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Vertragsdetails digitalisieren
Digitale Vertragsübersicht
Digitale Verträge managen
Smarter Vertragsmanagement-prozess
Die Dienstreise für eine Unterschrift, der langwierige Versand: Papierbasiertes Vertragsmanagement hat spätestens während der Corona-Pandemie seine Schwächen aufgezeigt.
Denn wenn persönliche Treffen zum Abzeichnen eines Vertrages nicht möglich sind, bleibt nur noch der postalische Weg.
Vor einiger Zeit war es noch gang und gäbe, für ein paar Tausend Euro, einen Vertrag per Express von A nach B zu schicken und wieder zurück.
Zum Glück gibt es mittlerweile Möglichkeiten, Verträge digital abzuzeichnen und aufzubewahren.
Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen.
Ich erkläre dir in diesem Artikel, wie das funktioniert und welche Signatur-Anbieter dafür geeignet sind.
Inhaltsverzeichnis
Möchtest du bereits in Papierform bestehende Verträge digitalisieren, musst du auf ein paar Dinge achten.
Alle gescannten Verträge müssen gemäß der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) rechtssicher und nachvollziehbar archiviert werden.
Dafür müssen alle Daten und Informationen gut lesbar sein.
Möchtest du das nicht selbst übernehmen, kannst du auf einen Scandienstleister setzen.
Entscheidend ist auch die digitale Ordnung: Deine Ablage muss logisch, systematisch und nachvollziehbar organisiert sein.
Betriebsprüfer müssen einzelne Dokumente im System schnell und einfach finden können.
Besonders wichtig: Deine digitalisierten Verträge müssen auf einer Plattform abgespeichert werden, die die Datenschutzbestimmungen der DSGVO erfüllt.
Im besten Fall nutzt du dafür einfach eine Vertragsmanagement-Software.
Verträge und das damit verbundene Verwalten bereiten dir Kopfzerbrechen?
Künstliche Intelligenz kann dir bei der Digitalisierung des Vertragsmanagements helfen.
Denn je nach Größe des Unternehmens befinden sich die Vertragsunterlagen auf unterschiedlichen Plattformen - das manuelle Durchsuchen und Sortieren der Dokumente ist zeitaufwändig und fehleranfällig.
Dazu kommt:
Laut einer DocuSign-Studie brauchen viele Unternehmen rund 20 Stunden, bis ein Vertrag fertig verhandelt ist.
Grund dafür ist die benötigte Genehmigung der Rechtsabteilung - und die sieht sich dann häufig mit Fehlern in Vertragsklauseln konfrontiert, die durch manuelle Arbeit entstanden sind.
Hier kommt die künstliche Intelligenz ins Spiel.
Die KI:
Ein hervorragendes Beispiel dafür ist der Anbieter fynk.
Mit KI-gestützten Analyseprozessen werden nicht nur potentielle Vertragsrisiken frühzeitig identifiziert, du bekommst auch einen detaillierten Bericht über Vertragsleistungen und Teamaktivität.
Dank semantischer KI-Technologie werden alle kritischen Vertragspunkte schnell zusammengefasst.
Du erhältst eine To-Do-Liste für Verhandlungen - und spart so wertvolle Zeit.
Spätestens, als während der Corona-Krise die meisten Mitarbeiter im Homeoffice arbeiteten, war klar:
Die digitale Signatur ist nicht nur immer und von überall durchführbar, sie spart auch noch Zeit und Ressourcen.
Die sogenannte eIDAS-Verordnung (electronic IDentification, Authentication and trust Services) (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 definiert, was genau eine elektronische Signatur ist:
Grundsätzlich sind elektronische Signaturen genauso rechtsgültig wie die handschriftliche Unterschrift.
Fast alle Dokumente können digital unterschrieben werden.
Nicht möglich ist das allerdings bei:
Bei den Dokumenten, die elektronisch unterzeichnet werden dürfen, können bestimmte Anforderungen an die Signatur bestehen.
Hier spricht man dann von den E-Signatur-Standards.
Unterschieden wird zwischen der einfachen elektronischen Signatur, der fortgeschrittenen elektronischen Signatur und der qualifizierten elektronischen Signatur.
Die einfache elektronische Signatur ist die grundlegendste Form der elektronischen Signatur.
Sie basiert auf elektronischen Daten wie einer eingescannten Unterschrift oder einer digitalen Bestätigung.
Obwohl sie leicht zu erstellen und zu verwenden ist, bietet sie nur begrenzten Schutz gegen Manipulation oder Fälschung, da sie nicht eindeutig einer Person zugeordnet werden kann.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur geht einen Schritt weiter und bietet ein höheres Maß an Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit.
Sie verwendet kryptografische Methoden, um die Identität des Unterzeichners zu verifizieren und sicherzustellen, dass die signierten Daten nachträglich nicht geändert werden können.
Die qualifizierte elektronische Signatur ist die höchste Stufe der elektronischen Signatur.
Sie basiert auf einem zertifizierten Signaturerstellungsgerät und wird von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt.
Die qualifizierte elektronische Signatur bietet den höchsten Grad an Sicherheit und rechtlicher Gültigkeit.
Sie erfordert eine persönliche Identifikation des Unterzeichners und gewährleistet die Integrität und Authentizität der signierten Daten.
Die digitale Vertragsakte ist das zentrale Element des digitalen Vertragsmanagements:
Hier werden Verträge und alle mit dem Vertrag zusammenhängenden Informationen und Dokumente gesammelt und strukturiert.
Dazu zählen:
Die digitale Vertragsakte hat zahlreiche Vorteile:
Alle wichtigen Personaldaten und Unterlagen an einem Ort - und das jederzeit und von überall aus.
Mit der digitalen Personalakte wird das möglich.
Sie ersetzt die traditionellen Papierakten und bietet eine Vielzahl von Vorteilen.
Die Fristen und Termine aller laufenden Verträge im Blick zu behalten:
Darum geht es beim Fristenmanagement.
Außerdem gehören dazu:
Wird das Fristmanagement vernachlässigt oder schleichen sich Fehler ein, kann das hohe Kosten zur Folge haben.
Die Lösung:
Digitales Fristenmanagement, dass dich automatisch an alle wichtigen Termine erinnert.
Die Vorteile liegen auf der Hand:
Wenn es um die digitale Ablage und Archivierung von Verträgen gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geht, gibt es einiges zu beachten:
Eine Vertragsmanagement Software, oder auch Contract Lifecycle Management (CLM) System ist eine Softwareplattform, die dein Unternehmen dabei unterstützt, den gesamten Lebenszyklus von Verträgen zu verwalten.
Der Lebenszyklus eines Vertrags umfasst typischerweise mehrere Phasen, von der Verhandlung und Erstellung über die Unterzeichnung und Ausführung bis hin zur Überwachung, Verlängerung oder Kündigung des Vertrags.
Ein CLM-System automatisiert und zentralisiert den Vertragsprozess, indem es verschiedene Funktionen und Tools bereitstellt.
So hast du alle deine Verträge immer im Blick - Geschäftsprozesse werden beschleunigt und du kannst dein Vertragsmanagement nachhaltig optimieren.
Das sind die wichtigsten Funktionen, die eine Vertragsmanagement-Software bietet:
Das sind die wichtigsten Vorteile, die eine Vertragsmanagement-Software bietet:
Es gibt zahlreiche Anbieter für das digitale Verwalten und die Digitalisierung von Verträgen und auch für das Erstellen einer Digitalen Signatur.
Diese Anbieter sind mir bei meiner Recherche besonders aufgefallen:
Mit fynk Verträge für sich arbeiten lassen - und gleichzeitig den Erfolg maximieren. Das gelingt mit einem umfangreichen Layout-Editor, dynamischen Inhalten und Bedingungen, E-Signing, Zusammenarbeit in Echtzeit und zahlreichen Schnittstellen. Dank künstlicher Intelligenz kannst du deinen Contract Lifecycle unterstützen - und so wertvolle Zeit sparen.
Wichtige Funktionen:
Preis: kostenlose Demoversion
Einfach schnell Verträge managen - das verspricht Anbieter Fabasoft. Nutzer können aus Datenlocations in Deutschland, Österreich oder der Schweiz wählen und auch mit externen Usern unkompliziert zusammenarbeiten. Der Arbeitsort ist dabei ganz egal - dank mobiler App funktioniert Vertragsmanagement bei Fabasoft von überall aus.
Wichtige Funktionen:
Preis: kostenlose Testversion, dann 750 Euro pro Monat
Mit einer Signatur-Software, wie der von Skribble, verwaltest du und signierst du deine Verträge in kürzester Zeit.
Der Prozess ist simpel: Arbeitsvertrag, Kaufvertrag oder anderes Dokument als PDF hochladen, Signierende einladen und digital per EES, FES oder QES unterschreiben.
Wichtige Funktionen:
Preis: 14 Tage lang kostenlos testen, anschließend Tarife ab 9 € pro Monat
Volle Kontrolle über alle Verträge: ContractHero macht es möglich. Mit der intuitiven Vertragsmanagement-Software kannst du alle Verträge übersichtlich und automatisiert verwalten. Die COR-Funktion ermöglicht es dir, Dokumente schnell und einfach zu scannen und Texte und Daten herauszulesen.
Wichtige Funktionen:
Preis: kostenlose Demoversion, dann ab 199 Euro pro Monat
Vertragsmanagement leicht gemacht - das verspricht Trackado. Der Anbieter ermöglicht nicht nur Vertragsverwaltung jederzeit und von überall aus, Nutzer haben immer den Überblick über Deadlines und finanzielle Bewegungen. Dank der Cloud-Lösung müssen Anwender keine aufwändigen Apps installieren.
Wichtige Funktionen:
Preis: Kostenlos bei einem User, dann ab 39 $ monatlich
Besonderes Augenmerk auf Sicherheit legt INHUBBER: Eine zuverlässige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, einen Zugang per Zwei-Faktor-Authentifizierung und Hosting auf deutschen Servern. Dazu kommt der Einsatz von künstlicher Intelligenz, automatische Dokumentenanalysen und Terminüberwachungen.
Wichtige Funktionen:
Preis: kostenlose Demoversion
Vertragsmanagement von Anfang bis Ende - mit Anbieter Juro wird das ganz einfach. Nutzer können hier nicht nur Verträge mit wenigen Klicks erstellen, sondern auch überprüfen, verhandeln, unterschreiben, archivieren und kündigen oder verlängern. Alles an einem Ort, alles jederzeit erreichbar.
Wichtige Funktionen:
kostenlose Demoversion verfügbar
Die weltweit fortgeschrittenste CLM-Software - damit wirbt Anbieter Ironclad. Dank künstlicher Intelligenz analysiert Ironclad alle deine Verträge, du kannst neue Verträge erstellen und verhandeln. Du hast jederzeit den Überblick über alle Verträge deines Unternehmen - effizient von Anfang bis Ende.
Wichtige Funktionen:
Preis: kostenlose Demoversion
Je nach Unternehmensgröße fallen hunderte bis tausende Verträge an - und alle wollen verwaltet, aufbewahrt und überprüft werden. Eine Aufgabe, die manuell viel Zeit in Anspruch nimmt und vor allem fehleranfällig ist. Eine professionelle Software schafft da Abhilfe. Du kannst Verträge erstellen, verhandeln, anpassen und kündigen, du hast alle Fristen im Blick und kannst zusammen mit deinen Mitarbeitern jederzeit Veränderungen vornehmen. Effizient, schnell, unkompliziert.
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