Digital Termine vereinbaren und durchschnittlich 712 E-Mails sparen

“Kannst du mir Terminvorschläge machen wann du kannst?”

“Nächste Woche geht es am Montag zwischen 15-18 Uhr oder Mittwoch morgens zwischen 8-11:30 Uhr. Geht da etwas für dich?”

Die Antwort dauert ein paar Tage..

“Nein, da bin ich schon voll mit Terminen. Wann könntest du noch?”

Und so weiter. Im Schnitt sparst du damit gefühlt sicherlich über hunderte Mails im Monat oder im Jahr.

Zusammengefasst suchst du eine Lösung für folgende Probleme:

• Zu großer Zeit- und Energieaufwand bei der Terminvereinbarung und bei der Aktualisierung im Falle von Änderungen
• Fehlender Überblick bei zu vielen Teilnehmern
• Daraus resultierende Fehler in der Terminplanung, die dich unprofessionell erscheinen lassen

All das kannst du jedoch vermeiden, indem du dich mit den Möglichkeiten, um digitale Termine zu vereinbaren, vertraut machst.

So funktioniert die digitale Terminabstimmung

Damit du digital Termin vereinbaren kannst nutzt du Tools, um dir die ganze Arbeit mit den E-Mails zu ersparen, wirkst somit professionell und organisiert. Zudem gibst du dem Kunden gleichzeitig die Möglichkeit, euren Termin ganz unkompliziert mit seinen weiteren Vereinbarungen zu koordinieren.

Beispiel Strategiegespräch bei Inboundly buchen

Bei meiner Digitalagentur Inboundly kannst du zum Beispiel ein Strategiegespräch vereinbaren und dann über die App Calendly einen Termin ausmachen. Dabei ist es so gewählt, dass du zunächst eine Anfrage per Formular schickst und ich dir daraufhin anbiete einen Termin digital zu vereinbaren.

Auch wenn es nochmal effizienter wäre wollte ich nicht, dass sich jeder direkt in meinem Kalender einbuchen kann.

Meine Erfahrungen mit dieser Vorgehensweise sind bisher sehr positiv und ich möchte nicht mehr zurück in die Zeit bevor ich mich für die Terminabstimmung auf digitalem Weg entschieden habe.

Beispiel direkten Termin buchen bei Julian Heck

Aber ich bin nicht der Einzige, der sich die Vorteile dieser Terminvereinbarung zunutze gemacht hat. Auch auf der Webseite von Julian Heck kannst du zum Beispiel sehen, wie du die digitale Terminabstimmung effektiv für dich und dein Unternehmen verwenden kannst.

Er ist sogar den Schritt weitergegangen und hat das Termin-Widget direkt in seine Seite integriert.

Lohnt sich die digitale Terminabstimmung für dich?

Wenn die meiste Zeit, Energie und der meiste Aufwand in die Koordination des Meetings mit den Terminen deiner Kollegen/ Kunden fließt, dann solltest du dich mit den Möglichkeiten der digitalen Terminabstimmung bekannt machen. Denn du kannst deine Zeit effektiver nutzen, als Erinnerungs- und Ermahnungsmails und Nachfragen zu unbeantworteten Terminanfragen zu verschwenden.

Das trifft besonders auf Sales Teams zu, deren Alltag daraus besteht, mit vielen Kunden Termine für Telefonate ausmachen zu müssen. Auch hier lohnt sich die Anschaffung einer Möglichkeit zur digitalen Terminabstimmung zu 100 Prozent. Als Chef ist es schließlich deine Aufgabe, die Effizienz und die Arbeitsbedingungen für deine Mitarbeiter zu steigern.

Wenn du weitere digitale Themen für ein erfolgreiches Team kennenlernen möchtest, dann findest du hier noch mehr Digitalisierungs-Themen für Geschäftsführer.

Die Lösung: Tools zum Termine vereinbaren - komplett digital

Das bekannteste Tool, mit dem du wahrscheinlich auch schon in Berührung gekommen bist, ist Doodle. 

Es gibt aber auch noch einige Alternativen, die sich besser für ein Unternehmen eigenen.

cituro

cituro ist eine Terminbuchungssoftware und bietet dir zahlreiche Funktionen, mit denen du digital effektiver arbeiten kannst. Neben dem Terminkalender und der Online-Terminbuchung beinhaltet cituro eine digitale Kundenverwaltung und automatische Terminerinnerungen. So haben Kunden rund um die Uhr die Möglichkeit einen Termin zu vereinbaren.

Das Tool eignet sich für eine ganze Reihe an Branchen und Business-Use-Cases. Die beliebtesten davon sind Coaching und Beratung, Friseure und Behörden bzw. Verwaltung.

Besonders hervorzuheben sind diese Punkte:

• Termine einfach vereinbaren, verschieben oder stornieren
• Vorgehensweise: Du konfigurierst zunächst deine verfügbaren Leistungen und Arbeitszeiten. Im Anschluss kann der Kunde den Termin seiner Wahl buchen
• Einbetten in deine Webseite, Facebook, Instagram, Google uvm.
• Ab monatlich 19,95€ für 1 Mitarbeiter bis 39,95€ für 5 Mitarbeiter und mehr
• 30 Tage kostenlos testen
• Für diverse Branchen von groß bis klein geeignet: Friseur, Beauty & Wellness, Coaching, Gesundheit, uvm. 
• Deutscher Anbieter und 100 Prozent DSGVO-konform
• Anpassbar ans eigene Firmen-Design 

Kutego

Eine Online-Terminbuchung ist besonders für Coaches und Trainer wichtig. Mit der All-in-one Software Kutego deckst du neben der Terminauswahl auch noch zahlreiche weitere Punkte ab. 

Es lassen sich folgende Termine buchen: 1:1 Termine / Einzeltermine, Gruppentermine / Kurse, Terminanfragen verwalten. 

Besonderheiten bei Kutego sind: 

• Online-Buchung für Termine, Kurse, Tickets, etc.
• Höchste Sicherheit mit 100% SSL-Verschlüsselung und DSGVO-konform
• Kostenpflichtige Termine und kostenfreie Termine
• Standorte verwalten
  
• Kursreihen
• Wartelisten
• Einlasskontrollen mit QR-Code
• Belegschnittstellen zu Sevdesk oder zu Lexoffice

HubSpot

HubSpot ist primär für Unternehmen geeignet. Durch die Verbindung mit einem CRM-System erweiterst du im Laufe der Zeit ohne großen Mehraufwand deine Datenbank und Kontakte.

• Einzel- und Gruppenmeetings
• Bessere Kommunikation und schnelleres abschließen von Deals durch Kombination mit HubSpot CRM
• HubSpot CRM funktioniert mit Gmail, Outlook, G Suite und Office 365
• Synchronisation mit Google- und Office 365-Kalender
• Weitere Features: E-Mail Vorlagen, E-Mail-Tracking, Live-Chat uvm.
• Einbettung in Webseite möglich
• Kostenlose Version mit eingeschränkten Funktionen
• Starter-Version ab 46€ monatlich bis zur Enterprise-Version für 2.944€ monatlich

Calendly

Calendly ist Tool, zum Vereinbaren von Terminen auf Unternehmenskunden ausgerichtet. Ob du den Link direkt in deiner Signatur hast oder erst verschickst, spielt keine Rolle. Die Terminvereinbarung ist schnell und einfach. Mit der Kalender-Synchronisation passieren auch keine Doppel-Buchungen.

• Vorgehensweise: Termine im Kalender freigeben, Link teilen, Kunden können eigenständig einen Termin in deinem Kalender buchen
• Alternative Vorgehensweise: Meeting-Termin erstellen, per Link teilen und den Termin mit der höchsten Übereinstimmung auswählen
• Integration in bis zu 6 Kalender (z.B. Google, Outlook, Cloud)
• Automatische Vergabe von Terminen je nach vorher eingestellter Verfügbarkeit bei mehreren Teilnehmern
• Benachrichtigungen und Erinnerungen versenden, Zeitpuffer einplanen usw.
• Verfügbar auf PC, Tablet und Smartphone
• Integrierbar in: Kalender, Webseite und weitere Apps wie Salesforce
• 1 Benutzer kostenlos, 2 Benutzer für 8$ und 6 Benutzer für 12$ monatlich
• Gratis Demoversion

Doodle

Doodle ist einer der sowohl privat als auch geschäftlich genutzten, bekanntesten Tools. Dadurch, dass es sich nicht auf einen dieser beiden Bereiche konzentriert, bietet Doodle eine gute Grundlage an, hat aber sonst nicht viele Besonderheiten.

• Vorgehensweise: Termin(e) vorschlagen, Teilnehmer einladen, Termin mit der höchsten Übereinstimmung an Teilnehmern auswählen
• Automatische Integration in deinen Kalender
• Als App für Android und iOS verfügbar
• Premium Doodle: personalisiertes Branding mit deinem eigenen Logo, Kontaktdaten der Teilnehmer schnell verfügbar, werbungsfrei
• Kosten: 5€ monatlich für 1 Benutzer und 12,50€ monatlich für 5 Benutzer
• Gratis Demoversion

Ich selbst nutze Doodle für Gruppen-Umfragen, um sich auf einem gemeinsamen Termin zu einigen.

Microsoft Bookings

Mit Microsoft Bookings hast du eine solide Software an der Hand, die dir und deinen Kunden das Planen und Organisieren von Terminen leichter macht. Allerdings kannst du die Software nur nutzen, wenn du die Software “Office 365” gekauft hast.

• Termine vereinbaren, ummlegen und stornieren
• Automatische Bestätigungs-Emails und Kalendereintragungen
• Automatische Versendung von Bestätigungen und Erinnerungen
• Beim Kauf von “Office 365” ist Microsoft Booking bereits enthalten
• 1 Monat kostenlos testen

Book like a boss

Ein verhältnismäßig günstiges, aber dennoch umfassendes Terminvereinbarungstool hast du mit Book like a boss an der Hand.

• Verweise deine Kunden per Link auf deine BLAB-Seite, wo sie einen Termin buchen können
• Direkte Einbettung in deine Webseite möglich
• Erstelle deine eigene individuelle Webseite auf BLAB
• Set up deiner Webseite innerhalb von 10 Minuten
• Synchronisation mit verschiedenen Kalendern, wie Google Kalender, Apple iCloud, Microsoft Exchange etc.
• Automatische Erinnerungen
• Ab 9$ bis 29$ monatlich
• Kostenlose Demo-Version

Shore

Shore bietet dir eine digitale Komplettlösung für Dienstleister und Einzelhändler. Mit dabei sind Tools zur Terminverwaltung, zum Kundenmanagement, Kassensystem und Marketing.

• Online Kalender und Online Terminbuchung, auch direkt über Google oder Instagram
• Terminerinnerung
• Kundenmanagement Software
• Statistiken über Termine, Kunden, Umsatz
• Schichtplaner
• Newsletter
• Google Werbeanzeigen
• Kassensystem
• Marketing über Branchen-Online-Verzeichnisse
• Webseite und eigene App
• Ab 29€ bis 89€ pro Monat
• 15 Tage kostenlos testen

Acuity Scheduling

Acuity Scheduling ist ein Tool, das sich mit seinen Funktionen direkt und speziell auf Unternehmen und ihre Klienten ausgerichtet hast.

• Vorgehensweise: Du gibst deine Verfügbarkeiten an und der Kunde wählt den Termin, der ihm am besten passt
• Einfaches Verschieben von Terminen per Klick möglich
• Automatische Erinnerungen
• Online Bezahlmöglichkeiten
• Einfaches Sammeln von Informationen über den Kunden und seine Anfrage durch kurzen Fragebogen zu Beginn der Terminvereinbarung
• Individuelles Branding mit deinem Logo sorgt für mehr Professionalität
• ab 0$ bis zu 50$ monatlich für insgesamt 36 Benutzer

You Can Book Me

Auch You Can Book Me hat es sich zur Aufgabe macht, die hin-und-her-Mails zwischen Kunde und Auftraggeber zu eliminieren.

• Vorgehensweise: Tool mit deinem Kalender synchronisieren, Termine zur Verfügung stellen, Kunde wählt passenden Termin aus, Termineintragung in deinen und seinen Kalender
• Unterschiedliche Zeitzonen werden automatisch berücksichtigt und die Termine dementsprechend angezeigt
• Automatische Benachrichtigungen, Erinnerungen und Bestätigungs-SMS für den Kunden
• Integration in Google und Microsoft Kalender
• Individualisierung durch eigene Farben und dein Logo
• Optimiert für das Smartphone
• 10$ pro synchronisiertem Kalender pro Monat
• 14 Tage kostenlos testen

Appointlet

Appointlet verspricht, dass du mit seinem Tool eine Zeitersparnis von 80% bei der Terminvereinbarung mit deinen Kunden haben wirst.

• Vorgehensweise: Kunde wählt den für ihn besten Termin unter der verfügbaren aus
• Der vereinbarte Termin wird automatisch zu deinem und dem Kalender des Kunden hinzugefügt
• Link zur Terminvereinbarung ganz einfach in Webseiten, E-Mails etc. einpflegbar
• Premium-Version mit ein paar extra Features zusätzlich zum Freemium möglich
• Ab 0$ bis zu 8$ pro Mitglied pro Monat
• 15 Tage kostenlos testen

Calenso

Wenn du nach einem 100% DSGVO-konformen Tool suchst, ist Calenso vielleicht das Richtige für dich. Im Fokus steht der Online Kalender für Einzelbuchungen und Gruppenbuchungen. Damit kannst du Termine vereinbaren, ohne dich selbst darum zu kümmern bzw. auch wenn dein Geschäft geschlossen ist. 

Die Online Terminvereinbarung ist allerdings noch nicht alles. Bei Calenso hast du zudem die Möglichkeit, online Bezahlungen anzunehmen, deine Kontakte zu verwalten und deine Ressourcen zu planen. 

Kompakt zeichnet sich Calenso durch folgende Punkte aus: 

• Einzel- und Gruppenbuchungen online
• Anpassung an die neuen Sicherheitsstandards im Zuge der Einführung der DSGVO
• Automatische Synchronisierung mit deinem Kalender (Google, Office 365, Exchange)
• Weitere Zusatzfunktionen zum Beispiel Integration in Websites und Online-Portale wie z.B. Facebook möglich
• Kosten: kostenfrei für die ersten 100 Buchungen, anschließend Flatrate für 36 € pro Monat. 

Timify

Timify bietet verschiedene Features zur digitalen Terminabstimmung und zusätzlich noch zur Raum- und Ressourcenverwaltung.

• Individuelle Anpassungen der Dauer des Termins, des Puffers vorher oder nachher und der Größe der Buchung (kleines Event oder Großveranstaltung)
• Mehr Professionalität durch extra Buchungsseiten für die Terminbuchung
• Integration auf Facebook & Webseite
• Anpassung an dein Unternehmens-Design
• Integration von online Zahlungsoptionen
• Classic für Einzelanwender und Startups für 0€
• Premium für kleine und mittlere Unternehmen für 25€ monatlich
• Enterprise für besondere Anforderungen für 42€ monatlich

Xoyondo

Xoyondo hieß früher noch planiteasy, wartet aber jetzt mit einer neuen, optimierten Webseite und vielen neuen Funktionen auf.

• Geeignet für die Organisation von Gruppenterminen und Umfragen
• Unbegrenzte Anzahl an Umfragen und Teilnehmern
• Anhängen von Dateien möglich
• Premium-Version: Individuelles Branding mit Logos und Versenden individueller Termineinladungen per Mail
• Kostenlose Standard-Version ohne Premium Features
• Premium für 25€ pro Jahr
• Business für 45€ pro User pro Jahr
• Jede Variante 30 Tage kostenlos testen

dfn Terminplaner

Ebenfalls auf ein breiteres Zielpublikum als nur Unternehmen ausgerichtet ist der dfn Terminplaner. Ihn kannst du allerdings als Einzigen ohne Anmeldung nutzen.

• Großer Wert liegt auf Datenschutz und Datensparsamkeit
• Geeignet für Terminumfragen oder andere Arten der Umfrage
• Möglichkeit der Maximalbegrenzung der Antwortmöglichkeiten, um Doppelbuchungen zu verhindern
• Link zur Verbreitung der Umfrage
• Kostenlos

Kulibri

Auch Kulibri kannst du sowohl privat als auch geschäftlich nutzen. Dabei kannst du die digitale Terminabstimmung mit deinem Logo individualisieren.

• Geeignet für Umfragen, Eventeinladungen und Terminvereinbarungen
• Sonst keine Extra-Features
• Gut für Einsteiger und Anfänger, die sich mit dem System und der Funktionsweise der digitalen Terminabstimmung erstmal bekannt machen wollen

SavvyCal

SavvyCal ist ein personalierbares Scheduling Tool, das eine fundamental andere Scheduling Experience verspricht.

• interaktives Interface, das ermöglicht, Kalender zu überlagern um gemeinsame freie Zeiten einfacher zu sehen
  
• bevorzugte Verfügbarkeit statt nur Ihre gesamte Verfügbarkeit zeigen
• Meetings pro Tag, Woche und Monat begrenzen
• Kontozugriffe delegieren und managen
• einmal benutzbare Links
  
• automatische Anpassung an eigene Zeitzone
• auf Webseite einbetten
• Integration mit Google Calendar, Outlook, iCloud, Fastmail, Zoom, Stripe, Zapier und vielen mehr
  

Fazit: Mit dem passenden Tool richtig viel Zeit sparen!

Wie du siehst, haben online Terminplaner viele Vorteile, nicht nur für dich, sondern auch für deinen Kunden:

• Du kannst deine Zeit und Energie in Wichtigeres stecken als in die Terminplanung
• Einfaches, schnelles und effektives Abstimmen von Terminen - für dich und deine Kunden
• Professionelles Auftreten durch organisierte Planung und Umsetzung
• Ortsunabhängiges Buchen möglich - das Geschäft läuft, auch wenn du gerade nicht vor Ort bist

Natürlich musst du für dich entscheiden, welches der Tools, das ich dir vorgestellt habe, am besten zu deinen Anforderungen passt. Egal ob für einen noch übersichtlichen Kundenstamm oder für das Sales Team als Haupt-Tool: Mit der digitalen Terminabstimmung erleichterst du dir, deinen Mitarbeitern und deinen Kunden die Organisation der Termine. Und das wirkt sich auch positiv auf dich, dein Image und den Erfolg deines Unternehmens aus.

Außerdem wirst du, sobald du einmal umgesattelt hast, nie wieder zum alten E-Mail-Ping-Pong zurück wollen.

Was hältst du von der digitalen Terminabstimmung? Nutzt du eines der Tools, die ich hier vorgestellt habe oder hast du sogar ein Lieblings-Tool, das hier noch fehlt? Schreibe mir deine Meinung und weitere Empfehlungen gerne in die Kommentare!