Automatisierte Vertragsprüfung: Diese Tools entlasten deine Rechtsabteilung

Ohne rechtlich einwandfreie Verträge läuft im Geschäftsalltag fast nichts. Mit zunehmender Komplexität der Geschäftswelt wird allerdings auch die Überprüfung von Vertragsinhalten immer aufwendiger.

Damit deine Rechtsabteilung oder deine juristischen Experten nicht zum Bottleneck für die Effizienz deines Unternehmens werden, schafft die automatisierte Vertragsprüfung Abhilfe: Sie beschleunigt deine Vertragsprozesse und reduziert Risiken.

In diesem Artikel erfährst du alles Wissenswerte rund um die Automatisierung der Vertragsprüfung. Außerdem zeige ich dir (KI-gestützte) Tools, die dein Team beim Contract Check entlasten.

Grundsätzliches: Bedeutung von Verträgen für Unternehmen

Ob im Recruiting, im Einkauf, im Marketing oder im Vertrieb – Unternehmen schließen regelmäßig Verträge mit anderen Unternehmen oder Arbeitskräften ab.

Vertragliche Dokumente sind eine wichtige Grundlage für viele Geschäftsabläufe. Sie bieten allen Vertragsparteien Klarheit und Sicherheit.

Doch bevor du Vereinbarungen mit neuen Mitarbeitenden, Lieferanten oder Kunden unterzeichnen kannst, müssen die Dokumente sorgfältig geprüft werden. Diese Aufgabe übernehmen in der Regel interne oder externe Juristen.

Es gibt allerdings einen Haken: Da geschäftliche Beziehungen immer komplexer werden, nimmt die Überprüfung der Vertragsinhalte entsprechend mehr Zeit in Anspruch. Doch die automatisierte Vertragsprüfung entlastet Fachkräfte in Rechtsabteilungen.

Was ist automatisierte Vertragsprüfung?

Unter der automatisierten Prüfung von Verträgen versteht man einen softwaregestützten Prozess, bei dem Vertragsdokumente standardisiert analysiert werden. Voraussetzung dafür ist, dass Verträge digital vorliegen.

Die Digitalisierung von Verträgen spart also nicht nur eine Menge Papier und erlaubt es dir, Verträge digital zu archivieren – sie öffnet dir auch die Tür für die automatisierte Vertragsprüfung.

Was machen Tools für die automatisierte Vertragsprüfung?

Für die automatisierte Vertragsprüfung ist spezielle Software notwendig. Die Tools arbeiten nach dem gleichen Prinzip: Sie gleichen jedes juristisch relevante Dokument mit den Unternehmensrichtlinien ab und gewährleisten so ihre Einhaltung.

Eine Software für die automatisierte Vertragsprüfung übernimmt dabei verschiedene Aufgaben:

• Vergleich verschiedener Vertragsversionen und hervorheben von Änderungen
• Verbesserungsvorschläge für kritische Formulierungen
• Handlungsempfehlungen bei Unstimmigkeiten
• Erkennen von relevanten Klauseln oder Rechtsbegriffen
• Ablage der geprüften Verträge

Welche Rolle spielt Legal Tech bei modernem Vertragsmanagement?

Die automatisierte Vertragsprüfung ist eine Entwicklung aus dem Bereich Legal Tech – das steht für Legal Technology.

Anbieter aus dem Bereich Legal Tech entwickeln Technologien für die Digitalisierung rechtlicher Prozesse. Immer häufiger kommen dabei die Vorteile der Künstlichen Intelligenz (KI) zum Einsatz. Dann spricht man von Legal AI (Artificial Intelligence, Englisch für KI).

Legal Tech-Tools mit oder ohne KI sollen den Alltag von Juristen vereinfachen. Das gelingt zum Beispiel durch digitales Vertragsmanagement oder die Möglichkeit, die verschiedenen Signaturtypen in die digitale Welt zu übertragen, damit Unternehmen und Privatpersonen Verträge bequem digital unterschreiben können.

Mehr Produktivität und Entlastung für die Rechtsabteilung: Vorteile der Automatisierung

Ohne Automatisierung müssen du oder deine Rechtsexperten jeden Vertrag manuell Klausel für Klausel überprüfen. Das ist bei komplexen Verträgen auf Dauer ermüdend und blockiert wertvolle Ressourcen.

Die automatisierte Vertragsprüfung sorgt für Entlastung und bietet drei wichtige Vorteile:

1. Mehr Produktivität: Mit automatisierten Vertragsprüfungstools lassen sich vor allem standardisierte Dokumente schneller prüfen. Der manuelle Arbeitsaufwand für dein Rechtsteam sinkt. Es kann produktiver arbeiten und kann sich auf komplexere Herausforderungen konzentrieren.
2. Höhere Prüfqualität: Die softwaregestützte Kontrolle von Verträgen schafft konsistente Prüfergebnisse. Eine Software kann nicht ermüden und reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass fehlende oder unvollständige Klauseln übersehen werden.
3. Reduzierte Rechtsrisiken: Eine automatisierte Vertragsprüfung minimiert Fehler und senkt damit rechtliche Risiken, die hohe Kosten für dein Unternehmen nach sich ziehen können.

Trend Künstliche Intelligenz: Wie funktioniert die KI-gestützte Prüfung von Verträgen?

Mit Hilfe Künstlicher Intelligenz wird die automatisierte Vertragsprüfung noch präziser. KI-gestützte Prüf-Workflows bieten für Juristen und Rechtsexperten vor allem dann große Effizienzvorteile, wenn die zu prüfenden Verträge besonders komplex oder verschieden sind.

Denn Tools, die auf KI basieren, werden mit der Zeit immer besser. Denn viele Anbieter greifen auf sogenannten Large Language Models zurück, zu denen auch ChatGPT gehört und bei denen vortrainierte KI-Modelle zum Einsatz kommen.

Sie funktionieren nach dem Prinzip Machine Learning: Mit jeder Eingabe und jedem geprüften Vertrag lernen sie die Feinheiten verschiedener Vertragsarten besser kennen. Eine auf diese Weise trainierte KI hilft deinem Team also, Verträge immer schneller zu prüfen und Fehler zu reduzieren.

Welche Vorteile bieten KI-basierte Vertragsanalysen?

KI-gestützte Tools sind kein Ersatz für Vertragsprofis, sondern eine wichtige Unterstützung. Die Tools helfen Rechtsexperten unter anderem dabei,

• Verträge systematisch zu analysieren und auf Richtigkeit zu prüfen
• den Inhalt von Vertragsdokumenten zusammenzufassen und schneller zu begreifen
• relevante Informationen zu extrahieren und zu strukturieren
• kritische Stellen zu erkennen und eine alternative Formulierung zu finden

Wenn du für die Vertragsprüfung Software einsetzt, werden damit manuelle Prüfschritte vereinfacht. Das spart deinem Team viel Zeit im Alltag.

Vertragsmanagement automatisieren: Das musst du beachten

Du hast dich bereits mit Tools für die automatisierte Vertragsprüfung auseinandergesetzt und willst jetzt deine Vertragsprozesse digitalisieren? Dann brauchst du eine passende Anwendung dafür. Vorab solltest du allerdings klären, was für ein Tool das Beste für dich ist.

Arbeitet dein Unternehmen zum Beispiel vor allem mit Standardverträgen wie Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) ist ein KI-gestütztes Tool nicht zwingend notwendig.

Willst du dagegen erfahrene Kollegen bei der Prüfung komplexer Verträge entlasten und weniger erfahrenen Kollegen die Prüfung von Standardverträgen ermöglichen, ist ein KI-Tool ein Muss.

Automatisierte Vertragsprüfung Schritt für Schritt implementieren

Der Ablauf der Implementierung richtet sich ganz nach deinen Bedürfnissen. Grundsätzlich bieten aber die folgenden Schritte eine gute Orientierung:

• Alle Stakeholder ins Boot holen: Pain Points herausfinden, Ängste nehmen, Vorteile kommunizieren
• Anforderungen sammeln: Was soll die Software verbessern und was muss sie können? Welche Ziele sollen erreicht werden (zum Beispiel Zeitgewinn, Prüfung durch ungeschultes Personal)? Welche Funktionen sind wichtig? Wie viele User sollen mit dem Tool arbeiten?
• Anbieter vergleichen: Anbieter identifizieren, Angebote einholen und Preise vergleichen, Demos vereinbaren und Tests durchführen
• Tool vorbereiten: Prozesse so weit wie möglich standardisieren und Unternehmensrichtlinien sauber strukturieren und im Tool hinterlegen
• Testlauf durchführen: Vertrag von KI und Mensch prüfen lassen und Ergebnisse vergleichen

Du suchst schon ein konkretes Tool für dein Team? Im nächsten Abschnitt findest du eine Liste wichtiger Anbieter.

Anbietervergleich für die Automatisierung der Vertragsprüfung

Der Markt für Legal Tech-Tools für Prozesse wie die Vertragsprüfung wächst stetig. Damit du bei deiner Recherche nicht bei null anfangen musst, stelle ich dir drei der wichtigsten Anbieter vor.

Die Preise für die Tools kommunizieren die Anbieter auf Anfrage.

Fynk

Die Vertragsmanagement-Lösung von Fynk erlaubt es dir, die Prüfung von Verträgen schneller und automatisiert zu erledigen. Damit kannst du sicherstellen, dass dir keine Vertragsrisiken entgehen.

Die Lösung wurde nicht nur für die Vertragsprüfung entwickelt, sondern bietet verschiedene Funktionen, mit denen du den gesamten Lebenszyklus deiner Unternehmensverträge digitalisierst.

Mit diesen Features vereinfacht Fynk die Vertragsprüfung:

• Vertragsprüfungen in Echtzeit und kollaborativ durchführen
• Vertragsdaten automatisiert analysieren mit KI-gestützter Volltextsuche
• sekundenschnelles Prüfergebnis mit Auflistung kritischer Vertragsinhalte
• KI liefert bei Bedarf neue Formulierungen und Handlungsanweisungen

Pacta

Auch bei dem Vertragsprüfungs-Tool von Pacta ist eine KI an Bord. „Themis“ unterstützt Rechtsabteilungen bei der Prüfung von Verträgen und analysiert Vertragsdaten und Fristen.

Damit ist es einfach möglich, die Aktualität, Korrektheit und Plausibilität von Vertragsinhalten zu untersuchen.

Mit diesen Features vereinfacht Pacta die Vertragsprüfung:

• Standards für jede Vertragsart lassen sich in Playbooks definieren
• Möglichkeit, individuelle Regeln zu hinterlegen und Must-haves festzulegen
• KI prüft Verträge auf Abweichungen von hinterlegten Standards
• Risikoeinordnung aller Klauseln in ein Ampelsystem
• Keine Begrenzung auf einzelne Vertragsarten oder Daten

Legartis

Das Tool von Legartis ist auf die Prüfung von Verträgen und Legal Analytics spezialisiert. Eine KI nimmt Verträge genau unter die Lupe, damit dir keine Abweichung von deinen Standards entgeht.

Die KI stellt die wichtigsten Fakten rund um deine Verträge übersichtlich bereit. So ist es zum Beispiel möglich, das Risikoprofil verschiedener Verträge auf einmal zu erfassen und zu vergleichen.

Mit diesen Features vereinfacht Legartis die Vertragsprüfung:

• Empfehlungen für Vertragsänderungen werden unternehmensspezifisch gegeben
• KI extrahiert wichtige Vertragsdaten automatisiert
• KI-Unterstützung direkt in Microsoft Word

Fazit: Viele Verträge = viel Potenzial für automatisierte Vertragsprüfung

In vielen Unternehmen ist die Vertragsüberprüfung ein aufwendiger und noch immer manueller Prozess. Je komplexer die Verträge sind und je mehr Vertragsdokumente geprüft werden müssen, desto größer ist das Effizienzpotenzial, das in den Prüfungsprozessen schlummert.

Unternehmen, die ihre komplexen Verträge effizienter und präziser prüfen möchten, sollten sich mit der Automatisierung der Vertragsprüfung auseinandersetzen. Insbesondere bei sehr komplexen Vereinbarungen lohnt sich die Implementierung eines Tools für die KI Vertragsprüfung.

Organisierst du die Verträge deines Unternehmens schon digital oder nutzt vielleicht bereits die KI-gestützte Vertragsprüfung? Falls du Erfahrungen mit einem der vorgestellten oder einem anderen Anbieter hast, schreib mir deine Insights dazu gerne in die Kommentare!

Wenn du weitere Tipps für Selbstständige oder Geschäftsführer suchst, um dein Business zu digitalisieren, dann schau mal bei Digital Affin vorbei!