Die Dienstreise für eine Unterschrift, der langwierige Versand: Papierbasiertes Vertragsmanagement hat spätestens während der Corona-Pandemie seine Schwächen aufgezeigt.
Denn wenn persönliche Treffen zum Abzeichnen eines Vertrages nicht möglich sind, bleibt nur noch der postalische Weg.
Vor einiger Zeit war es noch gang und gäbe, für ein paar Tausend Euro, einen Vertrag per Express von A nach B zu schicken und wieder zurück.
Zum Glück gibt es mittlerweile Möglichkeiten, Verträge digital abzuzeichnen und aufzubewahren.
Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen.
Ich erkläre dir in diesem Artikel, wie das funktioniert und welche Signatur-Anbieter dafür geeignet sind.
Bestehende Verträge scannen: Darauf musst du achten
Möchtest du bereits in Papierform bestehende Verträge digitalisieren, musst du auf ein paar Dinge achten.
Alle gescannten Verträge müssen gemäß der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) rechtssicher und nachvollziehbar archiviert werden.
Dafür müssen alle Daten und Informationen gut lesbar sein.
Möchtest du das nicht selbst übernehmen, kannst du auf einen Scandienstleister setzen.
Entscheidend ist auch die digitale Ordnung: Deine Ablage muss logisch, systematisch und nachvollziehbar organisiert sein.
Betriebsprüfer müssen einzelne Dokumente im System schnell und einfach finden können.
Besonders wichtig: Deine digitalisierten Verträge müssen auf einer Plattform abgespeichert werden, die die Datenschutzbestimmungen der DSGVO erfüllt.
Im besten Fall nutzt du dafür einfach eine Vertragsmanagement-Software.
Mit künstlicher Intelligenz das Vertragsmanagement optimieren
Verträge und das damit verbundene Verwalten bereiten dir Kopfzerbrechen?
Künstliche Intelligenz kann dir bei der Digitalisierung des Vertragsmanagements helfen.
Denn je nach Größe des Unternehmens befinden sich die Vertragsunterlagen auf unterschiedlichen Plattformen - das manuelle Durchsuchen und Sortieren der Dokumente ist zeitaufwändig und fehleranfällig.
Dazu kommt:
Laut einer DocuSign-Studie brauchen viele Unternehmen rund 20 Stunden, bis ein Vertrag fertig verhandelt ist.
Grund dafür ist die benötigte Genehmigung der Rechtsabteilung - und die sieht sich dann häufig mit Fehlern in Vertragsklauseln konfrontiert, die durch manuelle Arbeit entstanden sind.
Hier kommt die künstliche Intelligenz ins Spiel.
Die KI:
- identifiziert Compliance-Risiken
- spürt unseriöse Klauseln auf
- stellt sicher, dass die besten Gesamtbedingungen auf alle Verträge angewendet werden
- warnt vor Vertragsproblemen
- spart so Kosten und Zeit und macht den gesamten Prozess effizienter
Ein hervorragendes Beispiel dafür ist der Anbieter fynk.
Mit KI-gestützten Analyseprozessen werden nicht nur potentielle Vertragsrisiken frühzeitig identifiziert, du bekommst auch einen detaillierten Bericht über Vertragsleistungen und Teamaktivität.
Dank semantischer KI-Technologie werden alle kritischen Vertragspunkte schnell zusammengefasst.
Du erhältst eine To-Do-Liste für Verhandlungen - und spart so wertvolle Zeit.
Elektronische Signatur: Dokumente digital unterschreiben
Spätestens, als während der Corona-Krise die meisten Mitarbeiter im Homeoffice arbeiteten, war klar:
Die digitale Signatur ist nicht nur immer und von überall durchführbar, sie spart auch noch Zeit und Ressourcen.
Die sogenannte eIDAS-Verordnung (electronic IDentification, Authentication and trust Services) (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 definiert, was genau eine elektronische Signatur ist:
- sie liegt in elektronischer Form vor
- sie wird von einer natürlichen Person geleistet
- sie ist in dem signierten Inhalt enthalten oder damit verknüpft
- der Signierende hat die Unterschrift wissentlich verwendet
Grundsätzlich sind elektronische Signaturen genauso rechtsgültig wie die handschriftliche Unterschrift.
Fast alle Dokumente können digital unterschrieben werden.
Nicht möglich ist das allerdings bei:
- Kündigungen (§ 623 BGB)
- Niederschrift der wesentlichen Arbeitsbedingungen (§2 NachwG)
- Dienstzeugnissen (§ 630 BGB, §109 GewO)
- Bürgschaftserklärung (§ 766 BGB)
Bei den Dokumenten, die elektronisch unterzeichnet werden dürfen, können bestimmte Anforderungen an die Signatur bestehen.
Hier spricht man dann von den E-Signatur-Standards.
Unterschieden wird zwischen der einfachen elektronischen Signatur, der fortgeschrittenen elektronischen Signatur und der qualifizierten elektronischen Signatur.
Die einfache elektronische Signatur
Die einfache elektronische Signatur ist die grundlegendste Form der elektronischen Signatur.
Sie basiert auf elektronischen Daten wie einer eingescannten Unterschrift oder einer digitalen Bestätigung.
Obwohl sie leicht zu erstellen und zu verwenden ist, bietet sie nur begrenzten Schutz gegen Manipulation oder Fälschung, da sie nicht eindeutig einer Person zugeordnet werden kann.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur
Die fortgeschrittene elektronische Signatur geht einen Schritt weiter und bietet ein höheres Maß an Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit.
Sie verwendet kryptografische Methoden, um die Identität des Unterzeichners zu verifizieren und sicherzustellen, dass die signierten Daten nachträglich nicht geändert werden können.
Die qualifizierte elektronische Signatur
Die qualifizierte elektronische Signatur ist die höchste Stufe der elektronischen Signatur.
Sie basiert auf einem zertifizierten Signaturerstellungsgerät und wird von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt.
Die qualifizierte elektronische Signatur bietet den höchsten Grad an Sicherheit und rechtlicher Gültigkeit.
Sie erfordert eine persönliche Identifikation des Unterzeichners und gewährleistet die Integrität und Authentizität der signierten Daten.
Alles an einem Ort: Die digitale Vertragsakte
Die digitale Vertragsakte ist das zentrale Element des digitalen Vertragsmanagements:
Hier werden Verträge und alle mit dem Vertrag zusammenhängenden Informationen und Dokumente gesammelt und strukturiert.
Dazu zählen:
- Stammdaten
- Dokumentversionen
- Aktenvermerke
- Unterlagen (z. B. Ausschreibungsunterlagen)
- Vorgänge (z. B. Freigaben, Fristen, Verlängerungen, Kündigungen)
Die digitale Vertragsakte hat zahlreiche Vorteile:
- Effiziente und zeitsparende Vertragsverwaltung: Innerhalb von Sekunden gelingt es dir, Vertragsdokumente elektronisch zu durchsuchen.
- Bessere Zusammenarbeit und Effizienz: Mehrere Benutzer können gleichzeitig auf die Verträge zugreifen, sie bearbeiten und kommentieren. Du kannst beispielsweise Feedback einholen, Änderungen vornehmen und den Status der Verträge in Echtzeit verfolgen.
- Hohe Datensicherheit: Digitalisierte Vertragsakten bieten fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen wie Zugriffsbeschränkungen für digitale Dokumente, Verschlüsselung und Protokollierung von Aktivitäten.
- Nachverfolgbarkeit und Compliance: Du kannst Vertragslaufzeiten, wichtige Ereignisse und Erinnerungen automatisch einstellen. Dies hilft, Fristen einzuhalten, Vertragsverlängerungen zu planen und rechtliche Risiken zu minimieren.
Von überall erreichbar: Die digitale Personalakte
Alle wichtigen Personaldaten und Unterlagen an einem Ort - und das jederzeit und von überall aus.
Mit der digitalen Personalakte wird das möglich.
Sie ersetzt die traditionellen Papierakten und bietet eine Vielzahl von Vorteilen.
- Verbesserte Zugänglichkeit: Mit der digitalen Personalakte kannst du alle Mitarbeiterdaten elektronisch speichern und mit wenigen Klicks darauf zugreifen. Das spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht auch ein schnelleres und effizienteres Arbeiten.
- Platzersparnis: Papierakten nehmen oft viel Raum in Anspruch und erfordern umständliche Archivierungssysteme. Mit der digitalen Personalakte hast du Platz für das, was wirklich wichtig ist.
- Höherer Sicherheitsstandard: Mit Zugriffsbeschränkungen und verschlüsselten Daten kannst du sicherstellen, dass nur autorisierte Personen auf die Mitarbeiterinformationen zugreifen können. Außerdem werden Änderungen und Aktivitäten protokolliert.
- Verbesserte Zusammenarbeit: Mehrere Personen können gleichzeitig auf die digitale Personalakte zugreifen, so werden Kommunikation und Informationsaustausch erleichtert.
- Leichtere Verwaltung und Verarbeitung von Dokumenten: Du kannst Verträge, Zeugnisse, Gehaltsabrechnungen, Änderungen oder Kündigungen und andere relevante Dokumente digital ablegen und organisieren. Die Suche nach bestimmten Informationen wird durch Stichwörter und Filteroptionen vereinfacht.
Fristenmanagement: Bedeutung und digitale Lösungen
Die Fristen und Termine aller laufenden Verträge im Blick zu behalten:
Darum geht es beim Fristenmanagement.
Außerdem gehören dazu:
- Dokumentation der Fristen, Kündigungstermine und Aufgaben, die sich aus laufenden Verträgen ergeben
- rechtliche Vorgaben
- Benachrichtigung der Personen, die für die einzelnen Fristen, Aufgaben und Termine zuständig sind
Wird das Fristmanagement vernachlässigt oder schleichen sich Fehler ein, kann das hohe Kosten zur Folge haben.
Die Lösung:
Digitales Fristenmanagement, dass dich automatisch an alle wichtigen Termine erinnert.
Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Alle Termine mit mobilem Zugang: Alle berechtigten Mitarbeiter können jederzeit darauf zugreifen.
- Angaben aus Verträgen werden automatisiert und in den Fristenkalender übernommen.
- Bei Deadlines, Laufzeiten und Vertragsfristen werden alle Mitarbeiter rechtzeitig informiert.
- Dank elektronischer Suchfunktion findest du alles mit nur wenigen Klicks.
Ablage und Archivieren gemäß DSGVO
Wenn es um die digitale Ablage und Archivierung von Verträgen gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geht, gibt es einiges zu beachten:
- Digitale Verträge müssen sicher und geschützt gespeichert werden. Verwende eine zuverlässige und sichere Dokumentenmanagement-Software oder eine cloudbasierte Plattform, die eine verschlüsselte Datenübertragung und Speicherung bietet.
- Zugriffsbeschränkung nur für autorisierte Personen inklusive Zugriffsprotokollierung.
- Aufbewahrung gemäß der Aufbewahrungsfristen der DSGVO: Die DSGVO enthält bestimmte Anforderungen, wie lange personenbezogene Daten im Archiv aufbewahrt werden dürfen. Stelle sicher, dass du diese Fristen einhältst und Verträge nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sicher und endgültig löscht.
- Datenschutz und die Datensicherheit: Beachte, dass personenbezogene Daten in den Verträgen sensibel sind und angemessene Schutzmaßnahmen erfordern, um unbefugten Zugriff oder Verlust zu verhindern.
Vertragsmanagement-Software: Funktionen und Vorteile
Eine Vertragsmanagement Software, oder auch Contract Lifecycle Management (CLM) System ist eine Softwareplattform, die dein Unternehmen dabei unterstützt, den gesamten Lebenszyklus von Verträgen zu verwalten.
Der Lebenszyklus eines Vertrags umfasst typischerweise mehrere Phasen, von der Verhandlung und Erstellung über die Unterzeichnung und Ausführung bis hin zur Überwachung, Verlängerung oder Kündigung des Vertrags.
Ein CLM-System automatisiert und zentralisiert den Vertragsprozess, indem es verschiedene Funktionen und Tools bereitstellt.
So hast du alle deine Verträge immer im Blick - Geschäftsprozesse werden beschleunigt und du kannst dein Vertragsmanagement nachhaltig optimieren.
Das sind die wichtigsten Funktionen, die eine Vertragsmanagement-Software bietet:
- zentrale Speicherung und Organisation von Verträgen
- elektronische Vertragserstellung, Bearbeitung und Unterzeichnung
- Verträge automatisiert digital verwalten mit Benachrichtigungen für wichtige Termine
- Zusammenarbeit und Kommunikation durch Mehrbenutzerzugriff und Kommentarfunktionen
- Sicherheitsmaßnahmen wie Zugriffsbeschränkungen und Verschlüsselung
- Integration von elektronischen Signaturen für rechtsgültige Unterzeichnung
- Such- und Filterfunktionen für schnellen Zugriff auf bestimmte Verträge
- Verfolgung von Änderungen und Aktivitäten für bessere Transparenz
- anpassbare Vorlagen für die schnelle Erstellung von Verträgen
- Compliance-Funktionen zur Einhaltung rechtlicher Anforderungen
Das sind die wichtigsten Vorteile, die eine Vertragsmanagement-Software bietet:
- effiziente Vertragsverwaltung an einem zentralen Ort
- schneller Zugriff und Suche nach Verträgen und Informationen
- automatisierte Benachrichtigungen für wichtige Termine und Fristen
- elektronische Erstellung, Bearbeitung und Unterzeichnung von Verträgen
- verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Teammitgliedern
- höhere Sicherheit durch Zugriffsbeschränkungen und Verschlüsselung
- Einhaltung von rechtlichen Anforderungen und Fristen
- bessere Transparenz durch Verfolgung von Änderungen und Aktivitäten
- reduzierter Papierverbrauch und physischer Speicherbedarf
- Zeitersparnis und erhöhte Produktivität bei der Vertragsverwaltung
Die Anbieter im Vergleich
Es gibt zahlreiche Anbieter für das digitale Verwalten und die Digitalisierung von Verträgen und auch für das Erstellen einer Digitalen Signatur.
Diese Anbieter sind mir bei meiner Recherche besonders aufgefallen:
fynk
Mit fynk Verträge für sich arbeiten lassen - und gleichzeitig den Erfolg maximieren. Das gelingt mit einem umfangreichen Layout-Editor, dynamischen Inhalten und Bedingungen, E-Signing, Zusammenarbeit in Echtzeit und zahlreichen Schnittstellen. Dank künstlicher Intelligenz kannst du deinen Contract Lifecycle unterstützen - und so wertvolle Zeit sparen.
Wichtige Funktionen:
- Lebenszyklus von Verträgen automatisieren
- elektronische Signatur
- Vertragsvorlagen
- mit KI Verträge automatisiert prüfen
- DSGVO-konform
- zahlreiche Schnittstellen
Preis: kostenlose Demoversion
Fabasoft
Einfach schnell Verträge managen - das verspricht Anbieter Fabasoft. Nutzer können aus Datenlocations in Deutschland, Österreich oder der Schweiz wählen und auch mit externen Usern unkompliziert zusammenarbeiten. Der Arbeitsort ist dabei ganz egal - dank mobiler App funktioniert Vertragsmanagement bei Fabasoft von überall aus.
Wichtige Funktionen:
- Verträge erstellen mit Textbausteinen und Klauselbibliothek
- Verträge erfassen per drag-and-drop
- elektronische Signatur
- DSGVO-konform
Preis: kostenlose Testversion, dann 750 Euro pro Monat
Skribble
Mit einer Signatur-Software, wie der von Skribble, verwaltest du und signierst du deine Verträge in kürzester Zeit.
Der Prozess ist simpel: Arbeitsvertrag, Kaufvertrag oder anderes Dokument als PDF hochladen, Signierende einladen und digital per EES, FES oder QES unterschreiben.
Wichtige Funktionen:
- alle gängigen Signaturtypen (EES, FES, QES)
- Auf Smartphone, Tablet oder Computer signieren
- reibungsloser digitaler Unterschriften-Prozess
Preis: 14 Tage lang kostenlos testen, anschließend Tarife ab 9 € pro Monat
ContractHero
Volle Kontrolle über alle Verträge: ContractHero macht es möglich. Mit der intuitiven Vertragsmanagement-Software kannst du alle Verträge übersichtlich und automatisiert verwalten. Die COR-Funktion ermöglicht es dir, Dokumente schnell und einfach zu scannen und Texte und Daten herauszulesen.
Wichtige Funktionen:
- Fristverwaltung auf Autopilot
- Zugriffsrechte unkompliziert steuern
- elektronische Signatur
- DSGVO-konform
Preis: kostenlose Demoversion, dann ab 199 Euro pro Monat
Trackado
Vertragsmanagement leicht gemacht - das verspricht Trackado. Der Anbieter ermöglicht nicht nur Vertragsverwaltung jederzeit und von überall aus, Nutzer haben immer den Überblick über Deadlines und finanzielle Bewegungen. Dank der Cloud-Lösung müssen Anwender keine aufwändigen Apps installieren.
Wichtige Funktionen:
- Cloud-Lösung
- Workflows erstellen
- elektronische Signatur
- hoher Sicherheitsstandard
Preis: Kostenlos bei einem User, dann ab 39 $ monatlich
INHUBBER
Besonderes Augenmerk auf Sicherheit legt INHUBBER: Eine zuverlässige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, einen Zugang per Zwei-Faktor-Authentifizierung und Hosting auf deutschen Servern. Dazu kommt der Einsatz von künstlicher Intelligenz, automatische Dokumentenanalysen und Terminüberwachungen.
Wichtige Funktionen:
- Cloud-Lösung mit Blockchain-Technologie
- DSGVO-konform
- elektronische Signatur
- hoher Sicherheitsstandard
Preis: kostenlose Demoversion
Juro
Vertragsmanagement von Anfang bis Ende - mit Anbieter Juro wird das ganz einfach. Nutzer können hier nicht nur Verträge mit wenigen Klicks erstellen, sondern auch überprüfen, verhandeln, unterschreiben, archivieren und kündigen oder verlängern. Alles an einem Ort, alles jederzeit erreichbar.
Wichtige Funktionen:
- automatisierte Vorlagen
- zahlreiche Schnittstellen
- elektronische Signatur
Preis:
kostenlose Demoversion verfügbar
Ironclad.ai
Die weltweit fortgeschrittenste CLM-Software - damit wirbt Anbieter Ironclad. Dank künstlicher Intelligenz analysiert Ironclad alle deine Verträge, du kannst neue Verträge erstellen und verhandeln. Du hast jederzeit den Überblick über alle Verträge deines Unternehmen - effizient von Anfang bis Ende.
Wichtige Funktionen:
- automatisierte Vorlagen
- zahlreiche Schnittstellen
- künstliche Intelligenz
- elektronische Signatur
- hoher Sicherheitsstandard
Preis: kostenlose Demoversion
Fazit: Verträge effizient verwalten mit der passenden Software
Je nach Unternehmensgröße fallen hunderte bis tausende Verträge an - und alle wollen verwaltet, aufbewahrt und überprüft werden. Eine Aufgabe, die manuell viel Zeit in Anspruch nimmt und vor allem fehleranfällig ist. Eine professionelle Software schafft da Abhilfe. Du kannst Verträge erstellen, verhandeln, anpassen und kündigen, du hast alle Fristen im Blick und kannst zusammen mit deinen Mitarbeitern jederzeit Veränderungen vornehmen. Effizient, schnell, unkompliziert.
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