Mal wieder eine Kündigungsfrist versäumt und jetzt die teure Verlängerung am Hals? Was schon im Privaten ärgerlich ist, kann für dein Unternehmen schwerwiegende Folgen haben. Ein sinnvolles Vertragsmanagement ist also unerlässlich, insbesondere wenn dein Unternehmen stetig wächst.
Was zunächst aufwändig klingt, wird mit der passenden Software ganz einfach. Ich erkläre dir alles, was du über digitales Vertragsmanagement wissen musst.
Was ist Vertragsmanagement?
Das Vertragsmanagement, im englischen Contract Management, beschreibt die Verwaltung von Verträgen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.
Dazu gehören: Vertragliche Verhandlungen, Implementierung von Verträgen und Änderungen aus technischen, terminlichen, personellen oder finanziellen Gründen.
Vertragsmanagement beinhaltet den systematischen Prozess der Erstellung, Überprüfung, Unterzeichnung, Nachverfolgung und Verwaltung von Verträgen während ihres gesamten Lebenszyklus.
Das Ziel: sicherzustellen, dass Verträge ordnungsgemäß erstellt werden, die Bedingungen und Konditionen klar definiert sind und alle Parteien ihre Verpflichtungen erfüllen.
Nicht zuletzt sind auch Fristen und Termine ein wichtiger Teil des Vertragsmanagements - Kündigungen oder Verlängerungen sind insbesondere bei Lieferanten entscheidend.
Warum ist Vertragsmanagement so wichtig?
Ein nachlässiges Vertragsmanagement kann schnell hohe Kosten verursachen. Aber nicht nur deshalb ist die professionelle Vertragsverwaltung so wichtig.
Effiziente Organisation und Verwaltung
Von der Vertragserstellung über den gesamten Vertragslebenszyklus bis hin zur Archivierung - hast du jederzeit den Überblick über deine Verträge, führt das zu einer besseren Transparenz und Kontrolle über deine gesamte Vertragslandschaft.
Minimierung von Risiken
Durch die klare Definition von Bedingungen und Konditionen in Verträgen und die Überwachung von Fristen und Verpflichtungen kann dein Unternehmen potenzielle rechtliche Fallstricke und finanzielle Verluste vermeiden.
Einhaltung von Verträgen
Durch die Überwachung von Vertragsbedingungen und -fristen kannst du sicherstellen, dass alle Parteien ihre Verpflichtungen erfüllen und mögliche Vertragsstrafen oder Streitigkeiten vermeiden.
Verbesserte Zusammenarbeit mit Partnern und Lieferanten
Klare und einheitliche Verträge stärken das Vertrauen und die Beziehung zwischen den Parteien.
So funktioniert Vertragsmanagement - ohne digitale Systeme
Das Vertragsmanagement ist Teilbereich des Projektmanagements und kann im Grunde in zwei Teilbereiche unterteilt werden:
Vertragsverwaltung
Die Vertragsverwaltung besteht aus der Vertragsausführung und dem Vertragsbestand. Sie stellt sicher, dass immer die aktuellsten Versionen der Verträge in der Vertragsdatenbank zur Verfügung stehen und sollte strukturiert und übersichtlich sein.
Alle berechtigten Mitarbeiter sollten jederzeit Zugang zu allen notwendigen Unterlagen haben. Auch Aufgabe der Vertragsverwaltung ist die Kontrolle der Vertragsinformationen und die Prüfung auf Vollständigkeit, ebenso die Archivierung.
Damit neue Verträge geschlossen werden können, sind meist auch noch andere Unterlagen nötig: Das Einscannen und Digitalisieren von für Verträge relevanten Unterlagen ist auch Teil der Vertragsverwaltung.
Vertragscontrolling
Beim Vertragscontrolling geht es hauptsächlich um die Risikobewertung der entstehenden / bestehenden Verträge. Dazu gehört vor allem die Evaluation der potentiellen Vertragspartner.
Die Verantwortlichen können mögliche Risiken schnell identifizieren und wissen, welche neuen Verträge abgeschlossen werden sollten.
Außerdem überwachen sie, welche Vertragsform in der individuellen Situation ideal ist und mit welchen Vertragspartnern neue Verträge geschlossen werden können.
Klar ist: Vertragsmanagement ist ebenso wichtig wie aufwändig - wenn es ohne digitale Systeme manuell gemacht wird. Damit du dein Vertragsmanagement nicht nur effizienter, sondern auch sicherer gestalten kannst, stellen wir dir jetzt die passende Software dazu vor.
Was ist eine Vertragsmanagement-Software?
Eine Vertragsmanagement-Software hilft dir bei der digitalen Verwaltung und Optimierung deiner Verträge mit anderen Unternehmen oder Dienstleistern. Die Software ermöglicht allen beteiligten Abteilungen jederzeit den Zugriff auf alle relevanten Daten und erspart so mühevolle Handarbeit. Grundsätzlich gibt es drei Arten der Contract Management Software.
- Eine Software zur Dokumentenablage konzentriert sich hauptsächlich darauf, Verträge an einem zentralen Ort zu speichern und zu organisieren. Du kannst Dokumente hochladen, nach ihnen suchen und relevante Informationen extrahieren. Diese Art von Software bietet grundlegende Funktionen wie Versionierung, Metadaten-Verwaltung und möglicherweise eine einfache Zusammenarbeit mit anderen Benutzern.
- Signatur-Lösungen hingegen ermöglichen es dir, Verträge elektronisch zu unterzeichnen und rechtsgültige Signaturen zu erhalten. Sie bieten Funktionen wie elektronische Signaturen, Verifizierungsmethoden und Sicherheitsoptionen, um die Integrität der unterschriebenen Dokumente zu gewährleisten. Diese Lösungen erleichtern den Unterschriftenprozess, sparen Zeit und reduzieren den Papierverbrauch.
- CLM (Contract Lifecycle Management) ist ein umfassenderes Tool für Vertragsmanagement. Es deckt den gesamten Lebenszyklus von Verträgen mit ihrem Funktionsumfang ab, von der Erstellung über die Verhandlung und Unterzeichnung bis hin zur Nachverfolgung und Verwaltung. Eine CLM-Software bietet Funktionen wie Vertragsvorlagen, Workflows zur Genehmigung und Unterzeichnung, Fristen- und Erinnerungsmanagement, Compliance-Überwachung, Dokumentenmanagement und Berichterstattung. Sie ermöglicht eine umfassende Vertragskontrolle und -verwaltung, verbessert die Zusammenarbeit zwischen den Parteien und minimiert das Risiko von Vertragsverletzungen.
Was kann eine Vertragsmanagement-Software?
Nicht jede Vertragsmanager-Software bietet die exakt selben Funktionen. Für welchen Anbieter du dich letztlich entscheidest, hängt auch von deinen Anforderungen ab. Im Grunde deckt aber fast jedes Vertragsmanagement-System folgende Funktionen ab.
- Zentrale Vertragsverwaltung: Du kannst all deine Verträge an einem zentralen Ort speichern, organisieren und verwalten. Die Software ermöglicht es dir, Verträge schnell zu finden, Informationen zu durchsuchen und relevante Dokumente abzurufen.
- Vertragserstellung und -vorlagen: Du kannst Verträge mithilfe von vorgefertigten Vorlagen erstellen oder eigene Vorlagen bauen. Das erleichtert den Prozess der Vertragserstellung und stellt sicher, dass wichtige Bestimmungen und Klauseln enthalten sind.
- Workflow-Management: Die Software unterstützt dich bei der Einrichtung und Automatisierung von Workflows für die Überprüfung, Genehmigung und Unterzeichnung von Verträgen. Dadurch kannst du den Prozess beschleunigen und die Zusammenarbeit mit verschiedenen Parteien effizienter gestalten.
- Fristen- und Erinnerungsmanagement: Die Vertragsmanagement-Software hilft dir dabei, wichtige Fristen und Termine im Auge zu behalten. Du kannst automatische Erinnerungen einrichten, um sicherzustellen, dass du keine wichtigen Fristen verpasst oder Verträge rechtzeitig erneuerst oder kündigst.
- Vertragsüberwachung und Compliance: Du kannst Verträge überwachen, um sicherzustellen, dass alle Parteien ihre vertraglichen Verpflichtungen erfüllen. Die Software ermöglicht es dir, Compliance-Regeln festzulegen und automatische Überprüfungen durchzuführen, um mögliche Verstöße zu identifizieren.
- Dokumentenmanagement: Du kannst alle relevanten Dokumente und Anhänge zu Verträgen in der Software speichern. Dies erleichtert die Nachverfolgung von Vertragsänderungen, ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Dokumenten mit anderen Parteien und reduziert das Risiko von Datenverlust oder -beschädigung.
- Berichterstattung und Analyse: Die Vertragsmanagement-Software bietet dir umfassende Berichterstattungsfunktionen, um Einblicke in die Vertragsleistung, -compliance und -kosten zu gewinnen. Du kannst benutzerdefinierte Berichte erstellen und Daten analysieren, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.
- Integration und Zusammenarbeit: Die Software kann nahtlos mit anderen Tools und Systemen in deinem Unternehmen integriert werden, wie z. B. CRM- oder ERP-Systemen. Dadurch wird die Zusammenarbeit und der Informationsaustausch zwischen verschiedenen Abteilungen und Systemen erleichtert.
Die Vorteile einer Management Software für deine Verträge
Mit einer Vertragsmanagement-Software lassen sich deine Unternehmensprozesse nicht nur vereinfachen - gutes Vertragsmanagement generiert Mehrwert.
Die folgenden Vorteile zeigen dir, warum du eine solche Software nutzen solltest.
- Zentrale Speicherung: Durch die zentrale Speicherung aller Daten an einem Ort kannst du schnell auf alle relevanten Dokumente zugreifen und sie nach Bedarf durchsuchen.
- Automatisierte Prozesse: Deine Vertragsmanagement-Software automatisiert zeitraubende Aufgaben. Du kannst Verträge effizient erstellen, überprüfen, unterzeichnen und verwalten. Die Software überwacht Fristen und Erinnerungen automatisch, sodass du keine wichtigen Termine mehr verpasst.
- Bessere Zusammenarbeit: Mit einem professionellen Vertragsmanagement Tool kannst du Dokumente elektronisch freigeben, Feedback einholen und Änderungen verfolgen. Dadurch wird die Kommunikation reibungsloser und Missverständnisse werden minimiert.
- Risikominderung: Du kannst Vertragsbedingungen klar definieren, Verpflichtungen überwachen und sicherstellen, dass alle Parteien diesen auch nachkommen. Durch automatisierte Checks wirst du auf mögliche Risiken oder Verstöße aufmerksam gemacht.
- Berichterstattung und Analyse: Die Vertragsmanagement-Software ermöglicht es dir, umfassende Berichte zu erstellen und Vertragsdaten zu analysieren. Du erhältst Einblicke in die Vertragsleistung, -compliance und -kosten. Diese Informationen unterstützen dich bei fundierten Entscheidungen und helfen dir, das Beste aus deinen Verträgen herauszuholen.
- Einhaltung von Vorschriften: Mit der Software kannst du rechtliche und regulatorische Anforderungen effektiv erfüllen. Du kannst Compliance-Kontrollen einrichten und sicherstellen, dass alle Verträge den geltenden Gesetzen und Richtlinien entsprechen.
LegalTech und Künstliche Intelligenz für deinen Vertrag einsetzen
Vertragsmanagement-Softwares nutzen zunehmend LegalTech und Künstliche Intelligenz (KI), um den Nutzern innovative Lösungen zu bieten und das Vertragsmanagement zu optimieren.
Durch den Einsatz von KI-Algorithmen können diese Softwares Vertragsdokumente automatisch analysieren, um relevante Informationen wie Klauseln, Bedingungen und Fristen herauszulesen.
Das beschleunigt den Prozess der Vertragsüberprüfung und minimiert das Risiko von Fehlern oder Verstößen.
Nutzer können von automatisierten Vertragsvorlagen profitieren, die auf spezifische Anforderungen und Branchenstandards zugeschnitten sind.
Das erleichtert die Erstellung von Verträgen und spart wertvolle Zeit.
Außerdem können KI-gesteuerte Verhandlungstools helfen, den Verhandlungsprozess zu optimieren, indem sie Vorschläge für Änderungen oder alternative Formulierungen unterbreiten.
Diese Tools unterstützen auch bei der Risikobewertung und erleichtern fundierte Entscheidungen.
Darüber hinaus bieten Vertragsmanagement-Softwares fortschrittliche Such- und Analysefunktionen, um Vertragsdaten effizient zu durchsuchen, Leistungskennzahlen zu überwachen und Compliance-Aspekte zu kontrollieren.
Durch den Einsatz von LegalTech und KI können Nutzer ihre Effizienz steigern, die Genauigkeit erhöhen, die Vertragsqualität verbessern und rechtliche Risiken minimieren.
fynk
Mit fynk Verträge für sich arbeiten lassen - und gleichzeitig den Erfolg maximieren. Das gelingt mit einem umfangreichen Layout-Editor, dynamischen Inhalten und Bedingungen, E-Signing, Zusammenarbeit in Echtzeit und zahlreichen Schnittstellen. Dank künstlicher Intelligenz kannst du deinen Contract Lifecycle unterstützen - und so wertvolle Zeit sparen.
Wichtige Funktionen:
- Lebenszyklus von Verträgen automatisieren
- elektronische Signatur
- Vertragsvorlagen
- mit KI Verträge automatisiert prüfen
- DSGVO-konform
- zahlreiche Schnittstellen
Preis: ab 69 € und kostenlose Demoversion
Fabasoft Contracts
Einfach schnell Verträge managen - das verspricht Anbieter Fabasoft. Nutzer können aus Datenlocations in Deutschland, Österreich oder der Schweiz wählen und auch mit externen Usern unkompliziert zusammenarbeiten. Der Arbeitsort ist dabei ganz egal - dank mobiler App funktioniert Vertragsmanagement bei Fabasoft von überall aus.
Wichtige Funktionen:
- Verträge erstellen mit Textbausteinen und Klauselbibliothek
- Verträge erfassen per drag-and-drop
- elektronische Signatur
- DSGVO-konform
Preis: kostenlose Testversion, dann 750 Euro pro Monat
Juro
Vertragsmanagement von Anfang bis Ende - mit Anbieter Juro wird das ganz einfach. Nutzer können hier nicht nur Verträge mit wenigen Klicks erstellen, sondern auch überprüfen, verhandeln, unterschreiben, archivieren und kündigen oder verlängern. Alles an einem Ort, alles jederzeit erreichbar.
Wichtige Funktionen:
- automatisierte Vorlagen
- zahlreiche Schnittstellen
- elektronische Signatur
Preis: kostenlose Demoversion
ContractHero
Volle Kontrolle über alle Verträge: ContractHero macht es möglich. Mit der intuitiven Vertragsmanagement-Software kannst du alle Verträge übersichtlich und automatisiert verwalten. Die COR-Funktion ermöglicht es dir, Dokumente schnell und einfach zu scannen und Texte und Daten herauszulesen.
Wichtige Funktionen:
- Fristverwaltung auf Autopilot
- Zugriffsrechte unkompliziert steuern
- elektronische Signatur
- DSGVO-konform
Preis: kostenlose Demoversion, dann ab 199 Euro pro Monat
Trackado
Vertragsmanagement leicht gemacht - das verspricht Trackado. Der Anbieter ermöglicht nicht nur Vertragsverwaltung jederzeit und von überall aus, Nutzer haben immer den Überblick über Deadlines und finanzielle Bewegungen. Dank der Cloud-Lösung müssen Anwender keine aufwändigen Apps installieren.
Wichtige Funktionen:
- Cloud-Lösung
- Workflows erstellen
- elektronische Signatur
- hoher Sicherheitsstandard
Preis: Kostenlos bei einem User, dann ab 39$ monatlich
INHUBBER
Besonderes Augenmerk auf Sicherheit legt INHUBBER: Eine zuverlässige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, einen Zugang per Zwei-Faktor-Authentifizierung und Hosting auf deutschen Servern. Dazu kommt der Einsatz von künstlicher Intelligenz, automatische Dokumentenanalysen und Terminüberwachungen.
Wichtige Funktionen:
- Cloud-Lösung mit Blockchain-Technologie
- DSGVO-konform
- elektronische Signatur
- hoher Sicherheitsstandard
Preis: kostenlose Demoversion
ContractSafe
Simples und erschwingliches Vertragsmanagement - damit wirbt Anbieter ContractSafe. Ein einfaches Onboarding und die intuitive Bedienung machen Arbeiten mit ContractSafe besonders unkompliziert. Außerdem können Nutzer ihr Abomodell an ihre Unternehmensgröße anpassen - niemand soll etwas bezahlen, das er nicht nutzt.
Wichtige Funktionen:
- intuitive Suchfunktion
- Künstliche Intelligenz
- viele Integrationsmöglichkeiten
- hoher Sicherheitsstandard
Preis: kostenlose Demoversion, dann ab 329 Euro monatlich
DocuSign
Mit DocuSign nicht nur Verträge verwalten, sondern auch nach höchsten Standards unterschreiben - dank cloudbasierten, eIDAS-konformen E-Signaturen. Darüber hinaus arbeitet auch DocuSign mit künstlicher Intelligenz und macht so die Vertragsverwaltung nicht nur schneller, sondern auch weniger riskant.
Wichtige Funktionen:
- DSGVO-konform
- Künstliche Intelligenz
- hoher Sicherheitsstandard
- Vertragsvorlagen
Preis: kostenlose Demoversion, Preis auf Anfrage
otris contract
Risiken minimieren und Prozesse beschleunigen - mit otris contract geht das ganz einfach. Durch individuelle Workflows, einfache Recherche, kontrollierte Fristen und zentrale Vertragsablage haben Nutzer jederzeit den Überblick. Ganz egal, ob "on-premises" oder in der Cloud.
Wichtige Funktionen:
- DSGVO-konform
- intuitive Bedienung
- viele Integrationsmöglichkeiten
- Vertragsvorlagen
Preis: kostenlose Demoversion, Preis auf Anfrage
d.velop
Intelligentes Vertragsmanagement mit d.velop - skalierbar, integrierbar, rechtskonform. Die Cloud-Lösung bietet Nutzern alle Vorteile des digitalen Vertragsmanagements und hilft sogar bei der Anwendung - denn Interessierte können das dazugehörige Webinar besuchen und alles lernen, was sie wissen müssen.
Wichtige Funktionen:
- DSGVO-konform
- schnelle Suchfunktion
- Verträge vergleichen und auswerten
- Fristmanager
Preis: kostenlose Demoversion, Preis auf Anfrage
Fazit: Mit der Vertragsmanagement-Software alle Verträge im Blick
Vertragsmanagement will gewissenhaft erledigt werden - denn Fehler werden schnell teuer. Eine lästige, aber notwendige Aufgabe, die du dir mit der passenden Anwendung erleichtern kannst.
Alle Daten und Dokumente an einem Ort, Verträge zentral gespeichert und Suchfunktionen, die alles Wichtige mit nur wenigen Klicks finden - die passenden Contract Management Tools machen dein Vertragsmanagement nicht nur einfacher, sondern auch sicherer.
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