Unterschriftenregelung im Geschäftsverkehr: Wer darf unterschreiben?

Wer unterschreibt in Vertretung, wenn der Vorgesetzte abwesend ist? 

Was darf ein Prokurist unterschreiben? 

Was bedeutet ppa? 

Wenn es darum geht, im Unternehmen eine Unterschrift zu leisten, tauchen schnell Fragen zu Vertretungs- und Vollmachtsregelungen im Geschäftsverkehr auf.

Mit einer Unterschriftenregelung sind diese Fragen schnell geklärt. 

Eine solche Regelung lässt sich auch nutzen, wenn du dein Vertragsmanagement digitalisieren willst.

Welche digitalen Tools du brauchst, um Verträge im Unternehmen mit oder ohne Vollmacht rechtswirksam elektronisch zu unterschreiben, erfährst du in diesem Artikel. 

Ich stelle dir außerdem die wichtigsten Fakten zum Thema Unterschriftenregelung vor.

Wer darf Geschäfte für Unternehmen führen und unterschreiben?

Du führst ein Unternehmen oder ein Team? Dann hast du wahrscheinlich alle Hände voll zu tun und trägst große Verantwortung. Du musst Entscheidungen treffen, Geschäfte führen und Verträge unterschreiben.

Je erfolgreicher dein Unternehmen läuft, desto mehr Zeit musst du dafür aufwenden. Damit das Steuern von Geschäften nicht zum Vollzeitjob für dich wird, brauchst du Unterstützung.

Grundsätzlich haben nur gesetzliche Vertreter die Befugnis, wirksame Verträge für ihr Unternehmen abzuschließen. Per Gesetz ist bei einer GmbH der Geschäftsführer gesetzlicher Vertreter, bei der AG ist es der Vorstand. Diese Geschäftsinhaber können aber auch andere gesetzliche Vertreter bestimmen.

Damit klar ist, wer in einem Unternehmen welche Dokumente unterschreiben darf, um rechtsverbindliche Erklärungen abzugeben, nutzt man in der modernen Geschäftswelt die Unterschriftenregelung.

Warum eine Regelung für Unterschriften im Geschäftsverkehr wichtig ist

Grundsätzlich dient eine Unterschrift auf wichtigen Dokumenten dazu, die Identität des Unterzeichnenden zu klären. Damit ist gewährleistet, dass Vereinbarungen wie ein Vertrag rechtswirksam sind.

Mit einer Unterschriftenregelung in deinem Unternehmen verhinderst du, dass Mitarbeitende unbefugt als Unternehmensvertreter handeln.

Vorteile einer Unterschriftenregelung

Eine Unterschriftenregelung erfüllt mehrere Aufgaben. Sie

• legt fest, welche Mitarbeitenden bevollmächtigt sind, rechtsverbindliche Erklärungen im Namen des Unternehmens abzugeben.
• schafft Klarheit über die Vertretungsbefugnisse in Unternehmen.
• gewährleistet einen reibungslosen Geschäftsbetrieb.
• sorgt für Sicherheit bei Geschäften.
• minimiert Haftungsrisiken.

Wer hat Befugnis zur Vertretung? Vollmachtsregelungen im Geschäftsverkehr

Wichtige gesetzliche Grundlagen rund um Vertretungsberechtigungen und Vollmachten finden sich im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und im Handelsgesetzbuch (HGB).

Laut BGB darf eine Vollmacht formlos und mündlich erteilt und flexibel gestaltet werden – besser ist allerdings, die Bevollmächtigung schriftlich festzuhalten. Im HGB finden sich zusätzliche Regelungen für Geschäfte zwischen Kaufleuten.

Die wichtigsten Arten der Vertretung sind die Prokura und die Handlungsvollmacht.

Prokura – gibt Vertretern umfangreiche Befugnisse

Die Prokura ist eine umfangreiche Vertretungsvollmacht. Die bevollmächtigte Person nennt man Prokurist. Sie darf das Unternehmen gegenüber Dritten bei allen Arten von gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen vertreten, die in einem Handelsgewerbe üblich sind.

Je nachdem, ob der Prokurist alleine vertretungsberechtigt ist oder nicht, unterscheidet man zwischen Einzel- und Gesamtprokura:

• Einzelprokura: Jeder Prokurist hat eine alleinige Vertretungsbefugnis.
• Gesamtprokura: Die Vertretungsmacht muss durch mehrere Prokuristen ausgeübt werden.

Du möchtest jemandem in deinem Unternehmen eine Prokura erteilen? Dann gibt es dafür einige Regeln:

• Die Prokura muss ausdrücklich erteilt werden.
• Sie muss im Handelsregister eingetragen werden.
• Die Erteilung der Prokura darf nur durch Geschäftsinhaber erfolgen.

Handlungsvollmacht – Vertretungsbefugnis light

Handlungsbevollmächtigte dürfen alle im Handelsgewerbe üblichen Geschäfte und Rechtshandlungen vornehmen. Einige Handlungen, wie etwa die Aufnahme eines Darlehens, sind mit der Handlungsvollmacht allerdings nicht möglich.

Die Handlungsvollmacht muss nicht in das Handelsregister eingetragen werden. Sie kann mündlich erteilt werden. Es ist jedoch ratsam, sie schriftlich festzuhalten.

Es gibt zwei Fälle, in denen eine Person auch ohne Erteilung der Vollmacht vertretungsberechtigt ist:

1. Duldungsvollmacht: Ein Unternehmen duldet es, dass ein Mitarbeiter ohne Vertretungsbefugnis Dritten gegenüber mehrfach als Bevollmächtigter auftritt. Es handelt sich um eine echte Vollmacht.
2. Anscheinsvollmacht: Ein Mitarbeiter tritt ohne Vollmacht als Vertreter seines Vorgesetzten auf, der dieses Auftreten hätte erkennen und verhindern können. Wenn Dritte davon ausgehen, dass eine Vollmacht vorhanden ist, handelt es sich um eine Anscheinsvollmacht, die nur scheinbar vorliegt und die anders als die Duldungsvollmacht keine echte Vollmacht ist.

Übersicht über wichtige Unterschriftenzusätze und Vollmachten im Geschäftsbrief

Die gesetzlichen Bestimmungen sehen unter anderem vor, dass Vertragspartner, die Dokumente in Vollmacht, in Vertretung oder im Auftrag unterzeichnen, dies mit einem Unterschriftenzusatz kennzeichnen.

Zusatz zur Unterschrift: ppa.

• Bedeutung: per procura
• Erklärung: ppa. stellt einen die Prokura andeutenden Zusatz bei Unterschriften von Prokuristen mit Vertretungsvollmacht dar, die im Handelsregister eingetragen sind.

Zusatz zur Unterschrift: i. V.

• Bedeutung: in Vollmacht, in Vertretung
• Erklärung: Dieser Zusatz zeigt an, dass eine Person mit Handlungsvollmacht unterschreibt.

Zusatz zur Unterschrift: i. A.

• Bedeutung: im Auftrag
• Erklärung: Eine Unterschrift „im Auftrag“ einer anderen Person ist möglich, wenn diese eine Vollmacht erteilt hat. Diese Art der Vollmacht kann für einzelne Unterschriften oder für alle Rechtsgeschäfte gelten.

Tipp: Damit jederzeit klar ist, welche Unterschriftenregelung gilt, solltest du die Eckdaten schriftlich festhalten. Dazu gehören Informationen, wer befugt ist, Unterschriften im Namen des Unternehmens zu leisten und welche Dokumente oder Geschäftsvorfälle die Befugnis betrifft.

Signaturmethoden im Wandel: Von handschriftlich zu digital

Vor der Digitalisierung mussten wichtige Dokumente in zweifacher Ausführung vorliegen und von Hand unterschrieben werden.

Eine Unterschrift muss heute nicht mehr zwingend auf physischen Dokumenten geleistet werden. Elektronische Signaturen bieten eine papier- und zeitsparende Alternative zur handschriftlichen Signatur.

Es gibt je nach Sicherheitsniveau drei verschiedene Signaturtypen: die einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur. Die sicherste Form ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES).

In unserem Blog findest du vertiefende Artikel rund um die Digitalisierung deiner Verträge und Tipps für ein effizientes digitales Vertragsmanagement.

Digital unterschreiben: Wann ist eine Unterschrift in elektronischer Form möglich?

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen regelt die Verordnung für electronic IDentification, Authentication and trust Services (eIDAS) der EU.

Die eIDAS-Regelungen legen die Voraussetzungen fest, unter denen elektronische Signaturen anerkannt und rechtssicher sind. Grundsätzlich kann jede elektronische Signatur rechtsgültig und bindend sein. Allerdings kommt es dabei auf die Art des Dokuments und den Signaturtyp an.

• Bei formfreien Verträgen, wie Kaufverträgen oder einfachen Arbeitsverträgen sind alle drei Signaturtypen rechtsgültig.
• Bei Verträgen mit Schriftformerfordernis, wie einem befristeten Arbeitsvertrag, gewährleistet nur die QES Rechtsgültigkeit. Sie ist der handschriftlichen Signatur gleichgestellt.

Für elektronische Unterschriften gelten die gleichen Vertretungs- und Vollmachtregelungen wie für händische Unterschriften. Entsprechend kann die betriebliche Unterschriftenregelung deines Unternehmens problemlos auf elektronische Unterschriften übertragen werden.

Was du beachten musst, wenn Verträge in deinem Unternehmen digital unterschrieben werden sollen, erklären wir dir in unserem Ratgeber zu digitalen Unterschriften.

Anbieter von digitalen Signatur-Tools – für eine sichere, papierlose Unterschrift

Damit du und deine Vertreter Verträge elektronisch unterschreiben können, ist neben einer klaren Unterschriftenregelung auch ein Signatur-Tool notwendig.

Um eine digitale Signatur erstellen zu können, ist je nach Sicherheitstyp ein elektronisches Zertifikat notwendig. Mit dem richtigen Anbieter lassen sich Zertifikate und Verträge sicher verwalten.

Die folgenden Experten unterstützen dich mit ihren Tools, wenn du dein Vertragsmanagement digitalisieren und elektronische Signaturen sicher einsetzen willst.

Skribble

Jegliche Art von Vertrag lässt sich mit Skribble digital signieren. Dabei bist du rechtssicher und DSGVO-konform unterwegs. Es lässt sich auch die Reihenfolge der zu unterschreibenden Personen festlegen, was die Unterschriftenregelung einfach umzusetzen macht. 

Besondere Features: 

• AES-256-Encryption und ISO 27001 zertifiziert
  
• persönliche Nachrichten hinzufügen
• externe Unterzeichner brauchen kein extra Konto

• QES, FES und EES

Der Preis beginnt bei 9 € pro Monat. Weitere Infos zu den unterschiedlichen Tarifen entnimmst du am besten der Website. 

fynk

Mit fynk sind eIDAS-konforme Unterschriften wie die QES im Unternehmen mühelos und von jedem beliebigen Gerät aus möglich. Du kannst Vertragspartner zum Signieren einladen, bequem nachverfolgen, wo noch eine Unterschrift fehlt und kannst sowohl deine eigenen als auch externe Verträge in einem Tool verwalten.

Wichtige Features:

• digitale Unterschrift möglich – auch mit Sicherheitsniveau QES
• Vertrags-Editor mit dynamischen Platzhaltern
• Workflows für Verträge erstellen
• KI-Analyse von Verträgen
• Vertragsmanagement

Weitere Funktionen lernst du in einem kostenlosen Demotermin kennen. Preise auf Anfrage.

d.velop

Das Signatur-Tool von d.velop ermöglicht es dir, deinen Unterschriftsprozess vollständig zu digitalisieren und dich von Papierkram zu verabschieden. Das Unterschreiben ist am PC oder per App am Smartphone möglich, damit Verträge schneller abgewickelt werden und du Zeit sparst.

Wichtige Features:

• Signaturumlauf verfolgen
• Integration digitaler Signaturen in Systeme wie Sharepoint oder Salesforce
• Einhaltung von Compliance mit europäischen Rechenzentren
• eIDAS- und DSGVO-konformes Unterzeichnen
• umfangreiches E-Learning-Angebot

Die ersten sieben Tage sind kostenlos. Danach kannst du zwischen dem Basic- (39,90 € im Monat) und dem Business-Paket (59,90 € im Monat) wählen, die sich in der Zahl der Unterschriften pro Jahr unterscheiden.

Signhost (ehemals evidos)

Die Software von Signhost unterstützt fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen. Alle notwendigen Schritte wie die digitale Identifikation der Unterzeichnenden sind übersichtlich dargestellt und erlauben schnelles und sicheres Unterschreiben im Geschäftsalltag.

Wichtige Features:

• für verschiedene Branchen nutzbar – auch Finanz- und Gesundheitswesen
• mobile App verfügbar
• verschiedene Verifizierungsmethoden nutzbar
• viele Integrationsmöglichkeiten
• individuell gestaltbares Signaturverfahren

Du kannst mit der Software bis zu 10 Dokumente im Jahr kostenfrei unterschreiben. Das Tool funktioniert mit einem Credit-System. Eine Unterzeichnungsanfrage mit zwei E-Signaturen benötigt zum Beispiel einen Credit. In der kostenlosen Variante stehen jedem Nutzer zehn Credits pro Jahr zur Verfügung. Die kostenpflichtigen Pakete starten mit dem günstigsten Paket bei 90 € pro Jahr oder 9 € im Monat.

inSign

Bei inSign stehen alle Signaturtypen zur Verfügung, die du sogar gemischt in einem Dokument nutzen kannst. Da der Anbieter aus Deutschland kommt und die Software hier hostet und weiterentwickelt, bist du damit auf der datenschutzrechtlich sicheren Seite.

Wichtige Features:

• Vorlagen und Serienvorgänge
• Echtheitsprüfung​ von Dokumenten und Signaturen
• Verlaufsprotokoll für Unterschriftsvorgänge
• Festlegen von Prüfer- und Beobachterrollen
• DSGVO-konform und rechtsverbindlich

inSign kannst du einen Monat lang kostenlos testen und danach ab 24,90 € pro Monat nutzen. Weitere Preise auf Anfrage. Es gibt eine Rabattstaffel für mehrere Nutzer.

Fazit: Eindeutige Unterschriftenregelung für sichere Rechtsgeschäfte

Unmissverständliche Unterschriftenregelungen ersparen dir im Alltag viel Ärger und sorgen für mehr Effizienz im Geschäftsverkehr.

In der Regelung lässt sich eindeutig festhalten, wer welche Befugnisse beim Unterschreiben von wichtigen Dokumenten hat. Damit kannst du Rechtssicherheit für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schaffen.

Da elektronische Signaturen heute unter bestimmten Voraussetzungen genauso wirksam sind wie handschriftliche Unterschriften, lässt sich deine Unterschriftenregelung ganz einfach auch auf das digitale Vertragsmanagement übertragen.

Damit du von den Vorteilen der elektronischen Signatur profitierst, helfen die vorgestellten Anbieter dir dabei, Verträge rechtssicher und ohne Papierkram zu unterschreiben.

Die Tools funktionieren so einfach, dass oft gar keine Vertretung bei Unterschriften notwendig ist. Vorgesetzte können Dokumente von unterwegs oder mit wenigen Klicks am PC unterzeichnen und müssen dafür keine Kollegen bevollmächtigen.

Hast du schon einmal ein Dokument elektronisch signiert? Welches Tool nutzt du dafür? Und Hand aufs Herz: Gibt es in deinem Unternehmen eine klare Unterschriftenregelung? Ich bin gespannt auf deine Erfahrungen – schreibe sie mir gerne direkt in die Kommentare.

Wenn du nicht nur Verträge und Signaturen digitalisieren willst, findest du im Blog von Digital Affin ausreichend Inspiration für alle wichtigen Workflows im Unternehmen. Vieles davon ist nicht nur für Geschäftsführer, sondern auch für Selbstständige oder Immobilienbesitzer interessant. Schau dich in Ruhe um.