Du willst dein Unternehmen digitalisieren und der Papierverschwendung den Kampf ansagen? Dann fragst du dich vielleicht, was mit den Workflows passiert, die bisher nicht ohne Papier auskamen – zum Beispiel der Signaturprozess bei Verträgen.
Die gute Nachricht: Unterschriften lassen sich genauso digitalisieren wie Buchhaltung, Vertrieb oder Dokumentenablage. Dafür kommen drei Signaturtypen infrage.
Die Herausforderung bei elektronischen Unterschriften: Sie müssen sicher sein. Welche Möglichkeiten es für das Signieren von Dokumenten gibt und welche digitale Signatur die sicherste ist, zeige ich dir jetzt.
Was sind elektronische Signaturen?
Eine elektronische Unterschrift erfüllt den gleichen Zweck wie eine handschriftliche Unterschrift, mit der ein Unterzeichner den Inhalt einer Vereinbarung rechtswirksam anerkennt.
Die rechtliche Grundlage für elektronische Signaturen ist die eIDAS-Verordnung. eIDAS steht für Electronic Identification And Trust Services, was so viel bedeutet wie elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste.
Elektronische Signaturen
- sind laut eIDAS-Verordnung Daten in elektronischer Form, die einem Dokument beigefügt werden.
- bestätigen die Identität des Unterzeichners.
- sind rechtsgültig und der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.
Signaturtypen: Welche Arten elektronischer Signaturen gibt es?
Es gibt verschiedene Arten von elektronischen Signaturen, die jeweils ein anderes Sicherheitsniveau aufweisen. Die eIDAS unterscheidet deshalb zwischen den folgenden drei Signaturtypen:
- einfache elektronische Signatur (EES)
- fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
- qualifizierte elektronische Signatur (QES)
EES: Einfache elektronische Signatur
Die EES begegnet uns im Alltag häufig. Du verwendest sie zum Beispiel, wenn du Allgemeine Geschäftsbedingungen bestätigst, den Empfang eines Pakets quittierst oder eine E-Mail-Signatur einrichtest.
Grundsätzlich verbinden einfache elektronische Signaturen digitale Daten logisch mit anderen Daten. Das ist auch der Fall, wenn ein Unterzeichner handschriftlich unterschreibt, die Unterschrift einscannt und sie als Grafik in einen Vertrag einfügt.
Diese Form der Signatur ist schnell und unkompliziert erstellt. Allerdings ist es bei der einfachen elektronischen Signatur nur schwer möglich, sie einem bestimmten Unterzeichner zuzuordnen, da keine Identitätsprüfung erfolgt.
FES: Fortgeschrittene elektronische Signaturen
Bei einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur ist das Sicherheitsniveau höher als bei der EES. Es handelt es sich um eine Signatur mit einer größeren Rechtssicherheit und einer größeren Beweiskraft, denn bei der FES erfolgt eine Identitätsprüfung.
Die FES ist
- eindeutig einem Unterzeichner zugeordnet.
- ermöglicht die Identifizierung der unterzeichnenden Person.
- wird mithilfe elektronischer Signaturerstellungsdaten erstellt.
- mit den unterzeichneten Daten verbunden und in der Regel durch kryptografische Verfahren geschützt – so ist eine nachträgliche Veränderung der Daten erkennbar, um Manipulationen zu verhindern.
Viele Vertragsarten lassen sich mit einer FES unterzeichnen. Du bist im Personalbereich tätig? Mit einer FES können neue Mitarbeiter bei dir ihren Arbeitsvertrag digital unterschreiben. Falls du Immobilien besitzt oder verwaltest, kannst du Mietern die Möglichkeit geben, ihren Mietvertrag elektronisch zu unterzeichnen.
In der Regel sind das Verträge, bei denen die Schriftform nicht zwingend erforderlich ist – dazu gehören neben Arbeits- und Mietverträgen auch Dokumente wie
- SEPA-Mandate
- Lieferantenverträge
- Haftungsausschlüsse
- Vollmachten
QES: Qualifizierte elektronische Signatur
Unter den drei elektronischen Signaturtypen kommen qualifizierte Signaturen ihren handschriftlichen Vorbildern am nächsten. Eine QES basiert immer auf einem qualifizierten Zertifikat, das die Gültigkeit der Unterschrift belegt und von einem Zertifizierungsanbieter erstellt wird.
Um eine QES zu erstellen sind zwei Dinge notwendig:
- digitales Zertifikat
- elektronische Signaturerstellungseinheit
Früher war die elektronische Signaturerstellungseinheit zum Beispiel ein Kartenlesegerät. Es wurde verwendet, um das auf einer Karte gespeicherte Zertifikat zu lesen. Heute kann die QES auch ohne Hardware generiert werden, zum Beispiel in einer Cloud.
Ist eine elektronische Signatur qualifiziert, bietet sie ein hohes Maß an Sicherheit und ist der eigenhändigen Unterschrift rechtlich gleichgestellt. Außerdem findet bei der QES eine Verschlüsselung statt. So ist sichergestellt, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten eindeutig nachvollziehbar ist.
Bei der QES ist der Unterzeichner zweifelsfrei identifizierbar. Dazu wird das Zertifikat mit der Identität verknüpft. Als Verfahren zur Authentifizierung kommen sichere Verfahren wie die folgenden infrage:
- Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Video-Identifizierung
- eID-Funktion des Personalausweises
- persönliche Identifizierung
Mit einer qualifizierten elektronischen Signatur bist du immer auf der sicheren Seite. Deshalb lässt sich die QES bei besonders wichtigen Dokumenten problemlos nutzen, für die die Schriftform vorgeschrieben ist. Das betrifft zum Beispiel Verträge bei Finanzgeschäften.
Unterschiede zwischen der einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signatur
Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Fakten zu den drei Signaturtypen noch einmal zusammen.
Dokument elektronisch signieren: Das sind die Vorteile
Die Verwendung elektronischer Unterschriften ist für die Digitalisierung der Verträge in deinem Unternehmen unverzichtbar. E-Signaturen lösen die handschriftliche Signatur ab und schaffen einen durchgängigen, digitalen Workflow für Dokumente.
Das vereinfacht dein Vertragsmanagement. Denn der große Vorteil ist, dass Dokumente zum Unterzeichnen nicht zwingend ausgedruckt und anschließend wieder eingescannt werden müssen. Verträge digital zu unterschreiben spart Zeit, Papier und Kosten.
Eine Liste der besten Anbieter von Vertragsmanagement-Software habe ich in einem separaten Blogartikel für dich zusammengestellt.
Wenn du mit fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signaturen arbeiten möchtest, benötigst du eine Software. In unserem Blog findest du eine Übersicht mit Unternehmen, die Lösungen zum Erstellen von elektronischen Signaturen anbieten.
Für die Erstellung von QES ist die Anmeldung bei einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter erforderlich. Eine aktuelle Liste mit Anbietern, bei denen das möglich ist, bietet die Bundesnetzagentur.
Fazit: Mit der qualifizierten elektronischen Signatur bist du auf der sicheren Seite
Je nach Sicherheitsniveau unterscheidet man drei elektronische Signaturtypen. Ob im Austausch mit deinen Kunden oder Auftraggebern, deinen Angestellten oder deinen Mietern die einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte Unterschrift die beste Lösung ist, hängt von drei Faktoren ab:
- der Art des Dokuments
- dem Haftungsrisiko
- den gesetzlichen Vorgaben zur Schriftform
Mit einem per QES elektronisch signierten Dokument bist du rechtlich auf der sicheren Seite. Dieser Signaturtyp hat auch vor Gericht Bestand – denn er ist durch ein Zertifikat und eine Verschlüsselung abgesichert und erlaubt die eindeutige Identifizierung des Unterzeichnenden.
Das benötigte Zertifikat zum Unterzeichnen bekommst du bei Vertrauensdiensteanbietern. Viele Anbieter von Signatursoftware bieten einfache Wege, um ein Zertifikat zu bekommen.
Was ist deine Meinung zu den elektronischen Signaturtypen? Hast du schon mal eine QES verwendet und welchen Anbieter kannst du empfehlen? Schreib mir deine Gedanken und Tipps gern in die Kommentare.
Wenn du nicht nur Unterschriften und Verträge digitalisieren willst, sondern dein Ziel das papierlose Büro ist, dann findest du zahlreiche Digitalisierungstipps für Selbstständige oder Geschäftsführer bei Digital Affin. Schau gleich mal vorbei!
danke, dass du dir die Mühe gemacht hast, den ausfürhlichen Signaturtypen-Vergleich anzustellen. Ich habe deinen Beitrag mit großem Interesse gelesen und fühle mich hervorragend informiert. :)
Liebe Grüße
Marcin
gerne.
Grüße zurück
Jan
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