Meine +/- Caya Erfahrungen mit digitaler Post

Meine +/- Caya Erfahrungen mit digitaler Post

Das tägliche Öffnen des Briefkastens gibt es bei mir nicht mehr. Meine Post kommt jetzt digital mit Caya, einem Post-Scanservice oder auch Digitaler Briefkasten genannt.

In einem umfangreichen Artikel stelle ich dir das Konzept eines Digitalen Briefkastens genau vor und präsentiere dir auch die unterschiedlichen Anbieter, die es gibt.

In diesem Artikel gehe ich im Detail auf meine Erfahrungen mit dem Caya Postservice ein. Man kann sich das im Vorfeld gar nicht so genau vorstellen und auch ich musste mich an den Prozess nämlich erst gewöhnen. 

Passend dazu gibt es auch ein Video auf YouTube: 

Der Grund warum ich Post digitalisiere

Digitale Post   Erfahrungen mit Caya Postscanservice

Es gibt zahlreiche Gründe, mit seiner Briefpost auf Digitalisierung zu setzen und diese am Handy per Smartphone-App oder am Laptop per E-Mail zu empfangen.

Für mich waren die wichtigsten Punkte diese:

  • Ordnung und System
  • Digital bearbeiten und weiterleiten

Mehr Ordnung mit dem Digitalen Briefkasten

Grundsätzlich kam die Post immer in meinen Briefkasten, ich habe diese geöffnet, gelesen und daheim auf einem Stapel abgelegt. Wenn ich etwas gesucht habe, konnte ich in meinem Stapel nach dem Datum absteigend durchgehen und fand den Brief dann auch.

Der Nachteil an diesem System, du hast daheim einen großen Papierstapel und du musst schon mal länger suchen, bis du etwas findest.

Diesen Prozess wollte ich also digitalisiert haben.

Ich hatte zunächst eine Scan App im Einsatz, das war allerdings mühsam. Mit Fileee hatte ich dann einen Anbieter gefunden, der das Scannen an sich verbesserte.

Der Digitale Briefkasten war allerdings dann die komplette Lösung. Den Scan-Prozess habe ich somit an Caya einfach ausgelagert.

Strukturierte Prozesse nach dem Scannen

Kommt nun ein Brief an, so wird dieser vollautomatisch geöffnet und gescannt.

Ob es mir egal sei, dass meine Post von anderen gelesen werden kann, werde ich häufiger gefragt. 

Ich glaub, bei der Masse an Briefen, die dort ankommen und gescannt werden, ist das eher unwahrscheinlich.

Zudem habe ich in Erfahrung gebracht, dass Caya top zertifiziert ist und die Briefe in einem Hochsicherheitszentrum geöffnet werden.

Zustellung im PDF-Format

Briefe als PDF   Digitaler Briefkasten

Zur Verfügung steht mir der Brief anschließend per PDF und diese kann ich weiterleiten oder in einer Cloud ablegen. Aktuell belasse ich die Dokumente direkt bei Caya in meinem virtuellen Postfach beziehungsweise Archiv, denn dort kann ich mit OCR und tag-basiert suchen und Dokumente wiederfinden.

Post weiterleiten

Mit einem klick auf die 3 kleinen Punkte, lassen sich die Einstellungen öffnen und der Brief lässt sich per E-Mail weiterleiten oder an ein anderes Tool zur Weiterverarbeitung übergeben. 

Das kann eine Cloud zur Ablage oder ein Rechnungsprogramm oder eine Programm wie ContractHero zur digitalen Verwaltung von Verträgen sein. 

Probleme mit dem Nachsendeauftrag

Wer Digital Affin ist, für den klingt der Prozess sicherlich super smart und gut. Ich habe allerdings auch negative Erfahrungen mit Caya beziehungsweise eher mit dem Nachsendeauftrag gemacht.

Der Nachsendeauftrag ist so eingerichtet, dass Briefpost an das Scanzentrum weitergeleitet wird. Darunter fallen meiner Erfahrung anscheinend auch Warensendungen.

Ich hatte Visitenkarten bestellt und diese will man ja eigentlich schnell haben.

Da diese allerdings als Warensendung verschickt wurden, kamen sie nicht bei mir an, sondern wurden zum Scannen geliefert.

Von dort konnte ich die Sendung dann zu mir nach Hause ordern. Es hat also etwas länger gedauert, jedoch ist mit der Warensendung soweit nichts passiert.

Umgehen hätte ich das Problem, wenn ich an meinen Namen einen Nachsatz angehängt hätte, wie beispielsweise “Warensendung”. Dann hätte der Nachsendeauftrag nämlich nicht gegriffen und die Post wäre direkt bei mir Daheim angekommen.

Nie wieder den Briefkasten öffnen?

Nie wieder den Briefkasten oeffnen

Auch ist es nicht der Fall, dass ich nie wieder den Briefkasten öffnen muss oder eher gesagt öffnen darf. 

Dadurch, dass ich eh nicht sehr viel Post bekommen habe, habe ich mich auf jeden einzelnen Brief gefreut. Zu wissen, dass da kein Brief auf einen wartet, war in den ersten Tagen daher schon ein komisches, fast schon trauriges Gefühl.

Das Öffnen des Briefkastens geht allerdings nicht zu 100 % verloren, wenn du beispielsweise Zeitungen abonniert hast.

Diese gelten nämlich nicht als Briefpost und werden somit vom Nachsendeauftrag nicht erfasst.

Wenn du es also liebst, Post zu bekommen und zu öffnen, dann stell dich schon mal drauf ein, das dir da etwas vom Gefühl her fehlen könnte. Ich hoffe und würde mich freuen, wenn ich dich mit meinen Erfahrungen rund um den Digitalen Briefkasten oder speziell zu Caya gut auf diesen Moment vorbereiten kann.

So schnell wird ein Brief gescannt und steht online zur Verfügung

Meine Caya Erfahrungen   Post ist da

Abschließend mache ich den Selbsttest. In den Kommentaren habe ich öfters auch mitbekommen, dass sich Leute Sorgen machen, dass sie ihre Post nicht rechtzeitig erhalten könnten.

Ich habe mir daher einen Brief geschickt. An mich persönlich adressiert und damit kann ich als Test bestätigen, wie lang die Bearbeitungszeit der Post für meine Brief-Umleitung und das digitale zur Verfügung stellen des Briefes tatsächlich dauert.

  • Abgeschickt habe ich den Brief an einem Dienstag, 17.12.2019 um 10:35 Uhr am Vormittag
  • Eingescannt und in der App zur Verfügung gestellt wurde der Brief am 19.12.2019, der folgende Donnerstag um 17:28 Uhr

Das bedeutet, der Brief war 2 Tage unterwegs. Dafür, dass der Brief quer durch Deutschland ins Scan-Zentrum transportiert wurde und dort verarbeitet wurde, ist das eine gute Zeit. 

Brief digital empfangen am Smartphone oder Laptop

Für mich habe ich es so eingestellt, dass der Brief per Push-Benachrichtigung in der App angezeigt wird. Das kannst du für dich aber auch ausstellen und lediglich per E-Mail benachrichtigt werden. 

Im Brief-Backend von Caya sieht das ganze dann so aus. 

Dabei habe ich dir auch gleich die Funktionen auf dem Screenshot markiert, was du mit dem Brief alles machen kannst. Neben lesen sind das: 

  • Sortieren
  • Weiterleiten
  • Original anfordern
  • Löschen
  • etc
CAYA Briefe digital empfangen   Dashboard Digital Affin 1

Und wenn du einen Brief auswählst, kannst du dich durch die Seiten klicken, ihn selbst vertaggen oder Rechnungen direkt per Pay Now by Caya bezahlen. 

CAYA Erfahrung   Briefe digital empfangen   So gehts Digital Affin 1

P.P.S. Grüße natürlich auch an dich als Blog-Leser :-D 

Physische Post per Sammelauftrag zusenden lassen

Du kannst in Caya einstellen, was mit deiner physischen Post passieren soll. Standardmäßig wird diese nach einer gewissen Zeit vernichtet. 

Benötigst du einzelne Briefe, dann kannst du dir diese per Post auch an eine von dir angegeben Adresse schicken lassen. Mit einem Sammelauftrag lässt sich dieser Schritt für ein von dir gewähltes Zeitintervall automatisieren. 

So erhältst du beispielsweise alle 4 Woche oder auch alle 2 Wochen deine Briefe per Päckchen. 

Fazit zu meinen Caya Erfahrungen: So funktioniert die digitale Post

Post zu digitalisieren ist ein Schritt, um die Digitalisierung im Alltag oder im Berufsleben sinnvoll zu nutzen. Natürlich kommt der Einsatz auf die eigenen Anforderungen und Bedürfnisse an.

Bekomme ich zum Beispiel gar keine Post, so macht auf ein digitaler Scanservice keinen Sinn.

Bekomme ich dagegen wenig oder sogar ganz viel Post und möchte mich mit digitalen Prozessen auseinander setzen, so bietet Caya unterschiedliche Tarife, die die Anzahl an Briefen abdecken.

Wenn du dich auch über die Alternativen zum Caya Postservice informieren möchtest, empfehle ich dir meinen Vergleich der Digitalen Briefkästen zu lesen.

Möchtest du den Briefkasten bei Caya nutzen, dann habe ich einen Gutscheincode für dich, mit welchem du für die ersten 3 Monate 20 Prozent sparen kannst. Gib dazu im Anmeldeprozess “DIGITALAFFIN20” ein. 

Hier geht es zu Caya

Bei weiteren Fragen zu meinen Caya Erfahrungen oder generell zum Digitalen Briefkasten, schreib gern hier in die Kommentare und ich antworte dir. 

Anzeige

Ich möchte dich darauf hinweisen, dass dieser Beitrag Affiliate-Links oder andere Link-Kooperationen enthalten kann. Damit finanzieren wir unser Blog-Projekt. Kooperationen haben allerdings keinen Einfluss auf die sorgfältig redaktionell erarbeiteten Texte. Als Blogger schreiben wir über unsere Erfahrungen und die eigene Meinung.

18 Kommentare

  • Caya ist eine einzige Katastrophe in der Kombination mit dem Nachsendeantrag der Deutschen Post. Es werden gnadenlos Kreditkarten und Zertifizierungs Briefe sowie Warensendungen weitergeleitet und "digitalisiert". Fehlt im Titel auch nur ein Punkt, dann wird nicht weitergeleitet. Macht nur Ärger und Kosten
  • Hi Ralph,

    danke für deine Erfahrungen und deine Meinung zu Caya. Klingt tatsächlich nach Ärger. Hast du mit einem anderen Anbieter bessere Erfahrungen gemacht?

    Ich hatte mal beim Nachsendeauftrag voll die Zeitverzögerung der Zustellung drin. Die anderen Punkte von dir sind bei mir zum Glück nicht passiert.

    Liebe Grüße

    Jan

  • Ich schlage vor, dass Caya seinen Kunden einfach einmal zuhört. Und die Dinge dann auch umsetzt. So nämlich entstehen erfolgreiche Unternehmen.

    Die Grundidee von Caya finde ich sehr gut. Die Umsetzung nervt mich aber so sehr, dass ich Caya nach meinem Umzug nur noch für die alte Adresse nutze und nur noch alle 1-2 Wochen reinschaue. Für die tägliche Nutzung eignet es sich meiner Meinung nach nicht. Dazu ist es zu nervig und zu Zeit aufreibend. Ich will, dass mein Laden läuft. Möglichst automatisch. Und nicht Extrazeit verbrennt.
  • Hey,

    ich glaub, die haben dir schon zugehört und auch einiges umgesetzt. Siehe meine letzte Nachricht. :-)

    Kannst ihnen ja nochmal ne Chance gehen.

    Grüße
    Jan

  • Die Webseite + die App sind zwar schön gestaltet, aber auch nicht optimal. Das ginge alles viel einfacher. Weshalb kann man die Post nicht einfach sofort per Email weiterleiten. Diese Funktion würde jeder erwarten können. Geht aber nicht. Sehr schlecht! Trotz mehrfacher Rückfragen reagiert man nicht auf diese Bitte. Offenbar will man die Nutzer solange wie möglich bei Caya halten.

    Die Weiterleitung der physischen Post muss man einzeln auswählen. Weshalb kann man diese Post nicht alle 1-3 Monate in einem Päckchen schicken. Weshalb wird die Post standardmäßig automatisch vernichtet??? Das ist nicht nachvollziehbar.
  • Hallo,

    joa okay, besser machen kann man fast immer was.

    Die Funktion, Post per E-Mail weiterzuleiten klappt bei mir in der App und am Desktop. Also ich wähle den Brief aus, gehe dann auf die 3 kleinen Punkte und kann dort dann mein E-Mail Programm oder Cloud Ordner oder andere Integration auswählen, wohin ich es schicken möchte. Hast du das gesehen?

    Und auch die automatische Weiterleitung der physischen Post gibt es nun. Caya schreibt dazu: "Jetzt auf monatliche oder (zwei-) wöchentliche Sammelsendung umschalten" ... da haben sie dir wohl doch zugehört und die Funktion umgesetzt.

    Viele Grüße

    Jan
  • Für meine Belange ist es äusserst wichtig, das die Post eben nicht verschickt wird! Eben das vernichten macht mir dieses Angebot sehr interessant!
  • Hey Petra,

    klasse! Danke, dass du deine Sichtweise zu Caya mit den Lesern hier teilst.

    Liebe Grüße
    Jan
  • Caya nutze ich seit 2019 und da hat nicht viel verändert. Und die Funktionen sind meiner Meinung nach nicht besser geworden, sondern schlechter. Trotz im aufwendigerer Menüführung und mehrfacher Hinweise. Daran kann es also nicht liegen.

    So hatte ich z.B. darum gebeten, dass man Scan standardmäßig als Email weiterleitet. Und dass man sich mit einem Knopfdruck alle Post zuschicken lassen kann. Ist total umständlich gelöst. Das Ziel liegt offensichtlich darin, dass man mit der Zusendung der Post ordentlich zusätzliche Einnahmen generiert. Und das kann in Summe wirklich teuer werden.
  • Hi,

    ah okay, verstehe. Gestern hab ich glaub von Caya den Newsletter erhalten, dass es nun neue Möglichkeiten zum automatischen Zusenden von Post gibt, damit diese nicht vernichtet wird.

    Vielleicht entwickelt es sich ja doch noch in deine gewünschte Richtung.

    Beste Grüße
    Jan
  • Der Grundgedanke von Caya ist wirklich gut. Die Umsetzung auch...fast. Denn die Bearbeitung der Post dauert eindeutig zu lange. Eine automatische und sofortige Weiterleitung der Post an meine Emailadresse kann man nicht einrichten. Und wenn ich nichts unternehme, wird meine Post automatisch vernichtet, statt sie mir einfach z.B. alle 3 Monate als Paket zu schicken. Stattdessen gibt es eine aufwendige Weboberfläche und eine App. Das könnte man sich alles sparen und der Nutzen wäre für mich größer. Trotz mehrfacher Hinweise ist das aber nicht umgesetzt worden. Meine Bewertung von Caya: 3+. Guter Ansatz. Aber sicherlich verbesserungswürdig. Der Wille dazu scheint mir Caya aber nicht da zu sein. Sehr schade!
  • Hi,

    vielen Dank, dass du deine Erfahrungen mit Caya hier geteilt hast. Könntest du noch was dazu sagen, warum du die Weboberfläche und App nicht so gut findest? Ich finde es zum Beispiel einen schönen zentralen Bereich, wo all meine Post dann liegt und ich gezielt suchen kann.

    Zusätzlich per E-Mail wäre dann sicherlich auch nicht schlecht, aber dann hat man bestimmt eine weitere Herausforderung mit Datenschutz, unverschlüsselten Mails und dem Inhalt der Briefe darin.

    Mal schauen wie sich alles weiterentwickelt.

    Grüße
    Jan

  • Hallo Jan,
    gibt es die Probleme noch mit dem verzögerten Posteingang ( Scan ) 1-2 Wochen oder länger ?

    Finde die Idee gut, kann aber nicht 3 Wochen auf Post warten als Unternehmen.

    Grüße Marco
  • Hey Marco,

    vom Gefühl her kam die Post ganz normal rein. Hab es jetzt aber gerade nicht im Detail angeschaut, welchen Verzug es dabei noch gibt.

    Grüße
    Jan
  • Hi

    vielen Dank für den Beitrag, sehr aufschlussreich, wie ist das denn mit Briefen mit pin codes o.ä.? Von Banken zb..
    Die sind ja oft versiegelt oder man müsste etwas „weg kratzen“ ...

    Lg Eva
  • Hey Eva,

    danke für deinen Kommentar. Gern gebe ich dir hier auch etwas mehr Einblick, wie ein digitaler Briefkasten damit umgeht.

    Also grundsätzlich wird ein solcher Brief mit PIN-Code, TAN-Liste oder EC-Karte vom Nachsendeauftrag erfasst. Manche Banken prüfen das vorab und sperren das Nachsenden, so dass der Brief dann zur Bank zurück geht.

    Um einen solchen Brief also zu bekommen solltest du entweder eine Alternativ-Adresse angeben, wie bspw. dein Büro, oder es direkt an die Postbox-Adresse von caya schicken lassen, denn dann kannst du dir den Brief ja überall hin auch nachsenden lassen.

    Das ganze ist in diesem Fall etwas umständlicher, kommt aber ja Gott sei dank nicht zu häufig vor.

    Hoffe das hilft dir weiter.

    Grüße
    Jan
  • Briefe lesbar in 2 Tagen? Schön wär's! Das dauert wesentliche länger. Teilweise 1-2 Wochen. Und ich hatte schon Probleme mit Einschreiben, weil Fristen abgelaufen waren.

    Außerdem werden Briefe nicht zuverlässig mit der Post zurück geschickt. Steht der nächste Postversand der gewählten Briefe an, sollte man die gewünschten Briefe mehrere Tage vorher anklicken. Sonst sind sie möglicherweise nicht dabei. Das ist ärgerlich.

    Beim Thema QM kann Caya offenbar noch eine Menge lernen. Oder liegt es der der Deutschen Post, dass sie die Briefe so langsam zustellt.
  • Hey Normaler,

    danke für deine Erfahrungen mit dem Caya Postservice. In letzter Zeit hatten die anscheinend Schwierigkeiten, das hab ich auch gemerkt. Bei meinem Test war das noch nicht so und die Lieferung ging zufriedenstellend und regelmäßig. Ich könnte mir vorstellen, dass die ihre Probleme auch wieder in den Griff bekommen und es bald wieder normal läuft.

    Grüße
    Jan

Was denkst du?

Hi, hier blogge ich mit meinem Team. Mein Name ist Jan, Digital Native und fasziniert von Apps und Tools der Digitalisierung. 

Mit unseren Beiträgen geben wir Inspiration, was sich sinnvoll digitalisieren lässt und erbringen damit unseren Beitrag zur Digitalisierung

Dieser Blog wird betreut von meiner Digitalagentur Inboundly, mit der wir uns auf Blog Marketing spezialisiert haben. 

Mehr zu mir findest du unter janschulzesiebert.com 

Was suchst du?

Mit Digital Affin fördern wir die Digitalisierung in Deutschland. Software und Technologie sind vorhanden, es geht nun um die richtige Anwendung. Dieser Aspekt ist unser Fokus, mit welchem wir dir weiterhelfen möchten.

Unterstütze unsere Mission und teile unsere Beiträge mit jedem, dem es helfen kann. Danke!

© 2020. Projekt von Inboundly | Powered by Chimpify | Impressum | Datenschutz