Digitale Archivierung: Dokumente sicher elektronisch aufbewahren

Alle träumen vom papierlosen Büro – doch kaum jemand spricht über das Thema digitale Archivierung.

Wenn du selbstständig bist oder ein Unternehmen führst, solltest du dich dringend damit auseinandersetzen, wie du Dokumente digital archivieren und dabei gesetzliche Vorgaben und Aufbewahrungsfristen einhalten kannst.

Ich zeige dir, was es zu beachten gibt, welche Dokumente archiviert werden müssen und welche Tools sicherstellen, dass deine elektronische Archivierung wichtige gesetzliche Anforderungen erfüllt.

Definition: Was bedeutet Archivierung im Business-Kontext?

Grundsätzlich ist die Archivierung ein Prozess, um Dokumente und Daten

• systematisch und kontrolliert aufzubewahren
• dauerhaft zu speichern und
• so zu verwalten, dass sie unverändert bleiben.

Diese Grundsätze gelten auch für die digitale Dokumentenarchivierung. 

Um Unterlagen digital zu archivieren, musst du physische Dokumente in elektronische Dateien umwandeln und sie in einem digitalen Archiv organisieren und sicher aufbewahren. 

Dabei helfen dir spezielle Tools.

Ein digitales Archiv zu nutzen bedeutet, viel Platz und Zeit zu sparen. 

Benötigst du ein Dokument, musst du nicht unzählige Aktenordner aus dem Keller holen und durchschauen, sondern surfst einfach durch deine digitale Dokumentenbibliothek.

Um Dokumente digital zu speichern, musst du sie einscannen. Wir haben für dich die besten Scandienstleister unter die Lupe genommen.

3 häufige Fragen zum Thema Archivierung

Zur Archivierung von Dokumenten gehören noch mehr Aufgaben als das Sichten und Abheften von Belegen. 

Für verschiedene Dokumente gibt es unterschiedliche Anforderungen und Aufbewahrungsfristen.

Wenn du gerade dabei bist, eine Archivierungsstrategie aufzusetzen, helfen dir die folgenden Fragen und Antworten dabei, nichts zu vergessen.

1. Welche Dokumente müssen überhaupt archiviert werden?

Ob bei Selbstständigen oder in Unternehmen: Tag für Tag fallen unzählige Belege im beruflichen Kontext an. 

Wichtige Unternehmensdokumente sollten unbedingt archiviert werden. 

Das gilt insbesondere für Belege, die eine steuerliche Relevanz haben.

Zu den Dokumenten, die du archivieren musst, gehören unter anderem

• Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Verträge
• Mitarbeiterakten
• Handelsbücher
• Inventare
• Personalunterlagen
• Steuerunterlagen
• Buchungsbelege
• Jahresabschlüsse
• Eröffnungsbilanzen
• Geschäftsbriefe
• Zollunterlagen
• steuerlich relevante E-Mails

2. Analog oder digital archivieren – was ist besser?

Lange Zeit war die analoge Archivierung die einzige Möglichkeit, um Dokumente langfristig und rechtssicher aufzubewahren. 

Mittlerweile gibt es digitale Tools für die Archivierung, die Platz, Papier und Zeit sparen.

Warum es sich grundsätzlich für Unternehmen lohnt, sich von Papier zu verabschieden, erfährst du in unserem Artikel zur digitalen Ablage.

Die digitale Archivierung kommt für alle Dokumente infrage, für die keine analoge Archivierung gesetzlich vorgeschrieben ist. 

Das kann zum Beispiel bei Urkunden oder bestimmten Steuerunterlagen der Fall sein.

Welche Vorteile die digitale Archivierung von Dokumenten im Vergleich zur analogen bringt, zeigt dir die folgende Übersicht:

Selbstverständlich bietet die digitale Archivierung nicht nur Vorteile. 

Um deine Dokumente elektronisch archivieren zu können, benötigst du wie bei der analogen Variante einen sicheren Ort dafür und musst darauf achten, dass Unbefugte keinen Zugriff haben.

Außerdem gibt es einige Regeln für die rechtssichere Aufbewahrung von Dokumenten und Belegen.

Welche das sind, erfährst du weiter unten. 

Keine Sorge: Digitale Tools helfen dir dabei, alles richtig zu machen.

3. Wie lange muss man Dokumente archivieren?

Ein wichtiger Aspekt beim Thema Archivierung sind die Aufbewahrungsfristen für Dokumente. 

Welche Fristen konkret gelten, hängt von der Art des Dokuments und den Bestimmungen der Abgabenordnung, des Handelsgesetzbuchs und des Umsatzsteuergesetzes ab.

In der Regel gelten Aufbewahrungsfristen von 6 bis 10 Jahren. Daneben gibt es abweichende Fristen. 

Betrifft ein Dokument zum Beispiel ein gerichtliches Verfahren, muss es 30 Jahre lang aufbewahrt werden.

Die folgende Übersicht zeigt dir die empfohlenen Fristen für die wichtigsten Geschäftsdokumente:

• Lohn- und Gehaltsabrechnungen: 6 Jahre
• Handels- oder Geschäftsbriefe: 6 Jahre
• Verträge: je nach Vertrag 6 bis 10 Jahre nach Ende des Vertrags
• Steuererklärungen und Bescheide: 10 Jahre
• Rechnungen und Buchungsbelege: 10 Jahre
• Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse: 10 Jahre

Um rechtliche Probleme zu vermeiden und die Aufbewahrungsfristen für digitale Dokumente korrekt einzuhalten, solltest du unbedingt Expertenrat einholen, zum Beispiel von deinem Steuerberater.

Elektronische Archivierung sicher gestalten: So hältst du gesetzliche Vorgaben ein

Aufbewahrungsfristen gehören zu den wichtigsten gesetzlichen Vorschriften im Zusammenhang mit Dokumenten. 

Daneben gibt es aber noch eine Reihe weiterer Anforderungen an die elektronische Archivierung, die du erfüllen musst.

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, fassen beispielsweise verschiedene Archivierungsvorschriften für Akten zusammen. 

Außerdem ist es wichtig, Dokumente revisionssicher aufzubewahren.

Wie kann ich GoBD-konform archivieren?

Die GoBD legen fest, wie die ordnungsgemäße Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten aussehen muss. 

Die Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen gelten für alle Steuerpflichtigen – also sowohl für Unternehmen als auch für Selbstständige.

Willst du GoBD-konform archivieren und dafür digitale Tools nutzen, musst du bestimmte Grundsätze beachten. 

Zum einen gilt der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit. Daneben gelten die Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung, zu denen Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen, Ordnung und Unveränderbarkeit gehören.

Was das im Einzelnen bedeutet, erklärt dir diese Liste in Kurzform:

Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: 

Für die elektronische Langzeitarchivierung ist es wichtig, dass Geschäftsvorfälle nachvollziehbar dokumentiert sind. 

Das betrifft neben den reinen Buchungen auch die Rechnungen oder Verträge, aus denen ihre Daten hervorgehen. 

Im Rahmen der Aufbewahrungsfrist müssen die entsprechenden Dokumente nachvollziehbar und überprüfbar vorliegen.

• Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit: Damit deine Buchungen nachvollziehbar sind, müssen sie klar und verständlich sein.
• Grundsatz der Fortführbarkeit: Die Buchführung muss fortlaufend und lückenlos geführt werden.
• Grundsatz der Vollständigkeit: Alle geschäftsrelevanten Vorfälle müssen erfasst werden. So ist sichergestellt, dass ein vollständiges Bild deiner wirtschaftlichen Lage entsteht.
• Grundsatz der Richtigkeit: Jede Buchung muss den tatsächlichen Geschäftsvorfällen entsprechen und sachlich richtig sein.
• Grundsatz der zeitgerechten Buchung und Aufzeichnung: Geschäftsvorfälle müssen unmittelbar nach ihrem Entstehen gebucht und aufgezeichnet werden.
• Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit: Die Buchführung muss geordnet und systematisch erfolgen, um einen schnellen Überblick zu ermöglichen.
• Grundsatz der Unveränderbarkeit: Um die Integrität der Buchführung zu gewährleisten, dürfen einmal getätigte Buchungen nicht ohne Nachweis verändert werden und nicht nachträglich verändert werden können. Veränderungen und Löschungen im Zuge elektronischer Archivierung müssen protokolliert werden.

Wie funktioniert die revisionssichere elektronische Archivierung?

Der Grundsatz der Unveränderbarkeit ist besonders relevant, wenn du die digitale Archivierung nutzt. 

Das bedeutet: 

Gespeicherte Informationen dürfen nicht nachträglich verändert werden können. 

Um die revisionssichere Archivierung sicherzustellen, nutzen viele Anbieter von Archivierungstools zum Beispiel kryptografische Methoden wie digitale Signaturen.

Dokumente sicher digital archivieren: Diese Schritte sind unverzichtbar

Beim digitalen Archivieren von Dokumenten gibt es viel zu beachten. 

Neben rechtlichen Aspekten spielen auch die Sicherheit deiner archivierten Daten und die Usability deines Archivs eine wichtige Rolle. 

Beachte dafür die folgenden Punkte:

• Wähle ein zukunftssicheres und gängiges Dateiformat wie PDF/A für die Archivierung.
• Erstelle regelmäßig Backups deiner digitalen Dokumente und speichere sie an einem sicheren Ort.
• Verwende klare und aussagekräftige Dateinamen, um Chaos im Archiv zu vermeiden.
• Nutze Archivsoftware, die deine Dokumente verschlüsselt und Zugriffsbeschränkungen bietet.
• Verwende wenn möglich klare und konsistente Metadaten, um dein Archiv leichter durchsuchen zu können.
• Führe regelmäßig einen Archiv-Check durch, um sicherzustellen, dass alle Informationen noch relevant und lesbar sind.
• Stelle sicher, dass du alle gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für deine Daten und Dokumente einhältst.
• Begrenze den Archivzugriff auf autorisierte Personen.
• Stelle sicher, dass die archivierten Daten unveränderbar sind oder Veränderungen dokumentiert werden.
• Verwende Anbieter von Archivsoftware, deren Software den Vorgaben der DSGVO entspricht.

Die 6 wichtigsten Anbieter von Archivierungssoftware

Es gibt viele Anbieter von Archivierungssoftware auf dem Markt, die dir beim sicheren und gesetzeskonformen Archivieren deiner Dokumente helfen. 

Hier sind fünf der wichtigsten Anbieter und eine Zusammenfassung ihrer Features.

Transferdata

Mit Transferdata kannst du deine Dokumente sicher und digital archivieren. 

Deine Daten werden verschlüsselt übertragen und sicher gespeichert. 

Und dank der benutzerfreundlichen Oberfläche findest du dich auf der Suche nach Dokumenten schnell im Archiv zurecht.

Features:

• revisionssichere und GoBD-konforme Cloud-Archivierung
• verschlüsselte Datenübertragung
• einfache Anbindung deiner Systeme an das digitale Archiv
• benutzerfreundliche Oberfläche
• Scandienstleistungen für analoge Archive
• 30 Tage kostenlos testen

Fileee

Bei Fileee steht die Sicherheit deiner Daten im Fokus. Die digitale Belegarchivierung des Anbieters ist GoBD- und DSGVO-konform und archiviert deine Dokumente auf Servern in Deutschland. 

Dokumente lassen sich einfach digitalisieren, im Team verwalten und nahtlos in Programme wie DATEV oder Lexoffice exportieren.

Features:

• intelligente Dokumentenerkennung
• Zusammenarbeit in Echtzeit
• deutsche Server
• geräteunabhängige Arbeit mit Dokumenten
• anpassbare Zugriffsberechtigungen
• kostenlose Testversion
• Preis: revisionssichere Version ab monatlich 9,99 € pro Nutzer

d.velop

Die Software von d.velop bietet eine umfassende Lösung für die elektronische Aufbewahrung deiner Dokumente und dein Dokumentenmanagement. 

Mit KI-basierter Dokumentenerkennung, einer App und Integrationen ermöglicht das Tool eine effiziente Organisation deiner archivierten Dokumente.

Features:

• automatisierte Erfassung und Digitalisierung deiner Dokumente
• zentrale Struktur in digitalen Akten
• Dokumente werden zentral und revisionssicher archiviert
• GoBD-konforme Archivierung
• Funktionen für die Digitalisierung deiner Prozesse
• Demo auf Anfrage
• Preis: ab 23 € pro User im Monat

Easy Archive

Easy Archive ist eine Archivierungssoftware für kleinere und mittlere Unternehmen. 

Entsprechend liegt der Fokus auf einer nahtlosen Integration in deine Systemlandschaft und auf Flexibilität und Skalierbarkeit. 

Außerdem steht die Konformität mit gesetzlichen Vorgaben im Vordergrund.

Features:

• revisionssichere, GoBD- und DSGVO-konforme Archivierung
• nachvollziehbare Archivierung durch Versionierung
• Rechte & Rollen für feingranularen Zugriff
• Cloud, Hybrid oder als On-Premises nutzbar
• unterstützt über 500 Datenformate
• Identitäts- und Zugriffsmanagement
• Preis: kostenlose Demo und individuelle Preise auf Anfrage

DocuWare

DocuWare bietet sichere Dokumentenarchivierung und befördert sowohl Papierunterlagen als auch elektronische Dokumente in dein Archiv. 

Datenerfassung und Workflow-Automatisierung. 

Die Software ist GoBD-konform und gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Features:

• Festlegen eigener Regeln für den Import
• Indexierung mit eigenen Bestandsdaten anreichern
• einfaches Verteilen von Dokumenten an Mitarbeiter
• Integration mit anderen Geschäftsanwendungen
• als Cloud-Lösung oder On-Premises nutzbar
• Preis: kostenfreie Demo und individuelle Preise auf Anfrage

Fazit: Mit den richtigen Tools gestaltest du die digitale Archivierung gesetzlich sicher

An der digitalen Archivierung führt kein Weg vorbei, wenn dein Büro papierlos werden soll. 

Damit deine Dokumentenarchivierung sämtliche gesetzlichen Vorgaben erfüllt und der Steuerprüfer in ein paar Jahren nichts zu beanstanden hat, brauchst du ein professionelles Tool für die elektronische Archivierung.

Am besten wählst du einen Anbieter, der Wert auf Datenschutz, Revisionssicherheit und die Einhaltung der GoBD legt. 

Daneben ist natürlich das Handling der Software wichtig. 

Denn wenn du deine Prozesse auch über das Dokumentenmanagement hinaus digitalisieren willst, müssen deine Tools einfach zu bedienen und mit anderen Tools kompatibel sein.

Wie sieht dein Archiv aktuell aus? 

Wie digital bewahrst du Dokumente schon auf? 

Schreib mir deine Erfahrungen oder Fragen zur digitalen Archivierung direkt in die Kommentare!

Und wenn du mehr zur Digitalisierung für Geschäftsführer und Selbstständige erfahren willst, wirst du in der entsprechenden Kategorie bei Digital Affin fündig.