Virtual Workplace: Ein virtuelles Office für dein Team

Virtual Workplace: Ein virtuelles Office für dein Team

Dein Projektmanager arbeitet auf einer Hängematte in Costa Rica, während dein Grafikdesigner vor dem thailändischen Dschungel auf den Laptop schaut.

Vor fünfzig Jahren unvorstellbar, heute ist das eine gängige Praxis.

Immer mehr Menschen suchen nach Arbeitsstellen in Remote-Unternehmen, und diese werden immer populärer.

Doch wie kannst du dein Unternehmen am effektivsten organisieren? Wie kann dein Team “across the world” von den Vorteilen der Fernarbeit profitieren und sich gleichzeitig gegen die möglichen Gefahren wappnen? Ich zeige es dir und gebe dir einen Überblick über passende Virtual Workplace Software!


Einsamkeit und Unproduktivität – das Teamgefühl fehlt

Wir verwenden täglich ein Dutzend Tools für Projektmanagement, Aufgaben, Kommunikation, Ziele, Metriken und mehr. Wir verbessern Prozesse und Arbeitseffizienz, aber ... fehlt uns nicht etwas?

Am Ende sind es Menschen, die das Team bilden.

Und gute Teams entstehen, wenn sich die Mitarbeiter kennen und miteinander kommunizieren.

Dies ist besonders in einer Remote-Umgebung eine Herausforderung. Viele starten einen neuen Job und arbeiten von Anfang an von Zuhause, ohne die neuen Kollegen je gesehen zu haben.

Die COVID-19-Pandemie dürfte auch nach der Krise zu einer stetigen Zunahme der Fernarbeit führen.

Dein Team braucht ein Ziel, Zusammenhalt und ein klares Miteinander, um erfolgreich und ergebnisorientiert arbeiten zu können.

Was ohne physischen Büro schief laufen kann

Arbeit im Büro fördert die Unternehmenskultur und das Teamgefühl, ermöglicht spontane Interaktionen zwischen den Kollegen und vieles mehr, was mit einem Remote-Team häufig verloren geht.

Aber nicht nur die Kommunikation kann eine Herausforderung darstellen, sondern auch die Leistungsbeurteilung sowie das Ressourcenmanagement. Diese werden durch die Distanz erschwert. Die Folgen davon sind unter anderem:

  • Remote Mitarbeiter fühlen sich einsam und isoliert
  • Man spürt den Druck, immer erreichbar sein zu müssen
  • Trennung zwischen Privat- und Berufsleben ist schwerer einzuhalten
  • Eine Teamkultur und ein Gemeinschaftsgefühl entstehen nur schwer
  • Durch eine Vielzahl einzelner Remote Working Softwares und Tools verliert man schnell die Übersicht
Virtual Workplace Probleme Herausforderungen

Es ist psychologisch erwiesen, dass Menschen Teil einer Gruppe oder Gemeinschaft sein wollen und dass das Zugehörigkeitsgefühl sie motiviert.

Wenn wir im Büro arbeiten, haben wir eher dieses Gefühl, aber es kann schnell verschwinden, wenn wir von zu Hause arbeiten.

Infolgedessen können die Arbeitsmotivation und Effizienz sinken und die Mitarbeiter unzufriedener.

Gibt es eine Lösung dafür? Ja!

Sie nennt sich Virtual Workplace und bedeutet nichts anderes als ein digitales Büro, welches täglich von Arbeitsteams genutzt wird.

Mit einer Virtual Workplace Software schaffst du einen virtuellen Raum, wo die Ziele und Werte deines Unternehmens sowie eure gemeinsame Mission, Vision und Grundwerte stets präsent bleiben.

Zitat Remote Work Virtual Workplace

Eine Abwandlung vom Virtual Workplace sind unterschiedliche Kommunikationsplattformen, wie Slack oder Microsoft Teams sowie Social Intranet Lösungen.

Mehr zu Social Intranet Lösungen haben wir auf Digital Affin schon geschrieben. In diesem Artikel geht es weiter mit spezialisierter Virtual Workplace Software.

Was ist ein Virtual Workplace?

Virtual Workplace - ein virtueller Arbeitsplatz - ist eine Software, in welcher Mitarbeiter sich wie in einem klassischen Büro täglich treffen und gemeinsam arbeiten können - nur eben digital. Es ermöglicht den Remote-Mitarbeitern, sich an jedem beliebigen Standort zu befinden und gleichzeitig effektiv mit ihren Kollegen zusammenzuarbeiten.

Remote-Arbeit ist nicht neu. 

Auch Unternehmen, die noch über ein klassisches Büro verfügen, nutzen mehrere Remote-Tools, um ihre Arbeitsprozesse zu erleichtern. 

Du kennst das sicherlich. Du läufst nicht mehr jedes mal zu einem anderen Bürozimmer, wenn du einem Kollegen etwas mitteilen möchtest - dies geht einfach per Nachricht im Chat.

Auch die Projektplanung wird heute meistens digital erfasst und nicht auf einem A3-Papier gezeichnet. Dafür gibt es bereits mehrere Kommunikation-, Team-Management- und HR Personal-Softwares sowie Strategie- und Collaboration Tools.

Was ist denn an dem Virtual Workplace neu?

Mit einem Virtual Workplace hast du alle Arbeitsprozesse an einem Ort zusammen und gewinnst das Gefühl eines echten Büros!

Du musst nicht mehr ein Dutzend Programme und Browserfenster öffnen, deine Arbeitsdokumente auf mehreren Servern speichern und diese durch Sharing-Plattformen mit deinen Kollegen teilen. Stattdessen läuft alles zusammen über eine Software, mit derer Hilfe du mit deinen Mitarbeitern in Echtzeit produktiv zusammenarbeiten kannst - ganz wie an einem üblichen Arbeitsplatz.

Die dynamische Teamarbeit, der Kollegenzusammenhalt, die Unternehmenskultur sowie eine gemeinsame strategische Vision kehren spürbar zurück bzw. gehen erst gar nicht verloren. Und das ohne dass du dafür auf ein konventionelles Büro zurückgreifen musst.

Und so funktioniert es:

  1. Wähle einen Virtual-Workplace-Anbieter, der deinen Ansprüchen am besten gerecht wird. Unten präsentieren wir dir unsere Top 11!
  2. Erstelle ein Konto für dein Unternehmen und richte dein virtuelles Büro ein. Konfiguriere die Flächen und Funktionen, z.B. für Videokonferenzen oder Kaffee-Breaks - ja, das geht alles!
  3. Melde deine Mitarbeiter an und lade sie zu ihrem neuen virtuellen Arbeitsplatz ein.
  4. Probiere gemeinsam mit deinem Team unterschiedliche Tools aus, z.B.: gleichzeitiges Arbeiten an einem Dokument, Brainstorming in einem Whiteboard oder Smalltalk in einer virtuellen Lobby.
  5. Passe die Funktionen an, um den gemeinsamen Arbeitsplatz immer bequemer zu gestalten.

Vorteile:

  • Der persönliche Kontakt und das Teamgefühl bleiben erhalten (Kaffeemaschine treffen / Smalltalk / Live Chat)
  • “Büro-Rituale” z.B. Tasse Kaffee an der Kaffeemaschine
  • Alle Organisationsprozesse an einem Ort (nicht nur gemeinsames Arbeiten, sondern auch z.B. Urlaubsplanung, Schwarzes Brett, Umfragen und vieles mehr)
  • Steigert die Motivation und Produktivität des Teams
  • Besseres Employer Branding (durch attraktives Arbeitsumfeld)
  • Die Unternehmensstrategie und die Vision bleiben stets vor Augen
  • Kein Papierkram mehr: alle Dokumente und Personalakten werden digital verwaltet
  • Mitarbeiter Onboarding klappt schneller und bequemer
  • Lebendige Teamkultur durch Spiele und Live-Aktivitäten
Probleme Home Office Arbeiten

Nach diesen Kriterien solltest du dich bei der Auswahl der richtigen Software richten:

  • Datenschutz & Datensicherheit
  • Preis-Leistung-Verhältnis
  • Benutzerfreundlichkeit
  • Flexibilität in der Geräte- und Browserauswahl
  • Multifunktionalität
  • Nötige Kommunikationswege (Chat, Video, Telefonie)
  • Teamarbeit- und Projektmanagement-Tools
  • Eingebauter Cloud, für schnellen Zugriff auf die Dokumente bzw. Kopplung mit den bereits benutzten (z.B. Google Drive)

Weitere Best Practices für Remote-Arbeit findest du in unseren Artikeln über Videokonferenz / Remote Meeting, Online Whiteboard Tools und digitales Onboarding.

Diese 10 Anbieter machen die neue virtuelle Arbeitswelt möglich!

Orbital

Orbital Chat audio only spatial Chat Office Loesung

Die britische Software Orbital stellt eine Browser-basierte “Team-Galaxie” dar, die in unterschiedliche Ebenen nach Teams oder Projekte aufgebaut werden kann und sich somit perfekt für große Unternehmen mit mehreren Mitarbeiter-Netzen eignet.

Die Plattform bietet außerdem die Möglichkeit, die Mitarbeiter bei Bedarf in Teams aufzuteilen, sodass man nur von Personen innerhalb des ausgewählten Bereichs gehört werden kann. Die Kommunikation findet bei Orbital im Audio-only-Modus statt. So können sich Mitarbeiter schnell und unkompliziert austauschen.

Auch andere üblichen Remote-Tools wie Filesharing, Whiteboards, etc. sind mit dabei. Die Preise liegen bei £65.99 pro Monat für 20 Mitarbeiter oder £3.30 pro Person mit unlimitierter Mitarbeiterzahl.

Besonderheiten:

  • Audio-only Besprechungsräume erstellen, ohne Besprechungslinks verwalten zu müssen
  • Teilen von Bildschirmen, Lesezeichen und Dokumente, Zusammenarbeit in Whiteboards
  • Produktivitätstools und Spiele (nicht nur Nutzen, sondern auch Spaß!)
  • Konfigurierbare Office- und Raumansicht, Hintergründe und Bilder. Möglichkeit, eigene benutzerdefinierte Grafiken hochzuladen, um die Unternehmenskultur besser zu veranschaulichen
  • Funktion „Audiozone“, wo alle Teilnehmer automatisch laut geschaltet werden und miteinander sprechen können
  • Möglichkeit, Musik, Webseiten oder YouTube-Videos in die “Galaxie” einzubetten
  • Bequeme Einleitung für das Mitarbeiter-Onboarding
  • Transparente AGBs und Datenschutzrichtlinien

Teamflow

TeamFlow HQ Virtual Workplace Software

Teamflow ist ein virtuelles Büro mit vielen nützlichen Features. Es zeichnet sich vor allem durch seine Benutzerfreundlichkeit und eine einfache Bedienung aus. Zum Beispiel, um einen Kollegen anzusprechen, reicht es aus, einfach kurz zu seinem Avatar zu “laufen”, kein Hin und Her mit Meetingräumen und Links.

Auch Projektarbeiten werden bei Teamflow durch mehrere App-Integrationen und Analytics leicht gemacht. Der Anbieter sitzt in den USA und bietet unterschiedliche Abo-Pakete für größere und kleinere Teams.

Besonderheiten:

  • Calls müssen nicht eingestellt werden, man “läuft” einfach mit dem eigenen Avatar zu dem von einem Kollegen und spricht ihn an - wie im Büro
  • Büro-Rituale möglich: Happy Hours, Treffpunkte, spontane Chats
  • Bildschirmfreigabe, Whiteboards, Notizblöcken, Timer und Integrationen von anderen Apps möglich
  • Funktion der Abwesenheitsnachricht und Platzsperre (fürs konzentriertes Arbeiten)
  • Benutzerdefinierte Raumaufteilungen, Audiozonen und Möbeln
  • Sichere Verschlüsselung

Sococo

Sococo Online Arbeitsplatz

Auch der US-amerikanische Anbieter Sococo bietet einen Online-Arbeitsplatz, an dem verteilte Teams jeden Tag Seite an Seite zusammenarbeiten können. Auch virtuelle Klassenzimmer sind hier möglich und lassen sich zum Beispiel für Schulungen perfekt nutzen. Mit der Testversion kannst du die Plattform 14 Tagen lang kostenlos ausprobieren, danach kostet es 13,49$/Monat für Teams ab 10 bis 100 Personen und 24,99$ für Teams ab 100 Personen.

Besonderheiten:

  • Kostenlose Testversion
  • Große Auswahl von Räumen, z.B. unterschiedliche Coffee-Spots, Lobby, Spielräume, etc.
  • Klassenzimmer-AddOn für Schüler und Studenten
  • Konfigurierbare Büroflächen und Möbel
  • Möglichkeit, Video-Meetings mit mehreren Kollegen zu machen (ähnlich wie bei Zoom)
  • Sichere Verschlüsselung

Das Einzige, was hier fehlt, ist die Möglichkeit, in der Büroansicht die Gesichter (Profilbilder) von Kollegen zu sehen. Bei großen Teams könnte es dadurch etwas unübersichtlich werden und Verwechslungsgefahr bei Kollegen mit gleichen Namen bestehen.

Branch

Branch HQ virtuelles Office

Die Software Branch bietet ein virtuelles HQ-Office in Form eines 2D-Computerspiels an. Das Unternehmen legt seinen Schwerpunkt auf die Unternehmenskultur und spontane Interaktionen zwischen den Mitarbeitern. Es stellt die besondere Funktion “räumliche Stimme” zur Verfügung, so dass du ganz einfach deine Kollegen auf dem Weg durch das Büro ansprechen kannst und deine Stimme lauter wird, je näher du an einer anderen Person bist. Es gibt unterschiedliche Abo-Pakete, die ab 15$ im Monat pro Person anfangen.

Besonderheiten:

  • Die Stimme bewegt sich mit deinem Avatar-Möglichkeit, Kollegen schnell anzusprechen oder unterwegs im Flur abzuholen
  • Videofunktion für Einzelgespräche und Meetings
  • Möglichkeit, Gäste kostenlos einzuladen (z.B. Kunden)

Auch hier sind nur bunte Avatare statt Mitarbeiter-Gesichter in der Büroansicht zu erkennen. Weitere Konfigurationsmöglichkeiten (z.B. Räume, Möbel) wären ebenso von Vorteil.

Knockhq

knock HQ Virtual Workplace Software

Die Plattform Knockhq hat sich zum Ziel gesetzt, den Menschen dabei zu helfen, die Covid-19-Krise zu überwinden. Und zwar mit Hilfe ihres virtuellen Büros, welches aktuell komplett kostenlos ist. Dies befindet sich allerdings noch in der Beta-Phase. Die Office-Software beruht auf drei Prinzipien: Kommunikation, Verbindung zwischen Teammitgliedern und Produktivität, wofür alle nötigen Tools wie Team-Chat, Video-Meetings sowie konfigurierbare Oberflächen zur Verfügung stehen.

Besonderheiten:

  • 100% kostenlos
  • Audio & Video Chat, Möglichkeit, den Bildschirm zu teilen
  • Ein schriftlicher Chat pro Raum
  • Private 1:1 Gespräche möglich
  • Kostenloses Remote-Team-Canvas: strukturiertes Framework zum Aufbau und zur Verwaltung eines effizienten Remote-Teams

Der einzige Störpunkt: keine ausführlichen Angaben zu den Unternehmensrichtlinien und dem Datenschutz auf der Website.

Walkaboutworkplace

Walkaboutworkplace Software

Die Software Walkaboutworkplace mit Sitz in New York stellt eine All-in-One-Lösung für den digitalen Arbeitsplatz dar. Es eignet sich am besten, wenn du alle Arbeitsprozesse an einem Ort haben möchtest und Wert auf einen modernen und innovativen Look legst.

Mit Walkaboutworkplace lassen sich nicht nur die Grundrisse, Raumfunktion und -design deines virtuellen Büros konfigurieren, sondern auch zum Beispiel Unternehmensbranding und ein virtueller Empfang einrichten.

Dafür bezahlst du ab 10$ pro Monat und Mitarbeiter (unterschiedliche Abo-Pakete je nach Mitarbeiteranzahl möglich).

Besonderheiten:

  • Benutzerdefinierte Grundrisse, Raumfunktion und -design, Unternehmensbranding, benutzerdefinierte Bots und mehr
  • Sichere verschlüsselte Videokonferenzen
  • Unbegrenzte Gastbesuche in virtueller Lobby oder Privaträumen
  • Gleichzeitige Bildschirmfreigabe
  • Virtueller Assistent und Empfangsdame
  • Funktion zur Chat-Dateifreigabe und Dokumentenspeicherung
  • Anwendungskonsole mit allen bevorzugten Tools und Anwendungen an einem Ort
  • Echtzeit-Browser- und E-Mail-Benachrichtigung

Wurkr

Wurkr Virtual Office Software

Wurkr ist eine internet-basierte Videoplattform, die sich als moderner und sicherer virtueller Arbeitsplatz anbietet. Es verfügt über alle wichtigen Tools und bietet aktuell noch alle Business-Pakete komplett kostenlos an. Das Unternehmen legt außerdem viel Wert auf Umweltbewusstsein und soziale Verantwortung.

Besonderheiten:

  • Video-, Audio-, Chat-Funktionen
  • Sicherheit durch End-To-End-Verschlüsselung
  • Teilen und präsentieren möglich
  • Möglichkeit, Gäste einzuladen
  • Anpassbarer Raumnamen und Logo
  • “Abschließbare” Räume für private Meetings oder fokussierte Arbeit
  • Mobile Version verfügbar

Unremot

Unremot virtuelles Buero Klassenzimmer Webinar

Der Service Unremot bietet virtuelle Büros, Klassenzimmer, Webinar-Plattformen und andere digitalen Treffräume. Besonders bequem ist die Plattform für die Durchführung von Live-Sessions, Schulungen und Events innerhalb des Unternehmens oder einer Community. Ähnlich wie bei Facebook lässt sich eine Online-Veranstaltung mit Angaben zum Datum und Zeitpunkt erstellen. Die User können diese dann bewerten und in ihrem Social Media teilen. Unremot überzeugt aber auch als multifunktionaler Arbeitsplatz für Teams und bietet zahlreiche coole Tools wie z.B. Clock-In Clock-Out Funktion, Produktivitäts-Reports und andere.

Der Preis liegt bei 20$ pro Monat bei einer Nutzeranzahl bis zu 20 Personen.

Besonderheiten:

  • Kostenlose Probeversion
  • Möglichkeit, Webinare und Online-Veranstaltungen durchzuführen
  • Mehrere virtuelle Büros für unterschiedliche Teams möglich
  • Clock-In Clock-Out Funktion für die Zeiterfassung beim Arbeiten
  • Videokonferenz, Screen- und Filesharing, gemeinsamer Chat
  • Eingebautes Kalender und Aufgaben-Managing-Tool
  • Produktivitäts-Reports

Die etwas unübersichtliche Website ist der einzige Nachteil von diesem All-In-One Anbieter.

Virbela

Virbela immersives Office

Der US-amerikanische Anbieter Virbela bringt Menschen in einer immersiven virtuellen Welt zusammen, welches sich einem Videogame sehr ähnelt. Die Plattform bietet beeindruckende virtuelle Flächen, wo du arbeiten, lernen, dich mit Freunden treffen und sogar Sport machen kannst- von überall… Der innovative Videogame-Ansatz mit einem multifunktionalen virtuellen Campus, einzigartigen Avatars und sehr realistischer Grafik bringt die Remote-Arbeit auf ein neues technologisches Niveau. Dafür zahlst du aber auch etwas mehr (ab 100$ pro Monat).

Besonderheiten:

  • Große Auswahl von virtuellen Räumen: Büro, Klassenzimmer, Sportstudio, Freizeiträumen
  • Einzigartige Avatare
  • Vorlesungen und Workshops mit unbegrenzter Teilnehmerzahl möglich
  • Spaßfaktor durch Computerspiel-Prinzip
  • Nicht nur Innenräume, sondern ein ganzer virtueller Campus mit mehreren Aktivitäten (z.B. Sport in der Mittagspause)
  • Sehr realistische räumliche Stimmen
  • Breakout-Gruppen Funktion
  • Hohe Sicherheit und Datenschutz

Mit vergleichbar hohen Nutzungskosten lohnt sich der Anbieter allerdings eher für Unternehmen, die bereit sind etwas mehr dafür auszugeben.

Kosyoffice

kosy Virtual Workplace Tool

Der virtuelle Arbeitsbereich von dem Anbieter Kosyoffice stellt eine gute Option dar, wenn du auf ein minimalistisches Design und organisierte Interaktionen stehst. Die Plattform bietet eine einfache Bedienung und macht regelmäßige Stand-ups, Workshops sowie Teamevents wie Happy Hour, gemeinsames Mittagsessen oder Spieleabende leicht. Zusammengefasst: eine guten Option für Teamarbeit und Unternehmensroutinen mit allen nötigen Features.

Das günstigste Abo “KOSY BÜRO” bietet sich für 10 € pro Benutzer und Monat.

  • Benutzerdefiniertes Office Design
  • Unbegrenzte Nutzeranzahl
  • Dashboard und Sharing Funktionen
  • Kommunikation per Chat, Audio und Video
  • Spiele und Quiz für Happy Hour
  • Stand-ups und Workshops möglich
  • Analytics & Reports

Was der Anbieter noch verbessern könnte, ist das Raumgefühl realistischer zu gestalten.

Virtual Office

virtual office virtuelles buero

Virtual Office ist ein deutscher Anbieter für Hybrid- und Remote Teams. Hybride Teams können Virtual Offce nutzen, um eine digitale Kopie des physischen Büros zu erstellen. Außerdem ist das Tool optimal für interessante und interaktive Workshops. Gäste eines Workshops bewegen sich mit den Pfeiltasten durch den Offce Space. So fühlt sich das Event mehr wie ein Videospiel, als ein Workshop an.

Das günstigeste Abo bei Virtual Office kostet 8$ pro User im Monat.

  • eigenes Büro designen
  • Proximity Voice
  • Screensharing
  • Sticky Notes
  • Sketchpad
  • Kommunikation per Chat, Audio und Video
  • Unterstützung für alle Endgeräte
  • Kollaboration
  • eigene Domain
  • DSGVO konform
  • alle Server stehen in Deutschland

Fazit: Remote Teamgefühl durch einen Virtual Workplace

Die Etablierung einer hundertprozentigen Remote-Kultur kann vor allem am Anfang eine Herausforderung sein. Es ist wichtig, Wege zu finden, um Beziehungen innerhalb des Teams aufzubauen bzw. aufrechtzuerhalten. 

Insbesondere wichtig sind die Schaffung eines virtuellen Arbeitsplatzes, die Förderung sozialer Interaktionen und die Ausrichtung neuer Routinen wie eine virtuelle “Happy Hour“ oder eine virtuelle “Kaffeepause“, damit die Mitarbeiter sich miteinander und mit dem Unternehmen verbunden fühlen.

Der Schlüssel für ein echtes Remote Teamgefühl ist, deine Teams wieder zusammenzubringen und ihnen das Gefühl der Normalität zurückzugeben.

Virtual Workplace Tools machen es möglich und öffnen eine neue Welt voller Potential für das Remote Working.

Hast du bereits eigene Erfahrungen mit einem der virtuellen Arbeitsplätze gemacht? Schreib mir gerne dazu in die Kommentare.

Wenn du noch mehr über Digitalisierung und den smarten Einsatz von Software erfahren möchtest, dann schau auch mal in die Übersicht speziell für Geschäftsführer oder für Personaler

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