Digitaler Urlaubsantrag: Mit diesen Top-Tools einfach umsetzen

von Jan Siebert

15. August 2023

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Redaktioneller Hinweis: Hier findest du das Autorenprofil von Jan Siebert. Als Autor hat sich Jan Siebert umfassend mit dem Thema auseinandergesetzt und teilt hier Erfahrungen und seine/ihre persönliche Expertenmeinung.

Digitaler Urlaubsantrag: Mit diesen Top-Tools einfach umsetzen

Erledigst du deine Urlaubsverwaltung schon elektronisch? Falls du noch zögerst, solltest du jetzt weiterlesen.

Ich stelle dir im Detail einen der größten Vorteile vor, wenn du die digitale Urlaubsverwaltung nutzt: Du kannst damit den kompletten Prozess für Urlaubsanträge digital verwalten.

Das spart nicht nur HR-Ressourcen, sondern freut auch deine Mitarbeiter. Sie können ihren Urlaubsantrag schnell und einfach elektronisch einreichen. Außerdem sind digitale Urlaubsanträge deutlich weniger fehleranfällig (und besser lesbar) als von Hand ausgefüllte Papierformulare.

Wie auch dein Unternehmen davon profitiert? Das erfährst du in der folgenden Übersicht.

Inhaltsverzeichnis

Urlaubsantrag per Formular: So lief es bisher ab
Antrag stellen und genehmigen in wenigen Klicks
Vorteile des digitalen Urlaubsantrags für Unternehmen
Vorteile papierloser Urlaubsanträge für Teams
Unsere Erfahrungen mit digitalen Urlaubsanträgen
Toolvergleich
Fazit

Urlaubsantrag per Formular: So lief es bisher ab

Der Urlaubsantrag ist einer der Prozesse, bei denen die Mitarbeiter oft die Augen verdrehen – auch wenn als Belohnung ein paar Tage Erholung winken. Denn in vielen Unternehmen sind immer noch Urlaubsanträge auf Papier üblich.

Angenommen, Natalie aus dem Marketing plant eine USA-Reise mit ihrem Freund. Es ist Samstagnachmittag und sie hat ein günstiges Angebot gefunden. Doch ohne genehmigten Urlaub möchte sie nicht buchen.

Das bedeutet:

Sie muss bis Montag warten, um das Formular für den Urlaubsantrag im Büro auszudrucken.
Vor dem Ausfüllen muss sie herausfinden, ob sie noch genug Urlaubstage hat, wer sie vertreten kann und ob das Team in ihrer Abwesenheit ausreichend besetzt ist.
Ist der Antrag ausgefüllt, muss sie ihn zur Genehmigung an ihre Vorgesetzte geben.
Im Anschluss wird der Antrag an die Personalabteilung weitergeleitet.
Die HR gibt den Antrag frei – sofern Natalie keinen Fehler gemacht hat. Ansonsten geht der Prozess wieder von vorn los.
Wenn Natalie Pech hat, ist das Sparangebot für die USA-Reise inzwischen schon wieder weg.

Oft wird der Aufwand für die Bearbeitung von Urlaubsanträgen unterschätzt.

Das Beispiel zeigt jedoch: Die manuelle Urlaubsverwaltung ist für alle Beteiligten zeitaufwendig und fehleranfällig und erfordert viel Abstimmung. Vom Ausfüllen bis zum Genehmigen können Tage vergehen.

Effizient funktioniert das alles, wenn du auf ein Tool für die digitale Urlaubsverwaltung setzt. Damit kannst du unter anderem auch den Urlaubsantrag digitalisieren.

Mit digitalen Urlaubsanträgen Mitarbeiter, Vorgesetzte und HR entlasten

Ein digitaler Urlaubsantrag funktioniert grundsätzlich ähnlich wie ein Papierformular. Ein Ausdruck ist allerdings nicht notwendig.

Der Antrag wird stattdessen schnell und einfach in einem Tool für die digitale Urlaubsverwaltung ausgefüllt.

Das Tool prüft automatisch, ob alle Angaben passen und leitet den Antrag anschließend an die richtige Stelle im Unternehmen weiter.

Das spart viel Zeit – egal ob es ein halber Urlaubstag, Sonderurlaub oder ein Sabbatical beantragt wird.

Antrag stellen und genehmigen in wenigen Klicks: So läuft der Workflow ab

Für den digitalen Urlaubsantrag ist eine entsprechende Software nötig. Je nach Anbieter unterscheidet sich der Workflow ein wenig. Grundsätzlich läuft es aber wie folgt ab:

Am PC oder Smartphone ruft der urlaubsreife Mitarbeiter das Tool auf und startet den Workflow für die Antragstellung.
Er trägt Start und Ende des Urlaubszeitraums ein und kann einen Kommentar für den Genehmiger hinterlassen.
Falls notwendig, kann der Antragsteller einen Vertreter festlegen. Im Urlaubskalender für das Team ist auf einen Blick zu sehen, ob der Vertreter während der Urlaubsperiode anwesend ist.
Ist alles erledigt, wird der Antrag abgeschickt.
Der zuständige Vorgesetzte oder die Personalabteilung erhalten eine Benachrichtigung, dass ein neuer Antrag gestellt wurde. Sie können den Antrag mit einem Klick genehmigen oder ablehnen.
Der Antragsteller wird benachrichtigt und sein Urlaubskonto wird automatisch angepasst. So ist immer sofort klar, wie viele Urlaubstage noch übrig sind.

Endlich effizient: Vorteile des digitalen Urlaubsantrags für Unternehmen

Urlaub digital genehmigen zu können, bringt für dein Unternehmen viele Vorteile.

Wenn deine Mitarbeiter ihren Urlaub elektronisch beantragen können, haben sie und deine HR-Abteilung zum Beispiel mehr Zeit für die eigentlich wichtigen Aufgaben.

Das sind weitere Vorteile digitaler Urlaubsanträge für dein Unternehmen:

höhere Mitarbeiterzufriedenheit durch einfache Abläufe
papierloser und ressourcenschonender Prozess
reduzierter Abstimmungsaufwand
Überblick darüber, wie viel Urlaub die Angestellten noch nehmen müssen
automatische Übertragung der Urlaubsanträge in die digitale Personalakte
geringere Kosten für die Urlaubsverwaltung

Urlaubsplanung leicht gemacht: Vorteile papierloser Urlaubsanträge für Teams

Von der automatisierten Verwaltung von Urlaubsanträgen profitieren selbstverständlich auch deine Mitarbeiter.

Wenn sie ihren Urlaub planen, können sie zum Beispiel im Tool jederzeit ihren restlichen Urlaubsanspruch sehen. Das animiert sie dazu, den Urlaub aufzubrauchen und weniger Resturlaub anzusammeln.

Außerdem freuen sich Angestellte aus diesen Gründen über digitale Urlaubsanträge:

hohes Maß an Transparenz über den Genehmigungsprozess
Urlaubswünsche lassen sich im Team einfacher vereinbaren
Kalenderübersicht aller Abwesenheiten reduziert die Gefahr unterbesetzter Teams
kürzere Bearbeitungszeiten geben Mitarbeitern mehr Flexibilität bei der Urlaubsplanung

Der elektronische Urlaubsantrag als Einstieg in die Digitalisierung

Unternehmen, die ihre Urlaubsanträge und die Urlaubsverwaltung automatisieren, machen einen wichtigen Schritt in Richtung einer effizienteren Arbeitsumgebung.

Auf dem Weg zum papierlosen Büro ist es immer sinnvoll, mit Einzelprozessen zu starten und nicht gleich alles umzukrempeln.

Ein guter Ausgangspunkt dafür ist eine Mitarbeiter-App. Damit optimierst du erst einmal die Kommunikation mit deinen Angestellten und HR-Prozesse wie den Urlaubsantrag.

Hast du eine Software gefunden, mit der das gut funktioniert, kannst du als nächstes auch noch die Arbeitszeit digital erfassen. Denn Urlaubsverwaltung und Zeiterfassung hängen oft zusammen.

Von diesem Punkt aus ist die Digitalisierung weiterer Prozesse im Unternehmen ganz einfach.

Das sind unsere Erfahrungen mit digitalen Urlaubsanträgen

Dass elektronische Urlaubsanträge eine echte Arbeitserleichterung sind, wissen wir aus eigener Erfahrung. Bei der tomorrow web GmbH haben wir uns für das Tool Clockodo entschieden.

Was uns daran besonders gut gefällt, ist die moderne UX/UI. Das Tool ist so benutzerfreundlich in der Handhabung, dass es von Anfang an von allen begeistert angenommen wurde.

Jeder im Team kann Urlaubstage individuell planen. Die Anträge sind schnell erstellt und genauso schnell genehmigt.

Im Kalender hat das gesamte Team einen Überblick über die Abwesenheiten. Außerdem weiß jeder, wie viele Urlaubstage noch übrig sind und kann Resturlaub einfach mit einem Klick ins neue Jahr übertragen.

6 Tools, mit denen du Urlaubsanträge digital verwaltest

Ein Tool wie Clockodo hilft dir, die Urlaubsplanung in deinem Unternehmen zu digitalisieren.

Digitale Urlaubsanträge sind in der Regel als Feature in HR-Tools enthalten. Das hat den Vorteil, dass du viele andere Workflows in der Personalabteilung gleich mit digitalisieren kannst.

Da die Anbieterauswahl groß ist, findest du hier eine Liste der aus unserer Sicht besten Tools für elektronische Urlaubsanträge.

Clockodo

Als zufriedene User von Clockodo sprechen wir gern eine Empfehlung für das Tool aus. Damit können kleine und mittlere Unternehmen nicht nur ihre Urlaubsanträge digitalisieren, sondern auch Arbeitszeiten erfassen.