Einen Arbeitsvertrag digital zu unterschreiben ist mit dem richtigen Tool möglich. Allerdings solltest du dabei einige Dinge beachten, damit die Unterschrift auch gültig und rechtssicher ist.
Denn dann kannst du verschiedene Prozesse vereinfachen:
- Freigeben interner Urlaubsanträge
- Abstimmen mit externen Partnern
- digitales Unterschreiben von Arbeitsverträgen uvm.
Wie sich elektronische Signaturprozesse auch im Personalwesen umsetzen lassen, was dabei zu beachten ist, welche Vorteile die digitale Signatur bietet und welche Anbieter sich speziell für das digitale Unterschreiben eines Arbeitsvertrages eignen, erfährst du hier.
Kurze Einführung: 3 Arten der digitalen Unterschrift
Es gibt bei digitalen Unterschriften gravierende Unterschiede, die mitbestimmen, welche digitale Signatur für welches Vorhaben zugelassen ist.
3 E-Signatur-Standards sind aus rechtlicher Sicht relevant:
- Einfache elektronische Signatur (EES): Niedrigster Signatur-Standard, kaum Anforderungen, geringe Beweiskraft vor Gericht, Beispiel: Einscannen einer handschriftlichen Unterschrift
- Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Mittlerer Signatur-Standard, wird mittels elektronischem Verschlüsselungsstandard erstellt, hohe Beweiskraft vor Gericht
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Höchster Signatur-Standard, hohe Anforderungen, Verschlüsselungsverfahren, Identitätsprüfung von zertifizierten Stellen), maximale Beweiskraft vor Gericht, rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt
Der Gesetzgeber kann eine bestimmte Form für einen Vertrag (=Schriftform) oder keine Form (=Formfreiheit) vorgeben. Bei formfreien Verträgen sind alle elektronischen Signaturen gültig, sofern das Gesetz diese nicht explizit ausschließt.
Soll jedoch ein Vertrag digital unterschrieben werden, bei dem die Schriftform verlangt wird, muss dafür die qualifizierte elektronische Signatur genutzt werden.
Generell gilt: Elektronische Unterschrift ist beim Arbeitsvertrag möglich
Für einen Arbeitsvertrag gilt laut Gesetz die Formfreiheit. Das bedeutet, dass die beiden Vertragsparteien selbst entscheiden können, wie sie ihr Einverständnis kund tun wollen. Dazu gehören die mündliche Zusage, die handschriftliche Unterschrift und auch die digitale Signatur.
Beim Arbeitsvertrag sind also grundsätzlich erstmal alle Arten der digitalen Unterschrift erlaubt.
Aber Achtung:
Willst du zum Beispiel im Falle eines Rechtsstreits beweisen, was vereinbart wurde, dann sind nicht alle elektronischen Signaturen gleich aussagekräftig. Möchtest du also auf Nummer sicher gehen, solltest du auch für den Arbeitsvertrag die qualifizierte elektronische Signatur verwenden, da diese die höchste Beweiskraft hat und sich kaum abstreiten lässt.
Beachte die Nachweispflicht
Auch wenn ein Arbeitsvertrag digital unterschrieben wird, haben Arbeitgeber eine Nachweispflicht. Das heißt, dass dem Mitarbeiter nach einem Monat die wesentlichen Vertragsbedingungen (Arbeitsort, Tätigkeit, Kündigungsfrist etc.) schriftlich ausgehändigt werden müssen. Dies darf nicht in elektronischer Form passieren!
Zur Nachweispflicht solltest du folgendes wissen:
- Sie entfällt, wenn es bereits vorher einen schriftlichen Arbeitsvertrag mit allen wesentlichen Vertragsbedingungen gab.
- Ein Arbeitsvertrag mit einfacher und fortgeschrittener elektronischer Signatur gilt nicht als “schriftlich”.
- Es ist juristisch nicht zweifelsfrei geklärt, ob ein Arbeitsvertrag mit qualifizierter elektronischer Signatur als “schriftlicher Arbeitsvertrag” gilt. Aktuell ist nicht davon auszugehen, dass dieser die Nachweispflicht aufhebt.
Bei einem Verstoß gegen die Nachweispflicht bleibt der Arbeitsvertrag weiterhin gültig, für den Arbeitnehmer kann jedoch ein Anspruch auf Schadensersatz entstehen.
Spezialfälle: Hier ist die digitale Signatur nicht oder nur bedingt zulässig
Es gibt 3 Fälle, in denen die digitale Signatur nicht gültig ist und stattdessen auf einen Vertrag in Schriftform zu bestehen ist.
- Der befristete Arbeitsvertrag: Schriftform ist vorgeschrieben, elektronische Signatur aber nicht eindeutig untersagt. Eine QES kann also möglich sein, ein richterlicher Beschluss zur Orientierung steht aber noch aus. Folgen: Befristung des Arbeitsvertrages wird ungültig - der nun unbefristete Arbeitsvertrag bleibt bestehen, es gelten die entsprechenden Kündigungsregeln.
- Nachträgliches Wettbewerbsverbot: Schriftform ist vorgeschrieben, es kommt maximal die QES in Frage, richterlicher Beschluss steht aber noch aus.
- Leiharbeitsverträge: Bedarf der Schriftform, betrifft alle Verträge zwischen Entleiher und Verleiher - nicht nur den Arbeitsvertrag.
Einsatzmöglichkeiten im HR-Bereich
Neben dem Arbeitsvertrag gibt es noch weitere Dokumente, die digital unterzeichnet werden können und so der HR-Abteilung viel Arbeit abnehmen:
- Urlaubsanträge
- Bonusvereinbarungen
- Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs)
- Versetzungsschreiben
Beachte: Die digital unterschriebenen Dokumente müssen immer so aufbewahrt werden, wie sie unterzeichnet wurden! Der digitale Vertrag gilt also nur in digitaler Form - ausgedruckt gilt das digitale Zertifikat im Hintergrund, das die E-Signatur enthält, nicht mehr.
Dokumente, die immer handschriftlich unterzeichnet werden müssen, sind:
- Aufhebungsverträge (§ 623 BGB)
- Arbeitszeugnisse (§ 630 BGB, §109 GewO)
- Nachweis wesentlicher Vertragsbedingungen (§2 NachwG)
Praxisbeispiel: Digitale Signatur im effizienten Onboarding
Unterschriften digital abzuwickeln ermöglicht es der HR-Abteilung, effizienter zu arbeiten und Mitarbeiter schneller in das Unternehmen einzuführen.
In der Praxis kann die digitale Signatur zum Beispiel folgendermaßen eingesetzt werden:
Der Wunschkandidat erhält vom HR-Mitarbeiter den Arbeitsvertrag per E-Mail, bevor sich die Konkurrenz bei ihm meldet. Aufgrund der digitalen Signatur kann er den Vertrag schnell und einfach daheim am PC unterschreiben.
Ist das geschehen, erhält der neue Mitarbeiter alle wichtigen Dokumente auf digitalem Weg. Damit ist das Onboarding schnell und effizient abgewickelt.
Durch das Unterzeichnen von zu Hause werden sämtliche Transportwege umgangen, Kosten und Zeit gespart und der HR-Abteilung eine einfachere Verwaltung durch digitale Dokumente ermöglicht.
Arbeitsvertrag digital unterschreiben: Vorteile
Arbeitsverträge digital unterschreiben zu lassen hat viele Vorteile:
- Schneller Vertragsabschluss: Wegfallen von Durchlaufzeiten durch Ausdrucken und Einscannen, zügige Rückmeldung von der Vertragsparteien
- Rasche Ausführung durch Vermeiden von Postweg und Dienstreise
- Keine Medienbrüche und dadurch enorm schnelle Abwicklung des Prozesses
- Umfassender Überblick: Echtzeit-Benachrichtigung bei Unterzeichnung eines digitalen Vertrages
- Unkompliziert: Unterzeichnen vieler Verträge mit nur einem Klick
- Home-Office-Freundlichkeit
- Ein Schritt in Richtung papierloses Büro
Den Arbeitsvertrag digital unterschreiben zu lassen, sorgt vor allem für schlanke Prozesse, schnelle Ergebnisse und zufriedene Mitarbeiter/Kunden.
Anbieter der digitalen Unterschrift für den Arbeitsvertrag
Du möchtest die digitale Signatur für deine Arbeitsverträge nutzen? Dann solltest du folgende Anbieter auf dem Schirm haben:
Skribble
Auch Skribble kann für die digitale Unterzeichnung rechtsgültig für jede Art des Arbeitsvertrages eingesetzt werden. Dabei ist keine neue Software nötig, denn du kannst über den Browser oder aus der bereits bestehenden Software heraus unterzeichnen.
- Anwendung: Arbeitsvertrag, Urlaubsanträge, Bonusvereinbarungen, Onboarding-Dokumente uvm.
- Stapelsignatur für beliebige Anzahl an Arbeitsverträgen
- per E-Mail automatisierte Einladungen zum Unterzeichnen versenden
- Übersicht über alle eingegangenen und ausstehenden Signaturen
- Verträge archivierbereit downloaden im anerkannten PDF X/A-Format
- Preis: Ab 9€ monatlich (Individual) oder ab 23€ monatlich pro Mitglied im Team-Tarif
- 14 Tage kostenlos testen
Signhost (früher Evidos)
Du kannst in deiner Personalabteilung mit Signhost die digitale Signatur einführen und somit Arbeitsverträge rechtskonform digital unterschreiben lassen. Schnelligkeit ist hier entscheiden und zusätzlich ist es bequemer für deine Angestellten.
- Anwendung: Arbeitsverträge, Zeiterfassung mit Stundenzettel, Lohnsteuerformulare
- geeignet für zahlreiche Branchen
- Höchste Sicherheit durch Bereitstellung von QES und FES
- Online verwenden, per App oder Integration per API-Schnittstelle
- Live-Dashboard über offene Transaktionen und signierte Dokumente
- Kostenlose Version mit 10 Credits
- Preis ab 90 € pro Jahr für 100 Credits
inSign
Mit inSign kannst du alle Unterschriftsprozesse digitalisieren. Dazu gehören sowohl interne Prozesse zwischen Abteilungen und Kollegen, als auch externe zu Kunden und Geschäftspartnern.
- Anwendungen: Anstellungsverträge, Spesenberichte, Genehmigungen, Kündigungen uvm.
- geeignet für verschiedenste Branchen, z.B. Versicherung, Immobilien, Finanzen, Tourismus etc.
- beweisbare und rechtssichere Unterschrift nach eIDAS
- nutzbar in Browser und App
- viele verschiedene Sprachen
- Preis: Ab 24,90€/Monat/Nutzer Einzellizenz (attraktive Rabatte ab 2 Lizenzen)
- kostenlose Testversion
d.velop.sign
d.velop sign hat sich unter anderem auf Arbeitsverträge und die Anforderungen der HR-Abteilung spezialisiert. Die digitale Unterschrift unterstützt alle nach eIDAS gültigen Signaturlevel im Standard, so kannst du wie auf Knopfdruck deine gewünschte Sicherheitsstufe auswählen.
- Signatur QES, damit absolut rechtssicher
- Anwendung: Arbeitsvertrag, Arbeitszeugnis, Personalakte, Arbeitnehmerüberlassungsvertrag, Wiedereingliederungsvertrag uvm.
- geeignet für: Startups bis Konzerne
- Made in Germany
- Integration in Microsoft, SAP, Salesforce etc.
- Preis: Ab 3,75€/Monat
- kostenlos testen
fynk
Das Legal-Team bzw. die Personal-Abteilung erstellt den Arbeitsvertrag bei fynk online und kann ihn dann direkt zum Unterschreiben an die richtigen Personen schicken. Das spart Zeit und geht super einfach.
- Anwendungen: Verträge und Vereinbarungen online erstellen und digital unterzeichnen lassen
- wiederkehrende Vertragsvorlagen
- digitale Verwaltung von Dokumenten, inkl. Fristenmanagement
- Unterzeichner-Reihenfolge festlegen
- flexible Zusatzangaben auf Dokument mit KI auslesen und analysieren
- Tracking- und Reporting-Funktionen für mehr Überblick
- Preis ab 69 € pro Monat
tegolySIGN
Arbeitet dein Unternehmen mit Microsoft Teams, dann ist die digitale Unterschrift mit tegolySIGN naheliegend. Die Anwendung ist vollständig in MS Teams integrierbar.
- Anwendungen: Verträge direkt in MS Teams elektronisch unterzeichnen
- Papierkram wird abgelöst und schafft mehr Überblick
- eIDAS und DSGVO konform, sowie Speicherung der Daten in Deutschland
- Vorlagen erstellen
- Anbindung an DATEV
- Preis ab 120 € pro Jahr und Nutzer
Frama RSign
Frama RSign bietet alle möglichen Funktionen rund um den Vertrag an. So kannst du den Arbeitsvertrag nicht nur erstellen, sondern auch verschicken, signieren und archivieren.
- Anwendungen: Verträge und Vereinbarungen
- Vertragsvorlagen
- digitale Verwaltung von Dokumenten
- Unterzeichner-Reihenfolge festlegen
- flexible Zusatzangaben auf Dokument
- Tracking- und Reporting-Funktionen für mehr Überblick
- Freemium Modell für bis zu 3 digitale Unterschriften im Monat
- Preis auf Anfrage
Yousign
Bei Yousign handelt es sich um eine e-Signatur-Software speziell für KMUs. Der Anbieter ist dabei europäisch, benutzerfreundlich und rechtsverbindlich.
- Anwendungen: Vertrieb, Personalwesen, IT-Abteilung, Beschaffung
- 3 Minuten zum Erstellen und Versenden einer Unterschriftsanfrage
- eIDAS-zertifiziert und DSGVO-konform
- Vorlagen, Echtzeitverfolgung und automatische Erinnerungen
- einfache Integration in deine Software oder IT-Landschaft
- benutzerfreundliche App
- Branchen: Versicherungen, Immobilien, Bildungswesen, Softwarehersteller
- Preis: Ab 25€ pro Nutzer und Monat
- 14 Tage lang kostenlos testen
DocuSign
DocuSign bietet die Agreement Cloud, mit der sämtliche Aufgaben der Personalabteilung verwaltet werden können.
- Anwendungen: Arbeitsverträge, Geheimhaltungsverträge, Verträge zur internen Personalbeschaffung, Aktualisierungen der Personalrichtlinien, Abfindungsverträge uvm.
- kompatibel mit: Workday, SAP, Bewerber Tracking Systemen, Oracle HCM
- Plattformverfügbarkeit von über 99,99%
- über 350 Integrationen und führende APIs
- erhältlich in 43 Sprachen
- Preis: Ab 9€/Nutzer/Monat
- kostenlos testen
FP Sign
FP Sign hat sich auf Arbeitsverträge und weitere für Unternehmen wichtige Verträge spezialisiert. Der Anbieter kommt dabei aus Deutschland und eignet sich sowohl für kleinere als auch große Unternehmen.
- Anwendungen: Verträge, Belege, Protokolle, Partnerverträge, Jahresabschlüsse, Kooperationsvereinbarungen etc.
- Branchen: Personalwesen, Banken, Versicherungen, Steuerberatung, Logistik uvm.
- Bearbeitungsstände sämtlicher Dokumente jederzeit transparent im Blick
- rechtsgültig und sicher signieren dank eIDAS-Konformität
- Preis: Ab 19,95€/Nutzer/Monat
- kostenlos testen
Fazit: Nutze die e-Signatur zu deinem Vorteil!
Der Umstieg auf den digitalen Workflow lohnt sich, denn du sparst nicht nur Zeit und Energie, sondern machst die Prozesse auch schlanker, effizienter und deine Mitarbeiter oder Kunden glücklich.
Ein Großteil der HR-Prozesse kann rein elektronisch stattfinden. Es gibt allerdings auch Ausnahmen, die die HR-Abteilung bei der Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements unbedingt beachten muss.
Weißt du aber darüber Bescheid, kannst du die e-Signatur zu deinem Vorteil und dem deines Unternehmens nutzen.
Was hältst du von der Möglichkeit, den Arbeitsvertrag digital zu unterschreiben? Schreib mir deine Meinung zum Thema und weitere Fragen gerne in die Kommentare!
Möchtest du mehr darüber wissen, wie du als Geschäftsführer:in die Digitalisierung für dich nutzen kannst, findest du auf Digital Affin mehr Inspiration.
Was denkst du?