Effektiver, schneller, besser: So kannst du deine Reisekostenabrechnung digitalisieren

Effektiver, schneller, besser: So kannst du deine Reisekostenabrechnung digitalisieren

Eine Geschäftsreise, ein Seminarbesuch in einer anderen Stadt ist immer eine willkommene Abwechslung vom Arbeitsalltag. Du kommst aus der Stadt raus, lernst neue Leute kennen oder pflegst den Kontakt zu Kunden, Außenstellen oder Niederlassungen der Firma.

Das klingt doch alles nicht schlecht, oder?

Was aber spätestens nach der Ankunft zu Hause nicht mehr zu verdrängen ist: Die drohende Reisekostenabrechnung, die dich durch Aufwand und zusätzliche Zeitinvestition abschreckt. Denn immerhin musst du z.B. die Fahrtkosten mit Auto, Bahn oder Flugzeug, Übernachtungs- und Telefonkosten und andere Nebenkosten einzeln angeben und nachweisen.

Das ist nicht nur für dich der Horror, sondern auch für die Buchhaltung.

Was ist aber, wenn es eine Möglichkeit gibt, deine Reisekosten zu digitalisieren? So schaffst du die Reisekostenabrechnung in Nullkommanichts und sparst Zeit, Energie und Aufwand.

Die Probleme der “analogen” Reisekostenabrechnung

Mit der konventionellen “analogen” Reisekostenabrechnung gehen viele Probleme einher. Vielleicht erkennst du ein paar von ihnen wieder:

  • Sie bedeutet einen großen Zeit- und Energieaufwand - für dich und deine Mitarbeiter
  • Die Abrechnungen sind selten fehlerfrei, da deinen Mitarbeitern die entsprechenden Erfahrungen, Kenntnisse oder die Motivation fehlen
  • Deine Mitarbeiter lassen sich zu viel Zeit beim Ausfüllen, dadurch werden Periodengrenzen überschritten und die Überprüfung und Buchung dauert noch länger
  • Fehlender Überblick bei Anpassungen der Pauschalen im Ausland führt zu falschen Angaben
  • Bei größeren Dienstreisen mit vielen Reisekostenabrechnungen kommt es zu Stau in der Buchhaltung und verzögerter Bearbeitungszeit

Wäre es nicht schön, wenn du dich mit vielen dieser Probleme nicht mehr herumschlagen müsstest?

Die Lösung hierzu ist der Umstieg auf ein Tool, das dir hilft, deine Ausgaben mit Hilfe der digitalen Reisekostenabrechnung effizient zu verwalten.

Reisekostenabrechnung digitalisieren besser

Deshalb ist die digitale Reisekostenabrechnung besser

Statt wie beim analogen Ablauf die Belege der Reisekosten zu sammeln, Reisekostenformulare auszufüllen, die dann genehmigt, eingereicht und geprüft werden müssen, kannst du mit den Tools der digitalen Reisekostenabrechnung diese in einem Bruchteil der Zeit erledigen.

Jedes Mal, wenn du eine Ausgabe für Reisekosten getätigt hast, erfasst du den Beleg digital z.B in einer App. Am Ende der Reise kannst du deine Reisekostenabrechnung ganz einfach anhand einer Vorlage und Formularen machen. Du musst nämlich nur noch das Formular für den Verpflegungsmehraufwand ausfüllen, das Programm koordiniert dann die Genehmigung der Abrechnungen und du kannst deine Reisekostenabrechnung an die Buchhaltung schicken. Auch dort geht es aufgrund der Leistungen des Programms deutlich schneller und einfacher, weshalb du deine Kosten als Angestellter früher wieder zurück erhältst.

Ein weiterer Bonus: Für die Buchhaltung hat sich das lästige Eintragen der Reisekostenabrechnungen in Excel mit der Digitalisierung erledigt.

Darauf solltest du bei der Einführung der digitalen Reisekostenabrechnung achten

Es gibt ein paar Voraussetzungen, die du erfüllen solltest, um die Reisekostenabrechnung/en deines Unternehmens digitalisieren zu können.

Zuerst einmal muss dein Unternehmen im IT-Bereich ausreichend und zuverlässig ausgestattet sein, damit die digitalisierten Reisekostenabrechnungen ihre Vorteile entfalten kann. Das bedeutet, dass zum Beispiel die IT für die Sicherheit des Systems verantwortlich ist und die Buchhaltung mit den digitalen Abrechnungen umgehen kann.

Außerdem musst du deine Mitarbeiter überzeugen und entsprechend über die Veränderungen informiert und in der Nutzung der Software zur digitalen Reisekostenabrechnung geschult werden.

Dazu gehört auch, dass die Belege neben dem digitalen Weg auch analog ihren Weg in die Buchhaltung finden müssen, um dort archiviert zu werden. Jedoch ist dies je nach dem verwendeten Tool auch überflüssig.

Mit diesen Tools profitierst du von der Digitalisierung

Die Möglichkeit, deine Reisekostenabrechnung bequem online zu erstellen, gibt es nicht erst seit gestern. Vor allem große Unternehmen wie zum Beispiel Continental, BMW oder Mövenpick haben die Vorteile erkannt und nutzen inzwischen die digitale Reisekostenabrechnung.  

Hier findest du nun eine Auflistung als Marktüberblick. Finde heraus, welches Tool zu dir passt:

Belegmeister

Reisekostenabrechnung digitalisieren Belegmeister 1

Belegmeister hat sich darauf spezialisiert, Reisekostenabrechnungen ohne Abtippen möglich zu machen. Dabei kannst du dir auch handschriftliche und ausländische Belege auslesen lassen. Die Erkennung von Belegmeister extrahiert alle abrechnungsrelevanten Daten aus dem Belegbild. 

Dazu zählen: 

  • Datum
  • Gesamtbetrag
  • Mwst. – auch mehrere Mwst.-Sätze auf demselben Beleg (z.B. Hotel-Übernachtung/-Frühstück)
  • Einordnung in über 20 Kostenarten – auch mehrere Kostenarten auf demselben Beleg
  • Inland/Ausland

Die Anwendung ist nicht nur für eine digitale Reisekostenabrechnung geeignet, sondern auch für typische Spesen, z.B. Büromaterial, Kaffee, Kundengeschenke usw. 

Mit seinen zwei Tarifen ist Belegmeister sowohl für Einzelbenutzer, wie auch für Unternehmen geeignet. Mit einem konfigurierbaren mehrstufige Freigabeprozesse, einem extra Steuerberaterzugang und individuellen Kostenarten ist Belegmeister für unterschiedliche Unternehmensgrößen geeignet. 

Besonderheiten: 

  • Abfotografieren und Auslesen lassen von handschriftlichen und ausländischen Reisekosten- und Spesenbelegen möglich
  • App und Web-Anwendung
  • Einreichen, prüfen und freigeben online durch verschiedene Nutzerrollen für Mitarbeiter
  • Kostenloser Steuerberaterzugang 
  • Automatische Berechnung der In- und Auslandspauschalen für Verpflegungsmehraufwand
  • Datev-, PDF- oder CSV-Export möglich
  • 30 Tage kostenlos testen
  • Unternehmen: 9,00€/Monat/Nutzer
  • Einzelnutzer: 4,99€/Monat

rydoo

Reisekostenabrechnung digitalisieren Rydoo

Rydoo selbst sagt, dass Mitarbeiterakzeptanz ihrer digitalen Reisekostenabrechnung bei 93% im ersten Monat liegt.

  • Vereinfachte Abrechnung von Tages- und Kilometerpauschalen
  • Erstellen belegloser Berichte ebenso möglich
  • Integrierbar in ERP-System
  • Integration in z.B. Xero, Mastercard, Uber oder American Express
  • Als App und im Browser verfügbar
  • Bezahlung pro aktivem Nutzer, nicht pro Bericht
  • Bis 50 Mitarbeiter: monatlich 6€ pro aktivem Nutzer
  • Kostenlose Demo-Version

Declaree

Reisekostenabrechnung digitalisieren Declaree

Declaree ist geeignet für Startups, Mittelständler und Multinationals.

  • Einfaches Digitalisieren von Belegen
  • Automatische Berechnung des Verpflegungsmehraufwandes und Hilfe bei Berechnung der Kilometerpauschale
  • Integration von Kreditkartenabrechnungen
  • Datenschutz (Aufbewahren der Belege für mind. 10 Jahre)
  • App und Browser möglich
  • Basis-Version für 4€ pro Nutzer
  • Kostenlos testen

HRworks

Reisekostenabrechnung digitalisieren HRWorks

HRworks bietet eine universelle Software, mit der du deine Reisekostenabrechnung digitalisieren kannst.

  • Verpflegungsaufwand und Kilometerpauschale mit inbegriffen
  • Elektronische Führerscheinkontrolle möglich
  • Import von Kreditkartenumsätzen
  • Mobiler Zugriff per Browser und App
  • Einfache Übernahme in Datev
  • 6€ pro Nutzer/ Monat
  • Demo-Version

RefundFox

Reisekostenabrechnung digitalisieren RefundFox

RefundFox kannst du sowohl für dein Unternehmen, als auch als einzelne Person nutzen.

  • Erfassung von Belegen auf Dokumenten, Bildern, PDFs oder E-Mail und Verpflegungspauschalen
  • Einfacheres Erfassen durch in der Handykamera integrierten Scanner
  • Zugriff per Browser und App
  • Integration in Datev möglich
  • Einreichen von Belegen, auf denen mit Firmenkredite bezahlt wurde
  • Einfaches Exportieren in PDF- oder Excel-Dateien
  • Für Einzelunternehmer kostenlos
  • Für Unternehmen: 8€ pro Nutzer pro Monat

RefundFox hat seinen Dienst zum 31.01.2021 eingestellt. Wenn du RefundFox nutzt, bietet dir Belegmeister einen kostenlosen Migrationsservice an. Schau dir den Anbieter an und wenn er was für dich ist, kannst du von dem kostenlosen Angebot Gebrauch machen.

ZEP

Reisekostenabrechnung digitalisieren ZEP

“Reisekostenabrechnung auf Knopfdruck” ist das Motto des Tools des Anbieters ZEP.

  • Verpflegungsmehraufwand und Kilometerpauschale
  • Erfassung von Fremdkosten wie Hotelrechnungen, Taxi-Quittungen, Bahn-Tickets etc.
  • Kostenabrechnung, Belegauswertung und Ertrags- und Umsatzauswertungen
  • Per Browser und App verfügbar
  • Export in Datev möglich
  • Verschiedene ZEP-Funktionen zu verschiedenen Preisen miteinander kombinierbar
  • Nur Reiseabrechnung: 10€ monatlich für 1 Benutzer
  • Kostenlose Testversion

Circula

Reisekostenabrechnung digitalisieren Circula

Eine speziell für deutsche Unternehmen optimierte Reisekostenabrechnungssoftware bietet Circula.

  • Eingabe von Auslagen, Dienstfahrten, Pauschalen, Verpflegungsmehraufwänden und Berechnung der Fahrtkosten
  • Verschiedene Extras wie die Offline-Funktion und die Wähungsumrechnung
  • Komplettlösung: App für die Mitarbeiter, Software für die Buchhaltung
  • Per Web und App für iOS und Android verfügbar
  • Übertragung zu Datev möglich
  • Standard-Version: 7€ monatlich pro Nutzer
  • Flex: 10€ monatlich pro Nutzer
  • 14 Tage kostenlos testen 

SpesenFuchs

Reisekostenabrechnung digitalisieren Spesenfuchs 1

Bei SpesenFuchs handelt es sich um eine Software für Selbständige und kleine Unternehmen. 

  • Belege per Handyfoto digitalisieren
  • Intelligente Eingaben
  • Währungskurse bereits vorhanden
  • Berichte erzeugen
  • Dashboard
  • Auswertungen
  • Alle Länderpauschalen
  • Gesetzliche aktuelle Reisekostenabrechnungen uvm.
  • Pro-Version: 5€ pro Benutzer pro Monat
  • Team-Version: 9€ für 3 Benutzer, weitere Benutzer für 2€, ebenfalls monatlich
  • 30 Tage kostenlos testen

Datev

Reisekostenabrechnung digitalisieren Datev

Ebenso gibt es eine Software für die digitale Reisekostenabrechnung, die direkt von Datev angeboten wird.

  • Auf die gesetzliche Korrektheit der länderspezifischen Reisekostenabrechnungen
  • Erstellung und Genehmigung des Reiseantrags
  • Erfassung und Prüfung von Reisedaten und Belegen
  • Abrechnung und Auszahlung von Erstattungen
  • 17€ monatlich
  • Kostenlose Testversion

Lexware

Reisekostenabrechnung digitalisieren Lexware

Viele verschiedene Möglichkeiten und Tipps für die perfekte online Reisekostenabrechnung bekommst du, wenn du dich für die Software von Lexware entscheidest.

  • Geeignet für 3 bis 500 Reisende
  • Automatische Vorsteuer- und Kilometergeldberechnung
  • Online-Routenplaner und Stadtpläne mit automatischer Übernahme der Reisedaten
  • Mehrere Zahlungsarten: Barzahlung, Firmenkreditkarte und Rechnung möglich
  • Leitfaden mit Tipps zur richtigen Reisekostenabrechnung
  • Terminverwaltung über Outlook
  • 6,90€ monatlich
  • 30 Tage kostenlos testen

Book One

Reisekostenabrechnung digitalisieren Book One 1

Mit Book One kannst du Reisekosten einfach digital, schnell und steuersicher abrechnen. Dabei ist Book One sowohl für Reisende, als auch für Steuerberater geeignet.

  • Automatisierte Belegerfassung (Leistungen splitten, Pauschalen berechnen, Währungen umrechnen)
  • Einfache, intuitive Bedienung
  • Auch offline nutzbar
  • Auto-Vervollständigung
  • App verfügbar für iOS und Android
  • Kostenloses Sammeln und digitalisieren der Belege 
  • 5€ insgesamt pro Reisekostenabrechnung mit allen Belegen

OUTDOOR System von inmoti

Reisekostenabrechnung digitalisieren OUTDOOR System

Das OUTDOOR System von Inmoti bietet eine Komplettlösung für das Management der Reisekosten.

  • Abdeckung von: Reiseanträgen, Reiseerfassungen, Genehmigungen, Abrechnungen und Auszahlungen
  • Kompatibel mit Personal- und Finanzbuchhaltungssystemen wie SAP, PAISY etc.
  • Geeignet für alle Firmengrößen
  • Preis auf Anfrage

Onexma

Reisekostenabrechnung digitalisieren Onexma

Der Anbieter Onexma hat eine vergleichsweise relativ billige Software, mit der du deine Reisekostenabrechnung digitalisieren kannst.

  • Automatische Berechnung von Tagespauschalen, Verpflegungsmehraufwand, Fahrtkosten und anderen Abzügen
  • Mehrstufiger, frei konfigurierbarer Genehmigungsprozess
  • Auslandsspesen und tägliche Wechselkurse sind bereits vorhanden
  • Spesenabrechnungs-App für schnelle Erfassung jeglicher Spesen
  • Vordefinierte Exportformate für Datev, Lexware und SAP
  • Home-Version für 2€ monatlich pro Benutzer
  • Business-Version für 4€ monatlich pro Benutzer
  • Kostenlos testen

Fazit: Nutze die Vorteile der digitalen Reisekostenabrechnung

Für welches der 9 Tools du dich entscheidest, hängt natürlich von vielen Faktoren ab wie deiner Unternehmensgröße, der Häufigkeit von Reisen und Reisekostenabrechnungen und von deinen Anforderungen an die Software.

Diese Vorteile haben sie aber alle gemeinsam:

  • Deine Mitarbeiter übernehmen mehr Aufgaben, wodurch die Buchhaltung entlastet wird
  • Die Ergebnisse bleiben durch regelmäßige Software-Updates rechtssicher
  • Du und deine Mitarbeiter können den gesamten Ablauf digital nachvollziehen und überprüfen

Der einzige “Nachteil”, welchen du beachten solltest, wenn du deine Reisekostenabrechnung(en) digitalisieren möchtest, ist, dass deine IT entsprechend modern und für die Software geeignet sein muss. Das bedeutet, dass du mehr Wert auf den Datenschutz und die Sicherheit des System allgemein legen musst. Denn deine Abhängigkeit von der Technik steigt natürlich, wenn du dich für die digitale Reisekostenabrechnung entscheidest.

Reisekostenabrechnung digitalisieren Vorteile Nachteile

Alles in allem überwiegen die Vorteile definitiv die Nachteile, wenn du deine Mitarbeiter dazu bringst, an einem Strang zu ziehen. Aber es lohnt sich, denn die Zeitersparnis für dich, deine Mitarbeiter und die Buchhaltung ist immens und wird Skeptiker schnell überzeugen.

Einen Versuch ist es wert - immerhin kannst du jedes Tool kostenlos testen!

Digitalisierst du deine Reisekostenabrechnung schon oder gehörst du noch zu den Skeptikern? Kennst du vielleicht ein Tool, das ich hier noch nicht erwähnt habe? Schreib mir gerne deine Erfahrungen und deine Meinung dazu in die Kommentare! 

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Ich möchte dich darauf hinweisen, dass dieser Beitrag Affiliate-Links oder andere Link-Kooperationen enthalten kann. Damit finanzieren wir unser Blog-Projekt. Kooperationen haben allerdings keinen Einfluss auf die sorgfältig redaktionell erarbeiteten Texte. Als Blogger schreiben wir über unsere Erfahrungen und die eigene Meinung.

6 Kommentare

  • Hallo Janina, hallo Jan,

    wir möchten Euch gerne auf unsere Online Lösung für die Reisekostenabrechnung aufmerksam machen:

    www.spesenfuchs.de

    Online Reisekosten Software für Selbstständige und kleine Unternehmen

    Abbildung sämtlicher gesetzlicher Regelungen für die Abrechnung von Reisekosten

    30 Tage kostenloser Test

    Alle Funktionen auf allen Endgeräten nutzbar: Desktop, Tablet, Handy

    2 Versionen:
    1) Pro 5 Euro/Monat oder 25 Euro/Jahr (1 Benutzer)
    2) Team 9 Euro/Monat oder 90 Euro/Jahr (3 Benutzer incl., weitere zubuchbar)

    Schnittstellen zu DATEV, lexoffice, SevDesk, Excel Export

    Viele Grüße
    Sabine
  • Hey Sabine,
    danke für den Hinweis. Das schauen wir uns doch gern einmal im Detail an.
    Wo seht ihr denn euren größten USP?
    Grüße
    Jan
  • Hallo Jan,
    das freut uns. Folgende Punkte sind sicherlich interessant:
    - Einfache und intuitive Benutzerführung, keine Schulung notwendig
    - Automatisierte Schnittstellen zu den bei KMUs beliebten Online Buchhaltungslösungen wie lexoffice und sevDesk. Ein Export nach DATEV oder Excel ist selbstverständlich auch möglich.
    - Web Lösung. Auf allen Geräten verfügbar, keine Installation von Apps notwendig.
    - Übersichtliche Berichte & Auswertungen
    - uvm. :-)
  • Hey Sabine,

    okay, dankeschön.

    LG jan
  • Hallo Janina,
    es gibt eine neue App für die Reisekostenabrechnung: book one, KI-gestützt, revisionssichere Abrechnungen für die deutsche Steuerprüfung:
    • Belege unterschiedlicher Quellen (Hotel, Flug, U-Bahn, Nahverkehr, Café), erkennen + verarbeiten. Die jeweiligen Ausgaben einer Reise werden zusammengefasst und gemäß den Vorgaben des Finanzamtes berechnet.
    • Belege aus dem Ausland und andere Währungen werden ebenfalls erfasst, umgerechnet und verarbeitet.
    • Tagespauschalen bei grenzüberschreitenden Reisen – auch in mehrere Länder – werden nach den aktuellen Sätzen berechnet.
    • Schnelle Abrechnung der Umsatzsteuer
    • Alle Reisekosten und Belege bei einer Geschäftsreise im In- und Ausland werden für die Abrechnung revisionssicher für die Steuerprüfung nach dem deutschen Steuerrecht erstellt.

    Das sind die Benefits: Zeitersparnis, weniger Fehler
    • 90 % Zeitersparnis durch das automatische Einlesen der Belege entfällt.
    • Fehlerquellen bei manuellen Eingaben werden minimiert.

    Zusammenarbeit mit Steuerberater:
    • Die Vorlagen werden für Steuerberater als PDF-Datei vorbereitet. DATEV wird in Kürze folgen.
    • Belege werden einfach per E-Mail an Steuerberater + Buchhaltung geschickt.

    Datenschutz:
    • Das Hosting der Daten entspricht der europäischen DSVGO.
    • Das gesamte Abrechnungsmanagement passiert auf dem Smartphone des Nutzers, alle Daten werden ausschließlich auf dem Smartphone des Nutzers gespeichert

    Konditionen:
    • Die Nutzung von Book One erfordert keine Gebühr. Kosten fallen beim Fertigstellen der Abrechnung an. Pro Reise kostet die Abrechnung ab 5 Euro

    Book One im AppStore, Google Playstore

    Webseite: www.book-one.com
    LinkedIN


    Über Book One: Geschäftsreise App mit persönlichem Service
    Die Book One App ist eine mobile und plattformunabhängige App zur vollautomatisierten und steuerkonformen Reisekostenabrechnung für Freiberufler, Selbständige und Kleinst- bzw. Kleinunternehmen. Die App wird durch das Service-Team in Berlin ergänzt. Der vollintegrierte, papierlose Prozess zur Abrechnung von Geschäftsreisen führt zu einer erheblichen Zeitersparnis von über 90%. 2018 in Berlin gegründet und mit Andrew Hubbard als Geschäftsführer. Seit 2020 ist Business Travel Experte Michael Becker, Geschäftsführer Fides Reisen Lufthansa City Center, Teilhaber von Book One. Förderungen: u.a. durch das Berliner Startup Stipendium und die Investment Bank Berlin.

    Kontakt: Michael Becker, Alt-Moabit 90, 10559 Berlin, Tel. 0171-339 339 2
  • Hey Imme,

    danke für deinen Kommentar und die Info zu Book one. Das ist ja schon ziemlich ausführlich beschrieben. Wir schauen uns euer Tool gern einmal genauer an und melden uns mal per Mail, wenn wir euch im Artikel ergänzt haben.

    Liebe Grüße

    Jan

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Hi, hier blogge ich mit meinem Team. Mein Name ist Jan, Digital Native und fasziniert von Apps und Tools der Digitalisierung. 

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Mehr zu mir findest du unter janschulzesiebert.com 

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