Meine +/- Caya Erfahrungen mit digitaler Post

Meine +/- Caya Erfahrungen mit digitaler Post

Das tägliche Öffnen des Briefkastens gibt es bei mir nicht mehr. Meine Post kommt jetzt digital mit Caya, einem Post-Scanservice oder auch Digitaler Briefkasten genannt.

In einem umfangreichen Artikel stelle ich dir das Konzept eines Digitalen Briefkastens genau vor und präsentiere dir auch die unterschiedlichen Anbieter, die es gibt.

In diesem Artikel gehe ich im Detail auf meine Erfahrungen mit dem Caya Postservice ein. Man kann sich das im Vorfeld gar nicht so genau vorstellen und auch ich musste mich an den Prozess nämlich erst gewöhnen. 

Passend dazu gibt es auch ein Video auf YouTube: 

Der Grund warum ich Post digitalisiere

Digitale Post   Erfahrungen mit Caya Postscanservice

Es gibt zahlreiche Gründe, mit seiner Briefpost auf Digitalisierung zu setzen und diese am Handy per Smartphone-App oder am Laptop per E-Mail zu empfangen.

Für mich waren die wichtigsten Punkte diese:

  • Ordnung und System
  • Digital bearbeiten und weiterleiten

Mehr Ordnung mit dem Digitalen Briefkasten

Grundsätzlich kam die Post immer in meinen Briefkasten, ich habe diese geöffnet, gelesen und daheim auf einem Stapel abgelegt. Wenn ich etwas gesucht habe, konnte ich in meinem Stapel nach dem Datum absteigend durchgehen und fand den Brief dann auch.

Der Nachteil an diesem System, du hast daheim einen großen Papierstapel und du musst schon mal länger suchen, bis du etwas findest.

Diesen Prozess wollte ich also digitalisiert haben.

Ich hatte zunächst eine Scan App im Einsatz, das war allerdings mühsam. Mit Fileee hatte ich dann einen Anbieter gefunden, der das Scannen an sich verbesserte.

Der Digitale Briefkasten war allerdings dann die komplette Lösung. Den Scan-Prozess habe ich somit an Caya einfach ausgelagert.

Strukturierte Prozesse nach dem Scannen

Kommt nun ein Brief an, so wird dieser vollautomatisch geöffnet und gescannt.

Ob es mir egal sei, dass meine Post von anderen gelesen werden kann, werde ich häufiger gefragt. 

Ich glaub, bei der Masse an Briefen, die dort ankommen und gescannt werden, ist das eher unwahrscheinlich.

Zudem habe ich in Erfahrung gebracht, dass Caya top zertifiziert ist und die Briefe in einem Hochsicherheitszentrum geöffnet werden.

Zustellung im PDF-Format

Briefe als PDF   Digitaler Briefkasten

Zur Verfügung steht mir der Brief anschließend per PDF und diese kann ich weiterleiten oder in einer Cloud ablegen. Aktuell belasse ich die Dokumente direkt bei Caya in meinem virtuellen Postfach beziehungsweise Archiv, denn dort kann ich mit OCR und tag-basiert suchen und Dokumente wiederfinden.

Probleme mit dem Nachsendeauftrag

Wer Digital Affin ist, für den klingt der Prozess sicherlich super smart und gut. Ich habe allerdings auch negative Erfahrungen mit Caya beziehungsweise eher mit dem Nachsendeauftrag gemacht.

Der Nachsendeauftrag ist so eingerichtet, dass Briefpost an das Scanzentrum weitergeleitet wird. Darunter fallen meiner Erfahrung anscheinend auch Warensendungen.

Ich hatte Visitenkarten bestellt und diese will man ja eigentlich schnell haben.

Da diese allerdings als Warensendung verschickt wurden, kamen sie nicht bei mir an, sondern wurden zum Scannen geliefert.

Von dort konnte ich die Sendung dann zu mir nach Hause ordern. Es hat also etwas länger gedauert, jedoch ist mit der Warensendung soweit nichts passiert.

Umgehen hätte ich das Problem, wenn ich an meinen Namen einen Nachsatz angehängt hätte, wie beispielsweise “Warensendung”. Dann hätte der Nachsendeauftrag nämlich nicht gegriffen und die Post wäre direkt bei mir Daheim angekommen.

Nie wieder den Briefkasten öffnen?

Nie wieder den Briefkasten oeffnen

Auch ist es nicht der Fall, dass ich nie wieder den Briefkasten öffnen muss oder eher gesagt öffnen darf. 

Dadurch, dass ich eh nicht sehr viel Post bekommen habe, habe ich mich auf jeden einzelnen Brief gefreut. Zu wissen, dass da kein Brief auf einen wartet, war in den ersten Tagen daher schon ein komisches, fast schon trauriges Gefühl.

Das Öffnen des Briefkastens geht allerdings nicht zu 100 % verloren, wenn du beispielsweise Zeitungen abonniert hast.

Diese gelten nämlich nicht als Briefpost und werden somit vom Nachsendeauftrag nicht erfasst.

Wenn du es also liebst, Post zu bekommen und zu öffnen, dann stell dich schon mal drauf ein, das dir da etwas vom Gefühl her fehlen könnte. Ich hoffe und würde mich freuen, wenn ich dich mit meinen Erfahrungen rund um den Digitalen Briefkasten oder speziell zu Caya gut auf diesen Moment vorbereiten kann.

So schnell wird ein Brief gescannt und steht online zur Verfügung

Meine Caya Erfahrungen   Post ist da

Abschließend mache ich den Selbsttest. In den Kommentaren habe ich öfters auch mitbekommen, dass sich Leute Sorgen machen, dass sie ihre Post nicht rechtzeitig erhalten könnten.

Ich habe mir daher einen Brief geschickt. An mich persönlich adressiert und damit kann ich als Test bestätigen, wie lang die Bearbeitungszeit der Post für meine Brief-Umleitung und das digitale zur Verfügung stellen des Briefes tatsächlich dauert.

  • Abgeschickt habe ich den Brief an einem Dienstag, 17.12.2019 um 10:35 Uhr am Vormittag
  • Eingescannt und in der App zur Verfügung gestellt wurde der Brief am 19.12.2019, der folgende Donnerstag um 17:28 Uhr

Das bedeutet, der Brief war 2 Tage unterwegs. Dafür, dass der Brief quer durch Deutschland ins Scan-Zentrum transportiert wurde und dort verarbeitet wurde, ist das eine gute Zeit. 

Brief digital empfangen am Smartphone oder Laptop

Für mich habe ich es so eingestellt, dass der Brief per Push-Benachrichtigung in der App angezeigt wird. Das kannst du für dich aber auch ausstellen und lediglich per E-Mail benachrichtigt werden. 

Im Brief-Backend von Caya sieht das ganze dann so aus. 

Dabei habe ich dir auch gleich die Funktionen auf dem Screenshot markiert, was du mit dem Brief alles machen kannst. Neben lesen sind das: 

  • Sortieren
  • Weiterleiten
  • Original anfordern
  • Löschen
  • etc
CAYA Briefe digital empfangen   Dashboard Digital Affin 1

Und wenn du einen Brief auswählst, kannst du dich durch die Seiten klicken, ihn selbst vertaggen oder Rechnungen direkt per Pay Now by Caya bezahlen. 

CAYA Erfahrung   Briefe digital empfangen   So gehts Digital Affin 1

P.P.S. Grüße natürlich auch an dich als Blog-Leser :-D 

Fazit zu meinen Caya Erfahrungen: So funktioniert die digitale Post

Post zu digitalisieren ist ein Schritt, um die Digitalisierung im Alltag oder im Berufsleben sinnvoll zu nutzen. Natürlich kommt der Einsatz auf die eigenen Anforderungen und Bedürfnisse an.

Bekomme ich zum Beispiel gar keine Post, so macht auf ein digitaler Scanservice keinen Sinn.

Bekomme ich dagegen wenig oder sogar ganz viel Post und möchte mich mit digitalen Prozessen auseinander setzen, so bietet Caya unterschiedliche Tarife, die die Anzahl an Briefen abdecken.

Wenn du dich auch über die Alternativen zum Caya Postservice informieren möchtest, empfehle ich dir meinen Vergleich der Digitalen Briefkästen zu lesen.

Möchtest du den Briefkasten bei Caya nutzen, dann habe ich einen Gutscheincode für dich, mit welchem du für die ersten 3 Monate 20 Prozent sparen kannst. Gib dazu im Anmeldeprozess “DIGITALAFFIN20” ein. 

Hier geht es zu Caya

Bei weiteren Fragen zu meinen Caya Erfahrungen oder generell zum Digitalen Briefkasten, schreib gern hier in die Kommentare und ich antworte dir. 

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2 Kommentare

  • Briefe lesbar in 2 Tagen? Schön wär's! Das dauert wesentliche länger. Teilweise 1-2 Wochen. Und ich hatte schon Probleme mit Einschreiben, weil Fristen abgelaufen waren.

    Außerdem werden Briefe nicht zuverlässig mit der Post zurück geschickt. Steht der nächste Postversand der gewählten Briefe an, sollte man die gewünschten Briefe mehrere Tage vorher anklicken. Sonst sind sie möglicherweise nicht dabei. Das ist ärgerlich.

    Beim Thema QM kann Caya offenbar noch eine Menge lernen. Oder liegt es der der Deutschen Post, dass sie die Briefe so langsam zustellt.
  • Hey Normaler,

    danke für deine Erfahrungen mit dem Caya Postservice. In letzter Zeit hatten die anscheinend Schwierigkeiten, das hab ich auch gemerkt. Bei meinem Test war das noch nicht so und die Lieferung ging zufriedenstellend und regelmäßig. Ich könnte mir vorstellen, dass die ihre Probleme auch wieder in den Griff bekommen und es bald wieder normal läuft.

    Grüße
    Jan

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