8 Punkte für ein digitales Mitarbeiterverzeichnis in Unternehmen

Wer passt am besten in das neue Projektteam? Wer ist Fachbereichsleiter für die Produktion in Gebäude C? Wie war nochmal die E-Mail-Mailadresse von Frau McKenzie aus der Marketingabteilung?

Diese Fragen und viele mehr lassen sich mit Hilfe eines Mitarbeiterverzeichnisses in wenigen Sekunden lösen. 

Ein Mitarbeiterverzeichnis ist ein unverzichtbares Tool für jedes Unternehmen, da es die effektive Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb der Teams und des Unternehmens erleichtert.

In diesem Blogartikel werden wir uns eingehender mit Mitarbeiterverzeichnissen befassen und diskutieren, warum es wichtig ist, ein solches Verzeichnis zu haben und zu pflegen. Wir werden auch die verschiedenen Umsetzungs-Arten von Mitarbeiterverzeichnissen untersuchen, sowie ihre Funktionen, Vorteile und Nachteile kennenlernen.

Was ist ein Mitarbeiterverzeichnis?

Ein Mitarbeiterverzeichnis ist eine Liste oder Datenbank, die Informationen über die Mitarbeiter eines Unternehmens oder einer Organisation enthält und einen Überblick über die gesamte Belegschaft ermöglicht. Typischerweise enthält ein Mitarbeiterverzeichnis die Namen der Mitarbeiter, ihre Kontaktdaten wie E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder Büroadressen sowie ihre Positionen oder Abteilungen innerhalb des Unternehmens. Aber auch Informationen, wie Hobbys und anderes Privates kann dort geteilt werden, je nach Unternehmenskultur und -größe.

Ein Mitarbeiterverzeichnis kann auf verschiedene Arten erstellt und verwaltet werden, z. B. als physische Liste, oder als digitale Datenbank, die in ein Intranet oder eine Unternehmenssoftware, wie eine Mitarbeiter-App oder Employee Experience Plattform integriert ist. Die Vor- und Nachteile der verschiedenen Lösungen erkläre ich später im Artikel.

Warum ist ein digitales Mitarbeiterverzeichnis sinnvoll?

Ein Mitarbeiterverzeichnis ist aus verschiedenen Gründen sinnvoll. 

“Durch die Anlage eines Mitarbeiterverzeichnisses wird die Personalverwaltung für Unternehmen ohne zentrale Mitarbeiterdatenbank besonders erleichtert. Eine ausführliche Mitarbeiterliste ermöglicht es dem Personalwesen jederzeit zu sehen, welche Mitarbeiter wo arbeiten, was die Personalverwaltung enorm unterstützt."

Weitere Vorteile:

1. Verbesserte Zusammenarbeit: Ein Mitarbeiterverzeichnis ermöglicht es den Mitarbeitern, schnell, einfach und übersichtlich die Kontaktdaten, Positionen und Kompetenzen ihrer Kollegen und Ansprechpartner zu finden. Das erleichtert die Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens und trägt dazu bei, dass Projekte schneller und effizienter abgeschlossen werden.

2. Schnellerer Onboarding-Prozess: Für neue Mitarbeiter kann es schwierig sein, schnell Kontakte zu knüpfen und sich in einer neuen Arbeitsumgebung zurechtzufinden. Ein Mitarbeiterverzeichnis hilft ihnen, schnell die Kontaktdaten, Zuständigkeiten und Positionen der richtigen Ansprechpartner zu finden, was den Onboarding-Prozess erleichtert.

3. Effektivere Kommunikation: Wenn Mitarbeiter die Kontaktdaten und Positionen ihrer Kollegen leicht finden können, ist es einfacher, die richtige Person für eine bestimmte Aufgabe oder Frage zu finden. Dadurch wird die Kommunikation innerhalb des Unternehmens effektiver und effizienter.

4. Sicherheit und Datenschutz: Ein Mitarbeiterverzeichnis kann auch dazu beitragen, die Sicherheit und den Datenschutz innerhalb eines Unternehmens zu verbessern. Ein geregeltes Rollen- und Rechtemanagement stellt sicher, dass nur autorisierte Mitarbeiter Zugang zu den Kontaktdaten anderer Mitarbeiter haben, und hilft, unerwünschte Kontakte oder Anfragen zu verhindern.

5. Einfache Aktualisierung: Ein digitales Mitarbeiterverzeichnis kann schnell und einfach aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass die Informationen immer auf dem neuesten Stand sind. Neue Mitarbeiter können leicht hinzugefügt oder gelöschte Mitarbeiter entfernt werden, ohne dass physische Änderungen an einer Liste oder Tabelle vorgenommen werden müssen.

6. Einfache Suche und Filterung: Ein digitales Mitarbeiterverzeichnis bietet verschiedene Such- und Filterfunktionen, um es den Mitarbeitern des Unternehmens zu erleichtern, schnell nach Kollegen oder bestimmten Fähigkeiten, Namen, Abteilungen und anderen Keywords zu suchen.

7. Leichter Zugriff: Auf ein digitales Mitarbeiterverzeichnis kann leicht von jedem Ort aus zugegriffen werden, solange eine Internetverbindung besteht und die Software per App oder Browser nutzbar ist. Dies ist besonders nützlich für Unternehmen mit mehreren Standorten oder für Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten.

8. Integration in andere Systeme: Ein digitales Mitarbeiterverzeichnis kann in andere Unternehmenssysteme integriert werden, wie z. B. ein Intranet oder eine Unternehmenssoftware. Dadurch wird das Verzeichnis noch zugänglicher und kann effektiver in andere Unternehmensprozesse eingebunden werden.

Auf diese Arten kannst du ein digitales Mitarbeiterverzeichnis umsetzen

Ein digitales Mitarbeiterverzeichnis lässt sich auf viele verschiedene Arten umsetzen. Es gibt dedizierte Softwarelösungen, die Mitarbeitererzeichnisse anbieten, aber auch solche, bei denen ein Mitarbeiterverzeichnis eine unbeabsichtigte Nebenfunktion ist.

Digitale Lösungen haben die oben schon beschriebenen Vorteile, weshalb ich mich im Folgenden auf die Nachteile der einzelnen Umsetzungen konzentrieren will.

Dedizierte Software

Der einzige Nachteil bei einer dedizierten Software ist, dass andere Lösungen zur Umsetzung nicht nur ein Mitarbeiterverzeichnis, sondern eventuell auch extra Funktionen für das HR- Management und Ähnliches bieten. Dabei kann es aber sein, dass du für Features bezahlst, die du gar nicht brauchst und eine dedizierte Software günstiger wäre. 

Dedizierte Software hat außerdem den Vorteil, dass sich die Anbieter eben darauf spezialisieren und Funktionen bereitstellen, die andere Lösungen nicht bieten können.

Community Software

Eine Community Software ist ein öffentliches Forum, auf dem sich deine Community austauschen und kostenlosen “Kundensupport” leisten kann. Dort können Fragen zu Funktionen und Problemen gestellt werden, die von anderen Community Membern beantwortet werden können, ohne dass du eingreifen musst. Dies erfordert allerdings eine gute Moderation. Mit der Zeit kannst du aber auch diese an vertrauensvolle Mitglieder der Community abgeben. 

Ein größeres Problem ist, dass die Profile öffentlich sind. Es muss also Funktionen geben, Mitarbeiterprofile, sowie deren Kontaktinformationen, wie z.B. die E-Mail, privat zu schalten, sodass diese nur für interne Anfragen einsehbar sind.  

Social Intranet

Ein Social Intranet erweitert die Top-Down Struktur des klassischen Intranets um soziale Komponenten, wie interne Foren, Gruppen, Feeds, Messenger und Ähnliches.

Ein solches einzuführen, kann allerdings kosten- und zeitaufwendig sein, da es nicht nur sinnvoll strukturiert und gewartet werden muss, sondern auch Mitarbeiter im Umgang mit der Software geschult werden müssen. Die Implementierung kann also schwierig werden.

Mitarbeiter-App

Eine Mitarbeiter-App ist ein mächtiges Tool, so viel steht fest. Aber es gibt nicht nur Vorteile.

So laden sich deine Mitarbeiter die App eventuell auf ihre privaten Geräte oder sind sogar dazu gezwungen, da es keine Geschäftshandys gibt. Das verleitet dazu, sich auch  außerhalb der Arbeit mit dieser zu beschäftigen, was zu einer Vermischung von Privat- und Arbeitsleben führen kann. 

Für Arbeitgeber ist aber relevanter, dass sobald deine Mitarbeiter private Smartphones für Arbeitszwecke nutzen, diese zum Arbeitsmittel werden und der Arbeitgeber für eventuelle Schäden und Rechtsverstöße haften muss. Du brauchst also eine Haftungsausschlusserklärung von jedem Mitarbeiter oder bietest Geschäftshandys an.

Excel

Microsoft Ecxel ist ohne Frage ebenfalls eine sehr mächtige Software. Aber meiner Meinung nach nicht die richtige, um ein Mitarbeiterverzeichnis umzusetzen. 

Das ganze Know-How liegt bei einem Bearbeiter, der in einer lokalen Datei die Mitarbeiterliste aktuell hält. Doch was passiert, wenn dieser Mitarbeiter geht? Eine Excel Datei wird sehr schnell sehr komplex, was zu einer langen und komplizierten Einarbeitungszeit führt. 

Auch können viel einfacher Formfehler beim Nachschauen und Übertragen von Daten in einer solch komplexen Datei passieren. 

Anbieter von Mitarbeiterverzeichnissen

Im Folgenden findest du einen Mix aus dedizierten Softwarelösungen für Mitarbeiterverzeichnisse und solche, bei denen ein Verzeichnis glückliches Nebenprodukt ist. 

Humanstars

Mit Humanstars setzt du deine eigene Mitarbeiter-App oder Social Intranet um. Das deutsche Unternehmen bietet vier Module an, die einzeln buchbar sind oder gemeinsam eine mächtige Plattform für Mitarbeiterkommunikation, Collaboration und Employee Experience bilden.

Features:

• Über PC/Browser, TV/Infoscreens und native, mobile App nutzbar
• Anbindung an bestehende Systeme
• Messenger Dienst
• schwarzes Brett, Blog, Newsfeed und individuelle News
• Push-Nachrichten und Notification-Center
• offene Foren
• Benutzerverwaltung
• Mitarbeiterverzeichnis & -Profile
• Onboarding
• E-Learning
• Feedback und Umfragen
• betriebliches Vorschlagswesen
• Mitarbeiter-Selbstreflexion
• 360-Grad-Feedback
• branded App-Icon
• DSGVO-konform

Kosten:

Die Kosten für Humanstars richten sich nach Anzahl der Mitarbeiter und den gewählten Modulen. Mit dem Konfigurator kannst du deinen individuellen Preis berechnen und mit Humanstars Kontakt aufnehmen. 

Connecteam

Connecteam stellt Softwarelösungen für die gesamte Mitarbeiterverwaltung zur Verfügung. Drei Module, Operations Hub, Communications Hub und HR&Skills Hub, gibt es, die du einzeln oder zusammen buchen kannst.

Features (des Communications Hub):

• Mitarbeiterverzeichnis
• Chats
• anonyme Umfragen
• Events
• Wissensdatenbank
• Rollen- & Rechtemanagement
• Update & Announcement Feed

Kosten:

Für bis zu 10 Nutzer ist Connecteam kostenlos. Hast du mehr Mitarbeiter, starten die Preise bei 29 $ pro Hub. Preise für eine Enterprise Version mit eigenem Branding, SSO API Zugang und mehr erhältst du auf Anfrage.

IK-up!

Mit IK-up! kannst du deine eigene Mitarbeiter-App aufsetzen, um die gesamte interne Kommunikation zu vereinfachen. Das deutsche Unternehmen setzt auf eine einfache Optik ohne Schnick-Schnack, um die App allen Mitarbeitern zugänglich zu machen.

Features:

• DSGVO-konform
• Chatfunktion
• Content-Management
• Push-Benachrichtigungen
• Kommentare & Mitarbeiterbeteiligung
• Analytics & Reporting
• Botschaften & Kampagnen
• Umfragen
• eigenes Branding

Kosten:

Die Kosten für IK-up! sind stark individuell und richten sich nach der Mitarbeiteranzahl und dem Funktionsumfang. Ein Unternehmen mit beispielsweise 50 Mitarbeitern im Büro und Außendienst, das die Standardkonfiguration nutzt, zahlt 150 € monatlich, sowie eine einmalige Setup-Gebühr von 990 €.

LeaveBoard

LeaveBoard ist eine HR- und Leave Management Software. Eine der Funktionen ist ein Mitarbeiterverzeichnis im Excel-Stil, jedoch dynamischer, einfacher und effektiver.

Features:

• dynamische Listenansicht der Unternehmensstruktur
• Mitarbeiterprofile mit Jobtitel, Abteilung, Standort, Kontaktdaten und mehr 
• Suchfunktion
• Erinnerungen an Geburtstage, Jubiläen und Jahrestage
• Analytics
• Abwesenheitsgeschichte
• Mitarbeiter von Slack importieren

Kosten:

Für bis zu 9 Mitarbeiter ist LeaveBoard kostenlos. Ab 10 kostet das Tool 1,25 € pro Mitarbeiter pro Monat. Für Unternehmen mit über 81 Mitarbeitern gibt es eine individuelle Enterprise Lösung. Zahlst du jährlich, sparst du 17 %. 

Staffbase

Staffbase ist eine Plattform für Mitarbeiterkommunikation. Alle Kommunikationskanäle, von E-Mails, über Teams, News über das Unternehmen und bis hin zu einer Mitarbeiter-App lassen sich zentral verwalten. Ein Features ist das Staffbase Mitarbeiterverzeichnis.

Features (des Mitarbeiterverzeichnisses):

• mobile App mit internem Messenger Dienst 
• Profil mit Namen, Position, Abteilung und Standort der Kollegen einsehen
• bei Bedarf auch mehr Informationen teilen (Hobbies, Fun Facts, etc.)
• Suchfunktion
• nach Abteilung, Standort, Expertise und mehr filtern
• Rollen & Rechtemanagement (Was können Mitarbeiter sehen & bearbeiten)
• vernetzte Benutzerverwaltung durch Uploads via CSV, USER APIU, LDAP und SCIM

Kosten:

Die Preise für Staffbase erhältst du auf Anfrage.

SeaTable

SeaTable ist ein hoch konfigurierbarer und individualisierbarer Do-It-Yourself Baukasten für Tabellensysteme. Was auf den ersten Blick wie Excel oder Sheets wirkt, ist, durch das Verknüpfen von Tabellen, eine vollwertige Datenbank. Das Tools kannst du nutzen, um dein Mitarbeiterverzeichnis aufzubauen. 

Features:

• individuelle Prozesse und eigene Softwarelösungen bauen
• mit anderen Software-Lösungen verbinden
• Galerien, Kalender, Kanban-Listen, Zeitleisten, Statistiken und mehr erstellen
• Mitarbeiterprofile mit Jobtitel, Status, Abteilung und weitere individuellen Feldern anlegen
• Cloud- oder On-Premise-Hosting
• Rollen- & Rechtemanagement
• Benachrichtigungen
• API
• Integrationen mit Zapier, Integromat und n8n

Kosten:

Bis zu 10.000 Zeilen sind mit SeaTable kostenlos. Brauchst du mehr, hast du die Auswahl zwischen dem Plus Paket (9 €/Monat/Nutzer, 7 € bei jährlicher Zahlung), dem Enterprise Paket (18 €/Monat/Nutzer, 14 € bei jährlicher Zahlung) und einer dedizierten Cloud für deren Preis du SeaTable kontaktieren musst. Dasselbe gilt für On-Premise-Hosting. Gemeinnützige Organisationen bekommen Rabatte.

Selltec

Selltec entwickelt Softwarelösungen für das Online-Business, wie Portale, Plattformen, Datenbanken, Web Office und E-Commerce. Darunter auch eine Mitarbeiterverzeichnis Software.

Features:

• keine Installation nötig, Bedienung über Browser
• WYSIWYG-Texteditor
• Kategorien und Unterkategorien frei definieren
• Volltext- und Kombinationssuche
• Import und Export via CVS

Kosten:

Die Kosten für ein einfaches Mitarbeiterverzeichnis starten bei 150 € in Verbindung mit dem CMS- und Shopsystem. Leistungsfähigere Systeme stellt Selltec für bis zu 2.500 € zur Verfügung. Auf Anfrage erhältst du deinen individuellen Preis. 

OutSystems

OutSystems ist eine Low-Code Plattform, die es dir erlaubt, eigene Systeme und Software-Lösungen schnell und einfach selbst zu erstellen. Für viele Applikationen gibt es Vorlagen, darunter auch ein Mitarbeiterverzeichnis.

Features:

• kostenloses Training
• Cloud-Hosting
• visuelles Entwicklertool zum Erstellen, Ändern und Bereitstellen der Anwendungen (Service Studio)
• zentrale Konsole zur Verwaltung von Infrastruktur, Umgebungen, Applikationen, Anwendern und Sicherheit (LifeTime)
• Entwicklungstools zur Erstellung von Konnektoren zu anderen Enterprise-Systemen

Kosten:

In der kostenlosen Variante kannst du für bis zu 100 Endnutzer eine App erstellen. Bei mehr Endbenutzern starten die Preise bei 1.250 € monatlich. 

Excel

Zu Excel muss ich dir nicht viel erzählen. Das Tabellenkalkulationsprogramm von Microsoft ist eine der bekanntesten und meistgenutzten Softwarelösungen überhaupt.

Features:

• Datenvisualisierungen mit neuen Diagrammen und Grafiken, Formatierungen, Sparklines und Tabellen erstellen
• in Echtzeit im Team arbeiten
• per Smartphone, Desktop und Online-App nutzen
• analoge Tabellen per Foto digitalisieren
• DSGVO-konform

Kosten:

Excel gibt es nicht einzeln zu erwerben. Die Software ist Teil des Microsoft 365 Pakets, welches du kostenlos 30 Tage testen kannst. Danach beginnen die Preise bei 5,10 € pro Nutzer pro Monat bei jährlicher Zahlung.

Fazit - Verbesserte Zusammenarbeit und effektivere Kommunikation

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein digitales Mitarbeiterverzeichnis ein wichtiges Werkzeug für jedes Unternehmen ist. Es erleichtert die Zusammenarbeit, den Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter und die Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Ggfs. macht es bereits im Preboarding Sinn neue Mitarbeiter mit einzugliedern.

Es kann auch zur Verbesserung der internen Verlinkung und der Sicherheit und des Datenschutzes beitragen. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie ein aktuelles und gut gepflegtes Mitarbeiterverzeichnis haben, um alle Vorteile nutzen zu können, die es bietet.

Hast du bereits in einem Unternehmen mit einem digitalen Mitarbeiterverzeichnis gearbeitet oder sogar selbst aufgebaut? Welche Erfahrungen hast du dabei gemacht? Schreibe gerne einen Kommentar und stoße eine interessante Unterhaltung an, die auch anderen Lesern weiterhilft.

Möchtest du mehr zum richtigen Einsatz von digitalen Tools für Selbstständige, Geschäftsführer, Personaler und in Handwerkerksbetrieben wissen? Dann schau gerne bei unserem Blog Digital-Affin vorbei.