Verträge gehören bei jedem Unternehmen dazu. Besonders, wenn mit Kunden gearbeitet wird, kommt es immer wieder zu neuen Vertragsabschlüssen.
Dabei handelt es sich um eine Vielzahl verschiedener Verträge, die sich zum Beispiel unterscheiden in Art, Laufzeit, Aktualisierungen oder unterschiedlichen Versionen, die laufend diskutiert werden.
Das kann für das Vertragsmanagement eine komplizierte Aufgabe sein - immer auf dem neuesten Stand zu bleiben, alle rechtlichen Vorgaben einzuhalten und dabei nutzerfreundlich und schnell zu handeln, um den Workflow nicht zu stören.
Klingt nach ganz schön viel Arbeit? Ist es auch, wenn du das alles manuell handhaben willst.
Möchtest du Unterstützung, bietet sich das digitale Vertragsmanagement an.
Wie du mit einer solchen Software die Probleme des herkömmlichen Vertragsmanagements einfach und unkompliziert löst, und dir dabei noch weitere Vorteile zunutze machst, erfährst du in diesem Artikel.
Lass uns mal anschauen, was für Probleme es immer wieder gibt.
Die Probleme beim herkömmlichen Vertragsmanagement
Das herkömmliche Vertragsmanagement hat durchaus seine Tücken. Dabei geht es nicht nur um die kontinuierlich angepassten und aktualisierten Versionen, die beiden Vertragsparteien zugesendet werden müssen.
Oft befinden sich auch die Dokumente sowie andere rechtlich bindende Dokumente bei unterschiedlichen Mitarbeitern. Muss dann noch etwas geändert werden, kann es mitunter länger dauern, bis das richtige Dokument beim verantwortlichen Vertragspartner auftaucht.
Die Folgen eines solchen “On-The-Go”-Vertragsmanagements sind:
- Wenig Transparenz, dadurch mehr Fehler
- Verpasste Fristen
- Lange Suchzeiten
Digitales Vertragsmanagement - Was ist das?
Gerade diese Probleme gehst du mit dem digitalen Vertragsmanagement an.
Mit dem digitalen Vertragsmanagement digitalisierst und automatisierst du den gesamten Vertragsprozess. Das geht ortsunabhängig, zu jeder Zeit und papierlos.
Dabei umfasst der Einsatz einer Software zum digitalen Vertragsmanagement mehr als nur das Erstellen einer digitalen Signatur. Es werden außerdem auch alle Schritte und Vorgänge davor und danach mit einbezogen.
Diese Art des digitalen Managements ist für alle Branchen geeignet, darunter Immobilien oder Bank- und Versicherungswesen. Primäres Ziel ist auch hier, Vorgänge schneller und flexibler zu machen. Damit steigerst du nicht nur die unternehmensinterne Effektivität, sondern auch die Kundenzufriedenheit.
Sobald dein Unternehmen regelmäßig mit Verträgen zu tun hat, lohnt sich der Einsatz einer Software zum digitalen Vertragsmanagement - egal welche Branche. Es gibt auch für dich den passenden Software-Anbieter!
Kurz gesagt ermöglicht dir das digitale Vertragsmanagement vor allem Folgendes:
- Alle Vertragspartner auf einen Blick
- Fristgerechte Überprüfung, Kündigung oder Neuverhandlung der Konditionen
Zufriedene Kunden und bessere Arbeit bei mehr Umsatz: Die Vorteile des digitalen Vertragsmanagements
Die ungefähren Vorteile sind dir wahrscheinlich schon bewusst. Damit du aber die Software auch voll ausnutzen kannst, findest du hier noch einmal alle Vorteile zusammengefasst, die das digitale Vertragsmanagement mit sich bringt.
Eine solche Software sorgt vor allem für:
- Zeitersparnis durch leichtere Bearbeitung im Programm
- Kostenersparnis durch rechtzeitige Kündigung oder Neuverhandlung von Verträgen
- Vertraulichkeit durch Vergabe von Zugriffsberechtigungen
- Nachvollziehbarkeit & Transparenz z.B. beim Bearbeitungsstatus des Dokuments durch ein zentrales Ablagearchiv
- Rechtssicherheit z.B. bei Rechtsstreitigkeiten
- Einbindung in automatisierte Workflows möglich z.B. zum schnelleren Unterzeichnen durch alle Parteien
Konkret sehen die Verbesserungen zum Beispiel folgendermaßen aus:
- Alle Vertragspartner auf einen Blick
- Optimales Fristenmanagement durch Erinnerungs-E-Mails für Bearbeitungs- oder Ablauf-Fristen
- Fristgerechte Überprüfung, Kündigung oder Neuverhandlung der Konditionen
- Verkürzte Suchzeiten durch zentrale Vertragsverwaltung
- Transparenz durch zentrale Ablage
- Effektive Auskunfts- und Handlungsfähigkeit durch Übersicht über laufende, abgeschlossene und ablaufende Verträge
Du bist überzeugt und möchtest am liebsten direkt selbst mit dem digitalen Vertragsmanagement starten? Dann besorg dir in diesem Zuge am besten auch direkt eine passende Software. Die macht dir nicht nur den Übergang leichter, sondern behält sämtliche Eventualitäten des Vertragsmanagements für dich im Auge!
Diese 5 Gründe sprechen für eine Software im digitalen Vertragsmanagement
Oft kannst du von erfahrenen Anbietern einer bestimmten Software profitieren. So musst du nicht erst selbst ausprobieren, wie du die Verträge digital managst, sondern nutzt gleich eine Software, die alles für dich macht.
Es gibt 5 Gründe, die für den Einsatz einer Vertragsmanagement-Software sprechen.
1. Vorgangsmanagement und Vertragslebenszyklus
Mit der Software kannst du den Vertrag über den gesamten Lebenszyklus im Blick behalten.
Das geht von der Anbahnung über die Prüfung & Freigabe und der Unterzeichnung bis zur Archivierung. So kannst du alle wichtigen Aspekte eines gültigen Vertrags und die damit einhergehenden Aufgaben wie Zahlungen, Kündigungen oder Fristen im Blick behalten.
2. Individuelle Konfiguration der Benutzeroberflächen
Die Software lässt sich auch individuell an die Anforderungen deiner Branche anpassen. Auch innerhalb deines Unternehmens kannst du die Benutzeroberfläche an die verschiedenen Abteilungen anpassen.
Denn die IT-Abteilung hat zum Beispiel andere Anforderungen an das digitale Vertragsmanagement als die Rechtsabteilung. All das kannst du mit der Software abdecken.
3. Wichtige Unterlagen stets verfügbar
Wichtige Unterlagen, die du zur Vertragserstellung oder Definition der Frist benötigst, kannst du im digitalen Vertragsmanagement hinterlegen.
Das können sowohl Korrespondenzen via E-Mail als auch Anhänge für den eigentlichen Vertrag sein.
4. Anbindung vertragstypischer Funktionen
Auch wenn Excel mehr und mehr von anderen Softwares abgelöst wird, nutzen es doch immer noch einige Unternehmen. Deshalb ist es wichtig, dass du Daten auch als Excel-Datei exportieren kannst.
Eine weitere wichtige Funktion ist der E-Mail-Client, der es dir ermöglicht, direkt über das digitale Vertragsmanagement mit deinem Kunden zu korrespondieren.
5. Fristen immer im Blick
Fristen sind mit das Wichtigste bei einem Vertrag. Besonders wenn es viele verschiedene Verträge zu verwalten gilt, ist Unterstützung gefragt.
Mit einer Software zum digitalen Vertragsmanagement und dem dazugehörigen Fristenkalender inklusive Benachrichtigungen verpasst du keine Frist mehr!
Funktionen einer Vertragsmanagement Software
Die Funktionen sind natürlich von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich. Trotzdem gibt es überschneidende, elementare Funktionen. Manche davon ergeben sich bereits aus den Vorteilen im vorherigen Kapitel.
Konkret kannst du mit diesen Funktionen bei deiner Software zum digitalen Vertragsmanagement auf jeden Fall rechnen:
- Alle zu einem Vertrag gehörenden Dokumente in einer Akte
- Elektronische Unterstützung bei der Erstellung neuer Verträge durch Vertragsvorlagen und Textbausteine
- Fristenkalender
- Erinnerungsfunktion bei ablaufenden Fristen
- Mobile Devices Kompatibilität z.B. mit dem Smartphone oder Tablet für ortsunabhängigen flexiblen Zugriff auf benötigte Dokumente
Es ist aber noch viel mehr möglich! Was genau, erfährst du hier direkt bei unserer Anbieterübersicht!
Softwareanbieter für das digitale Vertragsmanagement
Die besten Anbieter für das digitale Vertragsmanagement zu finden, kann schwierig sein. Damit du dir die Energie der Suche sparst und sie lieber in die Auswahl des passenden Anbieters stecken kannst, findest du im Folgenden eine Auflistung der möglichen Softwares für das digitale Vertragsmanagement.
Fabasoft Contracts
Mit der Software von Fabasoft Contracts behältst du den Überblick über deine Verträge. Die Software wird für mittlere und große Unternehmen angeboten. Sicherheit steht hier ganz weit vorne. Daher werden die Daten in der DACH-Region gespeichert.
Die Arbeit mit Verträgen wird besonders durch das intelligente Auslesen von Daten aus Verträgen in Kombination mit einer schnellen Stichwortsuche erleichtert.
Neue Verträge kannst du per Drag-and-Drop direkt hochladen. Für wiederkehrende Verträge gibt es Vorlagen, die automatisiert erstellt werden können.
- Geeignet für: Mittelstand und Konzerne
- Funktionen: Smarte Vertragsdatenextraktion, intelligente Suche, automatisierte Vertragserstellung mit Vorlagen, Workflows, digitale Signatur, Fristenmanagement und Benachrichtigungen
- Preis: ab 750 € pro Monat für 10 Mitarbeiter
- Demo-Version: ja
fynk
Das Tool von fynk deckt den gesamten Prozess zum Verwalten und Signieren von Verträgen ab. Dabei unterstützt eine KI, um Vertragsinhalte kurz und knapp zusammenzufassen und zu analysieren.
Bestehende Verträge lassen sich über den Massenimport easy und schnell importieren, so dass du dein komplettes Vertragsmanagement mit einer einzigen Software im Blick hast.
Bei neuen Verträgen stehen dir Vorlagen zur Verfügung und du kannst dynamische Platzhalter setzen, um die Inhalte bei wiederkehrenden Verträgen direkt zu erfassen.
- Geeignet für: Kleine Unternehmen und Mittelstand, aber teilweise auch Konzern-Kunden
- Funktionen: smarter Vertrags-Editor mit dynamischen Platzhaltern, KI zur Analyse und Auswertung von Verträgen, Überblick über Unternehmensverträge, Massenimport alter Verträge, PDF-Signieren, alle Signatur-Arten inklusive.
- Preis: ab 69 € pro Monat
- Demo-Version: ja
ContractHero
Mit ContractHero kannst du Verträge effizient und übersichtlich anhand eines Dashboards verwalten und sogar direkt digital unterschreiben. Schnelligkeit und intuitives Handling stehen dabei an erster Stelle!
Du legst dazu deinen neuen Vertrag in ContractHero an bzw. importierst ihn als Datei, als CSV-File oder per E-Mail. Anschließend kannst du die Funktionen für automatische Erinnerung für Fristen nutzen und hast alle Verträge übersichtlich zusammen.
Deine Daten werden komplett sicher in einem Rechenzentrum in Deutschland abgelegt. Es wrid dabei die ISO 27001 Zertifizierung erfüllt.
- Geeignet für: KMU, Startups, Dienstleister, Gewerbetreibende, Abonnements, Internet, Versicherungen uvm.
- Mehrmandantenfähigkeit für Unternehmensstrukturen mit Tochtergesellschaften
- Funktionen: Vertragsdetails analysieren lassen, E-Signatur integriert, Berechtigungen vergeben, Aufgabenverwaltung, Volltextsuche durch OCR, Automatische Vertragserkennung, Excel-Export möglich, auf deutsch und englisch nutzbar uvm.
- Preis: ab 199 € pro Monat, 3 verschiedene Modelle
- Demo-Version: ja
Trackado
Trackado ermöglicht es dir, die Kontrolle über deine Verträge zu übernehmen. Das geht von überall aus, denn der Anbieter nutzt eine Cloud.
- Geeignet für: Große und kleine Unternehmen uvm.
- Funktionen: Vergabe von Berechtigungen, Klassifikation von Verträgen z.B. Business Partner, Reports und Dashboard, Export zu Excel und PDF uvm.
- Preis: Ab 0$ bis zu 199$
- Demo-Version: ja
INHUBBER
INHUBBER bietet ebenfalls einen cloudbasierten Service an. Mit dabei sind viele verschiedene Funktionen, die sich für Unternehmen eignen, die viele Prozesse digitalisiert und automatisiert ablaufen lassen wollen.
- Geeignet für: Immobilien, Einkauf, Vertrieb, Personal uvm.
- Funktionen: Vertragsablage, kostenlos rechtssichere digitale Signatur, automatische Dokumentenanalyse und Terminüberwachung, Verträge erstellen, unterschreiben und speichern uvm.
- Preis: Auf Anfrage
- Demo-Version: ja
ContractSafe
ContractSafe ist ein intuitiver Anbieter des digitalen Vertragsmanagements, der viele verschiedene Funktionen anbietet.
- Geeignet für: Unternehmen mit vielen Kunden uvm.
- Funktionen: Zentrale Verwaltung der Verträge, Speed Search für Vrerträge und Scans, E-Mail-Erinnerungen, unbegrenzte User-Anzahl uvm.
- Preis: Ab 299$ bis zu 899$ pro Monat
- Demo-Version: ja
DocuSign
Einer der führenden Anbieter im Bereich digitales Vertragsmanagement ist DocuSign. Vor allem die KPI, die dich beim Vertragsmanagement unterstützt, ist eine große Hilfe.
- Geeignet für: Finanzen, Versicherungen, Immobilien, Regierung, Bildungswesen, Gesundheitswesen uvm.
- Funktionen: Elektronische Signatur, Vertragsanalyse anhand einer KPI, organisierte automatische Workflows für Dokumente uvm.
- Preis: Ab 40€ bis zu 480€, abhängig von Dokumentenmenge
- Demo-Version: ja
d.velop
d.velop bietet dir ein effizientes Dokumentenmanagement mit Microsoft 365 und SharePoint. Dabei kannst du es in Outlook & Office, Dynamics 365, SAP ERP und Salesforce integrieren.
- Geeignet für: Verschiedenste Branchen und Unternehmen jeder Größe
- Funktionen: Intuitive Navigation, Quick Search, User Votes, Metadaten uvm.
- Preis: Auf Anfrage
- Demo-Version: ja
Juro
Der US-Anbieter Juro bietet eine All-in-one Vertragsmanagement-Lösung an. Damit ist der gesamte Prozess von Erstellung über die elektronische Signatur bis zur digitalen Ablage und Tracking enthalten. Das eignet sich für den Vertrieb, für HR oder auch für Legal im Unternehmen.
- Geeignet für: Verschiedenste Branchen und Unternehmen jeder Größe
- Funktionen: Vertrags-Templates, Workflows und Integrationen, Drag-and-Drop dynamische Platzhalter, uvm.
- Preis: Auf Anfrage
- Demo-Version: ja
Easy Software
Mit Easy Software erhältst du eine webbasierte moderne Software zum digitalen Vertragsmanagement. Dabei erfolgt die gesamte Verarbeitung in einem System ganz ohne Medienbrüche.
- Geeignet für: Alle Unternehmen, die nach einer Allround-Software suchen
- Funktionen: E-Akte mit allen zum Vertrag zugehörigen Dokumenten, Vertragsvorlagen, Textbausteine, Fristenkalender, Smartphone und Tablet kompatibel uvm.
- Preis: Auf Anfrage
- Demo-Version: Auf Anfrage
otris contract
otris contract ist eine vielseitige Software für das digitale Vertragsmanagement. Dabei liegt der Fokus auf der Verbesserung von Sicherheit und Effizienz des gesamten Vertragslebenszyklus.
- Geeignet für: Unternehmen mit verschiedenen Verträgen und hohen Anforderungen
- Funktionen: Fristenüberwachung, Recherche, Liquiditätsplanung, Vertragserfassung, revisionssichere Archivierung, Prozesse & Workflows, Reporting etc.
- Preis: Auf Anfrage
- Demo-Version: ja
Nintex
Nintex eignet sich zum automatisieren der Unternehmensprozesse. Darunter fällt auch das digitale Vertragsmanagement.
- Geeignet für: Unternehmen, die ganzheitlich digitalisieren wollen
- Funktionen: Digitale Formulare, Mobile Apps, Robotic Process Automation, eSignature uvm.
- Preis: Auf Anfrage
- Demo-Version: ja
ContractBook
Mit ContractBook kannst du Verträge über den gesamten Lebenszyklus hinweg begleiten und überprüfen. Dabei kannst du jeden Teil durch datengestützte Dokumentautomatisierung digitalisieren.
- Geeignet für: Businesses, Anwälte
- Funktionen: Unendlich viele Verträge generieren, unterschreiben und aufbewahren, Task Management-Features, Verhandlungs-Features, Zusammenarbeit im Team, mit Gästen etc.
- Preis: Ab 97€ bis 1200€/Monat
- Demo-Version: ja
Ironclad
Der Anbieter Ironclad bringt das Digital Contract Management in den USA auf ein neues Level. Die AI ist auf das Erstellen von Verträgen spezialisiert und auch die weiteren Features rund um den Vertrags-Cycle unterstützen dich bei der Verwaltung.
- Geeignet für: Alle Unternehmen
- Funktionen: AI-Power zum Erstellen von Verträgen, Workflow Designer, Editor in der Ironclad CLM Software enthalten, Embedded Contracts und Reportings
- Preis: Nur auf Anfrage
- Demo-Version: ja
ContractZen
ContractZen bezeichnet sich als deine All-In-One digitale Gouvernante. Mit dabei ist nicht nur das digitale Vertragsmanagement, sondern auch ein 100% papierloses Board-Portal, professionelles VDR und die digitale Unterschrift.
- Geeignet für: Alle Unternehmen, auch remote arbeitend
- Funktionen: Mobile Verfügbarkeit der Verträge, Volltext-Suche mit OCR, automatische Erinnerungen, Verträge per Mail hinzufügen etc.
- Preis: Ab 9,50$ bis 1800$/Monat
- Demo-Version: ja
ContractWorks
Mit ContractWorks kannst du die Vertragssichtbarkeit erhöhen, Risiken minimieren und dafür sorgen, dass Vertragserneuerungen immer pünktlich ablaufen.
- Geeignet für: Alle Unternehmen
- Funktionen: Reports einstellen, Erinnerungen und Benachrichtigungen, OCR und Advanced Search-Tools, elektronische Signatur, AI-Unterstützung uvm.
- Preis: Ab 600$ bis 1000$/Monat
- Demo-Version: ja
PandaDoc
Bei PandaDoc kannst du deinen Dokumenten-Workflow verbessern und für höhere Produktivität und eine tolle Erfahrung für deine Kunden sorgen.
- Geeignet für: Teams mit schnellen Workflows
- Funktionen: Schnell Dokumente bearbeiten und versenden, von Erfahrungen des Anbieters profitieren, Insights für bessere Übersicht, integrierter Workflow zur Unterstützung uvm.
- Preis: Ab 19$ bis 49$
- Demo-Version: ja
edoc
edoc macht dir die Aufgaben und Herausforderungen im Bereich Vertragsmanagement einfach. Dabei besteht die Basis aus d.3ecm oder SharePoint/SharePoint Online aus Microsoft 365.
- Geeignet für: Unternehmen, die viel mit Verträgen, Archivierung und Akten zu tun haben
- Funktionen: Zugriff jederzeit, Bündelung aller Aktivitäten im Vertragsvorgang, aktive Unterstützung in allen Vertragsphasen, Fristenverwaltung uvm.
- Preis: Auf Anfrage
- Demo-Version: ja
Gatekeeper
Gatekeeper ist eine AI-basierte Plattform für das Vertragsmanagement. Der Großteil des Managements läuft über ein Dashboard.
- Geeignet für: Verkaufsteams, Sales-Teams, Finanzunternehmen, Anwälte, IT-Teams etc.
- Funktionen: Dashboard mit allen wichtigen Daten und Verträgen, automatisiertes Management von Verträgen, unbegrenzt viele digitale Unterschriften uvm.
- Preis: Ab 775$ bis 3325$/Monat
- Demo-Version: ja
Conga Contracts
Conga Contracts macht dein digitales Vertragsmanagement schnell und effektiv. Dabei sorgst du auch für positive Nutzer- und Kundenerfahrungen.
- Geeignet für: Jedes Unternehmen
- Funktionen: Vertragsrisiken implementieren, Anbieter-Support, Vertragsmanagement-ools für alle Stadien uvm.
- Preis: Auf Anfrage
- Demo-Version: ja
KDS Vertragsmanagement
Das KDS Vertragsmanagement vereinfacht die Prozessverantwortung und minimiert Risiken.
- Geeignet für: Selbständige, Startups, Mittelstandsunternehmen, Behörden und Ämter
- Funktionen: Vertragscontrolling, Fristenverwaltung, Finanzanalyse, Dokumentenmanagement
- Preis: Ab 990€ bis 3.990€, einmaliger Kaufpreis, von Nutzeranzahl abhängig
- Demo-Version: ja
LECARE
LECARE ermöglicht dir mit wenigen Klicks den vollen Überblick über alle Vertragsdaten, Laufzeiten und Kündigungsfristen.
- Geeignet für: Unternehmen, die alle Informationen schnell und einfach zugänglich haben wollen
- Funktionen: Mobile App, automatische Benachrichtigungen, Erstellen, Managen und Aufrufen von Vertragsvorlagen, Dokumentenmanagementsystem uvm.
- Preis: Auf Anfrage
- Demo-Version: Auf Anfrage
BCIS
BCIS lässt sich leicht in jedes Unternehmensbüro integrieren.
- Geeignet für: Die Zusammenarbeit mit Lieferanten, Versorgern und Kunden
- Funktionen: Digitale Vertragsakte, Berechtigungen vergeben, Vertragslebenszyklus, Fristenkontrolle, Vorlagen uvm.
- Preis: Auf Anfrage
- Demo-Version: Auf Anfrage
KONICA MINOLTA
KONICA MINOLTA bietet eine professionelle Vertragsverwaltung mit mehr Transparenz und weniger Kosten.
- Geeignet für: Unternehmen, die mit dem Vertragsmanagement überfordert sind und eine einfache Lösung suchen
- Funktionen: Mehr Übersicht, reduzierte Papiernutzung, Fristeinhaltung, revisionssichere Archivierung uvm.
- Preis: Auf Anfrage
- Demo-Version: Auf Anfrage
ELO
ELO konzentriert sich auf Vertragsverwaltung, Vertragsprozesse, Auswertung und Controlling.
- Geeignet für: Alle Unternehmen
- Funktionen: Vertragsmanagement-Cockpit, Kalenderansicht, Vertragsverwaltung, Vertragscontrolling uvm.
- Preis: Auf Anfrage
- Demo-Version: Auf Anfrage
Fazit: Verträge digital verwalten
Du siehst, die Auswahl an Anbietern ist groß.
Bevor du eine Entscheidung triffst, kannst du die Meisten vorher kostenlos testen.
Je nachdem ob, du nur eine Software zum digitalen Vertragsmanagement oder direkt einen Anbieter für die komplette Digitalisierung deines Unternehmens suchst, kannst du deine Suche einschränken.
Hast du aber erstmal den richtigen Anbieter gefunden, wirst du das digitale Vertragsmanagement nicht mehr missen wollen!
Was hältst du von den Anbietern? Fehlt hier vielleicht noch einer? Schreib mir deine Meinung zu dem Thema gerne in die Kommentare!
Wenn du mehr wissen dazu wissen willst, wie du die Digitalisierung als Selbständige/r oder Geschäftsführer/in nutzen kannst, dann schau direkt mal bei Digital-Affin vorbei!
Was denkst du?