Prozesse dokumentieren - Der Schlüssel zur Optimierung deiner Geschäftsabläufe

Prozessdokumentation ist ein entscheidendes Instrument zur Steigerung der Effizienz und Qualität von Zusammenarbeit in Unternehmen. In diesem Blogartikel werden wir die Vorteile der Prozessdokumentation erläutern und zeigen, wie sie dazu beiträgt, Arbeitsabläufe zu optimieren und den Geschäftserfolg zu fördern.

Was ist Prozessdokumentation?

Prozessdokumentation ist ein systematischer Ansatz zur Erfassung, Darstellung und Analyse von Geschäftsprozessen innerhalb einer Organisation.

Ziel ist es, die Abläufe, Verantwortlichkeiten und Zusammenhänge von Aufgaben und Aktivitäten in einem Unternehmen oder einer Organisation zu verdeutlichen, um eine bessere Effizienz, Transparenz und Qualität der Arbeitsabläufe zu erreichen, sodass jeder Mitarbeiter die beschriebenen Prozesse oder Aufgaben nachvollziehen bzw. nachmachen kann.

Warum ist Prozessdokumentation wichtig?

Das Dokumentieren von Prozessen dient als wichtige Informationsbasis für weiteres Vorgehen:

• Prozessoptimierung
• Prozessmanagement
• Audits und Zertifizierungen
• interne und externe Kommunikation
• Verteilung von Aufgaben, Verantwortung, Schnittstellen, Methoden und Tools
• Onboarding, Weiterbildung und Qualifizierung von Mitarbeitern und Führungskräften

Welche Vorteile bietet das Dokumentieren von Prozessen?

Prozesse zu dokumentieren macht viele Geschäftsprozesse und Aufgaben einfacher, schneller und effektiver. Das wirkt sich in folgenden Vorteilen aus:

• Qualitätssicherung durch klare Richtlinien und Standards für einheitliche Aufgaben und Aktivitäten
• Transparenz in der Kommunikation zwischen Abteilungen und Mitarbeitern
• Besseres Verständnis für Verantwortlichkeiten und Erwartungen durch transparente und effektive Zusammenarbeit
• Hilfreiche Ressource für Schulungen und Onboarding-Prozesse
• Identifizierung und Analyse von Risiken bestimmter Prozesse aus denen Maßnahmen zur Minderung oder Beseitigung abgeleitet werden können
• Wissenstransfer von erfahrenen Mitarbeitern
• Nachweis über ordnungsgemäße Dokumentation, Überwachung und Kontrolle für eventuelle gesetzliche und regulatorische Anforderungen

Prozesse dokumentieren: Wie funktioniert das?

Eine umfangreiche Prozessdokumentation umfasst:

1. Prozessbeschreibung: Eine schriftliche Darstellung der Abläufe, die eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Aktivitäten, Rollen, Verantwortlichkeiten und Ressourcen beinhaltet.
2. Prozessflussdiagramm: Eine visuelle Darstellung der Prozessabläufe, die den Ablauf der Aktivitäten, Entscheidungspunkte und Rollen zeigt.
3. Prozesskennzahlen: Quantitative Indikatoren, die dazu verwendet werden, die Leistung eines Prozesses im Laufe der Zeit zu messen und zu analysieren.
4. Prozessanweisungen: Detaillierte Anleitungen und Richtlinien für die Durchführung von Aufgaben und Aktivitäten innerhalb eines Prozesses.

Doch nicht für alle Prozesse ist eine so umfangreiche Dokumentation in einem Flussdiagramm nötig. Für kleine Anleitungen oder Ähnliches reichen oft auch kurze Bildschirmaufnahmen, in denen die Aufgabe Schritt für Schritt gezeigt und erklärt wird. 

Welche Tools kann man zum Prozesse dokumentieren nutzen?

Tools zum Prozesse dokumentieren gibt es einige. Was du für welche Prozesse nutzt, hängt ganz vom Prozess bzw. der Aufgabe ab. 

Schritt-für-Schritt/How-to Guide Software

Schritt-für-Schritt-Guides geben dir die Möglichkeit, Best-Practices von praktischen, operativen Prozessen und Arbeitsabläufen genau zu dokumentieren. Dies ist besonders hilfreich beim Onboarding neuer oder der Schulung bestehender Mitarbeiter. 

Diagramm-Tools

Spezialisierte Diagramm-Tools bieten eine riesige Auswahl an verschiedensten Diagramm-Typen, aus denen für deinen Anwendungsbereich passende heraussuchen und nutzen kannst. Für das Dokumentieren von Prozessen, vor allem für organisatorische und strategische Geschäftsprozesse, eignen sich Flussdiagramme besonders gut. 

Bildschirmaufnahmeprogramme

Mit Bildschirmaufnahmeprogrammen kannst du während du einen Prozess ausführst direkt aufnehmen, wie welches Feature oder Software funktioniert. Diese Aufnahmen kannst du in Schritt-für-Schritt-Guides einbinden, an ein Whiteboard heften oder als Referenzressource im Onboarding neuer Mitarbeiter oder für Schulungen verwenden.

Digitale Whiteboard-Tools

Auf digitalen Whiteboard-Tools lassen sich Diagramme, Videos und Guides zusammenführen. Du kannst in Whiteboard-Tools auch selbst Diagramme und Schritt-für-Schritt Anleitungen erstellen, spezialisierte Softwares sind aber schneller und einfacher.

Anbieter von Softwares zu Dokumentieren von Prozessen

Lucidchart

Lucidchart ist eine Software, mit der du Diagramme erstellen kannst, um komplexe Sachverhalte und Ideen zu visualisieren und eignet sich daher sehr gut, um Prozesse zu dokumentieren.

Features:

• funktioniert auf Windows, Mac und Linux
• cloudbasierte Plattform
• Echtzeit-Kollaboration
• integrierter Chat mit formspezifischen Kommentaren
• Datenverknüpfungen für mehr Kontext
• Integrationen mit G Suite, Microsoft Office, Slack und mehr

Kosten:

Brauchst du nur drei bearbeitungsfähige Dokumente, kannst du Lucidchart kostenlos nutzen. Brauchst du mehr, beginnen die Preise für Einzelpersonen bei 8,00 € pro Monat, für Teams 9,00 € pro Nutzer. Eine Version für große Unternehmen, sowie eine kombiniertes Angebot von Lucidchart und Lucidspark gibt es auf Anfrage.

Process Street

Mit Process Street verwaltest du die wiederkehrenden Aufgaben in deinem Team. Und das ganz ohne Coden zu müssen.

Features:

• Workflows für wiederkehrenden Aufgaben in Kooperation erstellen
• Teams erstellen und diesen Workflows zuordnen
• Keyboard Shortcuts and Drag & Drop Editor
• Bedingungslogik für dynamische Workflows
• Single- oder Multi-Stage Approval 
• Integrationen mit über 3000 Apps
• Activity Feed

Kosten:

Process Street kannst du 14 Tage kostenlos testen. Danach hast du die Auswahl zwischen dem Startup-Paket (100 $/Monat), dem Pro Paket (Start bei 415 $/Monat) und dem Enterprise Paket (startet bei 1.660 $/Monat).

Tango

Mit Tango kannst du Schritt für Schritt Anleitungen erstellen und das für jede Webseite, SaaS App oder Desktop Software.

Features:

• Echtzeitaufnahme-Panel mit on-the-fly Editing (aufgenommene Screenshots löschen, sensitive Informationen blurren, pausieren, usw.)
• Auto Zoom
• Pfeile, Kreise und Texte zum Highlights setzen
• Bildgröße ändern und zuschneiden
• Custom Branding

Kosten:

Für bis zu 25 Nutzer ist Tango kostenlos, allerdings ist nur die Workflowaufnahme im Browser möglich. 

Die Preise starten bei 16 $ pro Nutzer pro Monat. Auf Anfrage ist ein individuelles Angebot erhältlich.

Screen Studio

Mit Screen Studio erstellst du Bildschirmaufnahmen in wenigen Minuten. Für die Mac-Software werden keine Editing Skills vorausgesetzt.

Features:

• sanfte Cursorbewegung
• Zoomen und Mausklicks verfolgen
• filmische Bewegungsunschärfe
• Rahmen und Wallpaper
• Layout und Cursor des iPhone Simulator ändern
• Selfie-Kamera Support
• automatische Größenanpassung

Kosten:

Screen Studio kostet für ein Endgerät einmalig 89 $. Für mehrere Geräte oder kleine Teams kostet die Software 189 $. Hast du ein Team mit mehr als drei Personen, kannst du den Anbieter für ein individuelles Angebot kontaktieren.

Scribe

Scribe erstellt automatisch How-to Guides während du die Aufgaben machst. 

Features:

• funktioniert in Chrome und Edge, sowie Desktop Apps
• automatische Leitfadenerstellung mit Screenshots, Anweisungen und Klicks
• Bearbeitungen und Anpassungen hinzufügen (sensitive Informationen blurren, Textanmerkungen hinzufügen, Branding und mehr)
• Export als PDF, in existierende Tools und Wikis, in Confluence, in ein HTML- oder Markdown-Dokument
• per Link teilen

Kosten:

Scribe ist für Einzelpersonen kostenlos. Hast du ein Team, beginnen die Preise bei 15 $ pro Nutzer pro Monat. Teams unter 5 Nutzern zahlen 29 $ pro Nutzer pro Monat. Zahlst du jährlich, sparst du 20 %.

Eine Enterprise Version ist auf Anfrage erhältlich.

Minerva

Mit Minerva kannst du Schritt-für-Schritt Anleitungen und Guides in Videoform, Textguides oder In-App Guides mit Hilfe von AI erstellen.

Features:

• On-Screen, interaktive Schritt-für-Schritt Beschreibungen
• einbettbare FAQ-Seiten mit Bildschirmfotos
• KI-generierte Demo-Videos
• Texte bearbeiten, vertrauliche Informationen aus Screenshots entfernen und festlegen, wer auf deine Leitfäden zugreifen darf
• Guides in Support-Dokumente oder FAQ-Seiten einbinden oder als Link weitergeben
• mit Kunden und deinem Team an einem Ort Anleitungen organisieren, kuratieren und erstellen für eine gemeinsame Wissensdatenbank

Kosten:

Erstellst du nur 3 private Guides, kannst du Minerva kostenlos nutzen. Für mehr Guides beginnen die Kosten bei 124 $ pro Monat (99 $ bei jährlicher Zahlung). Eine Enterprise Version ist auf Anfrage erhältlich.

Edraw

Mit den Softwares Edraw erstellst du mit deinem Team Diagramme um Ideen zu entwickeln und zu visualisieren. Das Diagrammerstellungstool Edraw Max eignet sich daher auch, um Prozesse z. B. in Flowcharts zu dokumentieren.

Features:

• über 280 Diagrammtypen
• große Auswahl an Vorlagen und Symbolen
• Visio-Dateien ex- und importieren
• Export als PDF-, Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei

Kosten:

Die Programme von Edraw gibt es sowohl für Einzelnutzer, Teams & Unternehmen als auch für Bildungseinrichtungen mit variierenden Preisen für Lizenzen auf Lebenszeit und monatliche Abos.

Miraminds

FlowShare von Miraminds ist kein traditionelles Prozess-Dokumenten-Tool. Es läuft ständig im Hintergrund, dokumentiert jeden Schritt und jede Aktion, die vorgenommen wird und erstellt ein gebrandetes Prozesshandbuch.

Features:

• Vorlagen
• automatisierte Textbeschreibungen
• Editor (Highlights setzen, One-Click-Image Editing, Branded/Custom Mauszeiger)
• Massenbearbeitung (Bilder blurren zum verstecken sensitiver Daten, Markups, Text editieren)
• als PDF, PPTX, DOCX, HTML oder PNG teilen
• automatische Branding mit Unternehmenslogo, Schriftarten und Farben

Kosten:

Die Preise für FlowShare beginnen bei 38 $ pro Monat pro Workspace für 3 Personen. Eine Einzellizenz kostet 45 $ pro Monat. Zahlst du jährlich, sparst du 15 %.

Eine Enterprise Version ist auf Anfrage erhältlich.

Microsoft Visio

Microsoft Visio aus der Microsoft 365-Suite ist eines der bekanntesten Diagrammerstellungstools. 

Features:

• Zusammenarbeit in Echtzeit
• nahtlose Integration mit anderen Programmen der Microsoft 365-Suite
• barrierefrei (hohe Kontraste, Sprachausgabe und mehr)
• cloudbasiert
• Web-Anwendung und Desktop App
• automatische Organigramme aus Excel Exchange oder Azure Active Directory

Kosten:

Die Kosten für Microsoft Visio liegen bei 4,70 € pro Monat und Benutzer für die Web-App und 14,00 € für die Desktop-Anwendung. Alternativ ist Visio auch in Microsoft-365 Abonnements enthalten.

Creately

Creately ist eine Plattform für die Visualisierung von Brainstorming, Planung, Ausführung und Wissenserfassung und daher auch bestens geeignet, um Prozesse zu dokumentieren. 

Features:

• Daten und Notizen mit visuellen elementen Verknüpfen
• Daten und Elemente von mehreren Plattformen einbringen, die normalerweise nicht miteinander verbunden sind
• Aufgaben zuweisen
• Workflows mit mehreren Mitgliedern erstellen und Verantwortlichkeiten zuweisen

Kosten:

Drei Creately-Leinwände sind kostenlos. Möchtest du mehr erstellen, zahlst du als Einzelperson oder kleines Team 5 $ pro Nutzer pro Monat und als größeres Team mit unbegrenzt vielen Nutzern 89 $ pro Monat. Eine Enterprise Version gibt es auf Anfrage.

Fazit - Effizientere, effektivere Zusammenarbeit durch das Dokumentieren von Prozessen

Prozessdokumentation trägt dazu bei, deine Organisation effizienter, effektiver und widerstandsfähiger gegenüber internen und externen Veränderungen zu gestalten.

Die Methode kann in verschiedenen Branchen und Organisationen eingesetzt werden, um betriebliche Abläufe zu optimieren, Qualitätsmanagement einzuführen, Mitarbeiter einzuarbeiten oder auch zur Erfüllung regulatorischer Anforderungen beizutragen.

Wie dokumentierst du in deinem Unternehmen Prozesse? Welche Tools nutzt du und Erfahrungen hast du dabei gemacht? Schreibe gerne einen Kommentar und stoße eine interessante Unterhaltung an, die auch anderen Lesern weiterhilft.

Möchtest du mehr zum richtigen Einsatz von digitalen Tools für Geschäftsführer, Handwerker und Selbstständige wissen? Dann schau gerne bei unserem Blog Digital-Affin vorbei.