Digitale Eigentümerversammlung, so klappt´s perfekt!

Durch die Corona Pandemie fällt die jährliche Eigentümerversammlung ins Wasser.

Eine moderne Verwaltung bietet den Wohnungseigentümer*innnen jedoch eine praktische Alternative: die digitale Eigentümerversammlung.

Dank der Überarbeitung des WEG Gesetzes im Dezember 2020 sind digitale und hybride Eigentümerversammlungen spezifisch gesetzlich erlaubt:

“[...] Die Wohnungseigentümer können beschließen, dass Wohnungseigentümer an der Versammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben können.”,

so der Wortlaut des WEG Gesetzes §23 Absatz 1.

Mehr zu den rechtlichen Rahmenbedingungen in Deutschland und zu speziellen Software-Anbietern für die Eigentümerversammlung gibt es hier im Artikel.

Wozu dient eine Eigentümerversammlung überhaupt?

Auf der Eigentümerversammlung findet die gesamte Beschlussfassung der Eigentümerschaft einer Liegenschaft statt. Darunter fällt zum Beispiel das besprechen und abschließen der Jahresabrechnung, des Wirtschaftsplans, die Entlastung der Verwaltenden, die Wahl des Verwaltungsbeirats, die Beschließung baulicher Maßnahmen und vieles mehr.

Die Eigentümerversammlung wird jährlich mindestens einmal von der Hausverwaltung einberufen.

Vorteile einer digitalen Eigentümerversammlung

Neben den offensichtlichen Vorteilen, wie dem Einhalten der Kontaktbeschränkungen in der Pandemie bringt eine virtuelle Eigentümerversammlung viele Vorteile mit sich:

• Die Immobilienverwaltung muss keine Räumlichkeiten suchen und mieten
• Eigentümer*innen müssen keine lange und teure Anreise mit eventueller Übernachtung auf sich nehmen
• Eigentümer*innen können von überall aus an der virtuellen Eigentümerversammlung teilnehmen, egal ob auf Geschäftsreise, im Urlaub, o.Ä.
• Präsentationen und Dokumente können direkt vom Rechner aus gezeigt und schnell an alle Teilnehmenden verteilt werden

Die Herausforderungen und der Ablauf einer Eigentümerversammlung online

Wird die Eigentümerversammlung online abgehalten, gibt es im Vorhinein, währenddessen und danach einige Herausforderungen zu meistern.

Für ältere Generationen kann es je nach Medienkompetenz zu Nutzungsproblemen kommen. Nicht Jede*r weiß, mit Software und Internet umzugehen, ältere Generationen haben auch ab und zu überhaupt keinen Internetzugang.

Abhilfe kann hier ein Test-Call am Tag vor der virtuellen Eigentümerversammlung schaffen. Alle Wohnungseigentümer*innen können so testen, wie die verwendete Software und Hardware funktioniert, eventuelle Probleme ausmachen und Älteren kann ohne viel Zeitdruck die Bedienung erklärt werden.

Wie bei einer “normalen” Eigentümerversammlung in Präsenz führt bei der digitalen Eigentümerversammlung auch die Hausverwaltung durch das Programm. Bei der digitalen Eigentümerversammlung muss aber besonders stark moderiert werden.

So müssen Verhaltensregeln festgelegt werden, damit die Veranstaltung nicht im Chaos endet. Zum Beispiel sollte sich jede*r einzelne Teilnehmer*innen immer auf stumm schalten um Hintergrundgeräusche oder Rückkopplungen zu vermeiden.

Zwischenfragen können im Chat gesammelt und am Ende besprochen werden. Lässt das verwendete Tools es zu können Zwischenfragen auch direkt über die Meldefunktion gestellt werden.

Die Immobilienverwaltung muss sich außerdem Gedanken machen, wie die geheimen und offenen Abstimmungen erfolgen sollen. Solche Funktion bieten die auf digitale Eigentümerversammlungen spezialisierten Tools oder auch manche klassische Videokonferenzsysteme an.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Datenschutz. Die Hausverwaltung muss sich über folgende Fragen Gedanken machen:

• Wer hat Zugriff auf die Daten?
• Wie hoch sind die Sicherheitsstandards?
• Wie werden die Daten gespeichert?
• Werden die Daten verschlüsselt gelagert und übertragen?
• Wie läuft die Protokollierung und Dokumentierung der virtuellen Eigentümerversammlung ab?
• Wann werden die Daten gelöscht?
• Können Eigentümer*innen im Nachhinein auf eine Aufzeichnung der Versammlung zugreifen?
• Sind die Server in Europa und halten sich Anbietende an die Regeln der DSGVO?
• Doch ist die digitale Eigentümerversammlung überhaupt erlaubt in Deutschland?

Die rechtliche Lage in Deutschland

Bevor ich auf die Einzelheiten der rechtlichen Lage zu sprechen komme, möchte ich sagen, dass dieser Artikel keine Rechtsberatung ist. Ich bin kein ausgebildeter oder studierter Jurist und habe mir das Wissen lediglich in der Recherche zum Artikel angeeignet.

Das ursprüngliche Wohnungseigentümergesetz stammt aus dem Jahre 1951 und bietet somit keine Regelung für eine digitale Eigentümerversammlung.

Erst mit der Überarbeitung des Gesetzes im Dezember 2020 werden digitale Eigentümerversammlungen rechtlich festgehalten.

Allerdings mit Einschränkungen:

1. Es darf keinen Zwang zur digitalen Teilnahme geben, die Möglichkeit zur physischen Teilnahme muss optional gegeben sein.
   
2. Die Eigentümerschaft muss vorher einstimmig festlegen, ob digitale Eigentümerversammlungen stattfinden oder die Tatsache in der Gemeinschaftsordnung festlegen. Dazu Bedarf es einer Entscheidung auf einer Eigentümerversammlung. Eine schnelle Lösung sieht folgendermaßen aus: Die Immobilienverwaltung ruft eine Eigentümerversammlung mit dem Beschluss zur virtuellen Eigentümerversammlung als einzigen Tagesordnungspunkt aus. Alle Eigentümer*innen übertragen einmalig für diese Versammlung ihr Stimmrecht an die Verwaltung, die nun einstimmig den Beschluss treffen kann.
3. Eigentümer*innen müssen ihr Stimmrecht persönlich ausüben oder per Vollmacht an andere Eigentümer*innen oder die Verwaltung übertragen.

Möchtest du mehr zur rechtlichen Lage in Deutschland und zum neuen WEG Gesetz erfahren findest du bei Haufe eine ausführliche Aufschlüsselung.

So findest du das richtige Tool

Es gibt viele Möglichkeiten die Eigentümerversammlung online abzuhalten. Je nach technischem Wissen und finanziellen Mitteln, bieten sich verschiedene Lösungen oder auch Kombinationen verschiedener Lösungen an.

Eine ausführliche Liste mit verschiedenen klassischen Videokonferenz Tools haben wir dir in einem anderen Artikel schon zusammengestellt.

Auf die virtuelle Eigentümerversammlung spezialisierte Software findest du am Ende dieses Artikels.

Die Pflichten der Hausverwaltung

Da die Hausverwaltung auch meisten die digitale Eigentümerversammlung ausrichtet, liegt es an ihr das Tool auszuwählen, Auftragsverarbeitungsverträge, Nutzungsbedingungen, Sicherheitsnachweise und Datenschutzerklärungen anzufertigen und diese den Eigentümer*innen zur Verfügung zu stellen.

Die Hausverwaltung muss sicherstellen, dass die Anbieter der Software Datenschutz und Sicherheit gewährleisten.

Je nach verwendetem Tool kann die Protokollierung nur durch eine Aufzeichnung der virtuellen Eigentümerversammlung stattfinden. Diese Aufzeichnung und die im Bereitstellung dieser im Nachhinein ist auch Aufgabe der Hausverwaltung.

Interessant ist an dieser Stelle auch unser Artikel zur Online Hausverwaltung.

Self-Hosted Videokonferenz Software

Für größere Unternehmen, die mehrere Immobilien verwalten, kann es sich lohnen die Videokonferenz Software auf einem eigenen Servern zu hosten. Viele Open Source Tools bieten dazu die Möglichkeit.

Vorteile:

Datenschutzrechtliche Pflichten und Maßnahmen werden eingehalten

• alle Daten sind in der Hand der Verwaltung
• kaum Datenabflüsse möglich

Nachteile:

• Hohe erstmalige Investitionskosten in (Server-) Hardware
• Gute Internetleitung wird benötigt
• Aufbau der Infrastruktur erfordert viel technisches Wissen
• keine native Protokollierung der Ergebnisse möglich (nur durch Aufnahme der digitalen Eigentümerversammlung)

Videokonferenz Software auf externem Server

Sind technische Wissen oder finanzielle Mittel für den Aufbau einer eigenen Infrastruktur nicht gegeben, ist die nächstbeste Lösung, Open Source Software auf externen, gemieteten Servern zu hosten.

Vorteile:

• hohe Ausfallsicherheit
• keine Hardware Anschaffungen notwendig
• mehr Speicherplatz

Nachteile:

• Datenabflüsse müssen im Vorfeld geprüft werden
• Auftragsverarbeitungsvertrag muss angeschlossen werden
• keine native Protokollierung der Ergebnisse möglich (nur durch Aufnahme der virtuellen Eigentümerversammlung)

Software as a Service Videokonferenz Tools

Eine weitere Lösung ist der Einkauf in bestehende SaaS Videokonferenz Tools durch die Hausverwaltung.

Vorteile:

• einfache Anbindung aller Teilnehmenden
• große Auswahl aus vielen verschiedenen Anbietern
• hohe Ausfallsicherheit

Nachteile:

• oftmals US Unternehmen mit schlechtem Datenschutz
• Auftragsverarbeitungsvertrag muss angeschlossen werden
• keine native Protokollierung der Ergebnisse (nur durch Aufnahme der digitalen Eigentümerversammlung)

Spezialisierte Tools für die digitale Eigentümerversammlung

Deutschland und der Immobilienmarkt ist was die Digitalisierung angeht noch ein bisschen hinterher. Daher gibt es noch nicht viele spezialisierte Anbieter. Die die es jedoch gibt bieten viele wichtige Funktionen, die sonst nur durch eine Kombination aus mehreren Tools gegeben sind.

Vorteile:

• Alle wichtigen Funktionen sind integriert (z.B. Protokollierung, offene und geheime Abstimmungen)
• einfache Anbindung aller Teilnehmenden
• hohe Ausfallsicherheit
• Datenschutz wird direkt gewährleistet (bei deutschen und europäischen Tools)

Nachteile:

• kleiner Pool von Anbietern zur Auswahl, da relativ neuer Markt
• Anbieter spezialisierter Tools für die virtuelle Eigentümerversammlung

Vulcavo

Vulcavo ist eine All-in-One Lösung für die digitale Eigentümerversammlung. Speziell für Immobilienverwaltende entwickelt, bietet die Software Funktionen zur Abstimmung, Nachbereitung und Protokollierung hybrider und virtueller Eigentümerversammlungen.

Funktionen:

• integrierte Streaming Funktion zur Kommunikation während der Abstimmung
• Abstimmungsergebnisse in Echtzeit
• automatischer Import aller Eigentümerdaten, Einheiten und Anteile
• Export der Beschlussniederschrift und Beschlusssammlung
• digitale Tagesordnung
• Protokollnotizen
• Bevollmächtigungssystem
• Teilnehmermanagement
• individuelles Branding
• rechtskonform und datensicher durch deutsche Server und in Deutschland entwickelte Software
• auf allen Endgeräten nutzbar

Kosten:

Die Kosten für Vulcavo sind nicht öffentlich einsehbar. Möchtest du mehr erfahren, nimm für ein individuelles Preisangebot am Besten direkt Kontakt zu Vulcavo auf.

NEOVE

NEOVE ist eine All-in-One Lösung für digitale und hybride Eigentümerversammlungen mit Videofunktion und integrierten Funktionen für einen geregelten Ablauf.

Funktionen:

• beliebige Teilnehmerzahl
• für alle Endgeräte
• HD-Videoqualität
• modular erweiterbar
• umlagefähige Raumkosten
• Abstimmungen
• Beschlüsse
• Protokolle
• sichere Kommunikation
• individuelles Dashboard
• DSGVO konform
• Cloud Speicher
• vorkonfigurierte Leihgeräte

Kosten:

Die Kosten für NEOVE liegen bei:

• 119,00€ für die WEG-10 Variante mit bis zu 10 Eigentümer*innen,
• 199,00€ für die WEG-25 Variante mit bis zu 25 Eigentümer*innen,
• 346,00€ für die WEG-50 Variante mit bis zu 50 Eigentümer*innen,
• 499,00€ für die WEG-100 Variante mit bis zu 100 Eigentümer*innen,

Den Preis für größere, digitale Eigentümerversammlungen mit bis zu 1000 Eigentümer*innen gibt es auf Anfrage bei NEOVE.

Visavid

Visavid ist eine von auctores zu 100% in Deutschland entwickeltes System für das durchführen digitaler Veranstaltungen.

Funktionen:

• Präsentationen/Konferenzen per Audio und Video
• Screen-Sharing
• Datei Austausch
• Wortmeldungsfunktion
• Live Chat
• interaktives Whiteboard
• Einladungsmanagement
• mehrere Moderatoren
• Anwesenheitschecks
• integrierte Aufzeichnung der Versammlung
• an jedem Endgerät nutzbar
• Echo-Schnelltest
• Push-to-Talk
• Telefon-Einwahl
• Abstimmungen
• Warteraum
• Zweite Kamera für Moderatoren
• Branding
• Passwortschutz
• Barrierefreie Bedienung (erfüllt WCAG 2.1 und BITV Richtlinien)
• Integration in andere von auctores für die Immobilienverwaltung entwickelte Anwendungen

Kosten:

Visavid kostet

• in der Raum V-20 Variante mit bis zu 20 Webcam und 50 Audioteilnehmenden 39,00€ pro Monat (25,27€ bei jährlicher Abrechnung),
• in der Raum V-50 Variante mit bis zu 50 Webcam und 100 Audioteilnehmenden 79,00€ pro Monat (72,40€ bei jährlicher Abrechnung),
• in der Raum V-100 Variante mit bis zu 100 Webcam und 200 Audioteilnehmenden 39,00€ pro Monat (127,40€ bei jährlicher Abrechnung).

meetingswitch

meetingswitch ist eine Enterprise Plattform mit umfassenden Lösungen für das Veranstaltungsmanagement, darunter auch eine Lösung für die digitale und hybride Eigentümerversammlung.

Funktionen:

• Videokonferenzen
• Agenda/Tagesordnung
• Umfragen und Abstimmungen
• eigene Eventwebseite
• Teilnehmerverwaltung
• fristgerechte Einladungen per E-Mails an Teilnehmende
• Redebeiträge
• Anträge
• Automatische Berücksichtigung der Stimmgewichte nach Objekt-, Kopf- und Wertprinzip
• Sofortige Protokollierung der Anwesenheiten und der Beschlussergebnisse nach Beendigung der Versammlung
• Rechnungsstellung geeignet zur Umlage auf die WEG
• DSGVO konforme Archivierung und Löschung der Teilnehmerdaten
• Server ausschließlich in Deutschland

Kosten:

Die Standardversion kostet 199€ pro Veranstaltung und lässt eine maximale Teilnehmerzahl von 20 Personen zu. Dabei hast du keine Vertragsbindung oder monatliche Kosten.

Erwartest du mehr Personen, ist die Suite Version für dich geeignet. Sie kostet 49€ pro Monat bei einer Vertragslaufzeit von 12 Monaten und 99,90€ pro Veranstaltung. Allerdings können unbegrenzt viele Personen an der digitalen Eigentümerversammlung teilnehmen.

HV2000

HV2000 ist ein Produkt der Hübschmann Unternehmensberatung, die seit mehr als 30 Jahren Projekte im Bereich Hausverwaltung und Facility-Management begleitet. Mit der cloud-basierten Lösung lässt sich die gesamte Hausverwaltung digitalisieren.

Funktionen (für die digitale Eigentümerversammlung):

eigene Videoübertragungstechnologie, kein bestehendes System (wie ZOOM, Teams, Webex, usw.)

• Tagesordnung
• Einladung zur digitalen Eigentümerversammlung postalisch oder über automatisierten, digitalen Prozess
• Dokumente und Unterlagen werden mit verschickt und sind zusätzlich auf dem etg24-Portal abrufbar
• aktuelle Eigentümerliste mit den entsprechenden Stimmrechtsanteilen
• Worterteilung durch Verwaltung nach Wortmeldung
• Abstimmungen
• Automatische Berechnung der Abstimmungsergebnisse
• rechts- und DSGVO konform

HV2000 bietet weitere Features für die digitale Hausverwaltung, wie Buchhaltung, Baubuch, ein Webportal, Kontaktverwaltung und vieles mehr an.

Kosten:

Preise für HV2000 gibt es auf Anfrage bei Hübschmann.

023HausVerwaltung

023HausVerwaltung bietet eine Abstimmungssoftware zur Unterstützung virtueller und hybrider Eigentümerversammlungen über Videokonferenzsysteme.

Funktionen:

• Elektronische Unterschriftenerfassung
• Automatische Überprüfung der Beschlussfähigkeit
• Abstimmung via Handzeichen, Stimmzettel, Mobile/Smartphone, Tablet und PC möglich
• Hinterlegung von Dokumenten und Bildern pro Top
• Anpassung des Beschlusstextes während der Versammlung
• Eine weitere Person kann unabhängig Protokoll führen
• Hinterlegung von TOP´s
• Automatische Anwesenheitserfassung durch Unterschrift
• Erstellung von PDF-Dokumenten auf Knopfdruck wie z. B. Versammlungsprotokoll, Anwesenheitsliste, TOP-Liste
• Detaillierter Änderungsverlauf aller eingegebenen Daten und Löschprotokoll
• rechtssicher
• auf allen Endgeräten nutzbar

Kosten:

Die Kosten für die Nutzung der Software gibt es auf Anfrage bei 023Hausverwaltung.

cleverworks

Cleverworks ist eine Lösung zur Digitalisierung von Organisations-, Vertriebs- und Marketingprozessen. Unter anderem kann cleverworks für die digitale Eigentümerversammlung genutzt werden.

Funktionen:

• interaktives Whiteboard für Präsentationen
• Fragesystem über Textchat
• rechtssichere, passwortgeschützte Einladung
• Videokonferenz
• keine Softwareinstallation
• an allen Endgeräten nutzbar
• Teilnehmende können ihren Bildschirm teilen
• Abstimmungen mit sofortiger Einblendung des Ergebnisses
• Abstimmungsergebnisse werden zusätzlich rechtsverbindlich per E-Mail durch Teilnehmende bestätigt
• rechtssicher und DSGVO konform
• Protokollaussendung mit Lesebestätigung

Cleverworks beinhaltet zusätzlich zu den Funktionen für die digitale Eigentümerversammlung Features wie einen Newsletterversand, CRM und vieles mehr.

Kosten:

Die Kosten für die Softwarelösung gibt es auf Anfrage bei cleverworks.

kpi werk

Die kpi werk GmbH berät und betreut kleine und mittelständische Hausverwaltungen und Immobilienmakler und entwickelt Softwarelösungen für die Digitalisierung der Arbeitsprozesse.

kpi Werk hilft Hausverwaltungen bei der strategischen Planung, Auswahl der geeigneten Hard- und Software Produkte und Umsetzung hybrider Eigentümerversammlungen.

Auch die Eigentümer*innen werden geschult, damit ein sicherer und unkomplizierter Ablauf der digitalen Eigentümerversammlung möglich ist.

kpi Werk bietet eine Videokonferenz Lösung auf eigenen Servern, komplett rechtssicher und DSGVO konform.

Kosten:

Die Kosten für eine digitale Eigentümerversammlung mit kpi Werk erfährst du auf Anfrage.

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