Durch die Corona Pandemie fällt die jährliche Eigentümerversammlung ins Wasser.
Eine moderne Verwaltung bietet den Wohnungseigentümer*innnen jedoch eine praktische Alternative: die digitale Eigentümerversammlung.
Dank der Überarbeitung des WEG Gesetzes im Dezember 2020 sind digitale und hybride Eigentümerversammlungen spezifisch gesetzlich erlaubt:
“[...] Die Wohnungseigentümer können beschließen, dass Wohnungseigentümer an der Versammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben können.”,
so der Wortlaut des WEG Gesetzes §23 Absatz 1.
Mehr zu den rechtlichen Rahmenbedingungen in Deutschland und zu speziellen Software-Anbietern für die Eigentümerversammlung gibt es hier im Artikel.
Inhaltsverzeichnis
Auf der Eigentümerversammlung findet die gesamte Beschlussfassung der Eigentümerschaft einer Liegenschaft statt. Darunter fällt zum Beispiel das besprechen und abschließen der Jahresabrechnung, des Wirtschaftsplans, die Entlastung der Verwaltenden, die Wahl des Verwaltungsbeirats, die Beschließung baulicher Maßnahmen und vieles mehr.
Die Eigentümerversammlung wird jährlich mindestens einmal von der Hausverwaltung einberufen.
Neben den offensichtlichen Vorteilen, wie dem Einhalten der Kontaktbeschränkungen in der Pandemie bringt eine virtuelle Eigentümerversammlung viele Vorteile mit sich:
Wird die Eigentümerversammlung online abgehalten, gibt es im Vorhinein, währenddessen und danach einige Herausforderungen zu meistern.
Für ältere Generationen kann es je nach Medienkompetenz zu Nutzungsproblemen kommen. Nicht Jede*r weiß, mit Software und Internet umzugehen, ältere Generationen haben auch ab und zu überhaupt keinen Internetzugang.
Abhilfe kann hier ein Test-Call am Tag vor der virtuellen Eigentümerversammlung schaffen. Alle Wohnungseigentümer*innen können so testen, wie die verwendete Software und Hardware funktioniert, eventuelle Probleme ausmachen und Älteren kann ohne viel Zeitdruck die Bedienung erklärt werden.
Wie bei einer “normalen” Eigentümerversammlung in Präsenz führt bei der digitalen Eigentümerversammlung auch die Hausverwaltung durch das Programm. Bei der digitalen Eigentümerversammlung muss aber besonders stark moderiert werden.
So müssen Verhaltensregeln festgelegt werden, damit die Veranstaltung nicht im Chaos endet. Zum Beispiel sollte sich jede*r einzelne Teilnehmer*innen immer auf stumm schalten um Hintergrundgeräusche oder Rückkopplungen zu vermeiden.
Zwischenfragen können im Chat gesammelt und am Ende besprochen werden. Lässt das verwendete Tools es zu können Zwischenfragen auch direkt über die Meldefunktion gestellt werden.
Die Immobilienverwaltung muss sich außerdem Gedanken machen, wie die geheimen und offenen Abstimmungen erfolgen sollen. Solche Funktion bieten die auf digitale Eigentümerversammlungen spezialisierten Tools oder auch manche klassische Videokonferenzsysteme an.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Datenschutz. Die Hausverwaltung muss sich über folgende Fragen Gedanken machen:
Bevor ich auf die Einzelheiten der rechtlichen Lage zu sprechen komme, möchte ich sagen, dass dieser Artikel keine Rechtsberatung ist. Ich bin kein ausgebildeter oder studierter Jurist und habe mir das Wissen lediglich in der Recherche zum Artikel angeeignet.
Das ursprüngliche Wohnungseigentümergesetz stammt aus dem Jahre 1951 und bietet somit keine Regelung für eine digitale Eigentümerversammlung.
Erst mit der Überarbeitung des Gesetzes im Dezember 2020 werden digitale Eigentümerversammlungen rechtlich festgehalten.
Allerdings mit Einschränkungen:
Möchtest du mehr zur rechtlichen Lage in Deutschland und zum neuen WEG Gesetz erfahren findest du bei Haufe eine ausführliche Aufschlüsselung.
Es gibt viele Möglichkeiten die Eigentümerversammlung online abzuhalten. Je nach technischem Wissen und finanziellen Mitteln, bieten sich verschiedene Lösungen oder auch Kombinationen verschiedener Lösungen an.
Eine ausführliche Liste mit verschiedenen klassischen Videokonferenz Tools haben wir dir in einem anderen Artikel schon zusammengestellt.
Auf die virtuelle Eigentümerversammlung spezialisierte Software findest du am Ende dieses Artikels.
Da die Hausverwaltung auch meisten die digitale Eigentümerversammlung ausrichtet, liegt es an ihr das Tool auszuwählen, Auftragsverarbeitungsverträge, Nutzungsbedingungen, Sicherheitsnachweise und Datenschutzerklärungen anzufertigen und diese den Eigentümer*innen zur Verfügung zu stellen.
Die Hausverwaltung muss sicherstellen, dass die Anbieter der Software Datenschutz und Sicherheit gewährleisten.
Je nach verwendetem Tool kann die Protokollierung nur durch eine Aufzeichnung der virtuellen Eigentümerversammlung stattfinden. Diese Aufzeichnung und die im Bereitstellung dieser im Nachhinein ist auch Aufgabe der Hausverwaltung.
Interessant ist an dieser Stelle auch unser Artikel zur Online Hausverwaltung.
Für größere Unternehmen, die mehrere Immobilien verwalten, kann es sich lohnen die Videokonferenz Software auf einem eigenen Servern zu hosten. Viele Open Source Tools bieten dazu die Möglichkeit.
Vorteile:
Datenschutzrechtliche Pflichten und Maßnahmen werden eingehalten
Nachteile:
Sind technische Wissen oder finanzielle Mittel für den Aufbau einer eigenen Infrastruktur nicht gegeben, ist die nächstbeste Lösung, Open Source Software auf externen, gemieteten Servern zu hosten.
Vorteile:
Nachteile:
Eine weitere Lösung ist der Einkauf in bestehende SaaS Videokonferenz Tools durch die Hausverwaltung.
Vorteile:
Nachteile:
Deutschland und der Immobilienmarkt ist was die Digitalisierung angeht noch ein bisschen hinterher. Daher gibt es noch nicht viele spezialisierte Anbieter. Die die es jedoch gibt bieten viele wichtige Funktionen, die sonst nur durch eine Kombination aus mehreren Tools gegeben sind.
Vorteile:
Nachteile:
Für den Datenschutz optimal, ist das Self-Hosting von Videokonferenz Tools. Kombinierst du das mit einer Abstimmung App oder Ähnlichem, hast du schon viele wichtige Funktionen.
Eine große Auswahl an Videokonferenz Tools findest du im Digital Affin Verzeichnis.
Gesamtheitlich optimal ist die Nutzung spezialisierter, deutscher bzw. europäischer Tools.
So hast du alle wichtigen Funktionen direkt integriert, musst keine teuren Server anschaffen oder mieten und der Datenschutz ist durch die DSGVO direkt gewährleistet.
Vulcavo ist eine All-in-One Lösung für die digitale Eigentümerversammlung. Speziell für Immobilienverwaltende entwickelt, bietet die Software Funktionen zur Abstimmung, Nachbereitung und Protokollierung hybrider und virtueller Eigentümerversammlungen.
Funktionen:
Kosten:
Die Kosten für Vulcavo sind nicht öffentlich einsehbar. Möchtest du mehr erfahren, nimm für ein individuelles Preisangebot am Besten direkt Kontakt zu Vulcavo auf.
NEOVE ist eine All-in-One Lösung für digitale und hybride Eigentümerversammlungen mit Videofunktion und integrierten Funktionen für einen geregelten Ablauf.
Funktionen:
Kosten:
Die Kosten für NEOVE liegen bei:
Den Preis für größere, digitale Eigentümerversammlungen mit bis zu 1000 Eigentümer*innen gibt es auf Anfrage bei NEOVE.
Visavid ist eine von auctores zu 100% in Deutschland entwickeltes System für das durchführen digitaler Veranstaltungen.
Funktionen:
Kosten:
Visavid kostet
meetingswitch ist eine Enterprise Plattform mit umfassenden Lösungen für das Veranstaltungsmanagement, darunter auch eine Lösung für die digitale und hybride Eigentümerversammlung.
Funktionen:
Kosten:
Die Standardversion kostet 199€ pro Veranstaltung und lässt eine maximale Teilnehmerzahl von 20 Personen zu. Dabei hast du keine Vertragsbindung oder monatliche Kosten.
Erwartest du mehr Personen, ist die Suite Version für dich geeignet. Sie kostet 49€ pro Monat bei einer Vertragslaufzeit von 12 Monaten und 99,90€ pro Veranstaltung. Allerdings können unbegrenzt viele Personen an der digitalen Eigentümerversammlung teilnehmen.
HV2000 ist ein Produkt der Hübschmann Unternehmensberatung, die seit mehr als 30 Jahren Projekte im Bereich Hausverwaltung und Facility-Management begleitet. Mit der cloud-basierten Lösung lässt sich die gesamte Hausverwaltung digitalisieren.
Funktionen (für die digitale Eigentümerversammlung):
eigene Videoübertragungstechnologie, kein bestehendes System (wie ZOOM, Teams, Webex, usw.)
HV2000 bietet weitere Features für die digitale Hausverwaltung, wie Buchhaltung, Baubuch, ein Webportal, Kontaktverwaltung und vieles mehr an.
Kosten:
Preise für HV2000 gibt es auf Anfrage bei Hübschmann.
023HausVerwaltung bietet eine Abstimmungssoftware zur Unterstützung virtueller und hybrider Eigentümerversammlungen über Videokonferenzsysteme.
Funktionen:
Kosten:
Die Kosten für die Nutzung der Software gibt es auf Anfrage bei 023Hausverwaltung.
Cleverworks ist eine Lösung zur Digitalisierung von Organisations-, Vertriebs- und Marketingprozessen. Unter anderem kann cleverworks für die digitale Eigentümerversammlung genutzt werden.
Funktionen:
Cleverworks beinhaltet zusätzlich zu den Funktionen für die digitale Eigentümerversammlung Features wie einen Newsletterversand, CRM und vieles mehr.
Kosten:
Die Kosten für die Softwarelösung gibt es auf Anfrage bei cleverworks.
Die kpi werk GmbH berät und betreut kleine und mittelständische Hausverwaltungen und Immobilienmakler und entwickelt Softwarelösungen für die Digitalisierung der Arbeitsprozesse.
kpi Werk hilft Hausverwaltungen bei der strategischen Planung, Auswahl der geeigneten Hard- und Software Produkte und Umsetzung hybrider Eigentümerversammlungen.
Auch die Eigentümer*innen werden geschult, damit ein sicherer und unkomplizierter Ablauf der digitalen Eigentümerversammlung möglich ist.
kpi Werk bietet eine Videokonferenz Lösung auf eigenen Servern, komplett rechtssicher und DSGVO konform.
Kosten:
Die Kosten für eine digitale Eigentümerversammlung mit kpi Werk erfährst du auf Anfrage.
Bei teambits bist du sehr flexibel in Bezug auf die Einsatzmöglichkeiten des Tools. Du kannst es sowohl für Präsenz-, hybride oder virtuelle Veranstaltungen einsetzen, aber auch für Versammlungen oder Wahlen ist teambits eine gute Wahl.
Du kannst teambits also hervorragend für deine nächste Eigentümerversammlung nutzen. Ohne eine Softwareinstallation können sich deine Teilnehmerinnen und Teilnehmer per Klick auf den Einladungslink einloggen.
Bei teambits stehen dir die folgenden Preispläne zur Auswahl:
Bei den Paketen Basic und Advanced kannst du auch mehr Teilnehmer:innen hinzubuchen. Für mehr Informationen schau auf der Seite des Anbieters vorbei.
Das junge Team von Matera wirbt damit, die WEG-Verwaltung (Wohnungseigentümergemeinschaft) neu gedacht und ein effizientes und intuitives Tool entwickelt zu haben.
Matera stellt dir ein Portal für die tägliche Verwaltung zur Verfügung und hat außerdem Experten für komplexe Themenbereiche engagiert, die dir zur Seite stehen.
Die Kosten sind bei Matera nicht frei einsehbar, du musst ein kostenloses Angebot anfordern.
Hat man sich erstmal auf eine Lösung festgelegt und diese eingerichtet, ist die digitale Eigentümerversammlung einfacher für alle.
Jede*r kann von dort aus teilnehmen wo er oder sie will und muss sich keinen Stress bei der Anreise machen.
Möchten Eigentümer*innen die Eigentümerversammlung nicht digital abhalten, unterstützen viele Tools auch hybride Versammlungen.
Was hältst du von den Anbietern? Fehlt hier vielleicht noch einer? Schreib mir deine Meinung zu dem Thema gerne in die Kommentare!
Und hinterfrag dich mal, welche Immobiliensoftware oder Immobilienmakler Software du für dich noch brauchen könntest. Das klappt am besten mit unserem Überblick im Verzeichnis.
Wenn du mehr wissen dazu wissen willst, wie du die Digitalisierung als Selbständige*r oder Geschäftsführer*in nutzen kannst, dann schau bei Digital-Affin vorbei!
Hi, hier blogge ich mit meinem Team. Mein Name ist Jan, Digital Native und fasziniert von Apps und Tools der Digitalisierung.
Mit unseren Beiträgen geben wir Inspiration, was sich sinnvoll digitalisieren lässt und erbringen damit unseren Beitrag zur Digitalisierung.
Dieser Blog wird betreut von meiner Digitalagentur Inboundly, mit der wir uns auf Blog Marketing spezialisiert haben.
Mehr zu mir findest du unter www.jansiebert.org
Unser Beitrag zur Digitalisierung in Deutschland ist das Schaffen von Bewusstsein und das Aufzeigen von Handlungspotential mit der richtigen Software.
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