einzigen Plattform integriert, was reibungslosere Abläufe und eine konsistente Nutzererfahrung ermöglicht.
• Zeit- und Kostenersparnis: Du musst nicht verschiedene Tools miteinander integrieren und verwalten, was Zeit und potenzielle Kosten sparen kann.
• Support und Wartung: Bei einer All-in-One-Lösung hast du einen zentralen Ansprechpartner für Support und Wartung, was die Problemlösung vereinfacht.

Vorteile einzelner Tools:

• Maßgeschneiderte Funktionalität: Du kannst spezialisierte Tools auswählen, die genau deinen Anforderungen entsprechen, anstatt Kompromisse mit einer All-in-One-Lösung einzugehen.
• Flexibilität: Du kannst Tools nach Bedarf hinzufügen oder austauschen, um deine Kursstruktur und -funktionen anzupassen.
• Beste-in-Klasse: Indem du die besten Tools für jeden spezifischen Zweck auswählst, kannst du sicherstellen, dass deine Kurse auf dem neuesten Stand der Technologie sind.
• Skalierbarkeit: Du kannst deine Tools je nach dem Wachstum deines Kurses und deiner Bedürfnisse skalieren.

Deine Wahl hängt von deinen Zielen, deinem Budget und deinem technischen Know-how ab. Denke daran, dass deine Entscheidung darauf abzielen sollte, die bestmögliche Lernerfahrung für deine Teilnehmer zu bieten.

Was macht eine gute Online Kurs Plattform aus?

Eine gute Online Kursplattform zeichnet sich durch verschiedene Merkmale aus, die zusammen eine optimale Lernerfahrung für Teilnehmer ermöglichen. Hier sind einige wichtige Aspekte, die eine solche Plattform ausmachen:

• Benutzerfreundlichkeit: Die Plattform sollte intuitiv und leicht verständlich sein, sowohl für die Kursleiter als auch für die Teilnehmer. Eine einfache Navigation und übersichtliche Menüstrukturen sind entscheidend.
• Anpassungsfähigkeit: Die Plattform sollte es Kursleitern ermöglichen, Kurse nach ihren Bedürfnissen anzupassen, sowohl in Bezug auf das Erscheinungsbild als auch auf die Kursstruktur.
• Vielfältige Kursformate: Eine gute Plattform sollte verschiedene Kursformate unterstützen, wie z. B. Videoinhalte, Texte, Quizze, Aufgaben, Diskussionsforen und Live-Sitzungen.
• Interaktive Funktionen: Die Möglichkeit für Lernende, Fragen zu stellen, Diskussionen zu führen, Feedback zu geben und mit anderen Teilnehmern in Kontakt zu treten, fördert die Interaktivität und das Engagement.
• Lernerfolgsverfolgung: Die Plattform sollte Funktionen zur Überwachung des Lernfortschritts bieten, sowohl für die Lernenden als auch für die Kursleiter, um die Wirksamkeit des Kurses zu messen.
• Multimediale Unterstützung: Die Plattform sollte verschiedene Medienformate unterstützen, um eine vielfältige und ansprechende Lernerfahrung zu ermöglichen.
• Einfache Kommunikation: Klare Kommunikationsmöglichkeiten zwischen Kursleitern und Lernenden, sowie unter den Lernenden selbst, sind wichtig, um Fragen zu klären und Wissen auszutauschen.
• Sicherheit und Datenschutz: Datenschutzrichtlinien sollten eingehalten werden, um die persönlichen Daten der Teilnehmer zu schützen.
• Skalierbarkeit: Die Plattform sollte skalierbar sein, um mit dem Wachstum der Teilnehmerzahl und des Kursangebots Schritt halten zu können.
• Support und Schulung: Ein guter Kundensupport sowie Ressourcen und Schulungen für Kursleiter sind entscheidend, um bei Fragen und Problemen zu unterstützen.
• Kostenstruktur: Die Kosten sollten fair und transparent sein und im Einklang mit den angebotenen Funktionen stehen.
• Integration von Tools: Die Möglichkeit zur Integration von Tools wie Zahlungsabwicklungen, Analyse-Tools oder Marketing-Plattformen kann die Kursverwaltung erleichtern.

Insgesamt sollte eine gute Online Kursplattform eine nahtlose und bereichernde Lernerfahrung bieten, die sowohl Kursleitern als auch Lernenden zugutekommt.

Wo kannst du deine Kurse anbieten?

Wenn du nach Orten suchst, um deine Kurse anzubieten, gibt es eine Reihe von Optionen, die du in Betracht ziehen kannst:

Eigenständige Website

Du kannst eine eigene Website erstellen, um deine Kurse anzubieten. Das gibt dir volle Kontrolle über das Design, die Inhalte und die Preisgestaltung.

Spezialisierte Online Kurs Plattformen

Es gibt Plattformen wie Udemy, Coursera, Teachable und Thinkific, die speziell für die Bereitstellung von Online Kursen entwickelt wurden.

Soziale Medien

Du kannst Plattformen wie Facebook, Instagram und LinkedIn nutzen, um deine Kurse zu bewerben und Interesse zu wecken.

Podcast-Plattformen

Wenn du audio- oder videobasierte Kurse anbietest, könntest du Plattformen wie Apple Podcasts oder YouTube nutzen. Gerade wenn du auf Interviews spezialisiert bist, könnte sich ein Blick auf den Marktplatz für Interview-Gäste HalloPodcaster lohnen.

E-Learning-Marktplätze

Es gibt Online-Marktplätze wie Skillshare, auf denen du deine Kurse anbieten und potenzielle Lernende erreichen kannst.

Unternehmensplattformen

Wenn deine Kurse auf berufliche Weiterbildung abzielen, kannst du Plattformen nutzen, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Mitarbeiter fortzubilden.

Webinare und Live-Veranstaltungen

Plattformen wie Zoom, Webex oder Microsoft Teams ermöglichen es dir, live mit deinen Teilnehmern in Kontakt zu treten. Möchtest du mehr über Webinare und ihre Tools erfahren? Dann schau dir den verlinkten Blog Artikel an.

Eigene Apps

Wenn du die technischen Ressourcen hast, kannst du eine eigene App entwickeln, um deine Kurse anzubieten.

Die Wahl des Ortes, an dem du deine Kurse anbieten möchtest, hängt von deinen Zielen, der Zielgruppe und den angebotenen Kursformaten ab. Es ist wichtig, eine Plattform zu wählen, die zu deinen Bedürfnissen und Ressourcen passt und gleichzeitig eine optimale Lernerfahrung für deine Teilnehmer ermöglicht.

Und welche ist die beste Plattform für einen Onlinekurs?

Die Suche nach der besten Online Kursplattform erfordert einige Überlegungen und Recherchen. Hier sind Schritte, die dir helfen können, die richtige Plattform für deinen Kurs zu finden:

• Definiere deine Bedürfnisse: Überlege, welche Funktionen du für deinen Kurs benötigst. Brauchst du interaktive Elemente, Mitgliederbereiche, Live-Sessions oder andere spezifische Tools?
• Zielgruppe: Berücksichtige die Bedürfnisse deiner Zielgruppe. Welche Plattform bietet die besten Möglichkeiten, um deine Lernenden zu erreichen und zu engagieren?
• Budget: Setze ein Budget für die Plattform fest. Achte darauf, dass die Kosten im Einklang mit den gebotenen Funktionen stehen.
• Erfahrungen anderer: Lies Bewertungen und Erfahrungsberichte von anderen Kursanbietern. Diese können Einblicke in die Vor- und Nachteile verschiedener Plattformen bieten.
• Demo und Testversionen: Nutze Demo-Versionen oder kostenlose Testzeiträume, um die Benutzeroberfläche und die Funktionen der Plattformen auszuprobieren.
• Skalierbarkeit: Denke darüber nach, wie deine Plattformwahl mit dem Wachstum deiner Kurse skalieren kann.
• Support und Ressourcen: Achte auf den Kundensupport und die verfügbaren Ressourcen wie Anleitungen, Tutorials und Schulungen.
• Technische Anforderungen: Stelle sicher, dass die Plattform mit den technischen Anforderungen und der Infrastruktur kompatibel ist, die du bereits hast oder benötigst.
• Datenschutz und Sicherheit: Überprüfe, wie die Plattform die Sicherheit deiner Daten und die Datenschutzrichtlinien gewährleistet.
• Anpassbarkeit: Prüfe, inwiefern du die Plattform an deine Markenidentität und deine Anforderungen anpassen kannst.
• Zukünftige Entwicklungen: Schaue dir an, welche neuen Funktionen und Entwicklungen die Plattform in Zukunft plant.
• Rechtliche Aspekte: Achte darauf, dass die Plattform im Einklang mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften steht.
• Support-Community: Überlege, ob es eine aktive Community von Kursanbietern gibt, mit der du dich austauschen kannst.

Indem du diese Schritte beachtest, kannst du eine fundierte Entscheidung treffen und die Plattform auswählen, die am besten zu deinen Zielen, Bedürfnissen und Ressourcen passt

Tools für eine Online Kurs Plattform

Die folgenden Anbieter eignen sich für dich, wenn du nach einer Online Kurs Plattform suchst.

GetRepsonse

GetResponse bietet eine umfassende Online-Kurs-Plattform, die durch den Einsatz künstlicher Intelligenz die Erstellung und Verwaltung von Kursen vereinfacht und optimiert. Insgesamt ist GetResponse eine All-in-One Marketing Lösung. Du bekommst also neben deinem Kurs auch noch alle Features an die Hand, um dein Wissen professionell zu vermarkten. 

• Einfache Kurserstellung: Mit der KI-gestützten Plattform kannst du schnell und effizient ansprechende Kurse entwickeln, ohne technische Vorkenntnisse zu benötigen.
• Integrierte Marketing-Tools: GetResponse bietet leistungsstarke Tools zur Automatisierung von E-Mail-Marketing, Funnels und Landingpages, um deine Kurse effektiv zu vermarkten.
• Zugriff auf umfangreiche Analysefunktionen: Durch detaillierte Analysen behältst du jederzeit den Überblick über den Erfolg deiner Kurse und das Verhalten deiner Teilnehmer.
• Nahtlose Integration: Die Plattform lässt sich leicht mit anderen wichtigen Tools wie CRM, Webinaren und Verkaufs-Funnels verknüpfen.
• Flexibilität für verschiedene Kursformate: Du kannst verschiedene Formate wie Video, Audio oder schriftliche Lektionen nutzen, um deinen Lernenden ein abwechslungsreiches Erlebnis zu bieten.
• Community- und Interaktionsfunktionen: Baue eine starke Lern-Community auf und fördere die Interaktion zwischen den Teilnehmern durch integrierte Diskussionsforen und Kommentare.
• Preis ab 43,40 € pro Monat bei jährlicher Zahlweise

Memberspot

Memberspot ist eine deutsche Plattform, die sich auf Mitgliederbereiche und Online Kurse spezialisiert hat. Sie bietet verschiedene Funktionen für die Kursverwaltung.

• DRM-Kopierschutz: Deine Video- und Audioinhalte werden sicher verschlüsselt, um sie vor unautorisiertem Zugriff zu schützen.
• E-Mails mit Zustellbestätigung: Informiere deine Mitglieder automatisch über neue Inhalte und erhalte Bestätigungen, dass die E-Mails zugestellt wurden.
• Account Weitergabe verhindern: Kontrolliere die Nutzung deiner Inhalte, indem du festlegst, wie viele Geräte ein Mitglied maximal nutzen darf.
• Mitglieder Reporting: Analysiere das Verhalten deiner Mitglieder mithilfe von übersichtlichen Tools, um Einblicke in ihre Interaktionen zu erhalten.
• Zeitgesteuerte Freischaltung: Schalte Inhalte zeitverzögert frei und informiere deine Mitglieder über die Verfügbarkeit, um einen strukturierten Lernverlauf zu ermöglichen.
• Preis: ab 89 €/Monat
• kostenlos testen verfügbar

Mentortools

Bei Mentortools handelt es sich um eine Plattform speziell für Mentoren und Coaches, die es dir ermöglicht, Coaching-Programme, Online Kurse und Termine zu verwalten. Sie bietet auch Abrechnungs- und Kundenverwaltungsfunktionen.

• Individuelles Design: Gestalte eine einzigartige Nutzererfahrung mit einem individuellen Design.
• Fertige Kursvorlagen: Nutze vorgefertigte Kurse, um schnell zu starten.
• Landing Pages: Erstelle Landing Pages, um E-Mails zu sammeln und neue Mitglieder zu gewinnen.
• Zeitgesteuerte Freischaltung: Schalte Inhalte zeitgesteuert für deine Nutzer frei.
• Video Hosting und mehr: Lade unbegrenzt Videos hoch, überwache Lernfortschritte, und stelle verschiedene Formate bereit.
• Preis: ab 49 €/Monat
• 14 Tage kostenlos testen

Coachy

Coachy ist eine deutsche Plattform, die es dir ermöglicht, Online Kurse zu erstellen und Mitgliederbereiche einzurichten. Sie legt Wert auf Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit.

• DSGVO-konform & EU-Hosting: Deine Daten sind sicher in der EU gespeichert und werden gemäß den Datenschutzrichtlinien verarbeitet.
• Intuitive Bedienung: Teile dein Wissen mühelos, ohne technisches Know-how oder umständliche Klicks.
• Top Preis-Leistungs-Verhältnis: Wähle das passende COACHY-Paket für deine Bedürfnisse und profitiere von seiner Leistungsfähigkeit.
• Einfache Integration: Integriere nahtlos Zahlungsanbieter und E-Mail-Marketingtools mit nur einem Klick.
• Schneller Support: Das Support-Team ist schnell und zuverlässig, was durch über 300 positive Bewertungen bestätigt wird.
• Preis: ab 35 €/Monat
• kostenlose Demo verfügbar

ablefy

Bei ablefy handelt es sich um eine Plattform, mit der du digitale Produkte und Online Kurse verkaufen kannst. Sie bietet auch die Möglichkeit, Webinare zu veranstalten.

• Vorteile für Online Kurse: Vermittle Expertenwissen mit interaktiven Elementen wie Videos, Quiz und Zertifikaten.
• Zugangsmanagement: Verwalte Zugänge und stelle deine Inhalte nach Zahlung zur Verfügung.
• Bezahlmodelle: Biete Abonnements, Einmalzahlungen oder Ratenzahlungen an
• Einfache Integration: Nutze vielfältige Tools für die Erstellung, Zahlungsabwicklung und Verwaltung deiner Kurse an einem Ort.
• Schneller Support: Profitiere von umfassender Unterstützung und starte erfolgreich mit dem Verkauf deiner Kurse.
• Preis: ab 33 €/Monat
• 14 Tage kostenlos testen

reteach

reteach ist eine Plattform, die sich auf die Erstellung und den Verkauf von Online Kursen spezialisiert hat. Sie bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche und verschiedene Funktionen für Kursleiter.

• Vielfältige Schulungsformate: Mit reteach gestaltest du individuelle Kurse nach deinen Bedürfnissen, sei es für Präsenzveranstaltungen, Live-Webinare, On-Demand-Schulungen oder Blended Learning.
• Multimediale Inhalte: Erstelle abwechslungsreiche Kurse mit Videos, Quiz, PowerPoints und mehr, um deinen Teilnehmern eine interaktive Lernerfahrung zu bieten.
• Einfache Verwaltung: Reteach bietet Tools zur einfachen Verwaltung deiner Kurse, Lektionen und Teilnehmer, inklusive automatisierter E-Mail-Benachrichtigungen und Lernfortschrittskontrollen.
• Flexible Integration: Integriere Zoom, Microsoft Teams und andere Plattformen für Live-Webinare. Nutze Schnittstellen und API-Anbindungen für reibungslosen Datenfluss.
• Datenschutz & Sicherheit: Reteach ist DSGVO-konform und bietet Datenschutz auf höchstem Niveau, inklusive Hosting in Deutschland.
• Preis: ab 199 €/Monat
• kostenlos testen möglich

Außerdem hat reteach 2025 ein Komfortpaket sowie ein Pflege-Komfortpaket eingeführt.

Chimpify

Chimpify ist die eine einfache All-in-One Marketing-, Verkaufs- & Kursplattform für Coaches.

• Vielfältige Kursauswahl: Über 70+ Vorlagen für Landing Pages & Dankeseiten, um Online-Kurse zu erstellen.
• Schnelle Anpassung: Einfaches Gestalten von attraktiven Kursseiten ohne Design- oder Programmierkenntnisse.
• Integrierte Checkouts: Erstelle mühelos integrierte Checkouts für digitale Produkte & Dienstleistungen.
• Effektives E-Mail-Marketing: Versende personalisierte Newsletter und automatisierte E-Mails, um Kunden & Umsatz zu generieren.
• Analyse & Optimierung: Erhalte wertvolle Einblicke in Marketing, Verkäufe & Kurse durch Analytics zur Optimierung deiner Online-Kurs-Plattform.
• Preis: Ab 25€/Monat
• Kostenlos Testen verfügbar

Digistore24

Digistore24 ist eine Plattform, die den Verkauf von digitalen Produkten, Online Kursen und Mitgliederbereichen ermöglicht. Sie bietet auch Affiliate-Marketing-Optionen.

• Vielfältige Zahlungspläne: Biete unterschiedliche Zahlungsarten wie Einmalzahlung, Ratenzahlung und Abonnements an, um die Bedürfnisse deiner Kunden zu erfüllen.
• Verschiedene Bezahlmethoden: DigiStore ermöglicht verschiedene Bezahlmethoden wie Lastschrift, Vorkasse, Kreditkarte, PayPal und Klarna für flexibles Einkaufen.
• Währungsvielfalt: Verkaufe in verschiedenen Währungen wie EUR, CHF und USD, um internationalen Kunden gerecht zu werden.
• Flexible Preisgestaltung: Stelle individuelle Versandkosten abhängig vom Land ein, zeige Preise inklusive oder exklusive Mehrwertsteuer an und biete kostenfreie Testphasen an.
• Automatisierung: Nutze conversion-optimierte Bestellformulare, ermögliche Upsells und Downsells, erhalte umfassende Statistiken und verwalte Affiliates und Joint Ventures für ein effizientes und erfolgreiches Verkaufserlebnis.
• Preis: auf Anfrage

FunnelCockpit

FunnelCockpit ist eine Plattform, die sich auf den Verkauf und die Verwaltung von digitalen Produkten und Online Kursen spezialisiert hat. Sie bietet auch Sales-Funnel-Funktionen.

• Website & Funnel Builder: Du kannst jetzt problemlos Webseiten und Funnels erstellen. Mit dem FunnelBuilder von FunnelCockpit ist es auch für Anfänger ohne Programmierkenntnisse einfach, eigene Webseiten und Salesfunnels aufzubauen. Du kannst Elemente wie Text, Bilder, Buttons, Countdowns und mehr nutzen. Außerdem stehen dir Integrationen, Responsive Design, SEO-Funktionen und Branding-Möglichkeiten zur Verfügung.
• Mitgliederbereich Software: Als Coach oder Berater kannst du mit der Mitgliederbereich Software von FunnelCockpit eigene Mitgliederbereiche erstellen und verwalten. Deine Kunden haben ihren eigenen Account und können von unterwegs auf ihren Mitgliederbereich zugreifen. Du kannst zeitversetzte Freigaben, Community-Funktionen, Zertifikate und mehr nutzen.
• Interaktive Video Funnels: Nutze interaktive Video Funnels für deine Kundengewinnung. Mit dem Drag&Drop Editor gestaltest du deine Timeline einfach und intuitiv. Die Video Funnels sind für Mobilgeräte optimiert und bieten schnelle Ladezeiten.
• Umfrage-Funnels: Generiere Leads mit mobilen Quiz- und Umfrage-Funnels. Mit dem Umfrage-Tool erstellst du interaktive Leadfunnels, die Leads vorqualifizieren. Ideal für Dienstleister & Agenturen.
• E-Mail Marketing Tool: Nutze das tagbasierte E-Mail Marketing Tool von FunnelCockpit, um Leads zu generieren und FollowUp-Kampagnen zu erstellen. Alle Prozesse kannst du mit wenigen Klicks in einer Software realisieren.
• Preis: ab 47 €/Monat
• kostenlos testen verfügbar

Teach:able

Mit Teach:able hast du eine Plattform, die es dir ermöglicht, deine eigene Online Kurswebsite zu erstellen. Du hast volle Kontrolle über Design und Branding.

• Fokus auf Kurs-Ersteller: Mit erstklassigen Funktionen und Tools für Kurs-Erstellung passt sich die Plattform deinen Bedürfnissen als Creator an.
• Mehr als nur Zahlung: Teachable:pay bietet eine automatisierte Zahlungslösung mit zuverlässigem Checkout-System, Betrugsschutz, Steuerberechnung, weltweiter Währungsumrechnung und mehr. Keine Transaktionsgebühren auf Pro und Business Plänen.
• Anpassungsfähigkeit: Nutze den mühelosen Kurs-Ersteller und anpassbare Vorlagen, um deinen Kurs nach deinem Stil und Branding zu gestalten. Integriere verschiedene Medien, wie Audio, Video, Bilder und Text für unterschiedliche Lernstile.
• Intuitive Integrationen: Verknüpfe Tools wie MailChimp, Zapier, Google Analytics und mehr für nahtlose Zusammenarbeit. Die öffentliche API automatisiert deinen Workflow.
• Starke Innovationen: Die leistungsstarken Funktionen sind auf Kreatoren zugeschnitten. Nutze den KI-Kurs-Generator, um Ideen zu entwickeln und deinen Kurs zu optimieren. Arbeite effizienter und smarter.
• Wachstum erleichtert: Skaliere deinen Kurs mithilfe von Datenberichten, Affiliate-Marketing, automatisierten Auszahlungen und Empfehlungsprogrammen.
• Bedeutungsvolle Interaktion: Baue starke Beziehungen zu deinem Publikum auf. Funktionen wie Kommentare, Quiz und Zertifikate fördern den Lernerfolg und die Zufriedenheit der Teilnehmer.
• Preis: ab 39 $/Monat
• kostenlos testen möglich

Udemy

Bei Udemy handelt es sich um eine breit gefächerte Plattform, bei der du Kurse zu verschiedenen Themen anbieten kannst. Udemy bietet eine große Reichweite und eine einfache Kurs-Erstellungsoberfläche.

• Entfalte dein Potenzial: Nutze deine Fähigkeiten und Leidenschaften als Ausgangspunkt für deinen Kurs. Nutze die "Plattform-Einblicke", um ein vielversprechendes Thema zu finden.
• Freiheit der Darstellung: Wähle selbst, wie du dein Thema vermitteln möchtest – sei es durch Videos, Bildschirmaufnahmen oder andere Formate.
• Unterstützung auf dem Weg: Udemy bietet umfassende Infomaterialien für die Kurs-Erstellung. Das Dozenten-Dashboard und Kursplanseiten helfen dir, organisiert zu arbeiten und den Überblick zu behalten.
• Einfache Ausrüstung: Du benötigst keine teure Ausrüstung. Ein Smartphone oder eine DSLR-Kamera, ein gutes Mikrofon und du kannst starten. Für kostenpflichtige Kurse sind etwa zwei Stunden Videomaterial empfohlen.
• Kontinuierliche Unterstützung: Das Support-Team von Udemy begleitet dich während der Produktion und gibt dir Feedback zu Testvideos, wenn du möchtest.
• Leicht zu finden und profitabel: Dein Kurs wird auf der Plattform für jeden zugänglich sein. Für kostenpflichtige Anmeldungen wirst du entlohnt.
• Attraktive Anreize: Mit dem Gutschein-Tool kannst du Anreize zur Einschreibung bieten. Udemy zieht durch internationale Promoaktionen potenzielle Käufer an. Kurse für Udemy Business bieten zusätzliche Einnahmequellen.
• Preis: auf Anfrage

Thinkific

Ähnlich wie Teachable bietet Thinkific die Möglichkeit, eine individuelle Online Kurs-Website zu erstellen. Es unterstützt verschiedene Kursformate und bietet Marketing-Tools.

• Erstelle erstaunliche Kurse: Verwandle dein Wissen in fesselnde Lernprodukte, die Lernende begeistern. Unsere Auswahl an Tools und Funktionen ermöglicht nahtlose Lernerlebnisse auf allen Geräten, von Online Kursen über Gemeinschaften bis hin zu Live-Lektionen und Mitgliedschaften.
• Erstelle Websites zur Vermarktung deines Unternehmens: Erstelle eine professionelle Webpräsenz, um deinen Onlinekurs zu bewerben – ohne Programmierkenntnisse. Wähle aus anpassbaren, vorgefertigten Designs, um eine Website zu erstellen, die deine Marke widerspiegelt.
• Generiere Einkommen durch Verkauf: Du bringst das Wissen und die Expertise mit, wir liefern die Tools. Unsere integrierten Marketing- und E-Commerce-Funktionen erleichtern den Verkauf und die Bewerbung deiner Lernprodukte - ohne lästige Verkaufstaktiken.
• Engagiere dich mit deiner Lerngemeinschaft: Baue und erweitere deine Lerngemeinschaft an einem Ort mit Thinkific Communities. Die Communities-Funktion ergänzt dein Kursangebot durch exklusive Inhalte nur für Mitglieder, Live-Lektionen, Veranstaltungen, Coaching und mehr.
• Wachse und skalieren dein Unternehmen: Wenn deine Geschäftsanforderungen wachsen, helfen dir unsere Apps und Tools, dein Unternehmen zu vermarkten und Online-Programme nahtlos aufzubauen, die mit deinen Kunden, Mitarbeitern und Partnern skalieren. Flexibilität und Zuverlässigkeit stehen dir zur Verfügung, wann immer du sie benötigst.
• Preis: ab 36 €/Monat
• kostenlos testen verfügbar

Spreadmind

Spreadmind ist eine Plattform, die es dir ermöglicht, Online Kurse und Mitgliederbereiche zu erstellen. Sie bietet auch Marketing-Tools, um deine Kurse zu fördern.

• Ganzheitliche Software-Suite: Erhalte alles, was du für dein digitales Experten-Business brauchst, in einer einzigen Lösung.
• Machbarkeits-Check: Finde heraus, ob unsere E-Learning Lösung zu deinen Vorhaben passt, indem du den Machbarkeits-Check startest.
• Eigene Lernplattform: Das Herzstück deines digitalen Experten-Business ist eine eigene Lernplattform, über die du Wissen online vermitteln kannst.
• Vielfältige Möglichkeiten: Biete Onlinekurse an, erstelle ein Abomodell wie bei Netflix für deinen Content oder nutze verschiedene Akademiepässe für zielgerichteten und automatisierten Zugriff auf deine Inhalte.
• Umfangreiche Unterstützung: Deine Experten-Suite bietet Unterstützung für verschiedene Inhaltsformate, Tests, Online-Coachings, Zertifikate, E-Mail-Marketing, Produktbundles, Gutscheincodes, Sicherheit durch SSL-Verschlüsselung und vieles mehr, um ein erfolgreiches digitales Experten-Business aufzubauen.
• Preis: auf Anfrage

Digimember

Bei Digimember liegt der Fokus auf der Erstellung von Mitgliederbereichen und dem Verkauf von Online Kursen. Die Plattform legt Wert auf Datenschutz und Sicherheit.

• Individuelle Content Platzierung: Du kannst nicht nur ganze Seiten, sondern auch einzelne Abschnitte schützen oder bestimmten Nutzergruppen anzeigen. Das gibt dir volle Kontrolle über die Sichtbarkeit deiner Inhalte.
• Einfache Zahlungsintegration: Mit DigiMember kannst du Zahlungen leicht integrieren, sei es für einmalige oder wiederkehrende Zahlungen. Bei Zahlungsausfällen wird der Zugang automatisch gesperrt. Du kannst sogar generische Anbindungen oder Zapier nutzen.
• Sequentielle Freischaltung: Deine geschützten Inhalte kannst du schrittweise für Mitglieder freischalten – täglich, wöchentlich, monatlich oder individuell. Du entscheidest, ob vergangene Inhalte sichtbar sein sollen.
• Zeitlich begrenzte Zugänge: Du kannst den Zugang für Mitglieder zeitlich begrenzen – perfekt, um Vertrauen aufzubauen und zahlende Kunden zu gewinnen.
• Manuelle Registrierung: Biete kostenlose Registrierungen an, entweder über DigiMember, E-Mail-Marketing-Anbieter oder Formular-Tools. Bei Zahlungen erfolgt die Registrierung automatisch.
• Preis: auf Anfrage
• kostenlos testen verfügbar

Kajabi

Kajabi dient als All-in-One-Plattform für Kurse, Mitgliederbereiche und Marketing. Es bietet eine umfassende Lösung, kann aber preislich höher sein.

• Dein Wissen ist wertvoll: Mit Online Kursen kannst du dein Wissen optimal nutzen. Egal ob Meditation oder persönliche Finanzen, Kajabi bietet alles, was du für die Erstellung von Online Kursen benötigst.
• Alles an einem Ort: Von der Kurskreation über das Marketing bis zum Verkauf - all das kannst du bequem von einem Dashboard aus erledigen und dein Wissen in kürzester Zeit in Einkommen umwandeln.
• Kursinhalte leicht gemacht: Nutze Kajabis KI-gestützte Tools, um Kursinhalte schnell zu erstellen. Gib einfach dein Kurs-Thema ein, und unsere intelligente KI generiert maßgeschneiderte Inhalte für dich.
• Umfassende Geschäftsmanagement-Software: Monetarisiere dein Wissen und erstelle profitable Online Kurse. Mit anpassbaren Vorlagen und intuitiven Design-Tools kannst du schnell Kurse erstellen, während Stripe- und PayPal-Integrationen den Verkauf nahtlos machen.
• Mobile App für Kunden: Die Kajabi Mobile App ermöglicht deinen Kunden einen einfachen Zugriff auf deine Kurse von überall aus, ohne Passwörter zu merken oder auf umständliche mobile Browser angewiesen zu sein. Mehr Fortschritte für deine Kunden bedeuten stärkere Empfehlungen für dich.
• Alles-in-einem Plattform: Kajabi integriert deine digitalen Produkte automatisch mit Website, Marketing-Kampagnen, E-Mails, CRM und Analysen. Konzentriere dich voll und ganz auf dein Geschäft und nutze alle benötigten Tools in einer benutzerfreundlichen Plattform.
• Preis: ab 149 $/Monat
• 14 Tage kostenlos testen

Podia

Bei Podia kannst du Kurse, digitale Produkte und Mitgliederbereiche erstellen. Die Plattform ist besonders benutzerfreundlich.

• Leichter Aufbau deines Kurses: Podia übernimmt die komplizierten Teile, sodass der Aufbau deines Kurses einfach ist. Du kannst Videos direkt auf Podia hochladen, deine Verkaufsseite erstellen, Zahlungen annehmen und deinen Kurs verkaufen. Podia kümmert sich um alles, damit du dich darauf konzentrieren kannst, einen Kurs zu erstellen, den deine Kunden lieben werden.
• Starte, wenn du bereit bist: Du kannst deinen gesamten Online Kurs kostenlos erstellen. Füge alle Lektionen hinzu, lade alle Videos hoch. Du kannst jeden Teil deines Online Kurses einrichten, bevor du Geld ausgibst. Nimm dir so viel Zeit wie du brauchst und starte mit Podia, wenn du bereit bist.
• Verschiedene Kursarten: Podia bietet dir die Werkzeuge, um den Online Kurs zu starten, der zu dir passt. Egal ob eigenständiger Kurs, Drip-Kurse, Kurspakete, Vorverkaufskurse oder kohortenbasierte Kurse - du hast die Freiheit, den Kurs auf deine Art zu gestalten.
• Anpassung und Branding: Du wirst die Anpassungsmöglichkeiten lieben, denn du kannst deinen Kurs so gestalten, wie du möchtest. Podia ermöglicht es dir, eine schöne und saubere Kursseite zu erstellen, die deine Kunden lieben werden. Passe dein gesamtes Design in wenigen Minuten an, ohne Design- oder Codierkenntnisse.
• Medienreiche Gestaltung: Füge reichhaltigen Text, Bilder, Videos und Testimonials zu deinen Verkaufsseiten hinzu. Passe das Branding an, kontrolliere das Layout, damit alles so aussieht, wie du es möchtest. Dein Kurs wird auf allen Geräten großartig aussehen, und du kannst alles in Echtzeit ansehen, während du Änderungen vornimmst.
• Preis: ab 33 $/Monat
• kostenlose Version verfügbar

LearnDash

Bei LearnDash handelt es sich um eine WordPress-Plugin-Plattform, die es dir ermöglicht, Lernmanagement-Systeme (LMS) und Online Kurse direkt auf deiner Website zu erstellen.

• Einfaches Onboarding: Nach der Installation von LearnDash LMS ermöglicht dir ein schneller Onboarding-Prozess, deinen ersten Kurs zu erstellen.
• Keine Programmierkenntnisse erforderlich: Design-Tools erlauben es dir, die Platzierung zu visualisieren und Inhalte mit einem Klick einzubetten, ohne Programmierkenntnisse zu benötigen.
• Viele Integrationen: Hunderte von Integrationen arbeiten nahtlos mit LearnDash zusammen, um dir bei der Erstellung des perfekten Kurses zu helfen.
• Funktionen für Kursersteller: LearnDash bietet leistungsstarkes Gruppenmanagement, erweiterte Analysen, zweiseitige Kommunikation, fortgeschrittene Quizmöglichkeiten und individuelle Notenvergabe.
• Dynamische Inhaltsauslieferung: Du kannst Lektionen zeitversetzt freigeben oder einen linearen und offenen Fortschritt durch deinen Kurs festlegen.
• Preis: ab 199 $/Monat
• kostenlos testen verfügbar

LearnWorlds

LearnWorlds ist eine Plattform, die es dir ermöglicht, professionelle Online Kurse zu erstellen, Mitgliederbereiche einzurichten und deine Kurse zu vermarkten.

• Viele leistungsstarke Tools auf einer Plattform: Entdecke vielfältige Funktionen, die speziell dafür entwickelt wurden, Kreativen dabei zu helfen, ein blühendes E-Learning-Geschäft aufzubauen.
• Kurse gestalten: Verwandle dein Wissen in profitbringende Online Kurse mit einer breiten Palette von Lernaktivitäten, anpassbarem Kursplayer und flexiblem Bewertungssystem.
• Flexible Kurse: Mache deine Online Kurse zu bedeutsamen und spannenden Lernerfahrungen.
• Markenaufbau: Lasse dein Geschäft erstrahlen mit einer vollständig gebrandeten Webseite und mobilen App. Wähle aus professionell gestalteten Vorlagen und starte deine Website mit wenigen Klicks ohne Programmierung.
• Vermarkten und verkaufen: Wachse mit einem eingebauten leistungsstarken Marketing-Engine. Biete Bundles und Abonnements an, um Verkäufe zu steigern und Zahlungsprozesse zu optimieren.
• Leichtes Management: Nutze fortgeschrittene Tools, um die Schulverwaltung zu erleichtern, z. B. erweiterte Berichterstattung, individuelle Benutzerrollen und Integrationen mit deiner bestehenden Technologie-Infrastruktur.
• Preis: ab 24 $/Monat
• kostenlos testen verfügbar

Digibiz24

Digibiz24 macht das Erstellen und Verkaufen von digitalen Produkten, Mitgliederbereichen und Online Kursen möglich.

• Drag & Drop-Pagebuilder: Erstelle deine Webseite nach deinen Wünschen, indem du Elemente aus dem Baukasten ziehst, anpasst und gestaltest.
• Viele Vorlagen: Wähle aus über 150 Seiten- und Funnel-Vorlagen, um professionelle und conversion-optimierte Inhalte zu erstellen.
• Mobile Optimierung: Alle Vorlagen sind für Smartphones und Tablets optimiert, um eine reibungslose Nutzererfahrung zu bieten.
• Verkauf und Abwicklung: Nutze Digibiz24 für nahtlose Verkaufsabwicklung, verschiedene Zahlungsoptionen und weltweite Verkäufe ohne rechtliche Bedenken.
• Support und Training: Profitiere von deutschen Ingenieuren, deutschem Support, Schulungen und einer aktiven Community, um dein Online-Business zu unterstützen.
• Preis: ab 42 €/Monat

Fazit: Die Kraft der Online Kurs Plattformen für maßgeschneidertes E-Learning

Abschließend lässt sich sagen, dass die Welt der Online Kurs Plattformen eine Fülle von Möglichkeiten für angehende Lehrer, Unternehmer und Kreative bietet.

Mit mächtigen Funktionen wie Drag & Drop-Pagebuildern, individuellem Design, und vielseitigen Kursvorlagen wird das Erstellen und Verwalten von Kursen so einfach wie nie zuvor. Die Integration von Tools wie zeitgesteuerte Freischaltung, Videohosting und Quizzes ermöglicht es dir, eine maßgeschneiderte Lernerfahrung zu schaffen und den Fortschritt deiner Teilnehmer zu überwachen.

Zudem erleichtern Landing Pages und verkaufsfertige Vorlagen das Marketing und die Nutzergewinnung. Ob du nun einen Online Kurs, Schulungen für dein Team oder einen Mitgliederbereich erstellen möchtest, die richtige Plattform bietet dir alles, was du benötigst, um erfolgreich in die Welt des E-Learnings einzutauchen.

Also, worauf wartest du? Starte noch heute und gestalte deine eigene Bildungsreise mit einer leistungsstarken Online Kurs Plattform.

Was hältst du von den Online Kurs Plattform Anbietern? Schreib mir deine Meinung und Erfahrungen gerne in die Kommentare!

Und falls du nach mehr Möglichkeiten suchst, als Geschäftsführer:in oder Selbständige:r noch digitaler zu werden, findest du die entsprechenden Infos auf Digital Affin.

Preboarding: Was Ist das?

Zwischen der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages und dem ersten Arbeitstag liegt meist noch etwas Zeit. Wer seinem neuen Mitarbeiter schon jetzt das Gefühl gibt, sich richtig entschieden zu haben, legt nicht selten den entscheidenden Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Gerade bei langen Überbrückungsphasen zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsbeginn kommen bei Bewerbern oft Zweifel auf. Hat man sich wirklich für das beste Unternehmen entschieden? Kein Wunder also, dass laut Studien rund 30% der Unternehmen in dieser Phase regelmäßig Absagen von Bewerbern erhalten.

Umso wichtiger ist es, dass du deine zukünftigen Mitarbeiter in dieser Überbrückungszeit nicht alleine lässt. Mit dem Preboarding schaffst du also den perfekten Übergang zum ersten Arbeitstag - und bindest deine Bewerber schon mal an dein Unternehmen. Denn: Wer erst nach Arbeitsbeginn mit der Integration startet, der ist bereits zu spät.

Preboarding versus Onboarding: Die Unterschiede

Der Unterschied zwischen Pre- und Onboarding liegt einerseits in der zeitlichen Abfolge. Das Preboarding beginnt mit dem Abschluss des Arbeitsvertrages und endet mit dem ersten Arbeitstag. Aber auch das Ziel beider Prozesse ist unterschiedlich.

1. Preboarding: Ziel ist es, den zukünftigen Mitarbeiter auf den neuen Job und seine Aufgaben vorzubereiten und seine Begeisterung dafür zu entfachen. Hier bist du als Arbeitgeber vor allem dafür verantwortlich, dem Mitarbeiter alle wichtigen Infos zukommen zu lassen, Kontakt zu halten und die Abteilungen vorzubereiten.
2. Onboarding: Ziel ist es, dem Mitarbeiter die Eingewöhnung zu erleichtern, ihn ins Team einzugliedern und Arbeitsprozesse zu erklären. Deine Aufgabe ist es, den Arbeitsplatz einzurichten, dem Mitarbeiter einen Verantwortlichen zuzuweisen und eventuelle Schulungen durchzuführen.

Warum ist Preboarding so wichtig?

Preboarding verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Bewerber dir kurz vor Arbeitsbeginn doch noch absagen. Ein sinnvoll gestalteter Preboarding-Prozess hat aber noch weitere Vorteile:

• Klare Erwartungen: Zukünftige Mitarbeiter schon im Voraus mit allen wichtigen Informationen und Materialien versorgen, schafft klare Erwartungen auf beiden Seiten - und verhindert Überraschungen. Außerdem sind Menschen motivierter und engagierter, wenn klar ist, was von ihnen gefordert wird und was sie bekommen.
• Zeit und Geld sparen: Nutzt du eine Software für deine Pre- und Onboardings, sparst du dir viel Organisationsaufwand. Denn so können Verwaltungs- oder Schulungsmaßnahmen automatisiert und beispielsweise neue Mitarbeiter schon vor dem Arbeitsbeginn eingearbeitet werden. Du entlastest nicht nur deinen Bewerber, sondern auch deine Personalabteilung und dein HR Team.
• Empfehlungen: Ein schon vor Arbeitsbeginn begeisterter Mitarbeiter empfiehlt dein Unternehmen mit großer Wahrscheinlichkeit weiter. Ein Gewinn für alle.
• Intelligente Organisation: Durch spezielle Softwares kannst du als Unternehmer nicht nur überprüfen, wie weit deine zukünftigen Mitarbeiter mit der Einarbeitung sind. Du verstehst auch die Bedürfnisse deiner Angestellten besser.
• Motivierte Mitarbeiter: Wer schon vor dem ersten Arbeitstag eine umfassende Betreuung und Interesse vom Arbeitgeber erlebt, der startet deutlich engagierter in seinen neuen Job. Als Unternehmer baust du so die Begeisterung deiner Mitarbeiter auf und stärkst deine Unternehmenskultur.

Preboarding Maßnahmen: Eine Checkliste

Wie du dein Preboarding gestaltest, hängt natürlich in erster Linie von deinem Unternehmen ab. Je nach Unternehmensgröße und Branche bieten sich andere Möglichkeiten, deinen zukünftigen Mitarbeiter ins Team aufzunehmen. Trotzdem kannst du ein paar allgemeingültige Tipps berücksichtigen.

Preboarding-Checkliste:

• Willkommensgeschenk: Ganz egal ob klein, groß, extravagant oder klassisch - ein Willkommensgeschenk zeigt deinem neuen Mitarbeiter, dass du dich freust, ihn im Team zu haben.
• Feedback: Bitte deine Mitarbeiter um Feedback zum Bewerbungsverfahren. Wer seine Angestellten mit einbezieht, erhöht Produktivität, Kreativität und vermittelt Wertschätzung.
• Kontaktaufnahme: Gib deinem zukünftigen Mitarbeiter die Möglichkeit, dich jederzeit zu kontaktieren. Egal ob es um Fragen oder Wünsche geht.
• Offene Fragen klären: Stelle ein Dokument mit allen wichtigen FAQs zusammen.
• Willkommensmappe: Erstelle deinem Mitarbeiter eine digitale Willkommensmappe mit allen wichtigen Informationen zum Unternehmen und seiner Abteilung.
• Firmenevents: Noch vor dem ersten Arbeitstag findet ein Firmenevent statt? Lade deinen zukünftigen Mitarbeiter ein.
• Netzwerke: Vernetze dich mit deinem Bewerber auf Netzwerken und Apps wie LinkedIn oder Xing. Der vermittelt ein Gefühl der Zugehörigkeit.
• Erster Arbeitstag: Erkläre, wie der erste Arbeitstag ablaufen wird. Gibt es bestimmte Prozesse, die alle neuen Mitarbeiter durchlaufen?
• Empfangsbestätigung: Du bekommst noch fehlende Dokumente von deinem Mitarbeiter? Schicke eine kurze Empfangsbestätigung, damit dein Bewerber weiß, dass alles angekommen ist.
• Plattformen: Du nutzt eine Preboarding-Software? Sage deinem zukünftigen Mitarbeiter rechtzeitig Bescheid, teile Anmeldedaten und erkläre die Nutzung.

Preboarding Softwares im Vergleich

Eine Pre- und Onboarding Software unterstützt dich in allen Bereichen des digitalen Preboardings und des Onboarding-Prozesses. Wir haben mehrere Tools für dich verglichen.

Ovos Play

Die Lücke zwischen Vertragsunterschrift und Arbeitsbeginn optimal nutzen - das sollen Nutzer dank Ovos Play können. Mit interaktiven Vorlagen wird schon die erste Willkommensmail für Mitarbeiter zum Erlebnis. Außerdem kannst du mit Ovos Play den Preboarding-Prozess vollständig automatisieren. Und: Deine zukünftigen Mitarbeiter können in einem spielerischen Team-Quiz schon die ersten Kollegen kennenlernen.

Weitere Vorteile:

• individuelle Vorlagen
• Push-Notifications
• zeitlich abgestimmte Inhalte

Preis: ab 450 Euro im Monat

Zavvy

Der Anbieter Zavvy verspricht Preboarding mit nur einem Klick: Ob das Vorbereiten von Infos und Material, das Verteilen von Tasks oder das Interagieren mit den zukünftigen Mitarbeitern - mit Zavvy sollen Unternehmen ihre Bewerber schon vor dem ersten Arbeitstag begeistern. Mit automatischen Nachrichten kannst du mit Zavvy außerdem alle wichtigen Abteilungen über den neuen Mitarbeiter informieren.

Weitere Vorteile:

• Tasks verwalten
• regelmäßige Kontaktpunkte erstellen
• automatische Benachrichtigungen

Preis: Ab 4 Euro /User im Monat

reteach

Die Lernplattform reteach bietet individuelles Preboarding von überall aus. Intuitive Bedienung, interaktive Quiz und persönliche Lernpfade sollen deinen zukünftigen Mitarbeitern den Einstieg ins Unternehmen erleichtern. Schnelle Einarbeitung und unkomplizierte Weiterbildung mit automatisierten Workflows: Reteach möchte Preboarding zum Erlebnis machen. 

Weitere Vorteile:

• interaktives Preboarding
• Microlearning
• Zugriff von jedem Gerät aus

Preis: ab 199 Euro monatlich

Außerdem hat reteach 2025 ein Komfortpaket sowie ein Pflege-Komfortpaket eingeführt.

d.vinci

Preboarding für einen starken Start im Team: Das verspricht Anbieter d.vinci. Nutzer haben dank der Software den Überblick über alle Tasks und offenen Aufgaben und können individuell entscheiden, wann der zukünftige Mitarbeiter Zugriff auf welche Informationen hat. Automatisierte Workflows vermeiden aufwändige Kommunikation und schaffen Klarheit.

Weitere Vorteile:

• Designs individuell anpassen
• interaktive Kanäle
• Aufgabenpakete anlegen

Preis: ab 257 Euro im Monat

Google Sheets

Wer lieber auf ein universelles Tool setzen und nicht sofort viel Geld ausgeben möchte, der kann seinen Preboarding-Prozess auch über Google Sheets selbst gestalten. Im Prinzip fühlt sich das Programm so an wie Excel - du kannst Formeln nutzen, Zellen formatieren und hast ein intuitives Menü. Alle deine Daten werden außerdem in der Cloud gespeichert. Klarer Nachteil ist natürlich der wesentlich höhere, manuelle Arbeitsaufwand.

Weitere Funktionen:

• anpassbare Vorlagen
• Drittanbieter-Integration
• Zugriffskontrollen

Preis: kostenlos

Fazit: Der perfekte Preboarding-Prozess — mit der passenden Software

Du siehst: Ein attraktiv gestalteter Preboarding-Prozess lohnt sich für alle Beteiligten. Mit der passenden Software machst du das nicht nur effizienter, sondern auch ansprechender für deinen neuen Mitarbeiter.

Welcher Anbieter letztlich zu dir und deinem Unternehmen passt, kommt ganz auf deinen Anspruch und dein Ziel an. Denn am Ende ist dein Preboarding-Prozess abhängig von deiner Unternehmensgröße und Branche — und so individuell wie deine Bewerber.

Arbeitest du schon mit einem Preboarding-Tool? Oder kennst du noch andere, hier nicht aufgeführte Anbieter? Schreib deine Meinung gerne in die Kommentare!

Du möchtest mehr Inspiration im Bereich Digitalisierung für Selbstständige und Geschäftsführer? Oder du bist in der HR-Abteilung? Dann schau gerne in die passende Kategorie auf Digital-Affin!

E-Learning ist ein Trend, der immer beliebter und vermehrt eingesetzt wird.

In diesem Artikel zeige ich dir, wie du eine Online-Lernplattform erstellen kannst und worauf es dabei ankommt.

Lass uns direkt ins Thema einsteigen!

Was bedeutet LMS?

Die Abkürzung LMS steht für Learning Management System und bezeichnet E-Learning Plattformen, die du für dein Unternehmen entwerfen kannst.

Mithilfe von spezialisierter LMS Software kannst du deine eigene Weiterbildungsplattform mit eigenen Inhalten erstellen und für deine Angestellten zur Verfügung stellen.

Mit LMS nutzt du das Konzept des lebenslanges Lernen.

Dabei kannst du die digitalen Weiterbildungen intern deinen Mitarbeitern anbieten, aber auch an externe Kunden verkaufen.

Standardisierte Software statt teurem IT Projekt

Es gibt Anbieter, die dir eine Art Baukasten zur Verfügung stellen, mit denen du deine eigene Lernplattform ohne IT Kenntnisse erstellen kannst.

Mit einer solchen Software kannst du also Personal und Kosten einsparen und trotzdem eine professionelle Plattform mit umfangreichen Funktionen erstellen.

Auf diese 6 Punkte kommt es bei einer Weiterbildungsplattform an

Kommen wir nun zu den Funktionen, die eine LMS Software ausmachen.

1. Inhalte hochladen: Die Basis für eine Online-Weiterbildungsplattform ist die Funktion, Texte und Medien Inhalte hochzuladen. Das können z.B. Bilder, Videos oder Audios sein.
2. Lernstrecke erstellen: Die hochgeladenen Inhalte sollten dann in eine Lernstrecke angeordnet werden können, sodass sie nach und nach für deine Mitarbeiter freigeschaltet werden.
3. Lernerfolg messen: Das LMS sollte dir einen Überblick über die Fortschritte deines Teams geben. Besonders praktisch sind hierfür interaktive Features wie Aufgaben, Test und Quizze in der Lernstrecke.
4. Lernerfolge auszeichnen: Mit Zertifikaten kannst du die Seriosität und das Ansehen deiner Online-Weiterbildungen für deine Mitarbeiter und auch externe Kunden erhöhen.
5. Leichte Bedienbarkeit: Die erstellten Systeme sollten leicht und intuitiv für deine Mitarbeiter zu bedienen sein. Zum einen natürlich für die Angestellten, die das Weiterbildungsangebot nutzen, aber auch für die Personen, die das LMS einrichten und die Lernstrecke erstellen.
6. Einwandfreie Technik: Zu guter Letzt sollte dein LMS stets einwandfrei funktionieren. Ausfallende Server, nicht abspielbare Medien oder Fehlfunktionen bei den interaktiven Elementen könnten frustrieren und das Lernerlebnis verschlechtern.

Wie setzt man eine Online-Lernplattform ein?

Digitale Weiterbildungen sind eine Alternative zur klassischen Weiterbildung und bieten einige Vorteile.

Deine Mitarbeiter können das Lernen individuell planen und an ihrem Arbeitsalltag anpassen. Auch können sie kurzfristig freigewordene Zeit nutzen, um das LMS zu verwenden.

Dies können sie dann ortsunabhängig tun, egal ob im Büro, im Homeoffice oder auf Dienstreisen.

Ideal als Ergänzung

Inhaltlich kann ein Learning Management System dafür genutzt werden, um theoretisches Wissen zu vermitteln. Es eignet sich also ideal als Erweiterung zu praktischen Erfahrungen im Betrieb, Büro oder eines Lehrgangs.

Ein LMS kann Fachwissen vor, nach und während praktischen Phasen ergänzen.

Für wen ist ein LMS interessant?

Diese Online-Schulungen sind für Unternehmen geeignet, die ihre Mitarbeiter weiterbilden und dabei die Vorteile der Digitalisierung nutzen wollen.

Deine Mitarbeiter müssen z.B. nicht mehr für ganze Tage, Wochen oder sogar Monate ausfallen und auf Präsenzschulungen gehen. Stattdessen kann die Zeit ideal passend in den Arbeitsalltag und nach anfallendem Arbeitsaufwand integriert werden.

Volle Kontrolle über Lerninhalte und Kosten

Dazu kannst du mit einer selbst erstellten E-Learning Plattform die Inhalte von Weiterbildungen selbst festlegen. Du lehrst also genau das, was du deinen Mitarbeitern beibringen möchtest.

Auch hast du den Vorteil Kosten einsparen, da eine eigene Plattform für viele Mitarbeiter sich schnell rentieren kann im Vergleich zu externen Weiterbildungsangeboten. Zudem zahlst du nicht für das Lehren von Inhalten, die für dich irrelevant sind.

Da nicht in ein eigenes, aufwendiges IT-Projekt investiert werden muss, kommt ein LMS aber auch für kleinere Unternehmen infrage.

Individuelles Lernen

Das remote Arbeiten ermöglicht ein individuelles und somit sehr effizientes Zeitmanagement für den einzelnen Arbeitnehmer.

Du ermöglicht so das Lernen im eigenen Tempo, was den Lernerfolg steigern kann. Auch Ausfälle durch beispielsweise Krankheit können so besser einkalkuliert werden.

Wenn du von diesen Chancen profitieren möchtest, kann ein LMS genau richtig für dich sein.

Vertrieb, HR, Händler, produzierendes Gewerbe, etc.

Die Liste der Abteilungen ist lang, für die ein LMS einen echten Mehrwert im Unternehmen bieten kann. 

Sei es der Vertrieb, der sowie so Maßnahmen für den digitalen Vertrieb angeht und nun auch intern sein Wissen schneller und besser teilen möchte. 

Oder die Personalabteilung, in der neue Mitarbeiter durch ein digitales Onboarding schneller im Unternehmen integriert sind. 

Besonders bei Unternehmen bei denen eine hohe Fluktuation der Mitarbeiter für bestimmte Stellen herrscht, kann der Wissensstand mit der richtigen Schulung auf ein hohes Niveau gebracht und gehalten werden.  

Die Anbieter von LMS Software

Nun möchte ich dir die Anbieter in einem LMS Software Vergleich vorstellen, mit denen du eine E-Learning Plattform erstellen kannst.

reteach

Mit reteach erhältst du ein Learning Management System, das auf die Personalentwicklung spezialisiert ist. Du kannst aber auch Onlinekurse an externe Kunden verkaufen.

Online-Schulungen, digitale Weiterbildungen und ganze Lernpfade können als On Demand oder auch als Live Schulungen abgewickelt werden.

Besondere Features:

• Integration von Live Schulungen über MS Teams und Zoom
• Quizze, Wissensabfragen und Übungen
• Prüfungen und Zertifikate
• Reportings
• DSGVO konform
• einzelne Schulungen oder Kurspakete

Unterweisungs-Manager

Vor Kurzem hat reteach ein neues Produkt veröffentlicht, den Unterweisungs-Manager. Betriebliche Unterweisungen können einen großen administrativen Aufwand für HR, Qualitätsmanagement oder Compliance in einer Organisation bedeuten. Viele dieser Prozesse sind jedoch wiederkehrend und können durch den reteach Unterweisungs-Manager einfach automatisiert werden. Dies spart Kosten und schafft Freiräume für andere Aufgaben.

Lies dazu auch unseren Artikel über den Unterweisungs-Manager allgemein. 

reteach bietet dir vier verschiedene Pläne an, die du kostenlos testen kannst. Der günstigste Tarif Essential startet bei 199 € pro Monat im Jahresabo (249 € monatlich). Die Tarife unterscheiden sich hauptsächlich in der Anzahl an eigenproduzierten Kursen, aktiven Teilnehmenden und Administratoren.

• Essential: 10 Kurse, 500 Teilnehmende, 3 Administratoren
• Professional: 25 Kurse, 1.000 Teilnehmende, 10 Administratoren (ab 399€/Monat im Jahresabo)
• Enterprise: Unbegrenzte Kurse, 1.500 Teilnehmende, unbegrenzte Administratoren (ab599 €/Monat im Jahresabo)
• Supreme: API-Anbindung, HR-Integrationen, 5.000 Teilnehmende, Compliance Workflow Add-On (ab 999€/Monat im Jahresabo)

Alle Tarife bieten eine flexible monatliche Zahlungsweise, wobei du durch jährliche Abrechnung bis zu 2.400€ sparen kannst.

Zusätzlich zum Unterweisungs-Manager hat reteach 2025 auch ein Komfortpaket sowie ein Pflege-Komfortpaket eingeführt.

keelearning

Das LMS vom Anbieter keelearning stellt den Faktor Mobile in den Mittelpunkt. So werden besonders Mitarbeiter ohne Desktop-Arbeitsplatz berücksichtigt. Zur Verfügung stehen eine iOS und eine Android App. 

Die in der Mediathek hinterlegten Lerninhalte werden übersichtlich angeboten und dank der Gamification Features können diese kurzweilig konsumiert werden. 

Wichtige Merkmale: 

• Mehrsprachigkeit einfach umgesetzt
• Vorlage für unterschiedliche Kurse
• Lernfragen, Tests und Zertifikate 
• Android und iOS App vorhanden

Preislich startet keelearning bei 190 € pro Monat für 50 User. Darüber hinaus gibt es weitere Tarife wie Pro, Premium und Enterprise. Die Kapazität an Usern steigt, der Preis pro User sinkt je Tarif. Zusätzlich gibt es ein paar Funktionen, die erst in den höheren Tarifen freigeschaltet werden. 

Die Software ist für kleine und mittlere Unternehmen geeignet. Du kannst dir den Umfang ansehen und die Anforderungen für deinen Einsatz in einer kostenfreien Demo prüfen. 

Memberspot

Memberspot bietet eine Softwarelösung zur Bereitstellung von Onlinekursen, Coachings und Mitarbeiterschulungen.

Dabei ist das System für die Mitglieder schlank und intuitiv gehalten.

Features:

• E-Mails mit Zustellbestätigung
• Reportings
• Zeitgesteuerte Freischaltung von Inhalten
• eigenes Branding
• Test und Prüfungen
• eigenes EU-Videohosting
• eigene App
• Integration von gängigen Zahlungsdienstleistern
• kostenloser Umzugsservice vom alten Anbieter

Du kannst bei MemberSpot zwischen 4 verschiedenen Plänen wählen: Essential, Pro, Pro Plus und Business. 

Die Preise starten bei 39€ pro Monat für einen Mitgliederbereich und bis zu 5000 aktive Mitglieder. Die höheren Tarife enthalten dann mehr Kurse und auch Mitgliedergrenzen. 

Sollte für dich kein passender Tarif dabei sein, kannst du auch eine individuelle Lösung anfragen. Zudem kannst du die Pakete 14 Tage lang kostenlos testen.

eloomi

eloomi ist eine umfangreiche Plattform für E-Learning und Mitarbeiterperformance. Im Fokus steht die Förderung von Mitarbeiterengagement.

Features:

• Checklisten
• für PC und als App
• Umfragen
• Share Funktion für Teams

Du kannst bei eloomi zwischen 4 Paketen wählen: Learning, Development, Appraisals 

Der vierte Plan ist eine maßgeschneiderte Lösung für dein Unternehmen. Die Preise der Pakete sowie eine Demoversion kannst du auf der Website des Anbieters anfragen.

blink.it

Die LMS Plattform von blink.it ist auf die Bedürfnisse von großen Unternehmen zugeschnitten.

Der Anbieter kann bereits bekannte Partnerschaften vorweisen, z.B. mit der Sparkasse, der AOK und der Metro.

Die Software ist DSGVO konform und wird als kinderleicht und zukunftsweisend bezeichnet.

blink.it bietet eine Enterprise Version ab 390€ monatlich mit folgenden Features an:

• unbegrenzte Kurse, Teilnehmer und Speicher
• eigenes Corporate Design
• eigene Domain
• E-Mail-Kundenservice
• Kurse verkaufen
• Zertifikate für Teilnehmer
• erweiterte Quizfunktionen
• erweiterte Adminrechte vergeben
• Lernpfade
• individuelles Rechtemanagement
• Nutzung von API & Single-Sign-On
• Zahlung auf Rechnung
• Mehrsprachigkeit
• persönlicher Ansprechpartner

Diese Version kannst du einen Monat lang gratis testen.

Als Trainer oder Coach kannst du ein individuelles Angebot anfragen.

LearnDash

LearnDash ist ein Plug-in für WordPress mit der du deine Website in ein LMS verwandeln kannst.

Dieses Learning Management System wird von diversen Universitäten in den USA verwendet.

Features:

• Quizze und Aufgaben
• Zertifikate
• Einmalzahlungen, Subscriptions, Mitgliedschaften, Bundles
• mehr als 300 Zahlungsmöglichkeiten
• zeitgesteuerte Freischaltung von Inhalten
• Schutz von Kursinhalten
• Integrationen
• Kurs Builder per Drag & Drop
• Multimedia-Dateien

Dir stehen bei diesem Anbieter drei Pakete zur Auswahl:

LearnDash bietet keine kostenlose Testversion an, stellt aber eine Online-Demo zur Verfügung.

Mibeo

Mit Mibeo kannst du deine Mitarbeiter online unterweisen und schulen. 8 fertige Online-Unterweisungen sind bereits inklusive (z.B. Arbeitsschutz, Brandschutz, Erste Hilfe,...) und du kannst eigene Schulungen kinderleicht hinzufügen. 

Mibeo ist ohne Installation sofort startklar und überzeugt durch seine einfache Bedienung.

Features:

• unbegrenzte Anzahl an Kursen & Kursteilnahmen
• Import von bestehenden Präsentation
• Kursteilnahme über alle Geräte möglich
• DSGVO-konform & "made in Germany"
• Wissenstests
• Teilnahmenachweis nach erfolgreicher Kursteilnahme
• Übersicht über anstehende und abgeschlossene Kurse
• jederzeit verfügbare Zertifikate
• Fälligkeiten für Kurse einstellen (z. B. monatlich, halbjährlich, jährlich)

Dieser Anbieter stellt dir drei Preispläne zur Auswahl, wobei sich der Preis nach der Anzahl der Benutzer richtet, die du frei wählen kannst.

LearnWorlds

LearnWorlds ist eine Weiterbildungsplattform um Onlinekurse auf der eigenen Website zu erstellen. Dieses LMS ist für die eigenen Mitarbeiter sowie zum Verkaufen an Kunden geeignet.

Dabei kannst du nach Erstellung deines Weiterbildungsangebotes auch weitere Marketing Maßnahmen ergreifen.

Features:

• eigene Domain
• eigene App im eigenen Design
• Seiten Builder
• Coupons
• Integrationen
• SSL Zertifikat
• Integrationen z.B. Google Analytics, Mailchimp, Facebook Pixels, ZenDesk und mehr

Bei Learnworlds kannst du zwischen 4 verschieden Plänen wählen.

KAJABI

KAJABI ist eine All-in-One Plattform für Websites, Produkte, Landing Pages, Zahlungen und mehr, darunter auch Onlinekurse und digitale Weiterbildungen.

Der Anbieter stellt dir eine Website, Zahlungsmethoden, E-Mail Adressen, eine mobile App und mehr zur Verfügung.

Du kannst zwischen 3 Plänen (Basic, Growth, Pro) wählen und die kostenlose Testversion ausprobieren.

Der größte Unterschied liegt in der Anzahl an aktiven Mitgliedern. Aber auch Punkte wie Affiliate-Programm, White Label oder Code Editor werden erst in höheren Tarifen freigeschalten. 

Fazit

Eine eigene E-Learning Plattform ermöglicht dir die Weiterbildung deiner Mitarbeiter mit eigenen Inhalten und nach deinen eigenen Vorstellungen.

Die hohe Individualität besteht auch für deine Mitarbeiter, da ort- und zeitunabhängiges Lernen möglich ist und es sich so in jeden Arbeitsalltag integrieren lässt.

Du kannst deine eigene Online Lernplattform ohne IT-Kenntnisse mit Hilfe von Software-Anbietern erstellen.

Mit Texten, Bildern, Videos, Audios, Test und Quizzen kannst du das Lernen interaktiv und interessant gestalten und die Weiterbildung mit Zertifikaten auszeichnen.

Dein Weiterbildungsangebot kannst du nicht nur deiner internen Belegschaft, sondern auch externen Kunden anbieten.

Bedenken solltest du, dass theoretisches Wissen praktische Erfahrung nicht ersetzen kann, daher sollte ein LMS stets als Ergänzung betrachtet werden.