Digitale Signatur erstellen – mehr als nur Papierersparnis

Wer kennt das nicht? Ein Umlaufbeschluss liegt an, man ist sich auch rasch einig, aber bis endlich alle unterschrieben haben, vergehen Wochen. Während denen ein Dokument zig-mal auf dem Postweg verschickt wird und unzählige Erinnerungsmails und Telefonate nötig sind, um ans Ziel zu kommen.

Szenarios wie dieses werden aber wohl schon bald der Vergangenheit angehören, denn die Digitalisierung ist am Vormarsch - und mit ihr die digitale Signatur.

Aber was ist eine digitale Signatur eigentlich? Und wie unterschreibt man digital?

Eine digitale Signatur ist im Grunde ein Anhang, dem zu entnehmen ist, wer die legale Absicht hat, sich an den Inhalt des Dokuments zu binden.

Im Grunde genommen also dasselbe wie eine normale Unterschrift von Hand, nur eben digital, mit hinterlegter Identität, verschlüsselt und zertifiziert.

Um ein Dokument digital zu signieren, benötigt man ein internetfähiges Gerät (PC, Laptop, Tablet oder Smartphone).

Anschließend ist so vorzugehen:

• Email empfangen, welche den Link zum Dokument enthält
  
• Zustimmen, dass man bereit ist, eine digitale Unterschrift zu leisten
  
• Auf eine der folgenden Arten unterschreiben
  

§ Unterschrift aufs Tablet oder Smartphone zeichnen
§ Eigenhändige Unterschrift einscannen und als Bild uploaden
§ Generierte Unterschrift auswählen

• Die Unterschrift bestätigen
  
• Wenn gefordert, eine Ausweiskopie anhängen
  

Erst, wenn der Signaturvorgang von allen abgeschlossen wurde, die das Dokument zu unterzeichnen haben, wird eine E-Mail mit einer von allen unterschriebenen Dokumentkopie versandt.

Rechtsverbindlich, sicher und noch viel mehr

Seit die EU 2016 in der eIDAS-VO qualifizierte elektronische Signaturen manuellen Unterschriften gleichgesetzt hat, haben es Anbieter wie DocuSign oder SignRequest immer leichter, ihre Produkte um elektronische Signaturen zu vermarkten.

Diese beiden Unternehmen stellen sowohl Software als auch Zertifikate zur Verfügung und bieten ihren Kunden somit Komplettlösungen an, die es ihnen ermöglichen, sämtliche Dokumente digital zu signieren.

Was kann eine elektronische Signatur erhalten?

Es können auf diese Weise folgende Dokumente rechtsverbindlich unterschrieben und sicher versendet werden:

• Briefe
  
• Kaufverträge
  
• Genehmigungen
  
• Miet- oder Leasingverträge
  
• Haftungs- oder Verzichtserklärungen
  
• Finanzdokumente
  
• etc
  

Das spart vor allem Zeit, Geld und Ressourcen und bietet darüber hinaus noch den Vorteil, dass alle wichtigen Dokumente gespeichert werden und nachvollzogen werden kann, wer sie wann geöffnet, betrachtet und unterzeichnet hat.

Fazit: Die Zukunft ist digital

Notare melden Unternehmen auf elektronischem Wege fürs Handelsregister an und signieren die digital übersandten Dokumente elektronisch. Auch das Steuerportal der Finanzbehörden, Elster, nutzt die elektronische Signatur.

Es ist nur logisch, dass auch private Unternehmen den nächsten Schritt tun, sich vom Papier verabschieden und die digitale Signatur einführen. Immerhin kommunizieren wir elektronisch, schicken Dateien und Bilder um die Welt und shoppen online.

In Zukunft werden aber nicht nur Unternehmen diese Möglichkeiten nutzen, wir werden auch unseren Mietvertrag dort unterschreiben, wo wir uns gerade befinden, wenn er uns zugesendet wird. Und ihn anschließend auch nie wieder suchen müssen, weil das digital unterzeichnete und gespeicherte Exemplar mit Garantie nicht hinter den Schrank rutscht.