Digitale Signatur erstellen – Rechtssicher und schnell

Unterschriften einholen kann mitunter ewig dauern.

Stell dir vor, ein Umlaufbeschluss liegt an und alle sind sich auch recht schnell einig. Bis aber jeder unterschrieben hat, vergehen Wochen, während denen das Dokument zig Mal auf dem Postweg verschickt wird und Mails und Telefonate als Erinnerung notwendig sind.

Mit einer digitalen Signatur passiert dir sowas nicht. Was sie kann und welche Anbieter sich lohnen, erfährst du in diesem Artikel.

Was ist eine digitale Signatur?

Eine digitale Signatur ist wie ein elektronischer Fingerabdruck.

Im Endeffekt wird die Signatur des Unterzeichners sicher mit dem Dokument verbunden und wirkt dann wie eine normale Unterschrift - nur eben digital, ohne Papierkram.

Damit die digitale Signatur wirklich sicher ist, wird eine spezielle Technologie verwendet, die sogenannte Public Key Infrastructure (PKI). Diese wurde extra für diese Art des digitalen Unterschreibens kreiert und garantiert nicht nur Sicherheit, sondern auch universelle Akzeptanz. Die Unterschrift gilt also länder- und kontinentübergreifend.

Digitale oder elektronische Signatur - was ist der Unterschied?

Beim Unterschied zwischen digitaler und elektronischer Signatur geht es um die Anwendungsmöglichkeiten.

Eine elektronische Unterschrift ist ein “elektronischer Sound, Symbol oder Prozess, der an einen Vertrag oder eine andere Aufzeichnung angehängt oder logisch damit verbunden ist, die auf elektronischem Wege erstellt, gesendet, kommuniziert, empfangen oder gespeichert wird.” (Quelle: SSL.com)

Eine elektronische Signatur ist also eher für die Identifizierung eines Vertrages oder einer Aufzeichnung geeignet.

Eine digitale Signatur dagegen wird dafür genutzt, die Identität des Unterzeichners und die Integrität und Korrektheit des Dokuments zu gewährleisten.

Wofür kannst du eine digitale Signatur verwenden?

Eine digitale Signatur verwendest du, wenn du ein Dokument rechtssicher und -verbindlich unterschreiben und es versenden willst.

Folgende Dokumente kommen für eine digitale Signatur in Frage:

• Briefe
• Kaufverträge
• Genehmigungen
• Miet- oder Leasingverträge
• Haftungs- oder Verzichtserklärungen
• Finanzdokumente
• uvm.

Im Prinzip ist eine digitale Signatur überall möglich, wo zwar auch eine physische Unterschrift in Ordnung ist, eine Digitale aber weniger umständlich z.B. aufgrund großer räumlicher Entfernungen zwischen den Unterschreibenden.

Wie du digital unterschreibst

Um dir den Ablauf einmal verständlicher zu machen, findest du hier ein Beispiel, wie das Unterschreiben mit einer digitalen Signatur funktioniert.

Wenn du ein Dokument erhältst, das du digital unterschreiben sollst, nutzt du am besten einen der unten aufgeführten Anbieter. Diese bieten eine Plattform, auf der du Dokumente digital unterzeichnen und versenden kannst.

Digitale Signatur am Beispiel von DocuSign

Wenn du DocuSign nutzt und ein Dokument von Anderen unterschreiben lassen möchtest, dann gehst du folgendermaßen vor.

1. Melde dich bei DocuSign an.
2. Wähle das Dokument/ die Dokumente aus, die unterschrieben werden sollen.
3. Füge die Unterzeichner hinzu.
4. Definiere das Signatur-Feld und andere Felder wie z.B. Datum.
5. Sende das Dokument ab.

Hast du ein Dokument per DocuSign erhalten, das du unterzeichnen sollst, dann ist der Ablauf so:

1. Du erhältst das Dokument per E-Mail.
2. Bist du neuer Nutzer, wählst du zunächst eine der vordefinierten Signaturen aus. Hast du DocuSign schon einmal genutzt, kannst du einfach dieselbe Signatur wie davor benutzen. Alternativ kannst du auch deine eigene Signatur auf dem Mobilgerät zeichnen.
3. Fülle alle Felder aus und signiere das Dokument.
4. Klicke auf “Finish”.
5. Alle Beteiligten werden jetzt informiert und können sicher auf die Unterlagen zugreifen.
6. Über DocuSign können sie dann heruntergeladen werden.

Bei den anderen Anbietern läuft die Nutzung ähnlich ab. Auch hier wird direkt über den Anbieter unterschrieben, was die Nutzung der digitalen Signatur auch im rechtlichen Sinne sicher macht.

Digitale Signatur - rechtsverbindlich und sicher

Wenn du dir Sorgen machst, ob eine digitale Signatur genauso sicher und rechtsverbindlich ist, wie eine physische Unterschrift, dann bringt folgender Absatz Licht ins Dunkel.

Wenn ein Anbieter die Nutzung einer digitale Signatur ermöglicht, dann muss diese dem US-amerikanische ESIGN Act und der UETA sowie der Verordnung der Europäischen Union über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS) entsprechen.

Darin sind folgende Inhalte festgelegt:

• Rechtmäßigkeit elektronischer Signaturen (inkl. digitaler Signatur) in der EU
• Notwendigkeit mehrerer Typen elektronischer Signaturen für den Geschäftsverkehr in der EU
• Einhaltung gewisser Technologiestandards für maximale Konformität elektronischer Signaturen und Verringerung rechtlicher Risiken
• Legitimation cloudbasierter und mobiler Signatur in der EU

Alles in allem sind die eSignatures, besonders die PKI-basierten digitalen Signaturen, genauso rechtssicher und binden wie eine physische Unterschrift auf einem Dokument.

Digital unterschreiben mit diesen Anbietern

Für eine eSignature gibt es mehr und mehr Anbieter. Jedoch musst du auch darauf achten, dass alles rechtskonform abläuft und die digitalen Unterschriften dann auch rechtlich bindend sind. Die hier aufgelisteten Anbieter erfüllen diesen Standard.

DocuSign

DocuSign bietet verschiedene Tools für ein digitalisiertes Unternehmen an. Neben einer Agreement Cloud und dem Contract Lifecycle Management gehört auch die Möglichkeit der digitalen Signatur dazu.

• Plattformverfügbarkeit von über 99,99%
• Über 350 Integrationen und führende APIs
• Standardfelder und benutzerdefinierte Felder
• Erhältlich in 43 Sprachen
• Preis: Ab 9€/Nutzer/Monat
• Kostenlos testen

Adobe Sign

Mit Adobe Sign kannst du das Feature der digitalen Signatur mit den PDF-Tools von Adobe direkt und unkompliziert verbinden.

• Alle Tools in Einem: PDF-Dateien erstellen, im Team bearbeiten, unterschreiben
• Kompatibel mit Microsoft 365, Google Drive oder Box
• Preis: Ab 17,84€/Nutzer/Monat
• Kostenlos testen

d.velop

d.velop ist einer der Anbieter, die du ohne Installation oder Hardware nutzen kannst. Das macht die Implementierung in deinen Workflow schnell und unkompliziert.

• Integration in Microsoft, SAP, salesforce uvm.
• Einsetzbar in den Bereichen Vertrieb, Einkauf, Finanzen und Unternehmen
• Mit Microsoft SharePoint Unterbrechungen des Workflows vermeiden
• Preis: Ab 10€/Monat
• Kostenlos testen

SignRequest

Mit SignRequest sparst du nicht nur Papier, sondern setzt auch noch auf einen anderen nachhaltigen Aspekt: Für jede kostenpflichtige Lizenz pflanzt SignRequest einen Baum.

• Verschiedene simple Verwaltungsfeatures
• Reihenfolge der Unterschriften einstellen
• API in Webseite, CRM-System, Google Apps, Zapier integrierbar
• Preis: Auf Anfrage
• Kostenlos testen

Yousign

Yousign richtet sich nicht nur an Arbeitsverträge, sondern auch an weitere Vertragsarten. Demnach sind die Features universeller

• Geeignet für Kauf-, Miet- und Arbeitsverträge
• Genehmigungsablauf festlegen
• App und API
• Preis: Ab 25€/Monat/Nutzer
• Kostenlos testen

FP Sign

FP Sign kannst du nicht nur für Verträge benutzen, sondern auch für Belege, Protokolle uvm.

• Geeignet für Personaldienstleister, Steuerberatung, Logistik, Geschäftsführung, Vorstand
• Preis: Ab 19,95€/Nutzer/Monat
• Kostenlos testen

inSign

inSign bietet ein simples Design, mit dem du einfach Dokumente einstellen und unterschreiben lassen kannst.

• Pflichtfelder einstellen
• Auf Tablet unterschreiben oder Dokument per Klick auf Smartphone umleiten
• Überblick über Status der Vorgänge
• Browser und App
• Viele verschiedene Sprachen
• Preis: Ab 29,90€/Monat/Nutzer
• Kostenlos testen

IDnow eSign

IDnow eSign ist besonders auf die Kundenkorrespondenz ausgerichtet. Dabei kannst du neben dem eSign Verfahren auch auf AutoIdent, VideoIdent, BankIdent und eID zurückgreifen.

• Der Kunde benötigt nur Internetzugang, Computer mit Webcam oder Smartphone/Tablet
• VideoIdent und eSigning nahtlos im selben Prozess
• Speziell geeignet für Finanzwesen, Versicherungen, Telekommunikation, Automotive und eCommerce
• Web und App
• Preis: Auf Anfrage
• Kostenlos testen

eversign

Bei eversign handelt es sich um einen englischen Anbieter. Neben Features wie Dokuemtenautomation oder Integration in verschiedene Apps bietet eversign auch die eSignature an.

• Self Signing, In-Person Signing, Remote Signing
• Paralleles oder sequenzielles Signieren möglich
• App Integrationen
• Preis: Ab 9,99$/Monat für die Basis-Version
• Kostenlos testen

Intarsys

Intarsys gibt dir mit seinem Tool die Möglichkeit, Dokumente signieren, validieren und aufbewahren zu lassen.

• Individuelle Anpassungen an dein Unternehmen
• Einzel-, Stapel- und Komfortsignatur
• Programme für Windows und MacOS
• Preis: 6,55€/Monat inkl. Support- und Softwarepflege
• Kostenlos testen

Fazit: Digitale Dateien statt Papierberg

Es gibt viele Anbieter auf dem Markt, aus denen du auswählen kannst. Manche davon sind Allround-Talente, Andere kannst du speziell an dich, dein Unternehmen und deine Bedürfnisse anpassen.

Durch die Kostenlos-testen-Funktion musst du auch kein unbekanntes Programm kaufen und hoffen, dass es passt, sondern probierst vorher das Handling und die Funktionen aus.

So kannst du sicherstellen, dass die Funktion digitale Signatur dir nicht nur viel Zeit und Aufwand spart, sondern auch Papierberge und damit verbundene Daten-Management-Probleme und verlorene Dateien umgehen.

Alles in allem kannst du mit einer eSignatur eigentlich nur gewinnen.

Also, worauf wartest du noch? Probiere die Anbieter aus und mache das Einholen von Unterschriften leicht, unkompliziert, effizient und schnell!

Was hältst du von den Anbietern der digitalen Signatur? Nutzt du Einen davon bereits oder kennst du Einen, der hier definitiv noch fehlt? Schreib mir deine Meinung zu dem Thema und Erfahrungen gerne in die Kommentare!

Wenn du mehr wissen willst in puncto Digitalisierung für Selbständige oder Geschäftsführer, dann schau gerne in die entsprechende Kategorie auf Digital-Affin für mehr Inspiration!