Preboarding Software im Vergleich – Mitarbeiterbindung ab dem ersten Arbeitstag

Onboarding ist weithin bekannt - Preboarding eher weniger. Dabei kann ein attraktiv gestalteter Preboarding-Prozess neue Mitarbeiter für ihren neuen Job begeistern - und das noch vor dem ersten Arbeitstag. Wir zeigen, wie ein sinnvolles Preboarding aussehen kann und welche Softwares dich dabei unterstützen.

Preboarding: Was Ist das?

Zwischen der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages und dem ersten Arbeitstag liegt meist noch etwas Zeit. Wer seinem neuen Mitarbeiter schon jetzt das Gefühl gibt, sich richtig entschieden zu haben, legt nicht selten den entscheidenden Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Gerade bei langen Überbrückungsphasen zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsbeginn kommen bei Bewerbern oft Zweifel auf. Hat man sich wirklich für das beste Unternehmen entschieden? Kein Wunder also, dass laut Studien rund 30% der Unternehmen in dieser Phase regelmäßig Absagen von Bewerbern erhalten.

Umso wichtiger ist es, dass du deine zukünftigen Mitarbeiter in dieser Überbrückungszeit nicht alleine lässt. Mit dem Preboarding schaffst du also den perfekten Übergang zum ersten Arbeitstag - und bindest deine Bewerber schon mal an dein Unternehmen. Denn: Wer erst nach Arbeitsbeginn mit der Integration startet, der ist bereits zu spät.

Preboarding versus Onboarding: Die Unterschiede

Der Unterschied zwischen Pre- und Onboarding liegt einerseits in der zeitlichen Abfolge. Das Preboarding beginnt mit dem Abschluss des Arbeitsvertrages und endet mit dem ersten Arbeitstag. Aber auch das Ziel beider Prozesse ist unterschiedlich.

1. Preboarding: Ziel ist es, den zukünftigen Mitarbeiter auf den neuen Job und seine Aufgaben vorzubereiten und seine Begeisterung dafür zu entfachen. Hier bist du als Arbeitgeber vor allem dafür verantwortlich, dem Mitarbeiter alle wichtigen Infos zukommen zu lassen, Kontakt zu halten und die Abteilungen vorzubereiten.
2. Onboarding: Ziel ist es, dem Mitarbeiter die Eingewöhnung zu erleichtern, ihn ins Team einzugliedern und Arbeitsprozesse zu erklären. Deine Aufgabe ist es, den Arbeitsplatz einzurichten, dem Mitarbeiter einen Verantwortlichen zuzuweisen und eventuelle Schulungen durchzuführen.

Warum ist Preboarding so wichtig?

Preboarding verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Bewerber dir kurz vor Arbeitsbeginn doch noch absagen. Ein sinnvoll gestalteter Preboarding-Prozess hat aber noch weitere Vorteile:

• Klare Erwartungen: Zukünftige Mitarbeiter schon im Voraus mit allen wichtigen Informationen und Materialien versorgen, schafft klare Erwartungen auf beiden Seiten - und verhindert Überraschungen. Außerdem sind Menschen motivierter und engagierter, wenn klar ist, was von ihnen gefordert wird und was sie bekommen.
• Zeit und Geld sparen: Nutzt du eine Software für deine Pre- und Onboardings, sparst du dir viel Organisationsaufwand. Denn so können Verwaltungs- oder Schulungsmaßnahmen automatisiert und beispielsweise neue Mitarbeiter schon vor dem Arbeitsbeginn eingearbeitet werden. Du entlastest nicht nur deinen Bewerber, sondern auch deine Personalabteilung und dein HR Team.
• Empfehlungen: Ein schon vor Arbeitsbeginn begeisterter Mitarbeiter empfiehlt dein Unternehmen mit großer Wahrscheinlichkeit weiter. Ein Gewinn für alle.
• Intelligente Organisation: Durch spezielle Softwares kannst du als Unternehmer nicht nur überprüfen, wie weit deine zukünftigen Mitarbeiter mit der Einarbeitung sind. Du verstehst auch die Bedürfnisse deiner Angestellten besser.
• Motivierte Mitarbeiter: Wer schon vor dem ersten Arbeitstag eine umfassende Betreuung und Interesse vom Arbeitgeber erlebt, der startet deutlich engagierter in seinen neuen Job. Als Unternehmer baust du so die Begeisterung deiner Mitarbeiter auf und stärkst deine Unternehmenskultur.

Preboarding Maßnahmen: Eine Checkliste

Wie du dein Preboarding gestaltest, hängt natürlich in erster Linie von deinem Unternehmen ab. Je nach Unternehmensgröße und Branche bieten sich andere Möglichkeiten, deinen zukünftigen Mitarbeiter ins Team aufzunehmen. Trotzdem kannst du ein paar allgemeingültige Tipps berücksichtigen.

Preboarding-Checkliste:

• Willkommensgeschenk: Ganz egal ob klein, groß, extravagant oder klassisch - ein Willkommensgeschenk zeigt deinem neuen Mitarbeiter, dass du dich freust, ihn im Team zu haben.
• Feedback: Bitte deine Mitarbeiter um Feedback zum Bewerbungsverfahren. Wer seine Angestellten mit einbezieht, erhöht Produktivität, Kreativität und vermittelt Wertschätzung.
• Kontaktaufnahme: Gib deinem zukünftigen Mitarbeiter die Möglichkeit, dich jederzeit zu kontaktieren. Egal ob es um Fragen oder Wünsche geht.
• Offene Fragen klären: Stelle ein Dokument mit allen wichtigen FAQs zusammen.
• Willkommensmappe: Erstelle deinem Mitarbeiter eine digitale Willkommensmappe mit allen wichtigen Informationen zum Unternehmen und seiner Abteilung.
• Firmenevents: Noch vor dem ersten Arbeitstag findet ein Firmenevent statt? Lade deinen zukünftigen Mitarbeiter ein.
• Netzwerke: Vernetze dich mit deinem Bewerber auf Netzwerken und Apps wie LinkedIn oder Xing. Der vermittelt ein Gefühl der Zugehörigkeit.
• Erster Arbeitstag: Erkläre, wie der erste Arbeitstag ablaufen wird. Gibt es bestimmte Prozesse, die alle neuen Mitarbeiter durchlaufen?
• Empfangsbestätigung: Du bekommst noch fehlende Dokumente von deinem Mitarbeiter? Schicke eine kurze Empfangsbestätigung, damit dein Bewerber weiß, dass alles angekommen ist.
• Plattformen: Du nutzt eine Preboarding-Software? Sage deinem zukünftigen Mitarbeiter rechtzeitig Bescheid, teile Anmeldedaten und erkläre die Nutzung.

Preboarding Softwares im Vergleich

Eine Pre- und Onboarding Software unterstützt dich in allen Bereichen des digitalen Preboardings und des Onboarding-Prozesses. Wir haben mehrere Tools für dich verglichen.

Ovos Play

Die Lücke zwischen Vertragsunterschrift und Arbeitsbeginn optimal nutzen - das sollen Nutzer dank Ovos Play können. Mit interaktiven Vorlagen wird schon die erste Willkommensmail für Mitarbeiter zum Erlebnis. Außerdem kannst du mit Ovos Play den Preboarding-Prozess vollständig automatisieren. Und: Deine zukünftigen Mitarbeiter können in einem spielerischen Team-Quiz schon die ersten Kollegen kennenlernen.

Weitere Vorteile:

• individuelle Vorlagen
• Push-Notifications
• zeitlich abgestimmte Inhalte

Preis: ab 450 Euro im Monat

Zavvy

Der Anbieter Zavvy verspricht Preboarding mit nur einem Klick: Ob das Vorbereiten von Infos und Material, das Verteilen von Tasks oder das Interagieren mit den zukünftigen Mitarbeitern - mit Zavvy sollen Unternehmen ihre Bewerber schon vor dem ersten Arbeitstag begeistern. Mit automatischen Nachrichten kannst du mit Zavvy außerdem alle wichtigen Abteilungen über den neuen Mitarbeiter informieren.

Weitere Vorteile:

• Tasks verwalten
• regelmäßige Kontaktpunkte erstellen
• automatische Benachrichtigungen

Preis: Ab 4 Euro /User im Monat

Reteach

Die Lernplattform reteach bietet individuelles Preboarding von überall aus. Intuitive Bedienung, interaktive Quiz und persönliche Lernpfade sollen deinen zukünftigen Mitarbeitern den Einstieg ins Unternehmen erleichtern. Schnelle Einarbeitung und unkomplizierte Weiterbildung mit automatisierten Workflows: Reteach möchte Preboarding zum Erlebnis machen. 

Weitere Vorteile:

• interaktives Preboarding
• Microlearning
• Zugriff von jedem Gerät aus

Preis: ab 199 Euro monatlich

d.vinci

Preboarding für einen starken Start im Team: Das verspricht Anbieter d.vinci. Nutzer haben dank der Software den Überblick über alle Tasks und offenen Aufgaben und können individuell entscheiden, wann der zukünftige Mitarbeiter Zugriff auf welche Informationen hat. Automatisierte Workflows vermeiden aufwändige Kommunikation und schaffen Klarheit.

Weitere Vorteile:

• Designs individuell anpassen
• interaktive Kanäle
• Aufgabenpakete anlegen

Preis: ab 257 Euro im Monat

Google Sheets

Wer lieber auf ein universelles Tool setzen und nicht sofort viel Geld ausgeben möchte, der kann seinen Preboarding-Prozess auch über Google Sheets selbst gestalten. Im Prinzip fühlt sich das Programm so an wie Excel - du kannst Formeln nutzen, Zellen formatieren und hast ein intuitives Menü. Alle deine Daten werden außerdem in der Cloud gespeichert. Klarer Nachteil ist natürlich der wesentlich höhere, manuelle Arbeitsaufwand.

Weitere Funktionen:

• anpassbare Vorlagen
• Drittanbieter-Integration
• Zugriffskontrollen

Preis: kostenlos

Fazit: Der perfekte Preboarding-Prozess — mit der passenden Software

Du siehst: Ein attraktiv gestalteter Preboarding-Prozess lohnt sich für alle Beteiligten. Mit der passenden Software machst du das nicht nur effizienter, sondern auch ansprechender für deinen neuen Mitarbeiter.

Welcher Anbieter letztlich zu dir und deinem Unternehmen passt, kommt ganz auf deinen Anspruch und dein Ziel an. Denn am Ende ist dein Preboarding-Prozess abhängig von deiner Unternehmensgröße und Branche — und so individuell wie deine Bewerber.

Arbeitest du schon mit einem Preboarding-Tool? Oder kennst du noch andere, hier nicht aufgeführte Anbieter? Schreib deine Meinung gerne in die Kommentare!

Du möchtest mehr Inspiration im Bereich Digitalisierung für Selbstständige und Geschäftsführer? Oder du bist in der HR-Abteilung? Dann schau gerne in die passende Kategorie auf Digital-Affin!