Vertriebsunterlagen digitalisieren für mehr Umsatz im Sales

Jan Siebert
von Jan Siebert
21. Dezember 2023
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Redaktioneller Hinweis: Hier findest du das Autorenprofil von Jan Siebert. Als Autor hat sich Jan Siebert umfassend mit dem Thema auseinandergesetzt und teilt hier Erfahrungen und seine/ihre persönliche Expertenmeinung.
Vertriebsunterlagen digitalisieren für mehr Umsatz im Sales

Für den Vertrieb sind Vertriebsunterlagen unverzichtbar. Sie sind so wichtig, dass es sogar einen eigenen Begriff für das Bereitstellen solcher Unterlagen und Ressourcen gibt: das Sales Enablement.

Ich zeige dir in diesem Artikel, welche digitalen Vertriebsunterlagen es gibt, welche Vorteile sie bieten und welche Tools und Best Practices dir helfen, sie effizient zu erstellen und zu managen.

Vertrieb im Wandel: Always-on statt face-to-face

Es ist noch gar nicht so lange her, da waren im Vertrieb persönliche Treffen auf Messen, Veranstaltungen oder im Büro ein wichtiger Teil des Alltags. Geschäfte wurden oft mit einem Handschlag besiegelt, statt im Video-Call.

Durch die Digitalisierung – die Selbstständige, den Mittelstand und Konzerne gleichermaßen betrifft – hat sich allerdings in kurzer Zeit vieles verändert.

So läuft Vertrieb heute

Die Arbeit im Vertrieb ist digitaler geworden und verlagert sich immer mehr ins Internet.

Dazu hat selbstverständlich auch die Pandemie ihren Teil beigetragen.

Der digitale Vertrieb bedeutet für viele Sales-Profis eine Umstellung.

Er findet verstärkt in CRM-Systemen, Video-Calls und Webinaren statt, anstatt auf Messen oder am Telefon.

Außerdem müssen Vertriebsexperten Know-how für neue Vertriebskanäle aufbauen.

Und noch etwas ist neu: Heute spielt Sales Enablement eine wichtige Rolle im Vertrieb.

Wenn du deinen Vertrieb zukunftsfähig aufstellen willst, solltest du dich damit auseinandersetzen und wissen, welche Tools es dafür gibt.

💡​ Tipp: Einen schnellen Überblick über Kanäle und Strategien für den Online-Vertrieb gibt’s direkt hier im Blog.

Was ist Sales Enablement?

Unter dem Begriff Sales Enablement versteht man das Bereitstellen von Werkzeugen und Ressourcen, die das Vertriebsteam in seiner Arbeit unterstützen sollen.

Eines der wichtigsten Werkzeuge sind Vertriebsunterlagen, die gleichzeitig auch unverzichtbare Ressourcen für den Vertrieb enthalten.

Eine solche Unterlage liefert zum Beispiel Informationen über Services und Produkte.

Oder überzeugende Verkaufsargumente, die Vertriebsteams im Alltag produktiver und erfolgreicher machen.

Was sind Vertriebsunterlagen?

Vertriebsunterlagen sind Materialien für den Vertriebsprozess.

Sie sind dazu da, die wichtigsten Fragen potenzieller Kunden zu einem bestimmten Produkt oder einer Dienstleistung zu beantworten und Vertriebler zu unterstützen.

Heute handelt es sich dabei in der Regel um digitale Medien.

Solche Dokumente werden oft auch als Schulungsunterlagen für das Onboarding neuer Kollegen im Verkauf verwendet.

Die 10 wichtigsten Arten von Vertriebs- und Marketingmaterialien

Vertriebsunterlagen Arten

Nachdem du jetzt weißt, wofür Verkaufsunterlagen genutzt werden, sollst du auch erfahren, um welche konkreten Materialien es sich handelt.

Deshalb stelle ich dir jetzt kurz und knackig 10 Sales Enablement-Materialien vor, die bei Vertrieblern (und Kunden) besonders beliebt sind.

1. Broschüren und Fact Sheets

Broschüren gab es im Vertrieb schon immer und das ändert sich auch in einer digitalen Welt nicht so schnell.

Die Broschüre im PDF- oder Online-Format kann entweder vom Vertrieb genutzt werden oder du stellst sie deinen Kunden als Informationsquelle zur Verfügung.

Darin lassen sich alle Fakten und bei Bedarf auch Datenblätter zu einem Produkt oder einem Service ansprechend aufbereiten und übersichtlich zusammenfassen – entweder besonders umfangreich als Prospekt oder kurz und knackig als Flyer oder Fact Sheet.

2. Verkaufspräsentationen

Die Präsentation ist im Grunde eine interaktive Schwester der Broschüre.

Sie hat die Funktion, deinen Vertrieb im Verkaufsgespräch zu unterstützen und lässt sich flexibel anpassen, damit dein Team besser auf die konkreten Bedürfnisse verschiedener Kunden eingehen kann.

3. Webinare

Präsentationen spielen auch bei Webinaren eine Rolle.

Webinare sind ein wirksames Werkzeug, um mehreren Kunden innerhalb kurzer Zeit Informationen zu deinem Unternehmen zu vermitteln.

Deine Vorteile: Du kannst Videos einbauen, Umfragen durchführen und Fragen der Teilnehmenden live beantworten.

4. Use Cases und Whitepaper

Mit einer Fallstudie oder Case Study kann dein Vertriebsteam zeigen, welche Kundenherausforderungen dein Unternehmen bereits bewältigt hat.

Eine Fallstudie sagt euren Neukunden: Wenn andere mit uns erfolgreich sind, könnt ihr es auch sein.

Einen ähnlichen Effekt haben Whitepaper, in denen du anhand von Use Cases zeigen kannst, welche Probleme dein Produkt konkret lösen kann.

5. Playbooks und Battlecards

Mit Playbooks und Battlecard hat jeder Vertriebsmitarbeiter einen Leitfaden für den Sales-Pitch an der Hand, also die Kontaktaufnahme zum Kunden.

Diese Vertriebsunterlagen sind die wichtigsten Verkaufsargumente, die Sales-Mitarbeiter benötigen.

Du kannst zum Beispiel überlegen, welche Zweifel deine Kunden beim Kauf deiner Produkte haben könnten und wie dein Vertrieb diese entkräften kann.

Oder du stellst darin Vertriebsmethoden für verschiedene Verkaufsphasen zusammen.

In einem Playbook können zum Beispiel Skripte für Telefonate oder E-Mail-Vorlagen enthalten sein. Und auf einer Battlecard kannst du typische Einwände von Kunden sammeln und Gegenargumente liefern.

6. Newsletter

Die E-Mail ist und bleibt einer der wichtigsten Kanäle im Vertrieb und Marketing.

Laut einer Studie von United Internet Media hat mehr als jeder dritte Newsletter-Empfänger schon einmal aus einem Mailing heraus etwas gekauft.

Newsletter sind im Vertrieb also effektive Instrumente, die deinen Kunden nicht nur nützliche Informationen liefern, sondern sie auch zum Kauf animieren.

7. Videos

Videoinhalte werden im B2C- und B2B-Bereich immer wichtiger.

Im Vertrieb helfen sie, Komplexes einfach zu vermitteln, Fragen zu beantworten oder zu zeigen, wie dein Produkt oder dein Service funktioniert.

8. Showroom

Ein virtueller Showroom ist ideal, wenn du schon ein größeres Produktsortiment hast und es ansprechend in Szene setzen willst.

Kunden können sich auf eigene Faust durch dein Angebot klicken – oder sich von deinem Vertriebsteam durchführen lassen.

9. Konfigurator

Sind deine Produkte besonders vielfältig, dann ist ein Produktkonfigurator eine gute Möglichkeit, die verschiedenen Varianten und Optionen übersichtlich darzustellen.

Ein Konfigurator animiert Kunden dazu, dein Sortiment zu erkunden und ist gleichzeitig ein hilfreiches Werkzeug für den Vertrieb.

10. Wissensdatenbanken

In größeren Vertriebsteams und Unternehmen lohnt es sich, eine Wissensdatenbank im Vertrieb aufzubauen, zum Beispiel in Form eines internen Wikis oder von FAQs.

In einer Wissensdatenbank kann dein Team nicht nur Verkaufsargumente und Informationen sammeln, sondern auch gleich die passenden Ressourcen dazu hinterlegen oder verlinken.

5 Vorteile digitaler Vertriebsunterlagen für deinen Außenauftritt

Bist du gerade dabei, deine Vertriebsunterlagen zu digitalisieren und brauchst noch Argumente, warum sich das lohnt? Dann habe ich fünf Vorteile, die dich überzeugen werden.

  • Das Teamwork verbessert sich: Durch die Verwendung digitaler Vertriebsunterlagen können Teams effektiver zusammenarbeiten. Dokumente können einfach geteilt und gemeinsam bearbeitet werden. Dies fördert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen, einschließlich Vertrieb, Marketing und Produktentwicklung.
  • Dein Vertrieb wird interaktiver und kreativer: Digitale Vertriebsunterlagen eignen sich hervorragend, um interaktive Elemente wie Videos und Grafiken zu integrieren. Damit wird dein Angebot noch besser greifbar. Deiner Fantasie sind bei der Erstellung neuer Unterlagen und Formate keine Grenzen gesetzt.
  • Du kannst deine Zielgruppe optimal ansprechen: Digitale Vertriebsunterlagen lassen sich jederzeit anpassen und beliebig zusammenstellen. So kannst du potenzielle Kunden individuell ansprechen und ihre Kaufentscheidung erleichtern – das wirkt sich am Ende positiv auf dein Umsatzwachstum aus.
  • Dein Vertrieb verbessert sich kontinuierlich: Digitale Vertriebsunterlagen bieten den Vorteil, dass du sie besser analysieren kannst als analoge Unterlagen. Wie oft wurde das Whitepaper runtergeladen oder das Video angesehen? Welcher Newsletter hat wie viele Käufe generiert? All das kannst du auswerten und deine digitale Vertriebsstrategie entsprechend optimieren.
  • Du sparst Zeit und Geld im Vertrieb: Dein Vertriebsteam und deine Kunden können schneller auf Informationen zu deinem Angebot zugreifen und finden immer die aktuellen Fakten. Denn digitale Unterlagen lassen sich einfacher aktualisieren als gedruckte Broschüren. Außerdem sparst du Druck- und Versandkosten, wenn du auf digitale Materialien setzt.

Die Digitalisierung von Vertriebsunterlagen trägt somit dazu bei, den gesamten Verkaufsprozess effizienter, kundenorientierter und interaktiver zu gestalten.

Best Practices für effektive Verkaufsmaterialien

Vertriebs- und Marketingmaterialien helfen Vertriebsmitarbeitern dabei, bessere Gespräche mit Kunden und Interessenten zu führen.

Ihr Erfolg hängt allerdings von der Qualität der Unterlagen und ihrer Verfügbarkeit ab.

Die folgenden Tipps helfen dir bei der Erstellung von erfolgreichem Sales Content.

Der wichtigste Tipp lautet übrigens: Mach es nicht zu kompliziert. Kunden möchten sich umfassend informieren, aber sie möchten dafür deine Produkte nicht studieren müssen.

Liefere ihnen deshalb

  • übersichtliche Fakten
  • anschauliche Beispiele
  • einfache und verständliche Sprache

Entlang der Customer Journey denken

Deine Verkaufsmaterialien führen nur dann zu Kaufentscheidungen, wenn sie sich an der Customer Journey orientieren.

Der Entscheidungsprozess ist heute unglaublich komplex und ein Verkaufszyklus erstreckt sich in der Regel über viele verschiedene Touchpoints.

Überlege dir, welche Informationen ein Interessent in welcher Phase des Kaufprozesses benötigt.

  • In der Awareness-Phase solltest du zum Beispiel mögliche Probleme deiner Kunden ansprechen und zeigen, dass du verstehst, was sie brauchen.
  • Im weiteren Verlauf der Journey lieferst du dann immer konkretere Informationen zu deinem Produkt, zum Beispiel in Form von vertiefenden Whitepapers.
  • Und schließlich zeigst du, wie dein Produkt funktioniert und anderen Unternehmen hilft – dafür eignen sich Demos und Webinare – und was das alles kostet.

Zusammenarbeit zwischen Vertrieb und Marketing fördern

Dein Sales-Team kennt die Fragen und Bedürfnisse deiner Kunden am besten.

Das Marketing weiß auf der anderen Seite, wie man die passenden digitalen Inhalte dafür ansprechend und hochwertig erstellt.

Je enger beide Teams zusammenarbeiten, desto größer sind eure Chancen auf mehr Umsatz.

Hilfreich ist zum Beispiel, wenn die Teams sich in regelmäßigen Meetings updaten und gemeinsame KPIs festlegen.

Templates verwenden

Automatisierung ist auch im Vertrieb ein wichtiges Thema. Gleichzeitig ist es wichtig, Kunden möglichst personalisiert anzusprechen.

Beides lässt sich mit Templates vereinbaren.

Damit kannst du deinem Vertrieb zum Beispiel verschiedene Vorlagen für E-Mails oder Präsentationen in deinem Corporate Design zur Verfügung stellen.

Darin können Textbausteine vorhanden sein, die der Vertrieb dann individuell für Kundengespräche oder Mail-Aktionen anpassen kann.

Mit Templates gewährleistest du, dass Content schnell und einfach erstellt werden kann, ohne unpersönlich zu wirken.

Wie Vertriebsteams ihren Content effizient managen und optimieren

Um die Aktualisierung von Sales-Content zu vereinfachen und schnellen Zugriff für den Vertrieb zu ermöglichen, sollten digitale Verkaufsunterlagen und Templates möglichst zentral bereitgestellt werden.

So verhinderst du zum Beispiel, dass veraltete Unterlagen genutzt werden und Versionschaos entsteht.

Außerdem ist es wichtig, intern Regeln und Verantwortlichkeiten für den Umgang mit den Unterlagen festzulegen.

Diese sollten im Einklang mit dem Branding und dem Corporate Design deines Unternehmens sein.

Tools für die Erstellung und das Management von Vertriebsunterlagen

Vertriebsunterlagen Tools

Am einfachsten lässt sich das alles mit digitalen Tools realisieren.

Sie erlauben das intuitive Zusammenstellen und Managen von digitalen Vertriebsunterlagen.

Für einen ersten Überblick über typische Funktionen, stelle ich dir jetzt drei Sales-Enablement-Tools vor.

Seismic

Vertriebsunterlagen Seismic

Seismic ist eine Plattform für digitale Verkaufsunterlagen, mit der du deine Vertriebsaktivitäten mit hochwertigen Materialien, Tools und Insights unterstützen kannst.

Dein Sales Content lässt sich damit automatisieren, organisieren und personalisieren.

Wichtige Funktionen:

  • zentrales Management von Sales Content und Vertriebsunterlagen
  • Vertriebs-Coachings und Prüfungen selbst erstellen
  • Planer für Enablement-Maßnahmen
  • KI-gestützte Content-Empfehlungen
  • datengestützte Analysen

Templafy

Vertriebsunterlagen Templafy

Bei der Dokumentenplattform Templafy stehen Inhalte und Unterlagen im Fokus.

Das Tool unterstützt die effiziente Erstellung von Marketing-, Brand- und Vertriebsunterlagen und bietet Möglichkeiten für die Automatisierung vieler Prozesse in diesem Bereich.

Wichtige Funktionen:

  • Integrationen in Office- und Vertriebs-Tools
  • Templates erstellen und verwalten
  • Management von E-Mail-Signaturen
  • automatisierte Zusammenstellung von Dokumenten
  • bequemes Bearbeiten von Vertriebsunterlagen

Showpad

Vertriebsunterlagen Showpad

Mit Showpad gibst du deinen Vertriebsmitarbeitern von Messen, Kundenterminen oder ihrem Remote-Arbeitsplatz aus Zugriff auf alle wichtigen Vertriebsunterlagen, Preislisten und so weiter.

Das Tool für zentrales Dokumentenmanagement ist darauf ausgerichtet, die Vertriebseffizienz zu steigern.

Wichtige Funktionen:

  • zentrales Sales Content Management
  • 3D-Modelle und interaktive Showrooms
  • personalisierte Videoaufnahmen
  • Onboarding, Training und Coaching für den Vertrieb
  • Analytics und Insights für Optimierungen

Fazit zu Verkaufsunterlagen: Deine wichtigsten Verkaufsargumente optimal in Szene gesetzt

Vertriebsmaterialien gehören in vielen Unternehmen zum Standardrepertoire.

Sie werden genutzt, um potenziellen Kunden ein klares Bild des Unternehmensangebots zu vermitteln.

Außerdem ermöglichen sie es Vertriebsteams, erfolgreiche Gespräche mit Käufern zu führen.

Aufgrund der Digitalisierung werden auch Vertriebsunterlagen immer digitaler.

Der Umstieg von analog auf digital bedeutet zwar für viele Unternehmen zunächst Aufwand. Doch es lohnt sich.

Digitale Unterlagen sind wichtig für das Sales Enablement und werden von immer mehr Kunden nachgefragt.

Außerdem geben sie deinem Vertrieb die Möglichkeit, Unterlagen kreativer und personalisiert zu gestalten.

Die vorgestellten Best Practices und Tools helfen dir dabei, deine digitalen Vertriebsunterlagen effizient zu erstellen und stets den Überblick zu behalten.

Mit gut durchdachten, zentral organisierten und digitalisierten Vertriebsunterlagen erreichst du im Vertrieb

  • mehr Umsatz
  • zufriedenere Kunden
  • einen professionellen Außenauftritt

Was ist deine Meinung zu digitalen Verkaufsunterlagen? Nutzt du sie schon?

Und was ist aktuell deine größte Herausforderung im Vertrieb? Ich freue mich über deinen Kommentar!

Du bekommst nicht genug von Digitalisierungsinspiration für Selbstständige, Vertriebsprofis und Geschäftsführer?

Dann schau dich gern in der passenden Kategorie auf Digital Affin um!

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