Virtuelle Meetings effektiv & effizient gestalten - Tipps für deine Meetingkultur

Sabrina Schneider
von Sabrina Schneider
20. Juni 2022
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Virtuelle Meetings effektiv & effizient gestalten - Tipps für deine Meetingkultur

In diesem Artikel befassen wir uns mit den Chancen und Risiken von virtuellen Meetings.

Kaum eine Veränderung wurde dermaßen schnell und nachhaltig in die Arbeitswelt integriert wie Online Meetings in den letzten Jahren.

Hier erfährst du, wie du deine virtuelle Meetingkultur optimieren kannst.

Legen wir los!

Die Vorteile von virtuellen Meetings

Online Meetings bringen einige Chancen mit sich, weshalb sie nach ihrer quasi erzwungenen Einführung dauerhaft geblieben sind und bleiben werden. Daher lass uns nun auf die 4 größten Vorteile von virtuellen Meetings schauen.

1. Ortsungebundene Zusammenarbeit

Egal wo sich deine Mitarbeiter gerade befinden, für die Teilnahme an einem virtuellen Meeting gibt es nur eine einzige Voraussetzung: einen Zugang zum Internet. So können Personen aus dem Homeoffice, von verschiedenen Zweigstellen, verschiedenen Firmen und sogar zeitzonenübergreifend aus verschiedenen Länder miteinander kommunizieren.

2. Kostenersparnis

Eine virtuelle Meetingkultur bringt bedeutende Kostenvorteile mit sich. Wenn du vermehrt auf Homeoffice und Online Meetings setzt, benötigst du weniger Büroräume. Du kannst außerdem Kosten für Dienstreisen und Anreisezeiten sparen.

3. Umwelt- und Ressourcen schonend

Mit der Kostenersparnis geht ein geringerer Verbrauch an Ressourcen einher. Anfahrtswege per Auto oder Flugzeug belasten nicht nur die zuständige Kostenstelle, sondern auch unsere Umwelt.

4. Mehr Persönlichkeit

Wie viele Angestellte kannten das Wohnzimmer ihrer Vorgesetzten und Kollegen vor der Pandemie? Durch Zoom Meetings ist das heute gang und gäbe. Der Arbeitsplatz wird privater und dadurch lernen wir alle Personen in unserem Arbeitsumfeld ganz anders kennen - privater eben.

Diese Unterschiede zu Meetings im Büro solltest du kennen

Schauen wir uns nun an, was ein virtuelles Meeting von einem typischen Meeting im Büro unterscheidet. Diese Faktoren sind Risiken, die du im Blick behalten und denen du entgegenwirken solltest.

1. Mehr Distanz

Die räumliche Trennung deiner Teilnehmer führt häufig auch zu einer größeren mentalen Distanz zwischen ihnen.

2. Weniger Teilnahme

Ein virtuelles Meeting verführt uns schnell, die Rolle eines Beobachters anstatt die eines aktiven Teilnehmers einzunehmen. Hier ist gekonnte, virtuelle Moderation gefragt.

3. Kürzere Aufmerksamkeitsspanne

Lange auf einen Bildschirm zu starren, kann langweilig und anstrengend sein. Virtuelle Meetings geben uns nicht den Dopamin-Kick wie unser Lieblingsfilm oder Videos auf Social Media, da sie weniger spannend, emotional oder witzig sind.

4. Mehr Ablenkung

Zuhause lauern deutlich mehr Ablenkungen auf uns als im Büro. Das können die Kinder sein, das Haustier, der wartende Abwasch oder der Partner, der ebenfalls gerade an einem Online Meeting teilnimmt. Im Homeoffice findet ein Work-Life-Blending statt.

Diese Faktoren treffen nicht nur auf virtuelle Meetings zu, sondern auf das Arbeiten im Homeoffice allgemein. Wenn du mehr Infos für effizientes remotes Arbeiten möchtest, schaue dir unbedingt unseren Artikel Virtual Workplace: Ein virtuelles Office für dein Team an!

Wie du deine Online Meetings strukturieren solltest

Kommen wir nun dazu, wie du deine virtuellen Meetings effektiv gestalten kannst. Deine Meetingkultur ist entscheidend für den Erfolg deiner digitalen Kommunikation.

Das Geheimrezept

Die Anfangsphase

Wie du dein Meeting beginnst hat einen enormen Einfluss auf den Erfolg. Starte auf keinen Fall direkt mit der Thematik, sondern etabliere ein kleines Warm Up. Du könntest z.B. etwas Small Talk moderierien, während deine Mitarbeiter nach und nach beitreten.

Wenn die Konferenz losgeht, erkläre als erstes, worum das Meeting gehen soll und welches Ziel du für das Team hast.

Regeln

Du solltest feste Regeln für Besprechungen festlegen, damit deine Mitarbeiter einen Leitfaden erhalten, was sie erwartet und wie sie sich verhalten sollen.

Feste Zeiten

Online Meetings sollten entweder routinemäßig oder nach einer mehrtägigen Ankündigung stattfinden. Spontane Notfall Meetings sollten auf ein Minimum reduziert werden, da sie deine Mitarbeiter aus dem Arbeitsflow rausreißen und diesen sogar vorab verhindern können.

Feste Pausen

Regelmäßige Pausen sind ein essenzieller Bestandteil einer effizienten Meetingkultur. Bei Online Meetings bieten sich mehrere kurze Pausen von 5 - 10 Minuten anstelle weniger Pausen von mehr als 20 Minuten an.

Wichtig ist, dass du die Zeiten der Pausen vorab ankündigt und spontan Extrapausen einführst, wenn du merkst, dass die Luft bei den Teilnehmern raus ist.

Sound an oder aus

In den meisten Fällen wird klar angesagt, dass wenn einer redet, alle anderen ihr Mikrofon ausschalten sollen. So werden Störgeräusche und Echos vermieden.

Allerdings kann es unangenehmen sein, über längere Zeiten ohne ein akustisches Feedback zu sprechen.

Daher arbeiten einige Teams auch mit eingeschalteten Mikros, um zeitnah kurze Rückmeldungen geben zu können.

Du solltest ausprobieren, was für dein Team am besten passt und die Regeln dann klar festlegen.

Kamera an oder aus

Ähnliches gilt für die Nutzung der Kameras. Das gegenseitige Sehen erleichtert die Kommunikation beispielsweise über Mimik und Gestik. Dazu schaffen sie ein Gefühl von Nähe und Beisammensein.

Gleichzeitig sind Kameras eine große Ablenkung. Wenn wir nicht gerade damit beschäftigt sind, unser eigenes Bild anzuschauen und zu kontrollieren, stöbern wir durch die Hintergründe unserer Kollegen.

Hierbei helfen Phasen, in denen die Kameras auch mal ausgeschaltet sind.

Routinen

Neben den Regeln sind Routinen ein entscheidender Faktor für deine Meetingkultur. Deine Meetings sollten möglichst regelmäßig zu bestimmten Zeiten und auch Anlässen gehalten werden.

Deine Mitarbeiter fühlen sich viel wohler, wenn sie wissen, was sie erwartet. Daher eignen sich auch Zeit- und Inhaltspläne vorab per Mail.

Nur, wenn du einen grundsätzlichen Rahmen festlegst, kann von einer echten Meetingkultur gesprochen werden. Andernfalls besteht sie aus Willkür, Unregelmäßigkeit und Unvorhersehbarkeit.

In unserem Artikel Mit der Meeting Management Software zu mehr Produktivität, Ordnung und Effizienz stellen wir dir verschiedene Anbieter vor, die dir helfen, deine Meetings zielfördernd zu gestalten und zu strukturieren.

Protokoll

Ein ebenfalls wichtiges Element von Meeting-Regeln sind Protokolle. Eine Zusammenfassung enthält die Kerninformationen einer Konferenz und hält gemeinsame Absprachen sowie eventuelle Zielvereinbarungen fest.

Für virtuelle Meetings können sie noch notwendiger sein, da schneller Missverständnisse entstehen können. Hierfür zeige ich dir jetzt ein hilfreiches Tool!

Protokolle automatisch erstellen lassen - mit KI!

Protokolle helfen, ein Meeting effizient festzuhalten. Die Frage ist jedoch meistens: wer übernimmt das Protokollieren?

Selbst, wenn sich ein Freiwilliger findet, kann es leicht passieren, das etwas überhört oder missverstanden wird. Dazu wird dieser Mitarbeiter gewiss nicht viel von diesem Meeting profitieren.

Ich möchte dir nun einen Anbieter vorstellen, der dir eine Software zum automatischen Erstellen von Protokollen zur Verfügung stellt.

Fireflies.ai

Fireflies.ai Fireflies AI Notetaker Conversation Intelligence

Mit fireflies.ai kannst du Meetings aufzeichnen und in geschriebenen Text transkribieren lassen. Dabei spielt es keine Rolle, welchen Anbieter zur digitalen Kommunikation du nutzt, da es eine Browser Erweiterung für Google Chrome gibt.

Es handelt sich um eine KI - eine künstliche Intelligenz.

Mit der Smart Search kannst du hinterher im Protokoll nach Keywords suchen und du kannst das Transkript in Themen einteilen.

Aktuell gibt es die Anwendung nur auf Englisch, weitere Sprachen sollen bald hinzugefügt werden.

Fireflies.ai bietet 4 verschiedene Varianten an, eine kostenlose Version, eine für 10$ im Monat, eine für 19$ im Monat und ein maßgeschneidertes Paket nach Absprache.

Was ist Zoom Fatigue und wie kannst du dem vorbeugen?

Als Zoom Fatigue werden Müdigkeit und Erschöpfungszustände bezeichnet, die durch Video Konferenzen ausgelöst werden.

Meetings erfordern unser aktives Zuhören und unsere aktive Teilnahme. Das kann uns schon mal aus unserer Komfortzone holen, was wir als anstrengend empfinden.

Virtuelle Meetings bringen andere Anstrengungen mit sich

Online Meetings fordern uns auf fast die gleiche Art und Weise wie Standard Meetings - und teilweise sogar noch mehr. In einem Online Meeting fühlen wir uns durchgehend beobachtet und beobachten uns daher selbst.

Außerdem kommen technische Herausforderungen on top, die frustrieren können.

Doch selbst bei bester Internetverbindung und Mikrofonqualität sind die anderen Teilnehmer unterschiedlich laut oder leise oder größer und kleiner auf ihrem Bild. Wir müssen also durchgehend unterschiedliche Reize verarbeiten.

Dazu wird alles ab Verzögerung von 0,2 Sekunden von unserem Gehirn als asynchron wahrgenommen, was ebenfalls enorm anstrengend für uns ist.

Wie Zoom Fatigue vermeiden?

Zunächst sollten Meetings nur dann einberufen werden, wenn sie auch zielführend sind. Vermeide eine übermäßige Meetingkultur, denn Meetings, die auch eine E-Mail hätten sein können, zerren besonders an den Nerven deiner Mitarbeiter. Vor allem dann, wenn sie generell einen hohen Workload haben.

Gestalte deine Meetings eher kürzer als länger und plane regelmäßige Pausen ein. Zoom Fatigue tritt weníger auf, wenn die Meetings unterhaltsam und abwechslungsreich gestaltet werden.

Auch ein kurzes Spiel kann Energie liefern und die Aufmerksamkeit wieder erhöhen.

Bei langen Meetings sollten die Kameras - zumindest phasenweise - ausgeschaltet werden. Die Teilnehmer sollten sich ein wenig zurückziehen können und eigenständig das Meeting kurz verlassen dürfen.

Fazit: Gestalte deine Meetingkultur aktiv!

Virtuelle Meetings sind ein fester Bestandteil der Arbeitswelt geworden. Sie bringen einige Vorteile mit sich, die du für dich nutzen kannst.

Es gibt aber auch Herausforderungen, die du beachten solltest, da sie den Erfolg deiner Online Meetings beeinflussen können.

Den meisten Risiken kannst du entgegenwirken, wenn du eine effiziente und effektive Meetingkultur entwickelst. Dazu gehören eine gelungene Startphase, feste Regeln, Routinen und Protokolle.

Die Protokolle muss heute kein Mitarbeiter mehr übernehmen, hierfür kannst du Software auf Basis von künstlicher Intelligenz nutzen.

Wie gestaltest du deine Online Meetings?

Welche Erfahrungen hast du bisher machen können?

Teile sie gerne mit uns in den Kommentaren!

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