Effektiver, schneller, besser: So kannst du deine Reisekostenabrechnung digitalisieren

Effektiver, schneller, besser: So kannst du deine Reisekostenabrechnung digitalisieren

Eine Geschäftsreise, ein Seminarbesuch in einer anderen Stadt ist immer eine willkommene Abwechslung vom Arbeitsalltag. Du kommst aus der Stadt raus, lernst neue Leute kennen oder pflegst den Kontakt zu Kunden, Außenstellen oder Niederlassungen der Firma.

Das klingt doch alles nicht schlecht, oder?

Was aber spätestens nach der Ankunft zu Hause nicht mehr zu verdrängen ist: Die drohende Reisekostenabrechnung, die dich durch Aufwand und zusätzliche Zeitinvestition abschreckt. Denn immerhin musst du z.B. die Fahrtkosten mit Auto, Bahn oder Flugzeug, Übernachtungs- und Telefonkosten und andere Nebenkosten einzeln angeben und nachweisen.

Das ist nicht nur für dich der Horror, sondern auch für die Buchhaltung.

Was ist aber, wenn es eine Möglichkeit gibt, deine Reisekosten zu digitalisieren? So schaffst du die Reisekostenabrechnung in Nullkommanichts und sparst Zeit, Energie und Aufwand.

Die Probleme der “analogen” Reisekostenabrechnung

Mit der konventionellen “analogen” Reisekostenabrechnung gehen viele Probleme einher. Vielleicht erkennst du ein paar von ihnen wieder:

  • Sie bedeutet einen großen Zeit- und Energieaufwand - für dich und deine Mitarbeiter
  • Die Abrechnungen sind selten fehlerfrei, da deinen Mitarbeitern die entsprechenden Erfahrungen, Kenntnisse oder die Motivation fehlen
  • Deine Mitarbeiter lassen sich zu viel Zeit beim Ausfüllen, dadurch werden Periodengrenzen überschritten und die Überprüfung und Buchung dauert noch länger
  • Fehlender Überblick bei Anpassungen der Pauschalen im Ausland führt zu falschen Angaben
  • Bei größeren Dienstreisen mit vielen Reisekostenabrechnungen kommt es zu Stau in der Buchhaltung und verzögerter Bearbeitungszeit

Wäre es nicht schön, wenn du dich mit vielen dieser Probleme nicht mehr herumschlagen müsstest?

Die Lösung hierzu ist der Umstieg auf ein Tool, das dir hilft, deine Ausgaben mit Hilfe der digitalen Reisekostenabrechnung effizient zu verwalten.

Reisekostenabrechnung digitalisieren besser

Deshalb ist die digitale Reisekostenabrechnung besser

Statt wie beim analogen Ablauf die Belege der Reisekosten zu sammeln, Reisekostenformulare auszufüllen, die dann genehmigt, eingereicht und geprüft werden müssen, kannst du mit den Tools der digitalen Reisekostenabrechnung diese in einem Bruchteil der Zeit erledigen.

Jedes Mal, wenn du eine Ausgabe für Reisekosten getätigt hast, erfasst du den Beleg digital z.B in einer App. Am Ende der Reise kannst du deine Reisekostenabrechnung ganz einfach anhand einer Vorlage und Formularen machen. Du musst nämlich nur noch das Formular für den Verpflegungsmehraufwand ausfüllen, das Programm koordiniert dann die Genehmigung der Abrechnungen und du kannst deine Reisekostenabrechnung an die Buchhaltung schicken. Auch dort geht es aufgrund der Leistungen des Programms deutlich schneller und einfacher, weshalb du deine Kosten als Angestellter früher wieder zurück erhältst.

Ein weiterer Bonus: Für die Buchhaltung hat sich das lästige Eintragen der Reisekostenabrechnungen in Excel mit der Digitalisierung erledigt.

Darauf solltest du bei der Einführung der digitalen Reisekostenabrechnung achten

Es gibt ein paar Voraussetzungen, die du erfüllen solltest, um die Reisekostenabrechnung/en deines Unternehmens digitalisieren zu können.

Zuerst einmal muss dein Unternehmen im IT-Bereich ausreichend und zuverlässig ausgestattet sein, damit die digitalisierten Reisekostenabrechnungen ihre Vorteile entfalten kann. Das bedeutet, dass zum Beispiel die IT für die Sicherheit des Systems verantwortlich ist und die Buchhaltung mit den digitalen Abrechnungen umgehen kann.

Außerdem musst du deine Mitarbeiter überzeugen und entsprechend über die Veränderungen informiert und in der Nutzung der Software zur digitalen Reisekostenabrechnung geschult werden.

Dazu gehört auch, dass die Belege neben dem digitalen Weg auch analog ihren Weg in die Buchhaltung finden müssen, um dort archiviert zu werden. Jedoch ist dies je nach dem verwendeten Tool auch überflüssig.

Mit diesen Tools profitierst du von der Digitalisierung

Die Möglichkeit, deine Reisekostenabrechnung bequem online zu erstellen, gibt es nicht erst seit gestern. Vor allem große Unternehmen wie zum Beispiel Continental, BMW oder Mövenpick haben die Vorteile erkannt und nutzen inzwischen die digitale Reisekostenabrechnung von “rydoo”.

rydoo

Reisekostenabrechnung digitalisieren Rydoo

Rydoo selbst sagt, dass Mitarbeiterakzeptanz ihrer digitalen Reisekostenabrechnung bei 93% im ersten Monat liegt.

  • Vereinfachte Abrechnung von Tages- und Kilometerpauschalen
  • Erstellen belegloser Berichte ebenso möglich
  • Integrierbar in ERP-System
  • Integration in z.B. Xero, Mastercard, Uber oder American Express
  • Als App und im Browser verfügbar
  • Bezahlung pro aktivem Nutzer, nicht pro Bericht
  • Bis 50 Mitarbeiter: monatlich 6€ pro aktivem Nutzer
  • Kostenlose Demo-Version

Declaree

Reisekostenabrechnung digitalisieren Declaree

Declaree ist geeignet für Startups, Mittelständler und Multinationals.

  • Einfaches Digitalisieren von Belegen
  • Automatische Berechnung des Verpflegungsmehraufwandes und Hilfe bei Berechnung der Kilometerpauschale
  • Integration von Kreditkartenabrechnungen
  • Datenschutz (Aufbewahren der Belege für mind. 10 Jahre)
  • App und Browser möglich
  • Basis-Version für 4€ pro Nutzer
  • Kostenlos testen

HRworks

Reisekostenabrechnung digitalisieren HRWorks

HRworks bietet eine universelle Software, mit der du deine Reisekostenabrechnung digitalisieren kannst.

  • Verpflegungsaufwand und Kilometerpauschale mit inbegriffen
  • Elektronische Führerscheinkontrolle möglich
  • Import von Kreditkartenumsätzen
  • Mobiler Zugriff per Browser und App
  • Einfache Übernahme in Datev
  • 6€ pro Nutzer/ Monat
  • Demo-Version

ZEP

Reisekostenabrechnung digitalisieren ZEP

“Reisekostenabrechnung auf Knopfdruck” ist das Motto des Tools des Anbieters ZEP.

  • Verpflegungsmehraufwand und Kilometerpauschale
  • Erfassung von Fremdkosten wie Hotelrechnungen, Taxi-Quittungen, Bahn-Tickets etc.
  • Kostenabrechnung, Belegauswertung und Ertrags- und Umsatzauswertungen
  • Per Browser und App verfügbar
  • Export in Datev möglich
  • Verschiedene ZEP-Funktionen zu verschiedenen Preisen miteinander kombinierbar
  • Nur Reiseabrechnung: 10€ monatlich für 1 Benutzer
  • Kostenlose Testversion

Datev

Reisekostenabrechnung digitalisieren Datev

Ebenso gibt es eine Software für die digitale Reisekostenabrechnung, die direkt von Datev angeboten wird.

  • Auf die gesetzliche Korrektheit der länderspezifischen Reisekostenabrechnungen
  • Erstellung und Genehmigung des Reiseantrags
  • Erfassung und Prüfung von Reisedaten und Belegen
  • Abrechnung und Auszahlung von Erstattungen
  • 17€ monatlich
  • Kostenlose Testversion

Lexware

Reisekostenabrechnung digitalisieren Lexware

Viele verschiedene Möglichkeiten und Tipps für die perfekte online Reisekostenabrechnung bekommst du, wenn du dich für die Software von Lexware entscheidest.

  • Geeignet für 3 bis 500 Reisende
  • Automatische Vorsteuer- und Kilometergeldberechnung
  • Online-Routenplaner und Stadtpläne mit automatischer Übernahme der Reisedaten
  • Mehrere Zahlungsarten: Barzahlung, Firmenkreditkarte und Rechnung möglich
  • Leitfaden mit Tipps zur richtigen Reisekostenabrechnung
  • Terminverwaltung über Outlook
  • 6,90€ monatlich
  • 30 Tage kostenlos testen

OUTDOOR System von inmoti

Reisekostenabrechnung digitalisieren OUTDOOR System

Das OUTDOOR System von Inmoti bietet eine Komplettlösung für das Management der Reisekosten.

  • Abdeckung von: Reiseanträgen, Reiseerfassungen, Genehmigungen, Abrechnungen und Auszahlungen
  • Kompatibel mit Personal- und Finanzbuchhaltungssystemen wie SAP, PAISY etc.
  • Geeignet für alle Firmengrößen
  • Preis auf Anfrage

Onexma

Reisekostenabrechnung digitalisieren Onexma

Der Anbieter Onexma hat eine vergleichsweise relativ billige Software, mit der du deine Reisekostenabrechnung digitalisieren kannst.

  • Automatische Berechnung von Tagespauschalen, Verpflegungsmehraufwand, Fahrtkosten und anderen Abzügen
  • Mehrstufiger, frei konfigurierbarer Genehmigungsprozess
  • Auslandsspesen und tägliche Wechselkurse sind bereits vorhanden
  • Spesenabrechnungs-App für schnelle Erfassung jeglicher Spesen
  • Vordefinierte Exportformate für Datev, Lexware und SAP
  • Home-Version für 2€ monatlich pro Benutzer
  • Business-Version für 4€ monatlich pro Benutzer
  • Kostenlos testen

Fazit: Nutze die Vorteile der digitalen Reisekostenabrechnung

Für welches der 8 Tools du dich entscheidest, hängt natürlich von vielen Faktoren ab wie deiner Unternehmensgröße, der Häufigkeit von Reisen und Reisekostenabrechnungen und von deinen Anforderungen an die Software.

Diese Vorteile haben sie aber alle gemeinsam:

  • Deine Mitarbeiter übernehmen mehr Aufgaben, wodurch die Buchhaltung entlastet wird
  • Die Ergebnisse bleiben durch regelmäßige Software-Updates rechtssicher
  • Du und deine Mitarbeiter können den gesamten Ablauf digital nachvollziehen und überprüfen

Der einzige “Nachteil”, welchen du beachten solltest, wenn du deine Reisekostenabrechnung(en) digitalisieren möchtest, ist, dass deine IT entsprechend modern und für die Software geeignet sein muss. Das bedeutet, dass du mehr Wert auf den Datenschutz und die Sicherheit des System allgemein legen musst. Denn deine Abhängigkeit von der Technik steigt natürlich, wenn du dich für die digitale Reisekostenabrechnung entscheidest.

Reisekostenabrechnung digitalisieren Vorteile Nachteile

Alles in allem überwiegen die Vorteile definitiv die Nachteile, wenn du deine Mitarbeiter dazu bringst, an einem Strang zu ziehen. Aber es lohnt sich, denn die Zeitersparnis für dich, deine Mitarbeiter und die Buchhaltung ist immens und wird Skeptiker schnell überzeugen.

Einen Versuch ist es wert - immerhin kannst du jedes Tool kostenlos testen!

Digitalisierst du deine Reisekostenabrechnung schon oder gehörst du noch zu den Skeptikern? Kennst du vielleicht ein Tool, das ich hier noch nicht erwähnt habe? Schreib mir gerne deine Erfahrungen und deine Meinung dazu in die Kommentare! 

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