Unterschriften einholen kann mitunter ewig dauern. Nicht aber, wenn du eine Digitale Signatur erstellen und Dokumente online unterschreiben kannst.
Stell dir vor, ein Umlaufbeschluss liegt an und alle sind sich einig. Bis aber jeder unterschrieben hat, vergehen Wochen – das Dokument wandert per Post, Erinnerungen per Mail und Telefon sind nötig.
In diesem Artikel zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du eine digitale Signatur erstellst – rechtssicher und in wenigen Minuten. Du erfährst, welche Signaturart du brauchst, ob das rechtlich bindend ist, und welche Tools dir den Einstieg erleichtern.
Digitale Signatur erstellen – So geht's in 5 Schritten
Du musst kein IT-Experte sein, um Verträge digital zu unterschreiben. Der Ablauf ist bei allen seriösen Anbietern ähnlich – egal ob du selbst unterschreibst oder Unterschriften von anderen einholst.
- Signatur-Tool wählen: Nutze eine eIDAS-konforme Plattform. So stellst du sicher, dass deine Signatur rechtlich anerkannt wird.
- PDF hochladen: Lade das Dokument hoch, das unterschrieben werden soll – meist als PDF.
- Unterzeichner einladen: Trage E-Mail-Adressen ein, lege die Signaturreihenfolge fest und platziere Signaturfelder sowie optionale Felder wie Datum oder Text.
- Digitale Signatur erstellen: Unterzeichner erhalten eine E-Mail, öffnen das Dokument und erstellen ihre Signatur – per Maus, Touchscreen, Vorlage oder qualifiziertem Zertifikat.
- Versenden und archivieren: Nach dem Signieren erhalten alle Beteiligten das fertige PDF. Du kannst es herunterladen und sicher aufbewahren.
Der gesamte Prozess dauert oft nur wenige Minuten statt Tage oder Wochen.
Beispiel: Dokument mit Skribble digital unterschreiben
Am Beispiel von Skribble siehst du, wie das in der Praxis aussieht:
- Melde dich bei Skribble an und wähle dein PDF-Dokument aus.
- Füge die Unterzeichner hinzu und lege die Signaturreihenfolge fest.
- Platziere Signaturfelder und weitere Pflichtfelder im Dokument.
- Sende das Dokument ab – die Empfänger erhalten eine E-Mail mit Signatur-Link.
- Nach der Unterschrift steht das rechtsgültige PDF allen Beteiligten zum Download bereit.
Erhältst du selbst ein Dokument zur Unterschrift, klickst du auf den Link in der E-Mail, erstellst deine Signatur und bestätigst mit einem Klick. Fertig.
Mehr Erfahrungen zu Skribble im Verzeichnis
Welche Signaturart brauchst du?
Nicht jede digitale Signatur ist gleich. In der EU unterscheidet die eIDAS-Verordnung drei Stufen – entscheidend ist, wie wichtig das Dokument ist:
- SES (einfache elektronische Signatur): Schnell und unkompliziert – z. B. eingescannte Unterschrift oder Klick-Signatur. Reicht für interne Freigaben und unkritische Dokumente.
- AES (fortgeschrittene elektronische Signatur): Der Standard für die meisten Verträge. Der Anbieter prüft die Identität und sichert das Dokument gegen nachträgliche Änderungen ab.
- QES (qualifizierte elektronische Signatur): Rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Nötig, wenn das Gesetz Schriftform vorschreibt – etwa bei manchen Arbeitsverträgen.
Für die meisten Geschäftsverträge reicht die fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) vollkommen aus.
Alle Details zu den drei Stufen findest du im Artikel Signaturtypen im Vergleich: EES, FES und QES.
Ist eine digitale Signatur rechtsgültig?
Kurz gesagt: Ja. In Deutschland und der EU sind elektronische Signaturen gesetzlich anerkannt. Die eIDAS-Verordnung regelt Rechtmäßigkeit, Technologiestandards und die Anerkennung cloudbasierter sowie mobiler Signaturen.
Wenn ein Anbieter die Nutzung einer digitalen Signatur ermöglicht, muss diese der Verordnung der Europäischen Union über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS) entsprechen.
Darin sind festgelegt:
- Rechtmäßigkeit elektronischer Signaturen in der EU
- Notwendigkeit mehrerer Signaturstufen für den Geschäftsverkehr
- Technologiestandards für maximale Konformität und geringere rechtliche Risiken
- Legitimation cloudbasierter und mobiler Signaturen in der EU
PKI-basierte digitale Signaturen sind genauso rechtssicher und bindend wie eine physische Unterschrift – vorausgesetzt, du wählst die passende Signaturstufe für dein Dokument und einen konformen Anbieter.
Was ist eine digitale Signatur?
Eine digitale Signatur ist wie ein elektronischer Fingerabdruck: Die Signatur des Unterzeichners wird sicher mit dem Dokument verbunden – wie eine normale Unterschrift, nur eben digital und ohne Papierkram.
Technisch basiert das auf der Public Key Infrastructure (PKI). Diese Technologie garantiert Sicherheit und universelle Akzeptanz – die Unterschrift gilt länder- und kontinentübergreifend.
Digitale oder elektronische Signatur – was ist der Unterschied?
Eine elektronische Signatur ist jeder elektronische Prozess, der an ein Dokument angehängt wird – also der Oberbegriff.
Eine digitale Signatur ist die sicherste Form: Sie gewährleistet die Identität des Unterzeichners und die Integrität des Dokuments durch kryptografische Verfahren.
Typische Anwendungsfälle für eine digitale Signatur:
Du brauchst kein eigenes Zertifikat – diese Tools führen dich durch den gesamten Prozess. Alle genannten Anbieter erfüllen die eIDAS-Anforderungen. Die folgenden Lösungen habe ich für dich zusammengestellt – kompakt, damit du schnell die passende Wahl triffst.
Skribble
Skribble ist ein europäischer Anbieter für elektronische Signaturen – einsetzbar für Kaufverträge, NDAs und Jahresabschlüsse. PDF hochladen, Signierende einladen, Signaturreihenfolge festlegen – ab 9 € monatlich. Skribble Erfahrungen
Signhost (ehemals Evidos)
Signhost bietet fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen mit verschiedenen Verifizierungsmethoden (Passport, SMS, Video-Ident). Ideal, wenn du höchste Nachweisform brauchst. Ab 90 € pro Jahr für 100 Credits. Signhost Erfahrungen
inSign
inSign wird in Deutschland gehostet und entwickelt – rechtssichere Unterschriften nach eIDAS, ohne Spezialhardware auf Computer, Smartphone oder Tablet. Ab 24,90 €/Monat. inSign Erfahrungen
ContractHero
ContractHero vereint Vertragsmanagement und elektronische Signatur in einer Plattform. Verträge direkt im System versenden, Status in Echtzeit verfolgen – ohne Ausdrucken oder manuellen Versand. ContractHero Erfahrungen
fynk
fynk kombiniert Vertragserstellung und Signatur in einer Software – mit Platzhaltern, Signatur-Reihenfolge und allen gängigen Signaturarten (SES, AES, QES). Ab 19 € monatlich, dauerhaft kostenlose Version verfügbar. fynk Erfahrungen
tegolySIGN
tegolySIGN ist die digitale Unterschrift direkt in Microsoft Teams – ideal, wenn dein Team ohnehin in Teams arbeitet. Dokumente aus Teams versenden, eIDAS- und DSGVO-konform signieren. Ab 120 €/Nutzer/Jahr. tegolySIGN Erfahrungen
MOXIS
MOXIS von XiTrust richtet sich an Unternehmen mit hohen Sicherheitsanforderungen – eIDAS-, DSGVO- und Schweizer Recht konform, mit Integration in SAP, Salesforce und SharePoint. Ab 22 €/User/Monat. MOXIS Erfahrungen
DocuSign
DocuSign ist der internationale Marktführer für elektronische Signaturen mit über 350 Integrationen und Verfügbarkeit in 43 Sprachen. Ab 9 €/Nutzer/Monat. DocuSign Erfahrungen
d.velop sign
d.velop sign bietet alle drei Signaturlevel (SES, AES, QES) ohne Installation – Made in Germany, mit Microsoft-SharePoint-Integration. Ab 3,75 €/Monat. d.velop sign Erfahrungen
Weitere Anbieter für digitale Signaturen
Daneben gibt es weitere etablierte Lösungen am Markt. Kurz zur Orientierung – ausführliche Erfahrungsberichte findest du jeweils im Software-Verzeichnis:
Suchst du zusätzlich eine Lösung für die Verwaltung aller Verträge, lohnt sich ein Blick auf Vertragsmanagement-Software. Alle Signatur-Tools im Überblick findest du in der Kategorie Digitale Signatur im Software-Verzeichnis.
Fazit: Digitale Signatur erstellen – schnell statt Papierberg
Eine digitale Signatur erstellen ist kein Hexenwerk: Tool wählen, PDF hochladen, Unterzeichner einladen, signieren, versenden. In wenigen Minuten statt Wochen.
Die Digitalisierung von Verträgen und digitales Vertragsmanagement spart dir Papier, Portokosten und nervige Erinnerungsrunden. Dank eIDAS ist der Prozess rechtssicher – vorausgesetzt, du wählst die passende Signaturstufe.
Die meisten Anbieter bieten kostenlose Testversionen. Probiere das Handling aus, bevor du dich festlegst – so findest du schnell die Lösung, die zu deinem Workflow passt.
Was hältst du von digitalen Signaturen? Nutzt du bereits einen der Anbieter oder fehlt dir einer? Schreib gerne deine Erfahrungen in die Kommentare!
besten Dank für deine Rückmeldung. Das hilft mir bzw. uns weiterhin guten und relevante Artikel zu schreiben.
Grüße
Jan
besten Dank für deinen Kommentar. Diesen Digitale Signatur Anbieter hatte ich bisher noch nicht auf dem Schirm. Ist bei der Recherche nicht mit aufgetaucht. Ich werde mich mal näher mit ihm beschäftigen.
Viele Grüße
Jan
danke für deine Nachfrage. Leider hab ich hier noch nichts neues dazu. Das Update für den Artikel rund um GlobalSign liegt noch auf der ToDo Liste. Wir haben da allerdings gerade so viele spannende Themen drauf, daher dauert es noch etwas.
Grüße
Jan
also ich hab schon mal einen kurzen Blick auf GlobalSign geworfen. Auf den ersten Blick wirken sie als eine professionelle B2B Lösung. Sie kommen aus Großbritannien und arbeiten mit zahlreichen zertifizierten Partnern zusammen, um eine gute Abdeckung als Identitäts- und Sicherheitslösung bereit zu stellen.
Ist die Frage, was dir bei deiner Auswahl wichtig ist. Falls du nach was internationalem suchst, dann könnte es was sein. Alternativ gibt es top deutsche Anbieter wie InSign.
Auch bei den Anwendungsbeispielen ist es bei anderen Anbietern schneller verständlich, wie und für was du sie einsetzt. Das müsste bei GlobalSign sicherlich erst abgeklärt werden ob das passt.
So viel schon mal hier.
Grüße und eine gute Entscheidung
Jan
ich habe gerade die Kommentare gesehen und möchte gerne folgendes ergänzen.
1. Grundsätzlich ist jede digitale Signatur erstmal gültig.
2. Bestand vor Gericht hat aber nur die qualifizierte elektronische Signatur. Diese erfüllt auch die Schriftform nach BGB. Alle anderen elektronischen Signaturen unterliegen einer freien richterlichen Beweiswürdigung. Qualifizierte Signaturen kommen nur in Zusammenarbeit mit einem sogenannten Vertrauensdienste Anbieter durchgeführt werden, wie z.B. D-TRUST oder Swisscom.
Weitere Infos finden Sie hier: www.d-velop.de/blog/compliance/elektronische-signatur-anbieter-diese-5-fragen-helfen-bei-der-auswahl/
vielen Dank für die Ergänzung und die Infos zur qualifizierten elektronischen Signatur.
Grüße
Jan
Es gibt nach wie vor noch grosse Unsicherheit hinsichtlich DSGVO Rechtmässigkeit.
Kurze Frage:
Wie sieht es denn mit den amerikanischen Anbietern und dem "Cloud-Act" bzw Urteil des EuGH in Sachen „Schrems II" aus?
danke für deine Nachfrage. Dazu kann ich gerade nichts sagen. Falls jemand hier Bescheid weiß, gern mal kommentieren.
Grüße
Jan
Der CLOUD Act erlaubt es US-Behörden und internationalen Strafverfolgern, Zugriffsanfragen an Cloud-Betreiber zu richten. Die Herausgabe kann gegen die DSGVO verstoßen.
Schrems II, Cloud Act und Patriot Act machen eines deutlich: Es zählt nicht nur, wo Daten liegen, sondern vor allem wer darauf zugreift. Server in Europa sind nicht automatisch gesichert vor Zugriffen US-amerikanischer Geheimdienste oder Unternehmen. Wer DSGVO-konforme Sicherheit will, darf, Stand heute, nicht mit Anbietern aus den USA zusammenarbeiten.
Warten wir mal ab, wie sich das alles weiterhin entwickelt.
besten Dank für deine Ergänzung. Wir sind immer daran interessiert die Liste an E-Signature Anbieter auf dem aktuellen Stand zu halten.
Ich schau mir daher sign-me mal genauer an.
Liebe Grüße
Jan
ich habe jetzt das mal ein bisschen recherchiert und leider nirgendwo was gefunden. Ich soll in der Fa. wo ich arbeite einen Vertrag unterzeichnen, die Digitale Unterschrift mit der ich Unterzeichenen soll, wurde allerdings nicht von mir erstellt, sondern von der Firma selbst.
Wie sieht es da rechtlich aus?
Danke schon mal
Viele Grüße
Gunar
danke für deinen Kommentar. Kann dem ganzen leider noch nicht so ganz folgen. Hat deine Firma das Dokument mit einer Software für Digitale Signaturen aufbereitet und dir geschickt? Oder wie meinst du es, dass die es für dich unterzeichnet haben?
Grüße
Jan
nachdem ich nun mal DocuSign getestet habe, ist mir eines noch nicht ganz klar: Kann ich denn die Signaturen auch als gültig verifizieren, nachdem ich die bezahlte Nutzungsperiode bei den Anbietern beendet habe oder falls diese irgendwann nicht mehr existieren? Sprich: Sind die Unterschriften plattformunabhängig und dauerhaft rechtssicher gültig – oder brauche ich immer den speziellen Anbieter, um sie auslesen und verifizieren zu können?
Danke!
Leonie
danke für deine Rückfrage zu der digitalen Signatur. Also ich hab bei DocuSign selbst bereits Verträge unterzeichnet. Als Unterzeichner kannst du dich mit deinem Konto dann anmelden und siehst welche Verträge du unterzeichnet hast. Zudem kannst du dort im Account den Vertrag als PDF herunterladen UND zu jedem Vertrag gibt es ein Abschlusszertifikat, welches dir die Unterschrift belegt.
So kannst du die Unterschriften alle herunterladen und plattformunabhängig irgendwo abspeichern oder ablegen.
Grüße
Jan
danke für deine Nachfrage zu den digitalen Signaturen.
Im Grunde ist es so, dass ein Anbieter zum Beispiel DocuSign nutzt. Dann verschickt er seine Verträge damit und lässt diese damit signieren.
Das ist dann egal, ob einer der es unterschreiben soll für seine Verträge normalerweise ein anderes Tool verwendet. Die Unterschrift wird über den Anbieter gesetzt, der vom Vertragsanbieter vorgelegt wird.
Ich werde diesen Prozess mal noch etwas genauer in den Artikel aufnehmen.
Grüße
Jan
Ich werde nun regelmäßig hier vorbei schauen. Mach bitte so weiter!
vielen lieben Dank für dein Feedback!
Klar, gerne mache ich so weiter.
Falls du es noch nicht gemacht hast, trag dich gerne in den Newsletter ein.. Dann schicke ich dir Neuigkeiten zu Beiträgen direkt zu.
Viele Grüße,
Jan
Was denkst du?