8 Punkte, die für ein digitales Mitarbeiterverzeichnis in Unternehmen in 2026 wichtig sind

Wer gehört ins neue Projektteam? Wer ist eigentlich Fachbereichsleiter für die Produktion in Gebäude C? Und wie war nochmal die E-Mail-Adresse von Frau McKenzie aus dem Marketing?

Solche Fragen (und viele mehr) beantwortest du mit einem gepflegten Mitarbeiterverzeichnis in wenigen Sekunden. 

Ein Mitarbeiterverzeichnis gehört in jedes Unternehmen, weil es interne Kommunikation beschleunigt, Zuständigkeiten klärt und die Zusammenarbeit zwischen Teams deutlich einfacher macht.

In diesem Artikel schauen wir uns genauer an, was ein Mitarbeiterverzeichnis ist, warum eine digitale Variante heute so sinnvoll ist, welche Umsetzungsarten es gibt und welche Tools sich dafür eignen – inklusive der wichtigsten Vor- und Nachteile.

Was ist ein Mitarbeiterverzeichnis?

Ein Mitarbeiterverzeichnis ist eine Liste bzw. Datenbank, in der die wichtigsten Informationen über Mitarbeitende eines Unternehmens gesammelt werden. Es liefert einen schnellen Überblick über die Belegschaft und macht es leicht, die richtigen Personen zu finden.

Typische Inhalte sind Name, Kontaktinfos (E-Mail, Telefon, Bürostandort), Rolle/Jobtitel sowie Abteilung. Je nach Unternehmenskultur können auch freiwillige Angaben wie Interessen, Hobbys oder „Fun Facts“ ergänzt werden.

Umsetzen lässt sich das Ganze auf unterschiedliche Weise – von einer einfachen Liste bis zur digitalen Lösung, die in ein Intranet oder in Unternehmenssoftware wie eine Mitarbeiter-App oder Employee Experience Plattform eingebunden ist. Welche Variante welche Stärken und Schwächen hat, schauen wir uns gleich an.

Warum ist ein digitales Mitarbeiterverzeichnis sinnvoll?

Ein Mitarbeiterverzeichnis ist aus mehreren Gründen hilfreich – besonders dann, wenn es digital gepflegt wird. 

“Ein Mitarbeiterverzeichnis vereinfacht die Personalverwaltung vor allem in Unternehmen ohne zentrale Mitarbeiterdatenbank. Durch eine ausführliche Mitarbeiterliste sieht HR jederzeit, wer wo arbeitet – das unterstützt die Verwaltung enorm."

Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

1. Bessere Zusammenarbeit: Mitarbeitende finden schnell die passenden Ansprechpartner – inklusive Kontaktdaten, Rolle und (wenn gepflegt) Kompetenzen. Das reduziert Reibung und lässt Projekte effizienter laufen.

2. Schnelleres Onboarding: Neue Kolleginnen und Kollegen orientieren sich leichter, lernen Zuständigkeiten schneller kennen und bauen zügiger ein internes Netzwerk auf.

3. Klarere Kommunikation: Wer die richtigen Kontakte sofort findet, fragt seltener „in die Runde“ und erreicht schneller die Person, die wirklich weiterhelfen kann.

4. Datenschutz & Sicherheit: Über Rollen- und Rechtemanagement lässt sich steuern, wer welche Infos sehen darf. So bleiben sensible Kontaktdaten geschützt und dennoch intern verfügbar.

5. Leichte Pflege: Änderungen (neue Mitarbeitende, Abteilungswechsel, neue Nummern) lassen sich ohne Chaos und ohne Versionskonflikte einpflegen.

6. Suche & Filter: Digitale Verzeichnisse bieten Suchfelder und Filter (z. B. Name, Standort, Abteilung, Skills), damit du schneller zum Ziel kommst.

7. Zugriff von überall: Per Browser oder App ist das Verzeichnis auch standortübergreifend nutzbar – ideal für Homeoffice, Außendienst oder mehrere Niederlassungen.

8. Integration in andere Systeme: Viele Lösungen lassen sich in Intranet, HR-Tools oder Kommunikationsplattformen integrieren – das erhöht Akzeptanz und spart doppelte Pflege.

Auf diese Arten kannst du ein digitales Mitarbeiterverzeichnis umsetzen

Ein digitales Mitarbeiterverzeichnis kannst du auf mehrere Arten realisieren. Es gibt dedizierte Tools, die genau dafür gebaut sind, aber auch Systeme, bei denen das Verzeichnis eher als praktisches Nebenprodukt entsteht.

Weil digitale Varianten generell die oben genannten Vorteile mitbringen, konzentriere ich mich in den folgenden Abschnitten vor allem auf die typischen Nachteile bzw. Stolpersteine der jeweiligen Umsetzung.

Dedizierte Software

Der Hauptnachteil: Manche Alternativen liefern neben dem Verzeichnis zusätzlich HR-Management, Kollaboration und mehr. Das kann sinnvoll sein – kann aber auch bedeuten, dass du für Funktionen zahlst, die du gar nicht brauchst, obwohl eine schlanke, dedizierte Lösung günstiger und passender wäre. 

Auf der Plus-Seite sind Anbieter dedizierter Software häufig stark spezialisiert und stellen Funktionen bereit, die in All-in-one-Lösungen fehlen oder weniger gut gelöst sind.

Community Software

Eine Community Software ist im Kern ein Forum bzw. eine Community-Plattform, in der Mitglieder sich austauschen und sich gegenseitig helfen. Übertragen auf Unternehmen kann das intern spannend sein – allerdings braucht es aktive Moderation und klare Regeln, damit es nicht chaotisch wird. 

Wichtig: Viele Community-Lösungen sind eigentlich „öffentlich gedacht“. Deshalb muss es unbedingt Möglichkeiten geben, Mitarbeiterprofile und Kontaktdaten (z. B. E-Mail) nur intern sichtbar zu machen.  

Social Intranet

Ein Social Intranet ergänzt ein klassisches Intranet um „soziale“ Funktionen wie Gruppen, Feeds, Foren oder Messenger.

Der Haken: Die Einführung ist oft zeit- und kostenintensiv. Du brauchst eine sinnvolle Struktur, regelmäßige Pflege – und in der Praxis auch Schulungen, damit Mitarbeitende die Plattform wirklich nutzen. Die Implementierung kann deshalb anspruchsvoll werden.

Mitarbeiter-App

Eine Mitarbeiter-App ist extrem praktisch – gerade für Teams ohne PC-Arbeitsplatz. Trotzdem gibt es zwei typische Herausforderungen.

Erstens: Viele Mitarbeitende installieren die App auf dem privaten Smartphone, weil es keine Dienstgeräte gibt. Das kann zu einer Vermischung von Arbeit und Privatleben führen, wenn Benachrichtigungen auch nach Feierabend reinkommen. 

Zweitens (aus Unternehmenssicht oft noch relevanter): Sobald private Geräte für die Arbeit genutzt werden, werden sie faktisch zum Arbeitsmittel – und es entstehen Fragen zu Haftung und Regeln. Häufig brauchst du dafür eine passende Haftungsausschlusserklärung oder du stellst Dienstgeräte bereit.

Excel

Microsoft Excel ist ohne Zweifel mächtig – aber für ein Mitarbeiterverzeichnis aus meiner Sicht meist nicht die beste Wahl. 

Oft hängt das gesamte Wissen an einer Person, die eine lokale Datei pflegt. Wenn diese Person ausfällt oder das Unternehmen verlässt, wird es schnell schwierig. Außerdem werden umfangreiche Excel-Dateien rasch komplex, was Einarbeitung und Pflege unnötig aufwendig macht. 

Und: Bei manuellen Übertragungen oder beim „Nachschauen & Copy-Paste“ passieren in großen Tabellen leicht Form- und Tippfehler. 

Anbieter von Mitarbeiterverzeichnissen

Hier findest du eine Mischung aus spezialisierten Lösungen und Tools, bei denen ein Mitarbeiterverzeichnis eher „nebenbei“ mit abfällt. 

Humanstars

Mit Humanstars kannst du eine eigene Mitarbeiter-App oder ein Social Intranet aufbauen. Der Anbieter aus Deutschland arbeitet modular: Es gibt vier Module, die einzeln buchbar sind oder zusammen eine umfassende Plattform für Kommunikation, Zusammenarbeit und Employee Experience ergeben.

Features:

• am PC im Browser, auf TV/Infoscreens sowie per nativer App nutzbar
• Schnittstellen/Anbindung an bestehende Systeme
• Messenger
• Schwarzes Brett, Blog, Newsfeed und personalisierte News
• Push-Nachrichten & Notification-Center
• offene Foren
• Benutzerverwaltung
• Mitarbeiterverzeichnis & Profile
• Onboarding
• E-Learning
• Feedback & Umfragen
• betriebliches Vorschlagswesen
• Mitarbeiter-Selbstreflexion
• 360-Grad-Feedback
• App-Icon im eigenen Branding
• DSGVO-konform

Kosten:

Der Preis hängt von Mitarbeiterzahl und den gewählten Modulen ab. Über den Konfigurator lässt sich ein individueller Preis berechnen – anschließend kannst du direkt Kontakt aufnehmen. 

KenCube

KenCube macht Mitarbeiterverzeichnisse lebendig und schafft Transparenz darüber, wer im Unternehmen wofür zuständig ist. Durch strukturierte Profile, Rollen und Suchfunktionen finden Mitarbeitende schnell die richtigen Ansprechpartner – standort- und abteilungsübergreifend.

Features: 

• Zentrales Mitarbeiterverzeichnis mit allen Mitarbeitenden
• Detaillierte Profile mit Rolle, Abteilung & Zuständigkeiten
• Schnelle Suche & Filter nach Namen, Skills oder Bereichen
• Standort- & Teamzuordnung für bessere Orientierung
• Direkte Kontaktmöglichkeiten per Chat oder Nachricht
• Sichtbarkeit von Expertisen & Know-how im Unternehmen
• Rollen- & Rechtegesteuerte Profilansichten
• Mobil verfügbar über die KenCube Mitarbeiter-App
• Aktuelle Daten durch zentrale Pflege & Freigaben
• DSGVO-konforme Darstellung ohne Leistungsüberwachung

Kosten: 

Preise bekommst du auf Anfrage. Es gibt auch eine Demo.

Connecteam

Connecteam bietet Lösungen für die Mitarbeiterverwaltung in mehreren Bereichen. Es gibt drei Module (Operations Hub, Communications Hub, HR&Skills Hub), die einzeln oder im Paket genutzt werden können.

Features (des Communications Hub):

• Mitarbeiterverzeichnis
• Chats
• anonyme Umfragen
• Events
• Wissensdatenbank
• Rollen- & Rechtemanagement
• Update- & Announcement-Feed

Kosten:

Bis zu 10 Nutzer ist Connecteam kostenlos. Ab darüber starten die Preise bei 29 $ pro Hub. Eine Enterprise-Version (u. a. eigenes Branding, SSO, API-Zugang) gibt es auf Anfrage.

IK-up!

IK-up! ist eine Lösung für eine eigene Mitarbeiter-App mit Fokus auf interne Kommunikation. Der Anbieter setzt auf eine bewusst einfache, aufgeräumte Oberfläche, damit auch weniger technikaffine Mitarbeitende gut zurechtkommen.

Features:

• DSGVO-konform
• Chatfunktion
• Content-Management
• Push-Benachrichtigungen
• Kommentare & Mitarbeiterbeteiligung
• Analytics & Reporting
• Botschaften & Kampagnen
• Umfragen
• Branding-Optionen

Kosten:

Die Preise sind individuell und hängen von Mitarbeiteranzahl sowie Funktionsumfang ab. Als Beispiel: Ein Unternehmen mit ca. 50 Mitarbeitenden (Büro & Außendienst) in der Standardkonfiguration zahlt 150 € pro Monat plus eine einmalige Setup-Gebühr von 990 €.

LeaveBoard

LeaveBoard ist eine HR- und Leave-Management-Software. Neben Urlaubs- und Abwesenheitsfunktionen bietet sie auch ein integriertes Mitarbeiterverzeichnis, das sich wie eine moderne, dynamische Excel-Liste anfühlt – nur komfortabler.

Features:

• Listenansicht der Unternehmensstruktur (dynamisch)
• Mitarbeiterprofile mit Jobtitel, Abteilung, Standort, Kontaktdaten u. v. m. 
• Suchfunktion
• Erinnerungen an Geburtstage, Jubiläen und Jahrestage
• Analytics
• Abwesenheitshistorie
• Import von Mitarbeitenden aus Slack

Kosten:

Bis zu 9 Mitarbeitende ist LeaveBoard kostenlos. Ab 10 Personen kostet es 1,25 € pro Mitarbeiter/Monat. Für Unternehmen ab 81 Mitarbeitenden gibt es Enterprise-Modelle. Bei jährlicher Zahlung sparst du 17 %. 

Staffbase

Staffbase ist eine Plattform für interne Kommunikation. Verschiedene Kanäle – von News bis App – lassen sich zentral steuern. Ein Baustein ist das integrierte Mitarbeiterverzeichnis.

Features (des Mitarbeiterverzeichnisses):

• mobile App inkl. internem Messenger 
• Profile mit Name, Position, Abteilung und Standort
• optional erweiterbar um zusätzliche Infos (Hobbys, Fun Facts etc.)
• Suchfunktion
• Filter nach Abteilung, Standort, Expertise u. a.
• Rollen- & Rechtemanagement (Sicht- und Bearbeitungsrechte)
• Benutzerverwaltung per CSV, USER APIU, LDAP und SCIM

Kosten:

Die Preise gibt es bei Staffbase auf Anfrage.

SeaTable

SeaTable ist ein flexibel konfigurierbarer Baukasten für Tabellen- und Datenbanksysteme. Auf den ersten Blick erinnert es an Excel/Sheets – durch Verknüpfungen wird es aber zu einer echten Datenbank. Damit kannst du dir auch ein eigenes Mitarbeiterverzeichnis bauen. 

Features:

• eigene Prozesse und interne „Mini-Tools“ zusammenbauen
• Verbindungen zu anderen Software-Lösungen möglich
• Ansichten wie Galerie, Kalender, Kanban, Zeitleisten, Statistiken u. a.
• Mitarbeiterprofile mit Jobtitel, Status, Abteilung und frei definierbaren Feldern
• Cloud- oder On-Premise-Hosting
• Rollen- & Rechtemanagement
• Benachrichtigungen
• API
• Integrationen z. B. mit Zapier, Integromat und n8n

Kosten:

Bis 10.000 Zeilen ist SeaTable kostenlos. Danach gibt es u. a. Plus (9 €/Monat/Nutzer, 7 € bei jährlicher Zahlung) und Enterprise (18 €/Monat/Nutzer, 14 € bei jährlicher Zahlung). Dedizierte Cloud und On-Premise sind auf Anfrage. Gemeinnützige Organisationen erhalten Rabatte.

Selltec

Selltec entwickelt Software für Online-Business-Strukturen wie Portale, Datenbanken und Web-Office-Lösungen – dazu gehört auch eine Lösung für Mitarbeiterverzeichnisse.

Features:

• keine Installation, Nutzung im Browser
• WYSIWYG-Editor
• Kategorien & Unterkategorien frei anlegen
• Volltextsuche sowie kombinierte Suchlogik
• Import/Export per CVS

Kosten:

Ein einfaches Mitarbeiterverzeichnis startet bei 150 € (in Verbindung mit dem CMS- und Shopsystem). Umfangreichere Systeme bietet Selltec bis ca. 2.500 € an. Individuelle Preise gibt es auf Anfrage. 

OutSystems

OutSystems ist eine Low-Code-Plattform, mit der sich eigene Anwendungen relativ schnell erstellen lassen. Es gibt Vorlagen für viele Use Cases – darunter auch ein Mitarbeiterverzeichnis.

Features:

• kostenloses Training
• Cloud-Hosting
• visuelles Entwicklungstool zum Bauen und Ausrollen von Apps (Service Studio)
• zentrale Admin-Konsole für Infrastruktur, Umgebungen, Apps, Nutzer und Sicherheit (LifeTime)
• Tools zum Erstellen von Konnektoren zu Enterprise-Systemen

Kosten:

In der kostenlosen Variante kannst du eine App für bis zu 100 Endnutzer bauen. Für mehr Endnutzer starten die Preise bei 1.250 € pro Monat. 

Excel

Zu Excel muss man nicht viel sagen: Das Tabellenprogramm von Microsoft gehört zu den bekanntesten Tools überhaupt – und wird in vielen Unternehmen ohnehin schon genutzt.

Features:

• Diagramme, Grafiken, Formatierungen, Sparklines und Tabellen für Visualisierungen
• gemeinsam in Echtzeit arbeiten
• auf Smartphone, Desktop und in der Web-App nutzbar
• analoge Tabellen per Foto digitalisieren
• DSGVO-konform

Kosten:

Excel ist in der Regel Teil von Microsoft 365. Du kannst das Paket 30 Tage testen; danach starten die Preise bei 5,10 € pro Nutzer/Monat (bei jährlicher Zahlung).

Fazit - Zusammenarbeit verbessern, Kommunikation vereinfachen

Unterm Strich ist ein digitales Mitarbeiterverzeichnis ein echter Basis-Baustein in jedem Unternehmen. Es hilft Teams, schneller zusammenzuarbeiten, unterstützt den Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter und sorgt dafür, dass interne Kommunikation nicht an fehlenden Kontaktdaten oder unklaren Zuständigkeiten scheitert. Je nach Setup kann es sogar schon im Preboarding sinnvoll sein, neue Mitarbeitende früh einzubinden.

Wichtig ist vor allem, dass das Verzeichnis aktuell bleibt und sauber geregelt ist, wer welche Informationen sehen darf – dann profitierst du maximal von Transparenz, Geschwindigkeit und Datenschutz.

Hast du schon in einem Unternehmen mit digitalem Mitarbeiterverzeichnis gearbeitet – oder selbst eines aufgebaut? Teile deine Erfahrungen gern in den Kommentaren, damit auch andere Leser davon profitieren.

Wenn du mehr über den sinnvollen Einsatz digitaler Tools für Selbstständige, Geschäftsführer, Personaler oder Handwerkerksbetrieben wissen willst, schau gern im Blog von Digital-Affin vorbei.