Stell dir vor, dein Vertriebsmitarbeiter soll schwierige Kundengespräche führen, deine Führungskraft muss Konfliktgespräche meistern oder dein Kundenservice-Team soll mit verärgerten Kunden umgehen. Das klassische Rollenspiel im Seminarraum ist peinlich, das Feedback subjektiv und der Transfer in die Praxis funktioniert selten. Wochen später stehen deine Mitarbeiter vor echten Herausforderungen – und sind genauso unsicher wie vorher.

Wenn du KI-Rollenspiele in deiner beruflichen Weiterbildung einsetzt, passiert dir sowas nicht mehr. Was sie können und welche Anbieter sich lohnen, erfährst du in diesem Artikel.

Was sind KI-Rollenspiele?

KI-Rollenspiele sind ein Simulator für berufliche Gespräche.

Im Endeffekt führen deine Mitarbeiter Live-Gespräche mit KI-Charakteren, die menschenähnlich reagieren und verschiedene Gesprächspartner simulieren – von schwierigen Kunden über unmotivierte Teammitglieder bis hin zu skeptischen Interessenten.

Dabei werden alle Aspekte eines echten Gesprächs abgebildet – von der Tonalität bis hin zu emotionalen Reaktionen.

Damit die KI-Rollenspiele wirklich effektiv sind, werden modernste Sprachverarbeitungstechnologien und Large Language Models (LLMs) verwendet. Diese wurden speziell für realistische Gesprächssimulationen entwickelt und garantieren nicht nur Sicherheit, sondern auch eine hohe Lerneffektivität in allen Unternehmensbereichen.

KI-Rollenspiele oder traditionelle Rollenspiele - was ist der Unterschied?

Beim Unterschied zwischen KI-Rollenspielen und traditionellen Rollenspielen geht es um die Lernqualität und Skalierbarkeit.

Traditionelle Rollenspiele sind "Schauspielerei zwischen Kollegen in einem Seminarraum, bei der sich die meisten zurückhalten und niemand ehrliches Feedback geben möchte."

KI-Rollenspiele dagegen werden dafür genutzt, realistische Gesprächssituationen zu schaffen, objektives Feedback zu geben und die psychologische Sicherheit (Safe Space) zu gewährleisten, die für effektives Lernen notwendig ist.

Wofür kannst du KI-Rollenspiele verwenden?

KI-Rollenspiele verwendest du, wenn du Mitarbeiter effektiv und skalierbar auf schwierige Gesprächssituationen vorbereiten willst.

Folgende Anwendungsbereiche kommen für KI-Rollenspiele in Frage:

Sales & Vertrieb

• Cold Calls und Kaltakquise
• Discovery Calls und Bedarfsermittlung
• Einwandbehandlung bei skeptischen Kunden
• Verhandlungsgespräche und Preisdiskussionen
• Upselling und Cross-Selling

Führung & Management

• Mitarbeitergespräche bei Leistungsproblemen
• Konfliktgespräche zwischen Teammitgliedern
• Feedbackgespräche für Entwicklung
• Kündigungsgespräche
• Remote-Führung in hybriden Teams
• Gehaltsverhandlungen

Kundenservice & Support

• Beschwerdemanagement mit verärgerten Kunden
• Eskalationsbehandlung in kritischen Situationen
• Produktberatung für komplexe Anfragen
• Reklamationsabwicklung

HR & Recruiting

• Bewerbungsgespräche führen
• Mitarbeiterentwicklungsgespräche
• Onboarding neuer Mitarbeiter
• Austrittsinterviews

Im Prinzip sind KI-Rollenspiele überall möglich, wo Menschen miteinander kommunizieren und diese Kommunikation geschäftskritisch ist.

Wie funktioniert ein KI Coaching?

Um dir den Ablauf einmal verständlicher zu machen, findest du hier ein Beispiel, wie das Training mit KI-Rollenspielen funktioniert.

KI-Rollenspiel am Beispiel von Careertrainer.ai

• Szenario auswählen: Wähle aus vorgefertigten Szenarien oder erstelle individuelle Situationen
• KI-Charakter konfigurieren: Definiere Persönlichkeit, Problemstellung und Reaktionsmuster
• Live-Gespräch führen: Der Mitarbeiter spricht direkt mit dem KI-Charakter
• Sofortiges Feedback: Nach dem Gespräch erhält er detaillierte Analyse und Verbesserungsvorschläge
• Wiederholen und verbessern: Unbegrenzte Wiederholungen bis zur Perfektion

Hat ein Mitarbeiter ein KI-Rollenspiel absolviert, dann ist der Ablauf so:

• Er erhält objektives Feedback zu seiner Performance
• Konkrete Verbesserungsvorschläge werden angezeigt
• Die Gesprächsanalyse zeigt Stärken und Entwicklungsfelder auf
• Er kann das Gespräch beliebig oft wiederholen
• Alle Beteiligten (HR, Vorgesetzte) können auf die anonymisierten Auswertungen zugreifen und so innerhalb der Organisation Fortschritte tracken

Bei anderen Anbietern läuft die Nutzung ähnlich ab. Auch hier wird direkt mit der KI trainiert, was die berufliche Weiterbildung sowohl im Lerneffekt als auch rechtlich sicher macht.

Vorteile gegenüber traditionellen Methoden

Die Vorteile von KI-Rollenspielen gegenüber traditioneller beruflicher Weiterbildung sind eindeutig:

• Psychologische Sicherheit: Keine Peinlichkeit vor Kollegen, keine Angst vor Bewertung durch andere Menschen.
• Objektives Feedback: Datenbasierte Analyse ohne subjektive Färbung oder persönliche Voreingenommenheit.
• Skalierbarkeit: Hunderte Mitarbeiter können gleichzeitig trainieren, ohne zusätzliche Trainer-Ressourcen.
• Verfügbarkeit: 24/7 verfügbar, keine Terminkoordination, sofortiges Training bei akutem Bedarf.
• Wiederholbarkeit: Unbegrenzte Wiederholungen des gleichen Szenarios bis zur Perfektion.
• Kosteneffizienz: Nach der Implementierung marginal niedrige Kosten pro Training.
• Realitätsnähe: KI-Charaktere können beliebig schwierige oder emotionale Situationen simulieren.

Aber auch bei den Kosten sind moderne KI-Rollenspiele attraktiv - sowohl auf individueller Ebene, als auch bei Unternehmen.

Traditionelle Weiterbildungen sind oft teuer und müssen pro Mitarbeiter bezahlt werden. KI-Rollenspiele sind deutlich flexibler und laufen nach einmaliger Implementierung deutlich günstiger.

Versteckte Kosten traditioneller Trainings vermeiden

Bei klassischen Präsenztrainings entstehen neben den reinen Trainerkosten oft versteckte Ausgaben: Reisekosten, Hotelübernachtungen, Seminarräume und vor allem der Produktivitätsverlust durch mehrere Tage Arbeitsausfall pro Mitarbeiter. Diese Kosten multiplizieren sich schnell bei größeren Teams.

KI-Rollenspiele eliminieren diese Kostenfaktoren komplett. Nach der ersten Implementierung können beliebig viele Mitarbeiter parallel trainieren - ohne zusätzliche Trainerkosten, ohne Reiseaufwand und ohne Produktivitätsverlust. Das macht besonders für wachsende Unternehmen den entscheidenden Unterschied.

Anbieter-Übersicht – KI-Rollenspiele

KI-Rollenspiele für Sales & Vertrieb

Hyperbound.ai

Hyperbound ist ein etablierter Anbieter für AI Sales Coaching mit starkem Fokus auf Roleplay-Simulationen für Vertriebsteams.

Die Plattform analysiert tausende von Sales Calls und erstellt darauf basierend realistische AI-Rollenspiele, die Vertriebsmitarbeitern helfen, ihre Gesprächsführung zu verbessern.

• AI-Analyse echter Sales Calls
• Verschiedene Buyer-Personas als AI-Charaktere
• Umfangreiche Sales-Methodiken integriert
• Starke Enterprise-Integration
• Mehrsprachige Unterstützung (25+ Sprachen)
• Umfassende Analytics und Reporting

Preis gibt es nach einer Demo.

FullyRamped

FullyRamped fokussiert sich auf AI-gestütztes Sales Training mit besonderem Schwerpunkt auf dem Onboarding neuer Vertriebsmitarbeiter.

Die Plattform ermöglicht es, neue Sales Reps 3x schneller einzuarbeiten durch realistische AI-Rollenspiele und automatisierte Zertifizierungsprozesse.

• Schnelleres Sales-Onboarding (3x faster ramp)
• AI-Zertifizierungen ohne Human Bias
• Integration mit Gong für reale Call-Analyse
• Custom Scorecards für verschiedene Sales-Methodiken
• White-Glove Implementation
• Gamification durch Leaderboards

Preise gibt es nach einer Demo.

KI-Rollenspiele für Führungskräfteentwicklung

Careertrainer.ai

Careertrainer.ai ist ein deutscher Anbieter für KI-basierte Führungskräfteentwicklung mit Fokus auf Voice-Rollenspiele.

Die Plattform ermöglicht es Führungskräften, realistische Gesprächssituationen mit KI-Charakteren zu trainieren und dabei sofortiges Feedback zu erhalten. Deutsche Entwicklung garantiert DSGVO-Konformität und lokalen Support.

• Live-Audio-Gespräche mit KI-Charakteren
• Deutsche Entwicklung und DSGVO-konform
• Sofortiges, datenbasiertes Feedback
• Individuell anpassbare Szenarien
• Verschiedene Gesprächstypen (Konflikt, Feedback, Motivation etc.)
• Detaillierte Performance-Analysen
• Integration in bestehende HR-Systeme möglich

Preise von Carrertrainer.ai starten ab 19 € pro Monat. 

Tenor HQ

Tenor HQ ist ein US-amerikanischer Anbieter mit Sitz in San Francisco, der sich auf AI-gestützte Führungskräfteentwicklung spezialisiert hat. Das Unternehmen hat kürzlich eine erfolgreiche Seed-Finanzierungsrunde von 5,4 Millionen Dollar abgeschlossen, angeführt von Base10 Partners, und zeigt laut LinkedIn-Postings starkes Wachstum.

Die Plattform von Tenor kombiniert Voice AI mit personalisierten Coaching-Ansätzen und fokussiert sich besonders auf die Verbesserung von Kommunikationsfähigkeiten in großen Unternehmen.

• Voice AI-Simulationen für realistische Gespräche
• Frisches Funding und starkes Wachstum
• Fokus auf Enterprise-Kunden
• Personalisierte AI-Coaching-Funktionen
• Integration in bestehende L&D-Programme
• Skalierbare Lösung für große Organisationen

Preise gibt es auch hier nur nach einer Demo.

Fazit: KI-Rollenspiele – Die Zukunft der beruflichen Weiterbildung

Die Digitalisierung der beruflichen Weiterbildung ist ein riesiges Thema. KI-Rollenspiele bieten eine echte Alternative zu traditionellen, oft ineffektiven Trainingsmethoden in allen Unternehmensbereichen.

Es gibt verschiedene Anbieter auf dem Markt, aus denen du auswählen kannst. Während der Sales-Bereich bereits eine ausgeprägte Anbieter-Landschaft hat, entwickeln sich andere Bereiche wie die Führungskräfteentwicklung mit Anbietern wie Careertrainer.ai in Deutschland und dem gut finanzierten Tenor HQ in den USA rasant weiter.

KI-Rollenspiele können sowohl auf individueller Ebene als “AI Coach” dienen, aber auch in der gesamten Organisationsentwicklung von Unternehmen eingesetzt werden.

Also, worauf wartest du noch? Probiere die Anbieter aus und mache die Weiterbildung deiner Mitarbeiter effizient, skalierbar und messbar erfolgreich!

Was hältst du von KI-Rollenspielen in der beruflichen Weiterbildung? Nutzt du bereits einen der Anbieter oder kennst du einen, der hier definitiv noch fehlt? Schreib mir deine Meinung zu dem Thema und Erfahrungen gerne in die Kommentare!

Wenn du mehr wissen willst in puncto Digitalisierung für Selbständige oder Geschäftsführer, dann schau gerne in die entsprechende Kategorie auf Digital-Affin für mehr Inspiration!

Diese umfangreichen Datensammlungen, die Informationen über andere Unternehmen enthalten, ermöglichen es, potenzielle Kunden zu identifizieren, Leads zu generieren und Geschäftspartnerschaften aufzubauen.

Konkret erhältst du dadurch folgende Vorteile:

• Du kannst die Neukundenakquise beschleunigen
• Erweitere deinen Kundenstamm & das Vertriebsgebiet
• Erhalte übersichtliche Markteinblicke
• Konkretisiere deine Marketingmaßnahmen mit Trigger Events
• Minimiere Streuverluste bei Kampagnen
• Definiere dein Ideal Customer Profile (ICP)

Doch wie funktioniert eine B2B Datenbank, und warum sind sie so wichtig?

In diesem Blogartikel erfährst du, wie B2B Datenbanken Unternehmen dabei helfen können, erfolgreich zu wachsen und zu florieren.

Das kannst du bei einer B2B Datenbank kaufen

In einer B2B Datenbank kannst du auf verschiedene Arten von Informationen und Daten zu anderen Unternehmen und Geschäftskontakten zugreifen.

Hier sind einige der Hauptkategorien von Daten und Informationen, die du in einer B2B Datenbank finden kannst:

Firmeninformationen

Das beinhaltet grundlegende Daten wie den Firmennamen, die Adresse, die Branche, die Unternehmensgröße, die Mitarbeiteranzahl und die Kontaktinformationen.

Kunden- und Lieferanteninformationen

Informationen über deine bestehenden und potenziellen Kunden sowie Lieferanten. Das kann den Geschäftsverlauf, das Kaufverhalten und die Kontaktdaten umfassen.

Kontaktinformationen

Hierbei handelt es sich um Daten zu wichtigen Ansprechpartnern in Unternehmen, wie CEOs, Geschäftsführern, Einkäufern und Vertriebsleitern.

Branchen- und Marktdaten

Daten zu Branchentrends, Marktforschungsergebnissen, Wettbewerbern und Marktsegmenten.

Finanzdaten

Informationen zu Finanzkennzahlen, Umsatz, Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen und zur Kreditwürdigkeit von Unternehmen.

E-Mail-Listen

DSGVO-konform geführte Listen mit geschäftlichen E-Mail-Adressen, die für Marketingzwecke genutzt werden können.

Lead-Generierung

Daten zur Generierung qualifizierter Verkaufsleads, einschließlich potenzieller Kunden, die Interesse an bestimmten Produkten oder Dienstleistungen zeigen.

Demografische Daten

Informationen über Zielgruppen und Kundenprofile, die für zielgerichtete Marketingkampagnen verwendet werden können.

Vertriebs- und Marketingtools

Tools und Softwarelösungen zur Verwaltung von B2B-Kontakten und zur Unterstützung von Vertriebs- und Marketingaktivitäten.

Mehr zum Thema digitaler Vertrieb erfährst du im verlinkten Blogartikel.

Compliance-Daten

Informationen zur Einhaltung von Datenschutz- und Compliance-Anforderungen, insbesondere im Hinblick auf die DSGVO und andere Datenschutzgesetze.

Denk daran, dass die Verfügbarkeit und Qualität dieser Datenquellen variieren können. 

Stelle sicher, dass du hochwertige und relevante Daten erwirbst, die deinen spezifischen Geschäftsanforderungen entsprechen. 

Beim Datenerwerb in B2B-Datenbanken solltest du immer die geltenden Datenschutzbestimmungen und -richtlinien beachten.

Spezialisierungen bei B2B Datenbanken

Bei B2B Datenbanken gibt es verschiedene Spezialisierungen und Nischen, die sich auf die Bedürfnisse spezifischer Branchen, Geschäftsbereiche oder Anwendungen konzentrieren.

Das können zum Beispiel sein:

• Branchenspezifische Datenbanken: Einige Datenbanken sind auf bestimmte Branchen ausgerichtet, wie Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen, Einzelhandel oder Fertigung. Sie enthalten spezielle Informationen und Kontakte, die für Unternehmen in diesen Branchen relevant sind.
• Regionale Datenbanken: Diese Datenbanken konzentrieren sich auf eine bestimmte geografische Region oder einen Markt. Sie bieten Informationen über Unternehmen in einem bestimmten Land, Bundesland oder einer Stadt.
• Technologie- und IT-Datenbanken: Diese Spezialisierung enthält Informationen über IT-Unternehmen, Technologieprodukte und Dienstleistungen. Sie sind wertvoll für Unternehmen, die in der Technologiebranche tätig sind oder IT-Produkte und -Dienstleistungen anbieten.
• Start-up-Datenbanken: Diese Datenbanken sind auf Start-up-Unternehmen ausgerichtet und bieten Informationen über neue und aufstrebende Unternehmen. Sie sind nützlich für Investoren, Inkubatoren und Unternehmen, die mit Start-ups zusammenarbeiten möchten.
• B2B-Marketingdatenbanken: Diese Datenbanken sind auf Marketing- und Vertriebsprofis ausgerichtet und enthalten Informationen über potenzielle Kunden, Leads und Entscheidungsträger.

Die Wahl der richtigen Spezialisierung hängt von den individuellen Geschäftsanforderungen und Zielen ab. 

Unternehmen sollten die Datenbank auswählen, die am besten zu ihrer Branche und ihren strategischen Prioritäten passt.

Wissenswertes zu B2B Datenbanken

Im Folgenden findest du nützliches Wissen zu B2B Datenbanken.

Woher bekommen Unternehmensdatenbanken ihre B2B Daten?

Unternehmensdatenbanken erhalten ihre B2B Daten aus verschiedenen Quellen.

Dazu gehören öffentliche Unternehmensregister, Daten von Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, Daten von Handelskammern, Marktforschungsberichte, Online-Umfragen und andere öffentlich zugängliche Informationsquellen.

Einige Anbieter von Datenbanken sammeln auch Informationen durch Web-Scraping und Datenaggregation aus dem Internet.

Sind B2B Datenbanken DSGVO-konform?

Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) stellt strenge Anforderungen an die Verarbeitung personenbezogener Daten, einschließlich B2B Daten.

Seriöse B2B Datenbankanbieter halten sich an die DSGVO-Richtlinien, indem sie sicherstellen, dass die Daten rechtmäßig gesammelt und verarbeitet werden.

Benutzer sollten jedoch immer sicherstellen, dass sie mit DSGVO-konformen Anbietern arbeiten und die Nutzung der Daten entsprechend den Datenschutzbestimmungen handhaben.

Ist es teuer, Adressen zu kaufen?

Die Kosten für den Kauf von Adressen variieren je nach Anbieter, der Art der Daten, der Datenqualität und der Menge der gewünschten Informationen.

In der Regel sind hochwertige, aktuelle und spezialisierte B2B-Adressen teurer als allgemeine Listen. Die Preise können von einigen Hundert Euro bis zu Tausenden Euro oder mehr reichen.

Sollte man Adressen kaufen oder mieten?

Die Entscheidung, Adressen zu kaufen oder zu mieten, hängt von den individuellen Marketingzielen ab.

Der Kauf von Adressen bietet langfristige Nutzungsmöglichkeiten, während das Mieten von Adressen für eine einmalige Kampagne geeignet sein kann.

Es ist wichtig, die Vor- und Nachteile sowie die Kosten abzuwägen, bevor du dich hierzu entscheidest.

Wie aktuell sind die Adresslisten in B2B Datenbanken?

Die Aktualität von Adresslisten in B2B Datenbanken variiert je nach Anbieter.

Seriöse Anbieter aktualisieren ihre Daten regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie aktuell und relevant sind. 

Es ist ratsam, die Aktualität der Datenbank und den Zeitpunkt der letzten Aktualisierung zu überprüfen, bevor du Adressen erwirbst, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Anforderungen entsprechen.

So unterscheidest du seriöse von unseriösen B2B Datenbanken

Sichere dich ab, bevor du in eine B2B Datenbank investierst. Anhand folgender Tipps kannst du gute von schlechten Anbietern unterscheiden:

1. Reputation und Erfahrung: Schau dir an, wie lange der Anbieter bereits im Geschäft ist und was andere Kunden über ihn sagen. Eine lange Erfolgsgeschichte und positive Kundenbewertungen sind gute Zeichen.
2. Datensicherheit und DSGVO-Konformität: Überprüfe, ob der Anbieter strenge Datenschutzstandards einhält und ob seine Datenbank DSGVO-konform ist. Das ist besonders wichtig, um rechtliche Probleme zu vermeiden.
3. Datenqualität: Seriöse Anbieter investieren in die Qualität ihrer Daten. Sie sollten aktuelle und genaue Informationen bieten. Frage nach, wie sie ihre Daten aktualisieren und validieren.
4. Kundensupport: Guter Kundensupport ist entscheidend. Teste den Anbieter, indem du Fragen zu ihren Daten und Dienstleistungen stellst. Die Reaktionszeit und die Qualität der Antworten sagen viel aus.
5. Transparenz: Seriöse Anbieter sollten transparent über die Herkunft ihrer Daten, die Aktualisierungsfrequenz und die Kosten sein. Achte auf versteckte Gebühren.
6. Beispiele und Demos: Frage nach Beispielen oder Demos ihrer Datenbank. So kannst du sehen, ob die Daten deinen Anforderungen entsprechen.
7. Kosten-Nutzen-Analyse: Vergleiche die Preise mit dem Wert, den du aus den Daten ziehen kannst. Günstigere Anbieter sind nicht immer die besten, wenn die Daten minderwertig sind.
8. Vertragliche Vereinbarungen: Lies Verträge und Vereinbarungen sorgfältig durch. Achte auf Klauseln zur Datenqualität, zur Nutzung und zur Beendigung des Vertrags.
9. Referenzen: Frage nach Referenzen von Kunden, die ähnliche Bedürfnisse haben wie du. Kontaktiere sie, um herauszufinden, wie zufrieden sie mit dem Anbieter sind.
10. Vorsicht vor zu vielen Versprechungen: Sei skeptisch, wenn ein Anbieter unrealistische Versprechungen macht. Wenn es zu gut klingt, um wahr zu sein, ist es möglicherweise nicht seriös.

Denke daran, dass die Wahl eines vertrauenswürdigen B2B Datenbankanbieters dazu beitragen kann, Zeit und Geld zu sparen und dein Marketing effektiver zu gestalten. Recherchiere gründlich und treffe eine informierte Entscheidung.

Anbieter von B2B Datenbanken im Vergleich

Folgende Anbieter von B2B Datenbanken lohnen einen Blick:

B2B-Datenbank.de

B2B-Datenbank.de bietet eine Plattform zum Kauf von über 5 Millionen tagesaktuellen und verifizierten B2B-Firmenadressen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz. Der Fokus liegt auf maximaler Transparenz, Kontrolle und Aktualität für Käufer – mit flexiblen Lizenzierungsmodellen für individuelle Anforderungen.

Das Besondere: Schon vor dem Kauf erhalten Nutzer umfassenden Einblick in die Daten – inklusive E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Ansprechpartnern mit Position, verwendeten Web-Technologien, Social Media Kanälen, Bewertungen, Umsatz- und Mitarbeiterklassen, Rechtsform und weiteren Details. So lassen sich Risiken minimieren und Zielgruppen besonders präzise nach Branchen, Regionen und Preis filtern.

Wichtige Funktionen im Überblick:

• Echtzeit-Zielgruppensuche mit über 100 Filteroptionen: z. B. Branchencodes, Unternehmensgröße, Berufsbezeichnungen, Web-Technologien oder Website-Keywords.
• KI-gestützte Crawler-Technologie durchsucht täglich öffentliche Quellen wie Firmenwebsites, Handelsregister, Jobportale, Social Media und Suchmaschinen.
• Live-Erreichbarkeits-Check: Unternehmen per Klick auf aktuelle Erreichbarkeit prüfen.
• DSGVO-konforme, transparente Datenquellen – alle Adressdaten stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen.
• Kostenloser Testzugang: Zielgruppen lassen sich vorab kostenlos definieren und filtern.
• Individuelle Adresspakete für Marketing, Vertrieb und gezielte Neukundengewinnung – sofort einsatzbereit und rechtssicher.

Mit B2B-Datenbank.de setzen Unternehmen auf eine schnelle, transparente und datengestützte Leadgenerierung – für maximale Effizienz und besseren ROI.

Preise:

• Einmalig ab 0,15 €/Datensatz (netto, keine Mindestabnahme)
• Monatlich ab 197 € zzgl. 19 % USt. für 1.500 Datensätze pro Monat

Apollo.io

Apollo.io bietet starke Funktionen für die gesamte Sales-Pipeline. 

Du kannst zunächst die über 275 Millionen große Kontaktdatenbank mit entsprechenden Filtern segmentieren und so auf deine passenden Leads kommen. 

Diese kannst du dann mit Outreach-Funktionen angehen und bis zum Close führen. 

• Kostenloser Tarif für beschränkte Features
• Mobilnummern und E-Mail-Adressen von B2B-Entscheidern 
• Unternehmen jeglicher Größe: von Startups bis Enterprise
• CRM, Videocalls, Funnel-Analytics und mehr 

Digital Affin Firmenkontaktdaten

Wir von Digital Affin führen einen eigenen Datenbank-Service, mittels dem wir dir speziell für den Bereich B2B Software-Unternehmen Firmenkontaktdaten zur Verfügung stellen können. Dabei reichern wir unsere Daten mit dem Such-Intent an, sodass du weißt, dass sich diese Unternehmen ganz aktuell mit deinem Thema beschäftigen.

• Spezifische Auswahl: Digital Affin Firmenkontaktdaten sind für Software-Unternehmen und B2B Unternehmen ausgelegt.
• Lieferung: Tägliche, wöchentliche, zwei-wöchentliche oder monatliche Lieferung von thematisch interessierten Firmen.
• Kostenlos testen: Bei Kontaktaufnahme erhältst du einige kostenfreie Datensätze, um zu sehen, welche Infos dir zur Verfügung stehen.
• Preise: Abrechnung pro Datensatz auf monatlicher Basis.

Address-Base

Beim Anbieter Address-Base gibt es Firmenadressen dsgvo-konform aus einer Datenbank von 4,5 Millionen Adressen. Dabei kannst du nach Branche entscheiden, welche Daten für dich relevant sind. 

Du legst dir deine gewünschten Daten nach Bundesland in den Warenkorb und kannst sicher bezahlen. Die Daten stehen dir dann als CSV-Datei zur Verfügung. 

• Du bekommst B2B Firmenadressen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz
• Segmentiert nach Branchen, bspw. Apotheken, Einzelhandel, Auto-Werkstätten, Steuerberatende Berufe, etc. 
• Paketpreise ab 2,00 €

AdressMonster

AdressMonster zeichnet sich durch seine umfangreiche, hochaktuelle und qualitativ hochwertige B2B Datenbank aus, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten ist. Das Unternehmen bietet zudem exzellenten Kundenservice und maßgeschneiderte Lösungen, um sicherzustellen, dass du die besten Ergebnisse für dein Geschäft erzielst.

• Breite Auswahl: AdressMonster.de bietet eine breite Palette von B2B-Firmenadressen in verschiedenen Branchen, von Abbrucharbeiten bis Zoos, zur Auswahl an.
• Sofortiger Zugriff: Du kannst die gewünschten Adressen sofort herunterladen und dauerhaft nutzen, ohne Miete oder Leasing.
• Qualitätssicherung: Das Unternehmen aktualisiert kontinuierlich seine Datenbank, um sicherzustellen, dass die Adressen aktuell sind.
• Kostenlose Optionen: AdressMonster.de bietet auch kostenlose Firmenadressen für bestimmte Branchen an, die monatlich wechseln.
• Geld-zurück-Garantie: Das Unternehmen bietet eine 100% Geld-zurück-Garantie, falls die gekauften Adressen nicht mehr aktuell sein sollten.
• Preis: je nach Umfang, z. B. 500 Adressen für 149,89 €

Echobot

Echobot by Dealfront zeichnet sich durch seine fortschrittliche KI-Technologie aus, die es Unternehmen ermöglicht, Echtzeit-Unternehmensdaten zu nutzen und fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.

• Schneller Zugang zu B2B-Leads: Mit der Sales Intelligence Plattform von Echobot kannst du in Sekundenschnelle deine Wunschkunden finden und so mehr Abschlüsse erzielen.
• Künstliche Intelligenz (KI): Die Plattform nutzt KI, um dir die präzisesten B2B Daten für europäische Märkte zur Verfügung zu stellen, was deinem Vertriebs- und Marketingteam zugute kommt.
• Vielfältige Anwendungsmöglichkeiten: Echobot kann dir bei der B2B-Leadgenerierung helfen, zielgenaue Zielgruppen auszuwählen und deine Vertriebsvorbereitung zu beschleunigen.
• Trigger Events: Du kannst über 30 Trigger Events nutzen, um Verkaufschancen bei Unternehmen zu erkennen und keine wichtigen Möglichkeiten zu verpassen.
• Datenqualität und DSGVO-Konformität: Echobot bietet hochwertige B2B Daten, die DSGVO-konform sind, und hilft dir dabei, die richtigen Ansprechpartner zu finden.
• Preis: auf Anfrage

SYNTINELS

SYNTINELS Datenbank bietet umfangreiche Unternehmensinformationen und zeichnet sich durch ihre Anpassungsfähigkeit an individuelle Geschäftsbedürfnisse aus.

• Vertriebsauslöser: Das Tool bietet relevante Trigger, um eine hyperpersonalisierte Kontaktaufnahme zu ermöglichen. Dies beinhaltet Informationen zu offenen Stellenangeboten, interessanten Nachrichten und verwendeten Technologien bei aktuellen potenziellen Kunden.
• Integration in den Workflow: SYNTINELS ist nahtlos in den Outreach-Workflow via LinkedIn integriert, um relevante Verkaufsauslöser effizient bereitzustellen.
• Automatisierung von Aufgaben: Die KI von SYNTINELS unterstützt dabei, perfekte Outreach-Nachrichten zu verfassen, was eine kundenzentrierte Personalisierung im großen Maßstab ermöglicht.
• Nutzungsbereich: SYNTINELS wird in Vertriebsteams von SDRs/BDRs, Account Managern und Business Developern genutzt, die direkte Kundenbeziehungen pflegen.
• Preis: ab 49 €/Monat
• kostenlose Demo möglich

neugeschaeft GmbH

neugeschaeft GmbH hebt sich durch seine innovative Datenverarbeitungstechnologie hervor und ermöglicht es Unternehmen, Echtzeit-B2B-Informationen effizient zu nutzen.

• Aktuelle Firmenadressen kaufen: Die neugeschaeft GmbH bietet dir die Möglichkeit, aktuelle Firmenadressen zu kaufen, die alle wichtigen Firmeninformationen auf einen Blick liefern. Dies spart dir wertvolle Zeit bei der Recherche.
• Biz Engine® für Lead-Identifikation: Mit der Biz Engine® kannst du potenzielle Kunden identifizieren und relevante Leads mit über 350 Selektionsmöglichkeiten (Umsatz, Mitarbeiter, Region usw.) gewinnen.
• Tagesaktuelle Informationen: Die einzigartige Bot-Technologie von neugeschaeft liefert tagesaktuelle Firmeninformationen, die dein Akquise-Potenzial steigern.
• DSGVO-konform und made in Germany: Alle Daten sind DSGVO-konform und die cloudbasierte Software wird in Deutschland gehostet.
• Preis: auf Anfrage

Firmenadressen Direkt

Firmenadressen Direkt bietet hochwertige Unternehmensdaten mit verschiedenen Auswahlkriterien und personalisierten Listen.

• Vertriebslösung für B2B Leads: Mit Firmenadressen Direkt kannst du Wunschkunden leicht identifizieren, exportieren und ansprechen, um deine Umsätze zu steigern.
• Umfangreiche Datenbank: Die Plattform bietet Zugriff auf 1,8 Millionen Adressen aus dem Handelsregister und über 20 Millionen Keywords in mehr als 350 verschiedenen Branchen.
• DSGVO-Konformität: Alle Datensätze sind zu 100 % DSGVO-konform, was die Sicherheit deiner Daten gewährleistet.
• Einfache Nutzung in 4 Schritten: Wähle deine Branche oder definiere Keywords, grenze regionale Präferenzen ein, nutze Filteroptionen und exportiere die Daten, um direkt loszulegen.
• Business Account: Für vollen Zugriff und zusätzliche Features gibt es einen Business Account ab 199 € pro Monat. Dieser enthält auch eine Zwillingsanalyse und weitreichende Filtermöglichkeiten.
• Preis: ab 199 €/Monat
• kostenlos testen möglich

Cognism

Cognism überzeugt durch seine KI-gestützte Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, qualifizierte Leads zu generieren und Vertriebsprozesse zu optimieren.

• Internationale Datenabdeckung: Die Plattform bietet DSGVO-konforme Datenabdeckung für regionale und globale Märkte, einschließlich DACH, Europa, UK und Nordamerika.
• Genauigkeit und Zugriff: Cognism bietet eine Genauigkeit von 98 % für Mobiltelefonnummern und uneingeschränkten Datenzugriff auf Kontakt- und Unternehmensebene.
• Einfaches Setup und Integration: Die Plattform ermöglicht ein einfaches Setup und Integrationen, um die Daten nach Bedarf abzurufen und in andere Systeme zu integrieren.
• Effizienzsteigerung im Vertrieb: Cognism hilft Vertriebsteams, mehr Gespräche zu führen, indem es genaue Kontaktinformationen, Telefonverifizierung und Sales liefert.
• Preis: auf Anfrage
• Demo verfügbar

Schober

Schober ist ein etablierter Anbieter von B2B Daten und bietet eine breite Palette von Datendiensten und Lösungen.

• Kostenloser Zugang: Du kannst die Datenqualität und Funktionen kostenlos testen, Adresslisten erstellen und zahlst erst beim Download. Faire Preise sind garantiert.
• Selektion deiner Zielgruppe: Du kannst deine Zielgruppe anhand von Branchen, Betriebsgröße, Umsatz, Region und Funktion des Ansprechpartners auswählen. Zusätzlich kannst du Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail hinzufügen.
• Integration mit deinem Workflow: Schober bietet eine nahtlose Integration in deinen Outreach-Workflow via LinkedIn, um relevante Verkaufsauslöser effizient zu nutzen.
• Kundenerfahrungen: Erfolgreiche Kundenberichte und langjährige Erfahrung
• Preis: ab 0,39 €, von der Branche abhängig

Europages

Europages ist eine europaweite B2B-Plattform, die Unternehmen dabei hilft, ihre Sichtbarkeit in internationalen Märkten zu erhöhen.

• Breite Branchenabdeckung: Die Liste umfasst 26 verschiedene B2B-Sektoren, die von Landwirtschaft bis hin zu Gesundheit und Marketing reichen.
• Landwirtschaft und Lebensmittel: Dieser Sektor beinhaltet Landwirtschaft, Gartenbau, Getreide, Nahrungs- und Genussmittel sowie viele andere lebensmittelbezogene Aktivitäten.
• Energie und Rohstoffe: Hier geht es um Energiequellen, Rohstoffe, Metallverarbeitung und mehr.
• Maschinenbau und Elektronik: Dieser Sektor deckt Maschinenbau, Elektronikprodukte, Präzisionsgeräte und mehr ab.
• Preis: auf Anfrage

wlw

Wer Liefert Was (wlw) ist eine bekannte B2B-Plattform, die Unternehmen bei der Suche nach Geschäftspartnern und Lieferanten unterstützt.

• Anmeldung und Suche: Du kannst dich anmelden und auf dieser B2B-Plattform nach Unternehmen, Produkten und Dienstleistungen suchen.
• Angebotsanfragen: Hier kannst du Angebotsanfragen stellen, um passende Anbieter zu finden. Dieser Service ist kostenfrei und datenschutzkonform.
• Vielfältige Auswahl: Die Plattform bietet Zugang zu über 640.000 B2B-Anbietern in 111 Branchen mit 350.000 Produkten und einer Million Bildern und Videos.
• Trend-Produkte: Es werden Trend-Produkte präsentiert, die von Elektro-Transportern bis zu Baumaschinen reichen.
• Weitere Funktionen: Die Plattform bietet auch ein B2B-Magazin, einen Newsletter und eine App für Einkäufer, um aktuelle Informationen und Anbieterbenachrichtigungen zu erhalten.
• Preis: auf Anfrage

UpLead

UpLead bietet qualitativ hochwertige Lead-Daten und hilft Unternehmen, effektive Marketing- und Vertriebskampagnen durchzuführen.

• B2B-Prospecting mit hoher Datenpräzision: UpLead bietet B2B-Prospecting-Dienste mit einer Datenpräzision von 95 %. Du kannst Listen von potenziellen Kunden erstellen, die frei von fehlerhaften Daten, ungeeigneten Käufern und schlecht qualifizierten Leads sind.
• Suche nach Top-Aussichten: Du kannst aus über 50 Suchfiltern auswählen, um Kontakte und Unternehmen zu finden, die zu deinem Käuferprofil passen.
• Wichtige Kontaktinformationen: UpLead ermöglicht es, E-Mail-Adressen und Telefonnummern deiner Kontakte zu erhalten und Informationen über die von ihnen genutzte Technologie zu sehen.
• Echtzeit-Datenüberprüfung: UpLead stellt sicher, dass du immer mit echten, qualifizierten Leads in Echtzeit in Verbindung stehst, indem die E-Mail-Daten überprüft werden.
• Integrierte Tools: UpLead bietet verschiedene Tools, darunter Bulk-Lookup, Datenanreicherung, Intent Data und mehr, um den Lead-Generierungsprozess zu optimieren.
• Preis: ab 74 $/Monat
• kostenlose Version verfügbar

databyte

databyte ist auf die Bereitstellung von B2B-Unternehmensdaten spezialisiert und bietet maßgeschneiderte Datensätze für verschiedene Branchen und Märkte.

• B2B-Leads mit hoher Kaufwahrscheinlichkeit: Mit der Sales Intelligence Software von databyte kannst du B2B-Leads identifizieren, die wahrscheinlich zu Kunden werden. Dies hilft, die Vertriebszeit effizienter zu nutzen.
• Datenreichtum und -qualität: databyte bietet Zugriff auf 7 Millionen DSGVO-konforme Firmenprofile und über 100 Millionen tagesaktuelle Hintergrundinformationen. Du kannst Informationen über Akquise-Potenziale, Bedarfe, den besten Zeitpunkt für Kontakte und relevante Hintergrundinformationen erhalten.
• Automatisiertes Monitoring: databyte informiert automatisch über relevante Veränderungen in deiner Zielgruppe, wie Insolvenzen, Umzüge oder Geschäftsführerwechsel.
• Datenanreicherung und Integration: Die Software kann deine bestehenden Datensätze mit zusätzlichen Informationen wie Telefonnummern und Entscheiderkontakten anreichern. Sie kann auch nahtlos in dein CRM integriert werden.
• Kundensupport und Expertise: databyte bietet persönlichen Support und Begleitung durch ein Team von Sales Intelligence Experten, die dir dabei helfen, deine Vertriebsziele zu erreichen. Dies beinhaltet individuelle Datenvisualisierung und Schulungen für dein Team.
• Preis: auf Anfrage

Dun & Bradstreet

Dun & Bradstreet ist ein weltweit anerkannter Anbieter von Unternehmensdaten und bietet umfassende Einblicke in Unternehmen weltweit.

• Aktuelle internationale Firmenadressen: Die angebotenen internationalen Firmenadressen sind aktuell und bonitäts-geprüft. Du kannst sie individuell anpassen und selektieren, um genau die Daten zu erhalten, die du benötigst.
• Qualifizierte Leads, nicht nur Adressen: Dun & Bradstreet liefert qualifizierte Leads anstelle von bloßen Adressen. Das bedeutet, dass du nicht nur Kontaktinformationen erhältst, sondern auch detaillierte Hintergrundinformationen über diese Unternehmen.
• Effizienzsteigerung im Marketing: Die Nutzung von Dun & Bradstreet-Firmenadressen spart dir Zeit bei der Suche nach potenziellen Kunden und ermöglicht gezielte Marketingkampagnen. Du kannst auch deinen Außendienst bei der Routenplanung unterstützen.
• Großer Datenpool: Dun & Bradstreet bietet Zugriff auf den weltweit größten Datenpool mit über 7,3 Millionen Firmenadressen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz sowie über 8 Millionen Kontaktdaten von Ansprechpartnern.
• Preis: auf Anfrage

AdresseDirekt

AdresseDirekt ist ein Anbieter von tagesaktuellen, branchenspezifischen Adresslisten für Unternehmen in Deutschland.

• Eigenes Crawler-System
• Daten aus öffentlichen Quellen
• Deutschlandweite Abdeckung
• Branchenspezifische Einteilung
• Verifizierte und geprüfte Daten
• Sofortiger Download
• Formate: CSV und Excel
• Ab 49 € pro Adressliste im Basic-Tarif

Fazit: B2B Datenbanken als Schlüssel zum Erfolg in der Geschäftswelt

In einer zunehmend vernetzten und wettbewerbsorientierten Geschäftswelt sind B2B Datenbanken unverzichtbare Werkzeuge für Unternehmen.

Sie bieten Zugang zu wertvollen Informationen über potenzielle Kunden, ermöglichen gezieltes Marketing und effektiven Vertrieb. Dennoch ist es entscheidend, seriöse Anbieter zu wählen und Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO einzuhalten.

Mit einer klugen Strategie und dem richtigen Datenbankpartner kannst du deine Reichweite erhöhen, Umsätze steigern und langfristige Geschäftsbeziehungen aufbauen.

B2B Datenbanken sind somit nicht nur Datenquellen, sondern Schlüssel zum Erfolg in der heutigen Geschäftswelt.

Wusstest du, dass du mit Identifizierungs-Tools auch Firmen direkt auf deiner Website erfassen und aus einer Datenbank anzeigen lassen kannst? Interessant? Dann lies den Artikel, wie du Website-Besucher identifizierst. 

Eine Präsenz im Internet ist für einen Arzt überlebenswichtig, da er so von potenziellen Patienten gefunden werden kann.

Je besser und häufiger du im Internet repräsentiert bist, desto höher ist die Chance, dass dich zukünftige Patienten finden und einen Termin vereinbaren.

Aber nicht nur Ärzte vor Ort sind präsent im Internet, auch digitale Arztbesuche, digitale Krankenversicherungen und ihre Leistungen und der digitale Krankenschein gewinnen immer mehr an Beliebtheit.

Mach dich als Arzt online sichtbar

Viele Ärzte verlassen sich immer noch auf Mundpropaganda und Stammkunden und ignorieren die Möglichkeiten, die sich ihnen durch das Internet bieten. Dabei ist ein Eintrag in den wichtigen Arzt-Webseiten schnell erledigt, genauso wie bei Google Maps. Ebenso kannst du selbst deine professionelle, eigene Webseite auf die Beine stellen. Hierbei gilt: Je professioneller der Eindruck, desto besser kommst du bei den Patienten an. Hilfreich sind auch Rezensionen von bereits behandelten Patienten.

Ärzte online finden auf jameda

Es gibt verschiedene Webseiten, auf denen du präsent sein solltest. Eine davon ist jameda. Auf dieser Webseite kannst du nach bestimmten Fachärzten speziell in deinem Wohnort suchen. Es werden dir verschiedene Ärzte vorgeschlagen, oftmals inklusive Rezensionen und Sternen als Anhaltspunkt, ob sich der Besuch bei diesem Arzt für dich lohnt.

Weitere Webseiten, auf den denen du als Arzt vertreten sein solltest, sind:

• KBV
• Weisse Liste
• Arzt-Auskunft
• AOK Arztnavigator
• Ärzte.de

Online Arzttermine vereinbaren

Du kannst allerdings noch einen Schritt weiter gehen und es deinen zukünftigen Patienten noch einfacher machen, einen Termin bei dir zu bekommen. Denn die Möglichkeit, direkt online einen Arzttermin zu vereinbaren erspart beiden Parteien Zeit und Aufwand:

Der Patient kann sich bequem und übersichtlich einen Termin aussuchen, der zu seinem eigenen Terminkalender passt - und das ohne mit der Sprechstundenhilfe aufwendig nach einem übereinstimmenden freien Zeitfenster suchen zu müssen

Die Sprechstundenhilfe muss während der Arbeitszeit weniger Anrufe entgegennehmen und kann sich auf andere wichtige Dinge konzentrieren, als dem Patienten dauernd neue Terminvorschläge zu machen, an denen er dann wieder nicht kann

Es gibt viele verschiedene Tools, die für die Online-Terminvereinbarung beim Arzt in Frage kommen. Einige davon sind sogar speziell auf Ärzte ausgerichtet.

Doctolib

Doctolib ist extra für Ärzte entwickelt worden und verspricht bis zu 58% weniger Terminausfälle. Die Software wird individuell an deine Arztpraxis angepasst und du erhältst sogar bei dir vor Ort eine Schulung zum Umgang mit der Software. Am besten lässt du dich kostenlos beraten, damit die passende Lösung für deine Arztpraxis gefunden werden kann.

jameda

Bei jameda kannst du dich nicht nur als Arzt listen lassen, sondern auch deinen Patienten die Funktion der Online-Terminvereinbarung zur Verfügung stellen. Mit dabei ist für den Patienten auch ein automatischer Eintrag in den Kalender und eine Erinnerungs-SMS am Vortag. Als Arzt kannst du das Extra der Terminvereinbarung einfach anfragen und dich beraten lassen. Dann wird dein Praxis-Profil inklusive Fotos und ausführlichen Texten zu deiner Praxis vervollständigt und du erhältst eine kostenlose Schulung zum Einsatz des digitalen Services. Wenn du möchtest, kannst du sogar eine Videosprechstunde anbieten.

samedi

Auch samedi bietet einen Terminvereinbarungsservice speziell für Ärzte an. Mit dabei ist ebenfalls eine Videosprechstunde, falls du das in Anspruch nehmen möchtest. Auch hier wirst du persönlich beraten, damit du das passende Tool für deine Praxis hast.

Dr. Flex

Bei Dr. Flex können deine Patienten ziemlich schnell, nämlich innerhalb von 30 Sekunden einen Termin vereinbaren. Auch auf Sprechzeiten bist er nicht angewiesen, denn er kann den Service 24 Stunden am Tag nutzen. Und damit dein Patient seinen Termin auch nicht vergisst, erhält er eine automatische Terminerinnerung per SMS.

dubidoc

Dubidoc ist nicht nur ein einfacher Terminkalender, sondern kann noch mehr. Du kannst nicht nur vorgeben, welche Sprechzeiten für Termine freigeschaltet sein sollen, sondern auch Terminerinnerungen verschicken. Dank der direkten Verknüpfung mit Zuweiser-Praxen profitierst du bei Akutfällen von der extrabudgetären Vergütung nach TSVG. Und auch das Feature einer Videosprechstunde steht dir zur Verfügung, damit du Patienten unabhängig von Distanz und Lebensumständen helfen kannst.

Wenn du nicht von einer externen Webseite abhängig sein möchtest, kannst du auch selbst ein Tool verwenden. Hierbei bieten sich vor allem Calendly und Doodle an. Weitere Anbieter und mehr Infos zum Thema findest du unter dem Suchbegriff Termine online vereinbaren.

Online-Sprechstunde anbieten

Der nächste Schritt, der Ärzte im Arbeitsalltag entlastet und ihnen gleichzeitig mehr Patienten verschafft, ist die Online-Sprechstunde. Hier kannst du als Arzt per Videochat mit deinen Patienten kommunizieren und vor allem bei kleineren Problemen, wie zum Beispiel einer simplen Erkältung, helfen. Das verschafft dir als Arzt auch mehr Kapazität für Patienten mit schlimmeren Erkrankungen, die eine Behandlung in der Arztpraxis brauchen.

Außerdem lassen sich Videosprechstunden auch auf Therapien und Gruppensitzungen ausweiten und so ein ganz neues Segment an Patientenbetreuung anbieten. 

Um solch ein Angebot anbieten zu können benötigt es eine zertifizierte Videosprechstunden-Software.

Consularia Live

Consularia Live ist hierfür ein gutes Beispiel. Die Video-Software ist speziell für Mediziner und Therapeuten entwickelt und bietet eine sichere, zertifizierte Videosprechstunde. 

Mit Funktionen wie Whiteboard und Breakout-Räumen für Gruppentherapien unterstützt die Plattform effizient die Arbeit. 

Die Software ist einfach und intuitiv zu bedienen, und du kannst sie direkt kostenlos testen, um die passende Lösung für deine Praxis zu finden.

Digitale Sprechstunde statt Arztbesuch vor Ort

Wie der Name schon sagt, bietet die digitale Sprechstunde den Patienten die Möglichkeit, per App und Videochat einen Arzt zu konsultieren. Das eignet sich vor allem bei kleineren und nicht so akuten Krankheiten.

Die Sprechstunde online ist für Kassenpatienten grundsätzlich kostenlos, jedoch hängt das auch immer von der genutzten Webseite ab.

Online kann sich der Patient einen passenden Termin aussuchen. Danach muss er häufig einen Fragebogen zu den vorliegenden Symptomen ausfüllen. Wenn er sich dann zum vereinbarten Zeitpunkt einloggt, kann eine Verbindung zum jeweiligen Arzt hergestellt werden und die digitale Sprechstunde starten. 

Diese Art der Behandlung eignet sich auch, um online Fragen an den Arzt zu klären.

Ein Beispiel aus der Praxis für eine digitale Sprechstunde ist zum Beispiel Ottonova.

ottonova ist in Deutschland die erste digitale Krankenversicherung. Mit dem digitalen Geschäftsmodell werden Prozesse im Gesundheitswesen in einer App innovativ gelöst.

Der Anbieter kann ganz einfach per App auf dem Smartphone genutzt werden. Zu den Services gehören folgende:

• Digitaler Arztbesuch
• Concierge Service
• Online Anmeldeprozess
• Digitale Unterstützung für deine Gesundheit
• Smartphone-App
• Auslandskrankenversicherung
• Health X - Bonusprogramm

Wenn du mehr zu den einzelnen Möglichkeiten von ottonova wissen willst, findest du hier alles zu meinen ottonova Erfahrungen.

Auch der digitale Arztbesuch bei ottonova wird angeboten. Dieser wird über eine Kooperation mit Eedoctors möglich gemacht und läuft per Video Call ab. Eine Online Diagnose durch den Arzt, Therapieempfehlung und Krankschreibung per Videochat ist an 7 Tagen pro Woche von 8-21 Uhr möglich. Sogar private Rezepte können über ottonova ausgestellt werden.

Inzwischen ist ottonova bis auf deinen monatlichen Beitrag kostenlos.

Das Online-Arztrezept

Patienten können sich auch Rezepte online besorgen. Allerdings handelt es sich hier nur um Rezepte für nicht-verschreibungspflichtige Medikamente. Für verschreibungspflichtige Medikamente muss der Patient trotzdem noch zum Arzt gehen und sich das Rezept vor Ort abholen.

Dieser Service eignet sich vor allem dann, wenn du an einer Krankheit leidest, wegen der du nur ungern in eine Apotheke gehst und ein Medikament holen oder wenn du dir einfach die Zeit sparen willst.

Digitales Rezept am Beispiel von Zava

Zava (früher Dr. Ed) stellt nach einer ärztlichen Online-Diagnose eine Online-Verschreibung für ein Privat-Rezept aus. Das Medikament kannst du dann entweder noch am selben Werktag in der Apotheke abholen oder es dir kostenlos liefern lassen. Die Fachbereiche sind folgende:

• Männergesundheit
• Frauengesundheit
• Sexualgesundheit
• Reisemedizin
• Allgemeinmedizin

Meistens läuft die Verschreibung des passenden Medikaments folgendermaßen ab (erklärt am Beispiel von “Zava”):

1. Behandlungsanfrage: Fragebogen ausfüllen und gewünschtes Medikament anfordern
2. Ärztliche Diagnose: Überprüfung durch einen Arzt
3. Rezept: Ausstellung des Privatrezepts sofern es zur Erkrankung passt
4. Medikament erhalten: Selbst in der Apotheke abholen oder innerhalb von 1-3 Werktagen geliefert bekommen

Das Gute bei Zava ist, dass immer ein Arzt überprüft, ob das von dir geforderte Medikament zu den Beschwerden passt. Somit wird eine falsche Selbstmedikation vermieden.

Fernarzt

Auch Fernarzt verschafft dir ein Online-Rezept, wenn es zu deinen Symptomen passt. Dabei handelt es sich vor allem um Medikamente gegen unangenehme Krankheiten wie Chlamydien und alltägliche Medikamente gegen Heuschnupfen oder Reiseübelkeit. Das bietet dir Fernarzt außerdem:

• Fragebogen zur Zuweisung der zur Krankheit passenden Medikamente durch Ärzte
• Verschreibungsgebühr: 9 - 29€
• Zustellung innerhalb von 2 Werktagen
• 24 Stunden am Tag erreichbar, Lieferung innerhalb von 1 - 3 Werktagen (inklusive Samstag)

Digitaler Arztbesuch und Rezept in einem

Du kannst auch die Online Arztdiagnose mit dem Online-Rezept verbinden. Durch die direkte Kommunikation mit und Unterstützung durch einen Arzt stellst du sicher, dass du auf jeden Fall das passende Medikament gegen deine Beschwerden erhältst. 

KRY

KRY ist für alle Patienten verfügbar. Bist du privat krankenversichert, kannst du dir die Kosten erstatten lassen,. Gesetzlich Versicherte müssen den Service selbst bezahlen. So funktioniert KRY:

1. Anmelden und Termin buchen
2. Sprechstunde per Video mit einem Arzt in Deutschland
3. Rezept und Krankschreibung erhalten, per App bezahlen

Das solltest du noch zu dem Anbieter wissen:

• Für geringere Beschwerden geeignet, z.B. Durchfall, Hautausschlag oder Mandelentzündung
• App für Android und iOS
• Medikamente an Wunschapotheke liefern lassen

Diesen Service bekommst du auch bei anderen Anbietern, wie zum Beispiel TeleClinic. Mehr zu diesem und weiteren Anbietern findest du auch in meinem Beitrag zum Thema Digitaler Arztbesuch.

Fernarzt

Fernarzt bietet verschiedene Services an, darunter den digitalen Arztbesuch, Rezepte und Krankschreibungen. Private und gesetzliche Krankenkassen übernehmen die Kosten für die digitale Konsultation.

Fernarzt bietet Ärzte in verschiedensten Fachrichtungen an, darunter zum Beispiel Allgemeinmedizin, Gynäkologie, Psychotherapie, Dermatologie, Orthopädie oder Urologie.

So funktioniert Fernarzt:

1. Wunschtermin auswählen via Online-Formular
2. Sprechstunde wählen (Auswahl zwischen Telefon- oder Videosprechstunde)
3. Ärztliche Einschätzung
4. Rezept, AU und Rechnung im Kundenkonto

Generell kann dir der Arzt ein Rezept ausschreiben, allerdings nur auf privater Basis. Bei einer gesetzlichen Krankenversicherung solltest du am besten vorher nachfragen, ob die Kosten übernommen werden. 

Krankenschein online

Einen Krankenschein - auch Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung genannt - musst du spätestens am dritten Krankheitstag bei deinem Arbeitgeber vorlegen. Dieser muss durch einen Arzt nach einer Untersuchung ausgestellt werden.

Sogar den Krankenschein kannst du dir jetzt online ausstellen lassen. So musst du nicht krank beim Arzt im Wartezimmer hocken, um dir deine Krankschreibung abzuholen. Damit wird auf die Forderung der Krankenkassen reagiert, die sich auch für die Online-Krankschreibung ausgesprochen haben.

Den Krankenschein online bei Teleclinic beantragen

Einer der Anbieter, an den du dich für einen digitalen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wenden kannst, ist TeleClinic. Hierfür musst du zunächst ein digitales Gespräch mit einem Arzt führen, dann erhältst du die Krankschreibung per App und kannst sie an deinen Arbeitgeber weiterleiten. Weiteres zum Service von TeleClinic:

• 24-Stunden-Verfügbarkeit am Tag
• Maximal 2 Krankschreibungen pro Quartal mit einer Dauer von maximal 5 Tagen

au-schein.de

au-schein.de ist ein Anbieter nur für eine Krankschreibung bei einer Erkältung, Grippe und dem Corona-Virus. Bei letzterem reicht es, wenn du in den letzten 14 Tagen in einem Risikogebiet warst oder Kontakt zu Infizierten hattest. Für den Krankenschein musst du zunächst einen Fragebogen zu deinen Symptomen beantworten, den Krankenschein bezahlen und erhältst ihn dann in der App für deinen Arbeitgeber.

KI-Telefonansage bzw. Telefonassistent für Artzpraxen

Der Telefonandrang in Arztpraxen ist hoch – gleichzeitig fehlt es oft an Personal, um alle Anfragen zeitnah zu bearbeiten. Patienten hängen in Warteschleifen, das Praxisteam ist gestresst und wertvolle Zeit für medizinische Tätigkeiten geht verloren. 

Genau hier setzen moderne KI-basierte Telefonlösungen an: So genannte KI-Telefonassistenten oder VoiceBots helfen, Anrufe effizient zu strukturieren, Informationen zu erfassen und das Team zu entlasten – rund um die Uhr und ohne Wartezeit. 

Besonders in Zeiten von Personalmangel und steigendem Digitalisierungsdruck wird die automatisierte Telefonassistenz zu einem echten Gamechanger im Praxisalltag.

PraxisConcierge: Telefonassistent mit KI und Schnittstelle zur Praxissoftware

Ein Beispiel für diese neue Generation digitaler Helfer ist PraxisConcierge. 

Der KI-basierte Voicebot nimmt eingehende Anrufe automatisiert entgegen, erkennt die Anliegen der Anrufenden und wandelt sie in strukturierte Textnachrichten um. Diese werden kategorisiert und direkt in die bestehende Praxissoftware integriert – so kann das Team zum passenden Zeitpunkt reagieren, ob per Rückruf, E-Mail oder SMS. 

Ergänzend erfasst das Tool mit dem WebConcierge-Modul auch Anfragen über die Praxis-Website. Arztpraxen profitieren dadurch nicht nur von einer spürbaren Entlastung, sondern auch von einer besseren Erreichbarkeit und höherer Patientenzufriedenheit. 

So müssen Patienten nicht in der Warteschlagen hängen und bekommen sofort eine erste Hilfe auf ihre Anfrage. 

Fazit: TeleMedizin macht das Leben einfacher

Gerade bei kleineren Erkrankungen wie einer Erkältung macht sich das Online-Konzept für Ärzte bezahlt. Kleinere Probleme können bequem digital von zu Hause aus gelöst werden und der Arzt hat Zeit, sich mit den Patienten zu beschäftigen, die an einer schweren Krankheit leiden und seine Hilfe brauchen.

Generell entlastet die TeleMedizin die Mediziner vor Ort. Sie ist für viele Patienten bequemer, da sie ihre Rezepte digital bekommen und einlösen können. Außerdem bekommen sie die Medikamente bei Bedarf nach Hause geschickt.

Allerdings solltest du auf jeden Fall nur bei ungefährlichen kleineren Krankheiten eine digitale Diagnose in Anspruch nehmen. Wenn du an einer schlimmeren Krankheit leidest, suche unbedingt einen Arzt vor Ort auf!

Was hältst du von den Möglichkeiten, die dir ein Online Arzt bietet? Nutzt du vielleicht sogar schon das ein oder andere Angebot? Wie immer kannst du mir gerne deine Meinung zu diesem Thema oder fehlende Anbieter in die Kommentare schreiben!

Diese intelligenten Sprachassistenten verbessern mit Conversational AI die telefonische Interaktion mit deinen Kunden.

Wie funktioniert ein Voicebot, welche Voicebot Anbieter gibt es und wie macht die Weiterentwicklung eines Chatbots deine Kunden zufriedener? 

All das zeige ich dir in diesem Artikel.

Was ist ein Voicebot?

Ein Voicebot ist eine Softwareanwendung, die auf Künstlicher Intelligenz (KI) basiert. Sie nutzt unter anderem Natural Language Understanding (NLU), um menschenähnliche Interaktionen über Sprache zu ermöglichen. Man spricht deshalb auch von Sprachassistenten oder Sprachbots.

Voicebots können in verschiedenen Geräten wie Smartphones und Lautsprechern oder in Online-Plattformen integriert sein. Bekannte Beispiele sind Alexa oder Siri. Sie erkennen gesprochene Worte und reagieren auf Befehle, Fragen oder Anweisungen der Benutzer.

Sprachassistenten sind in der Lage, natürliche und dialogbasierte Gespräche in Echtzeit zu führen. So können sie verschiedene Aufgaben erfüllen, zum Beispiel das

• Bereitstellen von Informationen
• Automatisieren von Aufgaben
• Vereinbaren von Terminen
• Unterstützen des Kundensupports

Unterschied zwischen Voicebots und Chatbots

Chatbots übernehmen ähnliche Aufgaben wie Voicebots. Der Unterschied: Während ein Voicebot zuhört, um Kundenanfragen zu verstehen, liest der Chatbot mit.

Ob getippt oder gesprochen: Das Ergebnis ist in der Regel ähnlich. Allerdings können deine Kunden mit einem Voicebot oft schneller ein Ergebnis erzielen. Denn je komplexer die Anfrage, desto länger sind Kunden mit Tippen beschäftigt.

Mehr zu Chatbots und wie du sie mit persönlichen Videos kombinierst, liest du in unserem Artikel zu Video-Chatbots.

Wenn die Künstliche Intelligenz anruft: So funktioniert ein Voicebot

Voicebots nutzen Spracherkennung und KI-Algorithmen, um die Eingabe des Anrufers zu analysieren und die Absicht hinter der Anfrage zu erkennen.

So funktioniert das Ganze:

• Der Voicebot nimmt die gesprochene Anfrage des Anrufers auf und digitalisiert sie.
• Mit NLU versucht der Bot, die Bedeutung der gesprochenen Worte und Sätze zu verstehen und die Absicht des Anrufers zu erkennen.
• Basierend auf den Ergebnissen der Analyse generiert der Voicebot eine für die Anfrage des Anrufers passende Antwort.

Der Voicebot lernt kontinuierlich und verbessert sich immer weiter. Er kann mit der Zeit Muster besser erkennen, Anfragen schneller analysieren und noch passendere und personalisierte Antworten bereitstellen.

Um einen Voicebot einzurichten, benötigst du eine Voicebot-Software. Es gibt dafür verschiedene Voicebot-Anbieter wie CallOne.

Mit CallOne erstellst du ganz einfach deinen eigenen Voicebot und passt ihn schnell und intuitiv an die individuellen Bedürfnisse deiner Kunden an. Die Software bietet Features wie Spracherkennung, eine intelligente Verarbeitung natürlicher Sprache, die Integration von KI-Algorithmen und vieles mehr.

Komplexe Prozesse mit IVR – gehören bald der Vergangenheit an

Du kennst es sicher aus dem Privatleben: Du hängst in einer endlosen Warteschleife und musst immer wieder die gleichen Computeransagen und die gleichen 30-Sekunden-Musikschnipsel über dich ergehen lassen. Vor allem Datenabfragen über das Nummernfeld sind kompliziert und zeitraubend.

Auch auf Unternehmensseite waren automatische Telefonanfragen in der Vergangenheit eher mit Frust als mit Freude verbunden. Um Computer-Ansagen und automatisierte Datenabfragen per Telefon einzurichten, kamen bisher komplexe IVR-Systeme (Interactive Voice Response) zum Einsatz.

Anrufer können sich damit durch verschiedene Menüoptionen bis zur gewünschten Information navigieren.

Allerdings ist die Programmierung von IVR-Systemen aufwendig. Außerdem müssen die richtigen Fragen gestellt und die Antworten deutlich formuliert werden, damit die Daten sauber verarbeitet werden können.

Meist endet der Prozess damit, dass der Kunde mit einem echten Menschen sprechen muss, damit die Anfrage korrekt bearbeitet werden kann.

Der Prozess ohne Voicebot kostet dein Unternehmen Zeit und Ressourcen. Mit einem Voicebot wird die telefonische Interaktion mit Kunden dagegen einfacher und effizienter.

Wie kann ein Voicebot deinen Kundenservice automatisieren und verbessern?

Der Einsatz eines Voicebots im Kundenservice oder im Callcenter nimmt deinem Support-Team viel Arbeit ab. Deine Kunden erhalten viel schneller eine Antwort auf ihre Fragen und müssen dafür nicht den Weg durch lange Warteschleifen und ein komplexes Menü gehen.

Routinemäßige Anfragen können durch Voicebots automatisiert werden, damit dein Team mehr Zeit für die komplexen Fälle hat.

Eine weitere Verbesserung ist mehr Konsistenz: Voicebots liefern konsistente Antworten und Informationen, da sie auf vordefinierte Daten und Skripte zurückgreifen und immer gleich motiviert und konzentriert bei der Arbeit sind. Darüber hinaus sinkt die Zahl menschlicher Fehler.

Und noch etwas bieten Voicebots deinem Kundenservice: wertvolle Einblicke in Kundenbedürfnisse, Trends und Verbesserungspotenziale in Form von aufbereiteten Daten.

Was sind die Vorteile des Voicebots für deinen Vertrieb?

Dank Spracherkennung und KI sind die Bots in der Lage, das Anliegen der Anrufer besser zu verstehen und in Echtzeit mit den richtigen Antworten zu reagieren. Telefonate wirken dadurch viel natürlicher und intuitiver.

Darüber hinaus erfordert die Einrichtung und Aktualisierung eines Voicebots weniger technisches Know-how als ein IVR.

Der Einsatz eines Voicebots ermöglicht insgesamt eine schnellere und effizientere Interaktion, die deinen Kunden schneller die passenden Antworten liefert. Dadurch wird dein Support-Team entlastet und die Qualität deines Kundenservices verbessert sich – und das, obwohl du gleichzeitig Zeit und Geld sparst.

Die wichtigsten Vorteile von Voicebots sind:

• Automatisierung: Mit Voicebots lässt sich die Bearbeitung verschiedener Kundenanfragen automatisieren.
• 24/7-Verfügbarkeit: Während dein Kundenservice schläft oder sich im Urlaub erholt, arbeiten Voicebots unermüdlich weiter. Deine Kunden können zu jeder Tages- und Nachtzeit Anfragen stellen und erhalten sofort Unterstützung.
• Echtzeitinteraktion: Ein Voicebot analysiert die Anfragen deiner Kunden in Echtzeit und liefert präzise Antworten. Durch den NLU-Ansatz verstehen sie die Absicht des Kunden und können ihnen maßgeschneiderte Lösungen bieten.
• Skalierbarkeit: Mithilfe von Voicebots lassen sich mehrere Anrufe gleichzeitig bearbeiten, ohne dass es zu personellen Engpässen kommt. So kannst du auch dann einen exzellenten Kundenservice gewährleisten, wenn dein Unternehmen wächst.
• Personalisierung: Voicebots können Kundeninformationen speichern und die Interaktion personalisieren. Dadurch fühlen sich deine Kunden besser betreut und erhalten individuelle Lösungen für ihre Anliegen.
• Kostenersparnis: Durch die Automatisierung von Kundenanfragen müssen deine Mitarbeiter weniger telefonieren und können sich ihren Kernaufgaben widmen. Das spart Kosten.

Du brauchst nicht nur im Callcenter Unterstützung, sondern auch bei der Texterstellung? Lies in unserem Blog, wie KI dir dabei hilft.

Gibt es auch Nachteile bei Conversational AI?

Auch wenn Voicebots viele Vorteile bieten, sind sie genauso wie ihre menschlichen Kollegen nicht perfekt. So passiert es auch KI-Gesprächspartnern, dass sie etwas falsch verstehen oder bei komplexen Fragen nicht weiterwissen. Außerdem kann es sein, dass Anrufer die Interaktion mit Voicebots als unpersönlich empfinden.

Doch KI-Systeme entwickeln sich ständig weiter und sind lernfreudig. Mit der Zeit verbessert sich die Kommunikation. Außerdem sind immer mehr Menschen es gewohnt, mit Sprachassistenten zu sprechen und werden sicher auch KI-gestützte Telefonate bald als immer normaler empfinden.

So kommuniziert ein Voicebot

Angenommen, du möchtest die Anfragen deiner Kunden zu den Rechnungen deines Unternehmens automatisieren. Ein Voicebot könnte in diesem Szenario wie folgt mit einem Anrufer interagieren:

Voicebot: Hallo! Willkommen bei E-Commerce-Champions. Wie kann ich Ihnen helfen?

Kunde: Ich habe eine Frage zu meiner letzten Rechnung.

Voicebot: Natürlich. Bitte nennen Sie mir Ihre Kundennummer, und ich helfe Ihnen gern weiter.

Kunde: Meine Kundennummer ist 123456789.

Voicebot: Vielen Dank. Ich habe Ihre letzte Rechnung gefunden. Sie beträgt 50 Euro und ist am 15. Juni fällig. Gibt es noch weitere Fragen?

Kunde: Nein, das war alles. Danke!

Voicebot: Gern geschehen! Falls Sie weitere Fragen haben, stehe ich Ihnen jederzeit zur Verfügung. Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag, bis bald!

Anwendungsszenarien für die Technologie des Voicebots im Kundenservice

Voicebots lassen sich in verschiedenen Bereichen des Kundenservice einsetzen. Das sind typische Aufgaben, die ein Voicebot deinem Team abnimmt:

• Self-Service-Funktionen
• Terminvereinbarungen
• Abfragen zum Bestellstatus
• Informationen zu bestimmten Produkten
• Beschwerden
• FAQs

Für KI-basierte Hotlines: Die wichtigsten Voicebot Anbieter im Überblick

Wenn du jetzt einen Voicebot in deinem Kundenservice einsetzen möchtest, stehen dir eine Reihe von Möglichkeiten zur Verfügung. Einige der wichtigsten Voicebot Anbieter und spannende Features der verschiedenen Tools habe ich im Folgenden für dich zusammengefasst.

FlowLyne

FlowLyne bietet leistungsstarke Voice Bots, die eingehende Anrufe in Echtzeit verstehen und beantworten – ganz ohne menschliches Zutun. Mit natürlicher Sprachverarbeitung sorgt FlowLyne für flüssige, dialogbasierte Telefonate und entlastet so Service-Teams spürbar. Der Assistenten kann mittels eines Baukastens ganz unkompliziert und ohne technisches Wissen personalisiert werden.

Besonderheiten:

• Echtzeit-Spracherkennung
• Natürliche Gesprächsführung
• Einfach personalisierbar über intuitiven Baukasten
• 24/7 Verfügbarkeit
• Dialektverständnis & Kontextbezug
• Integration in CRM, Kalender & mehr
• Deutscher Anbieter, DSGVO-konform & sicher

Preis: FlowLyne rechnen nach Minutenpreisen ab – je nach Gesprächsvolumen und benötigten Funktionen startet der Preis bei 0,50 € pro Minute.

VITAS

Der deutsche Anbieter VITAS bietet einen virtuellen Telefonassistent, der mittels KI auf die Anfragen deiner Kunden oder Interessenten antwortet. Es lassen sich unterschiedliche Stimmen wählen, die schon sehr menschlich klingen und zahlreiche Anwendungsfälle abdecken. 

So kann der digitale Telefonassistent bspw. Termine vereinbaren oder Tickets erstellen. 

Funktionen im Fokus: 

• Schnelle Einrichtung möglich
• Vollautomatisierte Terminvereinbarung am Telefon
  
• Geeignet für Branchen wie Gesundheitsindustrie, Kommunen, Gastronomie, und weitere
• Anwendungsfälle: Reservierungen, Termine, Rezeptbestellungen, Arbeitszeiterfassung, Krankmeldungen, etc.
• Chatbot & Messenger
• 30 Tage lang kostenlos
  
• ab 35 € pro Monat

Leaping AI

Leaping AI ist eine führende Plattform für Voicebots, die natürliche Telefongespräche eigenständig abbilden – ideal für Support, Vertrieb oder Outbound-Kampagnen.

Der Voicebot lässt sich intuitiv per Drag-and-Drop erstellen, ganz ohne Programmierkenntnisse. Die Plattform unterstützt eine große Bandbreite an Use Cases, ist vollständig DSGVO-konform und verbessert sich kontinuierlich durch integrierte KI-Evaluierungen.

Überblick:

• Einfach aufsetzbarer Voicebot per Drag-and-Drop
• Menschenähnliche KI-Stimmen & <2s Antwortzeit
• Breite und tiefe Use Cases abbildbar
• Datenschutzkonform gemäß DSGVO
• KI-gestütztes Selbstlernen durch integrierte Evals

Preis: kostenlose Demo, auf Anfrage

BOTfriends Phonebot

Der Anbieter BOTfriends bietet sowohl Voicebots als auch Chatbots auf seiner Plattform an. Diese sind individuell auf dich und deine Bedürfnisse zugeschnitten, um authentische Gesprächen zu automatisieren. Dazu stehen generative AI und weitere State of the Art Technologien zur Verfügung. 

Überblick: 

• intuitiver Drag-and-Drop Bot-Builder
• Eigene Stimmen möglich
  
• Generative AI Technologie
• Systemintegrationen & Automatisierungen
  
• Phone- & Chatbot auf einer Plattform
  

Preis: kostenfreie Demo, auf Anfrage

PraxisConcierge

Wenn das Telefon in der Arztpraxis nicht mehr stillsteht, wird aus Kommunikation schnell Überlastung. 

Genau hier zeigt PraxisConcierge, was moderne Voicebot-Technologie heute leisten kann. Die KI-basierte Lösung nimmt eingehende Anrufe automatisiert entgegen, führt strukturierte Gespräche mit den Anrufer:innen und übergibt alle relevanten Informationen klar aufbereitet an das Praxisteam. So bleibt kein Anliegen unbeachtet – und das ganz ohne Warteschleife.

Überblick:

• Intelligenter Voicebot für die telefonische Patientenkommunikation
• Führt strukturierte Dialoge, erkennt Anliegen und verschriftlicht sie automatisch
• Direkte Anbindung an Praxissoftware für reibungslose Übergabe
• Flexible Reaktion auf Anfragen per Rückruf, E-Mail oder SMS
• WebConcierge-Modul für digitale Anfrageannahme über die Praxis-Website
• DSGVO-konforme Datenverarbeitung auf Servern in Deutschland

Preis:

PraxisConcierge bietet ein flexibles Abo-Modell, das sich an der Größe der Praxis und dem Anrufaufkommen orientiert. Die Tarifwahl startet bei 149 €.

DUSOFFICE - KI-Telefonservice.de

Es geht um Spitzentechnologie. Es ist die Rede vom Telefonservice 6.0. DUSOFFICE analysiert mit ihrer KI die Spracheingabe des Anrufers und reagiert personalisiert mit Antworten. Das macht den Kundenservice fast menschlich. 

Wichtige Fakten zu KI-Telefonservice.de von DUSOFFICE: 

• 24/7 erreichbar für Anrufer
• Einsatzzwecke von Kundenservice bis Lead-Gen sind möglich
• Einsatzorte wie Autohäuser, Immobilienmakler oder Praxen sind machbar
• Personalisierte Antworten durch Sprachverarbeitungstechnologie
• Preis wird auf Anfrage im Beratungsgespräch kommuniziert

CallOne

Die Voicebot-Software von CallOne basiert auf leistungsstarker Spracherkennung und der ChatGPT-KI. Die No-Code-Lösung ermöglicht eine nahtlose Integration in bestehende CRM- und Kundenservice-Systeme, für die keine Programmierkenntnisse notwendig sind. Deshalb ist die Lösung nicht nur einfach zu implementieren, sondern lässt sich problemlos weiter skalieren.

Wichtige Fakten zum Voicebot Anbieter:

• Unterstützung der Kunden bei der Verwaltung ihres Kundenkontos
• Integration in bestehende Kundenservice-Systeme
• Analyse von Kundeninteraktionen und Stimmungen
• Personalisierung auf Basis von Kundenpräferenzen
• für verschiedene Branchen von Gesundheit über Versicherungen bis hin zu IT-Services
• Preiskonfigurator und 14-tägige Testversion
• DSGVO-konform

Parloa

Der Voicebot-Anbieter Parloa wirbt damit, dass sein Voicebot menschlicher klingt als jeder andere. Der Bot basiert ebenfalls auf intelligenten Spracherkennungs- und NLU-Funktionen. Die Plattform bietet flexible Anpassungsmöglichkeiten per Drag and Drop und fügt sich per API nahtlos in deine Softwarelandschaft ein.

Wichtige Fakten zum Voicebot Anbieter:

• automatisches Rückrufmanagement
• flexible Anpassungsmöglichkeiten
• Echtzeit-Überwachung und Optimierung der Voicebot-Performance
• kostenlose Demo verfügbar
• DSGVO-konform

Vonage Business

Mit der Voice API von Vonage Business entwickelst du im Handumdrehen maßgeschneiderte Voicebots. Programmierbare Sprachbausteine bieten dir dabei umfangreiche Möglichkeiten. Außerdem stehen dir umfassende Analyse- und Berichtsfunktionen zur kontinuierlichen Verbesserung deines Kundenservices zur Verfügung.

Wichtige Fakten zum Voicebot Anbieter:

• große Auswahl an Voice-APIs und -Tools
• Telefonate in der eigenen App anbieten
• einfache Kombination mit IVR-Skripts
• Identität des Kunden verbergen für besseren Datenschutz
• Echtzeit-Sentimentanalyse
• kostenlose Demo verfügbar

SignalWire

Bei SignalWire steht dir eine programmierbare SIP-Infrastruktur zur Verfügung, die dich bei der Entwicklung von Voicebots unterstützt. Die Lösungen des Anbieters ermöglichen Echtzeitkommunikation über Sprache, Video oder per Messenger und haben praktische Analyse- und Diagnosetools zur Überwachung und Optimierung der Anrufqualität an Bord.

Wichtige Fakten zum Voicebot Anbieter:

• umfangreiche APIs für eine nahtlose Integration
• globale Verfügbarkeit und zuverlässige Leistung
• Integration in die eigene Telefonanlage
• hohe Sprachqualität
• Speech-to-text-Funktion

Inteliwise

Der Voicebot Anbieter Inteliwise bietet modulare Funktionen zum Einrichten eines AI-Telefonassistenten und bietet ein übersichtliches Dashboard für Anpassungen und Integrationen. Selbstverständlich stehen dir auch bei dieser Lösung umfangreiche Features zur Verfügung, um alles aus dem Voicebot herauszuholen.

Wichtige Fakten zum Voicebot Anbieter:

• hochentwickelte Spracherkennungstechnologie
• Unterstützung bei der Leadgenerierung
• konfigurierbare Dialogflüsse für individuelle Kundeninteraktionen
• Soft-Inkasso
• programmierbarer Flow-Dialog
• 14 Tage kostenlos testen

meiti.ai

meiti ist ein KI-gestützter Kommunikationsassistent, der speziell für kleine Unternehmen, Handwerksbetriebe und Dienstleister entwickelt wurde. Die App kombiniert Telefonassistent, WhatsApp-Chatbot und smartes Aufgabenmanagement in einer benutzerfreundlichen Lösung.

Egal ob Anruf, Website-Anfrage oder WhatsApp-Nachricht – meiti nimmt automatisch Anfragen entgegen, qualifiziert sie per KI und unterstützt bei der schnellen Bearbeitung. So kannst du dich ungestört auf deine Arbeit konzentrieren und gleichzeitig erreichbar bleiben.

Überblick:

• KI-Anrufbeantworter & WhatsApp-Integration
• Ideal für Handwerk, Versicherungen & lokale Dienstleister
• Automatische Anfragequalifizierung mit individuellen Prozessen
• Aufgaben-, Termin- und Kontaktmanagement in einer App
• Teamfunktionen mit Rollen- und Rechtevergabe

Preis: 14 Tage kostenlos testen, danach flexible Preispläne ab ca. 20 €/Monat

Hallo Petra

Petra ist ein spezialisierter Voicebot für Handwerker und Dienstleister rund ums Haus. Die KI-basierte Telefonassistentin nimmt eingehende Anrufe automatisch entgegen, führt professionelle Gespräche basierend auf deinen Vorgaben und fasst alle relevanten Informationen in einer strukturierten E-Mail zusammen.

Egal ob Neukundenanfrage, Störungsfall oder Terminwunsch – Petra sorgt dafür, dass keine Anfrage verloren geht und dein Team entlastet wird. Die Einrichtung funktioniert einfach per Rufweiterleitung, ohne technischen Aufwand.

Überblick:

• KI-Telefonassistentin speziell für Handwerksbetriebe
• 24/7 erreichbar – auch außerhalb der Öffnungszeiten
• Individuell konfigurierbar & lernfähig durch Feedback
• Gesprächstranskripte & Anrufzusammenfassungen per E-Mail
• Kein technisches Setup – sofort einsatzbereit via Anrufweiterleitung

Preis: ab 99 €/Monat, monatlich kündbar, kostenlose Testversion verfügbar

Fazit: Mit Voicebot den Kundenservice verbessern

Die Integration von Voicebots in deinen Kundenservice bietet zahlreiche Vorteile, darunter

• effiziente Automatisierung,
• 24/7-Verfügbarkeit und
• signifikante Kosteneinsparungen.

Mit fortschrittlicher Spracherkennung und KI-Technologie können Voicebots komplexe Anrufe analysieren und Kundenanfragen auf natürliche Weise beantworten. Damit sind sie eine spannende Alternative zu einem virtuellen Sekretariat.

Welcher Voicebot Anbieter am besten für deine Zwecke geeignet ist, hängt von deinen Anforderungen und Zielen ab. Am besten probierst du einige Anbieter aus dieser Übersicht selbst aus und findest heraus, was gut für dein Unternehmen funktioniert.

Ein Assistent für die Bearbeitung von telefonischen Kundenanfragen ist nicht nur fortschrittlich, sondern nimmt dir jede Menge Arbeit ab. Das bedeutet, dass du damit auch signifikant Kosten sparst.

Gleichzeitig steigt die Zufriedenheit deiner Kunden durch eine bessere Customer Experience. Wenn sie wissen, dass sie bei dir nicht in der Warteschleifenhölle landen, rufen sie gern bei deinem Voicebot an.

Hast du schon Erfahrungen mit Voicebots gemacht? Welchen Voicebot Anbieter sollten wir noch in unserer Übersicht ergänzen? Schreib mir in die Kommentare – ich bin gespannt auf deine Erfahrungen!

Wenn du wissen willst, wie du als Geschäftsführer neben dem Kundenservice weitere Bereiche deines Unternehmens digitalisierst, dann schau dir auch die anderen Blogartikel dazu bei Digital Affin an!

Was genau ist ein Phonebot und wie funktioniert er?

Was wir von den kleinen Chatbot-Fenstern auf Websites längst kennen, erhält jetzt auch Einzug in die Telefonie: Der Phonebot ist die Weiterentwicklung des textbasierten Assistenten.

Er kann nicht mehr nur Geschriebenes allein, sondern auch Text-to-Speech und Speech-to-Text verarbeiten - und so auch in sprachgesteuerten Systemen eingesetzt werden.

Wie sieht das aus?

Der Kunde ruft im Callcenter an und anstelle eines echten Mitarbeiters nimmt der Voicebot das Gespräch entgegen. Nachdem der Bot seinen Begrüßungstext angesagt hat, gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Der Bot arbeitet mit Spracheingabe, der Kunde kann sein Anliegen also ganz normal aussprechen.
2. Der Bot arbeitet mit einem IVR-System (Interactive Voice Response) und gibt dem Nutzer verschiedene Auswahlmöglichkeiten vor. Auch hier kann die Antwort vom Kunden einfach gesprochen werden.

In beiden Fällen wandelt der Telefonbot die Antwort des Kunden anschließend in Text um. Um die Absicht des Anrufers zu verstehen, arbeitet der Bot mit sogenannten Erkennungsregeln. Sie enthalten entsprechende Schlüsselwörter zu bestimmten Themen, die dem Bot dabei helfen, die Anfrage einzuordnen.

Anhand der hinterlegten Datenbank findet der Telefonbot dann in Millisekunden die passende Antwort. Wie detailreich die Gespräche mit einem Phonebot sein können, hängt davon ab, wie umfangreich das Tool vorab trainiert wurde.

Die Vorteile von Phonebots für dein Unternehmen

1. Kundenbindung und -zufriedenheit: Durch schnelle Lösungen und rund um die Uhr verfügbare Unterstützung stärken Phonebots die Kundenbindung und erhöhen die Kundenzufriedenheit.
2. Serviceautomatisierung und Kundenservice-Erweiterung: Voicebots liefern nicht nur einen weiteren Kommunikationskanal, sondern ermöglichen auch die weitgehende Automatisierung. Eine Win-Win-Situation für beide Parteien.
3. Multi-Channel-Strategie: Durch Sprachassistenten können Firmen ihren Kunden die Wahl des Kontaktkanals überlassen. So kann der Kundenservice besser auf die Präferenzen der Anrufer eingehen - und die Kundenzufriedenheit steigern.
4. Altersgruppenansprache: Vor allem ältere Menschen bevorzugen das Telefon, wenn es um Fragen oder Probleme geht. Mit Voicebots holen sie auch diesen Kundenstamm ab - und müssen gleichzeitig keine Kompromisse in Sachen Effizienz und Kosten eingehen.
5. Reduktion des Cost2Serve: Conversational AI trägt dazu bei, die Kosten im Customer Service zu senken, indem wiederkehrende Anliegen automatisiert werden. Mitarbeiter können sich wieder auf komplexere Aufgaben konzentrieren.
6. Personalentlastung und Effizienzsteigerung: Conversational AI erhöht nicht nur die Zufriedenheit deiner Anrufer, sondern entlastet auch deine Mitarbeiter. Vor allem sich stetig wiederholende Anfragen werden so bereits vom Bot geklärt und sparen wertvolle Zeit.
7. Qualitätsmanagement-Unterstützung: Sprachassistenten im Customer Service sammeln Daten, führen Analysen durch und liefern dem Qualitätsmanagement so wertvolle Einblicke, um Produkte und Dienstleistungen zu verbessern.

Einsatzmöglichkeiten von Phonebots im Kundenservice

Guter Customer Service ist heutzutage für jede Firma unverzichtbar - ganz egal, in welcher Branche du aktiv bist. Deshalb ist auch ein Sprachassistent grundsätzlich für jede Branche geeignet.

Weil die Datenbasis eines Voicebots sich mit der eines Chatbot deckt, können sie überall dort eingesetzt werden, wo auch Chatbots erfolgreich sind.

In folgenden Fällen ist ein Phonebot besonders interessant:

• Wenn deine Kunden lieber telefonieren als schreiben.
• Wenn die Anfragen der Anrufer nicht über ein IVR-System allein abgedeckt werden können.
• Wenn viele wiederkehrende Fragen anfallen, die Mitarbeiter unnötig aufhalten.

Weiß der Phonebot irgendwann nicht mehr weiter, wird das Gespräch an einen Mitarbeiter deiner Firma weitergeleitet. Eine weitere Möglichkeit: Den Telefonbot nur für die Zuordnung zum passenden Mitarbeiter nutzen - indem er das Kundenanliegen selbstständig und automatisch kategorisiert.

Tipps zur effektiven Nutzung von Phonebots in deinem Unternehmen

1. Verstehe Kundenbedürfnisse: Bevor du Sprachassistenten implementierst, ist es wichtig, die Bedürfnisse deiner Anrufer zu verstehen. Identifiziere häufig gestellte Fragen und Probleme, die durch Automatisierung gelöst werden können.
2. Entwirf eine intuitive Benutzererfahrung: Gestalte die Interaktion mit dem Sprachassistenten so einfach und intuitiv wie möglich. Vermeide komplexe Menüstrukturen und verwirrende Ansagen.
3. Personalisiere die Interaktion: Nutze die Daten, die du über deine Anrufer hast, um personalisierte Interaktionen zu ermöglichen. Ein gutes Beispiel: Kunden mit Namen ansprechen lassen - oder bereits getätigte Käufe in Datenbanken einpflegen.
4. Biete mehrsprachige Unterstützung an: Wenn dein Kundenstamm international ist, stelle sicher, dass dein Tool mehrsprachige Unterstützung bietet. Das verbessert die Benutzererfahrung und hilft dir eine breitere Zielgruppe anzusprechen.
5. KI und maschinelles Lernen: Integriere künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, um die Fähigkeiten deines Tools kontinuierlich zu verbessern. Je mehr Daten der Sprachassistent verarbeitet, desto präziser werden seine Antworten und Empfehlungen.
6. Biete einen nahtlosen Übergang zu Live-Agenten: Obwohl Phonebots viele Aufgaben automatisieren können, gibt es Situationen, in denen menschliche Unterstützung unersetzbar ist. Stelle sicher, dass Benutzer jederzeit die Möglichkeit haben, zu einem Live-Agenten zu wechseln, wenn sie komplexe Probleme haben oder persönliche Hilfe benötigen.
7. Analysiere die Leistung und optimiere kontinuierlich: Überwache die Leistung deines Voicebots anhand von Metriken wie Anrufvolumen, Abbruchraten und Kundenzufriedenheit. Nutze diese Erkenntnisse, um das Tool kontinuierlich zu optimieren und anzupassen.
8. Schule deine Mitarbeiter: Stelle sicher, dass deine Mitarbeiter über die Funktionsweise des neuen Phonebots informiert sind und Nutzern bei Bedarf im Dialog weiterhelfen können.
9. Bleib datenschutzkonform: Achte darauf, dass dein Phonebot den geltenden Datenschutzbestimmungen entspricht, insbesondere wenn persönliche Daten deiner Kunden erfasst und verarbeitet werden.
10. Sammle Feedback: Fordere regelmäßig Feedback von deinen Anrufern zur Nutzung des Phonebots an. Das ermöglicht es dir, Schwachstellen zu identifizieren und den Service entsprechend zu verbessern.

Quick-Tipp: Für kleinere Unternehmen lohnt sich oftmals eine Cloud-Telefonanlage.

Plattformen für digitale Phonebots im Vergleich

Wir haben uns den Markt einmal angesehen und hier die aus unserer Sicht besten Angebote zusammengetragen. 

FlowLyne

FlowLyne ist ein spezialisierter Anbieter für Phonebots, der eingehende Anrufe automatisiert und in natürlicher Sprache bearbeitet. Du profitierst von einer sofort einsatzbereiten Lösung, die menschliche Dialoge simuliert und Prozesse am Telefon effizient automatisiert.

Besonderheiten:

• Telefonbot mit natürlicher Sprache
• Unkomplizierte Konfiguration des Telefonbots via Baukasten
• 24/7 Anrufannahme
• Verständnis von Dialekten & Umgangssprache
• Anbindung an bestehende Systeme (z. B. CRM, Kalender)
• Anpassbar an individuelle Gesprächsverläufe
• Deutscher Anbieter, DSGVO-konform & sicher

Preis: Die Kosten richten sich nach Nutzungsumfang und gewünschtem Funktionspaket. Der Minutenpreis beginnt bei 0,50 € und kann je Volumen geringer sein.

VITAS

VITAS ist ein digitaler Telefonassistent, mit dem du deine Anrufe automatisieren kannst. Die Plattform kannst du komplett individuell konfigurieren - ohne Hardware oder andere technische Voraussetzungen.

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:

• Personalisierung des Telefonassistenten
• vollautomatisierte Terminvereinbarung oder Ticketerstellung
• Integrationen
• intuitive Nutzeroberfläche
• Chatbot
• Messenger

Preis: kostenlose Demo, ab 35 Euro monatlich

BOTfriends Phonebot

Bei BOTfriends bekommst du sowohl Phonebots als auch Chatbots auf einer Plattform. Mit authentische Gesprächen automatisierst du deine Kommunikation im Kundenservice. 

Überblick: 

• intuitiver Drag-and-Drop Bot-Builder
• Generative AI Technologie
• Eigene Stimmen möglich

Preis: kostenfreie Demo, auf Anfrage

Leaping AI

Leaping AI bietet dir einen modernen Phonebot, der eingehende und ausgehende Telefongespräche eigenständig führt – mit natürlicher Stimme, kurzer Reaktionszeit und hoher Automatisierungsrate.

Die Plattform ist für nicht technische Nutzer leicht bedienbar, ermöglicht eine breite Palette an Anwendungsfällen und erfüllt höchste Datenschutzstandards (GDPR/DSGVO-konform). Dank integrierter KI-Evaluierungen lernt der Phonebot kontinuierlich dazu und wird mit jeder Interaktion besser.

Überblick:

• Phonebot für authentische, KI-gestützte Telefongespräche
• Drag-and-Drop Gesprächsdesigner – keine Programmierkenntnisse nötig
• Große Bandbreite an Use Cases umsetzbar
• GDPR / DSGVO konform
• Generative AI mit lernfähiger Gesprächsführung (KI Evals integriert)

Preis: kostenlose Demo, auf Anfrage

PraxisConcierge

Der klassische Anruf in der Arztpraxis ist nach wie vor ein zentraler Kontaktpunkt – doch er kostet Zeit, Nerven und Personalressourcen. 

PraxisConcierge bringt hier frischen Wind ins System: Als spezialisierter Phonebot übernimmt die KI-basierte Lösung zuverlässig eingehende Anrufe, erfasst Patientenanliegen automatisch und entlastet so das Praxisteam spürbar. Die Kommunikation bleibt professionell, strukturiert – und vor allem: planbar.

Überblick:

• KI-gestützter Phonebot für die automatisierte Anrufannahme
• Intelligente Erfassung, Verschriftlichung und Kategorisierung von Anliegen
• Integration in bestehende Praxissoftware zur nahtlosen Weiterverarbeitung
• Rückantwort auf Knopfdruck – per Telefon, E-Mail oder SMS
• Erweiterung durch WebConcierge: Anfragen auch online strukturiert erfassen
• Datenschutzkonforme Verarbeitung in deutschen Rechenzentren

Preis:

Das Preismodell basiert auf einem flexiblen Abonnement – angepasst an Anrufvolumen und Praxisgröße. Die Tarife starten bei 149 €.

DUSOFFICE KI-Telefonservice

Durch fortschrittliche Algorithmen erkennt die Sprach-KI von DUSOFFICE die Anfrage des Anrufers und führt durch die Datenerhebung. Abschließend kann ein Anrufer an die richtige Stelle auch weitergeleitet werden. 

Überblick: 

• Personalisierte Erfahrung durch maßgeschneiderte Antworten
• Kostenersparnis durch effiziente Prozesse
• KI-Telefonservice bietet rund um die Uhr Verfügbarkeit
  

Preis: Preise werden auf Anfrage kommuniziert.

parloa

Anbieter parloa will mit AI den Customer Service revolutionieren. Dafür vereint die Plattform das Beste aus Mensch und Technologie. Unternehmen können so alle Bereiche rund um Telefonate und Chats abdecken.

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:

• innovative AI Technologie
• Integrationen
• Contact Center Automation
• intuitive Nutzeroberfläche

Preis: kostenlose Demo, Preis auf Anfrage

CallOne

Anbieter CallOne hat den ersten ChatGPT-basierten VoiceBot im Gepäck - der in nur 30 Minuten startbereit sein soll. Neben einem Basisabo können Nutzer auch eine Reihe von Extras dazu buchen - für ein Ergebnis, das genau zu deinem Unternehmen passt.

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:

• einfaches Anlernen
• vorgefertigte Templates
• KI-Auswertungen
• flexible Nutzeroberflläche

Preis: ab 89 Euro monatlich

Fazit: Nutze die Macht der Phonebots für eine effiziente und kundenorientierte Kommunikation!

Mit Telefonbots kannst du deinen Customer Service nicht nur besser, sondern auch effizienter machen.

Du holst auch die Menschen ab, die lieber zum Telefon greifen, anstatt zur Tastatur - und entlastest gleichzeitig deine Mitarbeiter.

So bleiben genug Kapazitäten für die offenen Fragen, die telefonisch nicht vom Voicebot geklärt werden können.

Die Wartezeit für deine Anrufer verkürzt sich außerdem stark - dem digitalen Assistenten sei Dank.

Nutzt du schon einen Phonebot? Dann schreibe uns gerne deine Erfahrung in die Kommentare.

Du möchtest mehr Inspiration im Bereich Digitalisierung für Selbstständige und Geschäftsführer? Dann schau gleich in die passende Kategorie auf Digital Affin!

Eine wertvolle Entlastung: KI Telefonassistenten, die Anrufe übernehmen, zuordnen und im Zweifelsfall an Mitarbeiter weitergeben.

Das Ziel: Kundenservice automatisieren und Teammitglieder entlasten.

Was ist ein Telefonassistent mit künstlicher Intelligenz?

Ein KI-Telefonassistent, auch bekannt als virtueller Assistent oder Sprachassistent, ist ein Softwaretool, das auf künstlicher Intelligenz basiert und Interaktionen zwischen Benutzern und Computern über Sprache ermöglicht. Er ist in der Lage, natürliche Sprache zu verstehen und darauf zu reagieren.

Im Wesentlichen fungiert ein KI-Telefonassistent als persönlicher Assistent, der über das Telefon oder das Contact Center erreichbar ist.

Der entscheidende Vorteil: Im Gegensatz zu digitalen Assistenten, die meist nur mit vorprogrammierten Antworten arbeiten, kann der KI-Assistent auch komplexe Anfragen selbstständig beantworten.

Im Grunde ist ein KI Telefonassistent also ein smarter Anrufbeantworter für deine Telefonanlage oder deine Call Center Software.

Er wird vor allem für Aufgaben im Kundenservice eingesetzt:

• Informationsaustausch
• Terminplanung (Beispielsweise in der Arztpraxis)
• Navigation und Wegbeschreibung
• Planen von Rückrufen

Wie funktioniert der virtuelle Assistent in der Praxis?

In der Praxis funktioniert ein KI-Telefonassistent vor allem durch eine Kombination aus Spracherkennung, natürlicher Sprachverarbeitung und maschinellem Lernen.

1. Spracherkennung: Wenn ein Benutzer den KI-Telefonassistenten anruft und sein Anliegen ausspricht, nimmt das System die Audiosignale auf und wandelt sie in Text um. Dieser Prozess wird als Spracherkennung bezeichnet und verwendet fortgeschrittene Spracherkennungsalgorithmen.
2. Natürliche Sprachverarbeitung (Natural Language Processing, NLP): Nachdem der Text erfasst wurde, wendet das System verschiedene Sprachverarbeitungstechniken an, um den Sinn hinter den gesprochenen Worten zu verstehen. Das NLP-System analysiert den Text, um die Absicht des Benutzers zu erkennen und die entsprechenden Aktionen zu bestimmen.
3. Wissensdatenbanken und Algorithmen: Der KI-Telefonassistent greift auf verschiedene Wissensdatenbanken und Algorithmen zu, um die Anfragen des Anrufers zu beantworten. Welche Datenbanken dem Tool zur Verfügung stehen, hängt von der jeweiligen Branche und dem Unternehmen ab.
4. Interaktion und Antwort: Basierend auf den Ergebnissen der natürlichen Sprachverarbeitung und der Analyse gibt der KI-Telefonassistent eine Antwort aus, entweder in gesprochener Form oder durch die Ausführung einer Aktion.
5. Lernprozess: KI-Telefonassistenten sind in der Lage, aus ihren Interaktionen mit Benutzern zu lernen. Durch maschinelles Lernen verbessern sie kontinuierlich ihre Fähigkeit, Sprache zu verstehen und genauere Antworten bereitzustellen. Dieser Lernprozess kann durch Feedback von Anrufern, Überprüfen von Transkriptionen und kontinuierliche Aktualisierungen der Algorithmen unterstützt werden.

Welche Vorteile hat der KI-Assistent für deinen Kundenservice?

1. Kundenservice rund um die Uhr: Ein KI-Telefonassistent ist durchgehend verfügbar. Kunden erhalten so jederzeit Unterstützung, unabhängig von Geschäftszeiten oder Standorten. Unternehmen können dadurch einen verbesserten Kundenservice anbieten und Kundenbedürfnisse auch außerhalb der üblichen Arbeitszeiten erfüllen.
2. Schnelle Reaktionszeit: Der Assistent bearbeitet Anfragen sofort und liefert Kunden schnell die relevanten Informationen. Das reduziert Wartezeiten und verbessert die Gesamterfahrung.
3. Skalierbarkeit: Dank ihrer Skalierbarkeit können KI-Telefonassistenten eine große Anzahl von Kunden gleichzeitig bedienen, ohne zusätzliche personelle Ressourcen zu benötigen. Dadurch können Unternehmen mit einem hohen Anrufvolumen umgehen, ohne die Qualität des Kundenservice zu beeinträchtigen.
4. Konsistente Servicequalität: KI-Telefonassistenten gewährleisten eine konsistente Servicequalität, weil sie nach festgelegten Standards arbeiten. Menschliche Fehler bleiben aus.
5. Mitarbeiterentlastung: KI-Telefonassistenten können vor allem einfache und repetitive Aufgaben übernehmen. Ein gutes Beispiel sind stetig wiederkehrende Kundenanfragen. So können deine Mitarbeiter sich auf komplexere Anfragen konzentrieren, die eine persönliche Interaktion erfordern.
6. Effizienz steigern: Indem sie häufig gestellte Fragen automatisch beantworten und standardisierte Prozesse durchführen, verbessern KI-Telefonassistenten die Effizienz im Kundenservice und verringern die Gesamtarbeitsbelastung.
7. Kosteneffizienz: Dadurch, dass weniger komplexe Anfragen vom Telefonassistent bearbeitet werden, fallen Kosten für zusätzliches Personal weg. Das steigert die Kosteneffizienz.

So kannst den Telefon-Assistent optimal und effizient einsetzen

1. Grundlegende Analyse durchführen: Nimm dir Zeit, um deine Geschäftsprozesse und Kundeninteraktionen zu analysieren. Identifiziere Bereiche, in denen ein KI-Telefonassistent den größten Nutzen bringen könnte.
2. Sorgfältige Auswahl der Technologie: Mach dich mit verschiedenen KI-Telefonassistenten vertraut und wähle den aus, der am besten zu deinen Anforderungen und Zielen passt. Achte auf Funktionalität, Integrationsmöglichkeiten und Kosten.
3. Anpassung an deine Bedürfnisse: Konfiguriere den KI-Telefonassistenten entsprechend den spezifischen Anforderungen deines Unternehmens. Achte darauf, dass er deine Unternehmenssprache versteht und angemessen darauf reagiert.
4. Transparente Kommunikation mit Kunden: Informiere deine Kunden darüber, dass du einen KI-Telefonassistenten einsetzt und erkläre, wie er funktioniert. Stelle sicher, dass die telefonische Kommunikation intuitiv und benutzerfreundlich ist.
5. Regelmäßiges Monitoring und Optimierung: Überwache die Leistung des KI-Telefonassistenten regelmäßig und sammle Feedback von Kunden und Mitarbeitern. Nutze diese Erkenntnisse, um den Assistenten kontinuierlich zu verbessern.
6. Integration mit anderen Systemen: Integriere den KI-Telefonassistenten nahtlos mit anderen internen Systemen und Plattformen, um einen reibungslosen Informationsaustausch zu gewährleisten.
7. Schulung und Unterstützung der Mitarbeiter: Stelle sicher, dass deine Mitarbeitenden über den Einsatz des KI-Telefonassistenten informiert sind und wissen, wie sie ihn effektiv nutzen können.

Anbieter von KI-Telefonassistenten im Vergleich

FlowLyne

FlowLyne bietet innovative KI-Telefonassistenten, die Anrufe rund um die Uhr automatisiert entgegennehmen und menschlich wirkende Gespräche führen.

Mit dem intuitiven FlowLyne Baukasten erstellen Unternehmen in wenigen Minuten ihren individuellen KI-Telefonassistenten, ganz ohne technisches Vorwissen.

Die Lösung eignet sich ideal für Unternehmen, die ohne Aufwand ihre Erreichbarkeit verbessern und interne Ressourcen entlasten möchten.

Besonderheiten:

• Baukasten für unkomplizierte Konfiguration des Assistenten
• Natürliche Sprachverarbeitung (inkl. Dialekte)
• Intelligente Gesprächsführung
• Anbindung an Kalender & CRM
• 24/7 Erreichbarkeit
• Skalierbar für alle Unternehmensgrößen
• Deutsche Anbieter, DSGVO-konform & sicher

Preis:

FlowLyne bietet individuelle Preisgestaltung basierend auf dem Anrufvolumen und gewünschten Funktionen. Du bezahlst also nur für die telefonierte Zeit und das ohne Abo und ohne Einrichtungsgebühr.

Der Minutenpreis liegt bei 0,50 €, wobei sekundengenau abgerechnet wird. 

VITAS

VITAS kommt ohne Hardware oder andere technische Voraussetzungen aus. Alles, was du brauchst, ist deine interne Infrastruktur. Dann kannst du die VITAS Plattform für virtuelle Telefonassistenten auch individuell konfigurieren - ganz nach deinen Bedürfnissen.

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:

• Personalisierung des Telefonassistenten
• vollautomatisierte Terminvereinbarung oder Ticketerstellung
• Integrationen
• intuitive Nutzeroberfläche
• Chatbot
• Messenger

Preis: kostenfreie Demo, ab 35 Euro monatlich

BOTfriends Phonebot

BOTfriends bietet dir einen KI-Telefonassistent für authentische Gespräche, um deinen Kundenservice zu entlasten. Dazu gibt es bei BOTfriends auch Chatbots auf der Plattform, die du mit einem Drag-and-Drop Builder erstellen kannst.

Überblick: 

• KI-Telefonassistent für authentische Gespräche
• intuitiver Drag-and-Drop Bot-Builder
• Generative AI Technologie
• Eigene Stimmen möglich

Preis: kostenfreie Demo, auf Anfrage

Leaping AI

Leaping AI stellt dir einen leistungsfähigen KI-Telefonassistenten zur Seite, der Gespräche menschenähnlich führt und deine Kund:innen effizient betreut – rund um die Uhr.

Die Plattform ist speziell so gestaltet, dass du auch ohne Technikkenntnisse sofort starten kannst. Egal ob einfache Anfragen oder komplexe Abläufe: Du kannst vielseitige Anwendungsfälle umsetzen. Natürlich datenschutzkonform (GDPR / DSGVO) und mit automatischer Selbstoptimierung über integrierte KI-Evals.

Überblick:

• KI-Telefonassistent für authentische Gespräche
• Einfacher Einstieg ohne Programmierung
• Umfassende Use Case-Tiefe und -Breite realisierbar
• DSGVO-konform mit Serverstandort in der EU
• Selbstlernende KI durch integrierte Evals

Preis: kostenlose Demo, individuelle Angebote

PraxisConcierge

Wer schon einmal im hektischen Alltag einer Arztpraxis mitbekommen hat, wie viele Anrufe nebenbei zu bewältigen sind, weiß: Eine smarte Entlastung kann hier den entscheidenden Unterschied machen. 

Genau an diesem Punkt setzt PraxisConcierge an – ein KI-gestützter Telefonassistent, der den Praxisalltag deutlich effizienter gestaltet. Die Lösung übernimmt eingehende Anrufe, strukturiert Patientenanliegen und ermöglicht es dem Praxisteam, flexibel und im eigenen Takt zu reagieren.

Überblick:

• Automatisierte Annahme und intelligente Erfassung von Telefonanfragen
• Verschriftlichung und Kategorisierung aller Anliegen in Echtzeit
• Direkte Integration in gängige Praxissoftwaresysteme
• Rückmeldung an Patient:innen per Klick – via Telefon, E-Mail oder SMS
• Erweiterbar durch das WebConcierge-Addon für 24/7 Anfragen über die Praxis-Website
• Rechenzentren in Deutschland, datenschutzkonform und DSGVO-sicher

Preis:

PraxisConcierge wird im Abo-Modell angeboten, wobei sich die Kosten nach Anrufvolumen und Praxisgröße richten. Der Preis startet bei 149 € pro Monat.

DUSOFFICE KI-Telefonservice

Der KI-Telefonservice von DUSOFFICE spezialisiert sich auf die Nutzung künstlicher Intelligenz zur Automatisierung von telefonischen Kundeninteraktionen, um eine effiziente und professionelle Kommunikation rund um die Uhr zu gewährleisten. Ziel ist die Optimierung der Kundenkommunikation durch innovative Technologien.

Die wichtigsten Features im Blick: 

• Spracherkennung durch KI
• 24/7 Erreichbarkeit
• Effiziente Kundenkommunikation

Preis: Auf Anfrage nach individueller Beratung

parloa

Das Ziel von parloa: Den Kundenservice mit künstlicher Intelligenz nicht nur nachhaltig verändern - sondern vor allem verbessern. Nutzer können alle Bereiche vom Chat bis zum Telefonat mit der Plattform abdecken.

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:

• innovative AI Technologie
• Integrationen
• Contact Center Automation
• intuitive Nutzeroberfläche

Preis: kostenlose Demo, Preis auf Anfrage

CallOne

CallOne liefert den ersten virtuellen Telefonassistenten, der auf Chat GPT basiert. Die Basisversion ist bereits in 30 Minuten startklar - und kann durch verschiedene buchbare Extras weiter ausgebaut und individualisiert werden.

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:

• einfaches Anlernen
• vorgefertigte Templates
• KI-Auswertungen
• flexible Nutzeroberfläche

Preis: ab 89 Euro monatlich

centrals.ai

centrals.ai ist der erste KI-Telefonassistent, der in Deutschland entwickelt wurde und Anrufe für Unternehmen automatisiert.

Die Plattform bietet eine flexible Lösung für Inbound- und Outbound-Anrufe und ermöglicht es, Termine zu vereinbaren, Reklamationen zu bearbeiten und sogar Leads zu qualifizieren.

Die Technologie hinter "Centry", der KI von centrals.ai, wurde speziell entwickelt, um Unternehmen dabei zu helfen, ihre Telefonkommunikation effizienter zu gestalten.

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:

• vollautomatisierte Terminvereinbarung und Lead-Qualifizierung
• 24/7 Erreichbarkeit für Kundenservice
• Mehrsprachigkeit und Anpassungsfähigkeit
• nahtlose Integration in bestehende Systeme

Preis: Kostenlose Demo, Preis auf Anfrage

fonio AI

fonio AI ist der führende KI-Telefonassistent für den deutschen Markt, der 100% Erreichbarkeit garantiert. Die Plattform ist flexibel einsetzbar und bietet Funktionen wie automatisierte Terminvereinbarung, Lead-Qualifizierung und Kundenservice.

Mit einer einfachen Integration in bestehende CRM- und Kalendersysteme unterstützt fonio AI Unternehmen bei der Optimierung ihres telefonischen Kundenservices.

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:

• flexible Stimmenauswahl (freundlich oder professionell)
• Lead-Qualifizierung und Kundenservice
• 24/7 Erreichbarkeit und Bestellannahme
• DSGVO-konform mit Daten in der EU

Preis: 0,30€ - 0,50€ pro Minute (abhängig vom Volumen)

Fazit: Erreichbarkeit, Entlastung, zufriedene Kunden

Der Einsatz eines KI-basierten Telefonassistenten bietet also viele Vorteile für dein Unternehmen, insbesondere im Kundenservice.

Durch eine sorgfältige Planung und Umsetzung kannst du deinen virtuellen Telefonassistent erfolgreich in dein Unternehmen integrieren und so deine Servicequalität verbessern, die Kundenzufriedenheit und die Effizienz steigern.

Nutzt du schon einen KI Telefonassistent? Dann schreibe uns gerne deine Erfahrung in die Kommentare.

Du möchtest mehr Inspiration im Bereich Digitalisierung für Selbstständige und Geschäftsführer? Dann schau gleich in die passende Kategorie auf Digital Affin!

Nun liegen die falschen Daten beim Finanzamt, deine Liquiditätsplanung ist falsch oder du hast den Cashflow falsch berechnet und übersiehst eine drohende Zahlungsunfähigkeit. 

Jetzt geht es um Kopf und Kragen.

Als Geschäftsführer bist du für die wirtschaftliche Situation und das Wohl deiner Mitarbeiter verantwortlich.

Kurz vorweg gegriffen: Mit Commitly habe ich eine Software gefunden, mit der solche Fehler der Vergangenheit angehören.

In diesem Artikel habe ich meine persönlichen Erfahrungen mit Commitly dokumentiert und zeige dir warum du mit den tollen Features von Commitly Planungssicherheit für die Zukunft gewinnst. 

Ich nutze im übrigen Commitly bereits seit 2020 für mein kleines Online-Unternehmen.

Ich habe mich zudem mit einem Unternehmer aus meinem Netzwerk ausgetauscht und deren Anwendungsfälle ebenfalls beleuchtet. Das sollte dir bei deiner Entscheidung für eine Liquiditätsplanungs-Software helfen.

Was ist Commitly eigentlich?

Einfach besseres Cashflow Management – so beschreibt sich das Tool selbst und trifft dabei den Nagel schon sehr gut auf den Kopf. 

Der Hauptschwerpunkt ist bei Commitly das Management der Finanzen und der Zahlen, vor allem des Cashflows. Commitly sieht Unternehmen als lebende, Geld atmende Organismen. Der Cashflow ist dabei das Herz, das alles am Leben hält.

Denn wer wirklich weiß, wie die Finanzen aussehen, kann nachts ruhig schlafen. Selbst die innovativsten und kreativsten Ideen lassen sich ohne Liquidität nicht umsetzen. Die Finanzen des eigenen Unternehmens im Griff zu haben ist daher essentiell.

Commitly lebt die Digitalisierung. Mit neuesten Technologien wie zum Beispiel künstlicher Intelligenz wird kleinen und mittleren Unternehmen ermöglicht Liquiditätsplanung online umzusetzen.

Beim Thema Finanzen steht Sicherheit der Daten an oberster Stelle. Daher verwendet Commitly zur Verschlüsselung und Übertragung eine hochsichere SSL 256-Bit RSA Verschlüsselung mit Comodo Zertifikat.

Gehostet werden die Daten auf den hochsicheren AWS-Servern, die Datenzentren auf denen auch Unternehmen wie N26, Siemens und der Nasdaq ihre Daten hosten.

Meine Anforderungen an ein Liquiditätsplanung Tool

Kurz zu meiner Situation:

Ich bin bin seit einigen Jahren selbstständig und befinde mich im Aufbau eines digitalen Unternehmens. Dabei ist für mich der Einsatz von Software essentiell.

Mein innerer Antrieb war, meine Unternehmenszahlen visuell und gut aufbereitet überblicken zu können.

Ein Tool für Liquiditätsmanagement muss einige wichtige Anforderungen erfüllen, um als eine sinnvolle Alternative zum Liquiditätsmanagement in Excel zu gelten. Für mich habe ich diese Anforderungen so definiert:

Ich möchte..

• .. weniger Zeitaufwand durch automatisierte Liquiditätskontrolle und Synchronisierung mit Bankkonten
• .. einen besseren und schnelleren Überblick über meine Finanzen
• .. Transparenz und zeitnahe Information zur besseren Überzeugung der Verhandlungspartner
• .. einen Forecast-Bericht zur Planung der nächsten Monate
• .. eine Integration mit meiner Bank, Buchhaltungs- und Fakturierungstools
• .. ein professionelles Finanzmanagement
• .. einfache Datenexporte zur Vorlage bei z.B. Banken oder beim Steuerberater

Mit diesen Erwartungen habe ich mir dann Commitly angesehen. Das sind meine Erfahrungen mit Commitly.

Features und Vorteile von Commitly

Commitly ist ein umfangreiches, aber dennoch sehr übersichtliches und einfach zu verstehendes Tool. Das moderne und schlanke Design macht es sehr einfach alles im Blick zu behalten und Funktionen und Einstellungen zu finden.

Liquiditätsplanung Tool mit Best-Practice-Vorlagen

“Ein Cashflow Plan beginnt mit dem aktuellen Kontostand und der Darstellung der vergangenen Ein- und Ausgänge.”

Für deinen ersten Liquiditätsplan gibt Commitly dir Vorlagen, die aus Best-Practice-Erfahrungen erstellt worden. Diese Vorlagen kannst du natürlich vollständig individualisieren, eigene Kategorien und Subkategorien erstellen und vieles mehr.

Commitly berechnet deinen Cashflow dabei mit der direkten Methode.

Mit der Verknüpfung zum Bankkonto ist Schluss mit der fehleranfälligen Excel Liquiditätsplanung.

Keine manuelle Bearbeitung von Worksheets mehr! Keine zeitintensive Suche nach eventuellen Fehlern.

Die Planung ist auf den Tag aktuell und du hast deine Finanzen immer genau im Blick.

Das automatisierte Controlling hilft dir am Monatsende keine Budgets zu übersehen und deinen Plan aktuell zu halten.

Außerdem musst du nicht mehr lange auf die Berichte deines Steuerberaters warten. Mit Commitly und der Verknüpfung mit dem Bankkonto weißt du stündlich wo du stehst und kannst Berichte erstellen.

Crash Kurs: Liquiditätsmanagement und Liquiditätsplanung für Unternehmer

Für Unternehmer*innen die sich noch nicht ganz so gut auskennen, gibt es einen Crash Kurs, der dir das Thema Liquiditätsplanung online an Beispielen in Commitly näher bringt. So lernst du gleichzeitig den Umgang mit dem Tool und den Umgang mit deinen Finanzen.

Integrationen mit Banken und Finanz Tools

Commitly lässt sich einfach mit deinem Bankkonto verbinden. Um alle Zahlungskonten deines Unternehmens, egal bei wieviel Banken, zu verbinden nutzt das Tool die EU-weiten Regelungen der PSD2. Commitly verbindet derzeit über 4.000 Banken in Deutschland und Österreich.

Zusätzlich zu Bankkonten verbindet sich Commitly auch mit deinem PayPal-Konto, damit du auch alle Kundenzahlungen im Blick hast.

Für diese Verbindungen nutzt Commitly den von der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht regulierten Dienstleister finAPI GmBH aus München.

Außerdem lässt sich Commitly nahtlos und einfach mit den Online Buchhaltung & Rechnungs-Programmen lexoffice, sevDesk und Billomat, so wie dem Finanzreporting Tool Adam verbinden.

Ausführliche Hilfeseite mit Artikeln des Commitly Teams

Weißt du einmal nicht weiter, gibt es auf der Help-Seite eine Sammlung von über 75 Artikeln die dir Funktionen, Features und deren Einsatz im Detail erklären.

Eigene Erfahrungen beim Setup von Commitly

Bei meiner Einrichtung von Commitly bin ich so vorgegangen:

• Mit Kontaktdaten für die kostenlose Testphase anmelden
• Bankkonto von Kontist verbinden
• Buchhaltungsintegration mit Lexoffice verknüpfen
• Fertig sind die Reports

Tipps zum Einrichten des Bankkontos

Als Selbstständiger nutze ich als mein Bankkonto Kontist. Die Vorteile mit diesem Geschäftskonto für Selbstständige habe ich in einem anderen Artikel bereits zusammengefasst.

Die Bank dahinter ist die SolarisBank, welche in Commitly bei den Einstellungen ausgewählt werden kann.

Anschließend musst du dich bei der SolarisBank mit deinem Konto noch registrieren.

Erst dann funktioniert der Login über die finAPI Schnittstelle, so dass Commitly auf dein Bankkonto zugreifen darf.

Mein wichtigster Report in Commitly

In Commitly arbeite ich wöchentlich im Forecast Report, um zu sehen, wie sich mein Cashflow verhält und entwickeln wird. Auch das Dashboard ist für diese Arbeit hilfreich, auf welchem die einzelnen Kennzahlen übersichtlich dargestellt werden.

Neue Zahlungen werden dabei kategorisiert und für zukünftige Buchungen über das Sidepanel als wiederkehrendes Budget eingestellt. So ist der Forecast perfekt auf kommende Ausgaben vorbereitet.

Commitly Erfahrungen von Quadrex Handwerk

Um weitere Meinungen zu Commitly zu bekommen habe ich aus meinem Netzwerk mit Marco Konzelmann, Geschäftsführer der QuadreX Handwerk GmbH & Co. KG, zu seinen Erfahrungen gesprochen. Er hat das Tool seit 2018 bereits im Einsatz.

Warum Commitly?

Damals war er verzweifelt auf der Suche nach einem Tool, das die Liquidität seines Unternehmens übersichtlich darstellt, was für ihn als Geschäftsführer von größter Wichtigkeit ist.

Das Schlimmste was einem Unternehmer passieren kann ist, dass die Zahlungsunfähigkeit nicht erkannt wird.

Die Besonderheit bei seinem Unternehmen ist, das Quadrex ein Handwerkskonzern mit einer Holding als Mutter, die 100% der Anteile besitzt. Insgesamt sind es sieben Firmen für die er getrennt Liquiditätsplanung betreiben muss.

Macht er hier bei der Liquiditätsplanung in Excel einen Formfehler, kann das ungeahnte Konsequenzen mit sich ziehen und auf einmal geht es um Kopf und Kragen.

Commitly verhindert solche Fehler. Marco Konzelmann muss nur einen Blick auf die verfügbare Liquidität werfen. Das gibt ein gutes Gefühl und beruhigt.

Mittlerweile beschäftigt er sich jeden Tag mit Commitly.

• Zu welchem Zeitpunkt im Monat muss man was machen? Wann und wo entstehen Fixkosten?
• Können wir ein Projekt vorfinanzieren?
• Wann werden Kredite abgebucht?
• Wie sieht der Cash-Flow Korridor aus?

Antworten auf diese Fragen und viele mehr helfen ihm jeden Tag dabei Entscheidungen zu treffen.

Welche Features von Commitly sind besonders hilfreich?

Auch er bestätigt die Benutzerfreundlichkeit des schlanken, modernen Designs der Software und den tollen Support, der bei Problemen mit einer sehr kurzen Reaktionszeit weiterhilft.

Die Benutzerfreundlichkeit überträgt sich auf die Smartphone App, mit der er von überall aus die aktuellsten Daten und den Status der Unternehmen abfragen kann.

Da die Quadrex Gruppe aus mehreren Unternehmen besteht braucht Marco Konzelmann den Überblick über alle Unternehmen einzeln, als auch zusammen.

Mit der Synchronisierung der Kontostände hat er alle Geschäftsvorfälle im Blick. Neue Bankkonten können einfach mit TAN-Verfahren hinzugefügt werden.

So sieht er immer den Cashflow einzelner Unternehmen getrennt, sowie den der gesamten Holding.

Diese Darstellung in Commitly ist viel übersichtlicher und nachvollziehbarer visualisiert als Kontoauszüge und Liquiditätsmanagement Excel Tabellen.

Ein weiteres tolles Feature ist laut Marco Konzelmann das Planungs Feature. Aus dem Ist-Stand wird in Commitly ein Forecast erstellt der Planungssicherheit für die Zukunft bringt. So sieht er direkt was für Auswirkungen eine Änderung von Positionen haben kann.

Preise von Commitly

Für 14 Tage ist die Liquiditätsplanung Software kostenlos. In diesem Zeitraum hast du Zugriff auf alle Funktionen die Commitly zu bieten hat. So kannst du dir einen guten Eindruck machen.

Für die Basisversion werden nach der Testphase 55€ pro Monat oder 550€ pro Jahr fällig.

Auf folgende Features hast du Zugriff:

• 1 Nutzer
• 1 Bankkonto
• Forecast
• Pläne/Szenarien
• Berichte
• Online Support

Die Business Version kostet 85€ pro Monat oder 850€ pro Jahr. Zusätzlich zu den Funktionen der Basisversion hast du folgende Features:

• 3 Bankkonten
• 5 Nutzer
• Email Support

Die Professional Version kostet 145€ pro Monat oder 1450€ jährlich.

• Das bringt dir zusätzlich folgende Vorteile:
• Ab 2 Unternehmen
• Unlimitierte Nutzer
• Priorisierter Email Support

Fazit - Commitly vereinfacht Liquiditätsmanagement und hilft dir beim Vorausplanen

Commitly hilft dir ungemein bei der Entscheidungsfindung, da du immer alle Cashflows deiner Unternehmung visualisiert und zusammengefasst im Blick hast.

So weißt du immer ob du dir neue Projekte, neue Mitarbeiter oder andere Anschaffungen leisten kannst.

Auch das Forecast Feature bringt dir Planungssicherheit.

Commitly verhindert außerdem Formfehler, die bei der Liquiditätsplanung in Excel gerne mal passieren. Die Software verbindet sich mit deinen Bankkonten, wodurch menschliche Fehler der Vergangenheit angehören und du jederzeit auf Daten in Echtzeit zugreifen kannst.

Hier kannst du dich zum Testen bei Commitly kostenlos anmelden.

Was sind deine Anforderungen an ein Liquiditätsmanagement Tool? Schreib gerne einen Kommentar und starte eine interessante Diskussion!

Möchtest du noch mehr Finanzmanagement Tools oder ähnliche Themen lesen, findest du bei unseren Artikeln für Geschäftsführer und Selbstständige mehr Lesestoff.

Rund ein Drittel der gesamten Online-Aktivitäten auf Computern entfällt auf das Ansehen von Videos.

Und der Trend hält weiter an: Immer mehr Unternehmen setzen gezielt auf Over-the-top-Videos und professionelle Video-Hosting-Anbieter, um ihre Zielgruppen effektiv zu erreichen. Das gilt für Marketing- und Werbevideos genauso wie für Schulungen oder Onboarding-Prozesse für neue Mitarbeitende.

Was genau Over-the-top (OTT) Content bedeutet, erklären wir dir ausführlich in diesem Artikel zur Erstellung einer eigenen Videoplattform.

In diesem Beitrag zeige ich dir, warum sich der Einsatz von Video-Hosting-Anbietern für Unternehmen lohnt, ob kostenlose oder kostenpflichtige Anbieter die bessere Wahl sind – und worauf du bei der Auswahl unbedingt achten solltest. Am Ende stelle ich dir außerdem die besten Tools aus meiner Recherche vor.

Video Hosting - Warum überhaupt?

94 % der Vermarkter geben an, dass Videos ihrem Publikum helfen, ihr Angebot besser zu verstehen.

Doch das trifft nicht nur auf Marketing Videos zu. Du kannst Videos auch unternehmensintern einsetzen um (neue) Mitarbeiter zu schulen und weiterzubilden.

Weitere Möglichkeiten Videos einzusetzen sind Livestreams. In Livestreams kannst du zum Beispiel neue Produkte vorstellen oder über die Interaktion mit dem Livechat ganz neue Marketingwege gehen.

Ein Beispiel hierfür ist das Reveal der BMW 2er Gran Coupes in 2019. Noch bevor das Modell offiziell der Presse vorgestellt wurde, gab es einen Livestream auf Twitch, in dem die Streamer TheSushiDragon und jakenbakeLIVE das Modell in einem “Live-Unboxing” präsentierten.

Möchtest du mehr zum Thema Livestreaming und den richtigen Tools dafür erfahren, findest du in unserem Artikel zu Livestreaming-Software ausführliche Informationen.

Wer braucht Video Hosting?

Gerade im Marketing machen Videos Sinn um die Zielgruppe zu fesseln und von deinem Produkt zu überzeugen.

83% der Marken, die Videos in der Marketingstrategie nutzen berichten es sei erfolgreich.

Videoinhalte helfen, die Botschaft einer Marke besser zu bewahren als statische Inhalte.

Ein sehr gutes Beispiel für erfolgreiches Video Marketing ist das Spiel Cyberpunk 2077, auch wenn das Spiel selbst die Erwartungen der Spielerschaft nicht erfüllen konnte.

Vor dem Release des Spiels gab es von den Entwicklern regelmäßig Updates in Videoformat, die millionenfach geklickt wurden.

Durch diese Videos und weitere Marketingaktionen wurde ein Hype generiert und aufrechterhalten, der dafür gesorgt hat, dass das Spiel in 2020 13,7 Millionen verkauft wurde.

Free Video Hosting vs. Premium Video Hosting Anbieter

Für die Mehrheit der Videomacher ist YouTube die beste Wahl. Für Unternehmen haben YouTube und andere kostenlose Optionen jedoch einige Nachteile.

So macht es nicht immer Sinn alle Videos des eigenen Unternehmens auf Youtube zu hosten. Auch wenn die Plattform kostenlos ist, bringt sie einige Nachteile mit sich, die für professionelle Anwendungen oftmals Ausschlusskriterien sind:

• keine oder begrenzte Monetarisierungsmöglichkeiten
• keine Kontrolle über Werbeeinblendungen (evtl. sogar von direkten Konkurrenten)
• keine Branding Optionen
• begrenzte Integrationen mit wichtigen Marketing-, Productivity-, und Salestools
• begrenzte bis keine API Optionen
• minimaler technischer Service und Support
• Einbettung kann unprofessionell wirken

Kostenlose Video Hosting Services eignen sich daher vor allem für Marketingvideos oder als Zusatz zur Hauptplattform. Schließlich wäre es fatal eventuelle, virale Effekte zu verpassen, die bei der großen Reichweite von Seiten wie Youtube entstehen können.

Aber schauen wir uns doch mal an welche Features ein Video Hosting Anbieter unbedingt haben muss.

Wichtige Features von Video Hosting Providern

Nachdem wir uns angeschaut haben was die Nachteile von kostenlosen Video Hosting Services sind, möchte ich auf die Features eingehen, die ein professioneller Video Hosting Service mitbringen sollte.

Sicherheit

Bei der Sicherheit geht es im Grunde um zwei Punkte.

Einmal die Sicherheit der Daten, sowohl deiner, als auch die deiner Kunden. Wählst du eine europäische Lösung, kannst du dir zum Beispiel sicher sein, dass das Unternehmen an die DSGVO (international GDPR) gebunden ist.

Zweitens gibt es Sicherheitsfeatures die Video Hosting Provider bieten können um sicher zu stellen, dass dein Content auch nicht gestohlen wird. Zu den beliebten Sicherheitsfunktionen gehören sicheres Hochladen, Passwortschutz, Domain Beschränkungen, IP-, bzw. geographische Einschränkungen und vieles mehr.

Monetarisierung

2018 lag der weltweite Umsatz von Over-the-top Plattformen bei ca. 67,8 Milliarden $. Es wird erwartet, dass diese Zahl bis 2026 auf bis zu 210 Milliarden $ steigt.

Um deinen Teil vom Kuchen abzubekommen, solltest du daher sichergehen, dass deine Video Hosting Website angemessene Monetarisierung Methoden bietet.

Darunter zählen zum Beispiel auf Werbung basierte Monetarisierung, Pay-per-View-Modelle oder Abonnements.

Content Delivery Network (CDN)

Bestimmt kennst du es: Du schaust einen Stream und auf einmal fängt dieser an zu buffern und läuft nicht mehr weiter.

Content Delivery Networks helfen Latenz- und Bufferprobleme zu beheben, indem der Content schon vor dem Anschauen an nähergelegene Router weitergeleitet wird und dort auf den Aufruf durch den Enduser wartet.

So muss sich ein Netflixnutzer beispielsweise nicht mit Servern in den USA verbinden, auf denen die Urkopie des Contents existiert, sondern mit einem Server in zum Beispiel Frankfurt, der den Content zwischenlagert.

API Access

API Access kann je nach Anwendungsbereich ein wichtiger Punkt sein. API-Zugriff ermöglicht zum Beispiel eigene Integrationen, Workflows und das Erstellen eigener Apps.

Kostenlose Video Hosting Anbieter

Um dir die Recherche zu erleichtern habe ich einige kostenlose und Premium Video Hosting Anbieter herausgesucht und werde sie im Folgenden kurz vorstellen.

Fangen wir mit den kostenlosen an. Der Vorteil hier ist definitiv, dass für dich keine Kosten anfallen. Der Nachteil ist allerdings, dass die Plattformen deinen Zuschauern auch weitere Videos anbieten wollen und du somit nicht exklusiv deine Videos zeigen kannst.

YouTube

YouTube ist die größte Video Sharing Site im Internet mit über 2 Milliarden Usern in 2020.

Features:

• kostenloser, unbegrenzter Speicherplatz für deine Videos
• die größte Reichweite/Userbase aller Video-Sharing-Plattformen
• Videos und Playlisten privat stellen
• einfaches Einbetten in Websites mit custom generated iframes

Kosten:

Keine.

Dailymotion

Dailymotion ist eine weitere Video-Sharing-Webseite. Es gibt zwar weniger Konkurrenz, aber dafür ist das Wachstumspotential niedriger als auf YouTube.

Features:

• kostenloses, unbeschränktes Video Hosting
• private oder passwortgeschützte Videos
• weniger Konkurrenz

Kosten:

Keine.

Premium Video Hosting Services

Bei den Premium Diensten zahlst du Geld, um deine Videos hosten zu dürfen. Dafür bekommst du aber auch bessere, technische Übertragungswerte und präsentierst dich exklusiv und im besten Licht. Premium Dienste sind besonders für Unternehmen zu empfehlen, die professionell auftreten möchten.

Ignite

Ignite ist eine der besten Lösungen, um Videos direkt auf deiner Website einzubinden – ohne Cookies, voll DSGVO-konform, made in Germany und mit herausragender User Experience.

Features:

• Bis zu 50% mehr Views dank Cookie-freier Einbindung (kein Consent notwendig)
• DSGVO-konform gehostet in Europa
• Extrem schnelle Ladezeiten und Performance bei hoher Uptime
• Individuell anpassbarer (barrierefreier) Player
• Chapter-Marker, Poster Images, Loop, Autoplay etc.
• Einfacher Video-Upload & Copy-Paste Integration
• REST-API für nahtlose Integration
• Keine Werbung, keine Tracking-Skripte von Dritten
• First-Party-Domain
• Videosicherheit & Zugriffsschutz 

Kosten:

Du kannst Ignite Video kostenfrei für einen Monat testen, dafür benötigst du keine Bezahldaten und der Test endet automatisch. Danach bietet Ignite ein Starter-Paket ab 9 € pro Monat mit 1 Nutzer, 10 Videos und 100 GB Traffic – ideal zum Einsteigen. Du kannst flexibel zwischen den verschiedenen Paketen wechseln, das größte Standard-Paket Pro kostet 175€ im Monat und beinhaltet bis zu 400 Videos, mehr Traffic und viele Funktionen, die es bei anderen Anbietern nur für Enterprise-Kunden gibt. Individuelle Pakete sind ab 350 € pro Monat verfügbar.

Hier geht es zum Erfahrungsbericht im Verzeichnis

Vidalytics

Vidalytics ist eine professionelle Video Hosting Plattform für Conversion orientierte Anwendungen.

Features:

• Smart Autoplay
• Custom Autoplay Nachrichten
• CTAs und Lead Generierungsfunktionen direkt über das Video legen
• Video Heatmaps
• CRM Tagging für Marketing Automation

Kosten:

Das Starter Paket beginnt bei 25$ pro Monat. Dafür kannst du bis zu 10 Videos hosten.

Der Pro Plan (67$/Monat) lässt dich bis zu 50 Videos hosten. Ist dir das nicht genug, gibt es noch das Vid Master Paket für bis zu 100 Videos und 129$ pro Monat.

Vimeo

Vimeo ist im Gegensatz zu Dailymotion und YouTube, die Social Video Sharing Plattformen sind, eher an professionelle Nutzen gerichtet.

Features:

• keine Werbung
• diskrete Einbettfunktionen
• Videos können zum Download freigeschaltet werden
• “To Watch” -Tab wird nicht von Algorithmus, sondern Menschen gehandhabt
• Individuelle Anpassung des Players
• Unbegrenzte Bildschirm- und Webcam Aufnahmen
• individuelles Branding
• Lead-Generierung
• SEO
• Live-Events

Kosten:

Nach einer kostenlosen 30-tägigen Testphase kannst du entweder die kostenlose Version Vimeo Basic nutzen oder zu einem Bezahlmodell wechseln.

Die Pläne unterscheiden sich in Preis und Funktionsumfang. Mit dem Plus Modell (6€/Monat) kannst du bis zu 5 GB pro Woche und 250 GB pro Jahr hosten, dem Pro Modell (16€/Monat) 20 GB pro Woche und 1 TB pro Jahr und dem Business Modell (40€/Monat) 5 TB im Jahr ohne wöchentliche Begrenzung. Das Premium Modell bietet unbegrenzte viele Livestreams, 7 TB Gesamtspeicher und keine wöchentliche Uploadbegrenzung.

Wistia

Wistia ist mehr als nur ein Video Hosting Anbieter. Es ist eine Plattform für digitales Marketing.

Features:

• keine Werbung
• CTAs im Videoplayer
• 100% anpassbarer Videoplayer
• eigenes Branding
• CRM Integrationen
• A/B Testing
• Analytics
• Interaktive Video Tools

Kosten:

In der Grundversion ist Wistia kostenlos, allerdings mit eingeschränkten Funktionen. Die Pro Version kostet 84€ pro Monat. Den Preis der Advanced Version erhältst du auf Nachfrage bei Wistia.

Videolyser

Videolyser ist ein Video Hosting-, Video-Player-, und Video-Marketing Tool aus Deutschland.

Features:

• Alle Videodateiformate hochladen
• Cloud-Konvertierung
• Datenschutz durch SSL-Verschlüsselung
• Konvertierung und Komprimierung
• Bilder und Grafiken für CTAs hochladen
• CTAs direkt in Videos einbetten
• Logo & Player-Branding
• Intelligente Ordner Verwaltung
• Responsive für alle Endgeräte
• Video Tracking mit Google Analytics
• Passwortschutz für Videos

Kosten:

Nach einer kostenlosen, 30-tägigen Testphase kannst du aus 4 verschiedenen Plänen wählen. Je nach Länge des Vertrags werden die Pläne günstiger. Zum Vergleich nehme ich hier die Preise eines dreimonatigen Vertrags.

Der Mini Plan kostet 9€ pro Monat mit 5 GB Cloud-Speicher, der Basic Plan 29€ pro Monat mit 25 GB Cloud-Speicher, der Premium Plan 36€ pro Monat mit 50 GB Cloud-Speicher und der Professional Plan 56€ pro Monat mit 100 GB Cloud-Speicher.

Auf Wunsch kannst du mit Videolyser auch ein individuelles Angebot zugeschnitten auf deine Bedürfnisse aushandeln.

Video.Taxi

Video.Taxi ist ein Livestreaming und Video-Hosting Tool aus Deutschland und DSGVO-Konform & ISO/IEC 27001 zertifiziert.

Features:

• Cloud Transcoding
• eigenes Branding im Player
• Multistreaming
• Lauftexte, Logos, Präsentationen, Zuschalten von Gästen
• Livestreams aufzeichnen, herunterladen und exportieren oder als Video-on-Demand speichern
• Trimmen
• Clips erstellen
• Responsive für alle Endgeräte
• adaptive Bitraten-Wiedergabe
• Automatische Untertitel
• Abstimmungstool
• Ticketverkauf/Pay per View
• Analytics
• Passwortschutz für Videos
• API-Zugang
• Social Sharing
• Streams und Videos auf eigener Seite einbetten oder weiter an Twitter, YouTube, Twitch, Facebook und jedes RTMP-Ziel streamen (bis zu 10 Ziele gleichzeitig)

Kosten:

Bei Video.Taxi zahlst du nur, was du auch wirklich verbrauchst. Der Preis den du zahlst hängt von der Menge der Livestream Zuschauer und der Qualität des Streams ab.

Für gespeicherte VODs zahlst du erst ab 75 GB Bandbreite. Ganz ohne Abo und Vertragsbindung.

Spotlightr

Spotlightr ist ein Video-Hosting Anbieter speziell für kleine Businesses, Coaches und Vermarkter.

Features:

• Auto-Optimierung der Auflösung
• Links von Drittanbietern einbetten
• 360°-Videos möglich
• Drag & Drop Uploader
• keine Werbung
• eigenes Branding
• anpassbarer Player mit zeitgesteuerten Schaltflächen, Overlays, Gates und mehr
• überall einbettbar mit nur einem Klick (Facebook, eigene Webseite, WordPress,usw…)
• Analytics
• Social Sharing
• Smart Playback
• CTAs und mehr direkt im Video
• Videos mit Passwort schützen
• private Links
• Zapier Integration

Kosten:

Spotightr kannst du 14 Tage kostenlos testen. Danach hast du die Auswahl zwischen dem kostenlosen Plan mit 5 GB Cloud-Speicher und dem Polaris-Plan mit 100 GB Cloud-Speicher.

Brauchst du mehr, zahlst du nur für das, was du auch wirklich nutzt.

Brightcove

Brightcove bietet nicht nur Video Hosting, sondern auch Livestreams, virtuelle Veranstaltungserlebnisse und mehr an.

Features:

• Videocontent-Management
• Service und Support
• Monetarisierung
• digitale Rechteverwaltung
• kontextsensitive Codierung
• Videonalytics
• APIs und SDKs
• skalierbares Transcoding
• Integration von Ökosystemen
• Videobereistellung über CDNs
• Wasserzeichen
• IP- & Domain Beschränkungen

Kosten:

Die Preise für Brightcove sind ganz individuell und auf Anfrage zu erhalten. Es gibt eine kostenlose Testphase um das Tool zu testen.

movingimage

Der VideoManager Pro von movingimage bietet alles für ein leistungsstarkes Video Hosting aus Deutschland und mit 100% DSGVO-konformen Bedingungen. Bei der Video Management Software gehört unter anderem dazu, dass du mit einem HTML5 Player die Videos überall einbinden kannst, um so auch deine bestehenden Systeme weiter zu verwenden. 

Qualität wird bei movingimage groß geschrieben. 4K oder 1080p ist kein Problem. Auch Dateiformate wie .mov, .wmv oder .flv in x264 oder x265 sind möglich. 

Features: 

• Einbetten eines High-Speed HTML5 Videoplayer
• Hoher Anspruch an Sicherheit durch SSL, IP-Range-Filter & Geo-Blocking und Token-Authentifizierung
• Bestmögliche Qualität für Video Hosting, 4K, 1080p, usw.
• Benutzerfreundliches Analysetool für die Messung von Video-Kampagnen
  
• Thumbnail-Funktion für Frames oder Uploads
  
• Automatische Generierung von Untertiteln
  

Kosten:

Das Starterpaket kostet 950 € pro Monat. Darin sind 500 Minuten für Speicherung und Transcodierung von Videos enthalten. Zudem sind 500 GB Streaming-Traffic über einen CDN zugesichert. 

SproutVideo

SproutVideo ist eine Live Video und Video-on-Demand Hosting Plattform.

Features:

• eigenes Branding
• VOD-Playlists
• Autoplay, Loops
• automatische Bandbreitenerkennung und Qualitätsanpassung
• Sichere Auslieferung über AES 128 Verschlüsselung
• Auslieferung über CDNs
• Social Sharing
• einfach per Copy & Paste einbetten
• private Videos
• Zugang basierend auf URLs, IPs oder geographischer Lage einschränken
• In-Player CTAs
• Integrationen mit HubSpot, Zapier, Mailchimp und mehr
• Analytics

Kosten:

Nach der 30-tägigen kostenlosen Testphase kannst zwischen dem Plänen Seed (24,99$/Monat), dem Sprout (59,99$/Monat), dem Tree (199,99$/Monat) und Forest (499,99$/Monat) wählen.

Uscreen

Uscreen ist ein Video Hosting Anbieter mit dem du auch Livestreams durchführen kannst.

Features:

• eigene OTT-Apps für iOS, Android, Apple Watch, FireTV und mehr ohne Programmierkenntnisse
• Analytics
• zentralisiertes Video Content Management System
• Videos und Livestreams monetarisieren
• Livestreams automatisch aufnehmen und als VOD veröffentlichen
• eigene VOD Webseite
• Integrationen mit PayPal, Stripe, Zapier, Mailchimp und mehr
• Delivery über CDN
• Untertitel
• eingebaute Marketing Automation
• eigenes Branding in Apps, Webseiten und Videoplayer
• SSL-Verschlüsselung

Kosten:

Nach einer kostenlosen Testphase hast du die Auswahl zwischen drei verschiedenen Modellen. Das Basic Modell kostet 99$ pro Monat bei monatlicher Zahlung oder 49$ pro Monat bei jährlicher Zahlung.

Das Amplify Modell kostet dich bei monatlichen Zahlungen 499$ im Monat oder 399$ pro Monat bei jährlicher Zahlung.

Möchtest du eine individuelle Lösung, gibt es das Enterprise Paket, das du in Absprache mit uscreen auf deine Bedürfnisse anpassen kannst. Der Preis ist individuell.

JWPlayer

JWPlayer ist ein Video Hosting Anbieter mit Livestreaming Funktionen und OTT Apps.

Features:

• OTT Apps für FireTV, iOS, Android, AppleTV, Samsung SmartTV und mehr
• HLS & DASH Adaptive Streaming
• Multi-bitrate HD Encoding
• Multistreaming
• passwortgeschütztes Teilen
• (Echtzeit-) Video Analytics
• Videogalerie
• Social Sharing
• Video-Empfehlungsalgorithmus
• VAST/VPAID Advertising
• zertifizierte Google IMA Integration

Kosten:

Nach der kostenlosen 30-tägigen Testphase kannst du entweder das Starter Paket für 10$ pro Monat und 150 GB Hosting plus 500GB Streaming Bandbreite oder das Enterprise Paket, eine individualisierte Lösung, wählen.

Swarmify

Swarmify ist ein Video Hosting Anbieter mit eigenem WordPress Plugin, Affiliate und Agency Programm.

Features:

• Sauberer, ablenkungsfreier Videoplayer
• optimiertes Encoding für jedes Endgerät
• YouTube Videos automatisch importieren und exportieren
• Copy & Paste Einbetten ohne Programmierkenntnisse oder per WordPress Plugin einbetten
• Content Delivery Network
• Echtzeit Analytics

Kosten:

Das Small Business Paket gibt es bei Swarmify für 59$ pro Monat. Das Video Pro Paket kostet 119$ pro Monat und bietet zusätzliche Funktionen. Brauchst du eine noch größere Lösung oder willst ein individuelles Angebot kannst du dich direkt an Swarmify wenden.

Bei allen drei Plänen bekommst du unbegrenzt Bandbreite, Speicherplatz und Encoding.

HippoVideo

HippoVideo ist ein Video Hosting Anbieter mit nützlichen Features wie personalisierten Videos und personalisierten Video Landing Pages. Wie effektiv personalisiertes Marketing ist, habe ich bereits in meinem Artikel zu dynamischen Landingpages näher erklärt.

Features:

• Integrationen mit Salesforce, HubSpot, Outreach, Gmail und weiteren CRM Tools und E-Mail Clients
• Bildschirm, Webcam oder beides gleichzeitig aufnehmen, bearbeiten und teilen
• Video Analytics
• Video Teleprompter
• personalisierte Sales/Landing Pages
• CTAs direkt im Video
• Videokampagnen mit im großen Umfang personalisierten Videos
• Player Branding

Kosten:

HippoVideo kannst du vor dem Kauf 7 Tage testen. Danach hast du die Auswahl aus einer großen Menge verschiedenster Pläne für Sales, Marketing, Support und Team Kommunikationsanwendungen.

DaCast

DaCast ist sowohl ein Livestreaming, als auch ein OTT Video Hosting Anbieter.

Features:

• Video Monetarisierung
• Livestreaming über CDNs
• Echtzeit Analytics
• Live & VOD Playlists
• Paywall
• Live Countdown
• werbungsfreies Streaming oder Pre, Mid & Post Roll Werbung möglich
• eigenes Branding

Kosten:

Nach der kostenlosen 30-tägigen Testphase kannst du zwischen dem Starter Paket (39€ pro Monat) mit 1,2 TB pro Jahr und 50 GB Speicher, dem Event Paket (59€ pro Monat) mit 6TB Bandbreite pro Jahr und 50 GB Speicher oder dem Scale Paket (177€ pro Monat mit 24 TB Bandbreite pro Jahr und 1 TB Speicher wählen.

Reichen dir diese Lösungen nicht aus, kannst du dich für ein individuelles Paket an DaCast wenden.

Muvi

Mit Muvi kannst du deine eigene OTT Video Plattform oder einen eigenen Streaming Service erstellen, inklusive Website, Apps, und mehr.

Features:

• keine Programmierkenntnisse nötig
• eigene Domain
• eigenes Branding
• App für iOS, Android, LG TV, Apple TV, Roku TV und FireTV
• Chromecast Support
• Metadatenmanagement
• Viele Währungen und Zahlungsmethoden (USD, Euro, Bitcoin, mobile Payments, uvm…)
• Monetarisierung mit Pay per View, Abonnements und Werbung
• eingebautes CDN
• User Generated Content
• SDK
• SEO Tools
• Encoding & Transcoding
• Social Media Integration

Kosten:

Zusätzlich zu den 5 Abonnementmodellen Standard (399$/Monat), Professional (1499$/Monat), Enterprise(3900$/Monat), Ultimate (8900$/Monat) und Black (individueller Preis) kannst du je nach Bedarf Add-Ons dazubuchen.

Bei halbjährlichen Zahlungen bekommst du auf die Abonnementspreise 10% Rabatt, bei jährlichen Zahlungen 15%.

Vidyard

Vidyard ist ein Video Hosting Anbieter der sich auf das Erstellen von personalisierten Videos zum Steigern des Absatzes in allen Phasen des Verkaufszyklus spezialisiert hat.

Features:

• Bildschirm- und Webcam Videos aufnehmen und bearbeiten
• personalisierte Videos
• Video Playlists
• animierte Videovorschau
• Integrationen mit Outreach, Sales Loft, Salesforce, Marketo, Gmail, Outlook und mehr
• Videos in Webseiten und E-Mails einbetten
• Video Sharing Page im eigenen Branding
• automatische Untertitel
• Analytics
• Videos mit Passwörtern schützen

Kosten:

Möchtest du nur Videos aufnehmen, hochladen und teilen ist Vidyard kostenlos. Brauchst du mehr Funktionen gibt es das Pro (19$/Monat oder 15$ bei jährlicher Zahlung), Teams (300$/Monat), Business (1250$/Monat) oder Enterprise Modell (individueller Preis)

IBM Cloud Video

IBM Cloud Video ist eine skalierbare, cloudbasierte Online-Videoplattform für Live- oder On-Demand-Inhalte.

Features:

• Multi-CDNs
• Livestreaming
• Gestreamte Inhalte direkt aufnehmen, speichern und als VOD bereitstellen
• Video Distribution und Workflow
• Live-Playlists
• Developer APIs und SDKs
• Live Chat und Q&A

Kosten:

Nach einer 30-tägigen Trial Phase kannst du aus dem Silver (99$/Monat), Gold (499$/Monat), Platinum (999$/Monat) und Custom Paket (Preis individuell) auswählen.

Panopto

Panopto ist ein Video Hosting Anbieter mit dem du nicht nur Videos hosten, sondern auch aufnehmen und erstellen kannst.

Features:

• Videomanagementsystem
• Bildschirm- und Webcam Videos (aus mehreren Quellen gleichzeitig) aufzeichnen
• öffentliche und private Livestreams
• Integrationen mit CMS, SSO und LMS Tools
• mobile Videowiedergabe
• Service und Hilfe bei Einrichtung
• videointerne Suche in 15 Sprachen dank automatischer Spracherkennung

Kosten:

Für Einzelpersonen ist Panopto mit 5 Stunden Videospeicherung und 100 Stunden Streaming pro Monat kostenlos. Willst du mehr speichern oder länger streamen gibt es den Pro Plan für 12,99€ im Monat. Für Unternehmen gibt es den Enterprise Plan, der für jedes Unternehmen individuell erstellt wird.

3Q

3Q ist eine deutsche Lösung für das Übertragen von Livestreams, Videos on Demand und Podcasts.

Features:

• Cloud Encoding in die für alle Ausspielkanäle richtigen Formate
• On-Demand Content verwalten und die Veröffentlichung steuern
• weltweite und skalierbare Übertragung per Multi-CDN ohne Qualitätsverlust
• Restreaming
• Rollen- & Rechtemanagement
• Live-to-VOD Recorder
• HTML5, iOS und Android SDK
• Contentschutz (DRM, URL Signing, Token & AES)
  
• Video Analytics
• DSGVO-konform
• 24/7-Support

Zype

Zype ist eine OTT-Plattform für Enterprises. Unter anderem kannst du mit Playout 2.0 auch lineares Fernsehen aufbauen und monetarisieren.

Features: 

• VideoMeta CMS
• Video CRM
• On-Demand Streaming
• Live Streaming
• Video Paywalls
• Video und Consumer Level Analytics
• Video APIs
• WordPress Plugin
• Multicasting
• SSO von Drittanbietern
• Zapier Integration
• digitale Programmübersicht
  

Kosten:

Die Kosten für Zype beginnen nach einer kostenlosen Trialphase bei 500$ pro Monat.

setplex

setplex bietet ein All-in-One Dashboard für alle IPTV und OTT Kanäle. Du kannst deine eigenen Apps und Plattformen für Video und mehr in nur 24h erstellen.

Features:

• Videos, lineare Kanäle, Radio, VOD, Support Tickets, Rechungen, Bezahlungen, Analytics Reporting, DRM und mehr von einem Dashboard managen
• Transcoding
• CDN mit weltweit verteilten POPs
• Middleware Integration ohne Coding
• Apps und Plattformen für iOS, Android, Mobile, Amazon FireTV, Apple TV, LG Smast TV und Samsung Smart TV
•  Interface Customisation
• Time Shifting, Smart Catchup, DVR, Favoriten

Kosten:

Die Kosten für die Lösung gibt es auf Anfrage bei setplex.

mwaretv

mwaretv bietet End-to-End IPTV und OTT Middleware Lösungen zur Verteilung von Content an 15 verschiedene Endgerätplattformen.

Features:

• Encoding & Transcoding
• Contentschutz mit VPN Proxy erkennung, DRM, Token Authentifizierung und mehr
• eigenes CDN bauen, öffentliches CDN (Akami) nutzen oder Kombination erstellen
• Content Management
• CRM
• Analytics
• Designer für eigene App mit In-App Käufen, Messaging, Nutzerprofilen, Werbung und mehr
  
• Integrationen mit Webshop-, Rechnungs- und Backofficetools
• eigenes Branding
• Zero Coding

Kosten:

Die Kosten für die Lösung erfährst du auf Anfrage bei mwaretv.

Publit.io

Publit.io ist eine cloud-basierte Speicherplattform, die es dir ermöglicht, deine Medien schnell und sicher zu hosten, hochzuladen, zu konvertieren und zu schützen. Publit.io verfügt über eine leistungsstarke globale CDN-Infrastruktur und bietet so eine schnelle Übertragung von Bildern und Videos!

Features:

• CDN-Infrastruktur
• Dateiformate wechseln
• Analytics
• Anpassbarer Player
• Einfache Integration über eine REST API
• Monetarisierungs- & Werbeunterstützung
• HLS-Video-Streaming und -Verschlüsselung

Kosten:

Publit.io bietet dir einen kostenfreien Plan (5 GB Speicherplatz und 10 GB monatliche Bandbreite) sowie einen Premium Plan für 9$ pro Monat an. Du hast auch die Möglichkeit, einen "Pay as you go" Tarif zu wählen und nur so viel zu bezahlen, wie du Bandbreite und Speicherplatz benutzt.

VdoCipher

VdoCipher ist eine sichere Video-Hosting-Lösung, mit der du deine Umsätze steigern und illegale Video-Downloads verhindern kannst. Die Lösung wurde speziell für E-Learning- und Medien-Websites und -Apps entwickelt und bietet eine Reihe fortschrittlicher Sicherheitsfunktionen, die deine Videos vor unbefugtem Zugriff und illegaler Verbreitung schützen.

Features:

• DRM-verschlüsseltes Streaming
• Wasserzeichen zur Abwehr von Bildschirmaufnahmen
• Amazon AWS-Server + CDN
• Intelligenter HTML5-Player
• Plugins für Wordpress & Moodle
• APIs und SDKs
• Von überall hochladen
• Kompatibel für PC, Android und iOS
• Einfaches & übersichtliches Dashboard
• Guter Kundendienst

Kosten:

VdoCipher bietet dir diese Preispläne an:

• Trial: gratis für 1 Monat (max. 5GB Bandbreite und 4 Videos)
• Starter: 99$ pro Jahr
• Value: 399$ pro Jahr
• Express: 699$ pro Jahr
• Pro: 1.499$ pro Jahr
• Plus: 2.999$ pro Jahr
• Premium: 4.999$ pro Jahr

Fazit - Free Video Hosting und Premium Hosting als Hybridlösung

Möglichkeiten Videos im Internet zu hosten gibt es viele, doch nicht alle sind optimal für deine Situation.

Bevor du dich entscheidest, schaue dir genau an welche Optionen dir zu Verfügung stehen und welcher Video Hosting Anbieter am Besten deine Anforderungen erfüllt.

Um von den Vorteilen aller Hosting Optionen zu profitieren, kannst du natürlich auch mehrere Plattformen nutzen:

Auf der einen Seite einen kostenpflichtigen Anbieter mit nützlichen Features wie Paywalls, ausführliche Analytics, Brandingoptionen und voller Kontrolle und auf der anderen YouTube, für mehr Reichweite, organisches Wachstum und eventuelle virale Effekte.

Hast du schon Erfahrungen mit Video Hosting gemacht? Haben wir wichtige Anbieter vergessen? Schreib gerne einen Kommentar und stoße eine interessante Unterhaltung an!

Möchtest du mehr über den richtigen Einsatz von Tools und Digitalisierung erfahren, findest du weitere Artikel auf Digital Affin, speziell in den Bereichen für Geschäftsführer und Selbstständige.

Erkennst du dich wieder? 

Überall liegen Dokumente rum, der Schrank ist voller Ordner, aber es lässt sich diese eine Abrechnung einfach nicht finden. 

Jetzt musst du stundenlang die Aktenordner durchforsten. 

Anstrengend, nicht wahr?

Vermutlich geht es fast jedem Vermieter so wie dir. Einer Statistik von ImmobilienScout24 zufolge, verwalten nämlich die meisten Vermieter ihre Immobilien auf die klassische Art und Weise.

63% der Vermieter in Deutschland verwalten ihre Immobilien alleine und ohne zusätzliche Hilfe. 37% nutzen bereits eine Software zur Hausverwaltung.

Der Trend geht eindeutig in Richtung Online Hausverwaltungssoftware.

Deshalb findest du in diesem Blogbeitrag alles über das Thema digitale Hausverwaltung, wie das genau funktioniert und welche Möglichkeiten dir verschiedene Apps bieten. Damit kannst auch du dir den Umgang mit deinen Immobilien erleichtern.

Digitale Hausverwaltung als Hilfe bei der Vermietung

Ähnlich wie beim papierlosen Büro, werden Dokumente und Prozesse bei der Vermietung digital abgebildet. 

Die Online Hausverwaltung gibt es in verschiedenen Varianten: als Software, App oder als ein webbasiertes Tool. 

Das Ziel ist es dich bei der Verwaltung deiner Immobilie(n) zu unterstützt.

Warum du darüber nachdenken solltest, die Verwaltung deiner Immobilien zu digitalisieren:

• effektive, zeitsparende und trotzdem noch persönliche Verwaltung
  
• sammeln aller Daten an einem Ort für übersichtliche Verwaltung und ständigen Zugriff
  
• Unterstützung bei steuerlichen, rechtlichen und weiteren Fragen
  

Wie das funktioniert zeige ich dir jetzt anhand des Beispiels von Nahaus.

Nahaus als Beispiel

Hierbei handelt es sich um eine Software, die sich vor allem darum kümmert, Verwaltungsprozesse für Vermieter einfacher und übersichtlicher zu machen.

Ein großer Vorteil, von Nahaus ist, dass die Anzahl der zu vermietenden Objekte unbegrenzt ist und du so alle deine Immobilien an einem Ort gesammelt findest. 

Das bietet dir die Software:

• Vertrags- und Immobilienverwaltung
  
• professionelles Dokumenten-Management
  
• Facility Management
  
• automatische Buchung von Kosten, Mieteinnahmen, Kaution, Abrechnungen
  
• Automatische Kontoabgleich mit der Miete
• Vorlage für die Abrechnung von Betriebs- und Heizkosten für verschiedene Immobilien
  
• einfache Übernahme von bereits bestehenden Dokumenten
  

Je nachdem, wie viele Immobilien du digital vermieten möchtest, gibt es verschiedene Versionen beginnend mit 11,90€, abhängig davon, welche Art von Unterstützung du benötigst.

So klappt es mit der Hausverwaltung

Um dir das Ganze anschaulich zeigen zu können, habe ich mich für die Basis-Version von Nahaus entschieden. 

Diese Version ist besonders gut geeignet, um dir einen Überblick über deine Immobilien, die Mieterabrechnungen und die bisherige Rentabilität zu verschaffen.

Wenn du die Nahaus-Software einloggst, hast du direkt alle deine Immobilien im Überblick. 

Wie du siehst, wird die Verwaltung in verschiedene Bereiche aufgeteilt, was dir bei der Suche Zeit und Mühe sparen soll.

Das moderne Design macht es einfach mit der Software zu arbeiten. 

Hier mal zum Vergleich ein Screenshot einer älteren Software.

Auch kannst du mit der digitalen Hausverwaltung direkt die Mieteinnahmen prüfen und so Mietrückstände direkt einfordern.

Wenn du dein Bankkonto verknüpfst, geschieht das komplett automatisch.

Das war natürlich nicht alles und mit der Demo-Version kannst du dir die Hausverwaltungssoftware vorher genau anschauen und musst sie nicht blind kaufen.

Jetzt Nahaus testen

Hausverwaltung Software im Vergleich

Je nach Anbieter sieht die digitale Hausverwaltung natürlich anders aus. 

Trotzdem haben sie alle einiges gemeinsam, quasi die “Grundlagen der Verwaltung”:

• übersichtliche Verwaltung von Daten (Miete, Kontaktdaten, Einnahmen & Ausgaben)
  
• Digitalisierung von Dokumenten, Rechnungen, Verträgen etc.
  
• Automatisierung vieler Prozesse wie z.B. Mieteingänge, Zahlungsverzug, Erstellung von Abrechnungen und Zahlungserinnerungen
  

Natürlich ist aber nicht jede Online Hausverwaltung für jeden Vermieter gleich gut geeignet. Deshalb habe ich die wichtigsten Vorteile jeder Variante für dich recherchiert. By the way, die beste Hausverwalter Software ist im übrigen diese hier..

💡​	Interessieren dich Immobiliensoftware im allgemeinen? Dann solltest du auch mal bei uns im Verzeichnis einen Blick reinwerfen

SMARTBRIX

SMARTBRIX ist eine leistungsstarke Softwarelösung, die für Verwaltungsunternehmen jeder Größe in der Immobilienbranche entwickelt wurde. 

Sie bietet eine zentrale Plattform zur effizienten Verwaltung aller relevanten Geschäftsbereiche und unterstützt Hausverwaltungen bei der Digitalisierung und Optimierung ihrer Prozesse.

Besonderheiten:

• Alle Daten in einer Software: Vermeidung von Medienbrüchen und gepflegter Datenbestand
• Modularer Aufbau mit umfassenden Funktionen wie CRM, Ticketsystem, Wartungsmodul und mehr
• Vollständige Unternehmensbuchhaltung, GoBD-zertifiziert
• Integrierte Website mit Kunden- und Mieterportal
• Mehrmandantenfähigkeit für eigenständige Objektgesellschaften und verschiedene Geschäftszweige
• 100% DSGVO-konform, mit Hosting in Deutschland und automatischer Datensicherung

Kosten:

Das SMARTBRIX Pro Paket kostet 500 € monatlich und beinhaltet fünf Benutzer. Für jeden weiteren Benutzer fallen 50 € pro Monat an. Alternativ stehen das kleinere Light Paket für 350 € (inkl. 2 Benutzer) und das individuell konfigurierbare Business Paket auf Anfrage zur Verfügung. Zusätzliche Leistungen wie Onboarding und Support sind in Stundenpaketen buchbar:

• 10 Stunden für 1.300€
• 20 Stunden für 2.500€
• 50 Stunden für 6.000€

Individuelle Programmierungen und Erweiterungen sind auf Anfrage möglich.

objego

Als Hausverwaltung kann das für private Vermieter ausgelegte Tool von objego spannend sein. Dabei geht es rund um die digitale Verwaltung einer oder mehrerer Immobilien. 

Das Tool bietet ein digitales Dokumentenmanagement, eine intelligente Finanzverwaltung und hilft auch bei der jährlichen Steuererklärung. 

Eine weitere Funktion, die auch auf die Hausverwaltung zutrifft ist die Betriebskostenabrechnung, die du mit objego mit wenigen Klicks erstellen kannst. 

Weitere Besonderheiten sind:

• Möglichkeit zum Anbinden deiner Mietkonten
• Telefonischer Kundenservice
• Viele kostenlose, nützliche Tipps und Ratgeber rund um die Themen Verwaltung und Vermietung von Immobilien
• objego ist browserbasiert – damit ist eine Softwareinstallation nicht notwendig
  
• Regelmäßige Updates sind inklusive
  
• Mietpreisrechner

Das Tool steht dir in der Starter-Version kostenlos zur Verfügung. Zusätzliche Funktionen erhältst du in den objego-Paketen Basic (ab 7,95€/Monat) und Premium (ab 12,95€/Monat). 

Nahaus

Bei der Software Nahaus sind deine Verwaltungsprozesse rund um Einheiten, Mieter und Eigentümer komplett digitalisiert und automatisiert. Es ist demzufolge eine umfassende Software für deine Hausverwaltung. 

Aus eigener Erfahrung hat Nahaus die wirklich zeitaufwendigen manuellen Prozesse in der Verwaltung analysiert und digitalisiert. 

So tragen Miet-Interessenten ihre Daten bereits digital ins System ein und werden dort über den Status informiert. 

Für bestehende Einheiten, deren Eigentümer und die Mietverhältnisse werden alle detailliert importiert und stehen sofort übersichtlich zur Verfügung. So können automatisch erstellte Anschreiben zur Mülltrennung, Hauslärm oder anderen Infos rund ums Haus schnell verschickt werden.

Die Besonderheiten bei Nahaus sind: 

• Durchdachte digitalisierte Prozesse für Hausverwaltungen
• Moderne und übersichtliche Darstellung
• Nebenkostenabrechnungen mit wenigen Klicks erstellt
• Komplette Zählerverwaltung
• Leerstand überwachen und inserieren
• Digitale Mieterselbstauskunft
• Mietbewerber automatisch erfassen und über Status informieren

Es gibt bei Nahaus drei Tarife, wobei für Hausverwaltungen speziell der Enterprise-Tarif angeboten wird. Darin gibt es keine Begrenzung an Immobilien und unbegrenzte Einheiten. 

Impower

Die Mission von Impower ist es, den Alltag von Hausverwaltern zu vereinfachen. Die cloud-basierte Software-Lösung bietet dafür effiziente Möglichkeiten im Bereich der Buchhaltung und der Kommunikation mit Mietern. So lassen sich über automatisierte Workflows Zahlungseingänge oder zum Beispiel die Wärmekostenabrechnung schnell und einfach verwalten. 

Ein ganz besonderes Augenmerk ist bei dieser Online Hausverwaltungssoftware auf dem Design und der Anwenderfreundlichkeit. Modernes Design und eine selbsterklärende Bedienung machen es dem Team einfach damit zu arbeiten. 

Die Besonderheiten zusammengefasst sind: 

• Modernes und optimiertes Design
• Buchhaltung aller Objekte, wie Rechnungen, Lastschriften, Sonderumlagen, Hausgeldabrechnung oder Wirtschaftspläne in einem Tool 
• Stammdaten von Eigentümern pflegen
  
• Einladungen zur Eigentümerversammlungen versenden
  
• Cloud basierte Hausverwalter-Software
  
• Schnittstellen zu Casavi Eigentümerportal und ePost, weitere sind möglich

Die Software kann in einem Webinar kennengelernt und anschließend für für 30 Tage unverbindlich getestet werden. 

immocloud

Bei immocloud handelt es sich um eine Plattform zur digitalen Immobilienverwaltung für private Vermieter. Von Prozessen rund um Mieten und Zahlungseingänge über die digitale Dokumentenablage bis zur Kommunikation ist die Software breit aufgestellt. Bei letzterem haben auch die Mieter über ein eigenes integriertes Mieterportal Zugriff auf Infos und Dokumente. 

Die wichtigen Funktionen im Überblick: 

• Automatische Zuordnung der Mieteingänge
• Digitale Dokumentenablage, Rechnungen, Verträge, Briefe, etc.
  
• Integriertes Mieterportal
  
• Objektverwaltung mit Mietverhältnissen
  
• Digitaler Nachrichtenversand per E-Mail, SMS, Brief oder Einschreiben
  
• Rechenzentrum in Deutschland und DSGVO-konform

Die Hausverwaltungs-Software von immocloud ist für 45 Tage zu testen. Anschließend kostet sie 4,99 € netto pro Monat bei bis zu 5 Einheiten. Je mehr Einheiten du hast, desto höher steigt der Preis. 

VermietenPlus

Bei VermietenPlus handelt es sich ebenfalls um eine webbasierte, digitale Hausverwaltung. Es geht primär darum, alle deine Daten gut sortiert verfügbar zu haben. 

Dazu werden zahlreiche Informationen automatisch erhoben, wie bspw. die Kostenerfassung und Mieteingänge. 

Mit rechtssicheren Vorlagen bist du bei der Mieterkommunikation immer auf der sicheren Seite. 

Besonderheiten: 

• unbegrenzte Einheiten-Anzahl
  
• Importieren von bereits bestehenden Bankverbindungen für eine automatisierte Überprüfung der Mieteingänge
  
• Automatische Kostenerfassung für die NK-Abrechnung
• Übersicht über Mietpreise vergleichbarer Immobilien, aktuelle Objektbewertungen und mögliche Mietpreiserhöhungen
  
• Vorlagen und Expertenwissen in der Mediathek

Das Anlegen der ersten 1 Einheit kostet 9,90 € pro Monat. Jede weitere kostet dann 0,99 € pro Monat. 

Du kannst Vermietet.de erstmal ausgiebig für 30 Tage testen und selbst sehen, ob es deinen Anforderungen entspricht. 

Hinweis: VermietenPlus war ehemals Vermietet.de

Matera

Das junge Team von Matera wirbt damit, die WEG-Verwaltung (Wohnungseigentümergemeinschaft) neu gedacht und ein effizientes und intuitives Tool entwickelt zu haben.

Matera stellt dir ein Portal für die tägliche Verwaltung zur Verfügung und hat außerdem Experten für komplexe Themenbereiche engagiert, die dir zur Seite stehen. 

Zu den Funktionen des Portals gehören z. B.:

• Dashboard mit WEG-Überblick
• Übersicht über Budget, Einnahmen und Ausgaben
• Eigentümerversammlungen (mit Tagesordnungen und Beschlüssen)
• Ausgabenanalyse in Echtzeit
• automatisch Briefe versenden
  
• mobile App für unterwegs
  
• sichere Dokumentenablage

Das Expertenteam von Matera hilft dir unter anderem bei:

• Buchhaltung, Zuschüssen, Rückständen, Mahnungen
• aktueller Gesetzgebung und juristischem Korrekturlesen
• Planung von Sanierungs- und Baumaßnahmen

Kosten:

Die Kosten sind bei Matera nicht frei einsehbar, du musst ein kostenloses Angebot anfordern.

Immoware24

Immoware24 ist schon ewig am Markt. Dieses Programm kannst du unabhängig von Betrieb, Plattform oder Gerät benutzen. Immoware24 eignet sich für dich, wenn:

• du Unterstützung beim Auftragsmanagement wie z.B. der Erstellung von Schadensmeldungen brauchst
  
• deine Mietanzeigen ohne viel Aufwand auf mehreren Portalen aufgegeben werden sollen
  
• Webinare und Schulungen zur Funktionsweise der Software für dich mehr als hilfreich sind
  

Die ersten 30 Tage sind kostenlos, danach ist die digitale Hausverwaltung mit Immoware24 kostenpflichtig.

Viele User suchen allerdings nach Immoware24 Alternativen, zumindest kriegen wir das oft per Nachricht von unseren Lesern mit.

iDWELL

iDWELL ist eine Immobilien-CRM-Software, die dir dabei hilft, Routineabläufe zu automatisieren und den Kommunikationsaufwand zwischen allen Beteiligten im Immobilienmanagement zu reduzieren. Durch die mobile App erreichst du deine Kundinnen und Kunden viel schneller als durch die herkömmliche Briefpost.

Besonders hervorzuheben bei diesem Anbieter sind diese Features:

• Workflow-Bot für den First Level Support
• Feedback und Bewertungssystem für deinen Service
• Reporting über alle deine Kundenanfragen
• Marktplatz für das Einholen von Dienstleisterangeboten
  
• Schnittstellen zu ERP- und Buchhaltungssystemen
  

• Task-Management für Termin- und Raumbuchungen mit Kundinnen und Kunden

Du kannst bei diesem Anbieter eine kostenlose Demoversion anfragen, um dich zu vergewissern, dass die Software zu dir passt.

Fazit: Sag ja zur Online Hausverwaltung Software

Denn du hast nicht nur die Möglichkeit, die Verwaltung deiner Immobilien effizienter zu gestalten, sondern kannst dich außerdem für die am besten zu dir passende digitale Hausverwaltung entscheiden.

Worauf wartest du also noch?

Du suchst nach noch mehr Möglichkeiten, wie du Vermietung und Hausverwaltung digitalisieren kannst? Dann schau mal auf 3 Apps, die dir als Immobilienbesitzer helfen.

Denkst du auch darüber nach, deine Immobilien digital zu verwalten? Oder nutzt du vielleicht schon eine Online Hausverwaltung? Schreib mir gerne deine Meinung dazu oder Fragen zum Thema in die Kommentare! 

Laut einer aktuellen Studie des Zentralen Immobilien Ausschusses (ZIA) ist sich die Immobilienbranche einig: Rund 90 Prozent der befragten Unternehmen sind davon überzeugt, dass automatisierte Prozesse ihren Fortbestand sichern. 

Eine Hausverwalter Software ist also das Tool der Wahl, wenn es um die digitalisierte Verwaltung von Objekten geht.

Denkst du gerade darüber nach, deinen Prozessen ein digitales Upgrade zu verpassen? Oder fragst du dich, ob sich ein neues Tool überhaupt lohnt? 

Dann findest du in diesem Artikel Antworten – und 10 Anbieter von Software speziell für Hausverwalter. Eine davon hält sicher die passenden Funktionen für dich bereit.

Wir schauen uns folgende Tools an: 

• SMARTBRIX
• objego
• Nahaus
• Impower
• immocloud
• VermietenPlus
• Casavi
• etg24
• Facilioo
• Karthago
• Hausify
• Immoware24
• iDWell
• Matera

10 Anbieter von Hausverwalter Software

Wir starten direkt ganz konkret: Aus den vielen Anbietern von Hausverwaltungssoftware habe ich dir die spannendsten Kandidaten in einer Liste zusammengestellt. 

Ich stelle dir die Tools und ihre wichtigsten Funktionen kurz vor, damit du weißt, wer in deiner engeren Auswahl nicht fehlen sollte.

SMARTBRIX

SMARTBRIX ist die ideale Softwarelösung für Verwaltungsunternehmen jeder Größe, die eine zentrale Plattform zur effizienten Verwaltung ihrer Immobiliengeschäfte suchen. Mit einer modularen Struktur und umfassenden Funktionen deckt SMARTBRIX alle wesentlichen Geschäftsbereiche ab und ermöglicht eine nahtlose Digitalisierung.

Features:

• Daten in einer Software
• Modulares System
• Integriertes Kundenportal
• DSGVO-konform
• Mehrmandantenfähigkeit
• Automatische Datensicherung

Kosten:

Das SMARTBRIX Pro Paket kostet 500 € monatlich und beinhaltet fünf Benutzer. Für jeden weiteren Benutzer fallen 50 € pro Monat an. Alternativ stehen das kleinere Light Paket für 350 € (inkl. 2 Benutzer) und das individuell konfigurierbare Business Paket auf Anfrage zur Verfügung. Zusätzliche Leistungen wie Onboarding und Support sind in Stundenpaketen buchbar:

• 10 Stunden für 1.300 €
• 20 Stunden für 2.500 €
• 50 Stunden für 6.000 €

Individuelle Programmierungen und Erweiterungen sind auf Anfrage möglich.

objego

Eine intuitive und auch für Immobilienneulinge geeignete Software für die Hausverwaltung ist objego. Die Software ist browserbasiert richtet sich an private Vermieter, die einzelne Immobilien oder kleinere Immobilienportfolios bis ca. 50 Wohn- und Gewerbeeinheiten verwalten möchten.

Wichtige Features:

• Browserbasierte Software
• Stammdaten und Mietverhältnisse verwalten
• Rechtskonforme Nebenkostenabrechnungen
• Zählermanagement
• Intelligentes Finanzmanagement
• Smartes Dokumentenmanagement
• Vorlagen und Mietverträge zum Download
• Anlage V zur Steuererklärung vorbereiten
• Mietpreisrechner

Kosten:

Kostenlos und unverbindlich kannst du objego im Starter-Paket testen. Dabei kannst du eine unbeschränkte Anzahl an Einheiten verwalten. Alle wichtigen Funktionen für die Verwaltung sind in objego-Basic ab 7,95€ monatlich enthalten. Zusätzliche Funktionen bietet das Premium-Paket, das du ab 12,95€ monatlich nutzen kannst.

Nahaus

Mit Nahaus hast du eine Hausverwaltungssoftware, die vom ersten Mieter-Kontakt bei der Besichtigung, bis zur Kündigung alles digital dokumentiert und abwickelt. Dabei kannst du unbegrenzt viele Einheiten, Immobilien und Eigentümer anlegen und in einer sehr modernen Optik verwalten. 

Die Funktionen basieren auf direkter Erfahrung im Alltag einer Hausverwaltung. So wird die Software sehr nah am Tagesgeschäft und den tatsächlich anfallenden Zeitfressern entwickelt.  

Wichtige Features:

• Effizientes Eintragen von Vermietungsdaten
• Einfaches Design mit moderner Software-Benutzeroberfläche
• Digitale Mieterselbstauskünften, direkt per QR-Code bei Besichtigung einholen
• Bewerber-Status im System
• Mietverträge mit wenigen Klicks standardisieren
• Eigentümer und Objekte / Einheiten verwalten
• Automatisch generierte Anschreiben
• Nebenkostenabrechnungen und Zählerverwaltung digital

Kosten: 

Nahaus wird speziell für Hausverwaltungen angeboten. Der Unterschied bei den Tarifen liegt bei der Anzahl an zu verwaltenden Einheiten. Bis 50 Einheiten liegt der Preis bei 49,90 pro Monat, darüber gilt der Enterprise-Tarif. 

Du kannst die Software 30 Tage lang kostenlos testen.

Impower

Impower hilft dir bei der Digitalisierung deiner Hausverwaltung und damit Zeit und Geld einzusparen. Die Software besticht mit modernem Design und einfachen, automatisierten Workflows. Sie umfasst Stammdatenverwaltung, Eigentümer- & Mieterkommunikation, eine vollwertige doppelte Buchführung, integriertes Banking und vieles mehr. 

Impower ist cloudbasiert und DSGVO-konform in Deutschland gehostet. Sie ist geeignet für kleine und grosse Hausverwalter, die auf der Suche nach einer modernen Hausverwaltersoftware sind. 

Wichtige Features:

• cloudbasierte Software
• Stammdaten der Eigentümer pflegen
• ETV-Einladungen und Serienbriefe verschicken
• offene Schnittstellen zu verschiedenen Softwaresystemen
• doppelte und revisionssichere Buchhaltung

Kosten:

In einem Webinar kannst du die Software kennenlernen und danach 30 Tage lang kostenlos testen. Danach zahlst du monatlich einen festen Preis pro Wohneinheit, den es auf Anfrage gibt.

immocloud

Eine übersichtliche und dennoch umfangreiche Hausverwalter Software ist immocloud. Die Software-as-a-Service-Lösung reduziert die Komplexität in deinen Prozessen und gibt dir den vollen Überblick über Kosten, Leerstandsquoten oder Renditen. Für die Instandhaltung wird allerdings ein zusätzliches Tool benötigt.

Wichtige Features:

• cloudbasierte Software
• digitalisierte Mieterkommunikation, z. B. per E-Mail oder SMS
• einfaches Hinterlegen von Stammdaten und Mietverträgen
• Dashboard für das gesamte Objektportfolio
• Erfassung von Einnahme und Ausgaben zu den Objekten
• Holistisches Finanzmanagement
  
• Assistent für Betriebskostenabrechnung
• Digitale Nebenkostenabrechnung
  
• Dashboard App für die Verwaltung auf dem Smartphone
  
• Grundsteuererklärung erstellen
  
• Anlegen von Sub-Usern
  

Kosten:

Du kannst die Software 45 Tage lang kostenlos buchen oder dir einen Termin für eine Online-Demo machen. Danach kostet die Software zwischen 4,99€ und 39,99€ netto im Monat, je nach Anzahl der zu verwaltenden Einheiten. Für mehr als 50 Einheiten gibt es ein individuelles Angebot.

VermietenPlus von ImmoScout24

Mit der Software von VermietenPlus kannst du unbegrenzt viele Einheiten digital verwalten. 

Über einen automatischen Mieteingangs-Check hast du stets im Blick, welche Zahlungen bereits eingegangen sind. 

Um deine Immobilien stets ausgelastet zu haben kannst du sie direkt bei ImmoScout24 kostenlos inserieren. 

Im Detail sind die wichtige Features: 

• Digitales Dokumentenmanagement
  
• Automatische Mieteingangskontrolle
• Rechtssichere Vorlagen (Nebenkostenabrechnung, Mietvertrag, Anschreiben, etc.)
  
• Daten für Steuer generieren
  
• Automatische Kostenerfassung für NK-Abrechnung
  
• Kostenlose Inserate bei ImmoScout24
  

Kosten: 

Vermietet.de beginnt für die erste Einheit bei 9,90 € pro Monat. Danach kostet jede weitere EInheit nur 0,99 € pro Monat. 

Mit 30 Tagen Testphase kannst du dir die Software ganz genau anschauen und auf deinen Anwendungsfall prüfen. 

Hinweis: VermietenPlus war ehemals Vermietet.de

Casavi

Mit der Cloud-Plattform Casavi kannst du bequem mit Mietern, Käufern oder Dienstleistern wie Handwerkern kommunizieren, Abrechnungen automatisch verschicken, Termine organisieren oder Informationen per App bereitstellen.

Wichtige Features:

• elektronischer Postversand
• Service-App und Kundenportal
• einfaches Dienstleistermanagement
• zentrales Dokumentenmanagement
• bequeme Integration von Soft- und Hardware-Lösungen
• intelligentes Vorgangsmanagement mit Ticketsystem
• Planung, Durchführung und Protokollierung hybrider ETVs

Kosten:

Du kannst das Tool zunächst 14 Tage lang kostenlos testen. Danach kannst du aus verschiedenen Preispaketen wählen, die bei 99€ im Monat starten. Der Preis richtet sich unter anderem nach der Zahl deiner Mitarbeiter und Mieter oder Eigentümer. Einige Erweiterungen wie der API-Zugang müssen kostenpflichtig dazugebucht werden.

etg24

Für Hausverwalter mit einem größeren Bestand an Immobilien und Einheiten ist etg24 eine starke Lösung. Die cloudbasierte Software bietet viele Funktionen und kann sogar als digitales Ablagesystem genutzt werden.

Wichtige Features:

• digitaler Postversand
• digitale Bereitstellung von Informationen und Dokumenten
• übersichtliche Pflege von Kundendaten
• Online-Belegprüfung
• praktische Aufgaben- und Terminverwaltung
• ETV-Abstimmungen online durchführen
• App für Hausverwalter und ihre Kunden

Kosten:

Eine Basis-Version mit eingeschränkten Funktionen ist kostenlos verfügbar. Die Plus-Version ist für 0,18€ pro Einheit, die Pro-Version für 0,24€ pro Einheit zzgl. Mehrwertsteuer erhältlich.

Facilioo

Wenn du schon einige Prozesse digitalisiert hast und Ergänzungen suchst, schau dir mal die digitale Plattform Facilioo an. Der Anbieter legt den Fokus auf Betrieb und Instandhaltung und unterstützt dich dabei mit umfangreichen Analysefunktionen und Prozessoptimierungen.

Wichtige Features:

• cloudbasierte Software
• ETV hybrid durchführen
• digitaler Posteingang und -ausgang für Mieterkommunikation
• ortsunabhängige Verwaltung von Instandhaltungsprojekten
• einfache Koordination von Handwerkern, Hausmeistern und Co.
• Smart-Home-Funktionen für vernetzte Rauchmelder
• Schnittstellen zu Maklern, Dienstleistern und Softwareprogrammen

Kosten:

Die Preise für verschiedene Pakete und Module gibt es auf Anfrage.

Karthago

Die Hausverwaltungssoftware Karthago ist für größere Hausverwaltungen geeignet, die Wert auf einen erfahrenen Anbieter und einen großen Funktionsumfang legen.

Wichtige Features:

• als Desktop- oder Cloud-Version erhältlich
• Miet-, WEG- und Sondereigentumsverwaltung
• effizientes Management von Stammdaten
• doppelte Buchhaltung mit ELSTER- und DATEV-Schnittstellen
• automatisierter Rechnungsimport
• integriertes Dokumentenmanagement
• WEG- und Nebenkostenabrechnung
• digitales Facility Management
• Unterstützung bei Planung, Durchführung und Nachbereitung einer WEG-Versammlung

Kosten:

Du erhältst auf Anfrage eine Demo und ein individuelles Angebot. Der Preis richtet sich unter anderem nach der Anzahl deiner Einheiten und der benötigten Lizenzen. Außerdem hängt er davon ab, ob du die Software in der Cloud oder als Desktop-Installation nutzen willst.

Hausify

Kleine und mittelgroße Hausverwalter können viele ihre Prozesse bequem mit Hausify digitalisieren. Für einen fairen Preis bekommt man viel Effizienz für den Arbeitsalltag. Die App für Mieter steht in mehreren Sprachen zur Verfügung.

Wichtige Features:

• cloudbasiert und im Browser oder per App nutzbar
• DSGVO-konformes Dokumentenmanagement
• Ticketsystem
• einfache Anbindung von Dienstleistern
• digitaler Aushang
• vernetzt dich mit Eigentümern und Mietern
• Personalisierung möglich

Kosten:

Du kannst die Basisversion kostenlos nutzen, darüber hinaus gibt es drei Preisstufen von 19€ bis 39€ im Monat. Die Preise richten sich nach dem Funktionsumfang.

Immoware24

Die Verwaltungssoftware Immoware24 bietet neben Funktionen für die digitalisierte Immobilienverwaltung und -bewirtschaftung eine moderne IT-Infrastruktur und leistungsstarke Server. Damit sind ein reibungsloser Betrieb und Datensicherheit rundum abgedeckt.

Wichtige Features:

• cloudbasierte Software
• Miet-, WEG- und Sondereigentumsverwaltung
• Online-Schulung für Neukunden
• Exportschnittstelle zu verschiedenen Immobilienpartnern
• automatisiertes, mehrstufiges Mahnwesen
• über 50 Mustervorlagen für Mietverträge, Mahnschreiben usw.
• verschiedene Features rund um die ETV
• integriertes Dokumenten-Management-System

Kosten:

Preise für die Software gibt es auf Anfrage. Du kannst die Funktionen auch 30 Tage lang kostenlos testen, nachdem du dich für ein Testabo angemeldet hast. Das Abo endet laut Anbieter automatisch.

iDWELL

iDWELL ist eine Immobilien-CRM-Software, mit der du Routineabläufe automatisieren und den Kommunikationsaufwand zwischen allen Beteiligten im Immobilienmanagement reduzieren kannst. Durch die mobile App erreichst du deine Kundinnen und Kunden viel schneller als durch die herkömmliche Briefpost.

Besonders hervorzuheben bei diesem Anbieter sind diese Features:

• Workflow-Bot, um deinen First Level Support zu übernehmen
• Feedback und Bewertungssystem für deine Anfragen
• Reporting über alle deine Anfragen
• Marktplatz, um Angebote von Dienstleistern einzuholen
• Schnittstellen zu ERP- und Buchhaltungssystemen
• Task-Management für Termin- und Raumbuchungen mit deinen Kunden

Du kannst bei diesem Anbieter eine kostenlose Demoversion anfragen, um dich zu vergewissern, dass die Software zu dir passt.

Matera

Matera hat sich viele Gedanken darüber gemacht, wie man WEG-Verwaltung effizienter und einfacher gestalten kann. Herausgekommen ist eine Plattform, die alle Verwaltungsaufgaben übersichtlich an einem Ort zusammenführt und digitalisiert.

Wichtige Features:

• cloudbasierte Software
• auf Wunsch kannst du Kontakt zu Experten wie Juristen aufnehmen
• automatisierter Briefversand
• ETV einfacher organisieren
• automatisiertes ETV-Protokoll
• Dokumente digital und sicher verwalten
• einfache Abrechnung
• Budgets in Echtzeit nachverfolgen
• Austausch mit anderen Hausverwaltern in der Plattform

Kosten:

Auf Anfrage schickt dir Matera ein Angebot zu. Im Preis sind alle Funktionen und der Kontakt zu Experten inbegriffen.

Warum brauchen Hausverwalter digitale Prozesse?

Notizblöcke, Sticky Notes und das schwarze Brett – so oder so ähnlich sehen die Werkzeuge vieler Hausverwalter heute aus. Ist das bei dir auch so und hast du dich deshalb bei der Verwaltung von Immobilien schon einmal verzettelt? Das wollen PropTech-Unternehmen jetzt ändern:

PropTech steht für Property Technology und ist einer der Trends schlechthin in der Immobilienwirtschaft: Immer mehr junge, aber auch etablierte Unternehmen, bieten Tools rund um den Lebenszyklus von Gebäuden an.

Das Angebot reicht von BIM-Tools für die Planung über die Online-Hausverwaltung für Vermieter bis hin zum Recycling von Baustoffen aus dem Rückbau. Ein wichtiger Bereich ist auch das Automatisieren typischer Aufgaben von Hausverwaltern.

Für wen ist Hausverwalter Software geeignet?

Zwar gilt die Immobilienbranche nicht gerade als digitaler Vorreiter. Allerdings bietet sie ein riesiges Automatisierungspotenzial. Die ZIA-Studie hat herausgefunden, welche Bereiche unter anderem wie gemacht für den Einsatz von Software sind:

• Rechnungsverarbeitung (78 Prozent)
• Datenübertragung zwischen Systemen (67 Prozent)
• Controlling (55 Prozent)
• Dokumentenanalyse (54 Prozent)
• Mieterkommunikation (24 Prozent)

Eine Immobiliensoftware bzw. im speziellen die Hausverwalter Software lohnt sich also für dich, wenn du wichtige Aufgaben wie die Abrechnung oder Abstimmungen mit Mietern automatisieren willst.

Was bringt mir der Einsatz von Hausverwalter Software?

Mit der passenden Software kannst du viele Abläufe in deinem Geschäftsalltag einfacher gestalten und hast dadurch mehr Zeit, dein Serviceangebot weiter auszubauen.

Gleichzeitig erreichst du eine höhere Zufriedenheit bei deinen Kunden. Denn viele Tools bieten Self-Service-Funktionen. Das heißt, statt dir bei Fragen eine Mail zu schicken oder dich anzurufen, finden Mieter und Eigentümer die gesuchten Informationen eigenständig in einer App oder einem Online-Portal und können dort auch viel einfacher Schäden melden.

Auch Abstimmungen in deinem Team werden einfacher, einer Hausverwaltungs-Software-Cloud sei Dank: Ist ein Kollege im Urlaub oder krank, sind die wichtigsten Informationen übersichtlich an einem Ort zu finden.

Vorteile von Hausverwalter Software im Schnellüberblick

Verwendest du für die Haus- und Mietverwaltung Software und automatisierst damit deine Prozesse, hat das schwarze Brett bald ausgedient. Die Zettelwirtschaft hat endlich ein Ende und stattdessen erwarten dich organisierte und effiziente Prozesse.

Das sind deine Vorteile:

• effiziente Abstimmungen mit Handwerkern, Bewohnern und Eigentümern
• Nutzer erhalten jederzeit und ohne Verzögerung gesuchte Infos
• digitale Ablage für Dokumente und Daten aller Wohneinheiten und Objekte
• wiederkehrende Aufgaben wie Abrechnungen sind schneller erledigt
• zufriedene Mieter bedeutet längere Mietdauern
• Verwaltung von mehr Objekten in kürzerer Zeit möglich
• deine Hausverwaltung wird attraktiver für digitalaffine Nachwuchskräfte

Welche Features muss eine gute Hausverwaltungssoftware haben?

Damit du von all diesen Vorteilen im Alltag auch wirklich profitierst, brauchst du ein Tool, das genau zu deinen Arbeitsabläufen passt. WEG-Verwalter haben andere Herausforderungen als Wohnungseigentümer, die eine 3-Zimmer-Wohnung in Eigenregie verwalten.

Schau dir also genau an, mit welchen Funktionen die verschiedenen Tool-Anbieter punkten. Am besten schreibst du dafür vorher auf,

• was deine typischen Aufgaben sind,
• mit wem du dabei zu tun hast (Handwerker, Eigentümer, Mieter) und
• welche Daten du verarbeiten musst (Rechnungen, Jahresabrechnungen, Adressen, usw.).

Funktionen

Deine neue Software soll dir Arbeit abnehmen, zum Beispiel rund um die Eigentümerversammlung (ETV). Achte deshalb darauf, dass grundlegende Funktionen wie die Erstellung der Nebenkostenabrechnung enthalten sind.

Schnittstellen

Es sollten Schnittstellen zu Programmen vorhanden sein, die du neben deiner Hausverwaltungssoftware nutzt – zum Beispiel DATEV oder ein ERP.

Flexibilität

Die ideale Software ist so flexibel, dass sie sich an veränderte Bedürfnisse anpasst. Wenn du zum Beispiel mehr oder weniger Einheiten verwalten möchtest oder bereit bist, noch mehr Prozesse zu automatisieren, sollte das ohne Aufwand abbildbar sein.

Fazit: Effizienter mit moderner Software – Hausverwaltung jetzt digitalisieren und viel Zeit sparen

Rund um den Bau und Betrieb von Immobilien gibt es unzählige Prozesse, die aktuell in die digitale Welt geholt werden. Die Basis dafür sind digitale Tools, von denen auch Hausverwalter profitieren.

Viele Verwaltungsaufgaben lassen sich problemlos automatisieren. Bei der Wahl der passenden Hausverwalter Software musst du etwas Zeit investieren – dafür laufen deine Prozesse hinterher schneller und digitaler.

Am besten suchst du dir deine Top 3 passender Tools aus und nutzt die kostenlosen Testphasen oder Demos. So findest du schnell heraus, was funktioniert, worauf du verzichten kannst und was dir noch fehlt.

Hast du das alles schon erledigt und deine Hausverwalter Software gefunden? Für welches Tool hast du dich entschieden? Schreibe gerne deine Erfahrungen in die Kommentare und tausche dich mit anderen Lesern aus.

Interessieren dich auch andere Bereiche neben der Immobilienverwaltung? Software für Immobilienmakler oder Tools, um die Vermietung zu digitalisieren haben wir in separaten Übersichten für dich zusammengestellt.

Und wenn du jetzt motiviert bist, noch mehr interne Prozesse in deinem Unternehmen zu modernisieren, bietet unser Blog Digital-Affin viele hilfreiche Artikel zum Thema Digitalisierung für Geschäftsführer.

Du möchtest einen Vertrag online unterschreiben? Bevor du starten kannst, gibt es einiges zu beachten. Sowohl rechtliche, als auch technische Hintergründe des Ablaufs sind wichtig zu verstehen, um eine qualifizierte Auswahl über Anbieter und Software treffen zu können. 

In diesem Artikel erkläre ich dir, wie eine elektronische Unterschrift so sicher wie eine handschriftliche auf Papier erzeugt wird, welche Verträge und mit welchen Anbietern du digitale Verträge unterschreiben kannst.

Falls du mit digitale Verträge bei dir im Unternehmen zu tun hast, solltest du dir auch das Thema digitales Vertragsmanagement ansehen. Dabei geht es um den gesamten Contract Lifecylce, von Erstellung bist Signatur.

3 Arten der E-Signatur - Aber welche Signatur ist für welchen Vertrag gültig?

Seit dem 01.07.2016 gilt in Europa und Deutschland die EU-Verordnung Nr. 910/2014, auch bekannt als eIDAS-VO. Sie regelt elektronische Signaturen, Siegel, Zeitstempel, Zertifikate und Zustellung elektronischer Einschreiben.

Die Verordnung sieht folgende drei Arten der elektronischen Signatur vor, mit denen du online Verträge unterschreiben kannst:

1. Die einfache elektronische Signatur (EES)

Die EES ist, wie der Name schon sagt, die einfachste Form der elektronischen Signatur. Sie ist unsicher, manipulierbar, von Dritten verwendbar, kopierbar und bietet keine Möglichkeit zur Identifizierung, reicht aber für Protokolle, Bestellungen, Anträge oder Ähnliches völlig aus. Die Lösung ist schnell und einfach, lässt sich aber nicht eindeutig einer Person zuordnen. Du kannst zum Beispiel einfach eine eingescannte Kopie deiner Unterschrift in ein PDF einfügen.

Grundsätzlich gilt für viele Verträge die Formfreiheit, d.h. es steht dir und deinem Gegenüber frei, welche Art der Signatur ihr bei Vertragsabschluss oder Willenserklärung verwendet. Bei einigen Vertragsarten schreibt das Gesetz jedoch eine Schriftform vor, die sogenannte Schriftformerfordernis.

In der Praxis ist die EES zum Beispiel eine eingescannte Unterschrift und für Arbeitsverträge, Abmahnungen, Bewerbungen gültig.

2. Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)

Die "nächste strengere" Art ist die FES. Datenmanipulation muss hier zweifelsfrei erkennbar sein. Außerdem muss die unterzeichnende Person belegen, dass die Unterschrift auch tatsächlich von ihr kommt und mit allen Sicherheitsmaßnahmen erzeugt wurde.

Beim Signieren errechnet ein Algorithmus aus dem Inhalt des Dokuments einen sogenannten Hash-Wert, eine einzigartige Buchstaben- und Zahlenreihenfolge. Der Algorithmus ist deterministisch, das bedeutet, aus gleichem Input erfolgt gleicher Output. Das wird genutzt, um zu überprüfen, ob die Datei integer, also nicht manipuliert ist.

Aus Hash-Wert und privatem Schlüssel wird eine einmalige Signatur erzeugt. Die Datei besteht nun aus Dokument und Signatur und ist bereit zum Versenden.

Der Empfänger kann das Dokument mit Hilfe des öffentlichen Schlüssels einsehen.

Möchte er die Authentizität prüfen, erstellt er zuerst aus dem Dokument wieder den Hash-Wert. Nun nimmt er den öffentlichen Schlüssel und entschlüsselt die Signatur.

Sind die Hash-Werte von Signatur und Dokument identisch, ist das Dokument integer.

3. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Die QES funktioniert im Großen und Ganzen gleich, wie die FES, allerdings mit einem kleinen, aber entscheidenden Unterschied: Ein vertrauenswürdiger Zertifizierungsanbieter erzeugt das Schlüsselpaar, wobei der private Schüssel nach Einlesen in die Signaturkarte sofort wieder gelöscht wird. Jedes Schlüsselpaar ist einmalig.

Die Trustcenter unterliegen in Deutschland der Kontrolle der Bundesnetzagentur, die diese akkreditiert. Eine von akkreditierten Trustcentern erzeugte Signatur ist rechtlich mit einer Unterschrift auf Papier gleichgestellt.

Diese Verträge darfst du NICHT elektronisch unterschreiben

Wie schon erwähnt, gilt in Deutschland für viele Verträge die Formfreiheit.

Für

• Rechnungen,
• Einzugsermächtigung,
• Kaufverträge,
• Bestellungen,
• Verbraucherdarlehen,
• Willenserklärungen,
• Gerichtsdokumente,
• Stornierungen,
• Aufträge und
• Geschäftsbriefe

sieht der Gesetzgeber keine Form vor.

Diese können also auch digital und ohne gesetzliche Vorgaben unterschrieben werden. Die Vertragspartner einigen sich auf eine Form.

Bei bestimmten Vertragsformen steht der Schutz einer der beiden Vertragsparteien im Vordergrund, weshalb eine Schriftform gesetzlich vorgegeben ist.

Darunter fallen:

• Mietverträge über ein Jahr gemäß §§ 550, 578 Abs. 2 BGB,
• Bürgschaften einer natürlichen Person gemäß § 766 BGB,
• Schuldversprechen und Schuldanerkenntnisse gemäß § 780 und 781 BGB.

Lies auch den Artikel zu Mietvertrag digital unterschreiben bzw. auch ob du einen Arbeitsvertrag digital unterschreiben kannst?

Diese Verträge dürfen nur mit einer QES digital unterschrieben werden.

Solange also beide Parteien mit einer QES einverstanden sind, darfst du JEDEN Vertrag digital unterschreiben.

Doch was ist, wenn dein Gegenüber nicht elektronisch unterschreiben möchte?

Einseitige digitale Unterschrift

Nicht jedes Unternehmen und jeder Vertragspartner möchte digitale Lösungen nutzen. Ob aus Vertrauensgründen, wobei es die QES so sicher ist wie eine handschriftliche auf Papier, aus generellem Technikunverständnis oder aus anderen Gründen.

Das bedeutet nicht, dass du auch handschriftlich auf Papier schreiben musst.

Der Ablauf ist folgendermaßen:

• Du unterschreibst mit einer digitalen Signatur und verschickst den Vertrag in ebenfalls digitaler Form an deinen Vertragspartner. Hältst du die Schriftformerfordernis ein oder es gilt keine, ist dies ein rechtskräftiges Angebot.

• Dein Vertragspartner erhält das Angebot auf digitalem Wege. Nun hat er die Wahl zwischen zwei Möglichkeiten:

1. Er unterschreibt digital und sendet den Vertrag zurück.
2. Er unterschreibt handschriftlich und sendet den Vertrag per Post zurück.

• Der Vertrag ist abgeschlossen, wirksam und rechtsverbindlich.

1. Da der Vertrag digital unterschrieben wurde, kannst du ihn digital speichern (oder zur Sicherheit noch ausdrucken).
2. Behalte das Original und hefte es ab. Zusätzlich kannst du den Vertrag digitalisieren.

• Bewahre das Angebot, sowie den beidseitig unterschriebenen Vertrag mindestens noch bis ein Jahr nach Ende der Vertragslaufzeit auf.

Anbieter

Bei meiner Recherche habe ich sehr viele Anbeiter finden können. Einige stelle ich im Folgenden genauer vor, weitere findest du im Digital-Affin Verzeichnis.

Skribble

Skribble ermöglicht es dir, Verträge digital zu signieren. Das in der Schweiz gehostete Tool ist weltweit einsetzbar und wird häufig für Arbeitsverträge, Kaufverträge und Jahresabschlüsse eingesetzt.

Features:

• Zusammenarbeit mit Vertrauensdienstleistern Swisscom und A-Trust (nach eIDAS und Schweizer Recht)
• DSGVO-konform
• AES-256-Encryption
• ISO 27001 zertifiziertes Rechenzentrum
• Signatur-Reihenfolge festlegen
• persönliche Nachrichten hinzufügen
• externe Unterzeichner brauchen kein extra Konto
• via API an eigene Systeme anbinden
• SSO
• QES, FES und EES

Kosten:

Skribble bietet diese vier Preismodelle an:

1. Individual: 9 € pro Monat für ein Mitglied. Beliebig viele einfache elektronische Signaturen (EES). Fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES) und qualifizierte elektronische Signaturen (QES) gegen Aufpreis.
2. Team: ab 23 € pro Monat pro Mitglieder-Zugang. Beliebig viele EES, und 72 FES oder QES. Des Weiteren kannst du Mitglieder verwalten und hast die Möglichkeit zur Anbindung via API.
3. Pro: ab 36 € pro Monat pro Mitglieder-Zugang. Beliebig viele EES, und 120 FES oder QES. Zusätzlich zu den Leistungen des Team-Plans erhältst du im Pro-Plan weitere Integrationsmöglichkeiten, Single-Sign-On oder die Option Skribble’s Plattform mit eurem Logo zu versehen (Company Branding).
4. Scale: Preis auf Anfrage. Für Teams, die eine personalisierte Lösung brauchen. 

Signhost (ehemals Evidos)

Die elektronische Signatur gibt es bei Signhost als fortgeschrittene und qualifizierte Variante. Damit hast du höchste Sicherheit bei deinen Unterschriften. 

Features: 

• Elektronische Signatur per FES und QES
• Digitale Identifikation per ID-Lösung
• Online-Verifizierung von Namen und Adresse, Altersüberprüfung, etc.
  
• API-Integration möglich
• Mehrere Unterzeichner und Dokumente
• Mehrsprachige Einstellung

Kosten:

Die Kosten werden bei Evidos über Credits berechnet. Mit dem Pay-as-you-go Modell behältst du stehts den Überblick. Es gibt eine kostenlose Variante mit 10 Credits. Darüber hinaus gibt es mehr Features und mehr Credits ab ab 90 € pro Jahr. 

inSign

inSign ist eine E-Signatur-Lösung made & hosted in Deutschland. Das Tool ist DSGVO-konform und rechtssicher.

Features:

• QES und FES
• AES-256 und RSA-2048 Verschlüsselung
• Beweisbarkeit der Unterschrift
• eIDAS-konform und TÜV-zertifiziert
• cloudbasiert, aber auch mit App nutzbar
• Dokumentenvorlagen
• Status-Benachrichtigungen
• Auditberichte
• Exportmöglichkeiten
• 11 Sprachen
• REST API-Schnittstelle

Kosten:

Für Einzelpersonen und Selbstständige gibt es das inSign 365 Paket für 24,90€ monatlich. Für Unternehmen und Teams gibt es inSign connect und inSign Enterprise. Die Preise für die beiden Pakete sind individuell und auf Anfrage zu erhalten.

d.velop.sign

d.velop.sign ist ein DSGVO-konformes, deutsches Tool, mit dem du online Verträge unterschreiben kannst. Die Lösung ist cloudbasiert, weshalb keine extra Soft- oder Hardware nötig ist. d.velop.sign ist mehrfach zertifiziert. Bei jedem neuen Release wird die Zertifizierung erneut durchgeführt.

Features:

• PDF und XML signieren
• externe Unterschriften einholen
• Prüf- und Verwaltungsfunktion
• einfache Administration
• physische Signatur vor Ort möglich
• Integrationen mit: Asseco, DATEV, Salesforce, SAP, DIAMANT, GWS, Infor, Sage, Microsoft 365 und Dynamics 365

Kosten:

7 Tage lang kannst du d.velop.sign kostenlos testen. Danach hast du die Auswahl aus dem Basic (38,90€/Monat) oder Business Paket (59,90€/Monat).

ContractHero

ContractHero ist eine digitale Vertragsmanagement-Software für Unternehmen, die Verträge zentral erstellen, verwalten und direkt digital unterschreiben wollen. Die Lösung ist benutzerfreundlich, DSGVO-konform und eignet sich ideal für HR, Einkauf oder Vertrieb. 

Features:

• Digitale Vertragserstellung mit Vorlagen
• Elektronische Signatur direkt aus dem Tool
• Rechtssichere und DSGVO-konforme Abläufe
• Erinnerungsfunktionen für Fristen und Unterschriften
• Automatische Versionierung und Änderungsverfolgung
• Zentrale Vertragsübersicht mit Filter- und Suchfunktionen
• Nutzer- und Rollenverwaltung
• Cloudbasiert und einfach integrierbar
• Echtzeit-Statusverfolgung von Signaturen

Kosten:

ContractHero bietet eine kostenlose Demoversion an. Die Preise für Unternehmen sind individuell auf Anfrage erhältlich.

fynk

Verträge werden mit fynk direkt im Online-Editor per WYSIWYG erstellt und können anschließend digital unterschrieben werden. Smarte Platzhalter machen es dabei sehr einfach, immer wiederkehrende Verträge zu erstellen und die Personen zum Signieren dazu einzuladen. 

Features: 

• Digitale Unterschrift – SES, AES und QES möglich
• Vertrags-Editor mit dynamischen Platzhaltern
• Verträge automatisch erstellen und signieren lassen
• KI-Analyse von Verträgen

Kosten: 

fynk bietet einen kostenlosen Einstieg und drei kostenpflichtige Tarife ab 19 € pro Nutzer und Monat – mit Funktionen wie KI-gestütztem Vertragsmanagement, Automatisierungen und Branding – sowie einer 14-tägigen Testphase und individuellen Enterprise-Konditionen.

tegolySIGN

Besonders für Unternehmen, die mit Microsoft Teams arbeiten, ist tegolySIGN eine tolle Lösung, um Verträge digital zu unterschreiben. Das deutsche Tool ist so in MS Teams integriert, dass du direkt darüber Verträge zum Signieren verschicken kannst. Dein Gegenüber braucht nicht zwingend Teams, um den Vertrag gegenzuzeichnen. 

Features: 

• DSGVO & eIDAS konform
• MS Teams Integration
  
• Speicher nach ISO 27001 in Deutschland
  
• Signatur Vorlagen
  
• unlimitiert rechtsgültige Signaturen
  

Kosten: 

Der Tarif SIGN Basic liegt bei 120 € pro Jahr pro Nutzer. Darüber hinaus gibt es auch einen umfangreicheren SIGN Enterprise Tarif für 360 € pro Jahr und Nutzer. 

MOXIS

Die Software MOXIS von XiTrust ermöglicht es dir, digitale Verträge zu unterzeichnen. Das Unternehmen ist Miteigentümer der staatlich anerkannten Zertifizierungsanbieter A-Trust und hat insgesamt 4 Standorte, alle in der DACH-Region.

Features:

• mehrere Dokumente in einem Vorgang signieren
• Formularfelder und individuelle Workflows
• Zwei-Faktor-Authentisierung
• eIDAS-, DSGVO-, E-DSG- und ZertES-konform
• APi für unkomplizierte Integration
• cloudbasiert oder On-Premise

Kosten:

Für Einzelpersonen ist MOXIS nicht geeignet. Ab 5 Personen gibt es das Professional Cloud Paket für 22€ pro Nutzer. Die Preise für Enterprise Cloud und Enterprise On-Premise erhältst du auf Anfrage.

Quadient RSign

Quadient RSign ist ein E-Signatur Service aus der Schweiz, mit dem du Vereinbarungen, Laufzettel und Verträge digital, sicher und nachweisbar managen kannst.

Features:

• DSGVO- und eIDAS konform
• FES
• Berechtigungskonzept & Zugriffsverwaltung
• Dokumentenerstellung per Drag-and-Drop
• Dokumentenvorlagen
• individuelle Workflows und Regeln
• API REST Integration
• Massenversand

Kosten:

Für bis zu 3 Unterschriftsvorgänge pro Monat ist RSign kostenlos. Rechnest du mit mehr Unterschriften hast du die Auswahl zwischen dem RSign 365 Paket (1 Nutzer), dem RSign Standard Paket (max. 25 Nutzer) und dem Enterprise Paket mit unbegrenzten Nutzern. Die Preise erfährst du auf Anfrage.

DocuSign

DocuSign ist eine deutsche Software, mit der du Verträge elektronisch unterschreiben kannst. Das 2003 gegründete Unternehmen hat es sich zum Ziel gesetzt, Geschäftsprozesse zu beschleunigen.

Features:

• Integration mit Dropbox, Google Drive und mehr
• wiederverwendbare Vorlagen
• automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen
• Teamberichte
• Echtzeit-Prüfpfad
• individuelles Branding
• Massensendungen
• Anhänge, Kommentare und Felder zum Zusammenarbeiten
• cloudbasiert

Kosten:

DocuSign kannst du 30 Tage kostenlos testen. Entscheidest du dich nach der Testphase für die Lösung, hast du die Auswahl aus den Paketen “Persönlich” für 14€ pro Monat (9€ bei jährlicher Zahlung), “Standard” für 39€ pro Monat (23€ pro Jahr), "Business Pro” für 62€ pro Monat (38€ pro Jahr) und erweiterten Lösungen für Enterprises.

Yousign

Mit Yousign unterschreibst du Dokumente online in nur wenigen Minuten. Die französische Lösung ist 100% DSGVO- und eIDAS-konform.

Features:

• EES, FES und QES
• in Europa gehostet
• automatisierte Erinnerungen
• Integration in bestehende Systeme mit API
• automatisierte Workflows
• Echtzeitverfolgung
• sicher und rückverfolgbar
• Kollaborationsfunktionen
• Rollen und Berechtigungen
• Yousign-App

Kosten:

Yousign bietet die Cloud Lösung bzw. App und die API separat an. Die Preise für die Cloud Lösung reichen von 9€ pro Monat bis zu 40€. Eine Enterprise Version mit individuellem Preis und Angebot existiert. Die Integration und das Testen der API ist kostenlos, möchtest du sie im Betrieb verwenden, skalieren die Preise mit der Anzahl an monatlich benötigten Unterschriften.

Weitere Anbieter zum Thema Digitale Signatur erstellen

Es gibt echt viele Anbieter, mit denen du eine Signatur erstellen kannst. Eine Auswahl habe ich in diesem Artikel beschrieben. Tiefer ins Thema bin ich auch im Artikel allgemein zu eine digitale Signatur erstellen eingestiegen. 

Fazit - Verträge digital signieren ist genauso sicher wie handschriftlich

Dank dem QES-Verfahren mit zwischengeschaltetem Vertrauensdienstleister sind digitale Unterschriften genauso sicher, wie handschriftliche.

Selbst in Deutschland, wo das Wort “Digitalisierung” in Behörden und Unternehmen Angstschweiß hervorruft, sind digital unterschriebene Verträge rechtsgültig.

Glücklicherweise gibt es viele deutsche, schweizer und europäische Anbieter, die sich per Default an die Vorgaben der DSGVO und eIDAS bzw. der strengen Schweizer Datenschutz- und Vertragsgesetze halten müssen.

Hast du schon einmal digital Verträge unterzeichnet? Welche Erfahrungen hast du dabei gemacht? Schreibe gerne einen Kommentar und stoße eine interessante Unterhaltung an, die auch anderen Lesern weiterhilft.

Möchtest du mehr zum richtigen Einsatz von digitalen Tools für Selbstständige, Handwerker, Privatnutzer, Immobilienkundige und Geschäftsführer wissen? Dann schau bei unserem Blog Digital-Affin vorbei.

Denn dann kannst du verschiedene Prozesse vereinfachen:

• Freigeben interner Urlaubsanträge
• Abstimmen mit externen Partnern
• digitales Unterschreiben von Arbeitsverträgen uvm.

Wie sich elektronische Signaturprozesse auch im Personalwesen umsetzen lassen, was dabei zu beachten ist, welche Vorteile die digitale Signatur bietet und welche Anbieter sich speziell für das digitale Unterschreiben eines Arbeitsvertrages eignen, erfährst du hier.

Kurze Einführung: 3 Arten der digitalen Unterschrift

Es gibt bei digitalen Unterschriften gravierende Unterschiede, die mitbestimmen, welche digitale Signatur für welches Vorhaben zugelassen ist.

3 E-Signatur-Standards sind aus rechtlicher Sicht relevant:

• Einfache elektronische Signatur (EES): Niedrigster Signatur-Standard, kaum Anforderungen, geringe Beweiskraft vor Gericht, Beispiel: Einscannen einer handschriftlichen Unterschrift
• Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Mittlerer Signatur-Standard, wird mittels elektronischem Verschlüsselungsstandard erstellt, hohe Beweiskraft vor Gericht
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Höchster Signatur-Standard, hohe Anforderungen, Verschlüsselungsverfahren, Identitätsprüfung von zertifizierten Stellen), maximale Beweiskraft vor Gericht, rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt

Der Gesetzgeber kann eine bestimmte Form für einen Vertrag (=Schriftform) oder keine Form (=Formfreiheit) vorgeben. Bei formfreien Verträgen sind alle elektronischen Signaturen gültig, sofern das Gesetz diese nicht explizit ausschließt.

Soll jedoch ein Vertrag digital unterschrieben werden, bei dem die Schriftform verlangt wird, muss dafür die qualifizierte elektronische Signatur genutzt werden.

Generell gilt: Elektronische Unterschrift ist beim Arbeitsvertrag möglich

Für einen Arbeitsvertrag gilt laut Gesetz die Formfreiheit. Das bedeutet, dass die beiden Vertragsparteien selbst entscheiden können, wie sie ihr Einverständnis kund tun wollen. Dazu gehören die mündliche Zusage, die handschriftliche Unterschrift und auch die digitale Signatur.

Beim Arbeitsvertrag sind also grundsätzlich erstmal alle Arten der digitalen Unterschrift erlaubt.

Aber Achtung:

Willst du zum Beispiel im Falle eines Rechtsstreits beweisen, was vereinbart wurde, dann sind nicht alle elektronischen Signaturen gleich aussagekräftig. Möchtest du also auf Nummer sicher gehen, solltest du auch für den Arbeitsvertrag die qualifizierte elektronische Signatur verwenden, da diese die höchste Beweiskraft hat und sich kaum abstreiten lässt.

Beachte die Nachweispflicht

Auch wenn ein Arbeitsvertrag digital unterschrieben wird, haben Arbeitgeber eine Nachweispflicht. Das heißt, dass dem Mitarbeiter nach einem Monat die wesentlichen Vertragsbedingungen (Arbeitsort, Tätigkeit, Kündigungsfrist etc.) schriftlich ausgehändigt werden müssen. Dies darf nicht in elektronischer Form passieren!

Zur Nachweispflicht solltest du folgendes wissen:

• Sie entfällt, wenn es bereits vorher einen schriftlichen Arbeitsvertrag mit allen wesentlichen Vertragsbedingungen gab.
• Ein Arbeitsvertrag mit einfacher und fortgeschrittener elektronischer Signatur gilt nicht als “schriftlich”.
• Es ist juristisch nicht zweifelsfrei geklärt, ob ein Arbeitsvertrag mit qualifizierter elektronischer Signatur als “schriftlicher Arbeitsvertrag” gilt. Aktuell ist nicht davon auszugehen, dass dieser die Nachweispflicht aufhebt.

Bei einem Verstoß gegen die Nachweispflicht bleibt der Arbeitsvertrag weiterhin gültig, für den Arbeitnehmer kann jedoch ein Anspruch auf Schadensersatz entstehen.

Spezialfälle: Hier ist die digitale Signatur nicht oder nur bedingt zulässig

Es gibt 3 Fälle, in denen die digitale Signatur nicht gültig ist und stattdessen auf einen Vertrag in Schriftform zu bestehen ist.

• Der befristete Arbeitsvertrag: Schriftform ist vorgeschrieben, elektronische Signatur aber nicht eindeutig untersagt. Eine QES kann also möglich sein, ein richterlicher Beschluss zur Orientierung steht aber noch aus. Folgen: Befristung des Arbeitsvertrages wird ungültig - der nun unbefristete Arbeitsvertrag bleibt bestehen, es gelten die entsprechenden Kündigungsregeln.
• Nachträgliches Wettbewerbsverbot: Schriftform ist vorgeschrieben, es kommt maximal die QES in Frage, richterlicher Beschluss steht aber noch aus.
• Leiharbeitsverträge: Bedarf der Schriftform, betrifft alle Verträge zwischen Entleiher und Verleiher - nicht nur den Arbeitsvertrag.

Einsatzmöglichkeiten im HR-Bereich

Neben dem Arbeitsvertrag gibt es noch weitere Dokumente, die digital unterzeichnet werden können und so der HR-Abteilung viel Arbeit abnehmen:

• Urlaubsanträge
• Bonusvereinbarungen
• Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs)
• Versetzungsschreiben

Beachte: Die digital unterschriebenen Dokumente müssen immer so aufbewahrt werden, wie sie unterzeichnet wurden! Der digitale Vertrag gilt also nur in digitaler Form - ausgedruckt gilt das digitale Zertifikat im Hintergrund, das die E-Signatur enthält, nicht mehr.

Dokumente, die immer handschriftlich unterzeichnet werden müssen, sind:

• Aufhebungsverträge (§ 623 BGB)
• Arbeitszeugnisse (§ 630 BGB, §109 GewO)
• Nachweis wesentlicher Vertragsbedingungen (§2 NachwG)

Praxisbeispiel: Digitale Signatur im effizienten Onboarding

Unterschriften digital abzuwickeln ermöglicht es der HR-Abteilung, effizienter zu arbeiten und Mitarbeiter schneller in das Unternehmen einzuführen.

In der Praxis kann die digitale Signatur zum Beispiel folgendermaßen eingesetzt werden:

Der Wunschkandidat erhält vom HR-Mitarbeiter den Arbeitsvertrag per E-Mail, bevor sich die Konkurrenz bei ihm meldet. Aufgrund der digitalen Signatur kann er den Vertrag schnell und einfach daheim am PC unterschreiben.

Ist das geschehen, erhält der neue Mitarbeiter alle wichtigen Dokumente auf digitalem Weg. Damit ist das Onboarding schnell und effizient abgewickelt.

Durch das Unterzeichnen von zu Hause werden sämtliche Transportwege umgangen, Kosten und Zeit gespart und der HR-Abteilung eine einfachere Verwaltung durch digitale Dokumente ermöglicht.

Arbeitsvertrag digital unterschreiben: Vorteile

Arbeitsverträge digital unterschreiben zu lassen hat viele Vorteile:

• Schneller Vertragsabschluss: Wegfallen von Durchlaufzeiten durch Ausdrucken und Einscannen, zügige Rückmeldung von der Vertragsparteien
• Rasche Ausführung durch Vermeiden von Postweg und Dienstreise
• Keine Medienbrüche und dadurch enorm schnelle Abwicklung des Prozesses
• Umfassender Überblick: Echtzeit-Benachrichtigung bei Unterzeichnung eines digitalen Vertrages
• Unkompliziert: Unterzeichnen vieler Verträge mit nur einem Klick
• Home-Office-Freundlichkeit
• Ein Schritt in Richtung papierloses Büro

Den Arbeitsvertrag digital unterschreiben zu lassen, sorgt vor allem für schlanke Prozesse, schnelle Ergebnisse und zufriedene Mitarbeiter/Kunden.

Anbieter der digitalen Unterschrift für den Arbeitsvertrag

Du möchtest die digitale Signatur für deine Arbeitsverträge nutzen? Dann solltest du folgende Anbieter auf dem Schirm haben:

Skribble

Auch Skribble kann für die digitale Unterzeichnung rechtsgültig für jede Art des Arbeitsvertrages eingesetzt werden. Dabei ist keine neue Software nötig, denn du kannst über den Browser oder aus der bereits bestehenden Software heraus unterzeichnen.

• Anwendung: Arbeitsvertrag, Urlaubsanträge, Bonusvereinbarungen, Onboarding-Dokumente uvm.
• Stapelsignatur für beliebige Anzahl an Arbeitsverträgen
• per E-Mail automatisierte Einladungen zum Unterzeichnen versenden
• Übersicht über alle eingegangenen und ausstehenden Signaturen
• Verträge archivierbereit downloaden im anerkannten PDF X/A-Format
• Preis: Ab 9€ monatlich (Individual) oder ab 23€ monatlich pro Mitglied im Team-Tarif
• 14 Tage kostenlos testen

Signhost (früher Evidos)

Du kannst in deiner Personalabteilung mit Signhost die digitale Signatur einführen und somit Arbeitsverträge rechtskonform digital unterschreiben lassen. Schnelligkeit ist hier entscheiden und zusätzlich ist es bequemer für deine Angestellten. 

• Anwendung: Arbeitsverträge, Zeiterfassung mit Stundenzettel, Lohnsteuerformulare
• geeignet für zahlreiche Branchen
• Höchste Sicherheit durch Bereitstellung von QES und FES 
• Online verwenden, per App oder Integration per API-Schnittstelle
• Live-Dashboard über offene Transaktionen und signierte Dokumente
  
• Kostenlose Version mit 10 Credits
• Preis ab 90 € pro Jahr für 100 Credits

inSign

Mit inSign kannst du alle Unterschriftsprozesse digitalisieren. Dazu gehören sowohl interne Prozesse zwischen Abteilungen und Kollegen, als auch externe zu Kunden und Geschäftspartnern.

• Anwendungen: Anstellungsverträge, Spesenberichte, Genehmigungen, Kündigungen uvm.
• geeignet für verschiedenste Branchen, z.B. Versicherung, Immobilien, Finanzen, Tourismus etc.
• beweisbare und rechtssichere Unterschrift nach eIDAS
• nutzbar in Browser und App
• viele verschiedene Sprachen
• Preis: Ab 24,90€/Monat/Nutzer Einzellizenz (attraktive Rabatte ab 2 Lizenzen)
• kostenlose Testversion

d.velop.sign

d.velop sign hat sich unter anderem auf Arbeitsverträge und die Anforderungen der HR-Abteilung spezialisiert. Die digitale Unterschrift unterstützt alle nach eIDAS gültigen Signaturlevel im Standard, so kannst du wie auf Knopfdruck deine gewünschte Sicherheitsstufe auswählen.

• Signatur QES, damit absolut rechtssicher
• Anwendung: Arbeitsvertrag, Arbeitszeugnis, Personalakte, Arbeitnehmerüberlassungsvertrag, Wiedereingliederungsvertrag uvm.
• geeignet für: Startups bis Konzerne
• Made in Germany
• Integration in Microsoft, SAP, Salesforce etc.
• Preis: Ab 3,75€/Monat
• kostenlos testen

ContractHero

Mit ContractHero kannst du Arbeitsverträge digital und rechtssicher unterschreiben lassen – ganz ohne Papierkram oder umständliche Prozesse. Neue Mitarbeitende erhalten den Vertrag direkt per Link, unterschreiben bequem online und du behältst jederzeit den Überblick über den Status. So beschleunigst du den gesamten Onboarding-Prozess und sorgst gleichzeitig für mehr Transparenz und Sicherheit.

Vorteile der digitalen Arbeitsvertrags-Signatur mit ContractHero:

• Arbeitsverträge direkt digital versenden und unterschreiben lassen
• Rechtssichere und DSGVO-konforme eSignatur
• Kein Ausdrucken oder Einscannen notwendig
• Statusverfolgung in Echtzeit – von Versand bis Unterschrift
• Ideal für schnelles und professionelles Onboarding neuer Teammitglieder

fynk

Das Legal-Team bzw. die Personal-Abteilung erstellt den Arbeitsvertrag bei fynk online und kann ihn dann direkt zum Unterschreiben an die richtigen Personen schicken. Das spart Zeit und geht super einfach. 

• Anwendungen: Verträge und Vereinbarungen online erstellen und digital unterzeichnen lassen
• wiederkehrende Vertragsvorlagen
• digitale Verwaltung von Dokumenten, inkl. Fristenmanagement
• Unterzeichner-Reihenfolge festlegen
• flexible Zusatzangaben auf Dokument mit KI auslesen und analysieren
• Tracking- und Reporting-Funktionen für mehr Überblick
• Preis ab 19€ pro Monat, kostenlos 14 Tage testen
  

tegolySIGN

Arbeitet dein Unternehmen mit Microsoft Teams, dann ist die digitale Unterschrift mit tegolySIGN naheliegend. Die Anwendung ist vollständig in MS Teams integrierbar. 

• Anwendungen: Verträge direkt in MS Teams elektronisch unterzeichnen
• Papierkram wird abgelöst und schafft mehr Überblick
  
• eIDAS und DSGVO konform, sowie Speicherung der Daten in Deutschland
• Vorlagen erstellen
• Anbindung an DATEV
• Preis ab 120 € pro Jahr und Nutzer
  

Quadient RSign

Quadient RSign bietet alle möglichen Funktionen rund um den Vertrag an. So kannst du den Arbeitsvertrag nicht nur erstellen, sondern auch verschicken, signieren und archivieren.

• Anwendungen: Verträge und Vereinbarungen
• Vertragsvorlagen
• digitale Verwaltung von Dokumenten
• Unterzeichner-Reihenfolge festlegen
• flexible Zusatzangaben auf Dokument
• Tracking- und Reporting-Funktionen für mehr Überblick
• Freemium Modell für bis zu 3 digitale Unterschriften im Monat
• Preis auf Anfrage

Yousign

Bei Yousign handelt es sich um eine e-Signatur-Software speziell für KMUs. Der Anbieter ist dabei europäisch, benutzerfreundlich und rechtsverbindlich.

• Anwendungen: Vertrieb, Personalwesen, IT-Abteilung, Beschaffung
• 3 Minuten zum Erstellen und Versenden einer Unterschriftsanfrage
• eIDAS-zertifiziert und DSGVO-konform
• Vorlagen, Echtzeitverfolgung und automatische Erinnerungen
• einfache Integration in deine Software oder IT-Landschaft
• benutzerfreundliche App
• Branchen: Versicherungen, Immobilien, Bildungswesen, Softwarehersteller
• Preis: Ab 25€ pro Nutzer und Monat
• 14 Tage lang kostenlos testen

DocuSign

DocuSign bietet die Agreement Cloud, mit der sämtliche Aufgaben der Personalabteilung verwaltet werden können.

• Anwendungen: Arbeitsverträge, Geheimhaltungsverträge, Verträge zur internen Personalbeschaffung, Aktualisierungen der Personalrichtlinien, Abfindungsverträge uvm.
• kompatibel mit: Workday, SAP, Bewerber Tracking Systemen, Oracle HCM
• Plattformverfügbarkeit von über 99,99%
• über 350 Integrationen und führende APIs
• erhältlich in 43 Sprachen
• Preis: Ab 9€/Nutzer/Monat
• kostenlos testen

FP Sign

FP Sign hat sich auf Arbeitsverträge und weitere für Unternehmen wichtige Verträge spezialisiert. Der Anbieter kommt dabei aus Deutschland und eignet sich sowohl für kleinere als auch große Unternehmen.

• Anwendungen: Verträge, Belege, Protokolle, Partnerverträge, Jahresabschlüsse, Kooperationsvereinbarungen etc.
• Branchen: Personalwesen, Banken, Versicherungen, Steuerberatung, Logistik uvm.
• Bearbeitungsstände sämtlicher Dokumente jederzeit transparent im Blick
• rechtsgültig und sicher signieren dank eIDAS-Konformität
• Preis: Ab 19,95€/Nutzer/Monat
• kostenlos testen

Fazit: Nutze die e-Signatur zu deinem Vorteil!

Der Umstieg auf den digitalen Workflow lohnt sich, denn du sparst nicht nur Zeit und Energie, sondern machst die Prozesse auch schlanker, effizienter und deine Mitarbeiter oder Kunden glücklich.

Ein Großteil der HR-Prozesse kann rein elektronisch stattfinden. Es gibt allerdings auch Ausnahmen, die die HR-Abteilung bei der Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements unbedingt beachten muss.

Weißt du aber darüber Bescheid, kannst du die e-Signatur zu deinem Vorteil und dem deines Unternehmens nutzen.

Was hältst du von der Möglichkeit, den Arbeitsvertrag digital zu unterschreiben? Schreib mir deine Meinung zum Thema und weitere Fragen gerne in die Kommentare!

Möchtest du mehr darüber wissen, wie du als Geschäftsführer:in die Digitalisierung für dich nutzen kannst, findest du auf Digital Affin mehr Inspiration.

Stell dir vor, ein Umlaufbeschluss liegt an und alle sind sich auch recht schnell einig. Bis aber jeder unterschrieben hat, vergehen Wochen, während denen das Dokument zig Mal auf dem Postweg verschickt wird und Mails und Telefonate als Erinnerung notwendig sind.

Wenn du eine Digitale Signatur erstellen kannst, passiert dir sowas nicht mehr. Was sie kann und welche Anbieter sich lohnen, erfährst du in diesem Artikel.

Was ist eine digitale Signatur?

Eine digitale Signatur ist wie ein elektronischer Fingerabdruck.

Im Endeffekt wird die Signatur des Unterzeichners sicher mit dem Dokument verbunden und wirkt dann wie eine normale Unterschrift - nur eben digital, ohne Papierkram.

Damit die digitale Signatur wirklich sicher ist, wird eine spezielle Technologie verwendet, die sogenannte Public Key Infrastructure (PKI). Diese wurde extra für diese Art des digitalen Unterschreibens kreiert und garantiert nicht nur Sicherheit, sondern auch universelle Akzeptanz. Die Unterschrift gilt also länder- und kontinentübergreifend.

Digitale oder elektronische Signatur - was ist der Unterschied?

Beim Unterschied zwischen digitaler und elektronischer Signatur geht es um die Anwendungsmöglichkeiten.

Eine elektronische Unterschrift ist ein “elektronischer Sound, Symbol oder Prozess, der an einen Vertrag oder eine andere Aufzeichnung angehängt oder logisch damit verbunden ist, die auf elektronischem Wege erstellt, gesendet, kommuniziert, empfangen oder gespeichert wird.” (Quelle: SSL.com)

Eine elektronische Signatur ist also eher für die Identifizierung eines Vertrages oder einer Aufzeichnung geeignet.

Eine digitale Signatur dagegen wird dafür genutzt, die Identität des Unterzeichners und die Integrität und Korrektheit des Dokuments zu gewährleisten.

Wofür kannst du eine digitale Signatur verwenden?

Eine digitale Signatur verwendest du, wenn du ein Dokument rechtssicher und -verbindlich unterschreiben und es versenden willst.

Folgende Dokumente kommen für eine digitale Signatur in Frage:

• Briefe
• Kaufverträge
• Genehmigungen
• Miet- oder Leasingverträge
• Haftungs- oder Verzichtserklärungen
• Finanzdokumente
• uvm.

Im Prinzip ist eine digitale Signatur überall möglich, wo zwar auch eine physische Unterschrift in Ordnung ist, eine Digitale aber weniger umständlich z.B. aufgrund großer räumlicher Entfernungen zwischen den Unterschreibenden.

Wie du digital unterschreibst

Um dir den Ablauf einmal verständlicher zu machen, findest du hier ein Beispiel, wie das Unterschreiben mit einer digitalen Signatur funktioniert.

Wenn du ein Dokument erhältst, das du digital unterschreiben sollst, nutzt du am besten einen der unten aufgeführten Anbieter. Diese bieten eine Plattform, auf der du Dokumente digital unterzeichnen und versenden kannst.

Digitale Signatur am Beispiel von DocuSign

Wenn du DocuSign nutzt und ein Dokument von Anderen unterschreiben lassen möchtest, dann gehst du folgendermaßen vor.

1. Melde dich bei DocuSign an.
2. Wähle das Dokument/ die Dokumente aus, die unterschrieben werden sollen.
3. Füge die Unterzeichner hinzu.
4. Definiere das Signatur-Feld und andere Felder wie z.B. Datum.
5. Sende das Dokument ab.

Hast du ein Dokument per DocuSign erhalten, das du unterzeichnen sollst, dann ist der Ablauf so:

1. Du erhältst das Dokument per E-Mail.
2. Bist du neuer Nutzer, wählst du zunächst eine der vordefinierten Signaturen aus. Hast du DocuSign schon einmal genutzt, kannst du einfach dieselbe Signatur wie davor benutzen. Alternativ kannst du auch deine eigene Signatur auf dem Mobilgerät zeichnen.
3. Fülle alle Felder aus und signiere das Dokument.
4. Klicke auf “Finish”.
5. Alle Beteiligten werden jetzt informiert und können sicher auf die Unterlagen zugreifen.
6. Über DocuSign können sie dann heruntergeladen werden.

Bei den anderen Anbietern läuft die Nutzung ähnlich ab. Auch hier wird direkt über den Anbieter unterschrieben, was die Nutzung der digitalen Signatur auch im rechtlichen Sinne sicher macht.

Digitale Signatur - rechtsverbindlich und sicher

Wenn du dir Sorgen machst, ob eine digitale Signatur genauso sicher und rechtsverbindlich ist, wie eine physische Unterschrift, dann bringt folgender Absatz Licht ins Dunkel.

Wenn ein Anbieter die Nutzung einer digitale Signatur ermöglicht, dann muss diese dem US-amerikanische ESIGN Act und der UETA sowie der Verordnung der Europäischen Union über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS) entsprechen.

Darin sind folgende Inhalte festgelegt:

• Rechtmäßigkeit elektronischer Signaturen (inkl. digitaler Signatur) in der EU
• Notwendigkeit mehrerer Typen elektronischer Signaturen für den Geschäftsverkehr in der EU
• Einhaltung gewisser Technologiestandards für maximale Konformität elektronischer Signaturen und Verringerung rechtlicher Risiken
• Legitimation cloudbasierter und mobiler Signatur in der EU

Alles in allem sind die eSignatures, besonders die PKI-basierten digitalen Signaturen, genauso rechtssicher und binden wie eine physische Unterschrift auf einem Dokument.

Digital unterschreiben mit diesen Anbietern

Für eine eSignature gibt es mehr und mehr Anbieter. Jedoch musst du auch darauf achten, dass alles rechtskonform abläuft und die digitalen Unterschriften dann auch rechtlich bindend sind. Die hier aufgelisteten Anbieter erfüllen diesen Standard.

Skribble

Skribble ist ein europäische Anbieter für elektronische Signatur und für jede Art von Vertrag einsetzbar.

Das können beispielsweise Kaufverträge, NDAs oder Jahresabschlüsse sein. Unternehmen können Skribble nahtlos in bestehende Softwares integrieren oder über den Browser signieren. 

Der Prozess ist ganz einfach: PDF-Dokument wählen, Signierende einladen, Signatur-Reihenfolge festlegen und auf Knopfdruck ist das Dokument rechtsgültig elektronisch signiert.

Besondere Punkte sind: 

• Direkt einsetzbar über Browser oder via API
• Maximaler Datenschutz (DSGVO konform)
• Ansprechend, modernes Design und gute Usability
• Universelle Rechtsgültigkeit für jede Art von Vertrag  
• Zahlreiche Integrationen
• Auf Smartphone und Desktop
• Zentrale Mitgliederverwaltung für Teams
• Ab 9€ monatlich (Individual) oder 23€ monatlich pro Teammitglied im Team-Tarif

Mehr Erfahrungen über Skribble gibt es im Verzeichnis. 

Signhost (ehemalig Evidos)

Bei der Signatur-Lösung von Signhost stehen die fortgeschrittene elektronische Signatur und die qualifizierte elektronische Signatur im Mittelpunkt. Du kannst wählen aus einem breiten Spektrum, welche Verifizierungsmethode am besten geeignet ist. 

Zudem ist der Prozess smart und du kannst ganz schnell eine digitale Unterschrift einholen. Über die API-Integration lässt sich der Prozess sogar in deine eigene Software-Umgebung einbinden. 

Besonderheiten sind hier: 

• Höchste Nachweisform über Passport, DigiD, SMS, iDEAL, ZealiD, itsme, NFC
• Transaktionsbestätigung mit einem Prüfpfad
  
• Rechtskonform digital untershreiben
• API-Integration über Website, E-Mail oder SMS
• Für zahlreiche Branchen geeignet: Immobilien, Finanzen, Versicherung, Personalwesen, Gesundheitswesen, etc.
• Kostenlose Variante mit max. 10 Credits
• Preise starten ab 90 € pro Jahr für 100 Credits

Evidos im Software-Verzeichnis

inSign

Mit inSign wird das Einholen von Unterschriften zum Kinderspiel – kein langes Warten auf Unterschriften, keine Portokosten und keine Rückläufer. Dafür steht dir ein übersichtliches Tools zur Verfügung, mit dem du Dokumente einstellst und für den Unterschriften-Prozess freigibst. Die Unterschriftenlösung macht deine Prozesse smart und ist für jede Branche einsetzbar. 

Zu den Besonderheiten zählen: 

• Hosting und Entwicklung in Deutschland
• Beweisbare und rechtssichere Unterschrift nach eIDAS
  
• Ohne Spezialhardware auf Computer, Smartphone oder Tablet unterschreiben
  
• Auf Tablet unterschreiben oder Dokument per Klick auf Smartphone umleiten
• Pflichtfelder einstellen und Rückläufer minimieren
  
• Überblick über Status der Vorgänge
• Browser und App
• Viele verschiedene Sprachen
• Preis: Ab 24,90€/Monat/Nutzer Einzellizenz (attraktive Rabatte ab 2 Lizenzen)
• Kostenlose Testversion

Meine Erfahrungen zu inSign.

d.velop sign

d.velop sign ist einer der Anbieter, die du ohne Installation oder Hardware nutzen kannst.  Das macht die Implementierung in deinen Workflow schnell und unkompliziert. Der Fokus liegt dabei darin, eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) im Standard anzubieten. 

Das bedeutet es sind alle drei Signaturlevel integriert, so dass dieses pro Dokument individuell gewählt werden kann. 

Hervorzuheben sind: 

• Einsetzbar in den Bereichen Vertrieb, Einkauf, Finanzen, HR, Steuerkanzleien, Immobilien uvm.
  
• Kundenzentriertes Onboarding
  
• Integration in Microsoft, SAP, salesforce uvm.
• Durch Microsoft-SharePoint-Integration Medienbrüche weiter minimieren
• Made in Germany
  
• Preis: Ab 3,75€/Monat
• Kostenlos testen

Mehr zu d.velop Sign im Digital Affin Verzeichnis.

ContractHero

Mit ContractHero kannst du nicht nur Verträge verwalten, sondern sie auch rechtssicher und digital unterschreiben – ganz ohne Medienbruch. Die integrierte Funktion zur elektronischen Signatur spart dir Zeit, Papier und manuelle Prozesse. Du verschickst Vertragsdokumente direkt aus dem System zur Unterschrift und behältst jederzeit den Überblick über den Status. So wird der gesamte Vertragsabschluss schneller, transparenter und vollständig digital abgewickelt – ideal für moderne, effiziente Teams.

• Verträge direkt im System elektronisch unterschreiben
• Rechtssichere und DSGVO-konforme digitale Signaturen
• Kein Ausdrucken, Einscannen oder manueller Versand nötig
• Echtzeit-Statusverfolgung aller Unterschriften
• Beschleunigt den gesamten Freigabe- und Abschlussprozess
• Preise nach Demo-Call

Erfahrungen zu ContractHero

fynk

Bei der Vertragsmanagement-Software fynk wird neben der digitalen Erstellung von Verträgen auch das Signieren angeboten. Dabei legst du mit Platzhaltern fest, welche Infos in einem Vertrag dynamisch eingefügt werden sollen, wer unterschreiben soll und in welcher Reihenfolge. Nach einer Prüfung wird das Dokument dann verschickt und kann digital signiert werden.

Es stehen alle gängigen Arten der digitalen Signatur wie, SES, AES und QES zur Verfügung. 

Besonderheiten: 

• Komplettes Vertragsmanagement in einer Software
• Schnell und digital signieren
• PDF hochladen oder Vertrag im Online-Editor mit smarten Platzhaltern erstellen
• Signatur-Arten: SES, AES und QES 
• eIDAS-konforme elektronische Signaturen
• KI-Analyse von Verträgen
• Ab 19€ monatlich, dauerhaft kostenlose Version verfügbar
• Demo anfragen

fynk Bewertungen und Erfahrungen lesen.

tegolySIGN

tegoly ist die voll digitale Unterschrift in Microsoft Teams. Die Software ist daher besonders interessant für Unternehmen, die sowieso schon in der Arbeitsumgebung in Microsoft Teams arbeiten. Zudem liegt ein besonderes Augenmerk auf der digitalen Signatur für Steuerberater. 

Folgende Punkte sind hervorzuheben:

• voll integrierte Anwendung mit dem Look&Feel von Teams
• versende Dokumente direkt aus Microsoft Teams zur Unterschrift
• unterzeichne Dokumente von überall
• Anzahl der Signaturen unlimitiert
• eIDAS und DSGVO konform
• Sicherer Cloudspeicher aus Deutschland
• Preis: Ab 120€/Nutzer/Jahr
• Demo möglich

Erfahrungen über tegoly.

MOXIS

Zu einem schnellen Vertragsabschluss kommst du auch mit MOXIS. Die Software von XiTrust hat hohe Sicherheitsstandards und erfüllt die Anforderungen der eIDAS, der DSGVO als auch der Schweizer Gesetzgebung zu Datenschutz und elektronischen Signaturen (E-DSG, ZertES). 

Als B2B-Enterprise-Software ist MOXIS in zahlreichen Systemen (z.B. SAP, Salesforce, DOXIS4 ECM, MS SharePoint, OpenText, Egnyte uvm.) integriert. Die Signatur-Software kann durch seine Integrationsfähigkeit in bestehende Prozesse besonders schnell in Unternehmen eingegliedert werden.

Besonders hervorzuheben sind: 

• Transparenz bei allen Signaturprozessen und den beteiligten Personen
• Intelligente Features für Signatur-Workflows wie z.B. Platzhalter, Stapelfunktion,
• Formfields, Biometrie, u.v.m.
• Nahtlose Integration in die bestehende IT-Landschaft
• Enterprise-Features bereits ab der ProCloud-Variante
• Verschiedene Hosting-Varianten: On Premises oder in der Cloud (Rechenzentrum in Österreich)
• Ab 22 €/User/Monat in der MOXIS Professional Cloud
• Verfügbar in mehreren Sprachen (Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch,
• Tschechisch, Polnisch)
• Alle Signaturqualitäten möglich
• Kostenlose Testversion 

MOXIS im Digital Affin Software-Verzeichnis.

Quadient RSign

Mit Quadient RSign lassen sich Unterschriftsprozesse systematisch digitalisieren. Du lädst dein Dokument hoch, legst die Reihenfolge fest, wer alles unterschreiben soll und kannst zusätzlich weitere auszufüllende Felder setzen. Letzteres ist zum Beispiel bei digitalen SEPA Lastschriftmandaten ein wichtiger Punkt. 

Der Prozess ist sehr einfach und ich hab ihn in einer Demo direkt mal selbst ausprobiert. 

• Amerikanische Technik in deutschem Rechenzentrum gehostet
• Dokumente digital verwalten 
• Unterzeichner-Reihenfolge festlegen 
• Flexible Zusatzangaben auf Dokument 
• Freemium Modell für bis zu 3 digitale Unterschriften im Monat 
• Preis auf Anfrage

Mehr zu Quadient RSign lesen.

DocuSign

DocuSign bietet verschiedene Tools für ein digitalisiertes Unternehmen an. Neben einer Agreement Cloud und dem Contract Lifecycle Management gehört auch die Möglichkeit der digitalen Signatur dazu.

• Plattformverfügbarkeit von über 99,99%
• Über 350 Integrationen und führende APIs
• Standardfelder und benutzerdefinierte Felder
• Erhältlich in 43 Sprachen
• Preis: Ab 9€/Nutzer/Monat
• Kostenlos testen

Hier gibt es mehr über DocuSign.

Adobe Sign

Mit Adobe Sign kannst du das Feature der digitalen Signatur mit den PDF-Tools von Adobe direkt und unkompliziert verbinden.

• Alle Tools in Einem: PDF-Dateien erstellen, im Team bearbeiten, unterschreiben
• Kompatibel mit Microsoft 365, Google Drive oder Box
• Preis: Ab 17,84€/Nutzer/Monat
• Kostenlos testen

Erfahrungen über Adobe Sign.

FP Sign

FP Sign kannst du nicht nur für Verträge benutzen, sondern auch für Belege, Protokolle uvm.

• Geeignet für Personaldienstleister, Steuerberatung, Logistik, Geschäftsführung, Vorstand
• Preis: Ab 19,95€/Nutzer/Monat
• Kostenlos testen

Mehr zu FP Sign. 

SignRequest

Mit SignRequest sparst du nicht nur Papier, sondern setzt auch noch auf einen anderen nachhaltigen Aspekt: Für jede kostenpflichtige Lizenz pflanzt SignRequest einen Baum.

• Verschiedene simple Verwaltungsfeatures
• Reihenfolge der Unterschriften einstellen
• API in Webseite, CRM-System, Google Apps, Zapier integrierbar
• Preis: Auf Anfrage
• Kostenlos testen

SignRequest im Digital Affin Verzeichnis.

Yousign

Yousign richtet sich nicht nur an Arbeitsverträge, sondern auch an weitere Vertragsarten. Demnach sind die Features universeller

• Geeignet für Kauf-, Miet- und Arbeitsverträge
• Genehmigungsablauf festlegen
• App und API
• Preis: Ab 25€/Monat/Nutzer
• Kostenlos testen

Mehr zu YouSign

IDnow eSign

IDnow eSign ist besonders auf die Kundenkorrespondenz ausgerichtet. Dabei kannst du neben dem eSign Verfahren auch auf AutoIdent, VideoIdent, BankIdent und eID zurückgreifen.

• Der Kunde benötigt nur Internetzugang, Computer mit Webcam oder Smartphone/Tablet
• VideoIdent und eSigning nahtlos im selben Prozess
• Speziell geeignet für Finanzwesen, Versicherungen, Telekommunikation, Automotive und eCommerce
• Web und App
• Preis: Auf Anfrage
• Kostenlos testen

Paperless

Beim Anbieter Paperless wird der gesamte Workflow rund um das Vertragsmanagement begutachtet. Du erstellst mit dem Builder deinen Vertrag, kannst darin Variable und Platzhalter verwenden und abschließend unten drunter eine E-Signatur einfügen. 

• Intelligente Dokumente und Vorlagen erstellen
• NoCode-Builder für Dokumente
• eSignatur einfügen und Freigabe-Prozess kontrollieren
• Sicheres Hosting in Deutschland 

Erfahrungen zu Paperless

eversign

Bei eversign handelt es sich um einen englischen Anbieter. Neben Features wie Dokuemtenautomation oder Integration in verschiedene Apps bietet eversign auch die eSignature an.

• Self Signing, In-Person Signing, Remote Signing
• Paralleles oder sequenzielles Signieren möglich
• App Integrationen
• Preis: Ab 9,99$/Monat für die Basis-Version
• Kostenlos testen

Erfahrungen zu eversign lesen.

Intarsys

Intarsys gibt dir mit seinem Tool die Möglichkeit, Dokumente signieren, validieren und aufbewahren zu lassen.

• Individuelle Anpassungen an dein Unternehmen
• Einzel-, Stapel- und Komfortsignatur
• Programme für Windows und MacOS
• Preis: 6,55€/Monat inkl. Support- und Softwarepflege
• Kostenlos testen

Erfahrungen über Intarsys.

EasySend

EasySend ist eine No-Code-Plattform, mit der du deine Formulare und Verträge weiterentwickeln kannst. 

Dazu schickst du deinen Kunden einfach einen Link, z. B. per Mail oder einem Messengerdienst. Deine Kunden tragen ihre Namen und Details ein und unterschreiben mit ihrem Gerät per Touch oder mit der Maus. 

Anschließend erhältst du den Vertrag zurück und kannst ebenfalls unterschreiben. Mithilfe von zahlreichen Integrationen kannst du den unterschriebenen Vertrag dann in andere Systeme übertragen.

Du kannst dir einen Termin für eine Live-Demo buchen. Preise sind leider nicht öffentlich sichtbar.

Signaturely

Signaturely will den Unterschriften Prozess so schnell und einfach wie möglich machen. Wähle dein Dokument aus oder nimm eine Vorlage und sende es per E-Mail an alle Unterzeichner. Signaturely leitet alle Unterzeichner an, die richtigen Felder auszufüllen.

• vorgefertigte Templates
• automatische Reminder
• mehrere Unterschriften auf einem Dokument
• Integration mit Google Dirve, Dropbox, OneDrive und box
• gültig und rechtswirksam in über 60 Ländern
  

Google E-Signatur

Google Workspace bietet auch eine eigene E-Signatur-Lösung. Diese Funktion ermöglicht es Benutzern, elektronische Signaturen direkt in Google Workspace zu verwalten, ohne die Plattform verlassen zu müssen. Mit der E-Signatur-Funktion können Benutzer Dokumente wie Lieferantenvereinbarungen und Kundenverträge direkt in Google Docs und Google Drive signieren und verwalten.

Die E-Signatur-Funktion ist in verschiedenen Editionen von Google Workspace verfügbar, darunter Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus, Enterprise Essentials und Enterprise Essentials Plus. Administratoren können die Nutzung dieser Funktion über die Google Admin-Konsole steuern.

Die E-Signatur-Lösung von Google Workspace bietet eine nahtlose Integration in bestehende Workflows und ermöglicht es Benutzern, Signaturen schnell anzufordern und den Status von Dokumenten zu verfolgen. Diese Funktion ist besonders nützlich für Unternehmen, die ihre Dokumentenprozesse digitalisieren und beschleunigen möchten

Fazit: Digitale Signatur erstellen – Digitale Dateien statt Papierberg

Digitalisierung von Verträgen ist ein riesiges Thema. Es gibt viele Anbieter auf dem Markt, aus denen du auswählen kannst. Manche davon sind Allround-Talente, Andere kannst du speziell an dich, dein Unternehmen und deine Bedürfnisse anpassen.

Durch die Kostenlos-testen-Funktion musst du auch kein unbekanntes Programm kaufen und hoffen, dass es passt, sondern probierst vorher das Handling und die Funktionen aus.

So kannst du sicherstellen, dass die Funktion digitale Signatur dir nicht nur viel Zeit und Aufwand spart, sondern auch Papierberge und damit verbundene Daten-Management-Probleme und verlorene Dateien umgehen.

Alles in allem kannst du mit einer eSignatur eigentlich nur gewinnen.

Also, worauf wartest du noch? Probiere die Anbieter aus und mache das Einholen von Unterschriften leicht, unkompliziert, effizient und schnell!

Was hältst du von den Anbietern der digitalen Signatur? Nutzt du Einen davon bereits oder kennst du Einen, der hier definitiv noch fehlt? Schreib mir deine Meinung zu dem Thema und Erfahrungen gerne in die Kommentare!

Wenn du mehr wissen willst in puncto Digitalisierung für Selbständige oder Geschäftsführer, dann schau gerne in die entsprechende Kategorie auf Digital-Affin für mehr Inspiration!

Wenn du häufig Vertraulichkeitsvereinbarungen mit Geschäftspartnern, freien Mitarbeitern oder Lieferanten abschließt, sparst du mit elektronischen Signaturen viel Zeit.

Ich zeige dir, wie du einen NDA Vertrag digital unterschreiben lassen und zusammen mit anderen Vertragsdokumenten effizient organisieren kannst.

Kurzer Recap: Wann ist ein NDA gültig?

Ein NDA ist ein Vertrag zwischen zwei Parteien. Dafür gibt es keine speziellen Formvorschriften. Der Vertrag entfaltet allerdings erst dann rechtliche Wirkung, wenn beide Parteien mit dem Inhalt einverstanden sind.

Das bedeutet: Geheimhaltungsvereinbarungen zum Schutz vertraulicher Informationen sind erst mit einer Unterschrift gültig.

Wenn es für dein Unternehmen besonders riskant ist, internes Wissen preiszugeben, sind rechtsgültig unterschriebene NDAs entscheidend für deinen Geschäftserfolg und deine Wettbewerbsfähigkeit.

Kann man einen NDA Vertrag digital unterschreiben?

Ja, es ist möglich (und sogar von Vorteil), einen NDA Vertrag von der anderen Vertragspartei digital unterzeichnen zu lassen.

Da es wie bereits erwähnt für einen NDA Vertrag keine Formvorschrift gibt, reicht theoretisch eine einfache elektronische Signatur (EES). Externe Partner könnten dein NDA also einfach mit einer eingescannten Unterschrift unterzeichnen.

Sicherer ist es aber, wenn du NDAs mit der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) signieren lässt. Diese Form der elektronischen Signatur bietet dir noch größere Rechtssicherheit als die EES. Die größte Sicherheit bietet die qualifizierte elektronische Signatur (QES).

Warum das so ist und welche Unterschiede es zwischen den verschiedenen Signaturtypen gibt, damit haben wir uns in einem anderen Blogartikel ausführlich beschäftigt.

Welche Vorteile hat es, wenn du den NDA Vertrag digital unterschreiben lässt?

Es gibt immer mehr Unternehmen, die den Stift liegen lassen und bei Verträgen lieber auf elektronische Signaturen setzen.

Eine Studie von Skribble, einem Anbieter von E-Signatur-Software, den ich dir gleich noch näher vorstelle, hat sich in einer Studie mit möglichen Gründen dafür beschäftigt.

Das sind die drei wichtigsten Vorteile, die Unternehmen in E-Signaturen sehen:

1. Digitalisierung: Bei 78 % der Befragten hat die Digitalisierung von Verträgen und Signaturen die digitale Transformation im gesamten Unternehmen vorangetrieben.
2. Zeit- und Kostenersparnis: Mehr als die Hälfte der Unternehmen gibt an, Verträge auf elektronischem Weg fünf- bis zehnmal schneller abzuschließen als per Hand, und 65 % berichten von finanziellen Einsparungen – daneben sparen die Unternehmen natürlich viel Papier.
3. Flexibilität: Für 85 % der Befragten ist es von Vorteil, dass elektronische Signaturen ortsunabhängig geleistet werden können.

Gerade bei NDAs ist es oft wichtig, dass der Vertrag schnell rechtsgültig wird, damit Projekte starten können.

Da NDA Verträge keiner bestimmten Form unterliegen, bist du in der Ausgestaltung flexibel. Das bedeutet allerdings auch, dass es viele Entwürfe geben kann, bevor die finale Version steht.

Auf digitalem Weg lassen sich Anpassungen viel schneller erledigen, so dass du also auch schon vor der Unterzeichnung Zeit sparst. Sollten nach der Unterzeichnung Änderungen notwendig sein, lassen sich diese digital genau dokumentieren.

Wenn das NDA für alle Seiten passt und digital signiert ist, lässt es sich mit einem Tool für digitales Vertragsmanagement zusammen mit anderen Vertragsdokumenten zentral aufbewahren – sicher und übersichtlich.

Prozess der digitalen Unterschrift beim NDA

Du willst von den Vorteilen von digital unterzeichneten NDAs profitieren? Dann brauchst du nur eine passende Software und gehst damit wie folgt vor.

1. Zunächst stimmst du den Inhalt des NDAs mit deinem Vertragspartner ab und ihr einigt euch auf eine unterschriftsreife Fassung. Wichtig ist, dass genau festgelegt ist, welche Informationen geschützt werden sollen und was passiert, wenn eine Partei gegen den Vertrag verstößt.
2. Sind beide Seiten mit dem NDA einverstanden, geht es ans Unterzeichnen. Mit einem Tool zum digitalen Signieren von NDAs sparst du dir jetzt den Postweg und löst den Signaturprozess stattdessen direkt in der Software aus.
3. Willst du ein NDA unterzeichnen lassen, brauchst du einen Account bei einem Anbieter von Signatursoftware. Dann erstellst du in der Regel das Vertragsdokument im Signaturtool oder lädst es in die Software.
4. Die andere Vertragspartei bekommt dann eine E-Mail und kann nach Registrierung das NDA direkt im Tool digital unterzeichnen.

Das leisten Tools für digitale Signaturen

Um einen NDA Vertrag mit einer FES unterzeichnen zu können, sind digitale Sicherheitsschlüssel und -zertifikate notwendig. Sie sorgen dafür, dass die Unterschrift fälschungssicher ist und du die Herkunft und die Echtheit der Signatur prüfen kannst.

Moderne Signaturtools haben alle notwendigen Technologien dafür schon an Bord. Damit deine NDA Verträge sicher digital unterzeichnet werden, erfassen sie verschiedene Daten, um die Signatur eindeutig der unterzeichnenden Person zuzuordnen.

Manche Anbieter ermöglichen es dir auch, die Signaturfunktion in andere Programme zu integrieren, zum Beispiel in Microsoft-Programme.

‍Wer in deinem Unternehmen ein NDA unterschreiben darf, hältst du am besten in einer Unterschriftenregelung fest. In unserem Blog erfährst du außerdem, wie du selbst eine digitale Signatur erstellst, um Verträge zu unterzeichnen.

5 Tools, um einen NDA Vertrag digital unterschreiben zu lassen

Du weißt jetzt, wie das digitale Signieren eines NDAs funktioniert und dass dafür Software notwendig ist.

Da geschäftliche Verträge und insbesondere NDAs vertraulich sind, solltest du auf einen sicheren Anbieter setzen.

Folgende Tools haben sich beim digitalen Unterzeichnen von Vertragsdokumenten bewährt.

Signhost (ehemals Evidos)

Der Anbieter Signhost, unterstützt dich, wenn du für NDA Verträge digitale Signaturen anfordern möchtest.

Mit der Software lassen sich Verträge sicher signieren. Dafür stehen verschiedene Verifizierungsmethoden bereit, damit alles sicher und rechtswirksam ist.

Bei den Integrationen ist die Lösung sehr flexibel und erlaubt dir zum Beispiel, den Signaturprozess per API nahtlos in deine IT-Umgebung einzubetten.

Wichtige Fakten zum Anbieter:

• höchste Nachweisform
• unterstützt FES und QES
• API-Integration
• auch für Branchen mit besonders sensiblen Daten geeignet, wie Banken, Versicherung oder das Gesundheitswesen
• Signhost wird in den Niederlanden gehostet und ist ISO 27001-zertifiziert
• kostenlose Testversion mit 10 Credits verfügbar

Bei Signhost gibt es Jahrespakete, die bei 90 € starten. Außerdem funktioniert die Software Credit-basiert. Für eine Unterzeichnungsanfrage mit zwei E-Signaturen wird zum Beispiel 1 Credit fällig.

Skribble

Mit Skribble ist es ganz einfach, NDAs, Kaufverträge und andere wichtige Geschäftsdokumente digital zu unterschreiben.

Die Software lässt sich in deine bestehende IT-Landschaft integrieren, damit das Signieren schnell und ohne Medienbrüche funktioniert.

Das Unternehmen sitzt in der Schweiz und verarbeitet und speichert deine Daten nach den Vorgaben der DSGVO und in Rechenzentren in der Schweiz.

Wichtige Fakten zu Skribble:

• mobil und im Browser nutzbar
• hohe Usability und ansprechendes Design
• Rechtsgültigkeit für verschiedenste Vertragsarten
• zahlreiche Integrationen
• verschiedene Pakete mit monatlicher oder jährlicher Zahlweise
• Preis: ab 9 € im Monat nutzbar
• kostenlose Testversion verfügbar

inSign

Für papierloses Unterschreiben bietet inSign alle Funktionen, die du brauchst. Es ist mit dem Tool sogar möglich, verschiedene Signaturarten in einem Dokument zu nutzen.

Die Software ist übersichtlich, einfach zu bedienen und bietet unter anderem einen praktischen Formular-Editor. Damit lassen sich Signaturfelder per Drag & Drop in deine NDA Dokumente einfügen.

Wichtige Fakten zu inSign:

• Hosting in Deutschland
• DSGVO-konformes Unterzeichnen
• rechtssichere Unterschrift nach eIDAS
• Signieren am PC, per Smartphone oder auf dem Tablet
• Transparenz über den Signaturstatus
• Preis: ab 24,90 € pro Monat und Nutzer erhältlich
• kostenlose Testversion verfügbar

d.velop sign

Bei d.velop sign steht die QES im Fokus. Du kannst mit der Software des Anbieters aber auch alle anderen Signaturarten einholen.

Das Tool ist auf Geschwindigkeit und Effizienz ausgelegt und bietet einen umfangreichen Support, damit du schnell starten kannst.

Wichtige Fakten zu d.velop sign:

• umfangreiches Onboarding für alle Bedürfnisse
• intuitiv und auf Wunsch mobil unterzeichnen
• flexible Integrationsmöglichkeiten, zum Beispiel in Microsoft oder Salesforce
• im internationalen Geschäftsverkehr nutzbar
• Tool Made in Germany für DSGVO-konforme Prozesse
• Preis: ab 3,75 € pro Monat kannst du das Tool nutzen und vorher kostenlos testen

ContractHero

Mit ContractHero kannst du NDAs schnell, sicher und digital unterzeichnen lassen – ideal für vertrauliche Geschäftsbeziehungen, die sofort starten sollen. Anstatt NDAs mühsam per E-Mail hin und her zu schicken, erfolgt die gesamte Unterschrift direkt in der Plattform. Das spart Zeit, sorgt für rechtliche Sicherheit und gibt dir volle Transparenz über den Status jeder Vereinbarung.

Vorteile der digitalen NDA-Signatur mit ContractHero:

• NDAs direkt aus dem System versenden und unterschreiben lassen
• Rechtssichere, digitale Signatur – DSGVO-konform
• Keine Papierform nötig, vollständig digitaler Ablauf
• Status der Unterschrift in Echtzeit verfolgen
• Perfekt für schnelle und effiziente Onboardings oder Projektstarts

fynk

fynk ist eine Vertragssoftware, mit der auch das Signieren von NDAs zum Kinderspiel wird. Du kannst damit aber auch alle anderen Prozesse rund um das Vertragsmanagement abbilden.

Der Fokus liegt ganz klar auf Effizienz. So lassen sich Genehmigungsprozesse automatisieren. Außerdem stehen verschiedene Kollaborations-Tools zur Verfügung, die Abstimmungen von Dokumenten beschleunigen.

Wichtige Fakten zu fynk:

• alle gängigen Arten digitaler Signaturen verfügbar
• Online-Editor für Verträge mit smarten Platzhaltern
• Status-Updates halten dich über den Fortschritt bei Verträgen auf dem Laufenden
• eIDAS-konforme elektronische Signaturen
• KI-Analyse für Verträge verfügbar
• Preis: ab 19€ pro Monat, 14 Tage kostenlos testen
• Dauerhaft kostenlose Version verfügbar

Fazit: NDA Vertrag digital unterschreiben – mit modernen Tools kein Problem

Viele Unternehmen digitalisieren ihre Verträge, um Zeit, Papier und Kosten zu sparen. Ein wichtiger Schritt dabei ist die digitale Signatur.

Zu den besonders kritischen Vertragsdokumenten in Unternehmen gehören NDAs. Um Geheimhaltungsvereinbarungen möglichst effizient abstimmen und ohne Verzögerungen unterschreiben zu können, sind die vorgestellten Tools unverzichtbar.

Wenn du auch noch die passende Software suchst, mit der du unterschriebene NDAs organisieren kannst, schau mal in unserem großen Vergleich der besten Vertragsmanagement-Software vorbei.

Das wichtigste Argument für die Implementierung einer Signatursoftware für NDAs ist, dass du Projekte schneller starten kannst, bei denen vertrauliche Informationen eine Rolle spielen.

Worauf wartest du noch? Teste dich durch die Anbieter und finde die Software, die am besten zu deinen Bedürfnissen passt.

Für welchen Anbieter hast du dich entschieden? Oder hast du schon ein Tool im Einsatz und möchtest deine Erfahrungen teilen? Ich bin gespannt auf deine Meinung und Erfahrungen dazu – schreib sie mir gerne in die Kommentare!

Wenn du mehr über digitale Verträge und Signaturen wissen willst und passende Tools für Selbstständige oder Geschäftsführer suchst, dann schau gerne in die entsprechende Kategorie auf Digital Affin!

Wichtig ist: Die Software muss zu deinen Prozessen passen – egal ob du allein arbeitest, im kleinen Team oder im großen Unternehmen. In diesem Artikel zeige ich dir, worauf du bei der Auswahl achten solltest und welche Lösungen aktuell besonders überzeugen.

Überblick über die 10 besten Vertragsmanagement Tools

Schauen wir uns direkt mal die besten Produkte für digitales Vertragsmanagement an.

ContractHero

Volle Kontrolle über alle Verträge: ContractHero macht es möglich. Mit der intuitiven Vertragsmanagement-Software kannst du alle Verträge übersichtlich und automatisiert verwalten. Die COR-Funktion ermöglicht es dir, Dokumente schnell und einfach zu scannen und Texte und Daten herauszulesen.

Wichtige Funktionen:

• Fristverwaltung auf Autopilot
• Zugriffsrechte unkompliziert steuern
• elektronische Signatur
• DSGVO-konform

Preis: kostenlose Demoversion, Preise individuell auf Anfrage

fynk

Mit fynk Verträge für sich arbeiten lassen - und gleichzeitig den Erfolg maximieren. Das gelingt mit einem umfangreichen Layout-Editor, dynamischen Inhalten und Bedingungen, E-Signing, Zusammenarbeit in Echtzeit und zahlreichen Schnittstellen. Dank künstlicher Intelligenz kannst du deinen Contract Lifecycle unterstützen - und so wertvolle Zeit sparen.

Wichtige Funktionen:

• Lebenszyklus von Verträgen automatisieren
• elektronische Signatur
• Vertragsvorlagen
• mit KI Verträge automatisiert prüfen
• DSGVO-konform
• zahlreiche Schnittstellen

Preis: ab 19 € monatlich (14 Tage kostenlos testen). Auch eine kostenfreie Variante ist verfügbar.

Fabasoft Contracts

Einfach schnell Verträge managen - das verspricht Anbieter Fabasoft. Nutzer können aus Datenlocations in Deutschland, Österreich oder der Schweiz wählen und auch mit externen Usern unkompliziert zusammenarbeiten. Der Arbeitsort ist dabei ganz egal - dank mobiler App funktioniert Vertragsmanagement bei Fabasoft von überall aus.

Wichtige Funktionen:

• Verträge erstellen mit Textbausteinen und Klauselbibliothek
• Verträge erfassen per drag-and-drop
• elektronische Signatur
• DSGVO-konform

Preis: kostenlose Testversion, dann 750 Euro pro Monat

Juro

Vertragsmanagement von Anfang bis Ende - mit Anbieter Juro wird das ganz einfach. Nutzer können hier nicht nur Verträge mit wenigen Klicks erstellen, sondern auch überprüfen, verhandeln, unterschreiben, archivieren und kündigen oder verlängern. Alles an einem Ort, alles jederzeit erreichbar.

Wichtige Funktionen:

• automatisierte Vorlagen
• zahlreiche Schnittstellen
• elektronische Signatur

Preis: kostenlose Demoversion

Trackado

Vertragsmanagement leicht gemacht - das verspricht Trackado. Der Anbieter ermöglicht nicht nur Vertragsverwaltung jederzeit und von überall aus, Nutzer haben immer den Überblick über Deadlines und finanzielle Bewegungen. Dank der Cloud-Lösung müssen Anwender keine aufwändigen Apps installieren.

Wichtige Funktionen:

• Cloud-Lösung
• Workflows erstellen
• elektronische Signatur
• hoher Sicherheitsstandard

Preis: Kostenlos bei einem User, dann ab 39$ monatlich

INHUBBER

Besonderes Augenmerk auf Sicherheit legt INHUBBER: Eine zuverlässige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, einen Zugang per Zwei-Faktor-Authentifizierung und Hosting auf deutschen Servern. Dazu kommt der Einsatz von künstlicher Intelligenz, automatische Dokumentenanalysen und Terminüberwachungen.

Wichtige Funktionen:

• Cloud-Lösung mit Blockchain-Technologie
• DSGVO-konform
• elektronische Signatur
• hoher Sicherheitsstandard

Preis: kostenlose Demoversion

ContractSafe

Simples und erschwingliches Vertragsmanagement - damit wirbt Anbieter ContractSafe. Ein einfaches Onboarding und die intuitive Bedienung machen Arbeiten mit ContractSafe besonders unkompliziert. Außerdem können Nutzer ihr Abomodell an ihre Unternehmensgröße anpassen - niemand soll etwas bezahlen, das er nicht nutzt.

Wichtige Funktionen:

• intuitive Suchfunktion
• Künstliche Intelligenz
• viele Integrationsmöglichkeiten
• hoher Sicherheitsstandard

Preis: kostenlose Demoversion, dann ab 329 Euro monatlich

DocuSign

Mit DocuSign nicht nur Verträge verwalten, sondern auch nach höchsten Standards unterschreiben - dank cloudbasierten, eIDAS-konformen E-Signaturen. Darüber hinaus arbeitet auch DocuSign mit künstlicher Intelligenz und macht so die Vertragsverwaltung nicht nur schneller, sondern auch weniger riskant.

Wichtige Funktionen:

• DSGVO-konform
• Künstliche Intelligenz
• hoher Sicherheitsstandard
• Vertragsvorlagen

Preis: kostenlose Demoversion, Preis auf Anfrage

otris contract

Risiken minimieren und Prozesse beschleunigen - mit otris contract geht das ganz einfach. Durch individuelle Workflows, einfache Recherche, kontrollierte Fristen und zentrale Vertragsablage haben Nutzer jederzeit den Überblick. Ganz egal, ob "on-premises" oder in der Cloud.

Wichtige Funktionen:

• DSGVO-konform
• intuitive Bedienung
• viele Integrationsmöglichkeiten
• Vertragsvorlagen

Preis: kostenlose Demoversion, Preis auf Anfrage

d.velop

Intelligentes Vertragsmanagement mit d.velop - skalierbar, integrierbar, rechtskonform. Die Cloud-Lösung bietet Nutzern alle Vorteile des digitalen Vertragsmanagements und hilft sogar bei der Anwendung - denn Interessierte können das dazugehörige Webinar besuchen und alles lernen, was sie wissen müssen.

Wichtige Funktionen:

• DSGVO-konform
• schnelle Suchfunktion
• Verträge vergleichen und auswerten
• Fristmanager

Preis: kostenlose Demoversion, Preis auf Anfrage

Was ist Vertragsmanagement?

Das Vertragsmanagement, im englischen Contract Management, beschreibt die Verwaltung von Verträgen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.

Dazu gehören: Vertragliche Verhandlungen, Implementierung von Verträgen und Änderungen aus technischen, terminlichen, personellen oder finanziellen Gründen.

Vertragsmanagement beinhaltet den systematischen Prozess der Erstellung, Überprüfung, Unterzeichnung, Nachverfolgung und Verwaltung von Verträgen während ihres gesamten Lebenszyklus.

Das Ziel: sicherzustellen, dass Verträge ordnungsgemäß erstellt werden, die Bedingungen und Konditionen klar definiert sind und alle Parteien ihre Verpflichtungen erfüllen.

Nicht zuletzt sind auch Fristen und Termine ein wichtiger Teil des Vertragsmanagements - Kündigungen oder Verlängerungen sind insbesondere bei Lieferanten entscheidend.

Warum ist Vertragsmanagement so wichtig?

Ein nachlässiges Vertragsmanagement kann schnell hohe Kosten verursachen. Aber nicht nur deshalb ist die professionelle Vertragsverwaltung so wichtig.

Effiziente Organisation und Verwaltung

Von der Vertragserstellung über den gesamten Vertragslebenszyklus bis hin zur Archivierung - hast du jederzeit den Überblick über deine Verträge, führt das zu einer besseren Transparenz und Kontrolle über deine gesamte Vertragslandschaft.

Minimierung von Risiken

Durch die klare Definition von Bedingungen und Konditionen in Verträgen und die Überwachung von Fristen und Verpflichtungen kann dein Unternehmen potenzielle rechtliche Fallstricke und finanzielle Verluste vermeiden.

Einhaltung von Verträgen

Durch die Überwachung von Vertragsbedingungen und -fristen kannst du sicherstellen, dass alle Parteien ihre Verpflichtungen erfüllen und mögliche Vertragsstrafen oder Streitigkeiten vermeiden.

Verbesserte Zusammenarbeit mit Partnern und Lieferanten

Klare und einheitliche Verträge stärken das Vertrauen und die Beziehung zwischen den Parteien.

So funktioniert Vertragsmanagement - ohne digitale Systeme

Das Vertragsmanagement ist Teilbereich des Projektmanagements und kann im Grunde in zwei Teilbereiche unterteilt werden:

Vertragsverwaltung

Die Vertragsverwaltung besteht aus der Vertragsausführung und dem Vertragsbestand. Sie stellt sicher, dass immer die aktuellsten Versionen der Verträge in der Vertragsdatenbank zur Verfügung stehen und sollte strukturiert und übersichtlich sein.

Alle berechtigten Mitarbeiter sollten jederzeit Zugang zu allen notwendigen Unterlagen haben. Auch Aufgabe der Vertragsverwaltung ist die Kontrolle der Vertragsinformationen und die Prüfung auf Vollständigkeit, ebenso die Archivierung.

Damit neue Verträge geschlossen werden können, sind meist auch noch andere Unterlagen nötig: Das Einscannen und Digitalisieren von für Verträge relevanten Unterlagen ist auch Teil der Vertragsverwaltung.

Vertragscontrolling

Beim Vertragscontrolling geht es hauptsächlich um die Risikobewertung der entstehenden / bestehenden Verträge. Dazu gehört vor allem die Evaluation der potentiellen Vertragspartner.

Die Verantwortlichen können mögliche Risiken schnell identifizieren und wissen, welche neuen Verträge abgeschlossen werden sollten.

Außerdem überwachen sie, welche Vertragsform in der individuellen Situation ideal ist und mit welchen Vertragspartnern neue Verträge geschlossen werden können.

Klar ist: Vertragsmanagement ist ebenso wichtig wie aufwändig - wenn es ohne digitale Systeme manuell gemacht wird. Damit du dein Vertragsmanagement nicht nur effizienter, sondern auch sicherer gestalten kannst, stellen wir dir jetzt die passende Software dazu vor.

Was ist eine Vertragsmanagement-Software?

Eine Vertragsmanagement-Software hilft dir bei der digitalen Verwaltung und Optimierung deiner Verträge mit anderen Unternehmen oder Dienstleistern. Die Software ermöglicht allen beteiligten Abteilungen jederzeit den Zugriff auf alle relevanten Daten und erspart so mühevolle Handarbeit. Grundsätzlich gibt es drei Arten der Contract Management Software.

1. Eine Software zur Dokumentenablage konzentriert sich hauptsächlich darauf, Verträge an einem zentralen Ort zu speichern und zu organisieren. Du kannst Dokumente hochladen, nach ihnen suchen und relevante Informationen extrahieren. Diese Art von Software bietet grundlegende Funktionen wie Versionierung, Metadaten-Verwaltung und möglicherweise eine einfache Zusammenarbeit mit anderen Benutzern.
2. Signatur-Lösungen hingegen ermöglichen es dir, Verträge elektronisch zu unterzeichnen und rechtsgültige Signaturen zu erhalten. Sie bieten Funktionen wie elektronische Signaturen, Verifizierungsmethoden und Sicherheitsoptionen, um die Integrität der unterschriebenen Dokumente zu gewährleisten. Diese Lösungen erleichtern den Unterschriftenprozess, sparen Zeit und reduzieren den Papierverbrauch.
3. CLM (Contract Lifecycle Management) ist ein umfassenderes Tool für Vertragsmanagement. Es deckt den gesamten Lebenszyklus von Verträgen mit ihrem Funktionsumfang ab, von der Erstellung über die Verhandlung und Unterzeichnung bis hin zur Nachverfolgung und Verwaltung. Eine CLM-Software bietet Funktionen wie Vertragsvorlagen, Workflows zur Genehmigung und Unterzeichnung, Fristen- und Erinnerungsmanagement, Compliance-Überwachung, Dokumentenmanagement und Berichterstattung. Sie ermöglicht eine umfassende Vertragskontrolle und -verwaltung, verbessert die Zusammenarbeit zwischen den Parteien und minimiert das Risiko von Vertragsverletzungen.

Was kann eine Vertragsmanagement-Software?

Nicht jede Vertragsmanager-Software bietet die exakt selben Funktionen. Für welchen Anbieter du dich letztlich entscheidest, hängt auch von deinen Anforderungen ab. Im Grunde deckt aber fast jedes Vertragsmanagement-System folgende Funktionen ab.

• Zentrale Vertragsverwaltung: Du kannst all deine Verträge an einem zentralen Ort speichern, organisieren und verwalten. Die Software ermöglicht es dir, Verträge schnell zu finden, Informationen zu durchsuchen und relevante Dokumente abzurufen.
• Vertragserstellung und -vorlagen: Du kannst Verträge mithilfe von vorgefertigten Vorlagen erstellen oder eigene Vorlagen bauen. Das erleichtert den Prozess der Vertragserstellung und stellt sicher, dass wichtige Bestimmungen und Klauseln enthalten sind.
• Workflow-Management: Die Software unterstützt dich bei der Einrichtung und Automatisierung von Workflows für die Überprüfung, Genehmigung und Unterzeichnung von Verträgen. Dadurch kannst du den Prozess beschleunigen und die Zusammenarbeit mit verschiedenen Parteien effizienter gestalten.
• Fristen- und Erinnerungsmanagement: Die Vertragsmanagement-Software hilft dir dabei, wichtige Fristen und Termine im Auge zu behalten. Du kannst automatische Erinnerungen einrichten, um sicherzustellen, dass du keine wichtigen Fristen verpasst oder Verträge rechtzeitig erneuerst oder kündigst.
• Vertragsüberwachung und Compliance: Du kannst Verträge überwachen, um sicherzustellen, dass alle Parteien ihre vertraglichen Verpflichtungen erfüllen. Die Software ermöglicht es dir, Compliance-Regeln festzulegen und automatische Überprüfungen durchzuführen, um mögliche Verstöße zu identifizieren.
• Dokumentenmanagement: Du kannst alle relevanten Dokumente und Anhänge zu Verträgen in der Software speichern. Dies erleichtert die Nachverfolgung von Vertragsänderungen, ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Dokumenten mit anderen Parteien und reduziert das Risiko von Datenverlust oder -beschädigung.
• Berichterstattung und Analyse: Die Vertragsmanagement-Software bietet dir umfassende Berichterstattungsfunktionen, um Einblicke in die Vertragsleistung, -compliance und -kosten zu gewinnen. Du kannst benutzerdefinierte Berichte erstellen und Daten analysieren, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.
• Integration und Zusammenarbeit: Die Software kann nahtlos mit anderen Tools und Systemen in deinem Unternehmen integriert werden, wie z. B. CRM- oder ERP-Systemen. Dadurch wird die Zusammenarbeit und der Informationsaustausch zwischen verschiedenen Abteilungen und Systemen erleichtert.

Die Vorteile einer Management Software für deine Verträge

Mit einer Vertragsmanagement-Software lassen sich deine Unternehmensprozesse nicht nur vereinfachen - gutes Vertragsmanagement generiert Mehrwert.

Die folgenden Vorteile zeigen dir, warum du eine solche Software nutzen solltest.

• Zentrale Speicherung: Durch die zentrale Speicherung aller Daten an einem Ort kannst du schnell auf alle relevanten Dokumente zugreifen und sie nach Bedarf durchsuchen.
• Automatisierte Prozesse: Deine Vertragsmanagement-Software automatisiert zeitraubende Aufgaben. Du kannst Verträge effizient erstellen, überprüfen, unterzeichnen und verwalten. Die Software überwacht Fristen und Erinnerungen automatisch, sodass du keine wichtigen Termine mehr verpasst.
• Bessere Zusammenarbeit: Mit einem professionellen Vertragsmanagement Tool kannst du Dokumente elektronisch freigeben, Feedback einholen und Änderungen verfolgen. Dadurch wird die Kommunikation reibungsloser und Missverständnisse werden minimiert.
• Risikominderung: Du kannst Vertragsbedingungen klar definieren, Verpflichtungen überwachen und sicherstellen, dass alle Parteien diesen auch nachkommen. Durch automatisierte Checks wirst du auf mögliche Risiken oder Verstöße aufmerksam gemacht.
• Berichterstattung und Analyse: Die Vertragsmanagement-Software ermöglicht es dir, umfassende Berichte zu erstellen und Vertragsdaten zu analysieren. Du erhältst Einblicke in die Vertragsleistung, -compliance und -kosten. Diese Informationen unterstützen dich bei fundierten Entscheidungen und helfen dir, das Beste aus deinen Verträgen herauszuholen.
• Einhaltung von Vorschriften: Mit der Software kannst du rechtliche und regulatorische Anforderungen effektiv erfüllen. Du kannst Compliance-Kontrollen einrichten und sicherstellen, dass alle Verträge den geltenden Gesetzen und Richtlinien entsprechen.

LegalTech und Künstliche Intelligenz für deinen Vertrag einsetzen

Vertragsmanagement-Softwares nutzen zunehmend LegalTech und Künstliche Intelligenz (KI), um den Nutzern innovative Lösungen zu bieten und das Vertragsmanagement zu optimieren.

Durch den Einsatz von KI-Algorithmen können diese Softwares Vertragsdokumente automatisch analysieren, um relevante Informationen wie Klauseln, Bedingungen und Fristen herauszulesen.

Das beschleunigt den Prozess der Vertragsüberprüfung und minimiert das Risiko von Fehlern oder Verstößen.

Nutzer können von automatisierten Vertragsvorlagen profitieren, die auf spezifische Anforderungen und Branchenstandards zugeschnitten sind.

Das erleichtert die Erstellung von Verträgen und spart wertvolle Zeit.

Außerdem können KI-gesteuerte Verhandlungstools helfen, den Verhandlungsprozess zu optimieren, indem sie Vorschläge für Änderungen oder alternative Formulierungen unterbreiten.

Diese Tools unterstützen auch bei der Risikobewertung und erleichtern fundierte Entscheidungen.

Darüber hinaus bieten Vertragsmanagement-Softwares fortschrittliche Such- und Analysefunktionen, um Vertragsdaten effizient zu durchsuchen, Leistungskennzahlen zu überwachen und Compliance-Aspekte zu kontrollieren.

Durch den Einsatz von LegalTech und KI können Nutzer ihre Effizienz steigern, die Genauigkeit erhöhen, die Vertragsqualität verbessern und rechtliche Risiken minimieren.

Fazit: Mit der Vertragsmanagement-Software alle Verträge im Blick

Vertragsmanagement will gewissenhaft erledigt werden - denn Fehler werden schnell teuer. Eine lästige, aber notwendige Aufgabe, die du dir mit der passenden Anwendung erleichtern kannst.

Alle Daten und Dokumente an einem Ort, Verträge zentral gespeichert und Suchfunktionen, die alles Wichtige mit nur wenigen Klicks finden - die passenden Contract Management Tools machen dein Vertragsmanagement nicht nur einfacher, sondern auch sicherer.

Du möchtest mehr Inspiration im Bereich Digitalisierung für Selbstständige und Geschäftsführer? Dann schau gerne in die passende Kategorie auf Digital Affin!

In diesem Artikel zeige ich dir, wie du mit digitalem Vertragsmanagement endlich Ordnung reinbringst, Prozesse beschleunigst und dir dabei jede Menge Stress sparst. Bereit?.

Lass uns mal anschauen, was für Probleme es immer wieder gibt.

Die Probleme beim herkömmlichen Vertragsmanagement

Das herkömmliche Vertragsmanagement hat durchaus seine Tücken. Dabei geht es nicht nur um die kontinuierlich angepassten und aktualisierten Versionen, die beiden Vertragsparteien zugesendet werden müssen.

Oft befinden sich auch die Dokumente sowie andere rechtlich bindende Dokumente bei unterschiedlichen Mitarbeitern. Muss dann noch etwas geändert werden, kann es mitunter länger dauern, bis das richtige Dokument beim verantwortlichen Vertragspartner auftaucht.

Die Folgen eines solchen “On-The-Go”-Vertragsmanagements sind:

• Wenig Transparenz, dadurch mehr Fehler
• Verpasste Fristen
• Lange Suchzeiten

Digitales Vertragsmanagement - Was ist das?

Gerade diese Probleme gehst du mit dem digitalen Vertragsmanagement an.

Mit dem digitalen Vertragsmanagement digitalisierst und automatisierst du den gesamten Vertragsprozess. Das geht ortsunabhängig, zu jeder Zeit und papierlos.

Dabei umfasst der Einsatz einer Software zum digitalen Vertragsmanagement mehr als nur das Erstellen einer digitalen Signatur. Es werden außerdem auch alle Schritte und Vorgänge davor und danach mit einbezogen.

Diese Art des digitalen Managements ist für alle Branchen geeignet, darunter Immobilien oder Bank- und Versicherungswesen. 

Primäres Ziel ist auch hier, Vorgänge schneller und flexibler zu machen. Damit steigerst du nicht nur die unternehmensinterne Effektivität, sondern auch die Kundenzufriedenheit.

Sobald dein Unternehmen regelmäßig mit Verträgen zu tun hat, lohnt sich der Einsatz einer Software zum digitalen Vertragsmanagement - egal welche Branche. Es gibt auch für dich den passenden Software-Anbieter!

Kurz gesagt ermöglicht dir das digitale Vertragsmanagement vor allem Folgendes:

• Alle Vertragspartner auf einen Blick
• Fristgerechte Überprüfung, Kündigung oder Neuverhandlung der Konditionen

Zufriedene Kunden und bessere Arbeit bei mehr Umsatz: Die Vorteile des digitalen Vertragsmanagements

Die ungefähren Vorteile sind dir wahrscheinlich schon bewusst. Damit du aber die Software auch voll ausnutzen kannst, findest du hier noch einmal alle Vorteile zusammengefasst, die das digitale Vertragsmanagement mit sich bringt.

Eine solche Software sorgt vor allem für:

• Zeitersparnis durch leichtere Bearbeitung im Programm
• Kostenersparnis durch rechtzeitige Kündigung oder Neuverhandlung von Verträgen
• Vertraulichkeit durch Vergabe von Zugriffsberechtigungen
• Nachvollziehbarkeit & Transparenz z.B. beim Bearbeitungsstatus des Dokuments durch ein zentrales Ablagearchiv
• Rechtssicherheit z.B. bei Rechtsstreitigkeiten
• Einbindung in automatisierte Workflows möglich z.B. zum schnelleren Unterzeichnen durch alle Parteien

Konkret sehen die Verbesserungen zum Beispiel folgendermaßen aus:

• Alle Vertragspartner auf einen Blick
• Optimales Fristenmanagement durch Erinnerungs-E-Mails für Bearbeitungs- oder Ablauf-Fristen
• Fristgerechte Überprüfung, Kündigung oder Neuverhandlung der Konditionen
• Verkürzte Suchzeiten durch zentrale Vertragsverwaltung
• Transparenz durch zentrale Ablage
• Effektive Auskunfts- und Handlungsfähigkeit durch Übersicht über laufende, abgeschlossene und ablaufende Verträge

Du bist überzeugt und möchtest am liebsten direkt selbst mit dem digitalen Vertragsmanagement starten? Dann besorg dir in diesem Zuge am besten auch direkt eine passende Software. Die macht dir nicht nur den Übergang leichter, sondern behält sämtliche Eventualitäten des Vertragsmanagements für dich im Auge!

Diese 5 Gründe sprechen für eine Software im digitalen Vertragsmanagement

Oft kannst du von erfahrenen Anbietern einer bestimmten Software profitieren. So musst du nicht erst selbst ausprobieren, wie du die Verträge digital managst, sondern nutzt gleich eine Software, die alles für dich macht.

Es gibt 5 Gründe, die für den Einsatz einer Vertragsmanagement-Software sprechen.

1. Vorgangsmanagement und Vertragslebenszyklus

Mit der Software kannst du den Vertrag über den gesamten Lebenszyklus im Blick behalten.

Das geht von der Anbahnung über die Prüfung & Freigabe und der Unterzeichnung bis zur Archivierung. So kannst du alle wichtigen Aspekte eines gültigen Vertrags und die damit einhergehenden Aufgaben wie Zahlungen, Kündigungen oder Fristen im Blick behalten.

2. Individuelle Konfiguration der Benutzeroberflächen

Die Software lässt sich auch individuell an die Anforderungen deiner Branche anpassen. Auch innerhalb deines Unternehmens kannst du die Benutzeroberfläche an die verschiedenen Abteilungen anpassen.

Denn die IT-Abteilung hat zum Beispiel andere Anforderungen an das digitale Vertragsmanagement als die Rechtsabteilung. All das kannst du mit der Software abdecken.

3. Wichtige Unterlagen stets verfügbar

Wichtige Unterlagen, die du zur Vertragserstellung oder Definition der Frist benötigst, kannst du im digitalen Vertragsmanagement hinterlegen.

Das können sowohl Korrespondenzen via E-Mail als auch Anhänge für den eigentlichen Vertrag sein.

4. Anbindung vertragstypischer Funktionen

Auch wenn Excel mehr und mehr von anderen Softwares abgelöst wird, nutzen es doch immer noch einige Unternehmen. Deshalb ist es wichtig, dass du Daten auch als Excel-Datei exportieren kannst.

Eine weitere wichtige Funktion ist der E-Mail-Client, der es dir ermöglicht, direkt über das digitale Vertragsmanagement mit deinem Kunden zu korrespondieren.

5. Fristen immer im Blick

Fristen sind mit das Wichtigste bei einem Vertrag. Besonders wenn es viele verschiedene Verträge zu verwalten gilt, ist Unterstützung gefragt.

Mit einer Software zum digitalen Vertragsmanagement und dem dazugehörigen Fristenkalender inklusive Benachrichtigungen verpasst du keine Frist mehr!

Funktionen einer Vertragsmanagement Software

Die Funktionen sind natürlich von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich. Trotzdem gibt es überschneidende, elementare Funktionen. Manche davon ergeben sich bereits aus den Vorteilen im vorherigen Kapitel.

Konkret kannst du mit diesen Funktionen bei deiner Software zum digitalen Vertragsmanagement auf jeden Fall rechnen:

• Alle zu einem Vertrag gehörenden Dokumente in einer Akte
• Elektronische Unterstützung bei der Erstellung neuer Verträge durch Vertragsvorlagen und Textbausteine
• Fristenkalender
• Erinnerungsfunktion bei ablaufenden Fristen
• Mobile Devices Kompatibilität z.B. mit dem Smartphone oder Tablet für ortsunabhängigen flexiblen Zugriff auf benötigte Dokumente

Es ist aber noch viel mehr möglich! Was genau, erfährst du hier direkt bei unserer Anbieterübersicht!

Softwareanbieter für das digitale Vertragsmanagement

Die besten Anbieter für das digitale Vertragsmanagement zu finden, kann schwierig sein. 

Damit du dir die Energie der Suche sparst und sie lieber in die Auswahl des passenden Anbieters stecken kannst, findest du im Folgenden eine Auflistung der möglichen Softwares für das digitale Vertragsmanagement.

ContractHero

Mit ContractHero kannst du Verträge effizient und übersichtlich anhand eines Dashboards verwalten und sogar direkt digital unterschreiben. Schnelligkeit und intuitives Handling stehen dabei an erster Stelle!

Du legst dazu deinen neuen Vertrag in ContractHero an bzw. importierst ihn als Datei, als CSV-File oder per E-Mail. Anschließend kannst du die Funktionen für automatische Erinnerung für Fristen nutzen und hast alle Verträge übersichtlich zusammen. 

Deine Daten werden komplett sicher in einem Rechenzentrum in Deutschland abgelegt. Es wrid dabei die ISO 27001 Zertifizierung erfüllt.

• Geeignet für: KMU, Startups, Dienstleister, Gewerbetreibende, Abonnements, Internet, Versicherungen uvm.
• Mehrmandantenfähigkeit für Unternehmensstrukturen mit Tochtergesellschaften
  
• Funktionen: Vertragsdetails analysieren lassen, E-Signatur integriert, Berechtigungen vergeben, Aufgabenverwaltung, Volltextsuche durch OCR, Automatische Vertragserkennung, Excel-Export möglich, auf deutsch und englisch nutzbar uvm.
• Preis: aus Anfrage
• Demo-Version: ja

fynk

Das Tool von fynk deckt den gesamten Prozess zum Verwalten und Signieren von Verträgen ab. Dabei unterstützt eine KI, um Vertragsinhalte kurz und knapp zusammenzufassen und zu analysieren. 

Bestehende Verträge lassen sich über den Massenimport easy und schnell importieren, so dass du dein komplettes Vertragsmanagement mit einer einzigen Software im Blick hast. 

Bei neuen Verträgen stehen dir Vorlagen zur Verfügung und du kannst dynamische Platzhalter setzen, um die Inhalte bei wiederkehrenden Verträgen direkt zu erfassen. 

• Geeignet für: Kleine Unternehmen und Mittelstand, aber teilweise auch Konzern-Kunden
• Funktionen: smarter Vertrags-Editor mit dynamischen Platzhaltern, KI zur Analyse und Auswertung von Verträgen, Überblick über Unternehmensverträge, Massenimport alter Verträge, PDF-Signieren, alle Signatur-Arten inklusive.
• Preis: ab 19€ pro Monat
• Demo-Version: kostenlose Version verfügbar, kostenpflichtige Versionen 14 Tage kostenlos testen.

Hier findest du unsere eigenen fynk Erfahrungen im Software-Verzeichnis.

Fabasoft Contracts

Mit der Software von Fabasoft Contracts behältst du den Überblick über deine Verträge. Die Software wird für mittlere und große Unternehmen angeboten. Sicherheit steht hier ganz weit vorne. Daher werden die Daten in der DACH-Region gespeichert. 

Die Arbeit mit Verträgen wird besonders durch das intelligente Auslesen von Daten aus Verträgen in Kombination mit einer schnellen Stichwortsuche erleichtert. 

Neue Verträge kannst du per Drag-and-Drop direkt hochladen. Für wiederkehrende Verträge gibt es Vorlagen, die automatisiert erstellt werden können. 

• Geeignet für: Mittelstand und Konzerne
• Funktionen: Smarte Vertragsdatenextraktion, intelligente Suche, automatisierte Vertragserstellung mit Vorlagen, Workflows, digitale Signatur, Fristenmanagement und Benachrichtigungen
• Preis: ab 750 € pro Monat für 10 Mitarbeiter
  
• Demo-Version: ja

Trackado

Trackado ermöglicht es dir, die Kontrolle über deine Verträge zu übernehmen. Das geht von überall aus, denn der Anbieter nutzt eine Cloud.

• Geeignet für: Große und kleine Unternehmen  uvm.
• Funktionen: Vergabe von Berechtigungen, Klassifikation von Verträgen z.B. Business Partner, Reports und Dashboard, Export zu Excel und PDF  uvm.
• Preis: Ab 0$ bis zu 199$
• Demo-Version: ja

INHUBBER

INHUBBER bietet ebenfalls einen cloudbasierten Service an. Mit dabei sind viele verschiedene Funktionen, die sich für Unternehmen eignen, die viele Prozesse digitalisiert und automatisiert ablaufen lassen wollen.

• Geeignet für:  Immobilien, Einkauf, Vertrieb, Personal uvm.
• Funktionen: Vertragsablage, kostenlos rechtssichere digitale Signatur, automatische Dokumentenanalyse und Terminüberwachung, Verträge erstellen, unterschreiben und speichern  uvm.
• Preis: Auf Anfrage
• Demo-Version: ja

ContractSafe

ContractSafe ist ein intuitiver Anbieter des digitalen Vertragsmanagements, der viele verschiedene Funktionen anbietet.

• Geeignet für: Unternehmen mit vielen Kunden  uvm.
• Funktionen: Zentrale Verwaltung der Verträge, Speed Search für Vrerträge und Scans, E-Mail-Erinnerungen, unbegrenzte User-Anzahl uvm.
• Preis: Ab 299$ bis zu 899$ pro Monat
• Demo-Version: ja

DocuSign

Einer der führenden Anbieter im Bereich digitales Vertragsmanagement ist DocuSign. Vor allem die KPI, die dich beim Vertragsmanagement unterstützt, ist eine große Hilfe.

• Geeignet für: Finanzen, Versicherungen, Immobilien, Regierung, Bildungswesen, Gesundheitswesen uvm.
• Funktionen: Elektronische Signatur, Vertragsanalyse anhand einer KPI, organisierte automatische Workflows für Dokumente uvm.
• Preis: Ab 40€ bis zu 480€, abhängig von Dokumentenmenge
• Demo-Version: ja

d.velop

d.velop bietet dir ein effizientes Dokumentenmanagement mit Microsoft 365 und SharePoint. Dabei kannst du es in Outlook & Office, Dynamics 365, SAP ERP und Salesforce integrieren.

• Geeignet für: Verschiedenste Branchen und Unternehmen jeder Größe
• Funktionen: Intuitive Navigation, Quick Search, User Votes, Metadaten uvm.
• Preis: Auf Anfrage
• Demo-Version: ja

Juro

Der US-Anbieter Juro bietet eine All-in-one Vertragsmanagement-Lösung an. Damit ist der gesamte Prozess von Erstellung über die elektronische Signatur bis zur digitalen Ablage und Tracking enthalten. Das eignet sich für den Vertrieb, für HR oder auch für Legal im Unternehmen. 

• Geeignet für: Verschiedenste Branchen und Unternehmen jeder Größe
• Funktionen: Vertrags-Templates, Workflows und Integrationen, Drag-and-Drop dynamische Platzhalter, uvm.
• Preis: Auf Anfrage
• Demo-Version: ja

Easy Software

Mit Easy Software erhältst du eine webbasierte moderne Software zum digitalen Vertragsmanagement. Dabei erfolgt die gesamte Verarbeitung in einem System ganz ohne Medienbrüche.

• Geeignet für: Alle Unternehmen, die nach einer Allround-Software suchen
• Funktionen: E-Akte mit allen zum Vertrag zugehörigen Dokumenten, Vertragsvorlagen, Textbausteine, Fristenkalender, Smartphone und Tablet kompatibel uvm.
• Preis: Auf Anfrage
• Demo-Version: Auf Anfrage

otris contract

otris contract ist eine vielseitige Software für das digitale Vertragsmanagement. Dabei liegt der Fokus auf der Verbesserung von Sicherheit und Effizienz des gesamten Vertragslebenszyklus.

• Geeignet für: Unternehmen mit verschiedenen Verträgen und hohen Anforderungen
• Funktionen: Fristenüberwachung, Recherche, Liquiditätsplanung, Vertragserfassung, revisionssichere Archivierung, Prozesse & Workflows, Reporting etc.
• Preis: Auf Anfrage
• Demo-Version: ja

Nintex

Nintex eignet sich zum automatisieren der Unternehmensprozesse. Darunter fällt auch das digitale Vertragsmanagement.

• Geeignet für: Unternehmen, die ganzheitlich digitalisieren wollen
• Funktionen: Digitale Formulare, Mobile Apps, Robotic Process Automation, eSignature uvm.
• Preis: Auf Anfrage
• Demo-Version: ja

ContractBook

Mit ContractBook kannst du Verträge über den gesamten Lebenszyklus hinweg begleiten und überprüfen. Dabei kannst du jeden Teil durch datengestützte Dokumentautomatisierung digitalisieren.

• Geeignet für: Businesses, Anwälte
• Funktionen: Unendlich viele Verträge generieren, unterschreiben und aufbewahren, Task Management-Features, Verhandlungs-Features, Zusammenarbeit im Team, mit Gästen etc.
• Preis: Ab 97€ bis 1200€/Monat
• Demo-Version: ja 

Ironclad

Der Anbieter Ironclad bringt das Digital Contract Management in den USA auf ein neues Level. Die AI ist auf das Erstellen von Verträgen spezialisiert und auch die weiteren Features rund um den Vertrags-Cycle unterstützen dich bei der Verwaltung. 

• Geeignet für: Alle Unternehmen
• Funktionen: AI-Power zum Erstellen von Verträgen, Workflow Designer, Editor in der Ironclad CLM Software enthalten, Embedded Contracts und Reportings
• Preis: Nur auf Anfrage
• Demo-Version: ja

ContractZen

ContractZen bezeichnet sich als deine All-In-One digitale Gouvernante. Mit dabei ist nicht nur das digitale Vertragsmanagement, sondern auch ein 100% papierloses Board-Portal, professionelles VDR und die digitale Unterschrift.

• Geeignet für: Alle Unternehmen, auch remote arbeitend
• Funktionen: Mobile Verfügbarkeit der Verträge, Volltext-Suche mit OCR, automatische Erinnerungen, Verträge per Mail hinzufügen etc.
• Preis: Ab 9,50$ bis 1800$/Monat
• Demo-Version: ja

ContractWorks

Mit ContractWorks kannst du die Vertragssichtbarkeit erhöhen, Risiken minimieren und dafür sorgen, dass Vertragserneuerungen immer pünktlich ablaufen.

• Geeignet für: Alle Unternehmen
• Funktionen: Reports einstellen, Erinnerungen und Benachrichtigungen, OCR und Advanced Search-Tools, elektronische Signatur, AI-Unterstützung uvm.
• Preis: Ab 600$ bis 1000$/Monat
• Demo-Version: ja

PandaDoc

Bei PandaDoc kannst du deinen Dokumenten-Workflow verbessern und für höhere Produktivität und eine tolle Erfahrung für deine Kunden sorgen.

• Geeignet für: Teams mit schnellen Workflows
• Funktionen: Schnell Dokumente bearbeiten und versenden, von Erfahrungen des Anbieters profitieren, Insights für bessere Übersicht, integrierter Workflow zur Unterstützung uvm.
• Preis: Ab 19$ bis 49$
• Demo-Version: ja

edoc

edoc macht dir die Aufgaben und Herausforderungen im Bereich Vertragsmanagement einfach. Dabei besteht die Basis aus d.3ecm oder SharePoint/SharePoint Online aus Microsoft 365.

• Geeignet für: Unternehmen, die viel mit Verträgen, Archivierung und Akten zu tun haben
• Funktionen: Zugriff jederzeit, Bündelung aller Aktivitäten im Vertragsvorgang, aktive Unterstützung in allen Vertragsphasen, Fristenverwaltung uvm.
• Preis: Auf Anfrage
• Demo-Version: ja

Gatekeeper

Gatekeeper ist eine AI-basierte Plattform für das Vertragsmanagement. Der Großteil des Managements läuft über ein Dashboard.

• Geeignet für: Verkaufsteams, Sales-Teams, Finanzunternehmen, Anwälte, IT-Teams etc.
• Funktionen: Dashboard mit allen wichtigen Daten und Verträgen, automatisiertes Management von Verträgen, unbegrenzt viele digitale Unterschriften uvm.
• Preis: Ab 775$ bis 3325$/Monat
• Demo-Version: ja

Conga Contracts

Conga Contracts macht dein digitales Vertragsmanagement schnell und effektiv. Dabei sorgst du auch für positive Nutzer- und Kundenerfahrungen.

• Geeignet für: Jedes Unternehmen
• Funktionen: Vertragsrisiken implementieren, Anbieter-Support, Vertragsmanagement-ools für alle Stadien uvm.
• Preis: Auf Anfrage
• Demo-Version: ja

KDS Vertragsmanagement

Das KDS Vertragsmanagement vereinfacht die Prozessverantwortung und minimiert Risiken.

• Geeignet für: Selbständige, Startups, Mittelstandsunternehmen, Behörden und Ämter
• Funktionen: Vertragscontrolling, Fristenverwaltung, Finanzanalyse, Dokumentenmanagement
• Preis: Ab 990€ bis 3.990€, einmaliger Kaufpreis, von Nutzeranzahl abhängig
• Demo-Version: ja 

LECARE

LECARE ermöglicht dir mit wenigen Klicks den vollen Überblick über alle Vertragsdaten, Laufzeiten und Kündigungsfristen.

• Geeignet für: Unternehmen, die alle Informationen schnell und einfach zugänglich haben wollen
• Funktionen: Mobile App, automatische Benachrichtigungen, Erstellen, Managen und Aufrufen von Vertragsvorlagen, Dokumentenmanagementsystem uvm.
• Preis: Auf Anfrage
• Demo-Version: Auf Anfrage

BCIS

BCIS lässt sich leicht in jedes Unternehmensbüro integrieren.

• Geeignet für: Die Zusammenarbeit mit Lieferanten, Versorgern und Kunden
• Funktionen: Digitale Vertragsakte, Berechtigungen vergeben, Vertragslebenszyklus, Fristenkontrolle, Vorlagen uvm.
• Preis: Auf Anfrage
• Demo-Version: Auf Anfrage

KONICA MINOLTA

KONICA MINOLTA bietet eine professionelle Vertragsverwaltung mit mehr Transparenz und weniger Kosten.

• Geeignet für: Unternehmen, die mit dem Vertragsmanagement überfordert sind und eine einfache Lösung suchen
• Funktionen: Mehr Übersicht, reduzierte Papiernutzung, Fristeinhaltung, revisionssichere Archivierung uvm.
• Preis: Auf Anfrage
• Demo-Version: Auf Anfrage

ELO

ELO konzentriert sich auf Vertragsverwaltung, Vertragsprozesse, Auswertung und Controlling.

• Geeignet für: Alle Unternehmen
• Funktionen: Vertragsmanagement-Cockpit, Kalenderansicht, Vertragsverwaltung, Vertragscontrolling uvm.
• Preis: Auf Anfrage
• Demo-Version: Auf Anfrage

Fazit: Verträge digital verwalten

Du siehst, die Auswahl an Anbietern ist groß.

Bevor du eine Entscheidung triffst, kannst du die Meisten vorher kostenlos testen.

Je nachdem ob, du nur eine Software zum digitalen Vertragsmanagement oder direkt einen Anbieter für die komplette Digitalisierung deines Unternehmens suchst, kannst du deine Suche einschränken.

Hast du aber erstmal den richtigen Anbieter gefunden, wirst du das digitale Vertragsmanagement nicht mehr missen wollen!

Was hältst du von den Anbietern? Fehlt hier vielleicht noch einer? Schreib mir deine Meinung zu dem Thema gerne in die Kommentare!

Wenn du mehr wissen dazu wissen willst, wie du die Digitalisierung als Selbständige/r oder Geschäftsführer/in nutzen kannst, dann schau direkt mal bei Digital-Affin vorbei!

Denn wenn persönliche Treffen zum Abzeichnen eines Vertrages nicht möglich sind, bleibt nur noch der postalische Weg. 

Vor einiger Zeit war es noch gang und gäbe, für ein paar Tausend Euro, einen Vertrag per Express von A nach B zu schicken und wieder zurück. 

Zum Glück gibt es mittlerweile Möglichkeiten, Verträge digital abzuzeichnen und aufzubewahren. 

Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen. 

Ich erkläre dir in diesem Artikel, wie das funktioniert und welche Signatur-Anbieter dafür geeignet sind.

Bestehende Verträge scannen: Darauf musst du achten

Möchtest du bereits in Papierform bestehende Verträge digitalisieren, musst du auf ein paar Dinge achten. 

Alle gescannten Verträge müssen gemäß der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) rechtssicher und nachvollziehbar archiviert werden. 

Dafür müssen alle Daten und Informationen gut lesbar sein. 

Möchtest du das nicht selbst übernehmen, kannst du auf einen Scandienstleister setzen.

Entscheidend ist auch die digitale Ordnung: Deine Ablage muss logisch, systematisch und nachvollziehbar organisiert sein. 

Betriebsprüfer müssen einzelne Dokumente im System schnell und einfach finden können. 

Besonders wichtig: Deine digitalisierten Verträge müssen auf einer Plattform abgespeichert werden, die die Datenschutzbestimmungen der DSGVO erfüllt. 

Im besten Fall nutzt du dafür einfach eine Vertragsmanagement-Software.

Mit künstlicher Intelligenz das Vertragsmanagement optimieren

Verträge und das damit verbundene Verwalten bereiten dir Kopfzerbrechen? 

Künstliche Intelligenz kann dir bei der Digitalisierung des Vertragsmanagements helfen. 

Denn je nach Größe des Unternehmens befinden sich die Vertragsunterlagen auf unterschiedlichen Plattformen - das manuelle Durchsuchen und Sortieren der Dokumente ist zeitaufwändig und fehleranfällig. 

Dazu kommt: 

Laut einer DocuSign-Studie brauchen viele Unternehmen rund 20 Stunden, bis ein Vertrag fertig verhandelt ist. 

Grund dafür ist die benötigte Genehmigung der Rechtsabteilung - und die sieht sich dann häufig mit Fehlern in Vertragsklauseln konfrontiert, die durch manuelle Arbeit entstanden sind. 

Hier kommt die künstliche Intelligenz ins Spiel.

Die KI:

• identifiziert Compliance-Risiken
• spürt unseriöse Klauseln auf
• stellt sicher, dass die besten Gesamtbedingungen auf alle Verträge angewendet werden
• warnt vor Vertragsproblemen
• spart so Kosten und Zeit und macht den gesamten Prozess effizienter

Ein hervorragendes Beispiel dafür ist der Anbieter fynk. 

Mit KI-gestützten Analyseprozessen werden nicht nur potentielle Vertragsrisiken frühzeitig identifiziert, du bekommst auch einen detaillierten Bericht über Vertragsleistungen und Teamaktivität. 

Dank semantischer KI-Technologie werden alle kritischen Vertragspunkte schnell zusammengefasst. 

Du erhältst eine To-Do-Liste für Verhandlungen - und spart so wertvolle Zeit.

Elektronische Signatur: Dokumente digital unterschreiben

Spätestens, als während der Corona-Krise die meisten Mitarbeiter im Homeoffice arbeiteten, war klar:

Die digitale Signatur ist nicht nur immer und von überall durchführbar, sie spart auch noch Zeit und Ressourcen. 

Die sogenannte eIDAS-Verordnung (electronic IDentification, Authentication and trust Services) (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 definiert, was genau eine elektronische Signatur ist:

• sie liegt in elektronischer Form vor
• sie wird von einer natürlichen Person geleistet
• sie ist in dem signierten Inhalt enthalten oder damit verknüpft
• der Signierende hat die Unterschrift wissentlich verwendet

Grundsätzlich sind elektronische Signaturen genauso rechtsgültig wie die handschriftliche Unterschrift. 

Fast alle Dokumente können digital unterschrieben werden.

Nicht möglich ist das allerdings bei:

• Kündigungen (§ 623 BGB)
• Niederschrift der wesentlichen Arbeitsbedingungen (§2 NachwG)
• Dienstzeugnissen (§ 630 BGB, §109 GewO)
• Bürgschaftserklärung (§ 766 BGB)

Bei den Dokumenten, die elektronisch unterzeichnet werden dürfen, können bestimmte Anforderungen an die Signatur bestehen. 

Hier spricht man dann von den E-Signatur-Standards.

Unterschieden wird zwischen der einfachen elektronischen Signatur, der fortgeschrittenen elektronischen Signatur und der qualifizierten elektronischen Signatur.

Die einfache elektronische Signatur

Die einfache elektronische Signatur ist die grundlegendste Form der elektronischen Signatur. 

Sie basiert auf elektronischen Daten wie einer eingescannten Unterschrift oder einer digitalen Bestätigung. 

Obwohl sie leicht zu erstellen und zu verwenden ist, bietet sie nur begrenzten Schutz gegen Manipulation oder Fälschung, da sie nicht eindeutig einer Person zugeordnet werden kann.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur

Die fortgeschrittene elektronische Signatur geht einen Schritt weiter und bietet ein höheres Maß an Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit. 

Sie verwendet kryptografische Methoden, um die Identität des Unterzeichners zu verifizieren und sicherzustellen, dass die signierten Daten nachträglich nicht geändert werden können.

Die qualifizierte elektronische Signatur

Die qualifizierte elektronische Signatur ist die höchste Stufe der elektronischen Signatur. 

Sie basiert auf einem zertifizierten Signaturerstellungsgerät und wird von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt. 

Die qualifizierte elektronische Signatur bietet den höchsten Grad an Sicherheit und rechtlicher Gültigkeit. 

Sie erfordert eine persönliche Identifikation des Unterzeichners und gewährleistet die Integrität und Authentizität der signierten Daten.

Alles an einem Ort: Die digitale Vertragsakte

Die digitale Vertragsakte ist das zentrale Element des digitalen Vertragsmanagements: 

Hier werden Verträge und alle mit dem Vertrag zusammenhängenden Informationen und Dokumente gesammelt und strukturiert.

Dazu zählen:

• Stammdaten
• Dokumentversionen
• Aktenvermerke
• Unterlagen (z. B. Ausschreibungsunterlagen)
• Vorgänge (z. B. Freigaben, Fristen, Verlängerungen, Kündigungen)

Die digitale Vertragsakte hat zahlreiche Vorteile:

• Effiziente und zeitsparende Vertragsverwaltung: Innerhalb von Sekunden gelingt es dir, Vertragsdokumente elektronisch zu durchsuchen.
• Bessere Zusammenarbeit und Effizienz: Mehrere Benutzer können gleichzeitig auf die Verträge zugreifen, sie bearbeiten und kommentieren. Du kannst beispielsweise Feedback einholen, Änderungen vornehmen und den Status der Verträge in Echtzeit verfolgen.
• Hohe Datensicherheit: Digitalisierte Vertragsakten bieten fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen wie Zugriffsbeschränkungen für digitale Dokumente, Verschlüsselung und Protokollierung von Aktivitäten.
• Nachverfolgbarkeit und Compliance: Du kannst Vertragslaufzeiten, wichtige Ereignisse und Erinnerungen automatisch einstellen. Dies hilft, Fristen einzuhalten, Vertragsverlängerungen zu planen und rechtliche Risiken zu minimieren.

Von überall erreichbar: Die digitale Personalakte

Alle wichtigen Personaldaten und Unterlagen an einem Ort - und das jederzeit und von überall aus. 

Mit der digitalen Personalakte wird das möglich. 

Sie ersetzt die traditionellen Papierakten und bietet eine Vielzahl von Vorteilen.

• Verbesserte Zugänglichkeit: Mit der digitalen Personalakte kannst du alle Mitarbeiterdaten elektronisch speichern und mit wenigen Klicks darauf zugreifen. Das spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht auch ein schnelleres und effizienteres Arbeiten.
• Platzersparnis: Papierakten nehmen oft viel Raum in Anspruch und erfordern umständliche Archivierungssysteme. Mit der digitalen Personalakte hast du Platz für das, was wirklich wichtig ist.
• Höherer Sicherheitsstandard: Mit Zugriffsbeschränkungen und verschlüsselten Daten kannst du sicherstellen, dass nur autorisierte Personen auf die Mitarbeiterinformationen zugreifen können. Außerdem werden Änderungen und Aktivitäten protokolliert.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Mehrere Personen können gleichzeitig auf die digitale Personalakte zugreifen, so werden Kommunikation und Informationsaustausch erleichtert.
• Leichtere Verwaltung und Verarbeitung von Dokumenten: Du kannst Verträge, Zeugnisse, Gehaltsabrechnungen, Änderungen oder Kündigungen und andere relevante Dokumente digital ablegen und organisieren. Die Suche nach bestimmten Informationen wird durch Stichwörter und Filteroptionen vereinfacht.

Fristenmanagement: Bedeutung und digitale Lösungen

Die Fristen und Termine aller laufenden Verträge im Blick zu behalten: 

Darum geht es beim Fristenmanagement. 

Außerdem gehören dazu:

• Dokumentation der Fristen, Kündigungstermine und Aufgaben, die sich aus laufenden Verträgen ergeben
• rechtliche Vorgaben
• Benachrichtigung der Personen, die für die einzelnen Fristen, Aufgaben und Termine zuständig sind

Wird das Fristmanagement vernachlässigt oder schleichen sich Fehler ein, kann das hohe Kosten zur Folge haben. 

Die Lösung: 

Digitales Fristenmanagement, dass dich automatisch an alle wichtigen Termine erinnert. 

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Alle Termine mit mobilem Zugang: Alle berechtigten Mitarbeiter können jederzeit darauf zugreifen.
• Angaben aus Verträgen werden automatisiert und in den Fristenkalender übernommen.
• Bei Deadlines, Laufzeiten und Vertragsfristen werden alle Mitarbeiter rechtzeitig informiert.
• Dank elektronischer Suchfunktion findest du alles mit nur wenigen Klicks.

Ablage und Archivieren gemäß DSGVO

Wenn es um die digitale Ablage und Archivierung von Verträgen gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geht, gibt es einiges zu beachten:

1. Digitale Verträge müssen sicher und geschützt gespeichert werden. Verwende eine zuverlässige und sichere Dokumentenmanagement-Software oder eine cloudbasierte Plattform, die eine verschlüsselte Datenübertragung und Speicherung bietet.
2. Zugriffsbeschränkung nur für autorisierte Personen inklusive Zugriffsprotokollierung.
3. Aufbewahrung gemäß der Aufbewahrungsfristen der DSGVO: Die DSGVO enthält bestimmte Anforderungen, wie lange personenbezogene Daten im Archiv aufbewahrt werden dürfen. Stelle sicher, dass du diese Fristen einhältst und Verträge nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sicher und endgültig löscht.
4. Datenschutz und die Datensicherheit: Beachte, dass personenbezogene Daten in den Verträgen sensibel sind und angemessene Schutzmaßnahmen erfordern, um unbefugten Zugriff oder Verlust zu verhindern.

Vertragsmanagement-Software: Funktionen und Vorteile

Eine Vertragsmanagement Software, oder auch Contract Lifecycle Management (CLM) System ist eine Softwareplattform, die dein Unternehmen dabei unterstützt, den gesamten Lebenszyklus von Verträgen zu verwalten.

Der Lebenszyklus eines Vertrags umfasst typischerweise mehrere Phasen, von der Verhandlung und Erstellung über die Unterzeichnung und Ausführung bis hin zur Überwachung, Verlängerung oder Kündigung des Vertrags.

Ein CLM-System automatisiert und zentralisiert den Vertragsprozess, indem es verschiedene Funktionen und Tools bereitstellt. 

So hast du alle deine Verträge immer im Blick - Geschäftsprozesse werden beschleunigt und du kannst dein Vertragsmanagement nachhaltig optimieren.

Das sind die wichtigsten Funktionen, die eine Vertragsmanagement-Software bietet:

• zentrale Speicherung und Organisation von Verträgen
• elektronische Vertragserstellung, Bearbeitung und Unterzeichnung
• Verträge automatisiert digital verwalten mit Benachrichtigungen für wichtige Termine
• Zusammenarbeit und Kommunikation durch Mehrbenutzerzugriff und Kommentarfunktionen
• Sicherheitsmaßnahmen wie Zugriffsbeschränkungen und Verschlüsselung
• Integration von elektronischen Signaturen für rechtsgültige Unterzeichnung
• Such- und Filterfunktionen für schnellen Zugriff auf bestimmte Verträge
• Verfolgung von Änderungen und Aktivitäten für bessere Transparenz
• anpassbare Vorlagen für die schnelle Erstellung von Verträgen
• Compliance-Funktionen zur Einhaltung rechtlicher Anforderungen

Das sind die wichtigsten Vorteile, die eine Vertragsmanagement-Software bietet:

• effiziente Vertragsverwaltung an einem zentralen Ort
• schneller Zugriff und Suche nach Verträgen und Informationen
• automatisierte Benachrichtigungen für wichtige Termine und Fristen
• elektronische Erstellung, Bearbeitung und Unterzeichnung von Verträgen
• verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Teammitgliedern
• höhere Sicherheit durch Zugriffsbeschränkungen und Verschlüsselung
• Einhaltung von rechtlichen Anforderungen und Fristen
• bessere Transparenz durch Verfolgung von Änderungen und Aktivitäten
• reduzierter Papierverbrauch und physischer Speicherbedarf
• Zeitersparnis und erhöhte Produktivität bei der Vertragsverwaltung

Die Anbieter im Vergleich

Es gibt zahlreiche Anbieter für das digitale Verwalten und die Digitalisierung von Verträgen und auch für das Erstellen einer Digitalen Signatur. 

Diese Anbieter sind mir bei meiner Recherche besonders aufgefallen: 

ContractHero

Volle Kontrolle über alle Verträge: ContractHero macht es möglich. Mit der intuitiven Vertragsmanagement-Software kannst du alle Verträge übersichtlich und automatisiert verwalten. Die COR-Funktion ermöglicht es dir, Dokumente schnell und einfach zu scannen und Texte und Daten herauszulesen. Dank automatischer Erinnerungen und klarer Verantwortlichkeiten verpasst du keine Fristen mehr und behältst jederzeit den Überblick – selbst bei komplexen Vertragsstrukturen.

Wichtige Funktionen:

• Fristverwaltung auf Autopilot
• Zugriffsrechte unkompliziert steuern
• elektronische Signatur
• DSGVO-konform
• automatische Erinnerungsfunktionen

Preis: kostenlose Demoversion, Preise individuell auf Anfrage

fynk

Mit fynk Verträge für sich arbeiten lassen - und gleichzeitig den Erfolg maximieren. Das gelingt mit einem umfangreichen Layout-Editor, dynamischen Inhalten und Bedingungen, E-Signing, Zusammenarbeit in Echtzeit und zahlreichen Schnittstellen. Dank künstlicher Intelligenz kannst du deinen Contract Lifecycle unterstützen - und so wertvolle Zeit sparen.

Wichtige Funktionen:

• Lebenszyklus von Verträgen automatisieren
• elektronische Signatur
• Vertragsvorlagen
• mit KI Verträge automatisiert prüfen
• DSGVO-konform
• zahlreiche Schnittstellen

Preis:

fynk bietet einen kostenlosen Einstieg und drei kostenpflichtige Tarife ab 19€ pro Nutzer und Monat – mit Funktionen wie KI-gestütztem Vertragsmanagement, Automatisierungen und Branding – sowie einer 14-tägigen Testphase und individuellen Enterprise-Konditionen.

Fabasoft

Einfach schnell Verträge managen - das verspricht Anbieter Fabasoft. Nutzer können aus Datenlocations in Deutschland, Österreich oder der Schweiz wählen und auch mit externen Usern unkompliziert zusammenarbeiten. Der Arbeitsort ist dabei ganz egal - dank mobiler App funktioniert Vertragsmanagement bei Fabasoft von überall aus.

Wichtige Funktionen:

• Verträge erstellen mit Textbausteinen und Klauselbibliothek
• Verträge erfassen per drag-and-drop
• elektronische Signatur
• DSGVO-konform

Preis: kostenlose Testversion, dann 750 Euro pro Monat

Skribble

Mit einer Signatur-Software, wie der von Skribble, verwaltest du und signierst du deine Verträge in kürzester Zeit. 

Der Prozess ist simpel: Arbeitsvertrag, Kaufvertrag oder anderes Dokument als PDF hochladen, Signierende einladen und digital per EES, FES oder QES unterschreiben. 

Wichtige Funktionen: 

• alle gängigen Signaturtypen (EES, FES, QES)
• Auf Smartphone, Tablet oder Computer signieren
  
• reibungsloser digitaler Unterschriften-Prozess

Preis: 14 Tage lang kostenlos testen, anschließend Tarife ab 9 € pro Monat

Trackado

Vertragsmanagement leicht gemacht - das verspricht Trackado. Der Anbieter ermöglicht nicht nur Vertragsverwaltung jederzeit und von überall aus, Nutzer haben immer den Überblick über Deadlines und finanzielle Bewegungen. Dank der Cloud-Lösung müssen Anwender keine aufwändigen Apps installieren.

Wichtige Funktionen:

• Cloud-Lösung
• Workflows erstellen
• elektronische Signatur
• hoher Sicherheitsstandard

Preis: Kostenlos bei einem User, dann ab 39 $ monatlich

INHUBBER

Besonderes Augenmerk auf Sicherheit legt INHUBBER: Eine zuverlässige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, einen Zugang per Zwei-Faktor-Authentifizierung und Hosting auf deutschen Servern. Dazu kommt der Einsatz von künstlicher Intelligenz, automatische Dokumentenanalysen und Terminüberwachungen.

Wichtige Funktionen:

• Cloud-Lösung mit Blockchain-Technologie
• DSGVO-konform
• elektronische Signatur
• hoher Sicherheitsstandard

Preis: kostenlose Demoversion

Juro

Vertragsmanagement von Anfang bis Ende - mit Anbieter Juro wird das ganz einfach. Nutzer können hier nicht nur Verträge mit wenigen Klicks erstellen, sondern auch überprüfen, verhandeln, unterschreiben, archivieren und kündigen oder verlängern. Alles an einem Ort, alles jederzeit erreichbar.

Wichtige Funktionen:

• automatisierte Vorlagen
• zahlreiche Schnittstellen
• elektronische Signatur

Preis:

kostenlose Demoversion verfügbar

Ironclad.ai

Die weltweit fortgeschrittenste CLM-Software - damit wirbt Anbieter Ironclad. Dank künstlicher Intelligenz analysiert Ironclad alle deine Verträge, du kannst neue Verträge erstellen und verhandeln. Du hast jederzeit den Überblick über alle Verträge deines Unternehmen - effizient von Anfang bis Ende.

Wichtige Funktionen:

• automatisierte Vorlagen
• zahlreiche Schnittstellen
• künstliche Intelligenz
• elektronische Signatur
• hoher Sicherheitsstandard

Preis: kostenlose Demoversion

Fazit: Verträge effizient verwalten mit der passenden Software

Je nach Unternehmensgröße fallen hunderte bis tausende Verträge an - und alle wollen verwaltet, aufbewahrt und überprüft werden. Eine Aufgabe, die manuell viel Zeit in Anspruch nimmt und vor allem fehleranfällig ist. Eine professionelle Software schafft da Abhilfe. Du kannst Verträge erstellen, verhandeln, anpassen und kündigen, du hast alle Fristen im Blick und kannst zusammen mit deinen Mitarbeitern jederzeit Veränderungen vornehmen. Effizient, schnell, unkompliziert.

Du möchtest mehr Inspiration im Bereich Digitalisierung für Selbstständige und Geschäftsführer? Dann schau gerne in die passende Kategorie auf Digital Affin!

Wenn du dann auch noch eine Frist verpasst, ist der Ärger groß.

Die digitale Vertragsverwaltung sorgt dafür, dass das nicht passiert und du bestehende und neue Verträge im Griff hast und den Überblick über wichtige Vertragsinhalte und Fristen behältst.

Was dahintersteckt und wie dein Unternehmen davon profitiert, zeige ich dir jetzt.

Was versteht man unter (digitaler) Vertragsverwaltung?

Die Vertragsverwaltung ist Bestandteil des Vertragswesens in Unternehmen – genauer gesagt ist es neben dem Vertragscontrolling ein wichtiges Teilgebiet des Vertragsmanagements.

Während das Vertragsmanagement darauf abzielt, den gesamten Vertragslebenszyklus von der Erstellung bis zur Archivierung abzubilden, hat die Vertragsverwaltung das Ziel, vertragsrelevante Informationen zu strukturieren und die Arbeit mit bestehenden Verträgen einfacher zu gestalten.

Bei der digitalen Vertragsverwaltung erreichst du dieses Ziel unter Einsatz von Softwarelösungen. Allerdings geht es dabei um mehr als nur die Digitalisierung von Verträgen oder das Erstellen von digitalen Signaturen.

Sehen wir uns doch einmal an, was alles unter die digitale Vertragsverwaltung fällt.

Diese Aufgaben gehören zur digitalen Vertragsverwaltung

Um Transparenz bei deinen Vertragsdokumenten zu erreichen, musst du im Rahmen der Vertragsverwaltung verschiedene Aufgaben erledigen:

• Du musst die wichtigsten Inhalte zentral und digital erfassen. Dazu gehören neben den Vertragsparteien auch Fristen und Pflichten, die sich aus einem Vertrag für dein Unternehmen ergeben und die es zu überwachen gilt.
• Wichtig ist außerdem, zu wissen, wer in deinem Unternehmen für die Einhaltung der Vertragsvereinbarungen verantwortlich ist.
• Eine weitere Aufgabe im Zusammenhang mit der digitalen Vertragsverwaltung ist das rechtskonforme Archivieren der Verträge.

Da Unternehmen heute zahlreiche Vereinbarungen mit Beschäftigten, Partnern, Freelancern, Lieferanten und Softwareanbietern treffen, ist eine digitale Vertragsverwaltung unverzichtbar – sonst verlierst du früher oder später den Überblick.

Verträge digital verwalten: Das sind die Vor- und Nachteile

Eine digitale Vertragsverwaltung ist die Grundlage dafür, dass du Angebote vergleichen, Rechnungen korrekt stellen und Fristen einhalten kannst.

Außerdem hilft dir die Digitalisierung von Aufgaben der Vertragsverwaltung dabei, Prozesse zu automatisieren und Verträge strukturiert und übersichtlich zu organisieren.

Das alles wirkt sich positiv auf dein Unternehmen aus und bietet Vorteile in verschiedenen Bereichen:

Effizienz

Im Vergleich zur traditionellen papierbasierten Vertragsverwaltung lassen sich bei der digitalen Variante viele Workflows automatisieren. Das entlastet dein Team und verbessert deine Produktivität.

Zeit

Durch hohe Transparenz über Vertragsinhalte, Vereinbarungen und Verantwortlichkeiten findest du in Sekundenschnelle alle Informationen, die du suchst und weißt, an wen du dich bei Fragen wenden kannst. Das spart im Alltag viel Zeit.

Risiken

Verträge bergen gewisse Risiken, wenn sie nicht eingehend geprüft und korrekt eingehalten werden. Mit digitaler Vertragsverwaltung behältst du immer den Überblick über Fristen und Verpflichtungen, verhinderst Vertragsverletzungen und reduzierst rechtliche Risiken.

Kosten

Mehr Effizienz und weniger Risiken bedeuten für dich, dass du Kosten sparst. Dazu trägt auch die Tatsache bei, dass die digitale Vertragsverwaltung Papierkosten spart und du weniger Platz zum Aufbewahren deiner Dokumente benötigst.

Zusammenarbeit

Wenn du deine Verträge digital verwaltest, lassen sie sich einfacher teilen, was die Zusammenarbeit verbessert. Nebenbei verbessert sich übrigens auch die Beziehungen zu Partnern und Lieferanten, wenn du dank digitaler Vertragsverwaltung deine Vertragspflichten pünktlich und korrekt erfüllst.

Eine Erhebung aus dem Jahr 2020 hat gezeigt, dass Unternehmen mit schlechter Vertragsverwaltung jährliche Einbußen von rund 9 % ihres Gesamtumsatzes hinnehmen müssen.

Wenn du die digitale Vertragsverwaltung für effizientere Vertragsprozesse nutzt, amortisieren sich die Kosten für eine entsprechende Lösung im Handumdrehen. Außerdem hilft dir die digitale Vertragsverwaltung, Fristen aus Verträgen einzuhalten und Vertragsstrafen zu umgehen.

Diese Punkte solltest du bedenken, wenn du deine Verträge digital verwaltest

Um von all den genannten Vorteile zu profitieren, brauchst du eine Softwarelösung zum Digitalisieren deiner Verträge. Außerdem muss sichergestellt sein, dass dein Team Verträge rechtssicher elektronisch unterschreiben kann.

Das alles erfordert gründliche Recherche nach dem richtigen Anbieter und ist natürlich mit initialen Kosten verbunden. Außerdem müssen sich deine Mitarbeiter umstellen, wenn sie in Zukunft mit einem Vertrags-Tool arbeiten sollen.

Wenn du

• die Digitalisierung der Vertragsverwaltung frühzeitig kommunizierst,
• die beteiligten Stakeholder bei der Tool-Auswahl einbeziehst und
• ein umfassendes Onboarding sicherstellst,

könnt ihr jedoch nach kurzer Zeit von den Vorteilen profitieren – und Kosten sparen.

Rechtliche Aspekte bei der digitalen Vertragsverwaltung

Vor der Einführung eines Tools für die Vertragsverwaltung musst du außerdem die rechtlichen Rahmenbedingungen beachten.

Folgende Punkte sind wichtig und sollten durch das Tool deiner Wahl abgedeckt sein:

• Datenschutz und Datensicherheit
• Compliance mit rechtlichen Anforderungen und Branchenvorschriften
• Vorgaben und Pflichten bei Archivierung und Aufbewahrung
• Revisionssicherheit und Möglichkeiten, Änderungen und Aktivitäten nachvollziehbar zu protokollieren

Mit welchen Anbietern kann man die Vertragsverwaltung digitalisieren?

Wenn du eine Softwarelösung suchst, mit der du deinen gesamten Vertragslebenszyklus digital und rechtlich sicher managen kannst, hilft dir unsere Liste der besten Vertragsmanagement-Softwarelösungen weiter.

Damit du Zeit sparst, stelle ich dir hier kurz 5 spannende Anbieter vor:

ContractHero

Der Anbieter ContractHero richtet sich an KMU und Startups verschiedener Branchen und unterstützt sie mit einem übersichtlichen Dashboard zur Vertragsverwaltung. Automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass du keine Fristen mehr verpasst.

Fabasoft Contracts

Fabasoft Contracts gibt mittleren und großen Unternehmen einen guten Überblick über alle Verträge. Die Vertragsverwaltung wird besonders durch das intelligente Auslesen von Daten und einer schnellen Stichwortsuche erleichtert.

fynk

Mit fynk können kleine und mittlere Unternehmen ihre bestehenden Verträge in kurzer Zeit per Massenimport importieren und so ihre digitales Vertragsverwaltung besonders effizient starten. Außerdem ist eine KI an Bord, die Vertragsinhalte analysiert und zusammenfasst.

Trackado

Mit Trackado, einer Software für kleine und große Unternehmen ist das Verwalten von Verträgen ganz einfach in der Cloud möglich. Verträge lassen sich klassifizieren und du kannst Berechtigungen für die Verwaltung vergeben.

INHUBBER

INHUBBER ist vor allem für Unternehmen im Bereich Immobilien, Einkauf, Vertrieb und Personal spannend. Neben verschiedenen Funktionen für das Vertragsmanagement lässt sich damit auch die Ablage deiner Verträge schnell und effizient erledigen. Innerhalb von Sekunden bekommst du außerdem eine Analyse der Vertragsinhalte.

So gelingt die Implementierung der digitalen Vertragsverwaltung

Wenn du schon entschieden hast, dass du ein Tool für die Verwaltung deiner Verträge nutzen möchtest, solltest du zunächst Anforderungen an die Software sammeln.

• Was sind die größten Zeitfresser bei der Vertragsverwaltung?
• Welche Schritte sollte das neue Tool vereinfachen?
• Welche Personen müssen mit der Software arbeiten?
• Welche Funktionen sind unverzichtbar?
• Wie viel willst du für die Softwarelösung ausgeben?
• Welche rechtlichen Punkte sind unbedingt zu beachten?

Sind diese Punkte geklärt, machst du dich auf die Suche nach passenden Anbietern und prüfst sie auf Herz und Nieren. Nutze unsere Vergleichsartikel und verschaffe dir einen Überblick darüber, in welchen Punkten sich die Anbieter unterscheiden.

Viele Softwarehersteller gewähren in Demos oder mit Testaccounts Einblicke in ihre Lösungen. Nutze diese Chance und lass vor allem die späteren Nutzer testweise mit der Software arbeiten.

Hast du dich für eine Software entschieden, kannst du damit beginnen, deine Verträge digital zu verwalten. Damit ist der Grundstein gelegt, um Schritt für Schritt den gesamten Vertragslebenszyklus zu digitalisieren und zu optimieren.

Fazit: Digitale Vertragsverwaltung als Chance sehen und nutzen

Es gibt viele Stellen im Unternehmen, die mehr Effizienz vertragen könnten. Gerade wenn dein Unternehmen von Fachkräftemangel betroffen ist oder deine Mitarbeiter über zu wenig Zeit für wichtige Aufgaben klagen.

Der Vertragsprozess folgt in der Regel immer den gleichen Abläufen – und ist deshalb wie geschaffen dafür, automatisiert zu werden. Mit einem Tool für die digitale Vertragsverwaltung gelingt es dir, deine bestehenden Verträge effizienter zu verwalten.

Du bekommst damit besseren Zugang zu Vertragsinformationen, mehr Überblick über Fristen und Vertragspartner und sparst eine Menge Zeit und Kosten.

Was ist deine Meinung zur digitalen Vertragsverwaltung?

Hast du schon Erfahrungen damit gemacht?

Ich bin gespannt, was du mir dazu in den Kommentaren berichtest.

Neben Verträgen gibt es noch viele weitere Bereiche, die sich in Unternehmen effizient digitalisieren lassen.

Wenn du wissen willst, welche das sind und wie du die Digitalisierung als Selbstständiger oder Geschäftsführer am besten nutzt, dann schau gleich mal bei Digital Affin vorbei!

Immerhin läuft sie über das Internet, was dir zwar mehr Spielraum und geringere Kosten ermöglicht, aber auch Raum für Fehler, mangelnden Datenschutz und Probleme mit dem Internet schafft.

Nichtsdestotrotz ist die VoIP Telefonie eine gute Möglichkeit, Geld zu sparen, effektiver zu arbeiten und auch Auslandskontakte ohne großen Aufwand zu pflegen.

Welche Vor- und Nachteile die VoIP Telefonie hat, warum du dir überlegen solltest, sie zu nutzen und für wen sich die Technik überhaupt eignet, erfährst du hier!

Was ist die VoIP Telefonie überhaupt?

Die Voice over IP Telefonie wird auch als IP-Telefonie oder Internettelefonie bezeichnet.

Dieser Begriff wird verwendet, wenn du nicht über einen anlogen Telefonanschluss telefonierst, sondern über das Breitband-Internet.

Rund 49 % der deutschen Unternehmen nutzen bereits VoIP. Da du diesen Artikel hier liest, gehörst du eventuell noch nicht dazu. Ist aber kein Problem, kann sich ja noch ändern.

Bei der VoIP-Telefonie ergeben sich dir verschiedene neue Möglichkeiten, wie zum Beispiel das flexible Hinzufügen oder Entfernen von Anschlüssen und Nummern in deine VoIP-Telefonanlage. Das ist praktisch, wenn sich die Mitarbeiterzahl in deinem Unternehmen immer mal wieder ändert.

Mit der passenden VoIP Software gelingt das alles reibungslos und mit geringem Aufwand.

Mehr zur VoIP Telefonie, der Suche nach einer Software und den besten Anbietern findest du im Artikel Schnell, flexibel und ohne Störung: So geht VoIP Telefonie!.

Vorteile der VoIP Telefonie: Das kannst du erwarten!

Der Umstieg auf die VoIP Telefonie hat viele verschiedene Vorteile, die dein Unternehmen weiterbringen können. Damit du alle Möglichkeiten ausschöpfen kannst, findest du im Folgenden die Vorteile der VoIP Telefonie.

Einfache Einrichtung und Konfiguration

Auch für Leute, die nicht technikversiert sind, eignet sich die VoIP Telefonie. Denn die Einrichtung und Konfiguration ist intuitiv und auch dann machbar, wenn du dich mit der Technik nicht zu 100% auskennst.

Praktisch ist außerdem, dass du bei der VoIP Telefonie nur den Router brauchst - und nicht, wie bei analogen Telefonanschlüssen DSL-Splitter oder NTBAs.

Einstellungen an der Telefonanlage selbst kannst du bei der VoIP Telefonie außerdem über die Web-Benutzeroberfläche vornehmen. Das geht von überall auf der Welt.

Geringere Kosten

Geld sparst du dadurch, dass du Telefonie, Internet und Mobilfunk in Einem hast. Dieses Komplettangebot bedeutet für dich geringere Kosten und dabei auch noch weniger Aufwand. Auch die Verbindungsentgelte sind günstiger. Betriebsinterne Telefonate sind auch häufig komplett kostenfrei.

Ein weiterer Kostenpunkt ist außerdem das Wegfallen von Wartung, Instandhaltung und anfallenden Updates. Mit einer Cloud-Telefonanlage sind auch diese Geschichte.

Keine oder kurze Mindestvertragslaufzeit bzw. Kündigungsfrist

Die meisten VoIP Anbieter punkten mit geringen Mindestlaufzeiten sowie einer kurzen Kündigungsfrist. Normalerweise handelt es sich hierbei um einen Monat.

Ortsunabhängigkeit

Bei der VoIP Telefonie ist es egal, wo du dich gerade befindest. Nur der Zugang zum Internet ist wichtig. Damit eignet sie sich auch für Homeoffice-Mitarbeiter und das Ausland. Und bei Problemen oder spontanen Telefonaten musst du nicht erst ins Büro fahren, sondern kannst direkt loslegen.

Extrem hohe Sprachqualität

Die Sprachqualität ist bei VoIP dank der High-Definition-Voice-Technologie sehr gut.

Davon kannst du aber nur profitieren, wenn du die VoIP-Hardware/ Software und den Router hast sowie der Gesprächsteilnehmer die HD-Voice unterstützt.

Höhere Geschwindigkeit

Durch die höhere Internetgeschwindigkeit wird der Datentransport verbessert. Beim Upload ist die Geschwindigkeit doppelt so hoch, wie bei einem ISDN-Anschluss. Außerdem sorgen höhere Bandbreiten von bis zu 100 Mbit/s für einen schnelleren Informationsaustausch zwischen Kunden, Partnern und z.B. Lieferanten.

Mehr parallele Gespräche möglich

Bei einem ISDN-Anschluss bist du auf maximal 2 parallele Gespräche beschränkt. Bei der VoIP Telefonie ist das nicht der Fall. Stattdessen richtet sich die Anzahl der gleichzeitigen Gespräche nach der Datenübertragungsrate und der Anzahl der gebuchten Telefonnummern.

Effektivere Kommunikation sowie Zusammenarbeit

Mit der VoIP Telefonie kannst du deine Mitarbeiter optimal miteinander vernetzen. Dabei spielt die ortsunabhängige Kommunikation eine große Rolle. So können deine Mitarbeiter nicht nur von überall aus problemlos miteinander kommunizieren, sondern zum Beispiel auch an Telefon- oder Videokonferenzen teilnehmen oder durch Screen- und File-Sharing ihre Daten und Bildschirme teilen.

Auch die Kundenkommunikation profitiert davon. Eine E-Mail-Benachrichtigung über einen verpassten Anruf samt Mailbox-Nachricht als Audiodatei machen Rückrufe und damit zufriedene Kunden besonders einfach.

Neue Features für zukunftsfähige Unternehmen

Ein weiterer Punkt, in dem die VoIP Telefonie der analogen voraus ist. Denn bei Ersterem ist die Technik deutlich weiter. So kannst du zum Beispiel deine Telefonanlage direkt in dein CRM-System einbinden. Anrufe aus dem CRM sind somit per Mausklick möglich. Auch alle wichtigen Kundeninformationen sind dann direkt vorhanden.

Die meisten Anbieter warten außerdem mit bis zu 150 Telefonfunktionen auf, aus denen du die für dich passenden auswählen kannst.

Nachteile der VoIP Telefonie

Wie bei jeder Entscheidung für oder gegen eine Veränderung, solltest du dir die Vor- und Nachteile bewusst machen. Denn nicht für Jeden ist die VoIP Telefonie auch geeignet.

Bist du dir über die Nachteile aber bewusst, kannst du gezielt vorsorgen und so trotzdem auf die VoIP Telefonie umsteigen, um die Vorteile nutzen zu können.

Abhängigkeit von der Internetverbindung

Die Vorteile der VoIP Telefonie kannst du nur nutzen, wenn die Internetverbindung gut ist.

Deshalb ist es wichtig, dass du in eine gute und schnelle Internetverbindung mit genügend Bandbreite investierst. Denn versagt das Internet, kannst du die VoIP Telefonie mit seinen Features nicht nutzen.

ISDN-Anlage muss ersetzt werden

Wenn du dir eine ISDN-Anlage angeschafft hast, musst du diese unter Umständen ersetzen. Das ist vor allem bei Anlagen der Fall, die über 5 Jahre alt sind.

Ist deine Telefonanlage jünger als 5 Jahre, kann es auch sein, dass sie neben ISDN- auch VoIP-fähig ist. Dann musst du sie natürlich nicht ersetzen.

Funktionsunfähigkeit bei Stromausfall

Fällt der Strom aus, hast du kein Internet mehr und kannst nicht telefonieren. Ein analoges Telefon bietet hier natürlich einen Vorteil.

Falls aber mal ein Stromausfall deine VoIP Telefonanlage lahm legt, kannst du auch einfach über das mobile Netz deines Smartphones weiter telefonieren, bis der Strom wieder da ist.

Probleme mit am Telefonnetz angeschlossenen Geräten möglich

Gesprächsdaten bei der VoIP Telefonie werden komprimiert und im Bezug auf die Sprachqualität optimiert. Das kann bei folgenden Geräten zu Problemen führen:

• Hausnotruf-Geräte
• EC/Kreditkarten-Automaten
• Faxgeräte

Um Probleme zu vermeiden, solltest du dich vor der Umstellung auf VoIP vom VoIP-Anbieter und dem Gerätehersteller beraten lassen. Diese können dir dabei helfen, den Umstieg möglichst reibungslos durchzuführen.

Sichere Passwörter sind ein Muss

Die VoIP Telefonie findet über das Internet inkl. Benutzerkonten statt. Diese müssen unbedingt mit einem sicheren Passwort geschützt werden.

Auch empfehlenswert ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung, die von vielen VoIP-Anbietern zur Verfügung gestellt wird.

Du siehst, die Nutzung der VoIP Telefonie hat viele Vorteile und ein paar Nachteile. Letztere kannst du aber gut umgehen, wenn du im Vorhinein bereits darüber Bescheid weißt.

Kurz zusammengefasst - das sind die Vorteile und Nachteile der VoIP Telefonie:

Du willst dich jetzt sofort mit den VoIP Anbietern beschäftigen? Die Besten befinden sich im Verzeichnis mit Erfahrungsberichten unter dem Stichwort VoIP Software und eine Auswahl jetzt hier.

Der Marktüberblick von VoIP-Anbietern

Der Markt ist groß und undurchsichtig. Daher haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, Licht ins Dunkel zu bringen und stellen dir hier die VoIP-Anbieter kurz und knapp einmal vor. 

CallOne

CallOne bietet dir eine leistungsstarke Cloud-Telefonanlage, die mit deinem Unternehmen mitwächst. Egal ob Einzelbüro oder Callcenter – du bekommst eine flexible Lösung mit vielen praktischen Features.

• Cloudbasierte Telefonanlage – kein Installationsaufwand, keine Hardware nötig
• Nahtlose Integration in Microsoft Teams
• Kompatibel mit Softphones, Browsern und klassischen Endgeräten
• KI-gestützte Anrufverteilung (ACD) für bessere Erreichbarkeit
• Intelligente Sprachmenüs (IVR) und Warteschleifen
• Echtzeit-Monitoring und umfangreiche Statistiken
• DSGVO-konformes Hosting in deutschen Rechenzentren
• Persönlicher Support und direkter Ansprechpartner
• 99,99 % garantierte Verfügbarkeit
• Skalierbar ab 10 Nutzer
• Cloud-Telefonanlage ab 4,95 € pro Nutzer/Monat
• Callcenter-Software als Pay-per-Use ab 0,039 €/Min.

Placetel

Als All-in-one Plattform rund ums Messaging wird Placetel in Unternehmen eingesetzt. VoIP-Telefonie ist dabei als Cloud Telefonanlage nur ein Teil der mächtigen Business-Software. 

• Professionelle Business-Kommunikation
• Cloud-Telefonanlage mit über 150 Funktionen.
• Integrationen mit CRM, ERP, Buchhaltungssoftware und Collaboration-Tools.
• Nahtlose Mobilfunkintegration und Premium-Funktionen wie Call-Center-Lösung
• Cloud-Telefonanlage ab 4,90 € pro Monat pro Nebenstelle zzgl. Verbindungsentgelte
• Flatrate für das deutsche Festnetz ab 4,00 € pro Monat bei drei oder mehr Nebenstellen
• Webex für Placetel: All-in-One-Kommunikationslösung mit Telefonie, Messaging und Meetings
• Videokonferenzen, 1:1-Chats, Gruppenchats, Whiteboarding und Breakout-Sessions
• Webex für Placetel für 16,90 € pro Monat pro Lizenz erhältlich

Yuutel

yuutel bietet ein Cloud-basiertes Telefonsystem für Unternehmen. So kannst du auf jedem Endgerät wie Tischtelefon, Smartphone oder Desktop mit der Büronummer telefonieren. Besonders ist, dass yuutel nicht nur eine Software bietet, sondern auch Netzbetreiber ist. Damit ist die Netz-Infrastruktur und Dienste-Infrastruktur perfekt aufeinander abgestimmt. 

Ein großes Augenmerk hat yuutel zudem auf den Kundenservice. Du sollst bei all deinen Fragen rund um bestens betreut sein. Zielgruppe von yuutel sind daher mittelgroße und große Unternehmen.

• Unterschiedliche Produkte wie yuu Phone, yuu Connect und yuu Line
• Ohne Vertragsbindung
  
• Passgenaue und flexible Lösung 
• Voice-to-Mail & Fax-to-Mail
  
• Instant Messaging
  
• 30 Tage kostenlos testen
• Ab 69 € pro Monat für 10 Kanäle/Teilnehmer
  

Inopla

Bei Inopla bekommst du eine moderne Telefonanlage für dein Unternehmen aus der Cloud. Neben klassischer Telefonie sind dabei auch Telefonkonferenzen, Click-to-Call, Mail2Fax & Fax2Mail und individuelle Lösungen geboten. 

• Intelligente Routenführung
• Sprachnachrichten, Anrufweiterleitung und mehr
• Flexibles cloudbasiertes System
• Integration mit anderen Telekommunikationslösungen
• Büronummer ohne Komplikationen mitnehmen
• Selbstlernende Anrufverteilung
• Preis: ab 8,50 € pro Nutzer und Monat

Sipgate

sipgate ist ein Anbieter von Cloud-Telefonanlagen und Telefonie-Lösungen für Unternehmen. Die Lösung ist benutzerfreundlich und bietet über 150 Funktionen. 

• Telefonanlage mit sehr vielen Features
• sipgate Softphone  
• MS Teams Telefonie
• Ab 12,95 € pro Benutzer / Monat

toplink

Mit toplink hast du einen Spezialist für digitale All-in-One-Business-Communications und Telefonie aus der Cloud. Das bedeutet, das neben einer Cloud Telefonanlage auch yourix, ein Business Communications Management System und SIP Trunks enthalten sind. 

• Mehrere Kommunikationskanäle, wie Telefone, Mails, Chatbot, etc.
• Verschlüsselte Übertragung in hoher Sprachqualität 
  
• Rufweiterschaltung, Rufnummernverwaltung, Abhören von Nachrichten, Voice Mail inkl. Benachrichtigung, uvm.
  
• Preise nur auf Anfrage

Fonial

Telefonanlage, Trunking, DSL und mehr gibt es bspw. auch bei fonial. Damit ist deine ISDN-Telefonanlagen definitiv abgelöst. Die Registrierung und der Erhalt einer Rufnummer ist ganz einfach. 

• Online Einrichtungsassistent
  
• Funktionen wie Fax2Mail/Web2Fax, Besetztlampenfelder, Konferenzen, Sprachmenü, mobile Integration, Mailbox
• Insgesamt rund 100 Funktionen
• Flatrates optional buchbar 
• Preise ab 2,90 € pro aktivierter Rufnummer / Monat

easybell

Mit easybell hast du einen Anbieter für Geschäftskunden und Privatkunden. Dabei wird sowohl Telefonie, als auch Internet zur Verfügung gestellt. Für Unternehmen gibt es vom Teams Connector bis zur Cloud Telefonanlage inkl. SIP Trunks ein breites Angebot. 

• Telefonie-Komplettlösungen für Unternehmen
• Cloud PBX mit allen Funktionen
  
• 50 externe Gespräche gleichzeitig führen
  
• Server in deutschen Rechenzentren
• ab 9,95 € pro Monat

Voys

Geschäftliche Telefonie steht bei Voys im Mittelpunkt. Sowohl für Selbstständige und Freelancer, als auch für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ist eine passende Lösung dabei. Über intelligente Routing-Funktionen bist du oder dein Team jederzeit optimal erreichbar. 

• Virtuelle Telefonnummer / Telefonzentrale
• VoIP App vorhanden
• CRM-Kopplung möglich
• ab 17,00 € pro Monat und Nutzer

sipload

Bei sipload bekommst du eine Cloud Telefonanlage, Telefonanschlüsse, SIP-Trunkanschlüsse oder einen Fax-Anschluss. Dabei werden sowohl Privat-und Geschäftskunden betreut. 

• Rufnummern aus allen Ortsnetzen
• Online bestellen
• Flexible Vertragslaufzeiten
• ab 6 € netto pro Monat / Nebenstelle

NFON

Beim Anbieter NFON bekommst du virtuelle Telefonanlagen und Unified Communications in der Cloud. Auf diese Weise kannst du von überall aus per Telefon, Video- und Bildschirmfreigabe oder Konferenzen kommunizieren. 

• Voicemail, Warteschleifen, Bildschirmfreigabe und CRM-Plattformen
  
• Operator Connect for Microsoft Teams
  
• Kostenlose Testversion
• Preise nur auf Anfrage

Wirecloud

Moderne B2B-Telefonie wird bei WIRECLOUD angeboten. Das beinhaltet die Cloud Telefonanlage mit flexibel buchbaren Nebenstellen, sowie auf Wunsch eine Integration zu MS Teams. 

• Funktionen wie Fax2Mail, Wartemusik und Besetztlampenfelder
• MS Teams Integration
• CRM System andocken bspw. Salesforce
• Rufnummernportierung
  
• Kostenlose Festnetznummer
• ab 2,50 € pro Monat / pro Endgerät

pascom ONE

pascom ONE ist ein auf Geschäftskunden spezialisierter VoIP-Anbieter. Neben der Cloud-Telefonanlage stehen auch Team-Messaging und Video-Web-Meetings im Fokus. Damit kannst du mobiles Arbeiten auch deinen Mitarbeitern im Home Office anbieten. 

• Mobile First Ansatz mit iOS und Android App
• Telefonanlage mit mehr als 150 Funktionen
• Unified Communications
  
• MS Teams-Integration
  
• 8,90 € pro Concurrent User und Monat, wobei 4 User Mindestabnahme sind

vio:networks

Der Anbieter vio:networks bietet Business-Telefonie für moderne Unternehmen. Du bekommst also eine Telefonanlage in der Cloud und kannst somit flexibel Nummern einrichten und von überall aus telefonieren. Deine Mitarbeiter sind also nicht auf Home Office oder Büro eingeschränkt. 

• Telefonanlage, Team-Chat, Video-Konferenzen
• Konfiguration der  virtuellen Telefonanlage im Browser
• Berliner Unternehmen mit Server in Deutschland
  
• 5 € je Nutzer und Monat

dus.net

Bei dus.net wirst du als Privatkunde und auch als Business-Kunde betreut. Eine Flatrate ins deutsche Festnetz steht dir zur Verfügung und du kannst mit der virtuellen Telefonanlage zahlreiche Features nutzen. 

• Endgeräte flexibel: IP-Telefone oder TK-Anlage wie eine FritzBox
• HD Qualität
• SRTP-Verschlüsselung
  
• Kostenloser Tarif
• Ab 7,20 € pro Monat

equada

Bei der equada steht neben der VoIP-Telefonie das gesamte Spektrum an Cloud-Lösungen für die Bereiche Infrastructure as a Service (IaaS), Voice-over-IP-Telefonie/SIP (Hosted-PBX, VoIP-Trunk) und Cloud-Diensten zur Auswahl. 

• SIP-Telefon oder Softclient-App
• Einbindung in CRM
  
• Operator Connect für MS Teams
• ab 4,55 € / Monat für 2 Sprachkanäle
  

byon

Bei byon bekomst du vieles rund um professionelle und zukunftsfähige Kommunikationslösungen aus der Cloud. Sei es für die Cloud-Telefonie oder eine Software ein Call- und Contact Center. Auch das Telefonieren mit Teams ist dabei abgedeckt. 

• Telefonie und Multichannel Contact
• Internationale SIP Trunks
  
• Telefon- und Videokonferenzen
  
• Preislisten auf der Website

Fazit: VoIP Telefonie eignet sich für Selbständige, Unternehmer und Privatnutzer!

Die VoIP Telefonie eignet sich eigentlich für jeden, egal ob Geschäftsführer, großes Unternehmen, Selbständige oder Privatnutzer. Je nach Anbieter kann Jeder von den Vorteilen der VoIP Telefonie profitieren.

Du bist dir unsicher, ob du die Einrichtung der VoIP Telefonie hin bekommst? Meine Anleitung zur Einrichtung der virtuellen Telefonnummer hilft dir dabei!

Und hast du erst einmal den richtigen Anbieter gefunden und den Umstieg hinter dir, willst du die VoIP Telefonie mit all ihren Funktionen und Vorteilen und nicht mehr missen.

Was hältst du von der VoIP Telefonie? Schreib mir deine Erfahrungen zur Nutzung und weitere Fragen, die noch offen geblieben sind, gerne in die Kommentare!

Wenn du wissen willst, welche Möglichkeiten die Digitalisierung für Geschäftsführer, Selbständige und Otto-Normal-Verbraucher noch so in petto hat, dann schau dich gerne auf Digital-Affin in der jeweiligen Kategorie um!

Wenn du dich bisher nicht oder nur wenig mit dem Thema beschäftigt hast oder einfach noch mehr wissen willst, dann ist dieser Artikel genau richtig für dich!

Im Folgenden erfährst du nicht nur, was VoIP Telefonie eigentlich ist und welche Voraussetzungen du dafür erfüllen musst, sondern auch, wie sie genau funktioniert und welche Anbieter du dir definitiv einmal ansehen solltest.

Los geht’s!

Was ist VoIP Telefonie?

Die VoIP Telefonie wird auch als Internet Telefonie oder IP-Telefonie bezeichnet.

Kurz gesagt telefonierst du bei der VoIP Telefonie nicht über einen analogen Telefonanschluss, sondern über einen Breitband-Internetanschluss.

Das hat zum Beispiel den Vorteil, dass du je nach Wachstum flexibel neue Anschlüsse und Nummern der IP-Telefonanlage hinzufügen oder entfernen kannst.

Außerdem wird nicht mehr als ein Internetanschluss benötigt - das macht das Telefonieren auch dann einfach, wenn du mal nicht im Büro, sondern im Homeoffice oder im Ausland bist.

So funktioniert die Internet Telefonie via VoIP

Der Vorgang der VoIP Telefonie unterscheidet sich in einigen Punkten von bei der analogen Telefonate.

Die Telefone werden nicht mehr in TAE-Buchsen, Telefondosen, eine ISDN-Box oder in einen Splitter eingestöpselt, sondern in einen DSL-Router oder ein VoIP-fähiges Kabelmodem.

Außerdem gibt es keine festen Telefonleitungen mehr. 

Stattdessen wird die Sprache in Form von Datenpaketen über das Internet versendet. Auch dabei findet - wie beim “normalen” Telefongespräch zuerst ein Verbindungsaufbau, dann eine Gesprächsübertragung und zum Schluss der Verbindungsabbau statt.

Damit das Ganze funktioniert, kommt das Session-Initiation-Protocol (SIP) zum Einsatz. 

Bei SIP-basierten Systemen verfügt jeder Teilnehmer über eine eigene SIP-Adresse. Diese ist mit einer Mail-Adresse vergleichbar.

Wenn du jetzt mit einem anderen Teilnehmer via VoIP telefonieren möchtest, musst du seine IP-Adresse kennen. Beide Teilnehmer müssen sich mit ihrem Endgerät mit ihrer IP-Adresse, ihrem Benutzernamen und Passwort beim Registrar-Server anmelden.

Durch diese Anmeldung hat der Nutzer folgende Möglichkeiten:

• Ortsunabhängiges Telefonieren
• Weltweite Anmeldung an jedem SIP-Endgerät
• Auf alle Telefondienste zugreifen
• Eigene Rufnummer behalten

Wurde die Verbindung zwischen den beiden Endgeräten erfolgreich aufgebaut, läuft die Kommunikation auch über diese Geräte und nicht mehr über den SIP-Server.

Soll das Gespräch nun beendet werden, sendet ein Endgerät das entsprechende SIP-Paket an seinen Server. 

Der Server schickt dann eine Nachricht an das andere Endgerät über den Verbindungsabbau und das Gespräch wird beendet.

Das Ganze sieht - natürlich vereinfacht dargestellt - dann so aus:

VoIP nutzen: Das brauchst du dafür!

Es gibt nicht viele Bedingungen für eine problemlose Nutzung der VoIP Telefonie.

Die Voraussetzungen sehen so aus:

• Schnelle, stabile Internetverbindung (100 kbit/s pro Sprachkanal in Sende- und Empfangsrichtung)
• VoIP-fähige Hardware (Computer, Laptop, Smartphone, IP-Telefon, analoges Telefon mit ATA- oder ITA-Adapter)
• Der passende VoIP-Telefon-Anbieter

Du hast alles Nötige und willst die VoIP Telefonie jetzt direkt nutzen? Dann schau dir doch gleich meine Anleitung an, wie du deine virtuelle Telefonnummer einrichten kannst!

Kriterien, die du bei der Auswahl deines VoIP-Anbieter beachten solltest

Bevor du dich jetzt direkt auf die Suche machst, solltest du noch festlegen, was der VoIP-Telefon-Anbieter für dich mitbringen soll.

Wichtige Punkte, auf die du achten solltest, sind:

• Datenschutz: Der Anbieter sollte sich an die europäischen Datenschutzrichtlinien halten und Daten innerhalb des Systems verschlüsseln.
• Hohe Ausfallsicherheit: Die Cloud Telefonanlage sollte redundant gehostet und eine Verfügbarkeit von über 99% mitbringen. So stellst du eine leistungsfähige, sinnvolle und verlässliche Telefonielösung sicher.
• Preis-Leistungs-Verhältnis: Wichtig ist zum Beispiel eine geringe Mindestlaufzeit, um die Kosten niedrig zu halten. Eine minutengenaue Abrechnung der ausgehenden Verbindungen ermöglicht dir, die Bedürfnisse deiner Kunden individuell abzudecken.
• Skalierbarkeit: Die Funktionen und Angebote sollten individuell an das Unternehmen angepasst werden können. Von Vorteil ist es auch, wenn die VoIP-Telefonie mit dem Unternehmen mitwachsen kann.
• Funktionsumfang: Je nachdem, wofür du die VoIP Telefonie nutzen willst, benötigst du unterschiedliche Funktionen. Schau dich bei den Anbietern um und entscheide, welche Funktionen wichtig sind.

Bist du dir über alles im Klaren, kannst du dich nach einem passenden VoIP Telefonie-Anbieter umsehen!

Das sind die besten VoIP Anbieter!

Wenn du dich mit den Vorteilen und Nachteilen von VoIP auseinander gesetzt hast und dir die Voraussetzungen und dir die Kriterien bekannt sind, die ein guter VoIP-Anbieter mitbringen muss, dann kannst du mit der Suche loslegen! 

Folgende Auflistung der besten VoIP-Telefon-Anbieter hilft dir dabei.

CallOne

Die intuitiv zu bedienende Plattform CallOne bietet dir eine Cloud-Telefonanlage mit 99,999 % Erreichbarkeit. Zur Nutzergruppe gehören dabei sowohl Unternehmen aus dem Enterprise-Sektor und dem Mittelstand, wie auch Fast-Growing Startups. 

• Diverse Einsatzmöglichkeiten, wie Teams Telefonie, Tischtelefon, Softphone, Browsertelefon und Mobilfunk
• Integrationen zu zahlreichen CRMs, wie Hubspot, Salesforce, Pipedrive und mehr
• Visuelle Aufbereitung der Nutzungsdaten 
• Persönlicher Support 
• Telefonie mit deutschem Datenschutz
• Preise ab 10 Usern für 4,95 € pro User / Monat

Placetel

Placetel eignet sich vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen. Außerdem kannst du deine traditionelle Telefonanlage ganz einfach via SIP-Trunk an das Internet anbinden.

• Cloud-Telefonie: Telefonanlagen, Anrufsteuerung & Routing, Sprachwahlmenü, Voicemail
• Mehr als 150 Funktionen
• Mitarbeiter flexibel hinzufügen
• Endgeräte automatisiert anbinden
• Einrichtung, Verwaltung, Bestellungen online im Webportal managen
• Preis: Ab 2,90€ pro Monat pro Nebenstelle
• Monatlich kündbar

yuutel

Bei yuutel bekommst du eine VoIP-Telefonnummer für dein Unternehmen. Der Anbieter ist auf Business-Telefonie spezialisiert und stellt eine flexible Telefonanlage für mittelgroße und große Unternehmen zur Verfügung. Du kannst internationale Rufnummern wählen und hast dazu intelligente Anruffunktionen. 

• Flexible und skalierbare Telefonie-Lösung
• Integrierbar in Microsoft Teams
• Telefonieren in weltweite Fest- & Mobilnetze
• Ausgezeichneter Support
• Preis: ab 6,90 € pro Monat

inopla

inopla ist auf Unternehmen ausgerichtet. Dabei kannst du zwischen den Endpunkten inopla VoIP und Teams wählen und diese auch kombinieren.

• Verschiedene Funktionen: Gruppenruf, Anklopfen-Funktion, Wahlwiederholung, Do Not Disturb, Mailbox, Anrufbenachrichtigung per E-Mail, Schnittstellen/ APIs etc.
• Telefonkonferenz, Selektive Gesprächsannahme, Black-/Whitelisten uvm.
• Preis: Ab 3,50€/Monat
• 30 Tage kostenlos testen

CLINQ

CLINQ bietet dir die Business-Telefonie für dein Team. Das Ganze läuft ohne Hardware oder Telefonanlage. Du kannst dich einfach einloggen und lostelefonieren.

• Mitarbeiter in Channels sortieren
• Festnetznummern für jeden Zweck festlegen
• Anzeige aller Live-Anrufe in den Channels inkl. der Kontaktinformationen
• Kontakte aus dem CRM in CLINQ importieren
• Import von: salesforce, Google, HubSpot, ActiveCampaign, pipedrive, Podio uvm.
• Eigene iPhone App
• Preis: Kostenlose Version; Premium Version für 29,95€/Monat pro Benutzer

Satellite

Satellite ist eine Mobilfunk-App, die sich vor allem an Einzelverbraucher richtet, sich aber auch zu Unternehmen passen kann. Das heißt, du telefonierst ohne Minuten-Tarife, SIM-Karte oder anderen Mobilfunk-Probleme.

• Kostenlos nutzbar
• Handynummer inklusive
• Parallel auf mehreren Geräten
• Telefonie in alle Netze (63 Länder weltweit)
• Rufnummermitnahme
• Voicemail
• Preis: Kostenlos oder Satellite Plus für 4,99€/Monat

sipgate

sipgate wartet mit über 150 Funktionen für die VoIP Telefonie auf. Mit dabei enthalten sind Festnetz, Mobilfunk, Fax und mehr.

• Visual Routing: Alle Rufnummern, Geräte und Weiterleitungen in einer Übersicht
• Keine externen Techniker:innen nötig
• Personalisierte Accounts für alle Mitarbeiter:innen
• Ereignisliste mit In- und Outbox
• Präsenz-Anzeige (Besetztlampenfeld)
• uvm.
• Preis: Ab 9,95€/Monat pro Nutzer
• 30 Tage kostenlos testen

Skype Connect

Mit Skype Connect kannst du die Vorteile der VoIP Telefonie auch über Skype nutzen. Du kannst Skype in dein SIP- oder VoIP-Telefonsystem integrieren, um Skype-Anrufe auf deinem Bürotelefon entgegennehmen zu können.

• Audio- und HD-Anrufe
• Anrufaufzeichnung und Liveuntertitel
• Intelligentes Messaging
• Telefonieren
• Bildschirmübertragung
• Private Unterhaltungen
• Preis: Kostenlos

Amazon Chime

Amazon Chime ist eine Erweiterung von Amazon. Damit kannst du in einem Tool innerhalb und außerhalb deiner Organisation Online-Meetings durchführen, chatten und Anrufe tätigen.

• Sprachanrufe
• Videoanrufe
• Bildschirmfreigaben
• APN-Partner: nextiva, LUMEN, T2M Works
• Nutzungsbasierte Preise, unterschiedlich je nach gewählten Funktionen
• Preis: Individuell, kann auf der Webseite erfragt werden

Aircall.io

Aircall.io ist ebenfalls für Unternehmen geeignet. Dabei ist die VoIP Telefonie einfach einzurichten, fördert flexibles Arbeiten und bietet eine einwandfreie Sprachqualität.

• Setup in wenigen Sekunden
• Integrierbar mit den wichtigsten Tools, z.B. einem CRM oder Helpdesk
• Echtzeitauswertung der Produktivität des Teams
• Telefonnummern und Teamstrukturen generieren
• Workflows optimieren
• Preis: Ab 30€/Nutzer im Monat

IT Boosting

IT Boosting bietet verschiedene Möglichkeiten, die Digitalisierung im eigenen Unternehmen umzusetzen. Dazu gehört auch die Teams Telefonie, die über Microsoft Office 365 nutzbar ist.

• VoIP Telefonie über Teams
• Individueller Support
• Buchung je nach Anzahl benötigter SIP-Kanäle
• Preis: Je nach Abo; startend bei 180€/Monat

Toplink

Toplink bietet Telefone für Unternehmen an. Dabei kannst du den IP-Telefonanschluss als SIP Business, SIP Business International, SIP Business for Skype oder SIP Business für Teams nutzen.

• Eigenes Paket je nach Anforderungen
• International: In über 60 Ländern verfügbar
• Internationale Rufnummermitnahme möglich
• Einen Zugangsaccount für alle Rufnummern
• Preis: Auf Anfrage

Easybell

Easybell wartet mit verschiedenen Vorteilen auf: Bandbreitengarantie, günstige Preise, keine Mindestlaufzeit und viele Telefonfunktionen.

• DSL-Anschlüsse mit bis zu 250 Mbit/s
• Durchwahlfähig, Nutzung von Rufnummernblöcke, weitere Telefonfunktionen
• Einfach bedienbare Cloud-Telefonanlage
• Minutenpakete
• Preis: Ab 39,95€/Monat
• Je nach Abo-Modell 30 Tage bis 1 Jahr kostenlos testen

TeamFON

TeamFON hat mit TeamSIP eine innovative Cloud-Telefonanlage. Dabei ist der Anbieter auf die Unternehmenskommunikation ausgerichtet.

• 100% aus der Cloud
• Beliebig skalier- und erweiterbar
• Mit einem Klick eingerichtet
• Bis zu 500 Funktions-Highlights
• Bessere Sprachqualität
• Abhörsichere Verschlüsselung
• Ausfallsicher
• Preis: Auf Anfrage

Telegra

Telegra richtet sich speziell an Callcenter-Unternehmen. Mit der VoIP Telefonie des Anbieters kannst du deinen Kundenservice auf das nächste Level bringen.

• Intelligente Rufnummer
• Integration von MS Teams
• Multichannel-Callcenter-Software
• Nahtlose Integration per Plugin in vorhandenes Salesforce, Freshdesk oder Zendesk
• Einsatz von künstlicher Intelligenz in Form eine VoiceBots möglich
• Preis: Auf Anfrage

fonial

fonial ist eine professionelle Telefonanlage aus der Cloud. Die einfache Preisgestaltung ermöglicht es dem Anbieter, die Funktionen sowohl für kleine als auch für große Unternehmen individuell anzupassen.

• Routing-Funktionen
• Paralleles Klingeln
• Besetztlampenfelder
• Mailbox
• Konferenzrufnummern
• Fax2Mail
• Web2Fax uvm.
• Preis: 3 Rufnummern kostenlos; danach 3,45€ pro Rufnummer/Monat + Mobilfunkgebühren

NFON

NFON ist mit seiner VoIP Telefonie namens Cloudya speziell auf die Businesskommunikation ausgerichtet. Dabei punktet der Anbieter mit der einfachen Einrichtung, dem flexiblen Vertrag und einer ISO-Zertifizierung für eine sichere Kommunikation.

• Geschäfte auf jedem Gerät tätigen
• Einfaches Interface, Drag & Drop Funktion
• Geo-redundante und ausfallsichere Infrastruktur
• Eine Telefonnummer und Voicemail für alle Mitarbeiter
• Video- und Screen-Sharing
• Einrichtung erfolgt durch den Anbieter
• Preis: Individuell je nach Funktionen, daher auf Anfrage
• Kostenlos testen

Fazit: Mit VoIP erfolgreich telefonieren!

Die Suche nach dem passenden Anbieter sollte sich mit den richtigen Informationen als nicht allzu schwer herausstellen. Wichtig ist, dass du die nötigen Voraussetzungen erfüllst und weißt, wofür du die VoIP Telefonie nutzen willst.

Du willst dir die Anbieter noch genauer ansehen? Dann findest du im Verzeichnis unter dem Stichwort VoIP Software direkt die Anbieter, die zu dir passen könnten. Schau vorbei und sieh dir an, was mit VoIP alles möglich ist!

Die Internettelefonie bietet viele Vorteile, die du nutzen kannst, wenn du dich darauf einlässt und den richtigen Service gefunden hast.

Also, worauf wartest du noch?

Was hältst du von den Anbietern der VoIP Telefonie? Nutzt du sie bereits oder fehlt hier sogar noch einer? Schreib mir deine Vorschläge sowie deine Meinung zum Thema VoIP Telefonie gerne in die Kommentare!

Wenn du mehr dazu wissen willst, wie du die Digitalisierung für Selbständige und Geschäftsführer umsetzen kannst, dann schau gerne in die entsprechende Kategorie auf Digital-Affin!

Überlegst du dir auch, ob du deinen Telefonanschluss zur Internettelefonie umstellen solltest?

Wenn du ein paar Dinge beachtest und dir der Veränderungen, die getroffen werden müssen, um den Umstieg erfolgreich zu bewältigen bewusst bist, kannst du die Vorteile der Internettelefonie voll ausschöpfen.

Dieser Artikel hilft dir dabei!

Was ist Internettelefonie überhaupt?

Oft werden die Begriffe Internettelefonie und VoIP Telefonie synonym verwendet. Das stimmt so aber eigentlich nicht! Denn die VoIP Telefonie ist nur eine Unterkategorie der Internettelefonie!

Dabei bezieht sich die VoIP Telefonie nur auf den reinen Sprachverkehr. Die Internettelefonie bezeichnet dagegen die IP-Paketvermittlungstechnologie, die von Internet-Telefonanlagen bzw. Cloud-Telefonanlagen zum Austausch von Informationen jeglicher Art verwendet wird.

Mehr dazu, was speziell die VoIP Telefonie ausmacht, erfährst du im Artikel Schnell, flexibel und ohne Störung: So geht VoIP Telefonie.

Die Internettelefonie umfasst neben der VoIP-Funktionen auch noch weitere Features, wie zum Beispiel zur Kommunikation oder für Faxlösungen.

Die 11 Argumente für einen Umstieg zur Internettelefonie!

Du überlegst jetzt, ob du auf die Internettelefonie umsteigen und deine analoge Telefonanlage austauschen sollst?

Hier sind 11 Argumente, die dich davon überzeugen, dass sich der Umstieg hin zur Internettelefonie und weg von der analogen Telefonanlage lohnt:

• Günstiger als analoge Telefonanlagen und das Festnetz
• Schnelle und einfache Einrichtung, Verwaltung und Erweiterung der digitalen Telefonanlage
• Ortsunabhängiger Zugriff auf die Telefonanlage, die sich in der Cloud befindet und webgehosted wird
• Bessere Sprachqualität durch Digitalisierung, Daten-Pakete und schnellere Übertragung dieser
• Mehr Flexibilität z.B. hinsichtlich Weiterleitungen, Anrufbeantwortern und Konferenzschaltungen
• Gesteigerte Mobilität und dadurch z.B. flexibel erreichbare Mitarbeiter aus dem Homeoffice, im Außendienst oder im Ausland
• Engere Kundenbindung durch jederzeit mögliche Telefonate oder Videokonferenzen
• Mehr Kontrolle beispielsweise durch das Sperren von Rufnummern
• Keine Einschränkungen durch weltweite Nutzbarkeit
• Kostenlose Nutzung verschiedener Internettelefonie-Anbieter, z.B. Skype

Auch eine Internettelefonie App kann ein großer Vorteil sein. So ist der Dienst auch nutzbar, wenn du nur Smartphone oder Tablet dabei hast. Viele Internettelefonie Anbieter haben auch eine App inklusive. Das sind zum Beispiel:

• Placetel
• Satellite
• Skype
• WhatsApp
• Viber
• Line
• KakaoTalk

Wenn du noch mehr Anbieter für die Internettelefonie kennenlernen willst, dann schau dir doch mal die Anbieter im VoIP Software Verzeichnis an!

Nachteile: Das erwartet dich bei der Internettelefonie

So ein Umstieg kann natürlich auch Nachteile haben. Viele lassen sich aber durch eine gute Vorbereitung verhindern.

Folgende Punkte solltest du im Hinterkopf behalten und dir Lösungen für den Fall der Fälle überlegen:

• Strom- oder Internetausfall: Ohne Internet funktioniert auch die Internettelefonie nicht. Alternativ nutzen kannst du zum Beispiel das Mobilfunknetz oder einen WLAN-Stick
• Ohne gleichmäßige und starke Internetverbindung mit hoher Bandbreite nutzt dir die Internettelefonie nichts. Damit Einhergehend kann hier der Wechsel des Anbieters hilfreich sein.
• Ohne eine gute Verschlüsselung drohen Probleme mit der Sicherheit und dem Datenschutz. Achte deshalb darauf, dass die Dienste des Anbieters gut verschlüsselt sind.
• Manche Geräte wie Hausnotruf- oder Faxgeräte können nicht mit der Internettelefonie gekoppelt werden. Das kannst du aber häufig beheben, indem du mit dem jeweiligen Gerätehersteller sprichst und dir beim Umzug helfen lässt.

Du siehst, Vorbereitung ist in diesem Fall alles, denn die Nachteile der Internettelefonie lassen sich mit den entsprechenden Maßnahmen verhindern.

Dich hält also eigentlich nichts mehr davon ab, auf die Internettelefonie umzusteigen!

So gelingt dir der Umstieg im Handumdrehen!

Der Umzug zur Internettelefonie ist einfach und schnell getan.

Voraussetzungen für die Funktionstüchtigkeit der Internettelefonie sind folgende Punkte:

• Schnelle und stabile Internetverbindung: 100 kbit/s pro Sprachkanal in Sende- und Empfangsrichtung
• VoIP-fähige Geräte: Laptop, Tablet, Smartphone, IP-Telefon, analoges Telefon mit ATA- oder ITA-Adapter
• Passender Internettelefonie-Anbieter (Liste verfügbar im VoIP Software Verzeichnis!)

Der Umstieg an sich ist nicht kompliziert, unterscheidet sich aber natürlich von Anbieter zu Anbieter.

Im Prinzip musst du bei der Einrichtung aber folgende Schritte beachten:

1. Anmeldung beim Anbieter für Zugriff auf Account und Rufnummern
2. Einstellungen für die Mitarbeiter-Accounts festlegen
3. VoIP Ziel verwenden und Rufnummer weiterleiten
4. Optional: App oder Softphone einrichten

Detaillierte Informationen zu diesem Prozess und alle weiteren wichtigen Punkte findest du in der Anleitung zum Einrichten der Virtuellen Telefonnummer.

VoIP Anbieter

Lass uns einmal einen Blick auf aktuell angesagte VoIP Anbieter werfen. 

CallOne

CallOne bietet dir eine leistungsstarke Cloud-Telefonanlage, die sich flexibel an dein Unternehmen anpasst – ganz ohne zusätzliche Hardware oder Installationsaufwand. Egal ob du mit Softphones, klassischen Endgeräten oder direkt im Browser arbeitest, die Lösung passt sich deinem Setup an und lässt sich auch nahtlos in Microsoft Teams integrieren.

Besonders praktisch ist die KI-gestützte Anrufverteilung, mit der du deine Erreichbarkeit gezielt verbessern kannst – unterstützt durch intelligente Sprachmenüs, Warteschleifen und Echtzeit-Statistiken. Alles wird DSGVO-konform in deutschen Rechenzentren gehostet, inklusive 99,99 % garantierter Verfügbarkeit und direktem Ansprechpartner. Der Einstieg ist ab 10 Nutzer:innen möglich, bei Preisen ab 4,95 € pro Nutzer und Monat für die Telefonanlage. Die Callcenter-Software wird flexibel im Pay-per-Use-Modell abgerechnet – ab 0,039 € pro Minute.

Placetel

PlaceTel ist ein führender Anbieter von cloudbasierten Telefonsystemen für Unternehmen in Deutschland.

Das Unternehmen bietet eine Vielzahl von Kommunikationslösungen, darunter Telefonanlagen, Videokonferenzsysteme und mobile Apps. Die cloudbasierten Telefonsysteme von PlaceTel ermöglichen es Unternehmen, ihre Kommunikation effizienter zu gestalten und Kosten zu sparen.

PlaceTel bietet auch eine Vielzahl von Funktionen wie Anrufaufzeichnung, Anrufweiterleitung und virtuelle Telefonnummern. Der Kundensupport von PlaceTel ist rund um die Uhr verfügbar und bietet Unterstützung bei der Einrichtung und Verwaltung der Telefonsysteme.

yuutel

Yuutel ist ein Telekommunikationsanbieter in Österreich, der verschiedene Dienstleistungen anbietet, darunter VoIP Festnetztelefonie und Teams Telefonie. Das Unternehmen bietet Geschäftskunden maßgeschneiderte Kommunikationslösungen.

Yuutel zeichnet sich durch zuverlässige und qualitativ hochwertige Dienstleistungen aus. Das Unternehmen legt Wert auf Kundenzufriedenheit und bietet einen umfassenden Kundenservice für mittelgroße und große Unternehmen, die eine VoIP-Anlage ab 10 Teilnehmern bzw. Kanälen suchen.

Inopla

Inopla ist ein deutscher Anbieter von IT-Lösungen und Dienstleistungen für Unternehmen.

Das Unternehmen bietet moderne Telefonie in der Cloud an. Auch das Telefonieren mit Microsoft Teams ist damit möglich. Das Unternehmen legt großen Wert auf Qualität, Sicherheit und Kundenzufriedenheit.

Fazit: Nutze die Internettelefonie ohne Einschränkungen durch die Nachteile!

In diesem Artikel findest du 11 Gründe, die für einen Umstieg auf die Internettelefonie sprechen.

Am Ende ist es natürlich deine Entscheidung, ob sich der Wechsel für dich lohnt. Hast du allerdings erstmal die Internettelefonie in dein Leben integriert, wirst du schnell merken, wie viel müheloser dir und deinen Mitarbeitern die Arbeit von der Hand geht.

Besonders, wenn du ein flexibleres Arbeiten möglich machen und gleichzeitig die Verwaltung von Rufnummern und Mitarbeitern einfacher machen möchtest, ist die Internettelefonie die empfehlenswerteste Lösung.

Schau dir doch einfach mal die Anbieter und deren Softwares an. Vielleicht findest du direkt einen Passenden und nutzt bald selbst schon die Internettelefonie mit allen ihren Vorteilen!

Was hältst du von der Internettelefonie? Gibt es Vorteile oder Nachteile von VoIP, die hier noch fehlen oder die dir besonders aufgefallen sind? Schreib mir deine Meinung und Erfahrungen gerne in die Kommentare!

Wenn du mehr Informationen zu den Möglichkeiten der Digitalisierung für Selbständige, Geschäftsführer oder Otto-Normal-Verbraucher haben willst, dann schau doch direkt mal in die entsprechende Kategorie auf Digital Affin!

Das Stichwort lautet: Cloud-Telefonie. Alles, was du dafür brauchst, ist eine virtuelle Telefonanlage und die passende Software. Für eine erste Orientierung stelle ich für dich die wichtigsten Cloud-Telefonie Anbieter im Vergleich gegenüber.

Von ISDN zu IP Telefonie über virtuelle Telefonanlagen

Fast 30 Jahre lang haben Privatpersonen und Unternehmen über ISDN Integrated Services Digital Network) telefoniert. Mittlerweile ist das ISDN-Netz der Internettelefonie gewichen. Man spricht auch von VoIP-Telefonie (Voice over IP), was nichts anderes als Telefonieren über das Internet-Protokoll (IP) bedeutet.

Nachdem das ISDN-Netz in Deutschland 2022 abgeschaltet wurde, ist VoIP aktuell der Status quo für das Festnetz. Natürlich ist es auch möglich, mit Microsoft Teams zu telefonieren oder komplett auf Video-Calls umzusteigen. In vielen Bereichen ist das Telefon allerdings unverzichtbar. Hier lohnt sich die Überlegung, auf eine virtuelle Telefonanlage umzusteigen.

Was ist eine virtuelle Telefonanlage?

Früher gab es physische Telefonanlagen, über die Telefone mit einer bestimmten Rufnummer oder einer Nebenstelle verbunden wurden. Solche Anlagen waren teuer in der Anschaffung und Wartung.

Heute ist das nicht mehr notwendig: Moderne Unternehmen nutzen zum Telefonieren das Internet und virtuelle Telefonanlagen. Um virtuell telefonieren zu können, braucht dein Unternehmen

• internetfähige Endgeräte
• eine passende Software und
• virtuelle Telefonnummern.

Während Telefonnummern früher an physische Telefonleitungen und Standorte gebunden waren, werden virtuelle Telefonnummern über das Internet verwaltet. Das macht sie standortunabhängig und flexibel skalierbar.

Was sind internetfähige Endgeräte?

Für die Nutzung von VoIP kommen verschiedene Endgeräte infrage, zum Beispiel:

• IP-Telefone
• Softphones
• herkömmliche ISDN-Telefone mit Adapter

Zur Erklärung: Unter Softphones versteht man Software, die Telefonfunktionen auf Computern oder mobilen Geräten bereitstellt. Ein bekannter Anbieter in diesem Bereich ist Zoiper.

Um analoge Telefonanlagen auf VoIP umzurüsten, sind sogenannte SIP-Trunks notwendig. SIP steht für Session Initiation Protocol. Dabei handelt es sich um ein Netzprotokoll, das VoIP in Echtzeit ermöglicht.

Was ist eine Cloud-Telefonanlage?

Du kennst das Prinzip sicher von Softwarelösungen: Früher war es üblich, Programme lokal auf dem Rechner oder auf unternehmenseigenen Servern zu installieren. Heute stehen dagegen viele Softwaretools als Cloud-Lösung im Browser bereit.

Genauso ist es bei Telefonanlagen: Sie werden heute entweder lokal in den Räumlichkeiten von Unternehmen betrieben oder in Form von Cloud Telefonanlagen in einem externen Rechenzentrum.

Eine Cloud-Telefonanlage bietet meist ähnliche Funktionen wie eine lokale Lösung, zum Beispiel

• Weiterleitungen von Anrufen,
• Aufzeichnen von Anrufen,
• interne Durchwahlnummern,
• Voicemail-Funktionen oder
• Konferenzschaltungen.

Diese und weitere Funktionen einer Cloud-Telefonanlage lassen sich bequem über den Browser konfigurieren.

Wie funktioniert eine Cloud-Telefonanlage?

Bei einer Telefonanlage aus der Cloud telefonieren die Mitarbeiter deines Unternehmens nicht über eine Festnetzleitung, sondern über das Internet. Das Prinzip ist schnell erklärt: Sprachsignale werden digitalisiert und als Datenpakete via IP-Protokoll an das andere Ende der virtuellen Leitung übertragen.

Die Verarbeitung und Übertragung der Sprachdaten erfolgt entweder innerhalb der lokalen Telefonanlage deines Unternehmens oder über die Cloud-Telefonanlage im Rechenzentrum des Anbieters deiner Wahl.

Virtuell telefonieren: Über Cloud-Telefonanlagen oder lokale Lösungen?

Ein wichtiger Unterschied zwischen einer Cloud-Telefonanlage und einer lokalen Lösung ist der Ort, an dem Sprachdaten verarbeitet werden. Mit einer Cloud-Lösung verwaltet dein Unternehmen die Telefonkommunikation über das Internet. Bei einer lokalen Lösung betreibst du eine physische Telefonanlage vor Ort.

Bei den Funktionen beider Varianten gibt es keine großen Unterschiede. Allerdings bietet die Cloud-Telefonie einige Vorteile gegenüber herkömmlichen Telefonanlagen. Eine in der Cloud gehostete Anlage ist

• skalierbar
• flexibel
• wartungsarm
• günstiger in der Anschaffung
• funktionaler
• einfacher zu bedienen und einzurichten

Im Gegensatz zu einer lokalen Hardware-Telefonanlage ist die Cloud-Version außerdem standortunabhängig nutzbar.

Natürlich ist auch eine Cloud-Telefonanlage nicht perfekt: Um sie zu nutzen, ist ein Internetanschluss erforderlich. Darüber hinaus funktioniert das Telefonieren nicht, wenn der Strom ausfällt.

Wie kann ich die Kosten einer Cloud-Telefonanlage kalkulieren?

Du überlegst, deine Telefonanlage zu modernisieren? Welche Kosten dabei auf dich zukommen, hängt von verschiedenen Faktoren ab:

• Zunächst kommt es darauf an, ob du schon eine Telefonanlage in Betrieb hast oder bei null anfängst.
• Außerdem spielt die Anzahl der Nebenstellen eine Rolle: Wie viele Nutzer sollen am Ende über die Anlage telefonieren können?
• Darüber hinaus spielt der Funktionsumfang eine Rolle, die deine Cloud-Anlage bieten soll.
• Um über das Internet telefonieren zu können, ist ein Internetanschluss mit genügend Bandbreite für eine hohe Sprachqualität verfügbar.
• Zum Telefonieren benötigen deine Mitarbeiter entsprechende Hardware, zum Beispiel Mobiltelefone oder Headsets zum Anschluss an den Arbeits-Laptop.
• Natürlich kommt es auch auf den Tarif an, den du wählst – bei Cloud-Anlagen ist es üblich, pro Monat und Nutzer oder für das ganze Jahr zu zahlen.

Für wen lohnt sich eine Cloud-Telefonanlage?

Du fragst dich, ob Cloud-Telefonie für dein Unternehmen eine geeignete Lösung ist? Grundsätzlich bietet eine Cloud-Telefonanlage sowohl für kleine als auch große Unternehmen Vorteile. Besonders spannend ist die Lösung allerdings für Start-ups und kleine und mittelständische Unternehmen.

Um eine Cloud-Telefonanlage einzurichten, brauchst du keine große IT-Abteilung und du musst dich nicht von Anfang an auf einen Funktionsumfang und die Zahl der Nutzer festlegen. Stattdessen erhältst du eine flexible Telefonie-Lösung, die mit deinem Unternehmen und seinen Anforderungen wächst.

Vorteile bietet eine Cloud-Anlage auch für Unternehmen, die auf Remote-Work im Homeoffice setzen oder deren Mitarbeiter im Außendienst tätig sind. Denn Cloud-Telefonie ermöglicht deinem Team ortsunabhängige Kommunikation und Flexibilität bei der Geräteauswahl.

Das Gute ist: Bei der Cloud-Telefonie gehst du kein Risiko ein. Du kannst die Lösung erst einmal ausprobieren und bei Bedarf auf eine lokale Lösung umsteigen. Allerdings sind viele User so sehr von ihrer Cloud-Telefonanlage überzeugt, dass sie ihre Vorteile nicht mehr missen wollen.

Telefonanlagen im Vergleich: Das sind die 9 wichtigsten Cloud-Telefonanlagen Anbieter

Es gibt zahlreiche Cloud-Telefonanlagen Anbieter in Deutschland, die ihr Angebot auf die Bedürfnisse verschiedener Kunden zuschneiden. Damit du dich orientieren und deine eigene Recherche informiert starten kannst, findest du im Folgenden wichtige Anbieter im Vergleich.

CallOne

Mit CallOne erhält dein Unternehmen eine modulare Cloud-Telefonanlage, die sich flexibel an deine Bedürfnisse anpassen lässt. Egal ob Start-up oder etabliertes Unternehmen – die Lösung bietet dir ortsunabhängige Kommunikation, umfangreiche Funktionen und nahtlose Integrationen. Besonders hervorzuheben ist die KI-gestützte Callcenter-Software, die durch intelligente Anrufverteilung und Echtzeit-Analysen überzeugt.

Vorteile von CallOne:

• Softphone für PC, Smartphone und Browser inklusive
• Kompatibel mit bestehenden Endgeräten und Microsoft Teams
• Intelligente Anrufverteilung (ACD) und IVR-Systeme
• Echtzeit-Statistiken und Live-Monitoring
• Nahtlose Integration in CRM-, ERP- und Ticketing-Systeme
• DSGVO-konformes Hosting in deutschen Rechenzentren
• 99,99 % garantierte Erreichbarkeit
• Persönlicher Ansprechpartner und 24/7-Support

Kosten:

Cloud-Telefonanlage ab 4,95 € pro Nutzer/Monat (mind. 10 Nutzer)

Callcenter-Software mit sekundengenauer Abrechnung ab 0,039 € pro Minute

Placetel

Bei Placetel erhält dein Unternehmen eine Cloud-Telefonanlage mit vielen Integrationen, die sich flexibel anpassen lässt. Damit ist Business-Kommunikation für Teams jeder Größe und unabhängig von ihrem Standort möglich. Ein besonderes Feature des Anbieters ist die Möglichkeit, das Tool als Call-Center-Software zu nutzen und Anrufe besser zu verteilen.

Vorteile von Placetel:

• vorhandene Geräte zum Telefonieren nutzen
• Einrichtung, Verwaltung und Bestellungen per Webportal
• alle Telefonanlage-Features auf dem Smartphone nutzbar
• Rufnummernmitnahme möglich
• individueller Funktionsumfang pro Mitarbeiter
• Instant Messaging über IP-Endgeräte möglich
• für Vieltelefonierer lassen sich Flatrates ins deutsche Festnetz oder ins Mobilfunknetz hinzubuchen
• ab 4,90 € im Monat je Teilnehmer
• 30 Tage kostenlos testen

yuutel

yuuutel betreibt nicht nur Cloud-Telefonanlagen, sondern auch ein eigenes Telefonnetz. Deshalb sind die Services des Anbieters optimal an die eigene Netzinfrastruktur angepasst. Das Versprechen von yuutel: Mit den Lösungen des Anbieters sparst du 50 % der Kosten deines alten Systems.

Insgesamt liegt der Fokus bei yuutel auf sehr gutem Kundenservice und spricht somit mittelgroße und große Unternehmen an, die eine Telefonanlage ab 10 Teilnehmer bzw. Kanälen suchen. 

Vorteile von yuutel:

• über 150 Funktionen verfügbar
• persönlicher 24/7-Support
• monatlich kündbar
• 30 Tage lang kostenlos testen
• verschlüsselt telefonieren über Rechenzentren in Österreich
• ab 6,90 € im Monat je Teilnehmer
• yuutel bietet einen Selbsttest an, mit dem du mit wenigen Klicks die geeignete Kommunikationslösung für dein Unternehmen findest.

Inopla

Inopla ist ein Full-Service-Anbieter für intelligente Telekommunikation, der bei der Weiterentwicklung seiner Telekommunikationslösungen großen Wert auf Nachhaltigkeit und Qualität legt. Die Sprachqualität wird vom Unternehmen zum Beispiel rund um die Uhr überwacht, um ein hohes Niveau zu gewährleisten. Die Software wird in Deutschland entwickelt.

Vorteile von Inopla:

• über 200 Basisfunktionen
• Autoprovisionierung für das zentrale Verwalten und Konfigurieren beliebig vieler Endgeräte
• Allnet-Flats zubuchbar
• monatlich kündbar
• kostenloses Softphone im Business-Tarif verfügbar
• Serverstandort in Deutschland
• ab 8,50 € pro Nutzer und Monat
• 30 Tage kostenlos testen

Sipgate

Sipgate war laut eigenen Angaben der erste VoIP-Anbieter in Deutschland. Die Cloud-Telefonanlage des Anbieters wird direkt am Firmensitz in Düsseldorf entwickelt. Deshalb stehen den Kunden Weiterentwicklungen schnell und ohne Umwege zur Verfügung. Die Cloud-Anlage ist nutzerfreundlich und lässt sich flexibel anpassen.

Vorteile von Sipgate:

• Handy als vollwertige Nebenstelle nutzen
• nahtlose CRM-Integration
• Datenverarbeitung am Serverstandort in Deutschland
• BLF (Busy Lamp Field), um zu sehen, wer im Team gerade telefoniert
• Apps und Softphones flexibel wählbar
• Fax2Mail, um Faxe per E-Mail zu empfangen
• ab 12,95 € im Monat, mindestens zwei User erforderlich
• 30 Tage kostenlos testen

Nfon

Die Telefonanlage von Nfon heißt Cloudya und richtet sich unter anderem an Teams aus dem Kundensupport, dem Einzelhandel und dem Finanz- und Versicherungswesen. Das Unternehmen arbeitet mit rund 3.000 Partnern zusammen, um Unternehmen eine bedarfsgerechte und skalierbare Kommunikationslösung zu ermöglichen.

Vorteile von Nfon:

• 99,9 % Verfügbarkeit
• Screensharing-Funktion für Videokonferenzen
• CRM-Integration für bis zu 60 Plattformen
• einfache Einrichtung mit 2-Faktor Authentifizierungs-App
• Einhaltung der DSGVO dank deutscher Serverstandorte
• kein fester Vertrag
• 30 Tage kostenlos testen
• Preise gibt es auf Anfrage

Fonial

Der Anbieter Fonial gehört zur EnBW und stellt eine Cloud-Telefonanlage bereit, die nach Angaben des Unternehmens ausfallsicher ist. Mit der Anlage von Fonial kannst du weltweit zum Festnetztarif telefonieren. Spannend für Start-ups: In der Version Fonial free für kleine Teams ist die Anlage kostenlos verfügbar.

Vorteile von Fonial:

• Dashboard mit allen wichtigen Informationen
• einfache Nutzung von Telefonkonferenzen
• automatische Menüführung für Anrufer nutzbar
• mit Einrichtungsassistent
• wichtige Funktionen wie Web2Fax, Fax2Mail und BLF enthalten
• Flatrate für das deutsche Festnetz verfügbar
• ab 0 € pro Monat und User
• 30 Tage kostenlos testen

Vio:Networks

Vio:Networks betreibt eine Cloud-Telefonanlage direkt in Deutschland und ermöglicht so sicheres Telefonieren über das Internet. Kleine Unternehmen mit drei Mitarbeitern können die Anlage genauso nutzen wie große Unternehmen mit bis zu 5.000 Angestellten. Bei dem Anbieter kannst du deinen Vertrag monatlich kündigen.

Vorteile von Vio:Networks

• einfache Umstellung auf die Cloud-Lösung
• intuitives Web-Interface
• Instant Messaging
• ohne zusätzliche Hardware nutzbar
• Server in Deutschland
• 99,9 % Verfügbarkeit
• Grundgebühr ab 5 € pro Monat und Nutzer
• 14 Tage kostenlos testen

Easybell

Bei Easybell bekommt dein Unternehmen eine Telefonie-Komplettlösung aus der Cloud. Das Angebot ist ausgerichtet auf User, die zwischen zwei und 100 Nebenstellen benötigen und die besonders flexibel bleiben möchten. Das Unternehmen gehört zur Dstny-Gruppe aus Belgien, einem Anbieter aus dem Hosting-Bereich.

Vorteile von Easybell:

• bis zu 50 externe Gespräche gleichzeitig führen
• SIP-Trunk inklusive
• keine Mindestvertragslaufzeit und monatlich kündbar
• Rufnummernblöcke ohne monatliche Mehrkosten
• Serverstandort in Deutschland
• ab 9,95 € pro Monat
• 30 Tage kostenlos testen

Starface

Mit seiner Cloud-Telefonanlage richtet sich das Unternehmen Starface an kleine und mittlere Unternehmen. Der Anbieter betreibt neben Cloud-Telefonanlagen unter anderem auch eine VM-Lösung zum Hosting im Unternehmen. Dadurch bist du flexibel, wenn du doch auf eigene Server wechseln willst, statt über die Cloud zu telefonieren.

Vorteile von Starface:

• App für Desktop und Mobile
• Vorwärts- und Rückwärtsmigration zwischen Cloud und eigenen Servern
• hohe Sicherheits- und Redundanzstandards
• White-Label-Lösung verfügbar
• 24/7 Störungshotline
• ab 2,90 € pro Nutzer und Monat
• 14 Tage kostenlos testen

Fazit zu Cloud-Telefonanlagen: Vergleichen lohnt sich

Es gibt unzählige Anbieter von Cloud-Telefonanlagen bzw. VoIP Software-Tools – das liegt nicht nur an der wachsenden Bedeutung von Homeoffice seit der Pandemie, sondern auch an der Abschaltung von ISDN.

An virtueller Telefonie kommt heute besonders in puncto Digitalisierung im Mittelstand kaum noch ein Unternehmen vorbei. Die Frage ist nur: Soll die Telekommunikationslösung selbst gehostet sein oder in der Cloud?

Gerade für junge Unternehmen oder für alle, die ihre Telefonanlage ohnehin modernisieren möchten, sind Cloud-Telefonanlagen eine gute Wahl. Damit gehst du kein Risiko ein, musst keine Serverinfrastruktur aufbauen oder umrüsten und kannst die Anlage flexibel skalieren.

Welchen Anbieter du am Ende wählst, hängt von den Bedürfnissen deines Unternehmens, von der Zahl der Nebenstellen und deinem Geschmack ab. Denn der Funktionsumfang ist bei den meisten Anbietern ähnlich gut. Allerdings gibt es Unterschiede bei der Bedienbarkeit und der Bedienoberfläche.

Hast du schon Erfahrungen mit einer Cloud-Telefonanlage gesammelt? Welches Tool hast du dafür verwendet? Teile deine Eindrücke gerne in einem Kommentar und hilf anderen weiter.

Ich hoffe, mit der Übersicht über die verschiedenen Anbieter von Cloud-Telefonanlagen konnte ich auch dir weiterhelfen. Mehr hilfreiche Tipps für Geschäftsführer, die moderne Kommunikation im Unternehmen umsetzen wollen, findest du im Blog Digital Affin.

Microsoft Teams ist für viele genau das: ein digitaler Treffpunkt fürs Team, bei dem mehr geht als nur Chat und Video. Ich spreche da aus Erfahrung – bei uns laufen OneNote, GitHub, Planner & Co. alle direkt in Teams zusammen. So verliert niemand den Überblick, auch wenn jede:r gerade in einem anderen WLAN hängt.

Aber Teams kann noch mehr, als du vielleicht denkst: Du kannst sogar ganz normale Telefonate führen – egal ob Handy oder Festnetz. Direkt aus Teams raus. Ohne extra App oder kompliziertes Setup. Und wenn’s doch ein bisschen spezieller sein soll, klappt das auch easy mit einem passenden Drittanbieter. 

Du willst dein Laptop, Tablet oder Handy in ein vollwertiges Telefon verwandeln? Mit Microsoft Teams geht das ganz easy. Du brauchst nur eine Internetverbindung – und schon kannst du loslegen.

Teams wird dabei zu deinem digitalen Telefon, also einem sogenannten Softphone. Klingt technisch, ist aber ganz einfach:

Ein Softphone ist nichts anderes als eine Software, die dein klassisches Telefon auf deinem Rechner oder Smartphone nachbildet. Du tippst die Nummer ein, klickst auf „Anrufen“ – und sprichst direkt los.

Auf dem Smartphone läuft das direkt über die Teams-App – einfach, schnell, überall einsatzbereit. Und das Beste: Du kannst dein komplettes Telefonsystem über Teams steuern. Das Einrichten ist unkompliziert – und wenn du willst, helfen dir spezialisierte Anbieter beim Start.

Was kann die Microsoft Teams Telefonie?

Kurz gesagt: alles, was ein normales Telefon kann – nur smarter und flexibler.

• Telefonate ins Fest- und Mobilfunknetz
• Kontakte verwalten und organisieren
• Anrufe halten, durchstellen oder weiterleiten
• Dauerhafte oder bedingte Weiterleitungen (z. B. an Kolleg:innen oder Abteilungen)
• Stellvertretung einrichten bei Abwesenheit
• Verlauf deiner Anrufe und verpasste Gespräche im Blick behalten
• Voicemail mit Sprachnachricht statt altmodischem Piepton
• Unliebsame Nummern blockieren (Bye-bye, Spam!)
• Telefonkonferenzen aufsetzen – spontan oder geplant
• Individuelles Anruf-Routing, passend zu deinem Workflow

Warum Telefonieren über Teams richtig Sinn macht

Mit einer virtuellen Festnetznummer wird Telefonieren plötzlich richtig flexibel – für dich, dein Team und auch für deine Kund:innen. Hier ein paar Vorteile aus dem echten Leben:

• Du bist ortsunabhängig – Homeoffice, Zug oder Strandcafé? Alles möglich.
• Keine teuren Roaminggebühren mehr auf Geschäftsreisen
• So viele Nebenstellen, wie du brauchst – ohne extra Hardware
• Features wie Weiterleitungen, Ansagen & Co. lassen sich individuell einstellen
• Skaliert easy mit, wenn dein Business wächst
• Interne Gespräche kosten nix – auch über Landesgrenzen hinweg
• Kein Wartungsaufwand – keine klassische Telefonanlage mehr nötig
• Alles in einer Oberfläche verwalten – super übersichtlich
• Du telefonierst über PC, Tablet oder Smartphone – was gerade da ist
• Externe Mitarbeitende lassen sich unkompliziert einbinden
• Und wenn's mal mehr sein darf: Video & Screensharing sind inklusive

Der einzige kleine Haken: Ohne Internet geht nix. Die Sprachqualität ist bei gutem mobilen Netz meist kein Problem, aber wenn viele Leute gleichzeitig telefonieren, brauchst du eine stabile Leitung – sonst klingt’s schnell wie Blechdose.

Welche Lizenzen brauchst du für die Microsoft Teams Telefonie?

Wenn du mit Microsoft Teams nicht nur chatten und videotelefonieren, sondern auch ganz klassisch telefonieren möchtest, brauchst du eine passende Lizenz. Hier ein Überblick:

🔹 Microsoft Teams Phone Standard

Dieses Add-on verwandelt Teams in ein vollwertiges Telefonsystem. Es ist bereits in der Microsoft 365 E5-Lizenz enthalten. Wenn du eine E1 oder E3 Lizenz hast, kannst du das Add-on separat erwerben. Die aktuellen Preise variieren je nach Anbieter, liegen aber ungefähr bei 7,50 € bis 10 € pro Benutzer und Monat.

🔹 Microsoft Teams Phone mit Anrufplan

Mit diesem Paket erhältst du zusätzlich zum Telefonsystem auch einen Anrufplan mit Gesprächsminuten. Die Preise für Deutschland (Zone 2) liegen aktuell bei:

• Inlandsanrufe: ca. 21,63 € pro Benutzer/Monat
• Inlands- und internationale Anrufe: Preise variieren je nach Anbieter und Paket

Beachte, dass die tatsächlichen Preise je nach Anbieter und spezifischem Paket variieren können. Es ist ratsam, die aktuellen Preise direkt bei Microsoft oder einem zertifizierten Partner zu überprüfen.

Welche Optionen hast du für die Telefonie mit Microsoft Teams?

Du kannst zwischen zwei Hauptoptionen wählen:

Option 1 – Direkt über Microsoft

Hierbei buchst du den Anrufplan direkt bei Microsoft. Das ist einfach und schnell eingerichtet, allerdings sind die Preise oft höher und die Flexibilität geringer.

Option 2 – Über einen Drittanbieter (z. B. Telekom, Placetel, NFON)

Diese Anbieter bieten oft günstigere Preise und mehr Flexibilität. Du kannst deine bestehenden Rufnummern behalten und erhältst oft zusätzlichen Support beim Setup.

Je nach Unternehmensgröße und individuellen Anforderungen kann die Wahl des passenden Anbieters variieren. Es lohnt sich, die Optionen zu vergleichen und gegebenenfalls eine Beratung in Anspruch zu nehmen.

Unternehmen die das anbieten stelle Ich später im Artikel vor.

Diese Lösung ermöglicht auch die Anbindung von weiteren Systemen, die von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich sind.

Muss ich dafür meine Infrastruktur komplett umbauen?

Nein, nicht unbedingt.

Das Ganze klingt zwar nach viel Aufwand und einem komplizierten Prozess, ist aber einfacher als man denkt.

Du brauchst keine neue Hardware, sondern kannst einfach mit deinem Computer oder Smartphone telefonieren.

Quelle Mockup in Grafik: Cisco Placetel

Das ist ganz einfach. Die Anbieter übernehmen das erstmalige Setup für dich und mit den im Service enthaltenen Administrationsprogrammen kannst du deine Rufnummern verwalten sowie neue hinzufügen.

Ein Hardwarewechsel ist nur dann erforderlich, wenn du keine VoIP-fähige Telefonanlage hast.

Welcher Anbieter ist der richtige für mich und mein Unternehmen?

Um dir die Recherche zu erleichtern stelle Ich dir im Folgenden Anbieter vor, die die Telefonie mit Microsoft unterstützen.

CallOne

Mit CallOne integrierst du deine Unternehmenstelefonie direkt und digital in Microsoft Teams. Egal ob im Büro, Homeoffice oder unterwegs – du bist auf allen Geräten erreichbar, ganz ohne zusätzliche Hardware. Die Integration ist nahtlos, skalierbar und kommt ohne zusätzliche Hardware aus.

Dank der Direct Routing-Funktion von CallOne kannst du Microsoft Teams als vollwertige Telefonanlage nutzen. Die Einrichtung erfolgt schnell und unkompliziert – perfekt für moderne Unternehmen, die flexibel bleiben wollen.

Besondere Merkmale sind:

• Nahtlose Integration von Microsoft Teams in die VoIP-Telefonanlage und Callcenter-Software
• Schnelle Bereitstellung und einfache Einrichtung
• Keine zusätzliche Hardware erforderlich
• Professionelle und flexible Business-Telefonie
• Skalierbar für Unternehmen jeder Größe

Für detaillierte Informationen und individuelle Angebote empfiehlt es sich, direkt auf der Website von CallOne.

Placetel

Die Cloud-Telefonanlage von Placetel bietet Nutzern über 150 professionelle Telefonanlagen-Funktionen zum kleinen Preis. Dank der MS Teams Integration von Placetel lässt sich MS Teams so zu einer vollwertigen Telefonanlage aufrüsten.

Das Besondere an Placetel’s MS Teams Integration: Das vollautomatisierte Setup, das die Einrichtung für jedermann mit wenigen Klicks möglich macht. Einfach den Microsoft 365 Account verbinden und der Rest wird komplett automatisiert erledigt. Einfacher geht es wirklich nicht und schon erlebst du Business-Telefonie, Team-Messaging und Online-Meetings in nur einer Anwendung.

Die Vorteile auf einen Blick:

• Schnelle, vollautomatisierte Einrichtung
• Intuitives Webportal
• Keine Vertragslaufzeit; monatlich kündbar
• Flexibel erweiterbar
• Ein Client für alles – ganz egal, ob Desktop, Tablet oder Smartphone

Features:

• Placetel-Cloud Telefonanlage mit nahtloser MS Teams Integration und BLF
• Chat, Video, Filesharing, interne und externe Telefonie auf Windows, Mac, iOS und Android, sogar im Browser
• Komplettes Placetel-Routing eingehend nutzbar
• Nutzung interner Durchwahlen
• Anrufe und Telefonkonferenzen einfach aus dem MS Teams Client starten
• Integration in CRM- und ERP Systeme
• Einfach neue Rufnummern ordern oder Bestehende portieren

Die Placetel Telefonanlagen werden redundant in mehreren deutschen Hochsicherheitsrechenzentren mit BSI-Zertifikat gehostet. Demnach wird sich hier an deutsches Recht gehalten und höchste Sicherheitsstandards eingehalten.

Die Cloud-Telefonanlage von Placetel ist ab 4,90 € pro Nebenstelle erhältlich. Die Kosten für die Teams-Collaboration-Suite betragen 3,50 € pro Nutzer.

yuutel

Der Netzbetreiber yuutel spezialisiert sich seit 2001 auf Businesskommunikation für mittelgroße und große Unternehmen. Als Microsoft Trusted Advisor bieten sie entweder einen Teams-fähigen SIP-Trunk zur Verbindung von Teams mit dem öffentlichen Telefonnetz oder ihre eigene Cloud-Telefonanlage in Kombination zu Teams Telefonie, um analoge Endgeräte wie Fax oder Türöffner in das Telefonsystem zu integrieren.

yuutel als Direct Routing Anbieter bietet folgende Vorteile:

• Günstige weltweite Telefontarife, ab 0,035 € / Minute in DACH
  
• Möglichkeit zur Anbindung analoger Endgeräte (Fax, Türöffner, etc.)
  
• Re-Routing auf Netzebene bei Nicht-Verfügbarkeit des Microsoft Teams Clients (z.B. bei einem Internetausfall)
• Persönlicher 24/7-Support
• Monatlich kündbar, keine Vertragsbindung
  

Die Telefonate sind voll verschlüsselt und laufen über Rechenzentren in Österreich. So sind ihre Daten unter der europäischen General Data Protection Regulation (GDPR) geschützt.

yuu Connect für Microsoft Teams kostet 69€ pro Monat für 10 Sprachkanäle, jeder weitere kostet 6,90€ pro Monat. Die einmalige Setupgebühr beträgt 399€.

Auf Anfrage erhältst du bei yuutel auch ein persönliches Angebot für die Hybrid-Lösung aus Teams Telefonie und der Cloud-Telefonanlage yuu Phone.

inopla

Beim deutschen Unternehmen inopla erhältst du eine vollausgestattete Cloud Telefonanlage, die bereits alle Features im Grundpreis enthält und sich nahtlos mit anderen Lösungen erweitern lässt.

Das Besondere an der Microsoft Teams Telefonie von inopla ist, dass sie sehr flexibel gebucht und verwendet werden kann. So kannst du pro Benutzer entscheiden, ob dieser nur per Teams, nur per inopla VoIP Nebenstelle oder mit beidem gleichzeitig telefonieren kann.

Die inopla Nebenstellen sind sehr großzügig ausgelegt, sodass beliebig viele Rufnummern, 5 aktive Endgeräte (Telefone, Softphones usw.) und mehrere Sprachkanäle gleichzeitig pro Nebenstelle verwendet werden können – und das sogar ohne zusätzliche Kosten. Fax und Telefonkonferenzen gelten bei inopla nicht als Nebenstellen und sind somit kostenlos.

Features:

• inopla Cloud Telefonanlage mit nahtloser MS Teams Integration und BLF
• Instant Messaging, Outlook-Integration, Video-Konferenzen
• Viele anpassbare APIs/Schnittstellen zur Steuerung und Individualisierung
• Integration in CRM-Systeme
• Individuelle Anpassungen und Erweiterungen auf Kundenwunsch
• Support, Programmierung, Lösungen und Technik – alles In-House
• Persönlicher Support von kompetenten Mitarbeitern
• TÜV geprüfte Cloud-Sicherheit
• Umweltfreundlich und 100% CO2-neutral – für jeden neuen Kunden wird ein Baum gepflanzt
• Als virtueller Teilnehmernetzbetreiber (vTNB) bekommst du Rufnummern direkt von inopla – oder kannst bestehenden dorthin portieren
• Keine Vertragsbindung, monatlich kündbar

inopla ist eine echte All-in-One Lösung mit sehr vielen Funktionen und Features, die du individuell und ohne Zusatzkosten freischalten kannst. Alle Verbindungen sind SSL-zertifiziert (Gespräche werden kostenlos verschlüsselt) und laufen über Server in Deutschland. Deine Daten unterliegen somit der Datenschutzgrundverordnung.

Mit seinen virtuTEL Tarifen ist inopla sehr günstig und die Telefonie mit Teams kann für nur 1,50 € hinzugebucht werden. 

Telekom

Auch der deutsche Marktführer in Sachen Telekommunikation Telekom bietet eine Integration der eigenen IP-Telefonielösungen in Microsoft Teams an.

Features:

• Instant Messaging
• Outlook-Integration
• Assistenzfunktion
• beliebig erweiterbar
• Konferenzräume
• Profile monatlich zu- oder abbuchen

Die Telekom bietet unterschiedliche Modelle für virtuelle Telefonanlagen mit vielen verschiedenen Funktionen für Unternehmen jeglicher Größe an.

Die Daten werden in Hochsicherheitszentren in Deutschland gespeichert.

Für das Telefonieren setzen sich die Preise bei der Telekom wie folgt zusammen: 

• Kosten für einen Telekom Anschluss (falls noch nicht vorhanden) 
• Die MS Office 365 Lizenz + ggfs Add-ons
• Phone für Teams ab 4 € für das 1. und 2. Parallele Gespräch/Kanal

innovaphone

innovaphone bietet Software Lösungen für VoIP-Telefonie an, stellt aber auch moderne VoIP-Telefone her.

Die innovaphone PBX ist eine IP-Telefonanlage für jede Unternehmensgröße und -struktur. Mit dem integrierten Kommunikationsclient myApps hat die Lösung viele Features:

• einfache Darstellung der Rufliste
• Instant Messaging App
• jeder Benutzer kann sein Profil selbst verwalten
• App Store für innovaphone und Drittanbieter Apps
• eigene App entwickeln

Die innovaphone PBX hat das Qualitätszeichen “IT Security made in Germany” vom Bundesverband IT-Sicherheit e.V.. Es wird ausschließlich an deutsche IT-Unternehmen verliehen, die ihre Produkte in Deutschland entwickeln und strenge Kriterien an die IT-Sicherheit und den Datenschutz erfüllen.

Die Preise gibt bei innovaphone auf Anfrage.

byon

byon stellt über zwei Rechenzentren in Frankfurt ihre Lösung byon SIP for Teams bereit. In Verbindung mit einer Cloud-Telefonie Anlage von byon ist auch Fax2Mail & Mail2Fax zur Verfügung.

Features:

• Sprachverschlüsselung per SRTP/TLS möglich
• Volumenpakete & Flatrates buchbar
• Freie Skalierbarkeit
• in 13 europäischen Ländern verfügbar
• lokale Rufnummern und routingfähige Servicenummern

byon SIP for Teams kostet 4,50€/ Monat pro Sprachkanal. Für das Setup werden bei einem Team von bis zu 50 Mitarbeitern 400€ fällig. Eine Festnetzflat schlägt sich mit monatlich 4,90€ pro Sprachkanal zu Buche, eine Flat ins mobile Netz kostet monatlich 7,90€ pro Sprachkanal.

easybell Teams Connector

Der Teams Connector von easybell ermöglicht es dir, Microsoft Teams und SIP Trunks in einer einzigen Anwendung zu nutzen. Damit kannst du flexibel und günstig telefonieren sowie die Kollaborationsmöglichkeiten von Microsoft Teams für dein Unternehmen nutzen.

Folgende Funktionen bietet dir der Teams Connector:

• automatisierte Einrichtung
• Anrufe deiner Büro-Rufnummer im Teams-Client entgegennehmen
• ausgehende Anrufe an weltweise Rufnummern über Teams tätigen
• günstige easybell-Tarife anstatt teurer MS Teams Tarife nutzen
• 30 Tage kostenlos testen

Die Preise für den Teams Connector richten sich nach deinen Anforderungen. Du kannst genau angeben, wie viele Sprachkanäle du brauchst, ob du eine Cloud-Telefonanlage benötigst (inkl. Nebenstellen und Endgeräten), welche Rufnummer(n) du möchtest und vieles mehr. Nach diesen Angaben richtet sich dann dein Preisangebot von easybell.cfy

NFON

NFON bietet mit Cloudya eine zuverlässige Cloud-Telefonanlage, die in Verbindung mit Microsoft Teams funktioniert.

Features:

• Integration in CRM und ERP Anwendungen
• Erweiterbar um Unified-Communications-Funktionen (Video, Chat, Screen-Sharing und vieles mehr)
• Informationen über Anrufer aus bestehenden Kundendatensätzen anzeigen
• eFax
• keine Vertragsbindung, monatlich kündbar
• monatlich skalierbar

Bei NFON sind alle Serviceleistungen TÜV-zertifiziert. Das garantiert abhörsichere Anrufverschlüsselung und garantierte Nutzungsmöglichkeit, auch bei Stromausfall.

Die Kosten für Cloudya sind nicht öffentlich. Bei NFON erhältst du ein persönliches Angebot basierend auf deinen Anforderungen und Bedürfnissen.

peoplefone

peoplefone ist ein Anbieter für VoIP-Lösungen. Das Unternehmen bietet zwei Modelle einer selbst entwickelten, virtuelle Telefonanlage mit Microsoft Teams Verbindung an.

Features:

• Chat (auch mit verbundenen externen Unternehmen)
• Übersetzungsfunktion
• Cloud-basierte Meeting-Aufzeichnung

Ursprünglich kommt peoplefone aus der Schweiz, hat aber mittlerweile Tochterfirmen in Deutschland, Frankreich, Österreich, Polen, Slowakei und Litauen. Das VoIP-Netzwerk wird von Ingenieuren in der Schweiz betreut und unterliegt der DSGVO und dem Schweizer Bundesgesetz über Datenschutz.

Die Anbindung an Teams kostet einmalig 50€ und 5€ monatlich für jeden Sprachkanal.

Unlimitierte Flats gibt es nicht. Die Tarifoptionen sind vielfältig und individuell buchbar.

WIRECLOUD

WIRECLOUD bietet dir einen speziellen Mcirosoft-Teams-Telefonie-Service. Dabei kannst du sowohl in's öffentliche Netz, als auch aus dem Home Office, vom Handy oder durch interne Durchwahlen telefonieren.

Features:

• Komplette Telefonie mit internen Durchwahlen
• Alle Funktionen einer Telefonanlage
• Kostenlose Festnetznummern
• Kostenlose Telefonkonferenzen
• Verschiedene Stufen der Integration
• Ideal für Home Office und Reisen

Ein großer Vorteil von WIRECLOUD ist das Kalkulator-Tool. Damit kannst du die individuellen Kosten für die Anbindung  und die empfohlene Microsoft Lizenz vorab ganz einfach berechnen. So kannst du schnell und problemlos die passende Lizenz für dein Unternehmen finden.

WIRECLOUD Pro ist für die MS-Teams-Integration notwendig und kann für bis zu 5.000 Endgeräte verwendet werden. Dieser Tarif kostet 2,50€/Monat pro Endgerät.

IT Boosting

Wenn du mit IT Boosting über Microsoft Teams telefonieren willst, dann musst du über Office 365 verfügen. Ist das der Fall, ermöglicht dir der Anbieter sowohl Fest- als auch Mobilnetz-Anrufe. Diese Funktionen stehen dir außerdem zur Verfügung:

• All-In-One-Paket inklusive Kanäle, Flatrates, Support-Leistungen uvm.
• Vollintegriert in Office 365
• Phone System mit Microsoft Teams für Telefonie auf Festnetz- und Mobilfunknetze
• Telekom Anbieter und SBC inklusive

Die Preise variieren je nach Abonnement, die sich in Anzahl der Outbound-Kanäle, Gesprächsminuten und Ausmaß der Support-Leistungen voneinander unterscheiden. Los geht es bei 180€ pro Monat, mit 3 Kanälen, 4000 Festnetz- und 1000 Mobilfunkminuten und 1 Stunde Support pro Monat.

Eine erste kostenlose telefonische Beratung ist auch möglich.

TelcoVillage

TelcoVillage ist ein deutscher Anbieter, der unter anderem Mobilfunknummern in Microsoft Teams zur Verfügung stellt und integriert. Du kannst sogar deine eigene Rufnummer verwenden.

Des Weiteren verfügt der Anbieter über folgende Features:

• HD Voice Sprachqualität
• sRTP Verschlüsselung
• Senden & Empfangen von SMS (Wird bald von Team unterstützt) 
• Rufnummer Management
• komplett ortsunabhängige Nummer

Bei TelcoVillage unterscheidet sich das Preismodell von dem der anderen Anbieter. Es wird ausschließlich das Telefonsystem von Teams genutzt und deshalb entfallen die Kosten für eine zweite PBX.

Im Abo kostet die Einrichtung 4,95€ pro Rufnummer und 4,50€ pro Rufnummer und Monat. Für ausgehende Gespräche gibt es eine minutengenaue Abrechnung und du zahlst 0,03€ pro Minute in deutsche und 0,09€ in europäische Netze.

TelcoVillage ist übrigens auch der erste und derzeit einzige Anbieter einer eSIM Karte. Wenn dich das Thema eSIM interessiert, solltest du unbedingt bei unserem Artikel “eSIM - Was kann sie und für wen ist sie geeignet?” vorbeischauen. 

Telegra

Mit Telegra kannst du das volle Potenzial deiner MS-Teams-Anwendung entfesseln. Dabei handelt es sich um einen Anbieter für die Business Telefonie für MS Teams, der auch zu Callcentern und deren Anforderungen passen. Von folgenden Funktionen profitierst du dabei:

• Erreichbarkeit aus dem öffentlichen Telefonnetz
• Rufnummern aus allen Vorwahlgebieten
• Für jeden Account eine eigene Durchwahl
• Einfache Skalierung von 10 bis 1000 Kanäle
• Direkte Schaltung innerhalb von 24 Stunden
• Gesamte Kommunikation in einem Tool
• Optionale Nutzung vieler innovativer Telefonie-Features

Nötig dafür sind die entsprechenden MS Teams Lizenzen, ein zertifizierter Session Border Controller und ein SIP Trunk.

Die Preise musst du bei Telegra selbst erfragen. Dies geschieht mittels eines Browsercalls inklusive Beratung.

Fazit - Wandle dein MS Teams zum Telefon um

Mit der Integration deiner Telefonie wird Microsoft Teams zur Zentrale deiner Kommunikation und Kollaboration. Alle wichtigen Funktionen, die du für die Arbeit brauchst, findest du an einem Ort.

Nicht nur Microsoft Tools, sondern auch Programme von Drittanbietern wie zum Beispiel Adobe Creative Cloud oder Trello lassen sich integrieren.

Gerade für Remote Teams ist ein solcher digitaler Workspace ideal. Es stellt teilweise eine Herausforderung dar, trotz physischer Entfernung effektiv miteinander zu kommunizieren.

Mit der Integration in Teams kannst du kostenlos Telefonate oder Konferenzen im Team halten und bist dabei nicht an einen Ort gebunden. Selbst auf der Geschäftsreise bist du mit deiner normalen Festnetznummer erreichbar.

Bei Fragen oder Feedback zum Artikel schreib gern direkt unten in die Kommentare.

Dir gefällt was du liest und möchtest mehr über smarte Anwendung der Digitalisierung für Unternehmen? Schau dich in unserer Kategorie speziell für Geschäftsführer um. 

Das Callcenter ist nichts Neues. Schon seit Jahren nutzen es viele Unternehmen, um einen flächendeckenden Kundenservice anbieten zu können. 

Heutzutage gibt es mittlerweile so viele Kanäle, dass der Kundenservice nicht mehr wie ursprünglich fast ausschließlich telefonisch stattfindet - daher der Name im Englischen “Call Center”. 

Unternehmen bieten heutzutage Kontaktmöglichkeiten über eine Vielzahl von Plattformen (Soziale Netzwerke, E-Mails, Messenger-Dienste, etc.).

Mit der zunehmenden Anzahl der Plattformen wachsen auch die logistischen und softwaretechnischen Herausforderungen, die beim Betrieb eines Callcenters zu meistern sind.

In diesem Artikel findest du Wissenswertes über Call Center Software, falls du eines aufbauen oder deines optimieren möchtest.

Definition Callcenter

Callcenter sind zentrale Anlaufstellen für telefonischen Kundenservice und Beratung. Mithilfe von ACD-Systemen (Automatic Call Distribution) werden Anrufe automatisch an passende Mitarbeitende verteilt. Neben dem klassischen Support übernehmen Callcenter auch Aufgaben im Marketing oder in der Betreuung von Social-Media-Kanälen.

Was ist eine Call Center Software?

Mit dem Wandel der Anforderungen und dem steigenden Kommunikationsvolumen stießen klassische Callcenter-Modelle an ihre Grenzen – moderne Call Center Software wurde zur Schlüsseltechnologie für mehr Effizienz und Skalierbarkeit.

Derzeit werden überwiegend Softwares beansprucht, die VoIP (Voice Over IP) verwenden. Bei dieser Art von Technologie erfolgt die Kommunikation über das Internet (IP = Internet Protocol); anders ist es bei der normalen Telefonie, bei der die jeweiligen Anbieter eine Leitung zur Verfügung stellen müssen.

Zudem kommt des Öfteren eine virtuelle ACD zur Anwendung. Dies hat den Vorteil, dass die Agenten remote arbeiten können.

Die besten VoIP-Telefonie-Anbieter findest du übrigens hier.

Welche Typen von Call Center Softwares gibt es?

Callcenter-Softwares gibt es massenweise. Um herauszufinden, welche Software passend für dich ist, musst du davor eine Entscheidung treffen. Nämlich, ob du ein Inbound-, Outbound-, oder ein gemischtes Callcenter betreiben möchtest.

Der Kundensupport wird von den Inbound-Agenten betreut, während die Outbound-Agenten potenzielle Kunden aktiv kontaktieren.

Je nach der Größe deines Unternehmens wäre es eventuell sinnvoll, sich zunächst auf eine davon zu spezialisieren.

Hast du dagegen bereits anfänglich ausreichende finanzielle Möglichkeiten, so kommt auch ein gemischtes Callcenter in Frage, in welchem du beide Modelle vereinen kannst.

Wenn einmal die Entscheidung bezüglich der Callcenter-Art gefallen ist, solltest du dich fragen, wo du deine Callcenter-Software hosten möchtest.

Ein eigenes Rechenzentrum (sog. On-Site Hosting) ist eine Möglichkeit für das Hosting der Software. Bei dieser Möglichkeit fallen allerdings relativ große Ausgaben für die Anschaffung der Hardware und der Software an.

Dazu kommt die Notwendigkeit eines IT-Teams, welches sich mit der Wartung des Rechenzentrums beschäftigt. Vorteil ist allerdings, dass die ganzen Daten nur bei dir sind, und diese Tatsache je nach Geschäftsmodell von großer Bedeutung für potenzielle Kunden sein könnte.

Der Einsatz von cloudbasierten Call Center Softwares stellt eine Alternative zum On-Site Hosting dar.

Cloudbasiert bedeutet, dass ein anderes (Tech-)Unternehmen sich um die gesamte technische Einrichtung, Wartung und Aufrechterhaltung der Infrastruktur und der Software kümmert.

Das hat zur Folge, dass die Kosten wesentlich geringer als bei einem eigenen Rechenzentrum sind, zudem die Nutzbarkeit und bestimmte Features leichter zu handhaben sind.

Nachteil ist eindeutig, dass im Gegensatz zu einem eigenen Rechenzentrum die Kontrolle über die Daten deutlich eingeschränkt ist. Bei bestimmten Geschäftsmodellen (z.B. VPN- oder E-Mail-Anbieter) ist eine Abwägung unabdingbar, welches Modell für dein Vorhaben die beste Eignung aufweist.

Wenn du ein Callcenter ausstatten möchtest, könntest du eventuell auch eine Chatbox mittels eines Chatbots gut gebrauchen. Außerdem ist das Thema Voicebot Anbieter in letzter Zeit immer stärker geworden.

Warum ist eine Call Center Software nützlich?

Wenn du von vornherein auf die richtige Callcenter-Software setzt, schlägst du zwei Fliegen mit einer Klappe. Deine Kunden werden dadurch besser betreut werden können, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt.

Davon abgesehen werden deine Mitarbeiter effizienter arbeiten.

Schließlich wirst du auch Kosten sparen können, indem du durch die Nutzung der Software zusätzliche Wartungen und Pannen vermeidest.

Das heißt konkret, dass du mit der richtigen Vorgehensweise und der entsprechenden Software deinen Umsatz letzten Endes steigern kannst.

Wenn sich deine Kunden gut aufgehoben fühlen und ihre Probleme gelöst sehen, entsteht zudem einerseits eine gewisse Bindung an dein Unternehmen, und andererseits sind sie eher dazu geneigt, sich verständnisvoll bei gegebenenfalls auftretenden Problemen zu zeigen.

Funktionen, die das Arbeiten mit Callcenter-Softwares einfach machen

Jetzt weißt du, warum du eine Callcenter-Software verwenden solltest. Welche Funktionen allerdings bei jeder guten Callcenter-Software unerlässlich sind, erzählen wir dir jetzt:

1. CTI (Computer Telephony Integration)

Mithilfe einer CTI wird der Anrufende vor dem eigentlichen Gesprächsbeginn automatisiert identifiziert. Das kann beispielsweise durch einen Vergleich der Rufnummer mit der Datenbank oder durch eine Abfrage der Kundennummer bewerkstelligt werden. 

Der zuständige Mitarbeiter erhält im Anschluss alle notwendigen Informationen über den Anrufenden, sodass der Zeitaufwand des Mitarbeiters pro Gespräch deutlich geringer wird.

2. Predictive Dialer

Ein Predictive Dialer ist bei einem Outbound-Callcenter ein sehr wertvolles Asset. Mit dessen Hilfe können die Mitarbeiter entlastet werden, indem die manuelle Einwahl der Telefonnummer und das Anrufen maschinell erfolgt. 

Das heißt, dass die Agenten mit dem Angerufenen direkt Kontakt aufnehmen können, ohne die monotone manuelle Abarbeitung einer Datenbank.

3. Sprachdialogsystem

Ein Sprachdialogsystem (Voicebot) sortiert als erste Anlaufstelle die Anrufe nach dem Anrufsgrund. 

Leichtere Angelegenheiten können des Öfteren automatisiert geklärt werden, eventuell mit einem Verweis auf die FAQ des Unternehmens. Erst bei schwierigen Fragen wird das Personal eingeschaltet. 

Dadurch lassen sich Kosten senken.

4. Time Tracking

Schließlich das Time Tracking innerhalb des Callcenter-Geschäfts von entscheidender Bedeutung. 

Da hierbei große Ausgaben Personalkosten sind, kann mithilfe einer lückenlosen Zeiterfassung die Arbeit der Mitarbeiter optimiert und die in diesem Zusammenhang stehenden Ausgaben reduziert werden.

Weitere Features:

Es kann sein, dass dein Unternehmen besondere Ansprüche hat. Diese diskutierst du am besten mit dem jeweiligen Anbieter. Sonstige wichtige Features können sein:

Use Cases

Mit einer Callcenter-Software steht dir in der Regel eine breite Palette von Anwendungsmöglichkeiten zur Verfügung. Die Weiterentwicklung seit den Anfängen der Callcenter ist riesig. Heutzutage läuft z.B. der Anruf eines Kunden bei Nutzung einer Callcenter-Software folgendermaßen ab:

Der Kunde ruft die von dir angegebene Nummer an. An dieser Stelle könnte erstmal ein IVR (Interactive Voice Response) zur Anwendung kommen. Hierdurch lässt sich das Anliegen deines Kundens erfassen und direkt erledigen. Zudem kann die CTI eingesetzt werden. Sollte der Kunde doch Unterstützung durch einen Agenten benötigen, würden diesem alle wichtigen Informationen bereits zu Gesprächsbeginn vorliegen.

Während der Wartezeit können automatisierte Umfragen zu bestimmten Themen oder kurze Abfragen durchgeführt werden. Einmal im Gespräch kann der Mitarbeiter das Anliegen des Kunden in der Regel schneller lösen.

Falls die Lösung Rücksprache mit einer Abteilung erfordert, kann man innerhalb der Software eine Rückruferinnerung einstellen, um dem Kunden die endgültige Antwort mitzuteilen.

Währenddessen können das Time Tracking, Echtzeitanalysen und KI-Dienste eingesetzt werden, um den Vorgang zu analysieren, bewerten und daraus Schlüsse zur Prozessoptimierung zu ziehen.

Callcenter: Standardsoftware vs. Individualsoftware

Schließlich musst du dich noch entscheiden, ob du eine Standard- oder eine Individualsoftware verwenden möchtest.

Von einer Standardsoftware ist beispielsweise die Rede, wenn du eine generische Software verwendest, die für eine unbestimmte Anzahl von allgemeinen Anwendungsmöglichkeiten auf dem Markt erhältlich ist. Dies ist dann nicht genau auf dein Unternehmen und dessen Besonderheiten zugeschnitten, aber bei kleinerem Budget, bei Zeitnot oder einfach für den Anfang sind Standardsoftwares eine beliebte Lösung.

Die Alternative ist eine sog. Individualsoftware. Hier wird die Funktionsweise deines Unternehmens mit der Callcenter-Software genauestens abgestimmt, um das Maximum daraus zu gewinnen. Hier fallen eventuell Mehrkosten an und es nimmt etwas mehr Zeit in Anspruch. Es stellt allerdings unter Umständen eine langfristige Lösung dar, die wenig Anpassung erfordert.

Diese Tools machen das alles möglich:

Und nun zu den Anbieter. Wir haben den Markt für dich gescannt und dir eine Zusammenstellung interessanter Call Center Software Anbieter mit den wichtigsten Infos erstellt.

CallOne

Der deutsche Anbieter CallOne ist auf Cloud Telefonanlagen und den Einsatz für ein KI Call Center spezialisiert. Das besondere an dieser Call Center Lösung ist, dass der ROI (Return on Investment) visuell angezeigt wird. Damit bekommst du nachweislich ein Gespür, inwiefern sich die Investition in ein eigenes Call Center für die Unternehmensprozesse und Kundenzufriedenheit eignet. 

Features: 

• KI-Features
• Kundenorientierte Software-Lösung
• Eigenes Softphone (auch als Browser-Extension) 
• Kompatibilität der Lösung mit jedem Softphone  
• Omnichannel 
• MS Teams Integration 
• Unfassbar umfangreiche Statistiken 
• Zahlreiche Apps und Integrationen 
• Anbindung an kundeneigene Systeme 
• Autoprovisionierung

Kosten: 

Die Pakete von CallOne werden auf deine Anforderungen als Kunde zugeschnitten. So bezahlst du den besten Preis für deine benötigte Leistung. Die Abrechnung findet dabei sekundengenau statt. Die Callcenter Software wird als pay-per-use Modell passgenau zum Nutzungsvolumen berechnet.

Datenschutz: 

Die verwendeten Server und die Technik befinden sich bei CallOne in einem gesicherten Rechenzentrum in Deutschland. Somit sind die Daten geschützt und ausfallsicher aufgehoben. 

Zum CallOne Erfahrungsbericht.

telegra

Multichannel für Inbound und Outbound ist für viele Unternehmen heutzutage ein absolutes Muss. Mit der Callcenter Software von telegra setzt du dabei auf VoIP Telefonie und kannst zusätzlich weitere Kontaktkanäle wie Chat und E-Mail mit abdecken. 

Damit lässt sich besonders gut die Kundenzufriedenheit durch ein gut geschultes und funktioniertendes Call Center steigern. 

Features: 

• Multichannel Callcenter Software
• Geeignet für Inbound & Outbound Calls
• DSGVO-konform aus deutscher Cloud
• CRM- und Helpdesk Plugins für Hubspot, Salesforce, Power BI, Zendesk
• VoIP über browserbasiertem Softphone
• Sprachmenüs und IVR
• Echtzeitstatistiken für besseren Überblick

Kosten:  

Die Preise definieren sich bei telegra nach der Anzahl an Lizenzen. Zuzüglich kommen Setupkosten und Bereitstellungskosten hinzu. Das Lizenzmodell lässt sich auf mehrere Arbeitsplätze anwenden. So kannst du telegra für dein gesamtes Team einsetzen und behältst den Überblick. Preise können beim Vertrieb erfragt werden.

Datenschutz: 

Als deutscher Anbieter mit Sitz in Köln präsentiert sich telegra als DSGVO-konforme Software. Die Daten werden auf deutschen Servern ausfallsicher gespeichert und somit sprichwörtlich aus der deutschen Cloud zur Verfügung gestellt. 

Mehr zu telegra im Verzeichnis.

GoToConnect

Mit Voicemail, Telefonwarteschleife und unterschiedlichen VoIP-Features hast du eine vollwertige Software. Genau damit wirbt GoToConnect. Insbesondere dank der Möglichkeit, die Software und derer Änderungen genau zu überwachen, kannst du frühzeitig Probleme erkennen und beseitigen. Das spart dir am Ende einiges an Geld. Sehr nützlich ist zudem die interaktive Adminoberfläche (Drag and Drop), die das Verwalten des Systems kinderleicht macht.

Features:

• Drag-and-Drop-Oberfläche
• automatische Anrufverteilung
• Praktische CRM-Integrationen
• Echtzeit-Reporting und Analysen
• automatische Telefonzentrale
• virtuelles Faxen
• benutzerdefinierte Begrüßungen

Kosten:

Basisplan für $24.00/Benutzer/Monat + erweiterte Pläne.

Datenschutz:

Unterliegen den Datenschutzrichtlinien von LogMeIn (USA).

Mehr zu GoToConnect.

Placetel

Die Cloud-Telefonanlage von Placetel lässt sich mit einer Erweiterung auch ideal für ein Callcenter nutzen. Dabei stehen dir eine Agentverwaltung zur Verfügung, mit welcher du all deine Mitarbeiter anlegen und für den Callcenter Betrieb vorbereiten kannst. 

Placetel lässt sich auf diese Weise auch in zahlreiche CRM-Systeme nahtlos einbinden und stellt mit der Agent Desktop Software eine schnelle und einfache Möglichkeit zur Nutzung. 

Features: 

• Beliebig viele (zeitgesteuerte) Warteschlangen möglich
• Detaillierte Auswertungen lassen dich deine Prozesse im Unternehmen optimieren 
• Agentstatus und Agentmanagement
• Nahtlose Integration in CRM-Systeme
• Erweitert die Placetel Cloud-Telefonanlage

Kosten: 

• Erweiterung für Placetel Webex 4,90 € 
• Monatliche Abrechnung
• 10 Agents kosten 14,90 € pro Monat

Datenschutz: 

Placetel und somit auch die Callcenter Funktion sind made in Germany und zertifiziert vom Cloud Ecosystem. Hinter Placetel steht das Mutterunternehmen Cisco. Diese Ansatz bringt hohe Sicherheit für dich und den Einsatz in deinem Callcenter mit sich. Es wird neuste Technologie eingesetzt und alle Daten werden hochsicher in deutschen Datenzentren verarbeitet. 

Zum Placetel-Testbericht im Software-Verzeichnis.

Zendesk

Zendesk bietet eine branchenführende Kundenservicelösung. Alle Kundeninteraktionen werden in einer einzigen, dynamischen Benutzeroberfläche mit Funktionen wie Web-Widgets, vordefinierten Ticketantworten und einer vollständigen Kundenhistorie ausgeführt.

Die Software ist cloudbasiert und funktioniert über Ruby on Rails Framework, was dir und deinem Unternehmen zahlreiche Gestaltungsmöglichkeiten anbietet.

Du kannst mit Handy und Tablet die Zendesk-Plattform reibungslos verwenden.

Features:

• Support auf mehreren Kanälen: Messaging, Live-Chat, Social Media, E-Mail und Telefon
• Integriertes Help Center und Community-Forum
• Automatisierungsoptionen und KI-basierte Bots
• Verteilungs- und Business-Intelligence-Funktionen

Kosten:

Ab 19€ pro Benutzer pro Monat.

Datenschutz:

Das Unternehmen unterliegt der DSGVO. Datenverantwortliche und Unternehmen tragen die primäre Verantwortung dafür, dass ihre Verarbeitung personenbezogener Daten den einschlägigen Datenschutzgesetzen entspricht.

Mehr über Zendesk lesen.

Freshdesk

Freshdesk positioniert sich als ein Helpdesk-Angebot für kleinere Unternehmen. Ein günstiger Preis sowie eine sehr einfache Benutzeroberfläche machen es zu einer ausgezeichneten Wahl für Basisansprüche im Bereich Kundenbetreuung.

Eine Besonderheit der Software ist die Gamification-Funktion “Freshdesk Arcade”, durch welche Freshdesk viele andere Anbieter überholt.

Features:

• Gamification-Funktionen
• Szenarien-Vorlagen für Agenten
• Möglichkeit, Tickets aus sozialen Medien zu bearbeiten
• viele Automatisierungsfunktionen
• Zugang zu einer internen und öffentlichen Wissensdatenbank

Kosten:

Kostenloser Plan für unbegrenzte Anzahl der Agenten + weitere kostenpflichtige Pläne ab 5 USD / Agent / Monat mit ergänzten Features.

Datenschutz:

Nach eigenen Angaben seit 2018 komplett DSGVO-konform.

Freshdesk im Digital Affin Software-Verzeichnis.

RingCentral

RingCentral Office ist eine All-in-One-Cloud-Kommunikationsplattform, die Unternehmen hilft, ihre interne und externe Korrespondenz zu vereinfachen.

Die Software bietet ausführliche Kommunikations- und Managementfunktionen und eignet sich gut für die Betreuung von globalen Kundenstämmen. Bei RingCentral Office kannst du nämlich lokale Nummern in über 40 Ländern und mehr als 100 virtuelle internationale Nummern bedienen.

Features:

• All-In-One Tool für Kommunikation im Team und mit Kunden
• auch Videocalls möglich
• Kalenderintegrationen
• Visuelle Voicemail
• Mehrstufige IVR
• Gebührenfreie internationale Anrufe
• Kollaborationsfunktionen
• Integrationen von Drittanbietern (Google, Salesforce usw.)
• Mobile & Desktop-Apps (iOS und Android)

Kosten:

Kostenlose Testversion, dann unterschiedliche Pläne ab 19,99 $/Monat/Benutzer.

Datenschutz:

DSGVO-konform.

RingCentral im Software-Verzeichnis.

Avaya

Avaya OneCloud-Plattform ist eine hybride Callcenter-Lösung, die sich an Unternehmen in unterschiedlicher Größe richtet. Die Software hilft dir deinen Kunden personalisierte Interaktionen mit fortschrittlichen Outreach-Algorithmen und Workflows anzubieten.

Avaya stellt viele Inbound- und Outreach-Funktionen zur Verfügung, die besonders bei Neukundenakquise sowie Cross-Selling und Upselling nützlich sind. Es hilft Agenten auch Zahlungsoperationen durchzuführen, Servicetermine zu vereinbaren und Werbeaktionen und Rabatte anzubieten.

Features:

• Zentrale Verwaltung aller Contact Center-Anwendungen
• Kunden werden via Sprache, Video, E-Mail, Web-Chat, WhatsApp, SMS und IM mit dem richtigen Agenten oder Experten verbunden
• benutzerfreundliche webbasierte Client-Anwendungsoberfläche
• Echtzeit-Chat
• Reporting/Analytics
• Zahlreiche Integrationen, z.B. Microsoft Active Directory

Kosten:

Auf Anfrage, abhängig von den benötigten Funktionen.

Datenschutz:

Sicherheitsfunktionen zur Erkennung wahrscheinlicher Lücken im Systems, Medienverschlüsselung in Echtzeit für Umgebungen, in denen erweiterter Sprach-Datenschutz über LAN/WAN erforderlich ist.

Zum Avaya Testbericht.

Zoho Desk

Zoho Desk ist ein markenübergreifende und kostengünstige Helpcenter-Softwarelösung.

Mit dieser Software soll dein ganzer Fokus auf den Kunden liegen können, ohne dich um das Drumherum kümmern zu müssen. Denn mit Zoho Desk kann so gut wie alles Zeitraubende automatisiert werden. Besonders gut sind die zahlreichen Kontaktmöglichkeit, die den Kunden bei der Software zur Verfügung stehen.

Auch der Aufbau einer eigenständigen Support-Community und die Pflege von Google-Geschäftskontakten ist möglich!

Features:

• Benutzerdefinierte Helpdesk-Organisation
• Projektmanagement-Funktionen
• KI-Anwendungen (Chatbot, Voice-Assistent, automatische Kennzeichnung der Tickets usw.)
• Viele Add-Ons und Analytics-Tools
• Single Sign On (SSO)-Integration für Kunden
• Mobilität (Tickets auf mobilen Endgeräten verwalten)

Kosten:

Kostenloser Plan für bis zu 3 Mitarbeiter, erweiterte Pläne ab €14

/Mitarbeiter/Monat.

Datenschutz:

Unterliegt DSGVO, ausführliche Informationen über die Datennutzung auf der Website.

Zoho Desk im Software-Verzeichnis auf Digital Affin

NICE inContact

NICE inContact mischt im Bereich Cloud-Callcenter ganz vorne mit. Sie stellen viele wichtige Features bereit, darunter ragt der Einsatz von KI heraus. Hinter NICE inContact steht ein ganzes IT-Team, welches mehr Optionen und Softwares zur Integration programmiert. Mit ihnen kann man also auf ein ganzheitliches Konzept für das Unternehmen setzen.

Features:

• intuitive Benutzeroberfläche
• viele Training-Tools
• leistungsstarke KI-Anwendung
• innovative Partnerökosystem für Kooperationen und Integrationen
• mehr als 30 Kunden-Interaktionskanäle

Kosten:

Individueller Preis je nach Anforderungen.

Datenschutz:

Bei Tätigkeit im Europäischen Wirtschaftsraum unterliegt DSGVO.

Kixie PowerCall

Du möchtest, dass dein Callcenter sich auf Sales fokussiert? Dann hat Kixie PowerCall die Lösung. Wenn es um Verkaufsgespräche geht, überzeugt Kixie mit seinem CRM, der Schulungssoftware für neue Mitarbeiter, und sonstigen Datenerfassungstools. Die Einrichtung erfolgt ohne große Mühe in wenigen Minuten.

Features:

• einfache Einrichtung & Bedienung
• spezielle Features für Verkaufsgesprächen
• Click-to-Call-Wählliste und Auto-Wahl-Optionen
• Verkaufsstatistiken
• Onboarding mit Kixie Call Coaching-Funktionalität
• erweitertes Call-Reporting-Dashboard
• CRM-Anwendungen von Drittanbietern wie Salesforce, Zoho, AmoCRM, Capsule und Nutshell
• nativen Apps

Kosten:

Ab 29$ pro Monat.

Datenschutz:

Gute Firewall-Barrieren, Verschlüsselungen und Authentifizierungsverfahren, aber keine Angaben zur Einhaltung konkreter Datenschutzrichtlinien wie DSGVO.

PhoneBurner

Innovative Lösung mit sehr guten Tech-Leistung. Es soll schnell, schneller, am schnellsten gehen? PhoneBurner wirbt mit einer um 447% erhöhten Leistung beim Kundenservice. Zudem kann die Software über einen Browser aufgerufen werden, sodass kein Speicherplatz im Rechner in Anspruch genommen wird und die Qualität der Gespräche gleicht der eines telefonischen Anrufs, obwohl die Software cloudbasiert ist.

Features:

• proprietäre SmartSender-Funktion
• integriertes CRM
• Echtzeit-Benachrichtigungen zum Kundenverhalten (z.B. wenn E-Mails gelesen wurden)
• Erstellung von Targeting-Ads
• Kollaborationstools
• Workflow-Automatisierung
• Gamification-Add-Ons
• Projektmanagement-Funktionen

Kosten:

Ab $149 pro Benutzer/Monat.

Datenschutz:

Gemäß den US-amerikanischen Datenschutzbestimmungen (CCPA).

Channels

Channels ist dein minimalistischer Freund. Nur das allernötigste, aber in sehr guter Qualität. Vom CRM zu Echtzeitanalysen, viele der absolut notwendigen Tools sind dabei mit unterschiedlichen Integrationsmöglichkeiten und das zu einem bezahlbaren Preis.

Features:

• Datengesteuerte Helpline
• Flexibles Skripting-Tool
• Verkaufsgespräche von jeder Webseite, auf der du dich befindest
• Regelmäßige Tool-Erweiterung
• IVR-System
• viele nützliche Integrationen
• umfangreiche Analytics-Funktionen

Kosten:

FREE-Plan für bis zu 3 Benutzer und 250 Webanrufe pro Monat; weitere Pläne ab $24/Monat für 3 Benutzer (+$8 für jeden zusätzlichen).

Datenschutz:

DSGVO-entsprechend.

Aircall

Aircall hat es sich zur Aufgabe gemacht, moderne Lösungen in der Callcenter-Welt anzubieten. Mit der Möglichkeit einer geräteübergreifenden Nutzung, sowie dem Support der gängigen und wichtigen Tools (CRM - Helpdesk - etc.) stellt dir Aircall das Grundgerüst zur Verfügung, welches du brauchst, um mit deinem Callcenter durchzustarten.

Features:

• Anrufplanung- & Protokoll
• Aufgabenmanagement
• Automatisierungsfunktionen (z.B. automatische Lead-Verteilung, Antworten und andere)
• Computer Telephony Integration
• Drittanbieter-Integrationen
• E-Commerce-Management
• Echtzeit-Analytik
• Multi-Channel-Kommunikation
• Stimmenanpassung

Kosten:

Kostenpläne ab 30,00 €/Monat, Free-Trial vorhanden.

Datenschutz:

Richten sich grundsätzlich nach den Sicherheitsanforderungen der DSGVO, jedoch werden personenbezogene Daten der User auch außerhalb der EU verarbeitet.

Aircall im Test im Digital Affin Verzeichnis.

dialfire

Für ein Outbound-Callcenter hat dialfire eine Lösung entwickelt. Das Unternehmen wirbt mit moderner Verschlüsselungstechnologie, die den Datenschutz gewährleisten soll. Wichtige Features sind Gesprächsaufzeichnungsmöglichkeiten, Predictive Dialing sowie ein automatisiertes Vergabeverfahren der Anrufe.

Features:

• sehr einfache und intuitive Einrichtung
• vollständig anpassbare Benutzungsoberfläche mit Drag-and-drop-Funktionalität
• Drittanbieter-Integration
• Echtzeit-Analytik
• Predictive Dialing
• sichere Daten- und Sprachverschlüsselungstechnologie
• Kampagnenmanagement-Tools

Kosten:

Kostenlose Version mit begrenzter Funktionalität; weitere Pakete ab $15.00/User/Monat.

Datenschutz:

DSGVO-konform.

Mehr über dialfire im Verzeichnis.

Twilio

Mit Twilio kannst du dein Callcenter mit einer API ausrüsten, mit welcher dein Unternehmen die ganze telefonische Kommunikation organisieren kann. Zudem kannst du eine Funktion für die Verwendung von Textnachrichten einrichten. Twilio lässt sich vielseitig nutzen, da es zahlreiche Individualisierungsmöglichkeiten gibt, die spezifisch programmiert werden können.

Features:

• viele Kommunikations-APIs, die in einer App verwaltet werden
• Self-Service Integrationen
• Ausgeprägte Anpassungsmöglichkeiten
• Big Data Analytics
• praktische Werkzeuge zur Zusammenarbeit

Kosten:

Individuelle Preisgestaltung je nach benötigten Funktionen.

Datenschutz:

Agiert grundsätzlich nach US-amerikanischen Datenschutzgesetzen. International werden geeignete Sicherheitsvorkehrungen je nach lokalen Rechtsvorschriften angewendet.

Playvox

Playvox fokussiert sich darauf, dir Echtzeitlösungen zugänglich zu machen. Mit Verbildlichungen (Scorecards, Dashboards, etc.) haben die Entscheidungsträger in deinem Unternehmen alle wichtigen Daten parat, um eine fundierte Entscheidung zu treffen und nicht nur nach Bauchgefühl zu agieren. Besonders interessant ist die Integration von sogenannten Motivationstools. Damit kannst du die Leistung deiner Mitarbeiter noch einmal befeuern, da sie täglich oder nach einem bestimmten Zeitraum mit einer Belohnung für hervorragende Arbeit rechnen können.

Features:

• Fokus auf Tools zur Motivationssteigerung
• Belohnungskatalog und Prämien für Agenten
• Coaching-Angebote für Remote-Teams
• Workflow-Automatisierungen
• umfangreiches Onboarding-, Preboarding und Schulungsprogramm

Kosten:

Individuelles Preisangebot je nach Kapazitäten und Leitungen.

Datenschutz:

Entspricht den globalen Datenschutzbestimmungen von EU-US Privacy Shield Framework.

Talkdesk

Wenn du keinerlei Software installieren möchtest, dann bist du richtig bei Talkdesk. Es bietet dir eine Callcenter-Software an, die du ganz bequem von deinem Browser aus verwenden kannst. Integrationsmöglichkeiten, genaue und veranschauliche Datenanalysen sowie Produktivitätssteigerung sind der Kern des Services von Talkdesk. Sie richten sich nach eigener Aussagen an jedes Unternehmen, egal ob klein, mittel oder groß.

Features:

• ausgeprägte Anpassungsmöglichkeiten
• hohe Sicherheit
• KI-infundiert
• Self-Service-Funktionen
• Multichannel-Lösungen
• interne Wissensdatenbank
• Echtzeitsensoren & Automatisierungen
• auf mobilen Endgeräten verfügbar

Kosten:

Individuelle Preisgestaltung.

Datenschutz:

Beim Einsatz in der EU handelt im Rahmen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung.

CloudTalk

CloudTalk stellt für jeden die passenden Möglichkeiten bereit. Sowohl über den Browser als auch über die Desktop-App kann die Software genutzt werden. Cloudtalks Zielgruppe sind hauptsächlich Callcenter, die internetbasiert sind. Du kannst daher mit seiner Software internationale Anrufe empfangen und machen.

Features:

• Teamarbeit-Tools
• intelligente Funktionen zur Anrufverteilung- und Weiterleitung
• Kundenkarte in Echtzeit
• viele Integrationen und API
• CRM-, Helpdesk- oder E-Commerce-Lösungen
• Workflow-Automatisierung
• Innovative Analytics, z.B. Emotionsanalyse

Kosten:

Ab 20 € /User/Monat.

Datenschutz:

DSGVO-konform.

3CX

Breite Anwendungsmöglichkeiten stellt 3CX für seine Kunden in Aussicht. Nachrichtensofortversand, Handy-Apps, CRM, und vieles mehr. Das Ganze ganz ohne Hardware über 3CXs Plattform mit sowohl einer Office- als auch einer Remote-Option.

Features:

• Softphone für Windows (telefonieren ohne zusätzliche Telefon-Hardware möglich)
• Anrufe per Drag-and-Drop weiterleiten
• CRM-Integration
• App für Android und iOS

Kosten:

Gratis-Version verfügbar. Zusätzliche Features können einzeln oder in Paketen erworben werden.

Datenschutz:

DSGVO-konform.

LiveAgent

LiveAgent wirbt mit mehr als 150 Funktionen, die für dein Unternehmen ein sehr großes Individualisierungspotenzial haben. Die Möglichkeit von Social-Media-Integrationen (Twitter, Facebook, etc.) sowie das Angebot der Dienstleistung auf vielen Sprachen (fast 40 Stück) ragen heraus.

Features:

• alle Kommunikationskanäle inkl. Social Media an einem Ort zentralisiert
• viele Personalisierungsinstrumente
• Kollaborationstools
• Tagging-System der Tickets
• intuitive Benutzungsoberfläche dank Farbcodierungen

Kosten:

14 Tage Free Trial verfügbar; unterschiedliche Pläne ab 12€/Agent/Monat.

Datenschutz:

Die Server sind in den Vereinigten Staaten, Großbritannien und Japan. Bei Anwendung innerhalb Europas greift die DSGVO.

XCALLY

Für alle gemischten sowie “gewöhnlichen” Callcenter bietet XCALLY eine ganzheitliche Lösung. Dir stehen zahlreiche Kommunikationskanäle zur Verfügung, sodass du deine Kundschaft problemlos erreichen kannst sowie diese dich auch. Mithilfe von innovativen Techtools verspricht XCALLY gesteigerte Effizienz in den Arbeitsprozessen.

Features:

• Omnichannel-Lösung für Inbound-, Outbound- und Blended Contact Center
• intuitive Benutzeroberfläche
• Externe benutzerdefinierte Integrationen
• Skripting-Tool
• Drag-and-Drop-Designer für IVR-Projekte

Kosten:

Kostenlose Probezeit; unterschiedliche Pläne nach individuellen Preisen.

Datenschutz:

DSGVO-konform.

NUACOM

NUACOM fokussiert sich auf die Produktivitätssteigerung. Diese Callcenter-Software hilft dir, unterschiedliche Standorte zentral zu organisieren und deren leistungsbezogene Daten zu bewerten. NUACOM inkludiert unterschiedliche Integrationen, sowie Handy-Anwendungsmöglichkeiten.

Features:

• Automatisierte Zuordnung und Synchronisierung von Anrufen
• zahlreiche Business-Apps-Integrationen wie CRM-, E-Mail-Marketing- oder ein Kundenbetreuungssystem
• IVR-Design-Too
• automatisches Switchen zwischen Tischtelefon und mobilem Gerät
• umfangreiche VoIP-Daten und Analysen
• sichere Verschlüsselung

Kosten:

Ab 9,99€/Benutzer/Monat, mindestens 4 Benutzer.

Datenschutz:

Keine spezifischen Angaben zur Nutzung im Europäischen Wirtschaftsraum.

Five9

Künstliche Intelligenz ist der zentrale Angelpunkt bei Five9. Mit derer Hilfe kannst du die Prozesse in deinem Callcenter in einem Ausmaß optimieren, welches per bloßer menschlicher Datenanalyse wesentlich schwerer zu erreichen wäre.

Features:

• leistungsstarke KI-Anwendung
• intelligentes Routing
• automatische Echtzeit-Berichte und Analysen
• KI-gesteuertes intelligentes Routing und Kundenabsichtsdaten
• CRM-Integrationen
• Performance Dashboard mit einer 360-Grad-Ansicht

Kosten:

Individuelles Preisangebot je nach Standort und benötigten Kapazitäten.

Datenschutz:

Nach geltenden DSGVO-Vorschriften.

Sabienzia

Sabienzia legt den Fokus auf zwei Schwerpunkte: erstens auf technologisch verbesserte Teamarbeit im Callcenter, und zweitens auf eine qualitative Entscheidungsfindung dank datenbasierten Hintergrundinformationen. Seit mehr als 10 Jahren ist Sabienzia auf dem Markt der cloudbasierten Softwares für Callcenter. Aufgrund der ausschließlichen Nutzung von EU-Servern bietet das Unternehmen eine der besten Rahmenbedingungen für Datensicherheit und DSGVO-konforme Datenverarbeitung.

Features:

• 100% Hosting in Europa
• Hybride Routingpriorisierung & IVR
• PCI-Zertifizierung nach höchster Sicherheitsstufe
• Einbindung interner Systeme und Anwendungen möglich
• Mobilität-Verwaltung und Betrieb auch von unterwegs aus
• Echtzeit-Management & Analytics

Kosten:

10€/Benutzer pro Monat für bis zu 10 Benutzer + erweiterte Preispläne.

Datenschutz:

Datenverarbeitung nach EU-DSGVO.

Dialpad

Mit Leistungsstärke möchte Dialpad auf dem Markt überzeugen. Alle herkömmlichen Funktionen werden in einer Plattform gebündelt unterstützt. Dialpad konzentriert sich auf die Verwendung neuester und innovativer Technologien, um dir Integrationen auf höchstem Niveau zu ermöglichen und die beste Leistung aus deinem Callcenter herauszuholen.

Features:

• Sprachanalyse in Echtzeit
• Echtzeit-Coaching-Tools wie Listen-in, Barge-in, and Take-over Controls und andere
• Heatmaps der Agentenaktivität
• Mobile Apps
• Voice-AI, die die Angelegenheit eines Anrufs automatisch erkennt und jede Interaktion analysiert

Kosten:

Ab $15/User/Monat

Datenschutz:

DSGVO, Cloud Security Alliance und SOC2® Typ II konform.

Genesys PureCloud

Die Welt ist ständig in Bewegung und so braucht es Dynamik in der Tech-Branche. Genau das verspricht Genesys PureCloud, welches als etablierter Anbieter mit einer Mega-Bündelung von Funktionen auftritt. Alles, was du für dein Callcenter gebrauchen kannst, und vielleicht auch mehr wirst du mit ziemlicher Sicherheit im Angebot von Genesys PureCloud finden. Dabei legt der Anbieter großen Wert auf die Datensicherheit sowie auf eine breite Sprachunterstützung.

Features:

• Collaboration- und Unified-Communications-Suite mit browserbasiertem Softphone, Firmenverzeichnis, Content-Management-System sowie Video- und Chat-Tools
• intuitive, einfache Benutzeroberfläche
• Integrierte Workforce-Management-Funktionen
• sprachgesteuertes IVR
• CRM-Lösungen und offene APIs

Kosten:

Ab 60€/Monat. Unterschiedliche Abrechnungsarten (z.B. nach Userzahl oder Nutzungsstunden) möglich.

Datenschutz:

Die Nutzung im Europäischen Wirtschaftsraum unterliegt der DSGVO.

CallHippo

Als Start-Up oder Kleinunternehmen sind die Bedürfnisse oft total anders. CallHippo berücksichtigt eben diese Tatsache und bietet eine entsprechende cloudbasierte VoIP-Dienstleistung. Dabei kann der Service sowohl über den Browser als auch über das Handy genutzt werden. Bezahlen musst du nur für die tatsächlich aktiven Agenten und für die verwendeten Rufnummern.

Features:

• userfreundliche Einrichtung und Benutzeroberfläche
• alle Funktionen auf einem einzigen Dashboard
• Echtzeit-Anrufanalysetool
• Zeitzonen-Management
• nutzerdefinierte Warteschleifenmusikfunktion
• über 85 spannende Integrationen
• Mobile Apps verfügbar

Kosten:

Ab $15/ Benutzer/Monat.

Datenschutz:

DSGVO, HIPAA und PCI konform.

Zusammengefasst:

Anbieter von Callcenter-Softwares gibt es beinahe so viele wie Sand am Meer. Dabei ähneln die Leistungsangebote der unterschiedlichen Unternehmen einander sehr stark.

Solange du eine generische Lösung brauchst - ohne besondere Erfordernisse - kommst du mit jedem der obigen Anbieter gut zurecht. Hast du dagegen sehr spezifische Ansprüche und/oder erfordert dein Geschäftsmodell besondere Vorkehrungen, dann kannst du bei den Features zunächst nach dem suchen, was du genau brauchst.

Im Zweifel ist es aber am besten, wenn du die in Frage kommenden Dienstleister direkt kontaktierst und nach einer auf die konkreten Bedürfnisse deines Unternehmens zugeschnittenen Lösung fragst.

Mit welcher Call-Center-Lösung hast du bereits gearbeitet? Erzähle über deine Erfahrung in den Kommentaren!

Was darf ein Prokurist unterschreiben?

Was bedeutet ppa? 

Wenn es darum geht, im Unternehmen eine Unterschrift zu leisten, tauchen schnell Fragen zu Vertretungs- und Vollmachtsregelungen im Geschäftsverkehr auf.

Mit einer Unterschriftenregelung sind diese Fragen schnell geklärt. 

Eine solche Regelung lässt sich auch nutzen, wenn du dein Vertragsmanagement digitalisieren willst.

Welche digitalen Tools du brauchst, um Verträge im Unternehmen mit oder ohne Vollmacht rechtswirksam elektronisch zu unterschreiben, erfährst du in diesem Artikel. 

Ich stelle dir außerdem die wichtigsten Fakten zum Thema Unterschriftenregelung vor.

Wer darf Geschäfte für Unternehmen führen und unterschreiben?

Du führst ein Unternehmen oder ein Team? Dann hast du wahrscheinlich alle Hände voll zu tun und trägst große Verantwortung. Du musst Entscheidungen treffen, Geschäfte führen und Verträge unterschreiben.

Je erfolgreicher dein Unternehmen läuft, desto mehr Zeit musst du dafür aufwenden. Damit das Steuern von Geschäften nicht zum Vollzeitjob für dich wird, brauchst du Unterstützung.

Grundsätzlich haben nur gesetzliche Vertreter die Befugnis, wirksame Verträge für ihr Unternehmen abzuschließen. Per Gesetz ist bei einer GmbH der Geschäftsführer gesetzlicher Vertreter, bei der AG ist es der Vorstand. Diese Geschäftsinhaber können aber auch andere gesetzliche Vertreter bestimmen.

Damit klar ist, wer in einem Unternehmen welche Dokumente unterschreiben darf, um rechtsverbindliche Erklärungen abzugeben, nutzt man in der modernen Geschäftswelt die Unterschriftenregelung.

Warum eine Regelung für Unterschriften im Geschäftsverkehr wichtig ist

Grundsätzlich dient eine Unterschrift auf wichtigen Dokumenten dazu, die Identität des Unterzeichnenden zu klären. Damit ist gewährleistet, dass Vereinbarungen wie ein Vertrag rechtswirksam sind.

Mit einer Unterschriftenregelung in deinem Unternehmen verhinderst du, dass Mitarbeitende unbefugt als Unternehmensvertreter handeln.

Vorteile einer Unterschriftenregelung

Eine Unterschriftenregelung erfüllt mehrere Aufgaben. Sie

• legt fest, welche Mitarbeitenden bevollmächtigt sind, rechtsverbindliche Erklärungen im Namen des Unternehmens abzugeben.
• schafft Klarheit über die Vertretungsbefugnisse in Unternehmen.
• gewährleistet einen reibungslosen Geschäftsbetrieb.
• sorgt für Sicherheit bei Geschäften.
• minimiert Haftungsrisiken.

Wer hat Befugnis zur Vertretung? Vollmachtsregelungen im Geschäftsverkehr

Wichtige gesetzliche Grundlagen rund um Vertretungsberechtigungen und Vollmachten finden sich im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und im Handelsgesetzbuch (HGB).