Verträge sichern dein Unternehmen rechtlich ab. Doch je mehr du davon abschließt, desto unübersichtlicher wird es.
Wenn du dann auch noch eine Frist verpasst, ist der Ärger groß.
Die digitale Vertragsverwaltung sorgt dafür, dass das nicht passiert und du bestehende und neue Verträge im Griff hast und den Überblick über wichtige Vertragsinhalte und Fristen behältst.
Was dahintersteckt und wie dein Unternehmen davon profitiert, zeige ich dir jetzt.
Was versteht man unter (digitaler) Vertragsverwaltung?
Die Vertragsverwaltung ist Bestandteil des Vertragswesens in Unternehmen – genauer gesagt ist es neben dem Vertragscontrolling ein wichtiges Teilgebiet des Vertragsmanagements.
Während das Vertragsmanagement darauf abzielt, den gesamten Vertragslebenszyklus von der Erstellung bis zur Archivierung abzubilden, hat die Vertragsverwaltung das Ziel, vertragsrelevante Informationen zu strukturieren und die Arbeit mit bestehenden Verträgen einfacher zu gestalten.
Bei der digitalen Vertragsverwaltung erreichst du dieses Ziel unter Einsatz von Softwarelösungen. Allerdings geht es dabei um mehr als nur die Digitalisierung von Verträgen oder das Erstellen von digitalen Signaturen.
Sehen wir uns doch einmal an, was alles unter die digitale Vertragsverwaltung fällt.
Diese Aufgaben gehören zur digitalen Vertragsverwaltung
Um Transparenz bei deinen Vertragsdokumenten zu erreichen, musst du im Rahmen der Vertragsverwaltung verschiedene Aufgaben erledigen:
- Du musst die wichtigsten Inhalte zentral und digital erfassen. Dazu gehören neben den Vertragsparteien auch Fristen und Pflichten, die sich aus einem Vertrag für dein Unternehmen ergeben und die es zu überwachen gilt.
- Wichtig ist außerdem, zu wissen, wer in deinem Unternehmen für die Einhaltung der Vertragsvereinbarungen verantwortlich ist.
- Eine weitere Aufgabe im Zusammenhang mit der digitalen Vertragsverwaltung ist das rechtskonforme Archivieren der Verträge.
Da Unternehmen heute zahlreiche Vereinbarungen mit Beschäftigten, Partnern, Freelancern, Lieferanten und Softwareanbietern treffen, ist eine digitale Vertragsverwaltung unverzichtbar – sonst verlierst du früher oder später den Überblick.
Verträge digital verwalten: Das sind die Vor- und Nachteile
Eine digitale Vertragsverwaltung ist die Grundlage dafür, dass du Angebote vergleichen, Rechnungen korrekt stellen und Fristen einhalten kannst.
Außerdem hilft dir die Digitalisierung von Aufgaben der Vertragsverwaltung dabei, Prozesse zu automatisieren und Verträge strukturiert und übersichtlich zu organisieren.
Das alles wirkt sich positiv auf dein Unternehmen aus und bietet Vorteile in verschiedenen Bereichen:
Effizienz
Im Vergleich zur traditionellen papierbasierten Vertragsverwaltung lassen sich bei der digitalen Variante viele Workflows automatisieren. Das entlastet dein Team und verbessert deine Produktivität.
Zeit
Durch hohe Transparenz über Vertragsinhalte, Vereinbarungen und Verantwortlichkeiten findest du in Sekundenschnelle alle Informationen, die du suchst und weißt, an wen du dich bei Fragen wenden kannst. Das spart im Alltag viel Zeit.
Risiken
Verträge bergen gewisse Risiken, wenn sie nicht eingehend geprüft und korrekt eingehalten werden. Mit digitaler Vertragsverwaltung behältst du immer den Überblick über Fristen und Verpflichtungen, verhinderst Vertragsverletzungen und reduzierst rechtliche Risiken.
Kosten
Mehr Effizienz und weniger Risiken bedeuten für dich, dass du Kosten sparst. Dazu trägt auch die Tatsache bei, dass die digitale Vertragsverwaltung Papierkosten spart und du weniger Platz zum Aufbewahren deiner Dokumente benötigst.
Zusammenarbeit
Wenn du deine Verträge digital verwaltest, lassen sie sich einfacher teilen, was die Zusammenarbeit verbessert. Nebenbei verbessert sich übrigens auch die Beziehungen zu Partnern und Lieferanten, wenn du dank digitaler Vertragsverwaltung deine Vertragspflichten pünktlich und korrekt erfüllst.
Eine Erhebung aus dem Jahr 2020 hat gezeigt, dass Unternehmen mit schlechter Vertragsverwaltung jährliche Einbußen von rund 9 % ihres Gesamtumsatzes hinnehmen müssen.
Wenn du die digitale Vertragsverwaltung für effizientere Vertragsprozesse nutzt, amortisieren sich die Kosten für eine entsprechende Lösung im Handumdrehen. Außerdem hilft dir die digitale Vertragsverwaltung, Fristen aus Verträgen einzuhalten und Vertragsstrafen zu umgehen.
Diese Punkte solltest du bedenken, wenn du deine Verträge digital verwaltest
Um von all den genannten Vorteile zu profitieren, brauchst du eine Softwarelösung zum Digitalisieren deiner Verträge. Außerdem muss sichergestellt sein, dass dein Team Verträge rechtssicher elektronisch unterschreiben kann.
Das alles erfordert gründliche Recherche nach dem richtigen Anbieter und ist natürlich mit initialen Kosten verbunden. Außerdem müssen sich deine Mitarbeiter umstellen, wenn sie in Zukunft mit einem Vertrags-Tool arbeiten sollen.
Wenn du
- die Digitalisierung der Vertragsverwaltung frühzeitig kommunizierst,
- die beteiligten Stakeholder bei der Tool-Auswahl einbeziehst und
- ein umfassendes Onboarding sicherstellst,
könnt ihr jedoch nach kurzer Zeit von den Vorteilen profitieren – und Kosten sparen.
Rechtliche Aspekte bei der digitalen Vertragsverwaltung
Vor der Einführung eines Tools für die Vertragsverwaltung musst du außerdem die rechtlichen Rahmenbedingungen beachten.
Folgende Punkte sind wichtig und sollten durch das Tool deiner Wahl abgedeckt sein:
- Datenschutz und Datensicherheit
- Compliance mit rechtlichen Anforderungen und Branchenvorschriften
- Vorgaben und Pflichten bei Archivierung und Aufbewahrung
- Revisionssicherheit und Möglichkeiten, Änderungen und Aktivitäten nachvollziehbar zu protokollieren
Mit welchen Anbietern kann man die Vertragsverwaltung digitalisieren?
Wenn du eine Softwarelösung suchst, mit der du deinen gesamten Vertragslebenszyklus digital und rechtlich sicher managen kannst, hilft dir unsere Liste der besten Vertragsmanagement-Softwarelösungen weiter.
Damit du Zeit sparst, stelle ich dir hier kurz 5 spannende Anbieter vor:
Fabasoft Contracts
Fabasoft Contracts gibt mittleren und großen Unternehmen einen guten Überblick über alle Verträge. Die Vertragsverwaltung wird besonders durch das intelligente Auslesen von Daten und einer schnellen Stichwortsuche erleichtert.
fynk
Mit fynk können kleine und mittlere Unternehmen ihre bestehenden Verträge in kurzer Zeit per Massenimport importieren und so ihre digitales Vertragsverwaltung besonders effizient starten. Außerdem ist eine KI an Bord, die Vertragsinhalte analysiert und zusammenfasst.
ContractHero
Der Anbieter ContractHero richtet sich an KMU und Startups verschiedener Branchen und unterstützt sie mit einem übersichtlichen Dashboard zur Vertragsverwaltung. Automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass du keine Fristen mehr verpasst.
Trackado
Mit Trackado, einer Software für kleine und große Unternehmen ist das Verwalten von Verträgen ganz einfach in der Cloud möglich. Verträge lassen sich klassifizieren und du kannst Berechtigungen für die Verwaltung vergeben.
INHUBBER
INHUBBER ist vor allem für Unternehmen im Bereich Immobilien, Einkauf, Vertrieb und Personal spannend. Neben verschiedenen Funktionen für das Vertragsmanagement lässt sich damit auch die Ablage deiner Verträge schnell und effizient erledigen. Innerhalb von Sekunden bekommst du außerdem eine Analyse der Vertragsinhalte.
So gelingt die Implementierung der digitalen Vertragsverwaltung
Wenn du schon entschieden hast, dass du ein Tool für die Verwaltung deiner Verträge nutzen möchtest, solltest du zunächst Anforderungen an die Software sammeln.
- Was sind die größten Zeitfresser bei der Vertragsverwaltung?
- Welche Schritte sollte das neue Tool vereinfachen?
- Welche Personen müssen mit der Software arbeiten?
- Welche Funktionen sind unverzichtbar?
- Wie viel willst du für die Softwarelösung ausgeben?
- Welche rechtlichen Punkte sind unbedingt zu beachten?
Sind diese Punkte geklärt, machst du dich auf die Suche nach passenden Anbietern und prüfst sie auf Herz und Nieren. Nutze unsere Vergleichsartikel und verschaffe dir einen Überblick darüber, in welchen Punkten sich die Anbieter unterscheiden.
Viele Softwarehersteller gewähren in Demos oder mit Testaccounts Einblicke in ihre Lösungen. Nutze diese Chance und lass vor allem die späteren Nutzer testweise mit der Software arbeiten.
Hast du dich für eine Software entschieden, kannst du damit beginnen, deine Verträge digital zu verwalten. Damit ist der Grundstein gelegt, um Schritt für Schritt den gesamten Vertragslebenszyklus zu digitalisieren und zu optimieren.
Fazit: Digitale Vertragsverwaltung als Chance sehen und nutzen
Es gibt viele Stellen im Unternehmen, die mehr Effizienz vertragen könnten. Gerade wenn dein Unternehmen von Fachkräftemangel betroffen ist oder deine Mitarbeiter über zu wenig Zeit für wichtige Aufgaben klagen.
Der Vertragsprozess folgt in der Regel immer den gleichen Abläufen – und ist deshalb wie geschaffen dafür, automatisiert zu werden. Mit einem Tool für die digitale Vertragsverwaltung gelingt es dir, deine bestehenden Verträge effizienter zu verwalten.
Du bekommst damit besseren Zugang zu Vertragsinformationen, mehr Überblick über Fristen und Vertragspartner und sparst eine Menge Zeit und Kosten.
Was ist deine Meinung zur digitalen Vertragsverwaltung?
Hast du schon Erfahrungen damit gemacht?
Ich bin gespannt, was du mir dazu in den Kommentaren berichtest.
Neben Verträgen gibt es noch viele weitere Bereiche, die sich in Unternehmen effizient digitalisieren lassen.
Wenn du wissen willst, welche das sind und wie du die Digitalisierung als Selbstständiger oder Geschäftsführer am besten nutzt, dann schau gleich mal bei Digital Affin vorbei!
Was denkst du?