Mitarbeiter-Apps: Der neue Maßstab für Kommunikation im Unternehmen inkl. Anbieterübersicht

Mitarbeiter-Apps: Der neue Maßstab für Kommunikation im Unternehmen inkl. Anbieterübersicht

Hast du schon mal etwas über Mitarbeiter-Apps gehört und möchtest mehr darüber erfahren? Spätestens seit Homeoffice gang und gäbe ist, wurde Remote Communication und Verwaltung im Unternehmen ein großes Thema. Mitarbeiter-Apps haben dafür eine Lösung parat.

Du lernst in diesem Artikel, was eine Mitarbeiter-App eigentlich ist, welche Funktionen es haben soll und welche die besten Anbieter am Markt sind.

Lass uns direkt loslegen!


Intranet 2.0? Eine Mitarbeiter-App!

Unter einer Mitarbeiter-App ist eine neue Art mobilen Intranets für Mitarbeiter gemeint. Damit kannst du den unternehmensinternen Informationsaustausch einfach und sicher gestalten. Deine Mitarbeiter brauchen nur ein Smartphone - gegebenenfalls ein Diensthandy - und die entsprechende App. Sie können darüber einfach und in Echtzeit kontaktiert oder informiert werden.

Keine tausende E-Mails, Newsletters und Updates zu jeder Kleinigkeit sind mehr nötig, nun übernimmt es alles eine einzige App - direkt, schnell und sicher.

Einmal installiert liefert die Mitarbeiter-App die wichtigsten unternehmensbezogenen Informationen und Ankündigungen. Zudem bietet sie zahlreiche Interaktionsmöglichkeiten.

Dies macht nicht nur die interne Kommunikation effektiver, sondern ermöglicht auch eine bessere soziale Vernetzung unter den Mitarbeitern - vor allem im Homeoffice oder bei der No-Desk-Arbeit.

Wie funktioniert eine Mitarbeiter-App?

Die Mitarbeiter-App ist eine Anwendung, die je nach Art und Umfang das Intranet deines Unternehmens ergänzen bzw. ersetzen soll.

Was Intranet ist und wie sich ein klassisches von einem Social Intranet unterscheidet erfährst du übrigens in diesem Beitrag.

In erster Linie soll die Mitarbeiter-App die Kommunikation im Unternehmen optimieren, sie kann allerdings viel mehr: Gehaltsabrechnungen, Krankmeldungen, Verwaltungsvorgänge werden digitalisiert und an einem Ort erledigt. Am Ende können bei der Individualisierung der App viele weitere Features addiert werden.

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Ein großer Vorteil der Mitarbeiter-App ist, dass sie sehr bequem und leicht zugänglich ist. In der Regel können deine Mitarbeiter die App nicht nur im Handy abrufen, sondern auch vom Browser/der Computer-App aus. Damit ist das Personal leicht zu erreichen.

Die Schwelle zur Nutzung ist damit viel niedriger als sonst, denn die App kann einfach und sicher im privaten Handy verwendet werden. Mit einem Newsfeed bekommen deine Mitarbeiter dann passiv die wichtigsten Infos über Push-Benachrichtigungen.

Die konkrete Gestaltung deiner eigenen Mitarbeiter-App kann noch viel vielfältiger ausfallen als oben beschrieben. Eine individualisierte und auf die Bedürfnisse deines Unternehmens zugeschnittene App baust du am besten direkt mit einem Mitarbeiter-App Tool aus. Am Ende dieses Artikels findest du eine Liste mit den besten Anbietern!

Was muss eine Mitarbeiter-App können?

Im Grunde genommen hängen die nötigen Features einer Mitarbeiter-App von den konkreten Anforderungen deines Unternehmens ab. Welche Features wir allerdings für sehr nützlich halten, findest du hier aufgelistet:

  • Messenger-Dienst für einen schnellen Austausch
  • Push-Benachrichtigungen für eine direkte Erreichbarkeit
  • Umfragen/Onboarding/Rückmeldung für ein gutes Feedback-Verhältnis
  • Newsfeed für einen guten Überblick der Neuigkeiten
  • Schwarzen Brett mit relevanten Informationen
  • Integrationsfähigkeit für eine bessere Gesamtnutzung
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Je mehr Funktionen und Anpassungsflexibilität, desto besser!

Unabdingbar ist allerdings ein gewährleisteter Datenschutz. Insbesondere wenn die App auch im privaten Mobilgerät installiert werden soll, ist mit sensiblen Daten und deren mögliche Erhebung besonders sorgsam umzugehen.

So profitiert dein Unternehmen von einer Mitarbeiter-App:

Zunächst und am wichtigsten ist die effizientere Kommunikation innerhalb des Unternehmens der größte Vorteil einer Mitarbeiter-App. Insgesamt spart dein Unternehmen eine Menge Zeit. Diese geht schnell bei einem unübersichtlichen E-Mail-Verkehr und der Nutzung von mehreren Business-Tools verloren. Und das führt letztendlich nicht nur zu mangelnder Kommunikation und Mitarbeiterbindung, sondern auch zu einem monetären Verlust, was auf ein ganzes Jahr gerechnet schon beachtlich sein kann.

Diese Nachteile können sehr leicht mit einer gut organisierten Mitarbeiter-App vermieden werden.

Davon abgesehen ist die App an sich auch ein gewisses Werbeobjekt. Damit kann sich dein Unternehmen als zukunftsorientiert und im digitalen Zeitalter angekommen profilieren. Ein solches Image kann dir beim Kampf um qualifiziertes Personal einen Vorteil verschaffen.

Nicht zu unterschätzen sind ebenfalls die gesparten Druck- und Papierkosten, die sonst bei erheblichem Dokumentenverkehr anfallen. Aber auch dein digitaler Arbeitsplatz wird deutlich aufgeräumter: vergiss die tausend geöffneten Browser Tabs und überflüssigen Desktop-Apps.

Insgesamt lässt sich sagen, dass dein Unternehmen mit der richtigen Mitarbeiter-App große Vorteile genießen kann.

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Für wen eignet sich eine Mitarbeiter-App?

  • Große Unternehmen mit vielen Mitarbeitern, die eine offene und wertschätzende Unternehmenskultur, sowie kurze Kommunikationswege quer durch unterschiedliche Abteilungen und Unternehmensebenen schaffen möchten.
  • Remote-Teams bzw. Unternehmen mit flexiblen Arbeitsoptionen, die mehr Verbindung und starkes Teamgefühl schaffen möchten.
  • Auf Geschäftsreisen, bei Non-Desk-Arbeit und jeglichen Einsätzen außerhalb des Arbeitsplatzes
  • Als soziales Netzwerk für Mitarbeiter eines Multi-Location-Franchise oder eines Großkonzerns, um die soziale Interaktion und das Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen zu fördern.
  • Für Restaurants oder Unternehmen im Einzelhandel, um die Planung effizienter zu gestalten.

Welche Anbieter gibt es?

Heutzutage gibt es zu fast jeder Anwendung zahlreiche Anbieter. Bei einer Mitarbeiter-App werden in der Regel sensible personenbezogene Daten erfasst. Daher ist es ratsam, bei der Anbieterwahl sehr genau auf den Datenschutz zu achten. Ebenfalls von großer Bedeutung sind die Use Cases und der Support-Service des Anbieters. Denn häufig bist du anfänglich auf die Anweisungen und die Unterstützung angewiesen, um das Bestmögliche aus der App herauszuholen.

Nun aber zu den konkreten Softwares: Hier findest du die Auslese der allerbesten!

1. Moin!

Moin

Die Mitarbeiter-App Moin bietet eine Made in Germany-Lösung. Die App kann jedermann ohne besondere Vorkenntnisse nutzen. Diese kann sowohl mobil als auch auf dem Desktop verwendet werden. Der Aufbau folgt dem Stil der sozialen Netzwerke. Die Nutzung der App ist intuitiv, einfach und erfordert keine lange Einarbeitung.

Features:

  • Anpassbarkeit an das Corporate Design
  • Als IOS und Android-App sowie in Web-Version verfügbar
  • Newsfeed-Funktion
  • individuelle Ausführung möglich
  • interner Messenger
  • zentrale Ablage für Dokumente
  • Umfrage-Funktion
  • Planungstools z.B. für Events, Schichten, Krankmeldung

Kosten:

Ab 25 € Grundgebühr/Monat.

Datenschutz:

Die Website wird bei einem externen Dienstleister gehostet. Die personenbezogenen Daten werden auf den Servern des Hosters in Deutschland gespeichert. Datenerhebung und Verarbeitung erfolgt gemäß DSGVO.

2. Xelos

Xelos

Dank Employer Branding und automatischem Onboarding ist Xelos eine attraktive App. Mit ihr kannst du punktgenau aufteilen, wer, wann, welche Informationen erhält. Die Software zeichnet sich durch ihre Multifunktionalität und Flexibilität aus. Für jeden Nutzungszweck, ob Mitarbeiter-Onboarding, Projekt-Management oder Aufgabenverteilung in Teams findest du eine passende Anwendung.

Features:

  • Employer Branding mit eigenen Logos und Farben
  • integriertes News-Modul
  • XELOS Messenger
  • anpassbare Nutzergruppen und Rollensystem
  • automatisches Onboarding
  • Mitarbeiter-Foren & Social Features

Kosten:

Werden nach Nutzerzahl kalkuliert. Z.B. € 500/Monat bei 10 Usern, € 840/Monat bei 100 Usern.

Datenschutz:

XELOS gehört zu BLUEEND AG und unterliegt dessen Datenschutzbestimmungen. Die Daten werden unter anderem durch externe Services wie Google Analytics mit Servern in den USA erhoben. Im Allgemeinen gilt DSGVO als Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung.

3. appdialog

AppDialog

Das ganze Projektmanagement ist mit appdialog dank den vielen Anpassungsmöglichkeiten leicht gemacht. Die App eignet sich daher für Bereiche wie Gastronomie, Handwerk, Pflegedienste oder Einzelhandel. Zusätzlich zu den “Standardfunktionen” für die interne Kommunikation und Management kannst du mit appdialog externe Teilnehmer wie Kunden oder Partner in die Besprechung einladen. Dies erlaubt den Mitarbeitern, alle Arbeitsprozesse an einem Ort zu erledigen.

Features:

  • 17 individualisierbare Module
  • Gruppenchats
  • Video-Meetings
  • Zeiterfassung & Projektmanagement
  • Threads-Funktion
  • Formulare, Checklisten & Anleitungen
  • externe Kommunikation möglich
  • individuelle Erweiterungen nach Wunsch

Kosten:

Ab 149€ jährlich für bis zu 10 Mitarbeiter.

Datenschutz:

appdialog unterliegt der Datenschutz-Grundverordnung: die Daten werden auf deutschen Servern gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben.

4. Beekeeper

Beekeeper

Soll es in Echtzeit sein? Dann ist Beekeeper genau das Richtige für dich. Alle wichtigen Infos können du und deine Mitarbeiter sofort weiterleiten. Ihr bleibt also stets auf dem Laufenden. Dazu ist die App mit ihrer intuitiven Gestaltung leicht zu handhaben. Mit ihrem Sitz in der Schweiz bietet das Unternehmen zudem einen besonderen Schutz für sensible Daten.

Features:

  • 1:1 und Gruppenchats
  • News-Kanal
  • Übersetzungsfunktion
  • offene API & Chatbot-Anwendungen
  • Integrationen mit über 2000 Tools via Zapier
  • automatische Reminder an die Mitarbeiter
  • Formulare und Vorlagen für unterschiedliche Arbeitsabläufe
  • Umfragen & Analytics

Kosten:

Drei Pakete (Standard, Professional und Enterprise) mit unterschiedlichen Funktionen verfügbar. Genauer Preis jeweils auf Anfrage.

Datenschutz:

Der Anbieter hat seinen Sitz und Servern in der Schweiz und erfüllt die Anforderungen der DSGVO.

5. Staffbase

Staffbase

Mit Staffbase bekommst du eine App mit den gängigen Features. Deine Mitarbeiter haben vom Handy aus Zugriff auf die wichtigsten Infos und können schnell erreicht werden. Die App hat einen typischen Social-Media-Look und bietet dir viele Tools zur Content-Erstellung an. So kannst du Ankündigungen und Artikel übersichtlich in Kanälen organisieren sowie Bilder, Videos oder Dokumente hochladen.

Features:

  • individuelles Corporate Design inklusive App-Icon
  • News, Updates, Schwarzes Brett
  • Eventplanung
  • Multi-Channel-Funktionalität
  • Content-Erstellung-Tool
  • Echtzeit-Analytics auf einem visuellen Dashboard
  • Vorlagen für HR-Formulare, Richtlinien und Services

Kosten:

Pläne und Pakete werden individuell nach Kundenbedürfnisse zugeschnitten.

Datenschutz:

staffbase verfügt ab 2018 über ISO 27001 Zertifizierung, nutzt Layer-4 Firewalls-Schutz und ist ein korporatives Mitglied in der International Association of Privacy Professionals (IAPP).

6. SmapOne

smapone

SmapOne ist eine Mitarbeiter-Informationsapp, die sich sehr gut als Alternative zu einem unternehmenseigenen Intranet eignet. SmapOne ermöglicht die Bereitstellung von relevanten Informationen an das Team im Sekundentakt. Viele der mit der Corona-Pandemie verbundenen Auflagen können über die App eingehalten werden, wie eine Liste mit Kontaktpersonen, Hygienekonzept, etc..

Features:

  • Mobile Apps für Android, iOS und Windows
  • intuitiver Drag-and-Drop-Builder
  • Online & offline nutzbar
  • Kompatibel mittels REST-API
  • Managementfunktionen, z.B. für Daten- oder Zeiterfassung

Kosten:

Preisangebot wird auf Anfrage individuell berechnet.

Datenschutz:

SmapOne AG übergibt personenbezogenen Daten an externe Serviceanbieter weiter. Bei Verarbeitung der Daten in Drittländern wird nach Standardschutzklauseln der EU-Kommission gehandelt, innerhalb der EU - nach DSGVO.

7. Quiply

Quiply

Quiply fokussiert sich auf die Mitarbeiterkommunikation. Die präzise Ausgestaltung der App kannst du mit diesem Anbieter direkt organisieren. Zusätzlich zu den Basisfunktionen wie Einbringung ins eigene Branding gibt es viel mehr! Du kannst beispielsweise mit der Quiply-Mitarbeiterapp Layouts für häufige Inhalte erstellen und diese zeitgesteuert automatisch veröffentlichen. Außerdem gibt es viele Social-Funktionen für einen besseren Austausch der Mitarbeiter und der Aufrechterhaltung der Unternehmenskultur, z.B. Quizzes oder Social Streams.

Features:

  • Push- & E-Mail-Benachrichtigungen
  • Einfügen von Bilder, Videos, Anhängen möglich
  • Messenger mit Sprachnachrichtenfunktion
  • Mitarbeiterverzeichnis
  • eigenes Branding inkl. App-Icon
  • Quizzes & Social Streams
  • Kalender mit Terminbuchung & Veranstaltungen
  • Standorte & Karten

Kosten:

Individuelle Preisangebote auf Anfrage.

Datenschutz:

Quiply Technologies GmbH hat ihren Sitz in Köln, wird in Deutschland gehostet und unterliegt somit der DSGVO.

8. valido

Valido

Valido ist ebenfalls eine Made in Germany Mitarbeiter-App. Die Plattform ist allerdings mehrsprachig einstellbar. Das ist für Unternehmen mit internationalen Teams und grenzüberschreitenden Tätigkeiten besonders nützlich. Bei valido kannst du die App selbst zum Intranet-Ersatz machen, oder sie einfach als Ergänzung dazu nutzen.

Features:

  • native Apps (iOS & Android)
  • Dateiablage, Unternehmens-Wiki
  • Kalender
  • Feedback-Modul inkl. Befragungen
  • Webex, WhatsApp und Facebook Integrationen für Chat, Telefon- und Videokonferenzen
  • Push-Nachrichten

Kosten:

Kostenloser Test-Plan für bis zu 3 Nutzer. Verschiedene Abo-Versionen ab €34,- pro Monat zzgl. MwSt. (Nutzungsgebühr fix bis 10 User inkl.).

Datenschutz:

Die Valido GmbH weist hohe Sicherheitsstufen nach MaRisk und DSGVO nach. Alle Kundendaten werden auf eigenen Servern (keine Cloud) in Deutschland gespeichert (ISO27001, Docker-Technologie). Es erfolgt keine externe Vermarktung von Nutzerdaten!

9. IK-up

IK up

Eine Mitarbeiter-App mit Schwerpunkt auf die Benutzerfreundlichkeit und maximale Partizipation der Nutzer. Einen besonderen Mehrwert bietet die Funktionalität von IK-up für Erstellung und Veröffentlichung interner Werbekampagnen. Außerdem bietet dir IK-up umfangreiche redaktionelle Instrumente, um Print-Mitarbeiterzeitungen bzw. Newsletter komplett zu ersetzen. Eine coole Möglichkeit ist auch, verschiedene Räume für verschiedene Standorte und Bereiche in App anzulegen. Dadurch eignet sich der Anbieter besonders für Remote- bzw. globale Unternehmen gut.

Features:

  • Content-Management Funktionen
  • hohe Anpassbarkeit
  • partizipative Funktionen (Kommentare, Themenvorschläge, Diskussionen)
  • eigenes Datenanalyse-Tool
  • Kampagnen-Management-Lösung inkl. Erfolgsstatistiken

Kosten:

Ab € 125,- pro Monat für bis 60 Mitarbeiter plus weitere Pakete mit mehr Kapazität.

Datenschutz:

IK-up nutzt Dienste des US-amerikanischen Webhosting-Anbieters HubSpot. Die Daten werden dabei an die Server in die USA übermittelt. Als Grundlage der Datenverarbeitung gelten die DSGVO-Richtlinien.

10. Flip

Flip

Heutzutage gibt es immer mehr hybride Arbeitskonstellationen. Alle Mitarbeiter - im Büro und im Homeoffice - zu informieren, kann eine echte Herausforderung sein. Genau da setzt Flip an. Die Flip-App kann dank ihrem breiten Spektrum branchenübergreifend eingesetzt werden. Mit ihr können deine Mitarbeiter ihren Arbeitstag und die unterschiedlichen Aufgaben genau planen und effizient erledigen.

Features:

  • Newsfeed
  • Business Chat mit allen Dateiformaten
  • Aufgabenzettel
  • Mitarbeiterverzeichnis
  • Integrationen & Add-ons wie Microsoft 365, SharePoint, HR-Suite
  • Einbindung vom eigenen Intranet
  • Umfragetools

Kosten:

Kostenlose Demoversion, anschließend individuelles Preisangebot.

Datenschutz:

DSGVO-konformes Hosting in Deutschland.

11. MitarbeiterApp

MitarbeiterApp

Die “MitarbeiterApp” überzeugt mit einem breiten Angebot an Leistungen und Anwendungsmöglichkeiten. Die App kann nach deinen Wünschen und den Bedürfnissen deines Unternehmens individualisiert werden. Die Offline-Nutzungsfunktion sticht dabei besonders heraus. Damit haben die Mitarbeiter auch ohne Internet Zugriff auf alle wichtigen Unterlagen.

Features:

  • Chats
  • Volltextsuche (auch für Word, Excel und PDF-Dokumente)
  • Als App und Webversion verfügbar
  • Kommentarfunktion
  • Adressbuch aller Mitarbeiter
  • Anonymes Feedback & Umfragen
  • Schwarzes Brett
  • Mehrsprachigkeit
  • Offline-Zugriff auf die meisten Informationen

Kosten:

Alle Preise auf Anfrage.

Datenschutz:

MitarbeiterApp verfügt über SSL-geschützte Datenübertragung zwischen CMS-API und App, Verschlüsselung der auf dem Endgerät gespeicherten Informationen und einem Serverstandort in Deutschland.

12. LOLYO

lolyo

LOLYO positioniert sich als Mobiles Social Intranet & Business Messenger in einer App. Deren Auftreten ähnelt ebenfalls einer Social-Media-App. Die Nutzung gestaltet sich daher einfach und selbsterklärend für deine Mitarbeiter. Ein langes Onboarding sollte also nicht vonnöten sein.

Features:

  • Umfragen
  • Statistiken
  • Zugang über Webbrowser
  • Motivations- und Empfehlungssystem
  • Termine & Events
  • Unbegrenzter Speicherplatz
  • Individuelle Designanpassung
  • Allgemeine Lolyo-App (Android, iOS)
  • Mehrsprachig

Kosten:

Kostenlose Demoversion; fertige 2go-Version: 79€ Grundgebühr + 1,50€ pro Mitarbeiter; individuelle Enterprise-Version: einmalige 4.990€ für die Einrichtung + ab 0,84€ pro Mitarbeiter.

Datenschutz:

Laut eigenen Aussagen DSGVO-konform mit Hosting in Deutschland.

13. Codia

Codia

Für die Codia Mitarbeiter-App steht ein einfacher Zugang zu Informationen im Mittelpunkt. Die Kommunikation soll leicht und unmittelbar erfolgen. Nicht nur gegenüber der Verwaltung, sondern auch unter sich sollen die Mitarbeiter schnell und effizient kommunizieren können. Damit ist eine vertrauensvolle Atmosphäre für das Miteinander im Unternehmen geschaffen.

Features:

  • Chat (iOS, Android, Web)
  • Intranet (-News)
  • Schwarzes Brett
  • Speiseplan
  • Gelände-/Büroplan
  • Urlaubsantrag
  • Krankmeldung
  • Zeiterfassung
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung

Kosten:

Preise auf Anfrage.

Datenschutz:

Verfügt über SSL, ISO-zertifiziertes Rechenzentrum, deutsche Server und doppelte Verschlüsselung.

14. mobio

Mobio

Mobio ist sowohl für die Verwaltung des Unternehmens als auch für die Kommunikation im Unternehmen eine Lösung. Sei es eine Krankmeldung, ein Urlaubsantrag oder ähnliches, das geht alles über Mobio. Alle wichtigen Unterlagen bleiben in der App und können problemlos aufgerufen werden.

Features:

  • Onboarding
  • Intranet-als-App
  • Unternehmensnews
  • E-Learning
  • Berichte
  • Digital Storytelling
  • Standortbestimmung
  • Unterweisung

Kosten:

Auf Anfrage.

Datenschutz:

Wird auf deutschen Servern gehostet, verfügt über Verschlüsselung sowie Monitoring des Traffics und der Server-Standorte.

15. PIIPE

Pipe

Mit PIIPE ist alles vom Handy aus möglich. Mobil und unterwegs, so sieht es bei vielen heute aus. Alle Einzelheiten und Details der Arbeitsabläufe im Unternehmen sind in der App leicht nachvollziehbar. Die Mitarbeiter brauchen damit weniger direkten Input zur Aufgabenerledigung. Mit Push-Benachrichtigungen bleiben deine Mitarbeiter zudem stets gut informiert und können schnell erreicht werden.

Features:

  • Personalisierte Newspage
  • Events
  • Mitarbeiterverzeichnis
  • Mobile Anträge und Formulare
  • Einfache Bedienbarkeit
  • Lokale Datenspeicherung
  • Soziale Kommunikation

Kosten:

Kostenlose Demoversion, nähere Preise auf Anfrage.

Datenschutz:

Datenschutzerklärung ist vorhanden.

Fazit:

Mitarbeiter-Apps haben das Potenzial die Abläufe in der Arbeitswelt zu revolutionieren. Vieles, was mal nötig war, fällt weg und vieles ist jetzt erst möglich geworden. Die Gesellschaft ist im ständigen Wandeln; heute stehen Digitalisierung und Mobilität im Fokus. Heute ist also ein guter Tag, um auf eine Mitarbeiter-App zu setzen. Denn Mitarbeiter-Apps sind nicht mehr so neu, dass du dich gleich ins Unbekannte begeben müsstest. Aber auch nicht so alt, dass sie schon nicht mehr dem Zeitgeist entsprechen. Also worauf wartest du? Optimiere die Kommunikation in deinem Unternehmen und bringt sie auf das “Next Level”!

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