Die Vorteile einer Audit Software für mehr Effizienz

Die Durchführung von Audits kann sehr zeitaufwendig und komplex sein. Besonders, wenn es um die Dokumentation und Verwaltung der Ergebnisse geht. Und doch müssen sie regelmäßig durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass Unternehmenspraktiken, -prozesse, -finanzen und dergleichen relevanten Standards und Vorschriften entsprechen.

Eine Lösung dafür ist die Verwendung von Audit Software, die Unternehmen bei der Durchführung von Audits unterstützt und dabei hilft, effektivere und effizientere Audit-Prozesse zu implementieren.

Was ist eine Audit Software?

Audit Software hilft dir bei der Durchführung von Audits, also formellen Überprüfungen von Organisationen, Prozessen oder Dienstleistungen. So stellst du sicher, dass diese den relevanten Standards, Vorschriften, Gesetzen oder internen Richtlinien entsprechen.

Audits können durch interne oder externe Auditoren durchgeführt werden und können auf verschiedene Bereiche abzielen, wie z. B. Compliance, Qualität, Umwelt, Informationssicherheit oder Finanzen. Ziel eines Audits ist es, Abweichungen von den Standards aufzudecken und Empfehlungen für Verbesserungen zu geben, um die Effektivität, Effizienz und die Einhaltung von Vorschriften zu fördern.

Arten von Audit Software

Es gibt viele verschiedene Arten von Audit Management Software. Wie eben schon erwähnt, kommt es erstens darauf an, ob der Audit intern oder extern durchgeführt wird. Zweitens gibt es branchenspezifische bzw. bereichsspezifische Softwares.

Interne Audit Software

Interne Audit-Software wird von Unternehmen intern verwendet, um die eigenen Prozesse und Systeme zu überprüfen. Unternehmensinterne, speziell geschulte Auditoren führen diese internen Audits durch. Die interne Audit-Software hilft den Auditoren, die Audits effizienter durchzuführen und die Ergebnisse zu dokumentieren.

Externe Audit Software

Externe Audit-Software hingegen wird von unternehmensexternen Auditoren verwendet, die von einer unabhängigen Prüfstelle oder einer Regulierungsbehörde den Auftrag bekommen haben, ein Unternehmen zu überprüfen. Die externe Audit-Software hilft den Auditoren, das Unternehmen zu überprüfen und Abweichungen von den relevanten Standards oder Vorschriften zu identifizieren. Die Ergebnisse des externen Audits werden normalerweise an die Regulierungsbehörde oder die Aufsichtsbehörde gemeldet.

Branchen- bzw- Bereichsspezifische Audit Software

Verschiedene Unternehmensbereiche bzw. -Branchen erfordern spezialisierte Audits. Es gibt sowohl Software für Bereiche wie Compliance, Qualitätsmanagement, Umwelt, Finanzen, IT, sowie Software für spezifische Branchen z.B. Medizin, Finanzdienstleistungen, Öl- und Gasindustrie, Luftfahrt und mehr.

Die am Ende des Artikel vorgestellten Anbieter haben oftmals vorgefertigte Templates für die jeweiligen Bereiche und Branchen.

Merkmale und Faktoren einer guten Audit Software, auf die du bei der Auswahl achten solltest

1. Benutzerfreundlichkeit: Die Software muss einfach zu bedienen und intuitiv sein, um die Einarbeitung, Nutzung und Anwendung durch die Auditoren zu erleichtern.
2. Anpassbarkeit: Die Software sollte an die spezifischen Anforderungen des Audit-Verfahrens anpassbar sein, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen des Unternehmens oder der Branche entspricht.
3. Integration mit anderen Tools: Für eine effiziente Durchführung von Audits sollte die Software sich nahtlos in andere Systeme und Plattformen integrieren lassen.
4. Reporting: Die Software sollte in der Lage sein, detaillierte Berichte über Audit-Ergebnisse und Empfehlungen zu generieren, die einfach zu verstehen und zu kommunizieren sind.
5. Automatisierung: Um die Effizienz und Genauigkeit von Audits zu verbessern, sollte die Software in der Lage sein, automatisierte Prozesse anzubieten.
6. Mobilität: Die Software sollte mobilfreundlich sein, um eine einfache Durchführung von Audits von verschiedenen Standorten aus zu ermöglichen.
7. Sicherheit und Datenschutz: Um sicherzustellen, dass die Audit-Daten sicher und geschützt sind. sollte die Software verlässliche Sicherheitsfunktionen bieten.
8. Kosten: Die Kosten für die Audit-Software sollten in Relation zu den Vorteilen und Funktionen stehen, die sie bietet.
9. Zuverlässigkeit: Damit Auditoren die Software effektiv nutzen können und die Audit-Daten nicht verloren gehen, sollte die Audit-Software zuverlässig und stabil sein.
10. Zukunftssicherheit: Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Audit-Software zukunftssicher ist und dass sie sich an sich ändernde Anforderungen und Technologien anpassen kann.

Vorteile einer Audit Software

Software-Audits durchzuführen spart Zeit und ist effizient, da mit Hilfe von Audit Management Software spezifische Workflows, Standards und Verfahren konsistent überprüft und verwaltet werden können. Weitere Vorteile sind:

• Genauigkeit
• Konsistenz
• Kostenersparnis
• Dokumentation
• Verbesserung der Audit-Qualität
• Risikominderung
• Datenintegrität
• Zeitersparnis

Tipps zur Implementierung einer Audit Software

Hast du eine passende Auditmanagement Software gefunden, gibt es trotzdem noch ein paar Punkte zu beachten:

• Planung und Vorbereitung
• Schulung der Mitarbeiter
• Testphase und Optimierung
• Kontinuierliche Verbesserung

Anbieter von Top Audit Software

Im Folgenden möchte ich dir einige Audit Software Anbieter vorstellen, die ich bei meiner Recherche zum Thema gefunden habe.

Lumiform

Lumiform ist eine Inspektions- und Audit-App. Die Software beschreibt sich selbst als “Fomularbaukasten”.

Features: 

• 12.000+ gebrauchsfertige Vorlagen und Checklisten
• API
• Mobile App
• Offline Funktionalität
• Benachrichtigungen
• Ergebnisse, Analysen & Reports
• Rechte- & Rollenmanagement
• SSO

Kosten:

Bist du dir unsicher, kannst du Lumiform zuerst kostenlos testen. Danach hast du die Auswahl zwischen dem kostenlosen, aber eingeschränkten Starter Paket, dem Pro Paket (20 €/Nutzer/Monat) und dem Enterprise Paket mit individueller Preisgestaltung. Bei jährlicher Zahlung sparst du 20%.

firstaudit

firstaudit ist eine Plattform für Inspektion, Dokumentation, SOP und Maßnahmenmanagement. 

Features: 

• digitale Checklisten, Dokumentationsvorlagen und Prozesse erstellen
• mobile Audits (iOS, Windows, Android)
• Auswertung und Export
• API
• Offline voll einsatzfähig

Kosten:

firstaudit kannst du 30 Tage lang kostenlos testen. Danach beginnen die Preise bei 29 € im Monat. Auf Anfrage gibt es eine individuelle Enterprise Version.

iAuditor

iAuditor von Safetyculture ist eine Plattform für Inspektionen, Problemerfassung und Korrekturmaßnahmen. Alle Elemente deines Betriebs können digital erfasst werden. 

Features: 

• schnelle und einfache Erstellung von Checklisten und intelligenten Formularen
• Drag-and-Drop-Vorlagenverwaltung
• Folgeaufgaben mit Prioritätsstufen
• Berichte einfach teilen
• Beobachtungen, Gefahren, Beinaheunfälle und mehr direkt aus der App oder per QR-Code melden
• Integrationen mit Tableau, PowerBI, SAP und mehr
• Sensoren und Wetterdaten in Echtzeit überwachen 

Kosten:

Für bis zu 10 Nutzer ist iAuditor kostenlos. Das Premium Paket kostet 24 $ pro Nutzer pro Monat, bei jährlicher Abrechnung sparst du 20%. Es gibt auf Anfrage eine Enterprise Version. 

Trackmedium

Trackmedium ist eine cloudbasierte QMS-Software mit eingebauter Audit Management Funktion.

Features: 

• standardisierte Audit-Vorlagen einrichten
• Zentralisierung von Audit-Daten
• anpassbare Audit-Berichte
• Handy- und Tablet-freundlich
• anpassungsfähig

Kosten:

Die Kosten für Trackmedium beginnen bei 625 $ pro Monat. 

Dilligent

Dilligent ist eine Governance-, Risk- und Compliance-Plattform mit eingebauten Features für Audits.  

Features: 

• standardisierte Vorlagen und Workflows
• wiederverwendbaren Risiko- und Kontrollmatrizen
• Bibliothek abgeschlossener Prüfungen, Vorlagen und Matrizen
• Offline- und Vor-Ort-Aktivitäten unter Verwendung von mobilen Apps
• Testen operativer Kontrollprozesse wie P2P, SoD, Gehaltsabrechnung, Hauptbuchanalyse, AP-Analyse, Verwaltung von Anlagevermögen, Zugriffskontrolle, SOX und AML automatisieren
• Echtzeit-KPIs und KRIs zur Leistungs- und Risikoüberwachung

Kosten:

Die Preise für Diligent sind nicht öffentlich einsehbar und auf Anfrage zu erhalten.

StandardFusion

StandardFusion ist eine ganze Suite von Auditing-Produkten für die Informationssicherheit. Die Software stellt sicher, dass alle GRC-Anforderungen erfüllt werden.

Features: 

• Zuweisung von Risiken an bestimmte Personen oder benutzerdefinierte Gruppen
• unbegrenzte Kombinationen von Gruppen zur Anpassung an die Bedürfnisse der Organisation
• benutzerdefinierte oder vorgefertigte Fragebögen zur Einhaltung der Vorschriften
• Einhaltung der Vorschriften durch Lieferanten mit Fragebögen prüfen
• vollständig anpassbare Fragebögen mit Kopfzeilen, Text, Multiple Choice, Mehrfachauswahl und Fälligkeitsoptionen

Kosten:

Die Kosten für StandardFusion sind individuell. Auf Anfrage erhältst du dein persönliches Angebot, sowie eine Testdemo.

TogetherSecure

HitGuard von TogetherSecure ist eine GRC-Plattform, mit der du auch Audits durchführen kannst. Die Plattform bietet Module für Risikomanagement, Datenschutz, interne Kontrollsysteme, Compliance Management und Audits.

Features: 

• Prüffragenkataloge aus HITGuards Wissensdatenbanken
• Dokumentation von Prüfungsergebnissen externer Berichterstatter
• Auswertung der Auditergebnisse anhand von KPIs und Auditberichten
• Tool zum Self-Assessment
• Audit Cluster für verschiedene Organisationseinheiten
• Auditkalender
• interne und externe Audits

Kosten:

HitGuard kannst du 30 Tage lang kostenlos testen. Die Preise erhältst du auf Anfrage beim Anbieter. 

Certainty

Mit Certainty kannst du Inspektionen auf Enterprise-Level durchführen. Die Software bietet Funktionen für Sicherheitsinspektionen, Lieferkettenmanagement, ESG Assessments und Audits.

Features: 

• Audits und Inspektionen im Kalender planen
• Fotos, Dokumente und mehr anhängen
• Rollen- & Rechtemanagement
• SSO
• Erstellen und Delegieren von Aktionsworkflows
• Dashboards, Analysen und Microsoft PowerBI Business Intelligence-Berichte

Kosten:

14 Tage kannst du Certainty kostenlos testen. Danach kostet die Software 18 $ pro Nutzer pro Monat. Eine Enterprise Version ist auf Anfrage ebenfalls verfügbar. 

Essential ERM

Essential ERM von Tracker Networks ist eine cloudbasierte Enterprise Risk Management Software. 

Features: 

• Reporting mit Heatmaps und Trends
• Training & Support
• Risk Portfolios
• Risk Voting
• Key Risk Indicators
• SSO

Kosten:

Die Preise für Essential ERM beginnen bei 299 $ pro Monat. Auf Nachfrage gibt es ein Pro- und Enterprise-Paket, deren Preise individuell sind.

IMS-Audit

IMS-Audit ist eine Auditverwaltungssoftware mit Funktionen zur effektiven Steuerung von Maßnahmen für kontinuierliche Verbesserungen.

Features: 

• universell einsetzbar für Umwelt-, Qualitätsmanagement-, Arbeitsschutz-,Energiemanagement-Audits und mehr
• auf spanisch, deutsch und englisch verfügbar
• IMS-Auditansichten
• Risikobewertung
• vorgefertigte und individuelle Fragenkataloge
• Auditzeitplan
• Eskalationsmanagement für Maßnahmen
• mandantenfähig
• datenbankabgleich
• Rollen- & Rechtemanagement

Kosten:

IMS-Audit LITE kannst du dir kostenlos mit nur einem Klick herunterladen. Die Pro Version gibt es in Lizenzform mit einer Einmalzahlung zu erwerben. Das IMS-Audit-Supportpaket kostet 95 € pro Jahr und Lizenz.

CAQ

Mit QAM von CAQ kannst du Audits planen, durchführen und Maßnahmen steuern. 

Features: 

• Erstellung von detaillierter, prozessbezogener Bedarfsplanung
• Auditmatrix für Soll- / Ist-Abgleich
• Layered Process Audits (LPA)
• vorgefertigte und normierte, sowie individuelle Fragenkataloge erstellen
• mobile Offline-Auditbearbeitung per Smartphone oder Tablet
• prozess-, produkt- oder verfahrensorientierter Aufbau zur Durchführung von Systemaudits, Prozessaudits und Produktaudits
• Schnittstelle mit OpenAPI-Spezifikation

Kosten:

Die Kosten für QAM erfährst du auf Anfrage beim Anbieter. 

testify

Mit testify kannst du Audits ohne Zettelwirtschaft planen, durchführen, dokumentieren und auswerten. 

Features: 

• intuitiver Checklisten-Designer
• automatische Berichterstellung des Audit-Rundganges
• vielfältige Checktypen wie Fotodokumentation, Multiple Choice uvm. inkl. Scoring Funktion
• Echtzeitauswertung
• mobil und offline einsetzbar
• integrierte Dashboards für Analytics und Reporting
• definierbares Scoring-System
• Revisionssicherheit

Kosten:

Die Kosten für testify erfährst du auf Anfrage beim Anbieter.

Fazit - Effiziente, genaue und konsistente Audits mit Audit Software

Die Verwendung von Audit-Software hat zahlreiche Vorteile für Unternehmen, insbesondere in Bezug auf die Effizienz, Genauigkeit und Konsistenz von Audits. 

Durch die Automatisierung von Prozessen und die Bereitstellung von leistungsstarken Funktionen können Unternehmen effektivere und effizientere Audit-Verfahren implementieren und sicherstellen, dass sie den relevanten Standards und Vorschriften entsprechen. 

Hast du in deinem Unternehmen bereits Audits durchgeführt? Welche Erfahrungen hast du dabei gemacht? Schreibe gerne einen Kommentar und stoße eine interessante Unterhaltung an, die auch anderen Lesern weiterhilft.

Möchtest du mehr zum richtigen Einsatz von digitalen Tools für Geschäftsführer wissen? Dann schau gerne bei unserem Blog Digital-Affin vorbei.