Knowledge Base Software: Mehr Wissen mit weniger Aufwand

Gerade im Team ist es manchmal schwierig, die Kommunikation so zu steuern, dass jeder alle wichtigen Informationen mitbekommt und im besten Fall vom Wissen der Anderen profitiert.

Gerade wenn es um das Sammeln von (Fach-)Wissen, Know-How, Tipps und Tricks geht, haben viele Unternehmen über die Zeit ein eigenes System entwickelt: Interne Wiki-Seiten, ellenlange Handbücher oder einzelne Experten, die bei Problemen oder Fragen angesprochen werden. Gerade für Letztere bedeutet das viel Aufwand, denn nicht alle Fragen landen beim passenden Experten oder sind einfach zu beantworten. Und auch der Mehraufwand, immer wieder die gleichen Fragen erklären zu müssen, schlägt sich auf die Arbeitsleistung nieder.

Kommt dir eins dieser Szenarien bekannt vor?

Dann könnte die Integration einer Knowledge Base Software die richtige Lösung für dich sein. Wie sie funktioniert und wie du die Prozesse deines Unternehmens damit schneller und effektiver gestaltest, erfährst du in diesem Beitrag.

Was ist eine Knowledge Base Software?

Unter einer Knowledge Base Software versteht man eine Datenbank, die dazu da ist, Wissen zu teilen und das Management zu erleichtern.

Du kannst dafür sorgen, dass sowohl deine Kunden als auch deine Mitarbeiter alle wichtigen Informationen und Fragen zu deinen Produkten schnell finden. Dabei kannst du die Privatsphäre selbst einstellen und bestimmen, wer welchen Zugang zu den Informationen hat.

Wozu brauche ich eine Knowledge Base Software?

Eine Knowledge Base Software dient vor allem dazu, viele Informationen übersichtlich an einem Ort zusammenzufassen. So erleichterst du deinen Mitarbeitern die Suche und kannst außerdem von ihrem individuellen Wissen profitieren.

Das kann eine Knowledge Base Software außerdem:

• Suchfunktion im internen Wiki
• Projektdokumentation
• Mitarbeiter Onboarding
• Meeting-Notizen fürs Meeting Management
• Integration mit anderen Features z.B. Slack

Worauf sollte ich bei der Software-Auswahl achten?

Im Prinzip gilt hier natürlich, dass du dir die Features, die die jeweilige Knowledge Base Software anbietet, genau anschauen solltest. Legst du zum Beispiel viel Wert auf eine Integration mit anderen Tools oder facettenreiche Anwendungsmöglichkeiten des Tools, dann schränkt das deine Auswahl bereits ein.

Nichtsdestotrotz gibt es ein paar Punkte, die eine gute Knowledge Base Software mitbringen sollte:

• Such-Funktion für schnelles Finden von Artikeln, Guides und Informationen zu Produkten
• Übersichtliches Dashboard für einen geordneten Überblick über den Inhalt
• Einfach erstellbare Kategorien innerhalb der Software
• Datei-Anhängen-Funktion für die Bereitstellung zusätzlicher Informationen
• Feedback-System für die Erkennung von Fehlern und anderen User-basierten Problemen
• Analytics & Report für eine bessere Performance der Knowledge Base Software

Anbieter der Knowledge Base Software

Alle weiteren Funktionen hängen von deinen individuellen Präferenzen ab. Deshalb stellen wir dir jetzt ein paar Anbieter vor, deren Knowledge Base Software definitiv einen Blick wert ist.

Getoutline

Getoutline ist besonders geeignet, wenn du Wert auf eine Software für interne Dokumentation, Kundensupport, Onboarding und Meeting-Notizen legst.

• Intuitiver Editor zur leichten Erstellung übersichtlicher Artikel
• Integration mit Slack
• Effektive Suchfunktion
• Geeignet für Remote Teams, Support und Sales
• Preis: Ab 10$ pro Monat für bis zu 10 Mitglieder

Slite

Bei Slite handelt es sich um eine Knowledge Base Software für das Sammeln von Wissen, Projektdokumentation, Mitarbeiter Onboarding und Meeting-Notizen.

• Verschiedene Möglichkeiten Dokumente und Kanäle zu sortieren
• Intuitiver Editor zur leichten Erstellung übersichtlicher Artikel
• Kommentarfunktion
• Aktivitäts-Überblick: Neue Artikel, Bearbeitung etc.
• Teilen über Slack
• Preis: Kostenlos testen; Ab 6,67$ pro Benutzer pro Monat

Document 360

Document360 ist eine sehr simple, aber effektive Software, die sich nur auf die Möglichkeit, ein internes Wiki zu erstellen, fokussiert.

• Einfache Benutzung
• Intelligente Suchfunktion
• Verschiedene Privatsphäre-Einstellungen
• Cloud-Basis
• Preis: Ab 49$ pro Monat pro Projekt

Helpjuice

Helpjuice ist ein Anbieter von Knowledge Base Software, der sich besonders auf eine individuelle Nutzung dieser spezialisiert hat.

• Intuitiver Editor mit vielen Möglichkeiten für individuelles Schreiben inkl. Einbindung von Videos
• Kategorien und Ordner für eine bessere Strukturierung des Inhalts
• Verschiedene Privatsphäre-Einstellungen für die Artikel
• Analysen und Statistiken für eine verbesserte Performance
• 14 Tage Demoversion
• Preis: Ab 120$ pro Monat für bis zu 4 Benutzer

ProProfs

Die Knowledge Base Software von ProProfs kann schnell aufgesetzt und individuell angepasst werden.

• Einfaches Setup
• Unterschiedliche Privatsphäre-Einstellungen
• 100+ Integrationsmöglichkeiten
• 24/7 Supportmöglichkeit für den Kunden
• Preis: Kostenlos testen; Ab 0,40$ pro Seite pro Monat

ServiceNow

ServiceNow richtet sich vor allem an den Kundensupport größerer Unternehmen und sorgt dafür, dass der Kunde die nötigen Informationen schnell und in einer übersichtlichen Form findet.

• Zusätzliche Verwendung von Chatbots, automatisierten Workflows etc. möglich
• Innovative Suchfunktion
• Machine Learning für eine ständige Verbesserung der Ergebnisse
• Preis: Auf Anfrage

Tawk.to

Tawk.to ist ein neuer Anbieter auf dem Markt, der gerade seine Beta-Version der Knowledge Software veröffentlicht hat. Dabei ist Takw.to bereits die weltweit am häufigsten genutzte Live Chat Software und erweitert jetzt sein Angebot.

• Geeignet für Kunden, die nach Informationen zu Produkten suchen und Teammitgliedern, die Hilfe zu einem bestimmten Thema benötigen
• Farben, Schriftarten und Inhalt komplett individualisierbar
• Analyse Tools uvm.
• Preis: Komplett kostenlos!

Fazit: Von einer Knowledge Base Software kann jeder nur profitieren!

Egal, ob du die Knowledge Base Software nur für dein Team und den internen Wissensaustausch nutzen oder auch deinen Kunden effektiv bei Problemen weiterhelfen willst, die Knowledge Base Software unterstützt dich dabei.

Je nachdem, für welchen Zweck du sie primär nutzen willst, kannst du dich auch gegen einen Allrounder und für ein spezifisches Produkt entscheiden, das mehr Features in deinem bevorzugten Bereich anbietet.

Alles in allem wird dir eine Knowledge Base Software auf jeden Fall viel Arbeit, Zeit und Aufwand ersparen.

Einfacher Wissen teilen geht nicht!

Was hältst du von der Knowledge Base Software? Nutzt du einen der hier aufgeführten Anbieter schon? Schreib mir deine Meinung zu diesem Thema gerne in die Kommentare!

Wenn du mehr in puncto Digitalisierung für Geschäftsführer oder Selbständige wissen willst, dann schau für weitere Inspiration gerne in der entsprechenden Kategorie auf Digital-Affin vorbei!